Karina Menten Informatica

Karina Menten Informatica

Opdracht Datum : 14/10/2003

1. INLEIDING De term e-commerce is inmiddels al aardig ingeburgerd. De komst van het internet heeft een nieuwe dimensie gegeven aan de handel tussen bedrijven. Grote bedrijven zijn reeds ver gevorderd met de uitbouw van hun elektronische aankoop en verwachten dat hun toeleveranciers hen hier nu snel in zullen volgen. De potentiële voordelen voor zowel de verkoper als de koper zijn immers groot: eprocurement leidt tot een vereenvoudigd, sneller en kostenverlagend proces. Heel wat toeleveranciers moeten de eerste stappen nog zetten om hieraan te kunnen deelnemen. De overstap naar elektronisch aankopen hoeft echter niet complex te zijn en ligt zeker binnen het bereik van vele KMO’s. Via het world wide web je aankopen doen, zonder er nog voor naar de winkel, de showroom, de groothandel, het warenhuis of de meubelboulevard te hoeven gaan. Gemak dient de mens… Maar op een of andere manier zal de betreffende leverancier of producent er toch voor moeten zorgen, dat de bestelling ook wordt afgeleverd. Op de afgesproken tijd graag en met de eventuele bijhorende service zoals bijvoorbeeld het gebruiksklaar maken van het product. Bovendien moet de betaling goed geregeld worden. Dat hele traject wordt e-fulfillment genoemd.

2. E-PROCUREMENT 2.1. E-Procurement - Wat is dat nu? E-Procurement beslaat de automatisering van bedrijfsprocessen in het inkooptraject, op basis van internettechnologie.Meerdere stappen in het inkoopproces worden hierbij ondersteund: vanaf de inkoop-aanvraag door een medewerker, waarbij via een intern autorisatieproces de bestelling bij de gecontracteerde leverancier wordt geplaatst, tot en met de administratieve afhandeling van o.a. goederen ontvangst en facturering. 2.2. E-Procurement - Waarom interessant? Interessant voor organisatie en onderdelen. Het inkoopproces heeft betrekking op vele functies en onderdelen van uw organisatie. De voordelen door inzet van eProcurement zullen daarom door het (financiële) management, de inkoop afdeling, de directie en eindgebruikers ervaren worden. Tijd is Geld. De grootste besparingen door inzet van e-Procurement liggen in de verhoging van de procesefficiëntie; papieren procedures en tijdrovende processen als het aanmaken van bestelaanvragen, goed (laten) keuren, versturen naar de leverancier en betaalbaar gesteld krijgen van facturen, worden geautomatiseerd of geëlimineerd. De fysieke papierstroom verdwijnt. Door procedure voor goedkeuring, autorisatie en budgetcontrole vooraf in uw eProcurement systeem op te nemen, verzekert u zich ervan dat de juiste inkoopprocedures worden gevolgd.



!

"



2.3. Voordelen E-procurement biedt de volgende belangrijke voordelen: •

Kostenreductie: o met e-procurement bundelt u eenvoudig de inkoop voor de hele onderneming, en grotere hoeveelheden betekenen nu éénmaal lagere prijzen. o Verlaging van de interne proceskosten: Lagere transactiekosten per order door vermindering administratie kosten Lagere voorraadkosten o Lagere prijzen: meer inkoop binnen raamcontracten vermindering van het aantal leveranciers lagere prijzen door hogere markttransparantie

•

Efficiëntere processen; o E-procurement stelt u in staat om uw inkoopprocessen eenvoudig te controleren en nauw samen te werken met de juiste leveranciers

•

Betere controle: o E-procurement minimaliseert verkeerde inkoopbeslissingen door gestandaardiseerde procedures

•

Betere interne dienstverlening: o Up-to-date catalogus o Workflow goedkeuring in bestelproces o Inzicht in de status van bestellingen o Geïntegreerde financiële verrekening o Kortere bestel- en levertijden

•

Wereldwijde toegang: o E-procurement geeft u toegang tot leveranciers over de hele wereld, waardoor u kunt werken met leveranciers die beter aan uw wensen voldoen.



