Bedrótozott dokumentumok
Etikus hacker – az IT riasztórendszere 3. oldal
Kemény Dénes receptje a produktív csapatjátékhoz i kell a hatékony M együttműködéshez, hogyan motiválhatóak a játékosok?
Új kategória születik Egy vállalat sikeres működéséhez nagyban hozzájárul a megfelelő irodaszervezés is, melyet ma már számos modern és innovatív megoldás támogat.
10. oldal
Az elektronikus számla mindenki számára tartogat előnyöket 12. oldal
2
www.leanofficemagazin.hu
Bedrótozott dokumentumok Aki lemarad, kimarad. Talán ez a mondás jellemzi leginkább ma a piacot, így csak azok a vállalkozások nőhetnek nagyra, akik ezt az elvet követik. Ilyen az Eltec Holding Kft. is, aki mára már nemzetközileg is elismert céggé nőtte ki magát. Köszönheti ezt annak is, hogy minden tekintetben haladt és halad a korral, és kihasználja a modern megoldások – mint például a dokumentumkezelőrendszer – nyújtotta előnyöket.
TARTALOM Impresszum Lean Office Magazin Kiadja: DMS One ZRt.
Bedrótozott dokumentumok Az Eltec Holding Kft. mára már nemzetközileg is elismert céggé nőtte ki magát. Minek volt ez köszönhető? Többek között annak, hogy mindig haladt a korral.
Az együttműködés új élménye Főszerkesztő: Varga László Szerkesztés, tördelés, grafika: Corpus Communications
3 Papír vs. digitalizáció: melyiké a jövő? 11 Miért ragaszkodunk még mindig ennyire a papíralapú iratkezeléshez, mikor napjainkat a legújabb technológiájú eszközök között éljük, és a digitalizálás kora már rég elkezdődött?
4
Dr. Szabó Zs. Roland vezető- és szervezetfejlesztési, válság- és változásvezetési, üzleti modellezési és új kategória teremtési szakértő beszél arról, hogyan működhet hatékonyan ma egy szervezet.
Kemény Dénes receptje a p roduktív csapatjátékhoz
6
i kell a hatékony együttműködéshez, M hogyan motiválhatóak a játékosok?
Hogyan nőhet nagyra Egy vállalat?
8
Lehet sikeres egy cég a megfelelő kommunikáció nélkül? Ahogy a sportban,úgy az irodai környezetben is elengedhetetlen a jó csapatmunka. A Lean Office magazin plusz információkkal digitális formában is megtekinthető és elérhető a www.leanofficemagazin.hu oldalon.
Etikus hacker, az IT riasztórendszere 10 Ma már egy vállalat az adatok és dokumentumok tárolására javarészt valamelyik informatikai rendszert hívja segítségül. De vajon a fontos információk és adatok biztonságban vannak?
Az elektronikus számla mindenki számára tartogat előnyöket
12
Czöndör Szabolcsot, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal főosztályvezetőjét kérdeztük arról, mit érdemes tudni az e-számlázásról, milyen előnyökkel járhat ez a vállalkozások számára.
Hitelesítés magas fokon – elektronikusan
13
A technológiai fejlődéssel az üzleti életben kialakult az igény az irodai folyamatok gyorsítására – így született meg az e-aláírás. De mit kell erről tudni?
Nem kell szupermennek lenni Mi kell ahhoz, hogy egy vállalkozás vagy egy iroda hatékonyan működhessen? Elsősorban kiváló munkaerő. Ám még a tökéletes alkalmazott sem rendelkezik szupererővel...
14
Dömény István, az Eltec elnöke 2012-ben döntött úgy, hogy a lassú és költséges dokumentumkezelésen változtatni szeretne. „Olyan partnert kerestem, aki rendelkezik a megfelelő szakmai kompetenciával, illetve tanácsadói hozzáállással. Több céggel is találkoztam, de igazán egyikőjük sem felelt meg ezeknek az elvárásoknak. Ekkor találkoztam a DMS One Zrt.szakértőjével, aki a jövőbeli terveinket és vízióinkat is figyelembe véve ajánlott nekünk egy olyan rendszert, amely minden felmerülő kérdésünkre választ adott” – beszél a projekt kezdetéről az elnök.
