KENDALI MUTU KODE MA : PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGAWASAN BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN EDISI KEDUA

DIKLAT PENJENJANGAN AUDITOR PENGENDALI MUTU

KM KODE MA : 2.330

KENDALI MUTU

2007 PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGAWASAN BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

EDISI KEDUA

Kendali Mutu

Judul Modul

: Kendali Mutu

Penyusun

:

Bambang Surya Wirya, AK., M.B.A. M Hassan, Ak., MAFIS

Pereviu

:

John Elim, Ak., M.B.A.

Perevisi Kedua

:

Drs. Edison, M.B.A.

Pereviu

:

Drs. Sura Peranginangin, M.B.A.

Editor

:

Riri Lestari, Ak

Dikeluarkan oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP dalam rangka Diklat Sertifikasi JFA Tingkat Penjenjangan Auditor Pengendali Mutu

Edisi Pertama

:

Tahun 2002

Edisi Kedua (Revisi Pertama)

:

Tahun 2007

ISBN 979-3873-28-0

Dilarang keras mengutip, menjiplak, atau menggandakan sebagian atau seluruh isi modul ini, serta memperjualbelikan tanpa izin tertulis dari Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP

Pusdiklatwas BPKP - 2007

i

Kendali Mutu


i

Kendali Mutu

DAFTAR ISI

Kata Pengantar…………………........................…………………………………………………

ii

Daftar Isi……………………………………………..........................……………………………..

iii

BAB I

Pendahuluan.............................…………………….................……………….

1

A.

Tujuan Pemelajaran Umum…...…………….…………......…..……….

1

B.

Tujuan Pemelajaran Khusus……...…………………………................

1

C.

Deskripsi Singkat Struktur Modul…….....……………………..............

2

D.

Metodologi Pemelajaran………....………….....…………………….....

2

Kendali Mutu dalam Audit ….………….…………………………………........

3

Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)…………………………………................

3

A.

Umum……………………….…….………………………………............

3

B.

Mutu Laporan Audit…………………….…..….....................................

4

C.

Sistem Kendali Mutu Unit Kerja Audit ……..…………………………..

8

D.

Karakteristik Sistem Kendali Mutu………….......................................

15

Latihan Soal ……………………………………………………….......................

17

Formulir Kendali Mutu……….........................................................…………

18

Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)……................……………………………

18

A.

Umum…………………………………………...................……………..

18

B.

Kegiatan Pengawasan……………………………...............................

19

C.

Formulir Kendali Mutu…………………………………………………....

20

D

Tujuan Formulir Kendali Mutu………………………………………......

24

E

Kelemahan Formulir Kendali Mutu.....................................................

35

Latihan Soal ………………………………………………………........................

36

Daftar Singkatan/Istilah..........................................................................................................

iii

Lampiran-lampiran…………………………………………………………..............................…

37

Daftar Pustaka……………………………………………………………………..........................

61


ii

BAB II

BAB III

Kendali Mutu

DAFTAR SINGKATAN / ISTlLAH NO. SINGKATAN

URAIAN

1

BPKP

Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan

2

APFP

Aparat Pengawasan Fungsional Pemerintah

3

PNS

Pegawai Negeri Sipil

4

KM

Kendali Mutu

5

UPKPT

Usulan Program Kerja Pengawasan Tahunan

6

PKPT

Program Kerja Pengawasan Tahunan

7

OP

Obyek Pengawasan

8

LHP

Laporan Hasil Pengawasan

9

RMP

Rencana Mulai Pengawasan

10

RPL

Rencana Penerbitan Laporan

11

KKP

Kertas Kerja Pengawasan

12

PP

Penugasan Pengawasan

13

TP

Temuan Audit

14

TP III/92

Daftar temuan pemeriksaan terbaru tahun 1992

15

TL

Tindak Lanjut

16

TPL

Temuan hasil Pengawasan yang ditindaklanjuti

17

AT

Anggota Tim

18

KT

Ketua Tim

19

PT

Pengendali Teknis

20

PM

Pengendali Mutu

21

JA

Jam Auditor

22

JALK

Jam Auditor Luar Kota

23

Juklak

Petunjuk pelaksanaan

24

Juknis

Petunjuk Teknis

25

BP

Belum mulai pengawasan

26

SP

Sedang dalam pelaksanaan pengawasan


iii

Kendali Mutu

27

DL 1

Sedang disusun Laporan oleh Ketua Tim

28

PL

Proses Pembicaraan Laporan dengan Pimpinan OP

29

DL 2

Konsep laporan sedang direviu oleh PT

30

DL 3

Konsep laporan sedang direviu oleh PM

31

DL 4

Konsep laporan sudah disetujui oleh PM

32

PG

Konsep laporan dalam proses penggandaan

33

B

Penugasan pengawasan dibatalkan, atau tidak sampai diterbitkan laporan

34

Display Board

Papan pemantauan jadwal kerja

35

Inprocess Review

Evaluasi dilaksanakan pada saat kegiatan pengawasan sedang berlangsung

36

Pending Matters

Peristiwa penting yang perlu diperhatikan lebih lanjut

37

Pre Memori

Sebagai catatan untuk diperhatikan

38

Review Meeting

Rapat evaluasi antara PM dengan Kepala/Pimpinan Unit Organisasi

membahas

permasalahan

pengawasan

yang

dilakukan secara berkala 39

Review Sheet

Lembar evaluasi terhadap permasalahan dan penyelesaiannya yang ada dalam LHP

40

Review Meeting Sheet

Lembar hasil evaluasi dan analisis yang telah dilakukan oleh PM dengan KepalaiPimpinan Unit Organisasi

41

Routing Slip


Lembar proses penyelesaian LHP

iv

Kendali Mutu

PENDAHULUAN

A.

Tujuan Pemelajaran Umum (TPU) Modul ini disusun untuk memenuhi materi pemelajaran pada diklat sertifikasi penjejangan pengendali mutu bagi pejabat fungsional auditor di lingkungan Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP). Tujuan pemelajaran umum dari modul ini adalah agar setelah mengikuti diklat ini peserta diharapkan dapat memahami dan menerapkan kendali mutu dalam pelaksanaan audit.

B.

Tujuan Pemelajaran Khusus (TPK) Setelah mengikuti diklat ini peserta diharapkan mampu: 1. memahami konsep kendali mutu dalam audit 2. mengetahui kendali mutu laporan audit 3. memahami sistem kendali mutu unit kerja audit 4. memahami karakteristik sistem kendali mutu 5. memahami formulir kendali mutu yang digunakan dalam audit 6. menggunakan formulir kendali mutu dalam audit

Pusdiklatwas BPKP- 2007

1

Kendali Mutu

C.

Deskripsi Singkat Struktur Modul Modul ini dirancang untuk membekali peserta dengan pengertian, pemahaman, dan konsep-konsep kendali mutu dalam audit yang terdiri atas: Bab I

Pendahuluan

Bab II

Kendali mutu dalam audit yang meliputi kendali mutu laporan audit, sistem kendali mutu unit kerja audit, dan karakteristik sistem kendali mutu.

Bab III

Formulir kendali mutu, kegiatan pengawasan, serta uraian rinci tentang formulir kendali mutu yang digunakan dalam audit.

D.

Metodologi Pemelajaran Metodologi pemelajaran yang digunakan dalam pelatihan ini menggunakan pendekatan pemelajaran orang dewasa (andragogi). Dengan metode ini, peserta didorong untuk berperan secara aktif dalam proses belajar di dalam kelas. Metode pemelajaran ini menggunakan kombinasi proses belajar mengajar dengan cara: pemaparan materi, tanya jawab, diskusi, dan pembahasan kasus.


2

Kendali Mutu

KENDALI MUTU DALAM AUDIT Setelah mengikuti materi ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan kendali mutu laporan audit, sistim kendali mutu unit kerja audit, dan karakteristik sistim kendali mutu. A.

Umum Dalam merupakan keberhasilan

era bagian suatu

informasi,

audit

penting

dari

pengambilan

keputusan. Kompleksnya transaksi dan kegiatan menyebabkan para pengambil keputusan tidak lagi mampu memahami informasi dan data primer yang diperlukan untuk

pengambilan

keputusan.

Oleh

karena itu, para pengambil keputusan harus menggunakan informasi sekunder yang telah disusun dalam bentuk berbagai laporan. Namun, timbul permasalahan mengenai keandalan laporan, karena, umumnya, laporan disusun oleh pengelola yang berkepentingan dengan baik buruknya kegiatan yang dilaporkannya. Dengan demikian, terdapat pertentangan kepentingan antara pengguna laporan dengan penyusun laporan kegiatan. Audit adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan-kegiatan dan kejadian ekonomi untuk menentukan tingkat kesesuaian antara pernyataan dengan kriteria yang telah ditetapkan atau

kriteria

teoritis,


serta

mengomunikasikan

hasilnya

kepada

pihak-pihak

yang

3

Kendali Mutu

berkepentingan.1

Secara

sederhana,

adalah

pengecekan

audit terhadap

suatu

asersi/pernyataan atau laporan kegiatan yang dilakukan secara independen.

Independensi

auditor merupakan faktor kritis bagi dihasilkannya laporan audit yang obyektif. Apapun opini audit, sepanjang laporan audit tersebut dapat diyakini obyektivitasnya, akan memberikan bantuan yang sangat berarti bagi pengambilan keputusan. Opini auditor yang menyatakan menerima pernyataan manajemen atau pengelola, menunjukkan bahwa pengambil keputusan dapat menggunakan laporan tersebut sebagai salah satu informasi dalam proses pengambilan keputusan. Sebaliknya, opini auditor yang menyatakan menolak laporan manajemen, menunjukkan bahwa sebaiknya pengambil keputusan mencari informasi alternatif sebagai dasar pengambilan keputusannya. Obyektivitas auditor bersumber pada independensi, namun independensi belumlah cukup tanpa disertai dengan pemahaman auditor terhadap hakikat kegiatan atau transaksi yang diauditnya. Oleh karena itu, sikap independen harus disertai dengan penguasaan pengetahuan untuk memahami dan meletakkan permasalahan transaksi yang dijumpainya dengan tepat pada konteksnya. Hal ini sering disebut sebagai profesionalisme. Ketiga sikap tersebut sangat menentukan mutu hasil audit yang dihasilkan seorang auditor. Bab ini akan memuat uraian lebih lanjut terhadap faktor-faktor yang menjadi penentu (determinant) dari mutu audit. B.

Mutu Laporan Audit Audit adalah pekerjaan yang unik, karena setiap penugasan audit maupun permasalahan

yang dijumpai dalam penugasan, selalu baru dan tidak pernah dijumpai sebelumnya. Oleh 1

Puslitbang Sistem Pengawasan BPKP, “Klarifikasi Istilah Teknis Auditing di Lingkungan Pengawasan Pemerintah” Edisi Pertama, 2001, halaman 21.


4

Kendali Mutu

karena itu bagi orang awam mengukur mutu suatu audit adalah sesuatu yang sulit untuk dilakukan. Demikian sulitnya, bahkan para pengguna jasa audit sekalipun tetap sulit untuk melakukan pengukuran terhadap mutu audit. Hanya orang-orang yang telah menjalani pelatihan dan menjalankan praktek audit dengan benar yang mampu mengukur keberhasilan suatu audit. Mutu laporan audit hanya dapat diyakinkan jika informasi yang dihasilkan dapat digunakan untuk pengambilan

keputusan.

Namun,

keberhasilan

pengambilan keputusan tidak dapat disandarkan hanya pada informasi tersebut saja. Terdapat informasiinformasi lain yang perlu dipertimbangkan, seperti dinamika lingkungan dan intuisi pengambilan keputusan yang turut berpengaruh pada keberhasilan pengambilan keputusan. Audit dikatakan bermutu jika para pengguna laporan merasa puas dengan informasi yang diperoleh dari laporan audit itu. Oleh karena itu, mutu audit harus dijaga dengan cara menegakkan tanggung jawab profesi auditor terhadap pengguna jasanya. Untuk melaksanakan tanggung jawab profesionalnya, ikatan profesi auditor mempunyai beberapa alat dan metode untuk mengendalikan mutu audit. Pelaksanaan tanggung jawab profesional ini merupakan dasar dari adanya profesi auditor sehingga keberadaannya dalam masyarakat dapat tetap dipertahankan. Alat-alat dan metode tersebut antara lain adalah: 1.

Penetapan Standar Audit,

2.

Penetapan Kode Etik Auditor,

3.

Penetapan Auditor sebagai Profesi,

4.

Penetapan Metode Supervisi dan Reviu dalam Audit.

1.

Standar Audit Pengukuran mutu audit sangat sulit bagi orang awam sehingga profesi auditor perlu

menerbitkan standar audit yang berkaitan dengan kriteria atau ukuran mutu audit, dan berkaitan


5

Kendali Mutu

tidak hanya dengan mutu profesional auditor namun juga berkaitan dengan pertimbangan yang digunakan dalam pelaksanaan auditnya dan dalam laporannya.2 Standar ini akan memudahkan para pengguna jasa audit dalam memilih auditor, karena setiap auditor akan melakukan hal yang sama untuk permasalahan yang sama. Dengan kata lain, standar audit adalah bukti pengakuan profesi akan kepentingan pengguna jasa sehingga audit harus dilaksanakan hanya oleh orang tertentu dan dengan cara tertentu agar dicapai mutu yang diperlukan oleh pengguna jasa. Contoh penghargaan pada kepentingan pengguna jasa ini misalnya, dipersyaratkannya, oleh Standar Audit Independen (Generally Accepted Auditing Standards), bahwa audit hanya dapat dilakukan oleh mereka yang memang telah memiliki keahlian dan pelatihan teknis cukup sebagai auditor, mampu bekerja secara obyektif dan menggunakan kemahiran profesionalnya secara hati-hati. Institute of Internal Auditor (IA) menyaratkan independensi dan kemampuan profesional sebagai standar umum nomor 1 dan nomor 2. Sementara itu untuk lingkup BPK-RI, SAP standar umum pertama menyatakan: "Staf yang ditugasi untuk melaksanakan audit harus secara kolektif memiliki kecakapan profesional yang memadai untuk tugas yang disyaratkan". Demikian juga tata cara pelaksanaan audit. Standar audit mengatur secara ketat bagaimana audit harus dilakukan. Kalimat dalam laporan audit yang berbunyi: "Audit kami lakukan sesuai dengan standar audit yang lazim, oleh karenanya meliputi..." merupakan cerminan betapa pekerjaan audit dilakukan dengan derajat pengaturan yang tinggi. Dengan demikian tidak terlalu berlebihan jika dikatakan bahwa standar audit adalah ukuran mutu pekerjaan auditor. 2.

