KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN

PUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR IV LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA Tahun 2015

KATA PENGANTAR Guna mewujudkan Visi “Menjadi rujukan bangsa dalam pembaharuan Administrasi Negara di Daerah”, Pusat Kajian dan Pendidikan dan Pelatihan Aparatur IV (PKP2A IV) sebagai salah satu unit kerja Lembaga Administrasi Negara (LAN) yang berkedudukan di daerah menyelenggarakan berbagai program terkait dengan pengkajian kebijakan dan pengembangan inovasi administrasi Negara dan pembinaan serta penyelenggaraan diklat aparatur. Berbagai program dan kegiatan tersebut kemudian dijabarkan dalam berbagai bentuk kegiatan-kegiatan dalam upaya menjawab kebutuhan stakeholder di daerah, khususnya diwilayah Sumetera. Sebagai media komunikasi dengan stakholder, kami memandang perlu untuk menyediakan informasi tentang berbagai jenis layanan yang diberikan oleh PKP2A IV LAN kepada mitra kerja di daerah, yang kami sajikan dalam bentuk Katalog Layanan PKP2A IV LAN. Katalog layanan ini berisi berbagai jenis layanan yang kami berikan kepada mitra kerja (pengguna layanan) kami baik dibidang Kajian Kebijakan dan Inovasi Administrasi Negara maupun Diklat Aparatur serta layanan dukungan dari Bagian Administrasi baik eksternal maupun internal. Secara singkat, Katalog layanan ini menginformasikan tentang jenis layanan, mekanisme layanan, produk layanan dan penanggung jawab layanan serta informasi-informasi lain terlait dengan layanan yang diberikan oleh PKP2A IV LAN kepada mitra kerja. Besar harapan kami, katalog layanan ini bermanfaat kepada stakeholders kami dan sekaligus dapat berkontribusi kepada komitmen kami untuk terus meningkatkan kualitas layanan kami kepada mitra kerja di daerah. Kami menyadari, bahwa katalog layanan ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dari aspek isi, tampilan dan kelengkapan informasi yang diharapkan oleh stakeholders, untuk itu kami sangat senang jika mendapat saran, masukan maupun kritik yang membangun guna menyempurnakan katalog layanan ini. Akhirnya, kami tidak lupa menyucapkan syukur kehadiran Allah SWT dan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi aktif dalam proses penyusunan katalog layanan ini.

Aceh Besar,

Desember 2015

Kepala PKP2A IV LAN

Faizal Adriansyah i


DAFTAR ISI

Kata Pengantar ................................................................................................. Daftar Isi ........................................................................................................ I. Katalog Layanan Bidang KKIAN ................................................................... 1. Layanan Advokasi Penyusunan Standar Pelayanan .................................. 2. Layanan Jurnal Transformasi Administrasi .............................................. 3. Layanan Perkonsultasian ........................................................................ 4. Layanan Kajian/Penelitian ...................................................................... II. Katalog Layanan bidang Diklat Aparatur ...................................................... 1. Layanan Pembinaan Diklat ..................................................................... 2. Layanan Fasilitasi Penyelenggaraan Diklat ............................................... 3. Layanan Pembelajaran Diklat ................................................................. 4. Layanan Peserta dan Alumni Diklat ........................................................ III. Katalog Layanan Bagian Administrasi .......................................................... A. Katalog layanan Internal ....................................................................... 1. Pelayanan Pengembangan Pegawai .................................................... i. Pelayanan Pengembangan Pegawai ............................................. ii. Layanan Pengembangan Pegawai ............................................... iii. Layanan Kepangkatan ................................................................ iv. Layanan Gaji Berkala ................................................................ v. Layanan Absensi Kehadiran ....................................................... vi. Layanan Pensiun ....................................................................... 2. Pelayanan Barjas ............................................................................. 3. Pelayanan ATK ................................................................................ 4. Pelayanan Pemakaian Aset BMN ....................................................... 5. Pelayanan Administrasi Tata Naskah Dinas dan Arsip .......................... i. Layanan Surat-Menyurat ............................................................. ii. Layanan Kearsipan .................................................................... 6. Pelayanan Kebersihan dan Keamanan ............................................... 7. Pelayanan Perencanaan Program ..................................................... i. Layanan Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) .................... ii. Layanan Penyusunan Perjanjian Kinerja ....................................... iii. Pelayanan Penyusunan Rencana Kerja Tahunan ........................... iv. Pelayanan Penyusunan Rencana Kerja Strategis .......................... 8. Pelayanan Monitoring dan Pengawasan Pelaksanaan Program ............. i. Pelayanan Monitoring Pelaksanaan Program dan Kegiatan .............

i 1 1 2 3 3 4 4 5 6 6 7 7 7 7 8 8 9 9 9 10 10 11 11 11 12 13 13 14 15 16 17 18 18

ii


ii. Pelayanan Revisi Rencana kerja Anggaran ................................... 9. Pelayanan Pelaporan ......................................................................... i. Pelayanan Penyusunan Laporan Kinerja ....................................... ii. Pelayanan Administrasi Keuangan .............................................. B. Katalog Layanan Eksternal ..................................................................... 1. Pelayanan Permintaan Data dan Informasi .......................................... 2. Pelayanan Publikasi .......................................................................... 3. Pelayanan Tamu / Visitasi / Benchmarking .......................................... 4. Pelayanan Saran dan Pengaduan ....................................................... 5. Pelayanan PNBP Penyewaan Fasiliats Kantor ...................................... 6. Pelayanan Narasumber / Penceramah / Fasilitator ...............................

