SERI PANDUAN PELAKSANAAN PROGRAM
5
KEBIJAKAN DAN PROSEDUR PENYALURAN HIBAH
Jakarta, 3 Mei 2013
DAFTAR ISI
I. Pendahuluan
1
II. Kebijakan Penyaluran Dana Hibah 2.1. Lembaga Yang Memenuhi Syarat Sebagai Penerima Hibah 2.2. Lembaga Yang Tidak Memenuhi Syarat Sebagai Penerima Hibah 2.3. Kegiatan Yang Dapat Didanai 2.4. Kegiatan Yang Tidak Dapat Didanai 2.5. Kabupaten Target 2.6. Menyusun Konsep Proyek & Proposal Yang Selaras Dengan Tujuan Program TFCA Kalimantan 2.7. Pengaman Sosial dan Lingkungan
2 2 3 4 4 4
III. Prosedur Pengajuan Proposal dan Pengelolaan Dana Hibah 3.1. Tata Waktu Prosedur Hibah 3.2. Pengajuan Konsep Proyek 3.3. Pengajuan Proposal 3.4. Mekanisme penetapan Hibah 3.5. Perjanjian Penerimaan Hibah (PPH) 3.6. Pembayaran 3.7. Penutupan Perjanjian Penerimaan Hibah
6 6 7 8 8 8 8 9
IV. Pemantaan, Evaluasi, & Audit 4.1. Pemantauan 4.2. Evaluasi 4.3. Audit
10 10 11 11
V. Penutup
12
i
4 5
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1.
ii
Aplikasi Konsep Proyek
Bab I Pendahuluan Program Tropical Forest Conservation Act (TFCA) merupakan program kerjasama antara Pemerintah Republik Indonesia dan Pemerintah Amerika Serikat bermitra dengan The Nature Conservancy (TNC) dan Yayasan World Wide Fund for Nature-Indonesia (WWF). Program ini merupakan bagian dari skema pengalihan utang untuk program konservasi hutan, khususnya di Kalimantan berdasarkan perjanjian yang ditandatangani pada tanggal 29 September 2011 di Jakarta. Program ini memfasilitasi program konservasi, perlindungan, restorasi, dan pemanfaatan hutan tropis secara lestari di Indonesia dengan mendukung Program Karbon Hutan Berau-PKHB (http://www.karbonhutanberau.org/id/) di Kabupaten Berau (Provinsi Kalimantan Timur) dan Program Heart of Borneo-HoB (http://heartofborneo.or.id/id) di Kabupaten Kutai Barat (Provinsi Kalimantan Timur) dan Kapuas Hulu (Provinsi Kalimantan Barat). Program TFCA Kalimantan ini terdiri dari 4 (empat) tujuan, yaitu:
Melindungi keanekaragaman hayati hutan yang memiliki nilai penting, spesies dan ekosistem yang langka dan terancam punah, jasa ekosistem daerah aliran sungai, konektivitas antar zona ekologi hutan, dan koridor hutan yang memiliki manfaat terhadap keanekaragaman hayati dan perubahan iklim, pada tingkatan global, nasional, dan lokal;
Meningkatkan mata pencaharian masyarakat di sekitar hutan melalui pengelolaan sumber daya alam secara lestari dan pemanfaatan lahan masyarakat yang berorientasi emisi rendah, dengan tetap memperhatikan kaidah perlindungan hutan;
Melaksanakan berbagai kegiatan untuk menurunkan emisi yang berasal dari deforestasi dan degradasi hutan guna mencapai pengurangan emisi yang cukup berarti disetiap Kabupaten Target dengan tetap mendukung pelaksanaan konservasi keanekaragaman hayati; dan
Memberikan dukungan pada pertukaran ide dan berbagi pengalaman terkait pelaksanaan konservasi hutan dan program REDD+ di Indonesia serta menginformasikan perkembangan konservasi nasional dan kerangka kerja REDD+.
