PERANCANGAN RENCANA STRATEGIS SISTEM INFORMASI DENGAN METODE WARD AND PEPPARD Studi Kasus: STIKOM Dinamika Bangsa Akwan Sunoto,S.Kom,M.S.I Dosen tetap STIKOM Dinamika Bangsa Jambi Abstrak Perencanaan Strategis Sistem Informasi dibutuhkan untuk mempersiapkan organisasi dalam merencanakan pemakaian teknologi dan sistem informasi untuk organisasinya. Perencanaan tersebut dibutuhkan sekali untuk menyesuaikan gerak langkah organisasi dengan sistem informasi yang pas dengan irama perkembangan organisasi dan mampu untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi organisasi di masa datang. Atau dengan kata lain perencanaan strategis sistem informasi ini digunakan untuk menyelaraskan strategi bisnis dengan strategi sistem informasi. Penelitian ini bertujuan menyusun dan mengusulkan kerangka kerja perencanaan strategis sistem informasi untuk mendukung terwujudnya Visi dan Misi STIKOM Dinamika Bangsa jambi. Metodologi yang digunakan dalam perencanaan strategis sistem informasi ini yaitu metode ward and peppard yang dibantu dengan analisa CSF, SWOT, PEST, Value chain dan analisis portofolio aplikasi. Dari hasil penelitian ini pihak STIKOM Dinamika Bangsa dapat mengetahui faktor-faktor penting yang diperlukan dalam pengembangan sistem informasi agar selaras dengan Strategi Bisnis STIKOM Dinamika Bangsa. Faktor-faktor tersebut dapat dilihat dari hasil analisis CSF, SWOT, PEST, Value Chain dan analisis porfolio aplikasi. Pemanfaatan dukungan SI/TI pada proses bisnis dapat mengurangi waktu siklus bisnis dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Kata Kunci : Perencanaan strategis Sistem Informasi, Strategi SI/ TI, Portolio Aplikasi. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Pada saat sekarang Sistem Informasi(SI) yang didukung dengan pengunaan Teknologi Informasi(TI) memegang peranan penting bagi suatu organisasi untuk mendukung kegiatan bisnis dalam rangka meningkatkan keunggulan dan memenangkan persaingan. Dengan adanya Sistem informasi maka suatu organisasi bisa meningkatkan efiesiensi proses pengolahan data, meningkatkan kualitas layanan kepada konsumen, memperluas pangsa pasar, membantu dalam proses pengambilan keputusan serta membuat perencanaan kedepan. Menyadari akan pentingnya Sistem Informasi ini, maka banyak organisasi yang melakukan investasi SI/TI dengan harapan keberadaannya ini dapat meningkat keunggulan dan mampu menjaga daya saing yang berkelanjutan. Namun faktanya investasi ini 38 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
kadangkala berjalan tidak seperti yang diharapkan dan bahkan kadang kala malah menemui kegagalan. Kegagalan ini timbul disebabkan kurang matangnya perencanaan organisasi secara menyeluruh. Orientasi perencanaan yang hanya berdasarkan pada kebutuhan sesaat atau fungsi tertentu saja,atau karena penerapan SI/TI hanya berfokus pada teknologinya saja. Perencanaan yang tidak tersusun dengan baik bisa menyebabkan terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) serta penggunaan teknologi informasi yang tidak optimal. Oleh karena itu cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan SI/TI sebagai bagian solusi. Perencanaan Strategis Sistem Informasi dibutuhkan untuk mempersiapkan organisasi dalam merencanakan pemakaian teknologi dan sistem informasi untuk organisasinya. Perencanaan tersebut dibutuhkan sekali untuk menyesuaikan gerak langkah organisasi dengan sistem informasi yang pas dengan irama perkembangan organisasi dan mampu untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi organisasi di masa datang, atau dengan kata lain perencanaan strategis sistem informasi ini digunakan untuk menyelaraskan strategi bisnis dengan strategi sistem informasi. STIKOM Dinamika Bangsa Jambi merupakan perguruan tinggi yang memiliki program studi yang berkosentrasi pada pengembangan teknologi informasi, sehingga seharusnya penerapan dan pengembangan SI/TI bisa di optimalkan. Tapi hal ini belum bisa terwujud karena STIKOM Dinamika Bangsa Jambi belum memiliki acuan atau pedoman pengembangan SI/TI yang jelas. Sistem informasi hanya berfungsi sebagai pendukung kegiatan operasional tampa ada perencanaan yang matang mengenai arah tujuan dan sasaran sistem informasi, hal ini terlihat dari masih banyaknya fungsi bisnis yang belum di dukung oleh sistem informasi. Untuk itu perlu dibuat perencanaan strategis sistem informasi yang matang untuk mendukung keberhasilan pengembangan dan penerapannya dalam rangka menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis. 1.2. Perumusan Masalah Dari latar belakang penelitian tersebut yang menjadi masalah utama pada tesis ini adalah bagaimana membuat Rancangan Perencanaan Strategis Sistem Informasi dengan metode Ward and Peppard agar strategi SI/TI sesuai dengan strategi bisnis organisasi sehingga bisa mendukung kinerja organisasi secara berkelanjutan. 1.3. Batasan Masalah Agar penelitian ini dapat tercapai sesuai dengan tujuan penelitian, maka ditetapkan beberapa batasan masalah antara lain : a. Menyusun kerangka kerja perencanaan strategis sistem informasi berdasarkan metodologi perencanaan strategis sistem informasi oleh Ward dan Peppard.
