PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA UNIVERSITAS BUNG HATTA MENGGUNAKAN SENAYAN LIBRARY MANAGEMENT SYSTEM (SLiMS) 5 DAN XAMPP 1.7.4 Shinta Febrina1, Khairudin1, Riska Amelia2 1 Jurusan Pendidikan Teknik Informatika dan Komputer Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan E-mail :
[email protected] Abstract Usage and control of Information Technology (IT) is needed to support library services. One of these benefits of IT is a library automation. Library automation system currently running at Bung Hatta University libraries are still using manual systems and have not been computerized and the information submitted is less efficient. So much going on lack of thoroughness librarian such difficulty finding the data member, data book, loan data book and note the return because the data recording sheets are still using paper and reporting of data is still stored in the form of Microsoft Excel. Therefore designed a web-based library information system at the University of Bung Hatta to assist librarians in completing its task. Library information system design Bung Hatta University is using the application SLiMS 5 and XAMPP 1.7.4. With the design of the application of web-based library information system can improve the quality and effectiveness of performance of the librarian in the library of the University of Bung Hatta. Key words: Library information system, SLiMS5, Website beberapa
Pendahuluan Saat
ini
perkembangan
Ilmu
Pengetahuan
dan Teknologi (IPTEK)
berkembang
sangat pesat.
media
lain
yang
umum
digunakan dalam dunia pendidikan, yaitu jurnal online dan pustaka online. Pemanfaatan
Dengan
dan
perkembangan IPTEK tersebut berdampak
Teknologi
besar terhadap aspek-aspek kehidupan
dibutuhkan
manusia, khususnya kemudahan dalam
perpustakaan.
mendapatkan akses informasi. Berbagai
pemanfaatan
TI
macam media informasi yang berkembang
perpustakaan.
Otomasi
saat ini antara lain document repository,
adalah
cloud
streaming,
pengelolaan aktivitas perpustakaan yang
video, radio dan lain sebagainya. Selain
menyangkut pengadaan bahan pustaka,
media yang telah disebutkan, juga ada
pengolahan dan pelayanan.
computing,
website,
Informasi
penguasaan
untuk
(TI)
sangat
menunjang
layanan
Salah
pemanfaatan
satu adalah
bentuk otomasi
perpustakaan
komputer
untuk
sudah
sumber informasi sekaligus sebagai sarana
mempunyai perpustakaan pusat yang bisa
belajar yang menyenangkan. Seperti yang
digunakan oleh mahasiswa dan dosen
dkemukakan
oleh
maupun publik. Namun permasalahan
International
Federation
yang timbul disini adalah sistem otomasi
Associations and Institutions (IFLA) dalam
perpustakaan pusat masih bersifat manual
Sulistyo (1991:4) mengemukakan bahwa
dan
Dengan
“Perpustakaan adalah kumpulan materi
banyaknya buku yang akan didata dan
tercetak dan media noncetak dan atau
diberi
masih
sumber informasi dalam komputer yang
menggunakan cara manual yaitu dengan
disusun secara sistematis untuk digunakan
mendata semua bahan pustaka yang masuk
pemakai”.
Universitas
relatif
Bung
kurang
label,
Hatta
efisien.
pustakawan
sebuah
organisasi of
Library
pada perpustakaan satu persatu dengan
Menurut Abdul Khadir (Khadir
menggunakan microsoft excel. Kemudian
(2003: 55) Sistem informasi manajemen
dalam penginputan data anggota, serta
adalah sistem informasi yang digunakan
transaksi peminjaman dan pengembalian
untuk
buku juga masih menggunakan cara yang
digunakan
manual
manajemen dan pengambilan keputusan
yang
masih
menggunakan
lembaran kertas. Permasalahan lainnya
dengan
perpustakaan
masih
tersimpan dalam bentuk microsoft excel.
