KERANGKA PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PEMERINTAH DAERAH PROVINSI/KABUPATEN DENGAN MENGGUNAKAN METODA PRICE WATERHOUSE
Ari Wedhasmara,
[email protected] Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Sriwijaya Jl. Srijaya Negara, Bukit Besar, Palembang
Abstrak Based on circularizing letter of the Minister of Kominfo No.65/M.KOMINFO/III/2002 on march 22nd 2002, and also national strategy and policy development e-Government which is declarated on President Instruction No 3 year 2003, being reason that need strategic planning to SI/TI in Local Government for any purpose to consolidate requirement to strategic plan of information system. Low of management information is caused by these following cases, those are unavailability, inconsistent, inaccurate. Lack of infrastructure of SI/TI investment can cause pursuing of strategic implementation of TI. The Problem is caused by TI/SI investment that can cause conflict between part of organization. In fact, the data are still unintegrated and anomolous in which each division develops its own information system needs without referring to any portofolio or integrated and overalls IT utilization planning. As a result, this becomes the weaknesses of inter division coordination within local government. This paper will explain SI/TI Stategic Planning to improve the connectivity of business strategy to information strategy by utilizing methodology of Price WaterHouse Strategi Planning optimally. Keyword:E-Government, Strategic Plan Of Information System, Methodologies of Price Waterhouse
1. PENDAHULUAN Surat
mengkoordinasikan
Edaran
Komunikasi
pengembangan teknologi informasi dengan kementerian Komunikasi dan
65/M.KOMINFO/III/2002 tanggal 22
Informasi guna tercapainya sinergi,
maret
koordinasi
efisiensi, dan integrasi pada Sistem
Teknologi
Teknologi Informasi di Indonesia,
Informasi, yang berisikan agar setiap
serta untuk menghindari duplikasi
instansi dan lembaga pemerintah baik
antara instansi. Hal ini sejalan dengan
di tingkat pusat maupun daerah untuk
arahan dari Kementerian Perencanaan
melaporkan kondisi perkembangan
Pembangunan Nasional/ BAPPENAS
sistem
ada
dengan
dan
1544/M.PPN/04/2002
Rencana
Informasi
rencana
No.
2002
dan
Menteri
setiap
perihal
Pembangunan
informasi
dilingkungan
yang
masing-masing
surat
No. tanggal
18
April
2002
perihal
Koordinasi
pemanfaatan
SI/TI
yang
kurang,
pemerintah
daerah
Rencana Pengembangan Teknologi
menyebabkan
Informasi Nasional, serta kebijakan
belum merasakan fungsi SI/TI secara
Pemerintah Republik Indonesia yang
strategis, seperti pengubahan cara
tertuang dalam INPRES No. 3 Tahun
kerja dan layanan untuk melayani
2003 tentang kebijakan dan strategi
masyarakat serta dunia bisnis jauh
nasional
lebih cepat dan nyaman.
pengembangan
e-
Government.
2. ISI
Maka dirasa perlu untuk menyusun Perencanaan
Strategis
Sistem
Pada
landasan
dijelaskan
teori
teori-teori
akan yang
Informasi didalam lingkungan Pemda
berhubungan dengan makalah ini,
Provinsi ataupun Kabupaten, karena
yaitu strategi SI dan strategi TI,
dilihat dari kinerja pemerintah baik
perencanaan strategis SI/TI, serta
tingkat provinsi maupun kabupaten
metodologi Perencananaan Strategis
belumlah
SI/TI dengan menggunakan Price
optimal
dalam
upaya
pemanfaatan TI untuk menyelesaikan
Waterhouse Planning
berbagai
2.1 Strategi SI dan Strategi TI
masalah
dilingkungan
Pemerintahan,
contohnya
Earl membedakan antara strategi
pemanfaatan SI/TI dalam pengolahan
SI dan TI [Earl 1997]. Strategi SI
data, beberapa pemerintah provinsi
menekankan pada penentuan aplikasi
maupun kabupaten belum memiliki
sistem informasi yang dibutuhkan
Satuan
Kerja
Daerah
organisasi. Esensi dari strategi SI
(SKPD)
yang
menangani
adalah menjawab pertanyaan “apa ?”.
masalah
pengelolaan
Perangkat khusus
data
secara
Sedangkan
strategi
TI
otomatis dan terpusat, pemanfaatan
menekankan
SI/TI
mengintegrasikan
teknologi, infrastruktur, dan keahlian
informasi lintas SKPD, pemerintah
khusus yang terkait atau menjawab
daerah
pertanyaan “bagaimana ?”.
untuk
masih
belum
memiliki
pada
lebih
pemilihan
infrastruktur TI untuk mendukung
Untuk menentukan strategi SI/TI
pertukaran informasi yang terintegrasi
yang dapat mendukung pencapaian
antar
SI/TI
visi dan misi organisasi, maka perlu
secara strategis, secara keseluruhan
pemahaman tentang strategi bisnis
SKPD,
pemanfaatan
organisasi.
