KAJIAN STRATEGIS SELEKSI DAN PRIORITISASI TEKNOLOGI INFORMASI STUDI KASUS: BANK INDONESIA Olivia Renanda, Dr. Apol Pribadi, S.T, M.T Jurusan Sistem Informasi, Fakultas TeknologiInformasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya 60111 E-mail:
[email protected] Abstrak
Teknologi Informasi (TI) menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam kegiatan operasional perusahaan. TI juga menjadi salah satu kekuatan perusahaan dalam mencapai keunggulan kompetitif. Pentingnya TI bagi perusahaan secara tidak langsung mendorong besarnya pengeluaran yang harus dilakukan perusahaan dalam investasi. Hal ini menjadi tantangan besar bagi berbagai perusahaan, tidak terkecuali Bank Indonesia, yang juga mengalami permasalahan yang sama. Dengan sumberdaya yang terbatas Bank Indonesia (BI) harus melakukan perencanaan TI dengan baik untuk memberikan hasil yang optimal. Salah satu upaya yang dilakukan BI adalah melalui pelaksanaan proses seleksi dan prioritisasi investasi TI. Melalui pelaksanaan proses prioritisasi ini diharapkan dapat meningkatkan ketepatan investasi TI untuk medukung proses bisnis BI. Namun pada pelaksanaannya masih terdapat banyak permasalahan dalam proses prioritisasi yang perlu dibenahi. Atas dasar permasalahan tersebut, maka diperlukan kajian atau analisis terkait proses prioritisasi di Bank Indonesia. Kajian tersebut bertujuan memahami penerapan proses seleksi dan prioritisasi proyek TI di Bank Indonesia, mengevaluasi celah yang perlu diperbaiki, mencari contoh praktik terkait penerapan proses tersebut diberbagai organisasi lain, serta penerapan framework terkait proses prioritisasi sebagai acuan perbaikan. Melalui kajian dan evaluasi dan mengacu kepada penerapan proses yang sama diberbagai organisasi dan framework terkait project selection tersebut diharapkan dapat memberikan solusi terkait perbaikan penerapan prioritisasi proyek TI di BI yang disajikan dalam rekomendasi model proses prioritisasi sesuai dengan kebutuhan dan kondisi Bank Indonesia. Keywords : Investasi, Prioritisasi, Seleksi, Framework, Bank Indonesia I.
PENDAHULUAN
Teknologi Informasi kini menjadi bagian yang penting bagi perusahaan. Pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) menjadi faktor penting dalam mendukung pencapaian tujuan bisnis perusahaan yang mengakibatkan meningkatnya kebutuhan TI bagi perusahaan. Meningkatnya kebutuhan TI tersebut sejalan dengan meningkatnya pengeluaran perusahaan untuk investasi di sektor Teknologi Informasi atau yang umum disebut belanja TI. Data dari International Data Corporation (IDC)
menyebutkan bahwa belanja TI di Indonesia mencapai US$ 10,9 milliar sepanjang tahun 2011. Angka tersebut merupakan jumlah yang terbesar di Asia Tenggara (Widyaningtyas, 2012). Hal itu menunjukkan besarnya kebutuhan akan TI di Indonesia. Disisi lain beberapa bukti penelitian menunjukkan bahwa besarnya nilai investasi TI belum tentu diimbangi dengan besarnya manfaat atau kontribusi TI terhadap perusahaan. Sehingga memunculkan pandangan IT Scheptics yang menyatakan bahwa diperkirakan 68% dari proyek TI perusahaan tidak dapat berjalan tepat waktu maupun tepat
budget, serta setelah dikerjakan proyek tersebut tidak memberikan dukungan pada tujuan bisnis seperti yang dijanjikan (Merk & Ingmar, 2004). Hal tersebut dikuatkan dengan teori IT Paradox yang menunjukkan bahwa seringkali keuntungan atau manfaat dari penerapan TI di perusahaan tidak dapat diukur dengan pasti (Brynjolfsson, 1994). Selain itu diketahui juga bahwa perusahaan pasti memiliki sumber daya, pengetahuan dan kemampuan yang terbatas, sehingga pemilihan teknologi atau proyek TI yang akan dipakai perusahaan merupakan hal yang penting bagi manajemen. Pemilihan sumber daya yang tepat yang berakar dari sumber daya dominan yang dimiliki dan dikuasai perusahaan akan sangat menentukan tingkat keberhasilan kontribusi pemakaian teknologi informasi terhadap capaian tujuan perusahaan (Subriadi, 2013). Oleh karena itu perlu dilakukan analisis mendalam sebelum menentukan investasi akan TI dikarenakan kecermatan dan ketepatan pada perencanaan dan pengembangan TI merupakan kunci penting bagi keunggilan kompetitif perusahaan (Joseph & Stephen C, 2006) (Subriadi, Hadiwidjodo, Djumahir, Rahayu, & Sarno, 2013) Permasalahan yang sama juga terjadi di Bank Indonesia. Bank Indonesia memiliki peranan yang penting dalam perekonomian negara. Oleh karena itu memiliki performa kerja yang baik merupakan keharusan bagi Bank Indonesia. Penentuan investasi TI merupakan tantangan tersendiri bagi pihak manajemen Bank Indonesia (BI). Setiap tahun BI menerima ratusan usulan proyek untuk direalisasikan sedangkan BI memiliki resource yang sangat terbatas, sehingga menjadi tantangan bagi BI untuk dapat memilih dengan cermat proyek TI mana yang akan direalisasikan. Dalam kasus Bank Indonesia, Manajemen perlu melakukan proses seleksi dan prioritisasi proyek TI untuk memudahkan pemilihan proyek TI dan memastikan bahwa proyek TI yang direalisasikan akan mendukung pencapaian tujuan bisnis perusahaan. Dengan penerapan prioritisasi ini diharapkan perusahaan, yaitu Bank Indoesia sebagai studi kasus, dapat melakukan pemilihan investasi TI dengan tepat dan sesuai dengan tujuan bisnisnya.