39 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
b. Ruang lingkup dari interpretasi kerangka kerja perencanaan strategis sistem informasi dibatasi pada bagian akademik, sumber daya manusia, keuangan, serta sarana dan prasarana. 1.4. Tujuan a. Menyusun kerangka kerja perencanaan Strategi SI/TI yang dapat membantu mengoptimalkan peran strategis SI/TI sehingga pembangunan dan pengembangan sistem informasi selaras kebutuhan dan strategi bisnis. b. Menginterpretasikan kerangka kerja perencanaan strategis sistem informasi kedalam studi kasus. c. Mengidentifikasi dan memetakan kebutuhan aplikasi SI terhadap akvitas bisnis organisasi. 2. Tinjauan Pustaka 2.1. Strategi Sistem Infomasi Strategi SI merupakan salah satu hasil dari proses analisis terhadap SI, TI, kebutuhan bisnis, informasi serta arah perkembangan TI ke depan. Strategi SI yang dibangun haruslah sesuai dengan strategi perusahaan keseluruhan dalam rangka mendukung tercapainya tujuan bisnis perusahaan. Ward and Peppard(2002:118) mendefinisikan Strategi Sistem Informasi adalah “The process of identifying a portfolio of computer-based applications to be implement which is both highly aligned with corporate strategy and has the ability to create an advantage over competitor”. Strategis Sistem Informasi merupakan proses indentifikasi portfolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. 2.2. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Earl(Noran dan Sastramihardja:1) mendefenisikan “perencanaan strategis sistem informasi adalah cara yang dilakukan untuk menentukan sistem informasi yang dibutuhkan dalam mendukung strategi bisnis, sehingga strategi berkonsentrasi untuk mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan dan memastikan bahwa sistem informasi selaras dengan strategi bisnis". Menurut Robson (Pudjadi dkk,2007:1), “Perencanaan Strategi Informasi adalah suatu proses untuk memformulasikan strategi informasi bagi suatu perusahaan yang meliputi perumusan kegunaan dari sistem informasi dan pengolaannya”. Perencanaan Strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan konstribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu Perencanaan Strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan Strategi SI/TI dengan Strategi Bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi inovatif (Ward and Peppard,2002:44). 40 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
Gambar 1: Model Perencanaan Strategi SI/TI(Ward and Peppard, 2002:154) 2.3. Metodologi Perencanaan Strategis Sistem Informasi menurut Ward and Peppard Konsep pemikiran Perencanaan Strategis SI/TI dari Ward and Peppard berangkat dari adanya kondisi investasi SI dan TI di masa lalu yang kurang dapat memberikan manfaat bagi tujuan bisnis organisasi didalam menangkap peluang bisnis, dan adanya fenomena semakin meningkatnya keunggulan kompetitif organisasi karena mampu memanfaatkan potensi SI dan TI. Keadaan tersebut dapat terjadi karena rencana strategis SI dan TI yang kurang fokus pada bisnis, rencana strategis dilakukan oleh bagian yang kurang mengerti peluang bisnis, dan hanya membuat strategi karena kebutuhan teknologi semata. Oleh karena itu Ward and Peppard membuat kerangka Perencanaan Strategis SI/TI yang didasarkan pada kebutuhan bisnis. Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward & Peppard, 2002). Tahapan masukan terdiri dari: 1. Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi. 2. Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi, politik, sosial dan iklim bersaing perusahaan. 3. Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini. 4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok. 41 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri dari: 1. Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi. 2. Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI. 3. Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan. Beberapa teknik/metode analisis yang digunakan dalam perencanaan strategis SI/TI pada metodologi ini, mencakup analisis SWOT, analisis Value Chain, metode Critical Succes Factors, , dan McFarlan’s Strategic Grid. 3. Implementasi Kerangka Kerja Perencanaan Strategis Sistem Informasi 3.1. Mempersiapkan Perencanaan Strategi Sistem Informasi langkah pertama yang dilakukan dalam perencanaan sistem informasi ini adalah merumuskan tujuan, sasaran serta ruang lingkup perencanaan strategis Sistem Informasi. 1. Tujuan perencanaan strategis Sistem Informasi STIKOM Dinamika Bangsa yaitu: a. Menjadikan Sistem Informasi / Teknologi informasi sebagai penunjang strategi bisnis baik sekarang maupun masa depan. b. Menjadikan Sistem Informasi / Teknologi Infomasi sebagai alat strategis untuk mendukung dalam mendapatkan keunggulan kompetitif dan menjaga keunggulan kompetitif tersebut. 2. Sasaran perencanaan strategis Sistem Informasi yaitu: a. Adanya pedoman bagi pengembang SI/TI dalam menjalankan perencanaan strategis SI/TI. b. Menangani keterbatasan sumber daya, meningkatkan kinerja, serta melakukan investasi SI/TI yang tepat sasaran. 3. Ruang lingkup perencanaan strategis sistem informasi STIKOM Dinamika Bangsa ini yaitu pada administrasi akademik, manajemen SDM, keuangan serta sarana dan prasarana. 4. Metodologi yang digunakan dalam perencanaan strategis sistem informasi ini yaitu metodologi Ward and Peppard.
