Institut Todbiron Awom Negoro
(INTAN)
Nota
Penulisan Surat Rasmi dan
'Memo Berkualiti
'i£i I"-
I
!
!.
.' '
-.... " .....
_'
PUSa' Komun;kas; dan Pembangunan La';han (KOMUNIKASIJ Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) ' __ Kampus Utama Jalan Bukit Kiara, 50480 Kuala Lumpur J abatan Perkhidmatan Awam Maalaysia
Tajuk:
Kursus Penulisan Surat Rasmi dan Memo Berkualiti
Anjuran:
INTAN - Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (Komunikasi) Kampus Utama Jalan Bukit Kiara, Kuala Lumpur
PENULISAN SURA T RASMI
SURAT SEBAGA~ WAHANA KOMUNIKASI Surat merupakan salah satu daripada alat komunikasi bertulis pada hari ini. Surat dapat dibahagikan kepada dua jenis iaitu surat rasmi dan surat tidak rasmi. Surat rasmi merupakan salah satu alat komunikasi bertulis yang memainkan paranan yang penting dalam kerjaya masa kini. Surat adalah dokumentasi yang mampu dijadikan bahan rujukan apabila timbul sesuatu masalah. Selain daripada itu, surat juga boleh memainkan peranan sebagai duta iaitu duta peribadi, jabatan atau negara.
JENISSURAT a. Surat Tidak Rasmi; b. Surat Rasmi; c. Memo; dan d. E-Mail.
TAKRIF a. Surat Tidak Rasmi:
Alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh individu kepada individu yang lain untuk tujuan tidak rasmi.
b. Surat Rasmi:
Alat komunikasi yang ditulis aleh jabatan-jabatan kerajaan, badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sarna lain.
c. Memo:
Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi.
d. E-Mail:
Alat komunikasi bertulis untuk tujuan rasmi atau tidak rasmi yang ditulis menggunakan ruangan siber.
DAN (DBP-INTAN) Nota Penulisan Surat Rasmi dan Memo: INTAN Kampus Utama, Sukit Kiara, Kuala Lumpur
JENIS SURAT RASMI • Pennohonan • Rayuan • Bantahan • MakJuman • Arahan • Ucapan (tahniahltakziah) • Penghargaan • Perakuan • Jemputan • Cadangan • . Pesanan • Perjanjian • Pekeliling • lringan
CIRI-eIRI UTAMA SURAT RASMI • • •
Bersifat bukan peribadi; Sebaik-baiknya menyampaikan satu perkara sahaja; dan Mematuhi prinsip dalam penuliasan surat rasmi 4C+P61;,te./
();rrilf CWlc10U CIRI-CIRI SURAT DAN MEMO cttNV , t~rmWfV(; Surat tidak rasmj: Tidak terikat dengan peraturan-peraturan tertentu (bebas) mengikut dta rasa penulis berdasarkan siapa penerimanya. Surat rasmi:
Mengikut peraturan-peraturan yang tertentu dan segi format, teknik, struktur, dan penggunaan bahasa.
Memo:
Ditulis secara ringkas. Apa yang dipentingkan hanya isi yang pada umumnya bertujuan untuk makluman, permintaan, cadangan, atau arahan dan ditulis dalam dua bentuk iaitu bentuk borang dan terbuka.
.