1
Bab II Kebijakan Penyaluran Dana Hibah 2. 1. Lembaga Yang Memenuhi Syarat Sebagai Penerima Hibah Lembaga yang dapat menerima dana hibah TFCA Kalimantan adalah: a . Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) yang bekerja dibidang lingkungan, kehutanan, atau konservasi yang didirikan dan beroperasi di Indonesia; b . Setiap lembaga regional atau lokal yang aktif bekerja di Indonesia, termasuk masyarakat hukum adat atau kelompok masyarakat yang kehidupannya bergantung pada sumber daya hutan; atau c . Perguruan Tinggi yang didirikan dan beroperasi di Indonesia, dalam hal khusus Perguruan Tinggi Negeri dapat mengajukan konsep proyek. Lembaga-lembaga sebagaimana tersebut dalam huruf (a) dan (b) di atas bersifat nirlaba dan didirikan sesuai dengan peraturan perundangan-undangan yang berlaku di Indonesia atau khusus untuk lembaga asing, dapat didirikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan negara asing. Dalam mengajukan usulan untuk mendapatkan dana hibah TFCA Kalimantan, Dewan Pengawas dapat mempertimbangkan usulan yang diajukan oleh lembaga asing dalam situasi-situasi tertentu. Akan tetapi, preferensi dalam pemberian dana hibah TFCA Kalimantan diberikan kepada lembaga lokal dan nasional. Lembaga-lembaga sebagaimana tersebut di atas harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: 2.1.1. Persyaratan Umum Bagi lembaga yang berbentuk yayasan, perkumpulan, dan lembaga asing nirlaba harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: i. Memiliki status badan hukum dari kementerian yang terkait bagi yayasan; atau memiliki anggaran dasar yang disahkan oleh notaris bagi perkumpulan; atau memiliki surat registrasi dari Kementerian Luar Negeri atau Nota Kesepahaman dengan kementerian/lembaga pemerintahan non kementerian bagi lembaga asing; ii. Memiliki NPWP atas nama lembaga; iii. Memiliki rekening bank atas nama lembaga; iv. Memiliki pengalaman dalam melaksanakan kegiatan yang diusulkan sekurang-kurangnya selama 3 (tiga) tahun di Indonesia; v. Jika konsep proyek disetujui, maka pemohon harus dapat menunjukkan dukungan dari para pemangku kepentingan kunci didalam proposal yang diajukan. Dukungan tersebut dapat berbentuk: a. Notulensi hasil pertemuan dengan para pemangku kepentingan kunci yang telah ditandatangani oleh para pemangku kepentingan kunci tersebut; atau b. Surat rekomendasi dari para pemangku kepentingan kunci. Jika dalam 30 (tiga puluh) hari kerja sejak pemohon mengajukan surat permohonan (surat permohonan ini harus ditembuskan kepada Dewan Pengawas TFCA Kalimantan) untuk mendapatkan surat rekomendasi tidak mendapatkan tanggapan, maka surat permohonan rekomendasi tersebut dianggap telah disetujui oleh para pemangku kepentingan kunci.
2
2.1.2. Persyaratan Khusus Selain persyaratan sebagaimana tersebut di atas, lembaga asing juga harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: i. Salah satu bagian dalam usulan kegiatan tersebut harus memuat kegiatan yang terkait dengan pengalihan ilmu pengetahuan dan kapasitas (transfer of knowledge and capacity) yang sesuai dengan kebutuhan kepada lembaga lokal; ii. Tidak dapat mengajukan usulan sebagai Technical Assistance Provider(TAP); dan iii. Preferensi diberikan kepada lembaga asing yang bermitra dengan lembaga yang memenuhi syarat sebagai penerima hibah yang sedang atau pernah bekerja dikawasan yang diusulkan dalam konsep proyek. Dalam mengajukan usulan, setiap lembaga sebagaimana tersebut di atas diperbolehkan untuk membentuk kemitraan/konsorsium dengan lembaga lain, termasuk masyarakat hukum adat dan kelompok masyarakat. Perguruan Tinggi Negeri diperkenankan untuk mengajukan usulan untuk mendapatkan dana hibah TFCA Kalimantan dalam hal adanya situasi dan kondisi khusus. Dewan Pengawas akan menetapkan persyaratan bagi situasi dan kondisi khusus tersebut. 2. 2. Lembaga Yang Tidak Memenuhi Syarat Sebagai Penerima Hibah Lembaga yang tidak dapat menerima dana hibah TFCA Kalimantan adalah: a) Administrator (dalam hal ini adalah Yayasan Keanekaragaman Hayati atau Yayasan Kehati); b) Penyimpan dana (dalam hal ini adalah Bank HSBC yang bertindak sebagai penyimpan dana TFCA Kalimantan); c) Lembaga pemerintah, atau setiap badan, kementerian atau lembaga pemerintah non kementerian, selain dari Perguruan Tinggi Negeri yang didirikan dan beroperasi di Indonesia; d) The Nature Conservancy (TNC); e) Yayasan World Wide Fund for Nature – Indonesia (WWF); f) Lembaga yang sedang duduk sebagai anggota Dewan Pengawas yang merupakan Lembaga Anggota yang Ditunjuk, namun hanya selama lembaga tersebut duduk sebagai anggota Dewan Pengawas (dalam hal ini adalah Yayasan Pelangi); g) Setiap orang yang (i) terdapat dalam daftar orang yang terkait kasus hukum; atau (ii) termasuk dalam, dimiliki oleh, diatur oleh, bertindak untuk atau atas nama dari, memberikan bantuan, dukungan, sponsor atau jasa dalam bentuk apapun kepada, atau sebaliknya terkait dengan setiap orang yang dikaitkan pada atau dideskripsikan dalam daftar orang yang terkait kasus hukum, dan; h) Setiap lembaga lainnya yang ditetapkan sebagai lembaga yang tidak berhak menerima oleh Dewan Pengawas. Lembaga-lembaga yang memenuhi syarat sebagai penerima hibah dilarang untuk membangun kemitraan dengan lembaga-lembaga yang tidak memenuhi syarat sebagai penerima hibah, termasuk afiliasinya, sebagaimana tersebut di atas sepanjang kemitraan tersebut bertujuan untuk mendapatkan dana hibah TFCA Kalimantan. Jika diketahui adanya pelanggaran atau kelalaian terhadap hal tersebut, Dewan Pengawas dapat meminta Administrator untuk membatalkan Perjanjian Penerimaan Hibah.