19 21 21 22 23 23 24 24 25 25 26

iii


KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN Katalog layanan ini berisikan informasi tentang jenis, mekanisme, produk dan pelaksana pelayanan yang dilungkungan PKP2A LAN kepada stakeholders baik internal maupun eksternal. Dimana jenis layanan yang diberikan kemudian dikelompokkan sesuai dengan bidang tugas pada unit-unit kerja di PKP2A IV LAN. I. KATALOG LAYANAN BIDANG KAJIAN KEBIJAKAN DAN INOVASI ADMINISTRASI NEGARA (KKIAN) Katalog layanan pada Bidang Kajian Kebijakan dan Inovasi Administrasi Negara berisi konten tentang ruang lingkup layanan, jenis layanan, mekanisme layanan, pelaksana dan penanggung jawab layanan, produk layanan.

1. LAYANAN ADVOKASI PENYUSUNAN STANDAR PELAYANAN Memberikan pelayanan terhadap penyusunan standar pelayanan publik di daerah yang merupakan amanat Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Standar Pelayanan tersebut merupakan pedoman yang harus ada dan digunakan oleh instansi penyelenggara pelayanan publik agar layanan yang diberikan berkualitas, sederhana, berkeadilan, transparan, akuntabel, partisipatif dan berkelanjutan. Mekanisme 1) Tahapan Koordinasi dengan Pemerintah Daerah dan/atau SKPD yang ditunjuk 2) Tahapan Bimbingan Teknis Tim Penyusunan Standar Pelayanan 3) Tahapan perkonsultasian dan review draf dokumen Standar Pelayanan 4) Tahapan evaluasi penetapan dan penerapan dokumen Standar Pelayanan

1

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN Produk 1) Dokumen Standar Pelayanan. 2) Rekomendasi

penyusunan

Standar

Pelayanan

dari

PKP2A

IV

kepada

Pemerintah Daerah. Pelaksana/Penanggung Jawab Bidang KKIAN 2. LAYANAN JURNAL TRANSFORMASI ADMINISTRASI Memberikan layanan penerbitan/publikasi artikel hasil kajian empirik maupun konseptual di bidang administrasi negara yang dilakukan oleh peneliti, pakar, akademisi, pejabat pemerintahan dan pemerhati bidang administrasi negara. Keberadaan JurnalTransformasi Administrasi ini dimaksudkan untuk mengawal perkembangan

publikasi

karya

tulis

ilmiah

di

bidang

administrasi

publik.Kolaborasi dalam suatu penelitian dianggap sebagai ujung tombak dunia ilmu pengetahuan, sehingga perhatian besar terhadap publikasi karya tulis ilmiah sangatlah penting. Mekanisme Pengiriman

artikel

ke

redaksi

review

dewan

redaksireview

mitra

bestariPenerbitan dan publikasi Artikel dalam terbitan Jurna Transformasi Administrasi. Produk Jurnal Transformasi Administrasi Pelaksana/Penanggung Jawab Bidang KKIAN

2

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN 3. LAYANAN PERKONSULTASIAN Layanan penrkonsultasian isu-isu kelitbangan dibidang administrasi negara dan inovasi kebijakan kepada mitra kerja Mekanisme Permohonan perkonsultasian dan pemberian konsultasi Produk Informasi, saran dan masukan terhadap isu-isu aktual Pelaksana/Penanggung Jawab Bidang KKIAN 4. LAYANAN KAJIAN/PENELITIAN Memberikan layanan pengkajian/penelitian di bidang administrasi negara baik secara mandiri maupun secara bersama-sama dengan mitra kerja. Mekanisme Koordinasi dengan stakeholder terkait pelaksanaan Kajian Penyusunan proposal

penelitian

pelaksanaan

penelitian/kajian. Produk Policy Brief, Buku Hasil Kajian. Pelaksana/Penanggung Jawab Bidang KKIAN

penelitian/kajian

pencetakan

hasil

3

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN II.

