PERENCANAAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI GUNA MENINGKATKAN BISNIS PERUSAHAAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN WARD & PEPPARD (STUDI KASUS CV. SERIBU SATU) Oleh : Asep Hendrayana E-Mail :
[email protected] Bagi perusahaan baru yang mulai menjadi perusahaan modern, memiliki strategi bisnis saja tidak cukup untuk menghadapi persaingan dewasa ini yang semakin ketat. Strategi bisnis yang biasa dituangkan dalam dokumen atau cetak biru Business Plan harus pula dilengkapi dengan strategi teknologi informasi atau I/T Strategy. Tujuannya yaitu untuk memanfaatkan secara optimum dan maksimal penggunaan teknologi informasi sebagai komponen utama sistem informasi perusahaan (sistem yang terdiri dari komponen-komponen untuk melakukan pengolahan data dan pengiriman informasi hasil pengolahan ke fungsi-fungsi organisasi terkait). Persaingan yang semakin meningkat dan ketat dalam bidang produksi beras menjadi barang oleh-oleh yaitu liwet instan yang memerlukan suatu strategi yang jitu guna memenangkan persaingan tersebut. Dalam upaya mencapai tujuan CV Seribu Satu yang dirumuskan dalam visi “Ingin menjadikan beras Garut menjadi beras yang berkelas dan memiliki pangsa pasar tersendiri yang akan berpengaruh pada kesetabilan harga gabah petani Dalam penelitian ini, penulis merumuskan perencanaan strategik dimana agar sistem informasi dapat digunakan sebagai satu alat yang dapat pendukung keberhasilan CV Seribu Satu dalam mencapai visi dan misi perusahaan. Metode yang digunakan berdasarkan pemikiran dari John Ward dan Joe Peppard dan metode analisa perencanaan strategik menggunakan analisa portofolio (McFarlan) untuk merumuskan strategi perencanaan sistem informasi guna mendukung kinerja perusahaan. Kata kunci : Perencanaan Strategik, Strategik Sistem Informasi, teknologi Informasi Ward dan Peppard
Latar Belakang Perusahan CV Seribu Satu berdiri pada tahun 2011. Yang didirikan oleh keluarga petani yang mempunyai pabrik penggilingan padi terbesar di kota Garut dan mempunyai omset lumayan besar bila di ukur dari pendapatan perbulannya CV Seribu Satu penjualan beras bisa mencapai 7 ton beras yang bila dihitung kurang lebih 700 juta perbulan. Disamping itu produk yang di buatnya sangat unik dan di bilang baru pada era sekarang. Karena menggunakan bahan alami serta rempah – rempah Sebagai bumbu dasar pembuatan liwet instan CV Seribu Satu dan perusahaan ini walapun baru berdiri dengan keunikannya dapat meraih beberapa penghargaan baik nasional maupun Internasional .yang di
antaranya. Juara 1 Penghargaan award dari pemerintah sebagai inovasi terbaru di bidang pangan pada tahun 2012. Teknologi Informasi dan Komunikasi di era modern ini turut berkembang sejalan dengan perkembangan peradaban manusia yang mempengaruhi dalam segala bidang.CV Seribu Satu belum memanfatkan Teknologi Informasi secara optimal dalam mencapai tujuannya, hal ini diduga karena belum sempurnanya strategi bisnis, strategi sistem SI/TI, sumber daya manusia. Batasan masalah 1. Perencanaan Sistem informasi (Information System), merupakan assessment yang jelas dan terperinci
sehubungan dengan jenis-jenis informasi yang dibutuhkan. 2. Perencanaan Infrastruktur (Enterprise Architecture), melalui komponenkomponen perangkat infrastruktur jaringan, komunikasi data dan perangkat keras. 3. Perencanaan Manajemen Teknologi Informasi, menyangkut kebijakan dan prosedur pengelolaan, Sumber Daya Manusia (SDM), Operasional dan Layanan Teknologi Informasi.
VISI MISI / TUJUAN
ANALISIS KOMPETITIF
ANALISIS EKSTERNAL
ANALISIS INTERNAL
SWOT STRATEGY
STRATEGI BISINIS
PERSPEKTIF KEUANGAN
PERSEPEKTIF PELANGGAN
PERSEPEKTIF INTERNAL
PERSEPEKTIF PERTUMBUHAN
KEBUTUHAN SISTEM
STRATEGI BISNIS IS
MANAGEMEN STRATEGY IS/IT
STRATEGI IT
ANALISA PORTOFOLIO APLIKASI AFLIKASI POTOFOLIO DENGAN PRIORITAS ANALISIS KOMPETITIF DAN BLUEFRINT STRATEGI DI CV 1001
Rumusan masalah 1. Bagaimana cara menentukan kebijakan yang jelas dan menyeluruh dalam pengelolaan teknologi informasi di lingkungan CV. Seribu Satu. 2. Bagaimana kemampuan dan kompetensi dari pengelola teknologi informasi yang ada, sehingga sumber daya yang tersedia bisa dioptimalkan secara baik 3. Bagaimana menentukan perencanaan yang komperhensif dan menyeluruh menyangkut pengembangan Teknologi Informasi yang yang nantinya dapat berdampak pada proses implementasi sehingga dapat diukur kualitas dan value. Metodologi Perencanaan Strategik SI/TI Versi Ward dan Peppard [Ward, 2002] Tahapan masukan yaitu Analisis lingkungan bisnis internal, Analisis lingkungan bisnis eksternal, Analisis lingkungan SI/TI internal, Analisis lingkungan SI/TI eksternal. Untuk tahapan keluaran yaitu Strategi SI bisnis, Strategi TI, dan Strategi Manajemen SI/TI. Beberapa teknik/metode analisis yang digunakan adalah Analisis Value Chain, Analisis SWOT, Model Analisis PEST, Analisis Five Forces Model, dan Analisis McFarlan Strategic Grid. Kerangka Konsep Menenentukan visi misi dan tujuan , analisa lingkungan bisnis, lingkungan SI/TI dan Perencanaan SI/TI, serta hasil akhir yaitu sistem informasi dan apliksi yang direncanakan.
