PUSAT MAKLlThIAT DAN
PERPUSTAKAAN BERNAJ\!f A
KANDUNGAN
Muka Pengenalan
BAB 1 Menulis surat rasmi BAB 2 Bahagian-bahagian yang terkandung dalam surat
perniagaan.... BAB 3 Format surat perniagaan BAB 4 Bahagian A: Surat-surat rasmi" bagi persahabatan / perniagaan
menjalinkan
hubungan ..
Al. Surat Ucap Selamat Yang Ringkas A2. Surat Ucap Selamat
Sej~tera
. .
A3. Surat Jawapan Penangguhan
.
A4. Surat Jawapan Penolakan
..
AS. Surat Menolak Tanggungjawab Kerugian
.
A6. Surat Rasmi Pembekal Kepada 'Pelanggan
..
A7. Surat Rasmi Mohon Kemaafan Oi Atas Kesilapan.
ensir'
s Niaga pibak
A8. Surat Rasmi Mengalu-alukan Seorang Pelawat
.
A9. Surat Rasmi Penolakan Permohonan Kredit
.
A10. Surat Rasmi Ucapan Terima Kasih
..
All. Surat Rasmi Ucapan Terima Kasm Ke Atas Pesanan
Yang Banyak .. A12. Surat Rasmi Ucapan Terima Kasm Ke Atas Penye lesaian Akaun ..
rerbitkan luJahkan
A13. Surat Rasmi Penghargaan Atas Suatu Khidmat
..
I
ktronik, 'aripada
A14. Surat Rasmi Penghargaan Ke Atas Penerimaan
Maklumat .
A17. Surat Maklum-balas Atas Ucapan Tahniah
25
A18. Surat Rasmi Ucapan Takziah (i)
26
A19. Surat Rasmi Ucapan Takziah (ii)
26
A20. Surat Rasmi Ucapan Takziah (iii)
27
A21. Surat Rasmi Rakan-niaga.
Menyatakan
Simpati
Kepada
27
Bahagian B:
Surat-surat rasmi perniagaan dan perdagangan:
pertanyaan dan jawapan
29
B1. Surat Contoh Pertanyaan Mengenai Barangan a. Surat Pertanyaan b. Surat Jawapan
31
B2. Surat Pertanyaan Mengenai Peralatan Pejabat ......... a. Surat Pertanyaan b. Surat Jawapan
33
B3. Surat Persetujuan Membual Demonstrasi Barangan
35
B4. Surat Pertanyaan Mengenai Barangan ,Luar Negeri a. Surat Perlanyaan b. Surat Jawapan
36
B5. Surat Permohonan Contoh Barangan a. Surat Pertanyaan b. Surat Jawapan
38
B6. Surat Persetujuan Barangan Tekstil............................ a. Surat Pertanyaan b. Surat Jawapan
40
B7. Surat Permohonan Katalog (i) a. Sural Pertanyaan b. Sural Jawapan
42
B8. Surat Permohonan Dikirimkan Katalog (ii) a. Surat Pertanyaan
44
b. Surat Jawapan II
uka surat 24
Muka B9. Surat Meminta Contoh Barangan (i)
25
a.
25
b. Surat Jawapan
26
Surat Pertanyaan
BID. Surat Meminta Contoh Barangan (ii)
26
a.
27
b. Surat Jawapan
a 27
Surat Pertanyaan
B11. Surat Permohonan Untuk Menjadi Pengedar Tunggal Barangan a.
Surat Pertanyaan
b. Surat Jawapan
~:
29
31
B12. Surat Permohonan Syarat-syarat Istimewa Perniaga a.
Surat Pertanyaan
b.. Surat Jawapan
33
Bahagian C:
"
Surat-surat rasmi urusniaga sebutharga, anggaran dan tender 3S
36
C1. Permohonan Sebutharga Untuk Kertas Cetak a.
..
Permintaan
b. Sebutharga
C2. Permohonan Sebutharga Untuk Keperluan Dapur 38
a.
Permintaan
b. Sebutharga
C3. Surat Rasmi Sebutharga Bagi Langsir Pejabat .........
40
42
C4. Surat Rasmi Tawaran Tender Kepada Orang Ramai (Awam) .
C5. Surat Rasmi Kontraktor Dengan Lampiran Tawara Tender
C6. Surat Rasmi Penjual Memohon Syarat Tawaran Ya Lebih Memuaskan 44
a.
