TINJAUAN PELAYANAN PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS (DRM) RAWAT JALAN PASIEN LAMA KE POLIKLINIK BERDASARKAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DI RSUD RAA SOEWONDO PATI TAHUN 2016
KARYA TULIS ILMIAH Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma (Amd, PK) dari Program Studi DIII RMIK
Oleh : ANDI MARYANI D22.2013.01436
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2016 i
HALAMAN HAK CIPTA
© 2016 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah Ada Pada Peneliti
ii
iii
iv
v
vi
vii
HALAMAN PERSEMBAHAN
Alhamdulillah hirobbil’alamin, puji syukur kehadirat ALLAH SWT atas limpahan rahmat serta karunia-NYA, membawa kemudahan kepada saya dalam menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini. Junjungan Nabi Muhammad SAW yang kita nantikan syafa’atnya di hari akhir kelak. Karya tulis ilmiah ini secara khusus Kupersembahkan kepada : Kepada MAMA,PAPA, Kakak, dan keluarga di rumah yang senantiasa memberi dorongan serta motivasi untuk segera lulus My beloved friends kk zizong, kk popon dan seluruh mahasiswa DIII RMIK tahun 2013 yang selalu ada untuk menemani dan mengerjakan Karya Tulis Ilmiah ini bersama – sama. Semua Dosen Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro yang senantiasa sabar dalam membimbing kami mahasiswanya.
SALAM SEMANGAT PARA PEJUANG TOGA !!!
viii
RIWAYAT HIDUP
Nama
: Andi Maryani
Tempat & Tanggal Lahir
: Bima, 15 Desember 1995
Jenis Kelamin
: Perempuan
Agama
: Islam
Alamat
:jl. Sudirman Rabangodu Utara Kota Bima Nusa tenggara Barat (NTB)
Riwayat Pendidikan 1. SD Negeri 19 Kota Bima tahun 2006-2009 2. SMP Negeri 1 Kota Bima tahun 2009-2011 3. SMA Negeri 11 Makassar tahun 2011-2013 4. Program studi D-III RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2013-2016
ix
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa yang btelah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga saya dapat menyusun karya tulis ilmiah ini dengan
judul
“Analisa
Kebutuhan
Tenaga
Kerja
Petugas
Assemblingdan
KodingBerdasarkan Teori WISNdi RSUD UngaranTahun 2016”. Tidak lupa saya ucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang membantu hingga terselesaikannya karya tulis ilmiah ini. Terimaksih saya ucapkan kepada : 1.
Dr.Ir.Edi
Noersasongko,
M.Kom,
selaku
Rektor
Univerasitas
Dian
Nuswantoro Semarang 2.
Dr.dr.Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
3.
Arif Kurniadi, M.Kom selaku Ketua Program Studi D3 rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
4.
Dr. Suworo Nurcahyono, M.Kes selaku Direktur Utama RSUD RAA Soewondo Pati
5.
Mujianto, M.Kes selaku Kepala Instalasi Rekam Medis RSUD RAA Soewondo Pati
6.
Seluruh staf rekam medis di RSUD RAA Soewondo Pati
7.
Maryani Setyowati, M.Kes selaku Dosen Pembimbing KTI (Karya Tulis Ilmiah)
x
xi
Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2016
ABSTRAK
ANDI MARYANI TINJAUAN PELAYANAN PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN PASIEN LAMA BERDASARKAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DI RSUD RAA SOEWONDO PATI TAHUN 2016
xx + 62 Hal + 8 Tabel + 4 Gambar + 8 Lampiran Berdasarkan survei awal, terdapat 7/10 dokumen rekam medis memerlukan waktu penyediaan ≥ 15 menit. Hal tersebut tidak sesuai dengan standar waktu pelayanan penyediaan dokumen rekam medis yang ditetapkan oleh rumah sakit. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui gambaran dokumen rekam medis rawat jalan pasien lama ke poliklinik berdasarkan Standar Operasional Prosedur di RSUD RAA Soewondo Pati. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan metode observasi dan wawancara. subjek penelitian ini adalah 1 orang kepala rekam medis dan 4 orang petugas filing rawat jalan di RSUD RAA Soewondo Pati. Sedangkan objek penelitian adalah jumlah dokumen rekam medis pada tahun 2016 dan standar prosedur operasional tentang prosedur pelayanan dokumen rekam medis di filing rawat jalan. Berdasarkan hasil penelitian, Petugas filing tidak melakukan tugasnya sesuai dengan standar prosedur operasional karena tidak memahami isi dari standar prosedur operasional tersebut. Terdapat 68 dari 95 dokumen rekam medis (71,58%) dengan waktu pelayanan > 10 menit dengan rata-rata waktu penyediaan 17 menit. Saran penelitian ini yaitu Rumah sakit sebaiknya melakukan pemasangan standar prosedur operasional pada setiap bagian. Rumah sakit mempertimbangkan penggunaan tracer pada bagian filing dan melakukan evaluasi terhadap bagian distribusi agar waktu yang digunakan untuk pelayanan DRM lebih efisien.
Kata kunci Referensi
: pelayanan dokumen rekam medis, waktu pelayanan, SOP : 16 buah (1993-2015)
xii
Diploma Degree (D-3) of Medical Records and Health Information Faculty of Health, Dian Nuswantoro University Semarang 2016
ABSTRACT ANDI MARYANI REVIEW OF OUTPATIENT MEDICAL RECORDS PROVISION SERVICE BASED ON STANDARD OPERATIONAL PROCEDURES IN RAA SOEWONDO PATI REGIONAL PUBLIC HOSPITAL PATI, 2016 Xx + 62 pages + 8 table + 4 Figures+ 8 Appendixs
Based on the preliminary survey, there were 7/10 medical records document takes provision of ≥ 15 minutes. It was not in accordance with the provision standard medical that applied in the hospital. The purpose of this study was to determine the description of outpatient medical records form past patients to the clinic based on standard operating procedures in RAA Soewondo Regional Public Hospital Pati. This type of research was descriptive with observation and interviews methods. Subject study was the chief of medical records and 4 outpatient filing officers in RAA Soewondo Regional Public Hospital Pati. Object study were medical records document in 2016 and standard operational procedures about medical records services in outpatient filing section. Based on research results, filing officer did not perform their duties in accordance with standard operating procedures because they do not understand its contents. Ther were 68 of 95 documents with service time > 10 minutes, with an average service time were 17 minutes. We recommend that, The hospital should conduct the installation for standard operating procedures in each section. Hospitals consider the use of tracer on the filing and evaluate the distribution section so that the time used for medical records services can be more efficient.
Keywords: medical record document service, service time, standard operasional procedure. Reference: 16 pieces (1993-2015)
xiii
DAFTAR ISI
Halaman Judul .................................................................................
i
Halaman Hak Cipta ..........................................................................
ii
Halaman Persetujuan ......................................................................
iii
Halaman Pengesahan .....................................................................
iv
Keaslian KTI.....................................................................................
v
Pernyataan Persetujuan Publikasi KTI .............................................
vi
Halaman Persembahan ...................................................................
vii
Halaman Riwayat Hidup ..................................................................
viii
Kata Pengantar ................................................................................
ix
Abstrak.. ...........................................................................................
xi
Abstrack.. .........................................................................................
xii
Daftar Isi ..........................................................................................
xiii
Daftar Tabel .....................................................................................
xvi
Daftar Gambar .................................................................................
xvii
Daftar Lampiran ...............................................................................
xviii
Daftar Singkatan ..............................................................................
xix
BAB I :
PENDAHULUAN ......................................................................
1
A. Latar Belakang ....................................................................
1
B. Rumusan Masalah ..............................................................
3
xiv
C. Tujuan Penelitian ................................................................
3
D. Manfaat Penelitian...............................................................
4
E. Ruang Lingkup ....................................................................
5
F. Keaslian Penelitian ..............................................................
6
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA ................................................................
8
A. Rumah Sakit........................................................................
8
B. Rekam Medis ......................................................................
9
C. Pelayanan Rawat Jalan .......................................................
11
D. Filing ..................................................................................
12
E. Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis (DRM) ..........
14
F. Kebijakan ............................................................................
16
G. Waktu Tunggu Pelayanan ...................................................
16
H. Standar Operasonal Prosedur (SOP) ..................................
17
I.
Mutu Pelayanan Kesehatan ................................................
18
J. Kerangka Teori....................................................................
21
METODE PENELITIAN............................................................
22
A. Kerangka Konsep ................................................................
22
B. Jenis Penelitian ...................................................................
23
C. Variabel Penelitian ..............................................................
23
D. Definisi Operasional ............................................................
24
E. Populasi dan Sampel ..........................................................
25
BAB III:
xv
F. Pengumpulan Data..............................................................
26
G. Pengolahan Data ................................................................
28
H. Analisis Data .......................................................................
29
BAB IV : HASIL PENGAMATAN ............................................................
30
A. Gambaran Umum Rumah Sakit...........................................
30
B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis ..................................
36
C. Kebijakan Pelayanan DRM Pasien Lama Rawat jalan .........
40
D. Pelaksanaan SOP Pelayanan DRM Rawat Jalan ................
42
E. Alur Prosedur Pelayanan DRM Pasien Lama Rawat Jalan..
45
F. Waktu Pelayanan DRM Pasien Lama Rawat Jalan .............
48
PEMBAHASAN ........................................................................
51
A. Kebijakan Pelayanan DRM Pasien Lama Rawat jalan .........
51
B. Pelaksanaan SOP Pelayanan DRM Rawat Jalan ................
52
C. Alur Prosedur Pelayanan DRM Pasien Lama Rawat Jalan..
53
D. Waktu Pelayanan DRM Pasien Lama Rawat Jalan .............
55
BAB VI : KESIMPULAN SARAN ...........................................................
58
A. Kesimpulan .........................................................................
58
B. Saran ..................................................................................
60
DAFTAR PUSTAKA.................................................................................
62
BAB V :
LAMPIRAN
xvi
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 tabel keaslian penelitian ...........................................................
6
Tabel 3.1 definis operasional ...................................................................
24
Tabel 4.1 wawancara kebijakan pelayanan DRM RJ kepad petugas filing
40
Tabel 4.2 wawancara kebijakan pelayanan DRM kepada kepala RM ......
41
Tabel 4.3 pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) .................
42
Tabel 4.4 wawancara pelaksanaan SOP pelayanan DRM kepada petugas filing rawat jalan ................................................................................
43
Tabel 4.5 waktu pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) RJ ..............
49
Tabel 4.6 wawancara waktu pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) RJ kepada petugas filing ...........................................................................
xvii
50
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 kerangka teori ......................................................................
21
Gambar 3.1 kerangka konsep ..................................................................
22
Gambar 4.1 struktur organisasi rekam medis RSUD RAA Soewondo Pati
39
Gambar 4.2 alur prosedur pelayanan DRM rawat jalan............................