Az Eltec 1994-ben alakult Budapesten, kábelkötegek gyártásával foglalkozik. A kezdetekkor a német autóipar beszállítójaként dolgozott, fő küldetése az volt, hogy rendkívül magas színvonalú termékeivel piacvezetővé váljon ebben a szegmensben. 1997-ben a vállalat kibővítette tevékenységét a háztartási- és a számítógépek piacára, diverzifikálta termékeinek skáláját, és ezzel növelte portfólióját. 1999-ben a piaci trendekhez való alkalmazkodás jegyében újjászervezték a cég működését. Mára az Eltec további iparágakba – így például repülés és űrhajózás, gépgyártás területére – is betört, és az üzleti folyamatok finomítása eredményeként sikeres globális high-end gyártó vállalkozásként működik. „Nulla hiba” filozófia A cég fő célja a minőségi termékek és szolgáltatások fenntartása. A folyamatos magas színvonal biztosítása érdekében, a késő 90-es években a cég elnöke bevezette a „nulla hiba” mentalitást, ami azonnal a szervezet belső mottójává vált. Szintén a magas minőség jegyében az Eltec indulása óta rendszeresen képezi alkalmazottait, emellett a minőségellenőrzésre is nagy hangsúlyt fektet, ezek az eljárások fontos részét képezik az irányításnak. A vállalat specialitását a legújabb technológiákkal fejlesztett, testre szabott megoldások jelentik, éppen ezért a vállalat saját tevékenységéhez is segítségül hívja a mai kor innovációit. 2013-ban egy korszerű és modern dokumentumkezelő-rendszerre váltott, és ehhez olyan partnert keresett, aki szakértői hozzáállással és személyre szabott, a cég jövőbeni vízióit támogató rendszerrel segíti a vállalat mindennapi működését. A DMS One Zrt. szoftverfejlesztő és tanácsadó cégre esett a választás, akinek munkatársai egy olyan egyszerűen kezelhető és hatékony megoldást szállítottak, melynek bevezetésével magas adatbiztonság és gyors információáramlás valósult meg, ráadásul a mobilhozzáférésnek köszönhetően lehetővé vált a folyamatos munkavégzés is. Míg a dokumentum körbejár… Az Eltec korábban nem használt dokumentumkezelő-rendszert, így amikor beérkezett egy irat – például egy számla vagy egy árajánlat –, akkor azt belső postai úton továbbították a következő célszemélynek. Emiatt mire körbeért az információ, addigra már sok esetben nem volt aktuális, ezért a döntésekhez, válaszadásokhoz részben vagy egészében használhatatlan lett. A másolás és a nyomtatás is rengeteg időt és pénzt vett igénybe: amíg ugyanis a dokumentum végigjárt, mindig csak egy ember látta, az, akinek éppen a kezében volt. Havonta 2-5.000 lap is elfogyott, hiszen mindenkinek kellett egy másolat, aki részt vett a döntés-előkészítésben. De nem csak a hosszú átfutási idő és a magas nyomtatási költség jelentett gon-
dot: az archiválásnál oda kellett figyelni arra, hogy melyik az eredeti példány, vagy éppen kinél akadt az el. Ez nagyon nehézkessé tette a munkafolyamat-menedzsmentet, ami a DMS One Zrt. rendszerének bevezetésével jelentősen egyszerűsödött. Az új megoldás minden keletkező dokumentumot biztonságosan egy rendszerben kezel, így felgyorsítja a telephelyek, részlegek közötti információáramlást, optimalizálja az adminisztrációt, a projektek átláthatóvá, a költségek pedig kiszámíthatóvá válnak. Az új dokumentumkezelő bevezetése során a DMS One Zrt. célja az volt, hogy a cég struktúrájához alakítsa ki a rendszert, hogy az valóban hatékonyan támogathassa a működést. Éppen ezért több testre szabott megoldásra is szükség volt. Ilyen például a gyorsiktató- és az automata iktatási rendszer, melyek nyomkövetőként funkcionálnak akkor, amikor az egyik szoftverből információ íródik át egy másikba. A kontrollált, egységesített számlajóváhagyást is hatékonyan támogatja a rendszer. Míg korábban a papír alapon beérkező számlák papír alapon kerültek jóváhagyásra, addig a workflow menedzsmentnek és a digitalizálásnak köszönhetően minden számla egy elektronikus munkafolyamaton fut keresztül. Így a jóváhagyások elektronikusan dokumentálásra kerülnek, ezzel pedig maximálisan átláthatóvá válik a vállalat működése. A DMS One Zrt. rendszere az ELTEC cégcsoportjába tartozó mind a 8 cég számára implementálhatóvá vált, így a csoporton belül egységes iratkezelés valósult meg. Dömény István szerint a dokumentumkezelő ma már nélkülözhetetlenné vált a cég számára: „Mivel a rendszer böngésző alapú, ezért bárhol és bármikor több nyelven is elérhető, ez pedig manapság már szinte alapvető elvárás. Így akkor is le tudom igazolni a nekem küldött dokumentumokat, amikor nem tartózkodok az irodában, és ez lényegesen meggyorsítja a munkafolyamatokat. Annyira hozzászoktunk ahhoz a kényelemhez, amit a rendszer nyújt, hogy ha most valamiért nem működne, akkor mindenki nagyon hiányolná nálunk, hiszen a leggyorsabb információ a legjobb információ!”.
3
4
www.leanofficemagazin.hu
Az együttműködés új élménye
Dr. Szabó Zs. Roland vezetőés szervezetfejlesztési, válságés változásvezetési, üzleti modellezési és új kategória teremtési szakértő beszél arról, hogyan működhet hatékonyan ma egy szervezet.
Ahogy egy vállalat bővül, fejlődik és növekszik, úgy egyre több támogató megoldásra van szüksége a hatékony működéshez. Míg a korai növekedési szakaszban még elegendő néhány inspiráló üzleti ötlet és a személyes jelenlét, addig a munkatársak számának növekedésével egy új korszak érkezik el. És ekkor már több kell. Dr. Szabó Zs. Roland, a Budapesti Corvinus Egyetem Vezetéstudományi Intézetének adjunktusa szerint ebben a szakaszban az alkalmazottaknak már nagyobb önállóságot kell adni, melyet azonban – a megfelelő kontroll keretében – ellenőrizni kell. A stratégiaorientált szervezet kialakítása, a megfelelő emberek kiválasztása, valamint a szervezet tartós és automatizált működését biztosító teljesítménymérési és ösztönzési rendszer felépítése is elsődleges szempont egy vállalat irányításakor.
”
„A 21. század szervezetei már merőben más képet mutatnak. Míg korábban az egyértelmű szabályok, feladatok, utasítások jelentették a hatékony működés alapját, manapság az innováció, a rugalmasság és a kreativitás a fő hívószavak. Az igazán sikeres szervezetek a régi és az új sikerfaktorokat egyszerre képesek biztosítani – ezeket nevezzük kettős képességű szervezeteknek –, melyekben az együttműködések rendkívül rugalmasak, azonban ez egy jól meghatározott keretrendszer segítségével történik, mely biztosítja a hatékonyságot is az innováció mellett” – mutat rá a szakértő.
