MODUL TEKNOLOGI PERKANTORAN
DISUSUN OLEH: DRS. SALIMAN, M.Pd.
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINNISTRASI PERKATORAN FAKULTAN ILMU SOSIAL DAN EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2009 Penyusunan Modul ini dibiayai dengan Dana DIK Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi - Universitas Negeri Yogyakarta Tahun 2009
i
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan ke hadlirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahNya, sehingga modul dengan judul “Teknologi Perkantoran” ini dapat diselesaikan. Modul ini dapat tersusun atas berbagai fasilitas yang telah diberikan kepada penulis, oleh karena itu pada kesempatan yang baik ini penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Rektor Universitas Negeri Yogyakarta 2. Pembantu Rektor I Universitas Negeri Yogyakarta 3. Pembantu Rektor II Universitas Negeri Yogyakarta 4. Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi – Universitas Negeri Yogyakarta 5. Pembantu Dekan I Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi – Universitas Negeri yogyakarta 6. Pembantu Dekan II Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi – Universitas Negeri Yogyakarta 7. Ketua Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran – Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi, Universitas Negeri Yogyakarta 8. Bapak dan Ibu Dosen Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran – Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi, Universitas Negeri Yogyakarta 9. Semua pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Semoga semua amal baik mereka, mendapatkan imbalan yang setimpal. Akhirnya, semoga diktat ini ada manfaatnya bagi para pengguna.
Yogyakarta, Desember 2009 Penulis,
Saliman, M.Pd. NIP. 132049942
ii
DAFTAR ISI HAL JUDUL ...............................................................................................................
i
KATA PENGANTAR ...................................................................................................
ii
DAFTAR ISI .................................................................................................................
iii
TEKNOLOGI MESIN-MESIN KANTOR ......................................................................
1
A. Kompetensi yang Diharapkan ..............................................................................
1
B. Indikator ...............................................................................................................
1
C. Materi ....................................................................................................................
1
C.1.1. Pengertian perbekalan, peralatan kantor, perabot kantor, dan mesin kantor
4
C.1.2. Mengidentifikasi bahan, peralatan, dan perabot kantor yang dibutuhkan ....
4
C.2.Cara mengoperasikan mesin-mesin kantor .....................................................
4
C.2.1. Mesin Ketik Manual ...............................................................................
5
C.2.2. Mesin Ketik Elektronik ..........................................................................
10
C.2.3. Mesin Pengganda ................................................................................
16
C.2.4. Mesin Foto Copy .................................................................................
18
C.2.5. Mesin Risograph .................................................................................
20
C.2.6. Mesin Penghancur Dokumen …………………………………………….
22
C.2.7. Mesin Penomor ……………………………………………………………
23
C.2.8. Mesin Pelubang Yertas ……………………………………………….
25
C.2.9. Mesin Jilid (Mesin Binding) ............................................................
27
C.2.10. Mesin Pemotong Keras ................................................................
31
C.2.11. Mesin Penghimpun Kertas dan Pembuka Kertas .........................
33
C.2.12. Mesin Proyektor/Data proyektor (LCD) .........................................
49
C.2.13. Mesin Proyektor (Overhead Projector ...........................................
41
C.2.14. Alat Komunikasi ...........................................................................
43
C.2.15. Peralatan Kantor lainnya (stopmap, odner, snelhecter ................
49
D. Soal Latihan ....................................................................................................
53
E. Rangkuman......................................................................................................
53
F. Daftar Pustaka.................................................................................................
53
iii
TEKNOLOGI MESIN-MESIN KANTOR A. Kompetensi yang diharapkan Setelah mempelajari modul ini peserta diklat mampu dan terampil mengoperasikan dan menggunakan peralatan kantor secara baik, benar dan fungsional B. Indikator Setelah mempelajarai modul ini pesrta diklat : 1. Terampil mengoperasikan alat/mesin-mesin kantor 2. Dapat menerapkan penggunaan perabot kantor, peralatan kantor dengan benar 3. Dapat
mengimplementasikan peran dan
fungsi
peralatan kantor untuk
mendukung pelaksanaan pekerjaan kantor secara baik, benar dan efisien C. Materi 1. Pekerjaan kantor dan jenis peralatan yang diperlukan Keadaan administrasi pada umumnya dan penata usahaan pekerjaan kantor pada khususnya dalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah belum berjalan secara efektif dan efisien sebagai mana yang diharapkan. Pengembangan beban/volume tugas-tugas substantif suatu organisasi yang semakin kompleks tidak diimbangi dengan pemanfaatan peralatan/teknologi yang memadahi. Diindikasikan bahwa sebenarnya peralatan pendukung terhadap penyelesaian pekerjaan pokok/pekerjaan subsatnfif organisasi sudah tersedia secara luas, namun demikian ada salah satu sisi yang belum disadari oleh para pegawai/staf operasional tentang bagaimana memanfaatkan peralatan teknologi pendukung pekerjaan tersebut. Faktor utama terhadap permasalahan tersebut adalah belum cukupnya SDM yang memiliki keterampilan menggunakan peralatan kantor dan
ketepatan pemilihan peralatan
perkantoran yang ada.
Kondisi tersebut di atas tidak dapat dipisahkan dari kelemahan-kelemahan yang masih ada dalam sistem administrasi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. (Sekretariat Jenderal, 1983 : 4) Ketidaksamaan persepsi tentang aturan-aturan yang berlaku juga akan menimbulkan keanekaragaman penyelesaian pekerjaan yang akan menimbulkan pemahaman yang berbeda-beda dari masng-masing unit organisasi, dimana satu dengan yang lain merasa benar padahal apa yang mereka kerjakan sangat mungkin tidak berdasarkan pada pembakuan/standardisasi yang benar dan tepat.
1
Ekses dari keadaan tersebut nampak dalam kesimpangsiuran prosedur penatausahaan, terdapat berbagai macam pola penyelesaian pekerjaan, dan lemahnya pemahaman serta
rendahnya keterampilan yang dimiliki tenaga
operasional dan lemahnya ketepatan pemilihan peralatan kantor yang harus digunakan.
Untuk mengatasi hal tersebut manajemen harus memperhatikan
beberapa indikator sebagai berikut: 1) Jenis kegiatan apa yang dilakukan? sehingga membutuhkan peralatan pendukung, 2) Mengapa peralatan tersebut dibutukan? 3) Berapa unit peralatan yang akan digunakan?, dan seberapa besar volume pekerjaan yang ada dalam unit tersebut?,
4) Siapa yang akan
menggunakan?, dan apakah sudah disiapkan tenaga operasionalnya dan tenaga teknisinya? 5) Dimana alat tersebut akan digunakan, 6) Kapan alat tersebut akan digunakan? Nah jika manajemen telah melakukan perencanaan dengan tepat dengan mendasarkan sejumlah pertanyaan tersebut tentu organisasi akan terhindar dari pemborosan (waste) Untuk
menjelaskan
mengapa
penyelesaian
pekerjaan
kantor
memerlukan peralatan kantor, akan dibicarakan pada sub bahasan berikut, maka perlu kiranya kita sajikan suatu kasus atau ilustrasi singkat. Namun sebelum membahas secara rinci tentang pentingnya perabot dan peralatan kantor, sekiranya perlu kita sajikan sebuah kasus sebagai bahan renungan apakah memang mempunyai kebenaran bahwa peralatan kantor mempunyai peran yang besar terhadap penyelesaian suatu pekerjaan kantor. Kasus atau ilustrasi ini akan memudahkan kita dalam memahami permasalahan mengapa peralatan kantor itu penting dalam rangka menunjang kelancaran
pekerjaan
perkantoran/pekerjaan
penatausahaan.
Pekerjaan
perkantoran atau pekerjaan tata usaha sering disebut pekerjaan pelayanan (office service), yang mempunyai fungsi sebagai pekerjaan yang mendukung tercapainya pelaksanaan pekerjaan pokok suatu organisasi. The Liang Gie mengatakan, ”Pelayanan perkantoran terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya sesuatu tujuan pokok apapun” (1984 : 22). Kasus: PT HANDAYANI menerima sebuah surat dari CV WORO KAWURI, sifat surat tersebut adalah surat penting. Nah kita sebagai staf pengolah/staf tata usaha, kita dapat menyimpulkan: a. Surat penting perlu direspon/ditindaklanjuti bisa dalam bentuk: 1) direspon balik untuk dilaksanakan sesuai maksud/isi surat tersebut dengan alat komunikasi, 2) direspon balik dengan alat komunikasi, 3) direspon balik
2
dengan
membuat
surat
balasan,
dan
sebagainya
sesuai
dengan
permasalahannya. b. Surat tersebut menjadi arsip dinamis aktif c.
Agar arsip tersebut tidak hilang dan mudah ditemukan kembali jika diperlukan maka surat tersebut perlu diamankan dengan menggunakan stopmap, ordner, filing cabinet, folder, guide, dan lain-lain.
Untuk membuat surat balasan dan mengamankan surat penting memerlukan peralatan kantor, perabotan kantor dan sebagainya. peralatan dan perabotan kantor ini berfungsi sebagai alat bantu dalam penyelesaian permasalahan di atas, sehingga secara fungsional keberadaan peralatan dan perabotan kantor memang sangat diperlukan. Maka pembelajaran atau program diklat ini akan membahas permasalahan berkisar tentang peralatan kantor.
Kegiatan pembelajaran ini meliputi: 1. Menjelaskan pengertian perbekalan, perabot, dan peralatan kantor 2. Mengidentifikasi bahan, alat, dan perabot kantor yang dibutuhkan 3. Cara mengoperasikan mesin-mesin kantor
C.1.1. Pengertian perbekalan, peralatan kantor, perabot kantor, dan mesin kantor Perbekalan berasal dari kata bekal (supplies, provide, provision), bahan baku, barang habis pakai jadi bekal
barang kebutuhan kantor
yang yang mempunyai sifat habis dalam satu kali proses produksi. Contohnya kertas, tinta, penghapus, pensil, ballpoint, dan lain-lain. Peralatan berasal dari kata alat (equipment juga bisa disebut provision), dan provide with sama artnya dengan melengkapi. Equipment dan atau provide
with
merupakan
barang-barang
kebutuhan
kantor
yang
mempunyai sifat tahan lama dalam satu kali proses produksi (DIHILANGKAN). Contohnya:
stapler, perforator, standing stamp,
numerator, penseet, dan lain-lain. Perabot kantor adalah seperangkat meja kerja, kursi, meja tamu, almari, rak, filing cabinet dan sebagainya. Semua barang-barang ini mempunyai sifat tahan lama. Mesin-mesin kantor adalah semua perangkat teknologik baik yang bersifat manual, elektrik, maupun elektonik. Mesin-mesin kantor tersebut banyak jenisnya, anatara lain: 1) Mesin penulisan (mesin tik
3
manual, mesin tik elektrik dan elektronik, komputer),
2) Mesin
penghitungan (mesin jumlah/adding machine, kalkulator) 3), Mesin pengganda (mesin penggada manual/elektronik, foto coppy, risograph) 4), Mesin penghimpun kertas (stapler, mesin binding), 5) Mesin pembuka steples (satpler remover), 6) Mesin pemotong kertas (paper cutter), 7) Mesin penghancur dukumen (paper shreder), 7) Mesin komunikasi (intercom, telepon, facsimile) dan sebagainya. C.1.2. Mengidentifikasi bahan, peralatan, dan perabot kantor yang dibutuhkan Kita kembali
pada contoh kasus diatas.
