KATA PENGANTAR. Jakarta, Maret 2010 Direktur Jenderal Peternakan. Dr.Ir. Tjeppy D. Soedjana, M.Sc

KATA PENGANTAR

Kegiatan pengawasan internal saat ini merupakan kebutuhan manajemen setiap unit kerja pemerintah, sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 60 Tahun 2008 yang mewajibkan pimpinan instansi untuk bertanggung jawab terhadap efektifitas penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). Di lingkungan Kementerian Pertanian amanat untuk pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern telah dituangkan dalam Peraturan Menteri Pertanian Nomor 23/Permentan/OT.140 /5/2009, tentang Pedoman Umum SPI Departemen Pertanian. Menindaklanjuti berbagai peraturan pelaksanaan SPI, Direktorat Jenderal Peternakan dengan Surat Keputusan Direktur Jenderal Peternakan Nomor 11037/Kpts/OT.160/F/11/2009, telah membentuk Tim Satuan Pelaksana Sistem Pengendalian Intern Direktorat Jenderal Peternakan (Tim Satlak SPI Ditjennak). Tim Satlak SPI ini diharapkan dapat menjadi penggerak pelaksanaan implementasi SPI di seluruh Unit Kerja/Satuan Kerja (Satker) lingkup Direktorat Jenderal Peternakan. Untuk mempermudah pelaksanaan implementasi SPI, Tim Satlak SPI Direktorat Jenderal Peternakan telah menyusun petunjuk pelaksanaan SPI. Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) SPI Direktorat Jenderal Peternakan ini merupakan penjabaran dari Pedoman Umum Sistem Pengendalian Intern (SPI) Kementerian Pertanian. Petunjuk Pelaksanan ini dimaksudkan sebagai pegangan dalam mengimplementasikan berbagai kegiatan SPI oleh para pelaksana dan penanggungjawab kegiatan maupun bagi Tim Satuan Pelaksana (Satlak) SPI seluruh Satuan Kerja (Satker) di lingkup Direktorat Jenderal Peternakan. Melalui petunjuk pelaksanaan SPI diharapkan upaya pencapaian program dan kegiatan pembangunan peternakan oleh seluruh Satker dapat berjalan secara efektif, efisien, ekonomis, tertib dalam penyelenggaraan pemerintahan, kehandalan laporan keuangan, pengamanan asset, dan ketaatan terhadap peraturan perundangan dalam rangka mewujudkan Good Governance.

Jakarta,

Maret 2010

Direktur Jenderal Peternakan

Dr.Ir. Tjeppy D. Soedjana, M.Sc.

i

DAFTAR ISI

I.

KATA PENGANTAR .............................................................................................

i

DAFTAR ISI .................................................................................... ......................

ii

DAFTAR TABEL ...................................................................................................

iv

DAFTAR GAMBAR ...............................................................................................

v

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................

vi

PENDAHULUAN A. Gambaran Umum ..................................................................................

1

B. Maksud dan Tujuan .................................................................................

1

C. Ruang Lingkup ........................................................................................

2

II. LINGKUNGAN PENGENDALIAN A. Pelaksanaan Pengendalian pada Lingkungan Pengendalian ........... B. Sarana Penilaian Lingkungan Pengendalian .........................................

4 7

III. PENILAIAN RISIKO A. Identifikasi Risiko

..............................................................................

13

B. Penanganan Risiko...................................................................................

15

C. Pemantauan dan Evaluasi Terhadap Penanganan Risiko ......................

15

D. Mekanisme dan Prosedur .......................................................................

16

E. Sarana Penilaian Risiko ..........................................................................

16

IV. PENGENDALIAN A. Karakteristik Kegiatan Pengendalian ......................................................

19

B. Aktivitas Pengendalian............................................................................

19

C. Sarana Penilaian Kegiatan Pengendalian...............................................

20

V. INFORMASI DAN KOMUNIKASI A. Pencatatan dan Pelaporan ................................................................

24

B. Sarana Penilaian Informasi dan Komunikasi .....................................

26 ii

VI. PEMANTAUAN PENGENDALIAN INTERN A. Tindakan Administratif .......................................................................

31

B. Penyelesaian Kerugian Negara .........................................................

31

C. Sarana Penilaian Pemantauan Pengendalian Intern .........................

31

VII.TIM SATUAN PELAKSANA SISTEM PENGENDALIAN INTERN A. Latar Belakang....................................................................................

36

B. Satuan Pelaksana Sistem pengendalian Intern (Satlak SPI)..............

37

VIII. PENUTUP ...................................................................................................

47

iii

DAFTAR TABEL

Tabel -1. Sarana Pelaksanaan Penilaian/Pengambilan Data Primer Lingkungan Pengendalian .....................................................................

8

Tabel -2. Formulir Daftar Risiko ............................................................................

14

Tabel -3. Daftar Penanganan Risiko .....................................................................

15

Tabel -4. Matriks Pengambilan Data Primer Pelaksanaan Penilaian Risiko ..........

17

Tabel -5. Matriks Penilaian Kegiatan Pengendalian ..............................................

21

Tabel -6. Matriks Penilaian Informasi dan Komunikasi ..........................................

26

Tabel -7. Matriks Penilaian Pemantauan Pengendalian Intern ..............................

32

iv

DAFTAR GAMBAR

Gambar -1.

Siklus Penilaian Risiko .....................................................................

13

Gambar -2.

Struktur Organisasi Satlak SPI Ditjen Peternakan ............................

39

Gambar -3.

SOP Tim Satlak SPI Ditjen Peternakan ............................................

42

Gambar -4.

SOP Koordinasi Tim Satlak SPI Ditjen Peternakan ..........................

45

v

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran -1. Lingkungan Pengendalian .................................................................

48

Lampiran -2. Penilaian Risiko.................................................................................

49

Lampiran -3. Penilaian Kegiatan Pengendalian .....................................................

50

Lampiran -4. Penilaian Informasi dan Komunikasi..................................................

51

Lampiran -5. Penilaian Pengendalian Intern...........................................................

52

Lampiran -6. Data Umum Penunjang Pelaksanaan Penilaian Tim SPI ...................

53

Lampiran -7. Daftar Dokumen Bahan Penilaian SPI ...............................................

54

Lampiran -8. Daftar Penerimaan Penghargaan SPI ...............................................

55

Lampiran -9. Berita Acara Hasil Pelaksanaan Penilaian SPI ..................................

56

vi

BAB I PENDAHULUAN

A.

Gambaran Umum Dengan diterbitkannya Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 pada tanggal 28 Agustus 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPI), maka unit dan satuan kerja diharapkan dapat mengidentifikasi terjadinya deviasi atau penyimpangan atas pelaksanaan kegiatan dibandingkan dengan perencanaan sebagai umpan balik untuk melakukan tindakan koreksi atau perbaikan bagi pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi. SPI sendiri merupakan proses integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan terhadap tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. SPI terdiri atas unsur : (1) lingkungan pengendalian; (2) penilaian risiko; (3) kegiatan pengendalian; (4) informasi dan komunikasi; dan (5) pemantauan pengendalian intern. Penerapan unsur SPI dilaksanakan menyatu dan menjadi bagian integral dari kegiatan Instansi Pemerintah. Tuntutan PP Nomor 60 Tahun 2008 yang mengamanatkan pimpinan instansi untuk bertanggung jawab terhadap efektifitas penyelenggaraan SPI di lingkungan masing-masing menjadikan substansi petunjuk pelaksanaan dirancang sedemikian rupa guna memberikan pembekalan yang memadai bagi pimpinan instansi serta pejabat berwenang lainnya agar dapat melaksanakan pembinaan atas penyelenggaran SPI dan meningkatkan efektifitas pengawasan dan pengendalian di lingkungan masing-masing instansi.

A. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Penyusunan Petunjuk Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern di lingkungan Direktorat Jenderal Peternakan ini, dimaksudkan untuk mendukung peningkatan kinerja, transparansi, akuntabilitas pengelolaan keuangan negara, dan pengamanan aset Negara di lingkungan Direktorat Jenderal Peternakan khususnya.

1

2. Tujuan a. Memberikan panduan bagi Unit Kerja (UK) Eselon II, Unit Pelaksana Teknis, dan Satuan Kerja (Satker) lingkup Direktorat Jenderal Peternakan dalam pelaksanaan SPI dalam rangka pengelolaan Anggaran Pembangunan dan Belanja Negara (APBN), Dana Dekonsentrasi, maupun Dana Tugas Pembantuan. b. Sebagai petunjuk pelaksanaan bagi Tim SPI dalam melakukan penilaian penerapan sistem pengendalian intern di lingkup Direktorat Jenderal Peternakan.

B. Ruang Lingkup

Ruang lingkup pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang dijabarkan ke dalam masing-masing Kegiatan Utama di lingkungan Direktorat Jenderal Peternakan, meliputi unsur-unsur berikut : 1. Lingkungan pengendalian Pimpinan dan seluruh pegawai Direktorat Jenderal Peternakan harus mampu menciptakan dan memelihara lingkungan dalam keseluruhan organisasi yang menimbulkan perilaku positif dan mendukung terhadap pengendalian intern dan manajemen yang sehat. 2. Penilaian risiko Pengendalian intern harus mampu memberikan penilaian atas risiko yang dihadapi unit organisasi baik dari luar maupun dari dalam. 3. Kegiatan pengendalian Kegiatan pengendalian membantu memastikan bahwa arahan pimpinan dilaksanakan secara efisien dan efektif dalam pencapaian tujuan organisasi. 4. Informasi dan komunikasi Informasi harus dicatat dan dilaporkan kepada pimpinan Instansi Pemerintah dan pihak lain sesuai ketentuan. Informasi disajikan dalam bentuk dan sarana tertentu serta tepat waktu sehingga memungkinkan pimpinan secara berjenjang melaksanakan pengendalian dan tanggung jawabnya. 5. Pemantauan pengendalian intern Pemantauan harus dapat menilai kualitas kinerja baik secara kualitatif dan kuantitatif dari waktu ke waktu serta memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya dapat segera ditindaklanjuti.

2

BAB II LINGKUNGAN PENGENDALIAN

A. Pelaksanaan Pengendalian pada Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang mempengaruhi efektifitas pengendalian intern, dimana di dalamnya telah terbangun sistem pengendalian intern yang efektif yang melekat sepanjang kegiatan, dipengaruhi oleh sumber daya manusia, serta hanya memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak. Guna mendukung terbentuknya sistem pengendalian intern pemerintah yang baik, lingkungan pengendalian memerlukan : 1. Organisasi Pengorganisasian mencakup proses pembentukan organisasi yang efektif dan efisien, penyusunan struktur, rincian tanggung jawab, penetapan kompetensi pejabat, dan rentang kendali antara pimpinan/penanggunjawab operasional suatu program/kegiatan. Melalui pengorganisasian, bentuk organisasi pemerintah dapat didesain sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan perkembangan. Kemampuan menyesuaikan diri dan tanggap terhadap adanya suatu perubahan, merupakan salah satu ciri dari good governance. Pengorganisasian yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut : a.

Mengacu pada upaya menciptakan organisasi yang efektif dan efisien;

b.

Struktur organisasi harus mengacu pada visi, misi dan tujuan organisasi;

c.

Wewenang tanggung jawab untuk masing-masing jabatan harus seimbang dengan tugas dan fungsinya;

d.

Penetapan pejabat harus sesuai dengan kriteria yang ditetapkan (kompetensi) untuk masing-masing jabatan;

e.