SARAN KESIMPULAN
Gambar 1 Metodologi Penelitian Analisis Matriks Pertumbuhan Pangsa Pasar / Matriks BCG Analisis pertumbuhan perusahaan pada 2 tahun terkahir dapat dilihat dari tabel 1 dibawah ini Analisis Pertumbuhan Perusahaan CV Seribu Satu : Keteranga n
Tahun 2013
Tahun 2014
Pertu mbuh an
Penjualan Produk Pendapatan CV 1001
Rp 800.000.000 Rp 300.000.000
40 %
Asset
Rp 1 Milyar
Pelanggan Tetap
50 autlet
Rp 1,2 Milyar Rp 450.000.00 0 Rp 1,5 Milyar 75 autlet
50 %
50 % 50 %
Pertumbuhan usaha yang dialami perusahaan dalam 2 tahun terakhir, terlihat mengalami pertumbuhan rata-rata sebanyak 2 (dua) kali lipat artinya tingkat kepercayaan yang diberikan oleh pelanggan, dalam mempercayakan penjualan produknya kepada perusahaan begitu sangat tinggi, meskipun didalam penyajian data dan informasi masih sering mengalami keterlambatan dan dengan tingkat ke akurasian yang belum memadai. Diharapkan, melalui penerapan rencana strategis SI/TI didalam melakukan aktifitasnya dan dalam rangka memenuhi tingkat kepuasan pelanggan yang maksimal, Perusahaan CV Seribu Satu diharapkan akan
lebih mendapat kepercayaan dari pelanggan lama maupun pelanggan baru. Analisis Lingkungan Bisnis Internal: Menggunakan Value Chain 1. Akitvitas Utama Pengelolaan bahan baku pabrik liwet instan terdiri dari,pecarian bahan mentah atau bahan pelengkap seleksi bahan untuk bumbu dan berbagai rasa proses pengolahan bahan pengelolaan produksi barang terdiri dari,melaksanakan pengelolaan persediaan barang untuk dijual, baik yang berada di outlet, maupun gudang outlet,melaksanakan pengelolaan persediaan barang atau barangbarang promosi pada setiap even atau pameran- pameran dari pembuatan yang dilakukan,melaksanakan pemeriksaan dan penghitungan fisik persediaan pada setiap periode yang telah ditentukan sesuai dengan intruksi prinsipal.pengelolaan data untuk penjualan dan pelaporan,melaksanakan pengumpulan data-data dari seluruh outlet cabang, baik data sdm, data penjualan maupun data analisa penjualan,melakukan pengolahan data untuk dijadikan laporan-laporan yang diperlukan sesuai dengan yang diperlukan. 2. Aktivitas Pendukung Administrasi SDM,mempersiapkan kontrak, baik yang bersifat tetap, kontrak maupun tenaga ahli tetap. Menangani administrasi karyawan atau personil, meliputi absensi. Melakukan pembaharuan data-data karyawan. Adminstrasi keuangan,melakukan pencatatan semua penerimaan dan pengeluaran uang, melakukan penagihan,melakukan pembayaran bonus kepada karyawan secara tepat waktu,membuat laporan keuangan beserta analisanya secara tepat waktu untuk disajikan kepada pimpinan perusahaan. Pengelolaan teknologi informasi menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunak untuk proses pengolahan data menyiapkan perangkat jaringan (network), baik yang bersifat lokal maupun koneksi dengan kantor cabang di seluruh kota yang ada di Garut. Menyiapkan prosedur pengiriman data dari pabrik ke seluruh outlet . Menyiapkan prosedur proses pengolahan data dan pembuatan laporan untuk pimpinan.
Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal : Menggunakan PEST 1. Politik Kebijakan pemerintah berupa Undangundang tentang peraturan pendirian pabrik atau perusahaan sangat dinamis, dana dapat memberikan pengaruh langsung pada pembentukan produk baru di CV Seribu Satu. 2. Ekonomi Laju perkembangan perekonomian di kabupaten Garut mengalami perbaikan yang signifikan yang menjadikan minat para pengusaha untuk berinpestasi di kota Garut . Adanya dana bantuan dari pemerintah daerah dan program-program usaha mandiri. 3. Sosial Tidak ada pesaing dengan perusahaan lain di bidang pangan terutama produk liwet instan, sehingga CV Seribu Satu menjadi ‘Brand’ di kalangan masyarakat dan menjadi salah satu perusahaan baru di kota Garut yang dapat go internasional sebagai sentra oleh-oleh bekal untuk jemaah haji. 4. Teknologi Teknologi merupakan tulang punggung bagi perusahaan atau pabrik CV Seribu Satu. Pabrik dapat dikategorikan sebagai perusahaan berukuran besar, untuk itu perlu ada rancangan yang baik untuk menjamin agar sarana teknologi dapat dimanfaatkan secara optimal. Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal : Menggunakan Five Force Model 1. Faktor Pesaing CV Seribu Satu harus selalu memperhatikan dan mewaspadai pertumbuhan perguruan tinggi baru. 2. Faktor Pendatang Baru Tersebarnya perusahaan di Garut baik di daerah maupun di kota yang sudah menerapkan teknologi baru ,dan berbagai fasilitas teknologi. CV Seribu Satu berusaha optimal dalam penerapan manajemen teknologi informasi
sebagai sarana pendukung didalam menjalankan operasionalnya. 3. Faktor ”Substitute Product and Service” Kepuasan yang didapat oleh mahasiswa merupakan sebuah investasi yang mahal bagi pertumbuhan pabrik. Dengan pelayanan yang baik, konsumen dapat menjadi iklan berjalan, hidup dan secara terus-menerus akan menjadi indikator kenaikan jumlah pembeli. 4. Faktor Penawar dan Pelanggan Perusahaan CV Seribu Satu, Peraturan daerah merupakan pihak-pihak yang bertindak sebagai penyedia baik konsumen sebagai subyek yang akan didik maupun peraturan pemerintah yang mendukung kegiatan pendidikan di Indonesia. 5. Faktor Para Pemasok (Bargaining Power of Customer) Pemasok untuk CV Seribu Satu lebih didominasi oleh keberadaan para pedagang oleh –oleh khas kota Garut yang seringkali meminta untuk ditempatkan di sebuah pusat perbelanjaan yang berlokasi di tengah kota. Produk CV Seribu satu yang banyak tersedia di sentra oleh-oleh Kecenderungan membandingkan tingkat pendapatan antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain, sangat mendominasi usaha CV Seribu Satu. Hasil pemetaan analisa Five Force Model CV Seribu Satu dapat dilihat pada gambar berikut : ANCAMAN ANCAMAN ESAING ESAING BARU BARU PERUSAHAAN PERUSAHAAN LOCAL LOCAL DARI DARI LUAR LUAR KOTA KOTA GARUT GARUT (2) (2)
KEKUATAN KEKUATAN PEMASOK: PEMASOK: PRODUK PRODUK YANG YANG TERUS TERUS BERKEMBANG.HARGA BERKEMBANG.HARGA BERSAING.KUALITAS BERSAING.KUALITAS ALAMI ALAMI (5) (5)
PESAING PESAING YANG YANG SUDAH SUDAH BERJALAN BERJALAN YAITU YAITU PT PT BERKAH BERKAH JAYA JAYA (1) (1)
KEKUATAN KEKUATAN MENAWAR MENAWAR PELANGGAN PELANGGAN HARGA HARGA LEBIH LEBIH MURAH MURAH KUALITAS KUALITAS LEBIH LEBIH BAGUS BAGUS PRODUK PRODUK LEBIH LEBIH UNGGUL UNGGUL (4) (4)
ANACAMAN ANACAMAN JASA JASA SUBTITUSI SUBTITUSI KONSEP KONSEP PEMASARAN PEMASARAN SECARA SECARA LANGSUNG LANGSUNG DAN DAN PENJUALAN PENJUALAN SECARA SECARA ONLINE ONLINE (3) (3)
Gambar 2 Analisis Lima Ancaman Porter CV Seribu Satu
Analisis Lingkungan Bisnis Internal: Menggunakan SWOT. 1. Kekuatan (Strengths) Laporan yang diberikan kepada Perusahaan selalu update dan memenuhi standar pelaporan yang diperlukan. Keluhan yang datang dari pelanggan, selalu ditanggapi dengan cepat. Team kerja operasional memiliki hubungan yang sangat baik dengan pihak-pihak terkait, baik dengan pelanggan ,distributor, owner maupun account executive nya. Team kerja operasional mampu memberikan ide-ide kreatif dan inovatif kepada perusahaan. Mampu memberikan analisa-analisa sehubungan dengan aktivitas lapangan yang didukung dengan data yang akurat atas setiap aktivitas maupun program yang dikerjakan. Selalu siap untuk memberikan data dan analisa tambahan diluar yang diperjanjikan tanpa dikenakan biaya tambahan. Memiliki Team work yang solid dan rasa memiliki yang tinggi 2. Kelemahan (Weaknesses) Team administrasi sebagai team pendukung operasional memiliki kelemahan dalam hal ketelitian dan pengembangan diri didalam penyajian laporan-laporan yang diperlukan. Ketersediaan sistem Informasi teknologi yang kurang memadai baik dari sisi perangkat maupun jaringan yang mengakibatkan terhambatnya pengelolaan administrasi. Penyediaan personil pengganti yang kurang cepat dan tanggap didalam menghadapi situasi perputaran dan atau penggantian tenaga penjualan. Pemberian pelatihan dan pengembangan tenaga penjualan yang belum berjalan sesuai dengan rencana. Standarisasi operasional dan administrasi untuk daerah diluar Kota Garut yang belum berjalan sesuai dengan harapan dan kesepakatan. 3. Peluang (Opportunities) Banyak Event-event yang masih belum dikembangkan lebih lanjut didalam suatu proyek yang sedang dijalankan. Sebagai