45
xviii
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat izin penelitian 2. Pedoman observasi pelaksanaan Standar operasional Prosedur (SOP) 3. Hasil observasi pelaksanaan Standar operasional Prosedur (SOP) 4. Hasil observasi waktu pelayanan Dokumen Rekam Medis rawat jalan pasien lama. 5. Pedoman Wawancara Kepala Rekam Medis 6. Pedoman Wawancara Petugas filing rawat jalan 7. Rekapan hasil wawancara 8. SOP pengukuran sasaran mutu waktu tunggu proses pendaftaran sampai ke poliklimik ≤ 10 menit
xix
DAFTAR SINGKATAN
1. SOP
= Standar Operasional Prosedur
2. DRM = Dokumen Rekam Medis 3. SPM
= Standar Pelayanan minimal
4. URM = Unit Rekam Medis 5. RSUD = Rumah Sakit Umum Daerah 6. SEP
= Surat Eligibilitas Peserta
7. TPPRJ = Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan 8. SDM
= Sumber Daya Manusia
xx
1
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah sakit adalah institusi pelayanan yang kompleks, padat pakar dan padat modal. Kompleksitas ini muncul karena pelayanan rumah sakit menyangkut berbagai fungsi mencakup tingkatan maupun jenis disiplin agar rumah sakit melakasanakan tugas profesional ehatan. Untuk mutu.[1] Instalasi rekam medis terbagi atas beberapa bagian yaitu (rawat inap, dan rawat jalan), assembling, koding, filling, dan analising / reporting.[2] Salah satu bagian yang menunjang kelancaran pelayanan di bidang rekam medis adalah bagian filing yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan rekam medis. Dalam kaitannya dengan pelayanan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan, filing dituntut menyediakan yang dikehendaki secara cepat dan tepat dengan tetap memperhatikan kebijakan yang berlaku.[2] Pelayanan yang cepat dan tepat merupakan keinginan semua konsumen baik pemberi pelayanan klinik juga dapat menjadi salah satu indikator dalam mengukur. Semakin cepat dokumen rekam medis sampai ke klinik maka semakin cepat pelayanan yang akan diberikan kepada pasien.[3] Hal tersebut harus disesuaikan dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan oleh rumah sakit sebagai acuan dalam mengatur sakit yang harus dipatuhi oleh semua petugas pada setiap unit. Berdasarkan survey awal pada bulan Mei Tahun 2016 di RSUD RAA
2
Soewondo terlihat pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) melebihi ketetapan waktu pada Standar Operasional Prosdur (SOP) pengukuran sasaran mutu waktu tunggu proses pendaftaran sampai ke poliklinik yaitu ≤ 10 menit yang telah ditentukan oleh rumah Soewondo Pati. Dari 10 (sepuluh) Dukumen Rekam Medis (DRM) yang dijadikan sampel terdapat 7 (tujuh) Dokumen Rekam Medis (DRM) dengan presentase 70 % dan waktu yang dibutuhkan ≥ 15 menit . Berdasarkan waktu pelayanan Dokumen Rekam Medis dari tempat pendaftaran yang ditemukan, maka terdapat masalah yaitu pelayanan dokumen rekam medis yang melebihi ketetapan waktu pada Standar Operasional Prosedur (SOP). Hal tersebut disebabkan oleh beberapa faktor yaitu tidak dirak file karena belum dikembalikan setelah digunakan, tidak digunakannya tracer sehingga dapat mengalami kesulitan dalam mencari berkas rekam medis, dan petugas pengantar berkas rekam medis yang menunda pengantaran. Jika hal tersebut terus– menerus didiamkan tanpa perbaikan maka akan berdampak pada berkurangnya jumlah kunjungan poliklinik rumah sakit dan kepercayaan pasien terhadap pelayanan hilang sehingga membuat kerugian pada pemasukan rumah sakit. Dengan adanya kendala yang berpengaruh terhadap pelayanan dokumen rekam medis poliklinik RSUD RAA Soewondo Pati inilah yang tinjauan pada masalah tersebut agar pelayanan dokumen rekam medis rawat jalan pasien lama ke poliklinik RSUD RAA Soewondo Pati dapat semakin cepat dan tepat waktu sesuai kebijakan yang telah ada.
3
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka peneliti tertarik mengambil judul penelitian tentang Tinjauan waktu Pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) Rawat Jalan Pasien Lama ke poliklinik Berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) di RSUD RAA Soewondo Pati Tahun 2016.
B. Rumusan Masalah Berdasarkan permasalahan yang ada yaitu pelayanan dokumen rekam medis yang melebihi ketetapan Standar Operasional (SOP) yang dtentukan oleh rumah sakit. maka memunculkan rumusan masalah yaitu: “Bagaimana gambaran pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) rawat jalan pasien lama ke poliklinik berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) di RSUD RAA Soewondo Pati Tahun 2016? “
C. Tujuan Penelitian 1.
Tujuan Umum Mengetahui gambaran pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) rawat jalan pasien lama ke poliklinik berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) di RSUD RAA Soewondo Pati.
2.
Tujuan Khusus a. Mendeskripsikan kebijakan pelayanan Dokumen Rekam Medis rawat jalan pasien lama di RSUD RAA Soewondo Pati. b. Mendeskripsikan pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) mengenai pelayanan Dokumen Rekam Medis rawat jalan pasien lama di RSUD RAA Soewondo Pati.
4
c. Mendeskripsikan alur prosedur pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) pasien lama di RSUD RAA Soewondo Pati. d. Mendeskripsikan waktu pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) rawat jalan pasien lama di RSUD RAA Soewondo Pati.
D. Manfaar Penelitian 1.
Bagi Rumah Sakit Sebagai bahan evaluasi mengenai pengelolaan rekam medis . Selain itu dapat menjadi bahan pertimbangan untuk menyusun sebuah kebijakan dalam meningkatkan mutu pelayanan rekam medis.
2.
Bagi Institusi Sebagai bahan bacaan untuk menambah wawasan bagi mahasiswa
khususnya dan masyarakat umumnya juga sebagai
bahan referensi bahwa penulis telah menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan pendidikan DIII Rekam Medis. 3.
Bagi Peneliti Sebagai aplikasi teori yang diperoleh dari bangku pendidikan dan menambah pengetahuan, wawasan serta pengalaman yang berharga memasuki dunia kerja.
E. Ruang Lingkup 1.
Lingkup Keilmuan Lingkup keilmuan penelitian ini adalah rekam medis dan informasi kesehatan.
2.
Lingkup Materi
5
Lingkup materi yang ada dalam penelitian ini adalah alur prosedur khususnya Standar Operasional Prosedur (SOP). 3.
Lingkup Lokasi Lingkup lokasi pada penelitian ini adalah ditempat penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan RSUD RAA Soewondo Pati.
4.
Lingkup Metode Metode yang digunakan adalah metode observasi dan wawancara.
5.
Lingkup Objek (sasaran) Lingkup objek penelitian ini adalah dokumen rekam medis pasien lama rawat jalan.
6.
Lingkup Waktu Lingkup waktu yang digunakan untuk penelitian dilakukan mulai bulan Mei tahun 2016.
6
F. Keaslian Penelitian Tabel 1.1 Keaslian Penelitian No Peneliti 1 Puja vikka ristya
2
Desi Ariyani
3
Emilia
3
Permata Adi Raja
Judul penelitian Kepatuhan petugas TPPRJ dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) pendaftaran pasien BPJS di RS Pantiwilasa DR.Cipto kota semarang tahun 2015 Tinjauan kepatuhan petugas filing rawat jalan terhadap protap filing rekam medis di RSUD Kota Semarang tahun 2014 Faktor-faktor penyebeb lama ditemukannya berkas rekam medis di RSJD dr. Soejarwadi klaten.
Metode Metode penelitian yang digunakan yaitu deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
Hasil Sebagian besar petugas patuh terhadap semua prosedur dengan presentase 100%. Namun masih ada aspek yang belum dipatuhi oleh petugas yaitu teliti kartu BPJS.
Metode penelitian yang digunakan yaitu deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
Latar belakang pendidikan masih kurang, pengembangan diri dan tingkat kepatuhan masih kurang.
Metode penelitian yang digunakan yaitu deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
Penyebab lama ditemukannya berkas rekam medis meliputi beberapa faktor yaitu pasien tidak membawa kartu berobat, penyimpanan KIUP yang teratur, berkas (berkas rekam medis di pengelohan dan sumber daya manusia. Analisis faktor Metode yang Waktu Penyebab digunakan penyediaan Keterlambatan yaitu analitik dokumen rekam waktu observasional medis jalan yang Penyediaan [di RSU Haji Dokumen Surabaya secara
7
Rekam Medis Rawat Jalan di RSU Haji Surabaya. 4
Kusnaedi
Faktor-Faktor yang Menyebabkan Terlambatnya Berkas Rekam Medis Sampai ke Poliklinik dalam Menunjang pada Pasien Lama RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
penelitian yang digunakan yaitu deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
5
Winarni
Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Berdasarkan Standar Pelayanan di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
penelitian yang digunakan yaitu deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
Persamaan
antara
penelitian
sekarang
hanya yaitu variabel ketersediaan SDM dan variabel SOP. Faktor-faktor yang menyebabkan berkas rekam medis sampai ke poliklinik diantaranya adalah berkas rekam medis masih di bagian keuangan, peletakkan berkas dan salah penyebutan nomer rekam medis saat dimintakan oleh bagian pendaftaran pasien. Rata-rata waktu Penyediaan yaitu 14,52 menit. dengan penetapan Standar Minimalnya yaitu 10 menit.
dengan
penelitian
sebelumnya adalah sama-sama observasi terhadap pelayanan dokumen rekam medis rawat jalan. Sedangkan perbedaan penelitian sekarang dengan penelitian sebelumnya adalah pada penelitian yaitu RSU Haji Surabaya, dan RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta. sedangkan sekarang dilakukan di RSUD RAA Soewondo Pati.
8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah sakit 1. Pengertian Rumah Sakit Rumah sakit adalah institusi pelayanan yang kompleks, padat pakar dan padat modal. Kompleksitas ini muncul karena pelayanan rumah sakit menyangkut berbagai fungsi pelayanan, pendidikan, serta mencakup berbagai tingkatan maupun jenis disiplin agar rumah sakit melasanakan tugas profesional
baik
dibidang teknis medis maupun admintrasi kesehatan. Untuk menjaga dan meninatkan mutu rumah sakit harus mempunyai suatu ukuran yang menjamin peningkatan mutu.[1] 2. Fungsi Rumah Sakit Misi dari rumah sakit memberi pelayanan kesehatan yang yang bermutu untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. rumah sakit umum adalah melaksanakan upaya pemulihan yang dilaksanakan
secara
terpadu
dengan
peningkatan
serta
pelaksanaan rujukan. Untuk menyelenggarakan fungsi rumah sakit dengan kegiatan sebagai berikut : a. Pelayanan medis b. Pelayanan dan asuhan keperawatan c. Pelayanan penunjang medis dan non medis. [1]
9
B. Rekam medis 1. Pengertian Rekam Medis Menurut Permenkes RI No.269/Menkes/Per/III/2008 Bab 1 pasal 1 tentang rekam medis, menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien,
pemeriksaan,
pengobatan,
tindakan
dan
pelayanan lain diberikan kepada pasien. Sedangkan menurut Huffman EK, 1992 menyampaikan batasan rekam medis adalah : rekaman catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana pelayanan yang diberikan kepada pasien yang menurut mengenai pasien pelayanan yang diperolehnya serta informasi yang cukup menemukenali membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya. 2. Tujuan Rekam Medis Rekam medis bertujuan untuk menyediakan informasi guna memudahkan pengelolaan dalam pelayanan kepada pasien dan memudahkan
kemanajerial
(perencanaan,
pengorganisasian,
pelaksanaan, penilaian, dan oleh pemberi pelayanan klinis dan adminstrasi pada sarana pelayanan kesehatan. [6] 3. Kegunaan Rekam medis Melihat dari pentingnya catatan rekam medis dan kegunaan rekam menjadi ALFRED yaitu :
[5]
10
a.
Administration (administrasi) Data informasi yang dihasilkan rekam medis dapat digunakan, melaksanakan fungsinya guna pengelolaan berbagai sumber.
b.
Legal (hukum) Sebagai alat bukti hukum yang dapat melindungi pasien, provider serta, (dokter, perawat, dan kesehatan lainya) pemilik sarana kesehatan.
c.
Financial (keuangan) Untuk menghitung biaya yang harus dibayar pasien, serta untuk diksi pendpatan dan biaya sarana pelayanan kesehatan.
d.
Research (penyelidikan) Berbagai macam penyakit yang tercatat ke dalam dokumen rekam medis dapat di penelusuran guna kepentingan penelitian.
e.
Education (pendidikan) Peneliti (mahasiswa dan pelajar) dapat belajar dan mengembangkan menggunakan Dokumen Rekam Medis.
f.
Documentation (dokumentasi) Rekam medis dokumen rahasia karena memiliki sejarah medis seseorang.
11
C. Pelayanan Rawat Jalan Tempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ) merupakan pintu masuk pertama dalam penerimaan dan pendaftaran pasien rawat jalan karena dimana setiap pasien di rumah sakit harus terlebih dahulu mendaftar ke TPPRJ medis dengan penerimaan pasien / pendaftaran dijelaskan sebagai berikut : 1. Melaksanakan proses penyelenggaraan pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan / rawat inap IGD. 2. Melakukan untuk mengisi identitas pribadi data sosial pasien rawat jalan. 3. Menyiapkan rekam medis rawat jalan meminta rekam medis rawat jalan ke petugas rekam penyimpanan. 4. Mengisi buku register rawat jalan. 5. Membuat Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP). Kegiatan rekam medis yang berkaitan dengan penerimaan pasien baru dijelaskan sebagai berikut : 1.
Setiap pasien baru yang diterima ditempat pendaftaran pasien TPPRJ ditanya oleh petugas untuk mendapatkan data identitas yang akan diisikan formulir Ringkasan Riwayat Klinik.
2.
Setiap pasien baru akan memperoleh nomor rekam medis yang akan digunakan pengenal. Kartu pengenal harus dibawa pada kunjungan berikutnya. Baik sebagai pasien rawat jalan maupun pasien inap.
3.
Berkas rekam pasien baru akan dikirim oleh petugas sesuai dengan poliklinik yang dituju.
12
4.
Berkas pasien yang akan dirawat akan dikirim ke ruang perawatan. [7] Kegiatan rekam medis yang berkaitan dengan penerimaan pasien
baru dijelaskan sebagai berikut : 1.
Setiap
pasien
lama
akan
memiliki
kartu
berobat
yang
dipergunakan setiap kali kujungan, baik rawat jalan maupun rawat inap. 2.
Petugas akan nomor rekam medis yang terdapat pada kartu berobat milik pasien, data pasien otomatis telah ada dikomputer. Kemudian data dicetak untuk dicarikan berkas rekam medis di bagian penyimpanan.