PERATURAN PENULISAN SURAT RASMI
Format
• Pengenalan pengirim dan penerima • Rujukan fail (pengirim/penerima) dan tarikh • Tajuk surat • lsi surat • Penutup surat (harapan, nama pengirim, dan jawatan) • Identation Oarak tepi permulaan menulis) • Jarak perenggan • Jarak baris
TekniklKaedah
• • • • • • • • •
Menulis
Rujukan dan tarikh (kananJ~iri) Penulisan tarikh (12 Mei 1999) AJamat dan Poskod (highlight) Perkaraffajuk surat (highlight) Sistem nombor Untuk perhatian (u.p.) Melalui Oika pertu) Salinan Oika pertu) Pendraf/penip Oika perlu)
Struktur
Ditulis mengikut urutan: a. Pengena/an • Pengirim • • Pemerima b. lsi surat • Perkara • Pengenalan isi • lsi utama/ isi sokongan c. Penutup • Harapan • Akhir kata • Slogan • Ungkapan kesetiaanl Perigakuan • Tandatangan/nama danjawatan
Penggunaan bahasa khusus
a. Ganti nama: • Orang pertama • Orang KediJa • Orang ketiga b. Wacana c. Laras bahasa
Fonnat dan Teknik Penulisan • • • • • • .• • • • •
Jarak tepi (indentation) Jarak (Iangkau) baris/perenggan Jarak selepas koma (,) Jarak selepas noktah (.) Penekanan (highlight) Penulisan rujukan fail Penulisan tarikh Pemyataan 'SULlT' Penggunaan 'Untuk Perhatian' (u.p.:) Simbollampiran (...) Simbol muka surat (...21-)
CONTOH FORMAT SURAT RASMI
Format Umum Surat Rasmi Jabatan atau Institusi 1. Kepala surat:
Maklumat penghantar (Logo, Nama Jabatan, Alamat, Poskod, Nombor Telefon, Nombor Faks, dan E-Mail)
2. Maklumat penerima: Rujukan penerima, rujukan pengirim, dan tarikh Nama penerima dan jawatan, dan alamat penuh penerima (u.p.:) Nama pegawai petugas - jika perfu Mclalui: (ketua penerima surat - jika berkenaan)
3. Sapaan dan gelaran/Rujukan kehormat
4. Tajuk surat (ditaip huruf besar/hitam/digaris bawah) 5. Isi/Maksud surat: Pembukaan bicara dan rujukan (Angka 1 tidak ditaip sebagai pengenalan/pendahuluan/rujukan); dan lsi surat - Perenggan pertama: Maksud sebenar slJrat (Taip angka 2 -Isi/maksud surat yang utama)
. 2.1 Pecahan isi surat - sebab musabab dan tujuan i) ulasan ii) data dan perangkaan, dll lsi surat - Perenggan kedua (Taip angka 3) Penegasan/Pemyataan adanya lampiran/harapan (... )
6. Penutup surat dan ucapan terima kasih
7. Slogan/mota Qika ada): Ungkapan khas organisasi (slogan tetap) dan slogan semantara 9ika ada)
8. Pengakuan kesetiaan
9. Tandatangan pengirim, nama dan jawatannya, kenyataan perwakilan (b.p. jika perlu)
9. Penerima salinan 10. Singkatan pendraf/penaip surat (lnftiaf)
PRINSIP PENULISAN SURAT
Surat rasmi boleh dianggap berkualiti sekiranya mempunyai ciri-ciri 4C+P iaitu Correct (betul), Clear Gelas), Comprehensive (Iengkap), Concise (ringkas dan padat), dan Polite (nada lembut dan bersopan).
•
Correct (Betul): 'Surat yang dihasilkan itu perlulah betul dari segi ' penggunaan bahasa, data, fakta, maklumat, dan teknik penulisannya.
•
Clear (Jelas):
•
Comprehensive (Lengkap):
•
Concise (Ringkas dan Padat):
Sesuatu surat yang ditulis itu sudah tentulah ada tujuan yang hendak disampaikan kepada pihak sasaran.Untuk mencapai objektif tersebut, mes~ yang hendak disampaikan itu perlulah dinyatakan dengan jelas dan mudah difahami oleh pembaca.
Segala data, fakta, dan maklumat yang diperlukan hendaklah dinyatakan dengan Jengkap.
Surat rasmi perlu dituJis seberapa dngkas dan ~. Ringkas yang dimaksudkan itu bersifat relatif. Untuk membolehkan' menulis secara ringkas, kita tidak perlu menggunakan bahasa yang berbunga-bunga atau bahasa yang panjang lebar untuk menerangkan sesuatu hal, walaupun ditulis ringkas namun keindahan dan kesopanan tetap terpelihara.