contoh, dengan menempatkan counter Perusahaan CV Seribu Satu di daerah luar jawa dan bisa berhubungan langsung dengan pelanggan dari kota lain, akan dengan sangat mudah mengetahui seberapa besar prosfek perusahaan dalam hal penjualan produk ditawarkan sehingga peluang untuk mendapatkan tambahan pendapatan akan semakin besar. Masih terbukanya peluang untuk penempatan-penempatan tenaga penjualan di area-area yang belum dimasuki oleh perusahaan. Sebagai contoh, belum semua pasar tradisional maupun supermarket kecil (yang tumbuh sangat cepat saat ini), dimasuki oleh distributor, dengan demikian Perusahaan CV Seribu Satu dapat mengusilkan kepada distributor untuk memasuki pasar tersebut melalui sebuah kajian Sistem IT yang tersedia saat ini sangat mungkin untuk dikembangkan lebih lanjut. Memaksimalkan team diluar kota Garut untuk mendapatkan dan mengembangkan produk baru yang sedang dilaksanakan. 4. Ancaman (Threats) Tumbuhnya perusahaan-perusahaan baru (competitor) di kota Garut yang membawa misi oleh-oleh khas Garut dengan management fee yang lebih rendah dari Perusahaan CV Seribu Satu. Perusahaan baru telah menyediakan system IT terkini dan lebih canggih. Kompetitor memiliki sistem dan mekanisme pelatihan yang lebih terprogram. Kinerja tenaga penjualan kompetitor memiliki kelebihan dibandingkan dengan Perusahaan CV Seribu Satu Belum tersedianya standar kinerja untuk team operasional. Analisis Lingkungan SI/TI Internal CV Seribu Satu Analisis ini mencakup seluruh sumber daya SI/TI dalam CV Seribu Satu. Sumber daya yang dimaksud ialah seluruh sistem aplikasi , teknologi, dan manajemen informasi yang ada dan dimanfaatkan oleh organisasi untuk keperluan bisnis. Adapun sumber daya SI/TI yang ada di CV Seribu Satu adalah :
1.
2.
Sistem Aplikasi Saat ini perusahaan sama sekali belum memiliki sistem aplikasi, dan untuk keperluan pengolahan data, perusahaan memanfaatkan aplikasi Microsoft office, seperti word, excel dan access. Website CV Seribu Satu (www.liwetinstanseribusatu.com) Website perusahaan hanya dimanfaatkan sebagai profil perusahaan (Company Profile) yang ditujukan kepada konsumen. Teknologi Jaringan dam Internet Perusahaan telah memiliki jaringan lokal (LAN) yang ditujukan hanya untuk menshare penggunaan internet bagi setiap karyawan di setiap bagian, sedangkan di kantor cabang berdiri sendiri (stand alone). Saat ini, bandwidth Internet yang ada masih belum memadai. Bandwidth yang dapat digunakan kurang dari 128 kbps yang diberikan oleh ISP (Internet service Provider).
Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal CV Seribu Satu Analisis lingkungan eksternal SI/TI berguna untuk mengetahui perkembangan teknologi dalam organisasi dan menelaah teknologi tersebut guna dimanfaatkan dalam mendukung strategi bisnisnya di saat yang akan datang. Ada beberapa proses yang dilakukan guna mengetahui perkembangan teknologi dalam organisasi yaitu : 1. Perkembangan Teknologi Perkembangan Teknologi Internet dan alat komunikasi lainnya mendorong CV Seribu Satu untuk memanfaatkannya sebagai keunggulan dalam persaingan bisnisnya 2. Peluang Keunggulan Kompetitif Terhadap Pesaing Melalui pemanfaatan teknologi internet dan komunikasi, diharapkan CV Seribu Satu akan memiliki suatu keunggulan kompetitif dibanding dengan perusahaan sejenis, dimana seluruh data dan informasi dapat diakses oleh semua pihak yang berkepentingan, antara lain
oleh pimpinan, top management didalam memenuhi kebutuhannya untuk pengambilan keputusan. 3. Menentukan Target Bagi SI/TI Masalah dan Solusi Internal Mengacu kepada sifat bisnis dari usaha yang dilakukan oleh CV Seribu Satu yang memiliki peran sebagai pusat penjualan beras di kota Garut yang menghasilkan produk terbaru yaitu liwet instan, maka hal penting dari bisnis adalah tersajinya laporan penempatan counter –counter , laporan hasil penjualan dan laporan analisa penjualan secara tepat waktu. Hal ini menjadi penting mengingat hal-hal sebagai berikut bagi CV Seribu Satu, Penyajian laporan secara tepat waktu, akan mempercepat proses produksi. Pembayaran secara tepat waktu akan memberikan pengaruh positif terhadap arus kas yang akan digunakan oleh CV Seribu Satu didalam memenuhi kewajibannya kepada karyawan. Pengiriman barang dari para petani atau bandar secara tepat waktu, dan akurat akan memberikan kesempatan kepada CV Seribu Satu untuk menghasilkan suatu barang produksi yang lebih banyak, yang mampu memberikan hasil yang lebih baik. Penyajian laporan persediaan barang yang dijual akan memberikan tanggung jawab yang tinggi terhadap bagian produksi gudang, khususnya pada aspek keamanan jumlah persediaan. Bagi Pimpinan perusahaan. Laporan penggunaan bahan baku secara tepat waktu akan memberikan dampak positif didalam hal melihat efektifitas dan produktifitas dari karyawan yang digunakan. Laporan penjualan secara tepat waktu akan memberikan manfaat didalam memonitor target penjualan yang diharapkan serta antisipasi langkah-langkah berikut yang diperlukan. Laporan persediaan barang di counter yang disajikan secara tepat waktu akan memberikan manfaat didalam proses distribusi barang yang