3
2.3. Kegiatan Yang Dapat Didanai TFCA Kalimantan akan memprioritaskan kegiatan terpadu yang sesuai dan memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan TFCA Kalimantan, melalui pelaksanaan kegiatan dibawah ini : a) Pembangunan, pemulihan, perlindungan, pemeliharaan kawasan lindung dan kawasan konservasi; b) Pengembangan dan pengelolaan sumber daya alam berbasis ilmiah, termasuk pengelolaan lahan dan ekosistem; c) Program pelatihan untuk peningkatan kapasitas keilmuan, teknis dan manajemen baik secara individu maupun organisasi yang bergerak dalam upaya konservasi; d) Pemulihan, perlindungan dan pemanfaatan keragaman jenis tumbuhan dan satwa secara lestari; e) Identifikasi dan penelitian pemanfaatan tanaman hutan tropis untuk obat-obatan dan pemeliharaan kesehatan; dan f) Pembangunan dan dukungan terhadap peningkatan mata pencaharian masyarakat di sekitar hutan yang sesuai dengan kaidah perlindungan hutan. 2.4. Kegiatan Yang Tidak Dapat Didanai Kegiatan-kegiatan yang tidak dapat didanai oleh TFCA Kalimantan meliputi: a. Pembuatan atau penyebaran propaganda politik, atau berbagai upaya untuk mempengaruhi pembentukan peraturan perundangan-undangan; b. Partisipasi dalam kampanye politik untuk mendukung atau menentang kandidat pejabat publik, baik secara langsung maupun tidak langsung; c. Setiap penggunaan dana yang diperoleh dari hibah yang dapat atau dapat diduga mampu menimbulkan konflik kepentingan; d. Setiap penggunaan dana yang diperoleh dari hibah yang melanggar, atau dapat diduga melanggar ketentuan dari konvensi Perserikatan Bangsa-Bangsa mengenai pemberantasan korupsi dan hukum yang berlaku di Indonesia atau aturan yang berlaku lainnya; e. Pembelian senjata atau amunisi; f. Setiap penggunaan dana yang secara langsung atau tidak langsung dibayarkan, di teruskan atau dikirimkan kepada lembaga yang tidak memenuhi syarat sebagai penerima hibah; atau g. Kegiatan yang tidak masuk dalam kategori kegiatan yang dapat didanai sebagaimana tersebut dalam bagian 2.3 di atas. 2.5. Kabupaten Target Kegiatan TCFA Kalimantan diprioritaskan di 3 (tiga) kabupaten target yang meliputi: Kabupaten Berau (Provinsi Kalimantan Timur) Kabupaten Kutai Barat (Provinsi Kalimantan Timur) Kabupaten Kapuas Hulu (Provinsi Kalimantan Barat) 2.6. Menyusun Konsep Proyek & Proposal yang Selaras dengan Tujuan Program TFCA Kalimantan Setiap konsep proyek (Lampiran 1) dan proposal (Lampiran 2) yang diusulkan untuk mendapatkan dana hibah dari TFCA Kalimantan harus dapat menjelaskan bagaimana kegiatan yang akan dilaksanakan, output (keluaran) kegiatan tersebut, dan outcome (dampak) berkontribusi terhadap tercapainya tujuan TFCA Kalimantan sebagaimana tersebut dalam Bab I. Hal tersebut dapat dilakukan dengan menyusun sebuah model berpikir logis yang mendukung tercapainya tujuan TFCA Kalimantan.