KATALOG LAYANAN BIDANG DIKLAT APARATUR Dalam melaksanakan tugas sebagai unit yang bertanggung jawab terhadap tugas

pembina

dan

penyelenggaraan

diklat,

Bidang

Diklat

Aparatur

memberikan layanan kepada stakeholdernya antara lain: 1. LAYANAN PEMBINAAN DIKLAT Pembinaan diarahkan kepada upaya peningkatan kelembagaan, program, penyelenggaraan, dan SDM diklat serta sarana dan fasilitasnya. Agar program diklat sebagai sasaran peningkatan SDM aparatur secara kualitatif dan kuantitatif menjadi pilar yang kuat bagi terwujudnya optimasi kinerja bagi lembaga Diklat Regional se-Sumatera. Sasaran yang ingin dicapai adalah membangun unit diklat yang kuat yaitu terwujudnya institusi diklat yang kuat dan determinan dalam penyediaan SDM untuk mendukung unit-unit satuan kerja organisasi, unit Diklat bukan unit yang marginal yang isi oleh potensi-potensi residu tapi pembinaan harus mampu mendongkrak semangat reformasi untuk mewujudkan diklat sebagai center of excellence. Layanan pembinaan diklat, diberikan oleh Bidang Diklat, baik secara mandiri maupun atas permintaan/kebutuhan mitra kerja, yang meliputi administrasi

pembinaan

(sosialiasi

kebijakan,

penjaminan

mutu,

penjaminan kualitas), Supervisi baik dari aspek penyelenggaraan diklat, Tenaga Kedikatan maupun Fasilitas Diklat Mekanisme - Permintaan - Koordinasi - Pelaksaaan kegiatan pembinaan - Pelaporan

4

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN Produk - Penyelenggaraan Kegiatan - Perkonsultasian - Informasi Kebijakan - Alumni - Laporan - Sertifikasi/Akreditasi (Lembaga Diklat/Tenaga Kediklatan) Pelaksana/Penanggung Jawab Bidang Diklat Aparatur

2. LAYANAN FASILITASI PENYELENGGARAAN DIKLAT Selain menyelenggarakan diklat secara mandiri, Bidang Diklat juga memberikan layanan fasilitasi layanan penyelenggaraan diklat untuk mitra kerja yang membutuhkan, baik dalam bentuk fasilitasi tenaga pengajar, fasilitasi bahan ajar maupun fasilitasi tempat. Mekanisme - Permohonan fasilitasi - Koordinasi penyelenggaraan - Penyelenggaraan kegiatan - Evaluasi kegiatan - Laporan penyelenggaraan kegiatan Produk - Penyelenggaraan - Penyelenggaraan - Penyelenggaraan - Penyelenggaraan - Fasilitas Tempat - Kurikulum - Bahan Ajar

Diklat Diklat Diklat Diklat

Kepemimpinan Prajabatan Fungsional Tertentu Teknis

5

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN - Tenaga Pengajar - Hasil Evaluasi - Surat Tanda Taman Pendidikan dan Pelatihan/Sertifikat Pelaksana/Penanggung Jawab - Bidang Diklat Aparatur 3. LAYANAN PEMBELAJARAN DIKLAT Pembelajaran diklat adalah layanan utama dari rangkaian proses penyelenggaraan diklat yang selenggarakan oleh PKP2A IV LAN (Diklat Kepemimpinan, Diklat Prajabatan, Diklat Fungsional dan Diklat Teknis) baik secara mandiri maupun kegiatan kerjasama atau fasilitasi penyelenggaraan terhadap mitra kerja. Mekanisme - Persiapan - Penjadwalan - Pembelajaran - Pengendalian dan pelayanan - Evaluasi - Pelaporan Produk - Kegiatan pembelajaran - Hasil evaluasi - Kompetensi alumni Pelaksana/Penanggung Jawab Bidang Diklat Aparatur 4. LAYANAN PESERTA DAN ALUMNI DIKLAT Layanan kepada peserta Diklat diberikan oleh Bidang Diklat Aparatur mulai dari tahap pra-pembelajaran, selama pembelajaran dan pasca pembelajaran (alumni) Mekanisme - Penjaringan Peserta melalui instansi pembina kepegawaian;

6

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN -

Proses pendaftaran; Proses Seleksi administrasi; Proses Pemanggilan; Penetapan Peserta; Fasilitasi Akomodasi Kegiatan Pembelajaran; Fasilitasi Informasi, Administrasi dan Akademik Evaluasi Penerbitan STTPP/Sertifikat Pengembalian Peserta Evaluasi pasca Diklat

Produk - Informasi Rencana Program Diklat - Daftar Peserta - Layanan Akademik - Layanan Akomodasi - Layanan Administrasi - Kualifikasi Kompetensi (STPP/Sertifikat) - Daftar Alumni - Layanan Pasca Diklat Pelaksana/Penanggung Jawab Bidang Diklat Aparatur

III.