akan dijual. Laporan analisa penjualan yang disajikan akan memberikan tambahan masukan atas perilaku konsumen terhadap barang yang dihasilkannya. Permasalahan yang dihadapi manajemen. Berdasarkan hasil wawancara dengan top management, penanggung jawab pabrik, pelaksana, dan pengamatan langsung, baik di pabrik pusat maupun di outlet, serta evaluasi terhadap website yang dimiliki, dapat diidentifikasikan masalahmasalah yang timbul sehubungan dengan kepentingan masing-masing pihak seperti diuraikan tersebut diatas, adalah sebagai berikut: a. Hardware dan Software Hampir semua komputer yang dimiliki CV Seribu Satu baik di kantor pusat maupun cabang atau di outlet- outlet dalam kondisi yang sudah ketinggalan jaman (out of date) baik dari sisi kecepatan, kapasitas memori dan prosesor, begitu juga software yang digunakan masih menggunakan versi yang cukup lama. Hal ini mengakibatkan kepada lambatnya proses pengolahan data b. Akses internet terbatas Di kantor pusat, fasilitas Internet yang digunakan hanya memiliki bandwidth yang terbatas dan di share kepada seluruh karyawan, sedangkan di kantor cabang menggunakan fasilitas telkomnet instant dan atau speedy versi rumah. Hal ini sangat berpengaruh kepada pengiriman data yang dilakukan melalui internet. Dalam kondisi ini, data yang dikirimkan dari kantor cabang yang selanjutnya di olah di kantor pusat, menggunakan Microsoft excel dimana jumlah data yang dikirimkan relatif besar, ratarata 5 sampai dengan 10 Mb. Hal ini juga memberikan pengaruh yang tidak baik saat pengiriman data kepada kantor cabang, karena seringkali tidak sampai atau bounce.
c. Web belum optimal CV Seribu Satu sudah memiliki sebuah website sendiri walaupun pengeleloaannya blum maksimal yaitu (www.liwetinstanseribusatu.com )yang masih berfungsi sebagai profil perusahaan (company profile) saja, belum dimanfaatkan secara maksimal baik untuk kepentingan komunikasi internal sesama karyawan, maupun komunikasi dengan principal dalam hal monitoring pelaksanaan proyek. Solusi terhadap masalah yang timbul Dari masalah – masalah yang dihadapi seperti disebutkan di atas yaitu Hardware dan Software yang out of date, akses internet terbatas dan Web yang belum optimal, yang pada akhirnya, bagi manajemen CV Seribu satu akan menemui kesulitan didalam proses pengambilan keputusan dalam hal monitoring pelaksanaan produksi. Kedua hal ini menjadi sangat penting mengingat kebutuhan akan informasi – informasi tersebut harus dapat disajikan secara tepat waktu, baik harian, mingguan maupun bulanan. Usulan solusi terhadap masalah yang dihadapi tersebut diatas adalah dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi web yang disertai dengan pembaharuan perangkat keras dan perangkat lunak. Hal ini ditujukan untuk dapat dihasilkannya informasi yang diperlukan baik oleh Manajemen CV Seribu Satu. Langkah-langkah solusi yang di usulkan adalah sebagai berikut : 1. Memperbaharui perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan minimal yang diperlukan dalam proses penyajian informasi secara tepat waktu 2. Memaksimalkan web yang ada dengan menyelaraskan kepada teknologi yang tersedia di pasaran.
3. Mengembangkan suatu manajemen database untuk keperluan penyimpanan dan pengolahan data yang mampu menyajikan informasi dalam aspek penjualan, persediaan dan manajemen sumber daya manusia untuk karyawan sesuai dengan kebutuhan dari pihak-pihak yang berkepentingan yaitu CV Seribu Satu. 4. Menyiapkan suatu jaringan kerja (Network) yang dapat membantu kecepatan akses oleh pihak-pihak terkait secara optimal, baik di lingkungan pabrik maupun di luar area pabrik. 5. Memberikan hak akses informasi kepada pihak-pihak terkait dengan tidak mengabaikan sistem keamanan data yang ada. Identifikasi peluang bisnis dari eksternal organisasi Dengan memperbaiki sistem pengelolaan data dan informasi yang dihasilkan, peluang bisnis dari eksternal organisasi dapat dikembangkan lebih lanjut yaitu : 1. Dengan keunggulan dalam hal penyajian data dan informasi secara tepat waktu yang dimiliki perusahaan, peluang untuk mendapatkan outlet yang mau menerima produk CV Seribu Satu yang baru makin terbuka lebar. Sebagaimana diketahui, tumbuhnya perusahaan–perusahaan yang bergerak dalam bidang produk dodol atau chocodot saat ini cenderung meningkat, maka persaingan diantara perusahaan sejenis akan semakin ketat pula, oleh karena itu, perusahaan yang memiliki nilai keunggulan (competitive value), khususnya dalam hal penyajian informasi, akan menjadi pilihan utama. 2. Dengan memiliki team muka (frontliner) dalam jumlah banyak dan memiliki sebaran yang luas (nasional), maka kesempatan CV
SERIBU SATU untuk membentuk unit usaha baru yaitu perusahaan yang bergerak dalam bidang penelitian pasar (marketing research) sangat mungkin untuk dilakukan, mengingat dengan jumlah anggota dan sebaran yang luas, maka data yang terkumpul untuk dikelola lebih merupakan data primer, yaitu data yang dapat lebih dipercaya oleh para pengguna hasil penelitian 3. Memiliki team yang banyak pengalaman dalam bidang penjualan produk konsumen dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi, maka peluang usaha dalam bidang pelatihan, khususnya pelatihan pelayanan kepada pelanggan (customer service) dan pelatihan tenaga penjualan (Sales Force), dapat dilakukan pada saat yang bersamaan Analisis Kesenjangan (Gap Analisis) Dari hasil analisis terhadap kebutuhan akan SI/TI dan SI/TI yang tersedia maka didapat point pengembangan SI/TI yang belum ada dan perbaikan terhadap SI/TI saat ini yang sudah ada tetapi belum dapat dimanfaatkan secara optimal. Selain itu perlu pengembangan-pengembangan terhadap aplikasi guna memenuhi kebutuhan manajemen dan principal. SI yang perlu dikembangkan untuk memenuhi tujuan tersebut adalah : 1. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Sistem Informasi yang dikembangkan adalah Employee Management Sistem. ini perlu dibuat untuk tujuan dapat dihasilkannya semua informasi khususnya mengenai tenaga atau karyawan yang digunakan, Informasi yang perlu ada dalam sistem ini meliputi : a. Jumlah Tenaga ahli dalam bidang pengolahan bahan yang digunakan dalam pabrik.