4
2.7. Pengaman Sosial dan Lingkungan (Social and Environmental Safeguards/SES) Program TFCA Kalimantan mengakui dan menjunjung tinggi prinsip-prinsip dasar untuk melestarikan keanekaragaman hayati, mendorong pembangunan rendah karbon dan mendukung kelestarian lingkungan, hak asasi manusia, kesetaraan sosial dan gender, serta tata-kelola (governance) sumber daya alam yang baik. Berdasarkan prinsip-prinsip tersebut, program TFCA Kalimantan telah mengembangkan dan mengadopsi pengaman sosial dan lingkungan khusus untuk pelaksanaan kegiatannya. Pengamanan bertujuan untuk menghindari risiko dan mengurangi berbagai dampak negatif dalam aspek sosial dan lingkungan dalam pelaksanaan kegiatan program TFCA Kalimantan. Pengamanan juga penting untuk meningkatkan manfaat sosial, ekonomi, dan lingkungan bagi para pemangku kepentingan lokal dan pemegang hak serta keberlanjutan mereka. Pemohon dana hibah TFCA Kalimantan diwajibkan untuk mematuhi prinsip-prinsip tersebut, terutama untuk menggunakan dan menerapkan pengaman sosial dan lingkungan yang sesuai dalam proyek yang diusulkan untuk didanai oleh TFCA Kalimantan. Ketika menyusun konsep proyek dan proposal, pemohon harus memastikan bahwa proyek yang diusulkan selaras dengan prinsip-prinsip pengaman sosial dan lingkungan serta menggunakan indikator yang menunjukkan bahwa prinsip-prinsip pengaman sosial dan lingkungan terintegrasi dengan baik dalam proyek. Prinsip-prinsip dan langkah-langkah pengaman sosial dan lingkungan yang berhubungan dengan isu-isu kunci proyek REDD + disusun selaras, antara lain, dengan UN-REDD, REDD + SES, dan PRISAI, dan juga mempertimbangkan permasalahan mendasar yang dihadapi oleh organisasi masyarakat madani dalam upaya pelaksanaan proyek secara efektif. Prinsip-prinsip pengamanan sosial dan lingkungan yang dimaksud adalah sebagai berikut: 1) Memahami dan menghormati hak masyarakat hukum adat dan penduduk lokal terhadap akses, penggunaan, dan pengelolaan lahan hukum adat atau sumber daya mereka yang menjadi tumpuan hidupnya; 2) Melindungi dan memberdayakan kelompok-kelompok yang rentan, meningkatkan daya tahan masyarakat miskin, dan menjamin kesetaraan gender; 3) Menghormati dan menjaga pengetahuan dan praktek-praktek tradisional, dan nilai-nilai budaya dari masyarakat hukum adat dan penduduk lokal yang berkaitan dengan konservasi dan kelestarian dari penggunaan sumber daya alam; 4) Memastikan kelestarian dari jasa lingkungan dan ekosistem, menghindari rusaknya keanekaragaman hayati, dan mendukung pembangunan rendah karbon; 5) Memastikan partisipasi penuh dan aktif dari pemangku kepentingan dan pemangku hak, termasuk didalamnya Kelompok Swadaya Masyarakat (KSM), dan menguatkan kapasitas mereka; 6) Mengadopsi dan menerapkan prinsip-prinsip ‘good governance’ atau tata kelola yang baik dalam pengambilan keputusan dan pengelolaan termasuk, akuntabilitas, keterwakilan, keterbukaan informasi, prosedur dan mekanisme yang transparan. Uraian yang lebih rinci terkait dengan pengaman sosial dan lingkungan beserta indikatornya ada di dalam dokumen Panduan Pengaman Sosial dan Lingkungan Program TFCA Kalimantan.
