KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya sehingga penyusunan makalah yang meneliti tentang sistem dan database yang diterapkan di sebuah perusahaan yaitu PT. ANEH TAPI NYATA dapat terselesaikan. Makalah ini dapat terselesaikan dengan bantuan beberapa pihak. Kami mengucapkan banyak terima kasih kepada: 1. Bapak Rudi selaku pemilik PT.ANEH TAPI NYATA yang telah menjadi narasumber kami dalam menyelesaikan makalah ini. 2. Bapak Antah Berantah, S.Kom, S.Teh, M.Mbuh, selaku dosen mata kuliah Sistem Basis Data atas bimbingannya dalam penyusunan makalah ini. 3. Dan kepada semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu . Harapan kami, dengan makalah ini pembaca dapat mengetahui sistem yang ada pada perusahaan ini, proses pembuatan database yang mendukung sistem yang berjalan pada perusahaan, dan iplementasinya. Kami mengharapkan kritik dan saran guna perbaikan diwaktu mendatang. Semoga makalah ini berguna bagi pembaca.
Salatiga, Maret 2014
Penulis
PENDAHULUAN
1. Profil Perusahaan Latar belakang Perusahaan Pada tahun 1994 berdiri sebuah usaha dagang yang bergerak dalam bidang pendistribusian “Gas Elpiji”, pada awalnya usaha ini hanya melayani penjualan “Gas Elpiji” secara eceran atau dalam lingkup usaha yang sempit lalu berkembang pesat menjadi sebuah peluang bisnis yang menjanjikan, usaha dagang tersebut berubah menjadi suatu perseroan terbatas yang bernama PT. ANEH TAPI NYATA, yang beralamat di Jl.Kerbau No.62, Salatiga. Perusahaan tersebut menjadi salah satu agen “Gas Elpiji” terbesar di Salatiga. Dengan didukung 27 karyawan, perusahaan ini sekarang melayani penjualan secara grosir dan eceran dimana pada awalnya perusahaan ini hanya berfungsi sebagai “sub agen” kecil-kecilan, sekarang menjadi sebuah “agen Gas Elpiji” yang memasok tabung-tabung berisi gas ke sub agen - sub agen yang ada di Salatiga bahkan sampai di luar kota Salatiga. Mendapat penghasilan atau mencari nafkah merupakan alasan utama usaha ini berdiri. Dengan tujuan melayani konsumen dalam mengkonsumsi “Gas Elpiji”, perusahaan ini bertahan dan bisa bersaing dengan perusahaan sejenis yang ada di kota Salatiga. Perusahaan ini menginginkan kemajuan yang lebih dari usaha yang sekarang, agar usaha yang telah dirintis sejak awal bisa menjadi perusahaan yang terus konsisten dalam bidangnya. Perkembangan ini diikuti dengan peningkatan kualitas barang perusahaan ini.
2. Lingkup Usaha PT.ANEH TAPI NYATA ini mendistribusikan barangnya ke beberapa daerah Salatiga dan sekitarnya, perusahaan ini mengambil pasokan barang dari pabrik di Semarang dan Boyolali, kira-kira sekitar 300 tabung gas elpiji. Barang yang dipasok didistribusikan kurang lebih 290 tabung gas per hari, dan
sisanya digunakan sebagai stok di gudang untuk melayani pembeli yang datang langsung ke perusahaan. Jadi dapat kita ketahui bahwa ruang lingkup perusahaan ini mencakup Salatiga, Boyolali dan sekitarnya.
