6,5,82QOLQH .HPHQWHULDQ3HUKXEXQJDQ
%8.83(781-8. 6LVWHP,QIRUPDVL 5HYLX2QOLQH 8QWXN6DWNHU
3XVDW7HNQRORJL,QIRUPDVLGDQ.RPXQLNDVL3HUKXEXQJDQ
KATA PENGANTAR
Dalam rangka efisiensi, efektifitas, sinkronisasi dan memudahkan integrasi sistem serta menghindari duplikasi, maka setiap usulan kegiatan Unit Kerja di Lingkungan Kementerian Perhubungan yang terkait dengan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) harus mendapatkan rekomendasi Sekretaris Jenderal dan terlebih dahulu direviu oleh Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Perhubungan, dan untuk memudahkan kegiatan tersebut, dibuatlah suatu Sistem Informasi Reviu Online, yaitu sistem informasi yang digunakan sebagai sarana pengusulan kegiatan TIK bagi Unit Kerja di Lingkungan Kementerian Perhubungan.
Buku Petunjuk Sistem Informasi Reviu Online ini disusun untuk memberikan acuan yang rinci tentang bagaimana cara melakukan pengusulan kegiatan TIK melalui Sistem Informasi Reviu Online, sesuai dengan Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 119 Tahun 2016 dan Surat Edaran Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Nomor 3 Tahun 2017.
Sebagai buku petunjuk edisi pertama, Pustikomhub sangat terbuka untuk menerima saran dan masukan yang akan berguna untuk perbaikan dan penyempurnaan berikutnya.
Mudah-mudahkan buku panduan ini dapat membantu Unit Kerja dalam melakukan pengusulan reviu kegiatan TIK.
Jakarta,
Januari 2017
Kepala Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Perhubungan
Syamsul Banri
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI...........................................................................................................................................i DAFTAR GAMBAR.............................................................................................................................ii BAB I
PENDAHULUAN...................................................................................................................1
1.1.
Gambaran Umum....................................................................................................................1
1.2.
Alur Reviu...............................................................................................................................2
BAB II MANUAL PENGGUNAAN..................................................................................................4 2.1.
AKSES APLIKASI.................................................................................................................4
2.2.
LOGIN....................................................................................................................................4
2.3.
MENU APLIKASI..................................................................................................................5
2.3.1.
BERANDA.........................................................................................................................5
2.3.2.
MENU MANAJEMEN REVIU..........................................................................................6
2.3.3.
MENU MANAJEMEN USER..........................................................................................18
BAB III
PENUTUP..........................................................................................................................21
i
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Tampilan Aplikasi Sistem Informasi Reviu Online...............................................................4 Gambar 2 Tampilan Halaman Login Aplikasi Sistem Informasi Reviu Online.....................................5 Gambar 3 Tampilan Halaman Dasboard.................................................................................................6 Gambar 4 Tampilan Sub Menu Pengajuan Reviu...................................................................................6 Gambar 5 Tampilan Halaman Pengajuan Reviu.....................................................................................7 Gambar 6 Tampilan Dropdown List Pada Jenis Pengadaan...................................................................8 Gambar 7 Tampilan Dropdown List Pada Pilihan Sub Jenis Pengadaan................................................8 Gambar 8 Tampilan Kolom Input Nama Kegiatan.................................................................................9 Gambar 9 Tampilan Kolom Inputan Nilai Pagu Anggaran....................................................................9 Gambar 10 Tampilan Kolom Inputan Kode Mata Anggaran................................................................10 Gambar 11 Tampilan Kolom Inputan Gambaran Umum.....................................................................10 Gambar 12 Tampilan Tombol Berikutnya Untuk Melanjutkan ke Langkah 2.....................................11 Gambar 13 Tampilan Upload Dokumen Surat Usulan.........................................................................12 Gambar 14 Tampilan Upload Dokumen