5
Bab III Prosedur Pengajuan Proposal dan Pengelolaan Dana Hibah 3.1. Tata Waktu Prosedur Hibah Setiap tahun akan ada 2 (dua) siklus pemberian dana hibah dengan tata waktu sebagai berikut: Siklus I a. Pengumuman pengajuan konsep proyek : Januari b. Pengiriman konsep proyek : Januari c. Pengumuman hasil penilaian konsep proyek & undangan pengajuan proposal : Februari d. Pelatihan penyusunan proposal dan manajemen keuangan : Maret e. Pengiriman proposal : April f. Penilaian proposal dan uji tuntas : Mei g. Pengumuman hasil penilaian : Juni h. Perjanjian Penerimaan Hibah : Juni Siklus II a. Pengumuman pengajuan konsep proyek : Juni b. Pengiriman konsep proyek : Juni c. Pengumuman hasil penilaian konsep proyek & undangan pengajuan proposal : Juli d. Pelatihan penyusunan proposal dan manajemen keuangan : Agustus e. Pengiriman proposal : September f. Penilaian proposal dan uji tuntas : Oktober g. Pengumuman hasil penilaian : November h. Perjanjian Penerimaan Hibah : November
6
No
1 2
3
4 5 6 7 8
Kegiatan
Jan
Feb
Mar
Apr
May
Jun
Jul
Aug
Sep
Oct
Nov
Dec
Keterangan
Pengumuman Pengajuan Konsep Proyek Pengiriman Konsep Proyek Pengumuman Hasil Penilaian Konsep Proyek & Undangan Pengajuan Proposal Pelatihan Penyusunan Proposal dan Manajemen Keuangan Pengiriman Proposal Penilaian Proposal dan Uji Tuntas Pengumuman Hasil Penilaian Perjanjian Penerimaan Hibah
: Siklus I : Siklus II
Khusus untuk tahun 2013, pemberian dana hibah hanya dilakukan dalam satu siklus yang akan dimulai bulan Mei hingga bulan Oktober. 3.2. Pengajuan Konsep Proyek Administrator menyampaikan pengumuman tentang pengajuan konsep proyek kepada masyarakat luas melalui berbagai media komunikasi selama 14 (empat belas) hingga 30 (tiga puluh) hari. Pemohon menyampaikan konsep proyek kepada Administrator. Dalam mengajukan konsep proyek ini, pemohon diperkenankan untuk mengajukan anggaran maksimum senilai 150% dari anggaran terbesar yang pernah dikelola oleh pemohon dalam melaksanakan suatu proyek. Jika anggaran yang diajukan lebih dari 150%, maka pemohon harus memberikan alasan yang kuat untuk kenaikan permohonan anggaran tersebut. Lebih lanjut, pemohon juga diperkenankan untuk mengajukan biaya tidak langsung (indirect cost) sebesar maksimum 15% dari jumlah keseluruhan anggaran kegiatan yang diusulkan. Setelah konsep proyek tersebut diterima dan dicatat oleh Administrator, maka konsep proyek akan dinilai berdasarkan 2 aspek, yaitu aspek kelengkapan administrasi dan aspek muatan konsep proyek. Kelengkapan administrasi akan dinilai oleh Administrator dan muatan konsep proyek akan dinilai oleh Tim Teknisi sesuai dengan pedoman kriteria penilaian dan hasilnya disampaikan kepada Administrator untuk dibuat rekapitulasi. Hasil penilaian tersebut disampaikan kepada Dewan Pengawas untuk pengambilan
7
keputusan. Pemohon dengan konsep proyek yang telah disetujui oleh Dewan Pengawas selanjutnya diundang untuk mengikuti pelatihan penyusunan proposal dan manajemen keuangan. Bagi konsep proyek yang tidak disetujui akan disampaikan surat pemberitahuan disertai dengan alasan penolakan. 3.3. Pengajuan Proposal Setelah mengikuti pelatihan penyusunan proposal dan manajemen keuangan, pemohon dengan konsep proyek yang telah disetujui akan diminta untuk menyusun proposal. Pemohon menyampaikan proposal kepada Administrator. Setelah proposal tersebut diterima dan dicatat oleh Administrator, proposal dinilai oleh Tim Teknis sesuai dengan pedoman kriteria penilaian dan hasilnya disampaikan kepada Administrator untuk dibuat rekapitulasi. Jika dianggap perlu oleh Dewan Pengawas, Administrator dapat mengadakan pertemuan dengan mengundang para pemangku kepentingan kunci untuk mendapatkan masukan terkait dengan proposal yang diusulkan oleh pemohon sehingga proposal tersebut selaras dengan kondisi lokal. Selanjutnya, Administrator akan melakukan uji tuntas (due diligence) terhadap aspek hukum, administrasi, dan keuangan pemohon. Hasil penilaian proposal dan uji tuntas tersebut disampaikan kepada Dewan Pengawas untuk pengambilan keputusan. Tim Teknis dan Administrator dapat melakukan negosiasi terkait dengan penyesuaian anggaran yang diusulkan oleh pemohon berdasarkan keputusan Dewan Pengawas. Bagi proposal yang tidak disetujui akan disampaikan surat pemberitahuan disertai dengan alasan penolakan. 