3.
Pasien akan agar menunggu di poliklinik yang dituju.
4.
Berkas rekam pasien akan dikirim oleh petugas sesuai dengan poliklinik yang dituju.
D. Filing 1.
Pengertian Filing
adalah
pengaturan
dan
penyimpanan
dokumen
berdasarkan sistem penataan tertentu melalui prosedur yang sistematis, sehingga kembali secara cepat dan tepat.[8] 2.
Tugas Pokok Bagian filling adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok diantaranya yaitu :
13
a.
Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan dokumen rekam medis.
b.
Mengambil kembali dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
c.
Meretensi dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan
d.
Memisahkan dokumen rekam medis in-aktif dari dokumen rekam medis aktif.
3.
e.
Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.
f.
Menyimpan rekam medis yang diabadikan.
g.
Membantu dalam formulir rekam medis.
h.
Menghitung kehilangan dokumen rekam medis.[7]
Peran dan Fungsi Petugas Filing Adapun peran dan fungsi dari filing dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai : a.
Sebagai penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
b.
Sebagai pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi data rekam medis.
c.
Sebagai pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, bahaya kimiawi, bahaya biologi, pencurian. Dokumen rekam medis harus dikelola dan
dilindungi
kerahasiaannya.
sehingga
aman
dan
tetap
terjaga
14
E. Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis (DRM) 1. Peminjaman Dokumen Rekam Medis (DRM) a.
pemeriksaan
dokumen
rekam
medis
adalah
proses
peminjaman DRM oleh dokter, perawat dan petugas lain didalam lingkungan rumah sakit untuk kepentingan berobat ulang,
edukasi,
penelitian
ataupun
untuk
kasus
di
pengadilan. b.
Tidak diperbolehkan dokumen rekam medis dibawa keluar dari ruang rekam medis tanpa ada permintaan
c.
Yang berhak meminjam dokumen rekam medis adalah tenaga medis, tenaga keperawatan, tenaga kesehatan lain, tenaga non kesehatan sesuai ketentuan yang berlaku.
d.
Peminjaman dokumen rekam medis menyebutkan nomor rekam, nama pasien, asal instansi, nama peminjam dan tujuan peminjam.
e.
Peminjaman dokumen rekam medis harus secara tertulis memakai bon pinjam dan tracer pada tempat penyimpanan serta sebutkan tujuan peminjaman.
f.
Peminjaman dokumen rekam medis untuk kepentingan publikasi harus ada persetujuan tertulis pasien dan dokter yang izin dari direksi.
g.
Batas waktu peminjaman dokumen rekam medis untuk kepentingan rawat ulang dengan lamanya pasien dirawat.
15
2. Retrival dokumen rekam medis dan pemasangan petunjuk keluar (outguide) a. Hanya petugas rekam medis yang berwenang untuk mengambil
dokumen
rekam
medis
dari
tempat
penyimpanan. b. Berobat maupun untuk kepentingan lainnya harus memakai tracer sebagia petunjuk keluar dokumen rekam medis. c. Pengambilan dokumen rekam medis dilakukan atas dasar permintaan untuk kepentingan berobat ulang, laporan khusus, edukasi, penelitian ataupun untuk kasus di pengadilan. d. Pengambilan dokumen rekam medis dilakukan oleh petugas rekam medis sesuai prosedur yang berlaku. Tempat dimana berkas diambil harus diberikan petunjuk keluar (outguide) yang ada tanda bukti peminjaman. e. Petugas rekam medis membuatkan tracer sebagai petunjuk keluar rekam medis. Bon peminjaman dibuat 3 (tiga) rangkap yaitu lembar putih merah untuk diletakkan di berkas, lembar kuning untuk diletakkan di tracer dan mencatat di buku ekspedisi. 3. Pengembalian Dokumen Rekam Medis (DRM) a. Proses
pengembalian
DRM
petugas
rekam
medis
mengambil dan mencocokkan pada lembaran print, dimana jumlah dokumen rekam medis yang dikembalikan harus
16
sesuai dokumen rekam medis yang keluar dari instalasi rekam medis. b. Waktu pengembalian dokumen rekam medis rawat jalan 1 x 24 jam setelah pasien selasai berobat, rekam medis rawat inap paling lambat 2 x 24 jam terhitung sejak pasien pulang. c. Pengembalian
dokumen
rekam
medis
yang
bukan
kepentingan berobat atau perawatan harus dikembalikan 3 x 24 jam. d. Peminjaman dokumen rekam medis berkewajiban untuk mengembalikan dokumen rekam medis yang dipinjam keadaan baik dan tepat waktu. [9]
F. Kebijakan Titmuss mendefinisikan kebijakan sebagai prinsip-prinsip yang mengatur tindakan yang diarahkan kepada tujuan-tujuan tertentu. Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa kebijakan adalah suatu ketepatan yang memuat prinsip-prinsip untuk mengarahkan cara-cara bertindak yang di buat dengan terencana dan konsisten dalam mencapai tujuan tertentu. [10]
G. Waktu Tunggu Pelayanan Waktu tunggu adalah waktu yang dipergunakan oleh pasien untuk mendapat pelayanan rawat jalan dan rawat inap dari tempat pendaftaran sampai masuk ke ruang pemeriksaan dokter. [11] Waktu tunggu di rumah sakit berkaitan pelayanan kesehatan meliputi pelayanan rekam medis, gawat darurat, pelayanan poliklinik dan
17
sebagainya. Waktu tunggu adalah digunakan oleh petugas kesehatan di memberikan pelayanan pada pasien. Waktu tunggu merupakan masalah yang sering menimbulkan keluhan rumah sakit. Lama waktu tunggu pasien mencermikan bagaimana rumah sakit mengelola pelayanan yang disesuaikan dengan situasi dan harapan pasien. [12] Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman. Pelayanan rekam medis rawat jalan dimulai dari tempat pendaftaran memperoleh dokumen rekam myang akan pelayanan kesehatan. Berdasarkan standar penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah 10 menit, dan pelayanan dokumen rekam medis rawat inap selama 15 menit. [12] Dalam pelayanan rawat jalan di rumah sakit, waktu tunggu adalah waktu yang dipergunakan untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dan rawat pemeriksaan dokter. Disebut jika waktu tunggu kurang dari atau sama dengan 10 menit. dan disebut lama jika waktu tunggu lebih dari 10 menit. [12]
H. Standar Operasional Prosedur (SOP) Standar operasional prosedur adalah pedoman standar operasinal dalam mengimplementasikan keputusan dalam suatu tindakan yang terstruktur dan dapat dipertanggungjawabkan.Monitoring dan evalusai berfungsi untuk selalu memonitori dan mengevaluasi kualitas, kelancaran operasional dan pemanfaatan dari komponen siklus. Melalui monitoring dan evaluasi diharapkan dinamika proses dalam siklus dapat diikuti dan pemanfaatan sistem dapat optimal. [13]
18
I.
Mutu Pelayanan Kesehatan Mutu Pelayanan Kesehatan menurut DepKes yaitu kinerja yang menunjuk pada tingkat kesempurnaan pelayanan kesehatan yang disatu pihak dapat menimbulkan kepuasan pada pasien sesuai dengan tingkat kepuasan rata-rata penduduk, serta tata cara penyelenggaraannya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Peningkatan kualitas pelayanan menurut Parasuraman terdapat 14 unsur yang “relevan, valid, dan reliable”, unsur minimal yang harus ada sebagai dasar pengukuran indeks kepuasan masyarakat yaitu : 1. Prosedur pelayanan, yaitu tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dilihat dari sisi kesederhanaan alur pelayanan. 2. Persyaratan
pelayanan,
yaitu
persyaratan
teknis
dan
administratif yang diperlukan untuk mendapatkan pelayanan sesuai dengan jenis pelayanannya. 3. Kejelasan petugas yaitu keberadaan dan kepastian petugas yang memberikan pelayanan. 4. Kedisiplinan petugas pelayanan, yaitu kesungguhan petugas dalam pelayanan terutama terhadap konsistensi waktu kerja sesuai ketentuan yang berlaku. 5. Tanggung jawab petugas pelayanan, yaitu kejelasan wewenang dan
petugas
pelayanan.
dalam
penyelenggaraan
dan
penyelesaian
19
6. Kemampuan petugas pelayanan, yaitu tingkat keahlian dan keterampilan petugas dalam memeberikan atau menyelesaikan pelayanan kepada masyarakat. 7. Kecepatan pelayanan, yaitu target waktu pelayanan dapat diselesaikan
waktu
yang
telah
ditentukan
oleh
unit
penyelenggaraan pelayanan. 8. Keadilan mendapatkan pelayanan, yaitu pelaksanan pelayanan dengan tidak membedakan golongan atau status masyarakat yang dilayani. 9. Kesopanan dan keramahan petugas, yaitu sikap dan prilaku petugas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat secara sopan dan ramah serta saling menghargai dan menghormati. 10. Kewajiban biaya pelayanan, yaitu keterjangkauan masyarakat terhadap besarnya biaya yang telah ditetapkan oleh unit pelayanan. 11. Kepastiaan biaya pelayanan, yaitu kesesuian antara biaya yang dibayarkan dengan yang ditetapkan. 12. Kepastian jadwal pelayanan, yaitu pelaksanaan waktu pelayanan dengan ketentuan yang telah ditetapkan. 13. Kenyamanan lingkungan, yaitu kondisi sarana dan prasarana pelayanan rapi, dan teratur sehingga dapat memberikan rasa nyaman kepada penerima pelayanan. 14. Keamanan pelayanan, yaitu terjaminnya tingkat keamanan lingkungan unit pelayanan ataupun sarana yang digunakan
20
sehingga merasa tenang terhadap risiko-risiko yang pelayanan. [12]
untuk mendapatkan pelayanan diakibatkan
dari
pelaksanaan
21
J. Kerangka Teori
Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP)
waktu pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM)
Kebijakan pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM)
Alur prosedur pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM)
Gambar 2.1 Kerangka Teori Sumber : 10, 12, 13
22
BAB III METODE PENELITIAN A. Kerangka konsep
Kebijakan pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM)
Waktu pelayanan
Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Dokumen Rekam Medis (DRM)
Alur pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM)
Gambar 3.1 Kerangka Konsep
23
B. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif yaitu penelitian yang mengamati keadaan objek yaitu pelayanan dokumen rekam medis rawat jalan. Sedangkan metode yang digunakan adalah observasi yaitu melihat objek secara langsung keadaan masalah diamati dan wawancara.
C. Variabel Penelitian Variabel dalam penelitian ini adalah : 1. Kebijakan pelayanan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama. 2. Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan DRM Rawayt Jalan Pasien Lama. 3. Alur prosedur pelayanan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama. 4. Waktu pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) Rawat Jalan Pasien Lama.
24
D. Definisi Operasional Tabel 3.1 Definisi Operasional
No 1
2
Variabel Penelitian
Definisi
Kebijakan pelayanan
Peraturan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit sebagai
Dokumen Rekam
acuan pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) di unit
Medis (DRM)
rawat jalan RSUD RAA Soewondo Pati.
Pelaksanaan standar
Hasil observasi terhadap pelaksanaan kegiatan dari
operasional prosedur
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berhubungan dengan Rekam Medis (DRM) unit rawat jalan di RSUD RAA Soewondo Pati.
3
Alur
prosedur Gambaran tahap-tahap yang dilakukan dalam pelayanan
pelayanan
Dokumen Dokumen Rekam Medis (DRM) dgunakan di bagian filing
rekam Medis (DRM) 4
Waktu
rawat jalan RSUD RAA Soewondo Pati.
pelayanan Hasil observasi terhadap waktu yang dibutuhkan untuk
Dokumen Medis (DRM)
Rekam memberikan pendistribusian
pelayanan DRM
pendaftaran
poliklinik
yang
sampai diukur
ke
dengan
stopwatch dalam satuan waktu akan dilaksanakan RSUD RAA Soewondo Pati.
25
E. Populasi dan Sampel 1. Populasi a.
Subjek Subjek penelitian yang ditetapkan oleh peneliti adalah 1 orang Kepala rekam Medis dan 4 orang petugas filing rawat jalan di RSUD RAA Soewondo Pati.
b.
Objek Objek penelitian yang ditetapkan oleh peneliti adalah Dokumen Rekam Medis (DRM) pada I tahun 2016 yang berjumlah 1.897 DRM.
2. Sampel Sampel penelitian adalah pasien lama rawat jalan yang didapatkan dari hasil perhitungan jumlah kunjungan pasien lama rawat jalan pada triwulan I tahun 2016 yaitu 1.897 DRM dengan teknik random sampling dimana setiap sampel dari populasi di ambil secara acak yaitu sebagai berikut :
𝑛=
𝑛=
𝑁 1 + 𝑁 (𝑑 2 )
1897 1 + 1897 (0.12 )
= 94.9 = 95 DRM Keterangan : N : jumlah populasi n : jumlah sampel
26
d : tingkat penyimpangan terhadap populasi, derajat ketetapan yang diinginkan (10% atau 0.1).