Kode Etik Auditor Walaupun sudah terdapat standar yang merupakan bukti pengakuan kepentingan

masyarakat oleh profesi, dan sekaligus merupakan prasyarat suatu profesi, belum dapat dijamin 2

Ikatan Akuntan Indonesia, “Standar Profesional Akuntan Publik”, SA Seksi 150, halaman 150.1, Salemba Empat, 2001.


6

Kendali Mutu

bahwa setiap anggota profesi akan melaksanakannya secara 100 persen. Terdapat banyak alasan seperti persaingan dan keteledoran yang membuat anggota profesi menomor duakan standar. Sebagai profesi, yang daya hidupnya amat tergantung dari penerimaan masyarakat yang awam terhadap pelaksanaan jasa profesi, ketaatan terhadap standar sebagai satu-satunya ukuran mutu adalah hal yang tidak dapat ditawar. Oleh karena itu, untuk lebih memaksakan ketaatan pada standar, profesi auditor menerbitkan aturan perilaku (kode etik). Kode etik ini mengatur pola hubungan antara auditor dengan pengguna jasanya dan juga koleganya, sehingga banyak membantu menghilangkan kendala yang menghalangi kepatuhan auditor terhadap standar. 3.

Auditor adalah Profesi Untuk

menjadi auditor diperlukan keahlian dan

pengalaman kerja tersupervisi. Untuk tetap menjaga agar dapat memberikan jasa dengan mutu seperti digariskan standar harus diikuti berbagai prosedur kendali mutu seperti pendidikan profesi lanjutan, pelatihan, dan sertifikasi. Selain itu, jasa yang diberikan oleh auditor tadi haruslah merupakan hasil dari pembelajaran, pelatihan, dan pengalaman serta diluar kemampuan pengetahuan orang kebanyakan. Jadi auditor, sebagai seorang profesional sejati, harus mempunyai atribut tertentu yang menjadikannya berbeda dari orang kebanyakan. Auditor merupakan pribadi-pribadi yang mampu bekerja mandiri. Kemampuan mereka untuk menyelesaikan setiap permasalahan yang dijumpai dalam penugasan adalah hasil pembelajaran yang panjang dan tempaan pengalaman lapangan yang luas. 4.

Supervisi dan Reviu dalam Audit Penetapan auditor sebagai suatu profesi membawa konsekuensi bahwa auditor harus

bekerja dengan supervisi yang minimum. Akan tetapi pengakuan bahwa pengalaman memegang peran sangat penting dalam pembinaan profesi, membawa konsekuensi adanya pengakuan


7

Kendali Mutu

senioritas dalam audit. Oleh karena itu, fungsi supervisi dan reviu diperlukan dalam rangka pelaksanaan standar. Dalam

penugasan

audit,

terdapat

penjenjangan senioritas auditor dengan harapan dicapai suatu efisiensi dalam audit. Untuk masalah-masalah rutin audit, yang merupakan volume terbesar dalam audit, diharapkan dapat diselesaikan oleh anggota tim dan ketua tim yang merupakan

lapisan

yunior

dalam

suatu

penugasan audit. Untuk hal-hal yang sifatnya luar biasa, penyelesaiannya akan diserahkan kepada pengawas atau penanggung jawab, tergantung derajat ketidak-biasaannya. Dalam urutan senioritas fungsi, yang lebih tinggi akan menjadi tempat bertanya bagi lapisan-lapisan fungsi di bawahnya. Terhadap hal yang mengandung risiko audit yang besar, dalam fungsi audit independen dikenal pula prosedur partner reviu. Partner reviu ini adalah reviu atas materi audit oleh partner selain yang melaksanakan penugasan. Partner reviu biasanya dilakukan terhadap penugasan audit terhadap perusahaan-perusahaan publik. Karena pengguna laporannya sangat luas audit demikian dipandang mengandung risiko audit yang lebih besar. Secara periodik terhadap institusi dan firma audit dilakukan peer reviu. Peer reviu adalah reviu terhadap prosedur audit yang dilaksanakan oleh institusi audit yang sejenis. Tujuan dari peer reviu adalah untuk melihat ketaatan institusi audit terhadap standar audit. Karena yang mengerti audit hanya profesi audit, maka peer reviu merupakan prosedur paling tepat untuk menetapkan kesesuaian audit terhadap standar. C.

Sistem Kendali Mutu Unit Kerja Audit Dalam upaya menjalankan setiap ketentuan yang diatur oleh standar audit, auditor

bertanggung jawab untuk mematuhi setiap turunan standar audit. Turunan standar ini dapat berbentuk pernyataan standar, interpretasi atau pedoman audit khusus. Dalam pemenuhan tanggung jawab tersebut, institusi audit wajib mempertimbangkan integritas stafnya dalam


8

Kendali Mutu

menegakkan tanggung jawab profesionalnya. Harus terdapat keyakinan bahwa setiap staf institusi audit kompeten secara profesional, objektif, dan akan menggunakan kemahiran profesionalnya dengan cermat dan seksama (due professional care). Oleh karena itu, institusi audit harus menerapkan sistem kendali mutu untuk memberikan keyakinan memadai tentang kesesuaian penugasan profesional dengan pedoman-pedoman yang ada. Setiap institusi audit wajib menerapkan sistem kendali mutu dan menjelaskan unsur-unsur kendali mutu dan hal-hal yang terkait dengan implementasi secara efektif sistem tersebut. Kendali mutu institusi audit, sebagaimana tersebut di atas, harus diterapkan pada semua jasa audit, atestasi, akuntansi dan reviu, yang masing-masing standarnya telah ditetapkan. Untuk memudahkan penetapan sistem kendali mutu, organisasi profesi biasanya telah menetapkan masalah-masalah kritis yang langsung berpengaruh pada kemampuan institusi audit dalam memenuhi ketentuan standar. AICPA, dan kemudian diadopsi juga oleh IAI, dan di lingkungan auditor pemerintah diputuskan melalui Surat Keputusan Kepala BPKP Nomor: S841/K/1996, mengidentifikasi 9 unsur yang membentuk sistem kendali mutu audit. Institusi audit wajib mempertimbangkan setiap unsur kendali mutu yang dibahas berikut ini, sejauh diterapkan dalam praktiknya, dalam menetapkan kebijakan dan prosedur kendali mutunya. Unsur-unsur kendali mutu berhubungan satu sama lain, sehingga kelemahan pada suatu unsur berpengaruh pada unsur yang lain dan sebaliknya. Hal ini misalnya, metode penugasan staf institusi audit memengaruhi metode

pelatihannya.

Metode

pelatihan

memengaruhi kebijakan promosinya. Metode pelatihan dan promosi memengaruhi kebijakan supervisi. Praktik supervisi memengaruhi kebijakan pelatihan dan promosi, dan seterusnya. Kesembilan unsur tersebut dibahas dalam paragraf-paragraf berikut: 1.

Independensi Independensi mengharuskan setiap personil yang terlibat dalam suatu penugasan agar

memenuhi persyaratan independensi yang diharuskan. AICPA mengharuskan independensi


9

Kendali Mutu

diukur berdasarkan the AICPA Code of Professional Ethics. Aparat Fungsional Auditor Pemerintah (APFP) diharuskan memberikan keyakinan yang memadai bahwa pada setiap lapis organisasi APFP, semua personilnya mempertahankan independensi sebagaimana diatur dalam Aturan Perilaku Pemeriksa BPKP Tahun 1993 dan Aturan Perilaku Pegawai BPKP Tahun 1994 serta Kode Etik Akuntan Indonesia. Secara rinci, aturan perilaku Pemeriksaan BPKP Tahun 1993 dan Aturan Perilaku Pegawai BPKP Tahun 1994, memuat contoh-contoh penerapan yang berlaku. The Institute of Internal Auditors (the IIA) menyatakan bahwa auditor adalah independen jika mereka dapat melaksanakan tugasnya secara bebas dan obyektif. Dengan independensi auditor akan mampu memberikan pertimbangan profesional dengan tidak memihak dan tidak bias bagi pelaksanaan audit yang tepat. Independensi ini dapat dicapai melalui status organisasi dan obyektivitas. Agar independen, status organisasi departemen audit internal harus cukup tinggi sehingga memungkinkan untuk mencapai tanggung jawab auditnya. Dukungan manajemen puncak serta tersedianya jalur komunikasi langsung dengan manajemen puncak merupakan bukti kecukupan status

organisasi

departemen

audit

internal.

Jalur

komunikasi

diperlukan

untuk

mengomunikasikan rencana, pelaksanaan dan pelaporan kegiatan audit internal untuk mendapatkan perhatian bagi penyempurnaan kendali intern organisasi. Obyektivitas adalah sikap mental yang harus dijaga oleh internal auditor dalam pelaksanaan auditnya. Obyektivitas mengharuskan internal auditor untuk melaksanakan audit dengan cara sedemikian sehingga auditor mempunyai keyakinan terhadap kebenaran hasil kerjanya dan tidak berkompromi terhadap mutu yang signifikan. Ukuran obyektivitas adalah bahwa auditor tidak berada dalam suatu kondisi di mana mereka tidak mampu membuat pertimbangan profesional secara obyektif. 2.

Penugasan Personel Harus terdapat prosedur yang dapat memberikan

keyakinan

memadai

bahwa

penugasan akan dilaksanakan oleh auditor yang memiliki tingkat pelatihan dan keahlian teknis untuk penugasan tersebut. Kemampuan


10

Kendali Mutu

profesional merupakan tanggung jawab pejabat penanggung jawab audit pada institusi audit. Pejabat ini harus meyakinkan bahwa personil yang ditugaskan dalam suatu audit secara kolektif memiliki pengetahuan, ketrampilan dan disiplin yang diperlukan untuk melaksanakan audit secara tepat. Harus ditetapkan suatu kriteria yang cocok terhadap pendidikan dan pengalaman untuk setiap posisi dalam penugasan audit, sejalan dengan luas lingkup pekerjaan dan tingkatan tanggung jawab yang diemban. Dalam proses penugasan personil, sifat dan lingkup supervisi harus dipertimbangkan. Umumnya, apabila personil yang ditugaskan semakin cakap dan berpengalaman, maka supervisi secara langsung terhadap personil tersebut, semakin tidak diperlukan. 3.

Konsultasi Jika

staf

atau

tim

audit

menghadapi masalah teknis, maka harus

terdapat

prosedur

yang

meyakinkan bahwa tim audit akan mendapat bimbingan dari orang lain yang lebih mampu. Prosedur ini secara keseluruhan memberikan keyakinan yang memadai bahwa personil akan memeroleh informasi yang memadai, sesuai yang dibutuhkan, dari orang yang memiliki tingkat pengetahuan, kompetensi, pertimbangan (judgement) yang memadai. Prosedur yang biasa dijalankan adalah bahwa penanggung jawab audit atau pimpinan institusi audit, menyediakan waktu bagi staf/tim audit untuk berkonsultasi dan harus menyetujui seluruh penugasan sebelum penyelesaian suatu audit dilakukan. Sifat konsultasi akan tergantung atas beberapa faktor, antara lain ukuran institusi audit dan tingkat pengetahuan, kompetensi dan pertimbangan yang dimiliki oleh staf pelaksana penugasan. 3.

Supervisi Supervisi adalah suatu metode untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa


11

Kendali Mutu

pelaksanaan penugasan memenuhi standar mutu yang ditetapkan oleh institusi audit. Supervisi dalam audit merupakan proses yang melekat pada seluruh tahapan audit yang dimulai dari saat perencanaan, dan berlanjut pada keseluruhan pelaksanaan audit, evaluasi, pelaporan dan tindak lanjut. Secara garis besar supervisi harus mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut: a. Meyakinkan bahwa auditor yang ditugaskan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan dalam penugasan. b. Memberikan instruksi yang tepat selama perencanaan audit dan menyetujui program audit. c. Meyakinkan bahwa audit program yang telah disetujui dilaksanakan, terkecuali terdapat perubahan yang telah diperiksa dan disetujui. d. Menetapkan bahwa kertas kerja audit (KKA) dibuat sedemikian hingga cukup mendukung temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit. e. Meyakinkan bahwa laporan audit akurat, obyektif, jelas, langsung pada permasalahan, bernada konstruktif dan disajikan tepat waktu. f.

Meyakinkan bahwa tujuan audit tercapai.

g. Membuka kesempatan bagi pengembangan pengetahuan dan ketrampilan auditor. Lingkup supervisi dan reviu yang sesuai pada suatu kondisi tertentu, tergantung atas beberapa faktor, antara lain kerumitan masalah, kualifikasi staf pelaksana penugasan, dan lingkup konsultasi yang tersedia dan yang telah digunakan. 4.

Rekrutmen (Hiring) Rekrutmen

terkait

dengan

masalah

penerimaan anggota baru di lingkungan institusi audit. Harus terdapat prosedur yang secara memadai meyakinkan bahwa seluruh personil baru

mempunyai

kemampuan

untuk

melaksanakan pekerjaan secara kompeten. Seluruh personil yang dipertimbangkan untuk


12

Kendali Mutu

direkrut harus melalui suatu wawancara. Persetujuan pengangkatan juga harus diberikan oleh pejabat yang membawahi urusan personil dan pejabat yang membawahi urusan teknis dimana personil baru tersebut akan ditempatkan. Manajemen personalia institusi audit harus menetapkan suatu program bagi pemilihan dan pengembangan sumber daya manusia agar tetap mampu mengatasi risiko penugasan yang dihadapinya. Beberapa cara dapat dijalankan misalnya, dengan menetapkan program yang meyakinkan dapat digunakan untuk: a. Mengembangkan uraian tugas secara tertulis bagi setiap tingkatan jabatan dalam institusi audit. b. Memilih individual dengan kompetensi dan kualifikasi yang tepat. c. Mengembangkan pelatihan dan menyediakan kesempatan bagi dilaksanakannya pendidikan profesi berkelanjutan bagi setiap auditornya. d. Menilai kinerja setiap auditor paling tidak setahun sekali. e. Menyediakan bimbingan (counseling) bagi setiap auditor mengenai kinerja dan pengembangan profesionalnya.