2.4. Nadelen • • •

• •

•

•

het geleverde “werkpakket” moet gebruikersvriendelijk zijn en een hoge “uptime” hebben. voldoende servercapaciteit, alsook de hardware faciliteiten Indien de leverancier geen logistieke koppeling heeft gemaakt met zijn backoffice dan is de efficiency verhoging gering, en beperkt tot de bestelhandeling. Kostenbesparing in de zin van logistieke efficiency en prijsverlagende werking voor het product blijven dan beperkt. Verhoogde logistieke activiteit De ontwerpers en PR mensen die aan de basis van een commercieel product staan laten geen kans voorbij gaan de elektronische geprojecteerde etalage zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Hier schuilt dus het gevaar dat de intentie en mogelijkheid van besparing door efficiencyverbetering wordt overreden door kooplust en dus verspilling. Netcapaciteit en storingen in apparatuur en software kunnen een ramp betekenen voor productiebedrijven die op basis van just-in-time werken. In principe is dit wel te ondervangen, maar blindvaren kan grote gevolgen hebben. Tevens kan een storing aan de kant van de leverancier problemen opleveren die zich nog dagen laten voelen; verloren orders, stilstaande picking systemen of onverklaarbare facturen. Een ander nadeel van e-procurement, of ICT in zijn algemeenheid, is de diversiteit aan softwareproducten dat wordt aangeboden. Gebrek aan echtestandaard software betekend voorlopig nog dat ieder systeem zijn eigen idioom kent, en daardoor een behoorlijke gewenningsperiode in zich herbergt.

2.5. Bijlage 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

bestelling van een Mercedes methet systeem Vision selecteer type selecteer buitenkleur en binnenbekleding selecteer opties plaats bestelling in gewenste leveringstermijn van de klant bestelling/wijziging werd aanvaard voor de vermelde productiedatum bestelling/wijziging werd niet aanvaard, de reden staat vast in de “error message”



3. E-FULFILLMENT 3.1. E-Fulfillment - Wat is dat nu? E-fulfillment is de integrale afhandeling van een order die via een website is ontvangen. Het betreft het geheel aan benodigde backoffice-processen. Doel is om uiteindelijk aan de persoonlijke wensen en eisen van een klant te voldoen en zo het succes van een online-aankoopervaring te verzekeren. E-fulfillment is de sleutel tot het succes van e-commerce 3.2. E-Fulfillment - Waarom interessant? E-fulfillment is één van de meest gecompliceerde aspecten van e-commerce. De term heeft betrekking op het complete traject dat gestart wordt na een order van een klant. Het kan uiteenlopende activiteiten omvatten als klantenservice, orderregistratie en – verwerking, opslag, voorraadmanagement, verpakking, transport en distributie, procurement, facturering en incasso. Daarnaast wordt het managen van geruilde, geretourneerde of ingeleverde goederen (reverse logisitics) steeds belangrijker. Tot voor kort werd het belang van fulfillment vaak onderschat. Tegenwoordig beseffen steeds meer bedrijven dat het leveren van het product even belangrijk is als het product zelf. 3.3. Nadelen •

Processen en systemen moeten op orde zijn. De achterliggende processen en systemen bepalen of de onderneming de (verkoop)belofte waarmaakt. Het ' in lijn brengen'met de eisen die e-business stelt vraagt om re-engineering van het hele klantproces, omdat de klant veelal mee produceert en omdat onvolkomenheden in het geautomatiseerde proces niet meer door menselijke tussenkomst kunnen worden weggewerkt.