A magyar vállalatvezetési kultúrát erős dualitás jellemzi. Egyrészről vannak a multinacionális cégek, melyek eltérő vezetési kultúrával rendelkeznek, és ahol „korporét katonákra és tisztekre” van szükség, a másik részt pedig az elmúlt 15-25 évben, saját erejükből felnőtt, nemzeti közép- és nagyvállalatok alkotják. Míg az előbbiben a strukturális elemek kényszerítik ki a kötelező együttműködéseket – melyek jellemzően folyamat/IT rendszerrel jól támogatottak –, addig az utóbbiban ez természetes, de nem járul hozzá megfelelő folyamat/IT rendszer. Az eredmény viszont mindkét esetben ugyanaz: nem megfelelő kollaboráció. Bár a kialakult helyzetet a két szervezettípus esetében egészen más eszközökkel kell kezelni, egy azonban mégis közös a gyógyítás során: a probléma önmagától nem oldódik meg, csakis megfelelő vezetői figyelemmel és elköteleződéssel, valamint – jellemzően – külső segítséggel léphet a vállalkozás a gyógyulás útjára.
Fotó: Nádas-Horváth Bernadett
„Hogyan válhat valakiből jó vezető? Ahogy a régi viccben is van: jó döntések révén. A jó döntésekhez pedig tapasztalatra van szükség, a tapasztalat viszont a korábbi rossz döntésekből ered. A kérdés az, hogy valaki képes-e tanulni a korábbi hibákból – legyen ez a sajátja, vagy más vezetőké?” Egy vállalat hatékony működéséhez például nagyban hozzájárul a megfelelő irodaszervezés is, melynek hiánya gyakran rossz vezetési módszereket feltételez. A vezetők csak ritkán ismerik fel, hogy az irodaszervezés csak részben IT kérdés, a másik része viszont az optimális vezetésen múlik. Jellemző, hogy a már meglévő rossz munkaszervezési gyakorlatra ültetnek rá egy IT rendszert, majd csodálkoznak, hogy miért nem működik.
Számos munkaszervezési és IT rendszer létezik, melyek funkcionalitása hozzájárul a sikeres működéshez. A mindennapi hatékonyságot segítő egységes felület például kiváltja az e-mailt, a telefont, a papírt és az operatív meetinget, ezzel gyorsítva és egyszerűbbé téve a napi folyamatokat. A workflow segíti a szabályozott, ellenőrizhető és dokumentált működést, míg a kollaboráció megszünteti az aszinkronitást, és teljes körű tájékozódást biztosít mindenki számára, függetlenül attól, mikor csatlakozott a tevékenységhez és milyen eszközt használ. A task management, a feladatlebontás és ellenőrzés a teljes vállalati hierarchiában fontos, a chat pedig gyors és azonnali kommunikációt biztosít.
Csoportmunka-szoftver használatával a hatékonyságot növelő funkciók egy kézben összpontosulnak, ami új alapokra helyezi a vállalati együttműködéseket. A 21. századi kihívásoknak megfelelő keretrendszer és megjelenés új Éppen ezért először át kell gondolni a valós és a növekedési pályára, valamint a gyógyulás útjáfejleszteni kívánt folyamatokat, és csak ezután ra állíthatja a cégeket. kell kiválasztani a megfelelő IT támogatást. Így az adott cég egy jól működő, hibáktól mentes, gyors átfutási idejű és lényegesen olcsóbb működést kaphat.
5
6
www.leanofficemagazin.hu
Kemény Dénes receptje a produktív csapatjátékhoz
„Csapatban az erő!” – szokták mondani, és valóban, mindennapi magánés üzleti életünkben is számtalan olyan helyzet adódik, ahol kooperálni kell társainkkal. Hogyan tudunk igazán jól együttműködni egy csapatként? Vajon létezik megfelelő recept az optimális csapatéletre? Bizonyára! Kiváló példa erre Kemény Dénes, a magyar vízilabda válogatottat tizenhat éven keresztül irányító és összefogó szövetségi kapitány eredményes munkássága. Az ő szárnyai alatt a válogatott óriási sikereket könyvelhetett el – ahogy azt nem kevesebb, mint három olimpiai győzelem is bizonyítja.
Melyek az Ő tanácsai a jó csapatmunka eléréséhez?
interjú Kemény Dénessel Ön szerint mitől működhet jól egy csapat, mi kell a sikeres és hatékony csapatmunkához? Két dolog szükséges egy igazi csapathoz: jó csapattagok és egy jó vezető, az egyik a másik nélkül bizony nincs meg. A sport mutatja a legjobban, hogy nagyszerű játékosok nem elegendőek a győzelemhez, és egy kiváló edző sem tud tehetséges sportolók nélkül eredményeket elérni – ennek a kapcsolatnak olyannak kell lennie, akár egy „jó házasság”. Az szintén nagyon fontos, hogy a játékosok egyensúlyban éljenek a csapaton belül, azaz az egyéni teljesítményüket olyan formában hozzák felszínre, hogy az ne csupán elszigetelve legyen remek teljesítmény, hanem a csapat egészén belül funkcionáljon. Tehát egyszerre legyen valaki csapatember is, és ugyanakkor tegye hozzá a mindennapokhoz az egyéni kiemelkedő tudását is. Hogyan motiválható igazán jól egy csapat? A sportban például úgy kell kihasználni a csapattagok tehetségét, a vezetőnek olyan szintre kell hozni csapata tudását, hogy az a tudás magában hordozza eredményként az aranyérem lehetőségét – és ha az aranyérem egy reális cél, akkor az motiválja igazán a csapatot. Ki kell tehát tűzni a legmagasabb elérhető célt, tudatosítani kell a csapattagokban azt, és onnantól kezdve ez óriási motivációként lesz jelen a játékosok életében.