5.

Pengembangan Profesional Auditor

bertanggung

jawab

terhadap

kelanjutan

pendidikannya agar dapat tetap memelihara kemampuan profesionalnya. Auditor harus tetap mengikuti perkembangan terkini atas standar, prosedur dan teknik audit. Pendidikan berkelanjutan dapat diperoleh melalui keanggotaan dan partisipasi dalam masyarakat profesional, menghadiri seminar, konferensi, kuliah dan program pelatihan intern, serta berpartisipasi dalam proyek-proyek riset. Prosedur yang biasa dijalankan oleh institusi audit untuk melaksanakan persyaratan ini biasanya mengharuskan seorang auditor untuk mengumpulkan 40 jam pendidikan profesi lanjutan ditambah beberapa jam tambahan yang


13

Kendali Mutu

direkomendasikan oleh pejabat yang bertanggung jawab terhadap masalah personil. Untuk mengantisipasi terbenturnya jadwal kerja auditor dan ketersediaan topik pendidikan profesi pada suatu saat, angka 40 jam diperbolehkan untuk dilaksanakan secara kumulatif selama 3 tahun yaitu sebanyak 120 jam. Hasil akhir dari pengembangan profesional adalah diperolehnya keyakinan yang memadai bahwa personil memiliki pengetahuan yang memadai sehingga memungkinkan mereka memenuhi tanggung jawabnya. 6.

Promosi (Advancement) Prosedur promosi di lingkungan institusi audit

harus memberikan keyakinan memadai bahwa semua personil yang terseleksi untuk promosi memiliki kualifikasi seperti yang disyaratkan untuk lapis tanggung jawab yang lebih tinggi. Praktik promosi personil akan berakibat terhadap mutu pekerjaan institusi audit. Kualifikasi personil yang terseleksi untuk promosi harus mencakup:

karakter,

intelegensi,

pertimbangan

(judgement), dan motivasi, sekalipun tidak terbatas pada keempat hal tersebut. Prosedur dasar yang harus dilakukan sebuah institusi audit adalah menilai kinerja individual pada setiap penugasan dengan menggunakan kriteria yang telah ditetapkan. Suatu bentuk formulir standar untuk evaluasi dapat dikembangkan secara intern sehingga seluruh aspek auditor yang ingin dinilai dapat diperoleh dengan tepat dan akurat. Hasil penilaian ini merupakan dasar bagi setiap promosi dan alih tugas yang dilakukan institusi audit.


14

Kendali Mutu

7.

Penerimaan dan Retensi Klien Prosedur penerimaan dan retensi klien harus memberikan keyakinan memadai bahwa institusi audit tidak dihadapkan pada risiko yang lebih besar dari risiko penugasan yang dapat diterima. Seluruh klien dan calon klien harus dinilai untuk meminimalkan risiko disangkut pautkannya institusi audit dengan integritas manajemen

klien yang buruk. Institusi audit dapat mengembangkan, secara internal, formulir untuk melakukan penilaian klien, menghubungi auditor sebelumnya untuk minta komentar dan pendapat mengenai penggantian auditor. 8.

Inspeksi Prosedur

inspeksi

digunakan

untuk

memberikan

keyakinan yang memadai bahwa prosedur yang berhubungan dengan unsur-unsur kendali mutu, seperti tersebut pada butir 1 sampai dengan butir 8, telah diterapkan secara efektif. Prosedur inspeksi dapat dirancang dan dilaksanakan oleh individu yang bertindak mewakili kepentingan manajemen institusi audit. Jenis prosedur inspeksi yang akan digunakan tergantung kepada kendali yang ditetapkan oleh institusi audit dan penetapan tanggung jawab di institusi audit untuk melaksanakan kebijakan dan prosedur kendali mutunya. Biasanya akan ditunjuk seorang eksekutif yang bertindak sebagai pejabat pengendali mutu yang, paling tidak setahun sekali, akan melakukan reviu terhadap kepatuhan institusi terhadap prosedur-prosedur kendali mutu. D.

Karakteristik Sistem Kendali Mutu Sistem kendali mutu institusi audit mencakup struktur organisasi, kebijakan dan prosedur

yang disusun untuk memberikan keyakinan memadai tentang kesesuaian penugasan profesional


15

Kendali Mutu

dengan pedoman-pedoman yang berlaku. Sistem kendali mutu harus komprehensif dan harus dirancang selaras dengan tipe dan struktur organisasi institusi audit. Setiap sistem kendali mutu memiliki keterbatasan bawaan yang dapat berpengaruh terhadap efektivitasnya. Perbedaan kinerja antar staf dan pemahaman persyaratan profesional, dapat memengaruhi tingkat kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur kendali mutu yang kemudian memengaruhi efektivitas sistem tersebut. Sifat dan lingkup kebijakan dan prosedur kendali mutu yang ditetapkan oleh suatu institusi audit tergantung pada berbagai faktor, antara lain ukuran institusi audit, tingkat pendelegasian kewenangan yang diberikan kepada stafnya dan unit-unit kerja di bawahnya, serta pertimbangan biaya-manfaat. Institusi audit perlu menetapkan hubungan tanggung jawab kepada personilnya agar kebijakan dan prosedur kendali mutunya dapat dilaksanakan secara efektif. Dalam penetapan hubungan tanggung jawab, hal-hal yang perlu mendapatkan pertimbangan memadai adalah kompetensi individu, penetapan wewenang, dan lingkup supervisi yang diberikan. Institusi

audit

wajib

mengomunikasikan kebijakan dan prosedur kendali mutu kepada personilnya dengan suatu cara yang akan

memberikan

keyakinan

memadai bahwa kebijakan dan prosedur tersebut dapat dipahami. Bentuk dan lingkup komunikasi tersebut harus cukup komprehensif sehingga komunikasi tersebut dapat memberikan umpan balik informasi mengenai penerimaan para staf terhadap kebijakan dan prosedur kendali mutu yang digunakan. Pada umumnya, komunikasi akan lebih baik apabila dilakukan secara tertulis, namun efektivitas sistem kendali mutu suatu institusi audit tidak terpengaruh oleh ketiadaan dokumentasi kebijakan dan prosedur kendali mutu yang ditetapkan. Ukuran, struktur, dan sifat praktik institusi audit harus dipertimbangkan dalam menentukan apakah dokumentasi kebijakan dan prosedur kendali mutu diperlukan dan, jika diperlukan, seberapa luas dokumentasi tersebut harus dilaksanakan.


16

Kendali Mutu

Umumnya, dokumentasi kebijakan dan prosedur kendali mutu pada institusi audit besar akan lebih luas cakupannya dibandingkan dengan dokumentasi pada institusi audit yang kecil. Institusi audit harus memantau efektivitas sistem kendali mutunya secara rutin dengan mengevaluasi kebijakan dan prosedur, penetapan tanggung jawab dan komunikasinya. Ukuran, struktur dan sifat praktik institusi audit memengaruhi keterbatasan dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh fungsi pemantauan. Tersirat dalam fungsi pemantauan adalah perubahan rutin terhadap kebijakan dan prosedur, penetapan tanggung jawab, dan bentuk serta lingkup komunikasi karena adanya perubahan standar audit. Inspeksi yang merupakan salah satu unsur kendali mutu, termasuk dalam kegiatan pemantauan, namun kegiatan pemantauan tidak terbatas pada inspeksi saja. Latihan Soal 1. Sebutkan dan jelaskan masing-masing unsur-unsur kendali mutu laporan audit! 2. Sebutkan dan jelaskan masing-masing unsur-unsur kendali mutu pada organisasi audit! 3. Jelaskan karakteristik sistem kendali mutu! 4. Jika anda ditunjuk sebagai pejabat pengelola personil, persyaratan apa saja yang anda akan buat untuk meyakinkan bahwa anda mendapat personil yang diinginkan? 5. Jika anda sebagai pengelola/pimpinan insititusi audit, bagaimana menciptakan suatu kendali mutu audit yang baik?


17

Kendali Mutu

FORMULIR KENDALl MUTU Setelah mengikuti materi ini diharapkan para peserta akan dapat menjelaskan dan menggunakan formulir kendali mutu yang digunakan dalam audit A.

Umum Agar kegiatan pengawasan dapat dilaksanakan dengan lancar, terarah, dan dapat diikuti

perkembangannya diperlukan suatu kendali. Hasil kegiatan kendali dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan menentukan tindakan koreksi yang akan dilakukan terhadap perencanaan dan pelaksanaan pengawasan, baik untuk periode yang sedang berjalan maupun periode berikutnya, dengan demikian pelaksanaan pengawasan dapat dilaksanakan dengan semakin baik dari hari ke hari. Salah

satu

media

kendali

pengawasan yang penting adalah formulir kendali mutu (KM). Formulir KM menunjukkan secara jelas tingkat tanggung jawab pejabat struktural dan pejabat fungsional auditor. Formulir ini, yang dirinci dalam sub unsur kegiatan pengawasan dan pengembangan profesi, harus diisi dengan benar dan disampaikan tepat waktu kepada pejabat yang berhak menerima dan bertanggung jawab atas pencapaian sasaran pengawasan dan pengembangan profesi. Di samping itu, melalui formulir kendali mutu juga dihasilkan informasi untuk digunakan sebagai bahan penilaian angka kredit auditor dalam hubungannya dengan Jabatan Fungsional


18

Kendali Mutu

Auditor. Pada bagian ini akan diuraikan kendali pengawasan dengan menggunakan formulir kendali mutu yang digunakan pada Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan sesuai dengan Surat Edaran Kepala BPKP No: SE – 448/K/1990 tanggal 11 September 1990 tentang Formulir Kendali Mutu dengan beberapa penyesuaian yang diperlukan, terkait dengan penggunaan istilah pengawasan yang berkembang sampai saat ini, sesuai dengan Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 19/1996 tanggal 2 Mei 1996. B.

Kegiatan Pengawasan Kegiatan Pengawasan meliputi sub unsur yang mencakup 44 butir kegiatan pengawasan

sesuai dengan Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 19/1996 tanggal 2 Mei 1996, tentang Jabatan Fungsional Auditor dan Angka Kreditnya, pasal 7 ayat (1) dan (2). Dalam pelaksanaan kegiatan pengawasan dikenal beberapa macam istilah, antara lain Sub Unsur Kegiatan Pengawasan dan Obyek Pengawasan. Sub Unsur Kegiatan Pengawasan adalah kegiatan yang mengacu kepada 44 butir kegiatan pengawasan, sedangkan Obyek Pengawasan adalah besaran spesifik yang dilakukan dalam hubungannya dengan pelaksanaan pengawasan. Perbedaan antara Sub Unsur Kegiatan Pengawasan dan Obyek Pengawasan, Pengembangan Profesi dan Tema Pengembangan Profesi dapat dilihat dalam contoh berikut: Sub Unsur Kegiatan Pengawasan dan Pengembangan Profesi

Obyek Pengawasan dan Tema Pengembangan Profesi Obyek Pengawasan

-

Sub Unsur Kegiatan Pengawasan Audit Akuntan Perumusan Kebij. Pengawasan dan

-

Kebijakan lainnya

-

-

Penyusunan Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) dan/atau Petunjuk Teknis (Juknis) Pengawasan


-

BBD Cabang Kendal Besarnya sampling audit untuk proyek Bangdes Petunjuk Pelaksanaan Sertifikasi Jabatan Fungsional Auditor

19

Kendali Mutu

Pengembangan Profesi Pelatihan di Kantor Sendiri (PKS) -

Tema Pengembangan Profesi Tindak Pidana Korupsi dan Aspek -

Teknik Audit Sampling

Auditor diharapkan untuk selalu menjaga mutu profesionalitas dalam bekerja. Untuk itu, auditor diwajibkan melaksanakan kegiatan pengembangan profesi. Kegiatan ini sifatnya wajib, jadi perlu direncanakan terlebih dahulu dan dimasukkan ke dalam rencana kegiatan tahunan. C.

Formulir Kendali Mutu Institusi audit harus merumuskan kebijakan dan prosedur kendali mutu mengenai penugasan personil untuk memberikan keyakinan memadai bahwa penugasan akan dilaksanakan oleh pejabat fungsional auditor yang memiliki tingkat pelatihan dan keahlian teknis untuk

penugasan

tersebut.

Dalam

proses penugasan personil, sifat dan lingkup supervisi harus dipertimbangkan. Umumnya, apabila personil yang ditugaskan semakin cakap dan berpengalaman, supervisi secara langsung terhadap personil tersebut, semakin tidak diperlukan. Institusi audit harus mempertimbangkan perumusan kebijakan untuk mencapai tujuan, sejauh tujuan tersebut dapat diterapkan dalam praktik. Di bawah ini adalah contoh prosedur yang dirancang untuk dapat mengimplementasikan kebijakan yang mengikuti setiap tujuan, walaupun prosedur yang ditetapkan oleh institusi audit tidak harus mencakup semua contoh tersebut atau juga tidak harus dibatasi hanya pada contoh tersebut. 1.

Jelaskan pendekatan yang digunakan oleh institusi audit dalam penugasan personil, termasuk perencanaan kebutuhan untuk institusi audit secara keseluruhan, sebagaimana dituangkan dalam KM1 dan KM2, dan ukuran yang diterapkan untuk mencapai


20

Kendali Mutu

keseimbangan antara kebutuhan, keahlian, pengembangan, dan pemanfaatan personil dalam pelaksanaan penugasan. a. Rencanakan penugasan pengawasan dan pengembangan profesi yang disusun berdasarkan susunan tim auditor yang dalam pelaksanaannya masih dimungkinkan untuk direvisi, sehingga pimpinan unit organisasi dapat secara langsung mengetahui rencana kegiatan, rencana pemakaian jam efektif, dan rencana perolehan angka kredit setiap auditor dalam tahun anggaran yang bersangkutan. b. Susun secara realistis KM 1 perencanaan kegiatan pengawasan dan pengembangan profesi dengan memerhatikan sumber daya yang dimiliki masing-masing unit organisasi yang meliputi sumber daya manusia, dana, dan jam yang tersedia. Di samping itu juga diperhatikan urutan prioritas yang digariskan oleh pemerintah, pimpinan institusi, dan deputi terkait. Apabila prioritas tersebut telah dipenuhi sedangkan unit organisasi yang bersangkutan masih memiliki sumber daya maka dapat diusulkan obyek pengawasan menurut prioritas setempat dan dituangkan dalam Usulan Program Kerja Pengawasan Tahunan (UPKPT). c. Informasikan kepada para auditor yang akan melaksanakan tugas pengawasan dan pengembangan profesi pada awal tahun anggaran, dengan demikian, masing-masing auditor dapat mengetahui rencana kegiatan, rencana pemakaian jam efektif, dan rencana perolehan angka kredit selama satu tahun anggaran dengan jelas. d. Hindari pencantuman pre memori (tidak pasti), dengan demikian ada kepastian bagi setiap auditor dalam mengantisipasi pelaksanaan penugasan dan perolehan angka kredit, jika terdapat penugasan khusus, misalnya audit khusus, pelaksanaannya dapat menggeser kegiatan prioritas yang lebih rendah. e. Pertimbangkan faktor-faktor berikut ini untuk mencapai keseimbangan antara kebutuhan, keahlian, pengembangan, dan pemanfaatan personil dalam pelaksanaan penugasan. (i) Ukuran dan kompleksitas penugasan. (ii) Ketersediaan personil.