* Polite (Kesopanan):
Nada dan kesopanan surat sama ada surat tidak rasmi mahupun surat rasmi memainkan peranan penting. Surat merupakan alat komunikasi. Jika surat yang ditulis itu boJeh· menimbulkan perkara yang negatif maka akan berlakulah kegagalan dalam komunikasi (Communication breakdown). Justeru, untuk memperlihatkan kesopanan dalam surat naka terciptalah laras bahasa surat rasmi, wacana, dan ungkapan tertentu daJam penulisan surat rasmi.
Rumusan Prinisip Penulisan Surat Rasmi: 4 C+ P
C: Correct (betul)
', C.. Clear (jelas)
• • • • • • •
Ejaan Tatabahasa laras bahasa(penggunaan ganti nama dan gelaran) data, fakta, dan maklumat wacana format teknik
• • • •
tujuan perkara/tajuklmesej prosedur penulisan/protokol struktur penulisan
Pengenalan
lsi surat
Akhir surat
• • • • •
• Pengirim (nama jabatan, alamat, da perhubungan) • Rtujuan fail dan tarikh • SULlT/BERDAFTARlDENGAN TANGAN • Penerima Oawatan, alamat, dan poskod: • Untuk perhatian (u.p.) • Melalui: • Rujukan kehormat • • • • •
Tajuk 'Keselarasan rujuan kehormat Pengenalan isi utama isi utama/isi sokongan Harapan
• Pengakuan/Pengakuan kesetiaan • Tandatangan/nama/jawatan/bagi piha (b.p.) . • Slogan (tetap/semantara) • Salinan kepada (s.k.) • Initial (huruf ringkas) pendraf dan penai~
Ayat mudah Pengo/ahan (urutan logik) Penggunaan huruf potong atau akronim Penggunaan perenggan Sistem nombor
C: Concise (ringkas dan· padat)
C: Conprehensive (Iengkap)
P: Pblite (Bersopan santun dan hormat)
• •
Terus kepada mesej/isi Tidak ada pembaziran perkataan
• • • • •
Data utama dan data sokongan Spesifikasi yang terperinci Maklumat yang lengkap (data dan fakta) Rasional/justifikasi Konstruktif
• • • • •
Diplomasi Wacana honnat Wacana rujukan Wacana .harapan Wacana antisipasi
Laras Bahasa Surat Rasmi
Dalam penulisan surat, kita sering menggunakan rujukan ganti nama orang pertama, kedua, dan ketiga. Penggunaan ganti nama da[am penulisan surat rasmi dan tidak rasmi adalah bebeza.
Ganti Nama Pertama:
Orang aku, teman, hamba
Ganti Nama Orang Kedua:
kau, engkau, awak
Saya' (untuk jumlah kawan, tunggal dan kelihatan bersifat peribadi) Kami (untuk jumlah ramai, mewakili jabatan, atau institusi) . Tuan, puan (rujukan yang boleh kamu, natural digunakan kepada sesiapa sahaja tanpa mengira pangkat atau keturunan seseorang. Gelaran kehormat seperti Yang Berbahagia, Yang Berhormat, Yang Arif, Yang Dimuliakan boleh digunakan)
ASPEK TATABAHASA DALAM SURAT
Antara kesilapan umum dalam penulisan seperti penggunaan kata pemeri. Penggunaan Kata Pemeri: Dalam bahasa Melayu hanya ada dua kata pemeri iaitu ialah dan adalah. Kata pemeri ialah unsur yang menjadi perangkai di antara sUbjek dengan frasa utama dalam predikat. Perangkaian ini boleh dilakukan dengan dua cara iaitu dengan menggunakan kata pemeri ialah dan adalah. Penggunaan kata pemeri ialah digunakan apabila terdapat persamaan (ekuatif) antara subjek dan predikat. Contoh:
Ali
I iaJah
Subjek
I Kata Pemeri
anak saya
I Predikat
SUbjek dan predikat dalam ayat di atas ialah jenis nama (ekuatif). Justeru, ayat tersebut boleh menggunakan kata pemeri iaJah'manakala kata pemeri adalah digunakan apabila subjek menghuraikan predikat yang dikenali dengan istiJah (kualftatif).