BAGIAN ADMINISTRASI

Katalog layanan pada Bagian Administrasi berisi konten tentang jenis layanan, mekanisme layanan, pelaksana dan penanggung layanan, yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, tanggaan, perencaan, pengadan dan keuangan, baik pelayanan internal maupun eksternal organsiasi.

ruang lingkup layanan, jawab layanan, produk kehumasan, kerumah yang diberikan kepada

A. KATALOG LAYANAN INTERNAL 1. PELAYANAN PENGEMBANGAN PEGAWAI: 1) Pelayanan Dossier Kepegawaian Penataan sekaligus pengarsipan data/dokumen/berkas asli sehingga memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen.

kepegawaian,

7


Mekanisme Pemilahan dan penyimpanan berkas Asli Pegawai untuk dijadikan pertinggal/arsip pada Dossier pegawai yang bersangkutan. Produk o Telah Tersimpannya Berkas Pegawai yang terbaru pada Dossier o Katalog perninjaman o Kendali Penyimpanan, Peminjaman dan Pengembalian Berkas Pegawai pada Dossier Pelaksana/Penanggung Jawab Pengelola Pengadministrasian SDM. 2) Layanan Pengembangan pegawai. Kegiatan perencanaan kebutuhan pengembangan kapasitas kompetensi, substansi dan karier pegawai, serta pelaksanaan kegiatan yang menunjang. Mekanisme Mengindentifikasi/memetakan kebutuhan jenis kompetensi yang dibutuhkan oleh setiap pegawai, untuk dianalisis data kebutuhannya, selanjutnya pengiriman mengikuti diklat/pelatihan yang dibutuhkan. Produk o Pengiriman Pegawai mengikuti diklat/pelatihan yang dibutuhkan. Pelaksana/Penanggung Jawab Pengelola Pengadministrasian SDM. 3) Layanan Kepangkatan Layanan informasi dan pengurusan administrasi kenaikan pangkat pegawai baik secara regular dan pilihan. Mekanisme Menginformasikan rencana kenaikan pangkat pegawai baik secara pilihan atau secara reguler kepada pegawai, agar dapat menyiapkan bahan-bahan dan kelengkapan berkas yang dipersyaratkan.Setelah berkas lengkap membuat surat usulan ke atasan untuk penandatangan.Berkas dikirim ke bagian SDM LAN untuk proses selanjutnya di BKN.

8

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN Produk Kenaikan pangkat pegawai tepat waktu Pelaksana/Penanggung Jawab Pengelola Pengadministrasian SDM. 4) Layanan Gaji Berkala. Layanan pendataan, pengumpulan bahan dan pengurusan untuk kenaikan gaji berkala pegawai. Mekanisme Menyiapkan bahan-bahan dan kelengkapan berkas yang dipersyaratkan, untuk diusulkan ke pimpinan, serta penyerahan ke KPPN. Produk o Kenaikan Gaji Berkala pegawai Pelaksana/Penanggung Jawab Pengelola Pengadministrasian SDM. 5) Layanan Absensi Kehadiran. Layanan proses perekaman dan rekapitulasi kehadiran pegawai untuk data dasar pemberian tunjangan kinerja pegawai, serta dasar penilaian kedisplinan waktu kerja. Mekanisme Menyediakan Daftar Hadir Pegawai sebagai Dokumen Kendali Kehadiran Pegawai per Hari per Bulan,  dilanjuti pengecekan dan penyesuaian Kehadiran Pegawai pengiriman rekapitulasi untuk dasar pembayaran TUKIN. Produk - Dokumen Rekapitulasi Kehadiran Pegawai Bulanan. Pelaksana/Penanggung Jawab Pengelola Pengadministrasian SDM 6) Layanan Pensiun. Layanan pendataan dan pengurusan pensiun Pegawai.

9

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN Mekanisme Mendata pegawai yang akan memasuki masa pensiun ( usulan pengurusan pensiun dari pegawai Mengoreksi kelengkapan berkas usulanMenyusun berkas usulan pengiriman berkas untuk proses lebih lanjut. Produk - Berkas pensiun - SK pensiun Pelaksana/Penanggung jawab Pengelola Pengadministrasian SDM

2. PELAYANAN BARJAS Layanan proses pengadaan barang dan jasa untuk pelaksanaan kegiatan unit atau bidang. Mekanisme Layanan barjas terdiri dari 2 metode yaitu metode pengadaan langsung/pembelian langsung dan lelang.Untuk metode pengadaan/pembelian langsung dimulai dari identifikasi kebutuhan barang dan jasa dari unit atau bidang baik dari pembiayaan Rupiah Murni maupun Penerimaan Negara Bukan Pajak, pembuatan memo permintaan penyediaan barang dan jasa ke PPK, Lalu PPK Menugaskan Pejabat untuk melakukan proses Barang dan Jasa (kalau metodenya pengadaan/pembelian langsung), dan penugasan panitia lelang (untuk proses Lelang). Produk Layanan: - Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa. - Dokumen Barang dan Jasa Penanggung Jawab Pengelola Barjas

3. PELAYANAN ATK Merupakan layanan penyiapan kebutuhan alat tulis kantor melalui satu pintu, yang diperuntukkan untuk kebutuhan pelaksanaan kegiatan-kegiatan unit dan bidang.