Pendelegasian wewenang harus diikuti dengan tanggung jawab yang sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Pembentukan struktur organisasi sekurang-kurangnya dilakukan dengan : a.

Menyesuaikan dengan ukuran dan sifat kegiatan unit kerja;

b.

Memberikan kejelasan wewenang dan tanggung jawab dalam unit kerja;

c.

Memberikan kejelasan hubungan dan jenjang pelaporan intern dalam unit 3

kerja; d.

Melaksanakan evaluasi dan penyesuaian periodik terhadap struktur organisasi sehubungan dengan perubahan lingkungan strategis; dan

e.

Menetapkan jumlah pegawai yang sesuai, terutama untuk posisi pimpinan.

2. Sumberdaya manusia (personil) Sumberdaya manusia (personil) merupakan subsistem dalam suatu organisasi yang diciptakan sebagai upaya agar para pegawai dapat dimanfaatkan secara efisien dan efektif dalam mencapai tujuan organisasi, termasuk didalamnya usaha untuk meningkatkan kemampuan, semangat dan gairah kerja serta disiplin dalam melaksanakan tugas yang menjadi tanggungjawabnya. Dengan pengelolaan personil secara kontinyu dan konsisten, diharapkan produktivitas pegawai akan meningkat, sehingga tujuan organisasi yang dijabarkan dalam tugas pokok dan fungsi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Untuk dapat menciptakan sistem pembinaan karier pegawai, perlu dirancang pola karier pegawai yang sesuai dengan misi organisasi, budaya organisasi dan kondisi perangkat pendukung sistem kepegawaian yang berlaku, sesuai dengan peraturan perundangan pegawai negeri sipil yang berlaku. Sistem pembinaan karier pegawai diharapkan mampu mengakomodasikan kepentingan organisasi dan individu, yang mencakup aktivitas yang sangat luas. Aktivitas yang perlu diperhatikan sekurang-kurangnya dimulai dari pola rekruitmen, pembinaan, penghargaan dan sanksi, pengembangan kode etik PNS dan pemberhentian pegawai. 3. Kebijakan Pimpinan unit kerja dalam melaksanakan programnya wajib memiliki kebijakan (ketentuan hukum) yang dapat dijadikan landasan bagi pelaksana dalam penyelenggaraan kegiatan. Dalam penyusunan kebijakan agar memperhatikan prinsip prinsip rasionalitas, prinsip efektifitas, prinsip efisiensi, dan prinsip produktivitas, Kebijakan merupakan salah satu sarana pengendalian Intern Pemerintah untuk memandu pelaksanaan program/kegiatan mengarah pada tujuan yang harus dicapai, dengan menjelaskan secara rinci hal-hal yang dilakukan. Kebijakan merupakan pedoman yang didokumentasikan dan berlaku pada

4

setiap aktivitas program/kegiatan.

yang

berhubungan

dengan

pencapaian

tujuan

Beberapa persyaratan yang harus diperhatikan dalam menyusun kebijakan adalah : a. Mengacu pada tujuan yang ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Peternakan yaitu Renstra Ditjen Peternakan, Departemen Pertanian. b. Masing-masing unit kerja lingkup Ditjen Peternakan, termasuk Unit Pelaksana Teknis (UPT) maupun Satuan Kerja (Satker) Daerah dalam menyusun kebijakan mengacu pada program yang ditetapkan. c. Mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi terhadap pelaksanaan program/kegiatan. d. Dibuat secara tertulis dan jelas pada setiap program/kegiatan. e. Dapat secara efektif dikomunikasikan kepada seluruh personil dan Satker Daerah dalam lingkup Ditjen Peternakan. f. Dapat memberikan motivasi pencapaian tujuan, program atau target. g. Ditinjau kembali secara berkala untuk diselaraskan dengan perubahan lingkungan. h. Transparan dan dapat menjadi sarana komunikasi timbal balik antara atasan dan bawahan. i. Dapat meningkatkan disiplin kerja para pegawai. j. Konsisten dengan tujuan organisasi.

4. Prosedur Prosedur adalah rangkaian (urut-urutan) dari beberapa perintah atau statemen atau aturan yang mewakili aktivitas, yang dilakukan oleh satu atau beberapa orang dengan peralatan dan waktu tertentu untuk mencapai tujuan yang diharapkan sesuai dengan kebijakan pimpinan. Prosedur harus dibuat sederhana dan mengacu pada tugas pokok dan fungsi, ditetapkan secara tertulis, mudah dipahami, dan disosialisasikan kepada pihak yang berkepentingan guna memberikan pelayanan prima kepada pengguna jasa (stakeholders). Pimpinan unit kerja perlu membuat prosedur kerja sebagai sarana pengendalian intern. Penyusunan prosedur dan implementasinya perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut: a. Dapat menguraikan tahapan secara rinci target, waktu dan keluaran (output) yang diharapkan sesuai dengan masing-masing tahapan. b. Prosedur harus memiliki tujuan yang dapat diidentifikasi secara jelas. 5

c. Pengorganisasian prosedur harus dapat menunjang tercapainya tujuan. d. Penyusunan prosedur harus didukung dengan kebijakan yang memadai. e. Peraturan perundang-undangan yang terkait harus dipertimbangkan dalam penyusunan prosedur. f. Penempatan personil dalam pelaksanaan prosedur harus memadai, baik kuantitas maupun kualitasnya. g. Prosedur harus dibuat sederhana, efisien, fleksibel kecuali untuk kegiatan yang bersifat mekanis maupun teknis. h. Kegiatan-kegiatan atau langkah-langkah di dalam prosedur harus terkoordinasi dan terdapat pengecekan internal di dalamnya. i. Dituangkan secara tertulis dan mudah dimengerti, serta dikomunikasikan kepada semua pihak yang terkait. j. Hasil pelaksanaan prosedur harus dibuatkan laporannya dan dilakukan reviu secara berkala.

B. Sarana Penilaian Lingkungan Pengendalian

Penilaian unsur lingkungan pengendalian yang meliputi organisasi, prosedur, sumberdaya manusia, dan kebijakan dilakukan untuk mengukur tingkat efektifitas lingkungan pengendalian yang telah dibangun. Untuk memberi keyakinan bahwa lingkungan pengendalian suatu Unit Kerja (UK)/Satuan Kerja (Satker) telah tepat dan memadai untuk mendukung implementasi Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) diperlukan sarana penilaian. Sarana penilaian lingkungan pengendalian disajikan pada tabel 1, sedangkan penilaian lingkungan pengendalian untuk tahun berjalan terdapat pada lampiran 1. Pada masing-masing sub unsur diberi bobot tertentu (ya=1, tidak=0) berdasarkan justifikasi nilai penting (signifikansi) terhadap lingkungan pengendalian, yang jumlah seluruhnya 100%. Setiap sub unsur diuraikan menjadi beberapa butir penilaian dengan bobot sesuai dengan relevansinya masing-masing sub unsur tersebut.

6

Tabel 1.

Sarana pelaksanaan penilaian/pengambilan data primer lingkungan pengendalian.

UNIT KERJA TRIWULAN

: :

NO

URAIAN

YA

TIDAK

DOKUMEN PENDUKUNG

A

Organisasi

1

Ada/ tidaknya bagan organisasi di Unit Kerja (UK)/Satuan Kerja (Satker) yang bersangkutan

2

3

4

5

6

1

Kesesuaian organisasi dengan tugas pokok dan fungsi unit kerja/satker

1

Ada/tidaknya mekanisme dan alur pekerjaan serta tanggung jawab

1

Ada/tidaknya rentang kendali bagi pimpinan dalam organisasi

1

Ada/tidaknya analisis/seleksi kompetensi personil dalam menduduki jabatan

1

Pimpinan melakukan pemantauan terhadap operasionalisasi organisasi pada unit kerja/satker dalam pelaksanaan kegiatan

1

7

Organisasi dilengkapi dengan strukur organisasi dan uraian tugas (Job Discription)

8

Organisasi didukung dan dilengkapi dengan sistem hubungan kerja yang terintegrasi antar bagian secara vertikal maupun horizontal

1

Organisasi dilengkapi dengan definisi wewenang dan pendelegasiannya serta ketepatan pengisian personil dalam organisasi

1

9

1

SK. Mentan/ Gubernur/Bupati tentang organisasi dan Tata Kerja. SK. Ditjen/Kadis/ /Ka.UPT tentang organisasi unit kerja. - SK. Ditjen/Kadis/ /Ka.UPT tentang Penetapan Tim/Penanggung Jawab kegiatan. - SOP kegiatan. Kumpulan peraturan atau kriteria lainnya yang berkaitan dengan organisasi Daftar nominatif pengawai dan daftar urutan kepangkatan. - Lap. hasil evaluasi kepegawaian/ organisasi - Lap. Satlak SPI - Dok. Analisa jabatan - Daftar uraian tugas. - Dok. Tata hubungan kerja. - SOP koordinasi. - Lap. evaluasi kinerja. - Sosialisasi SOP kegiatan. - Mekanisme pendelegasian wewenang.

7

10

11

12

B 1

Struktur organisasi dan uraian tugasnya disosialisasikan kepada seluruh personil/ karyawan Pelaksanaan evaluasi secara berkala terhadap organisasi yang telah ada guna penyempurnaan organisasi Rekomendasi hasil evaluasi tersebut digunakan untuk perbaikan Organisasi Prosedur Pimpinan menetapkan prosedur tertulis (SOP) di unit kerja/satker

1

Lap. sosialisasi.

1

- Lap evaluasi organisasi - Renstra organisasi Lap tindak lanjut hasil evaluasi

1

1

- SK Dirjen/Kadis/ Ka. UPT. - Daftar SOP. - Daftar Kegiatan. - Lap evaluasi SOP. - SOP setiap kegiatan

2

SOP dibuat lengkap seluruh kegiatan sesuai dengan tupoksi/kebutuhan organisasi

1

3

Kesesuaian prosedur dengan kebutuhan organisasi dalam mendukung pelaksanaan kegiatan dan tupoksi unit kerja Efektifitas prosedur sebagai acuan kerja

1

Lap evaluasi prosedur.

1

Lap revisi prosedur.

4 5

Prosedur telah disusun secara sederhana, tidak bertele-tele, jelas dan fleksibel

1

Saran/masukan dari pelaksana kegiatan.

6

Prosedur telah ditunjang dengan kebijakan secara tertulis

1

Dok. kebijakan

7

Prosedur disosialisasikan/dikomunikasikan kepada seluruh karyawan/pegawai pada unit kerja/satker dan pengguna Prosedur telah memuat pencatatan, pelaporan untuk pelaksanaan kegiatan, pengelolaan keuangan/asset Prosedur tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP pada unit kerja/ satker telah dibuat

1

Dok. Sosialisasi prosedur

1

- SOP SABMN. - Lap SABMN.

1

10

Pimpinan melakukan evaluasi secara berkala dan berjenjang terhadap prosedur yang ada

1

- SOP tindak lanjut LHP APIP. - Lap. Tindak lanjut LHP APIP. Memo/lap. saran dan arahan pimpinan

11

Ada/tidaknya penyajian kondisi, kendala dan rekomendasi dalam laporan evaluasi prosedur

8

9

12

C. 1

Hasil evaluasi prosedur dituangkan dalam laporan dan digunakan pimpinan unit kerja/satker sebagai bahan penyempurnaan prosedur Sumberdaya Manusia Ada/tidaknya sarana penegakan integritas/ nilai etika di unit kerja/satker dan seluruh pejabat struktural telah menyampaikan data kekayaan

1

Lap evaluasi prosedur.