Pemahaman
tersebut
Beberapa
karakteristik
dari
mencakup penjelasan terhadap hal-hal
perencanaan strategis SI/TI antara
berikut
lain
:
mengapa
suatu
bisnis
adalah
adanya
misi
utama
dijalankan, kemana tujuan, dan arah
Keunggulan strategis atau kompetitif
bisnis, kapan tujuan tersebut dicapai,
dan kaitannya dengan strategi bisnis;
bagaimana cara mencapai tujuan dan
adanya arahan dari eksekutif atau
adakah
manajemen senior dan pengguna;
perubahan
yang
harus
dilakukan. Jadi dalam membangun
serta
suatu strategi SI/TI, yang menjadi isu
inovasi pengguna dan
sentral
pengembangan bottom up dan analisa
adalah
penyelarasan
pendekatan
utama
berupa
kombinasi
(alignment) strategi SI/TI dengan
top down.
strategi bisnis organisasi.
2.3 Price Waterhouse Planning
2.2 Perencanaan Strategis SI/TI Perencanaan merupakan portofolio
strategis proses
SI/TI
identifikasi
aplikasi
SI
berbasis
Metodologi
Price
Waterhouse
(PWH) menjelaskan rincian tahapan perencanaan
strategis
SI
yang
didasarkan pada beberapa hal (PWH,
komputer yang akan
mendukung
organisasi
pelaksanaan
Pertama, menggunakan arah dan
rencana bisnis dan merealisasikan
tujuan organisasi yang dituangkan
tujuan
Perencanaan
dalam business plan. Segala sesuatu
strategis SI/TI mempelajari pengaruh
yang menjadi business plan tersebut
SI/TI terhadap kinerja bisnis dan
diinterpretasikan sebagai kebutuhan
kontribusi
informasi
dalam
bisnisnya.
bagi
organisasi
dalam
1996).
yang
harus
dipenuhi.
menggunakan
Critical
memilih langkah-langkah strategis.
Kedua,
Selain itu, perencanaan strategis SI/TI
Success Factor (CSF) sebagai salah
juga menjelaskan
satu tolok ukur dalam membuat
berbagai
tools,
teknik, dan kerangka kerja bagi
prioritas
manajemen
menyelaraskan
dihasilkan.
Penggunaan
strategi SI/TI dengan strategi bisnis,
disebabkan
karena
bahkan mencari kesempatan baru
merepresentasikan
melalui penerapan teknologi yang
penting
inovatif (Ward & Peppard, 2002).
organisasi.
untuk
strategi
dalam Ketiga,
SI/TI
CSF
yang
CSF
ini
mampu
faktor-faktor proses
bisnis
menggunakan
analisis
value
dan
memperhitungkan intangible
resiko
yang
identifikasi
tangible
dan
mendatang
value
mengungkapkan
manfaat
kebutuhan organisasi,
identifikasi
dalam
peluang
SI/TI.
pemenuhan kebutuhan SI/TI saat ini.
Keempat, memanfaatkan pengalaman
pemenfaatan
bisnis
Pada
stage
III,
SI/TI,
dan
Menentukan
praktis yang mendukung teori yang
Strategi SI/TI, dibuat prioritas, pilihan
telah ada seperti Total Cost of
strategi, dan detil strategi SI/TI.
Ownership
Masukan yang diperlukan adalah
(TCO)
dari
Gartner
Group.
strategi SI/TI dan manajemen SI/TI.
Pada stage I, menelaah kebutuhan
Pada
stage
IV,
Rencana
bisnis & informasi, akan dilakukan
Implementasi, dibuat rencana dan
kegiatan
untuk
jadwal implementasi strategi SI/TI
informasi
yang
mendapatkan menggambarkan
dengan
masukan
dokumen
detil
keadaan bisnis dan SI/TI terkini
strategi SI/TI.
organisasi,
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
kebutuhan
bisnis
mendatang dan peluang pemanfaatan
Perencanaan
Strategis
SI/TI dalam bisnis. Masukan yang
Informasi
diperlukan dalam stage ini adalah
mengacu pada Metodologi Penelitian
rencana
SI/TI,
Four Stage Price Waterhouse, dimana
dan
tahapannya dimulai dari pengumpulan
bisnis,
keadaan
rencana
persaingan
perkembangan SI/TI dalam industri. Pada stage II, Menentukan target bagi
SI/TI,
ditentukan
Pemerintah
Sistem Daerah
data, menentukan kebutuhan bisnis dan informasi, mendefinisikan target
peluang
sistem informasi, mendefinisikan dan
pemanfaatan SI/TI dalam memenuhi
menentukan strategi sistem informasi,
kebutuhan strategi bisnis dan rincian
dan
detil kebutuhan SI/TI yang harus
implementasi.
dipersiapkan.