10

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN Mekanisme Memo dari unit/bidang kepada PPKProses pengadaan/pembelianpenyiapan ATK oleg penyediapemeriksaan ATK oleh PPHP pendistribusian ATK ke unit dan bidang. Produk ATK kegiatan Pelaksana Umum dan SDM 4. PELAYANAN PEMAKAIAN ASET BMN Layanan pemakaian aset BMN untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan pada unit dan bidang kerja . Metode Memo dari unit/bidang kepada pengelola KabagminProses penyiapan oleh umum dan SDMserah terima disertai Surat pemakaian. Produk o Dokumen Pemakaian Perlengkapan dan Fasilitas Kerja. Pelaksana/Penanggung Jawab Pengolala Aset BMN 5. PELAYANAN ADMINISTRASI TATA NASKAH DINAS DAN ARSIP 1)Layanan Surat-Menyurat Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas. Produk-Produk Layanan Tata Persuratan Dinas o Surat Dinas. o Surat Tugas. o Nota Dinas. o Surat Undangan.

11

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN o Surat Keputusan. o Surat Keterangan. Pelaksana/Penanggung jawab Pengadministrasian Umum

ALUR MEKANISME

Perbaikan

Perbaikan

2)Layanan Kearsipan. Layanan penataan dan ketertiban berkas/dokumen tata naskah dinas perkantoran Mekanisme o Penerimaan Dokumen/berkas  Klasfikasi dan rekapitulasi tata naskah dinas o Pemberian nomor tata naskah dinas dan stempel lembaga (bagi yang dipersyaratkan).

12


Produk o Rekapitulasi Arsip Tata Naskah Dinas o Penomoran Pelaksana/Penanggung Jawab Pengadministrasian Umum 6. PELAYANAN KEBERSIHAN DAN KEAMANAN Untuk menciptakan kenyamanan dan kebersihan serta keamanan perkantoran. Mekanisme Pelaksanaan layanan kebersihan dan keamanan dikelola secara swakelola oleh PKP2A IV LAN melalui kontrak langsung jasa tenaga kerja. Pelaksanaan meliputi supervisi, evaluasi triwulan, reward dan sanksi Produk Keamanan, kebersihan dan kelestarian Pelaksana/Penanggung Jawab Pengelola kebersihan dan keamanan. 7. PELAYANAN PERENCANAAN PROGRAM Sub bagian Perencanaan dan Evaluasi Program pada Satker 680612 PKP2A IV LAN merupakan salah satu unit kerja yang bertanggungjawab secara administratif dan teknis terhadap Bagian Administrasi dimana dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya memfokuskan pada fasilitasi perencanaan, monitoring dan evaluasi serta pelaporan program dan kegiatan yang ada di lingkungan PKP2A IV LAN.

13

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN Perencanaan dimaksud tidak terbatas pada program dan kegiatan, akan tetapi juga dalam

penganggaran.

Penganggaran

Berbasis

Kinerja

(Performance-based

Budgeting) yang bertujuan untuk mewujudkan proses penganggaran yang berbasis output dan outcome. Dengan kata lain, perumusan dan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) K/L merujuk pada RPJMN 2015-2019 dan Rencana Kinerja Pemerintah (RKP) yang telah ditetapkan oleh Kementerian PPN/Bappenas supaya adanya sinergitas program dan kegiatan

antara masing-masing satker di lingkungan K/L

dengan prioritas

pembangunan nasional jangka menengah dan rencana kerja pemerintah dalam kurun waktu 5 (lima) tahun. Selanjutnya turunan dari Renstra tersebut dilakukan penyusunan Rencana Kerja K/L tahunan sebagai substansi panduan teknis pelaksanaan program dan kegiatan yang secara garis besar memuat Indikator Kinerja, Input, Aktivitas, Output, Outcome dan Target Kinerja. 1) Layanan Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) Mekanisme - Pejaringan Usulan Program dan Kegiatan Bidang dan Bagian - Kompilasi Usulan Program dan Kegiatan Bidang dan Bagian - Pembahasan Usulan Program dan Kegiatan Bidang dan Bagian - Penajaman Usulan Program dan Kegiatan Bidang dan Bagian - Penyusunan DIPA Pagu Indikatif - Penyusunan DIPA Pagu Anggaran - Penyusunan DIPA Alokasi Anggaran Produk RKAKL Pagu Indikatif RKAKL Pagu Anggaran RKAKL Alokasi Anggaran DIPA Satker Pelaksana/Penanggung Jawab Subbagian Perencanaan Dan Evaluasi Program

14


ND Pagu Indikatif Pic: Biro PHHP LAN a/n. Kepala LAN

Penyusunan Pagu Indikatif Pic: Subbag RenEv dan masing-masing unit kerja

Review Pagu Indikatif Pic: Subbag RenEv dan Biro PHHP LAN

Finalisasi Penyusunan Pagu Alokasi Anggaran Pic: Subbag RenEv dan masing-masing unit kerja

Review Pagu Anggaran Pic: Subbag RenEv, Biro PHHP dan Inspektorat LAN

Penyusunan Pagu Anggaran Pic: Subbag Renev dan masing-masing unit kerja

Review dan Pembahasan Pagu Alokasi Anggaran Pic: Biro PHHP dan Inspektorat LAN serta DJA