KAK Usulan Kegiatan..........................................................12 Gambar 15 Tampilan Upload Dokumen RAB Usulan Kegiatan..........................................................13 Gambar 16 Tampilan Upload Dokumen Renstra Eselon I....................................................................14 Gambar 17 Tampilan Upload Dokumen RAB Usulan Kegiatan..........................................................15 Gambar 18 Tampilan Tombol Berikutnya Untuk Melanjutkan ke Langkah 3.....................................15 Gambar 19 Tampilan Halaman Sebelumnya Untuk Perbaikan Berkas................................................16 Gambar 20 Tampilan Pop Up Konfirmasi Hapus Data........................................................................16 Gambar 21 Tampilan Menu Menyetujui Pengajuan Dokumen............................................................17 Gambar 22 Tampilan List Kegiatan Reviu TIK....................................................................................18 Gambar 23 Tampilan Menu Manajemen User......................................................................................18 Gambar 24 Tampilan Sub Menu Ubah Kata Sandi...............................................................................19 Gambar 25 Tampilan Ubah Kata Sandi................................................................................................19 Gambar 26 Tampilan Login Kembali Setelah ubah Password.............................................................20
ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Gambaran Umum
Kondisi saat ini pembangunan dan/atau pengembangan TIK di Lingkungan Kementerian Perhubungan dilakukan secara parsial oleh setiap unit kerja, akibatnya dalam pelaksanaannya tidak efektif dan tidak optimal memberikan manfaat pada terselenggaranya pelayanan yang baik, dan juga tidak efisien, serta sistem yang sudah dikembangkan sulit untuk dapat diintegrasikan. Melihat kondisi ini, Kementerian Perhubungan mengeluarkan kebijakan untuk mengoptimalkan pengelolaan TIK melalui pola Single IT Command
yang artinya bahwa
pembangunan dan/atau
pengembangan TIK harus termonitor, terkendali, dan terlaksana serta terintegrasi dalam satu komando.
Seiiring dengan diterbitkannya PM 119 Tahun 2016 tentang Standar Reviu Teknologi Informasi dan Komunikasi di Lingkungan Kementerian Perhubungan, Setiap unit eselon I / Pimpinan Tinggi Madya yang mengusulkan kegiatan Teknologi Informasi dan Komunikasi, harus menyampaikan usulan tersebut kepada Sekretaris Jenderal untuk dilakukan reviu oleh Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Perhubungan.
Upaya untuk memudahkan proses reviu kegiatan TIK yang terintegrasi dan melalui satu pintu, Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Perhubungan membangun aplikasi reviu secara online yang diberi nama Siriu Online yang dapat di akses di alamat http://review-tik.dephub.go.id/ dengan tujuan dapat memudahkan para unit kerja / satker dalam mendaftarkan kegiatan yang akan di reviu secara cepat, mudah dan efisien.
Untuk dapat menggunakan aplikasi tersebut diperlukan username dan password sesuai dengan satuan kerja / unit kerja. Untuk memperoleh username dan password dapat menghubungi Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Perhubungan.
Untuk mendukung implementasi Aplikasi Siriu Online agar berjalan dengan baik, maka Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Perhubungan menyusun Panduan Page | 1
Penggunaan Aplikasi Siriu Online. Buku ini dapat menjadi panduan dan sebagai pedoman bagi Unit Kerja / Satker dalam implementasi dalam menyampaikan usulan kegiatan TIK.
1.2.
Alur Reviu
Alur reviu merupakan proses kegiatan yang diuraikan sebagai berikut : Satuan Kerja yang mengusulkan kegiatan terkait Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk di reviu kepada para Koordinator Penganggaran (Sesitjen/ Sesdit/ Sesban dan Pustikomhub khusus untuk unit kerja di lingkungan Sekretaris Jenderal) dengan mengajukan surat permohonan yang disertai KAK dan RAB kegiatan tersebut dan dokumen lainnya yang diperlukan (lihat PM 119 Tahun 2016). Para Koordinator Penganggaran melakukan reviu data dukung dan yang terkait dengan kebutuhan internal masing-masing unit kerja Eselon I, apabila kegiatan tersebut tidak sesuai maka berkas dikembalikan ke unit kerja pengusul. Selanjutnya apabila kegiatan yang diajukan telah sesuai, maka akan diteruskan ke Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi (Pustikomhub) untuk dilakukan reviu sesuai dengan mekanisme reviu dan diklasifikasikan berdasarkan nilai manfaatnya, dengan klasifikasi sebagai berikut; x
Low risk, kegiatan akan dikembalikan ke unit kerja pengusul,
x
Middle risk,kegiatan dikembalikan ke unit kerja pengusul,
x
High risk,maka usulan akan dikoordinasikan ke Biro Perencanaan untuk dilakukan Pemindahan Anggaran Kegiatan ke Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi dimana Pustikomhub menjadi pelaksana kegiatan.