Secara umum
untuk
menyelesaikan kasus penyelesaian pekerjaan kantor tersebut sangatlah tidak mungkin kalau kita tidak menggunakan bahan baku/bekal, peralatan kantor dan perabotan kantor. Tanpa bantuan barang-barang tersebut
kiranya
sangat
sulit
pekerjaan
kantor
tersebut
dapat
diselesaikan secara efektif dan efisien. C.2.
Cara mengoperasikan mesin-mesin kantor Secara berturut-turut berikut ini akan diuraikan/dibahas bagaimana cara mengoperasikan peralatan kantor dan sekaligus petunjuk bagaimana cara perawatannya secara sederhana. Adapun mesin-mesin yang dimaksud adalah: 1. Mesin Ketik Manual 2. Mesin Ketik Elektronik 3. Mesin Pengganda 4 Mesin Foto Copy 5. Mesin Risograph 6. Mesin Penghancur Dokumen 7. Mesin Penomor 8. Mesin Pelubang Kertas 9. Mesin Jilid 10. Mesin Pemotong Keras 11. Mesin Penghimpun Kertas dan Pembuka Kertas 12. Mesin Proyektor/Data proyektor (LCD) 13. Mesin Proyektor (Overhead Projector) 14. Alat komunikasi 15. Peralatan Kantor lainnya (stopmap, ordner, snelhecter)
4
C.2.1. Mesin Ketik Manual
MESIN KETIK MANUAL
Gambar mesin ketik Manual Mesin tulis manual yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor. Mesin ini dapat dipergunakan untuk : 1. Mengetik berbagai macam surat 2. Mengetik naskah atau teks 3. Mengetik tabel/daftar dan sheet stensil 4. Mengetik perkerjaan-pekerjaan kecil seperti ; kwitansi, faktur, wesel pos, kartu pos, berbagai kartu, dll. Berikut ini diuraikan berturut-turut tentang ciri-cirinya, cara kerjanya, macamnya, bagian-bagiannya, serta penggunaan dan pemeliharaannya.
5
A. Ciri-ciri, cara kerja, macam, mesin tulis manual. Ciri-ciri mesin tulis manual yaitu : 1. Digerakkan dengan tenaga manusia (manual). 2. Cara kerja dan komponen mesinnya mekanik. 3. Gandaran berjalan atau dapat digeser ke kanan dan ke kiri. 4. Roll pita (spool) dapat menggulung pita mesin ke kanan dan ke kiri. 5. Penggunaan pita dapat diatur (atas, tengah, bawah). 6. Ukuran hurufnya hanya pica dan elite. 7. Ada yang bergandaran panjang sampai 27 inci. 8. Mencetak dengan batang huruf (balok huruf). 9. Terdapat kait untuk ganti baris. Cara kerja mesin tulis manual yaitu : 1. Kertas yang akan diketik digulung dengan roll pengulung kertas yang terletak pada gandaran. 2. Pita yang bertinta karbon terpasang diantara kertas yang tergulung pada rool dan balok huruf. 3. Tuts dirangkaikan dengan balok huruf, angka, simbul, tanda baca, dll. Kalau ditekan maka balok huruf menekan pita dan memukul kertas. Karena pitu itu bertinta maka tekanan balok huruf meninggalkan bekas pada kertas dengan bentuk yang sesuai balok huruf tersebut. 4. Tiap tekanan tuts mempunyai rangkaian mekanis dengan penggulung pita dan gandaran sehingga tiap tekanan pada tuts menyebabkan pita dan gandaran bergeser satu huruf. Oleh karena itu memungkinkan untuk mengetik berupa rangkaian huruf, angka, tanda baca, dan simbul-simbul. Macam-macam mesin tulis manual : Mesin tulis manual dapat dibedakan menjadi beberapa macam menurut segi-segi pandangan sebagai berikut : 1. Menurut panjang gandaran, dapat dibedakan : a. Mesin tulis gandaran pendek apabila panjang gandaran 11-13 inci (1 inci = 25,4 mm). Dapat dipergunakan untuk mengetik pada kertas ukuran A4 (11,7 x 8,3 inci = 29,7 x 21,0 cm) atau kertas folio dengan ukuran 13 x 8,3 inci (33,00 x 21,0 cm). b. Mesin tulis gandaran sedang apabila panjang gandaran (15 – 25 inci).
6
Dapat dipergunakan untuk mengetik pada kertas ukuran A3 (16,5 x 11,7 inci = 42,0 x 29,7 cm) dan A2 (23,3 x 16,5 inci). c. Mesin tulis gandaran panjang apabila panjang gandaran 27 inci atau lebih. Dapat dipergunakan untuk mengetik pada kertas ukuran A0 (46,8 x 33,1 inci = 118,9 x 84,1 cm) dan kertas ukuran A1 (33,1 x 23,3 inci = 84,1 x 59,4 cm). 2. Menurut besar kerangka dan panjang gandaran, dapat dibedakan menjadi 3 : a. Mesin tulis portable Yaitu mesin tulis dengan kerangka kecil dan panjang gandaran 11 inci. Mesin tulis ini tidak dapat untuk mengetik pada kertas ukuran folio memanjang. Karena bentuknya kecil, ringan dan dilengkapi dengan tempatnya berbentuk kopor sehingga mudah dibawa kemana-mana. b. Mesin tulis semi standard Yaitu mesin tulis dengan kerangka kecil dan panjang gandaran 13 inci. Mesin tulis ini dapat mengetik pada kertas ukuran folio memanjang. Biasanya juga dilengkapi dengan tempatnya yang berbentuk kopor. c. Mesin tulis standard Yaitu mesin tulis dengan kerangka besar dan panjang gandaran 13 inci atau lebih. Mesin tulis ini dilengkapi dengan penutup berupa plastik, tidak berbentuk kopor.
3. Menurut ukuran hurufnya, dapat dibedakan menjadi : a. Mesin tulis berhuruf pica Yaitu mesin tulis yang hurufnya besar-besar. 1 inci = 10 huruf. b. Mesin tulis berhuruf elite Yaitu mesin tulis yang hurufnya kecil-kecil. 1 inci = 12 huruf. B. Bagian-bagian mesin tulis manual Gandaran (Carriage) Yaitu bagian mesin tulis yang dapat digeser ke kanan dan ke kiri, berjalan pada relnya untuk membawa kertas yang diketik. Bagian ini terdapat berbagai alat sebagai berikut :
7
1) Tombol penggulung (platen knob) 2) Pembebas jarak baris (line space plunger, variable spacer) 3) Pembebas roll (roller release, platen release lever) 4) Pembebas gandaran (carriage release key) 5) Pembebas kertas (paper release lever) 6) Pembebas tabulator total (tabulator total clearance lever, total tab clearing key) 7) Pengatur jarak baris (line space selector, line space gauge) 8) Papan kertas dan papan penghapus (paper table and erasing table) 9) Penuntun kertas (paper guide) 10) Penyangga kertas dan penunjuk akhir halaman (paper support with page end indicator) 11) Mistar kertas dan skala kertas (paper bail and paper scale) 12) Pasak garis pinggir, penekan segi (margin stop) 13) Kait (carriage return lever, line space lever) Kerangka mesin (body) Yaitu bagian mesin tulis yang di dalamnya berisi mesin yang merupakan rangkaian peralatan mekanis, menghubungkan papan tuts dengan gandaran. Apabila tutup mesin dibuka tampak roll pita dan deretan balok huruf. Pada bagian ini terdapat berbagai alat sebagai berikut : 1. Kunci gandaran (carriage lock) 2. Pemegang kartu (card holder) 3.
Penuntun garis (line indicator)
4. Lubang penggaris (ruling holes) 5. Titik ketik (pointer) 6. Pita (ribbon) 7. Penggulung pita (roll, spool) 8. Penggetar pita (ribbon vibrator) 9. Pengembali putaran pita (ribbon feed release) 10. Pengerem pita (stop wing) 11. Pengatur pita (ribbon selector switch) 12. Balok huruf, batang huruf (letter block) 13. Bel (bell)
8
Papan tuts (key board) Yaitu bagian mesin tulis yang berupa deretan tuts angka, huruf, symbol, tanda baca, dan lain-lain. Pada bagian ini terdapt berbagai tuts, sebagai berikut : 1. Tuts huruf 2. Tuts angka dan simbol 3. Tuts tabulator desimal (decimal tab key) 4. Tuts kunci tabulator (tab set key) 5. Tuts pembebas tabulator (tab clearing key) 6. Tuts tabulator (tab key) 7. Tuts spasi ganda (double space setter ) 8. Tuts Pembebas pasak (margin rilis) 9. Tuts Pemundur (back space) 10. Tuts pengubah (shift key) 11. Bilah spasi (space bar) 12. Bilah spasi pengulang (repeat space bar) C. Cara Mempergunakan dan Pemeliharaan Uraian di bawah ini hanya akan menjelaskan beberapa hal yang berhubungan dengan penggunaan mesin ketik secara umum. Uraian ini akan memberikan gambaran supaya hasil ketikan mendapatkan hasil ketikan terbaik. 1. Menentukan jenis huruf Untuk menentukan jenis huruf mesin ketik manual yang kita gunakan bias dengan cara : lebar kertas diukur dengan mistar kertas yang berskala atau dengan skala pasak. Tepi kertas sebelah kiri diletakkan di angka nol pada bilah mistar. Kemudian bisa dilihat bila tepi kertas sebelah kanan menunjukkan skala 85 berarti mesin menggunakan huruf pika, sedang bila berskala 102 berarti mesin menggunakan huruf elite. 2. Mendapatkan ketikan yang jelas Hasil ketikan yang kurang jelas bisa disebabkan oleh beberapa sebab. Sebab yang paling sering ditemui adalah masalah pita mesin ketik. a. Pita mesin ketik yang sudah tidak kelihatan atau kering harus segara diganti. b. Untuk pita 1 warna ada kemungkinan pada bagian atas atau bawah sudah habis tintanya. Geser tuas pemilih pita pada posisi warna merah atau kebalikannya.
9
c.
Pita yang keluar dari putaran,lepas dari penggetar pita agar segera dikembalikan ke posisi semula agar tidak mengganggu jalannya spool.