F. Pengumpulan Data 1. Jenis dan sumber data a.
Data primer yaitu data dikumpulkan dengan cara melakukan observasi untuk mendapatkan data secara langsung dari objek yang diteliti., untuk mengidentifikasi waktu pelayanan DRM, pelaksanaan SOP dan wawancara kepada kepala rekam medis serta petugas filing.
b.
Data sekunder berupa data dokumentasi atau data laporan yang telah tersedia prosedur tetap pelayanan dokumen rekam medis di filing, maupun kebijakan rumah sakit.
2. Metode pengumpulan data a. Observasi Dalam penelitian ini secara langsung mengamati pekerjaan yang dilakukan dalam pelayanan dokumen rekam medis rawat jalan pasien lama mulai dari pendaftaran sampai pedistribusian dokumen rekam medis ke poliklinik. b. Wawancara Pada penelitian ini, peneliti melakukan wawancara secara terstruktur dengan mengajukan pertanyaan yang ditujukan kepada kepala rekam medis dan petugas filing rawat jalan.
27
3. Instrumen Penelitian Data a.
Pedoman Observasi Pedoman observasi berupa checklist yang digunakan untuk mendapatkan data : 1)
Alur prosedur pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) di RSUD RAA Soewondo Pati.
2)
Waktu pelayanan Dokumen Rekam Medis rawat jalan mulai dari pendaftaran sampai dengan pendistribusian ke poliklinik di RSUD RAA Soewondo Pati.
3)
Tugas pokok dan fungsi filling dan pedistribusian di RSUD RAA Soewondo Pati.
4)
checklist
Standar
Operasional
Prosedur
(SOP)
mengenai pengukuran sasaran mutu waktu tunggu proses pendaftaran sampai ke poliklinik ≤ 0 menitdi RSUD RAA Soewondo Pati. b.
Pedoman Wawancara Instrumen pedoman wawancara ditujukan kepada Kepala Rekam Medis dan distribusi rawat jalan. Instrumen wawancara tersebut digunakan untuk mendapatkan data : 1)
Kebijakan pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) rawat jalan pasien lama.
2)
Alur Prosedur pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) rawat jalan pasien lama dan pendistribusian.
28
3)
Waktu pelayanan dokumen rekam medis rawat jalan mulai dari pendaftaran sampai dengan pendistrbusian ke poliklinik di RSUD RAA Soewondo Pati.
G. Pengolahan Data 1. Editing Data yang diperoleh dari hasil penelitian kemudian dikoreksi dan diperbaiki apabila terdapat kesalahan saat pengumpulan data, sehingga data yang dihasilkan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. 2. Tabulating Mengolah data yang diperoleh dengan memasukkan data kedalam table memudahkan proses data yang dilakukan sehingga data yang ada menjadi informatif.
H. Analisa data Data dalam penelitian menggunakan analisis deskripti untuk menggambarkan keadaan sebenarnya, sehingga berdasarkan hasil tersebut diambil kesimpulan mengenai waktu pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) rawat jalan di RSUD RAA Soewondo Pati.
29
BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit 1. Sejarah Singkat Rumah Sakit RSUD RAA Soewondo Pati dibangun mulai tahun 1932, sumber dana pembangunan berasal dari Bupati Pati (RAA Soewondo), Sekretaris Daerah Kabupaten Pati (Aris Munandar), Penasehat Rumah Sakit
(dr. Beerfoed) dan sumbangan
masyarakat. RSUD RAA Soewondo Pati Merupakan rumah sakit rujukan regional Pati berdasarkan Keputusan Direktur Jendral Bina Upaya
Kesehatan
Nomor
HK.02.03/I/0363/2015
tentang
Penetapan Rumah Sakit Rujukan Provinsi Dan Rumah Sakit Rujukan Regional. 2. Visi, Misi, Tata Nilai, Dan Tujuan Rumah Sakit a. V i s i : Rumah sakit rujuan utama dengan pelayanan paripurna yang menjadi kebanggaan masyarakat. b. M i s i : 1) Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya rumah sakit. 2) Memberikan pelayanan secara cepat, tepat, dan aman dilandasi moral dan etika profesi. 3) Mewujudkan pengelolaan rumah sakit dengan prinsip efektif dan efisien
30
4) Meningkatkan kesejahteraan dan kepuasan kerja karyawan c. Tata Nilai : 1) Keramahan 2) Kecepatan layanan 3) Kerja Keras 4) Kebersamaan 5) Optimis d. Tujuan : 1) Terwujudnya RSUD RAA.Soewondo Pati yang mempunyai fasilitas yang memadai serta memiliki sumber daya manusia yang profesional. 2) Terwujudnya pelayanan kesehatan prima dengan biaya yang terjangkau oleh masyarakat serta memberikan kepuasan bagi pengguna jasa rumah sakit. 3) Terwujudnya RSUD RAA.Soewondo Pati yang berperan
aktif
dalam
meningkatkan
derajat
kesehatan masyarakat 4) Terciptanya iklim kondusif yang menunjang daya saing rumah sakit. 3. Internal Rumah Sakit a. Status Kepemilikan
:
Pemerintah
Kabupaten Pati b. Kode rumah sakit
: 3318016
Daerah
31
c. Kelas Rumah Sakit : Kelas B Non Pendidikan d. Luas tanah Luas Bangunan
: 78.650 m2 :25.046,22
m2
terdiri
dari
94
gedung. e. Komunikasi 1) 2 (dua) unit PABX
: 128 extension
2) (0295) 381102 hunting 5 line 3) 7 (tujuh) unit saluran 4) Nomor Saluran fax (0295) 381684 5) E-mail:
[email protected] 6) Website : rsud.patikab.go.id 4. Eksternal Rumah Sakit a. Luas Wilayah Kabupaten Pati
: 150.368 Ha
b. Secaraadministrasi terdiri dari 21 Kecamatan dan 406 desa/kelurahan. c. Kependudukan (Sumber : BPS Pati per 31 Desember 2012) Jumlah penduduk : 1.207.399 jiwa (Lk = 586.870, Pr = 620.529) d. Batas-batas wilayah : 1) Sebelah Utara Kabupaten Jepara 2) Sebelah Selatan Kabupaten Purwodadi 3) Sebelah Timur Kabupaten Rembang 4) Sebelah Barat Kabupaten Kudus
32
5. Pelayanan Kesehatan RSUD RAA Soewondo Pati memiliki berbagai macam produk pelayanan kesehatan yang meliputi : a. Pelayanan Rawat Jalan 1) Klinik Penyakit Anak 2) Klinik Penyakit Dalam 3) Klinik Penyakit Paru 4) Klinik Bedah Umum 5) Klinik Bedah Orthopedi 6) Klinik Kebidanan & Kandungan. 7) Klinik Penyakit Kulit dan Kelamin 8) Klinik THT 9) Klinik Mata 10) Klinik Syaraf 11) Klinik Gigi dan mulut 12) Klinik Rehabilitasi Medik / Fisioterapi 13) Klinik VCT 14) Klinik Edukasi DM 15) Klinik Konsultasi: Gizi, Psikologi. 16) Klinik Jiwa 17) Klinik Tumbuh Kembang 18) Klinik Geriatri b. Pelayanan Rawat Inap 1) Kelas perawatan sebanyak 346 tempat tidur yang terbagi :
33
a) Kelas VIP
:
67
tempat
tidur
:
46
tempat
tidur
:
30
tempat
tidur
(19,37%) b) Kelas I (13,29%) c) Kelas II (8,67%) d) Kelas III
: 174 tempat tidur
(50,29%) e) Non Kelas
:
29 tempat tidur
(8,38%) 2) Nama ruang perawatan dan penyakit : a) Ruang Anggrek
:
K e b i d a n a n , P e n ya k i t K a n d u n g an b) Ruang Boegenville
: Bedah Pria, THT,
Mata, Kulit c) Ruang Cempaka
: Anak-anak
d) Ruang Dahlia
:
Dalam Pria, Saraf, Paru, Kulit e) Ruang Edelways
:
Bedah Anak & Wanita,THT,Mata, Kulit f)
Ruang Flamboyan
:
Dalam Wanita, Paru, Syaraf, Kulit g) Ruang Catleya
:
Kebidanan, Penyakit Kandungan h) Ruang Teratai 2
:
34
Dalam, Anak, Kulit, Saraf, Paru i)
Ruang Teratai 4
:
Bedah, Dalam, THT, Mata, Kulit, Saraf j)
Ruang Wijayakusuma : Kecuali
Penyakit
Menular
Kebidanan k) Ruang Melati
:
Penyakit Menular (isolasi) l)
Ruang Gading
:
Kecuali anak-anak dan Kebidanan c. Pelayanan Instalasi terdiri: 1) Instalasi Gawat Darurat 2) Instalasi Kamar Bersalin 3) Instalasi Bedah Sentral 4) Instalasi Anestesi dan Reanimasi 5) Instalasi Rehabilitasi Medik 6) Instalasi Perinatal 7) Instalasi Perawatan Intensif 8) Instalasi Rawat Inap 9) Instalasi Rawat Jalan 10) Instalasi Farmasi 11) Instalasi Gizi 12) Instalasi Laboratorium 13) Instalasi Radiologi 14) Instalasi Sterilisasi
dan
35
15) Instalasi Pemulasaraan Jenazah 16) Instalasi Linen 17) Instalasi Sanitasi 18) Instalasi Alkes 19) Instalasi Hemodialisa 20) Instalasi Pelayanan Penunjang Diagnostik 21) Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit 22) Instalasi Pendidikan dan Latihan 23) Instalasi Bank Darah d. Pelayanan Unggulan 1) Pelayanan Endoscopy 2) Pelayanan Laparascopy 3) Pelayanan Hemodialisa 4) Pelayanan Brain Mapping
B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis 1. Visi dan Misi Unit Rekam Medis a. Visi Unit Rekam Medis Mewujudkan rekam medis dan sistem informasi menejemen rumah sakit yang mampu mendukung proses pelayanan kesehatan di rumah sakit. b. Misi Unit Rekam Medis Menyelenggarakan pengelolaan rekam medis dan sistem informasi menejemen rumah sakit sesuai standar di rumah sakit.
36
2. Tata Nilai dan Tujuan Unit Rekam Medis a. Tata Nilai Unit Rekam Medis 1) C : Cepat Memberikan pelayanan secara cepat kepada mitra kerja, pasien dan keluarga. 2) I
: Inovatif
Inovatif dalam pelayanan administratife dan informasi kesehatan 3) T
: Tepat dan terpercaya
Menunjang terciptanya tertib administrasi yang tepat dan terpercaya dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit 4) R : Rahasia Kerahasiaan informasi medis pasien aman dan terjaga dengan baik 5) A : Akurat Informasi yang dikeluarkan selalu akurat b. Tujuan Unit Rekam Medis Untuk meningkatkan kualitas dan mendukung proses pelayanan kesehatan di rumah sakit. 3. Fungsi dan Wewenang Unit Rekam Medis a. Fungsi Perencanaan Menetapkan sasaran dan kebijakan program-program/ kegiatan di unit rekam medis RSUD RAA Soewondo Pati
37
b. Fungsi Pengorganisasian Menetapkan format organisasi dan pengorganisasian kegiatan pelayanan dokumen rekam medis dan laporan hasil kegiatan pelayanan medis di unuit rekam medis c. Fungsi Kepemimpian Memotifasi dan membina staf dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan administrasi unit rekam medis d. Fungsi Pengawasan Mengevaluasi kualitas dan kuantitas kegiatan pelayanan dokumen medis dan pelaporan di unit rekam medis, serta evaluasi anggaran dan sumbernya e. Fungsi Pendidikan Dan Latihan Melakukan pendidikan dan latihan bagi tenaga-tenaga di lingkungan unit rekam medis, dlam rangka meningkatkan kemampuan sumber daya manusia. f.
Fungsi Penyuluhan Melakukan
penyuluhan
tentang
materi-materi
yang
berkaitan dengan bidang tugas unit rekam medis kepada masyarakat rumah sakit.
38
4. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis
Gambar 4.1 Struktur organisasi Unit Rekam Medis
39
C. Kebijakan Pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) Rawat Jalan Pasien Lama. Berdasarkan hasil wawancara pada 4 (empat) petugas filing rawat jalan mengenai kebijakan pelayanan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD RAA Soewondo Pati didapatkan hasil sebagai berikut :
No 1
Tabel 4.1 Hasil wawancara kebijakan pelayanan DRM rawat jalan kepada petugas filing rawat jalan Petugas Jawaban Petugas A
“setahu saya tidak ada kebijakan lain, hanya SOP “
2
Petugas B
“ tidak ada kebijakan lain, tapi ada SOP mengenai Pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) ”
3
Petugas C
“tidak tahu, tapi kayaknya ada SOP “
4
Petugas D
“tidak ada “
Wawancara yang dilakukan pada bagian filing rawat jalan RSUD RAA Soewondo Pati mengenai kebijakan pelayanan dokumen rekam medis didapatkan jawaban yakni tidak adanya kebijakan lain yang ditetapkan oleh rumah sakit terkait pelayanan dokumen rekam medis selain SOP.