Jumlah bonus yang harus dibayar, termasuk tunjangan-tunjangan dan pajak c. Jumlah barang terjual per outlet Dalam model lama, semua dilakukan secara manual dan banyak data yang dikirimkan dari kantor cabang berupa hard copy, sehingga penggunaan waktu menjadi tidak efisien. 2. Sistem Informasi penjualan dan persediaan Seperti halnya sistem untuk Sumber Daya Manusia, saat ini masih dilakukan secara manual dengan menggunakan Microsoft excel, sehingga informasi yang dihasilkan tidak akurat dan tidak tepat waktu. Untuk mengatasi hal ini, perlu dibuat sistem informasi yang mampu memberikan informasi sebagai berikut : a. Informasi Persediaan barang di setiap outlet-outlet penjualan b. Informasi Realisasi penjualan di setiap lokasi c. Informasi analisa penjualan per periode b.
Membuat Dasar Kebijakan SI/TI Dengan adanya perubahan model dan metoda kerja seperti yang diusulkan diatas, manajemen perlu membuat kebijakankebijakan dan aturan-aturan yang dapat mendukung keberhasilan implementasi tersebut, yaitu antara lain : 1. Fasilitas web dan internet hanya digunakan untuk kepentingan pekerjaan saja, kecuali setelah jam pabrik selesai, dapat digunakan untuk kepentingan pribadi 2. Menyiapkan prosedur akses terhadap websites dan email 3. Menyiapakan sistem pengamanan perangkat keras, perangkat lunak dan 4. Jaringan secara fisik 5. Menyiapkan prosedur pemasukan dan pengolahan data serta penerbitan laporan 6. Laporan Absensi karyawan, harus masuk ke sistem setiap hari. 7. Laporan Persediaan dan penjualan, harus masuk ke sistem setiap hari.
8. Pemasukan data ke sistem harus dilakukan dengan mekanisme pengendalian berjenjang sebelum dilakukan prosesing untuk posting. 9. Yang berhak masuk kedalam sistem, hanyalah karyawan dan principal yang memiliki otorisasi dari administrator atas persetujuan manajemen CV Seribu Satu. Menentukan Strategi SI/TI Guna memenuhi kebutuhan akan SI/TI diatas, diperlukan suatu strategi di masa mendatang agar sejalan dengan arah kebijakan yang ditetapkan oleh manajemen. Strategi Manajemen SI/TI Manajemen SI/TI pada masa yang akan datang senantiasa selalu disesuaikan dengan teknologi terkini dengan jangkauan 2 atau 3 tahun kedepan. Hal ini menjadi penting karena untuk membangun daya saing usaha yang dijabarkan dalam strategi bisnis harus mampu mengikuti perkembangan jaman, karena apabila manajemen tidak memandang hal ini sebagai sesuatu yang sifatnya strategis, maka kompetitor lah yang akan memanfaatkannya, dengan demikian kesempatan untuk membuat perusahaan tumbuh menjadi terhenti. Untuk dapat mewujudkan strategi ini, perlu dibentuk sebuah departemen yang khusus mengelola sistem informasi manajemen yang dikepalai oleh seorang Manajer.
Strategi Bisnis SI/TI Seperti dijelaskan pada bagian sebelumnya, apabila CV Seribu Satu telah mengimplementasikan perencanaan sistem informasi strategis, maka peluang pengembangan usaha dapat dilakukan melalui dua pendekatan yaitu : 1. Pengembangan produk dan karyawan produk yang bisa dikembangkan lebih lanjut adalah produk yang bisa bersaing dengan produk lain dan meciptakan beberapa poduk baru dan pelatihan karyawan supaya dalam hal pengolahan lebih epektip.