21

Kendali Mutu

(iii) Keahlian khusus yang dibutuhkan. (iv) Waktu pelaksanaan pekerjaan. (v) Rotasi personil secara berkelanjutan dan periodik. (vi) Kesempatan untuk pelatihan selama penugasan (on-the-job training). 2.

Tunjuk satu atau lebih personil yang tepat untuk bertanggung jawab dalam penugasan personil. a. Tuangkan hal-hal tersebut dibawah ini dalam KM 3 dan KM 4. b. Pertimbangkan hal-hal berikut ini dalam proses penugasan personil: (i) Kebutuhan personil dan pengaturan waktu pelaksanaan penugasan tertentu. (ii) Evaluasi kualifikasi personil, yaitu mengenai pengalaman, posisi, latar belakang dan keahlian khusus personil. (iii) Supervisi terencana dan keterlibatan personal supervisor. (iv) Proyeksi ketersediaan waktu individu yang ditugasi (KM3). (v) Situasi yang memungkinkan terjadinya masalah independensi dan benturan kepentingan, seperti penugasan personil ke obrik tertentu yang memiliki hubungan keluarga tertentu dengannya. c. Pertimbangkan, dalam penugasan personil, aspek keberlanjutan kerja dan rotasi sehingga memungkinkan penugasan dilaksanakan seefisien

mungkin dan

memungkinkan personil lain dengan pengalaman dan latar belakang yang berbeda, memberikan perspektif baru dalam pelaksanaan penugasan. 3.

Selenggarakan pengesahan penjadwalan waktu pelaksanaan dan kebutuhan personil untuk penugasan, oleh personil yang bertanggung jawab terhadap pelaksaaaan penugasan tersebut (KM3 & KM4). a. Ajukan kepada personil yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penugasan tersebut, jika dianggap perlu, untuk mereviu dan mengesahkan nama dan kualifikasi


22

Kendali Mutu

personil yang ditugasi dalam pelaksanaan. b. Pertimbangkan pengalaman dan pelatihan staf pelaksana penugasan dalam kaitannya dengan kompleksitas atau persyaratan lain penugasan, dan lingkup supervisi yang akan diberikan. c. Siapkan surat tugas untuk obrik yang bersangkutan. Sesuai dengan Surat Edaran Kepala BPKP No: SE – 448/K/1990 tanggal 11 September 1990 tentang Formulir Kendali Mutu, formulir kendali mutu bagi kegiatan pengawasan terdiri atas 12 (dua belas) formulir kendali mutu (KM) dan dilengkapi dengan petunjuk pengisiannya. Pada bagian ini diuraikan ke-12 macam formulir KM tersebut dengan penyesuaian diperlukan dalam penerapannya pada organisasi pengawasan sesuai perkembangan sekarang. Berurutan formulir kendali mutu adalah: 1.

Rencana Pengawasan 20…. dilihat dari segi auditor (Formulir KM 1);

2.

Rencana Pengawasan 20…. dilihat dari segi obyek pengawasan (Formulir KM2);

3.

Anggaran Waktu Pengawasan (hari pengawasan) per penugasan pengawasan (Formulir KM 3 dan KM 3A);

4.

Kartu Penugasan (Formulir KM 4);

5.

Laporan Mingguan (perbandingan rencana dan realisasi pekerjaan per auditor) (Formulir KM 5);

6.

Daftar Analisis Tugas-Tugas Mingguan yang dibuat bulanan dengan membandingkan secara bertahap setiap minggu anggaran waktu hari pengawasan produktif dan realisasinya (Formulir KM 6 dan Formulir KM 6 A).

7.

Daftar Rincian Pemakaian Hari Kerja yang disusun untuk semua auditor setiap bulan (Formulir KM 7);

8.

Laporan Pengawasan Pelaksanaan Pengawasan (Formulir KM 8);

9.

Format Program Pengawasan (Formulir KM 9);

10.

Daftar Pengujian Akhir / Check List (Formulir KM 10);


23

Kendali Mutu

11.

Pengendali RMP dan RPL (Formulir KM 11);

12.

Laporan Rencana dan Realisasi Mingguan RMP/RPL (Formulir KM 12);

D.

Tujuan Formulir Kendali Mutu Dengan diselenggarakannya kendali melalui formulir kendali mutu ini, diharapkan disiplin

dan mutu kerja para pejabat struktural dan pejabat fungsional auditor semakin meningkat. Dengan demikian perlu ditegaskan kembali bahwa pengisian formulir KM tidak boleh hanya sekedar formalitas, tetapi harus dihayati dan dilaksanakan dengan sungguh-sungguh agar fungsinya sebagai alat kendali dapat dicapai secara optimal. 1.

Rencana Pengawasan Tahun Anggaran 20… dari Segi Auditor (KM 1) Formulir KM 1 merupakan rencana

penugasan

pengawasan

dan

pengembangan berdasarkan auditor

profesi susunan

yang

dalam

pelaksanaannya mungkin

tim masih

direvisi.

Dengan

formulir KM 1, pimpinan unit organisasi dapat secara langsung mengetahui rencana kegiatan, rencana pemakaian jam efektif, dan rencana perolehan angka kredit setiap auditor dalam tahun anggaran yang bersangkutan,

dengan

demikian

dapat

diketahui

dan

diusahakan

optimalisasi

pendayagunaan auditor. Pada setiap awal tahun anggaran formulir KM 1 diharapkan dapat diinformasikan kepada para auditor yang akan melaksanakan tugas pengawasan dan pengembangan profesi, dengan demikian, masing-masing auditor yang bersangkutan dapat mengetahui rencana kegiatan, rencana jam efektif, dan rencana perolehan angka kredit selama satu tahun


24

Kendali Mutu

anggaran dengan jelas. Nomor yang tercantum dalam jadwal pelaksanaan kegiatan dalam formulir KM 1 disusun sesuai dengan nomor rincian obyek pengawasan yang tercantum dalam formulir KM 2. Penyusunan formulir KM 1 menjadi tanggung jawab pimpinan unit organisasi yang bersangkutan berdasarkan masukan dari para pengendali mutu. Dalam merencanakan penugasan pengawasan, perlu dipertimbangkan adanya benturan kepentingan antara auditor dengan mitra kerja (auditee) antara lain: 1. Hubungan keuangan antara auditor dengan mitra kerja 2. Hubungan keluarga 3. Hubungan bisnis Di samping hal tersebut beberapa faktor berikut ini perlu juga dipertimbangkan untuk mencapai keseimbangan antara kebutuhan, keahlian, pengembangan, dan pemanfaatan personil dalam pelaksanaan penugasan: 1. Ukuran dan kompleksitas penugasan. 2. Ketersediaan personil. 3. Keahlian khusus yang dibutuhkan. 4. Waktu pelaksanaan pekerjaan. 5. Rotasi personil secara berkelanjutan dan periodik. 6. Kesempatan untuk pelatihan selama penugasan (on-the-job training).

2.

Rencana Pengawasan Tahun Anggaran 20… Segi Obyek Pengawasan (KM 2) Formulir KM 2 digunakan untuk mencatat

semua

pengawasan pengembangan


kegiatan termasuk

profesi,

obyek

25

Kendali Mutu

pengawasan dan tema pengembangan profesi, jam audit, jumlah LHP yang dihasilkan, dan jadwal pelaksanaan kegiatan yang direncanakan akan dilaksanakan dalam 1 (satu) tahun anggaran tertentu. Perencanaan kegiatan pengawasan dan pengembangan profesi yang akan dilaksanakan tersebut hendaknya disusun secara realistis dengan memerhatikan sumber daya yang dimiliki masing-masing unit organisasi yang meliputi sumber daya manusia, dana, dan jam yang tersedia. Di samping itu juga diperhatikan urutan prioritas yang digariskan oleh pemerintah dan kebijakan pimpinan pusat organisasi. Apabila prioritas tersebut telah dipenuhi sedangkan unit organisasi yang bersangkutan masih memiliki sumber daya maka dapat diusulkan obyek pengawasan menurut prioritas setempat dan dituangkan dalam Usulan Program Kerja Pengawasan Tahunan (UPKPT). Pengisian Formulir KM 1 dan 2 harus didasarkan atas rencana stratejik (Renstra) masingmasing unit organisasi dan sebaiknya sejalan dengan renstra kantor pusat organisasi yang bersangkutan. Berdasarkan formulir KM 1 dan formulir KM 2 yang telah diisi dengan cermat, selanjutnya disusun UPKPT dari tahun anggaran yang bersangkutan. UPKPT yang sudah disetujui oleh pimpinan tertinggi organisasi berubah menjadi PKPT. Apabila terdapat perbedaan isian antara formulir KM 1 dan KM 2 dengan PKPT, maka formulir KM 1 dan KM 2 ini akan disesuaikan dengan PKPT. Formulir KM 1 dan KM 2 ini merupakan rencana kegiatan yang dapat diubah sesuai kondisi pada saat kegiatan pengawasan berjalan, namun harus disertai

alasan

yang

dipertanggung-jawabkan. dimaksud

bisa

dapat

Perubahan

dalam

bentuk

perubahan tim atau jangka waktu pelaksanaan. Misalnya: apabila tim yang seharusnya melaksanakan penugasan tertentu karena sesuatu hal tidak bisa melaksanakan penugasan, maka penugasan dapat dilaksanakan oleh tim lain atau apabila


26

Kendali Mutu

jangka waktu pelaksanaan yang seharusnya 300 jam karena sesuatu hal tidak cukup, maka dapat diperpanjang menjadi 400 jam. 3.

Anggaran Waktu Pengawasan (KM 3 dan KM 3A) Formulir KM 3 ini digunakan untuk mencatat anggaran waktu pengawasan dalam rangka kendali pengawasan mulai dari tahap persiapan pengawasan sampai dengan penyusunan Laporan Hasil Pengawasan oleh auditor sesuai perannya dalam tim. Formulir anggaran waktu pengawasan ini terdiri dari 2 formulir yaitu: formulir KM 3 untuk audit keuangan dan KM 3A untuk audit operasional dan lainnya. Pada dasarnya kedua formulir tersebut baik format maupun cara pengisiannya adalah sama. Anggaran waktu pengawasan harus memperhatikan jadwal dan HP auditor yang diperlukan sebagaimana tercantum pada KM 2. Perubahan jadwal dan HP Auditor harus didasarkan pada alasan yang jelas dan disetujui oleh pimpinan unit organisasi. Dengan disusunnya formulir KM 3 tersebut diharapkan kegiatan pengawasan dapat dilakukan dengan tepat waktu.

4.

Kartu Penugasan (KM 4) Formulir KM 4

diisi dengan rencana

pengawasan sesuai hasil survei mengenai kegiatan dan sistem kendali mitra kerja. Formulir KM 4 adalah salah satu alat pengendali yang dibuat dengan tujuan sebagai kesepakatan antara pimpinan unit organisasi dengan pengendali mutu atas pelaksanaan kegiatan pengawasan untuk setiap penugasan. Formulir ini digunakan sebagai alat kendali dalam rangka pemantauan dan perencanaan, pelaksanaan, sampai dengan penyelesaian pengawasan untuk setiap penugasan. Selain itu juga digunakan sebagai dasar penghitungan angka kredit bagi auditor. Seluruh pengisian formulir KM 4


27

Kendali Mutu

menjadi tanggung jawab ketua tim auditor dan pengendali mutu. Dalam formulir KM 4 ini dapat terlihat antara lain anggaran waktu pengawasan dengan realisasinya, rencana mulai pengawasan (RMP) dengan realisasinya, dan rencana penerbitan laporan (RPL) dengan realisasinya. Dengan disusunnya formulir KM 4 tersebut maka dapat diberikan gambaran menyeluruh mengenai rencana pelaksanaan pengawasan atas obyek pengawasan yang bersangkutan. Formulir KM 4 dibuat bersamaan dengan Formulir KM 3 (Anggaran Waktu). Pengajuan formulir ini kepada pimpinan unit organisasi harus dilampiri dengan ikhtisar hasil tahap survai yang disusun oleh ketua tim dan disetujui oleh pengendali teknis dan pengendali mutu. Pimpinan unit organisasi sebelum menyetujui formulir KM 4 perlu mempertimbangkan sejauh mana tahap survai telah menghasilkan kesimpulan yang memadai sehingga mudah dilihat pengaruhnya terhadap arah pengawasan dalam memenuhi tujuan pengawasan serta terhadap langkah-langkah pengawasannya (audit program). 5.