Cara pemeliharaan a. Bagian luar mesin selalu dibersihkan dengan kain lap yang halus,serbuk kjotoran dibersihkan dengan kuas, dan balok huruf dibersihkan dengan sikat dengan bensin sedikit. b. Bagian yang bergerak secara rutin diberi pelumas c.
Jika mesin tidak sipergunakan harus ditutup dengan penutup dan gandaran ada pada posisi tengah.
d. Perhatikan kalau menghapus kesalahan dengan karet penghapus, usahakan sisa kotoran tidak masuk ke dalam mesin. C.2.2. Mesin Ketik Elektronik MESIN KETIK ELEKTRONIK (ELECTRONIC TYPEWRITER)
Gambar Mesin Ketik Elektronik Mesin ketik elektronik adalah mesin tulis dengan penggerak tenaga listrik dengan komponen dan cara kerja mesinnya elektronik. Mesin ketik ekektronik biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor. Mesin ini dapat dipergunakan untuk : 1. Mengetik berbagai macam naskah 2. Mengetik tabel, daftar, dan sheet stensil
10
3. Mengetik pekerjaan kecil, seperti kuitansi, faktur, wesel pos, kartu pos, sampul surat, dll. Ada beberapa kelebihan dibandingkan dengan mesin ketik listrik : 1. Pada beberapa merk memiliki internal memori, sehingga mampu menyimpan data (hasil ketikan) yang dapat dipanggil jika diperlukan. 3. Memiliki display (15 – 80 karakter) yang berfungsi untuk menampakkan hasil ketikan. 4. Memiliki cetakan dengan system daisy wheel/roda huruf. 5. Menghapus secara otomatis 6. Bila disambungkan dengan computer bisa berfungsi sebagai printer 7. Kerapatan huruf (pitch) : a. pitch 10 = pika b. pitch 12 = elite c.
pitch 15 = mikron Berikut ini diuraikan tentang ciri-ciri, cara kerja, bagian-bagiannya, serta
penggunaan dan pemeliharaannya. A. Ciri-ciri, cara kerja, mesin ketik elektronik Ciri-ciri mesin ketik elektronik yaitu : 1.
Digerakkan dengan tenaga listrik (elektrik).
2.
Cara kerja dan komponen mesinnya elektronik.
3.
Gandaran statis (tidak bergerak/digeser ke kanan dan ke kiri).
4.
Roll pita (spool) digantikan dengan catrige statis (tempat pita) yang terletak pada kereta huruf.
5.
Pita mesin ketik elektronik hanya dapat digunakan untuk satu kali putaran.
6.
Ukuran huruf bisa diganti-ganti sesuai dengan keinginan (print wheel/daisy wheel) yang dipasang.
7.
Mencetak dengan batang huruf yang terletak pada roda huruf (print wheel/ daisy wheel).
8.
Untuk ganti baris menggunakan tombol return.
Cara kerja mesin ketik elektronik, yaitu : 1.
Kertas yang akan diketik digulung dengan rool pengulung kertas yang terletak pada tubuh mesin.
2.
Pita yang terletak pada catrige terpasang diantara kertas yang tergulung pada roll dan print wheel.
11
3.
Tuts pada keyboard dirangkaikan secara elektonik dengan kereta huruf yang terdapat alat pemukul print wheel. Kalau tuts ditekan maka pemukul huruf menekan print whell dan pita, kemudian memukul kertas sehingga huruf tercetak.
4.
Tiap tekanan tuts mempunyai rangkaian elektronik dengan penggulung pita dan kereta huruf sehingga tiap tekanan pada tuts menyebabkan pita dan kereta huruf bergeser satu huruf. Oleh karena itu memungkinkan untuk mengetik berupa rangkaian huruf, angka, tanda baca, dan simbul-simbul.
B. Macam-macam mesin ketik elektronik : Mesin ketik elektronik banyak macam seri dan merk tetapi pada dasarnya sama satu merk dengan merk yang lain. Ada beberapa merk yang ada di pasaran seperti Sharp, Panasonic, Brother, Triump Adler, dan merk lainnya. dapat dibedakan menjadi beberapa macam menurut segi-segi pandangan sebagai berikut : 1. Menurut kapasitas leber kertas dan lebar ketikan, dapat dibedakan : a. Mesin ketik elektronik kecil apabila kapasitas lebar kertas 9 inci dan lebar ketikan 8 inci. Dapat dipergunakan untuk mengetik pada kertas ukuran A4 (11,7 x 8,3 inci = 29,7 x 21,0 cm) atau kertas folio dengan ukuran 13 x 8,3 inci (33,00 x 21,0 cm). c.
Mesin ketik elektronik sedang apabila kapasitas lebar kertas 13 – 15 inci dan lebar ketikan 8 inci.
d. Mesin ketik elektronik besar apabila kapasitas lebar kertas 17 inci dan lebar ketikan 13 inci. Dapat dipergunakan untuk mengetik pada kertas ukuran folio dengan posisi tidur/landscape. 2. Menurut besar kerangka mesin, dapat dibedakan menjadi : a. Mesin ketik elektronik portable Yaitu mesin ketik elektronik dengan kerangka kecil. Mesin ketik elektronik ini dapat untuk mengetik pada kertas ukuran folio memanjang. Karena bentuknya relative kecil, ringan dan dilengkapi dengan penjinjing mesin sehingga mudah dibawa kemana-mana. b. Mesin ketik elektronik standar Yaitu mesin ketik elektronik dengan kerangka besar dan panjang gandaran 13 inci atau lebih. Mesin tulis ini dilengkapi dengan penutup berupa plastik, tidak berbentuk kopor.
12
3. Kapasitas Memori a. Mesin ketik elektronik tanpa memori Tanpa dilengkapi dengan memori sehingga tidak bisa menyimpan data (hasil ketikan) b. Mesin ketik elektronik bermemori Mampu menyimpan data dengan kemampuan menyimpan sampai 1 – 8 Kilobyte. C. Bagian-bagian mesin ketik elektronik 1. Bagian Kerangka Mesin, adalah sebagai berikut : a. Tutup Mesin ( Top Cover ) Pada setiap mesin ketik elektronik dilenkapi dengan tutup mesin, baik menutup bagian keyboard saja atau seluruh bagian atas mesin. b. Tutup akustik (Acoustic cover) Berfungsi untuk meredam suara dan sebagai pelindung dari debu. c. Penyangga Kertas (Paper support) Berfungsi untuk menyangga kertas sewaktu mengetik agar hasil ketikan mudah di baca. d. Mistar (Ruler) Pada posisi di atas carriage terdapat mistar yang berguna untuk menuntun peletakkan kertas dan margin kiri dan margin kanan. Mistar juga memperlihatkan posisi kerapatan huruf (pitch) yang akan digunakan pada saat pengetikan yang berukuran 10, 12, 15. Letak angka-angka ini berada pada ujung mistar sebelah kiri. e. Fungsi perintah (Function) Posisi perintah tercetak pada kerangka mesin ketik dan berada di atas keyboard. Posisi perintah berada tepat di atas tombol angka satu (1) sampai dengan tombol sama dengan (=) f.
Penggulung kertas (paper rolling) Penggulung kertas pada mesin ketik elektronik sifatnya statis (tidak bisa bergerak kekanan dan kekiri). Fungsinya digunakan untuk menggulung kertas pada saat akan melakukan pengetikan.
g. Pengumpil Pembebas Kertas (Paper release lever) Pembebas ini berupa tuas yang bisa ditarik pada saat akan menarik kertas keluar, sama seperti pada mesin ketik manual yang letaknya berada pada ujung kanan penggulung kertas. h. Tombol Penggulung (Platen knob)
13
Befungsi untuk menggulung kertas secara manual i.
Tombol On-Off Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin ketik
j.
Kereta Huruf/Cetak (Carrier) Yaitu bagian mesin ketik elektronik yang dapat bergeser ke kanan dan ke kiri, berjalan pada relnya pada saat mesin ketik beroperasi. Pada bagian ini terdapat beberapa komponen, seperti : 1) Pemegang Kartu (Card holder) 2) Tempat pita (Ribbon cartridge) 3) Pita penghapus 4) Roda huruf (Print wheel) setiap roda huruf terdiri dari 88 – 112 karakter 5) Pemukul huruf 6) Titik ketik (Pointer) 7) Plastik mika penuntun kertas (paper guide)
k. Papan tuts (key board) Yaitu bagian mesin tulis yang berupa deretan tuts angka, huruf, simbol, tanda baca, dan lain-lain. Pada bagian ini terdapt berbagai tuts, sebagai berikut : 1) Tuts huruf 2) Tuts angka dan simbol 3) Tuts tabulator desimal (decimal tab key) 4) Tuts kunci tabulator (tab set key) 5) Tuts pembebas tabulator (tab clearing key) 6) Tuts tabulator (tab key) 7) Tuts Pemundur (back space) 8) Tuts pengubah (shift key) 9) Bilah spasi (space bar)
D. Cara Mempergunakan dan Pemeliharaan Uraian di bawah ini hanya akan menjelaskan beberapa hal yang berhubungan dengan penggunaan mesin ketik elektronik secara umum. Uraian ini akan memberikan gambaran supaya hasil ketikan mendapatkan hasil ketikan terbaik. Semua perintah dalam mesin ketik elektronik akan berjalan dengan selalu menekan tombol Code atau Mode. 1. Mulai menggunakan mesin ketik elektronik
14
a. Pasang ujung kertas paling kiri pada posisi angka nol yang berada pada mistar. Putar penggulung kertas hingga kertas masuk ke dalam mesin. Apabila kertas miring maka luruskan dengan menarik pembebas pengulung kertas dan luruskan kertas. b. Pilih kerapatan huruf yang dikehendaki (10, 12, 15). Caranya dengan menekan tombol Code/Mode sambil ditekan angka 3, 4 atau 5 c.
Pasang margin kiri dan kanan sesuai dengan kerapatan huruf yang dikehendaki dengan melihat mistar. Pemasangan margin Kiri : Gerakkan kereta huruf ke kanan dengan menekan tombol spasi sampai dengan angka margin yang dikehendaki. Angka margin bisa dipasang dengan melihat titik pointer, dimana titik pointer itu berhenti di situlah angka yang akan terpasang. Kemudian tekan tombol Code/Mode sambil menekan tombol angka 1. Pemasangan margin kanan : Gerakkan kereta huruf lebih ke kanan dengan menekan tombol spasi sampai dengan angka margin yang dikehendaki. Angka margin bisa dipasang dengan melihat titik pointer, dimana titik pointer itu berhenti di situlah angka yang akan terpasang. Kemudian tekan tombol Code/Mode sambil menekan tombol angka 2.
d. Pilih jarak baris ketikan. Dengan cara tekan tombol Code/Mode sambil tekan tombol angka 6, 7 atau 8. 2. Cara pemeliharaan a. Bagian luar mesin selalu dibersihkan dengan kain lap yang halus,serbuk kjotoran dibersihkan dengan kuas, dan balok huruf dibersihkan dengan sikat dengan bensin sedikit. b. Bagian yang bergerak secara rutin diberi pelumas c.