3.2. Memahami Kebutuhan Bisnis Organisasi
42 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
Untuk memahami kebutuhan bisnis organisasi STIKOM Dinamika Bangsa maka perlu dilakukan identifikasi organisasi, analisis lingkungan internal dan ekternal bisnis organisasi serta analisis lingkungan internal dan ekternal SI/TI organisasi. 3.2.1. Identifikasi Organisasi Identifikasi Organiasi dilakukan untuk mengetahui faktor kunci keberhasilan organisasi(Critical Success Factor) dan apa yang menjadi faktor utamanya (Key Perpormace Indicator). CSF ini dapat dipetakan dari tujuan utama Organisasi. Tabel 1: Tujuan Utama dan CSF STIKOM Dinamika Bangsa Tujuan Utama Faktor Ukuran Utama STIKOM Kunci Keberhasilan (Key Perpormace Dinamika Bangsa (Critical Success Factor) Indicator) 1. Menghasilkan Seleksi penerimaan Adanya standar baku lulusan yang mahasiswa baru secara penerimaan mahasiswa memiliki berkelanjutan yang sesuai baru dan ujian saringan pengetahuan dan dengan standar masuk keahlian di bidang Rekrutment Dosen Adanya standar baku ilmu pengetahuan dengan standar yang seleksi penerimaan komputer yang maksimal dosen didukung oleh Pengembangan kurikulum Tersusunnya kurikulum sikap serta perilaku berbasis kompetensi berbasis kompetensi yang terpuji. pada setiap Program Studi
Tabel 1: Tujuan Utama dan CSF STIKOM Dinamika Bangsa(lanjutan) Tujuan Utama Faktor Ukuran Utama STIKOM Kunci Keberhasilan (Key Perpormace Dinamika Bangsa (Critical Success Factor) Indicator) Peningkatan Kompetensi 1. Meningkatnya Dosen kompetensi dosen dalam penyelenggaraan proses belajar mengajar 2. Dosen memiliki sertifikasi keahlian Menjalin kerja sama 3. Tersedia software dengan perusahaan vendor berlisensi dan software dan hardware uptodate 4. Hardware yang terupgrade 43 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
2. Membekali lulusan dengan kemampuan berwirausaha, adaptasi, dan berinovasi terhadap perkembangan ilmu pengetahuan komputer.
Melakukan kerja sama dengan perguruan tinggi lain, organisasi publik dan bisnis dalam mendapatkan informasi kebutuhan pasar Partisipasi dosen dan mahasiswa untuk melakukan penelitian dan pengembangan khususnya tentang teknologi informasi. Menyediakan dana untuk kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat
Pengadaan peralatan laboratorium dan Pengembangan Laboratorium
Lulusan sesuai dengan ke butuhan pasar
Meningkatnya kuantitas dan kualitas publikasi penelitian.
Meningkatnya jumlah dosen yang melaksanakan penelitian dan pengabdian masyakatan Tersedianya peralatan laboratorium yang relevan
3.2.2. Analisis Lingkungan Bisnis Internal a.
Analisa SWOT
Analisis SWOT merupakan salah satu metode analisis dalam manajemen strategis yang sudah terbukti sangat berguna untuk mengidentifikasi kompetensi suatu organisasi dan mengidentifikasi peluang yang tersedia. Dengan analisis SWOT selain dapat dimanfaatkan mengidentifikasi peluang yang ada namun belum dapat di manfaatkan karena keterbatasan sumber daya yang dimiliki organisasi tersebut maupun ancaman yang ada. Tabel 2: Matrik SWOT Kekuatan (strength) Kelemahan(Weakness)
44 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
1. Memiliki komitmen yang kuat untuk selalu mengantisipasi perkembangan dan perubahan ke depan. 2. Memiliki sarana dan prasarana yang memadai, berada di lokasi strategis dan mendukung untuk pengembangan ke depan. 3. Memiliki kompetensi dibidang teknologi informasi. 4. Tenaga pengajar (Dosen) berada dalam usia produktif. 5. Menjalin kerjasama dengan beberapa perusahaan swasta untuk penyaluran alumni. 6. Menjalin kerjasama dengan perusahaan vendor software dan hardware untuk dukungan software dan hardware. 7. Proses Belajar Mengajar telah didukung dengan teknologi informasi. Peluang (Oppurtunity) 1. Meningkatnya kebutuhan tenaga kerja dibidang teknologi informasi dan komunikasi di Indonesia pada umumnya dan di wilayah provinsi Jambi pada khususnya. 2. Terbukanya kesempatan untuk kerjasama dengan pemerintah daerah dan institusi swasta lainnya. 3. Jumlah lulusan SLTA sederajat di propinsi Jambi cukup besar. 4. Terbukanya kesempatan untuk mendapatkan bantuan dan hibah dari pemerintah. 5. Terbukanya peluang bagi Dosen untuk mendapatkan beasiswa dari DIKTI untuk melanjutkan jenjang pendidikan. 6. Terbukanya peluang mendapat bantuan dana penilitian dari pemerintah. 7. Kepercayaan masyarakat kepada STIKOM DB yang cukup tinggi.
1. Tenaga Akademik Sebagian besar berpendidikan Strata 1 2. Sebagian besar Dosen belum memiliki jabatan akademik 3. Kualitas dan kuantitas penelitian dan pengabdian masyarakat relatif rendah 4. Pemanfaataan dan pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi belum optimal 5. Suasana akademik belum terbangun secara optimal. 6. Program Studi rata-rata masih terakreditasi dengan status ”C”
1.