Laporan Mingguan (KM 5) Formulir KM 5 digunakan untuk mencatat jenis pekerjaan yang direncanakan disertai jam efektif yang dianggarkan, jenis pekerjaan yang dilaksanakan disertai jam realisasinya, tahap pengawasan,

dan

nomor

KKA

yang

merupakan hasil dokumentasi masing-masing dari pelaksanaan kegiatan tersebut yang dikerjakan oleh setiap Anggota Tim, Ketua Tim, dan Pengendali Teknis. Formulir KM 5 dibuat dengan tujuan sebagai alat kendali pelaksanaan

kegiatan

pengawasan

bagi

Pengendali Mutu terhadap Pengendali Teknis, Pengendali Teknis terhadap Ketua Tim, dan Ketua Tim terhadap Anggota Tim. KM 5 merupakan pencatatan kegiatan harian dan dibuat


28

Kendali Mutu

secara berkelanjutan untuk digunakan sebagai dasar evaluasi kinerja masing-masing Auditor. Formulir KM 5 ini juga merupakan alat komunikasi bagi anggota tim, ketua tim, pengendali teknis dan pengendali mutu. Setiap terjadi perubahan program kerja yang tidak dapat dilaksanakan dan usulan alternatif penggantinya harus dikomunikasikan melalui media ini. Perubahan tersebut harus disetujui oleh pengendali teknis dan diketahui oleh pengendali mutu. Dengan Formulir KM 5 tersebut maka penugasan yang dilaksanakan oleh setiap Auditor setiap hari dalam satu minggu dapat dipantau dan dinilai oleh atasan langsungnya. Sehingga dapat diketahui apakan tugas-tugas yang telah direncanakan tersebut dapat direalisasikan dan bila terdapat perbedaan maka harus disertakan alasan yang mendukung perbedaan tersebut. 6.

Daftar Analisis Tugas-Tugas Mingguan (KM. 6 dan KM 6A) Formulir KM. 6 digunakan dalam audit laporan keuangan BUMN/BUMD dan laporan keuangan proyek berbantuan yang memerlukan pernyataan pendapat akuntan, sedangkan formulir KM 6 A digunakan dalam audit operasional atas pelaksanaan APBN/APBD dan BUMN/BUMD serta obyek audit lainnya yang memerlukan rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang ditemukan. Formulir KM 6A juga dapat dipakai dalam audit khusus dengan tujuan tertentu atau investigasi dengan penyesuaian isinya. Formulir KM. 6 digunakan untuk mencatat realisasi penggunaan HP auditor setiap minggu per kelompok kegiatan. Formulir KM. 6 adalah alat kendali untuk menganalisis penggunaan HP produktif dalam melaksanakan tugas-tugas mingguan per obyek audit. Formulir KM. 6 dibuat bulanan, dengan membandingkan secara bertahap setiap minggu antara anggaran HP produktif dengan jumlah realisasinya. Formulir KM. 6 ini perlu dipakai oleh pengendali teknis/mutu audit sebagai salah satu sumber informasi bagi pelaksanaan supervisi yang efektif.


29

Kendali Mutu

Dengan disusunnya formulir KM. 6 tersebut diharapkan audit dapat dilakukan dengan tepat waktu serta mencapai hasil audit yang bermutu. 7.

Daftar Rincian Pemakaian Hari Kerja (KM. 7) Formulir KM. memantau

7 dibuat untuk

pendayagunaan

hari

kerja para auditor dalam suatu unit organisasi selama satu bulan. Dengan disusunnya formulir KM. 7 ini, pengendali mutu/pimpinan unit organisasi

akan

mengetahui

produktivitas masing-masing tenaga auditor dengan membandingkan antara realisasi dengan standar hari produktif yang ditetapkan oleh pimpinan unit organisasi yang bersangkutan. Penyimpangan-penyimpangan yang mencolok dari standar perlu dianalisis untuk perbaikan pelaksanaan selanjutnya atau untuk perencanaan berikutnya. Di samping itu data dari formulir KM. 7 dapat dipakai pula sebagai sumber informasi bagi pengendali mutu/pimpinan unit organisasi untuk memberikan peringatan kepada para pejabat fungsional dalam rangka pencapaian dan peningkatan angka kreditnya. Setiap akhir tahun anggaran, jumlah hari produktif setahun menurut formulir KM. 7 ini harus dibandingkan dengan rencana hari produktif menurut formulir KM. 1 baik untuk setiap pegawai pemeriksa maupun jumlah totalnya. Perbedaan-perbedaannya harus dianalisis oleh pengendali mutu/pimpinan unit organisasi untuk landasan penyempurnaan kerja masa-masa berikutnya.


30

Kendali Mutu

8.

Laporan Pengawasan Pelaksanaan Audit (KM 8) Formulir KM 8 digunakan untuk mencatat

hasil

terhadap

supervisi pelaksanaan

penugasan audit. Formulir KM 8 harus dibuat oleh pengendali teknis/mutu ketika melakukan evaluasi terhadap pekerjaan tim audit atau ketika melakukan kunjungan ke obyek audit. Evaluasi kendali mutu audit ini harus banyak dilaksanakan pada saat audit sedang berlangsung (in process review). Kunjungan supervisi oleh pengendali mutu dan/atau pengendali teknis kepada tim aAudit tersebut sedapat mungkin disesuaikan dengan rencana yang tercantum pada Kartu Penugasan (Formulir KM 4). Formulir ini harus diserahkan kepada pengendali mutu setiap kali selesai mengunjungi dan mengevaluasi tim audit dalam rangka memonitor perkembangan pelaksanaan audit. Formulir ini harus diparaf ketua tim dan ditanda-tangani oleh pengendali teknis sebagai tanda telah setuju isinya dan memahami instruksi-instruksi yang diberikan, selanjutnya direviu oleh pengendali mutu. Sedangkan untuk kunjungan dan atau reviu yang dilakukan oleh pengendali mutu harus diparaf oleh pengendali teknis dan ditanda-tangani oleh pengendali mutu sebagai tanda telah menyetujui isinya dan memahami instruksi-instruksi yang diberikan. Supervisi dibagi menjadi: a.

Perencanaan Pendahuluan

b.

Pelaksanaan supervisi

a. Perencanaan Pendahuluan 1) Ciptakan prosedur yang jelas, agar pengendali mutu & pengendali teknis terlibat dalam perencanaan awal dan pengarahan pekerjaan?


31

Kendali Mutu

2) Pastikan bahwa untuk setiap penugasan audit dilakukan perencanaan pendahuluan? 3) Pastikan bahwa perencanaan tersebut telah mempertimbangkan hal-hal berikut: a)

Analisis bidang usaha/atau kegiatan atas obrik yang akan diperiksa dan kegiatan usaha?

b)

Kebijakan dan prosedur akuntansi?

c)

Antisipasi mengenai seberapa jauh JFA mengandalkan kendali intern?

d)

Pertimbangan pendahuluan dan analisis mengenai kelayakan dan tingkat materialitas pos-pos dalam laporan keuangan untuk tujuan audit?

e)

Pos-pos dalam laporan keuangan yang mungkin sekali memerlukan koreksi atau penyesuaian?

f)

Keadaan yang mungkin memerlukan perluasan atau modifikasi pengujian, seperti keadaan yang peka terhadap kekeliruan atau penyelewengan yang material atau adanya transaksi dengan pihak yang mempunyai hubungan istimewa (related party transaction)?

g)

Sifat laporan hasil audit/laporan akuntan yang akan diterbitkan, seperti laporan akuntan atas laporan keuangan konsolidasi, laporan akuntan atas laporan keuangan yang disusun sesuai dengan ketentuan instansi,

atau

laporan

lainnya, umpamanya tentang ketaatan terhadap ketentuan kontrak? h)

Perundangan atau ketentuan lain yang relevan

b. Pelaksanaan supervisi dan penelaahan Pastikan bahwa supervisi dan penelaahan antara lain dilakukan untuk hal-hal seperti: 1)

Kelengkapan dokumentasi pelaksanaan pekerjaan lapangan?

2)

Kesimpulan audit untuk setiap perkiraan yang penting?

3)

Masalah perpajakan?

4)

Masalah-masalah penting yang ditemukan?


32

Kendali Mutu

9.

Format Program Audit (KM 9) Formulir KM 9 digunakan untuk mencatat program audit. Formulir KM 9 dibuat dengan tujuan agar format program audit seragam. Dari formulir KM 9 ini dapat terlihat rencana dan realisasi prosedur audit, siapa yang melaksanakan prosedur audit, waktu audit yang diperlukan, dan nomor KKA tempat pelaksanaan dan hasil dari prosedur audit yang bersangkutan didokumentasikan. Program pengawasan ini disusun oleh pengendali mutu berdasarkan pada tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan pengawasan dengan memperhatikan KM 3 dan KM 4. Dengan disusunnya formulir KM 9 dapat diberikan gambaran adanya suatu audit yang perencanaan dan pelaksanaannya lengkap, menyeluruh, terarah dan terpadu dari sejak perencanaan sampai dengan realisasinya.

10. Daftar Pengujian Akhir (Checklist) (KM 10) Formulir KM 10 digunakan untuk mencatat hasil reviu final yang dilakukan oleh ketua tim audit, pengendali teknis dan pengendali mutu audit. KM 10 dibuat dengan tujuan sebagai salah satu alat kendali dalam rangka “general review" atas perencanaan audit, pelaksanaan audit sampai dengan penyelesaian audit untuk setiap penugasan. Dengan diselenggarakannya formulir KM 10 maka dapat diketahui sejauh mana tanggungjawab audit dari masing-masing pejabat pada organisasi audit telah dilaksanakan. 11. Kendali RMP dan RPL (KM 11) Formulir KM 11 digunakan dan dibuat oleh pimpinan unit organisasi untuk mengendalikan ketaatan kepada RMP dan RPL sebagaimana tercantum dalam PKPT. Sebagaimana dimaklumi penyimpangan dari RMP dapat menimbulkan benturan pelaksanaan audit di lapangan dengan audit oleh aparat pengawasan fungsional lain atau unit kerja lainnya. Penyimpangan dari RPL menimbulkan kelambatan penerbitan laporan yang dapat memengaruhi kecepatan dan ketepatan pengambilan keputusan oleh para pemakai laporan


33

Kendali Mutu

hasil audit.

Oleh sebab itu,

perbedaan antara rencana dengan realisasi perlu menjadi petunjuk bagi pimpinan unit organisasi untuk menganalisis penyebabnya dan segera

melaksanakan

tindakan

korektif yang dianggap perlu. Mengingat PKPT hanya memuat RMP dan RPL bulanan, maka angka rencana mingguannya harus disusun dari data yang secara khusus diberitahukan oleh para pengendali mutu kepada pimpinan unit organisasi menggunakan formulir KM 12. Pengendali mutu memperoleh datanya dari para pengendali teknis dan para ketua tim audit yang menyiapkan rencana detail pelaksanaan penugasan audit dan mengendalikan ketepatan waktu penerbitan LHP. Hal yang sama berlaku juga untuk data realisasi mingguan. Penggunaan formulir ini pada unit organisasi hendaknya disesuaikan dengan struktur organisasinya. Formulir KM 11 ini juga menjadi sumber bagi penyelenggaraan "display board" oleh para pimpinan unit organisasi. 12. Laporan Rencana dan Realisasi Mingguan RMP/RPL (KM 12) Formulir KM 12 digunakan ketua tim audit dan pengendali teknis untuk melapor secara berkala kepada pengendali mutu, pada minggu yang mana dari suatu bulan suatu PP yang ditetapkan dalam PKPT maupun yang ditetapkan oleh pimpinan unit organisasi akan mulai dilaksanakan, dan untuk melaporkan pula secara berkala pada minggu yang mana dari suatu bulan realisasi mulainya PP tersebut. Formulir KM 12 juga digunakan oleh pengendali teknis dan pengendali mutu untuk melapor secara berkala kepada pimpinan unit organisasi, pada minggu yang mana dari suatu bulan LHP dari PP direncanakan akan terbit dan untuk melapor pula secara berkala pada minggu


34

Kendali Mutu

yang mana dari suatu bulan, realisasi penerbitan LHP tersebut serta status konsep LHP yang sudah diterima dari ketua tim audit. Formulir KM 12 merupakan bahan utama bagi pengisian formulir KM 11, yaitu satu-satunya alat kendali pimpinan unit organisasi terhadap pelaksanaan PKPT yang telah disetujui pemerintah atau pimpinan pusat unit organisasi maupun terhadap pelaksanaan PP lainnya. Oleh karena itu, kalau suatu satuan organisasi pengawasan tidak memiliki alat kendali lain terhadap pelaksanaan PKPT dan formulir KM 11 ini juga tidak diselenggarakan, maka pelaksanaan PKPT pasti tidak akan terkendalikan. Agar terdapat arus informasi berkala mengenai realisasi PKPT, maka setiap awal triwulan atau semester, ketua tim audit hendaknya mengisi formulir KM 12 ini dalam segi rencana mulainya PP untuk masa tiga atau enam bulan berikutnya dan realisasinya dilaporkan secara mingguan atau periode lain yang mungkin yang ditetapkan pimpinan unit organisasi. Hal ini juga berlaku untuk pengendali teknis dan pengendali mutu. Demikian pula, pengendali tTeknis hendaknya mengisi formulir KM 12 ini dalam segi rencana akan terbitnya LHP dari setiap PP untuk masa tiga bulan atau enam bulan berikutnya dan realisasi penerbitan LHP dilaporkan secara mingguan kepada pengendali mutu. Hal ini juga berlaku untuk pengendali mutu. Untuk mendukung pengisian formulir KM 12 maka bagi setiap konsep LHP harus diselenggarakan routing slip agar terlihat jelas waktu dan tanggung jawab jika terjadi kelambatan penyelesaian KM 12 ini. E.

Kelemahan Formulir Kendali Mutu Formulir kendali mutu disusun dengan tujuan untuk kendali proses audit atau pengawasan, dan diharapkan melalui proses kendali ini akan didapatkan mutu audit yang bermutu. Namun, untuk mendapatkan mutu audit yang diinginkan tidak bisa hanya bergantung pada formulir KMKM ini saja tetapi kepada mutu dari subyek


35

Kendali Mutu

yang melaksanakan pengisian formulir tersebut. Formulir KM-KM tersebut harus diisi dengan jujur baik oleh anggota dan ketua tim audit, dan pengendali teknis dan mutu audit, maupun kendali oleh pimpinan organisasi di mana pejabat fungsional tersebut berada. Secara empiris, aplikasi formulir ini pada organisasi BPKP mempunyai banyak kelemahan antara lain: 1.

Formulir ini tidak lagi sesuai dengan tugas dan fungsi yang diemban oleh BPKP ataupun tugas pengawasan yang tercantum dalam SK MenPan.

2.

Pengisian formulir ini bagi sebagian auditor dirasakan terlalu rumit sehingga memerlukan beberapa penyesuaian.

3.

Informasi dari formulir ini belum memadai seperti yang diinginkan sekarang ini, misalnya pada KM 11, sebagian unit kerja pada BPKP telah melakukan penyesuaianpenyesuaian.