II.
TEORI PENUNJANG
2.1. Prioritisasi Proyek Teknologi Informasi Memilih proyek Teknologi Informasi (TI) yang tepat dalam investasi merupakan tantangan bagi pihak manajemen di perusahaan. Memilih dan menginisiasi proyek merupakan proses mengubah strategi perusahaan menjadi aksi nyata. Melakukan pemilihan proyek dengan baik secara signifikan dapat meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengeksekusi strategi dan meningkatkan hasilnya (Eiletersen, 2004). Oleh karena itu pemilihan proyek yang tepat pada investasi TI menjadi hal yang penting bagi perusahaan. Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efektifitas pemilihan proyek dalam investasi adalah melalui penerapan proses seleksi dan prioritisasi proyek TI. Prioritisasi adalah proses untuk menentukan alternatif mana (teknologi, proyek, pekerjaan) yang akan dipilih dan dilaksanakan. Prioritisasi strategis Teknologi Informasi dapat digolongkan menjadi 3 level keputusan, yaitu: keputusan level strategis untuk memprioritaskan teknologi; keputusan level taktikal untuk memprioritaskan proyek yang berhubungan dengan teknologi tertentu; keputusan level operasional untuk memprioritaskan pekerjaan dari proyek yang diberikan. 2.2. Metode Seleksi dan Prioritisasi
Terdapat banyak metode yang dapat digunakan dalam penilaian Teknologi Informasi. Rankema menuliskan bahwa terdapat lebih dari 65 metode (Rankema, 2000). Semua metode tersebut bertujuan mengawal oganisasi dalam mengambil keputusan investasi TI dengan tepat. Keseluruhan kriteria tersebut secara umum dapat dikatagorikan menjadi 6 metode formal-rasional, yaitu: 1. Metode Rasio Metode ini menggunakan rasio untuk membandingkan efektivitas organisasi dan keuangan dalam investasi TI. Salah satu pendekatan yang digunakan dalam metode ini adalah Return on Management atau ROM. ROM mengukur bagaimana manajemen menggunakan informasi yang tersedia dengan efektif.
2. Real Option Beberapa literatur terkait permodalan merekomendasikan metode Real Option untuk digunakan tepatnya dalam mengukur evaluasi investasi TI. 3. Economic Method Economic method digunakan dengan kalkulasi manfaat dari proyek yang berjalan atau melalui mekanisme penilaian resiko finansial dari proyek. 4. Mathematical Programming Method Metode mathematical programming bertujuan memaksimalkan keuntungan bersih dari organisasi dengan memilih proyek yang optimum dari daftar proyek yang ada pada portfolio. Optimum portfolio dapat ditentukan dengan linear programming, integer programming, goal programming, dan dynamic programming. 5. Decision Theory Method Decision Theory Method digunakan berdasarkan banyaknya kriteria yang digunakan dalam keputusan pemilihan proyek. 6. Scoring Method Scoring method digunakan pada pendekatan penilaian dengan multi kriteria yang dapat mendukung manajer memprioritas investasi TI-nya berdasarkan spektrum tujuan bisnis serta menunjukkan indikator kritikal dari kontribusi untuk mencaapai tujuan. Scoring method secara umu lebih mudah untuk digunakan dibandingkan dengan metode yang lain. Selain itu metode ini juga lebih tepat digunakan untuk mengkomunikasikan keputusan strategis TI dnegn membuat pembiobotan kriteria strategis secara eksplisit kepada level pengambil keputusan dibawahnya (Joseph & Stephen C, 2006) 2.3. Scoring Method
Scoring method merupakan pendekatan penilaian dengan multi kriteria dan pembobotan. Scoring method terdiri dari simple additive weighting method (simplified scoring method) dan
Analytical Hierarchy Process (AHP) (Xu & Yang, 2001). 2.3.1.
Simplied Scoring Method
Pada simplified scoring method setiap kriteria penilaian akan dirangking berdasarkan tingkat kepentingannya. Untuk dapat mengukur tingkat kepentingan setiap kriteria, maka dilakukan pembobotan. Bobot yang diberikan kepada setiap kriteria akan berbeda-beda. Berikut adalah langkahlangkah yang dilakukan dalam simple scoring method: 1. Menentukan tingkat kepentingan dari masing-masing kriteria. Pada tahap ini dilakukan penentuan terhadap kriteria apa saja yang dinilai penting oleh pihak manajemen untuk selanjutnya diberi bobot yang lebih tinggi 2. Memberikan nilai kepada setiap kriteria (Tinggi=3, sedang=2, rendah=1). Tahapan yang kedua adalah menentukan nilai dari setiap kriteria dalam melakukan proses penilaian. Nilai yang ditentukan dapat bermacammacam tergantung dari perspektif manajemen. Skala penilaian bisa menggunakan 1-3 hingga 1-7 tergantung dari bagaimana perusahaan mendefinisikan setiap skala penilaian 3. Memberikan bobot tertentu pada setiap kriteria. Bobot merupakan nilai yang diberikan oleh manajemen yang merefleksikan pentingnya kriteria tersebut serta peringkat yang diberikan oleh manajemen kepada proyek 4. Memberikan nilai bobot kepada setiap kriteria. Menentukan besaran nilai untuk bobot dari setiap kriteria Simple scoring method cenderung mudah digunakan dan banyak memberikan manfaat dalam mendukung pemilihan proyek. Namun demikian, beberapa kelemahan juga ditemukan dalam simple scoring method adalah angka yang dihasilkan dalam penghitungan tidak terlalu akurat. Sebagai contoh bila skala yang digunakan adalah 3 untuk tinggi, 2 untuk sedang, yang berarti 3 lebih baik dari 2, namun
tidak dapat diketahui sejauh apa tingkat ‘lebih baik’-nya. Selain itu simple scroring method juga rawan akan kesalahan asumsi (Pinto J. K., 2010). 2.3.2.