Surat Pertanyaan
b. Surat Jawapan
III
01. Surat Pekeliling Rasmi
67
Kempen Jualan Ekonomi
02. Surat Pekeliling Rasmi
69
Kempen Jualan Ke Arah Kecemerlangan
03. Surat Pekeliling Rasmi
70
Kempen Jualan Ke Arah Keselamatan dan Perlindungan Masa Oepan 04. Surat Pekeliling Rasmi
71
Kempen Jualan Mewah
D5. Surat Pekeliling Rasmi
72
Kempen Jualan Yang Membanggakan
06. Surat Rasmi Tawaran Kepada Seorang Usahawan
Baru
74
D7. Surat Rasmi Tawaran Kepada Seorang Pelanggan
Tetap ;............................................
75
D8. Surat Tawaran Mengenai Satu Prod uk Yang
Berkualiti
76
D9. Surat Tawaran Untuk Barang Keluaran Baru
77
Bahagian E:
Surat-surat rasmi urusniaga membuat pesanan dan
penetapan
79
E1. Surat Rasmi Pesanan Biasa
81
Contoh (i)
Contoh (ij)
E2. Surat Rasmi Pesanan Berdasarkan Sebutharga
Peniaga
83
Contoh (i)
Contoh (ii)
E3. Surat Rasmi Berserta Borang Pesanan IV
85
ttl
surat
Muka
£4. Surat Rasmi Pesanan Oaripada Seorang Pelanggan Baru 65
£5. Surat Rasmi Pesanan Oengan Lampiran Syarat
67
E6.
69
•
E7. Surat Rasmi Memberitahu Pesanan Yang Tergendala
a. Pengeluaran Tertangguh b. Tiada Stok Simpanan c. Mogok Pekerja-Pekerja
70 E8.
71
Surat Rasmi Akuan Menerima Pesanan Pertama
Surat Rasmi Oaripada Peniaga Yang Menolak Potongan Harga
E9. Surat Rasmi Penolakan Syarat-Syarat Penghantaran
Pesanan.............................................................................. EI0. Surat Rasmi Penolakan Pemberian Kredit
72
Ell. Surat Rasmi Memberitahu Tidak Ada Stok.............. £12. Surat Rasmi O:u.ipada Peniaga Yang Menghantar Barang Gantiari·...............................................................
74 75 76
77
79
81
E13. Surat Tawaran Rasmi Barangan Atas Persetujuan" II
E14. Surat Rasmi Memohon Penghantaran........................ E15. Surat Rasmi Member\tahu Barangan Telah Oi hantar £16. Surat Rasmi Melaporkan Kerosakan Oalam Per jalanan................................................................................ £17. Surat Rasmi Melaporkan Mengenai Barangan Yang Tidak Oihantar Bahagian F:
Surat-surat Rasmi Urusniaga Contoh Surat Aduan dan Surat-surat Pembetulan Fl.
Surat Aduan Mengenai Kiriman Yang Tidak Oi terima a. Surat Pertanyaan b. Surat Jawapan
F2.
Surat Aduan Mengenai Barangan Yang Salah a. Surat Pertanyaan b. Surat Jawapan
83
85
v
a.
Surat Pertanyaan
b. Surat Jawapan F4.
Surat Aduan Mengenai Mutu Barangan a. Surat Pertanyaan
109
b. Surat Jawapan (i) c. Surat Jawapan (ii) FS.
Surat Aduan Mengenai Barangan Rosak................... a. Surat Pertanyaan
112
b. Surat Jawapan F6. Surat Aduan Mengenai Pembungkusan Barangan Yang Tidal< Sempurna................................................... a. Surat Pertanyaan
114
b. Surat Jawapan' F7. Surat Aduan Mengenai Barangan Yang Tidak Di terima a. Surat Pertanyaan b. Surat Jawapan
116
"
F8. Surat Aduan Mengenai Penghanta.ran Atau Pengiriman Barangan Yang Selalu Lewat a. Surat Pertanyaan
118
b. Surat Jawapan F9. Surat Aduan Mengenai Kos Pengiriman Atau Peng hantaran Barangan a. Surat Pertanyaan
120
b. Surat Jawapan (i) c. Surat Jawapan (ii) FlO. Surat Pembatalan Pesanan
123
a. Surat Pertanyaan b. Surat Jawapan (i) c.