untuk
informasi
mendukung
yang
operasi,
dalam sebuah organisasi. Sebuah
seperti pembuatan semua laporan yang berkaitan
menyajikan
sistem
informasi
manajemen baru yang dibutuhkan adalah yang
dapat
menangani
manajemen
Oleh karena itu salah satu cara
penginputan data buku, data anggota,
yang dapat dilakukan dalam mengatasi
pencatatan data peminjaman buku dan
permasalahan tersebut adalah membangun
pengembalian buku. Dengan demikian
sistem
informasi
bertujuan
untuk
perpustakaan
perpustakaan
yang
sistem
memudahkan
pihak
terkomputerisasi
dalam
mengelola
informasi akan
manajemen meminimalisir
human error yang biasa terjadi dalam pengerjaan dan pengelolaan secara manual.
pekerjaannya. Secara umum perpustakaan dapat
Oleh karena itu dilakukanlah suatu
diartikan sebagai salah satu unit kerja yang
penelitian dengan tujuan penelitiannya
berupa
mengumpulkan,
adalah untuk memudahkan pengolahan
menyimpan, mengelola, dan mengatur
data buku, data anggota, pencatatan data
koleksi bahan pustaka secara sistematis,
peminjaman buku dan data pengembalian
tempat
untuk
untuk dipergunakan oleh pemakai sebagai
2
1. Identifikasi Masalah
buku di perpustakaan Universitas Bung
Pada tahap ini dirumuskan masalah
Hatta.
yang akan menjadi objek penelitian. Pada Metodologi Penelitian
penelitian ini setelah melakukan observasi
Kerangka kerja penelitian adalah suatu hubungan atau kaitan antara konsep kerja yang satu terhadap konsep kerja lainnya dari permasalahan yang sedang diteliti. Kerangka kerja penelitian berisi penjelasan tentang tahapan proses yang akan dilakukan selama melakukan kegiatan penelitian.
Adapun
kerangka
kerja
penelitian yang di gunakan seperti terlihat pada gambar 3.1 . Identifikasi Masalah Analisa Permasalahan
didapat permasalahan di
perpustakaan
Universitas Bung Hatta yaitu penginputan data buku dan data anggota, peminjaman maupun
pengembalian
buku,
dan
pembuatan laporan-laporan yang berkaitan dengan
koleksi
menggunakan Dalam
pustaka sistem
belum
komputerisasi.
menyelesaikan
tugas
dari
pustakawan tersebut maka batasan masalah yang diambil adalah pengentrian data buku dan
data
anggota,
pengembalian
yang
peminjaman dilakukan
dan
dengan
sitem terkomputerisasi. Mempelajari Literatur yang berkaitan dengan judul Analisis Kebutuhan
2. Analisa permasalahan Pada tahap ini upaya apa yang ingin dicapai pada perpustakaan
Mengumpulkan Data yang Dibutuhkan Perancangan Sistem
yang
sistem informasi baru
ini
dalam
memudahkan pekerjaan pustakawan di bagian
pengolah
koleksi
maupun
pustakawan di bagian sirkulasi, serta memudahkan pimpinan dalam melihat
Pengujian Sistem
perkembangan
perpustakaan
seperti
laporan pengunjung dari waktu ke waktu, Gambar 1. Kerangka Kerja Penelitian Berdasarkan kerangka kerja yang telah dipaparkan diatas, maka uraian dari kerangka kerja yang akan dilakukan adalah seperti berikut ini:
ataupun laporan koleksi pustaka yang ada di perpustakaan Universitas Bung Hatta. 3. Mempelajari
literatur
yang
berkaitan dengan judul Mempelajari
literatur
yang
berkaitan dengan judul bermaksud untuk mengetahui sumber-sumber yang harus
3
dipahami sebelum melangkah ketahap
b. Wawancara,
ditujukan
untuk
selanjutnya, seperti mencari rujukan yang
mengumpulkan data diperlukan
berkaitan
dengan
dengan
sistem
informasi
berinteraksi
dengan
perpustakaan, serta mencari penelitian
pihak terkait perpustakaan yaitu
yang relevan dengan penelitian yang
pustakawan dalam melakukan
diambil.
penelitian ini. c. Penelitian
4. Analisa kebutuhan
Pustaka
(Library
Pada tahap analisa kebutuhan, ada
Research), merupakan penelitian
beberapa hal yang dilakukan sebelum
yang dilakukan dengan cara
memulai
membaca
perancangan.