•

E-fulfillment implementeren in een bestaande organisatie kost veel tijd en managementaandacht Nodig is betrokkenheid aan de basis van de organisatie en een bottom-up aanpak, binnen de kaders van de nieuwe eisen voor e-business. Experimenteren en leren van de feedback van klanten is een goede strategie.

•

Businessprocessen en ICT moeten naadloos zijn geïntegreerd ICT-ers die niet uit de eigen business afkomstig zijn zullen niet goed begrijpen wat de klant doet en wil. Uitbesteden zonder eigen regievoering is daarom uit den boze. Anderzijds moeten proceseigenaren beseffen dat feilloze fulfillment staat of valt met een goede ICT-architectuur en 100% beschikbaarheid


•


Voor gezichtsbepalende processen 'best-of-breed'-pakketten kiezen. Voor de automatisering van kernfuncties die bepalend zijn voor de concurrentiepositie hebben ' best-of-breed' -softwarepakketten dikwijls de voorkeur boven brede, integrale pakketten. Voor de implementatie van dit soort pakketten is een vertrouwensrelatie met de leverancier vereist om de nieuwste ontwikkelingen te kunnen benutten.

3.4. Bijlage: 8. mailbox: o uitzonderingen of buitentariefcodes/voertuigen worden besteld via mailbox o bestellingen met mailbox gaan niet rechtstreeks door naar de fabriek, zij komen via DC-Belux en worden dan doorgestuurd na verwerking 9. Daily control: o bij vision is een dagelijkse controle van de bestellingen noodzakelijk, deze controle gebeurt via Daily Control o iedere wijziging die de bestelling ondergaat door de fabriek is opgenomen in Daily Control (wijziging, uitvoering, status…) EN zo kan je de klant hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen 10. vehicle logistics o via vehicle logistics kan men op elke minuut van de dag controleren waar een voertuig zich bevindt in het productieproces dit is eenvoudig om een planning op te maken van al de voertuigen die in de nabije toekomst worden geleverd



4. BESLUIT Mercedes-Benz is als automerk synoniem geworden voor kwaliteit. Om deze kwaliteit verder te verhogen heeft de Belgische landenorganisatie van MercedesBenz haar applicaties naar het web gebracht met OnWeb van NetManage. De dealers van Mercedes-Benz België hebben nu toegang tot deze applicaties via een extranet. Omdat deze applicaties direct gekoppeld zijn aan het productiesysteem van de fabrieken, kan de dealer nu exact zien, wanneer een bepaalde auto geproduceerd zal worden. De klant kan nu zelfs na de bestelling de specificaties van zijn auto wijzigen, zolang de auto nog niet geproduceerd is. Mercedes-Benz behoort tot de DaimlerChrysler groep. Dit concern bezit wereldwijd maar liefst 50 fabrieken. De personen- en vrachtauto' s van Mercedes-Benz vinden hun weg naar de klant via 6.300 verkooppunten, verspreid over 190 landen. Elke landenorganisatie beschikt over een grote mate van autonomie ten aanzien van marketing en distributie. Mercedes-Benz België was niet tevreden over het serviceniveau dat het zijn klanten bood. Voor een belangrijk deel was dit te wijten aan de beperkingen van het tot dan toe gebruikte automatiseringssysteem. De dealers dienden bij het invoeren van een bestelling bijvoorbeeld codes opzoeken in dikke ordners. Deze codes werden vervolgens in meerdere systemen ingevoerd. Een proces dat zowel arbeidsintensief al foutgevoelig was.

De Belgische importeur stelde zich daarom tot doel de service aan zowel de dealers als de klanten te verhogen. Er moest een flexibel automatiseringssysteem komen, dat real-time informatie verstrekt over de specificaties van een bepaald type auto en over de beschikbaarheid van die auto. De nieuwe applicatie moest geïntegreerd worden met de fabriekssystemen die de orderverwerking en logistiek verzorgen. Op deze manier zou het orderproces vereenvoudigd worden, en zouden dealers beschikken over accurate informatie over de productie van de bestelde auto' s.



