ANALISA PROSES BISNIS DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI (STUDI KASUS: STIKOM DINAMIKA BANGSA) Akwan Sunoto,S.Kom,M.S.I Dosen tetap STIKOM Dinamika Bangsa Jambi Abstrak Peran Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam menjaga keberlanjutan dan kemampuan oragnisasi untuk bersaing dengan kompetitor saat ini sudah menjadi kebutuhan mutlak. Untuk itu agar penerapan SI/TI bisa berjalalan dengan optimal dan tepat sasaran maka perlu sekali pengembang Aplikasi Sistem Informasi untuk memahami proses bisnis yang terjadi dalam suatu organisasi sehingga dapat di petakan kebutuhan aplikasi untuk masingmasing unit bisnis. Kata Kunci : Proses Bisnis, Strategi Bisnis, Aplikasi, Sistem Informasi, Teknologi Informasi. 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Perkembangan Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) yang demikian pesat telah banyak mempengaruhi dan membawa perubahan pada kehidupan manusia terutama dalam cara bersosialisasi serta berbisnis. Sudah banyak organisasi atau perusahaan yang dapat meningkatkan daya saing serta memperluas kegiatan bisnis mereka dengan memamfaatkan keberadaan SI/TI sehingga organisasi bisa tumbuh dan berkembang. Dengan adanya kenyataan ini maka mau tidak mau untuk menjaga keberlangsungan orgasisasi dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin kompleks maka organisasi tersebut harus bisa memamfaatkan dan mengoptimalkan peran sistem informasi dan teknologi informasi dalam kegiatan bisnis dan pengembilan keputusan sehingga organisasi tersebut mempunyai daya saing yang berkelanjutan. Hal seperti inilah yang menyebabkan banyak organisasi membangun Sistem Informasi dengan harapan sistem informasi tersebut dapat menunjang kegiatan bisnis organisasi dan menjadi salah satu alat untuk dapat bersaing dengan para kompetitor. Tapi dalam kenyataannya Sistem Informasi tersebut banyak yang tidak berjalan seperti yang diharapkan yang di karenakan kurangnya pemahaman pengembang aplikasi terhadap proses bisnis yang berjalan di organisasi. Untuk itu lah maka sebelum mengembangkan Sistem Informasi maka langkah pertama yang mesti kita lakukan adalah menganalisa proses bisnis agar dapat di petakan kebutuhan aplikasi sistem informasi dari setiap proses bisnis. STIKOM Dinamika Bangsa dalam selaku perguruan tinggi yang bergerak dalam penyelenggaraan pendidikan khusus SI/TI maka sudah seharusnya setiap aktivitas bisnis mereka di topang dengan dengan keberadaan SI/TI dan menjadikannya sebagai satu komponen keberhasilan bisnis organisasi. 1.2 Perumusan Masalah Dari uraian latar belakang masalah di atas maka dapat dirumuskan masalah yang akan dibahas yaitu bagaimana menganalisa proses bisnis pada kegiatan bisnis di STIKOM Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
1
Dinamika Bangsa sehingga dapat di petakan kebutuhan Aplikasi Sistem Informasi pada setiap unit bisnis organisasi sehingga sehingga penerapan SI/TI bisa berjalan dengan optimal. 1.2. Batasan Masalah Agar penelitian ini dapat tercapai sesuai dengan tujuan penelitian, maka ditetapkan beberapa batasan masalah antara lain : a. Proses Bisnis yang di analisa di fokus pada Pendidikan dan Pengajaran serta fungsi-fungsi bisnis pendukung agar pelaksanaan kegiatan akademik dapat berjalan dengan baik seperti manajemen sumber daya manusia, keuangan dan sarana dan prasarana. b. Tool yang digunakan untuk menganalis proses bisnis yaitu analisis Value Chain, Analisis Portofolio Aplikasi dan diagram Swimlane. 1.3. Tujuan a. Menganalisa Proses Bisnis pada kegiatan bisnis STIKOM Dinamika Bangsa Khususnya pada bagian Pendidikan dan pengajaran serta fungsi bisnis pendukung seperti manajemen sumber daya manusia, keuangan serta sarana dan prasarana. b. Mengidentifikasi dan memetakan kebutuhan aplikasi SI terhadap akvitas bisnis organisasi. 2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Penyelarasan Strategi Bisnis dan Strategi SI/TI Perencanaan strategi SI/TI dibutuhkan karena perusahaan menggunakan SI/TI untuk mengimplementasikan strategi bisnis untuk memenangkan persaingan. Karena SI/TI digunakan untuk mengimplementasikan strategi organisasi/perusahaan, maka SI/TI yang dibangun harus mencapai tujuan dari perusahaan yang sudah ditentukan dari perencanaan strategi bisnis. Oleh karena itu perencanaan strategi SI/TI harus selaras dengan perencanaan strategis bisnis untuk membuat SI/TI yang dibangun mengenai sasaran-sasarannya. Penyelarasan strategi SI/TI bertujuan agar teknologi yang kita gunakan dapat mendukung dan meningkatkan kinerja kita didalam memenuhi tujuan bisnis. Dengan kata lain penyelerasan dapat membantu organisasi untuk memilih dan menerapkan teknologi untuk mencapai misi(Ross dkk, 2009 : 4). 2.2. Fungsi dan Proses Bisnis Fungsi bisnis merupakan sebuah pekerjaan atau departemen yang berkonsentrasi pada keahlian. Sebuah fungsi merupakan bagian dari pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan berulang-ulang dan melibatkan keahlian atau tools. Customer service, pabrikan, pemasaran, penjualan, sumber daya manusia, keuangan merupakan fungsi bisnis (Sharp dan McDermot,2001:40). Proses Bisnis adalah kumpulan tugas-tugas atau kegiatan yang saling berhubungan, diawali untuk merespon sebuah event, dan bertujuan untumencapai hasil yang spesifik untuk customer dan stakeholder lainya yang terlibat dalam proses (Sharp dan McDermot, 2001 : 40). 2.3. Diagram Swimlane Merupakan diagram yang menggambarkan aliran proses bisnis dari awal hingga akhir dengan notasi yang sederhana dan mudah dipahami. Dapat digunakan untuk menunjukkan aliran proses saat ini (as-is workflow) ataupun untuk merancang aliran proses yang akan datang (to-be workflow) mulai dari level umum sampai ke level terperinci (Sharp dan McDermot, 2001). Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