Namun jika kegiatan tersebut tidak sesuai, akan dikembalikan kepada Koordinator Penganggaran untuk diteruskan ke unit kerja pengusul.
Page | 2
Bagan alur kegiatan Reviu TIK digambarkan dalam flowchart di bawah ini: FLOWCHARTREVIUKEGIATANTIK KOORDINATOR PENGANGGARAN
SATKER
PUSTIKOMHUB
BIROPERENCANAAN
1. INPUT USULAN KEGIATAN TIK: Input Usulan disertai dengan upload data dukung kegiatan TIKberupa: KAK RAB DATADUKUNGLAINNYA
MULAI
1.INPUTUSULAN KEGIATANTIK
2.KIRIM: Unit kerja mengirimkan usulan kepada bagian perencanaan EselonIImasingmasing 3.TERIMA&REVIU PERTAMA
2.KIRIM
TIDAK
CEKDATA DUKUNGDANISI SESUAI?
3.TERIMA&REVIUPERTAMA: Bagian perencanaan masing masing eselon II menerima usulankegiatandanmelakukan ReviuKegiatanTIKpertama. YA
Pengecekan data dukung dan isimeliputihalhal: Apakahadaduplikasi KesesuaiandenganTupoksi KesesuaianTeknologidengan Bispro
4.TERIMA
Bila data dukung dan isi tidak sesuai maka usulan akan di kembalikan ke unit kerja yang mengusulkan. Bila sesuai maka akan diteruskan ke PUSTIKOMHUB
5.REVIUKEDUA
8.MENERIMAREVIU
TIDAK
4.TERIMA: PUSTIKOMHUB menerima usulankegiatanTIKdari Bagian Perencanaan masingmasing EselonII
SESUAI?
YA
15.KEGIATANTIK DIKERJAKANUPT
KETERANGAN
9.KIRIMKEUPT
10.REVIU KLASIFIKASI
LOW/MIDDLERISK
KLASIFIKASI?
STRATEGIS/ HIGHRISK
11.MENERIMA
6.REVIUKEDUA: Reviu Kegiatan TIK Kedua dilakukan oleh Pusdatin. Reviu meliputihalhal: Apakahadaduplikasi KesesuaiandenganTupoksi KesesuaianTeknologidengan Bispro KewajaranHarga NilaiManfaat Jika tidak sesuai, maka dikembalikan untuk dilakukan revisi(proses89).
12.DILAKUKAN PEMINDAHAN ANGGARANKE PUSTIKOMHUB
SELESAI
14.MENJADI KEGIATANTIK
SELESAI
13.KIRIMKE PUSTIKOMHUB
10.REVIUKLASIFIKASI: Jika reviu kedua sesuai, maka dilakukanreviukasifikasi,yaitu: Jika Kegiatan TIK termasuk dalam kategori Low/Midlle Risk, maka akan dikembalikan ke UPT untuk dikerjakan/ dilaksanakan(ProsesNo.15) Jika Kegiatan TIK termasuk dalam kategori Strategis/ High Risk,makaakandikirimke Biro Perencanaan untuk dilakukan pemindahan anggaran ke Pustikomhub(Proses1114).
Page | 3
BAB II MANUAL PENGGUNAAN
2.1.
AKSES APLIKASI Aplikasi Sistem Informasi Reviu Online dapat diakses dengan menggunakan web browser (direkomendasikan menggunakan web browser Mozilla Firefox) dengan alamat url adalah sebagai berikut: http://review-tik.dephub.go.id/
Gambar 1 Tampilan Aplikasi Sistem Informasi Reviu Online
2.2.