Analytical Hierarchy Process
Analytical Hierarcy Process (AHP) dikembangkan oleh Dr. Thomas Saaty untuk mengatasi permasalahan seputar teknikal maupun manajerial yang sering terjadi terkait pengambilan keputusan. AHP merupakan salah satu metode yang banyak digunakan dalam pemilihan proyek (Pinto J. K., 2010). Pada penerapannya, AHP terdiri atas 4 proses, yaitu: 1. Menentukan struktur hierarki 2. Memberikan bobot pada setiap kriteria 3. Memberikan nilai pada setiap dimensi 4. Mengevaluasi proposal proyek 2.4. Framework Seleksi dan Prioritisasi Portfolio TI
Proses seleksi portfolio merupakan proses yang dinyatakan sangat penting bagi perusahaan, namun belum banyak dikembangkan serangkaian proses seleksi proyek yang jelas dan formal (Dye & Pennypacker, 2000). Banyak peneliti dan praktisi yang menyadari kekurangan tersebut dan tertarik untuk melakukan penelitian dan mengembangkan framework atau integrasi proses dengan teknik dan tools tertentu. Berikut adalah hasil penelitian terdahulu terkait framework yang dikembangkan dalam mendukung proses seleksi dan prioritisasi proyek: 2.4.1.
Gambar 1 Integrated Framework for Project Selection
Setiap tahapan dalam framework tersebut akan mencapai beberapa obyektif dan menghasilkan input bagi beberapa tahapan selanjutnya (Archer & Ghasemzadeh, 1999). Archer mendefinisikan framework menjadi Process Stage, Selection Stage, Acivity, dan Potential Methodologies yang memudahkan proses adopsi framework tersebut.
2.4.2.
Framework oleh Management Institute
Project
PMI (Project Management Institute) merupakan standard terkait portfolio management yang dikenal sebagai good practice terkait penerapan portfolio manajemen. Standard ini merupakan pelengkap dari Project Management Body of Knowledge (PMBOK) (Project Management Institute, 2006).
Integrated Framework for Project Selection oleh NP Archer dan Ghasemzadeh (1999)
Integrated framework for project selection adalah sebuah framework yang dikembangkan oleh NP Archer (1999). Berbeda dengan framework-framework lain, framework ini spesifik mendukung proses seleksi portfolio dan berfokus pada prosedur dan penggunaan tools serta metodologi yang mendukung seleksi proyek. Framework terkait seleksi proyek ini terbagi atas beberapa tahapan.
Gambar 2 Proses Portfolio Manajemen
Standard yang dikembangkan oleh PMI membagi manajemen portfolio menjadi 7 tahapan, yaitu:
1. Identification : Pada tahapan ini dilakukan pengumpulan informasi terkait proyek yang sudah berjalan dan daftar usulan proyek.
2. Categorization : Pada tahap ini dilakukan pengkatagorian masingmasing proyek kedalam beberapa katagori berdasarkan strategic plan. 3. Evaluation : Pada tahapan ini dilakukan evaluasi dari masingmasing proyek berdasarkan kriteria yang sudah ditentukan. 4. Selection : Tahapan ini merupakan proses yang penting dalam menyusun daftar dari proyek yang telah melalui proses evaluasi dan siap untuk menjadi input dalam tahap prioritisasi. 5. Prioritization : Tujuan utama dari proses ini adalah menentukan peringkat dari masing-masing proyek dalam katagori strategi atau pembiayaan tertentu, investment time frame, risk versus return profile, dan fokus organisasi. 6. Portfolio Balancing : Tujuan dari tahapan ini adalah menghasilkan portfolio dengan kompilasi proyek yang memiliki potensi terbaik untuk mendukung inisiatif strategis organisasi dalam mencapai obyektif strategis. 7. Authorization : Tujuan utama dari proses ini adalah untuk secara formal menentukan alokasi finansial dan sumberdaya manusia perusahaan untuk mengembangkan business cases atau mengeksekusi proyek dan untuk mengomunikasikan hasil keputusan portfolio balancing.
2.4.3. Framework oleh Cooper Cooper menyusun sebuah framework seleksi yang terdiri atas 2 level. Level pertama merupakan level untuk menentukan keputusan berkaitan dengan strategis portfolio (strategic bucket) atau pemetaan strategi.
Gambar 3 Hierarki proses dalam seleksi proyek oleh Cooper
Level kedua yang dikenal dengan level taktikal portfolio akan menggunakan teknik yang berbeda. Pada level ini digunakan dapat digunakan teknik stage/gate dan PPM yang saling melengkapi. 2.4.4.
Framework oleh Graham (1999)
Englund
dan
Framework yang dikembangkan oleh Englund dan Graham merupakan sebuah framework yang mengacu kepada pendekatan ‘mental decision making process’. Pendekatan tersebut memiliki konsep yang berbeda dengan framework yang dikembangkan oleh NP Archer dan F Ghasemzadeh (1999). Dalam frameworknya, Englund dan Graham (1999) membagi menjadi 4 tahapan yang terdiri dari:
Gambar 4 Framework Englund and Graham
1. 2. 3. 4.
What the organization should do What the organization can do Analyze and decide on project Implement the plan
2.4.5.
Prinsip Kesamaan Framework
Mengacu kepada hasil penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh (Cao Le & Nguyen, 2007) yang menyatakan bahwa pada dasarnya setiap framework memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, serta memberikan kontribusi yang jelas terhadap seleksi proyek di organisasi. Secara umum terlihat tidak ada perbedaan atau konflik dari framework-framework yang dijabarkan. Namun, masing-masing framework memiliki perspektif dan pendekatan yang berbeda-beda. 2.4.6.
2.5.1.