2) Layanan Penyusunan Perjanjian Kinerja Perjanjian Kinerja merupakan pernyataan kinerja/kesepakatan kinerja yang ditetapkan antara unit Eselon I dan Eselon II di lingkungan K/L sebagai upaya untuk mewujudkan pemerintahan yang efektif, transparan dan akuntabel serta berorientasi pada hasil. Mekanisme - Koordinasi Dengan Unit Kerja - Pengusulan program dan Kegiatan - Penyusunan Draft Rencana Kerja Kerja Tahunan - Penyusunan Draft Perjanjian Kerja - Pembahasan Draft Perjanjian Kinerja - Penandantangan Perjanjian Kinerja Usulan dan Pembahasan Perjanjian Kinerja Pic: perwakilan unit kerja

Review terhadap Usulan Perjanjian Kinerja Pic: Kepala PKP2A IV LAN

Penyempurnaan Usulan Perjanjian Kinerja Pic: Biro PHHP dan Inspektorat LAN

Penandatanganan Perjanjian Kinerja Pic: Subbag RenEv dan Biro PHHP LAN

15

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN Produk - Rencana Kerja Tahunan - Perjanjian Kinerja Pelaksana/Penanggung Jawab Subbagian Perencanaan dan Evaluasi Program 3) Pelayanan Penyusunan Rencana Kerja Tahunan Rencana Kinerja Tahunan merupakan penjabaran dari sasaran dan program yang telah ditetapkan dalam Rencana Strategis K/L beserta turunannya, dan akan dilaksanakan oleh masing-masing satuan kerja K/L melalui berbagai program dan kegiatan tahunan. Dalam proses penyusunan Rencana RKT tahun 2016, Subbag Perencanaan dan Evaluasi Program berperan sebagai pendamping dan pemberi arahan terutama hal-hal yang berkaitan dengan administrasi dan teknis penyusunan RKT berbasis Renstra dan regulasi internal maupun eksternal yang berkaitan. Sedangkan yang berhubungan dengan substansi program dan kegiatan merupakan kewenangan masing-masing unit pelaksana program dan kegiatan tersebut. Mekanisme - Koordinasi dengan unit kerja - Usulan Program dan Kegiatan dari unit kerja - Kompilasi Usulan Program dan Kegiatan dari unit kerja - Pembahasan draft usulan Program dan Kegiatan - Draft Usulan Final RKT kepada LAN Jakarta - Pembahasan RKT Tingkat LAN - Penatapan RKT LAN

16

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN Produk - Draft Rencana Kerja Tahunan - Dokumen Final Rencana Kerja Tahunan Pelaksana/Penanunggung Jawab Subbagian Perencanaan dan Evaluasi Program

Review terhadap Usulan Rancangan Program dan Kegiatan Pic: Subbag RenEv

Usulan Rancangan Program dan Kegiatan Pic: Unit kerja

Penyempurnaan Rancangan Program dan Kegiatan Pic: Unit kerja ybs.

Penajaman dan Pembahasan Rancangan Program dan Kegiatan Pic: Kapus dan Eselon I/II LAN

Pembahasan Rancangan Program dan Kegiatan Pic: Kapus dan Unit kerja ybs.

Crosscheck hasil Review Usulan Rancangan Program dan Kegiatan Pic: Subbag RenEv

Kompilasi dan Finalisasi Penyusunan RKT Pic: Subbag RenEv

4) Pelayanan Penyusunan Rencana Kerja Srategis Rencana Strategis K/L merupakan dokumen perencanaan K/L untuk periode 5 (lima) tahun yang memuat visi, misi, tujuan, strategi, kebijakan, program, kegiatan, pembangunan, kerangka regulasi, dan kerangka kelembagaan sesuai dengan tugas dan fungsi K/L yang disusun dengan berpedoman pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN). Mekanisme - Rapat Koordinasi Internal - Penelahaan Draft Rencana LAN sebagai bahan rujukan

17

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN - Penyusuann Draft Rensta PKP2A IV - Koordinasi dan Konsultasi Draft Renstra PKP2A IV dengan LAN Pusat - Penatapan Draft Renstra PKP2A IV LAN - Pencetakan Draft Renstra PKP2A IV LAN Produk - Renstra PKP2A IV LAN Pelaksana/Penanngung Jawab Subbagian Perencanaan dan Evaluasi Program Kerangka Penyusunan Renstra Pic: Subbag RenEv dan Perwakilan masing-masing unit kerja

Review Renstra Pic: Subbag RenEv, perwakilan masing-masing unit kerja, Biro PHHP dan Inspektorat LAN