40
Pada saat wawancara kepada Kepala Rekam Medis menyebutkan sebagai berikut :
No 1
Tabel 4.2 Hasil wawancara kebijakan pelayanan DRM rawat jalan kepada kepala Rekam Medis Pertanyaan Jawaban Apakah ada kebijakan rumah saat sakit
mengenai
ini
belum
ada
waktu kebijakan lain selain SOP
penyediaan Dokumen Rekam karena rumah sakit ingin Medis di filing rawat jalan ?
memaksimalkan pelaksanaan
SOP.
Mengkin dikemudian hari akan ada kebijakan lain terkait pelayanan dokumen rekam medis agar jauh lebih maksimal.
Sedangkan wawancara yang dilakukan pada kepala Rekam Medis RSUD RAA Soewondo Pati ditemukan jawaban yang sama yakni tidak kebijakan lain selain SOP terkait waktu pelayanan dokumen rekam medis ada dan belum dilaksanakan
41
D. Pelaksanaan
Standar
Operasional
Prosedur
(SOP)
Pelayanan
Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama. Berdasarkan observasi pada Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) terkait pengukuran sasaran mutu waktu tunggu proses pendaftaran sampai ke poliklinik < 10 menit. Maka didapatkan hasil sebagai berikut : Tabel 4.3 Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) pengukuran sasaran mutu waktu tunggu proses pendaftaran sampai ke poliklinik < 10 menit No 1
Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengukuran
dilaksanakan
untuk
Ya 25
Tidak √
pendaftar / pasien mulai Jam 09.00 setiap hari 2
Pengukuran dimulai dari waktu pasien
√
mendaftar sampai dengan dokumen rekam medisnya diterima di poliklinik tujuan. 3 4
Pengukuran dicatat dalam buku ekspedisi Dibuat analisa setiap 3 bulan.
√ √
Berdasarkan hasil checklist pada tabel 4.1 Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan oleh rumah sakit mengenai pengukuran sasaran mutu waktu tunggu proses pendaftaran sampai ke poliklinik < 10 menit yang terdiri dari 4 prosedur yang tertera diatas tidak ada satupun yang dilaksanakan oleh petugas yang terkait pada palayanan dokumen rekam medis rawat jalan. Hal tersebut dikarenakan Standar
42
Operasional di RSUD RAA Soewondo Pati mengalami pembaruan termasuk SOP pelayanan dokumen rekam medis sehingga masih ada beberapa petugas yang belum tau terkait keberadaan SOP dan ada pula petugas mengetahui namun mengelukan kurangnya sosialisasi terkait isi dari Standar Operasional Prosedur (SOP). Berdasarkan hasil wawancara pada 4 (empat) petugas filing rawat jalan mengenai SOP waktu pelayanan DRM adalah sebagai berikut : Tabel 4.4 Hasil wawancara pelaksanaan SOP pelayanan DRM rawat jalan kepada petugas filing rawat jalan No 1
Petugas Petugas A
Jawaban “ ada, tapi kurang disosialisasikan. Petugas juga kurang paham dengan isi SOPnya. “
2
Petugas B
“ Kayaknya ada, tapi belum pernah baca. ”
3
Petugas C
“ Kayaknya ada 4 atau 5 prosedur, tapi kurang paham dengan isi SOPnya. “
4
Petugas D
“ Ada, tapi tidak tau isinya seperti apa. “
Dari hasil wawancara diatas petugas mengetahui adanya SOP terkait waktu pelayanan DRM namun SOP tersebut kurang disosialisasikan dan petugas mengeluhkan tidak paham tentang isi dari SOP. Sedangkan wawancara kepada Kepala Rekam Medis mengenai pelaksanaan SOP menyebutkan sebagai berikut :
43
1. Tentang keberadaan protap atau SOP mengenai waktu penyediaan Dokumen Rekam Medis pasien lama di filing rawat jalan berdasarkan Standar Pelayanan minimal (SPM), menurut kepala Instalasi Rekam Medis yaitu “Ada”. 2. Terkait isi dari protap atau SOP mengenai waktu penyediaan Dokumen Rekam Medis pasien lama di filing rawat jalan, menurut kepala Instalasi Rekam Medis yaitu “ intinya waktu pelayanan yang telah di tetapkan oleh rumah sakit yakni ≤ 10 menit”. 3. Pelaksanan protap atau SOP, menurut kepala Instalasi Rekam Medis yaitu “ sudah, tapi sepertinya sejauh ini belum maksimal karena SOP tersebut baru saja direvisi ”. 4. Terkait keberadaan sanksi jika protap tidak dilaksanakan, menurut kepala Instalasi Rekam Medis yaitu “ hanya teguran “. 5. Kendala dalam pelaksanaan Standar operasional prosedur (SOP), menurut kepala Instalasi Rekam Medis yaitu “ terkadang petugas bekerja dengan memaksimalkan waktu yang ada dengan jumlah kunjungan yang cukup banyak setiap harinya. Sehingga petugas pengabaikan SOP yang ditetepkan rumah sakit Jadi pelaksanaan SOPnya sejauh ini belum maksimal “. Dari hasil wawancara kepada kepala instalasi rekam medis menyatakan bahwa SOP untuk pelayanan dokumen rekam medis sudah
44
ada dan sudah terlaksana namun belum maksimal karena SOP yang ditetapkan baru direvisi sehingga petugas masih menyesuaikan.
E. Alur Prosedur Pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) Rawat Jalan Pasien Lama. Berdasarkan observasi pada alur pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) rawat jalan, Maka didapatkan hasil sebagai berikut : Petugas memanggil
Pasien didaftar
Petugas mencetak
pasien sesuai
sesuai poli
SEP dan
nomer antrian.
yang dituju
menyimpan dikotak
Setelah ditemukan, petugas filing membawa ke bagian pencatatan buku ekspedisi
Petugas mencarikan DRM di rak sesuai nomor RM yang
Petugas filing mengambil SEP dikeranjang tpp
tertera diSEP.
DRM yang telah dicatat
Petugas distribusi
disimpan pada kotak
mengambil DRM di
yang tersedia sesuai poli
kotak kemudian diantarkan ke poli tujuan.
Gambar 4.2 Alur prosedur pelayanan dokumen rekam medis rawat jalan
45
Alur prosedur pada gambar 4.2 didapatkan dari observasi kegiatan yang dilakukan oleh petugas rawat jalan, filing, dan distribusi setiap harinya. Untuk prosedur pelayanan DRM, Masalah yang timbul berbedabeda pada setiap bagiannya. Pada bagian pendaftaran disebabkan oleh ketidaklengkapan syarat pendaftaran, pada bagian filing disebabkan oleh DRM yang tidak ada di rak, dan pada bagian pendistribusian disebabkan oleh penundaan pengantaran DRM ke poliklinik serta keterbatasan petugas. Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing rawat jalan terkait alur pelayanan DRM pasien lama rawat jalan RSUD RAA Soewondo Pati adalah sebagai berikut : Petugas A “petugas filing mengambil SEP di keranjang TPP kemudian dicarikan DRM sesuai no RM yang tertera di SEP, setelah DRM ditemukan lalu diserahkan kebagian pencatataan untuk dilengkapi. Setelah lengkap DRM akan disimpan ke rak sesuai poli tujuan sembari menunggu untuk diantarkan ke poliklinik “ Petugas B “ petugas filing mengambil SEP kebagian TPP kemudian akan dicarikan DRM berdasarkan no RM yang ada di SEP, setelah ditemukan, DRM akan diserahkan dibagian pencatatan untuk dilengkapi selanjutnya DRM akan didistribusikan“
46
Petugas C “ mencari DRM sesuai SEP yang diambil dari depan (TPP) setelah ditemukan DRM akan diserahkan kebiagian pecatatan yang selanjutnya akan disimpan di kotak sesuai poli sekitar 1015 DRM lalu diantarkan ke poliklinik tujuan “
Petugas D “ mengambil SEP ke TPP kemudian mencari DRM lalu DRM yang telah ditemukan diserahkan pada bagian pencatatan selanjutnya akan didistribusikan “
Alur pelayanan DRM sedikit terlambat pada pencarian DRM di rak file karena ada beberapa kendala yakni tidak adanya DRM di rak sehingga dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari karena tidak digunakannya tracer pada rak yang berfungsi untuk mengetahui letak DRM, terkadang ada DRM yang lebih dari satu (duplikasi), penyimpanan kurang tertata rapi, sarana kurang memadai (lampu yang kurang terang dan tidak adanya sedot debu) yang berfungsi untuk menunjang kenyamanan petugas saat bekerja. Sedangkan wawancara juga dilakukan pada kepala instalasi rekam medis mengenai alur pelayanan DRM didapatkan hasil sebagai berikut : 1. Tentang alur pelayanan DRM pasien lama rawat jalan di RSUD RAA Soewondo Pati, menurut kepala Instalasi Rekam Medis yaitu “pasien dipanggil sesuai nomor antrian kemudian didaftar sesuai poli yang dituju lalu petugas
47
pendaftaran rawat jalan mengarahkan pasien ke poli tujuan dan mencetakkan SEP yang dipergunakan sebagai acuan pencarian dokumen rekam medis oleh petugas filing. Petugas filing ke depan bagian pendaftaran untuk mengambil
SEP
yang
berada
dikeranjang
khusus
penyimpanan SEP. Petugas filing mencarikan dokumen rekam medis berdasarkan nomor rekam medis yang tertera pada SEP kemudian yang telah ditemukan diserahkan ke bagian pencatatan pada buku ekspedisi. Dokumen rekam medis yang telah di lengkapi oleh bagian pencatatan disimpan pada kotak sesuai poli tujuan sementara menunggu untuk di antarkan ke poli tujuan “. 2. Pelaksanaan penyediaan Dokumen Rekam Medis pasien lama di filing rawat jalan di RSUD RAA Soewondo Pati, menurut kepala Instalasi Rekam Medis yaitu “ masih banyak yang harus dibenah dan diperbaiki, sejauh ini belum maksimal “.
F. Waktu Pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) Rawat jalan Pasien Lama. Berdasarkan hasil observasi terhadap waktu pelayanan dokumen rekam medis rawat jalan RSUD RAA Soewondo Pati didapatkan hasil sebagai berikut :
48
Tabel 4.5 Waktu pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) rawat jalan pasien lama No
Standar waktu
Jumlah DRM
Persentase
keterangan
(%) 1
≤ 10 menit
27 buah
28,42
Sudah tercapai
2
> 10 menit
68 buah
71,58
Belum tercapai
Berdasarkan observasi terhadap waktu pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) rawat jalan pasien lama dengan sampel yang berjumlah 95 Dokumen Rekam Medis (DRM) terdapat 68 DRM yang tidak sesuai waktu pelayanan dokumen rekam medis yang telah ditetapkan oleh rumah sakit yakni ≤ 10 menit dengan presentase 71,57%. Dari 95 DRM yang dijadikan sampel rata-rata waktu pelayanan dokumen yang dibutuhkan yakni ≤ 17 menit. Sedangkan rata-rata waktu pelayanan DRM pada setiap bagian yakni pada bagian pendaftaran pasien didapatkan rata-rata 2,03 menit/pasien, pada bagian filing didapatkan rata-rata waktu 6,65 menit/DRM, dan pada bagian distribusi didapatkan rata-rata waktu 6,43 menit. Untuk waktu terlama dalam pelayanan DRM yakni 21,55 menit dan tercepat yakni 8,47 menit. Dari rata-rata waktu yang ditemuka pada setiap bagian, terdapat 2 (dua) bagian dengan rata-rata waktu yang cukup tingi yakni bagian filing dan pendistribusian. Hal tersebut memiliki penyebab yang berbeda-beda pada setiap bagiannya. pada bagian filing disebabkan oleh DRM yang tidak ada di rak sedangkan pada bagian pendistribusian
49
disebabkan oleh penundaan pengantaran DRM ke poliklinik serta keterbatasan petugas. Berdasarkan hasil wawancara pada 4 (empat) petugas filing rawat jalan mengenai waktu pelayanan DRM didapatkan hasil sebagai berikut : Tabel 4.6 Hasil wawancara waktu pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) rawat jalan kepada petugas filing rawat jalan No Petugas Jawaban 1
Petugas A
“kurang tau, tapi kayaknya 10 menit”
2
Petugas B
“ tidak tahu ”
3
Petugas C
“ 10 menit ”
4
Petugas D
“ tidak tahu ”
Dari hasil wawancara diatas terdapat 2 petugas filing rawat jalan yang tidak tahu standar waktu pelayanan dokumen rekam medis rawat jalan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit.