Jika mesin tidak sipergunakan harus ditutup dengan penutup dan gandaran ada pada posisi tengah.
3. Fungsi perintah Code/Mode + C/CTR (Centering)
= untuk menulis dari tengah
Code/Mode + B (Bold)
= untuk menulis huruf tebal
Code/Mode + R (Right Margin Flush) = untuk menulis dari sebelah kanan Code/Mode + U (Underline) X
Quick Eraser
= untuk menulis garis di bawah tulisan
= untuk menghapus tulisan satu huruf
= untuk menghapus tulisan satu kata
15
Catatan : untuk menghilangkan/menetralkan perintah maka tekan tombol yang sama atau tekan perintah yang sama. Indikator perintah masuk akan terdengar sinyal bunyi BIP dari mesin sekali. Indikator perintah netral apabila ketika memasukkan perintah maka tidak akan terdengar bunyi BIP keluar.
C.2.3.
Mesin Pengganda MESIN PENGGANDA (DUPLIKATOR)
Gambar Mesin Duplikator Di sini akan dibahas dua buah mesin pengganda yaitu mesin stensil dan mesin foto kopi. Mesin stensil terbagi menjadi dua macam yaitu mesin stensil manual (mesin yang digerakkan dengan tangan manusia) dan mesin stensil listrik (mesin yang digerakkan dengan arus listrik) A. Mesin Stensil Elektronik (Electronic Stencil Duplicator) Mesin stensil elektronik dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya. Ciri-ciri mesin stensil manual: 1. Tenaga pengeraknya menggunakan tenaga listrik Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis 2. Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam 3. Sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master 4. Ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm) Komponen mesin stensil manual: 1. Silinder tinta (ink cylinder) 2. Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar)
16
3. Kain penyaring tinta (ink screen) 4. Plat baja (steel band) 5. Kerangka mesin 6. Pintu tinta (inker door) 7. Pompa tinta (ink pump) 8. Alat penghitung (counter) 9. Pengatur tinta (ink control) 10. Engkol (handle) 11. Pengatur posisi cetakan (copy positioning) 12. Pengungkit pencetak (print lever) 13. Pengatur pemasukan kertas (feed contril) 14. Penutup mesin 15. Papan kertas (feed bord) 16. penahan kertas (back guide) 17. Papan penerima (receiving board) 18. Penuntun kertas (paper guide) 19. Tombol power utama 20. Tombol penggerak on/off B. Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator) Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator) Ciri-ciri mesin stensil spiritus: 1. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga manusia (manual) 2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis 3. Menggunakan master paper 4. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin 5. Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon 6. Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier 7. Penggandaan menggunakan kertas folio 8. Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol. Komponen mesin stensil sepiritus: 1. Tabung berisi cairan (fluid tank) 2. Alat penghitung (counter)
17
3. Tempat kertas atau papan kertas (feed tray) 4. Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel) 5. Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button) 6. Pengatur posisi cetakan (copy positioner) 7. Tombol pengatur tekanan (preasure control button) 8. Engkol (handle) 9. Tutup atas (top cover) 10. Silinder logam (metal cylinder) 11. tempat hasil gandaan (receiving tray)
C.2.4.
Mesin Foto Kopi Mesin foto Kopi adalah salah satu bentuk mesin penganda dengan tenaga lsitrik dan rangkaian komponennya elektronik. Proses kerja mesin foto kopi adalah merekam gambar/ tulisan dengan lensa, kemudian mencetak ulang dengan sistem cetak tinta.
1.
Bagian-bagian mesin foto copi a. Orinal cover b. Original glass c.
Original tray
d. Papan kertas 1/1
18
e. Baki kertas (kapasitas 1 sampai dengan 1000 lembar) tergantung jenis mesinnya f.
Almari
g. Tutup/pintu berfungsi sebagai ready h. Tombol on/off
2.
i.
Copy Tray
j.
Start/tombol cetak
Fungsi tombol a. Tombol on/off, b. Tombol start, akan menyala beberapa menit setelah tombol on/ff diaktifkan. Jika tombol ini menyala dengan warna orange berarti mesin belum siap bekerja, dan jika tombol ini menyala dengan warna hijau berarti mesin sudah siap bekerja c.
Tombol Copy quantity
d. Tombol indikator untuk terang dan gelap e. Tombol indikator petunjuk adanya kertas yang tertinggal dalam silinder f.
Tombol indikator penambahan tinta
g. Tombol untuk operasi manual 1/1 (satu per satu) 3.
Cara kerja mesin foto copy: a. Nyalakan tombol on/off, b. Buka original cover dan masukkan bahan yang akan dicoppy ke atas orginal glassis dalam posisi terbalik c.
Tekan tombol start untuk satu kali kopi, jika kita ingin mengkopi rangkap banyak tekan numerik pada tombol coppy quantity sesuai yang kita kehendaki
19
C.2.5.
Mesin Risograph
N
Gambar Mesin Risograph
20
Penampang Atas
1
2
3
5
4
6
AUTO
7
1. Add paper 2. Replace ink cartridge 3. Replace master roll 4. Replace empty dis posal
5
Print posision -20 20 0 10 20+
Dark
◄NORMAL►
Scaning 1
2
3
4
light
1
2
Speed 3 4
MASTER MAKING
TES PRN
N U M E R I C
100% 1/ 1 REDUCE
Chek setting
LINE PHT
ALL PRN
5
◄NORMAL►
◄NORMAL► STOP
Call
● Save
START
● C (Erase)
A. Panel/Tombol Utama Mesin Risograph 1. Place original adalah temapat untuk memasukkan dokumen yang akan dicetak 2. Select print quantity 3. Start 4. Wait 5. Collor drum 6. Program 7. 1. Add paper 8. 2. Replace ink cartridge 9. 3. Replace master roll 10. 4. Replace empty disposal box 11. Scaning 1---2---3---4---5 ( light-------Dark ) 12. Print posision ( -20---10---0---10---20 + ) 13. Speed ( 1---2---3---4---5 ) 14. Call
21
15. Save 16. C (Erase) 17. Stop 18. Start 19. Test print 20. All print B. Cara mengoperasikan mesin risograph 1. Tekan tombol ON/OFF 2. Masukkan kertas ke tray 3. Tekan Start 4. Tekan numeric untuk menentukan jumlah cetakan 5. Tekan C (Erase) jika master sudah tidak digunakan lagi
Penghancur Dokumen
C.2.6.
MESIN PENGHANCUR DOKUMEN (PAPER SHREDER)
Mesin ini berfungsi untuk menghacurkan segala macam dokumen bahan kertas sejenis kertas HVS dengan cara dipotong secara vertikal maupun sirkel. 1. Ciri-cirinya: a. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik b. Bekerja secara mekanis c.
Hasil potongannya vertikal/sirkel
d. Pemotongan maksimal tergantung jenis dan merek mesin 2. Komponen-komponen mesin penghancur dokumen a. Tombol ON/OFF
22
b. Tombol penggerak penghancuran c.
Tombol penggerak pembatalan
d. Lampu indicator e. Lampu optic f.
Lobang kertas
g. Pisau pemotong h. Bak tempat hasil penghanacuran 3. Cara penggunaanya a. Tekan tombol ON/OFF b. Masukan kertas satu per satu ke lobang penghancur c.
Usahakan dokumen yang akan dihancurkan melewati titik optik yang berada di depan pisau pemotong
d. Jika ragu-ragu dapat dibatalkan dengan menekan tombolpembatalan secara terus menerus sampai dokumen benar-benar keluar dari mesin. INI HANYA
DAPAT
DILAKUKAN
TERHADAP
JENIS
POTONGAN
VERTIKAL/MEMANJANG 4. Cara perawatan a. Tempatkan pada yang kering/tidak lembab b. Bersihkan pisau pemotong dengan menggunakan stilus (bahan pengungkit dari plastic) tidak direkomendasikan pembersihan pisau pemotong dengan menggunakan kawat/logam c.
Buanglah hasil potongan (berada di bak hasil potongan) sebelum menyentuh menyentuh pisau pemotong
C.2.7. Numbering Machine/ Numerator
MESIN PENOMOR (NUMBERING MACHINE)
23
Mesin penomor disebut juga Numbering Machine dalam bahasa Inggris, dan Numerator dalam bahasa Belanda. Mesin penomor biasa digunakan untuk memberikan nomor secara urut dan memberi nomor rangkap pada kuitansi, faktur, kartu-kartu, formulir, karcis/tiket, kupon, saham, obligasi, dan lain-lainnya. Mesin penomor berbeda dengan cap penomor (number stamp) walaupun keduanya banyak digunakan. Mesin penomor dapat membuat urut atau rangkap secara otomatis. Untuk cap nomor harus ganti cap atau roda nomor harus diputar dahulu seperti cap tanggal. Mesin penomor yang bayak dipergunakan dapat dibedakan menurut bentuk dan ukuran angkanya, yaitu: 1. Mesin penomor kecil merupakan bentuk mesin dan ukuran angkanya lebih kecil terdiri dari 4 - 6 digit. 2. Mesin penomor besar merupakan bentuk mesin dan ukuran angkanya lebih besar terdiri dari 7 digit. A. Ciri-ciri mesin penomor 1. Digerakkan dengan tangan 2. Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis 3. Terdapat pengatur angka rangkap 4. Membuat nomor secara otomatis dengan cara menekan 5. Pengaturan angka menggunakan stylus. B. Cara mempergunakan mesin penomor 1. Memberi tinta 2. Mengatur nomor pertama 3. Membuat nomor C. Cara pemeliharaan mesin penomor 1. Selalu dibersihkan dengan kain halus untuk menjaga agar tidak mudah berkarat. 2. Menekan dengan wajar pada waktu membuat nomor. 3. Jika tidak dipergunakan dimasukkan laci atau kotak yang rapat dan kering. 4. Angk-angkanya sering dibersihkan dengan kerosine. 5. Jangan sekali-kali menggunakan tinta cap sebab figure wheel (roda angka) dapat lengket bila tinta cap itu kering. 6. Jangan menggunakan stylus logam supaya roda angka tidak mudah aus.
24
C.2.8. Mesin Perforator
MESIN PELUBANG KERTAS (PERFORATOR)
Gambar mesin pelubang kertas (perforator)
Pelubang kertas dalam bahasa Inggris disebut punched card machine, hole puncher dan dalam bahasa Belanda disebut sebagai perforator. Pelubang kertas dapat dibedakan menurut jumlah lubang dan fungsinya menjadi tiga, yaitu : 1. Pelubang kertas dengan satu pelubang dipergunakan untuk melubangi kartu-kartu perpustakaan, nama-nama, plastik dan lain-lainnya yang membutuhkan satu lubang saja. 2. Pelubang kertas biasa dengan dua pelubang dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam dalam snelhechter atau brief ordner. 3. Pelubang kertas panjang dengan lima pelubang dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam binders ring.