2
Elemen diagram ini terdiri atas: a. Roles, merupakan aktor atau pelaku proses, b. Responsibilities, merupakan tugas individual yang menjadi tanggung jawab aktor tersebut, c. Routes, merupakan workflow dan keputusan yang menghubungkan aktivitas. 2.4. Analisis Portofolio Aplikasi Analisis Portofolio Aplikasi adalah digunakan untuk memetakan aplikasi yang ada saat ini dan juga kebutuhan aplikasi dimasa akan datang dalam mendukung bisnis organisasi/perusahaan. Pemetaan aplikasi ini dengan empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support) sesuai kategori penilaian suatu aplikasi terhadap dampaknya terhadap bisnis. Dari hasil pemetaan tersebut didapatkan gambaran kontribusi SI terhadap bisnis. Hasil tersebut dapat menjadi masukan bagi kegiatan pembuatan strategi SI dan kemungkinan pengembangannya ke depan(Ward and Peppard, 2002). Tabel 1. Portofolio Aplikasi (Ward and Peppard, 2002 : 42)
1. Strategic, yaitu jika sistem aplikasi tersebut akan berperan secara kritis dalam mendukung strategi bisnis masa depan dari organisasi. 2. Key Operational, digolongkan kategori key operational jika organisasi pada saat ini tergantung kepada aplikasi tersebut untuk menjalankan bisnis organisasinya. 3. High Potential, apabila sistem aplikasi yang dimaksudkan tersebut mungkin penting untuk mencapai keberhasilan organisasi di masa yang akan datang.Support, digolongkan support jika sistem aplikasi yang ada cukup bernilai tetapi tidak kritis untuk kesuksesan suatu organisasi. 2.5. Analisis Rantai Nilai (Value Chain Porter) Porter (Ward and Peppard, 2002 : 264) membagi aktifitas didalam organisasi/perusahaan menjadi sembilan aktifitas yang dikelompokkan menjadi dua aktifitas besar, yaitu 4 (empat) aktifitas utama dan 5 (lima) aktifitas pendukung. Aktifitas Utama yaitu : 1. Infrastruktur Perusahaan (Management and administrative services seperti Manajemen, Akuntansi, keuangan, dan sebagainya). 2. Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resource Management seperti Penerimaan, Pelatihan, Pengembangan Suber Daya Manusia). 3. Pengembangan Teknologi (Technologi development seperti R&D, peningkatan kualitas produk dan proses. 4. Pengadaan Barang (procurement seperti pembelian bahan mentah, barang dijual, mesin dan peralatan). Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
3
Aktifitas Pendukung yaitu : 1. Penanganan dan Penyimpanan Bahan baku (inbound logistic). 2. Operasional (produksi pembuatan barang, perakitan). 3. Penanganan dan Penyimpanan bahan jadi (outbound logistic) . 4. Penjualan dan Pemasaran (Marketing dan Sales) dan 5. Pelayanan purna jual.. Rantai nilai (value chain) dari organisasi/perusahaan menunjukkan hubungan antara aktifitas-aktifitas dan fungsi-fungsi yang dilakukan di internal organisasi/perusahaan. Masingmasing aktifitas didalam rantai nilai menyerap biaya-biaya operasi dan menggunakan aktiva. Membebankan biaya-biaya operasional dan aktiva-aktiva yang digunakan untuk masingmasing aktivitas dirantai nilai menyediakan estimasi-estimasi biaya yang terjadi kaitan antara aktivitas tersebut. Seringkali terjadi kaitan antara aktivitas-aktivitas sehingga biaya-biaya yang terjadi disuatu aktivitas akan terbawa atau terantai ke aktivitas-aktivitas berikutnya.
Aktivitas Utama
Manajemen SDM Manajemen Keuangan Manajemen Sarana dan prasarana Logistik Masukan
Operasi
Logistik Keluaran
Pemasaran dan penjualan
Layanan
Penerimaan Mahasiswa Baru
Operasiona l Akademik
Pelepasan Mahasiswa
Sosialisasi Perguruan Tinggi
Pelayanan Alumni
Margin
Aktivitas Pendukung
3. ANALISA AKTIVITAS BISNIS ORGANISASI 3.1. Analisis Value Chain Sebagai sebuah lembaga pendidikan tinggi yang mempunyai tugas utama menjalankan Tri Dharma Perguruan tinggi yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat, maka kegiatan utama pada STIKOM DB juga dikelompokkan menjadi tiga bidang utama yaitu bidang pendidikan dan pengajaran, bidang Penelitian dan bidang Pengabdian masyarakat. Pada studi kasus ini, pembahasan difokuskan pada bidang pendidikan dan pengajaran (akademik) serta fungsi-fungsi bisnis pendukung agar pelaksanaan kegiatan akademik dapat berjalan dengan baik seperti manajemen sumber daya manusia, keuangan dan sarana dan prasarana. Berdasarkan fungsi-fungsi bisnis yang dijalankan oleh STIKOM Dinamika Bangsa maka dapat digambarkan model bisnis fungsionalnya. Penggambaran model fungsional bisnisnya menggunakan model value chain dari porter’s. Model area fungsional untuk bidang pendidikan dibagi dua area utama, yaitu Akvitas Utama dan aktivitas pendukung yang mendukung agar kegiatan utama dapat berjalan dengan baik. Kegiatan utama terdiri dari Penerimaan Mahasiwa Baru (PMB), operasional akademik, pelepasan mahasiswa, sosialisasi pergururan tinggi dan pelayanan alumni. Sedangkan kegiatan pendukung terdiri dari manajemen SDM, manajemen keuangan dan manajemen sarana dan prasarana. Setiap kegiatan utama didukung oleh kegiatan pendukung untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam menyediakan pelayanan pendidikan yang baik kepada masyarakat sehingga dapat meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap institusi pendidikan ini. Model value chain untuk bidang pendidikan STIKOM Dinamika Bangsa pada dapat dilihat pada gambar 2.