1

Tindak lanjut lap. Evaluasi prosedur.

1

- Data laporan kepegawaian. - Lap. LHKPN ke KPK.

8

- Dok. pakta integritas. 2

Pimpinan menerapkan kompetensi SDM dalam organisasi di unit kerja/ Satker

1

3

Ada/tidaknya penggunaan pertimbangan risiko dalam pengambilan keputusan dalam menerapkan manajemen berbasis kinerja

1

4

Ada/tidaknya penerapan sistem pendelegasian wewenang/tanggung jawab dalam melaksanakan roda organisasi

1

5

Ada/tidaknya uraian tugas kepada masingmasing personil pada unit kerja/satker

6

Ada/tidaknya pembinaan karir/pola karir pegawai pada unit kerja/satker

7

Ada/tidaknya penetapan sistem DIKLAT bagi pegawai guna meningkatkan kemampuan/ profesionalisme Ada/tidaknya penerapan/penetapan rumpun jabatan bagi pegawai

8 9

10

11

D 1

2 3

4

Ada/tidaknya penetapkan kompetensi pegawai, mulai dari mekanisme penerimaan PNS sampai dengan pengkajian kinerja pegawai Ada/tidaknya pemantauan/evaluasi terhadap penguasaan/implemetasi uraian tugas (jobs description) masing-masing personil Ada/tidaknya penetapan personil yang mengelola keuangan/asset Negara berdasarkan kompetensinya Kebijakan Pimpinan menetapkan kebijakan tertulis guna mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi pada unit kerja/satker yang bersangkutan Kebijakan telah sesuai dengan tujuan/sasaran yang telah ditetapkan Kebijakan telah disosialisasikan/ dikomunikasikan kepada personil di unit kerja/satker Pimpinan telah menetapkan KAK/TOR sebagai acuan dalam penentuan kebijakan

- Dok. mekanisme penerimaan pegawai. - Dok. penempatan sistem Diklat. - Daftar Nominatif pegawai. - Daftar urutan kepangkatan (DUK). Dok alur tugas

Daftar uraian tugas 1 1

Dok pembinaan karier pegawai Dok. Diklat

1 Dok. Rumpun jabatan 1 1

Dok evaluasi kinerja

1

Dok pemantauan/ evaluasi uraian tugas.

1

Dok. Sertifikasi bendaharawan/ keuangan

1

Dok. Kebijakan pendukung

1

Dok. Renja Dok. sosialisasi

1 Dok. KAK/TOR 1

9

5

6

7

8 9 10 11

12

Pimpinan telah menyusun dan menetapkan Tim berdasarkan kompetensi untuk melakukan pemantauan penerapan kebijakan Kebijakan disusun secara sederhana / efektif digunakan sebagai acuan pelaksana program/kegiatan Kebijakan telah dapat memberikan motivasi bagi PNS dalam pencapaian tujuan unit kerja/satker Kebijakan dapat meningkatkan disiplin pegawai

SK Tim monev 1 Dok. kebijakan 1 Lap. realisasi kinerja 1

1

Lap. Disiplin kepegawaian

Ketepatan penggunaan perangkat kerja pendukung dalam pelaksanaan kebijakan

1

Lap. Pemanfaatan aset

Kebijakan dapat diterima secara rasional di semua lapisan organisasi

1

Lap. Evaluasi kebijakan

Kebijakan telah mendiskripsikan tingkat ketepatan/keberhasilan pencapaian sasaran kebijakan Kebijakan telah disahkan sebagai pedoman/ acuan pelaksanaan Program/kegiatan

Kebijakan telah digunakan sebagai pedoman/acuan pelaksanaan program kegiatan 14 Pengelolaan sumber kebijakan seperti kepegawaian, pelaksanaan program

Dok. Indikator kinerja 1 Dok Renstra dan KAK 1

13

15

Kebijakan telah dijabarkan kedalam Juklak/Juknis kegiatan

Dok.TOR 1

1

Dok. Kepegawaian dan program

1

Dok. Juklak ...................................... 2010

Unit Kerja Enumerator :

Unit Kerja Responden :

(Nama, NIP dan Tanda Tangan)


Mengetahui : Pimpinan Unit Kerja:


10

BAB III PENILAIAN RISIKO

Manajemen pengelolaan risiko adalah cara bagaimana menangani semua risiko (baik dari dalam maupun luar organisasi) yang ada di dalam instansi pemerintah, tetapi pada semua risiko yang mengancam pencapaian visi, misi, tujuan, dan sasaran instansi pemerintah. Tahapan-tahapan pada proses penilaian risiko terdiri dari identifikasi risiko dan penanganan risiko, sedangkan proses evaluasi merupakan siklus pengelolaan risiko, seperti digambarkan pada gambar 1.

PROSES

SUMBER DATA dan OUTPUT

PENETAPAN TUJUAN PROGRAM DAN KEGIATAN

- RENSTRA - DAFTAR TUJUAN

PENILAIAN RISIKO

- TOR KEGIATAN - DAFTAR RISIKO

EVALUASI PENANGANAN RISIKO

- TOR KEGIATAN - USULAN (PENANGANAN RISIKO)

Gambar 1. Siklus Penilaian Risiko. Dalam pelaksanaan penilaian risiko, diperlukan data dan informasi mengenai pelaksanaan : A. Identifikasi Risiko Identifikasi risiko dilaksanakan di awal (perencanaan), dengan melaksanakan identifikasi tahapan-tahapan kegiatan yang tertuang dalam TOR kegiatan beserta unit kerja pelaksana kegiatan.

1. Penetapan Titik Kritis pada Kegiatan Titik kritis diperoleh dari TOR pelaksanaan kegiatan strategis. Penetapan titik kritis berdasarkan tahapan kegiatan yang telah ditetapkan dalam TOR sehingga ketepatan kegiatan atas sasaran program, ketepatan alokasi anggaran dan kebutuhan serta ketepatan penetapan indikator kinerja dapat 11

tergambar dengan jelas. Sehingga perubahan penetapan titik kritis dapat pula digunakan untuk merevisi TOR yang telah ditetapkan sebelumnya.

2. Menyusun Daftar Risiko Daftar risiko merupakan rekapitulasi dari seluruh risiko yang mungkin terjadi pada kegiatan yang menjadi tanggung jawab unit kerja. Daftar risiko memuat penyebab dan dampak dari risiko yang telah teridentifikasi. Risiko-risiko yang telah diidentifikasi tersebut, selanjutnya direkapitulasi dalam daftar risiko seperti pada Tabel 2. Tabel 2. Formulir daftar risiko. DAFTAR RISIKO (NAMA UNIT KERJA ESELON I) UNIT KERJA NAMA PIMPINAN NIP KEGIATAN TUJUAN AKTIVITAS No. 1 2

: DITJEN PETERNAKAN : DR. IR. TJEPPY D SOEDJANA M.Sc : : : :

Risiko Kemahalan harga

Penyebab Ketidaktepatan survei harga

Keterangan: Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan Disetujui Tanggal : Pimpinan Unit Kerja:

Kerugian negara

Dampak

Disusun Tanggal : Penyusun

Diperiksa Tanggal : Pemeriksa

:

:

B. Penanganan Risiko Berdasarkan daftar risiko yang telah ditetapkan, disusun rencana upaya-upaya yang akan dilakukan untuk menangani risiko yang telah teridentifikasi. Upaya-upaya tersebut diarahkan untuk mengeliminasi penyebab terjadinya risiko. Daftar penanganan risiko unit kerja tersebut dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya seperti terlihat pada Tabel 3. 12

Tabel 3.

Daftar penanganan risiko DAFTAR PENANGANAN RISIKO (NAMA UNIT KERJA ESELON I)

UNIT KERJA NAMA PIMPINAN NIP KEGIATAN TUJUAN AKTIVITAS No. 1

Risiko Kemahalan harga

: DITJEN PETERNAKAN : DR. IR. TJEPPY D SOEDJANA M.Sc : : : : Penyebab Ketidaktepatan survei harga

2

Keterangan: Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan

Dampak Kerugian negara

Upaya Penanganan Survei harga di beberapa sampel dengan indikator yang lebih spesifik.

Disusun Tanggal Penyusun

: :

(Nama, NIP dan tanggal) Disetujui Tanggal :

Diperiksa Tanggal :

Pimpinan Unit Kerja:

Pemeriksa

:

C. Pemantauan dan Evaluasi Terhadap Penanganan Risiko Pemantauan dan evaluasi merupakan proses penelusuran dan evaluasi yang sistematis dari hasil kerja proses penanganan risiko yang telah dilakukan dan digunakan sebagai dasar dalam penyusunan strategi penanganan risiko yang lebih baik di kemudian hari. Kegiatan pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan risiko dilaksanakan pada awal tahun anggaran berjalan oleh setiap unit kerja/satker. Hal ini bertujuan untuk menilai pencapaian target dan realisasi pelaksanaan kegiatan, serta kendala yang terjadi. Hasil pemantauan dan evaluasi penanganan risiko diharapkan menjadi masukan bagi pimpinan unit kerja/Satker.

D. Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan prosedur dimulai dari penetapan tim penilai risiko, tim penanganan risiko, tim pemantauan dan evaluasi risiko, mekanisme penilaian 13

risiko, mekanisme penanganan risiko, mekanisme pemantauan dan evaluasi risiko, prosedur penilaian dan penyampaian hasil penilaian risiko, prosedur penanganan dan pelaporan hasil penanganan risiko, prosedur pemantauan dan evaluasi penilaian risiko, serta prosedur pelaporan hasil pemantauan dan evaluasi penilaian risiko.

E. Sarana Penilaian Risiko Penilaian dilakukan berdasarkan 3 sub unsur lingkup penilaian risiko meliputi penilaian risiko, penanganan risiko serta pemantauan dan evaluasi risiko. Masing-masing sub unsur diberi bobot tertentu (ya=1, tidak=0) berdasarkan justifikasi nilai penting (signifikansi) terhadap penilaian risiko, yang jumlah seluruhnya 100%. Setiap sub unsur diuraikan dalam beberapa item penilaian dengan bobot yang ditentukan sesuai relevansinya dengan masing-masing sub unsur tersebut. Rincian lengkap pelaksanaan penilaian disajikan dalam Tabel 4, sedangkan penilaian untuk tahun berjalan terdapat pada lampiran 2. Tabel 4. Matriks pengambilan data primer pelaksanaan penilaian risiko.