50
BAB V PEMBAHASAN
A. Kebijakan Pelayanan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Pasien lama Berdasarkan hasil pengamatan terkait kebijakan pelayanan dokumen rekam medis pasien lama rawat jalan di RSUD RAA Soewondo Pati tidak memiliki kebijakan tertentu selain Standar Operasional Prosedur (SOP). Hal tersebut dikarenakan pihak Unit Rekam Medis (URM) ingin memaksimalkan pelaksanaan SOP pelayanan dokumen rekam medis terlebih dahulu karena untuk saat ini pelaksanaan SOP pelayanan DRM belum maksimal. Hal tersebut disebabkan oleh rumah sakit baru mencapai peningkatan akreditasi sehingga SOP mengalami beberapa perubahan. Terkait tidak adanya kebijakan pelayanan DRM mengakibatkan tidak maksimalnya pelayanan dokumen rekam medis di bagian rawat jalan. Sedangkan. Titmuss mendefinisikan kebijakan sebagai prinsipprinsip yang mengatur tindakan yang diarahkan kepada tujuan-tujuan tertentu. Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa kebijakan adalah suatu ketepatan yang memuat prinsip-prinsip untuk mengarahkan cara-cara bertindak yang dibuat dengan terencana dan konsisten dalam mencapai tujuan tertentu.(10) Menurut Winarni selain berpedoman pada Standar Operasinal Prosedur (SOP) yang ditetapkan oleh rumah sakit, rumah sakit juga harus
51
memiliki kebijakan yang bisa dijadikan tolak ukur yakni Standar Pelayanan Minimal
(SPM)
agar
prosedur
dapat
dilihat
tingkat
pencapaian
(SOP)
pelayanan
pelaksanaannya. (14)
B. Pelaksanaan
Standar
Operasional
Prosedur
Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama Berdasarkan hasil pengamatan terkait pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan oleh rumah sakit mengenai pengukuran sasaran mutu waktu tunggu proses pendaftaran sampai ke poliklinik < 10 menit yang terdiri dari 4 prosedur tidak ada satupun yang dilaksanakan oleh petugas. Dari hasil wawancara dengan 4 petugas filing rawat jalan didapatkan bahwa petugas mengetahui adanya SOP terkait waktu pelayanan DRM namun kurang disosialisasikan dan petugas mengeluhkan tidak paham tentang isi dari SOP. Sedangkan Dari hasil wawancara kepada kepala instalasi rekam medis menyatakan bahwa SOP untuk pelayanan dokumen rekam medis sudah ada dan sudah terlaksana namun belum maksimal karena SOP yang ditetapkan baru direvisi. Sehingga prosedur yang dilakukan oleh petugas terkadang masih berpedoman pada SOP lama. Namun sejauh ini petugas masih butuh penyesuaian
dengan
SOP
baru.
Hal
tersebut
mengakibatkan
ketidakdisplinan petugas terhadap ketentuan dari rumah sakit dan pelayanan yang dilakukan sedikit terhambat. Berdasarkan teori Standar operasional prosedur adalah pedoman standar operasional dalam mengimplementasikan keputusan dalam suatu
52
tindakan yang terstruktur dan dapat dipertanggungjawabkan.Monitoring dan evalusai berfungsi untuk selalu memonitori dan mengevaluasi kualitas, kelancaran operasional dan pemanfaatan dari komponen siklus. Melalui monitoring dan evaluasi diharapkan dinamika proses dalam siklus dapat diikuti dan pemanfaatan sistem dapat optimal. [13] Berdasarkan penelitian Permata Adi Raja menyebutkan bahwa pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) bergantung pada pengawasan dan pengarahan oleh kepala Instalasi Rekam Medis. Selain itu kesadaran dari setiap petugas akan pentingnya keberadaan SOP. Kemudian agar ketidakpatuhan petugas terhadap SOP memberikan efek jera maka kepala Instalasi Rekam Medis memberikan sanksi. (15)
C. Alur Pelayanan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Pasien lama Berdasarkan hasil pengamatan untuk alur pelayanan DRM yang dimulai dari pasien dipanggil sesuai nomor antrian kemudian didaftar sesuai poli yang dituju lalu petugas pendaftaran rawat jalan mengarahkan pasien ke poli tujuan dan mencetakkan SEP yang dipergunakan sebagai acuan pencarian dokumen rekam medis oleh petugas filing. Petugas filing ke depan bagian pendaftaran untuk mengambil SEP yang berada dikeranjang khusus penyimpanan SEP. Petugas filing mencarikan dokumen rekam medis berdasarkan nomor rekam medis yang tertera pada SEP kemudian yang telah ditemukan diserahkan ke bagian pencatatan pada buku ekspedisi. Dokumen rekam medis yang telah di lengkapi oleh bagian pencatatan disimpan pada kotak sesuai poli tujuan sementara menunggu untuk di antarkan ke poli tujuan.
53
Dari hasil wawancara dengan petugas filing Alur pelayanan DRM sedikit terlambat pada pencarian DRM di rak file dengan tidak adanya DRM di rak sehingga dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari karena tidak digunakannya tracer pada rak yang berfungsi untuk mengetahui letak DRM, terkadang ada DRM yang lebih dari satu (duplikasi), penyimpanan kurang tertata rapi, sarana kurang memadai (lampu yang kurang terang dan tidak adanya sedot debu) yang berfungsi untuk menunjang kenyamanan petugas saat bekerja. Alur pelayanan yang sama dengan pendapat petugas dikemukakan oleh kepala rekam medis RSUD RAA Soewondo Pati namun kepala rekam medis menyatakan bahwa masih banyak yang harus dibenah dan diperbaiki, sejauh ini belum maksimal. Sehingga mengakibatkan keterlambatan pelayanan DRM dan petugas tidak nyaman dalam melakukan pekerjaan. Alur pelayanan yang baik didukung dengan beberapa faktor, salah satu yang menjadi masalah di atas yakni kenyamanan dan keamanan pemberi pelayanan. kenyamanan lingkungan, yaitu kondisi sarana dan prasarana pelayanan rapi, dan teratur sehingga dapat memberikan rasa nyaman kepada pemberi dan penerima pelayanan. Keamanan pelayanan, yaitu terjaminnya tingkat keamanan lingkungan unit pelayanan ataupun sarana yang digunakan sehingga merasa tenang untuk yang memberikan dan yang mendapatkan pelayanan terhadap risiko-risiko yang diakibatkan dari pelaksanaan pelayanan. [12] Berdasarkan penelitian Kusnaedi tentang faktor-faktor yang menyebabkan keterlambatan dokumen rekam medis sampai ke poliklinik diantaranya adalah pada alur pencariaan DRM dimana dokumen rekam
54
medis masih di bagian keuangan atau masih di poli pemeriksaan sebelumnya dan sumber daya manusia. (16)
D. Waktu Pelayanan Dokumen Rekam Medis Pasien Lama Rawat Jalan Berdasarkan hasil pengamatan waktu pelayanan DRM pasien lama rawat jalan dimulai dari mengukur waktu pendaftaran pasien lama di bagian tempat pendaftaran. Kemudian mengukur waktu pengambilan DRM di bagian filing rawat jalan, petugas filing menyerahkan DRM pada bagian pencatatan untuk dilengkapi tanggal pemeriksaan dan poli tujuan dan selanjutnya akan disimpan pada kotak yang tersedia sesuai poliklinik tujuan sebelum diantarkan ke poliklinik. Setelah dilakukan pengukuran waktu pada setiap proses kemudian waktu yang didapat aakan dijumlahkan sehingga akan didapatkan waktu pelayanan per DRM. Dari proses pengukuran terhadap waktu pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) rawat jalan pasien lama dengan sampel yang berjumlah 95 Dokumen Rekam Medis (DRM) didapatkan waktu pelayanan DRM terlama yakni 21,55 menit dan tercepat yakni 8,47 menit. Sedangkan terdapat 68 DRM yang tidak sesuai waktu pelayanan dokumen rekam medis yang telah ditetapkan oleh rumah sakit yakni ≤ 10 menit dengan presentase 71,57%. Dari 95 DRM yang dijadikan sampel rata-rata waktu pelayanan dokumen yang dibutuhkan yakni ≤ 17 menit. Sedangkan ratarata waktu pelayanan DRM pada setiap bagian yakni pada bagian pendaftaran pasien didapatkan rata-rata 2,03 menit/pasien, pada bagian filing didapatkan rata-rata waktu 6,65 menit/DRM, dan pada bagian distribusi didapatkan rata-rata waktu 6,43 menit. Untuk waktu terlama
55
dalam pelayanan DRM yakni 21,55 menit dan tercepat yakni 8,47 menit. Hal tersebut memiliki penyebab yang berbeda-beda pada setiap bagiannya. Pada bagian filing disebabkan oleh DRM yang tidak ada di rak sehingga petugas harus melakukan pengecekkan pada komputer atau buku peminjaman untuk mengetahui keberadaan DRM yang dicari. Sedangkan pada bagian pendistribusian disebabkan oleh penundaan pengantaran DRM ke poliklinik dimana dokumen rekam medis yang telah dilengkapi oleh bagian pencatatan akan ditumpuk sekitar 10-15 DRM kemudian akan diantarkan ke poliklinik. Serta jumlah petugas yang hanya 1 (satu) orang kemudian harus mengantar dokumen rekam medis ke poliklinik yang berjumlah 18 poliklinik. Dari hasil wawancara yang dilakukan terhadap 4 petugas filing rawat jalan, terdapat 2 petugas filing rawat jalan yang tidak tahu standar waktu pelayanan dokumen rekam medis rawat jalan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit. Sehingga mengakibat pelayanan sedikit terhambat dan pasien butuh waktu untuk menunggu pelayanan. Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman. Pelayanan rekam medis rawat jalan dimulai dari tempat pendaftaran memperoleh dokumen rekam medis yang akan melakukan pelayanan kesehatan. Berdasarkan standar penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah 10 menit, dan pelayanan dokumen rekam medis rawat inap selama 15 menit. [12] Dalam pelayanan rawat jalan di rumah sakit, waktu tunggu adalah waktu yang dipergunakan untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dan rawat pemeriksaan dokter. Disebut jika waktu tunggu kurang dari atau
56
sama dengan 10 menit. dan disebut lama jika waktu tunggu lebih dari 10 menit. [12] Berdasarkan penelitian Kusnaedi tentang faktor-faktor yang menyebabkan keterlambatan dokumen rekam medis sampai ke poliklinik diantaranya adalah pada alur pencariaan DRM dimana dokumen rekam medis masih di bagian keuangan atau masih di poli pemeriksaan sebelumnya. (16)
57
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Kebijakan Pelayanan Dokumen Rekam Medis Pasien lama Rawat Jalan Di RSUD RAA Soewondo Pati tidak mempunyai kebijakan lain selain Standar Operasional Prosedur (SOP) pengukuran
sasaran
mutu
waktu
tunggu
proses
pendaftaran sampai ke poliklinik < 10 menit. 2. Pelaksanaan
Standar
Operasional
Prosedur
(SOP)
pelayanan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan oleh rumah sakit terdiri 4 prosedur terkait pengukuran
sasaran
mutu
waktu
tunggu
proses
pendaftaran sampai ke poliklinik < 10 menit tidak terlaksana satupun. Hal tersebut dibebabkan oleh Standar Operasional di RSUD RAA Soewondo Pati mengalami pembaruan termasuk SOP pelayanan dokumen rekam medis sehingga masih ada beberapa petugas yang belum tau terkait keberadaan SOP dan ada pula petugas mengetahui namun mengelukan kurangnya sosialisasi terkait isi dari Standar
58
Operasional
Prosedur
(SOP).
Selain
itu
petugas
mengeluhkan tidak paham terhadap isi dari SOP tersebut 3. Alur Pelayanan Dokumen Rekam Medis Pasien lama Rawat Jalan Alur pelayanan DRM yang dimulai dari pasien dipanggil sesuai nomor antrian kemudian didaftar sesuai poli yang dituju lalu petugas pendaftaran rawat jalan mengarahkan pasien ke poli tujuan dan mencetakkan SEP yang dipergunakan sebagai acuan pencarian dokumen rekam medis oleh petugas filing. Petugas filing ke depan bagian pendaftaran untuk mengambil SEP yang berada dikeranjang khusus penyimpanan SEP. Petugas filing mencarikan dokumen rekam medis berdasarkan nomor rekam medis yang tertera pada SEP kemudian yang telah ditemukan diserahkan ke bagian pencatatan pada buku ekspedisi. Dokumen rekam medis yang telah di lengkapi oleh bagian pencatatan disimpan pada kotak sesuai poli tujuan sementara menunggu untuk di antarkan ke poli tujuan.