Tahap
yang
dan
mempelajari
dimaksud adalah mengelompokan data-
literatur dengan maksud untuk
data
mendapatkan
yang
dibutuhkan
seperti
teori-teori
mengidentifikasi tipe koleksi, tipe anggota,
mengenai masalah pokok yang
aturan
sedang dibahas.
peminjaman,
membuat
data
pustakawan, pembagian dan kelompok
6. Perancangan sistem
kerja pustakawan, serta mengidentifikasi
Perancangan sistem ini merupakan
pembagian akses terhadap tipe koleksi
penggambaran dari sistem informasi dalam
yang ada pada perpustakaan Uninersitas
bentuk Diagram Blok, Flowchart , Aliran
Bung Hatta.
Sistem Informasi (ASI) Lama, Aliran
5. Mengumpulkan
tepat,
data
yang
Sistem Informasi (ASI) Baru,
Context
dibutuhkan
Diagram,
Dengan mendapatkan data yang
(ERD), Data Flow Diagram (DFD).
maka
proses
penelitian
dapat
berlangsung tanpa hambatan sehingga
Entity Relationship Diagram
7. Pengujian sistem Setelah perancangan sistem dibuat
dari
maka langkah selanjutnya ialah melakukan
perumusan masalah yang telah ditetapkan
pengujian sistem terhadap penggunaan
sebelumnya.
program aplikasi SLiMS 5 dan XAMPP
penulis
mendapatkan
jawaban
Metode pengumpulan data yang
1.7.4 serta menguraikan bentuk desain
akan penulis gunakan dalam penelitian ini
input dan output yang akan dirancang yang
adalah sebagai berikut :
disesuaikan
dengan
kebutuhan
a. Observasi Lapangan, merupakan
perpustakaan. Proses pengujian aplikasi ini
langkah awal dari penelitian
dilakukan pada sebuah komputer yang
dalam pencarian masalah dari
bersifat lokal atau tidak terhubung dengan
perusahaan.
jaringan.
Aplikasi
ini
diletakkan
di 4
Document
Root
windows
yaitu di
c:/xampp/htdocs/.
Direktori
untuk
aplikasi
web
ini
diletakkan
Tabel 4.1. Tipe koleksi NO 1 2 3 4 5 6
di
c:/xampp/htdocs/sipubh/, sehingga untuk menguji layanan berbasis web dapat dilakukan
dengan
mengetikkan
http://localhost/sipubh/. Perangkat
Untuk penentuan status eksemplar pada
keras
:
Laptop
Emachines D725, 14” , Processor Intel
Memory
952MB
RAM
sistem
Universitas
Informasi
Bung
Perpustakaan
Hatta
digambarkan
seperti berikut:
Pentium(R) Dual Core CPU T4400 @ 2.20GHz,
Tipe koleksi Artikel Jurnal ilmiah Skripsi Text book Majalah Koran
Tabel 4.2. Status eksemplar
, NO
Harddisk 320 GB.
Status Kode
Status Nama
Keterangan 9
Perangkat lunak: Sistem Operasi
1
HL
Hilang
XAMPP
2
R
Rusak
1.7.4, , Mozila Firefox 17.0.1., Senayan
3
SDP
Sedang Di Pinjam
Library Management System (SLiMS) 5,
4
TDP
Tidak Dapat di Pinjam
5
SP
Sedang Perbaikan
Windows XP Professional Version 2002 Service Pack 3, Web Server
Adobe Acrobat 6.0.