UNIT KERJA

:

TRIWULAN

:

NO

URAIAN

YA

TIDAK

DOKUMEN PENDUKUNG

A

Penilaian Resiko :

1

Apakah setiap kegiatan telah dibuatkan TOR

1

Dok. TOR

2

Apakah setiap TOR yang dibuat telah memuat tujuan dan kegiatan yang selaras dengan Renstra Apakah TOR yang dibuat telah menguraikan tahapan kegiatan yang akan dilaksanakan dan dilengkapi dengan Alokasi sumberdaya (SDM, Keuangan dan Fisik) Apakah TOR yang dibuat telah dilengkapi dengan jadwal pelaksaan masing-masing kegiatan Apakah masing-masing kegiatan telah dilengkapi dengan indikator keberhasilan

1 1

Dok. TOR Vs Renstra Dok. TOR

1

Dok TOR

1

Dok.Renja dan indikatornya Dok. Daftar risiko

3

4 5

6

7

Apakah TOR telah menetapkan titik kritis dari tahapan 1 kegiatan yang akan dilaksanakan dan merupakan aktivitas yang paling dominan dalam pencapaian tujuan Apakah telah ditetapkan risiko terhadap titik kritis 1

Dok. Daftar

14

8

9

10

B

tahapan kegiatan Apakah dalam penetapan risiko telah memenuhi unsur kejadian kemungkinan dan menimbulkan kerugian Apakah risiko yang ditetapkan telah dilengkapi dengan penyebab terjadinya risiko serta dampak yang akan terjadi Apakah penilaian Risiko telah dituangkan dalam daftar Risiko dan telah disahkan oleh penyusun maupun pemeriksa SPIP Penanganan Risiko

1

1

Dok. Daftar risiko

1

Dok. Daftar risiko

1

Dok. Penanganan risiko Dok. Penanganan risiko Dok. Penanganan risiko Dok. Penanganan risiko

1

Apakah daftar penanganan risiko telah dibuat untuk masing-masing risiko yang telah ditetapkan

2

Apakah penanganan risiko yang dibuat telah 1 menghilangkan/memperkecil penyebab terjadinya risiko Apakah telah dibuat prosedur terhadap penanganan 1 Risiko dari masing - masing titik kritis kegiatan

3

4

Apakah penanganan risiko telah dituangkan dalam 1 Daftar penanganan risiko dan telah disahkan oleh penyusun kegiatan maupun pemeriksa SPIP

C

Pemantauan dan Evaluasi risiko

1

Apakah mekanisme atau prosedur pemantauan dan evaluasi risiko telah dibuat Apakah satker/unit kerja telah membuat rekapitulasi Risiko dan upaya penanganan risiko Apakah satker/unit kerja telah menetapkan jadwal pemantauan dan evaluasi risiko Apakah SPIP unit kerja/satker telah melakukan pemantauan evaluasi risiko yang telah dituangkan dalam rekapitulasi risiko dan upaya penanganan Risiko Apakah Laporan Pemantauan dan Evaluasi Risiko telah dibuat dan dilengkapi dengan saran/ rekomendasi Apakah saran/rekomendasi telah ditindaklanjuti

2 3 4

5

6

risiko Dok. Daftar risiko

1 1 1 1

Dok. Penilaian siklus risiko Dok. Penilaian siklus risiko Dok. Penilaian siklus risiko Dok. Penilaian siklus risiko

1

Dok. Penilaian siklus risiko

1

Dok. Penilaian siklus risiko .........................................2010







15

BAB IV PENGENDALIAN

A. Karakteristik Kegiatan Pengendalian Pengendalian dilaksanakan untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan telah diikuti dan dipatuhi oleh seluruh personil serta dilaksanakan untuk mengantisipasi terjadinya penyimpangan terhadap potensi penyimpangan atau titik-titik kritis kegiatan hasil analisa risiko. Karakteristik kegiatan pengendalian adalah sebagai berikut : 1. Kegiatan pengendalian instansi/unit kerja/satker.

diutamakan

pada

kegiatan

pokok/strategis

2. Kegiatan pengendalian harus dikaitkan dengan proses penilaian risiko. 3. Kegiatan pengendalian yang dipilih harus disesuaikan dengan sifat khusus instansi/unit kerja/satker. 4. Kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis. 5. Kegiatan pengendalian evaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai dan berfungsi seperti yang diharapkan.

B. Aktivitas Pengendalian Aktifitas pengendalian pengendalian yaitu :

dilaksanakan

melalui

11

aspek

kegiatan

utama

1. Reviu atas kinerja instansi pemerintah/unit kerja/satker yang bersangkutan; 2. Pembinaan sumberdaya manusia; 3. Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi; 4. Pengendalian fisik atas aset; 5. Pengendalian pada penetapan dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja; 6. Pengendalian atas pemisahan fungsi; 7. Pengendalian atas otorisasi, transaksi dan kejadian penting; 8. Pengendalian atas pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian; 9. Pengendalian atas pencatatannya;

pembatasan

akses

terhadap

sumberdaya

dan

10. Pengendalian atas akuntabilitas sumberdaya dan pencatatannya; dan 16

11. Pengendalian atas dokumentasi yang baik terhadap sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting.

Kegiatan pengendalian dilakukan pula oleh atasan langsung dalam bentuk pengendalian atasan langsung. Pengawasan oleh pimpinan atau dikenal dengan pengendalian atasan langsung terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan dengan tujuan untuk: 1. Mengetahui perkembangan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan; 2. Mengetahui sedini mungkin hambatan yang terjadi atau mungkin akan terjadi dalam pelaksanaan program dan kegiatan serta memberikan jalan pemecahannya; 3. Mencegah atau mengurangi terjadinya penyimpangan-penyimpangan; 4. Mengevaluasi apakah pencapaian hasil sesuai dengan yang telah ditetapkan; 5. Memperoleh masukan bagi penyempurnaan program dan kegiatan yang akan datang; 6. Mengevaluasi tujuan Satker yang tercantum dalam DIPA; dan 7. Penilaian terhadap kegiatan pengendalian dilakukan untuk mengukur tingkat efektifitas dan memberi keyakinan bahwa kegiatan pengendalian oleh instansi pemerintah telah dilakukan secara tepat dan memadai baik terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, pengamanan aset negara dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

C. Sarana Penilaian Kegiatan Pengendalian Pengendalian dilakukan berdasarkan 2 (dua) unsur lingkup kegiatan pengendalian intern yang meliputi aktivitas pengendalian dan pendukung pengendalian. Masing-masing sub unsur diberi bobot tertentu berdasarkan justifikasi nilai penting (signifikasi) terhadap pemantauan pengendalian intern, yang jumlah seluruhnya 100% . Setiap sub unsur diuraikan dalam beberapa item penilaian dengan bobot yang ditentukan (ya=1, tidak=0) sesuai relevansinya dengan masing-masing sub unsur tersebut. Rincian lengkap pelaksanaan penilaian disajikan dalam tabel 5, sedangkan penilaian untuk tahun berjalan terdapat pada lampiran 3.

17

Tabel 5. Matriks penilaian kegiatan pengendalian. UNIT KERJA

:

TRIWULAN

:

NO

URAIAN

YA

TIDAK DOKUMEN PENDUKUNG

A

Kegiatan Pengendalian

1

Pimpinan telah menetapkan visi, misi organisasi secara 1 tertulis di unit kerja kerja /satker yang bersangkutan

Renstra organisasi

2

Visi, misi dan tujuan mengacu pada tugas pokok dan 1 fungsi dari unit kerja/satker

Renstra organisasi

3

Kegiatan pengendalian dapat digunakan secara efektif 1 sebagai acuan kegiatan di unit kerja/satker

Lap. Monev pengendalian

4

Penanggungjawab kegiatan telah menyusun KAK/TOR sebagai acuan dalam masing-masing kegiatan sebagai sarana untuk penilaian risiko Pimpinan menetapkan prosedur dan kebijakan pada unit kerja/satker guna mendukung pelaksanaan kegiatan dan tupoksi Pelaksanaan pemantauan/evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan pengendalian telah berjalan baik dan efektif Pelaksanaan reviu atas kinerja dan unit kerja / satker secara berkala / berkelanjutan

1

KAK dan TOR

1

SOP kegiatan

1

Lap. Monev pengendalian

1

Lap. reviu

8

Pelaksanaan pembinaan sumber daya manusia pada unit 1 kerja / satker

Lap. SDM

9

Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi, seperti 1 pengamanan sistem informasi, pengendalian atas akses dan pengembangan serta perubahan perangkat lunak di unit kerja / satker Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi, seperti 1 pembatasan akses berdasarkan tanggung jawab

SOP informasi

11

Pimpinan telah melakukan pemisahan tugas sesuai dengan pemisahan fungsi yang ditetapkan.

1

Analisa Jab. Vs Tupoksi

12

Pimpinan telah melakukan pengendalian terhadap kelengkapan pemrosesan data

1

Dok. Data dan Informasi

13

Pimpinan telah melakukan pengendalian terhadap akurasi pemrosesan data.

1

Lap. Monev data

14

Pimpinan telah melakukan pengendalian aplikasi seperti pengendalian otorisasi, pengesahan dokumen sumber, serta pengendalian fisik dan keuangan di unit kerja Pimpinan telah melakukan pengendalian atas indikator dan ukuran kinerja

1

Lap. Monev aplikasi

1

LAKIP

1

SK Tim LAKIP

5

6

7

10

15 16

Pimpinan menunjuk/menetapkan personil untuk melakukan pemantauan indikator/ukuran kinerja

SOP informasi

18

17

Pimpinan melakukan pemisahan fungsi dari masingmasing bagian/kegiatan

18

Pimpinan menunjuk/menetapkan otorisasi transaksi/kejadian penting pada unit kerja/satker

19

Pencatatan yang akurat/tepat atas transaksi/kejadian di unit kerja/satker

1

SOP Arsiparis/ Dokumentasi

20

Prosedur tetap pembatasan akses atas sumbernya dan pencatatan telah dibuat

1

SOP kegiatan

21

Akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya

1

LAKIP

B

Penguatan Kegiatan Pengendalian

1

Pimpinan menetapkan mekanisme/prosedur penerimaan terhadap APIP dalam melakukan pemeriksaan di instansi yang bersangkutan Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur penyediaan data yang diperlukan oleh APIP dalam melakukan pemeriksaan di instansi yang bersangkutan Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur konsultasi kepada APIP di unit kerja/satker

1

SOP penerimaan APIP SOP data dan informasi

2

3

1 atas 1

1

Struk. Organisasi SK. Ditjen/Kadis /Kepala UPT

1

SOP koordinasi

4

Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan.

1

SOP Tindak Lanjut

5

Pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan tepat waktu

1

6

Pimpinan telah menunjuk/menetapkan personil untuk penanganan tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP

1

Dok. Inventarisasi tindak lanjut SK tim tindak lanjut/Satlak SPI

7

Ketetapan penggunaan perangkat kerja pendukung dalam melakukan tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP

1

SK tim tindak lanjut/Satlak SPI

8

Pendokumentasian hasil pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP guna memudahkan pencarian apabila diperlukan Pemanfaatan/tindak lanjut rekomendasi dari hasil pemeriksaan oleh pimpinan guna perbaikan manajemen di unit kerja/satker

1

Dok. Inventarisasi tindak lanjut Inventarisasi tindak lanjut Vs. perencanaan

9

1

......................................... 2010 Unit Kerja Enumerator :



(Nama, NIP dan Tanda Tangan) Mengetahui : Pimpinan Unit Kerja:


19

BAB V INFORMASI DAN KOMUNIKASI Pimpinan unit kerja/satuan kerja (satker) wajib mengidentifikasi, mencatat dan mengkomunikasikan informasi dalam bentuk dan waktu yang tepat. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan unit kerja harus menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, mengelola, mengembangkan dan memperbarui sistem informasi secara terusmenerus melalui : A. Pencatatan dan Pelaporan

1. Pencatatan Pengendalian atas pencatatan akan menjamin keandalan proses pengolahan data menjadi keluaran yang bebas dari kekeliruan dan kesalahan yang fatal/signifikan. Pencatatan yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut: a. Sistem pencatatan harus dirancang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasi. b. Prosedur pencatatan keuangan dan manualnya harus disusun dengan baik dan cermat. c. Sistem pencatatan harus didukung kebijakan pimpinan yang jelas dan memadai. d. Pencatatan harus menggunakan dokumen sumber, formulir, tabulasi, daftar-daftar statistik dan buku-buku yang dirancang secara memadai. e. Pencatatan harus lengkap dan informatif f. Pencatatan harus menaati sistem dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. g. Pencatatan harus diselenggarakan secara akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian. h. Pencatatan harus dilakukan secara sederhana, konsisten, runut, dan terintegrasi. i.