LOGIN Untuk dapat menggunakan aplikasi ini, tiap unit kerja / satker mendapatkan Nama Pengguna (Username) dan Kata Sandi (Password) untuk dapat login ke aplikasi. Setelah mendapatkan Nama Pengguna (Username) dan Kata Sandi (Password), masukkan Nama Pengguna (Username) pada kolom nama pengguna dan Kata Sandi (Password) pada kolom kata sandi. Kemudian klik / centang pada kolom “saya bukan robot” untuk otentifikasi dan ikuti langkah verifikasi yang muncul. Setelah berhasil verifikasi, klik tombol masuk.
Page | 4
Gambar 2 Tampilan Halaman Login Aplikasi Sistem Informasi Reviu Online
2.3.
MENU APLIKASI 2.3.1.
BERANDA Beranda merupakan halaman awal aplikasi yang tampil setelah user melakukan login, dan menampilkan dashboard daftar pengajuan reviu unit kerja / satker sebagai berikut : •
Reviu Belum Diproses :
Permohonan reviu masih dalam proses reviu
oleh
Setditjen
dan/atau
Pustikomhub. •
Reviu Ditolak
:
Hasil reviu kegiatan TIK yang diajukan ditolak
oleh
Setditjen
dan/atau
Pustikomhub.
Page | 5
•
Reviu diterima
:
Hasil reviu kegiatan TIK diterima untuk dapat dilaksanakan sesuai dengan hasil reviu.
Gambar 3 Tampilan Halaman Dasboard
2.3.2.
MENU MANAJEMEN REVIU Pada menu Manajemen Reviu, terdapat menu pengajuan reviu yang berfungsi sebagai tempat bagi satker/unit kerja dalam mendaftarkan kegiatan TIK yang akan di Reviu oleh Pustikomhub. Untuk mendaftarkan kegiatan TIK langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Klik Menu Manajemen Reviu pada menubar sebelah kiri. 2. Klik Sub Menu Pengajuan Reviu. (Gambar 4)
Gambar 4 Tampilan Sub Menu Pengajuan Reviu 3. Setelah muncul halaman List Kegiatan Reviu TIK, unit kerja / satker dapat menginput kegiatan TIK yang akan diajukan dengan mengklik tombol Tambah. (Gambar 5)
Page | 6
Gambar 5 Tampilan Halaman Pengajuan Reviu
4. Setelah klik tombol tambah, akan muncul muncul daftar isian yang harus diisi dan dilengkapi sesuai dengan kegiatan yang akan diusulkan. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut: LANGKAH 1 (DATA PENGAJUAN) a. Pastikan nama satker yang muncul di aplikasi sesuai dengan nama saker/unit
kerja
pengusul
(jika
terdapat
perbedaan
harap
menghubungi Administrator aplikasi) b. Pastikan Tahun Anggaran yang muncul sesuai dengan tahun anggaran kegiatan yang diusulkan.(Tahun anggaran yang muncul adalah tahun anggaran satu tahun kedepan / bukan tahun berjalan, dan kolom ini tidak dapat diubah oleh unit kerja/satker). c. Pilih jenis pengadaan pada dropdown list yang tersedia pada kolom jenis pengadaan. Terdapat 2 (dua) pilihan pada kolom jenis pengadaan yaitu Aplikasi untuk pengajuan kegiatan pembangunan atau pengembangan sistem informasi atau aplikasi dan Infrastruktur untuk pengajuan kegiatan pembangunan infrastruktur TIK. Kolom ini wajib diisi. (Gambar 6) Jika didalam kegiatan yang diusulkan terdapat jenis pengadaan aplikasi dan infrastruktur dalam 1 (satu) KAK maka pilihan jenis pengadan adalah dengan nominal yang terbesar. Page | 7
Gambar 6 Tampilan Dropdown List Pada Jenis Pengadaan d. Kemudian pilih sub jenis pengadaan pada dropdown list yang tersedia. Kolom ini wajib diisi. (Gambar 7)