Tidak ada transaksi peminjaman 9 Lewatkan ketika inventarisasi 9 Tidak ada transaksi peminjaman
Analisis dan Desain Sistem 1. Analisis Pada
9
Tidak ada transaksi peminjaman 9 Tidak ada transaksi peminjaman
b. Mendefinisikan tipe keanggotaan
analisis
kebutuhan,
yang
Pada
perpustakaan
Universitas
dilakukan adalah mengelompokkan data-
Bung hatta penentuan tipe anggota dibagi
data
yang
dibutuhkan
seperti
jadi 3, yaitu dosen, mahasiswa dan umum.
tipe
koleksi,
Untuk penentuan jumlah pinjaman, lama
mendefinisikan mendefinisikan
tipe
keanggotaan,
pinjaman, pemesanan, jumlah pemesanan,
mendefinisikan
aturan
peminjaman,
masa keanggotaan, jumlah denda perhari
membagi kelompok dan kelompok kerja,
dan
membuat data pustakawan dan membagi
digambarkan seperti tabel dibawah ini:
toleransi
keterlambatan
akan
pembatasan akses terhadap tipe koleksi. a. Membagi tipe koleksi Tipe
koleksi
yang
ada
di
perpustakaan Universitas Bung Hatta ada 5 seperti yang digambarkan seperti berikut:
5
Pada perpustakaan Univeristas Bung
Tabel 4.3. tipe keanggotaan No 1 2
Keterangan Jumlah Pinjaman Lama peminjaman(dalam hari)
3
Reservasi
4
Jumlah Reservasi
5
Masa Keanggotaan(dalam hari)
6 7 8
Dosen 5
Kali perpanjangan masa peminjam yang jatuh tempo. Denda /hari Toleransi keterlambatan
Hatta aturan peminjaman antara dosen,
Tipe anggota Mahasiswa 3
Umum -
mahasiswa dan umum juga berbeda.
-
Khusus untuk skrispi hanya dosen yang
1 bulan/ 30 hari
10 hari
Terdapat layanan pemesanan 3
Terdapat layanan pemesanan 2
1 tahun/ 365 hari
1 tahun/ 365 hari
1 kali
1 kali
-
Rp.200,-
Rp.200,-
-
7 hari
4 hari
-
1 tahun/ 365 hari
c. Mendefinisikan aturan peminjaman. Untuk
aturan
peminjaman
di
perpustakaan Universitas Bung Hatta juga berbeda antara dosen, mahasiswa dan umum.
Dosen
Jumlah Pinjaman
Periode Peminjaman
Denda harian
Skripsi
1
21
Rp.200,-
5
14
Rp.200,-
3
30
Rp.200,-
3
21
Rp.200,-
Majalah
Mahasiswa
Koran Text book Jurnal ilmiah Artikel Skripsi Majalah Koran
Hanya bisa di baca 3
14
Rp.200,-
1
7
Rp.200,-
7
Rp.200,-
1
pinjaman,
sedangkan
mahasiswa dan umum hanya bisa mengcopy. Pada koleksi majalah dan koran, semua anggota hanya bisa membacanya. d. Membagi kelompok Pada perpustakaan Universitas Bung hatta
pustakawan
kelompok
dibagi
yaitu
menjadi
pengolah
2
koleksi,
pengolah sirkulasi dan pimpinan. Untuk pembagian tugas pada perpustakaan, akan digambarkan seperti tabel dibawah ini:
kelompok kerja
Tipe koleksi
Text book Jurnal ilmiah Artikel
melakukan
Tabel 4.5. pembagian kelompok dan
Tabel 4.4. aturan peminjaman Tipe anggota
bisa
Bisa di baca dan di-copy
Pembagian kelompok dan kelompok kerja
Nama modul
Pengolah Koleksi Meng Memb ubah aca (w) (r)
Pengolah Sirkulasi Meng Mem ubah baca (w) (r)
Pimpinan Meng ubah (w)
Mem baca (r)
Bibliogra phy
9
Sirkulasi
9
9
9
9
Keanggot aan Master file Inventaris asi
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
Sistem Hanya bisa di baca Pelaporan
9
Skripsi
Umum
Text book Jurnal ilmiah Artikel Majalah Koran
Bisa di baca dan di-copy
e. Membuat data pustakawan Pada perpustakaan Universitas Bung
Hanya bisa di baca
Hatta
pustakawan
akan
diberikan
username (nik) dan password, agar bisa masuk kedalam sistem.