3. Struktur Organisasi Perusahaan ini mempekerjakan 27 karyawan (tidak termasuk pemilik dan manager) yang terdiri dari : Pemilik Perusahaan : Mempunyai kewenangan dan tanggung jawab penuh atas perusahaan tersebut. Manager Perusahaan : Bertugas sebagai pemimpin perusahaan yang mengatur kinerja perusahaan tersebut. Sekretaris : Yang bekerja untuk membantu pemimpin perusahaan dalam menjalankan operasional perusahaan. Kabag Keuangan : Betugas mengatur serta mengawasi pengeluaran biaya dan pemasokan. Bagian keuangan ini bertanggungjawab pada manager dalam bentuk pembukuan tiap akhir periode. Kabag Gudang : Bertugas mengawasi pasokan barang yang masuk ke gudang dari pabrik. Karyawan yang bertugas mendistribusikan ke pelanggan dan mengambil pasokan barang dari pabrik sebanyak 24 orang. Perusahaan ini memiliki 4 buah truk, masing-masing truk terdiri dari 3 karyawan. Dua buah truk digunakan untuk mengambil barang dari pabrik-pabrik diluar kota (Boyolali dan Semarang), sedangkan dua truk lainnya digunakan untuk mendistribusikan ke sub agen secara grosir yang berada didalam maupun diluar kota. Selaian itu, perusahaan juga memiliki 4 buah pick up, setiap pick up terdiri dari 2 karyawan. Kelompok pick up ini bertugas mendistribusikan dalam skala kecil/eceran. Empat buah kendraan bermotor yang beroperasi didalam kota saja, setiap kendaraan bermotor dikendarai oleh seorang karyawan dan biasanya kendaraan bermotor ini dapat mengangkut 2 tabung elpiji.
Struktur organisasi perusahaan akan diperjelas dangan bagan dibawah ini : Pemilik Usaha
Pemimpin Perusahaan (Manager)
Karyawan
Sekretaris
Kabag.Keuangan
Kabag.Gudang
ANALISIS SISTEM Sistem yang mengatur PT.ANEH TAPI NYATA sebagai berikut: Kosumen dapat membeli barang dengan cara datang langsung ke gudang atau dengan melalui via telepon. Pembayaran yang dilakukan konsumen secara tunai akan dilayani oleh bagian keuangan. Bagi pembeli yang memesan barang melalui via telepon, barang akan diantar oleh karyawan. Sistem pemasokan barang dilakukan dengan mengambil barang dari pabrik-pabrik lalu didistribusikan kepada sub agen-sub agen yang memesan kepada perusahaan ini. Barang yang telah diambil dari pabrik langsung disimpan di gudang, yang kemudian akan diurus oleh Kabag Gudang. Dari gudang barangbarang yang akan didistribusikan akan diangkut oleh pegawai-pegawai dengan mengganakkan sarana perusahaan. Biasanya untuk pick up dan kendaraan bermotor melakukan penjualan “door to door” atau dikenal dengan istilah dari rumah ke rumah. Karyawan di perusahaan ini merupakan karyawan tetap, mereka mendapatkan gaji dari keuntungan yang didapat oleh perusahaan. Penggajian dilakukan tiap sebulan sekali yaitu pada akhir bulan. Gaji yang diterima oleh karyawan sekitar Rp. 300.000,- sampai Rp. 375.000,-.
PERENCANAAN Kelemahan-kelemahan dalam sistem PT.ANEH TAPI NYATA: Para karyawan tidak memakai co-card, sehingga menyulitkan dalam proses administrasi karyawan, misalnya absensi dan penggajian. Kurangnya SDM yang berkualitas, sehingga membuat sistem dalam perusahaan tidak berfungsi secara efektif. Penggunaan komputer yang masih tidak optimal. Manager masih mengandalkan pengamatan bukan informasi karena perusahaan memiliki lingkup operasi yang cukup luas.
Kelemahan-kelemahan fisik : Sarana pendistribusian banyak yang rusak (tidak layak pakai). Letak Gudang yang terpisah dengan kantor pusat sehingga proses pendistribusian terhambat Kurangnya fasilitas komunikasi (telepon), sehingga pemesan yang menggunakkan fasilitas tersebut mengalami masalah.
Solusi untuk kelemahan sistem perusahaan : 1. Penambahan fasilitas untuk karyawan sehingga memungkinkan adanya pengaturan absensi dan penggajian. Sebaiknya pembukuan data penjualan dan pemasokkan barang dilakukan dengan menggunakan sistem komputer, misalnya dengan membuat database penjualan dan database barang di gudang agar dapat mempermudah sistem yang berjalan. 2. Data karyawan sebaiknya dilengkapi dengan NIK (Nomer Induk Karyawan) untuk mempermudah dalam mengurusi administrasi. 3. Sebaiknya dilengkapi File Pesanan yang berisi kode pemesan, nama dan alamat pemesan dan nama dan jumlah barang untuk memudahkan proses pemesanan dan pengantaran barang.