Latihan Soal 1. Sebutkan kegiatan pengawasan sesuai dengan Keputusan Menteri PAN No. 19/1996? 2. Sebutkan dan jelaskan secara singkat jenis-jenis formulir kendali mutu sesuai dengan Keputusan Kepala BPKP No. 448/K/1990? 3. Jika Saudara ditunjuk sebagai pengendali mutu, dan anggota tim tidak dapat melaksanakan satu atau lebih program audit yang direncanakan, dari formulir kendali mutu mana Saudara akan tahu dan apa yang harus Saudara lakukan? 4. Jelaskan hubungan formulir kendali mutu dengan UPKPT/PKPT?


36

Kendali Mutu

Formulir KM 1 RENCANA AUDIT TAHUN 20…. DILIHAT DARI SEGI PELAKSANA AUDIT

UNIT ORGANISASI: ………………..

No. Urut

NAMA AUDITOR

(1)

(2)

BULAN 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

(3)

Rencana Hari Produktif setahun (4)

…………………………, …………………… 20 … PIMPINAN UNIT ORGANISASI ……..

( ……………………….) NIP. …………………… Cara Pengisian: Kolom 1: Diisi urut nomor Kolom 2: Diisi nama-nama auditor dengan Daftar Urutan (DUK) atau menggunakan urutan lain yang j p sesuai g y g Kepangkatan j y p g g masing auditor. Jumlah hari rencana pelaksanaan penugasan pemeriksaan (PP) kurang dari setengah bulan dibulatkan menjadi setengah bulan dan jumlah hari lebih dari setengah bulan dibulatkan menjadi satu bulan. Nama mitra kerja pengawasan dapat pula ditulis dengan kode saja atau lengkap nama mitra kerja dan kodenya. Data mitra kerja diperoleh antara lain dari KF 1, KF 2 dan KF 3. Kolom 4: Diisi rencana hari produktif selama setahun. Hari produktif meliputi hari produktif di kantor mitra kerja dan hari produktif di kantor sendiri. Perhatikan selanjutnya tujuan dan petunjuk pengisian formulir KM. 7 mengenai penggunaan data dalam kolom ini pada akhir tahun anggaran. Kolom 5 : Diisi dengan memperhatikan ketentuan perhitungan angka kredit.


Rencana Perolehan Angka Kredit Bulan 1-3 Bulan 4-6 Bulan 7-9 (5)

Kendali Mutu

Formulir KM 2 UNIT ORGANISASI: ………………..

No. Urut

MITRA KERJA

SASARAN AUDIT

RENCANA AUDIT TAHUN 20…. DILIHAT DARI SEGI MITRA AUDIT (AUDITEE )

H

P

JUMLAH B U L A N HP

(1)

(2)

(3)

LHP (3)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

(3)

…………………………, …………………… 20 … PIMPINAN UNIT ORGANISASI ……..

( ……………………….) NIP. …………………… Cara Pengisian: Kolom 1: diisi nomor urut Kolom 2: diisi nama mitra kerja dan pengembangan profesi Kolom 3: diisi jenis pengawasan dan masa yang diawasi seperti audit keuangan (GA), audit operasional, audit dengan tujuan tertentu dan pengawasan lain yang akan dilakukan. Kolom 4: diisi lamanya hari pengawasan Kolom 5: diisi dengan jumlah auditor (P) yang terdiri dari Ketua Tim dan Anggota Tim Kolom 6: diisi jumlah hari auditor (HP = H x P) Kolom 7: diisi jumlah Laporan Hasil Pengawasan (LHP) yang akan diterbitkan Kolom 8: diisi lamanya lamanya pengawasan berupa garis lurus dengan lamanya bulan pengawasan untuk masing-masing mitra kerja. Jumlah hari kurang dari setengah bulan dibulatkan menjadi setengah bulan dan jumlah hari lebih dari setengah bulan dibulatkan menjadi satu bulan. Catatan: - Tanda panah pada awal garis menunjukkan bahwa kegiatan pengawasan sudah dimulai (RMP) tahun anggaran - Tanda panah pada akhir garis, menunjukkan bahwa kegiatan pengawasan belum selesai pada akhir tahun anggaran/PKPT yang bersangkutan, sehingga masih perlu ada kelanjutan pengawasan pada tahun anggaran berikutnya atau penerbitan laporannya (RPL) baru dalam tahun anggaran/PKPT berikutnya.


12

Kendali Mutu

Formulir KM 3 UNIT ORGANISASI : ……………………………… ANGGARAN WAKTU AUDIT KEUANGAN (HP produktif) Nama Obyek Pengawasan : ……………….. Nomor Kartu Penugasan : …………………. Persiapan Audit dari tgl ……s.d. tgl ……..

Pelaksanaan Audit Dari tgl. …….. s.d. tgl ………

I. PERSIAPAN AUDIT - Pembicaraan pendahuluan - Survey internal control, permanent data dsb - Program audit Sub Judul II. PELAKSANAAN AUDIT - Kas/Bank - Investasi jangka pendek - Piutang dan penyisihannya - Persediaan dan penyisihannya - Biaya dibayar dimuka/hasil yang masih harus ditagih - Investasi jangka panjang - Aktiva tetap dan penyusutannya - Aktiva tak berwujud dan amortisasi - Beban yang ditangguhkan - Aktiva lain-lain - Hutang Usaha - Hutang lainnya dan biaya yang harus dibayar - Pajak-pajak - Hutang jangka panjang - Modal - Laba yang tidak dibagi - Cadangan - Pendapatan Usaha - Pendapatan lain-lain - Beban usaha - Beban umum dan administrasi - Beban lain-lain - Pembicaraan temuan dengan obyek audit Sub Judul III. PENYELESAIAN AUDIT - Penelaahan kelengkapan kka - Pembahasan Intern antara Anggota dan Ketua Tim serta Dalnis - Penyusunan konsep LHP/Pembuatan lampiran - Pembahasan konsep LHP dengan pimpinan auditee Sub Jumlah Jumlah HP yanag dianggarkan ……………,………… 20 Disetujui oleh Pengendali Teknis

(…………………………..) NIP. ………………….

Sasaran Audit: ……………..

Penyelesaian Audit dari tgl ……. s.d. tgl ………. Ketua Anggota Jumlah Tim Tim (HP) …… …… …… ……

…… …… …… ……

…… …… …… ……

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… …… …… …… ……. …… …… …… …… …… …… ……. …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… …… …… …… ……. …… …… …… …… …… …… ……. …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

……

……

……

…… …… ……

…… …… ……

…… …… ……

………….,……… 20… Disusun oleh Ketua Tim Audit

(…………………………..) NIP. ………………….

Cara Pengisian: Formulir KM 3 disusun oleh Ketua Tim dan disetujui oleh Pengendali Teknis Jumlah HP yang dimasukkan dalam anggaran waktu adalah HP produktif Jumlah HP untuk Ketua Tim adalah jumlah hari pengawasan yang produktif untuk Ketua Tim yang bersangkutan Jumlah HP untuk Anggota Tim adalah jumlah hari pengawasan yang produktif untuk setiap Anggota Tim dikalikan dengan banyaknya Anggota Tim.


39

Kendali Mutu

Formulir KM 3A UNIT ORGANISASI : ……………………………… ANGGARAN WAKTU AUDIT OPERASIONAL/KHUSUS (HP produktif) Nama Obyek Pengawasan : ……………….. Nomor Kartu Penugasan : ………………….

Sasaran Audit: ……………………..

Nama Obyek : …………………………….. PERSIAPAN AUDIT dari tgl …. s.d. tgl ……….. Jenis-jenis Kegiatan

AUDIT PENDAHULUAN dari tgl …. s.d. tgl ……….. Ketua Tim

AUDIT LANJUTAN dari tgl …. s.d. tgl ……….. Anggota Tim

PENYELESAIAN AUDIT dari tgl …. s.d. tgl ……….. Jumlah (HP)

I. PERSIAPAN AUDIT - Pengumpulan Informasi Umum - Penyusunan Rencana Audit - Pembicaraan pendahuluan - Pengumpulan peraturan perundang-undangan dan penelaahan peraturan perundang-undangan - Penyusunan program kerja audit pendahuluan Sub Judul

……………. ……………. …………….

……………. ……………. …………….

……………. ……………. …………….

……………. ……………. …………….

……………. ……………. …………….

……………. ……………. …………….

II. PELAKSANAAN AUDIT A. AUDIT PENDAHULUAN - Pengembangan temuan hasil audit pendahuluan - Evaluasi transaksi/bukti-bukti - Peninjauan Fisik - Penyusunan ikhtisar temuan hasil audit pendahuluan - Penyusunan program kerja audit lanjutan

……………. ……………. ……………. ……………. …………….

……………. ……………. ……………. ……………. …………….

……………. ……………. ……………. ……………. …………….

……………. ……………. ……………. ……………. ……………. …………….

……………. ……………. ……………. ……………. ……………. …………….

……………. ……………. ……………. ……………. ……………. …………….

……………. ……………. …………….

……………. ……………. …………….

……………. ……………. …………….

……………. ……………. ……………. ……………. ……………. …………….

……………. ……………. ……………. ……………. ……………. …………….

……………. ……………. ……………. ……………. ……………. …………….

B. AUDIT LANJUTAN - Pengembangan temuan hasil audit pendahuluan - Evaluasi bukti tambahan - Pembuatan BPAK - Pembuatan keterangan tanggung jawab mutlak - Penyusunan temuan hasil audit lanjutan - Penyusunan Rekomendasi - Pembahasan temuan dengan penanggung jawab obyek yang diaudit - Pembahasan komentar dari obyek yang diaudit Sub Judul III. PENYELESAIAN AUDIT - Penelaahan kelengkapan KKA - Pembahasan Intern antara Anggota Tim, Katim, Dalnis - Penyusunan konsep LHP/Pembuatan daftar-daftar - Hal-hal lain Sub Jumlah Jumlah HP yang Dianggarkan ……………………,………………… 20 Disetujui oleh Pengendali Teknis

(………………………………..) NIP. ……………………………


………………….,……………… 20… Disusun oleh Ketua Tim Audit

(…………………………………..) NIP. ……………………………….

40

Kendali Mutu

Formulir KM.4 UNIT ORGANISASI:……………..

KARTU PENUGASAN Nomor : ………………… 1. a. Nama Instansi Sasaran b. Alamat Nomor Telephon

: ………………………………………….. : ………………………………………….. : …………………………………………..

2. Rencana Penugasan Nomor

: …………………………………………..

3. a. Kegiatan Penugasan b. Sasaran Penugasan c. Tujuan Penugasan

: ………………………………………….. : ………………………………………….. : …………………………………………..

4. Laporan dikirim kepada

: …………………………………………..

5. a. Pengendali Mutu

: …………………………………………..

b. Ketua Tim

: …………………………………………..

6. Penugasan dilakukan dengan Surat Tugas Nomor Dimulai pada tanggal Direncanakan selesai pada tanggal

: …………………………………………..

: ………………………, Tanggal ……….. : ………………………………………….. : ………………………, Selesai Tanggal...

7. Kunjungan lapangan dan review Pengenali Teknis : Direncanakan : …………..hari

Realisasi :

1. Tanggal ………………….….(………..hari) 2. Tanggal ………………….….(………..hari) 3. Tanggal ………………….….(………..hari) 8. Anggaran waktu hari produktif Tim : Dilaksanakan oleh

Ketua Tim Anggota Tim Dalnis

: ………………….. : ………………….. …………………… …………………… ……………………


Anggaran Waktu

……………………hari ……………………hari ……………………hari ……………………hari ……………………hari ……………………HP

Realisasi

……………………hari ……………………hari ……………………hari ……………………hari ……………………hari ……………………HP

41

Kendali Mutu

9. Rencana Mulai Penugasan (RMP) bulan :…Rencana Penerbitan Laporan Bulan (RPL) bulan:... Realisasi mulai Penugasan bulan : …….. Realisasi penerbitan laporan bulan : …… 10. Konsep laporan direncanakan selesai selambat-lambatnya pada tanggal : …….. Realisasi konsep laporan diselesaikan pada tanggal : ………………………….. Keterangan/alas an penyimpangan : …………………………………………… Pimpinan Unit Organisasi

…................, 20…….. Pengendali Mutu

………………………. NIP. …………………

…………………….. NIP. ……………….

Pengendali Teknis

……………….., 20…….. Ketua Tim

………………………. NIP. …………………

…………………….. NIP. ……………….

Cara Pengisian: a.

Kartu Penugasan diajukan oleh Pengendali Mutu atau Pengendali Teknis kepada Pimpinan Unit Organisasi.

b.

Nomor urut diisi sesuai dengan urutan penugasan pada unit organisasi yang bersangkutan selama tahun anggaran berjalan.

c.

Nama mitra kerja pengawasan diisikan pada nomor 1a diambil dari formulir KM 2.

d.

Alamat dan nomor telpon mitra kerja pengawasan pada nomor 1b diisi dari data yang diperoleh dari mitra kerja dan atau permanent file.

e.

Nomor urut pada formulir KM 2 diisikan pada nomor 2 Kartu Penugasan

f.

Kegiatan/program/sasaran pengawasan diisi pada nomor 3a dan 3b. Tujuan pengawasan pada nomor 3c diambil dari formulir KM 2.

g.

Laporan Hasil Pengawasan dikirimkan kepada siapa saja.

h.

Pengisian nomor 5 dan 6 berdasarkan pada Surat Tugas.

i.

Pengisian nomor 7 disesuaikan dengan rencana kunjungan dan reviu Pengendali Teknis, demikian pula pengisian realisasi kunjungannya.

j.

Pengisian anggaran waktu Tim diambil dari formulir KM 3 atau KM 3A, sedangkan realisasinya diambil dari formulir KM 6 atau KM 6A.

k.

Pengisian RMP dan RPL diambil dari formulir KM 2, sedangkan realisasinya diambil dari pelaksanaan pengawasan dan penerbitan laporannya (formulir KM 12)


42

Kendali Mutu

l.

Pengisian nomor 10 didasarkan atas kesanggupan Ketua Tim yang disesuaikan dengan formulir KM 3 atau formulir KM 3A, sedangkan realisasinya diambil dari pelaksanaan penyelesaian penyusunan konsep laporan (formulir KM 12 dan Routing Slip).

m. Formulir KM 4 dibuat dalam rangkap dua, asli menyertai konsep LHP sedangkan lembar kedua untuk arsip di KKA yang bersangkutan.


