1 KALENDERVERGADERING ZOMERSEIZOEN 2016
15.10.2015
1. VERWELKOMING Leden van de Provinciale Commissie voor Recreatieve Sportbeoefening Dames en heren clubverantwoordelijken, beste vrienden, Welkom op de kalendervergadering zomerseizoen 2016. Korte terugblik: Wat betreft de zomer van 2015 kunnen we spreken van goed wielerseizoen. Het aantal deelnemers is zo goed als stabiel gebleven. We beleefden een prachtig voorjaar , wat zich ook resulteerde in de organisaties de meer deelnemers lokten. Het voorlopig aantal deelnemers in 2015 is 115.630 deelnemers waarvan 18.339 dagvergunningen. De kwaliteit van de organisaties ging er in de meeste gevallen op vooruit , al zijn er toch een aantal organisatoren die we vragen een inspanning te doen. Vooral wat bevoorrading en sanitair betreffen. Laureaatschappen seizoen 2015 Aangezien de vergunning van de deelnemers bij elke organisatie gescand wordt dienen nog enkel voor nationale en Vlaamse laureaatschappen formulieren ingevuld te worden Opgelet: Ook de Oost-Vlaamse proeven - voor deze laureaatschappen - moeten worden afgestempeld op deze respectievelijke formulieren. Dit is onder meer het geval voor het Vlaams laureaatschap, het Nationaal vtt laureaatschap, en het LM laureaatschap. De formulieren dienen ten laatste op 24 oktober in ons bezit te zijn. Van de overige laureaatschappen zullen de clubsecretarissen verzamellijsten ontvangen met daarop de verschillende laureaten van de club. Deze lijsten worden dan binnen de gestelde termijn voor akkoord terug gestuurd naar het PCR secretariaat. Wanneer u niet akkoord gaat met de lijst van afgedrukte laureaten vermeldt u dit op de betreffende lijst. De voorwaarden voor de verschillende laureaatschappen staan op onze website = www.cyclobike.be Om deze kalendervergadering van deze avond vlot te laten verlopen is er veel voorbereidend werk geleverd door de onze provinciale secretaris Johan Lanckriet Wij wensen hem hiervoor te bedanken.
2. KALENDER 2016 Aangezien er enkele nieuwe organisatoren zijn, wensen we nog even een paar gemaakte afspraken en reglementen in herinnering te brengen:
2 Er wordt maximum toegestaan: - 1 organisatie van 150 km of meer per dag in de provincie - (Liefst) 1 kidsorganisatie per dag in de provincie cyclo vtt - 1 weekdagfietstocht per dag in de provincie - 1 cluborganisatie per dag per gewest -Voor de volgorde van het weekend is de zondag bepalend. -Bij betwisting van datum houden we geen rekening met de volgorde van het weekend in de maand, maar wel met de volgorde in het kalenderjaar. Deze regel hanteren we dus voor het bepalen van het vaste weekend van de cluborganisaties bij eventuele betwisting van datum. Voor een goed begrip… aangezien het volgend jaar een schrikkeljaar is gaan wij in 2016 twee dagen vooruit. Wanneer een feestdag op een weekend valt hebben de organisatoren welke op de feestdag organiseren voorrang op de gewone weekend-organisaties. (Uiteraard als zij het vorig jaar op de kalender stonden) Bijkomende startplaatsen worden slechts toegestaan wanneer in het gewest van de tweede startplaats geen organisatie op de kalender staat of mits akkoord van de organiserende club in dat gewest. Een tweede startplaats dient minimaal 25 km verwijderd te liggen van de hoofdstartplaats. Bijkomende startplaatsen buiten de eigen provincie moeten aangevraagd worden aan de voorzitter van de PCR van de betrokken provincie via de PCR van Oost-Vlaanderen. Gezien het WBV scanprogramma de mogelijkheid biedt