2.
3. 4.
Ancaman (Threat) Institusi lain yang mempunyai program-program sejenis baik di tingkat lokal maupun nasional. Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi yang sangat cepat. Diberlakukannya undangundang Guru dan Dosen Perkembangan Politik dan Ekonomi yang tidak stabil.
45 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
1. 2.
3. 4.
5.
1. 2. 3. 4. 5.
Tabel 3: Matrik Strategi SWOT Strategi SO Strategi WO Intensifikasi dan ekstensifikasi kerja 1. Meningkatkan jumlah kegiatan sama yang telah dibangun. penelitian dan pengabdian kepada Intensifikasi dan ekstensifikasi masyarakat. sistem penjamin mutu dibidang 2. Melaksanakan akreditasi jurnal pendidikan. ilmiah Peningkatan dan menjaga reputasi 3. Meningkatkan keterlibatan akademik. mahasiswa dalam penelitian. Mengembangkan program studi 4. Melakukan reakreditasi program yang relevan dengan kebutuhan studi ke grade yang lebih tinggi. pasar. 5. Membantu dosen untuk Mengoptimalkan peran dan kinerja mendapatkan beasiswa dari Sumber Daya. DIKTI Strategi ST Strategi WT Pemantapan sistem penerimaan 1. Menyekolahkan dosen kejenjang mahasiswa baru. S2 dan S3. Meningkatkan Kompetensi keahlian 2. Mengikuti Hibah yang diadakan Dosen. oleh DIKTI. Meningkatkan relevansi sarana 3. Mendorong dosen untuk pendukung pembelajaran mengajukan Jabatan Fungsional Mengembangkan kurikulum berbasis Akademik bagi yang belum kompetensi memiliki Optimalisasi pemanfaatan dan 4. Meningkatkatkan silaturahmi pengembangan sistem informasi dan baik formal maupun nonformal teknologi informasi
b. Analisis Value Chain Berdasarkan fungsi-fungsi bisnis yang dijalankan oleh STIKOM Dinamika Bangsa maka dapat digambarkan model bisnis fungsionalnya. Penggambaran model fungsional bisnisnya menggunakan model value chain dari porter’s. Model area fungsional untuk bidang pendidikan dibagi dua area utama, yaitu Akvitas Utama dan aktivitas pendukung yang mendukung agar kegiatan utama dapat berjalan dengan baik. Kegiatan utama terdiri dari Penerimaan Mahasiwa Baru (PMB), operasional akademik, pelepasan mahasiswa, sosialisasi pergururan tinggi dan pelayanan alumni. Sedangkan kegiatan pendukung terdiri dari manajemen SDM, manajemen keuangan dan manajemen sarana dan prasarana. Setiap kegiatan utama didukung oleh kegiatan pendukung untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam menyediakan pelayanan pendidikan yang baik kepada masyarakat sehingga dapat meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap institusi pendidikan ini. Model value chain untuk bidang pendidikan STIKOM Dinamika Bangsa pada dapat dilihat pada gambar 2 46 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
Aktivitas Pendukung
Manajemen Keuangan Manajemen Sarana dan prasarana Logistik Masukan
Operasi
Logistik Keluaran
Pemasaran dan Layanan penjualan
Penerimaan Mahasiswa Baru
Operasional Akademik
Pelepasan Mahasiswa
Sosialisasi Perguruan Tinggi
Margin
Aktivitas Utama
Manajemen SDM .
Pelayanan Alumni
Gambar 2: Model Value Chain bidang pendidikan(akademik) STIKOM Dinamika Bangsa
c.
Analisis Proses Bisnis
Analisis proses bisnis bertujuan untuk mempelajari dan memahami serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dalam memberikan pelayanan kepada customer. Pada penelitian ini analisis proses bisnis difokuskan pada proses pelayanan administrasi akademik pada STIKOM DB seperti pada gambar 3. Administrasi Akademik 1.Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru 2.Registrasi Mahasiswa Baru 3.Pendaftaran Ulang Mahasiswa 4.Pelaksanaan UAS 5. Pelaksanaan Kerja Praktek
47 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM 6. Pelaksanaan SkripsiDinamika Bangsa - Jambi
7. Pelaksanaan Sidang Skripsi 8.Administrasi Cuti Akademik
Gambar 3: Proses Pelayanan Administrasi Akademik 3.2.3. Analisis Lingkungan Ekternal Bisnis Analisis merupakan analisis terhadap kekuatan eksternal yang dapat mempengaruhi proses bisnis. Faktor-faktor eksternal tersebut antara lain Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi. a. Faktor Politik Munculnya undang-undang No.14 tentang tahun 2005 yang menentukan kualifikasi pendidikan akademik minimum dosen yaitu magister untuk sarjana dan doktor untuk program pasca sarjana. Dengan adanya ketentuan ini maka STIKOM dinamika bangsa dituntut untuk memberi kesempatan studi lanjut kepada dosen untuk meningkatkan kualifikasi pendidikan. b. Faktor Ekonomi Pertumbuhan tingkat kemiskinan mempengaruhi daya beli masyarakat di bidang masyarakat. Hal ini harus ditanggapi oleh STIKOM Dinamika Bangsa dengan memberikan beasiswa kepada mahasiswa yang tidak mampu tetapi memiliki prestasi dan kemampuan akademik yang baik. c. Faktor Sosial STIKOM dinamika bangsa tidak mengharapkan adanya lulusan yang merugikan masyarakat melalui melalui tindakan-tindakanya walaupun tindakan tersebut tidak membawa nama STIKOM Dinamika Bangsa. Oleh karena itu STIKOM Dinamika Bangsa perlu mempersiapkan mahasiswa dengan konsep-konsep integritas, tanggung jawab, kepekaan sosial, dan moral yang tinggi sebelum di terjunkan ke masyarakat dan industri. d. Faktor Teknologi 1. Internet merupakan salah satu wujud dari perkembangan teknologi informasi. Melalui internet dapat diakses beragam aplikasi yang dapat di gunakan untuk berbagai keperluan. Salah satu aplikasi yang paling populer yaitu World Wide Web (WWW). WWW adalah media bagi orang untuk dapat berbagi dokumen, gambar, film, musik dan informasi, serta menjual barang dan jasa. WWW ini dapat memberikan kesempatan dan hambatan bagi program pendidikan di 48 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