rólag a szakmai szempontokat vegye figyelembe, és ne hagyja az érzelmei által befolyásolni magát. Ugyanakkor egy jó vezetőben megvan az alázat: mindig tovább képezi magát – akár kurzusokkal, akár autodidakta módon –, és ezt olyan alázattal teszi, ami példamutató a csapattagok felé is. Ha a döntéseket higgadtan, szakmai alapon és az előbb említett alázattal hozzuk meg, akkor sanszos, hogy jó döntések születnek. Hogyan lehet jól irányítani egy csapatot? A leglényegesebb egy csapat irányításánál az összhang. A vezetőnek kell egy elképzelés, hogy a kiindulóponttól a célig milyen utat szeretne megtenni, és ezt a gondolatot osztania kell a kiemelkedő, fő csapattagoknak is. Erről, a megtenni kívánt útról egy jól megalapozott elképzelés szükséges, és az, hogy azzal egyetértsen az egész csapat; ez pedig úgy működik, ha a legfontosabb tagok és a vezető egy irányba húznak. Mit gondol, mi a jó csapatélet titka? A jó csapatélet titka egyszerű: a csapat egyik tagjának se legyen fontosabb a saját teljesítménye, mint az egész csapat eredménye. Ha ezt sikerül betartani, és nincs ilyen játékos a csapaton belül, akkor az esetleges negatív emberi tulajdonságokat már könnyebben elfogadják egymástól, az egyéb nézeteltérések így elsimulnak, és gördülékenyebben zajlik a csapatélet.
Hogyan lehet meghozni vezetőként a megfelelő döntéseket? A legfontosabb, hogy a vezető az általa meghozott döntéseknél csak és kizá-
7
8
www.leanofficemagazin.hu
Hogyan nőhet nagyra egy vállalat?
Az összetartás, a jó csapatmunka rendkívül fontos a sport világában, de mi a helyzet a kooperációval irodai környezetben? Munkatársaink körében legalább annyira fontos az egyetértés, mint sportemberek között, hiszen ahogy egy meccset nem lehet megnyerni, úgy egy projektet sem lehet sikeresen véghezvinni megfelelő csoportmunka nélkül. A DMS One Zrt. hosszú évek óta hatékonyan járul hozzá ügyfeleinél a workflow javításához – vajon a vállalat operatív igazgatója, Varga László szerint mi a hatékony csoportmunka mottója?
Mitől működhet jól egy csoport?
A vállalati életben elengedhetetlen feltétele a csoportmunkának a zökkenőmentes kommunikáció – attól függetlenül, hogy éppen egy szobában ülünk-e az adott kollégákkal vagy teljesen más helyen tartózkodunk.
Emellett lényeges a folyamatos naprakészség: mindig aktuális információkra van szükség az egyes feladatok státuszával kapcsolatban.
Mi kell a sikeres és hatékony csoportmunk ához?
Természetesen ami létfontosságú, az nem más, mint egy motivált csapat; ezután már „csak” az eszközöket kell biztosítani ahhoz, hogy a célra és az oda vezető útra tudjanak koncentrálni a tagok. Van néhány dolog, amire egy vállalatnak feltétlenül szüksége van: nagyon fontos, hogy az egyes munkákhoz aktuálisan szükséges információk mindig a megfelelő időpontban elérhetők legyenek;
lényeges az is, hogy kevés idő menjen el az adminisztrálással, így a dolgozók a tényleges feladataikkal tudjanak foglalkozni. Szintén kiemelkedő „kellék” az, hogy a fizikai távolság ne gátolja a csoportmunkát – hogy az egymástól akár több száz kilométerre dolgozó munkatársak is jól tudjanak együttműködni. Ezeket azonban csak egy erre megfelelő alkalmazással biztosíthatjuk.
interjú Varga Lászlóval, a DMS ONE Zrt. operatív igazgatójával
Milyen területekre kell különösen figyelmet fordítani az irodai tevékenység során?
Ma Magyarországon a vállalatok kétharmada projektszerűen dolgozik, mégis alig 8%-uk használ olyan informatikai alkalmazást, amely a projektmunka dokumentáltságát biztosítani tudja. Egy projekt kezdetén egy dologban biztosak lehetünk: a változásban. Vagyis a projekt elején hiába egyeztetünk mindent a munkatársakkal, a munka során szinte mindig el kell térnünk a megbeszéltektől. Az egyeztetésekre az e-maileket és a meetingeket használjuk, viszont a legtöbb cég nem tud mit kezdeni az így kialakuló követhetetlen e-mail rengeteggel, egy-egy megbeszélés megszervezésére pedig akár napokat kell várni. Egy kutatás szerint a vállalatok 75%-a küzd csoportmunka-problémával, de alig 5%-uk használ csoportmunka-támogató szoftvert. A magánéletünkbe begyűrűztek a
közösségi oldalak, e-mail helyett már a Facebookon tartjuk a kapcsolatot ismerőseinkkel: képeket osztunk meg, kommentelünk, eseményt szervezünk, chatelünk – a hangsúly pedig a gyors kommunikáción és az információmegosztáson van. A kollégák pontosan ezt várják el a munkájuk során is! A közösségi oldalak logikájára épül a DMS One Zrt. új csoportmunka-szoftvere, melynek központi eleme a fal, amely integrálja a széttöredezett kommunikációs csatornákat, viszont az információkat, feladatokat és riportokat teljesen új (a social platformok által már megszokott) logikában tálalja. A falnak köszönhetően nincs felesleges e-mail, telefon, nincs papír, értelmetlen meeting és folyosói beszélgetés. A szoftver célja, hogy az alap értékteremtő folyamatokban tudjon segíteni.
Miért fontos, hogy a csoportmunk a zökkenőmentesen és gördülékenyen folyjon?