Gambar 1: Model Value Chain Bidang Pendidikan (Akademik) STIKOM Dinamika Bangsa Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
4
Dari gambar 1 yang mendeskripsikan tentang fungsi utama dan fungsi pendukung yang dijalankan organisasi, maka setiap fungsi bisnis tersebut dapat didekomposisikan kedalam beberapa fungsi atau proses bisnis yang lebih terperinci. Berdasarkan hasil observasi, wawancara dan analisis fungsi bisnis maka hasil dekomposisi fungsi bisnis STIKOM Dinamika Bangsa yaitu: Aktivitas utama terdiri dari: 1. Penerimaan Mahasiswa Baru 1.1 Proses Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru 1.2 Proses pelaksanaan Ujian Saringan Masuk(USM) 1.3 Proses pengolahan hasil ujian 1.4 Proses Pengumuman hasil ujian 1.5 Registrasi Mahasiswa Baru 2. Operasional Akademik 2.1 Proses pendaftaran ulang mahasiswa 2.1.1 Proses pembayaran biaya kuliah 2.1.2 Proses bimbingan akademik 2.1.3 Proses rencana studi 2.2 Proses Administrasi cuti akademik 2.3 Proses Perkuliahan 2.3.1 Proses Penetapan dosen 2.3.2 Proses penyusunan jadwal perkuliahan 2.3.3 Proses Pelaksanaan kerja praktek (KP) 2.3.4 Proses Pelaksanaan Skripsi 2.4 Proses Evaluasi Akademik 2.4.1 Proses Pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS) 2.4.2 Proses PengolahanUjian 2.4.3 Proses Pelaksanaan siding/seminar 2.4.4 Proses Pelaksanaan Sidang Skripsi. 2.5 Proses Pelaporan Akademik 3. Proses pelepasan mahasiswa 3.1 Proses pembuatan transkrip nilai dan ijazah 3.2 Proses Wisuda 3.2.1 Proses pendaftaran wisuda 3.2.2 Proses pelaksanaan wisuda 3.3 Proses penetapan DO 4. Sosialisasi Perguruan Tinggi 4.1 Proses perencanaan sosialisasi 4.2 Proses pelaksanaan sosialisasi 4.3 Proses pelaporan 5. Pelayanan Alumni 5.1 Proses pendataan alumni 5.2 Proses penyediaan program peningkatan skill 5.3 Proses informasi pekerjaan dan penyaluran alumni Aktivitas Pendukung terdiri dari: 6. Manajemen SDM 6.1 Proses perencanaan SDM Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
5
7.
8.
6.2 Proses rekrutmen 6.3 Proses administrasi pegawai 6.4 Proses penggajian 6.5 Proses evaluasi kinerja 6.6 Proses pengembangan 6.7 Proses pelaporan Manajemen keuangan 7.1 Proses penyusunan anggaran 7.2 Proses pengalokasian dana 7.3 Proses pembukuan keuangan 7.4 Monitoring dan evaluasi keuangan 7.5 Proses pelaporan keuangan Manajemen sarana dan prasarana 8.1 Proses perencanaan sarana dan prasarana 8.2 Proses pengadaan sarana dan prasarana 8.3 Proses pencatatan sarana dan prasarana 8.4 Proses monitoring dan evaluasi 8.5 Proses pelaporan
3.2. Analisa Proses Bisnis Analisis proses bisnis bertujuan untuk mempelajari dan memahami serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dalam memberikan pelayanan kepada customer. Pada penelitian ini analisis proses bisnis difokuskan pada proses pelayanan administrasi akademik pada STIKOM DB seperti pada gambar 3. Administrasi Akademik 1. Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru 2. Registrasi Mahasiswa Baru 3. Pendaftaran Ulang Mahasiswa 4. Pelaksanaan UAS 5. Pelaksanaan Kerja Praktek 6. Pelaksanaan Skripsi 7. Pelaksanaan Sidang Skripsi 8. Administrasi Cuti Akademik 9. Pendaftaran Wisuda 10. Pe,buatan Transkrip Nilai dan Ijazah
Gambar 2 : Proses Pelayanan Administrasi Akademik Proses bisnis merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh organisasi untuk memberikan hasil yang spesifik kepada customer atau stakeholder. Salah satu tools yang digunakan untuk menggambarkan aliran kegiatan proses bisnis adalah diagram swimlane. Diagram swimlane menggambarkan aliran kegiatan yang dilakukan dan pelaku yang bertanggung jawab terhadap kegiatan tersebut. 1. Proses Bisnis Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi 6
Mencari Informasi pendaftaran
Membayar dan Mengambil Form Pendaftaran
Mengisi Form dan melengkapi persyaratan
Mengambil Kartu Ujian
Tidak
Memeriksa Kelengkapan Persyaratan
Ya
Mengikuti Ujian Saringan Masuk
Registrasi
Menginformasikan Tanggal pengambilan kartu ujian dan persyaratan ujian Lulus
Panitia Persiapan Materi Test
Bagian Penerimaan Pendaftaran
Calon Mahasiswa
Diagram Proses Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
Panitia Ujian Seleksi
Mempersiapkan Materi Ujian Saringan Masuk
Memeriksa hasil Ujian
Mengumumkan Hasil Ujian
Gambar 3: Diagram Proses Bisnis Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru Berdasarkan gambar 4 di atas maka dapat dijelaskan proses pendaftaran calon mahasiswa baru yaitu sebagai berikut. a. Calon Mahasiswa mencari Informasi syarat dan tatacara pendaftaran melalui website, brosur, koran atau bagian penerimaan mahasiswa baru STIKOM Dinamika Bangsa. b. Calon mahasiswa membayar dan mengambil formulir pendaftaran dibagian penerimaan mahasiswa baru. c. Calon mahasiswa mengisi formulir pendaftaran dan melengkapi syarat pendaftaran yaitu: 1) Surat Pernyataan Sebagai calon mahasiswa STIKOM Dinamika bangsa. 2) Pas foto 3x4 4 Lembar. 3) Ijazah atau surat keterangan lulus sementara. d. Formulir yang telah diisi serta persyaratannya diserahkan lagi kebagian penerimaan mahasiswa baru kemudian dilakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan persyaratan. e. Jika Formulir dan persyaratan lengkap maka Panitia penerimaan mahasiswa baru menginformasikan tanggal pengambilan kartu ujian dan persyaratan ujian. f. Panitia persiapan materi test mempersiapkan soal ujian saringan masuk. g. Pada tanggal yang telah ditetapkan mahasiswa mengambil kartu ujian. h. Mahasiswa mengikuti ujian saringan masuk. i. Panitia ujian seleksi memeriksa hasil ujian saringan masuk dan hasilnya di umumkan di website dan mading STIKOM Dinamika bangsa. j. Mahasiswa melihat hasil pengumuman dan jika dinyatakan lulus maka dilanjutkan dengan proses registrasi. Pada proses pendaftaran calon mahasiswa baru ini ada aktivitas-akvitas yang dapat dihilangkan (eliminasi) dengan melakukan otomatisasi terhadap kegiatan tersebut sehingga sehingga proses bisnis pada pendaftaran mahasiswa baru dapat di perpendek, sehingga efiensi dapat ditingkatkan. Tabel 2: Eliminasi dan Otomatisasi Proses Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru 1.
Eliminasi Menginformasikan tanggal pengambilan
1.
Otomatisasi Pendaftaran secara online
Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
7
kartu ujian dan persyaratan ujian. Menunggu pengambilan kartu ujian saringan masuk. Mengambil kartu ujian saringan masuk.
2. 3.
2. 3.
Memeriksa hasil ujian saringan masuk dengan scanner. Pengumuman hasil ujian saringan masuk melalui email dan website.