1.5.1. Proses Seleksi dan Prioritisasi di Bank Indonesia
Pelaksanaan seleksi dan prioritisasi dilakukan dalam forum FTSI dan FMSI. Keduanya memiliki alur atau tahapan-tahapan yang lebih detail di mana tahapan-tahapan tersebut sudah memiliki pemegang peran masing-masing, sepert Rapat Dewan Gubernur (RDG), Anggota Dewan Gubernur Bidang Sistem Informasi, FMSI, FTSI, DPSI hingga kepada Satuan Kerja yang mengajukan usulan PKSI tersebut.
Pemilihan Framework
Mengacu kepada penjabaran dan komparasi sebelumnya, dalam menyusun model proses seleksi dan prioritisasi ini penulis memilih menggunakan model yang disusun oleh NP Archer dan F Ghasemzadeh (1999), yaitu An integrated framework for project selection. Berikut adalah penjabaran alasan yang mendukung pemilihan framework tersebut: 1. Framework dikemabangkan berdasarkan decision making process yang mendukung pengambil keputusan dalam mengambil keputusan dan berbeda dengan frameworkframework lain 2. Merupakan framework yang didesain dengan tujuan spesifik dalam seleksi proyek 3. Disusun dengan mengutamakan fleksibilitas, baik aktivitas, tools, dan metodologi yang digunakan agar dapat disesuaikan dengan segala jenis organisasi dan proyek sehingga relevan untuk diterapkan di berbagai organisasi 2.5. Bank Indonesia Bank Indonesia merupakan bank sentral Republik Indonesia yang memiliki satu tujuan tunggal, yaitu mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah. Memelihara kestabilan nilai rupiah mengandung dua aspek, yaitu kestabilan nilai mata uang terhadap peredaran barang dan jasa, serta kestabilan nilai rupiah terhadap mata uang negara lain.
Gambar 5 Mekanisme FTSI dan FMSI Bank Indonesia
III.
METODOLOGI
Pengerjaan tugas akhir ini dilakukan melalui beberapa tahapan. Tahapan tersebut, diantaranya: 1. Desain Penelitian Dalam tahapan ini ditentukan batasan penelitian, kajian litertaur terkait proses seleksi dan prioritisasi, serta pemilihan framework yang akan menjadi acuan penulis dalam penyusunan model. 2. Penyusunan Model Konseptual Dalam tahapan ini dilakukan eksplorasi framework yang sudah dipilih, kajian literatur, kajian empiris dan kajian kondisi existing terkait proses seleksi dan prioritisasi portfolio di Bank Indonesia. Output dari tahapan ini adalah penulis dapat menyusun model konseptual berdasarkan kajian yang sudah dilakukan. 3.
Verifikasi model konseptual
Tahapan selanjutnya adalah verifikasi model konseptual. Proses verifikasi ini dilakukan dengan interview kepada perwakilan Bank Indonesia. Interview pertama yang dilakukan oleh penulis bertujuan menggali tanggapan responden terkait deskripsi model konseptual yang disusun penulis dan menggali isu lokalitas, serta preferensi Bank Indonesia terkait tools dan metode yang sesuai untuk digunakan. 4. Verifikasi Model Rekomendasi Verifikasi akhir model ini dilakukan dengan interview. Interview ke 2 pada ini akan menggali penialaian responden terkait kesesuaian dan kecukupan model yang disusun oleh penulis.
Aktivitas
Tujuan verifikasi 1 hasil penyusunan model konseptual
Peserta Manajer divisi MPSI
Kunjungan Kedua
Verifikasi 2 hasil penyusunan model yang mengacu pada hasil verifikasi 1sebelumnya
Penulis Senior Manajer divisi MPSI
Email
Verifikasi terkait kriteria yang digunakan dalam keseluruhan proses
Penulis Senior Manajer divisi MPSI
Tabel 1 Metodologi Penelitian
IV.
Hasil berupa tanggapan, isu kelokalan, dan preferensi BI terkait teknik dan metode dalam proses Hasil verifikasi berupa kesesuaian dan kecukupan model bagi Bank Indonesia Daftar kriteria yang digunakan dalam keseluruhan proses
ANALISIS
Sesuai dengan alur metodologi, maka tahapan analisis yang akan dilakukan adalah terhadap berikut ini: 4.1. Penyusunan Model Konseptual Pada sub-bab ini akan dilakukan penyusunan model konseptual terkait proses seleksi dan prioritisasi proyek TI yang dihasilkan dari kajian literatur, kajian empiris, dan observasi penulis. 4.1.1.
Dalam penelitian ini juga dilakukan pengambilan data dalam mendukung penyusunan model. Tabel 2 Proses Pengambilan Data Aktivitas Kerja Praktik
Kunjungan Pertama
Tujuan Melakukan observasi dan analisis terkait proses seleksi dan prioritisasi di BI Presentasi dan
Peserta Penulis Anggota divisi MPSI Peserta IT Steering Committee
Hasil Hasil analisis pelaksanaan proses seleksi dan prioritisasi di BI
Penulis Senior
Hasil verifikasi
Analisis Framework Dalam penyusunan model konseptual, proses pertama yang dilakukan penulis adalah mengeksplorasi framework yang digunaka sebagai acuan, berikut adalah hasil analisis terkait framework tersebut: Tabel 3 Hasil Analisis Framework No
Permasalahan
1
Penamaan Tahapan
2
Spesifikasi Aktivitas Tahapan
Penjelasan Permasalahan Penamaan tahapan yang cenderung umum dan berpotensi menimbulkan ambiguitas Diperlukan spesifikasi aktivitas yang
Rekomendasi Penulis Pengubahan nama tahapan menjadi lebih spesifik sesuai dengan aktivitas dalam tahapan Pemetaan framework dengan
No
3
Permasalahan
Pemilihan Metodologi
Penjelasan Permasalahan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan
Metodologi dan tools yang dapat digunakan sangat beragam dan pemilihan metodologi akan tergantung dari preferensi organisasi atau perusahaan
Rekomendasi Penulis kondisi exisiting studi kasus yang diperkuat dengan kajian literatur dan empiris Melakukan interview kepada pihak Bank Indonesia selaku studi kasus terkait metodologi mana yang dipilih untuk digunakan
4.1.2.