a. Contoh:
Ali Subjek
I budak baik
I adaJah I Kata Pemeri
I Predikat
Subjek dalam ayat di atas ialah jenis nama manakala predikat ialah jenis sifat atau adjektif. Apabila predikat menjadi penerang atau penghurai kepada sifat subjek maka ayat tersebut boeh menggunakan kata pemeri adalah.
b. Hadir di hadapan sendi nama, contohnya: Hadiah itu Nama-nama mereka
adaJah adaJah
untuk adiknya seperti berikut
c. Hadir di hadapan kata nafi dan adjektif. contohnya: Kenyataannya
adaJah
tidak Kata Nafi
Benar Adjektif
Kata pemeri tidak boleh digunakan bersama-sama dengan kata contohnya:
ke~a.
* Adalah dimakJumkan * Tuan adalah dimaklumkan * Adalah berjalan kaki ke sekolah Kata pemeri tidak boleh digunakan sebagai penerang predikat yang terdiri dariRada kata nati dan kata nama, contohnya: Dia Dia
I adalah I bukan kawan saya
I bukan kawan saya
Ahmad Ahmad
I adalah
I bukan guru
I bukan guru
Kata pemeri tidak boleh digunakan tanpa berfungsi sebagai perangkai di antara subjek dengan predikat, contohnya:
I AdaJah I Saya
saya dengan hormatnya
I dengan hormatnya
Contoh penggunaan kata Remer; adalah dalam surat: Adalah saya merujuk surat tuan KP(PP) 0047/30 Jld.29 (55) bertarikh 28 November 1998 mengenai perkara tersebut di atas.
Saya merujuk surat tuan KP(PP) 0047/30 Jld.29 (55) bertarikh 28 November 1998 tentang/berkaitan perkara tersebut.
Lampiran: Perintah Am dan Arahan Pelltadbiran Kerajaall
PERINT~H-PERINTAH
AM DAN ARAHAN PENTADBlRAN
BAB TIGA : SURAT-MENYURAT A. KANDUNGAN DAN ALAMAT SURAT 1. Surat-menyurat Hendaklah Jelas Surat-menyurat antara jabatan dan dengan orang ramai hendaklah dibuat dengan jelas supaya surat itu terang maksudnya dan tidak akan mengelirukan sesiapa yang mernoacanya.
2. Surat Menggunakan Kertas Rasmi Jabatan Lazimnya muka pertama surat rasmi tersebut ditaip di atas kertas yang mempunyai nama dan alamat jabatan yang sudah sedia dicetak. Hal ini akan menyenangkan orang ramai dan jabatan lain mengalamatkan surat balasan ataupun mengetahui letak sebenarnya sebuah jabatan itu. Penggunaan kertas rasmi bercetak jabatan, memberikan seb.uah surat itu kuasa dan pandangan yang sepatutnya daripada penerimanya.
3. Memula dan Mengakhiri Surat Rasmi Semua surat rasmi yang ditujukan kepada Jabatan Kerajaan atau orang ramai hendaklah perlu dimulakan dengan perkaman Tuan ataupun Puan sahaja. Bentuk pembukaan rencana surat itu selanjutnya bolehlah dirnulakan sesuai dengan kandungannya tempi bentuk pembukaan seperti yang berikut boleh juga diguna pakai iaitu:
. Saya diarah memaklumkan...
Saya diarah menjawab..., atau
Berhubung dengan perkara di atas, saya •...
