July 9, 2009
Teknologi Internet merupakan media dalam Pelaksanaan e-Procurement guna melakukan rangkaian proses penyediaan. Seperti halnya pe bisnis dalam mencari perbaikan “cash management” dan penurunan biaya administrasi, e-procurement adalah pilihan lebih baik dalam memenuhi kebutuhan. Nilai kunci keberhasilan dari pokok persoalan adalah yang biasa disebut pada penyerahan “kontrak/perjanjian” atau informal pengadaan, yang dari awal hingga akhir. Hal yang terpenting di sini adalah perbedaan nilai/gambaran pada focus pemberi solusi terhadap utilisasi “pelelangan” dari identifikasi pelaksana/suppliers dengan siapa sebagai pemilik/pembeli yang melakukan perjanjian kontrak.
Definisi e-Procurement Procurement adalah pembelian “belanja” dari beberapa jenis barang, yang prosesnya meliputi: •
Melakukan Seleksi terhadap penjual
•
Penjelasan untuk kebutuhan barang-barang dan jasa terhadap penjual
•
Dapat persetujuan dari “proyek” sebagai pembeli
•
Proses Pembelian
•
Sesuai dengan permintaan
•
Pengantaran barang
•
Penerimaan barang
•
Pembayaran barang
•
Pengiriman barang (end user’s)
Page : 1
E-Procurement atau electronic procuremenet, proses pembelian yang dilakukan melalui Internet. Solusi e-Procurement fully automated, Internet-based, self-service system yang pembeliannya berjalan antara pembeli barang dan penyedia barang. Solusi yang disajikan harus mendukung informasi-informasi yang krusial untuk mendapatkan keputusan pembelian yang baik.
Untuk mendapatkan hasil yang tepat guna dengan pertimbangan peraturan-peraturan yang ada dan tanpa melakukan penyimpangan diperlukan persetujuan untuk mengeluarkan paktur/kontrak atau tanpa surat menyurat (paperless) dalam perintah pembelian/pelaksanaan pekerjaan, hal ini akan peningkatan management yang sangat drastis pada kontrol biaya secara nyata..
July 9, 2009
Transactional Efficiency
Purchasing Bagian pembelian terhadap organisasi/perusahaan yang diperkenankan berpengaruh pada control biaya sebagai keuntungan di banding dengan prosedur pembelanjaan secara tradisional yang masih mengenal “sejawat” (KKN) yang berakibat pada beban overhead atau beban administrasi. Expense Control Analisa biaya, melatih di dalam laporan biaya individu , dan tetap pada jalur prosedur. Kemungkinan akan menghasilkan peningkatan di dalam mengurangi biaya perjalanan dan akan menambah keuntungan. Spending Policy Create company-wide, auto-enforced controls Untuk jalannya suatu pelaksanaan pembelanjaan via internet, hal-hal yang perlu dilakukan untuk meng-create dalam kualifikasi peserta/supplier sebagai “User Persmissions” yang diberi hak sebagai bagian dari pemakai system.
Page : 2
Pada gambar dibawah menunjukkan gambar “hubungan” policy sebagai pemegang hak.
User Permissions membolehkan siapapun yang telah didefinisikan pada level tertentu sebagai hak akses user di antara system. Permission dapat di set untuk pemakai yang spesifik atau group pemakai/user yang didefinisikan sesuai dengan role-nya. Misal untuk kebutuhan tender, maka harus di buat permission untuk pemakai/peserta tender missal dengan nama group tender.
Enter Requisition
Simplified entry with quick add capabilities for faster entry.
Enter List
Packing list for vendors that your company requires receiving for in the Business Unit.
Packing
Approve Requisitions
Approve requisitions for the Business Unit.
Enter Invoices
Enter an invoice for the Business Unit.
Approve Invoices
Approve invoices for the Business Unit.
Approve Expense Reports
Approve expense reports for the Business Unit.
Add/Edit Categories
Set up categories in your catalog.
Add/Edit Products
Set up products and services that you order.
Add/Edit Vendors
Set up vendors in the company catalog.
Accounting Review
Provides users final review, with change capability prior to printing check request/upload to accounting system.