4. Akan lebih baik jika dilengkapi dengan File Pemasokan yang berisi tentang kode pemasokkan, nama dan alamat pemasok, kode, nama dan jumlah barang pemasokan, dan total pembayaran. 5. Untuk semakin menambah banyaknya pelanggan yang masuk, tidak ada salahnya untuk melakukan promosi melalu media cetak seperti koran dan penyebaran pamflet-pamflet maupun promosi melalui stasiun radio. 6. Sistem keamanan sangat memerlukan pegawai seperti beberapa satpam, karena dirasa alarm saja tidak cukup untuk menjaga persediaan barangbarag di gudang penyimpanan. 7. Selain itu akan lebih baik lagi jika di adakan penambahan luas gudang. Karena jika gudang tempat penyimpanan barang cukup luas, maka barang yag dapat ditampung pun akan lebih banyak lagi kuantitasnya. Sehingga akan dapat memberikan pengaruh yang baik pada sistem pemasokkan barang. Dan disarankan agar dapat menambah atau memperbaiki alat transportasi yang digunakan dalam pengangkutan barang.
SISTEM PADA PERUSAHAAN Sistem pada perusahaan yang dijelaskan melalui : 1)DIAGRAM KONTEKS (LEVEL NOL)
MEMASOK BARANG
MEMINTA
MENGATUR
PEMASOK
DIPIMPIN
MANAGER
KARYAWAN
PENJUALAN
PEMBELIAN
MENDAPAT GAJI
BEKERJA
SISTEM DISTRIBUSI GAS
KONSUMEN
2)DFD Level 1 (Boleh tidak digunakan) Nama Barang Kode Barang Jumlah Barang
Data Barang
Catatan
Barang Penjualan Barang
Konsumen Uang Barang terjual
Perhitungan Keuangan
Jumlah &Kode Barang
Total Harga Barang
Perhitungan Barang Di Gudang
Daftar keuangan
Data Jual Daftar brg
Pemesanan Barang
Perhitungan Gaji
Data Pesan Barang
Data Karyawan
Memasok
Gaji
Memesan
Nama & Kode Karyawan
Nama , Kode & Jumlah Barang
Pemasok Karyawan
3) DFD level 2 (Boleh tidak digunakan) Nama, kode , jumlah barang
Data Barang
Barang Penjualan Barang catatan
Uang Data Barang
Kode, jumlah penjualan
Daftar barang
Penghitungan total uang masuk
Konsumen
Nama, kode, jumlah barang
Data Jual
Daftar gaji
Perhitungan Keuntungan
bonus
Nama, Kode Karyawan
Daftar barang
Penghitungan gaji pokok
Pemesanan Barang
Data Karyawan
Penghitungan Gaji total Gaji Karyawan
Barang
Data Pesan Barang
Total Gaji
Struk brg
Kode brg, Nama brg, Jumlah brg
Penghitungan bonus per penjualan
Daftar baranag
Daftar keuangan
Penghitungan Barang di Gudang
Pemasok
MAPPING PABRIK NAMA
ALAMAT
JENIS BARANG
GAS ELPIJI KODE
NAMA
JENIS BARANG
JUMLAH
PELANGGAN NO.
ALAMAT
BARANG YANG
KODE
DIBELI
BARANG
PELANGGAN
AGEN NAMA
ALAMAT
JENIS BARANG
ALAMAT
JENIS BARANG
SUB AGEN NAMA
4) ERD (Entity Relationship Diagram)
Pabrik
Gas elpiji
memasok
Jenis brg Nama Alamat
Kode Nama Jenis brg jumlah
Kode Nama Jumlah Jenis
Gas Elpiji
Digunakan
Agen
memasok
Nama Alamat Jenis brg
digunakan
didistribusi kan
Jenis brg Nama Alamat
Sub agen
Nama pelanggan Brg yang dibeli Alamat
didistribu sikan
Pelanggan
IMPLEMENTASI DATABASE
(Berisi printscreen dari database yang dibuat dan penjelasan setiap tabelnya!)