Evaluasi Proses Seleksi dan Prioritisasi di Bank Indonesia Penyusunan model ini ditujukkan untuk Bank Indonesia, oleh karena itu penting untuk memahami dan menganalisis proses existing yang ada di Bank Indonesia sebagai acuan dalam penyusunan model konseptual. Melalui observasi dan interview kepada beberapa pihak di Bank Indonesia, maka berikut adalah hasil kajian penulis terkait proses yang berlangsung di Bank Indonesia: Tabel 4 Evaluasi Proses Seleksi dan Prioritisasi BI Tahapan
Permasalahan
Deskripsi Permasalahan
Rekomendasi
Penilaian Proyek
Penilaian kejelasan cakupan proyek
Kejelasan cakupan proyek yang mencakup terlalu banyak komponen
Pemisahan kriteriakriteria dalam kejelasan cakupan proyek
Pengukuran efisiensi SDM dan anggaran
Pengukuran efisiensi tidak dilakukan dengan mekanisme penghitungan yang sesuai
Penggunaa n metode numerik dalam menghitung efisiensi
Kriteria yang kurang lengkap bila dikomparasika n dengan proses seleksi Bank lain
Penyusuna n kembali kriteria penilaian proyek
Pembagian box
Pemilihan
Kelengkapa n Kriteria penilaian
Prioritisa
Matrik
Tahapan
Permasalahan
Deskripsi Permasalahan
Rekomendasi
si Proyek
Tidak Optimal
yang terlalu banyak sehingga membingungk an implementasi
matrik yang relevan
Perbedaan Penentuan Urutan Prioritas
Penentuan urutan prioritas yang terbalik
Penininjaua n ulang penentuan urutan prioritas
Tidakadany a Integrasi Matrik dengan Timeline
Diperlukan integrasi matrik dengan waktu pengerjaan sebagai acuan bagi pihak pengembang
Penyusuna n Integrasi Matrik dengan timenline pengerjaan
Setelah melakukan analisis, penulis juga melakukan studi empiris terkait proses dan aktivitas yang diterapkan di industri perbankan lain, yaitu Bank Mandiri dan Banque de France. Tujuan dari analisis tersebut adalah memperkuat pandangan penulis terkait proses yang perlu diterapkan dan menjadi referensi dalam penyusunan model konseptual. Sebelum menyusun model konseptual tersebut penulis melakukan spesifikasi aktivitas yang mengacu kepada deskripsi framework dan kajian yang dilakukan. Berikut adalah aktivitas-aktivitas yang merupakan hasil spesifikasi dari framework: Tabel 5 Spesifikasi Aktivitas
Tahapan
PreScreening
Individual Project Analysis
Screening
Definisi Memastikan proyek sesuai dengan fokus strategi Mengawal keseluruhan proses Eliminasi proyek yang tidak memenuhi kriteria Kalkulasi kriteria penilaian yang ditentukan terhadap masingmasing proyek Eliminasi proyek yang tidak memenuhi nilai yang ditentukan
Aktivitas Pemetaan Strategi Sosialisasi Kriteria Eliminasi proyek yang tidak sesuai strategi Penggalian informasi proyek Penilaian proyek Pengumpulan hasil penilaian proyek Eliminasi proyek yang tidak
Tahapan
Portfolio Selection
Portfolio Adjustment
Definisi
Pertimbangan korelasi antar proyek secara terintegrasi untuk mengoptimalkan portfolio Memungkinkan pengambil keputusan untuk melakukan perubahan dan menampilkan overview dari portfolio
Aktivitas memenuhi nilai minimum Prioritisasi Proyek Pemetaan matrik prioritas
Input
Sensitivity Analysis Visualisasi portfolio dengan matrix display Proses
Aktivitas-aktivitas tersebut bersamaan dengan teknik dan tools yang mendukung proses seleksi dan prioritisasi akan disajikan dalam kesatuan model konseptual. Model ini disusun berdasarkam hasil dari pengembangan framework yang mejadi landasan teoritis penulis, yang dilengkapi dengan kajian literatur, kajian empiris, dan kondisi existing di Bank Indonesia. Berikut adalah hasil sintesis model konseptual penulis: Tabel 6 Model Konseptual 1 Pemetaan Nama Strategi Tahapan Strategi utama BI Renstra SIBI Hasil Forum Strategis Dokumen usulan Input Proyek Daftar Kriteria seleksi dan Prioritisasi Pemetaan Strategi Eliminasi Proyek yang tidak sesuai Proses strategi Sosialisasi kriteria dan teknik Strategic Bucket Teknik
Output
Daftar usulan proyek yang sudah sesuai dengan strategi bisnis dan TI Daftar kriteria dan teknik yang telah disepakati untuk digunakan
Tabel 7 Model Konseptual 2 Filterisasi Prioritisasi Nama Proyek Tahapan Proyek
Teknik
Penggalian Informasi Proyek Penilaian Proyek
Indepth Interview Scoring Method Daftar hasil interview dan hasil penilaian dari masingmasing proyek
Penentuan batas bawah Pengumpulan hasil penilaian proyek Eliminasi proyek Ad hoc approach as profiles Scoring Method
Daftar proyek yang telah melalui proses penilaian dan filterisasi proyek
Penilaian Proyek Daftar usulan proyek yang sudah melalui pemetaan strategi Daftar kriteria yang digunakan dalam penilaian
Hasil penilaian individual proyek dari masingmasing peserta IT Steering Committee
Output
Daftar usulan proyek yang sudah melalui penilaian dan filterisasi Daftar kriteria Prioritisasi Prioritisasi Proyek Pemetaan proyek dalam matrik prioritisasi
Visualisasi Portfolio Keseluruhan form penilaian Hasil penilaian proyek Hasil prioritiasasi proyek Sensitivity Analysis Visualisasi Portfolio
Scoring Method Matrik 2x2
Spreedsheet kumpulan form Scoring Method Matrik Bubble Graph
Daftar peringkat prioritas proyek berdasarkan penilaian dari proses prioritisasi