2. Pengembangan pasar (market development) Dalam hal pengembangan pasar, dengan dimilikinya keunggulan dalam bidang sistem informasi maka upaya untuk menambah pangsa pasar dalam bisnis penjualan liwet instan di kota Garut Khususnya akan lebih mudah untuk mendapatkannya. Disisi lain, dari hasil benchmarking yang dilakukan terhadap perusahaan pesaing, baru dua perusahaan sejenis saja yang memiliki sistem informasi yang baik, meskipun dalam skala usahanya masih relatif kecil dibanding CV Seribu Satu. Sebagai tambahan, CV Seribu Satu masih memiliki peluang pengembangan usaha lain yang masih berhubungan dengan usaha yang sedang dijalankannya yaitu usaha pembuatan nasi liwet instan. Strategis SI/TI Strategi SI/TI yang perlu dikembangkan dan dirancang untuk mendukung strategi bisnis yang akan dijalankan oleh CV Seribu Satu pada masa yang akan datang adalah sebagai berikut : 1. Merancang infrastruktur jaringan komputer sesuai dengan yang sudah direncanakan sebelumnya sebagai prioritas utama untuk menunjang kebutuhan SI/TI pada masa yang akan datang. 2. Merancang Basis data untuk mengakomodasi seluruh data masukan yang diperlukan 3. Menentukan spesifikasi kebutuhan minimum akan perangkat keras dan perangkat lunak yang akan digunakan dalam aktivitas bisnis perusahaan. 4. Menentukan spesifikasi untuk pengamanan fisik atas perangkat komputer dan pendukungnya 5. Menentukan kebutuhan bandwidth minimum yang diperlukan untuk komunikasi data dan memilih ISP yang baru dan bonafid 6. Merancang Prosedur keamanan data
7. Merancang kebijakan IT Risk Management 8. Merancang Web yang sesuai dengan kebutuhan dan secara estetika dapat diterima oleh pengguna (Users) 9. Merancang kebijakan manajemen perubahan (Change Management Policy) atas diterapkannya sistem informasi yang baru
Pemetaan Aplikasi Berdasarkan hasil penyusunan kebutuhan aplikasi di CV Seribu Satu, penulis merumuskan kebutuhan aplikasi tersebut ke dalam bentuk Strategic Grid Mc Farlan Analysis, dimana setiap aplikasi digolongkan berdasarkan pengaruh aplikasi tersebut yaitu strategic, key operational, high potential dan support. 1.
2.
3.
Pemetaan Kuadran Strategic Terdapat beberapa aplikasi yang dikategorikan kedalam kuadran strategic, dimana aplikasi-aplikasi tersebut berfungsi sebagai pusat pelayanan untuk memudahkan proses bisnis dan transaksi bisnis serta menentukan langkah bisnis yang berpengaruh terhadap kesuksesan CV Seribu Satu di masa depan. Adapun aplikasi-aplikasi yang dikategorikan dalam kuadran strategic adalah: a. Aplikasi DSS Pengambilan Keputusan b. Aplikasi Pemasaran Pemetaan Kuadran Key Operational Dalam kuadran key operational terdapat beberapa aplikasi-aplikasi yang digunakan untuk kelangsungan proses bisnis di CV Seribu Satu. Adapun aplikasi-aplikasi yang dikategorikan dalam kuadran ini adalah: a. Aplikasi Data Base Terdistribusi b. Aplikasi Penjualan Barang c. Aplikasi Penggajian karyawan Pemetaan Kuadran High Potential Dalam kuadran high potential dikategorikan sebagai aplikasi-aplikasi inovatif yang menjadi competitive value
dan berpotensi untuk kelangsungan bisnis CV Seribu Satu. Adapun aplikasi yang dikategorikan ke dalam kuadran ini adalah Aplikasi SDM CV Seribu Satu. a. Aplikasi SDM dan Kepegawaian b. Aplikasi Layananan Konsumen 4.
Pemetaan Kuadran Support Dalam kuadran support dikategorikan sebagai aplikasi-aplikasi yang bias mendukung proses bisnis namun tidak berpengaruh pada kelangsungan bisnis CV Seribu Satu. Aplikasi yang dikategorikan ke dalam kuadran ini adalah aplikasi promosi. Berdasarkan hasil penjabaran strategi SI/TI dan strategi bisnis, maka terbentuklah aplikasi portofolio dengan prioritas dan blueprint strategis SI/TI yang berpedoman pada Strategic Grid Mc Farlan berdasarkan empat kuadran, yaitu strategic, key operational, high potential dan support.
Portofolio Aplikasi Mendatang HIGH POTENTIAL
STRATEGIS - APLIKASI DSS PENGAMBIL KEPUTUSAN - APLIKASI PEMASARAN
KEY OPRATIONAL - APLIKASI DATABASE TERDISTRIBUSI - APLIKASI PENJUALAN BARANG - APLIKASI PENGGAJIAN KARYAWAN
- APLIKASI SDM DAN KEPEGAWAIAN - APLIKASI LAYANAN KONSUMEN
SUPPORT
- APLIKASI PROMOSI
Gambar 3 Portofolio Aplikasi Masa Yang akan datang PENUTUP 1. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan hasil dari penelitian yang dilakukan adalah sebuah kerangka kerja rencana strategis SI/TI yang dapat digunakan pada perusahaan pabrik CV Seribu Satu, dan sesuai dengan tujuan penelitian. Usulan kerangka kerja perencanaan strategis SI/TI, bagi pihak CV
Seribu Satu dapat mengetahui faktor-faktor penting yang diperlukan dalam mengembangkan suatu sistem teknologi informasi yang selaras dengan rencana strategis CV Seribu Satu. Faktor-faktor penting tersebut dapat dilihat dari hasil analisis SWOT, PEST, BCG Matriks,CSF, serta Value chain yang dilakukan terhadap strategi dan model bisnis CV Seribu Satu. Sistem pengisian, pelaporan dan analisa terhadap data-data yang dilakukan secara komputerisasi dengan teknologi aplikasi, yang akan diterapkan, dapat meningkatkan nilai usaha (Business value) dan menciptakan keunggulan kompetitif (competitive advantage) bagi CV Seribu Satu. Pengembangan aplikasi manajemen produksi barang dan pencatatan pembelian barang serta penjualan barang yaitu liwet instan dan yang dikembangkan dan akan diterapkan oleh CV Seribu Satu, merupakan sebuah jawaban bagi manajemen didalam mengantisipasi perkembangan dunia usaha khususnya pabrik industri beras dan perkembangan teknologi informasi. Publikasi produk liwet instan sangat penting bagi kelangsungan hidup suatu pabrik yang merupakan bagian yang cukup vital dan sangat penting bagi kelangsungan usaha di CV Seribu Satu. 2. Saran Tingkat ketergantungan terhadap sistem masih tergolong rendah, pembangunan sistem yang belum dimulai, serta perencanaan yang belum terfokus pada masa mendatang perlu pembangunan sistem berdasar prioritas. untuk dapat memiliki SI/TI yang tepat-guna harus melalui tahapan perencanaan strategis sistem informasi. Perlu penambahan dan pelatihan SDM yang dapat meningkatkan kemampuan dalam hal menggunakan dan mengelola sistem teknologi informasi yang digunakan di CV Seribu Satu.