Dipisahkan dari fungsi penguasaan dan penyimpanan, direview/diricek secara berkala.

j.

Adanya pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya.

k. Akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya. 20

l.

Sebagai dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting.

2. Pelaporan Pimpinan unit kerja/satker selaku Kuasa Pengguna Anggaran/Barang berkewajiban menyusun dan menyampaikan laporan kinerja yang merupakan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan dan penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN). Laporan kinerja terdiri dari laporan keuangan dan substansi teknis kegiatan. Laporan keuangan terdiri dari laporan realisasi anggaran, neraca, catatan atas laporan keuangan (CaLK), dan laporan barang milik negara (SABMN). Sedangkan Laporan substansi teknis kegiatan terdiri dari perkembangan pencapaian target/realisasi penyerapan dana, pencapaian target fisik, kendala yang dihadapi, pemecahan permasalahan/kendala, saran tindak lanjut secara berkala serta laporan akhir, LAKIP dan laporan lainnya sesuai kebutuhan. Penyusunan laporan tersebut harus mengikuti prinsip-prinsip laporan pada umumnya, yaitu harus disusun secara jujur, obyektif, akurat dan transparan. Sehubungan dengan itu perlu pula diperhatikan beberapa ciri laporan yang baik seperti laporan harus relevan, tepat waktu, dapat dimengerti (jelas dan cermat), dan dapat dipercaya/diandalkan, dalam bentuk yang berdaya banding tinggi (reliable), berdaya uji (verifiable), lengkap, netral, padat dan mengikuti standar laporan yang ditetapkan. Penilaian unsur informasi dan komunikasi dilakukan untuk mengukur tingkat efektifitas pemantauan yang dilakukan dan memberi keyakinan bahwa informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh instansi pemerintah/unit kerja/satker telah dilakukan secara tepat dan memadai baik terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, pengamanan aset negara dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

B. Sarana Penilaian Informasi dan Komunikasi Penilaian dilakukan menurut 3 (tiga) sub unsur pada lingkup informasi dan komunikasi yang meliputi informasi, komunikasi serta bentuk dan sarana komunikasi. Masing-masing sub unsur diberi bobot tertentu berdasarkan justifikasi nilai penting (signifikansi) terhadap informasi dan komunikasi, yang jumlah seluruhnya 100%. Setiap sub unsur diuraikan dalam beberapa item penilaian dengan bobot yang ditentukan (ya=1, tidak=0) sesuai relevansinya dengan masing-masing sub unsur tersebut. Rincian lengkap pelaksanaan 21

penilaian disajikan dalam tabel 6, sedangkan penilaian untuk tahun berjalan terdapat pada lampiran 4.

Tabel 6. Matriks penilaian informasi dan komunikasi. UNIT KERJA TRIWULAN

NO A 1

2

3

4

5

6

7 8

9

10

11

12

: :

URAIAN Informasi : Pimpinan Instansi pemerintah telah memiliki mekanisme /prosedur tertulis mengenai informasi pada unit kerja/ satker yang bersangkutan Mekanisme atau prosedur yang dibuat telah cukup operasional sebagai acuan dalam penyampaian informasi lingkup unit kerja/satker, seperti memuat rencana evaluasi berkala, kriteria/persyaratan yang digunakan dalam penyusunan dan penyampaian informasi, metodologi, dan sebagainya Mekanisme/prosedur telah digunakan dalam penyusunan/penyampaian informasi pada unit kerja/ satker yang bersangkutan Penyusunan informasi menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-masing pemantauan yang dilakukan Penyampaian informasi menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-masing pemantauan yang dilakukan Pengelola informasi dilakukan oleh para personal yang kompeten Pengelola informasi dilaksanakan secara periodik sesuai tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan Pengelola informasi telah menggunakan kriteria atau persyaratan yang tepat sebagai dasar pelaksanaan pemantauan Ruang lingkup/frekuensi informasi telah mencakup pengendalian intern, keuangan, aset Negara, pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan memperhatikan/mempertimbangkan tahap kegiatan yang dipantau Pengeloalaan informasi menggunakan perangkat daftar periksa (check list), daftar kuesioner, atau perangkat lainnya yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan Pengelolaan informasi telah menghasilkan output berupa laporan Materi dalam laporan minimal menyajikan kondisi

YA

TIDAK

DOKUMEN PENDUKUNG

1

SOP Informasi/ data base

1

Lap. SOP

1

SOP kegiatan

1

KAK/TOR pemantauan

1

KAK/TOR pemantauan

1

Dok. Kompetensi personil Lap. Informasi berkala SOP pemantauan informasi Lap. monev

1 1

1

1

1

1

Evaluasi

Dok. Pengelolaan informasi Lap. Pengelolaan informasi Lap.

22

13

14

15

16

17

B 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 11

lapangan, kendala dan rekomendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi Pengelolaan informasi dilakukan dengan menganalisa hasil dibandingkan dengan kriteria yang sudah ditetapkan. Hasil pengelolaan informasi dilaporkan tepat waktu kepada pimpinan Instansi Pemerintah atau pemberi tugas Hasil pengelolaan informasi didokumentasikan sebagaimana mestinya sehingga dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan Kelemahan yang ditemukan selama pengelolaan informasi segera ditindaklanjuti oleh pimpinan Instansi Pemerintah/pihak-pihak terkait lainnya Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada pihak yang bertanggung jawab atas fungsi tersebut/atasan langsungnya Komunikasi Pimpinan Instansi Pemerintah telah memiliki mekanisme atau prosedur tertulis mengenai pelaksanaan komunikasi di lingkup unit kerja/satker yang bersangkutan Mekanisme yang dibuat minimal telah memuat tahapan/waktu pelaksanaan, susunan personil pelaksana, metodologi, dan sebagainya Mekanisme/prosedur telah digunakan sebagai acuan dalam kegiatan komunikasi lingkup unit kerja/satker tersebut Pengelolaan komunikasi telah sesuai SOP untuk masing-masing kegiatan Informasi/komunikasi telah dilakukan oleh personil yang kompeten, serta dipimpin oleh pejabat yang berwenang/ pengalaman memadai Pengelola informasi/komunikasi evaluasi memahami secara memadai mengenai visi, misi, dan tujuan unit kerja/satker serta kegiatannya Pengelola informasi/komunikasi memahami bagaimana pengendalian intern instansi pemerintah seharusnya bekerja/bagaimana implementasinya Evaluasi terhadap informasi dan komunikasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana dan luasnya program/kegiatan yang dilaksanakan Evaluasi terhadap informasi/komunikasi dilakukan pada saat adanya kejadian misalnya perubahan besar dalam rencana atau strategi manajemen, pemekaran atau penciutan Instansi Pemerintah, atau perubahan operasional atau pemrosesan informasi keuangan dan anggaran Ruang lingkup informasi/komunikasi didasarkan atas hasil penilaian Risiko dan pemantauan berkelanjutan Frekuensi informasi/komunikasi didasarkan atas hasil penilaian risiko dan pemantauan berkelanjutan

1

1

Pengelolaan informasi Lap. Pengelolaan informasi Data pengiriman lap.

1

SOP arsiparis/ dokumentasi

1

Dok. Tindak lanjut monev informasi Dok. Tindak lanjut monev informasi

1

1

SOP komunikasi

1

SOP komunikasi

1

SOP komunikasi

1

SOP komunikasi Vs SOP kegiatan SK dan sertifikasi personil/pejabat kompetensi personil/pejabat

1

1

1

kompetensi personil/pejabat

1

Lap evaluasi informasi dan komunikasi Dok. Latar belakang evaluasi informasi dan komunikasi

1

1 1

Lap. Informasi dan komunikasi Lap. Informasi dan komunikasi Vs. Penilaian

23

risiko 12.

13

14

15

Evaluasi informasi/komunikasi menggunakan perangkat daftar (check list), daftar kuesioner, atau perangkat lainnya yang tepat / dapat dipertanggungjawabkan Evaluasi informasi/komunikasi telah menggunakan kriteria atau persyaratan yang tepat sebagai dasar penilaian pelaksanaan informasi Kegiatan informasi/komunikasi telah menghasilkan output berupa laporan hasil kegiatan

1

1

1

Evaluasi informasi/komunikasi telah menilai keberhasilan atau kegagalan dalan mencapai tujuan dan sasaran program/kegiatan Evaluasi kegiatan informasi/komunikasi telah menyajikan analisa efektif, efisien, ekonomis dan tertib (3E + 1T) Dalam laporan evaluasi informasi / komunikasi disajikan kendala dan rekomendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi Hasil evaluasi informasi/komunikasi didokumentasikan dengan baik sehingga dengan mudah didapat ketika diperlukan Kelemahan yang ditemukan selama evaluasi kegiatan informasi / komunikasi segera diselesaikan oleh pimpinan Instansi Pemerintah dan pihak-pihak terkait lainnya

1

20

Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada pihak yang bertanggung jawab atas fungsi tersebut dan atasan langsungnya

1

21

Hasil pelaksanaan evaluasi informasi/komunikasi segera dilaporkan kepada pimpinan instansi Pemerintah atau pihak-pihak terkait lainnya

1

C 1

Bentuk dan Sarana Komunikasi Unit kerja/satker telah memiliki mekanisme secara tertulis sebagai prosedur untuk pengembangan sistem informasi dan komunikasi

2

Mekanisme atau prosedur tersebut materinya telah cukup operasional untuk pengembangan sistem informasi/komunikasi

16

17

18

19

1

1

1

1

1

1

Lap evaluasi informasi dan komunikasi Lap evaluasi informasi dan komunikasi Lap evaluasi informasi dan komunikasi Lap evaluasi informasi dan komunikasi Lap evaluasi informasi dan komunikasi Lap evaluasi informasi dan komunikasi SOP arsiparis/ dokumentasi Dok. Tindak lanjut lap. Evaluasi informasi dan komunikasi Dok. Tindak lanjut lap. Evaluasi informasi dan komunikasi Dok. Tindak lanjut lap. Evaluasi informasi dan komunikasi

SOP pengembangan sistem informasi dan komunikasi Lap. Operasional SOP pengembangan sistem informasi dan komunikasi

24

3

Mekanisme atau prosedur tersebut telah digunakan secara optimal dalam mengembangkan sistem informasi /komunikasi pada unit kerja / satker yang bersangkutan

1

4

Pimpinan unit kerja/satker telah menunjuk Tim atau petugas khusus untuk memantau dan mengembangkan sistem informasi dan komunikasi Pimpinan unit kerja/satker telah menindaklanjuti rekomendasi hasil Monev yang dilakukan oleh petugas/ pengelola sistem informasi komunikasi guna pengembangannya Tindakan korektif di bidang sistem informasi/komunikasi dilaksanakan oleh pimpinan unit kerja/satker dalam jangka waktu yang ditetapkan Pimpinan unit kerja/satker telah menggunakan rekomendasi hasil monev sistem informasi/komunikasi atau reviu lainnya untuk memperkuat terciptanya pengendalian intern Pimpinan unit kerja/satker telah mencegah terjadinya kesalahan yang berulang di bidang informasi/ komunikasi Pimpinan unit kerja/satker telah memantau tindak lanjut atas rekomendasi tim pengelola sistem informasi/ komunikasi Pimpinan unit kerja/satker secara berkala melaporkan status pengembangan sistem informasi/komunikasi