Penyusunan Renstra Pic: Subbag Renev

Finalisasi hasil Review Pic: Subbag RenEv

8. PELAYANAN MONITORING DAN PENGAWASAN PELAKSANAAN PROGRAM Pelayanan monitoring dan evaluasi berfokus pada pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan yang kewenangannya ada pada Subbag Perencanaan dan Evaluasi Program dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan Sub bagian Keuangan dan koordinator masing-masing program dan kegiatan. 1) Pelayanan Monitoring Pelaksanaan Program dan Kegiatan Monitoring pelaksanaan kegiatan, adalah tahapan pengendalian dari pelaksanaan Program dan Kegiatan yang telah disusun. Dimana pelayanan ini dilakukan guna memantau

dan

memastikan

semua program

dan

kegiatan

yang telah

18

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN direncanakan dapat dilaksanakan dengan baik sesuai dengan rencana dan target yang telah di tetapkan. Mekanisme - Rapat koordinasi/Rapat Kerja - Pemantauan realisasi program dan Kegiatan Bulanan - Pemantauan realisasi program dan Kegiatan Triwulan - Pemantauan realisasi program dan Kegiatan Semester - Pemantauan realisasi program dan Kegiatan Tahunan Produk - Laporan Realisasi Program dan Kegiatan Bulanan - Laporan Realisasi Program dan Kegiatan Triwulan - Laporan Realisasi Program dan Kegiatan Semester - Laporan Realisasi Program dan Kegiatan Tahunan - Laporan Akhir Pelaknsaan Kegiatan dan Program Pelaksana/Penanggung Jawab Subbbagian Perencaan dan Evaluasi Program 2) Pelayanan Revisi Rencana Kerja Anggaran Revisi

anggaran

merupakan

proses

pergeseran,

penambahan

ataupun

pengurangan anggaran yang bertujuan untuk mengoptimalisasi penggunaan anggaran. Revisi anggaran ini dilatarbelakangi oleh beberapa hal diantaranya teggat waktu antara perencanaan dan pelaksanaan anggaran dalam jangka waktu hampir 1 (satu) tahun, sehingga sangat memungkinkan perencanaan yang telah disusun belum mencakup semua kebutuhan pelaksanaan program dan kegiatan, dan perubahan kebijakan atau perubahan prioritas baik internal maupun eksternal dalam pengalokasian anggaran juga juga berdampak terjadinya revisi anggaran.

19

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN Mekanisme - Usulan Revisi (beserta data dukung) - Klarifiaksi/Verivikasi kelengkapan Data Dukung - Klasifikasi kewenangan Revisi KPA/Kanwil DJPB/DJA - Proses Usulan Revisi KPA/Kanwil DJPB/DJA - Penetapan Revisi - Distribusi RKA hasil revisi Produk - Usulan Revisi Rencana Kerja Anggaran - Dokumen Penetapan Revisi Rencana Kerja Anggaran Pelaksana/Penanggung Jawab Subbagian Perencaaan dan Evaluasi Program

Usulan Revisi Pic: masing-masing unit kerja

Pengesahan Revisi KPA Pic: Kanwil DJPB

Review dan Input Usulan Revisi Pic: Subbag RenEv

Persetujuan Revisi KPA (internal) Pic: KPA PKP2A IV LAN a/n. Kepala LAN

Koordinasi Usulan Revisi Pic: Subbag RenEv, Kanwil DJPB dan Biro PHHP LAN

Persetujuan/Pengesahan Revisi Kanwil DJPB/DJA Pic: Kanwil DJPB, DJA

Pencetakan dan Pendistribusian hasil Revisi Pic: Subbag RenEv

20

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN 9. PELAYANAN PELAPORAN Pelaporan terhadap hasil pelaksanaan program dan kegiatan dilaksanakan pada akhir Bulan/Semester/Tahun anggaran dengan melibatkan semua unit kerja pada PKP2A IV LAN.Bentuk laporan yang selama ini disajikan berupa hardcopy laporan final masing-masing program dan kegiatan yang dikompilasi dan dikirimkan oleh Subbag Perencanaan dan Evaluasi Program ke Biro PHHP dan Inspektorat LAN sebagai wujud pertanggungjawaban penggunaan anggaran dan pencapaian kinerja. 1) Pelayanan Penyusunan Laporan Kinerja Laporan Kinerja merupakan bentuk akuntabilitas dari pelaksanaan tugas dan fungsi yang dipercayakan kepada setiap instansi pemerintah atas penggunaan anggaran.Hal terpenting yang diperlukan dalam penyusunan laporan kinerja adalah pengukuran kinerja dan evaluasi serta pengungkapan (disclosure) secara memadai hasil analisis terhadap pengukuran kinerja. Mekanisme -

Pengumpulan Data dan Informasi terkait output dan Outcome Kegiatan

-

Penyusunan Draft Laporan Triwulan/Semester/Tahunan

-

Pembahasan Draft Laporan Triwulan/Semester/Tahunan

-

Perbaikan Draft Laporan Triwulan/Semester/Tahunan

-

Penatapan Laporan Triwulan/Semester/Tahunan

-

Pencetakan Laporan Triwulan/Semester/Tahunan

-

Penyampaian Laporan Triwulan/Semester/Tahunan Produk - Laporan Kinerja Instansi Pelaksan/Penanggung Jawab Subbagian Perencanaan dan Evaluasi Program