Sedangkan
dari
hasil
wawancara,
petugas
mengeluhkan kurangnya sarana pada bagian filing. 4. Waktu Pelayanan Dokumen Rekam Medis Pasien Lama Rawat Jalan Di RSUD RAA Soewondo Pati menetapkan waktu pelayanan DRM mulai dari pendaftaran sampai ke poliklinik untuk pasien lama ≤ 10 menit. Dari 98 DRM yang dijadikan
59
sampel, terdapat 68 DRM dengan presentase 71,57% dan Rata – rata waktu yang dibutuhkan untuk mencari DRM yakni 17 menit. Sedangkan rata-rata waktu pelayanan DRM pada setiap bagian yakni pada bagian pendaftaran pasien didapatkan rata-rata 2,03 menit/pasien, pada bagian filing didapatkan rata-rata waktu 6,65 menit/DRM, dan pada bagian distribusi didapatkan rata-rata waktu 6,43 menit. Untuk waktu terlama dalam pelayanan DRM yakni 21,55 menit dan tercepat yakni 8,47 menit. Hal tersebut disebabkan oleh DRM yang tidak ditemukan di rak, penundaan pengataran DRM ke poliklinik dan petugas yang tidak mengetahui adanya standar waktu untuk pelayanan DRM pasien lama rawat jalan.
B. Saran 1. Untuk menyadari petugas terkait keberadaan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah dibuat oleh RSUD RAA Soewondo Pati maka dilakukan penempelan SOP pada satu sisi ruangan yang dapat dibaca berulang kali hingga petugas menyadari ada Standar Prosedur yang harus dipatuhi. Selain itu isi dari SOP harus lebih mudah dipahami dan dimengerti terkhusus bagi petugas yang melaksanakan. 2. Rumah sakit harus mempertimbangkan keluhan petugas dari segi sarana pada bagian pendaftaran, filing, dan
60
distribusi agar pekerjaan yang dilakukan oleh petugas bisa lebih maksimal. 3. Dari rata-rata waktu yang ditemukan pada setiap bagian terkait pelayanan DRM yakni pendaftaran, filing, dan distribusi. Terdapat 2 (dua) bagian dengan rata-rata waktu yang cukup tinggi yakni filing dan distribusi. Maka pada bagian filing perlu dipertimbangkan kembali oleh rumah sakit agar tracer dapat digunakan sebagai sarana yang berfungsi untuk mengetahui letak DRM ketika tidak berada di rak. Sedangkan pada bagian distribusi diperlukan evaluasi terhadap penumpukan DRM serta jumlah petugas agar waktu yang digunakan untuk pelayanan DRM lebih efisien.
61
DAFTAR PUSTAKA
1. Rustiyanto,Statistik Rumah Sakit Untuk Pengambilan Keputusan. Graha Ilmu. Yogyakarta:2010. 2. Dika, Firza. Tinjauan Peyediaan Dokumen Rekam Medis di RSUD dr. Soekardjo Kota Tasikmalaya. Poltekes Kemenkes. Tasikmalaya. 2015. 3. Sabarguna,. Quality Assurance Pelayanan Rumah Sakit. Jawa Tengah : Konsorsium RS Islam. 2004. 4. Keputusan Menteri Kesehatan no. 129/Menkes/SK/II/2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal di Rumah Sakit. 2008. 5. Departemen Indonesia. Direktorat Jendral Pelayanan Medik. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta. 1997. 6. Huffman, Edna K. Health Management. Phisicians Record Compani Berwyn illinous. 1994 7. Hatta,
G.Pedoman
Manajemen Kesehatan di
Sarana
Pelayanan
Kesehatan. Jakarta. 2009. 8. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Dirjen Pelayanan Medik. Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis / Rumah SakitJakarta, 1993. 9. Rizky, Reno. Sistem Distribusi ekam Medis Untuk Keperluan Rawat Jalan di RS Hermina Pandanaran. Universitas Dian Nuswantoro. Semarang. 2015. 10. Suharto, Edi. Analisa kebijakan Publik (Panduan Praktis Mengkaji Masalah dan Kebijakan Sosial). Alphabet. Bandung. 2010.
62
11. Dapertemen Kesehatan Republik Indonesia. Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta. 2003. 12. Dapertemen Republik Indonesia. Kriteria Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta. 2007. 13. Dewi, Lupitasari, Eltina. Tinjauan Prosedur Pelayanan Dokumen Rekam Medis Poliklinik dari Filling di RSUD Tugurejo Semarang Tahun 2014. Universitas Dian Nuswantoro. Semarang. 2014. 14. Winarni. Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat jalan Berdasarkan Standar Pelayanan minimal di RS PKU Muhammadiyah. Universitas Gadjah Mada. Yogyakarta. 2014. 15. Raja, Adi, Permata. Analisis Faktor penyebab Keterlambatan Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rwata Jalan di RSU Haji Surabaya tahun 2014. Universitas Airlangga. Surabaya. 2014 16. Kusnaedi. Faktor-Faktor yang Menyebabkan Terlambatnya Berkas Rekam Medis Sampai ke Poliklinik dalam Menunjang Pelayana pada Pasien Lama RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta tahun 2002. Yogyakarta. 2002.
63
LAMPIRAN
64
65
PEDOMAN OBSERVASI Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) terkait pengukuran sasaran mutu waktu tunggu proses pendaftaran sampai ke poliklinik < 10 menit. No
Standar Operasional Prosedur (SOP)
1
Pengukuran dilaksanakan untuk 25 pendaftar / pasien mulai Jam 09.00 setiap hari
2
Pengukuran
dimulai
dari
waktu
pasien mendaftar sampai dengan dokumen rekam medisnya diterima di poliklinik tujuan. 3
Pengukuran
dicatat
dalam
ekspedisi 4
Dibuat analisa setiap 3 bulan.
buku
Ya
Tidak
66
HASIL OBSERVASI Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) terkait pengukuran sasaran mutu waktu tunggu proses pendaftaran sampai ke poliklinik < 10 menit. No 1
Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengukuran
dilaksanakan
untuk
Ya 25
Tidak √
pendaftar / pasien mulai Jam 09.00 setiap hari 2
Pengukuran dimulai dari waktu pasien
√
mendaftar sampai dengan dokumen rekam medisnya diterima di poliklinik tujuan. 3
4
Pengukuran dicatat dalam buku ekspedisi Dibuat analisa setiap 3 bulan.
√ √
67
PEDOMAN OBSERVASI Terhadap waktu pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) rawat jalan pasien lama
No
No RM
Waktu
Waktu
Waktu
Jumlah Total
pendaftaran
pengambilan
pendistribus
waktu
rawat jalan
DRM di filling
ian DRM ke
pelayanan
pasien lama
rawat jalan
poliklinik
DRM
1
0462xx
2,36 menit
6,71 menit
6,56 menit
15,64 menit
2
0131xx
1.13menit
8,18 menit
7.19 menit
16,55 menit
3
0921xx
3.53 menit
5,55 menit
7.49 menit
10,94 menit
4
0934xx
1,36 menit
4,48 menit
5.10 menit
10,81 menit
5
0054xx
1.12 menit
5 menit
3.47 menit
9,59 menit
6
0501xx
2.32 menit
4.69 menit
6.87 menit
13,88 menit
7
0913xx
2,19 menit
7,35 menit
6,32 menit
15,86 menit
8
0891xx
2,23 menit
4,12 menit
7,21 menit
13,56 menit
9
0109xx
0,72 menit
5,21 menit
3,44 menit
9,37 menit
10
0623xx
1,80 menit
4,32 menit
3,18 menit
9.23 menit
11
0254xx
2,11 menit
4,46 menit
8,29 menit
14,86 menit
12
0668xx
1,53 menit
6,13 menit
4,11menit
11.77 menit
13
0079xx
2,27 menit
3,48 menit
9,35 menit
15,21 menit
14
0627xx
0,58 menit
4,37 menit
3,52 menit
8,47 menit
15
0729xx
2,13 menit
4,38 menit
8,14 menit
14,65 menit
16
0713xx
2,68 menit
5,29 menit
9,54 menit
17,51 menit
68
17
0347xx
1,57 menit
3,26 menit
5,08 menit
9,91 menit
18
0948xx
1 menit
4,02 menit
4,13 menit
9,15 menit
19
0154xx
2,35 menit
3,49 menit
8,72 menit
14,56 menit
20
0591xx
1,42 menit
2,17 menit
6,22 menit
9,81 menit
21
0333xx
0,53 menit
13,26 menit
6,51 menit
20,3 menit
22
0103xx
2,18 menit
8,42 menit
6,17 menit
16,77 menit
23
0092xx
1,81 menit
7,56 menit
8,12 menit
17.49 menit
24
0713xx
3,83 menit
5,74 menit
6,34 menit
15,91 menit
25
0411xx
2,22 menit
7,28 menit
5,12 menit
14,62 menit
26
0721xx
2,06 menit
4.12 menit
6.64 menit
12,82 menit
27
0522xx
0,54 menit
6 menit
3,12 menit
9,66 menit
28
0079xx
2,63 menit
5,38 menit
7,44 menit
14,45 menit
29
0489xx
1,21 menit
3,03 menit
4,23 menit
8,47 menit
30
0467xx
2 menit
4,38 menit
3,20 menit
9,58 menit
31
0942xx
2,39 menit
5,31 menit
6,08 menit
13,78 menit
32
0867xx
2,24 menit
4,14 menit
3,09 menit
9,47 menit
33
0596xx
1,57 menit
6,87 menit
7,85 menit
16,31 menit
34
0661xx
2,43 menit
7,36 menit
6,94 menit
16,73 menit
35
0274xx
2,08menit
3,22 menit
3,45 menit
8,75 menit
36
0110xx
2,54 menit
9,67 menit
8,37 menit
20,58 menit
37
0025xx
2,17 menit
7,22 menit
6,19 menit
15,28 menit
38
0566xx
3 menit
8,24 menit
7,58 menit
18,82 menit
39
0521xx
2,19 menit
8,33 menit
6,24 menit
16,52 menit
69
40
0737xx
1,34 menit
5 menit
3,2 menit
9,62 menit
41
0934xx
2 menit
5,42 menit
7,23 menit
14,65 menit
42
0622xx
1,15 menit
4.06 menit
4,27 menit
9,48 menit
43
0078xx
1,37 menit
8,46 menit
5,18 menit
15,01 menit
44
0221xx
2,22 menit
5,54 menit
4,20 menit
11,96 menit
45
0009xx
2,61 menit
9,67 menit
6,39 menit
18,67 menit
46
0371xx
2,07 menit
8,85 menit
8,14 menit
19,06 menit
47
0814xx
2,13 menit
3,25 menit
4,07 menit
9,45 menit
48
0889xx
3 menit
7,09 menit
10,12 menit
20,21 menit
49
0244xx
2,38 menit
8,56 menit
8,37 menit
19,31 menit
50
0032xx
2,04 menit
4 menit
3,54 menit
9,58 menit
51
0172xx
3,05 menit
3,76
3 menit
9,81 menit
52
0723xx
3,12 menit
7,34 menit
8,67 menit
19,13 menit
53
0311xx
2,10 menit
9,02 menit
6,74 menit
17,86 menit
54
0832xx
2,45 menit
6,72 menit
7,34 menit
16,51 menit
55
0521xx
1,22 menit
12,35 menit
5,04 menit
18,61 menit
56
0971xx
2,05 menit
4,14 menit
3,43 menit
9,62 menit
57
0284xx
2,76 menit
5 menit
6,09 menit
13,85 menit
58
0221xx
3,14 menit
11,23 menit
6,24 menit
20,61 menit
59
0434xx
3,34 menit
8,65 menit
7,78 menit
19,77 menit
60
0734xx
2,18 menit
8,62 menit
7,43 menit
18,23 menit
61
0712xx
2,24 menit
8,52 menit
6,72 menit
17,03 menit
62
0074xx
2,53 menit
2,16 menit
4,05 menit
8,64 menit
70
63
0208xx
3 menit
3,87 menit
3,03 menit
9,9 menit
64
0953xx
2,65 menit
9,39 menit
7,62 menit
19,66 menit
65
0913xx
2,23 menit
6,04 menit
4,46 menit
12,74 menit
66
0228xx
1,55 menit
5,72 menit
6,09 menit
13,36 menit
67
0556xx
0,87 menit
3,24 menit
5,62 menit
9,73 menit
68
0832xx
1,66 menit
5,14 menit
3,05 menit
9,85 menit
69
0029xx
2,31 menit
15,03 menit
4,39 menit
21.55 menit
70
0663xx
2,04 menit
8,76 menit
9,37 menit
20,17 menit
71
0689xx
1,79 menit
4,78 menit
10,22 menit
16,79 menit
72
0023xx
2,06 menit
4,31 menit
3,12 menit
9,69 menit
73
0289xx
2,12 menit
6,23 menit
8,22 menit
16,57 menit
74
0565xx
2,23 menit
8,56 menit
7,34 menit
18,13 menit
75
0852xx
3 menit
7,65 menit
11,23 menit
19,65 menit
76
0441xx
2,45 menit
7,35 menit
9,30 menit
19,1 menit
77
0823xx
3,21 menit
9,68 menit
4,22 menit
17,11 menit
78
0603xx
1,23 menit
3,42 menit
5,04 menit
9,69 menit
79
0292xx
1,20 menit
4,33 menit
4,21 menit
9,74 menit
80
0027xx
2,11 menit
6,21 menit
6,09 menit
14,41 menit
81
0189xx
2,32 menit
5,22 menit
7,05 menit
14,59 menit
82
0143xx
3,38 menit
6,24 menit
6,12 menit
15,74 menit
83
0972xx
2,34 menit
6,75 menit
9,34 menit
18,43 menit
84
0511xx
2,31 menit
10.23 menit
7,35 menit
19,89 menit
85
0029xx
1,45 menit
3,10 menit
5,24 menit
9,79 menit
71
86
0422xx
2,11 menit
9,24 menit
8,73 menit
20,08 menit
87
0114xx
2,08 menit
9,13 menit
8,13 menit
19,34 menit
89
0396xx
1,12 menit
10,24 menit
8,33 menit
19,69 menit
90
0557xx
1,15 menit
3,23 menit
5,13 menit
9,51 menit
91
0331xx
2,36 menit
9,71 menit
7,83 menit
19,9 menit
92
0442xx
1,23 menit
8,39 menit
9,34 menit
18,96 menit
93
0821xx
1,33 meni
10,12 menit
7,20 menit
18,65 menit
94
0983xx
2 menit
10,36 menit
9,08 menit
21,44 menit
95
0755xx
2,15 menit
7,23 menit
8,67 menit
18,05 menit
72
PEDOMAN WAWANCARA Kepala Instalasi Rekam Medis RSUD RAA Soewondo Pati Nama
:M
Jenis Kelamin
: laki-laki
Umur
: 56 (Th)
Pendidikan
: S2 kesehatan
1. Kebijakan Rumah sakit 1. Apakah ada kebijakan rumah sakit mengenai waktu penyediaan Dokumen Rekam Medis di filing rawat jalan berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) ? 2. Bagaimana isi dari kebijakan tersebut ? 3. Apakah kebijakan tersebut telah dilaksanakan ? 4. Apakah ada sanksi jika kebijakan tersebut tidak dilaksanakan ? 2. Prosedur Tetap Rumah sakit a. Apakah ada protap mengenai waktupenyediaan Dokumen Rekam Medis di filing rawat jalan berdasarkan Standar Pelayanan minimal (SPM) ? b. Bagaimana isi dari protap tersebut ? c. Apakah protap tersebut telah dilaksanakan ? d. Apakah ada sanksi jika protap tidak dilaksanakan ? 3. Bagaimana alur pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) rawat jalan pasien lama di RSUD RAA Soewondo Pati ?