Gambar 7 Tampilan Dropdown List Pada Pilihan Sub Jenis Pengadaan
Page | 8
e. Kemudian inputkan Nama Kegiatan yang akan diusulkan pada kolom Nama Kegiatan. Pada manual ini, akan dicontohkan pengajuan kegiatan “Pembangunan Aplikasi Reviu TIK Tahun Anggaran 2018”. Kolom ini wajib diisi. (Gambar 8)
Gambar 8 Tampilan Kolom Input Nama Kegiatan f. Inputkan Nilai pagu anggaran kegiatan tersebut pada kolom nilai tanpa mengetikkan tanda pemisah ribuan atau tanda “.”, Kolom ini wajib diisi. (Gambar 9)
Gambar 9 Tampilan Kolom Inputan Nilai Pagu Anggaran Page | 9
g. Inputkan Kode Mata Anggaran kegiatan yang diusulkan pada kolom Kode MAK. (Gambar 10)
Gambar 10 Tampilan Kolom Inputan Kode Mata Anggaran h. Tuliskan gambaran umum dari aplikasi yang dibuat pada kolom Keterangan. (Gambar 11)
Gambar 11 Tampilan Kolom Inputan Gambaran Umum
Page | 10
i. Setelah melengkapi semua kolom isian dengan data yang benar, klik tombol Berikutnya untuk melanjutkan ke Langkah selanjutnya. (Gambar 12)
Gambar 12 Tampilan Tombol Berikutnya Untuk Melanjutkan ke Langkah 2
LANGKAH 2 (UPLOAD DOKUMEN) Pada langkah ini, unit kerja / satker diwajibkan untuk mengunggah / upload dokumen pendukung yang diperlukan dalam mengajukan reviu kegiatan TIK. Dokumen yang diupload berukuran tidak lebih dari 5 Mb dan dalam bentuk PDF. Adapun dokumen pendukung yang diperlukan adalah : a. Surat usulan dari unit kerja/satker yang ditujukan kepada Sekretaris Jenderal cq. Kepala Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Perhubungan melalui koordinator tk. eselon I (sesitjen/ sesditjen/ sesbadan) yang telah ditandatangani oleh Kepala Unit Kerja pengusul. Untuk mengupload surat tersebut klik tombol Pilih File kemudian pilih file surat yang akan di upload. Berkas ini wajib di upload. (Gambar 13).
Page | 11
Gambar 13 Tampilan Upload Dokumen Surat Usulan b. Kerangka Acuan Kerja (KAK) dari kegiatan yang diusulkan. Untuk mengupload file KAK tersebut klik tombol Pilih File kemudian pilih file KAK yang akan di upload. Berkas ini wajib di upload. (Gambar 14).
Gambar 14 Tampilan Upload Dokumen KAK Usulan Kegiatan Page | 12
c. Rencana Anggaran Biaya (RAB) dari kegiatan yang diusulkan. Untuk mengupload file RAB tersebut klik tombol Pilih File kemudian pilih file RAB yang akan di upload. Berkas ini wajib di upload. (Gambar 15).
Gambar 15 Tampilan Upload Dokumen RAB Usulan Kegiatan d. Dokumen
rencana
pengembangan
Teknologi
Informasi
dan
Komunikasi pada Rencana Strategis masing-masing eselon I. Untuk mengupload file tersebut klik tombol Pilih File kemudian pilih file yang akan di upload. (Gambar 16).
Page | 13
Gambar 16 Tampilan Upload Dokumen Renstra Eselon I e. Inventarisasi Aplikasi pada unit kerja masing-masing. Untuk mengupload file tersebut klik tombol Pilih File kemudian pilih file Inventarisasi Aplikasi yang akan di upload. Berkas ini wajib di upload. (Gambar 17). Inventarisasi aplikasi adalah sebuah daftar kegiatan Teknologi Informasi dan Komunikasi di lingkungan unit kerja/satker yang telah dilaksanakan pada tahun-tahun sebelumnya.