6
Tabel
4.6.
membuat
Gambar 2. menunjukan Context Diagram
data
dari
pustakawan
Sistem
Informasi
Perpustakaan
Universitas Bung Hatta. NIK
Na ma Asli
Jenis Kelamin
Tanggal Lahir
Agam a
Nomor HP
Jabat an
Pass
01
K
Kole ksi
12345
02
S
Sirku lasi
12345
P
P
Pimp inan
12345
f. Membagi
pembatasan
akses
terhadap koleksi Pembatasan
akses
koleksi
pada
sistem informasi perpustakaan Universitas Bung
Hatta
digambarkan
pada
Gambar 2. Context Diagram
tabel Sistem
berikut ini:
Informasi
Perpustakaan
Tabel 4.7. membagi pembatasan
Universitas Bung Hatta mempunyai 5
akses terhadap koleksi
batasan
Artikel
8 halaman
9
9
Mahasisw a
8 halaman
9
9
Umum
Abstrak
8 halaman
9
9
Abstrak
8 halaman
9
9
Non Member
9
Jurnal ilmiah
Text book
Abstrak Bab I Bab II Daftar Pustaka
Dosen
Member/ Anggota
Skripsi
yaitu:
administrator,
pimpinan, pengolah koleksi, pengolah
Pembatasan akses terhadap tipe koleksi pada sistem informasi perpustakaan Universitas Bung Hatta Keterangan member dan non member
sistem
sirkulasi dan member. Proses penginputan data buku dan data anggota akan digambarkan pada DFD Level 0. Alur tersebut digambarkan pada gambar 3.
2. Desain Sistem Tujuan sistem yang dibangun adalah untuk memperbaiki sistem yang dianggap kurang efisien ataupun ada yang perlu dilakukan perbaikan dari sistem yang lama. Sistem yang dirancang adalah metode perancangan
diagram
arus
data
menggunakan Context Diagram dan DFD.
7
Gambar 3. DFD Level 0 Proses
penginputan
dilakukan
oleh
pengolah
koleksi
data
pustakawan
buku
dibagian
sedangkan
proses
inputan data anggota dilakukan oleh
Laporan
tersebut
administrator, memberikan
admin laporan
yang tersebut
kepada nantinya kepada
pimpinan. Proses
pustakawan dibagian sirkulasi.
diberikan
peminjaman
dan
pengolah
pengembalian buku digambarkan pada
sirkulasi dan pengolah koleksi membuat
DFD Level 1. Alur tersebut digambarkan
laporan data anggota dan data buku.
pada gambar 4.
Kemudian
pustakawan
Gambar 4. DFD Level 1
8
Proses
peminjaman
pengembalian
buku
dilakukan
dan
buku yang ada di perpustakaan yang akan
oleh
ditampilkan dalam bentuk angka dan
pustakawan dibagian sirkulasi. Kemudian pustakawan pengolah sirkulasi membuat laporan
data
peminjaman
dan
data
Laporan tersebut diberikan kepada
memberikan
admin laporan
yang
data
anggota
juga
menampilkan keterangan tentang anggota
peminjaman berisi kode buku, daftar
nantinya
peminjam, tanggal pinjam, serta tanggal
kepada
harus kembali. Laporan denda berisi rekap
tersebut
laporan
pimpinan. Fitur lain dari sistem informasi perpustakaan
Laporan
dalam bentuk angka dan grafik. Laporan
pengembalian buku.
administrator,
grafik.
Universitas
Bung
Hatta
adalah laporan data buku yang berisi judul
melebihi
denda batas
dari
peminjam
waktu
yang
yang telah
ditentukan. Bentuk hasil dari desain sistem yang telah dibahas sebelumnya akan digambarkan secara terperinci dibawah ini.