STIKOM Dinamika Bangsa. Kesempatan yang dapat diraih yaitu kumpulan informasi yang begitu luas yang terdapat WWW. Jika STIKOM Dinamika Bangsa dapat memanfaatkan kontribusi informasi menjadi paket-paket informasi yang terencana, maka informasi tersebut akan menjadi berguna. Jika tidak maka STIKOM Dinamika kehilangan kesempatan untuk memanfaatkan informasi tersebut untuk pengembangan kompetensi mahasiswa. Hambatan yang muncul adalah bagaimana kita mencegah informasi-informasi yang tidak pantas atau yang tidak diperlukan masuk kelingkungan STIKOM Dinamika bangsa. 2. Hambatan yang muncul adalah perkembangan teknologi informasi yang cepat sehingga STIKOM perlu menanggapinya dengan dua cara, yaitu: a. Proaktif menyesuaikan kurikulum dan kemampuan dosen sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan pasar. Untuk itu STIKOM Dinamika Bangsa harus melakukan evaluasi kurikulum dan peningkatan kompetensi dosen. b. Melakukan pembaharuan infrastruktur sesuai dengan perkembangan teknologi informasi. Teknologi disini bisa berupa hardware dan software. Dalam melakukan pembaharuan STIKOM Dinamika Bangsa harus memperhatikan kekuatan finansial serta melakukan penyesuaian dengan kurikulum. 3.2.4. Analisis Lingkungan SI/TI Internal Berdasarkan hasil observasi, studi dokumentasi, interaksi dan analisis yang dilakukan sebelumnya, STIKOM dinamika bangsa sudah memiliki beberapa SI/TI namun penggunaan SI/TI belum dimanfaatkan secara optimal. Hal ini terlihat dari banyaknya fungsi bisnis yang belum mendapatkan dukungan sistem informasi berbasis teknologi. Berdasarkan kondisi SI/TI yang ada maka portofolio aplikasi saat ini yaitu: Tabel 4: Portopolio Aplikasi Saat ini STRATEGIS HIGH POTENTIAL 1. Aplikasi pelaporan akademik. 1. Portal Alumni dan karir. 1. Aplikasi registrasi mahasiswa baru. 2. Aplikasi kurikulum 3. Aplikasi rencana studi. 4. Aplikasi pengolahan nilai. 5. Aplikasi Pencetakan KHS/transkrip nilai dan ijazah. 6. Website STIKOM Dinamika Bangsa
1. Sistem Informasi Perpustakaan 2. Digital Library
49 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
KEY OPERATIONAL
SUPPORT
3.2.5. Analisis lingkungan SI/TI Ekternal Analisis lingkungan SI/TI eksternal berguna untuk mengetahui perkembangan SI/TI diluar lingkungan perusahaan yang memberikan dampak dan pengaruh bagi organisasi baik secara langsung maupun tidak langsung. 1. Tren Jaringan Komputer Perkembangan tren jaringan yang paling fenomenal dari TI selama beberapa dekade terakhir ini adalah jaringan internet. Berbagai fasilitas dan kemudahan ditawarkan internet seperti komunikasi, melakukan transaksi bisnis, serta akses informasi yang begitu cepat dan luas yang didukung oleh fasilitas keamanan yang baik telah merubah budaya individu dan cara kerja berbisnis suatu organisasi di seluruh dunia. Dalam lingkup yang lebih kecil, adopsi kemampuan dari teknologi internet dalam jaringan komputer internal(intranet/LAN) organisasi juga banyak memberikan manfaat.Selain skalabilitas yang tinggi dan biaya yang relatif murah,karena sudah ada penyedia layanan infrastruktur yang dapat membuat suatu jaringan antar unit-unit kerja yang berjauhan secara geografis, menjadi terhubung seperti layaknya suatu LAN. Intranet menyediakan banyak fasilitas untuk menciptakan lingkungan organisasi yang kolaboratif dimana seluruh anggota organisasi dapat bertukar ide,berbagi informasi, dan bekerja bersama tanpa ada kendala waktu dan jarak/lokasi tempat kerja. Cakupan intranet hanya untuk internal organisasi, hal ini dapat diperluas menjadi ekstranet (WAN) dengan memberikan akses selektif dan terbatas bagi pihak eksternal yang memiliki kepentingan dengan organisasi. Dengan menggunakan internet sebagai jaringan yang digunakan,perlu juga diperhatikan sistem keamanan yang sesuai dengan kondisi perusahaan mengingat ancaman-ancaman yang semakin kompleks bagi keamanan data perusahaan. 2. Tren Aplikasi SI dan Database Perkembangan internet yang begitu cepat juga berdampak terhadap perkembangan aplikasi SI. Dimulai dari aplikasi yang hanya berjalan stand alone dan client server sehingga menjadi aplikasi yang dapat bekerja multi user, bahkan sudah berjalan web based yang lebih efisien yang merupakan konsekuensi dari meningkatkatnya kebutuhan untuk memanfaatkan teknologi intenet secara maksimal. Begitu pula dengan databasenya yang telah berkembang dan dapat memberi respon secara cepat dan akurat terhadap permintaan yang diminta oleh user, sehingga lebih mempermudah dalam pembuatan program aplikasinya. Aplikasi SI dan database yang berbasis web juga harus diterapkan sesuai dengan kebutuhan internal organisasi. Perkembangan aplikasi SI dan database yang berbasis web juga diikuti dengan ketersediaan perangkat lunak-perangkat lunak dari banyak vendor yang memberi pelayanan yang mudah digunakan(userfriendly), maupun keberadaan software house yang memberikan layanan outsourcing pengembangan aplikasi secara customization, sesuai dengan kebutuhan spesifik organisasi. Alternatif lain, organisasi juga dapat menggunakan berbagai aplikasi SI dan database yang bersifat opensource. 50 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
3.