Surat Jawapan (ii)
FIt. Surat Pembatalan Pesanan Kerana Pengiriman Yang Tergendala............................................................. VI
126
surat
Muka Bahagian G:
107
Surat-surat rasmi urusniaga
Contoh-contoh surat, invois dan penyelesaian akaun 109
I
Gl. Surat Penolakan Pemberian Nota Kredit .................. a. Permohonan Peruncit b. Surat Jawapan Pemborong
G2. Surat Perrnohonan Pelanggan Meminta Tangguhkan
112
I
Pembayaran ...................................................................... a. Surat Perrnohonan b. Surat Jawapan
114
r
c. Surat Penolakan d. Surat Jawapan Menolak Rayuan
G3. Surat Lampiran Pembayaran Dan Akuan Penerima
116
I
a. Surat Pemb'ayaran
b, Surat Akuan Penerimaan (Resit Dilampirkan)
G4. Surat Lampiran Penghantaran Barangan Menerusi Bayar Waktu Terima (COD) ........................................ Bahagian H:
118
Surat-surat rasmi urusniaga
Contoh-contoh Surat, Perrnohonan Menjelaskan Pembayaran 120
i
HI. Surat Pelanggan Yang Gagal Membayar Hutang .... H2. Surat Keterangan Pembayaran Yang Lewat ............. H3. Surat Tuntutan Pembayaran ........................................ a.
123
1
Surat Kepada Pelanggan Tetap
b. Surat Kepada Pelanggan Baru
c. Surat Kepada Pelanggan Yang Mernbuat Bayar Ansuran H4. Surat Tuntutan Susulan Pertama ................................ 126
I
HS. Surat Tuntutan Susulan Kedua ................................... Contoh (i) VJI
Contoh (iii)
Bahagian I:
Surat-surat rasrni urusniaga
147
Contoh-contoh surat, pertanyaan dan status kredit 11.
Pelanggan Mernohon Syarat-syarat Akaun Terbuka a.
149
Surat Perrnohonan
b. Surat Jawapan c.
Surat Permohonan Akaun Terbuka
12. Pelanggan Merninta Kredit Dilanjutkan a.
152
Surat Perrnohonan
b. Surat Jawapan (Meluluskan Perrnohonan) c. 13.
Surat Jawapan (Penolakan Perrnohonan)
Surat Perrnohonan Rujukan a.
154
Surat Permohonan Pernbekal
b. Surat Jawapan Pelanggan "
c. 14.
Surat Jawapan
Surat Jawapan Pelanggan Mernberikan Rujukan Perdagangan .
156
IS.
Surat Pe1anggan Mernohon Rujukan Bank
157
16.
Surat Perrnohonan Rujukan Perdagangan
158
17.
Surat Akuan Penerirnaan Rujukan Perdagangan
159
Contoh (i) Contoh (ii) 18.
Surat Rujukan Kepada Agensi Kredit
161
19.
Surat Jawapan Daripada Bank Terhadap Maklurnat Kredit
164
a.
Surat Pertanyaan
b. Surat Jawapan (Contoh (i) c.
Surat Jawapan (Contoh (ll») VIII
urat
Muk
120. Surat Jawapan Daripada Bank Terhadap Makluma Kredit
Contoh (i)
Contoh (ii)
147
Bahagian
J:
Surat-Surat rasmi urusniaga 149
Contoh surat-menyurat dengan agen-agen dan agensi perniagaan J1.
Surat Permohonan Sebagai Agen Dalam Negeri ..... a. Surat Jawapan
152
b. Surat Perlantikan J2.
Surat Permohonan Sebagai Agen Tunggal a.
Surat Permohonan Pengimport
b. Surat Jawapan Pengeluar
154
J3.
Surat Tawaran Sebagai Agen 'Del Crede' a.
Surat Tawaran
b. Surat Jawapan J4.
Surat Tawaran Sebagai Agen Pembeli Dar Sebuah Syari.kat Untuk Pengimport
156
J5.
Surat Pengesahan Syarat Oleh Pengeluar
157
J6.
Surat Perlantikan Sebagai Agen Kawasan a. Surat Tawaran
158
b. Surat Jawapan
159
J7.
Surat Tawaran Sebagai Agen Luar Negeri a. Surat Perlantikan b. Surat Jawapan
161
J8.
164
Surat Permohonan Daripada Agen Untuk Menaikkan Komisen a. Surat Permohonan b. Surat Jawapan
J9.