1

5

6

7

8

9

10

1

1

1

Lap. Operasional SOP pengembangan sistem informasi dan komunikasi SK. Dirjen/Kadis/ Kepala UPT Dok. Tindak lanjut hasil Monev Rekapitulasi responsivitas tindak lanjut Rekomendasi monev Vs reviu

1

Lap. monev

1

Lap. Tindak lanjut hasil monev Dok. Laporan secara berkala

1

Hasil

......................................... 2010 Unit Kerja Enumerator :



(Nama, NIP dan Tanda Tangan) Mengetahui : Pimpinan Unit Kerja:


25

BAB VI PEMANTAUAN PENGENDALIAN INTERN

Kegiatan pemantauan Sistem Pengendalian Intern untuk menilai kualitas kinerja dari waktu ke waktu dan memastikan rekomendasi hasil audit dan review telah ditindaklanjuti. Pimpinan instansi berkewajiban menindaklanjuti sesuai rekomendasi hasil pengawasan dapat berupa tindakan administratif dan penyelesaian kerugian Negara. A. Tindakan Administratif Tindakan administratif dilakukan sesuai dengan peraturan perundangundangan kepegawaian, termasuk penerapan hukum disiplin pegawai sesuai dengan PP 30 tahun 1980 tentang peraturan disiplin pegawai negeri sipil. Rekomendasi yang terkait dengan penerapan hukuman disiplin segera ditindaklanjuti dengan menginstruksikan Tim Etika untuk melakukan pemeriksaan dilengkapi Berita Acara Pemeriksaan.

B. Penyelesaian Kerugian Negara Tindak lanjut terhadap penyelesaian kerugian Negara dilaksanakan melalui penggantian kerugian Negara secara damai, tuntutan ganti rugi (TGR) dan tuntutan perdata, tuntutan perbendaharaan, tindakan pengaduan tindak pidana dan tindakan penyempurnaan aparatur pemerintah bidang kelembagaan, kepegawaian, dan ketatalaksanaan. Penilaian pemantauan untuk mengukur efektifitas pemantauan dan memberi keyakinan bahwa pemantauan telah dilaksanakan secara tepat dan memadai terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, pengamanan asset Negara dan peraturan perundang-undangan.

C. Sarana Penilaian Pemantauan Pengendalian Intern Penilaian dilakukan berdasarkan 3 sub unsur lingkup pemantauan pengendalian intern yang meliputi pemantauan berkelanjutan, evaluasi terpisah dan tindak lanjut atas rekomendasi hasil audit. Masing-masing sub unsur diberi bobot tertentu (ya=1, tidak=0) berdasarkan justifikasi nilai penting (signifikansi) terhadap pemantauan pengendalian intern, yang jumlah seluruhnya 100%. Setiap sub unsur diuraikan dalam beberapa item penilaian dengan bobot yang ditentukan sesuai relevansinya dengan masing-masing 26

sub unsur tersebut. Rincian pelaksanaan penilaian disajikan dalam Tabel 7, sedangkan penilaian untuk tahun berjalan terdapat pada lampiran 5. Tabel 7. Matriks penilaian pemantauan pengendalian intern. UNIT KERJA

:

TRIWULAN

:

NO

URAIAN

A

Pemantauan Berkelanjutan

1

Pimpinan telah memiliki mekanisme/prosedur tertulis mengenai pelaksanaan pemantauan berkelanjutan pada instansi pemerintah yang bersangkutan Mekanisme atau prosedur yang dibuat telah cukup operasional sebagai acuan dalam pelaksanaan evaluasi lingkup instansi pemerintah tersebut, seperti memuat rencana evaluasi berkala, kriteria/persyaratan yang digunakan dalam pemantauan, metodologi, dan sebagainya Mekanisme/Prosedur telah digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan pemantauan lingkup instansi pemerintah yang bersangkutan Pemantauan menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-masing pemantauan yang dilakukan

2

3

4

YA

SOP pemantauan

1

Lap. Pelaksanaan pemantauan

1

Lap. Pelaksanaan pemantauan KAK /TOR Lap. Pelaksanaan pemantauan SK.Dirjen/Kadi s/Kepala UPT

1

Pemantauan dilakukan oleh para personil yang kompeten

1

6

Pemantauan dilaksanakan secara periodik sesuai tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan

1

7

Pemantauan telah menggunakan kriteria atau persyaratan yang tepat sebagai dasar pelaksanaan pemantauan

1

8

Ruang lingkup dan frekuensi pemantauan telah mencakup pengendalian intern, keuangan,asset Negara, pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan memperhatikan/ mempertimbangkan tahap kegiatan yang dipantau Pemantauan menggunakan perangkat daftar periksa (check list), daftar kuesioner, atau perangkat lainnya yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan Materi dalam laporan minimal menyajikan kondisi lapangan, kendala dan rekomendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi Pemantauan dilakukan dengan menganalisa hasil pemantauan dibandingkan dengan kriteria yang sudah ditetapkan

1

10

11

DOKUMEN PENDUKUNG

1

5

9

TIDAK

1

1

1

KAK /TOR Lap. Pelaksanaan pemantauan Lap. Pelaksanaan pemantauan Lap. Pelaksanaan pemantauan

Lap. Pelaksanaan pemantauan Lap. Pelaksanaan pemantauan Lap. Pelaksanaan pemantauan

27

12

Hasil pelaksanaan pemantauan segera dilaporkan tepat waktu kepada Kepala Balai atau pemberi tugas

1

13

Hasil pemantauan didokumentasikan sebagaimana mestinya dan dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan Kelemahan yang ditemukan selama pemantauan segera ditindak lanjuti oleh pimpinan instansi pemerintah dan pihakpihak terkait lainnya Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada pihak yang bertanggungjawab atas fungsi tersebut dan atasan langsungnya Evaluasi Terpisah

1

14

15

B 1

2

3

Pimpinan Instansi Pemerintah telah memiliki mekanisme atau prosedur tertulis mengenai pelaksanaan evaluasi lingkup intansi pemerintah yang bersangkutan Mekanisme yang dibuat minimal telah memuat tahapan dan waktu pelaksanaan evaluasi, susunan personil, metodologi, dan sebagainya Mekanisme/Prosedur telah digunakan sebagai acuan dalam kegiatan evaluasi lingkup instansi pemerintah tersebut

1

1

Dok pelaporan Lap. Pelaksanaan pemantauan SOP arsiparis/Doku mentasi Rekapitulasi responsivitas tindak lanjut Berita acara klarifikasi

1

SOP evaluasi

1

SOP evaluasi

1

Lap. Pelaksanaan evaluasi

4

Evaluasi menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-masing kegiatan evaluasi yang dilakukan

1

KAK/TOR evaluasi

5

Tim evaluasi dilakukan oleh personil yang kompeten, serta dipimpin oleh pejabat yang berkewenangan dan pengalaman memadai Tim evaluasi memahami secara memadai mengenai visi, misi, dan tujan instansi pemerintah serta kegiatannya

1

SK. Tim Monev

1

Tim evaluasi memahami bagaimana pengendalian intern Instansi pemerintah seharusnya bekerja dan bagaimana implementasinya Evaluasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana dan luasnya program/kegiatan yang dilaksanakan

1

Kompetensi/ sertifikasi tim Monev Sertifikasi/piag am SPI

Evaluasi dilakukan pada saat adanya kejadian misalnya perubahan besar dalam rencana atau strategi manajemen, pemekaran atau penciutan Instansi Pemerintah, atau perubahan opersional atau pemrosesan informasi keuangan dan anggaran Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi didasarkan atas hasil penilaian Risiko dan pemantauan berkelanjutan

1

Evaluasi menggunakan perangkat daftar periksa (check list), daftar kuesioner, atau perangkat lainnya yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan Evaluasi telah menggunakan kriteria atau persyaratan yang tepat sebagai dasar penilaian pelaksanaan evaluasi

1

Dok. Usulan evaluasi Vs. penilaian risiko Lap. evaluasi

1

Lap. evaluasi

6

7

8

9

10

11

12

1

1

Jadwal evalusi/KAK/T OR evaluasi Dok. Usulan evaluasi

28

13

Kegiatan evaluasi telah menghasilkan output berupa laporan hasil pemantauan

1

Lap. evaluasi

14

Evaluasi menilai keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai tujuan dan sasaran program/kegiatan

1

Lap. evaluasi

15

Evaluasi menyajikan analisis terhadap efektif, efisien, ekonomis dan tertib (3E + 1T)

1

Lap. evaluasi

16

Dalam laporan evaluasi disajikan kendala dan rekomendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi . Hasil evaluasi didokumentasikan dengan baik sehingga dengan mudah didapat ketika diperlukan

1

Lap. evaluasi

1

SOP arsiparis/doku mentasi Rekapitulasi responsivitas tindak lanjut Berita acara/notulen

17

18

19

20

C 1

2

3

4

5

Kelemahan yang ditemukan selama evaluasi segera diselesaikan oleh pimpinan instansi Pemerintah dan pihakpihak terkait lainnya Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada pihak yang bertanggungjawab atas fungsi tersebut dan atasan langsungnya Hasil pelaksanaan evaluasi segera dilaporkan kepada pimpinan instansi Pemerintah atau pihak-pihak terkait lainnya PENYELESAIAN AUDIT :

1

1

Dok. pelaporan

Instansi pemerintah telah memiliki mekanisme secara tertulis sebagai prosedur untuk menindaklanjuti temuan hasil audit atau reviu lainnya Mekanisme atau prosedur tersebut materinya telah cukup operasional untuk menindaklanjuti temuan hasil audit atau reviu lainnya Mekanisme atau prosedur tersebut telah digunakan secara optimal dalam menindaklanjuti temuan hasil audit dan hasil reviu lainnya Pimpinan instansi telah menunjuk Tim atau petugas khusus untuk memantau penyelesaian tindak lanjut hasil audit dan hasil reviu lainnya Pimpinan instansi pemerintah telah menindaklanjuti seluruh temuan dan rekomendasi hasil audit lainnya

1

SOP tindak lanjut LHP

1

Lap. Tindak lanjut LHP

1

Lap. Tindak lanjut LHP

1

SK.Dirjen/Kadi s/Kepala UPT

1

Dok. Rekapitulasi tindak lanjut LHP Lap. Tindak lanjut LHP

1

Pelaksanaan Tindak lanjut LHP Rekapitulasi/ inventarisasi LHP Lap. Pemutahiran data LHP Dok. Pemutahiran

6

Tindakan korektif dilaksanakan oleh pimpinan Instansi Pemerintah dalam jangka waktu yang ditetapkan

7

Pimpinan Instansi Pemerintah telah menggunakan rekomendasi hasil audit atau reviu lainnya guna memperkuat pengendalian intern Pimpinan Instansi Pemerintah telah mencegah terjadinya temuan yang sama berulang terjadi pada tahun berikutnya

8

1

1

9

Pimpinan Instansi Pemerintah telah memantau tindak lanjut atas temuan hasil audit dan reviu serta rekomendasinya

1

10

Pimpinan Instansi Pemerintah secara berkala melaporkan status penyelesaian audit dan reviu kepada pimpinan

1

29

sehingga dapat meyakinkan kualitas dan ketepatan waktu penyelesaian setiap rekomendasi

data LHP

......................................... 2010 Unit Kerja Responden :






30

BAB VII TIM SATUAN PELAKSANA SISTEM PENGENDALIAN INTERN

A. Latar Belakang Berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor 299/Kpts/OT.140/7/2005 tanggal 25 Juli 2005 dan No. 341/Kpts/OT.140/9/2005 tanggal 8 September 2005, maka Tugas Pokok dan Fungsi Direktorat Jenderal Peternakan adalah: 1. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang perbibitan, budidaya ternak ruminansia, budidaya ternak non ruminansia, kesehatan hewan, dan kesehatan masyarakat veteriner; 2. Pelaksanaan kebijakan di bidang perbibitan, budidaya ternak ruminansia, budidaya ternak non ruminansia, kesehatan hewan, dan kesehatan masyarakat veteriner; 3. Penyusunan standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang perbibitan, budidaya ternak ruminansia, budidaya ternak non ruminansia, kesehatan hewan, dan kesehatan masyarakat veteriner; 4. Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang perbibitan, budidaya ternak ruminansia, budidaya ternak non ruminansia, kesehatan hewan, dan kesehatan masyarakat veteriner; 5. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal .

Untuk melaksanakan tugas dan fungsi tersebut Direktorat Jenderal Peternakan didukung oleh 6 unit kerja eselon II yaitu : 1. Sekretariat Direktorat Jenderal; 2. Direktorat Perbibitan; 3. Direktorat Budidaya Ternak Ruminansia; 4. Direktorat Budidaya Ternak Non Ruminansia; 5. Direktorat Kesehatan Hewan; dan 6. Direktorat Kesehatan Masyarakat Veteriner.

31

B. Satuan Pelaksana Sistem Pengendalian Intern (Satlak SPI). 1.

Pengorganisasian Menindaklanjuti Peraturan Menteri Pertanian Nomor 23/Permentan/OT.140 /5/2009, tanggal 13 Mei 2009 tentang Pedoman Umum SPI Departemen Pertanian, maka Direktorat Jenderal Peternakan dengan Surat Keputusan Direktur Jenderal Peternakan Nomor 11037/Kpts/OT.160/F/11/2009, telah membentuk Tim Satuan Pelaksana Sistem Pengendalian Intern Direktorat Jenderal Peternakan (Tim Satlak SPI Ditjennak), dengan susunan sebagai berikut : Penanggung Jawab

:

Direktur Jenderal Peternakan, Dr. Ir. Tjeppy D. Soedjana, M. Sc.

Ketua

:

Sekretaris Direktorat Jenderal Peternakan, Dr. Drh. Sjamsul Bahri, MS.

Sekretaris

:

Kepala Bagian Perencanaan, Dr.Ir. Riwantoro, MM.

Susunan anggota terdiri dari

:

1) Kabag Umum, Sekretariat Direktorat Jenderal Peternakan, Drs. Tri Handono Wihendro, SH.MM 2) Kabag Hukum dan Hubungan Masyarakat, Setditjen Peternakan, Pujianto Ramlan, SH. 3) Kasubdit Pengamatan Penyakit Hewan, Direktorat Kesehatan Hewan, Drh. Bagoes Poermadjaja, M.Sc 4) Kasubdit Pengawasan Obat Hewan, Direktorat Kesehatan Hewan, Dr. Drh. Abdul Rahman 5) Kasubdit Ternak Perah, Direktorat Budidaya Ternak Ruminansia, Ir. Yulizar 6) Kasubdit Ternak Potong, Direktorat Budidaya Ternak Ruminansia , Ir. Wignyo Sadwoko, MM 7) Kasubdit Pemuliaan Ternak, Direktorat Perbibitan, Dr. Ir. Endang Romjali, M.Sc. 8) Kasubag Tata Usaha Direktorat Perbibitan, Ir. Sri Widayati, MMA 9) Kasubdit Produk Hewan Non Pangan, Direktorat Kesehatan Masyarakat Veteriner, Drh. Yudi Prastowo 10) Fungsional Medik Veteriner Direktorat Kesmavet, Drh.Sri Lestari 32

11) Kasubdit Alat dan Mesin Direktorat Budidaya Ternak Non Ruminansia, Ir. Amrizal Jufri 12) Kasubag Tata Usaha Direktorat BTNR, Ir. Sri Basuki Heriyani 13) Kasubag Akuntansi dan Verifikasi, Sekretariat Direktorat Jenderal Peternakan, Harum Nurochma, SE., MM. 14) Kasubag Perlengkapan, Sekretariat Direktorat Jenderal Peternakan, Darmawi, SE.MM 15) Kasubag Perbendaharaan Setditjen Peternakan, Pardjono, SE. 16) Kasubag Evaluasi, Setditjen Peternakan, Farouk Mochtar, S.Pt 17) Staf Perencanaan, Setditjen Peternakan, Muh. Fahmi Nuzarwan, S.Pt 18) Staf Perencanaan, Sekretariat Direktorat Jenderal Peternakan, Dedik Joko Prihantono, S.Pt 19) Staf Perencanaan, Setditjen Peternakan, Andi Hendra Purnama, S.Pt

Tim Satlak Direktorat Jenderal Peternakan bertugas untuk : a. Menyusun Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) Sistem Pengendalian Intern (SPI) Direktorat Jenderal Peternakan, Departemen Pertanian ; b. Mensosialisasikan penerapan Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) Sistem Pengendalian Intern (SPI). c. Melakukan monitoring dan evaluasi penerapan SPI di Unit Kerja Lingkup Direktorat Jenderal Peternakan; d. Berkoordinasi dengan Pembina SPIP Lingkup Departemen Pertanian tentang pelaksanaan SPIP.

33

Struktur organisasi Satlak SPI Direktorat Jenderal Peternakan dijelaskan pada gambar 2.

PEMBINA/PENANGGUNGJAWAB DIREKTUR JENDERAL PETERNAKAN

KETUA SEKRETARIS DIREKTORAT JENDERAL PETERNAKAN

SEKRETARIS KEPALA BAGIAN PERENCANAAN

ANGGOTA

WAKIL DIREKTORAT BUDIDAYA TERNAK NON RUMINANSIA Keterangan :

ANGGOTA

WAKIL DIREKTORAT BUDIDAYA TERNAK RUMINANSIA

ANGGOTA WAKIL DIREKTORAT KESEHATAN HEWAN

ANGGOTA

WAKIL DIREKTORAT KESEHATAN MASYARAKAT VETERINER

ANGGOTA WAKIL DIREKTORAT PERBIBITAN

ANGGOTA

WAKIL SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL

= Pembinaan/supervisi. = Pelaporan.

Gambar 2. Struktur organisasi Satlak SPI Direktorat Jenderal Peternakan

Sasaran pelaksanaan SPI lingkup Ditjen Peternakan adalah : a. Menurunkan tingkat penyimpangan dan kerugian negara di lingkup Direktorat Jenderal Peternakan; b. Meningkatnya akuntabilitas kinerja Direktorat Jenderal Peternakan; c. Meningkatnya kinerja Satker pengelola program/kegiatan Direktorat Jenderal Peternakan di Pusat dan daerah; d. Mendukung penilaian laporan keuangan Departemen Pertanian oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) untuk menjadi Wajar Tanpa Pengecualian; e. Meningkatnya jumlah unit Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK) di lingkungan Ditjen Peternakan.

34

2. Uraian tugas Satlak SPI. a.

Penanggungjawab/Pembina, bertanggungjawab terhadap tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan pembangunan peternakan dan administrasi yang efektif dan efisien, ekonomis dan tertib yang ditunjang oleh pelaporan yang handal, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku.

b.

Ketua, membantu Pembina/Penanggungjawab dalam mengkoordinasikan melaksanakan SPI melalui pembinaan, peningkatan pengawasan dan pengendalian dilingkup unit kerja/satker serta melaporkan pelaksanaan SPI secara berkala.

c.

Sekretaris, membantu Ketua dalam pelaksanaan pembinaan, penilaian, berkoordinasi dengan pihak terkait/rapat/notulen, menyusun laporan hasil pembinaan SPI di Unit Kerja/Satker dan pendokumentasian berbagai aktivitas SPI.

d.

Anggota, membantu Ketua dan Sekretaris dalam pelaksanaan, penilaian, pengkoordinasian maupun pembinaan SPI.

3. Prosedur Tim Satlak SPI. Untuk menjamin pelaksanaan implementasi penerapan SPI mulai dari Pusat, Propinsi, Kabupaten/Kota dan UPT diperlukan monitoring dan evaluasi implementasi SPI pada Satker/Unit kerja oleh Tim Satlak SPI. Prosedur operasional standar dalam melaksanakan penilaian SPI oleh Tim Satlak SPI Direktorat Jenderal Peternakan diuraikan pada gambar 3. 4. Tata Hubungan Kerja Tim Satlak SPI. Dengan dibangunnya struktur organisasi Satuan Pelaksana Sistem Pengendalian Intern (Satlak SPI) lingkup Kementerian Pertanian sesuai dengan Peraturan Menteri Pertanian No.23/Permentan/OT.140/5/2009 tentang pedoman umum Sistem Pengendalian Intern di lingkungan Kementerian Pertanian diharapkan pelaksanaan dan penerapan SPI dapat berjalan secara efektif dan efisien. Pelaksanaan dan penerapan SPI diwujudkan dalam bentuk organisasi SPI mulai dari pusat sampai dengan daerah guna memfasilitasi koordinasi pelaksanaan SPI yang terintegrasi dari hulu sampai hilir. Untuk menjamin arus monitoring dan evaluasi penyusunan dan penerapan SPI mulai dari Pusat, Propinsi, Kabupaten/Kota dan UPT diperlukan jalinan koordinasi Tim Satlak SPI. Prosedur jalinan koordinasi Tim Satlak SPI Direktorat Jenderal Peternakan diuraikan pada gambar 4.

35

Gambar 3. SOP TIM SATLAK SPI DITJENNAK Pelaksana Ketua Tim Penanggungjawab Satlak SPI SPI (Dirjennak) (Setditjennak)

Mutu Baku Ketua Tim Monev SPI

Satlak SPI Unit Kerja Terkait

No

Kegiatan

1

Surat perintah dari Dirjen Peternakan sebagai Penanggungjawab SPI Ditjen Peternakan untuk melaksanakan SPI.

Surat Perintah/ Memo

1 hari kerja

Surat Tugas

SOP Persuratan

2

Surat perintah dari Setditjen Peternakan sebagai Ketua Tim Satlak SPI Ditjen Peternakan kepada koordinator/ketua monev pelaksanaan SPI, ditembuskan kepada Unit Kerja dan pihak terkait. Memerintahkan untuk pengumpulan data sekunder (SOP, TOR, Program Kerja Kegiatan/PKK, Rencana Kerja/RK, Juklak, Juknis, Peraturan dan Dokumen lain yang terkait) dan data primer yang meliputi laporan kegiatan, kuisioner/daftar wawancara maupun interviu, dan lain-lain. Mengumpulkan data primer dan sekunder unit kerjanya masing-masing sebagai implementasi pelaksanaan kegiatan SPI.