Tren Pengamanan SI/TI
Perkembangan teknologi internet telah memberikan berbagai manfaat dan kemudahan,tetapi disisi lain juga memberikan kerawanan, ancaman,dan masalah keamanan. Namun ancaman keamanan tersebut dapat diminimalisir dan diantisipasi dengan memanfaatkan teknologi dan aplikasi pengamanan SI/TI. Misalnya dengan penggunaan VPN(virtual private network) untuk membangun dan mengamankan status jaringan private secara virtual melalui internet, implementasi firewall sebagai pengaman jaringan internal organisasi, penggunaan teknik kriptografi seperti enkripsi data, aplikasi securee-mail dan teknologi sertifikat digital pada public key infrastructure. Secara umum ada lima aspek keamanan dasar yang perlu diperhatikan dalam mengimplementasikan sistem berbasis web yakni aplikasi web service,yaitu: authentication, authorization, confidentiality, data integrity dan non-repudiation. Disamping itu layanan aplikasi berbasis web harus dapat memberikan konteks pengamanan secara end-to-end, dimana setiap transaksi harus dapat dijamin keamanannya mulai dari asal transaksi sampai dengan penyelesaian akhir transaksi sehingga dapat mempertahankan keamanan yang konsisten di semua tahapan pengolahan transaksi. 3.3. Menentukan Target SI/TI STIKOM Dinamika Bangsa 3.3.1. Daftar Kandidat Aplikasi Berdasarkan uraian masalah dan solusi yang diuraikan pada sub bab sebelumnya maka disusun kandidat aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung proses bisnis yang dapat di otomatisasi dengan dukungan teknologi informasi. Aplikasiaplikasi yang dibutuhkan untuk mendukung setiap fungsi bisnis dapat dikelompokan kedalam sebuah sistem informasi fungsional dan diberi nama sesuai dengan fungsi yang didukungnya seperti sistem informasi PMB, sistem informasi akademik, sistem informasi keuangan dan seterusnya. Tabel berikut merupakan daftar kandidat aplikasi pada STIKOM Dinamika Bangsa. Tabel 5: Daftar kandidat Aplikasi No 1
Fungsi Bisnis Penerimaan Mahasiswa baru
Sistem Informasi Sistem Informasi PMB
No 1.1
1.2
1.3 2
Operasional Akademik
Sistem Informasi Akademik
2.1 2.2 2.3 2.4
Sistem Aplikasi Aplikasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Aplikasi Pengolahan hasil USM Aplikasi Registrasi Mahasiswa Baru Aplikasi Kurikulum Aplikasi Daftar Ulang Aplikasi Rencana Studi Aplikasi Bimbingan
Keterangan Pengembangan Baru Pengembangan Baru Upgrade Ada Upgrade Upgrade Pengembagan
51 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
2.5 2.5 2.6 2.7
Akademik Aplikasi Absensi Aplikasi Jadwal Kuliah dan ujian Aplikasi Pengolahan Nilai Aplikasi Adm Cuti Akademik
Baru Pengembangan baru Pengembangan Baru Ada Upgrade
Tabel 5: Daftar kandidat Aplikasi(Lanjutan) No
Fungsi Bisnis
Sistem Informasi
No 2.8 2.9 2.10 2.11
3
Pelepasan Akademik
Sistem Informasi Akademik
3.1 3.2
4 5
Sosialisasi Perguruan Tinggi Pelayanan Alumni
6
Manajemen SDM
Sistem informasi Sosialisasi Sistem Informasi Alumni Sistem Informasi SDM
4.1 5.1 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6
Manajemen Keuangan
Sistem Informasi keuangan
Aplikasi Administrasi Karyawan Aplikasi Presensi Aplikasi Penggajian
7.2
Aplikasi Evaluasi Kinerja Aplikasi Pengembangan Karyawan Aplikasi Administrasi pembayaran uang kuliah Aplikasi Anggaran
7.3
Aplikasi Akuntansi
6.7
7
Sistem Aplikasi Aplikasi Pelaporan Akademik Aplikasi Pengajuan KP Aplikasi Pengajuan Skripsi Aplikasi Pengajuan Sidang Skripsi Aplikasi Pendaftaran Wisuda Aplikasi Cetak Transkrips dan ijazah Website STIKOM Dinamika Bangsa Aplikasi Pendataan Alumni dan karir Aplikasi Perencanaan SDM Aplikasi Rekrument
7.1
Keterangan Ada Pengembangan Baru Pengembangan Baru Pengembangan Baru Pengembanga Baru Upgrade Ada Ada Pengembangan Baru Pengembangan Baru Pengembangan Baru Upgrade Pengembangan Baru Pengembangan Baru Pengembangan baru Pengembangan Baru Pengembangan baru Pengembagan
52 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
8.2
Keuangan Aplikasi monitoring dan evaluasi Aplikasi perencanaan sarana dan prasarana Aplikasi Pengadaan
8.3
Aplikasi Inventarisasi
8.4
Aplikasi Evaluasi monitoring dan evaluasi
7.4 8
Manajemen Sarana dan prasarana
Sistem Informasi Manajemen Aset
8.1