Surat Cadangan Pengeluar Untuk Mengurangkan Kadar Komisen IX
hantaran Yang Lewat
187
J12. Surat Daripada Agen Yang Mencadangkan Urusniaga Secara Kredit Kepada Pengeluar a.
188
Surat Tawaran
b. Surat Jawapan J13. Surat Aduan Mengenai Urusniaga Jualan Yang Kurang Memuaskan
190
J14. Surat Aduan Mengenai Kos Perbelanjaan Agen......
191
Bahagian K: Surat-surat rasmi urusniaga
193
_.......................................
Contoh surat perniagaan dan perdagangan luar negeri Kl. Surat Pertanyaan Sebutharga a.
Surat Jawapan
K2. Surat Import-Eksport a.
195 196
Surat Pengesahan Menerima Pesanan
b. Surat Permohonan Sebutharga c.
Surat Urusniaga Dengan Syarikat Perkapalan
d. Surat Keterangan Mengenai Pengiriman K3. Surat Permintaan Bagi Barangan 'On Consignment' a.
199
Surat Daripada Pembeli
b. Surat Persetujuan Penjual K4. Barangan Yang Ditawarkan 'On Consignment' ....... a.
201
Surat Tawaran Penjual
b. Surat Persetujuan Agen (wakil) K5. Surat Laporan Akaun Jualan a.
203
Surat Daripada Agen
b. Surat Jawapan K6. Surat Pengaduan Agen Mengenai Masalah Pasaran Barangan ,....................... a.
Surat Aduan x
205
rat
Muka
186
187
b. Surat Jawapan
K7. Surat Pengaduan Daripada Agen Mengenai Kualiti
Barangan Yang Tidal< Memuaskan a.
188
Surat Aduan
b. Surat Jawapan
K8. Surat Permohonan Bagi 'Consignment' Percubaan Bahagian L:
190
Surat-surat rasmi urusniaga Contoh surat perniagaan dalam negeri dan urus niaga bank
191
LI. Surat Permohonan Bagi Membuka Akaun Oi Bank 193
195
L2. Surat Kepada Bank Mengenai Tandatangan Slirat
L4.
Surat Aduan Mengenai Bayaran Perkhidmatan Bank a.
196
Permoho~an
L3.
Bagi Penyata Bank
Surat Pelanggan Kepada Bank
b. Surat Jawapan Oaripada Bank
L5. Surat-menyurat Dengan Pihak Bank Mengenai
Pengeluaran Wang Berlebihan..................................... a.
Surat Bank Kepada Pelanggan
b. Surat Jawapan Dari Pelanggan 199
c.
Surat Jawapan Bank
L6. Surat Kepada Bank Bagi Pemindahan Akaun Semasa Kepada Akaun Simpanan Tetap 201
203
L7. Surat Kepada Bank Mengarahkan Pembatalan Cek L8. Surat Aduan Mengenai Cek Tak Laku a. Surat Pelanggan Kepada Bank b. Surat Jawapan Oari Bank L9. Surat Permohonan Bagi Mendapatkan Kemudahan Dan Perkhidmatan Kredit Terbuka
205
LIO. Surat Permohonan Bagi Rujukan Bank a. Surat Pembekal Kepada Bank b. Surat Jawapan Dari Bank XI
.
a. Surat Pelanggan Kepada Bank b. Surat ]awapan Dari Bank c.
Surat Rayuan Kepada Bank
L12. Surat Perrnohonan Pinjarnan Bank Tanpa ]arninan
226
L13. Surat Perrnohonan Bagi Melanjutkan Pinjarnan.......
227
L14. Surat Permohonan Pinjarnan Bank Dengan ]aminan
228
L1S. Surat Perrnohonan Bagi Pernbayaran Semula Pinjarnan Yang Melebihi Ternpoh...............................
229
a.
Surat Tindakan Bank
Bahagian M:
Surat-surat rasrni urusniaga
231
Contoh surat berkaitan bidang insurans Ml. Surat Pertanyaan Mengenai Kadar Insurans a.
233
Insurans Keselarnatan
b. Insurans Ke Atas Barangan Yang Dihantar Melalui Perkhidmatan Kapal La~~ M2. Surat Perrnohonan Perlindungan Insurans Bagi Keselamatan Kilang Atau Gudang a.
235
Surat Perrnohonan
b. Surat Akaun Penerimaan M3. Surat Permohonan Bagi Mengurangkan Bayaran Premium
237
M4. Surat Perrnohonan Perlindungan Insurans Ke Atas Rumah
238
a.