Sungguhpun pembukaan surat rasmi boleh dimulakan dengan cara-cara yang difikirkan sesuai oleh penulis tetapi setiap surat hendaklah ,diakhiri dengan perkataan Saya yang menurut perintah sebelum ditandatangani pegawai yang berkenaan, iaitu tidak kira pangkat pegawai yang menandatangani sesuatu surat itu. Setiap pegawai yang menandatangani sebuah surat itu adalah berbuat sedemikian bagi pihak Ketua Jabatan, sekiranya beliau bukanlah Ketua Jabatan sendiri dan nama pegawai itu hendaklah ditaip dengan jelas di bawah tandatangan seperti dalam contoh yang berikut:
DAN (DBP-INTAN) Perintah Am dan Arahan Pentadirall !NTAN Kampus Utama Bukit Kiara, Kuala Lumpur
Lampiran: Perintah Am dan Arahan Pentadbiran Kel'ajaan
Saya yang menurut perintah,
(sm MERIAM BT HUSSIN) b.p. Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia 4. RUjukan dan Tajuk Surat
Semua surat rasmi hendaklah mempunyai nombor rujukan fail. Hal ini sangatlah mustahak bagi mengesan surat dan untuk mengambil tindakan selanjutnya. Setiap surat juga perlu diberi tajuk supaya jawapan yang diterima kelak akan juga mempunyai tajuk yang sama. :fajuk-tajuk ini hendaklah sebaik-baiknya membayangkan kandungan surat yang berkenaan. Sekiranya sesuatu surat itu ialah jawapan kepada surat yang diterima dari luar, maka surat Jabatan hendaklah mempunyai tajuk yang serupa dengan surat yang diterima dari luar itu (iaitu jika ada tajuk pada surat itu). Jika penulis luar itu ada memberikan rujukan kepada suratnya, maka surat jabatan itu hendaklah juga menyebutkan rujukan surat yang dibalas itu.
5. Penomboran Perenggan, Nombor Muka Surat dan Lampiran Semua perenggan dalam surat, melainkan perenggan yang pertama hendaklah diberi nombor yang berturutan. Jika sekiranya sesuatu surat itu melebihi satu muka surat, maka setiap muka yang lebih itu hendaklah juga diberi nombor muka surat yang berturutan. Nombor-nombor atau huruf-huruf adalah juga perlu diberikan kepada lampiran yang disertakan dalam sepucuk surat itu seperti Lampiran 1 ataupun Lampiran A. Nombor atau huruf lampiran ini mestilah sama dengan yang disebutkan atau dinyatakan di dalam surat.
6. Surat Mesti Dihadkan Kepada satu Perkara sahaja Lazimnya setiap surat rasmi itu hendaklah ditulis berkenaan dengan satu perkara sahaja. Mencampuradukkan beberapa perkara dalam sepucuk surat yang dialamatkan kepada sebuah pejabat atau perseorangan dengan tujuan menjimatkan kertas boleh menimbulkan masalah seperti: ' (a) Beberapa perkara~Jau butiran mungkin tertinggal dari tindakan yang dikehendaki dari penerima surat; (b) Penerima tidak akan mengetahui, mana satu tentang perkara yang perlu mendapat perhatiannya terlebih dahulu; dan (c) Surat mungkin hilang dalam salah satu fail melainkan penerimanya membuat safinan yang secukupnya bagi setiap fail yang berkenaan. DAN (DBP-INTAN) Perintah Am dan Arahan Pentadiran INTAN Kampus Utama Bukit Kiara, Kuala Lumpur
2
Lampiran: Perintah Am dan Arahan Pentadbiran Kerajaan
7. Mengalamatkan Surat Kepada Jabatan Setiap surat yang dikirimkan kepada sebuah Jabatan lain, hendaklah dialamatkan kepada Ketua Jabatan mengikut gelaran rasmi jawatan. Hanya apabila kandungan surat itu perlu ditujukan untuk perhatian segera seseorang pegawai yang diketahui menjalankan tugas yang berkenaan di Jabatan itu, maka surat itu bolehlah dialamatkan untuk perhatiannya seperti bentuk di bawah: Pengarah