43

Kendali Mutu

Formulir KM.5 UNIT ORGANISASI : ……………………………….. LAPORAN - MINGGUAN (DISUSUN SECARA PERSEORANGAN OLEH AUDIT) NAMA: …………………… HARI TP JENIS PEKERJAAN YANG DIRENCANAKAN TANGGAL Senin …………… Selasa …………… Rabu …………… Kamis …………… Jumat …………… Sabtu …………… HARI TERSEDIA : ……HARI 1) PRODUKTIF DI OBRIK : KARTU PENUGASAN ………………………… …………………………. hari s/d minggu yang lalu hari s/d minggu yang lalu

HARI

DILAKSANAKAN DI

2) PRODUKTIF DI KANTOR : KARTU PENUGASAN HARI ………………………… ..…… …………………………. …….

……. hari

……. hari

TANDA TANGAN PENGENDALI TEKNIS

TP

MINGGU KE :………………/TAHUN ……….. No. KKP

PEKERJAAN YANG DILAKSANAKAN

3) TIDAK PRODUKTIF : 4) HARI BESAR/CUTI/SAKIT DI KANTOR PRIVE ………… hari ……….

………

………..

……. hari

….. hari

……….. hari ……….

………

………..

……. hari

….. hari

……….. hari ……….

………

………..

TANDA TANGAN

TANDA TANGAN

KETUA TIM AUDIT

AUDITOR

……. hari

# Setiap Ketua Tim dan Anggota Tim diwajibkan mengerjakan formulir KM5. # Pada hari kerja pertama setiap minggu formulir KM 5 yang sudah diisi oleh Ketua Tim Audit dengan rencana pekerjaannya pada kolom "Jenis Pekerjaan Yang Direncanakan" disampaikan kepada Pengendali Teknis untuk mendapatkan persetujuannya. Di samping itu, Anggota Tim Audit juga mengisi kolom "Jenis Pekerjaan Yang Direncanakan" yang diserahkan kepada Ketua Tim Auditnya untuk mendapatkan persetujuan. Jenis Pekerjaan Yang Direncanakan tersebut merupakan pelaksanaan penugasan yang direncanakan setiap hari dalam minggu yang bersangkutan. Pengisian Jenis Pekerjaan Yang Direncanakan didasarkan pada Program Audit dengan memperhatikan kemajuan audit yang sudah dilaksanakan. # Untuk perhitungan hari bagi setiap pemeriksa dalam satu bulan, perlu dibuat dua buah formulir KM. 5, kalau pengisian formulir KM. 5 untuk awal bulan tidak jatuh pada hari Senin. Satu formulir untuk sisa hari dari bulan berjalan dan satu formulir untuk minggu pertama dari bulan berikutnya. # Dalam kolom "Pekerjaan Yang Dilaksanakan" dicatat realisasi audit setiap hari dalam minggu yang bersangkutan oleh Anggota Tim Audit dan Ketua Tim Audit dengan memperhatikan jenis pekerj # Dalam mengisi penugasan pada kolom "Jenis Pekerjaan Yang Direncanakan" dan realisasi penugasan pada kolom "Pekerjaan Yang Dilaksanakan" dalam penyajiannya secara jelas harus dipisahkan ke dalam kelompok Tahap Audit (TP) persiapan audit (I), pelaksanaan audit (II) dan penyelesaian audit (III). # Formulir KM. 5 setelah diisi lengkap kolom "Pekerjaan Yang Dilaksanakan" wajib diserahkan kepada atasan yang bersangkutan menurut petunjuk atasan tersebut, namun selambat-lambatnya pada hari kerja pertama setiap minggu berikutnya, atau pada kesempatan pertama. Atasan wajib menganalisis laporan mingguan tersebut dengan membandingkan rencana dengan realisasinya dan memberi petunjuk yang perlu bila terjadi penyimpangan yang cukup berarti. # Dalam hal Ketua Tim Audit tidak memungkinkan untuk melaksanakan tugas tersebut dalam titik 2, 3, 4 dan 5 di atas (Ketua Tim Audit membawahi beberapa auditee yang terletak berjauhan/di luar kota), maka tugas menyetujui rencana mingguan dalam kolom "Jenis Pekerjaan Yang Direncanakan" dan menerima serta menganalisis laporan mingguan, dapat didelegasikan kepada salah # Dalam kolom "Nomor KKA" dicatat nomor kertas kerja audit yang dikerjakan untuk mendukung penugasan yang dilaksanakan. # KM 5 merupakan bagian dari KKA dalam kelompok Program Audit dan menjadi dasar untuk pengisian formulir KM 6/formulir KM. 6A dan menjadi dasar penghitungan kredit.


Kendali Mutu

Formulir KM.6 UNIT ORGANISASI : ………………………………

DAFTAR ANALISIS TUGAS-TUGAS MINGGUAN (Pengawasan atas pelaksanaan langkah kerja dan waktu audit kegiatan/ program yang diaudit)

Obyek Pengawasan : …………………………….. Rencana Audit Nomor : Kartu Penugasan Nomor Realisasi waktu Minggu ke

Audit Bulan :

Jumlah Hari Produktif

Hari Pemeriksa Produktif Jenis-jenis Kegiatan

I. PERSIAPAN AUDIT - Pembicaraan pendahuluan - Survey internal control, permanent data dsb - Program audit Sub Judul II. PELAKSANAAN AUDIT - Kas/Bank - Investasi jangka pendek - Piutang dan penyisihannya - Persediaan dan penyisihannya - Investasi jangka panjang - Aktiva tetap dan penyusutannya - Aktiva tak berwujud dan amortisasi - Beban yang ditangguhkan - Aktiva lain-lain - Hutang Usaha - Hutang lainnya dan biaya yang harus dibayar


Ketua Tim Anggota Tim Jumlah ANGGARAN WAKTU

s/d bln I II III IV V bln ini lalu …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

s/d bln ini …… …… ……

……………. ……………. ……………. …………….

…… …… …… ……

…… …… …… ……

…… …… …… ……

…… …… …… ……

…… …… …… ……

…… …… …… ……

…… …… …… ……

…… …… …… ……

……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

……………. …… …… …… …… …… …… ……

……

45

Kendali Mutu

Formulir KM.6 - Pajak-pajak - Hutang jangka panjang - Modal

……………. ……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… …… ……

…… …… ……

- Laba yang tidak dibagi - Cadangan - Pendapatan Usaha

……………. ……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… …… ……

…… …… ……

- Pendapatan lain-lain - Beban usaha - Beban umum dan administrasi - Beban lain-lain

……………. ……………. ……………. …………….

…… …… …… ……

…… …… …… ……

…… …… …… ……

…… …… …… ……

- Pembicaraan temuan dengan obyek audit Sub Judul

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

III. PENYELESAIAN AUDIT - Penelaahan kelengkapan KKP - Pembahasan Intern antara Anggota Tim

…… …… …… ……

…… …… …… ……

…… …… …… ……

…… …… …… ……

Ketua Tim audit dan Pengawas audit - Penyusunan konsep LHP/Pembuatan Lampiran

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- …………………………………… Sub Jumlah Jumlah

……………. ……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… …… ……

…… …… ……

Penjelasan singkat perbedaan antara realisasi HP produktif dengan anggaran waktu - Penjelasan Ketua Tim audit : …….. ……..

………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………….

……...

……………………………………………………………………….

Komentar dan keputusan Pengawas audit : ………………………………………………………………… …….. ……...

……………………,………………… 20 Disetujui oleh Pengendali Teknis

………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………….

………………….,……………… 20… Disusun Oleh Ketua Tim audit

(………………………………..)

(…………………………………..)

NIP. ……………………………

NIP. ……………………………….


46

Kendali Mutu

Cara Pengisian: # Daftar ini disiapkan oleh Ketua Tim Audit dan direview oleh Pengendali Teknis/Mutu. # Daftar ini diselesaikan setiap bulan, kemudian dilanjutkan dengan daftar berikutnya dengan masa bulan berikutnya sampai laporan selesai. # Untuk mengisi anggaran waktu dalam daftar ini diambil bahan dari formulir KM. 3 dan realisasinya dari formulir KM. 5 semua auditor yang terkait dengan audit ybs. # Setelah pengisian bulanan selesai Ketua Tim Audit harus membuat catatan mengenai perbedaan-perbedaan yang mencolok antara anggaran waktu dengan realisasinya dan hasil analisis sebab-sebabnya. Selanjutnya Pengendali Teknis/Mutu harus mengemukakan tanggapannya terhadap catatan Ketua Tim Audit terutama catatan terhadap masalah-masalah yang menunjukkan penyimpangan dari rencana audit dan program audit. Tanggapan Pengawas Audit tersebut diperlukan untuk menjadi pedoman dalam pelaksanaan audit selanjutnya atau audit yang serupa berikutnya. Penjelasan tersebut dapat dilampirkan tersendiri apabila perlu. # Formulir KM.6 merupakan bagian KKA dalam kelompok yang sama dengan formulir KM.8.


47

Kendali Mutu

Formulir KM.6A

UNIT ORGANISASI: ………………………

DAFTAR ANALISIS TUGAS-TUGAS MINGGUAN (Pengawasan pelaksanaan kerja dan waktu Audit) Nama Obyek : …………………………….. Kartu Penugasan

Audit

Nomor :

Bulan :

REALISASI WAKTU

Minggu Ke I

H.P Produktif

Ketua Tim Anggota Tim

II

III

Jumlah Hari Produktif IV

V

bln ini s/d bln s/d bln lalu ini …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

Jumlah ANGGARAN WAKTU

…… …… …… …… …… ……

……

……

……………. ……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… …… ……

…… …… ……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- Pengembangan temuan hasil audit pendahuluan - Evaluasi transaksi/bukti-bukti - Peninjauan Fisik

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

- Penyusunan ikhtisar temuan hasil audit pendahuluan - Penyusunan program kerja audit lanjutan

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

…… …… …… …… …… ……

……

……

Jenis-jenis Kegiatan

I. PERSIAPAN AUDIT - Pengumpulan Informasi Umum - Penyusunan Rencana Audit - Pembicaraan pendahuluan - Pengumpulan peraturan perundang undangan dan penelaahan peraturan perundang-undangan - Penyusunan program kerja audit pendahuluan Sub Judul II. PELAKSANAAN AUDIT A. AUDIT PENDAHULUAN


48

Kendali Mutu

Formulir KM.6A B. AUDIT LANJUTAN - Pengembangan temuan hasil audit

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

pendahuluan - Evaluasi bukti tambahan

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- Pembuatan BPAK - Pembuatan keterangan tanggung jawab

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

mutlak - Penyusunan temuan hasil audit lanjutan

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

- Penyusunan Rekomendasi - Pembahasan temuan dengan penanggung

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

jawab obyek yang diperiksa - Pembahasan komentar dari obyek yang

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

Ketua Tim dan Dalnis - Penyusunan konsep LHP/Pembuatan

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

daftar-daftar - Hal-hal lain

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

diperiksa Sub Judul III. PENYELESAIAN AUDIT - Penelaahan kelengkapan KKP - Pembahasan Intern antara Anggota Tim

Sub Jumlah Jumlah Penjelasan singkat perbedaan antara realisasi HP produktif dengan anggaran waktu - Penjelasan Ketua Tim Audit : …………….

……………………………………………………………………….

……………….... ………………....

………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………….

Komentar dan keputusan Dalnis : ………………………………………………………………… ……………….... ………………………………………………………………………. ……………….... ……………………,………………… 20 Disetujui oleh Pengendali Teknis

………………………………………………………………………. ………………….,……………… 20… Disusun Oleh Ketua Tim

(………………………………..)

(…………………………………..)

NIP. ……………………………

NIP. ……………………………….


49

Kendali Mutu

Formulir KM.6B

UNIT ORGANISASI: ………………………..

DAFTAR ANALISIS TUGAS-TUGAS MINGGUAN (Pengawasan atas pelaksanaan kerja dan waktu evaluasi)

Nama Obyek : …………………………….. Kartu Penugasan

Kegiatan

Nomor :

Bulan :

REALISASI WAKTU

Minggu Ke I

H.P Produktif

Jenis-jenis Kegiatan

I. PERSIAPAN TUGAS - Pembicaraan Pendahuluan

II

III

Jumlah Hari Produktif IV

V

bln ini s/d bln s/d bln lalu ini

Ketua Tim Anggota Tim

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

Jumlah ANGGARAN WAKTU

…… …… …… …… …… ……

……

……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- Penyusunan Rencana Tugas - Pengumpulan peraturan perundang undangan dan penelaahan peraturan

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

perundang-undangan - Pembuatan ikhtisar hasil persiapan tugas - Penyusunan proporsal

……………. ……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… …… ……

…… …… ……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

Sub Judul II. PELAKSANAAN TUGAS A. TUGAS PENDAHULUAN - Penyiapan materi/modul

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- Evaluasi sistem dan prosedur - Penyusunan ikhtisar temuan hasil evaluasi

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

pendahuluan - Penyusunan program kerja evaluasi lanjutan

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……


50

Kendali Mutu

Formulir KM.6B B. TUGAS LANJUTAN - Pendalaman masalah evaluasi pendahuluan - Penelaahan kepustakaan - Evaluasi Sarana Pendukung - Perumusan masalah dan alternatif pemecahan

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- Penyusunan Rekomendasi - Pembahasan masalah hasil evaluasi dengan pimpinan obyek

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

- Perumusan kesimpulan akhir

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- Penyusunan konsep LHE/LH Asistensi - Pembuatan daftar-daftar lampiran-lampiran - Pembahasan konsep LHE dengan pimpinan

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

obyek evaluasi - Finalisasi LHE

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

Sub Judul III. PENYELESAIAN AKHIR - Penelaahan kelengkapan KK Evaluasi

Sub Jumlah Jumlah

Penjelasan singkat perbedaan antara realisasi HP produktif dengan anggaran waktu - Penjelasan Ketua Tim : …………………… …….…………………. …….………………….

………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………….

Komentar dan keputusan Dalnis : …………………………………………………………………

……………………,………………… 20 Disetujui oleh Pengendali Teknis

………………….,……………… 20… Disusun Oleh Ketua Tim

(………………………………..) NIP. ……………………………

(…………………………………..) NIP. ……………………………….