3.4. Mekanisme Penetapan Hibah Dewan Pengawas akan menetapkan dan menyetujui pemohon yang dapat menerima dana hibah berdasarkan penilaian yang dilakukan terhadap proposal yang diajukan dan hasil uji tuntas terhadap pemohon. Setelah ditetapkan, Administrator akan menyalurkan dana hibah tersebut. Apabila dana hibah yang diberikan melebihi USD 500,000 (lima ratus ribu dolar Amerika Serikat), maka setiap anggota tetap Dewan Pengawas, yaitu perwakilan dari Pemerintah Republik Indonesia, Pemerintah Amerika Serikat, TNC, dan WWF, harus memberikan persetujuan. 3.5. Perjanjian Penerimaan Hibah (PPH) Administrator membuat PPH (Lampiran 3) dengan pemohon yang telah ditetapkan sebagai penerima hibah oleh Dewan Pengawas. Selanjutnya berdasarkan PPH tersebut, penerima hibah menyusun rencana kerja tahunan (Lampiran 4) dan rencana anggaran tahunan (Lampiran 5) dan Rencana Pemantauan Kinerja untuk kemudian disampaikan kepada Administrator paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah penandatanganan PPH. 3.6. Pembayaran Administrator melakukan pembayaran pertama berdasarkan PPH setelah penerima hibah menyampaikan rencana kerja tahunan dan rencana anggaran tahunan. Pembayaran selanjutnya dikirim setiap 6 (enam) bulan berdasarkan laporan kemajuan kegiatan yang disampaikan setiap 3 (tiga) bulan sekali kepada Administrator dan laporan pengeluaran dan penerimaan atas pengiriman dana sebelumnya (Lampiran 6). Laporan pengeluaran dan penerimaan ini disampaikan setiap 6 (enam) bulan
8
sekali terhitung sejak penerima hibah menerima pembayaran dari Administrator. 3.7. Penutupan Perjanjian Penerimaan Hibah Penutupan PPH dilakukan karena berakhirnya jangka waktu PPH dan terjadinya wanprestasi terhadap PPH. Dalam hal penutupan PPH dikarenakan berakhirnya jangka waktu PPH, maka penerima hibah diwajibkan untuk mengirimkan laporan akhir kegiatan (Lampiran 7) dan laporan akhir keuangan (Lampiran 8). Dalam hal penghentian PPH dikarenakan terjadinya wanprestasi terhadap PPH, maka penerima hibah tetap diwajibkan untuk mengirimkan laporan akhir kegiatan dan keuangan berdasarkan kondisi terakhir ketika PPH ditutup. Setelah penutupan PPH, Administrator akan menerbitkan laporan penutupan hibah (Lampiran 9).
9
Bab IV Pemantauan, Evaluasi & Audit 4.1. Pemantauan 4.1.1. Rencana Pemantauan Administrator akan melakukan pemantauan dan evaluasi secara berkala terhadap penerima hibah dan proyeknya terkait kinerja dan kemajuan kegiatan proyek dibandingkan dengan tujuan TFCA Kalimantan. Administrator akan melakukan pemantauan dan evaluasi dengan menggunakan rencana pemantauan yang telah dibangun oleh penerima hibah (Lampiran 10). Setiap penerima hibah wajib untuk menyampaikan rencana pemantauan kepada Administrator pada saat menyampaikan proposal. 4.1.2. Pelaporan A. Laporan Keuangan Penerima hibah wajib menyimpan seluruh dokumentasi keuangan sesuai dengan prinsip dan standar akuntansi yang ditetapkan oleh Ikatan Akuntansi Indonesia dari waktu ke waktu dan menyampaikan laporan keuangan secara berkala kepada Administrator. Laporan keuangan yang wajib dilaporkan terdiri dari: 1. Laporan Bulanan Laporan bulanan dikirimkan setiap bulan paling lambat tanggal 10 kepada Administrator yang meliputi: Catatan transaksi harian (Lampiran 11) Laporan status anggaran (Lampiran 12) Rekonsiliasi bank 2. Laporan Tahunan Penerima hibah wajib untuk menyampaikan laporan keuangan tahunan paling lambat 90 (sembilan puluh) hari setelah berakhirnya tahun fiskal kepada Administrator. Lebih lanjut, penerima hibah juga wajib untuk menyampaikan laporan keuangan tahunan yang sudah diaudit kepada Administrator paling lambat 4 (empat) bulan setelah berakhirnya tahun fiskal. B. Laporan Kegiatan Penerima hibah wajib untuk menyampaikan laporan kemajuan kegiatan tiga bulanan (Lampiran 13) dan laporan kegiatan tahunan (Lampiran 14). Laporan kegiatan tiga bulanan tersebut dikirimkan kepada Administrator paling lambat tanggal 10 pada bulan dimana laporan kegiatan tiga bulanan wajib disampaikan. Laporan kegiatan tahunan disampaikan paling lambat 90 (sembilan puluh) hari setelah berakhirnya tahun fiskal kepada Administrator Administrator akan meninjau laporan-laporan sebagaimana tersebut di atas dan melaporkannya kepada Dewan Pengawas secara berkala yang terhitung 30 (tiga puluh) hari sejak laporan-laporan tersebut diterima oleh Administrator.