21


Pemetaan dan Pengumpulan Data Pic: Subbag RenEv

Penyusunan Laporan Kinerja Pic: Subbag Renev

Penyempurnaan Laporan Kinerja Pic: Biro PHHP dan Inspektorat LAN

Review Laporan Kinerja Pic: perwakilan masingmasing unit kerja

Penajaman Laporan Kinerja Pic: Bagian Administrasi dan Kepala PKP2A IV LAN

2)PELAYANAN ADMINSITRASI KEUANGAN Pelayanan

Administrasi

Keuangan

adalah

bentuk

pelayanan

dalam

rangka

pemenuhan dukungan pembiayaan semua kegiatan pada bagian, bidang dan pembayaran pihak ketiga dilingkungan PKP2A IV LAN. Mekanisme  Pengajuan uang muka kerja oleh PUMK  Verifikasi kwitansi/dokumen pelengkap  Proses pencairan dana di Bendahara Pengeluaran  Pembuatan surat perintah membayar  Penyampaian surat perintah membayar ke KPPN Produk - Surat Perintah Membayar (SPM) - Pelunasan Pajak - Laporan Keuangan Pelaksana/Penanggung Jawab Pengeloa Keuangan dan Kasubbag Keuangan

22

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN Alur Layanan Pencairan Anggaran

PUMK

Bendahara

Verifikator

Rekening Bendahara

Kantor KPPN

PPSPM

B. KATALOG LAYANAN EKSTERNAL 1. PELAYANAN PERMINTAAN DATA DAN INFORMASI Maksud dan Mekanisme: Untuk kebutuhan informasi kinerja PKP2A IV, mitra kerja diberikan akses untuk memperoleh data dan informasi terkait dengan kinerja dan tupoksi lembaga. Permintaan data dilakukan secara surat dan lisan kepada PKP2A IV LAN. Produk/hasil: 

Data/Informasi terkait tugas dan fungsi instansi



Berita dan agenda kediklatan dan kajian



Produk-produk kediklatan dan kajian



Berita Kegiatan.



Dokumentasi kegiatan



Data kepegawaian.

Pelaksana/Penanggung Jawab Tim kehumasan.

23

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN 2. PELAYANAN PUBLIKASI Mekanisme Untuk kebutuhan informasi kegiatan, layanan dan kinerja PKP2A IV, mitra kerja dapat mengakses secara online berita-berita kegiatan PKP2A IV LAN. Produk 

Website



Media Sosial



Jurnal Mingguan

Pelaksana/Penanggung Jawab Tim Kehumasan. 3. PELAYANAN TAMU/VISITASI/BENCMARKING Layanan fasilitasi Tamu/visitasi atau bencmarking ke PKP2A IV LAN Mekanisme Permohonan

fasilitasi

resepsionispendampingan

visitasi fasilitasi

penerimaan visitasi

tamu

visitasi

Informasi tupoksi/kegiatan/kinerja PKP2A IV. Pelaksana/Penanggung Jawab Unit / bidang terkait di PKP2A IV LAN.

di

penyampaian/pemberian

informasi terkait tupoksi/kegiatan/kinerja PKP2A IV kepada tamu. Produk

tamu

24

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN 4. PELAYANAN SARAN DAN PENGADUAN. Mekanisme Untuk perbaikan kinerja PKP2A IV LAN, kepada mitra kerja disediakan akses untuk menyampaikan saran dan pengaduan secara tertulis atau lisan kepada Humas PKP2A IV LAN melalui kotak saran,telp, email. Saran dan pengaduan yang diterima akan diverifikasi untuk

diteruskan kepada bidang/unit terkait substansi kegiatan.

Selanjutnya disampaikan ditindaklanjuti hasilnya. Produk o

Korespodensi

o

Laporan pengaduan.

o

Perumusan tindak lanjut laporan

Pelaksana/Penanggung Jawab Pengelola Kehumasan. 5. PELAYANAN PNPB PENYEWAAN FASILITAS KANTOR Mekanisme Pelayanan PNBP SARPRAS PKP2A IV diperuntukkan untuk kegiatan kedinasan, terkait dengan tugas dan fungsi PKP2A IV LAN, pengembangan IPTEK, pengembangan Sosio Kultural, dan pengembangan dibidang Admistrasi Negara. Produk Layanan: o

Pelayanan sewa kamar

o

Pelayanan sewa auditorium

o

Pelayanan sewa mini theater

o

Pelayanan sewa ruangan Kelas/diskusi

Pelaksana/Penanggung Jawab Unit pengelola BMN

25


6. PELAYANAN NARASUMBER/PENCERAMAH/FASILITATOR Layanan

narasumber/penceramah

untuk

kegiatan

diklat

ASN,

Seminar

Nasional,Rakor, dan forum-forum ilmiah lainnya. Mekanisme Permohonan

narasumber/penceramahpenyiapan

bahanpenyampaian materi kegiatan. Produk Materi Narasumber/Penceramah/Fasilitator Pelaksana/Penanggung jawab Tim Protokoler

administrasi

penyiapan

26

KATALOG LAYANAN PKP2A IV LAN

Recommend Documents