Daftar proyek yang akan diimplement asikan Matrik visualisasi portfolio
Hasil prioritas proyek dalam matrik prioritisasi
4.2. Verifikasi Model Konseptual Dalam menyusun model yang tepat, maka perlu melihat kesesuaian model konseptual yang disusun oleh penulis tersebut dengan studi kasus, yakni Bank Indonesia. Salah satu proses yang dapat dilakukan untuk melihat kesesuaian tersebut adalah dengan melakukan verifikasi kepada responden di Bank Indonesia yang akan menjadi pengguna model. Verifikasi tersebut dilakukan melalui proses wawancara dan pengisian kuesioner oleh perwakilan Bank Indonesia. Dalam verifikasi tersebut akan dilakukan penggalian informasi untuk mendukung pengembangan model komseptual menjadi
model yang direkomendasikan untuk Bank Indonesia. Berikut adalah informasi yang digali dalam interview: 1. Tanggapan terkait kesesuaian alur dalam model konseptual untuk diterapkan di Bank Indonesia 2. Tanggapan responden terkait deskripsi tahapan 3. Preferensi teknik dan aktivitas dalam masing-masing tahapan yang disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan di Bank Indonesia 4. Penggalian aspek lokalitas yang meliputi isu kelokalan dan constraint yang ada dalam masing-masing tahapan Mengacu kepada hasil interview yang sudah dilakukan, maka berikut adalah daftar isu kelokalan dan preferensi yang dari Bank Indonesia:
Isu lokalitas dan preferensi merupakan cerminan dari culture perusahaan yang merupakan salah satu faktor pendukung optimalnya proses seleksi dan prioritisasi. Oleh karena itu, menjadi hal yang penting untuk menyertakan isu kelokalan dan preferensi tersebut kedalam susunan model dengan merevisi model konseptual yang sudah disusun penulis. Berikut adalah hasil revisi masingmasing tahapan dalam model konseptual menjadi rekomendasi model untuk Bank Indonesia: 1. Tahap Pemetaan Strategi Tahapan Nama Tahapan
Pemetaan Strategi
Input
Strategi utama BI Renstra SIBI Hasil Forum Strategis Dokumen usulan Proyek Daftar Kriteria seleksi dan Prioritisasi Pemetaan Strategi Eliminasi Proyek yang tidak sesuai strategi Sosialisasi kriteria dan teknik
Tabel 8 Isu Lokalitas Bank Indonesia No
Tahapan
1.
Pemetaan Strategi
2. Penilaian Proyek
3.
Filterisasi Proyek
4. Prioritisasi Proyek
5.
Visualisasi Portfolio
Isu Lokalitas Fokus strategi berubah-ubah, butuh dilakukan penilaian keselarasan strategi Arahan strategi terlalu general Investasi di Bank Indonesia dibagi menjadi investasi proyek dan investasi infrastruktur Penilaian dilakukan dalam group decision Penentuan batas bawah hanya bisa dilakukan diawal proses Matrik prioritisasi tidak berfungsi optimal Penentuan urutan prioritas yang terbalik Proses yang belum pernah diterapkan
Preferensi Teknik
Scoring Method
Model Konseptual
Proses
Scoring Method
Ad hoc as profiles Scoring Method
Scoring Method Perubahan Matrik
Teknik Output
Strategi utama BI Renstra SIBI Hasil Forum Strategis Dokumen usulan Proyek Daftar Kriteria seleksi dan Prioritisasi Penilaian Keselarasan Strategi Eliminasi Proyek yang tidak memenuhi nilai minimum keselarasan strategi strategi Penentuan dan Sosialisasi kriteria dan teknik Penentuan Batasan Bawah (Threshold) dari masing-masing kriteria Scoring Method Daftar usulan proyek yang sudah selaras dengan strategi bisnis dan TI Daftar kriteria dan teknik yang telah disepakati untuk digunakan
2. Tahap Penilaian Proyek Tahapan
-
Strategic Bucket Daftar usulan proyek yang sudah sesuai dengan strategi bisnis dan TI Daftar kriteria dan teknik yang telah disepakati untuk digunakan
Model Rekomendasi Penilaian Keselarasan Strategi
Nama Tahapan
Model Rekomendasi Penilaian Proyek
Tahapan Input
Proses Teknik Output
Model Rekomendasi Daftar usulan proyek yang sudah melalui pemetaan strategi Daftar kriteria yang digunakan dalam penilaian
Nama Tahapan Input
Proses
Teknik
Output
Filterisasi Proyek
Model Rekomendasi Filterisasi Proyek
Hasil penilaian individual proyek dari masing-masing peserta IT Steering Committee
Hasil penilaian individual proyek dari masing-masing peserta IT Steering Committee
1. Penentuan batas bawah 2. Pengumpulan hasil penilaian proyek 3. Eliminasi proyek Ad hoc approach as profiles Scoring Method Daftar proyek yang telah melalui proses penilaian dan filterisasi proyek
1. Pengumpulan hasil penilaian proyek 2. Eliminasi proyek
Model Konseptual
Ad hoc approach as profiles Scoring Method Daftar proyek yang telah melalui proses penilaian dan filterisasi proyek
4. Tahap Prioritisasi Proyek Tahapan
Model Konseptual
Model Rekomendasi
Nama Tahapan
Prioritisasi Proyek
Prioritisasi Proyek
Input
Daftar usulan proyek yang sudah melalui penilaian dan filterisasi Daftar kriteria Prioritisasi 1. Prioritisasi Proyek 2. Pemetaan proyek dalam matrik prioritisasi Scoring Method Matrik 2x2
Daftar usulan proyek yang sudah melalui penilaian dan filterisasi Daftar kriteria Prioritisasi 1. Prioritisasi Proyek 2. Pemetaan proyek dalam matrik prioritisasi
Daftar peringkat prioritas proyek berdasarkan penilaian dari
Daftar peringkat prioritas proyek berdasarkan penilaian dari proses
Proses
Teknik Output
Model Konseptual
Model Rekomendasi