mogen in de tweede startplaats de vergunningen van de deelnemers gescand worden. Dit is evenwel geen verplichting. Wanneer enkel in de hoofdstartplaats gescand wordt, is het aan te raden de deelnemers in de tweede startplaats hierop bij de start te wijzen. Weekdagfietstochten kunnen het ganse zomerseizoen door worden georganiseerd. De langste afstand wordt beperkt tot 60 km. De inschrijvingsuren voor de weekdagfietstochten worden volledig vrijgelaten, en iedere club kan deze naar wens invullen. Zo kan perfect een weekdagfietstocht doorgaan in de voormiddag en/of namiddag. Volgende organisaties hebben zich reeds kandidaat gesteld om in 2016 een label te organiseren: (totaal 9) Heirnistochten Omlopen der Schelde- & Zwalmstreek Azalea fietstochten Zomergem – Mont Saint Aubert – Zomergem Vlaamse Pijl – Zwalm Rochus tochten Flanders Cyclo & Bikes Events Vriendschapstocht
Wat de Classics betreft moeten de clubs zich telkens kandidaat stellen. Om het kwaliteitslabel ‘classic’ te verkrijgen zullen deze organisaties aan het lastenboek moeten voldoen. Van deze organisaties verwachten we dat ‘ietsje’ meer dan de labelorganisaties.
3 Het kan niet meer zijn dat er verhoogd inschrijvingsgeld wordt gevraagd zonder de deelnemer extra te verwennen. Volgende organisaties dienden hun kandidatuur tijdig binnen : 12 maart 20 maart 2 april 16 april 23 april 30 april 14 mei 22 mei 18 juni 25 juni 11 juli 10 september 18 september
Omloop van Vlaanderen Classic Ename Classic Ronde van Vlaanderen Classic Peter Van Petegem Classic Safety jogger Classic Veranda’s Willems Classic Altebra Classic Van Den Haute Classic Spie Belgium Classic Lucien Van Impe Classic AT Classic Volvo Classic Achiel Buysse Classic
Indien een club voor de eerste maal een classic wil organiseren moet deze een motivatie + kandidatuur indienen bij de voorzitter. Indien er nu nog organisatoren hun organisatie wensen te laten erkennen dan kunnen zij hun kandidatuur uitzonderlijk nog stellen tot 23 oktober 2015. Zowel Labels als classics dienen zich te houden aan het lastenboek. Met de classic organisatoren zal er terug een werkvergadering georganiseerd worden in november 2015. Dit gebeurt trouwens ook met de label organisatoren. Daar zal zowel de label als de classic kalender definitief worden. Ik moet meegeven dat er enkele classics organisaties in 2015 niet voldeden aan de eisen. Hierop zal teruggekomen worden op de classic-vergadering. Indien zij niet kunnen voldoen aan de eisen in 2016 zullen zij op de kalender geweigerd worden.
Fiets- en MTB weekend in 2016 Zijn kandidaturen welkom, tot hiertoe ligt alles open. Terloops: Vanaf 2014 konden de clubs zich kandidaat stellen voor een Fiets en MTB weekend, een jaar of meer op voorhand. Dat geldt ook voor de vtt Slothappening. Voor de vtt slothappening 2017 hebben wij reeds een kandidaat. = (SV Zomergem) Op de meeste classics en labelorganisaties zal er een PR afgevaardigde aanwezig zijn. Deze zal enkel promotioneel werk leveren maar kan in nood technische ondersteuning bieden. Nieuw volgend jaar is het Label “vrouwvriendelijk” -Vrouwvriendelijk label – Waarom? Meer vrouwelijke recreatieve leden bij WBV Enerzijds door het succes van de familievergunningen Anderzijds omdat het fietsen bij dames populairder wordt De meer vrouwelijke recreatieve leden vertaalt zich echter (nog) niet in de deelname aan wielertochten. Slechts 11% dames nemen deel aan onze tochten momenteel. Hier willen we als federatie iets aan gaan doen.