73
4. Bagaimana pelaksanaan pelayanan Dokumen Rekam Medis filing rawat jalan di RSUD RAA Soewondo Pati ? 5. Apakah ada kendala dalam pelaksanaan Standar operasional prosedur (SOP) ?
74
PEDOMAN WAWANCARA Petugas Filing Rawat Jalan RSUD RAA Soewondo Pati Nama
:
Jenis Kelamin
:
Umur
:
Pendidikan
:
1. Bagaimana alur pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) di filing rawat jalan ? 2. Adakah SOP tentang waktu pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) ? 3. Adakah kebijakan lain tentang waktu pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) ? 4. Berapa rata-rata waktu tunggu pelayanan penyediaan DRM yang ditetapkan oleh RSUD RAA Soewondo Pati ? 5. Apa saja kesulitan yang dijumpai pada saat pelayanan Dokumen rekam Medis (DRM) ? sudahkah terpenuhi ? bila belum, apa kendalanya ? 6. Apa saja sarana yang digunakan untuk penyediaan Dokumen Rekam Medis (DRM)? 7. jika tidak menggunakan tracer, apakah petugas mengalami kesulitan saat melakukan pencarian DRM ?
75
Hasil Wawancara
No 1
Jabatan Kepala rekam medis
Pertanyaan 1. Kebijakan
Nama : Tn. M Jenis Kelamin: laki-
Jawaban Rumah
sakit a. Apakah
ada
a.
saat
ini
belum
laki
kebijakan rumah
kebijakan
Umur : 56 (Th)
sakit
SOP
Pendidikan : S2
waktu
sakit
kesehatan
penyediaan
memaksimalkan
Dokumen Rekam
pelaksanaan
Medis
filing
Mengkin
jalan
hari akan ada kebijakan
mengenai
di
rawat
karena
selain rumah ingin
SOP.
dikemudian
berdasarkan
lain terkait pelayanan
Standar
dokumen rekam medis
Operasional
agar
Prosedur (SOP)
maksimal.
? 2. Prosedur
Tetap
Rumah sakit a.
lain
ada
Apakah
ada
protap mengenai waktu penyediaan
a. Ada
jauh
lebih
76
Dokumen Rekam Medis
di
filing
rawat
jalan
berdasarkan Standar Pelayanan minimal (SPM) ? b.
Bagaimana
isi b. Intinya waktu pelayanan
protap tersebut ?
yang telah di tetapkan oleh rumah sakit yakni ≤
c.
Apakah tersebut
protap
telah c. Sudah
dilaksanakan? d.
10 menit.
Apakah
tapi
belum
maksimal.
ada
sanksi jika protap d. Hanya teguran. tidak dilaksanakan ?
3. Pasien dipanggil sesuai 3. Bagaimana
alur nomor antrian kemudian
pelayanan
DRM pasien akan didaftar oleh
pasien lama rawat petugas
TP
dengan
jalan di RSUD RAA mnginput identitas yang Soewondo Pati ? ada
di
mencetak
KIB.petugas SEP,
SEP
77
akan
diambil
oleh
filing
untuk
petugas
kemudian dicarikan DRM lalu
DRM
yg
sudah
ditemukan akan dibawa ke pecatatan setelah itu akan di seimpan pada kotak sesuai poli untuk menunggu diantarkan. 4. Masih
4. Bagaimana
harus
pelaksanaan pelayanan
DRM
apsien lama rawat
banyak
yang
dibenah
dan
diperbaiki
sejauhini
belum maksimal.
jalan di RSUD RAA Soewondo Pati ? 5. Terkadang
petugas
dalam pelaksanaan
bekerja
dengan
SOP ?
memaksimalkan
waktu
sehingga
jarang
5. Apakah ada kendala
memperhatikan
SOP,
jadi
SOP
sejauh
ini
belum maksimal. 2
Petugas filing rawat jalan a)
1. Bagaimana
alur
pelayanan Dokumen Nama : Tn. .AM
a) petugas
filing
mengambil
SEP
dikeranjang
TPP
78
Umur : 35 tahun
Rekam Medis (DRM)
kemudian dicarikan
Jenis Kelamin
di filing rawat jalan ?
DRM sesuai no RM
: laki-laki
b)
yang tertera di SEP,
Pendidikan :
setelah
DRM
SMA
ditemukan
lalu
Nama
:Tn .EP
diserahkan kebagian
Umur
:28
pencatataan
untuk
tahun
dilengkapi.
Jenis Kelamin
lengkap DRM akan
: laki-laki
Setelah
disimpan
kerak
Pendidikan : S1
sesuai
tujuan
hukum
sembari menunggu
c) Nama : Tn.EC Umur : 38 tahun Jenis kelamin :
poli
untuk diantarkan ke poliklinik tujuan. b) petugas
filing
laki-laki
mengambil
SEP
Pendidikan : DIII
kebagian
TPP
kearsipan
kemudian
akan
dicariak
DRM
d) Nama : Tn. O Umur : 30 tahun
berdasarkan no RM
Jenis kelamin :
yang ada di SEP,
laki-laki
setelah
Pendidikan : DIII
DRM
keperawatan
diserahkan dibagian
ditemukan,
pencatatan
akan
untuk
79
dilengkapi selanjutnya
DRM
akan didistribusikan c) mencari DRM sesuai SEP yang diambil dari
depan
setelah
(TPP)
ditemukan
DRM
akan
diserahkan kebiagian pecatatan yang
selanjutnya
akan
disimpan
kotak
sesuai
di poli
sekitar 10-15 DRM lalu diantarkan ke poliklinik tujuan. d) mengambil SEP ke TPP
kemudian
mencari DRM lalu DRM
yang
telah
ditemukan diserahkan bagian
pada
pencatatan
selanjutnya didistribusikan
akan
80
2. Adakah SOP tentang waktu Dokumen
a) ada,
pelayanan
tapi
kurang
disosialisasikan.
Rekam
Petugas juga kurang
Medis (DRM) ?
paham dengan isi SOPnya b) Kayaknya ada, tapi belum pernah baca. c) Kayaknya ada 4 atau 5
prosedur,
kurang
tapi paham
dengan isi SOPnya. d) Ada, tapi tidak tau isinya seperti apa
3. Adakah
kebijakan
a) tidak
lain tentang waktu pelayanan Dokumen
ada,
hanya
SOP b) tidak ada kebijakan
Rekam Medis (DRM)
lain, tapi ada SOP
?
mengenai Pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) c)
tidak
tahu,
tapi
kayakanya ada SOP. d) Tidak tahu
81
4. Berapa
rata-rata a) kurang
waktu
tau,
tapi
tunggu kayaknya 10 menit
pelayanan b) tidak tahu penyediaan
DRM c) 10 menit
yang ditetapkan oleh d) Tidak tahu RSUD
RAA
Soewondo Pati ? 5. Apa saja kesulitan a) terkadang ada DRM yang dijumpai pada yang lebih dari satu saat
pelayanan (duplikasi),
Dokumen
rekam penyimpanan kurang
Medis
(DRM)
? tertata rapi, sarana
sudahkah terpenuhi kurang
memadai
? bila belum, apa (lampu yang kurang kendalanya ? terang), tidak adanya sedot debu. Belum terpenuhi, kendalanya keterlambatan pada pencariaan
DRM
(tidak maksimal). b) penyimpanan kurang tertata
rapi,
ada
82
DRM yang lebih dari satu
(duplikasi),
DRM yang banyak dengan
kapasitas
rak yang sedikit. c) ruangan
yang
sempit, penyimpanan kurang tertata
rapi,
ada
DRM yang lebih dari satu
(duplikasi),
DRM yang banyak dengan rak
kapasitas
yang
sedikit,
sarana yang masih kurang (lampu). d) DRM
tidak
tertata
rapi di rak, DRM yang masih belum dkembalikan,
DRM
yang sudah terlalu full kapasitasnya di rak.
83
6. Apa
saja
sarana
a) SEP untuk pasien
yang
digunakan
BPJS, tracer untuk
untuk
penyediaan
pasien umum, buku
Dokumen
Rekam
Medis (DRM) ?
ekspedisi. b) SEP,
tracer, buku
ekspedisi. c) SEP,
tracer, buku
ekspedisi. d) SEP, 7. jika
tidak
apakah
petugas mengalami kesulitan
ekspedisi. a) tidak, yang penting
menggunakan tracer,
tracer, buku
saat
melakukan pencarian DRM ?
petugas tau No RM b) sedikit kesulitan,,tapi sudah terbiasa. c) tidak karena sudah terbiasa. d) sedikit kesulitan.
84
PENGUKURAN SASARAN MUTU WAKTU TUNGGU PROSES PENDAFTARAN SAMPAI KE POLIKLINIK < 10 MENIT RSUD.RAA.SOEWONDO PATI
No. Dokumen :
No. Revisi :
Halaman : 1/1
Ditetapkan Tanggal Terbit :
STANDAR
Direktur RSUD. RAA. Soewondo Pati,
PROSEDUR OPERASIONAL
Adalah proses mengukur waktu Dr. sejak mulai M.M. mendaftar H. SUBAWI, PENGERTIAN sampai dokumen rekam medis pasien diterima di Poliklinik yang dituju di RSUD RAA Soewondo NIP.Pati. 19610907 198903 1 022. TUJUAN
Agar waktu pelayanan pendaftaran dapat diketahui
KEBIJAKAN
Pemberian pelayanan pendaftaran rawat jalan harus memiliki standar mutu waktu yang jelas. Per pasien < 10 menit. 1. Pengukuran dilaksanakan untuk 25 pendaftar / pasien mulai Jam 09.00 setiap hari
PROSEDUR
2. Pengukuran dimulai dari waktu pasien mendaftar sampai dengan dokumen rekam medisnya diterima di poliklinik tujuan. 3. Pengukuran dicatat dalam buku ekspedisi. 4. Dibuat analisa setiap 3 bulan.
UNIT TERKAIT
Kasir
TPPRJ
Filling rawat jalan
Poliklinik
85