DAFTAR PUSTAKA Cassidy, Anita. A ractical Guide to Information Systems Strategic Planning, Second Edition, USA. 2005 John Ward, Joe Preppard, March 2002:9-10, StrategicPlanning For Information System, Third Edition, John Wiley & Sons. Ltd, John Ward & Joe Preppard, 2002:10 John Ward and Joe Peppard,2002:206,208) Galliers, R.D., Leidner, D.E., Strategic Information Managemen, Elsivier Butterworth-Heineman, Burlington, 2003 Maryani, dan Suparto Darudiato. Perancangan Rencana Strategis Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi (SI/TI). Jurnal CommIT Universitas Bina Nusantara, Vol. 4 No. 2 Oktober 2010, hlm. 77 – 85. Messerschmitt, D.G., Szyperski, C., Industrial and Economic Properties of Software, Microsoft Corp, Washington, 2000. MacLeod, Raymond, Management Information Systems. 9th Edition, Prentice Hall, New Jersey ,2003. Nainggolan, Parlin. Pentingnya Manajemen Stratejik Bagi Organisasi dan Perusahaan. 2011. [www.kompasiana.com 09-09-2014] Nurjaya, Wahyu. Model Strategic Planning for Information System Menggunakan Balanced Scorecard pada Universitas Komputer Indonesia Bandung. Bandung. 2008. Romi Satria Wahono, 29 Desember 2001). Romi Satria Wahono, 29 Desember 2001. (Anita Cassidy:2002) Sujono, Perencanaan Strategik Sistem Informasi: Studi Kasus STMIK Atma Luhur Pangkalpinang. 2010. Dan Dinas koperasi,Kabupaten Garut 2013 Surya, Rian Benyamin. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Untuk Mendukung Efektifitas dan Meningkatkan Efisiensi Proses Bisnis pada Perusahaan Tekstil. Bandung. 2009.
Saniah. Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi Pendidikan dan Latihan dengan Metode Analisis Value Chain. Bandung. 2009. Umar, Husein. Strategic Management in Action: Konsep, Teori dan Teknik Menganalisa Manajemen Strategis Strategic Business Unit berdasarkan Michael R. David dan Wheelen-Hunger. Jakarta: Gramedia. 2002. Pant, S., & Hsu, C. Strategic Information Systems Planning: A Review. Information Resources Management Association International Conference, May 21-24, 1995 Atlanta, Georgia Porter, M. E.. Competitive Advantage; Creating and Sustaining Superior. New York: Free Press. 1998 Ward, J., and Peppard, J. Strategic Planning for Information Systems. 3th Edition. USA: John Wiley & Sons Ltd. 2003. Ward, J., Peppard, J. Strategic Planning For Information Systems, John Wiley & Son, West Sussex, 2003. Ward and Peppard. Strategic Planning for Information System, Third Edition, John Willey & Sons, LTD., ENGLAND. 2002. Laudon Kenneth C. Laudon, Jane P., Management Information Systems, Managing The Digital Firm, 10th Edition, Pearson International Edition, Pearson Prentice Hall, Inc, New Jersey, 2007 McLeod, Raymond Jr. and Schell, George P., Management Information system, 9th Edition, Pearson Prentice Hall, Inc, New Jersey, 2004, Edisi Bahasa Indonesia, INDEKS, 2007 McLean, Turban, Wetherbe, Information Technology for Management Improving Quality and Productivity, John Wiley & Sons, LTD New York, 1996 Nugroho, Adi, Konsep Pengembangan Sistem Basis Data, cetakan pertama, INFORMATIKA, Bandung 2004 Porter, Michael E., Competitive Advantage, and sustaining superior Performance, 1985, Edisi Bahasan Indonesia,
Keunggulan Bersaing, Menciptakan dan mempertahankan kinerja unggul, ERLANGGA, 1993 Yadav, Subhas Chandra, Singh, Sanjay Kumar, An Introduction to Client / Server Computing, New Age International (P) Limited, New Delhi, 2009 Telaumbanua, Kristian, Perancangan Rencana Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, Tesis Magister Informatika Program ITB, 2008 Ward, John , Peppard, Joe, Strategic Planning for Information systems, 3rd Edition, John Wiley & Sons, LTD England, 2003.