3.1 Pengumpulan Data
Detil
kebutuhan
tersebut berupa arsitektur aplikasi, infrastuktur,
manajemen
dan
Data
mengembangkan
yang
penyusunan
rencana
diperlukan
perencanaan
dalam strategis
kebijakan SI/TI terhadap organisasi
sistem informasi Pemerintah Daerah,
secara keseluruhan. Masukan yang
meliputi data yang terkait dengan
diperlukan dalam stage ini adalah
model
proses
bisnis
Pemerintah
Daerah,
peluang
kelemahan
3. Studi literatur, dengan mempelajari
informasi,
beberapa dokumen/referensi yang
kekuatan dan peluang pemanfaatan
berkaitan dengan visi, misi, tujuan,
teknologi informasi, tugas pokok dan
dan strategi pemerintah daerah
fungsi
dalam menjalankan pemerintahan.
penerapan
dan
teknologi
Satuan
Kerja
Perangkat
Daerah. Data
3.2 Analisis dan Interpretasi Data yang
dibutuhkan
dalam
Data-data
yang
penelitian ini, dikumpulkan dengan
kemudian
melakukan:
diinterpretasikan
1.Wawancara, wawancara
ini
mendapatkan berkaitan pemerintah
dimana
hasil
ditujukan informasi
dengan daerah
untuk yang
kebijakan dalam
menjalankan pemerintahan terutama terkait
terhadap
pengimplementasian
SI/TI
akan
menggunakan
dianalisa
tahapan yaitu: Tahap I, Menentukan Kebutuhan Bisnis dan Informasi. Tahap II, Mendefinisikan Sasaran Sistem Informasi. Tahap III, Mendefinisikan dan
daerah.
Informasi. Tahap
Strategi
IV,
Sistem
Mengembangkan
Satuan Kerja Pemerintah Daerah
Rencana Implementasi.
melalui
Keempat
kuesioner.
Waterhouse
Methodology yang terdiri dari 4
Menentukan
penyebaran
dan dengan
Price
dilingkungan pelaksana pemerintah
2. Observasi terhadap keseluruhan
terkumpul
tahapan
tersebut
Poin-poin yang yang ingin didapat
menggambarkan
pada kuesioner tersebut meliputi
”What”, ”How”, dan ”When” dalam
tiga dokumen yang berisi tentang
metodologi
pemanfaatan Teknologi Informasi
Sistem
Informasi.
di Satuan Kerja Perangkat Daerah
dibawah
ini
masing-masing, dimana dokumen
tahapan.
tersebut terdiri atas pemanfaatan
1. Tahap I, Menentukan Kebutuhan
aspek
”Why”,
Perencanaan
Strategis Keterangan
menjelaskan
setiap
SI/TI pada level strategis, level
Bisnis dan Informasi.
manajerial, dan level operasional.
Pada tahapan ini ada 3 fase kegiatan yaitu:
a) Identifikasi
Informasi
Success
Factors
Organisasi
Strength,
Masukan dari proses ini adalah
Oppotunities,
(CSF),
dan
Weaknesses, and
Threats
ekplorasi visi, misi, dan tujuan
(SWOT).
organisasi
pernyataan strategi, diagram Value
dari
Pemerintah
Perangkat
Daerah,
yang
Chain,
Keluarannya
dan
daftar
berupa
kebutuhan
kemudian diproses menggunakan
informasi bisnis organisasi.
analysis of values and objectives
c) Analisis Lingkungan Internal
dengan menentukan strategy and
dan Eksternal SI/TI
culture
(How
they
measure
Masukan dari proses ini adalah
success)
berbentuk
ukuran
trend perkembangan SI/TI saat ini
kesuksesan
dan
(Critical
dan hasil Kuesioner yang berisi
CSF
Success Factors) yang digunakan
tentang
untuk
organisasi saat ini, serta pengaruh
menentukan
kebutuhan
perkembangan
SI/TI
informasi.
dan potensi tren perkembangan
b) Analisis Lingkungan Internal
SI/TI
dan Eksternal Organisasi Masukan
dari
saat
ini
dimanfaatkan
didalam organisasi.
proses
ini
Keluaran dari proses ini adalah
didapatkan dari hasil wawancara
identifikasi
dengan Kepala Daerah Provinsi
eksternal SI/TI yang potensial
maupun Kabupaten disertai hasil
dimanfaatkan didalam organisasi
pengamatan dari proses kerja dari
serta gambaran keadaan SI/TI saat
keseluruhan Perangkat Pemerintah
ini
Daerah.
adalah
strategic
identifikasi faktor internal dan
aplikasi.