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
Kampus Utama Jalan Bukit Kiara
50480 Kuala:Lumpur.
(u.p.: Puan Rahimah Yeop)
8. Mengalamatkan Surat Kepada Orang Ramai Surat-surat yang dialamatkan kepada orang ramai atau perseorangan .hendaklah ditulis dengan jelas akan nama dan alamat penerima pada surat dan sampul surat seperti yang diberi atau diketahui, dengan orang perseorangan itu mempunyai pangkat gelaran kebesaran, seperti Tun, Tan Sri, Datuk 5eri dan Datuk maka surat berkenaan hendaklah ditulis dengan pangkat gelarannya dan ini hendaklah didahului dengan kata hormat yang sesuai sebelum gelaran itu iaitu mengikut'kebiasaaan umum, seperti: Yang Berhormat (Tan Sri/Datuk 5erijDatuk - Wakilrakyat)
Yang Amat Berbahagia (Tun/Toh Puan - Bukan Wakil Rakyat)
Yang Berbahagia (Tan Sri/Datuk Seri/Datuk- Bukan Wakil Rakyat)
9. Menglamatkan Surat Kepada Firma atau Badan Berkanun Surat yang ditujukan kepada firma, badan berkanun atau badan lain ataupun pertubuhan hendaklah dialamatkan kepada nama firma, badan atau pertubuhan atau nama rasmi jawatan pegawai yang bertanggungjawab dalam mentadbirkan firma, badan atau pertubuhan itu seperti Pengarah Urusan atau Setiausaha.
10. Mengalamatkan Surat Kepada peguam Seseorang awam atau firma mengarahkan seseorang peguam untuk menguruskan halnya dengan mana-mana Jabatan, maka segala surat-menyurat hendaklah melalui peguamnya dan bukan orang perseorangan atau firma tersebut.
DAN (DBP-lNTAN) Perintah Am dan Arahan Pentadiran INTAN Kampus Utama Bukit Kiara, Kuala Lumpur
3
Lampiran: Perintalz Am dan Ara/ran Pentadbiran Kerajaan
14. Cara Menulis Minit Apabila penulisan minit diperlukan, maka perkara yang berikut adalah wajar diberi perhatian: (a) Semua perenggan dalam satu minit itu melainkan yang pertamai hendaklah diberi nombor; (b) Minit dalam tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas dan terang supaya pegawai yang menerima minit itu tidak perlu menghabiskan masanya cuba membacanya; (c) Minit yang panjang hendaklah ditaip. Apabila dijangkakan sebuah minit yang ditaip itu melebihi satu muka surat kertas minit, hendaklah dimasukkan ?ebagai satu kandungan dalam fail. Pegawai yang menulis minit hanya perlu merujuk pegawai yang diminitkan itu kepada kandungan terse but; dan (d) Dalam memulakan minit, sesorang pegawai hanya perlu menulis ringkasan jawatan pegawai yang diminit seperti yang dipakai dalam Jabatan dan mengkahirinya dengan tandatangan penuh dan ringkasan jawatannya tanpa perkataan 'Saya yang menurut perintah'.
15. Minit Untuk Mendapatkan Keputusan atau lindakan Apabila sesuatu mlnit ituditulis dengan maksud untuk mendapatkan sebarang keputusan atau tindakan dari seseorang pegawai kanan dan perkara yang diminitkan tidak dikupas atau diulas dengan panjang lebar dalam kertas minit bebas yang lain dalam fail, maka penulis. minit hendaklah mengambil ingatan yang berikut: (a) Minit itu hendaklah ditulis dengan ringkas tetapi lengkap kandungnya; (b) Surat dan fail yang dirujuk hendaklah dicatatkan dalam minit dan disertakan sekali; (c) Pandangan-pandangan Jabatan lain Uika ada) hendaklah disebut; dan (d) Pendapat penulis minit tentang keputusan atau tindakan yang diperlukan, hendaklah juga diberi.