10
4.1.3. Kunjungan Lapangan Administrator akan melakukan kunjungan lapangan sebanyak 2 (dua) kali dalam setahun untuk melakukan pemantauan dan menilai kemajuan pelaksanaan kegiatan. Dalam situasi dan kondisi khusus, Administrator dapat melakukan kunjungan lapangan lebih dari 2 kali dalam setahun. Selama kunjungan lapangan, Administrator akan mengisi formulir pemantauan (Lampiran 15) dan segera setelah kunjungan lapangan berakhir, Administrator akan menyusun laporan pemantauan (Lampiran 16). 4.2. Evaluasi Administrator akan melakukan evaluasi setiap setahun sekali terhadap penerima hibah terkait kemajuan kegiatan terhadap tujuan TFCA Kalimantan. Evaluasi ini dimulai pada bulan Januari setiap tahunnya. Administrator akan melakukan evaluasi dengan menggunakan rencana pemantauan yang telah dibangun oleh penerima hibah untuk kemudian Administrator akan melaporkan hasil evaluasi tersebut kepada Dewan Pengawas paling lambat 90 (sembilan puluh) hari setelah berakhirnya tahun fiskal. 4.3. Audit Administrator akan melakukan audit internal sekurang-kurangnya 2 (dua) kali dalam setahun terhadap laporan keuangan yang disampaikan oleh penerima hibah. Selanjutnya, setiap setahun sekali auditor independen akan melakukan audit terhadap laporan keuangan program TFCA Kalimantan. Administrator akan menyerahkan laporan keuangan yang sudah diaudit dan laporan audit tersebut kepada Dewan Pengawas dan perwakilan dari Pemerintah Republik Indonesia, Pemerintah Amerika Serikat, TNC, dan WWF paling lambat 4 (empat) bulan setelah berakhirnya tahun fiskal. Sebagaimana tersebut di atas, penerima hibah juga wajib untuk menyampaikan laporan keuangan tahunan yang sudah diaudit kepada Administrator paling lambat 4 (empat) bulan setelah berakhirnya tahun fiskal. Lebih lanjut, jika penerima hibah menerima dana sama dengan atau lebih besar dari USD 100,000 (seratus ribu dolar Amerika Serikat) secara keseluruhan, maka penerima hibah diwajibkan untuk meminta auditor untuk menyerahkan sebuah pernyataan kepada Administrator yang memuat bahwa dana yang digunakan: (a) untuk kegiatan yang dapat didanai oleh TFCA Kalimantan, (b) tidak digunakan untuk kegiatan yang tidak dapat didanai oleh TFCA Kalimantan, dan (c) sesuai dengan proposal yang telah disetujui oleh Dewan Pengawas.
11
Bab V Penutup Kebijakan dan Prosedur Penyaluran Dana Hibah ini berlaku untuk semua proyek yang mendapatkan pendanaan dari program TFCA Kalimantan melalui mekanisme hibah dan berlaku pada tanggal ditetapkan oleh Dewan Pengawas.
Ditetapkan di Jakarta Tanggal 3 Mei 2013
12
Lampiran 1. Aplikasi Konsep Proyek A.
Surat Pengantar
………, …………………….. 20… No. : Hal : Pengajuan Konsep Proyek Lampiran : 1 berkas Konsep Proyek Kepada Yth. Direktur Program TFCA Kalimantan Jl. Bangka VIII, No. 3.B, Pela Mampang Jakarta 12720 – Indonesia Telp. +62-21.7183185/ 71793494-93 Fax. +62-21.7196131 Email.
[email protected], cc.
[email protected] www.tfcakalimantan.org Dengan Hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan Program TFCA Kalimantan, kami (lembaga pemohon) mengajukan Konsep Proyek dengan judul ……………………………………………………………………………………………………………………… Kegiatan tersebut direncanakan untuk dilaksanakan di (lokasi proyek) selama (jangka waktu proyek) dengan anggaran sebesar Rp……………………………………………………………………………………………………………………… Terlampir kami sampaikan konsep proyek sebagaimana dimaksud. Demikianlah usulan Konsep Proyek kami. Atas perhatian dan kerja samanya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
……………………………………… (Penanggung jawab)
13
B. Aplikasi Konsep Proyek
JUDUL DIISI OLEH ADMINISTRATOR PROGRAM TFCA KALIMANTAN
Tanggal Pencatatan: _________________________
C.
Hasil:
❒
Nomor Konsep Proyek: _______________________
❒
Diterima
Ditolak
Pemohon agar memberikan seluruh informasi sesuai dengan instruksi yang diberikan. BAGIAN A – DATA PEMOHON 1.
Nama organisasi*:
2. Alamat**: ________________________________________________________________________ Kota/ Kabupaten: ______________________________
Provinsi: _______________________
Kode Pos: _____________ 3. Bentuk organisasi***: ❒Yayasan
❒Perkumpulan
❒Universitas
❒Lain-lain
4. Tujuan organisasi: 5.
Penanggung Jawab:
6.