Csakis így lehet növekedni – a legtöbb cég növekedési akadálya a nem megfelelően szabályozott működés. Egy megfelelő informatikai alkalmazással nő a kontrollálhatóság a napi projektfeladatokban, dokumentáltan és szabályozottan működik a cég, miközben
az adatok biztonságban vannak. Javulnak a munkakörülmények, csökken a frusztráció. Gyorsul a szervezet reakcióképessége, azaz: zökkenőmentessé válik a csoportmunka. Ez az, ami igazán szükséges minden vállalat gördülékeny működéséhez.
9
10
www.leanofficemagazin.hu
Etikus hacker,
az IT riasztórendszere
Miért ragaszkodunk még mindig ennyire a papíralapú iratkezeléshez, mikor napjainkat a legújabb technológiájú eszközök között éljük? A digitális korszakban még mindig a papír az úr, holott dübörögnek körülöttünk az elektronikus iratkezelő rendszerek, szerződéskezelő alkalmazások és internet banking szolgáltatások…
Ma már egy vállalat az adatok és dokumentumok tárolására javarészt valamelyik informatikai rendszert hívja segítségül. Egy megfelelő alkalmazás használatával megteremthetjük az alapvető biztonságot, garanciát adhatunk a gyors visszakereséshez, továbbá eszközt biztosíthatunk a távoli hozzáféréshez is. Informatikai rendszereink védelméről azonban éppúgy gondoskodnunk kell, mint ahogy irodánkat is felszereljük riasztórendszerrel. Utóbbinál sem elegendő, hogy bezárjuk az ajtót. Mi egy cég legfontosabb tulajdona? A tudás. Azok az információk és adatok, melyek az évek során összegyűltek és felhalmozódtak, a legértékesebb erőforrást jelentik a vállalkozások számára. Éppen ezért rendkívül fontos, hogy maximális biztonságban legyenek, védve a támadások ellen.
Ilyenkor lépnek színre az etikus hackerek.
A hacker kifejezést az olyan szakemberekre használhatjuk, akik szeretnek valamit a részletekig megismerni, képesek teljesen elmerülni valaminek a feltárásában, továbbá szeretik a dolgokat apró darabokra felbontani a teljes megértéshez. Tulajdonképpen ezt a szót bárkire használhatjuk, aki ilyen szellemben végzi a munkáját. Az etikus hacker név pedig arra utal, hogy ezek a szakemberek felhatalmazással, a megbízó tudtával vizsgálják az adott informatikai elemeket, és próbálnak feltárni minden hiányosságot, sérülékenységet, lehetőséget, ami esélyt adhat az információ jogosulatlan megszerzéséhez. Bárkiből válhat etikus hacker, aki kíváncsi, elég alapos, megfontolt, és rendkívül nagy ismeretekkel rendelkezik az informatikáról. Az elmúlt években az etikus hackerek szerepe és elismertsége sokat erősödött. Hazánkban is egyre több azon sikeres
és nemzetközileg is elismert szakemberek száma, akik ezt a tevékenységet profi módon űzik. A PRAUDIT Kft., a hazai piac szakmailag egyik legkiemelkedőbb információbiztonsági cégének csapata például számos megmérettetésen ért el kiemelkedő teljesítményt. A vállalat 2010 szeptemberében nyerte meg a Hacktivity CTF versenyét, ez volt az első a sorban. Ezzel kiérdemelték az év legjobb hackercége díját is, melyet aztán 2011-ben az erős és szakmailag rendkívül felkészült mezőnyben sikeresen megvédtek. 2012-ben aztán az EC-Council szervezésében megrendezett CyberLympics 2012 versenyen európai első helyezést, majd a világversenyen hatodik helyezést ért el a csapat, 2013-ban pedig európai bronzérmesek lettek.
– mondja Vízi Linda, a PRAUDIT Kft. ügyvezetője. Hozzáteszi: „Bízunk abban, hogy ezek az eredmények, és az ezzel járó nyilvánosság előremozdíthatja itthon is az IT biztonság kérdésének fontosságát. Jelenleg az jellemző a cégekre, hogy – hacsak nem írja elő ezt valamilyen jogszabály – a védelem a legelső, amit kihagynak az informatikai fejlesztések és tervezések során, hiszen nem jár közvetlen haszonnal. Viszont ha a baj megtörténik, komoly üzleti, reputációs és anyagi károkkal járhat. Elsőként fel kell ismerni és meg kell érteni a kockázatokat, körbe kell járni az IT biztonsági kérdéseket, melyek ma már ott vannak a mindennapjainkban. Hiszen ki akarhatja azt, hogy kirabolják, és illetéktelenek „Óriási elismerések ezek hozzáférhessenek a mások nekünk, hiszen ezeken az számára nem publikus adaösszecsapásokon a világ taihoz?” legjobbjai vesznek részt”
A digitalizáció nem hagyta érintetlenül a dokumentumkezelést sem. Napi szinten iktatjuk és archiváljuk a számlákat, szerződéseket, szállítóleveleket, valamint egyre több helyen digitalizálják a hosszú évek óta az irattárban porosodó anyagokat is. De lássuk, hogyan jutottunk el idáig!
Papír vs. digitalizáció: melyiké a jövő? Az első tradicionális dokumentumszkennerek a 90-es években jelentek meg, amikor a PC-k még 386-486-os processzorokra épültek. Ekkor még igen jelentős beruházási igény, illetve számos – ugyancsak költséges – kötelező kiegészítő jellemezte a korai szkennereket, ugyanis a PC-k még nem voltak képesek kiszolgálni a képalkotási sebesség- és minőségigényeket.
komplex munkafolyamat bevezetésének a része. Ezért is nagyon fontos, hogy a gördülékeny munkavégzést maximálisan támogassák a készülékek: legyenek minél egyszerűbben kezelhetőek, nagy megbízhatóságúak és hosszú élettartamúak, hogy az operátornak a lehető legkevesebbszer kelljen beavatkozni az esetleges elakadás vagy tisztítás miatt”.