A. Ciri-ciri Pelubang Kertas 1. Digerakkan dengan tangan (tenaga manusia/ manual)
25
2. Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis. 3. Membuat lubang bulat dengan garis tengah 5 mm. B. Cara kerja pelubang kertas 1. Mata pelubang terbuat dari baja dengan permukaan cekung-tajam dihubungkan dengan bagian penekan. 2. Papan kertas dengan lubang bulat bergaris tengah sama berposisi lurus dengan mata pelubang. 3. Kertas diletakkan pada papan kertas, bila alat penekan ditekan mata pelubang menembus kertas dengan meninggalkan lubang bulat sebesar mata pelubang dengan garis tengah 5 mm. C. Bagian-bagian pelubang kertas 1. Alat penekan di bagian atas dilengkapi dengan per 2. Mata pelubang berwarna putih terbuat dari besi baja dengan permukaan cekung tajam 3. Papan kertas dilengkapi dengan lubang-lubang 4. Penujuk titik tengah 5. Alas tempat sisa kertas lubang D. Cara menggunakan pelubang kertas Cara menggunakan pelubang kertas biasa adalah sebagai berikut : 1. Kertas yang akan diberi lubang maksimum 10 lembar sekaligus. Lembar teratas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah panjang kertas. Lalu bagian tepi kertas diratakan. 2. Kertas diletakkan pada papan kertas, masukkan pada papan penjepit hingga rata dan menyentuh batas lubang penjepit. Titik tengah panjang kertas diletakkan lurus pada ujung penunjuk titik tengah. 3. Penekan ditekan dengan telapak tangan secara wajar sampai kertas berlubang. E. Cara pemeliharaan pelubang kertas 1. Selalu bersihkan mesin dengan kain halus pada seluruh permukaan untuk menghindari karat dan ditempatkan ditempat kering. 2. Jangan memukulkan telapak tangan pada bagian penekan. 3. Sisa kertas lubang dibersihkan dari tempatnya sehabis dipergunakan. C.2.9. Mesin Binding
26
MESIN PENJILID (BINDING MACHINE)
Gambar Mesin Penjilid (Binding Machine)
Mesin binding adalah mesin yang secara umum digunakan untuk membendel kertas atau menjilid kertas yang berupa laporan, buku-buku, kalender meja, katalogus, booklet, dll. Mesin binding dapat dibedakan menjadi 2 macam : 1. Menurut jenisnya dapat dibedakan menjadi : a. Mesin penjilid buku Mesin penjilid ini bentuknya lebih besar, dipergunakan untuk menjilid buku-bukudalam jumlah besar. Mesin jenis ini biasa terdapat di percetakan-percetakan. b. Mesin penjilid laporan Bentuknya lebih kecil, dipergunakan untuk menjilid laporan dengan penjilid plastik atau kawat spiral. Mesin jenis ini biasa digunakan di kantor-kantor atau instansi.
2. Menurut tenaga penggeraknya dapat dibedakan menjadi : a. Mesin penjilid manual Mesin penjilid manual digerakkan dengan tenaga tangan atau tenaga manusia b. Mesin penjilid listrik Mesin penjilid listrik digerakkan dengan tenaga listrik. Secara umum akan di jelaskan dan dibahas mengenai mesin penjilid manual dengan spiral plastik.
27
A. Ciri-ciri mesin penjilid 1. Penjilidan menggunakan plastic berbentuk spiral dengan hasil jilidan meyerupai album foto. 2. bagian tepi kertas laporan yang akan di jilid diberi lubang-lubang lebih dahulu. Lubang-lubang berbentuk segi empat dengan ukuran 8 x 3 mm dan jarak antar lubang 5 mm
( kertas folio memanjang terdiri dari 20
lubang). Lubang-lubang itu sebagai tempat gigi plastic penjilid. 3. Cara kerja dan komponennya mekanis. B. Bagian-bagian mesin penjilid 1. Papan kertas Berguna untuk meletakkan kertas yang akan dilubang pada posisi yang tepat dan dilengkapi dengan pisau pelubang. 2. Penuntun kertas Dipergunakan untuk
mengatur batas tepi kertas. Terletak di sebelah
kanan tepatnya dibawah handel/engkol, dengan skala 1, 2, 3, 4 3. Laci penampung potongan kertas Berfungsi sebagai tempat potongan kertas yang telah dilubang. Laci berada di bawah papan kertas. 4. Pisau pelubang kertas Pisau ini berupa gigi-gigi tajam untuk melubangi kertas yang akan dijilid. 5. Engkol (handle) Handle digunakan untuk menggerakkan gigi pelubang kertas, pembuka dan penutup plastic penjilid. Terletak di samping kanan dengan pegangan yang dapat dilipat. 6. Gigi pemegang plastik penjilid Dipergunakan untuk memegang plastic penjilid, terletak di bagian atas mesin dengan gigi-gigi menghadap ke atas 7. Gigi pembuka plastik penjilid Dipergunakan untuk membuka plastik penjilid, terletak di bawah gigi pemegang plastik penjilid 8. Tombol pengatur tebal tipis Dipergunakan untuk mengatur tebal tipisnya (jumlah lembar dokumen) yang akan di lubangi, jika jumlah lembar yang akan kita lubangi sedikit (tipis) maka tekan tombol pengatur ini kedalam dan putar berlawanan
28
denga arah jarum jam, dan sebaliknya jika dokumen yang akan dilubangi tebal maka arahkan tombol pengatur ini searah dengan arah jarum jam C. Cara kerja mesin penjilid 1. Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis. 2. Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian dimasukkan ke dalam lubanglubang kertas sampai seluruhnya rapi. 3. Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid. D. Cara menggunakan mesin penjilid 1. Posisikan engkol (handle) tegak lurus ke atas. Kertas yang akan dijilid diratakan, penuntun kertas diatur, kertas diletakkan pada papan kertas dan dimasukkan pada tempat pelubang sampai menyentuh tepi bagian dalam. Sekali melubangi 15 lembar. 2. Tangan kiri memegang kertas, tangan kanan menarik dan menekan engkol ke depan (ke arah operator) sampai kertas itu berlubang. Setelah melubang kertas maka posisi engkol kembalikan ke posisi lurus atas. 3. Plastik penjilid dipasang pada gigi pemegang plastic dengan posisi ujung gigi ring plastik penjilid di depan dengan punggung di belakang. 4. Engkol di dorong ke arah belakang mesin secukupnya untuk membuka gigi ring plastik penjilid. 5. Kertas yang akan dijilid dimasukkan secara tegak sedemikian rupa agar tiap-tiap lubang kertas tepat pada ujung gigi ring plastik penjilid dengan cover depan menghadap operator. 6. Kertas yang akan di jilid diletakkan mendatar dengan cover di bawah dan engkol ditarik kembali pada posisi tegak lurus sehingga ujung gigi ring plastik penjilid menutup kembali. 7. Tariklah kertas laporan yang baru dijilidkan ke atas sampai lepas.
E. Cara pemeliharaan mesin penjilid 1. Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat 2. Setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi segera dibersihkan. 3. Bagian yang bergerak diberikan pelumas secara berkala F. Plastik dan kawat penjilid
29
1. Plastik penjilid bulat (round binding) Terdiri dari 13 macam dengan garis tengah 4½ mm - 28½ mm. 2. Plastik penjilid oval (oval binding) Terdiri dari 6 macam dengan garis tengah 25 – 52 mm. 3. plastik penjilid punggung sempit (narrow back binding) Terdiri dari 8 macam dengan garis tengah 4½ - 15½ mm.
Gambar plastic dan kawat binding
Gambar hasil lubang binding
C.2.10. Pemotong Kertas
30
PEMOTONG KERTAS (PAPER CUTER)
Gambar Guillotine
Gambar Paper Cutter
A. Mesin pemotong kertas Mesin pemotong kertas dalam bahasa Inggris disebut Guillotine. Di kantorkantor umumnya terdapat dua macam pemotong kertas, yaitu: 1. Guillotine Guillotine dipergunakan untuk memotong rata bagian tepi buku, diktat, atau memotong kertas sampai dengan tebal 6 cm sekaligus.
2. Paper Cutter
31
Paper Cutter bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk memotong lembaran kertas sampai dengan 15 lb. B. Ciri-ciri pemotong kertas 1. Digerakkan dengan tangan dan ada yang dengan listrik 2. Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis 3. Memotong kertas dengan pisau yang ditekan C. Cara kerja mesin pemotong kertas 1. Kertas yang diletakkan di papan kertas dengan bagian yang akan dipotong diletakkan tepat pada alat pemotong. 2. Dengan menekan pisau potong yang berada di atas kertas secukupnya maka kertas akan terpotong tepat pada garis pertemusn mata pisau dan alat pemotong. D. Cara pemeliharaan pemotong kertas 1. Seluruh permukaan tiap bagian mesin selalu dibersihkan dengan kain halus supaya tidak kotor dan berkarat, disimpan ditempat kering. 2. Bagian per/spiral pada ujung pisau sesekali diberi pelumas 3. Pisau yang tumpul diasah seperti mengasah gunting 4. Jangan sampai memotong kertas yang ada pada bendelan berupa kawat staples
C.2.11. Stapler dan Stepler Remover
32
PENGHIMPUN KERTAS (STAPLER)
Stapler atau stepler adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan isi stapler (staple) berbentuk huruf "U" yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung isi stapler melebihi tebal kertas. Di Indonesia, stapler bisa dijumpai di mana-mana, di kantor, sekolah, kios fotokopi, rumah tangga, hingga di rumah makan dan penjual makanan. Stapler begitu populer hingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti: jekrekan, jepretan, atau cekrekan. Stapler sering digunakan di Indonesia untuk penguat bungkus makanan. Plastik dilipat agar isi tidak keluar dan diselesaikan dengan jepitan stapler. Stapler terdiri dari beberapa ukuran yang menggunakan isi stapler yang berbeda-beda: 1. Ukuran kecil, memakai isi ukuran No.10 (standar JIS) atau No.23 (standar EropaAmerika), bisa menjilid kertas fotokopi hingga 20 lembar 2. Ukuran sedang, memakai isi ukuran No.3 atau No.35, menjilid kertas fotokopi 30 hingga 75 lembar bergantung pada panjang isi stapler 3. Ukuran besar, memakai isi ukuran No.1 atau No.12, bisa menjilid kertas fotokopi dari 50 hingga sekitar 250 lembar bergantung pada panjang isi stapler. Tidak bisa digunakan untuk menjilid kertas dalam jumlah sedikit, karena bagian isi stapler yang keluar dari kertas terlalu panjang. Stapler zaman kuno Stapler pertama menurut catatan tertulis berasal dari abad ke-18 di Perancis. Menurut legenda, mesin stapler yang dioperasikan dengan tangan sudah dibuat untuk Raja Louis XIV dari Perancis di tahun 1700-an. Setiap mesin stapler diberi lambang kerajaan. Pemakaian kertas semakin meluas di abad ke-19 membutuhkan alat penjilid kertas yang lebih praktis. Seorang penemu bernama Samuel Slocum memperoleh paten untuk alat penjilid kertas modern pada tanggal 30 September 1841. Berdasakan gambar paten dan penjelasannya, alat ini belum bisa disebut stapler. Alat ciptaan Slocum hanya menyatukan kertas dengan semacam paku supaya lebih mudah dikemas dalam jumlah banyak. Penciptanya memang mengabdikan seumur hidupnya untuk menjual paku sambil menyempurnakan desain paku. Alat diciptakan semata-mata untuk memasarkan paku yang diproduksinya. Pada tanggal 7 Agustus 1866, alat bernama Novelty Paper Fastener dipatenkan oleh perusahaan bernama Patent Novelty Mfg Co. Alat ini hanya dapat
33
diisi dengan satu isi stapler, bisa digunakan untuk menjilid kertas, buku, hingga memaku karpet, mebel, atau kotak. Isi stapler dibuat dalam berbagai ukuran, 3/16 inci, 1/4 inci, 3/8 inci, dan 1/2 inci. Pada tanggal 24 Juli 1866, George W. McGill memperoleh U.S. Patent No. 56,587 untuk prototipe isi stapler modern berupa penyatu kertas dari kuningan yang bisa dibengkokkan. Di tahun berikutnya pada tanggal 13 Agustus 1867, George W. McGill kembali menerima U.S. Patent No. 67,665 untuk alat tekan yang bisa memasukkan isi stapler ke dalam kertas. Alat ini ikut dipamerkan di Centennial Exhibition tahun 1867 yang diselenggarakan di Philadelphia. McGill terus bekerja menyempurnakan berbagai alat stapler dan isinya hingga tahun 1880-an.