4 => Via een herkenbaar label willen we dames informeren over toertochten (zowel op de weg als in het veld) die aan een aantal criteria voldoen. -Vrouwvriendelijk label – welke criteria? Sanitaire voorzieningen voor man en vrouw aan start en aankomst Sanitaire voorzieningen voor man en vrouw op bevoorradingen Gescheiden kleedkamers aan start en aankomst Gescheiden douches bij aankomst Technische bijstand aanwezig tijdens de duur van het event Minstens 2 verschillende afstanden aanbieden (beginner niveau en gevorderd niveau) - Interesse? Wens je criteria te volgen en het label te dragen? De verantwoordelijkheid ligt in het kamp van de organisator. We rekenen op jullie goodwill. Tochten zijn voor alle duidelijkheid niet exclusief voor dames. Heren zijn uiteraard ook welkom Afzonderlijke, extra promotie voor jullie tochten Mogelijks meer (vrouwelijke) deelnemers Wat zou een goede benaming zijn? Aanvraag en motivatie mailen naar
[email protected]
3. SAMENSTELLING EN GOEDKEURING KALENDER 2016 Eventuele verschuivingen, wijzigingen of toevoeging van afstanden, formules of startplaatsen behandelen we nu tijdens het voorlezen en overlopen van het ontwerp van de kalender. De kalender wordt geprojecteerd op de schermen. De voorzitter leest de kalender voor; (niet te vlug) - datum – organisatie – afstanden – bijkomende startplaatsen - organisator - labelkandidaturen en classics kunnen zich tegelijk melden - de andere gegevens worden door de betrokkenen zelf nagezien bij ontvangst van de definitieve kalender welke zal worden toegestuurd door de PCR. De secretaris volgt de voorzitter en noteert eventuele verschuivingen en/of wijzigingen. - volgt mee op de originele aanvraagformulieren - wijzigingen noteren op de aanvraagformulieren en eventueel verplaatsen naar de andere datum. De wijzigingen worden onmiddellijk aangebracht in de geprojecteerde kalender.
VOORLEZEN ONTWERP KALENDER 2016 …….. ……… Aan de clubs die een toprit hebben toegewezen gekregen vragen nog een aanvraagformulier door te sturen met alle gegevens erop. Afhandeling en definitieve goedkeuring van de kalender. Zo vlug als mogelijk ontvangt elke club de informatie welke in verband met zijn eigen organisatie zal worden opgenomen in de definitieve kalender, en dit met alle gegevens. Eventuele opmerkingen moeten vóór 31 oktober 2015 gemeld worden aan het secretariaat PCR. Veranderen van datum kan niet meer na vanavond. Tegen eind november wordt de definitief goedgekeurde kalender dan overgemaakt aan de
5 Wielerbond te Gent. De definitieve kalender zal uiterlijk tegen 1 december ingevoerd worden en kenbaar gemaakt worden via de website van Wielerbond Vlaanderen. Het is aan de clubs om dit na te zien!!!!!!! Wij dringen er nogmaals op aan dat elke club de gegevens van zijn eigen organisaties controleert op eventuele fouten en ons deze direct meldt aan Johan zodat dit kan verbeterd worden. 4. ALLERLEI INSCHRIJVINGSBEDRAGEN De inschrijvingsbedragen voor de cyclo en vtt organisaties blijven in 2016 ongewijzigd. De inschrijvingsbedragen voor de cyclo en vtt organisaties blijven dus als volgt: Dagvergunning
€ 2,00
Inschrijvingsbedragen CYCLO
tot 100 km 101 tot 200 km 201 tot 300 km + 300 km
€ 2,00 € 2,50 € 3,50 € 5,50
VTT
tot 60 km 60 tot 80 km +81 km :
€ 3,00 € 4,00 € 5,00