2. Proses Bisnis Registrasi Mahasiswa Baru
BAAK
Pembimbing Bagian ADM Akademik (Front Office)
Mahasiswa
Diagram Proses Registrasi Mahasiswa baru
Membayar Biaya Kuliah
Mengcopy Tanda Bukti setoran
Memeriksa Bukti setoran dan input data
Menyerahkan Bukti Setoran
Membuat Tanda Terima Bukti setoran
Mengisi Formulir Registrasi
Menyerahkan Formulir Registrasi
Memberikan Form Registrasi dan tanda terima setoran
Memeriksa Formulir Registrasi
Perbaiki Formulir Regitrasi
Mengisi KRS Online
Memeriksa Jadwal perkuliahan
Tidak
Tanda Tangan KRS
Ya
Input Data Formulir
Mengumumkan user dan password
Mencetak KRS
Bimbingan Akademik
Mengarsipkan KRS
Gambar 4: Diagram Proses Bisnis Registrasi Mahasiswa Baru Berdasarkan gambar 5 maka dapat dijelaskan proses registrasi mahasiswa baru sebagai berikut: a. Mahasiswa yang telah lulus seleksi membayar uang kuliah pada Bank dan nomor rekening yang telah ditetapkan oleh STIKOM Dinamika Bangsa kemudian mengcopy tanda bukti setoran. b. Mahasiswa menyerahkan bukti setoran yang asli ke bagian administrasi (FO). c. Bagian administrasi memeriksa bukti setoran kemudian menginputkan data pembayaran. d. Bagian administrasi membuat tanda terima setoran dan memberikan formulir registrasi kepada mahasiswa. e. Mahasiswa mengisi formulir registrasi kemudian menyerahkan kebagian administrasi. f. Bagian administrasi memeriksa formulir kemudian menyerahkan ke BAAK untuk di input ke database. g. BAAK mengumumkan nama user dan password untuk mengisi KRS Online. h. Mahasiswa Mengisi KRS secara online melalui jaringan internet atau intranet STIKOM DB. i. Mahasiswa mencetak KRS dibagian BAAK dengan memperlihatkan tanda bukti setoran. j. Mahasiswa membawa KRS ke PA untuk meminta tanda tangan dan bimbingan akademik. k. KRS yang telah disetujui PA diserahkan kebagiaan BAAK(1 lembar). l. Mahasiswa memeriksa jadwal perkuliahan dan siap mengikuti jadwal perkuliahan. Pada proses registrasi mahasiswa baru ini ada aktivitas-akvitas yang dapat dihilangkan (eliminasi) dan melakukan otomatisasi terhadap kegiatan tersebut sehingga sehingga proses Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi 8
bisnis pada registrasi mahasiswa baru dapat di perpendek sehingga efiensi dan efektivitas dapat ditingkatkan. Tabel 3 : Eliminasi dan Otomatisasi Proses Registrasi Mahasiswa Baru 1. 2. 3. 4.
Eliminasi Membuat dan menyerahkan tanda terima bukti setoran kepada mahasiswa. Memeriksa bukti tanda terima setoran. Meyerahkan form registrasi dari FO ke BAAK. Menyerahkan KRS yang telah di tanda tangani PA ke BAAK
1. 2.
Otomatisasi Mengisi formulir registrasi baru secara online Status pembayaran uang kuliah dapat di-update langsung dari sistem.
3. Proses Bisnis Pendaftaran Ulang Mahasiswa
Mahasiswa
Menyebarkan Surat pemberitahuan Pembayaran Biaya Kuliah
Mengcopy Tanda Bukti Setoran
Menyerahkan tanda bukti setoran
Mengcopy tanda terima setoran
Memeriksa Tanda Bukti Setoran
Membuat Tanda Terima Bukti Setoran
Memeriksa Tanda Bukti Setoran dan menyerahkan KHS
Menemui PA
Mengisi KRS
Perbaiki KRS
Cetak KRS
Memeriksa Jadwal perkuliahan
Tidak
Konsultasi Kontrak Matakuliah
Memeriksa KRS
Ya
Tanda Tangan KRS
Pengarsipan KRS
BAAK
Pembimbing Akademik
Membayar Biaya Kuliah
Bagian ADM (Front Office)
Diagram Proses Pendaftaran Ulang Mahasiswa
Gambar 5: Diagram Proses Bisnis Pendaftaran Ulang Mahasiswa Berdasarkan gambar 6 maka dapat dijelaskan proses pendaftaran ulang mahasiswa sebagai berikut: 1.3 Pada setiap akhir semester Front Office (FO) menyebarkan surat tanggal pembayaran uang kuliah dan jumlah uang kuliah untuk semester berikutnya. 1.4 Membayar uang kuliah pada Bank dan Nomor rekening yang telah ditetapkan oleh STIKOM Dinamika Bangsa kemudian mengcopy tanda bukti setoran. 1.5 Mahasiswa menyerahkan tanda bukti setoran yang asli ke FO, FO memeriksa bukti setoran lalu menginput data pembayaran. 1.6 FO membuat tanda terima setoran dan menyerahkan kepada mahasiswa dan mahasiswa mengcopy tanda bukti setoran. 1.7 Mahasiswa menemui dosen PA dan menyerahkan bukti tanda setoran (1 rangkap). 1.8 Dosen PA memeriksa tanda bukti setoran, menyerahkan KHS serta memberikan pengarahan dan bimbingan pada mahasiswa. 1.9 Mahasiswa mengisi form KRS secara online yang dilanjutkan dengan pencetakan KRS. 1.10 Mahasiswa membawa KRS (2 Rangkap) ke Dosen PA untuk meminta tanda tangan persetujuan.
Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
9
1.11 Dosen PA Memeriksa KRS yang yang telah dicetak, jika disetujui Dosen PA menanda tangani KRS tersebut, jika tidak mahasiswa memperbaiki KRS sesuai rekomendasi Dosen Pembimbing. 1.12 KRS yang telah ditanda tangani oleh PA diserahkan ke BAAK (1 lembar) untuk di arsip. 1.13 Mahasiswa memeriksa jadwal perkuliahan dan siap untuk mengikuti jadwal perkuliahan. Pada proses Pendaftaran Ulang Mahasiswa ini ada aktivitas-akvitas yang dapat dihilangkan (elminasi) dengan melakukan otomatisasi terhadap kegiatan tersebut sehingga sehingga proses bisnis pada Pendaftaran Ulang Mahasiswa dapat di perpendek sehingga efiensi dan efektivitas dapat ditingkatkan. Tabel 4: Eliminasi dan Otomatisasi Proses Pendaftaran Ulang Mahasiswa Eliminasi Otomatisasi 1. Menyebarkan surat pemberitahuan uang kuliah. 2. Membuat tanda terima setoran. 3. Menyerahkan tanda terima setoran ke PA. 4. Pemeriksaan tanda terima setoran oleh PA. 5. Menyerahkan KRS ke BAAK satu rangkap.