Gambar 5. Halaman Home Gambar 5. menunjukan halaman Home dari sistem yang dibangun.
Gambar 6. menunjukan halaman untuk menginputkan data buku.
Pada halaman Home ini member maupun
nonmember
melakukan
pencarian data buku yang akan dipinjam.
9
Gambar 6. Halaman Inputan Data Buku Pada
halaman
ini
pustakawan
menginputkan data buku agar member atau
pun
nonmember
dapat
melakukan
pencarian koleksi pustaka.
Gambar 7. Halaman Inputan Data Anggota Gambar 7. menunjukan halaman untuk menginputkan data anggota.
Pada
halaman
ini
pustakawan
menginputkan data anggota perpustakaan supaya member bisa masuk ke dalam sistem.
Gambar 8. Halaman Transaksi Peminjaman
10
Gambar 8. menunjukan halaman untuk
ini, data buku yang akan dipesan, laporan
mengentrikan
denda dari anggota yang melebihi batas
peminjaman
buku
oleh
waktu dan sejarah pinjaman yang berisi
anggota. Pada
halaman
transaksi
data buku yang pernah dipinjam anggota
peminjaman ini berisi data pinjaman saat
Gambar 9. Halaman Transaksi Pengembalian Gambar 9. menunjukan halaman transaksi pengembalian buku oleh anggota
Administrator,
pustakawan
dan
pimpinan dapat melihat laporan data
Pada halaman ini berisi keterangan
anggota, data buku, data peminjaman, serta
dari data buku, data anggota, serta tanggal
rekap laporan denda. Laporan tersebut
pinjam dan tanggal harus kembali dari
dilengkapi dengan angka dan grafik.
buku
Tampilan printout laporan data anggota
yang
perpustakaan.
dipinjam
oleh
anggota
dapat dilihat pada gambar 10.
Gambar 10. Printout Laporan Data Anggota
11
Kesimpulan
Daftar Pustaka
Setelah dilakukannya perancangan sistem
informasi
perpustakaan
pada
Hamid, ABD. 2010. Evaluasi Kulaitas GDL 4.2 (Ganesha Digital Library)
perpustakaan Universitas Bung Hatta,
Sebagai
Software
Perpustakaan
maka di peroleh kesimpulan bahwa dengan
Digital. Yogyakarta: Universitas
adanya sistem informasi perpustakaan ini
Islam Sunan Kalijaga.
1. Memudahkan pengolahan data koleksi dan
Hanif , Ardmiman. 2009. Sistem Informasi
memperkecil kendala yang dihadapi oleh
Perpustakaan di Badan Penelitian
pustakawan di bagian pengolah koleksi
dan Pengembangan di Propinsi
dalam peng-inputan data, pencetakan label maupun
pencetakan
barcode
untuk
eksemplar.
2. Memudahkan pustakawan yang berada di bagian
sirkulasi
untuk
mencatat
peminjaman dan pengembalian koleksi
Sumatera
Utara:
Universitas
Sumatera Utara. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi: Jakarta. Mahdiah. 2011. Evaluasi Kinerja dari
perpustakaan dengan cepat dan akurat
SLiMS
serta meng-inputkan data anggota dan
Kembali Informasi di Perpustakaan
mencetak
DPR RI : UIN Syarif Hidayatullah.
kartu
anggota
perpustakaan
dengan mudah.
berapa
besar
tingkat
pengunjung perpustakaan dari waktu ke waktu.
Sarana
Temu
Ridho, M.Rasyid. Panduan Penggunaan
3. Serta memudahkan pimpinan perpustakaan mengetahui
sebagai
Aplikasi
Software
Jakarta,
Senayan
Senayan. Developer
Community. Sulistyo.
1991.
Pengantar
Ilmu.
Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. _______.
1993.
Pengantar
Ilmu
Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Violeta, Titan. 2013. JURNAL ILMU PERPUSTAKAAN
Volume
2,
Nomor 3, Tahun 2013 Halaman 18.
Semarang:
Universitas
Diponegoro Semarang.
12