! Dus vanaf de zondag (21 februari 2016) waar de Toprit 35 km wordt georganiseerd gelden deze tarieven. Bijzondere inschrijvingsbedragen kunnen van toepassing zijn voor de Classics en andere nationale promotietochten van de WBV Jongeren tot 14 jaar ( U15) nemen gratis deel. ( behalve bij Classics ) Niet-vergunninghouders jonger dan 15 jaar, dienen evenwel een dagvergunning van 2 euro te betalen. Voor labelorganisaties is een uniform inschrijvingstarief van toepassing voor alle afstanden van zowel cyclo als vtt tochten: € 4,00 En zoals reeds vermeld kandidaturen voor labelorganisaties en CLassics kunnen nog tot 23 oktober ingediend worden. Clubaansluiting De clubaansluiting 2016 blijft voor de recreatieve clubs volledig gratis. Met recreatieve clubs wordt bedoeld: de wielertoeristenclubs en de wielerclubs die uitsluitend wedstrijden organiseren voor de recreatieve renners, zoals masters en cyclosportieven, en de funclasse in het mountainbiken. Als club kan men aansluiten vanaf het moment dat minimum twee leden een vergunning
6 wielertoerisme-vtt nemen. Dit wordt nogal eens vergeten, ook bij organiserende clubs. Bondsbijdrage Per organisatie ingeschreven op de kalender, ook voor de permanenten en brevetten, wordt een bondsbijdrage van € 20,00 betaald. Voor een tweede startplaats dient men niet meer te betalen. Voor Classics dient € 70,00 organisatierecht betaald te worden aan WBV Voor wat betreft zomerseizoen 2015 zijn er enkele organisatoren nog niet in orde met enerzijds het doorsturen van de lijsten met de deelnemers dagvergunningen en anderzijds het betalen van de openstaande facturen. Deze zijn : datum organisatie organisator lijst DV factuur betaald 30/jun 1/jul 21/jul
Rondom Philippine FT O.Braeckman Ster van SNA
28/jul
Fietstocht De Pluim 30/jul Dwars door Wetteren 8/aug Memorial Tom Simpson 9/aug Esylux Muurchallenge 16/aug Trekvogeltocht New Pleintje 9/sep 13/sep 20/sep
Nazomerfietstocht Wetteren-SteenhuizeWetteren Achiel Buysse Classic
WTC Philippine K.Gentse VS KWC Sport na Arbeid Eikelvrienden Oosteeklo Lambroek Massemen K.Gentse VS Maspoe Trekvogels Haaltert TC Vrije Vogels Nazareth
neen neen neen
ja ja ja
neen
ja
ja neen neen ja
ja neen neen ja
neen
ja
neen Lambroek Massemen Wetthra Sports Events neen
neen neen
neen
neen
neen neen
Wij doen een dringende oproep aan deze organisatoren om zich in orde te stellen. Indien dit niet het geval is tegen 1 december 2015 komen zijn niet meer op de kalender van 2016. Voor wat het vtt zomerseizoen 2016 betreft dienen alle organisaties een machtiging aan te vragen via de Provinciale Commissie Sport en Natuur van de provincie Oost-Vlaanderen. Zelfs als uw zomer vtt over hetzelfde parcours zou verlopen als een winter vtt dient u toch een machtiging aan te vragen. VTT-organisatoren die voor de eerste keer een vtt inrichten zullen zich eerst moeten registreren als club via de website van de provincie. De link waar u dit kan doen vindt u op cyclobike.be onder ‘Nieuws’. Opgelet: uw dossier voor de zomer vtt’s 2016 dient al in orde te zijn voor 15 november. Dus wees er snel bij want de limiet is vlug overschreden. Elk jaar zijn er tochten die niet in de provinciale kalender staan zoals bvb deze winter de Drie koningen vtt in Gent. Niet aangevraagde vtt tochten komen niet meer op onze Oost-Vlaamse vtt flyer. LOGISTIEKE ONDERSTEUNING : ! We benadrukken nog eens dat het verboden is om te pijlen ( met verf) op de grond. Meer en meer gemeenten schrijven hiervoor GAS boetes uit die ferm kunnen oplopen. Enkele hebben het dit jaar in hun geldbeugel gevoeld. Men is gewaarschuwd. Vraag ook steeds de toelating aan bij de gemeente voor jouw doortocht doorheen de