Surat Permohonan
b. Surat ]awapan MS. Perlindungan Insurans Percutian - Perrnohonan dan Tuntutan.................................................................... a.
Surat Permohonan
b. Surat Jawapan c.
Surat Perrnohonan XII
240
'at t24
Muka M6. Surat Permohonan Perlindungan Sebelum Polisi Dikeluarkan a.
Surat Pertanyaan
b. Surat Jawapan ~')6
l27
!
,8
.29
M7. Surat Permohonan Tuntutan Insurans Terhadap Kerosakan Harta-Benda a.
Surat Permohonan
b. Surat Jawapan M8. Surat Permohonan Syarikat Insurans
Maklumat
Lanjut
Dari
M9. Surat Permohonan Tuntutan Insurans Terhadap Bencana Kebakaran..... a.
m t33
Surat Tuntutan Pelanggan
b.. Surat Jawapan Daripada Pihak Insurans MID. Surat Daripada Pihak Insurans Menolak Tuntutan Ganti rugi Sepenuhnya Mll. Surat Permohonan Polisi Perlindungan Insurans Bagi Semua Risiko a.
Surat Permohonan
b. Surat Jawapan :35
M12. Surat Pertanyaan Mengenai Syarat-syarat Polisi Terbuka.............................................................................. a.
Surat Pertanyaan
b. Surat Jawapan
l37 Bahagian N: !38
Surat-surat rasmi urusniaga Contoh surat mengenai sumber manusia dan perjawatan Nt. Surat Permohonan Jawatan Yang Tidak Diiklankan
l40
N2. Surat Permohonan Jawatan Sebagai Wartawan Luar Negeri N3. Surat Permohonan Bagi Latihan Komputer N4. Surat Permohonan Bagi Jawatan Tenaga Pengajar XUJ
Contoh (ij) Contoh (iii) Contoh (iv) Contoh (v) N6. Surat Pengakuan Dari Majikan
262
Contoh (i) Contoh (ii) Contoh (iii) N7. Surat Panggilan Temuduga.
264
N8. Surat Pengesahan dan Tawaran Kerja.
265
N9. Surat Tawaran Jawatan
266
Contoh (i) Contoh (ii) Contoh (iii) NlO. Surat Notis Pemberhentian Kerja (Kerana) a.
268
Sumber Manusia Yang Berlebihan .
b. Perkhidmatan Yang Tidak Memuaskan Nll. Surat Arahan Pertukaran Jawatan
270
N12. Surat Akuan Dari Majikan
271
Bahagian 0: Surat-surat rasmi urusniaga Contoh surat berkaitan perjalanan, pelancongan dan perhotelan
273
01. Surat Permohonan Pasport Antarabangsa...
275
02. Surat Pertanyaan Mengenai Penerbangan
276
Contoh (i) Contoh (ii) Contoh (iii) 03. Surat Penempahan Tiket Kapal Terbang XIV
278
surat 259
Mu 04. Surat Pembatalan Penempahan 05. Surat Pertanyaan Mengenai Perjalanan Laut 06. Surat Permohonan Salinan Tarif
262
07. Surat Permohonan Menempah Bilik Penginapan Contoh (i)
Contoh Oi)
Contoh (iii)
Contoh (iv)
Contoh (v)
265
08. Surat Pertanyaan Bagi Membuat Tempaha Sekeluarga . Contoh (i)
Contoh (ii)
266
09. Su'rat Tawaran !?aripada Agensi Pelancongan
264
268
270
271
273
275
276
Bahagian P: Surat-surat rasmi urusniaga Contoh pelbagai jenis surat-menyurat
PI. Surat Jemputan Pembukaan Rasmi Kilang Be Waja :.............................................. P2. Surat Rasmi Temu-janji Penerbitan Buku P3. Surat Rasmi Temu-janji P4. Surat Rasmi Permohonan Menganjurkan Seminar P5. Surat Rasmi Menolak UndanganlJemputan P6. Surat Rasmi Menyalurkan Sumbangan Buku P7. Surat Penghargaan Di Atas Sumbangan Buku P8. Surat Rasmi Perlantikan Sebagai Ahli Jawatankua P9. Surat Rasmi Menawarkan Sumbangan Dan Am Bakti PIO. Surat Rasmi Penghargaan Di Atas Sumbanga Biasiswa
278
xv