1 hari kerja

Surat Tugas

SOP Persuratan

Surat Perintah/Surat tugas

1 hari kerja

Surat Perintah/ Surat tugas

SOP Dokumentasi SOP Monev dan SOP pelaporan

Data primer dan sekunder.

2 hari kerja

Matriks data

5

Menyampaikan data primer dan sekunder kegiatan SPI dari unit kerjanya.

Laporan pelaksanaan kegiatan SPI

2 hari kerja


6

Analisis data sekunder dan primer sesuai dengan lima unsur pengendalian. Jika data cukup (ya) segera membuat laporan kepada koordinator/ketua Tim Monev SPI, jika kurang jelas (tidak) melakukan klarifikasi.


2 hari kerja


SOP Dokumentasi SOP Monev dan SOP pelaporan SOP Dokumentasi SOP Monev dan SOP pelaporan SOP Dokumentasi SOP Monev dan SOP pelaporan

3

4

Bersambung……

Anggota Satlak SPI

Tim Satlak SPI Kemtan

Kelengkapan

Waktu

Output

Keterangan

36

Lanjutan…….

7

Analisis laporan Anggota Tim Satlak SPI sesuai dengan lima unsur pengendalian. Jika dapat diterima (ya) segera menandatangani laporan pelaksanaan SPI untuk dilaporkan kepada ketua Tim Satlak SPI, jika kurang jelas (tidak) melakukan klarifikasi.


1 hari kerja



8

Mengoreksi laporan Ketua Tim Satlak SPI, jika dapat diterima (ya) segera meminta arahan penanggungjawab SPI (Dirjen) untuk pelaporan pelaksanaan SPI kepada Tim Satlak SPI Kemtan, dan menyusun surat tindak lanjut pelaksanaan SPI. Jika kurang jelas (tidak) melakukan klarifikasi.


1 hari kerja



9

Memberikan arahan dalam penyusunan pelaporan pelaksanaan SPI. Memerintahkan untuk segera menyampaikan laporan kepada pihak-pihak terkait.

1 hari kerja


10

Memerintahkan Tim Satlak untuk berkoordinasi dengan Tim Satlak SPI Kementerian Pertanian dan Tim Satlak SPI Unit Kerja terkait dalam menindaklanjuti laporan SPI.

Laporan dan surat tindak lanjut pelaksanaan kegiatan SPI Laporan dan surat tindak lanjut pelaksanaan kegiatan SPI

1 hari kerja


SOP Dokumentasi SOP Monev dan SOP pelaporan SOP Persuratan, SOP Monev dan SOP pelaporan

11

Berkoordinasi dengan Tim Satlak SPI Kementerian Pertanian dan Tim Satlak SPI Unit Kerja terkait dalam menindaklanjuti laporan SPI.

1 hari kerja


Bersambung……

Laporan dan surat tindak lanjut pelaksanaan kegiatan SPI

SOP Persuratan, SOP Monev dan SOP pelaporan 37

Lanjutan…….

12

Menyampaikan tindak lanjut pelaksanaan SPI.


1 hari kerja


SOP Persuratan, SOP Monev dan SOP pelaporan

13

Menarsipkan data tindak lanjut laporan pelaksanaan SPI.


1 hari kerja


SOP Arsiparis.

Catatan : Asumsi draf berita acara lhp sebanyak 100 LHP Ket = mulai dan mengakhiri kegiatan : = kegiatan berupa proses, kegiatan. = kegiatan pengambilan keputusan = konektor dalam halaman sama = konektor ganti halaman = alur proses

38

Gambar 4. SOP Koordinasi Tim Satlak SPI Ditjennak

No

Kegiatan

1

Memerintah Ketua Tim Satlak SPI Ditjen Peternakan untuk melakukan koordinasi dengan Tim Satlak SPI Kemtan.

2

Penanggungjawab SPI (Dirjen Peternakan)

Pelaksana Ketua Tim Satlak SPI (Setditjen Peternakan)

Tim Satlak SPI Kemtan

Waktu

Output


1 hari kerja

Surat Tugas

Surat Tugas

Memerintahkan anggota Satlak untuk menginventarisasi laporan SPI.


1 hari kerja

Surat Tugas

Surat Tugas

3

Menyusun matriks inventarisasi data Laporan kegiatan SPI.

Lap SPI Ditjen Peternakan

2 hari kerja

Matriks Laporan

SOP Monev dan SOP pelaporan

4

Menganalisa matriks inventarisasi data Laporan kegiatan SPI. Jika disetujui (ya) dibuatkan surat pengantar/perintah untuk pemutahiran data SPI. Jika tidak disetujui (tidak) dikembalikan ke anggota Satlak SPI untuk disempurnakan. Melakukan pemutahiran data dan koordinasi tindak lanjut SPI dengan Tim Satlak SPI Kemtan. Melakukan pemutahiran data dan koordinasi tindak lanjut SPI. Jika disetujui (ya) menyusun berita acara/laporan pemutahiran SPI, jika tidak disetujui (tidak) segera dikomfirmasi ke Tim Satlak SPI Ditjen Peternakan.

Matriks Lap SPI Ditjen Peternakan

2 hari kerja

Matriks Laporan

SOP Satlak SPI Ditjennak

Matriks Lap SPI Ditjen Peternakan Matriks Lap SPI Ditjen Peternakan

3 hari kerja (sesuai surat tugas) 2 hari kerja (sesuai surat tugas)

Matriks Laporan


Matriks Laporan


5 6

Anggota Satlak SPI

Mutu Baku Kelengkapan

Keterangan

39

7

Menyusun Laporan pemutahiran/ koordinasi kepada Pembina Tim Satlak SPI Ditjen Peternakan.

Lap pemutahiran SPI Ditjen Peternakan

2 hari kerja

Draf Laporan

SOP Monev dan SOP pelaporan

8

Analisis Laporan pemutahiran/koordinasi Tim Satlak SPI. Jika disetujui (ya) ditandatangani untuk dilaporkan kepada Penanggungjawab SPI, jika tidak dikembalikan ke Tim Satlak SPI untuk disempurnakan.

Laporan Draf Sementara

1 hari kerja

Laporan Pemutahiran SPI Ditjen Peternakan

Draf laporan

9

Mencermati laporan hasil koordinasi Tim Satlak SPI Ditjen Peternakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan ke depan.

Laporan Hasil Pemutahiran

1 hari kerja



10

Pengarsipan laporan Tim Satlak SPI Ditjen Peternakan dan didistribusikan ke pihak terkait.


1 hari kerja


SOP Arsiparis dan pesuratan

40

Disesuaikan dengan Surat Tugas Pemutahiran SPI Ket: Catatan : Asumsi draf berita acara lhp sebanyak 100 LHP Ket : = mulai dan mengakhiri kegiatan = kegiatan berupa proses, kegiatan.

= kegiatan pengambilan keputusan

= konektor dalam halaman sama

= konektor ganti halaman

= alur proses

41

BAB VIII PENUTUP

Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) SPI Direktorat Jenderal Peternakan ini disusun merujuk pada PP Nomor 60 Tahun 2008 dan beberapa literatur lain yang relevan, yang disesuaikan dengan kondisi terkini di lingkungan Direktorat Jenderal Peternakan. Meskipun demikian sumbangan pemikiran dari berbagai pihak untuk penyempurnaan juklak ini masih sangat dimungkinkan. Juklak ini masih bersifat umum, untuk itu unit kerja/satker diharapkan dapat menjabarkan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi, kondisi serta permasalahan yang dihadapi. Dalam implementasinya, Sistem Pengendalian Intern harus dilaksanakan secara komprehensif dan penuh tanggung jawab sesuai ketentuan dengan melibatkan semua pihak terkait. Untuk itu diperlukan dukungan dan komitmen yang kuat dalam hal kebijakan dan pendanaan dalam pelaksanaanya. Implementasi dari SPI ini diharapkan dapat memberikan manfaat dan nilai tambah bagi unit kerja/satker lingkup Direktorat Jenderal Peternakan serta para pemangku kepentingan (stakeholder) dalam upaya mencegah segala penyimpangan dan ketidakpatuhan serta senantiasa memenuhi prinsip-prinsip good governance. Semoga penerbitan juklak SPI ini dapat menjadi tonggak awal penerapan SPI dalam rangka mewujudkan Good Governance.

43

Lampiran 6. Data Umum penunjang Pelaksanaan Penilaian Tim SPI DATA UMUM LINGKUP DITJEN PETERNAKAN Nama lengkap unit kerja

:

Singkatan nama unit kerja

:

Alamat lengkap kantor

:

Lingkup eselon I

:

No. Telepon

:

Nama lengkap pimpinan

:

NIP

:

Penilaian T. A.

: Tahun berjalan

Nama kegiatan strategis

: 1........................................................................................................ 2....................................................................................................... 3......................................................................................................

Obyek wawancara

: 1....................................................................................................... 2...................................................................................................... 3.....................................................................................................

Aktivitas Penilaian*

: O Wawancara O Cek dan copy dokumen O Survei lapangan**

Catatan : * = Contreng pada pilihan lingkaran bila melakukan aktivitas tersebut ** = Bila melakukan survei ke lokasi di luar kantor yang dilakukan penilaian

43

Lampiran 7. Daftar dokumen bahan penilaian SPI

DAFTAR DOKUMEN DALAM RANGKA PENILAIAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) PADA UNIT KERJA LINGKUP DITJEN PETERNAKAN Periode penilaian tahun berjalan.....................

1.Satuan Pelaksana Pengendalian Intern A. SK (Surat Penugasan) Tim SPI B. Dokumen rencana penganggaran kegiatan SPI di DIPA tahun berjalan C. Absensi rapat intern/notulen Tim SPI D. Dokumen program kerja Satlak PI E. Dokumen Agenda kegiatan F. Laporan pelaksanaan kegiatan-kegiatan SPI G. SOP Satlak PI H. Pedoman Satlak PI I.

Dokumen penugasan personil mengikuti berbagai aktivitas SPI, baik yang dilaksanakan di lingkungan Kementerian Pertanian, maupun di lingkup Ditjen Peternakan

J.

Penerimaan penghargaan dalam berbagai acara SPI di lingkup kementerian Pertanian

K. Dokumen absensi rapat/notulen/undangan rapat kepada Satlak PI binaan

43

Lampiran 8. Daftar penerimaan penghargaan SPI

DAFTAR PENERIMAAN PENGHARGAAN /AKREDITASI Daftar inventarisasi penghargaan yang diterima oleh satker/UPT dan masih berlaku sesuai periode yang tertera, terkait penilaian bidang kualitas kinerja atau manajemen oleh pihak ketiga yang kompeten: a. b. c. d. Catatan: Dokumen asli berupa sertifikat, fisik piala, plakat atau bentuk lainnya, harus diperlihatkan.

43

Lampiran 9. Berita acara hasil pelaksanaan penilaian SPI

BERITA ACARA PENILAIAN SPI PADA UNIT KERJA LINGKUP DITJEN PETERNAKAN

Tim Penilai telah selesai melaksanakan tugas sesuai Surat Perintah Tugas No......................, dengan menggunakan metode wawancara, analisis dokumen dan kunjungan lapangan.

.............................,....../...../2009

Tim Penilai:

Pimpinan Instansi/Yang mewakili

....................(.................) NIP.

Stempel

.....................(................)

...........................................

NIP.

NIP.

43

KATA PENGANTAR. Jakarta, Maret 2010 Direktur Jenderal Peternakan. Dr.Ir. Tjeppy D. Soedjana, M.Sc

Recommend Documents