Nomor telepon:
Jabatan: (kantor)
(HP)
7. Email:
(faks)
Website:
8. Waktu pendirian organisasi (tanggal, bulan, dan tahun): 9. Jumlah proyek yang telah dilaksanakan oleh organisasi Anda selama tiga tahun terakhir: 10. Harap berikan informasi tentang nama proyek, periode proyek, nama donor, dan anggaran proyek yang telah dilaksanakan selama tiga tahun terakhir: Periode Nama Proyek
14
Awal
Akhir
Nama Donor
Anggaran Proyek
* Jika bermitra dengan lembaga lain, maka harap lampirkan data lembaga yang menjadi mitra. ** Lampirkan surat keterangan domisili dari lurah/kepala desa. *** Untuk Yayasan, lampirkan surat yang menerangkan status badan hukum yang dikeluarkan oleh kementerian yang terkait; untuk Perkumpulan, lampirkan anggaran dasar yang disahkan oleh notaris; untuk lembaga asing, lampirkan surat registrasi dari Kementerian Luar Negeri atau Nota Kesepahaman dengan kementerian/lembaga pemerintahan non kementerian; atau untuk Perguruan Tinggi swasta, lampirkan Akta Notaris pendirian Perguruan Tinggi Swasta.
BAGIAN B – INFORMASI UMUM KONSEP PROYEK 11. Lokasi proyek (sebutkan dengan rinci lokasi proyek):
12. Jangka waktu:
13. Total anggaran yang diusulkan (jika ada, mohon cantumkan jumlah kontribusi dari donor lain dan/atau jumlah cost sharing untuk melaksanakan kegiatan yang sama):
14. Nama donor lain (dimana proposal yang sama sedang diajukan kepada donor lain dan/atau donor sedang mendanai proyek yang sama dengan yang diajukan kepada TFCA Kalimantan):
BAGIAN C – URAIAN KONSEP PROYEK (tidak lebih dari 5 halaman, font Times New Roman, font size 11, single spacing) 15. Konteks proyek (antara lain kata kunci, ruang lingkup, cakupan kegiatan secara terpadu berdasarkan tujuan yang dapat didanai, penjelasan latar belakang permasalahan yang perlu ditangani, bagaimana proyek dapat membantu mengatasi masalah tersebut, dan alasan pembenar mengapa proyek ini penting untuk mendapatkan pendanaan dari Program TFCA Kalimantan; penjelasan tidak lebih dari ¾ halaman):
16. Sebutkan tujuan dan indikator tujuan serta jelaskan bagaimana tujuan dan indikator ini selaras dan berkontribusi terhadap pencapaian tujuan dan indikator tujuan Program TFCA Kalimantan (silakan lihat Rencana Implementasi untuk mempelajari tujuan dan indikator tujuan TFCA Kalimantan secara rinci; penjelasan tidak lebih dari ¾ halaman):
17. Deskripsi proyek (penjelasan tidak lebih dari 1 halaman):
15
18. Sebutkan nama para pemangku kepentingan kunci/mitra yang mendukung keberlanjutan implementasi proyek yang akan dilaksanakan oleh pemohon dan jelaskan hubungan yang sudah terbangun dengan para pemangku kepentingan kunci di lokasi dimana organisasi Anda usulkan akan bekerja tersebut (penjelasan tidak lebih dari ½ halaman):
19. Sebutkan potensi masalah sosial dan lingkungan yang mungkin timbul akibat pelaksanaan proyek dan jelaskan upaya untuk menghindari dan/atau mengurangi dampak yang timbul tersebut (silakan lihat Sintesis Pengaman Sosial dan Lingkungan TFCA Kalimantan di www.tfcakalimantan.org; penjelasan tidak lebih dari ½ halaman):
20. Jelaskan bagaimana proyek yang akan dilaksanakan memberikan kontribusi bagi tercapainya tujuan dan target Program Karbon Hutan Berau (PKHB) dan/atau Program Heart of Borneo (HoB) (silakan lihat Rencana Strategis dan Rencana Aksi PKHB-http://www.karbonhutanberau.org/id/ dan Rencana Aksi Nasional HoB-http://heartofborneo.or.id/id; penjelasan tidak lebih dari ¾ halaman):
21. Jelaskan rencana keberlanjutan kegiatan (project sustainability) (pemohon diminta untuk menjelaskan bagaimana manfaat proyek tetap dapat berlanjut ketika proyek sudah selesai; penjelasan tidak lebih dari ¾ halaman):
Catatan: Pemohon dapat melampirkan informasi penting lainnya yang diperlukan untuk mendukung Konsep Proyek
16
KEHATI – Indonesian Biodiversity Foundation Jl. Bangka VIII No. 3B, Pela Mampang, Jakarta 12720 T. (021) 718 3185, 7179 93492 – 93 F. (021) 719 6131 E.
[email protected] www.tfcakalimantan.org
17