Bár a szkennerek nem állnak az IT érdeklődés középpontjában, ezen a területen is nagy áttöréseknek lehettünk tanúi, és jelenleg is komoly fejlesztések zajlanak e téren. Ma már a kisebb irodai környezetekben is megtalálhatóak a korábban csak a felső szegmensben elérhető megoldások, technológiák, melyek akár 25-30 lap/perc teljesítményre is képesek.
A Canon dokumentumkezelési megoldásaival csökkenthetőek a működési költségek, és javítható a vállalkozás hatékonysága, miközben a digitalizált állományhoz bárhol, bármikor hozzáférhetnek a munkatársak. Az ismétlődő manuális feladatok automatizálása hozzájárul az információk konszolidálásához, valamint átfogóbb irányítást kínál az üzleti dokumentáció területén. A felhasználók által legkedveltebb funkciók megakadályozzák az esetleges többszörös behúzásból eredő adatvesztést, automatikusan detektálják a valós lapméretet, olvasati irányba forgatják a beolvasott képeket és számos képtisztítást és javítást futtatnak le, hogy az adatkinyerés stabilabb legyen.
„Bár Magyarország rendkívül bürokratikus hagyományokkal rendelkezik, és emiatt valóban kissé nehezebben hagyja el a papíralapú iratkezelést, tapasztalataim szerint a vezetők nyitottak és várják az új megoldásokat. Annak ellenére, hogy egy-egy vállalkozásnál számos területet érdemes lehet azonnal digitális útra átállítani, én inkább azt szoktam javasolni, hogy először csak egy területet vonjanak be. A napi posta érkeztetés és annak stabil dokumentumkezelő-rendszerrel való támogatása például rendkívül látványos és hatékony végeredményt szokott hozni” – mondja Pataki Tamás, a Canon Hungária Kft. hazai üzletfejlesztési vezetője. Hozzáteszi: „A szkennerek megjelenése az irodákban általában egy új,
A jövő egyértelműen a digitalizálásé. A kérdés már csak az, hogy megragadunk-e a papíralapú dokumentumkezelésnél – és ezzel elfogadjuk, hogy a munka lassabb, a hibalehetőségek száma pedig nagyobb lesz –, vagy kihasználjuk az új technológiák nyújtotta lehetőségeket.
11
12
www.leanofficemagazin.hu
Az elektronikus számla
mindenki számára tartogat előnyöket Czöndör Szabolcsot, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal főosztályvezetőjét kérdeztük arról, mit érdemes tudni az e-számlázásról.
Az elektronikus számla a következő években folyamatosan háttérbe szorítja majd a papíralapú bizonylatolást. Ennek legfőbb oka, hogy lényegesen egyszerűbb, olcsóbb és környezetbarát megoldást nyújt a hagyományos számlázáshoz képest.
Ma már szinte senki sem küld fax üzenetet, a vállalati kommunikációban is az e-mail a jellemző. A digitális dokumentumkezelés többé már nem fikció, hanem valódi platformváltást jelent a vállalati adminisztrációban. Az EU 2020-ig a tagországok esetében elvárásként fogalmazza meg a digitális bizonylatolásra való áttérést az államigazgatási szférában, a versenyszféra pedig – felismerve az ebben rejlő előnyöket – egyre gyorsuló ütemben tér át az e-számlázásra.
Czöndör Szabolcs elmondta, hogy az elektronikus számlázást alapvetően az alábbi jogszabályaink szabályozzák:
Eltűnnek a nyomtatási és postázási költségek, a tárolás is lényegesen egyszerűbbé és olcsóbbá válik, így éves szinten akár 75-80 százalékos megtakarítás is elérhető. Mindezek mellett a kézbesítés ellenőrizhető, a feldolgozás pedig automatikus lesz, így az elektronikus számlák nem vesznek el vagy sérülnek meg, illetve bármikor könnyedén és gyorsan visszakereshetőek, amikor szükség van rájuk. Természetesen ezek az előnyök akkor igazak, amennyiben a számla befogadója képes elektronikusan befogadni, tárolni az elektronikus úton érkező bizonylatokat. Ez a dokumentumkezelő-rendszerek térnyerésével szerencsére egyre könnyebben megvalósítható. Bár léteznek nagyon jó modellek, kialakult gyakorlatok ezekre a kihívásokra, ugyanakkor sokan mégis idegenkednek a kizárólag elektronikusan létező bizonylatoktól.
• 2000. évi C. tv. a számvitelről • 2007. évi CXXVII. tv. az általános forgalmi adóról • 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet • 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet
Becslések szerint itthon éves szinten kb. 600 millió papír alapú számla keletkezik, emellett egyelőre még eltörpül a 12–15 millió elektronikus számla. Ez 2-3 százalékos penetrációt jelent, míg az Európai Unió átlaga eléri a 20 százalékot.
A közhiedelemmel ellentétben egy vállalkozás számára az elektronikus számlázás bevezetése nem igényel hosszadalmas és bonyolult előkészületeket, mindössze arra van szükség, hogy a társaság megbízzon egy e-számla-szolgáltatót (vagy saját maga átalakítja a számlázási megoldását), és a számlát befogadó partner nyitott legyen a papír helyett az e-számlára, mely számtalan előnnyel járul hozzá a vállalkozások hatékonyságának növeléséhez.