2
1. Penyebaran informasi pembayaran uang kuliah dapat dilakukan melalui email dan atau pengumuman melalui website. 2. Status pembayaran uang kuliah dapat di update langsung melalui sistem. 3. Kontrak matakuliah dan bimbingan akademik dapat dilakukan secara online.
Proses Bisnis Pelaksanaan Ujian Akhir Semester
Panitia Bagian Jadwal
Distribusi Jadwal kepengawas
Membuat Daftar Peserta dan Absensi
Mengumumkan daftar peserta
Mengumumkan Jadwal Ujian
Meyerahkan Soal Ujian
Softcopy
Mengedit Soal
Menerima Soal Ujian
Mea Mengetik Soal
Hardcopy
Menggandakan Soal
Rapat persiapan ujian
Mempersiapkan Amplop dan dokumen pendukung
Mahasiswa
Memasukan Soal dab dokumen pendukung ke amplop
Mensosialisasikan tatatertib dan peraturan UAS
Pengawas Ujian
Ketua Panitia
Penatia Bag. Paniatia penerimaan Bagian dan Pengandaan pengetikan Soal soal
Dosen Matakuliah
Menyusun Jadwal UAS dan daftar pengawas
Panitia Bagian Absensi
Diagram Pelaksanaan Ujian Akhir Semester
Mengawasi Pelaksanaan Ujian
Mengikuti UAS
Mengisi Berita Acara Ujian
Menumpulkan Lembar jawaban
Mengisi Daftar Hadir
Gambar 6 : Diagram Proses Bisnis Pelaksanaan Ujian Akhir Semester Pelaksanaan UAS setiap semesternya dilakukan oleh Panitia UAS. Panitia UAS dibentuk oleh ketua STIKOM DB dan ditetapkan melalui SK (Surat Keputusan) ketua. Ketua Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
10
panitia UAS yang ditunjuk melaksanakan rapat dengan anggota untuk menyusun jadwal kegiatan, pembagian tugas mulai dari persiapan UAS hingga pelaksanaan UAS dengan prosedur kegiatan sebagai berikut : a) Panitia UAS bagian jadwal, menyusun jadwal ujian dan daftar pengawas ujian. Jadwal pengawas kemudian diedarkan ke masing-masing pengawas ujian dan mengumumkan jadwal ujian di mading. b) Panitia UAS bagian absensi, menyusun daftar hadir peserta ujian per matakuliah dan berita acara ujian. Mengumumkan daftar peserta ujian di mading. c) Panitia UAS bagian penerimaan dan pengetikan soal bertugas menerima/ mengetik soal dari masing-masing dosen matakuliah. d) Panitia UAS bagian penggandaan soal, melakukan penggandaan soal yang telah diperiksa oleh bagian penerimaan dan pengetikan soal. e) Panitia UAS bagian penggandaan soal, menyiapkan amplop besar, yang diberi label yang berisi informasi nama matakuliah, jadwal ujian, ruang ujian dan nama pengawas ujian. f) Soal yang telah digandakan, daftar hadir dan berita acara ujian kemudian dimasukkan kedalam amplop yang telah disiapkan sesuai dengan jadwal ujian, jumlah peserta dan matakuliah. g) Ketua Panitia UAS menyelenggarakan rapat untuk meninjau persiapan pelaksanan UAS. h) Ketua Panitia UAS melakukan sosialiasi peraturan dan tata tertib ujian. i) Mahasiswa mengikuti ujian dan mengisi daftar ujian. j) Pengawas ujian melakukan pengawasan selama ujian berlangsung. k) Setelah ujian selesai pengawas ujian mengisi berita acara ujian dan l) mengumpulkan lembaran jawaban mahasiswa. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pelaksanaan UAS maka perlu dilakukan perbaikan dengan mengeliminasi dan mengotomatisasi kegiatan seperti pada tabel berikut ini. Tabel 5 : Eliminasi dan Otomatisasi Proses Pelaksanaan Ujian Akhir Semester 1.
2.
Eliminasi Pembentukan panitia UAS untuk meningkatkan efisiensi, karena UAS merupakan serangkaian kegiatan akademik yang dapat dilakukan langsung oleh unit terkait. Mengetik soal UAS, karena soal dapat diketik langsung oleh dosen matakuliah sesuai dengan format yang telah di tentukan.
1. 2. 3.
Otomatisasi Daftar peserta UAS Daftar hadir peserta UAS. Persiapan jadwal ujian.
Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
11
3
Proses Bisnis Pelaksanaan Kerja Praktek
Mahasiswa
Diagram Proses Pelaksaan Kerja Praktek (KP)
Mengontrak Matakuliah KP
Menentukan Tempat KP
Mengajukan Proposal dan persyaratan KP
Melaksanakan KP
Membuat Laporan KP
Memeriksa Proposal dan Persyaratan KP
Disetujui
Mengumumkan persetujuan KP
Bagian ADM (Front Office
Kaprodi
Ditolak
Mengarsipkan Dokumen Pengajuan KP
Menentukan Pembimbing KP
Pembimbing KP
Membuat Surat pengantar KP
Membimbing KP
Gambar 7 : Diagram Proses Bisnis Pelaksanaan Kerja Praktek Berdasarkan gambar 8 maka dapat dijelaskan proses pelaksanaan kerja praktek sebagai berikut: 3.2 Mahasiswa mengontrak matakuliah kerja praktek. 3.3 Mahasiswa menentukan tempat KP akan dilaksanakan dan menghubungi instansi yang bersangkutan untuk mendapat informasi mengenai kemungkinan pelaksanaan KP. 3.4 Mahasiswa mengajukan proposal KP, melengkapi persyaratan KP dan mengajukannya kepada kaprodi. 3.5 Kaprodi memeriksa proposal dan persyaratan KP dan mengumumkan persetujuan KP. Persyaratan KP yaitu: Transkrip nilai sementara. Telah lulus 112 SKS Matakuliah termasuk matakuliah metode penelitian. 3.6 Kaprodi mengarsipkan dokumen pengajuan KP. 3.7 Kaprodi menentukan Dosen pembimbing KP. 3.8 FO membuat surat pengantar pelaksanaan KP untuk instansi yang bersangkutan. 3.9 Mahasiswa melaksanakan KP pada instansi yang bersangkutan dan membuat laporan KP dengan dibimbing oleh dosen pembimbing. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pelaksanaan kerja praktek maka ada kegiatan-kegiatan yang dieliminasi dan di otomatisasi seperti tabel 4.8 berikut ini. Tabel 6 : Eliminasi dan Otomatisasi Proses Pelaksanaan Kerja Praktek Otomatisasi Pengajuan formulir KP dengan aplikasi KP secara online. 2. Validasi persyaratan KP. 3. Persetujuan KP dilakukan langsung oleh Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi 1. 2. 3.