Pada
tanggal 18 Februari 1879, hak paten No. 212,316 diterima McGill dari kantor paten Amerika Serikat untuk alat tekan memasukkan isi stapler yang disebut McGill SingleStroke Staple Press. Alat ini beratnya 1,1 kilogram dan bisa diisi dengan satu isi stapler ukuran 1/2 inci untuk satu kali pengisian. Isi stapler bisa menembus beberapa lembar kertas sekaligus. Beberapa alat untuk menjilid atau mengikat kertas sebenarnya tidak menggunakan klip, paku, atau isi stapler. Kertas dilubangi dan dilipat sehingga sejumlah kertas bisa dijilid sekaligus. Sebagian di antaranya bahkan sudah mendapat hak paten, termasuk alat yang disebut Clipless Stand Machine. Alat ini dibuat di Newton, Iowa dan dijual antara tahun 1880-an hingga tahun 1920-an. Kertas dilubangi membentuk bagian kertas seperti lidah yang bisa dilipat di bagian belakang kertas. Cara kerja yang sama juga digunakan alat yang disebut Bump's New Model Paper Fastener. A. Penghimpun kertas Penghimpun kertas dipergunakan untuk membendel kertas atau suratsurat. Menurut kemampuan dan bentuknya penjepret kertas dapat dibedakan menjadi: 1. Penghimpun kertas kecil yaitu penghimpun kertas yang bentuknya kecil dan mampu untuk membendel kertas maksimum 10 lembar. 2. Penghimpun kertas sedang adalah penghimpun kertas yang bentuknya sedang dan kemanpuannya untuk membendel 10 - 20 lembar. 3. Penghimpun kertasa besar adalah penghimpun kertas yang bentuknya besar dan kemampuan untuk membendel lebih dari 20 lembar. B. Ciri-ciri penghimpun kertas yaitu: 1. Digerakkan dengan tenaga manusia
34
2. Cara kerja dan komponen mesinnya mekanik 3. Baru berfungsi bila diisi dengan nietjes/staples 4. Membendel kertas dengan kawat staples yang menembus pada kertas yang dibendel. C. Cara kerja penghimpun kertas 1. Kawat staples dengan ujung dibawah yang dikendalikan oleh per bila ditekan oleh alat penekan satu per satu akan keluar lewat bagian mulutnya. 2. Bagian alas yang dilengkapi dengan lekukan untuk melipat kawat steples akan bekerja bila mendapat tekanan yang cukup. 3. Kertas yang akan dibendel diletakkan antara bagian alas dan bagian mulut sehingga kawat staples yang mendapat tekanan dari bagian penekan akan menmbus kertas dan bagian ujungnya terlipat oleh lekukan pelipat. D. Cara pemeliharaan alat pernghimpun kertas/Stapler 1. Selalu dibersihkan dengan kain halus untuk mencegah karat, kalau ada kotoran yang melekat dapat dibersihkan dengan bensin, alkohol atau spirtus dan disimpan ditempat yang kering. 2. Jangan memasukkan kawat staples melebihi kemampuannya supaya daya lentur per tetap kuat. 3. Jangan memukulkan telapak tangan pada bagian penekan karena menimbulkan tekanan tidak wajar. 4. Menjaga lebar bagian mulut terutama untuk stapler yang sudah lama dipergunakan dengan jalan memukul secukupnya supaya tidak terlalu lebar. 5. Kalau terjadi kemacetan dibagian mulut usahakan agar tidak memukulmukulkan alat ini tetapi usahakan untuk mengeluarkan kawat yang terjepit pada lubang alat ini
Gambar Staples
Gambar Stapler
E. Model stapler 1. Stapler permanen
35
Cara ini merupakan cara kerja yang paling sering digunakan. Bahan yang ingin dijilid disatukan dengan isi stapler. Tekanan dari lengan bagian atas stapler melipat ujung isi stapler yang melebihi tebal kertas. Isi stapler yang mengunci di bagian belakang kertas bisa berbentuk standar atau datar sesuai dengan pola yang ada di lengan bagian bawah stapler. Pola standar membuat isi stapler yang terlipat di bagian belakang kertas menjadi agak melengkung. Sedangkan pola datar membuat isi stapler terlipat dengan rata, sehingga tumpukan kertas yang sudah dijilid bisa terlihat lebih rapi. Pembuka stapler adalah alat sederhana yang digunakan untuk membuka isi stapler yang tertanam di dalam kertas. Alat ini berbentuk seperti kait ganda yang menarik bagian isi stapler yang terlipat dan meluruskannya.
Gambar Stapler Besar 2. Stapler pemaku Stapler bisa digunakan memaku poster atau kertas tebal di dinding atau papan pengumuman. Stapler jenis ini sering disebut Tacker. Sebagian stapler kantor memiliki lengan bagian bawah yang bisa dilipat keluar, sehingga lengan stapler bagian atas bisa dipakai untuk memaku. Pekerja konstruksi menggunakan stapler khusus yang disebut staple gun untuk memaku karpet, kayu lapis, dan sebagainya. 3. Stapler penjilid majalah Stapler penjilid majalah mempunyai lengan bagian bawah yang tetap dan lengan bagian atas yang bisa digeser-geserkan. Lembaran kertas yang hendak dijilid menjadi majalah atau brosur harus dijilid di lipatan bagian tengah yang tidak bisa dicapai stapler biasa.
36
Gaambar Stapler Majalah 4. Stapler listrik Stapler
bertenaga
listrik
sering
digunakan
di
kantor
yang
berhubungan dengan penjilidan, penerbitan, dan pengemasan. Penjilidan kertas bisa dilakukan secara cepat dan akurat dengan stapler otomatis. Mesin foto kopi model mutakhir yang dilengkapi
penjilid otomatis
(stacker/stapler) bisa mengeluarkan salinan yang sudah dijilid dengan stapler secara otomatis.
Gambar Stapler Listrik
MESIN PEMBUKA KAWAT STAPLES (Staple Remover)
37
Mesin pembuka isi stapler adalah alat Bantu yang digunakan untuk membantu membuka kawat stapler dengan lebih mudah dan aman. Pembuka isi stapler ada 2 jenis, yaitu model tarik dan model jepit. 1. Cara kerja model tarik a. Pembuka isi stapler dipegang dengan tangan kanan, posisi ibu jari kea rah belakang dan pembuka stapler berada di antara telunjuk dan jari tengah b. Masukkan ujung penahan ke dalam kawat, lalu kaitkan c.
Tariklah pembuka isi stapler dengan telunjuk dan jari tengah serta ditahan dengan ibu jari, hinggga isi stapler lepas
2. Cara kerja model jepit a. Pembuka isi stapler dipegang dengan tangan kanan dengan posisi di antara telunjuk dan ibu jari b. Masukkan ujung pembuka isi stapler di antara kertas dan punggung isi stapler c.
Jepitlah dengan ibujari dan telunjuk, hingga isi stapler lepas.
3. Pemeliharaan a. Bersihkan kotoran yang melekat pada seluruh komponen dengan menggunakan alcohol agar alat bebas karat. b. Simpan alat ditempat yang kering c.
C.2.12.
Bagian yang bergerak berikan pelumas PROYEKTOR/DATA PROYEKTOR (LCD)
38
Pojector adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar yang dikoneksikan dengan komputer, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih lebih jelas dan besar.
Nama Tiap Bagian Pada Unit Utama NO
NAMA
FUNGSI
1
Lensa
Memproyeksikan pembesaran gambar
2
Infrared remote sensor
Mengirim perintah melalui remote control
3
Tombol pengatur ketinggian
Mengatur naik/turun ketinggian
4
Saluran udara keluar
Melepas udara panas
5
Panel kendali
Panel untuk mengoperasikan
6
Tuas pembesaran
Mengatur pembesaran gambar
7
Saluran udara masuk
Memasukkan udara
8
Panel belakang
Menghubungkan dengan alat yang lain
9
Pengatur kemiringan
Mengatur kemiringan horisontal
10
Tutup Lampu
Buka tutup untuk penggantian lampu
11
Pengatur ketinggian kaki
Mengatur sudut kemiringan
12
Tuas fokus
Mengatur kejelasan gambar
Nama Tiap Bagian Pada Bagian Penel belakang NO
NAMA
FUNGSI
1
Lensa
Memproyeksikan pembesaran gambar
2
Infrared remote sensor
Mengirim perintah melalui remote control
3
Tombol pengatur ketinggian
Mengatur naik/turun ketinggian
4
Saluran udara keluar
Melepas udara panas
5
Panel kendali
Panel untuk mengoperasikan
6
Tuas pembesaran
Mengatur pembesaran gambar
7
Saluran udara masuk
Memasukkan udara
8
Panel belakang
Menghubungkan dengan alat yang lain
9
Pengatur kemiringan
Mengatur kemiringan horisontal
10
Tutup Lampu
Buka tutup untuk penggantian lampu
11
Pengatur ketinggian kaki
Mengatur sudut kemiringan
12
Tuas fokus
Mengatur kejelasan gambar
a. Cara menggunakan/menghidupkan proyektor/data proyektor (LCD) 1) Tekan tombol saklar power
39
2) Tekan tombol ON/STANDBY seali saja, maka 3 lampu ON, LAMP, DAN FAN juga menyala, kemudian diikuti munculnya tampilan logo TOSHIBA 3) Hubungkan kabel data ke peralatan yang akan dikoneksikan misalnya komputer atau video 4) Jika dikoneksikan dengan komputer, maka sambungkan kabel data/soket ke LCD yang bertulisan computer. Bila akan dihubungkan dengan video, maka sambungkan kabel data/soket ke LCD yang bertuliskan video 5) Aktifkan peralatan (komputer atau video) yang akan dikoneksikan ke LCD 6) Tekan tombol INPUT pada LCD/REMOTE CONTROLE 7) Atur kemiringan sudut dengan menekan knop baut yang berfungsi sebagai kaki depan LCD sesuai sudut yang kita inginkan 8) Untuk mengatur lebar layar dengan memutar cincin ZOOM 9) Untuk mengatur ketepatan tembak/fokus, putar cincin fokus 10) Untuk mengatur volume suara tekan ► ◄ b. Cara mematikan LCD 1) Tekan tombol ON/OFF dua kali agak lamban dan jangan terlalu cepat, maka tombol LAMP berkedip kedip dan kipas pendingin masih aktif dan tunggu beberapa saat sampai dengan tombol LAMP padam 2) Lepaskan kabel koneksi dari peralatan 3) LCD sudah bisa dikemas c.