proses prioritisasi
prioritisasi
Hasil prioritas proyek dalam matrik prioritisasi
Hasil prioritas proyek dalam matrik prioritisasi
Penggalian Informasi Proyek Penilaian Proyek Indepth Interview Scoring Method Daftar hasil interview dan hasil penilaian dari masing-masing proyek
3. Tahapan Filterisasi Proyek Tahapan
Tahapan
Scoring Method Matrik 2x2
Daftar definisi kriteria yang digunakan dalam proses prioritiasasi
5. Visualisasi Portfolio Tahapan
Model Konseptual
Model Rekomendasi
Nama Tahapan
Visualisasi Portfolio
Visualisasi Portfolio
Input
Keseluruhan form penilaian Hasil penilaian proyek Hasil prioritiasasi proyek Sensitivity Analysis Visualisasi Portfolio Spreedsheet kumpulan form Scoring Method Matrik Bubble Graph
Keseluruhan form penilaian Hasil penilaian proyek Hasil prioritiasasi proyek Sensitivity Analysis Visualisasi Portfolio Spreedsheet kumpulan form Scoring Method Matrik Aggregate Project Plan
Daftar proyek yang akan diimplementasikan
Daftar proyek yang akan diimplementasikan
Matrik visualisasi portfolio
Matrik visualisasi portfolio
Proses
Teknik
Output
4.3. Verifikasi Rekomendasi Model Model rekomendasi merupakan model konseptual yang sudah melalui proses revisi untuk meningkatkan kesesuaiannya dengan studi kasus, yakni Bank Indonesia. Setelah melalui proses penyesuaian tersebut maka diperlukan kembali proses verifikasi kepada responden di Bank Indonesia untuk melihat kecukupan model yang disusun oleh penulis. Berbeda dengan proses verifikasi pertama yang berusaha menggali informasi terkait (1) Kesesuaian alur dalam model konseptual untuk diterapkan di Bank Indonesia, (2) Preferensi teknik dan aktivitas dalam masing-masing tahapan yang disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan di Bank Indonesia, dan (3) Penggalian aspek lokalitas yang meliputi isu kelokalan dan constraint yang ada dalam masing-masing tahapan; proses verifikasi kedua berfokus menggali informasi terkait:
1. Kesesuaian model yang disusun penulis dengan Bank Indonesia 2. Kecukupan model dalam memfasilitasi proses seleksi dan prioritisasi di Bank Indonesia Berdasarkan hasil interview tahap 2, responden di Bank Indonesia menyatakan bahwa hasil susunan dari proses seleksi dan prioritisasi dinilai sudah sesuai dan memiliki kecukupan dalam mendukung proses seleksi dan prioritisasi. Selain itu, revisi atau perbaikan terkait framework terkait isu kelokalan dan preferensi dari Bank Indonesia dirasa telah terakomodasi dengan baik. Maka berdasarkan hasil verifikasi tersebut, berikut adalah dokumen rancangan model seleksi dan priritisasi di Bank Indonesia:
V.
Kesimpulan
Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk: (1) Melakukan kajian literatur, kajian empiris, dan analisis penerapan proses seleksi dan prioritisasi proyek TI di Bank Indonesia, (2) Membuat rancangan proses seleksi dan prioritisasi dalam bentuk model konseptual yang mengacu pada hasil kajian literatur, empiris, dan analisis kondisi existing, (3) Menggali aspek atau isu kelokalan di Bank Indonesia untuk memastikan kesesuaian dari model, dan (4) Menghasilkan model rekomendasi terkait proses seleksi dan prioritisasi di Bank Indonesia. Kesimpulan 1 Berdasarkan kajian yang sudah dilakukan penulis terdapat beberapa framework yang dapat mendukung proses seleksi dan prioritisasi, namun tidak ada satu pun yang dinyatakan sebagai best practice sehingga diperlukan proses penyesuaian terhadap organisasi. Penulis menggunakan An Integrated Framework for Project Selection sebagai acuan framework untuk selanjutnya dikembangkan menjadi model konseptual. Kesimpulan 2 Berdasarkan hasil eksplorasi framework yang dipilih, maka ditemukan beberapa kekurangan dalam framework, misalnya terkait nama dalam tahapan yang dinilai kurang representatif dan diperlukannya pendetailan aktivitas dalam masing-masing tahapan, maka penulis menyusun model konseptual dengan rincian sebagai berikut: (1) pemetaan strategi, (2) penilaian proyek, (3) filterisasi proyek, (4) portfolio proyek, dan (5) visualisasi portfolio. Masing-masing tahapan terdiri atas aktivitasaktivitas tertentu yang mengacu dari hasil kajian peneliti. Kesimpulan 3
Gambar 6 Dokumen Model
Mengacu kepada pentingnya culture, process, experience, dan governance dalam mendukung mengoptimalkan proses seleksi portfolio maka penulis melakukan penggalian aspek lokalitas untuk dapat disesuaikan kedalam model. Aspek lokalitas tersebut diantaranya: (1) Fokus pengembangan TI yang berbeda setiap tahun sehingga diperlukan proses penilaian keselarasan strategi, (2) Arahan strategi yang cenderung umum, (3) Bank Indonesia membagi proses seleksi menjadi 3 jenis, yaitu Aplikasi dan Infrastruktur, (4) Matrik yang tidak
optimal, dan (5) Penentuan urutan prioritas yang terbalik. Aspek-aspek lokalitas ini yang akan menjadi input dalam merevisi model konseptual Kesimpulan 4 Berdasarkan hasil verifikasi dan revisi model konseptual maka didapatkan susunan model rekomendasi sebagai berikut: (1) Keselarasan strategi, (2) Penilaian Proyek, (3) Filterisasi Proyek, (4) Prioritisasi Proyek, dan (5) Visualisasi Portfolio. VI.