7 gemeenten , dan kom je niet tot de verrassing dat je pijlen niet zijn weggehaald door gemeentearbeiders. Om de clubs te ondersteunen die niet over pijlen beschikken, zijn er volgende opties. Door de provinciale sportdienst wordt ook het komende seizoen de mogelijkheid geboden om pijlen te ontlenen. Deze zullen beschikbaar zijn in elke gemeentelijke sportdienst. Ook de PCR beschikt over 1.000 Catena pijlen. Deze worden ter beschikking gesteld van de clubs. U kan hiervoor contact opnemen met Chris Van de Maele of Johan Lanckriet. En ook bij WBV, Strandlaan 3 in Gent kan je alle materiaal ontleden. Ook Etixx in de vorm van poeder kan altijd besteld worden, 1 emmer kost 60 euro en is goed voor 500 deelnemers. WBV heeft met Cibel (groothandel in groeten en fruit van Groep Achiel De Witte) een overeenkomst afgesloten voor clubs lid van WBV . Clubs zullen in 2016 voor hun organisaties die voorkomen op de kalender van WBV aan een voordelig tarief Fruit kunnen aankopen voor hun tocht. Hoe plaats je een bestelling ? De clubcontactpersoon met WBV logt in via de login bij WBV. Eens ingelogd , klik je op de knop ‘bestelling CIBEL ‘ links van het scherm. Kies je tocht en plaats de bestelling. Voor weekendtochten kan bv. Besteld worden tot de dinsdag. Er zijn verschillende afhaalpunten voorzien. Meer info vind je op onze website. Verzekering
8
Bestel een goedkoop toilet via Eco.Toilet Voordelige prijzen bij huur mobiel toilet Prijzen (excl. BTW) 30 euro voor standaard toilet per weekend 35 euro voor plaszuil per weekend Levering op vrijdag en ophaling op maandag Hoe aanvragen? Via website WBV PDF downloaden, invullen en doorsturen WBV communiceert hier verder nog over Meer info? http://www.ecotoilet.be/
WINTERSEIZOEN 2015-2016 Samen met het Cycling.be magazine ontvingen alle vergunninghouders de nationale winterkalender 2014-2015. Onze provinciale winterkalender van de Oost-Vlaamse Wowow VTT en cyclotochten werd op 5.000 exemplaren gedrukt. De kalender kan tevens geraadpleegd worden via onze website cyclobike.be. Wie aan 20 winterfietstochten deelneemt, cyclo of vtt, zal op de slothappening in Zwalm een aandenken ontvangen. Dus alle laureaten komen eveneens in aanmerking voor de trekking van de prijzen tijdens de slotplechtigheid, waaronder een aantal Trek mountainbikes. De tarieven voor deelnamen aan de wintertochten bedraagt drie euro. Wij herhalen het nog eens ; ook de cyclo deelnemers moeten een waardige bevoorrading krijgen. Een koekje in de hand stoppen in een café is uit den boze. Wie zich niet houd aan de regels zullen wij volgende winter schrappen uit de winterkalender. Een zeer slecht voorbeeld was de cyclotocht van de Raepespurters in Lokeren. Zo moet het absoluut niet! Hier werden alle voorschriften en regels genegeerd. De cyclotocht tijdens de slothappening in Zwalm telt tegelijkertijd als winterrit en als toprit 35 km voor de zomer. De voorwaarden om volgende winter vtt laureaat te worden blijven dezelfde als vorig jaar, namelijk 30 deelnames voor goud, 25 voor zilver en 20 voor brons. Het laureaatschap platina is weggelegd voor wie deelneemt aan alle organisaties cyclo of vtt het speelt geen rol. Per dag komt één organisatie in aanmerking. Het Fiets en MTB weekend geldt voor één organisatie. Net zoals de vorige jaren dienen geen kaarten meer afgestempeld te worden om Ename laureaat te worden. Dus ook de cyclotochten komen in aanmerking voor de Ename Cup. Per dag komt evenwel slechts één discipline ( weg of vtt) in aanmerking voor de Ename Cup. Wie aan 14 van deze 18 organisaties deelneemt wordt laureaat en kan tijdens de slothappening zijn prijs komen afhalen.