Peringatan, 1) Produk ini produk kelas A dan dapat menimbulkan gelombang frekuensi 2) Jangan membuka tutup kabin, terdapat tegangan tinggi yang berbahaya
d. Perawatan: 1) Gunakan sumber daya (energi) sesuai karakteristik mesin 2) Jangan menutup mesin yang masih aktip 3) Hindarkan dari air dan kelembaban tinggi 4) Bersihkan peralatan ini dengan menggunakan kain halus, baersih dan tidak berdebu 5) Tidak direkomendasikan membersihkan alat ini dengan menggunakan cairan pembersih 6) Bebaskanari tumpukan 7) Simpan pada tempat yang kering
40
C.2.13. Overhead Projector Overhead Projector (OHP)
Overhead
Pojector
adalah
media
komunikasi
visual
yang
dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparansi film yang diletakkan di atas OHP ke layar sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih lebih jelas dan besar. OHP dipergunakan dengan pertimbangan-pertimbangan antara lain : 1. Komunikasi berlangsung pada ruang biasa yang terang sehingga komunikan dapat membuat catatan yang diperlukan. 2. komunikasi dilakukan dengan tatap muka sehingga komunikasi selalu terkontrol 3. informasi tersampaikan dengan bertahap dan terencana dengan materi yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan matang 4. Pembuatan transparansi dan pengoperasian OHP relatif lebih mudah 5. Penyampaian materi dan informasi lebih komunikatif 6. OHP dapat memproyeksikan gambar berwarna sehingga lebih menarik perhatian. Overhead Projector dapat digolongkan menjadi 2 yaitu : 1. Menurut besar-kecilnya kerangka mesin : a. Classroom overhead projector (OHP kelas) Jenis ini sering dijumpai, bentuknya lebih besar untuk dipergunakan dalam ruangan/kelas, ditempatkan pada posisi tetap. b. Portable overhead Projector (OHP kecil) OHP ini bentuknya lebih kecil dan dibuat khusus untuk pembicara yang pindah-pindah temapt/
2. Menurut model tangkai : a. OHP dengan tangkai lensa lurus Jenis ini memiliki tangkai lensa lurus, kalau dikemas tangkainya dapat dilipat pada sumbunyadan lensa dimasukkan dalam mesin di bawah alas transparansi. b. OHP dengan tangkai lensa lengkung
41
Jenis OHP ini mempuyai tangkai lensa lengkung. Kalau dikemas tangkai dan lensanya dilepas sendiri-sendiri dari sumbunya Ciri-ciri Overhead Projector 1. Digerakkan dengan tenaga listrik (200 – 360 watt) 2. Alas transparansi berupa kaca jernih dengan posisi mendatar 3. menggunakan
transparansi
film
sebagai
media
yang
memuat
tulisan/gmabar yang akan diproyeksikan pada layar. 4. lensa proyeksi terdapat di bagian atas dilengkapi dengan pengaturan fokus yang mudah digerakkan ke atas dan ke bawah. 5. pada suhu tertentu kipas pendingin akan berputar dan mati secara otomatis. Cara Kerja OHP 1. Transparansi film yang memeuat tulisan atau gambar diletakkan mendatar pada alasnya yang terbuat dari kaca jernih terletak di permukaan bagian atas OHP 2. Pada waktu OHP dihidupkan ampu yang berada dalam mesin terletak di bagian samping belakang menyala 3. Arena bola lampu dalam dikelilingi dengan reflektor, maka cahaya dikumpulkan dan dipantilkan jatuh tepat pada lensa di atasnya. 4. Tulisan atau gambar pada transparansi film yang diletakkan mendatar tadi karena pemantulan cahaya dari bawah diterima penuh oleh lensa atas dengan bentuk dan warna yang sama 5. Lensa atas dengan sistem proyeksi yang dilengkapi dengan pengturan fokus selanjutnya memproyeksikan tulisan atau gambar pada layar yang telah disediakan. Bagian-bagian mesin OHP Bagian-bagian mesin OHP dapat dikelompokkan menjadi dua bagian, kerangka dan bagian lensa proyektor. Bagian kerangka mesin Pada bagian ini terdiri dari : 1. Alas transparansi 2. bola lampu dan kipas pendingin 3. tombol on-off 4. pengatur lampu Bagian lensa proyektor
42
1. Lensa proyektor 2. tombol pengatur fokus 3. Tangkai lensa proyektor Cara pengoperasian OHP Cara pengoperasian OHP diuraian sebagai berikut : Kegiatan yang dilakukan pada tahap persiapan adalah sebagai berikut ; 1. Menyiapkan peralatan dan ruangan 2. Hidupkan OHP 3. Letakkan transaparansi pada alasnya 4. Pilih pengaturan lampu disesuaikan dengan keadaan ruangan. Penyajian 1. Letakkan transparansi dengan tepat pada saar lampu OHP mati 2. Penyaji tetap menghadap teus ke arah peserta 3. Tidak menunjuk pada permukaan transparansi dengan pensil atau ballpoint yang tidak menggelinding. 4. Mematikan lampu untuk mengalihkan perhatian dan menghidupkan untuk memusatkan perhatian peserta. 5. Menutup dengan kertas sebagaian tulisan atau gambar yang belum diperlukan untuk ditampilkan Selesai penyajian 1. Transparansi yang baru dipergunakan di kemas dalam kantong atau kotak karton sesuai dengan urutan. 2. Diantara 2 transparnsidiberikan kertas pembatas 3. Steker dilepas, lensa proyektor dan tangkai dimasukkan ke tempat semula. 4. Layar digulung kembali dan dikunci dengan urutan seperti kebalikannya pada saat membuka.
C.2.14. Alat Komunikasi
43
ALAT KOMUNIKASI
Gambar Mesin facimilie Alat komunikasi adalah alat bantu yang biasa digunakan untuk lebih memudahkan dalam proses komunikasi antar individu. Alat komunikasi yang biasa digunakan banyak macam dan jenisnya. Yang akan dibahas di sini adalah telephone, interphone dan facimilie. Alat komunikasi dalam perkantoran secara umum dibagi menjadi 3 jalur, yaitu : 1. Komunikasi Internal 2. Komunikasi eksternal 3. Faksimili 1. Ciri-cirinya a. Komponen dan cara kerja mesinnya elektronis b. Berkomunikasi dengan bantuan jalur PABX 2. Komponen-komponennya a. Mesin utama pesawat Di dalam mesin ini terdapat segala macam bentuk fungsi tombol untuk komunikasi b. Gagang telepon Terdapat ear phone dan microphone untuk proses pengiriman suara dan penerimaan suara. c.
Tuts angka Digunakan untuk memasukkan digit angka untuk koneksi komunikasi
d. Lubang konektor dengan jalur komunikasi Digunakan untuk menghubungkan antara mesin pesawat telepon dan jalur komunikasi. 3.
Fungsi Key Telephone
44
a. Sebagai switch board sederhana, (transfer) b. Memindahkan dering, dengan cara : 1). Angakat handset 2). Tekan DND/FWD 3). Tekan nomor ekstensi yang diinginkan c.
Cara mematikan : 1) Tekan FWD/DND 2) Tekan “NOL”
d. Bantu menjawab, angkat handset dan tekan 40 4. Switch Board Switch Board (Ing), Wesel Board (Bld) adalah alat penghubung komunikasi. a. Fungsi Switch Board Alat untuk menghubungkan panggilan telepon dari luar ke internal perusahaan lewat pesawat telepon b. Jenis switch board 1) PMBX 2) PABX 5. Fasilitas dan Fungsi a. Fasilitas Hunting System Facility, yaitu dengan cara menekan angka sama dalam waktu yang bersamaan secara otomatis pesawat lain yang belum berfungsi dapat tersambung b. Fungsi Tombol 1). H = House, bila tombol ini menyala ada permintaan dari dalam untuk hubungan keluar 2). I (INTERNAL LINE), digunakan untuk menghubungkan telepon dari luar ke saluran yang ada dalam kantor 3). U (OUTSIDE CALL), berfungsi untuk memberi tahu kepada penelpon bahwa pesawat yang dicari sedang sibuk 4). $ (SWITCHING OF THE BUZZER), untuk menganulir suara sibuk dari banyaknya sambungan masuk 5). V (VOICE), digunakan untuk Menutup saluran karena salah sambung dan Operator ingin berbicara dengan penelpon 6). -z-, Pemutus hubungan setelah alat ini di gunakan
45
7). E, Pemutus hubungan 8). O, Tombol penyadap 9). W Untuk menahan sambungan dari luar untuk menunggu koneksi 6. Cara Mengoperasikan alat Komunikasi antar ruang/intercom a. Intercom tanpa handset 1). Tekan nomor ekstensi yang dituju 2). Tekan tombol Call 3). Jika sudah sambung mulai bicara b. Intercome dengan Handset 1) Angkat handset 2) Tekan nomor ekstensi yang dituju 3) Tekan tombol call 4) Jika sudah sambung mulai bicara c.
Intercome melalui fasilitas key telepon, langkahnya sama dengan nomor b
7. Cara Mengoperasikan Telepon a. Menelepon 1) Angkat handset dengan tangan kiri …dan tekan nomor tujuan 2) Ucapkan salam balasan (reaksi kita) (misalnya selamat pagi kami dari PT Woro Kawuri … ……… b. Menerima telepon 1) Angkat handset dengan tangan kiri sebelum dering ketiga 2) Ucapkan salam sesuai waktu telapon masuk, misalnya: selamat pagi PT Handayani ada yang bisa kami bantu? 3) Jawablah hingga penelepon merasa puas dengan jawaban kita 4) Akhiri dengan salam dan ucapan terimakasih c.