C. MELAYANI SURAl YANG DITERIMA 16. Setiap Surat Memerlukan Perhatian segera Salah satu daripada tugas penting Ketua Jabatan dan pegawai lain yang bertanggungjawab dalam sesebuah jabatan iaitu menentukan bahawa semua surat yang diterima diberi perhatian yang segera dan sekiranya surat itu memerlukan jawapan hendaklah diberi balasan dengan kadar yang singkat. Kelewatan menjawab atau mengambil tindakan ke atas sepucuk surat itu, tidak dapat tidak akan membayangkan ketidakcekapan sesebuah Jabatan itu. DAN (DBP-INTAN) Perintah Am dan Arahan Pentadiran INTAN Kampus Utama Bukit Kiara, KualaLumpur
5
r_ampiran: Perintah Am dan Arahan Pentaabiran Kerajaan
Sekiranya jawapan surat itu tidak dapat diberikan, Jabatan terse but hendaklah memberi tahu kepada penulis surat, bahawa jawapan yang tegas akan diberikan kemudian dalam satu tempoh jangka masa yang ditetapkan. Apabila suatu masa itu sudah sampai dan jawapan tegas masih belum lagi diberikan, maka penulis surat itu hendaklah diberi tahu dengan sewajarnya dan satu tempoh jangka masa lagi diberi untuk memberikan jawapan.
17.Surat Diberikan Kepada Pegawai Pada Hari Surat Diterima Semua surat yang diterima dari luar sepatutnya diberikan kepada pegawai yang bertanggungjawab tentang perkara dalam surat tersebut, sebaik-baiknya pada hari surat itu diterima. Ketua-ketua Jabatan hendaklah menyediakan peraturan supaya pegawai yal')g ditugaskan menerima surat -surat masuk dapat melaksanakan 5istem ini. Setiap surat yang dialamatkan untuk perhatian seseorang pegawai dalam Jabatan itu, maka surat tersebut hendaklah dihantar terus kepada pegawai berkenaan tanpa dibuka. Setiap surat yang diterima hendaklah terlebih dahulu dicop atau ditulis di atasnya tarikh yang diterima oleh sebuah Jabatan atau oleh seorang pegawai itu.
18 (a) Tindakan Bahagiaan Pendaftaran Fail Semua Bahagian Pendaftaran fail Jabatan, sama ada perdaftaran fail terbuka atau fail sulit, hendaklah mengambil tindakan segera memasukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail-fail yang berkenaan sebelum mengedarkan fail-fail itu kepada pegawai yang berkenaan untuk tindakan selanjutnya.
18 (b) Membuka Sampul Keeil Sebagai Tindakan Sementara Fail-fail yang berkenaan tidak dapat dikesan dengan serta-merta dan kandungan surat yang diterima memerlukan tindakan yang segera, bahagiaan pendaftaran fail hendaklah membuka sampul kecil sebagai langkah sementara. Apabila fail yang berkenaan dijumpai, maka sampul kecil dan kandungannya hendaklah dimasukkan ke dalam fail itu.
19 (a) Rekod Surat Yang Diterima Surat-surat yang sudah dimasukkan ke dalam fail mengikut peraturan-peraturan seperti dalam Bab Empat tidak perlu direkodkan ke dalam apa-apa daftar penerimaan surat melainkan bagi surat-surat seperti (b) dan surat-surat yang mempunyai pengkelasan peringkat keselamatan hendaklah dimasukkan ke dalam daftar surat penerimaan. Untuk surat-surat sedemikian, perlulah direkodkan tarikh tandatangan pengirim surat-surat tersebut dalam ruang khas yang disediakan berdasarkan tarikh surat tersebut diterima dan juga nombor fail surat itu dimasukkan.
DAN (DBP-INTAN) Perintah Am dan Arahan Pentadiran lNTAN Kampus Utama Bukit Kiara, Kuala Lumpur
6
Lampiran: Perintalt Am dan Arahan Pentadbiran Kerajaan
19 (b) Surat Yang Mengandungi Wang atau Barang Berharga 5emua SUlot yang diterima yang mengandungi wang atau barang berharga hendaklah didaftarkan mengikut peraturan dalam Perbendaharaan 71. Peraturan ini meliputi semua surat yang diterima, iaitu tidak kira sarna ada 'Surat Terbuka, 'Surat Berdaftar' ataupun yang diterima melalui 'Serahan Tangan'.
Rujukan: Perintah-perintah Am dan Arahan Pentadbiran (2001), Kuala Lumpur: International Law Book Setvices.
DAN (DBP-INTAN) Perintah Am dan Arahan Pentadiran INTAN Kampus Utama Bukit Kiara, Kuala Lumpur
7