51

Kendali Mutu

Formulir KM.8 UNIT ORGANISASI: .......................... LAPORAN SUPERVISI PELAKSANAAN TUGAS

Nama Obyek Penugasan

:

Sasaran Penugasan

:

Periode Penugasan

:

Tanggal Kunjungan/Review

:

Nama Dalnis

:

Bidang

:

KEMAJUAN TUGAS I.

Evaluasi Pelaksanaan Tugas : 1. Tahapan yang sudah selesai : 2. Tahapan yang sedang dikerjakan : 3. Jumlah Program Penugasan yang belum dikerjakan : 4. Realisasi Pencapaian Target : % 5. Pencapaian target yang seharusnya : %

II.

Masalah penting yang dijumpai/perlu dikembangkan :

III.

Instruksi kepada Ketua Tim : ........................., ....................20.... Dalnis (...................................................) NIP. .............................................

Review Daltu : Nama Paraf Tanggal: Catatan :

: :


Diterima Ketua Tim Tanggal .................. (..................................................) NIP. ...........................................

52

Kendali Mutu

Cara Pengisian: Butir I : 1. Diisi dengan nomor program audit yang telah diselesaikan. Jika sudah banyak yang diselesaikan cukup dicatat jumlahnya saja. 2.

Cukup Jelas.

3.

Diisi dengan nomor program audit yang belum diselesaikan. Jika masih banyak yang belum diselesaikan cukup dicatat jumlahnya saja.

4.

Dihitung dengan membandingkan HP yang seharusnya terpakai dengan total HP dalam formulir KM. 3. Dapat pula dipakai tolok ukur lain yang disepakati sebelumnya antara Pengendali Teknis dengan Ketua Tim Audit.

5.

Dihitung dengan membandingkan HP yang telah digunakan. dengan total HP dalam formulir KM. 3 atau tolok ukur lain yang disepakati sebelumnya.

Butir II

:

Diisi oleh Pengendali Teknis apabila terdapat masalah-masalah penting dalam audit termasuk masalah kelambatan dalam pelaksanaan audit.

Butir III

:

Diisi oleh Pengendali Teknis berupa berbagai instruksi untuk menangani masalah penting, termasuk kemungkinan perubahan/pengembangan program audit yang dijumpai pada waktu mengevaluasi hasil kerja Tim Audit.

Formulir KM. 8 dibuat rangkap dua : - Lembar ke 1 :

Direviu oleh Pengendali Mutu/Pimpinan Unit Organisasi untuk menilai apakah pemantauan dan instruksi kepada Ketua Tim Audit sudah memadai. Lembar ke 1 ini setelah direview oleh Pengendali Mutu/Pimpinan Unit Organisasi disimpan dalam KKA obyek audit yang bersangkutan, satu kelompok dengan formulir KM. 4.

- Lembar ke 2:


Untuk Ketua Tim Audit sebagai bagian dari KKA kelompok Daftar Notisi.

53

Kendali Mutu

Formulir KM.9 UNIT ORGANISASI : ……………….. FORMAT PROGRAM AUDIT/EVALUASI Nama obyek penugasan

:

Kegiatan yang diaudit/evaluasi

:

Lokasi

:

Periode yang diaudit/dievaluasi

:

PROGRAM PERSIAPAN/PELAKSANAAN/PENYELESAIAN PENUGASAN 1) No. Urt

Uraian Tujuan dan Prosedur Audit

1

2

………………….,……………..20……. Mengetahui Pengendali Teknis (……………………………..) NIP. …………………………

Rencana Dilaksana Anggaran kan Oleh Waktu 3 4

Realisasi Dilaksana Waktu kan Oleh 5 6

REF KKA 7

Ket 8

…………….,…………20…. Ketua Tim Audit

(………………………..) NIP…………………….. Kecukupan Audit Program Pengendali Mutu

(………………………..) NIP. ……………………. 1). Coret yang tidak perlu


54

Kendali Mutu

Cara Pengisian: 1. Daftar ini disiapkan Ketua Tim Audit dan direviu serta disetujui Pengendali Mutu. 2. Pengisian formulir ini cukup jelas. Prosedur-prosedur audit untuk tahap persiapan, pelaksanaan dan penyelesaian audit dapat disusun berurutan dalam satu dokumen. 3. Formulir ini sebagai dasar pengisian formulir KM. 3 atau formulir KM. 3A.


55

Kendali Mutu

Formulir KM.10 UNIT ORGANISASI : ...................................................................... DAFTAR PENGUJIAN AKHIR (CHECK – LIST) Untuk : Ketua Tim Pengendali Teknis Pengendali Mutu Nama Obyek Audit: ......................... No. Urut PERTANYAAN

Nomor Kartu Penugasan : ...................... JAWABAN OLEH Ketua Tim Pengendali Pengendali Audit Teknis Mutu

1. Apakah audit merupakan pelaksanaan PP dalam PKPT ? (Lihat pula catatan di bawah)

.............

2. Apakah mulainya audit sesuai dengan rencananya (RMP) ?

...................

.............

3. Apakah audit merupakan audit berulang (repeat-audit) ?

...................

.............

4. Apakah dalam KKP terdapat Surat Tugas ?

...................

.............

5. Apakah dalam KKP terdapat Program Audit yabng sudah dimutakhirkan ?

...................

.............

6. Apakah dalam KKP terdapat Ikhtisar Hasil Survey ?

.................

...................

7. Apakah para Anggota Tim Audit dan Ketua Tim Audit membuat rencana kegiatan mingguan ? ..................

...................

8. Apakah permanent semestinya ?

data

telah

diperbaharui

dengan ..................

..................

9. Apakah seluruh proses audit dan kesimpulan audit telah cukup didokumentasikan dalam kertas kerja audit ? ..................

...................

10. Apakah “in process review” telah dilaksanakan oleh Pengawas Audit ?

...................

.............

11. Apakah konsep laporan disusun berdasarkan kertas kerja audit dan kesimpulan hasil audit yang diketengahk konsep laporan dapat dengan mudah ditemukan dalam kertas kerja audit ?

.................

.............

12. Apakah sudah dilakukan identifikasi KKN ?


..................

.................

56

Kendali Mutu

13. Apakah konsep LHP dan rekomendasi yang dimuat dalam laporan sudah dibicarakan dengan pimpinan obyek audit ?

...................

...................

14. Apakah konsep laporan sudah memuat semua hal yang relevan dengan tujuan audit ? ...................

...................

.............

...................

.............

15. Apakah penerbitan LHP sesuai dengan rencananya (RPL) ? Catatan : kalau audit bukan pelaksanaan PP dalam PKPT (beri Tanggal tanda untuk yang sesuai ) : a. Audit khusus : -------: Tanda Tangan

......................

..................

.............

......................

..................

.............

b. Audit diluar : --------:

.....................

..................

..............

Nama

Cara Pengisian: 1. Setiap Ketua Tim, Pengendali Teknis dan Pengendali Mutu Audit diwajibkan mengisi formulir KM. 10 2. Formulir KM. 10 dikerjakan setelah Konsep Laporan Hasil Audit selesai disusun. 3. Pengisian Daftar Pengujian Akhir merupakan hasil Reviu dan Counter Review oleh atasan langsung dalam organisasi audit. 4. Jawaban pengisian Daftar Pengujian Akhir cukup dengan "ya" atau "tidak". Kalau perlu ada penjelasan singkat mengenai kondisi yang ada hendaknya dibuat sebagai lampiran tersendiri.


57

Kendali Mutu

Formulir KM 11 UNIT ORGANISASI: …………………… PENGENDALIAN RMP DAN RPL TAHUN 20 … Bulan: …… RMP

No. Urut

Unit Organisasi

Minggu 1

(2)

(1) 1 2 3 4 5 6 7 Dst

Jumlah Rincian

PKPT Khusus Diluar PKPT PKPT Khusus Diluar PKPT

Cara Pengisian: Kolom 1 : Kolom 2 : Kolom 3 : Kolom 4: Kolom 5: Kolom 6: Kolom 7: Kolom 8:


2

3 (3)

4

5

RPL Jumlah Sebulan

Jumlah s.d. Bulan ini

(4)

(5)

Minggu 1

2

3 (6)

4

5

Jumlah Sebulan

Jumlah s.d. Bulan ini

(7)

(8)

Ra Re Ra Re Ra Re Ra Re Ra Re Ra Re Ra Re Ra Re Ra Re Ra

Re

Cukup jelas. Diisi nama Pengendali Mutu atau Pengendali Teknis Audit. Diisi dengan jumlah PP yang akan dimulai pada minggu yang bersangkutan sebagai angka rencana dan PP yang telah dimulai pada minggu yang bersangkutan sebagai angka realisasi berdasarkan laporan dari Pengendali Mutu dengan menggunakan formulir KM12. Diisi dengan hasil penjumlahan masing-masing kolom minggu. Jika tidak tersedia data mingguan maka kolom ini untuk rencana diisi dengan data menurut PKPT dan sumber lainnya dan untuk realisasi diisi data dari sumber lain yang datanya dapat dipercaya. Diisi dengan angka kumulatif jumlah bulan ini dalam kolom (4) ditambah jumlah dalam kolom (5) laporan kendali bulan sebelumnya. Diisi dengan jumlah LHP yang akan diterbitkan pada minggu yang bersangkutan sebagai rencana dan LHP yang telah terbit pada minggu yang bersangkutan sebagai angka realisasi, berdasarkan laporan menggunakan formulir KM. 12 dari Pengendali Mutu/Pimpinan Unit Organisasi. Diisi dengan hasil penjumlahan masing-masing kolom minggu. Jika tidak tersedia data mingguan maka kolom ini untuk rencana diisi dengan data menurut PKPT dan sumber lain dan untuk realisasi diisi data dari sumber lain yang datanya dapat dipercaya. Diisi dengan angka kumulatif jumlah bulan ini dalam kolom (7) ditambah jumlah dalam kolom (8) laporan kendali bulan sebelumnya.

Kendali Mutu

Formulir KM 12 UNIT ORGANISASI: …………………… LAPORAN RENCANA DAN REALISASI MINGGUAN RMP/RPL Tahun 20 ..

No. Urut (1)

No. PP Dalam PKPT (2)

Nama Penugasan Audit (3)

Bulan menurut Rencana (4)

Rencana

Realisasi

Minggu 1

2

3 (5)

Minggu 4

5

1

2

3 (6)

4

5

Bulan Realisasi (7)

Posisi Per Tanggal Pelaporan (8)

I. PKPT

Sub Jumlah II. Audit Khusus

Sub Jumlah III. Di luar PKPT

Sub Jumlah Jumlah ……………………….., ………………… 20 … Ketua Tim Audit/Pengendali Teknis/Pengendali Mutu 1) 1) Coret yang tidak perlu

( …………………………………..) NIP. …………………………….


Kendali Mutu

Cara Pengisian: Kolom 1: Cukup jelas Kolom 2: Diisi dengan nomor PP dalam PKPT (atau UPKPT kalau PKPT belum terbit) Kolom 3: Diisi dengan nama PP atau uraian PP sebagaimana tercantum dalam PKPT dan nama PP untuk audit khusus dan di luar PKPT. Diisi dengan bulan RMP atau bulan RPL sesuai yang tercantum dalam PKPT, disesuaikan dengan tujuan pelaporannya apakah pelaporan mengenai RMP dan realisasinya oleh Ketua Tim Audit dan Pengendali Teknis ataukah pelaporan RPL dan realisasinya oleh Pengendali Kolom 4: Teknis dan Pengendali Mutu. Diisi dengan tanda/simbol "silang" (x) atau "kaki jalak" (v) pada kolom minggu yang direncanakan sebagai mulainya PP atau terbitnya LHP, Kolom 5: disesuaikan dengan tujuan pelaporan. Diisi dengan tanda/simbol "silang" (x) atau "kaki jalak" (v) pada kolom minggu realisasi mulainya PP atau realisasi terbitnya LHP, Kolom 6: disesuaikan dengan tujuan pelaporan. Kolom 7: Diisi dengan bulan realisasi mulainya PP atau bulan realisasi terbitnya LHP, disesuaikan dengan tujuan pelaporan. Kolom 8: Kolom ini baru diisi kalau tuiuan pelaporan adalah melaporkan realisasi RMP. Kolom ini diisi dengan status PP pada tanggal pelaporan. a. BP = belum mulai audit. b. SP = sedang dalam pelaksanaan audit c. DLI = sedang disusun laporan oleh Ketua Tim Audit. d. PL = proses pembicaraan laporan dengan pimpinan auditee. e. DLII = konsep laporan sedang direview oleh Pengendali Teknis. f. DLIII konsep laporan sedang direview oleh Pengendali Mutu Audit. = g. DLIV = konsep laporan sudah disetujui Pengendali Mutu. h. PG = konsep laporan dalam proses penggandaan. i. B = penugasan audit dibatalkan, atau tidak sampai diterbitkan laporan.


Kendali Mutu

Arthur Andersen Consulting, An Executive Seminar on “Steps to certification Success -ISO 9000, Jakarta, 1995. Arthur R. Tenner, dan Irving J. DeToro, Total Quality Management: Three Steps to Continuous Improvement, Addison-Wesley Publishing Company, Inc., 1992 hal. 15. David A. Garvin, Managing Quality: The Strategic and Competitive Edge, seperti dikutip Arthur R. Tenner dan Irving J. DeToro dalam Total Quality Management, Addison-Wesley Publishing Company. Fariborz Y. Partovi, Management of Manufacturing Firms, Kinko's, Philadelphia, 1992. Michael L. Dertouzos, Richard K. Lester, Robert M. Solow dan the MIT Commission on Industrial Productivity, Made in America: Regaining the Productivity Edge, MIT Press, Cambridge, 1989, hal 8. Philip Kotler, Marketing Management: Analysis, Planning, and Control, Prentice Hall, 1984, hal 23. President's Council on Management Improvement, Int:roduction to Total Quality Management in the Federal Government, the Office of personnel Management, the Federal Quality Institute and the Office of Management and Budget, 1991.


61

Pusdiklat Pengawasan BPKP Jln. Beringin II Pandansari, Ciawi Bogor 16720

ISBN 979-3873-28-0

KENDALI MUTU KODE MA : PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGAWASAN BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN EDISI KEDUA

Recommend Documents