Pedig az elektronikus számla kiállítása egy online számlázó használatával minimális, akár 0-Ftos beruházási költséggel is megvalósítható, és ehhez csupán internetkapcsolatra van szükség. Az online fiókba bejelentkezve könnyedén kiállítható, illetve a korábban elkészült bizonylatok is rendszerezhetőek, letölthetőek, a megfelelő adatexport-formátumban pedig akár automatikusan beolvashatóak a könyvelőprogramba is. Ma már több költséghatékony megoldás is létezik az e-számla előállítására, így napjainkra az e-számla készítés és tárolás a kisvállalatok számára is elérhetővé vált. Az adóhivatali vizsgálatok széles spektrumában is megjelenik az elektronikus számla vizsgálata. Ugyanakkor ki kell emelni, hogy nem azért, mert az elektronikus számla adózási kockázatot rejt magában. Éppen pont ellenkező a tendencia, jellemzően az elektronikus számlát használó társaságok kisebb adózási kockázattal rendelkeznek. Az adóhivatali vizsgálatok ebben a körben inkább informatikai vizsgálatot takarnak, melyek a jogszabályi követelmények betartását vizsgálják meg. A jellemzően feltárt mulasztások a számlázási rendszer működésével, a kibocsátott és/vagy megőrzött elektronikus számlázási módszerrel kapcsolatosak. Ezen hiányosságok esetén az adóhivatal az Art. 172. § alapján mulasztási bírságot szabhat ki. Egy jól végiggondolt számlázási folyamat, a jogszabályi követelmények alapos ismerete, azok gyakorlatban történő megfelelő implementálása ugyanakkor jelentős előnyt rejt magában. Minden pénzügyi vezető életében elérkezik az az időpont, amikor a társaság belső gazdasági folyamatainak átgondolása, megújítása szükségessé válik. A befogadott e-számlák strukturált tárolását a megfelelő dokumentumkezelő-szoftverek hatékonyan támogatják, mi több, a papír alapon érkező számlák hiteles elektronikus másolata is elkészíthető általuk. Így az elektronikus számla és az elektronikusan tárolt dokumentumok a hatékonyság, illetve a piaci igényekhez való igazodás alapvető eszközévé válhatnak.
Hitelesítés
magas fokon – elektronikusan A vállalatok mindennapi működésében számos olyan dokumentum születik, amelyet aláírással kell hitelesíteni az üzletmenet továbbgördítése érdekében. A technológiai fejlődéssel, az elektronikus üzenetküldés egyre inkább tömegessé válásával párhuzamosan az üzleti életben kialakult az igény az irodai folyamatok gyorsítására, automatizálására – így született meg a ma már oly gyakran alkalmazott e-aláírás, mellyel biztosítani lehet a hitelességet papírmentes működés esetén is, így joghatást kiváltó üzenetet már elektronikus formában is lehetséges küldeni. De mit is jelent pontosan az e-aláírás fogalma? Hogyan lehet ellenőrizni a hitelességét?
Hogyan készül az e-aláírás? Az e-aláírás alatt egy elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából hozzákapcsolt elektronikus adatot értünk, amely lehetővé teszi, hogy az elektronikusan aláírt dokumentum olvasói ellenőrizni tudják a dokumentum hitelességét és sértetlenségét. Hogyan lehetséges mindez? Az aláírás az aláíró magánkulcsával készül, és bár mindig ugyanazzal a módszerrel hozzák létre, csak arra az adott dokumentumra jellemző egyedi adatot jelent – így az egyes dokumentumok között nem másolható. A folyamat ellenőrzésére alkalmazott programok az aláírást az aláíró nyilvános kulcsával ellenőrzik, amely a hitelesítésszolgáltatók által kibocsátott tanúsítványában található. Amennyiben az aláírt állományban bármilyen csekély (akár egyetlen bitnyi!) változtatás történik, akkor az e-aláírás érvénytelenné válik. Egy kis e-történelem Az elektronikus aláírás matematikai (kriptográfiai) eljárásokon alapul, mely módszerek az utóbbi 50 év kutatásának és fejlesztésének eredményei – ezek az eredmények nyújtották az alapot ahhoz az infrastruktúrához, mely ma a legelterjedtebb elektronikus hitelesítési és titkosítási szolgáltatásokat biztosítja. Európa-szerte a 90-es években indultak az első ilyen szolgáltatások; Magyarországon elsőként a NetLock Kft. kezdte meg hitelesítésszolgáltató tevékenységét, és a vállalat azóta is az elektronikusan hitelesített üzleti megoldások vezető fejlesztőjeként van jelen a piacon.
Típusok és alkalmazási területek Többféle e-aláírást különböztetünk meg: joghatás szempontjából létezik minősített és fokozott biztonságú – míg az előbbi teljes bizonyító erővel bír, addig az utóbbihoz egyszerű bizonyító erő kapcsolódik. Műszaki és kereskedelmi szempontból számos típusa létezik ezeknek az aláírásoknak: például az aláíró szempontjából egy elektronikus szignó lehet személyes, szervezeti és munkatársi is. A sok típus után joggal merülhet fel bennünk a kérdés: melyek az e-aláírás legfőbb alkalmazási területei? Számos helyen alkalmazzák már az elektronikus aláírás módszerét, ezek közül a legfontosabb talán a köz- és államigazgatás területe: ide tartozik többek között az elektronikus cégeljárás és a különböző jelentések hitelesítése az állami szervek felé; valamint jelentős terület a versenyszféra is, ahol előnyt jelenthet az elektronikus számlázás megoldása, illetve a különböző dokumentumok (ajánlatok, szerződések) ilyen módon történő kezelése. Ami az e-aláírás mellett szól És hogy miért érdemes elektronikus aláírást alkalmazni? Az e-aláírás használata számos előnnyel járhat: papírmentes működést biztosít hitelesség igénye esetén is; gyorsítja és automatizálja az üzletmenetet; és teljes körű távoli ügyintézést tesz lehetővé – mindezt úgy, hogy ezek mellett nagyfokú biztonságot képes nyújtani, ami a mai üzleti életben elengedhetetlen szereppel bír. Az elektronikus dokumentumok tárolása és visszakeresése egy dokumentumkezelő rendszer támogatásával többszörösen hatékonyabb a papír alapú iratkezelésnél.