BATASAN MASALAH
Batasan yang sangat signifikan dalam penelitian ini adalah jumlah partisipan dalam penyusunan proses seleksi dan prioritisasi. Idealnya dalam penyusunan ini dilakukan bersamaan dengan seluruh anggota IT Steering Committee di Bank Indonesia sehingga dapat mencakup padangan TI dan pandangan bisnis dengan optimal. VII.
PENGEMBANGAN PENELITIAN
Peluang dalam pengembangan penelitian terkait proses seleksi dan prioritisasi ini meliputi: (1) Pengembangan penelitian dalam menyusun proses seleksi dan prioritisasi di Bank Indonesia dengan sample yang lebih luas, (2) Penyusunan standard proses seleksi dan prioritisasi yang sesuai dengan culture di Indonesia. VIII.
DAFTAR PUSTAKA
1.
Archer, N., & Ghasemzadeh, F. (1999). An Integrated Framework for Project Selection . International Journal of Project Management.
2. Brynjolfsson, E. (1994). The Productivity Paradox of Information Technology: Review and Assessment. MIT Sloan School of Management. 3. Cao Le, M., & Nguyen, V. (2007). Strategy for Project Portfolio Selection in Private Corporations in Vietnam. 4. Cooper , R., Edgett, S., & Kleinschmidt, E. (2000). Portfolio Management:
Fundamental for New Product Success. Stage-gate International. 5. Cooper, R. (2005). Portfolio Management for Product Innovation. 6. Cooper, R., Edgett, S., & Kleinschmidt, E. (2001). Portfolio Management in New Product Development: Result of an Industry Practices Study. 7. Darandono. (2013). Tahun 2013 Belanja ICT Indonesia Capai US$ 32,8 Milliar. Retrieved 2013, from SWA: http://swa.co.id/technology/tahun2013-belanja-ict-indonesia-capaius-328-miliar 8. David, J., & Saaty, D. (n.d.). Use Analytic Hierarchy Process For Project Selection. 2007. 9. Dye, L., & Pennypacker, J. (2000). Project Portfolio Management and Managing Multiple Project: Two Sides of the Same Coin? Project Management Institute. 10. Eiletersen, S. (2004). The Art of Project Selection. USA: Kollnergroup. 11. Englund, R., & Graham, L. (1999). From experience: Linking Project to Strategy. Journal of Production and Innovation Management. 12. Jeffery, M., & Leliveld, I. (2004). Best Practice IT Portfolio Management. MITSloan. 13. Jiang, J., & Klein, G. (1999). Project Selection Criteria by Strategic Orientation. Information and Management. 14. Joseph, W., & Stephen C, S. (2006). Strategic Information Technology Planning. Journal of Computer Information Systems; ProQuest. 15. Malligan, J. (2011). Financial Modeling Techniques: Sensitivity Analysis. Retrieved from http://www.wallstreetprep.com/blog /financial-modeling-techniquessensitivity-what-if-analysis-2/ 16. McFarlan, F. (1981). Portfolio Approach to Information Systems.
17. Meredith, J., & Mantel, JR, S. (2009). PROJECT MANAGEMENT A Managerial Approach. John Wiley & Sons, Inc. 18. Merk , J., & Ingmar, L. (2004). Best Practice in IT Portfolio Management. MITSloan. 19. Padovani, M., Muscat, A., Camanho, R., & de Carvalho, M. (2008). Looking for the right criteria to define project portfolio : Multiple case study analysis. International Product Development Management Conference 2007. 20. Palcic, I. (2009). Analutical Hierachy Process as a Tool For Selecting and Evaluating Project. 21. Pandovani, M., Muscat, A. R., Camanho, R., & De Carvalho, M. M. (2008). Looking for Criteria to Define Project Portfolio: Multiple Case Study Analysis. 22. Pinto, J. (2007). Project Management : Achieving competitive advantage. Pearson Education. 23. Pinto, J. K. (2010). Project Selection and Portfolio Management. In J. K. Pinto, Project Management: Achieving Competitive Advantage. Pearson Education, Inc. 24. Project Management Institute. (2006). The Standard for Portfolio Management. Project Management Institute, Inc. 25. Project Management Institute. (2013). The standard for portfolio management - third edition. 26. Rankema, T. (2000). The IT Value Quest : How to Capture the Business Value of IT-Based Infrestructure. 27. Souder, W., & Sherman, J. (1994). Managing New Technology Development. McGraw-Hill. 28. Subriadi, A. P. (2013). Kontradiksi Produktivitas Teknologi Informasi : Sebuah perspektif Information Technology Strategic Alignment dan Resource-Based View. Desertasi Universitas Brawijaya.
29. Subriadi, A. P., Hadiwidjodo, D., Djumahir, Rahayu, M., & Sarno, R. (2013). Information Technology Productivity Paradox: A ResourceBased View and Information Technology Strategic Alignment Perspective for Measuring Information Technology Contribution on Performance. Journal of Theoritical and Applied Information Technology. 30. Swaroop, S. (2007). Managing Multiple Medium and Small Scale Project in Lare IT Organization. Retrieved from ISACA: www.isaca.org 31. Turner, J. (2009). The Handbook of Project-Based Management, Third Edition. 32. Wheeler, D. (2013). Contributing factors to optimal project portfolio selection. 33. Wheelwright, S., & K.B. , C. (1992). Creating Project Plans to Focus Product Development. Harvard Business Review. 34. Widyaningtyas, T. (2012). Belanja ICT Indonesia Terbesar di Asia Tenggara. Retrieved 2013, from SWA: http://swa.co.id/businessresearch/belanja-ict-indonesiaterbesar-di-asia-tenggara 35. Xu, L., & Yang, J.-B. (2001). Introduction to Multi-Criteria Decision Making and the Evidential Reasoning Approach. 36. Yu, S., & Wang, e. (2008). The application of project portfolio management in the government investment project. International Seminar on Business and Information Management.