9 De club met de meeste Ename laureaten ontvangt op de slothappening de Ename Cup. Het verloten van een aantal prijzen tijdens de slotplechtigheid van het Fiets & MTB weekend en de slothappening op het einde van het winterseizoen, is mogelijk dank zij de steun van een aantal sponsors. Dat deze sponsors in ruil voor deze steun zichtbaar aanwezig willen zijn op onze organisaties, is dan ook meer dan logisch. Daarom vragen we jullie om de roll-up die met het beurtrolsysteem meegegeven worden, dan ook daadwerkelijk op een zichtbare plaats te installeren. Er zijn nog wel enkel spandoeken bij van WBV en Ename. Denk eraan dat een aantal van onze sponsors ook vrij sportief zijn, en geregeld deelnemen aan onze organisaties. Aan het begin van elk seizoen, winter en zomer, wordt aan de betreffende organisatoren het beurtrolsysteem meegedeeld waarbij allerlei materieel zoals borden, spandoeken, flyers, e.d. wordt meegegeven. Elk jaar dienen wij bij het begin van elk seizoen een groot deel van dit materieel te vervangen of aan te vullen. Wij vragen jullie met aandrang om al het materieel in ere te houden, zodat de clubs na u dit eveneens in dezelfde toestand ontvangen zoals jullie zelf deden. Ook dit jaar hebben we meerdere malen vastgesteld dat borden welke de deelnemers naar de startplaats moeten leiden, na de organisatie blijven hangen. Sommige clubs doen onvoldoende moeite om na hun organisatie al de ter beschikking gestelde pijlen en borden terug te verzamelen. Als er volgende zomer niet zorgvuldig wordt omgegaan met het materiaal zullen wij verplicht zijn om een vast bedrag op te leggen aan de clubs die het niet zo nauw nemen met het materiaal. EHBO koffer : wij herinneren de organisatoren eraan om ook op de bevoorradingsposten een EHBO koffer te voorzien. Formulieren mutualiteiten : kunnen eenvoudig door ieder lid van WBV via de login.dewielerbond.be afgehaald worden. Je moet enkel de barcode van je vergunning invoeren en je komt in je persoonlijk profiel.
5. SLOT Tot slot wens ik nog een dankwoord te richten aan Centrum Sportief Eeklo voor de feilloze organisatie van het Fiets- en mtb weekend op 26 en 27 september. Dit was opnieuw een type voorbeeld van een zeer degelijke, zelfs perfecte organisatie, zoals we van onze grootste Oost-Vlaamse club ondertussen gewend zijn. De cyclo en vtt parcours waren voorbeeldig uitgepijld en de parcours waren prachtig. De bevoorradingen waren echte voorbeelden van hoe het moet zijn. Tijdens deze tweedaagse fietshappening is nog maar eens duidelijk gebleken dat deze organisatie een echte promotietocht was voor het wielertoerisme in het algemeen. Een groot
10 verschil met bvb “grote” organisaties in andere provincies. Nogmaals proficiat aan Marc Standaert en zijn team. Tenslotte wens ik Carine en Freddy te bedanken voor het kosteloos gebruik van deze zaal. De volgende vergadering, op 17 december voor de winterkalender zal hier de laatste zijn. Nog een goede thuiskomst ….