13
14
www.leanofficemagazin.hu
Nem kell
szupermennek lenni Mi kell ahhoz, hogy egy vállalkozás vagy egy iroda hatékonyan működhessen? Elsősorban – természetesen – kiváló munkaerő. Ám még a tökéletes alkalmazott sem rendelkezik szupererővel és földöntúli képességekkel...
Így például nem várhatjuk el tőle, hogy percek alatt dokumentáljon és archiváljon egy több oldalas szerződést úgy, hogy egyetlen elütés és hiba se csússzon be. Ahogy azt sem kérhetjük tőle, hogy a szkennelt fájlokból egy csapásra varázsoljon szerkeszthető és kereshető szöveges tartalmakat. És miért is kellene ilyet kérnünk tőlük, amikor ma már létezik erre egy olyan megoldás, ami kifejezetten ezekre a feladatokra specializálódott. Hallott már az optikai szövegfelismerésről (OCR)?
EZÉRT NEM
NŐNEK A MAGYAR VÁLLALATOK? A hazai közép- és nagyvállalatoknál az e-mailek és az értekezletek állnak leginkább a hatékony belső működés útjában, s habár nyitottak az új, vállalati működést támogató szoftverek bevezetésére, sokszor nem a megfelelő megoldást választják – derült ki a DMS One Zrt. és az eNET kutatásából, melyet a 2 milliárd forint fölötti árbevétellel rendelkező, legalább 20 fős irodai állománnyal rendelkező vállalatok körében végeztek. Vajon mik jelentik e probléma forrását?
Az OCR egy olyan technológia, amely lehetővé teszi képek, szkennelt vagy digitálisan fotózott dokumentumok, illetve a PDF fájlok szerkeszthető és szövegesen kereshető formába átalakítását. Az így kapott anyag kivágható, kereshető és archiválható. Az OCR szoftverek használatával megspórolható a lassú és fáradtságos pötyögés, és magas szintre emelhető az adatbevitel. Mégis sokan vannak olyanok, akik még mindig a hagyományos módszereket alkalmazzák. „Sajnos egyelőre többen vannak azok, akik nem ismerik még az OCR technológiát, pedig ezek a megoldások sokkal hatékonyabbá tehetik az űrlapok, számlák, szerződések és más dokumentumok archiválását. Holott a világhálón való szöveges keresést is részben ezzel a megoldással valósítják meg”– mondja Dr. Mészáros László, az ABBYY magyarországi képviseletének, a Licencia Kereskedelmi Kft.-nek az ügyvezető igazgatója. Hozzáteszi, hogy aki viszont megismeri és felismeri az OCR számtalan előnyét, az elkötelezett híve lesz a technológiának, mely az egész üzleti világ számára izgalmas lehet. Az OCR technológiákra számos alkalmazás épül, a legkorszerűbb rendszerek – mint az OCR szoftverek gyártásában világvezető ABBYY vállalat FlexiCapture adatrögzítő és dokumentum-feldolgozó szoftvere is – a szövegfelismerésnél az emberi agyműködés reprodukálására törekszik. Ez 3 alapelvre épül: integritás, céltudatosság és alkalmazkodóképesség. Az integritás azt jelenti, hogy az anyagot sok egymáshoz kapcsolódó rész egységes egészeként kell vizsgálni. A céltudatosság a vizsgálat irányultságára utal. Az alkalmazkodóképesség a rendszer azon képességét jelzi, hogy képes automatikusan tanulni. A FlexiCapture használatával drámaian növelhető az adatrögzítési folyamatok hatékonysága. A szoftver egyik fontos és érdekes felhasználási területe a számlafeldolgozás, mely rendkívül nagy precizitást igényel. Ehhez egy olyan szofisztikált technológiára van szükség, mely képes megoldani, hogy a különféle szállítók megoldásait, azaz a különböző formátumú számlákat felismerje, és az adatokat helyesen kinyerje anélkül, hogy összekeverné vagy felcserélné azokat egymással – például az áfát a végösszeggel. Az automatikus adatrögzítő rendszerrel a számlafeldolgozásra fordított idő nagyban lerövidülhet, miközben biztonságosan és pontosan kezelhetőek a fontos dokumentumok adatai. Természetesen nem csak a számlafeldolgozás esetében aknázhatjuk ki a karakterfelismerésben és a strukturált adatkinyerésben rejlő lehetőségeket. Egy dokumentumkezelő-rendszerrel való integrációval például a szervezethez érkező és digitalizált dokumentumok egyszerűen nyilvántartásba vehetők, illetve ezek tartalmának kereshetővé tételét is lehetővé teszi a rendszer. Nem kell OCR szakembernek lenni ahhoz, hogy meglássuk a technológiában rejlő lehetőségeket. A dokumentumok gyors feldolgozásával idő és energia spórolható, miközben a cég költségei csökkenek, termelékenysége pedig nő.
Tudta-e Ön, hogy… 3
1/5
2/3
3/4
az irodai dolgozók havonta közel 3 napot töltenek vállalati meetingeken?
65
a vállalatok ötödénél 50-100 tárolandó dokumentum keletkezik naponta?
a döntéshozók 2/3-ának a szervezeti működés javulása a legfontosabb új szoftver esetén
a cégek 3/4-e rendszeresen fogad be e-számlát
egy tipikus, 5 fős döntéshozatal 65 e-mailt igényel?
a vállalati meetingek háromból két dolgozó szerint egyáltalán nem produktívak?
7,6 a hazai vállalatok egy 1-10-ig terjedő skálán 7,6-os értékben innovatívnak tartják magukat
90%
2 év múlva az e-számla befogadási aránya 90%-os lesz
15
www.dmscloud.com