Eliminasi Melengkapi prasyarat KP. Memeriksa persyaratan KP. Mengarsipkan dokumen pengajuan KP.
1.
12
sistem informasi akademik
4
Proses Bisnis Pelaksanaan Skripsi
Mengontrak Matakuliah Skipsi
Membayar Biaya Skipsi
Mengajukan Proposal dan persyaratan Skripsi
Melayani Administrasi Pembayaran Biaya Skripsi
Kaprodi
Bagian ADM (Front Office)
Mahasiswa
Diagram Proses Pelaksanaan Skripsi
Sidang Skripsi
Ditolak
Memeriksa Proposal dan persyaratan
Pembimbing Skripsi
Menyusun Skripsi
Diterima
Mengarsipkan Dokumen pengajuan Skripsi
Kaprodi menentukan pembimbing
Membuat Surat Pengantar Bimbingan
Memberikan Bimbingan
Gambar 8 : Diagram Proses Pelaksanaan Skripsi
a. b. c. d.
e. f. g. h. i.
Berdasarkan gambar 9 maka dapat dijelaskan proses pelaksanaan skripsi berikut ini: Mahasiswa mengontrak matakuliah skripsi. Mahasiswa membayar biaya skripsi ke bagian administrasi (FO). FO melayani administrasi pembayaran biaya skripsi dan membuat tanda terima pembayaran. Mahasiswa mengajukan proposal skripsi dengan melampirkan persyaratan KP. Persyaratan Skripsi yaitu: Transkrip Nilai Sementara. Telah lulus 134 SKS Mata kuliah termasuk matakuliah KP. Menyerahkan bukti pembayaran uang skripsi. Kaprodi memeriksa dan proposal persyaratan skripsi. Jika disetujui kaprodi mengarsipkan dokumen pengajuan Skripsi. Kaprodi menentukan pembimbing serta membuat surat pengantar bimbingan untuk dosen pembimbing. Dosen pembimbing memberikan bimbingan kepada mahasiswa selama penyusunan skripsi. Mahasiswa dapat diajukan untuk mengikuti sidang jika skripsi telah selesai dan telah berkonsultasi dengan pembimbing 1 dan pembimbing 2 minimal 6 (enam) kali pertemuan.
Pada proses pelaksaan skripsi kegiatan yang dieliminasi dan di otomatisasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas seperti pada tabel berikut . Tabel 7 : Eliminasi dan Otomatisasi Proses Pelaksanaan Skripsi Eliminasi
Otomatisasi
Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
13
1. 2. 3.
5
Melampirkan persyaratan skripsi. Memeriksa persyaratan skripsi. Mengarsipkan dokumen pengajuan skripsi.
1. Pengajuan Proposal skripsi secara online. 2. Validasi persyaratan skripsi. 3. Persetujuan skripsi dilakukan langsung oleh sistem informasi akademik
Proses Pelaksanaan Sidang Skripsi
Mengumpulkan Skripsi dan persyaratan Sidang
Mengisi Formulir Pengajuan Sidang
Membuat tanda terima skripsi
Mengikuti Ujian Labor
Mengikuti Sidang Skripsi
Menyusun jadwal dan Tim penguji Skripsi
Tim Penguji
Kaprodi
Mahasiswa
Diagram Proses Pelaksanaan Sidang Skripsi
Distribusi jadwal kepenguji
Mengarsipkan berita acara sidang
Mengumumkan jadwal sidang
Menguji Sidang Skripsi
Mengisi berita acara
Gambar 9: Diagram Pelaksanaan Sidang Skripsi Pelaksanaan sidang skripsi pada STIKOM DB dilaksanakan secara terjadwal dan serentak untuk seluruh mahasiswa yang telah menyelesaikan skripsi dengan proses sebagai berikut : 5.2 Mahasiswa yang telah menyelesaikan skripsi mengumpulkan skripsi dan persyaratan sidang. Persyaratan sidang yaitu: Telah lulus semua matakuliah dan nilai D maksimal hanya boleh 6 SKS. Transkrip nilai sementara. 5.3 Mahasiswa mengisi fomulir pengajuan sidang. 5.4 Kaprodi membuat tanda terima skripsi dan menyerahkannya kepada mahasiswa. 5.5 Mahasiswa mengikuti Ujian labor dan jika lulus berlanjut ketahap sidang. 5.6 Kaprodi menyusun jadwal dan tim penguji sidang skripsi. 5.7 Kemudian mendistribusikan jadwal sidang ke tim penguji dan mengumumkan kepada mahasiswa. 5.8 Mahasiswa mengikuti sidang skripsi sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. 5.9 Tim penguji menguji sidang skripsi. 5.10 Pada akhir sidang team penguji akan mengisi berita acara sidang yang sudah disediakan. 5.11 Berita acara sidang akan diarsipkan oleh kaprodi. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada proses sidang skripsi maka perlu dilakukan perbaikan dengan mengeliminasi dan mengotomatisasi kegiatan seperti tabel 4.10 berikut ini. Tabel 8: Eliminasi dan Otomatisasi Proses Pelaksanaan Sidang Skripsi 1. 2.
Eliminasi Melampirkan persyaratan sidang skripsi. Mengarsipkan persyaratan sidang
1. 2.
Otomatisasi Pengajuan sidang skripsi secara online. Validasi persyaratan sidang skripsi yang dilakukan langsung oleh sistem informasi akademik
Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
14
6
Proses Bisnis Administrasi Cuti Akademik
Konsultasi Rencana Cuti
Mengisi form permohonan cuti
Meminta Persetujuan PA, Kaprodi, dan Puket I
Membayar Biaya Cuti
Bagian ADM (Front Office)
BAAK
Mahasiswa
Diagram Proses Adminitrasi Cuti Akademik
Menyerahkan Form dan persyaratan Cuti
Surat Keterangan Cuti
Memeriksa Form Cuti
Mengeluarkan surat Cuti
Melayani Adminitrasi Pembayaran
Gambar 10 : Diagram proses bisnis Administrasi Cuti Akademik Berdasarkan gambar 10 maka dapat dijelaskan proses admnistrasi cuti akademik sebagai berikut : 6.2 Mahasiswa konsultasi rencana cuti dengan dosen PA. 6.3 Mahasiswa mengambil dan mengisi formulir permohonan cuti yang disediakan di BAAK dan melengkapi persyaratan cuti. 6.4 Membawa formulir permohonan cuti untuk ditandatangani oleh dosen PA kaprodi dan disetujui oleh pembantu ketua bidang akademik. 6.5 Mahasiswa membayar uang cuti pada bagian administrasi (FO). 6.6 FO melayani administrasi pembayaran biaya cuti. 6.7 Menyerahkan formulir yang sudah diisi ke BAAK dengan bukti pembayaran. 6.8 BAAK memeriksa semua formulir dan persayaratan cuti. 6.9 BAAK mengeluarkan surat keterangan cuti kuliah dan memberikannya kepada mahasiswa. 6.10 Mahasiswa mendapatkan dan menyimpan surat keterangan cuti kuliah. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada proses cuti akademik maka perbaikan yang perlu di lakukan yaitu mengeliminasi dan mengotomatisasi kegiatan seperti pada tabel 9 berikut ini. Tabel 9 : Eliminasi dan Otomatisasi Proses Administrasi Cuti Akademik 1. 2.