Administrator
Add users and modify permissions.
Configure Expense Reports
Configure the T&E Categories.
Configure Budgets
Configure General Ledger Accounts and the Budgets.
Budget
Precise views of real-time Budget vs. Actual Report.
Spending
See spending as it happens by Business Unit.
T&E
Drill into charges and details instantly.
July 9, 2009
User Permissions
Page : 3
•
•
Simple, auditable transaction reporting.
Business Units Business Units dibuat berdasar pada organisasi kelompok struktur kualifikasi/jenis perusahaan. Administrator melakukan set up “Business Units” yang mewakili berbagai area dari perusahaan termasuk “User name”, “Premission” dan “Approval Chains”.
July 9, 2009
Transactions
Unit controls configurable by Administrator Access Administrator can move a Business Unit in the overall corporate structure.
Activation Status
Administrator can deactivate or reactivate.
Deletion
Permanently delete a Business Unit.
Edit
Edit Business Unit profiles.
Signature Authority Forms Signature Authority Forms yang menetapkan persetujuan dari wewenang yang dijelaskan pada Business Units. Invoices, Travel & Entertainment Reports, dan Purchase Requisitions yang diajukan untuk sebuah dokumen nyata dari Business Unit yang mengikuti buku petunjuk dan perubahan persetujuan yang dijelaskan di form Business Unit Signature Authority.
Unit controls configurable by Administrator Access
Approvers
Responsible for approving transactions, purchases, invoices or T&E reports.
In Budget Limit
Approver's limit when the Business Unit is within budget.
Page : 4
•
Heirarchy
Approver's limit when the Business Unit is over budget.
No Limit
Reserved for one user to be the final approver for that Business Unit.
Color coding
Determines users in the Approval Chain and those who are not.
Budgets Bagian dari Budget Users dapat dengan mudah melakukan import data budgetnya dari Excel spreadsheets. Hal ini untuk memudahkan rincian perhitungan secara detail dan jelas, dibandingkan menggunakan tools lainselain excel.
July 9, 2009
•
Over Budget Limit
Unit controls configurable by Administrator Access
Fiscal Year
Organizations define the beginning month of their 12 month fiscal year.
General Ledger Accounts
General Ledger accounts are used to track expenses based on organizations' existing accounting system structure. The General Ledger account list can be imported for easy setup.
Budget Entry / Import
Detailed budget information for each Business Unit can be input directly into ExpenseWatch.com or imported from Excel spreadsheets.
The Competitive Challenge Badan hukum yang memilki bidang bisnis yang sesuai dengan kategori kelengkapan bidang yang di tender, dan memungkinkan kemudahan dalam percepatan pengambilan keputusan yang dapat dipercaya. Badan hukum yang melakukan gerak usaha secara terus menerus dan memahami perkembangan usaha sesuai dengan perkembangan saat ini Badan hukum yang melakukan gerak usaha secara terus menerus dan memiliki pengalaman pekerjaan sedikitnya 3 tahun berturut-turut atau sedikitnya memiliki pengalaman sejenis yang dibuktikan dengan minimal 5 buah kontrak pekerjaan sejenis. Badan hukum yang memahami metodologi pekerjaan (termasuk gambaran pekerjaan) atas solusi bidang usahanya. e-Procure Solutions dapat dilakukan dengan dua pendektan infrastruktur yang dimiliki, yairtu intranet dan extranet
e-Procure Solutions diperuntukan pada perusahaan yang mendukung proses dari pusat “end-to-end procurement” yang solusinya tanpa kelim dan secara simultan terhubung terhadap semua bagian yang kritikal dari taransaksi termasuk
Page : 5
e-Procure Solutions harus mendukung proses “business intelligence” dalam membantu proses penilaian awal dan penentuan pemenang sampai pada kontrak.
July 9, 2009
e-Procure Solutions' products adalah dasar solusi yang kedepan paraa peserta tender dapat melakukan sendiri transaksi yang melewati beberapa metodologi pelaksanaan yang akan menghapus “kebutuhan” terhadap banyak area pelaksanaan Tender.
Page : 6
pembuatan dokumen dan dapat secara damai.