Keluarannya
eksternal
yang
organisasi
mempengaruhi
berdasarkan
politik,
ekonomi, sosial, dan hukum. Perangkat untuk
perkembangan
didalam
2. Tahap
grid
II,
dan
portofolio
Target
Sistem Informasi. Pada tahapan ini ada 2 fase
digunakan
kegiatan, yaitu:
menentukan
kebutuhan
a) Menentukan
Value Chain Analysis, Critical
dari
Menentukan
yang
informasi bisnis organisasi, adalah
organisasi
Peluang
Sistem Informasi
bagi
Masukan
dari
ini
Keluarannya adalah cakupan
didapatkan dari hasil kuesioner
strategi SI/TI , identifikasi solusi
yang
SI/TI
disebar
Keluarannya
proses
kepada adalah
SKPD.
penjelasan
dan
pemetaannya
Strategic
Grid,
dari peluang SI/TI didalam proses
pengembangan SI/TI.
bisnis
b) Menentukan
dari
masing-masing
perangkat
pemerintah
daerah
terhadap
karakteristik
dan
kebutuhan informasi. b) Menentukan
Aplikasi
Sistem Informasi Masukan
proses
merupakan
analisis
data
digunakan
oleh
Masukan dari proses ini adalah organisasi
proses
ini
hasil
yang bisnis,
mendapatkan bentuk pengelolaan SI/TI yang tepat. Keluaran dari proses ini adalah usulan
portofolio aplikasi saat ini.
pengelolaan
Memilih
dan
Menentukan Strategi SI/TI dan Strategi Manajemen SI/TI.
bentuk
dan
SI/TI
strategi
Pemerintah
Daerah Kabupaten. 4. Tahap
IV,
Mengembangkan
Rencana Implementasi.
Pada tahapan ini ada 2 fase kegiatan, yaitu:
Hanya terdapat satu kegiatan yaitu ”Mengembangkan Rencana
a) Menentukan Strategi SI/TI Masukan dari proses ini adalah kebutuhan
dan
identifikasi solusi SI/TI organisasi
peluang sistem informasi, dan
III,
Strategi
yang kemudian dianalisis untuk
dari
3. Tahap
serta
Manajemen SI/TI
dokumen
Target
pada
Sistem
Informasi’,
dimana masukan dari proses ini
organisasi
adalah hasil analisis terhadap CSF
dan perkembangan SI/TI dalam
organisasi, kemudian aplikasi yang
tiga atau lima tahun ke depan.
harus
Kemudian
mendukung
menganalisis
informasi
Strategis
dilanjutkan dengan
dengan perangkat
Value Chain Analysis, CSF, dan
diimplementasikan strategi
untuk bisnis
organisasi saat ini. Keluaran dari proses ini adalah
McFarlan’s Strategic Grid untuk
urutan
proyek
implementasi
menentukan solusi SI/TI yang
terhadap strategi Sistem Informasi
potensial.
yang telah dipilih.
4. KESIMPULAN DAN SARAN Proses
identifikasi
informasi
kebutuhan
Perencanaan
Strategis
5. DAFTAR PUSTAKA Departemen Komunikasi dan Informasi. Makalah
Sistem
Sistem Informasi bagi Pemerintah
Informasi Nasional sebagai
Daerah dimulai terlebih dahulu dari
Tulang
lingkungan organisasi yang memuat
Implementasi E-Government.
visi, misi, dan tujuan organisasi,
Jakarta: Kominfo, 2002
dilanjutkan
kepada
identifikasi
terhadap lingkungan internal dan
Punggung
Ward, John. and Joe Peppard. Strategic
Planning
for nd
eksternal organisasi yang didapatkan
Information System 3
melalui wawancara dan penyebaran
England: John Wiley & Sons,
kuesioner
2002
terhadap
satuan
Kerja
Perangkat Daerah, serta identifikasi internal
dan
eksternal
SI/TI
ed.
Waterhouse, Price. System Management
Methodology
dilingkungan SKPD masing-masing
Overvie/Baseline.
Price
pemerintah daerah yang didapatkan
Waterhouse
Firm
melalui kuesioner dan peninjauan
Services BV Inc, 1996
langsung terhadap keberadaan SI/TI yang
dimiliki
oleh
SKPD
dilingkungan pemerintahan.
bukan merupakan hal yang baku, namun dapat disesuaikan dengan perkembangan
pemerintah
daerah
yang tentu saja akan berdampak pula pada perubahan strategi SI/TI selaras dengan daerah.
perubahan
Waterhouse, Price. System Management Material.
Perencanaan Strategis SI/TI ini
pemerintahan
World
Reference
Price Waterhouse
World Firm Services BV. Inc, 1996