Eliminasi Mengambil formulir permohonan cuti. Tanda tangan formulir oleh Puket I.
1. 2.
Otomatisasi Mengajukan permohonan cuti secara online. Persetujuan Cuti secara online.
Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
15
7. Proses Bisnis Pendaftaran Wisuda Calon Wisudawan
Menyediakan Form Pendafataran
Front Office
Kaprodi
Mengisi Form Pendaftaran
BAAK
Diagram Proses Pendaftaran Wisuda
Melengkapi Persyaratan Wisuda
Mendaftar Wisuda
Membayar Biaya wisuda
Mengikuti Kegiatan persiapanwisuda
Menerima pendaftaran dan pembayaran biaya wisuda
Menyerahkan Perlengakapan Wisuda
Tidak
Memeriksa kelengkapan syarat
Ya
Membuat tanda bukti bebas persyaratan
Gambar 11 : Diagram Pendaftaran Wisuda Berdasarkan diagram proses pendaftaran wisuda di atas dapat dijelaskan berikut ini : 6.11 Calon wisudawan mengambil formulir biodata wisudawan dan formulir pendaftaran wisuda di BAAK. 6.12 Calon wisudawan mengisis formulir serta melengkapi persyaratan wisuda yang ditetapkan akademik. Surat tanda lulus Sidang dari BAAK. Transkrip sementara dari BAAK. Tanda bukti telah menyerahkan uang sumbangan buku dari kaprodi. Tanda bukti telah bebas pinjaman buku perpustakaan. Tanda bukti telah bebas biaya administrasi perkuliahan. Pas foto berwarna (full color) berukuran 4X6 sebanyak 3 lembar dan 3X4 sebanyak 3 lembar. 6.13 Formulir yang telah diisi dan semua persyaratan diserahkan ke kaprodi. 6.14 Kaprodi memeriksa kelengkapan persyaratan wisuda, dan menyerahkan tanda bukti bebas persyaratan wisuda. 6.15 Calon Wisudawan mendaftarkan diri untuk mengikuti wisuda ke bagian Administrasi (FO) dengan menunjukkan tanda bukti bebas persyaratan wisuda yang dikeluarkan oleh kaprodi dan membayar biaya wisuda. 6.16 FO melayani administrasi pembayaran biaya wisuda. 6.17 FO Menyerahkan perlengkapan Wisuda. 6.18 Calon wisudawan yang telah mendaftar wajib mengikuti serangkaian kegiatan menjelang wisuda sampai dengan acara malam resepsi.Untuk meningkatkan efisiensi pada proses pendaftaran wisuda maka perlu dilakukan perbaikan dengan mengeliminasi dan otomatisasi kegiatan seperti pada tabel berikut ini : Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi 16
Tabel 12 : Eliminasi dan otomatisasi proses pendaftaran wisuda 1. 2. 3.
7
Eliminasi Mengambil formulir pendaftaran wisuda. Membuat surat tanda bebas persyaratan. Mendaftarkan diri ke FO dengan menunjukan bukti bebas persyaratan wisuda.
1. 2.
Otomatisasi Menyediakan aplikasi formulir pendaftaran wisuda secara online. Mengisi formulir pendaftaran wisuda secara online.
Proses Pembuatan Transkrip Nilai dan ijazah
Kaprodi
BAAK
Calon Wisudawan
Diagram Proses Pembuatan Transkrip nilai dan Ijazah
Mengisi Formulir Biodata Ijazah dan Transkrip
Melengkapi persyaratan
Tidak
Menyediakan Formulir Biodata Ijazah
Memeriksa formulir dan kelengkapan syarat
Memeriksa Kelengkapan Data
Ya
Membuat Daftar Usulan
Mencetak transkrip dan ijazah
Menyerahkan Trankrip Nilai dan ijazah Ke Kaprodi
Mengajukan daftar usulan ke BAAK
Gambar 13 : Diagram Proses Pencetakan Transkrip dan Ijazah Berdasarkan Gambar 13 di atas, proses cetak transkrip nilai dan ijazah dapat dijelaskan sebagai berikut : 7.2 Mahasiswa yang telah dinyatakan lulus sidang skripsi dan memenuhi persyaratan kelulusan mengambil formulir biodata ijazah dan transkrip dan di BAAK. 7.3 Mahasiswa mengisi formulir biodata ijazah serta melengkapi persyaratan. Persyaratanya yaitu pas photo 4x6 sebanyak 3 lembar. 7.4 Formulir dan persyaratan diserahkan ke kaprodi dan kaprodi memeriksa formulir dan kelengkapan persyaratan. 7.5 Kaprodi membuat daftar usulan nama-nama mahasiswa yang akan dibuatkan transkrip. 7.6 Daftar usulan nama-nama mahasiswa tersebut diajukan ke BAAK disertai dengan formulir biodata ijazah. 7.7 BAAK memeriksa kelengkapan data, dan mecocokkan data mahasiswa pada formulir dengan database mahasiswa. 7.8 BAAK mencetak Transkrip nilai dan Ijazah lalu menyerahkan ke Kaprodi. Untuk meningkatkan efisiensi dalam proses pembuatan ijazah dan transkrip maka perlu dilakukan perbaikan dengan mengeliminasi dan mengotomatisasi kegiatan seperti pada tabel berikut ini : Tabel 11: Eliminasi dan Otomatisasi Proses Pembuatan Transkrip Dan Ijazah Eliminasi 1. Menyerahkan formulir pendaftaran ke kaprodi. 2. Membuat daftar usulan transkrip nilai dan
1. 2.
Otomatisasi Formulir cetak transkrip dan ijazah secara online. Mengisi formulir transkrip dan ijazah
Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
17
ijazah. 3. Mengarsipkan daftar usulan trankrip nilai dan ijazah. 4. Mengajukan daftar usulan transkrip nilai dan ijazah ke BAAK.
3. 4.
secara online. Validasi data mahasiswa Cetak transkrip dan ijazah dilakukan langsung oleh sistem informasi akademik.