Baru Pengembangan Baru Pengembangan Baru Pengembangan Baru Pengembangan Baru Pengembangan Baru
3.4. Menentukan Strategi SI/TI 3.4.1. Strategi Manajemen SI/TI Dengan menjadikan SI/TI sebagai faktor penting dalam mencapai keberhasilan pencapaian tujuan organisasi, maka keberadaan unit kerja yang menangani SI/TI mutlak diperlukan. Untuk itu tugas dan fungsi unit SI/TI perlu di dideskripsikan secara jelas. Secara umum tugas dan fungsi dari unit kerja SI/TI adalah merencanakan, menyediakan, mengoperasikan, dan melakukan pemeliharaan terhadap seluruh sumber daya SI/TI yang ada dalam organisasi. Selain itu, unit kerja SI/TI juga menangani pelatihan dan technical support bagi pengguna SI/TI, pengembangan standarisasi dan prosedur operasional standar SI/TI, serta pembuatan dan implementasi kebijakan keamanan SI/TI organisasi. BAPPSI selaku unit organisasi perencana dan pengembang sistem informasi harus mengintensifkan kerjasama dan koordinasi dengan Program Studi dan unsur pimpinan STIKOM Dinamika Bangsa Jambi serta unit-unit terkait dalam rangka menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis yang ingin diterapkan dimasa yang akan datang. 3.4.2. Strategi Bisnis SI Strategi Bisnis SI/TI yang perlu dijalankan oleh STIKOM Dinamika Bangsa Yaitu: 1. Membuka Pendaftaran mahasiswa baru secara online, ini memudahkan para calon mahasiswa untuk mendaftarkan ke STIKOM Dinamika Bangsa yang berasal dari luar kota jambi. Untuk hal ini perlu disosialisasikan kepada calon mahasiswa mengenai prosedur dan cara kerja sistem. 2. Melakukan ujian saringan masuk dibeberapa kota berdasarkan besar minat mahasiswa dikota tersebut. 3. Peningkatan kualitas dosen dan staf dilakukan secara kontinyu untuk mengikuti perkembangan SI/TI melalui kegiatan workshop, seminar dan menyekolahkan ke jenjang yang lebih tinggi. 4. Pengembangan Program Studi yang sesuai dengan sesuai dengan minat, perkembangan ilmu pengetahuan serta tuntuan dunia kerja. 53 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
5. Melakukan kerja sama dengan BANK dalam hal pembayaran uang pendaftaran mahasiswa baru serta pembayaran uang kuliah untuk mendukung kelancaran pendaftaran online mahasiswa baru, registrasi online, daftar ulang online, pengajuan skripsi, serta pendaftaran wisuda online. 6. Melakukan pengembangan dan penyempurnaan terhadap sistem informasi yang sudah ada dan melakukan pengembangan program-program pendukung lainya yang di anggap penting dengan tetap mengintegrasika dengan sistem informasi yang sudah ada. 7. Menggiatkan promosi tentang STIKOM Dinamika Bangsa melalui berbagai media. 3.4.3. Strategi TI Strategi SI/TI yang perlu ditingkatkan dalam mendukung strategi bisnis yang harus dijalankan oleh STIKOM Dinamika Bangsa pada masa yang akan datang adalah: 1. Redesign infrastuktur jaringan komputer untuk menunjang kebutuhan SI/TI dimasa yang akan datang. 2. Memperluas area wifi dan meningkatkan kapasitas bandwidth. 3. Pemanfaatan Teknologi Digital Make Reader untuk mempercepat pememeriksaan hasil ujian saringan masuk dan penginputan nilai. 4. Menerapkan Disaster Recovery System untuk menjaga keselamatan data. 5. Menggunakan perangkat pengaman pada infrastruktur TI seperti Penggunaan VPN(virtual private network) untuk mengamankan status jaringan private secara virtual melalui internet dan pengimplementasian firewall untuk mengamankan jaringan internal organisasi serta penggunaan teknik kriptograpi seperti enksripsi untuk pengamanan pengiriman data. 3.4.4. Portofolio Aplikasi SI Mendatang Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan pada subbab-subbab sebelumnya,selanjutnya Solusi SI/TI yang telah di indentifikasi dipetakan kedalam matrik McFarlan’s Application Portofolio. Adapun portofolio aplikasi STIKOM Dinamika Bangsa dimasa mendatang dapat dilihat pada tabel 4.18. Tabel 6: Portofolio Aplikasi Dimasa Mendatang STRATEGIS HIGH POTENTIAL 1. Aplikasi pendaftaran Baru 1. Portal Alumni dan online mahasiswa baru. karir 2. Aplikasi Pengolahan Baru hasil ujian saringan masuk 3. Aplikasi Perencanaan Baru SDM
Ada
54 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
4. Aplikasi Perencanaan sarana dan prasarana 5. Aplikasi Pelaporan Akademik
1. 2. 3. 4. 5. 6.