Larangan : 1) Hindarkan kata ..halo.. 2) Ini siapa ya… 3) Dari siapa ya… 4) Mau mencari siapa dst
d. Halo dapat diucapkan jika :
46
1) Suara tidak jelas/ada gangguan 2) Pembicaraan dirasakan belum selesai ……….. tetapi ada kesan lawan bicara akan segera menutup pesawat telepon 8. Mengoperasikan Key Telepon a. Fungsi key telepon 1) Dapat digunakan sebagai komunikasi antar ruangan 2) Dapat digunakan untuk telepon biasa 3) Dapat digunakan untuk konferensi 4) Dapat digunakan sebagai operator b. Cara membedakan dering 1) Bila yang berkedip indicator INTERCOM/DSS berarti komunikasi antar ruangan 2) Bila
yang
berkedip
indicator
CO-Line
berarti
komunikasi
ekternal/telepon 9. Key telepon komunikasi eksternal a. Cara menelepon 1) Angkat handset 2) Tekan CO-LINE yang mati 3) Tekan nomor yang dituju 4) Mulai bicara b. Menerima telepon 1) Angkat handset sebelum dering ketiga 2) Tekan CO-LINE yang berkedip 3) Ucapkan salam ….dan sebut identitas 4) Bicara secukupnya 10. Key Telepon Untuk Koferensi 1) Angakat handset sebelum dering ketiga 2) Tekan nomor telepon di Jakarta 3) Tekan CONF (CONFERENCE) 4) Tekan nomor lain (misalnya di kota Denpasar) 5) Tekan CONF, dst 6) Mulai pembicaraan bersama 11. Memindahkan Dering Telepon
47
Tujuannya agar kita tidak kehilangan komunikasi jika kita harus meninggalkan ruangan misalnya kita akan pergi ke kantin untuk istirahat Caranya: a.
Angkat handset NGKAT HANDSET
b.
Tekan FWD/DND
c.
Tekan nomor ekstensi yang kita kehendaki
d.
Letakkan handset……………. Jika ada orang yang ingin berbicara dengan kita dengan menekan nomor ekstensi kita tetapi dering akan pindah ke tempat yang kita kehendaki
12. Cara Mengembalikan Dering Jika kita sudah kembali ke ruang kerja kita, maka jangan lupa kita kembalikan kembalikan dering yang kita pindahkan tadi, dengan cara: a. Angkat handset handset b. Tekan FWD/DND c.
Tekan “ 0 “ (NOL)
d. Lekan handset 13. Mengoperasikan Faksimili a. Pengirim 1) Masukkan data ASUKAN DATA 2) Angkat NGKAT handset HANDSET 3) Tekan nomor telepon yang kita tuju 4) Bila sudah sambung sebaiknya kita bicara secukupnya saja. 5) Jika penerima sudah memahami maksud pembicaraan kita lalu tekan START, kemudian handset diletakkan. b. Penerima 1) Dering masuk 2) Ucapkan salam, identitas 3) Memahami maksud pembicaraan 4) Tekan start lalu letakkan hand set 14. Mengoperasikan Faksimili a. Secara otomatis 1) Masukkan data 2) Angkat handset 3) Tekan nomer tujuan
48
4) Terdengar nada sambung 5) Dering normal (tut-tut-tut) 6) Dering berubah (cuuurrrrrr….cuuurrrrr….cuuuurrrrr…..) 7) Tekan start dan letakkan handset C.2.15. Peralatan Pendukung Lainnya Jika proses pengerjaan perkantoran sudah selesai dalam segala aktivitas suatu organisasi, baik dari pekerjaan yang bersifat clerical work, paper work, dan pembicaraan/komunikasi pada akhirnya akan berujung pada data/informasi baik yang berupa waarkat, daftar, tabel, catatan-catatan, dan lain sebagainya maka data/informasi tersebut segera ditata/diamankan. Kegiatan penataan atau pengamanan terhadap segala informasi/data yang sekiranya mempunyai nilai yang sangat penting bagi suatu organisasi, dan semua data itu harus dikerjakan dengan baik, efektif dan efisien, maka perlu adanya alat alat bantu seperti: 1. Peran dan fungsi perabotan kantor dalam proses kerja 2. Peran alat-alat kecil dalam proses kerja dan sebagainya, seperti: a. Brief odner b. Snellhecer c.
Stopmap
d. Cap tanggal e. Stampel f.
Cap tanggal, dan berbagai cap yang lainnya Semua alat bantu ini mempuyai fungsi yang berbeda-beda sesuai
dengan karakter dan jenis penyelesaian tugas pekerjaan perkantoran. Sebagai contoh misalnya: kapan stopmap digunakan? Kapan snelhcter digunakan? Dan kapan ordner digunakan?. Secara fisik ketiga alat bantu ini memiliki guna untuk menyimpan segala macam warkat/dokumen. Akan tetapi jika dilihat dari segi fungsinya ketiga alat bantu tersebut memiliki fungsi yang berbeda satu dengan yang lainnya. Ordner biasanya untuk menyimpan warkat/dokumen yang biasanya memiliki nilai tinggi (penting) dan masih aktif dipergunakan, warkat/dokumen ini sering disebut sebagai arsip dinamis aktif, sedangkan stopmap bisa berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan bahan warkat untuk menunggu penyelsaian, dan atau dapat digunakan sebagai folder dalam sistem penyimpanan arsip, dan seterusnya aalat-alat bantu ayang lain. D. Soal Latihan
49
Petunjuk : 1. Bacalah soal dengan teliti 2. Berilah tanda silang ( X ) pada option a, b, c, dan d yang Anda anggap benar
1. Tugas/pekerjaan pokok suatu organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan disebut: a. Tugas/pekerjaan substantif b. Tugas/pekerjaan operatif c.
Tugas/pekerjaan produktif
d. Tugas/pekerjaan formatif
2. Tugas/pekerjaan yang berhubungan dengan tercapainya tujuan disebut: a. Tugas/pekerjaan substantif b. Tugas/pekerjaan operatif c.
Tugas/pekerjaan produktif
d. Tugas/pekerjaan formatif 3. Tugas yang bersifat melayani pekerjaan pokok adalah: a. Tugas/pekerjaan substantif b. Tugas/pekerjaan operatif c.
Tugas/pekerjaan produktif
d. Tugas/pekerjaan formatif 4. Perbekalan berasal dari kata bekal (provide), barang-barang kantor yang termasuk barang pekal berupa: a. Binder b. Perforator c.
Calculator
d. Paper
5. Equipment/provision/provide with juga merupakan perbekalan kantor, barang-barang tersebut biasanya dalam bentuk............. kecuali: a. Binder b. Perforator c.
Calculator
d. Paper
50
6. Mesin ketik yang memiliki panjang gandaran (carriage) 15 – 25 inc disebut: a. Mesin ketik semi standard b. Mesin ketik standard c.
Mesin ketik semi baby portable
d. Mesin ketik semi long wagon
7. Untuk
mengatur
kerapatan
huruf
pada
mesin
ketik
elektronik
menggunakan tombol: a. Tombol pith b. Tombol printweel c.
Tombol Esc
d. Tombol platen release platen
8. Penahan kertas pada mesin stensil adalah: a. Feed board b. Back guide c.
Receiving board
d. Paper guide
9. Menghancurkan dokumen dengan menggunakan mesin penghancur kertasagar kontinyu dan tidak macet, maka kertas harus berada pada: a. Box office b. Garbage box c. Titik optik d. Lamp indicator
10. Isi stapler dengan ukuran No 10, secara resmi disebut standard: a. Standard JIS b. Standard JIS Eropah c.
Standard JIS Amerika
d. Standard JIS Erpah-Amerika
51
11. Plastik penjilid bulat (round binding) terdiri dari 13 macam garis tengah dengan ukuran: 1
1
a. 4 /2 - 15 /2 mm b. 41/2 - 281/2 mm c.
25 - 28
mm
d. 25 - 53
mm
12. Stapler/alat penghimpun kertas pertama kali ditemukan dari perancis pada pemerintahan Raja Louis ke XIV. Siapa penemu alat ini? Dia memperoleh hak paten atas temuannya pada tanggal 30 September 1841 a. Raja Louis ke XIV b. Novelty c.
George W McGrill
d. Samuel Slocum 13. Anda sebagai operator telepon, ada permintaan dari perusahaan mitra yang ingin berbicara dengan kepala bagian humas di unit kantor perusahaan Anda. Bagaimana cara mentransfer komunikasi tersebut? a. Tekan transf, tekan FWD, tekan nomor ekstensi b. Tekan transf, tekan DND, tekan nomor ekstensi c. Tekan transf, tekan nomor ekstensi d. Tekan transf, tekan answer 14. Rumus dengan formulasi Angkat andset,Tekan FWD/DND, tekan ” 0 ”, letakan handset adalah fungsi: a. Transfer telepon b. Pindah dering telepon c. Mengembalikan dering telepon d. Program bantu menjawab 15. Rumus dengan formulasi Angkat andset,Tekan ” 40 ” letakan handset adalah fungsi: a. Transfer telepon b. Pindah dering telepon c.
Mengembalikan dering telepon
d. Program bantu menjawab
52
E. Rangkuman Proses diklat ini bertujuan untuk memberi gambaran kepada peserta diklat, bahwa keberhasilan suatu organisasi tidak semata-mata tergantung pada tersedianya peralatan teknologi perkantoran yang canggih. Akan tetapi keberhasilan tersebut sebenarnya terletak pada bagaimana kita dapat memanfaatkan peralatan kantor yang ada yang dihubungkan dengan bagaimana pemilihan peralatan kantor untuk mendukung kelancaran tugas-tugas yang diembannya. Indikator keberhasilan diklat adalah peserta diklat memiliki kompetensi dasar keterampilan mengopersikan mesinmesin/peralatan kantor dengan baik dan benar. Daftar Pustaka Geofrey Mill & Oliver Standingford (1980), Manajemen Perkantoran Modern, Jakarta, Bina Aksara Purwanto, dkk. (2007), Pedoman Praktik Perkantoran, FISE UNY -------------------. (2007), Panduan Praktik Teknologi Perkantoran, FISE UNY Sekretariat Jenderal, Depdikbud, (1983), Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan dalam lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Jakarta, Setditjen Depdikbud Sutarto, (1997), Sekretaris dan Tatawarkat, Yogyakarta, Gajah Mada University Press The
Liang
Gie,
(1983),
Manajemen
Perkantoran
Modern,
Yogyakarta,
Supersukses & Nur Cahaya Manual Mesin Binding Manual Data royektor (LCD) Manual Msin Ketik Elektronik Manual Mesin Duplikator Manual Mesin Foto Coppy Manual Facsimile Manual Mesin Risograph www.wikipedia.com
53