Page | 14
Gambar 17 Tampilan Upload Dokumen RAB Usulan Kegiatan f. Setelah semua dokumen pendukung kegiatan yang diusulkan diupload, langkah selanjutnya klik tombol Berikutnya untuk dapat mengirimkan berkas permohonan. (Gambar 18)
Gambar 18 Tampilan Tombol Berikutnya Untuk Melanjutkan ke Langkah 3
Page | 15
LANGKAH 3 (KIRIM DOKUMEN) Pada langkah ini pastikan semua data yang diajukan benar dan sesuai, jika dokumen yang pada langkah sebelumnya sudah diupload akan diperbaiki klik tombol sebelumnya. Untuk menghapus / delete file yang diinginkan klik tanda
( Gambar 19). Kemudian klik tombol Ok pada
menu pop up konfirmasi hapus data (Gambar 20), setelah itu klik tombol pilih file dan upload file yang diinginkan.
Gambar 19 Tampilan Halaman Sebelumnya Untuk Perbaikan Berkas
Gambar 20 Tampilan Pop Up Konfirmasi Hapus Data
Page | 16
Setelah langkah 2 (dua) selesai dilengkapi, unit kerja dapat mengirimkan berkas pengajuan kegiatan TIK untuk dilakukan reviu secara berjenjang. Untuk mengirimkan berkas dokumen, centang pada pernyataan “Saya Setuju Untuk Mengirimkan Pengajuan”. Jika langkah ini telah selesai maka perbaikan data tidak dapat dilakukan lagi. (Gambar 21)
Gambar 21 Tampilan Menu Menyetujui Pengajuan Dokumen Jika dokumen berhasil di upload, maka akan muncul pesan “Berkas Pengajuan Anda Telah Dikirim dan kegiatan yang diusulkan muncul pada List Kegiatan Reviu TIK. (Gambar 22)
Page | 17
Gambar 22 Tampilan List Kegiatan Reviu TIK 2.3.3.
MENU MANAJEMEN USER 1.
Tampilan setelah login ke dalam aplikasi reviu online adalah seperti gambar dibawah ini, untuk mengubah kata sandi / password anda, klik tab manajemen user sebelah kiri bawah. (Gambar 23)
Gambar 23 Tampilan Menu Manajemen User 2.
Setelah klik tab Manajemen User akan muncul Sub Menu berupa Ubah Kata Sandi, klik sub menu tersebut untuk dapat mengubah kata sandi / password anda. Tampilannya adalah sebagai berikut. (Gambar 24)
Page | 18
Gambar 24 Tampilan Sub Menu Ubah Kata Sandi 3.
Setelah Ubah Kata Sandi di klik, maka akan muncul windows baru untuk mengubah kata sandi / password. Masukkan kata sandi / password sebelumnya pada kolom Kata Sandi Lama, kemudian ketikan kata sandi / password yang anda inginkan pada 2 kolom dibawahnya, kemudian klik ubah. (Gambar 25)
Gambar 25 Tampilan Ubah Kata Sandi
4.
Jika ubah kata sandi berhasil maka anda akan mendapat pesan kata sandi anda berhasil diubah, dan dapat kembali login dengan menggunakan password yang baru. (Gambar 26)
Page | 19
Gambar 26 Tampilan Login Kembali Setelah ubah Password
Page | 20
BAB III PENUTUP
Buku petunjuk Sistem Informasi Reviu Online untuk Satker ini disusun untuk memberikan pengenalan dan panduan aplikasi kepada Unit Kerja / Satker sehingga mempercepat proses reviu. Deskripsi terkait Gambaran umum, alur reviu dan manual penggunaan telah dijelaskan dengan harapan dapat membantu Unit Kerja / Satker untuk dapat menggunakan aplikasi ini dengan baik dan benar.
Untuk informasi yang belum tertera dalam panduan aplikasi ini, unit kerja / satker dapat menghubungi Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Perhubungan melalui: Email
:
[email protected]
Telepon
: 021-34560703
Mari bersama sukseskan digitalisasi proses-proses pelayanan Kementerian Perhubungan.
Page | 21
3XVDW7HNQRORJL,QIRUPDVLGDQ.RPXQLNDVL .HPHQWHULDQ3HUKXEXQJDQ -O0HUGHND%DUDW1R-DNDUWD3XVDW 7HOSH[W HPDLO SXVWLNRPKXE#GHSKXEJRLG ZHEVLWH ZZZGHSKXEJRLG