Geïntegreerde oplossing In de ogen van Mercedes-Benz België was OnWeb van NetManage de meest geschikte oplossing. Met OnWeb werd een compleet nieuw systeem gecreëerd, Vision geheten. Vision is een extranet voor de Belgische dealers van Mercedes-Benz, dat geïntegreerd is met de fabriekssystemen, waardoor het orderproces transparant is geworden. Vision is inmiddels in heel België geïmplementeerd. Mercedes-Benz België kijkt met tevredenheid naar de bereikte resultaten. Zowel de tevredenheid van de dealer als van de klant is meetbaar toegenomen. De gebruikersinterface van Vision is eenvoudig. De klant en de verkoper kunnen op een gevisualiseerde manier de specificaties van een auto bepalen, zoals model, kleur, motorinhoud, etc. Danzij de ingebouwde business logica wordt automatisch de prijs berekend, wordt gecontroleerd of de auto misschien al beschikbaar is, en zoniet, wanneer deze dan geproduceerd zal worden. De dealer kan de klant dan een accurate afleverdatum aangeven. Zelfs nadat een order geplaatst is, kan de dealer met Vision desgewenst de specificaties van de bestelde auto veranderen en de klant informeren over de nieuwe afleverdatum. Vision gebruikt het internet om alle dealers toegang te bieden tot de applicaties en data gehuisvest op de IBM AS/400 en S/390 systemen, waardoor bovendien de noodzaak tot omslachtige en dure softwaredistributie wordt opgeheven. Bovendien is er sprake van het change once, update anyware principe, waardoor het web – in termen van onderhoud – een efficiënt medium is geworden. Vanwege zijn intuïtief ontwerp, vereist Vision weinig training en ondersteuning van de eindgebruiker. De naam Mercedes is synoniem voor innovatieve voertuigen van hoge kwaliteit – een standaard die Mercedes wil bestendigen naar hun klanten via het Vision systeem. Het resultaat is een effectiever en efficiënter systeem dat zowel de dealer als de klant tevreden stelt.



Bijlage 1: Bestelling van een Mercedes met het systeem Vision – selecteer voertuig

4



Bijlage 2: Selecteer type

4



Bijlage 3: Selecteer buitenkleur en binnenbekleding

4



Bijlage 4: Selecteer opties

4



Bijlage 5: Plaats bestelling in gewenste leveringstermijn van de klant

4



Bijlage 6: Bestelling werd aanvaard door de fabriek

4

Bijlage 7: Bestelling werd niet aanvaard door de fabriek, reden staat vast in de “error message”



4



Bijlage 8: Mailbox

4



Bijlage 9: Daily Control

4



Bijlage 10: Vehicle Logistics

4



Bijlage 11: Vehicle logistics – productieplanning

4



4



INHOUDSTABEL

1. Inleiding 2. E-Procurement 2.1. E-Procurement – Wat is dat nu? 2.2. E-Procurement – Waarom interessant? 2.3. Voordelen 2.4. Nadelen 2.5. Bijlage 3. E-Fulfillment 3.1. E-Fulfillment – Wat is dat nu? 3.2. E-Fulfillment – Waarom interessant? 3.3. Nadelen 3.4. Bijlage 4. Besluit 5. Bijlage

5.1. Bestelling van een Mercedes met het systeem Vision 5.2. Selecteer type 5.3. Selecteer buitenkleur en binnenbekleding 5.4. Selecteer opties 5.5. Plaats bestelling in gewenste leveringstermijn van de klant 5.6. Bestelling werd aanvaard door de fabriek 5.7. Bestelling werd niet aanvaard door de fabriek 5.8. Mailbox 5.9. Daily Control 5.10. Vehicle Logistics 5.11. Vehicle Logistics - productieplanning


5. BIJLAGE


Karina Menten Informatica

Recommend Documents