Proses Bisnis Aktivitas Pendukung 8 Proses Bisnis Manajemen SDM Proses Bisnis yang terjadi pada manajemen SDM dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Jajaran pimpinan STIKOM melakukan rapat untuk merencanakan kebutuhan SDM sesuai dengan unit bisnis. b. Puket II akan melakukan proses rekrutmen untuk memenuhi kebutuhan SDM. c. BAU (Biro Administrasi Umum) bertugas melakukan administrasi kepegawaian. d. BAU membuat laporan dosen dan staff karyawan. e. Proses perhitungan gaji pegawai dan pembayaran gaji setiap bulannya dilakukan langsung oleh Puket II. f. Setiap akhir semester akan dilakukan evaluasi terhadap dosen dan staff karyawan lainnya. g. Pengembangan dosen dan staff pegawai lainnya dilakukan sesuai kebutuhan organisasi. 12. Proses Bisnis Manajemen Keuangan Keuangan pada STIKOM DB dikelola secara sentral oleh yayasan. setiap akan melakukan kegiatan, Puket II akan membuat dan mengajukan anggaran kepada yayasan dengan prosedur sebagai berikut: a. Pimpinan STIKOM DB mengadakan rapat untuk merencanakan anggaran kegiatan yang akan dilakukan. b. Penyusunan anggaran dilakukan oleh Puket II. c. Anggaran yang telah disusun oleh Puket II diajukan ke yayasan untuk meminta persetujuan. d. Jika anggaran disetujui maka bendahara yayasan akan mengalokasikan dana sesuai dengan anggaran. e. Sistem akuntansi keuangan dan pembuatan laporan keuangan dilakukan oleh Akuntan yayasan. 13. Proses Bisnis Manajemen Sarana dan Prasarana Proses Bisnis pada Manajemen sarana dan prasarana dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Pimpinan STIKOM DB mengadakan rapat untuk merencanakan pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk mendukung terlaksananya operasional akademik yang baik. b. Puket II mengajukan proposal pengadaan sarana dan prasarana kepada yayasan. c. Yayasan akan melakukan pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan tersebut. d. BAU melakukan manejemen inventaris terhadap sarana dan prasarana tersebut dan membuat laporannya. Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
18
3.3. Portofolio Aplikasi SI dimasa Mendatang Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan sebelumnya,selanjutnya Solusi SI/TI yang telah di indentifikasi dipetakan kedalam matrik McFarlan’s Application Portofolio. Adapun portofolio aplikasi STIKOM Dinamika Bangsa dimasa mendatang dapat dilihat pada tabel 12. Tabel 12 : Portofolio Aplikasi Dimasa Mendatang STRATEGIS
HIGH POTENTIAL
1.
Aplikasi pendaftaran online mahasiswa baru.
Baru
2.
Aplikasi Pengolahan hasil ujian saringan masuk
Baru
3.
Aplikasi Perencanaan SDM
Baru
4.
Aplikasi Perencanaan sarana dan prasarana
Baru
5.
Aplikasi Pelaporan Akademik
Ada
1.
Aplikasi Pembayaran Biaya Kuliah
2.
3. 4. 5. 6. 7. 8.
1.
Portal Alumni dan karir
Baru
1.
Aplikasi Rekrutment Karyawan
Baru
Aplikasi registrasi mahasiswa baru.
Upgrade
2.
Aplikasi Administrasi karyawan
Baru
Aplikasi daftar ulang Aplikasi Kurikulum Aplikasi Rencana Studi Aplikasi Jadwal kuliah dan ujian Aplikasi Bimbingan Akademik Aplikasi Pengolahan nilai
Upgrade Ada Upgrade Baru
3. 4. 5. 6.
Baru Baru Baru Baru
Baru
7.
Aplikasi presensi Aplikasi Penggajian Aplikasi evaluasi kinerja Aplikasi pengembangan karyawan Aplikasi Anggaran
Ada
8.
9.
Aplikasi pencetakan Transkrip nilai dan ijazah 10. Aplikasi Absensi
Upgrade
11. Aplikasi Admiministrasi cuti akademik 12. Aplikasi Pengajuan KP
Baru
13. Aplikasi pengajuan Skripsi
Baru
14. Aplikasi pengajuan sidang skripsi. 15. Aplikasi pendaftaran wisuda
Baru
16. Website Stikom Dinamika Bangsa
Ada
Baru
Baru
Ada
Baru
Aplikasi Akuntansi Keuangan 9. Aplikasi Evaluasi dan monitoring keuangan 10. Aplikasi Pengadaan sarana dan prasarana 11. Aplikasi inventarisasi
Baru
12. Aplikasi evaluasi dan monitoring sarana dan prasarana 13. Sistem Informasi Perpustakaan 14. Digital Library
Baru
Baru Baru Baru
Ada Ada
Baru
Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
19
KEY OPERATIONAL
4.
SUPPORT
KESIMPULAN a. Pemanfaatan dan pengembangan SI/TI di STIKOM Dinamika bangsa belum optimal, hal ini terlihat dari banyaknya fungsi bisnis yang belum didukung oleh sistem informasi. b. Dari hasil analis ditemukan 34 aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis. Dari 34 aplikasi tersebut 5 aplikasi telah tersedia, 6 aplikasi tingkatkan kemampuanya dan 23 aplikasi adalah pengembangan baru. c. Analisis portofolio aplikasi berhasil menemukan portofolio aplikasi berdasarkan peran dan kontribusinya terhadap strategi bisnis. DAFTAR PUSTAKA
Boar, Bernard H. 2001. The Art of Strategic Planning for Information Tecnology. New York: JohnWiley & Sons inc. Ross, Holly; Verclass, Katrin;& Levine, Alison. 2009. Managing Technology to Meet Your Mission. San Fransisco : Jossey-bass. Sharp, A. dan McDermott, P. 2001 . Workflow Modeling : Tools for Process Improvement and Application Development, Artech House. Stettinius,wallace; Wood,D.R; Doyle,J.L;&Colley, J.L. 2005. How To Plan and Execute Strategy. New York: McGraw-Hill STIKOM,DB. 2010. Statuta STIKOM Dinamika Bangsa. STIKOM,DB. 2010. Buku Pedoman Pendidikan. STIKOM,DB. 2011. RENSTRA STIKOM Dinamika Bangsa. Turban; leidner; McLean; &Wetherbe. 2007. Information Techologi For Management. London. John Wiley & Sons, Inc. Ward, Jhon; & Peppard,Joe. 2002. Strategic Planning for Information System. London: JohnWiley & Sons Ltd.
Jurnal SISFO Vol. 7, No.1, Februari 2013 – STIKOM Dinamika Bangsa - Jambi
20