7. 8. 9. 10. 11. 12.
13. 14. 15. 16.
Baru Ada
Tabel 6: Portofolio Aplikasi Dimasa Mendatang (Mendatang) Aplikasi Pembayaran Baru 1. Aplikasi Rekrutment Baru Biaya Kuliah Karyawan Aplikasi registrasi Upgrade 2. Aplikasi Administrasi Baru mahasiswa baru. karyawan Aplikasi daftar ulang Upgrade 3. Aplikasi presensi Baru Aplikasi Kurikulum Ada 4. Aplikasi Penggajian Baru Aplikasi Rencana Studi Upgrade 5. Aplikasi evaluasi Baru kinerja Aplikasi Jadwal kuliah Baru 6. Aplikasi Baru dan ujian pengembangan karyawan Aplikasi Bimbingan Baru 7. Aplikasi Anggaran Baru Akademik Aplikasi Pengolahan Ada 8. Aplikasi Akuntansi Baru nilai Keuangan Aplikasi pencetakan Upgrade 9. Aplikasi Evaluasi dan Baru Transkrip nilai dan ijazah monitoring keuangan Aplikasi Absensi Baru 10. Aplikasi Pengadaan Baru sarana dan prasarana Aplikasi Admiministrasi Baru 11. Aplikasi inventarisasi Baru cuti akademik Aplikasi Pengajuan KP Baru 12. Aplikasi evaluasi dan Baru monitoring sarana dan prasarana Aplikasi pengajuan Baru 13. Sistem Informasi Ada Skripsi Perpustakaan Aplikasi pengajuan Baru 14. Digital Library Ada sidang skripsi. Aplikasi pendaftaran Baru wisuda Website Stikom Ada Dinamika Bangsa KEY OPERATIONAL SUPPORT
KESIMPULAN 55 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
a. Pemanfaatan dan pengembangan SI/TI di STIKOM Dinamika bangsa belum optimal, hal ini terlihat dari banyaknya fungsi bisnis yang belum didukung oleh sistem informasi. b. Dari usulan kerangka kerja perencanaan strategis sistem informasi ini, pihak STIKOM Dinamika Bangsa dapat mengetahui faktor-faktor penting yang diperlukan dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi agar selaras dengan Strategi Bisnis STIKOM Dinamika Bangsa. Faktor-faktor tersebut dapat dilihat dari hasil analisis CSF dan KFI, SWOT, Value Chain, PEST dan McFarlan’s Application Portofolio. c. Dari hasil analis ditemukan 34 aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis. Dari 34 aplikasi tersebut 5 aplikasi telah tersedia, 6 aplikasi tingkatkan kemampuanya dan 23 aplikasi adalah pengembangan baru. d. Pengembangan aplikasi baru yang diusulkan harus diintegrasikan dengan aplikasi yang sudah ada untuk mendukung kegiatan bisnis. e. Analisis portofolio aplikasi berhasil menemukan portofolio aplikasi berdasarkan peran dan kontribusinya terhadap strategi bisnis. DAFTAR PUSTAKA Boar, Bernard H. 2001. The Art of Strategic Planning for Information Tecnology. New York: JohnWiley & Sons inc. Iswara, Made gde yoga;& Sucahyo, yudho giri. 2009. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perusahaan Energi. Bali:Konferensi Nasional Sistem dan Informatika. Noran, Velia; & Sastramiharja,Husni.S. 2007. Studi Tentang Rekayasa Metode Perencanaan Stratgis Sistem Infromasi. Yogyakarta: Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi. Pudjadi, Tri; Kristianto;& Tommy, Andre. 2007. Analisis untuk Perencanaan Sistem dan Teknologi Informasi pada PT. Ritrans Cargo. Yogyakarta:Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi. Rangkuti, Freddy. 2006. Analisis SWOT Teknik Menbedah Kasus Bisnis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Stettinius,wallace; Wood,D.R; Doyle,J.L;&Colley, J.L. 2005. How To Plan and Execute Strategy. New York: McGraw-Hill STIKOM,DB.2010. Statuta STIKOM Dinamika Bangsa. STIKOM,DB.2010. Buku Pedoman Pendidikan. STIKOM,DB.2011. RENSTRA STIKOM Dinamika Bangsa. Turban; leidner; McLean; &Wetherbe. 2007. Information Techologi For Management. London. John Wiley & Sons, Inc. Ward, Jhon;&Peppard,Joe. 2002. Strategic Planning for Information System. London: JohnWiley & Sons Ltd. 56 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
57 Jurnal MEDIA SISFO Vol. 6 No. 1 Februari 2012 - STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
