Vergadering: Algemene Ledenvergadering Datum: 18-06-2008 Aanwezig: Bestuur: Jorien, Inge, Gaby, Milou, Meike en Jacqueline Kandidaatsbestuur: Thijs, Chantal, Lian, Anne en Robin 19 leden twee niet-leden (kascontrolecommissie) Afwezig: * Jorien vraagt toestemming voor de aanwezigheid van twee niet-leden. De ALV keurt dit goed.
1. Opening Jorien opent om 15.47u de vergadering.
2. Vaststellen agenda De agenda is vastgesteld.
3. Goedkeuren notulen De notulen zijn goedgekeurd.
4. Mededelingen a. Secretaris - Inge geeft aan dat na de ALV de Diësviering van Postelein zal plaatsvinden. Mensen die zich nog niet hebben aangemeld kunnen dit na de ALV nog bij Inge doen. Er zijn ongeveer 160 deelnemers aan de barbecue. b. Penningmeester geen c. Studiegerelateerd - Milou geeft aan dat van 14 tot en met 20 mei 2008 de studiereis heeft plaatsgevonden. De reis ging naar Kopenhagen en het was een groot succes. d. Media - Jacqueline geeft aan dat er een nieuwe PosteleinPost is uitgekomen. Het blad is voor het eerst in kleur en Jacqueline is er erg tevreden over. e. Evenementen - Meike geeft aan dat het programma van de introductie praktisch rond is, maar dat de introductiecommissie nog op zoek is naar posten voor het GONS en voor de kroegentocht. Vrijwilligers mogen zich na de ALV bij Meike aanmelden. f. Voorzitter - Jorien geeft aan dat ze tijdens de vorige ALV had aangegeven dat de sollicitatieperiode voor het nieuwe bestuur open was gesteld. Tijdens deze ALV zal het kandidaatsbestuur voorgesteld worden, met uitzondering van de functie van penningmeester. Deze vacature staat nog open.
5. Penningmeester 2006-2007 Jorien geeft aan dat er tijdens deze ALV teruggekomen wordt op het persberichtje op de website van Postelein. Jorien leest voor de volledigheid een opgesteld bericht voor:
“Een paar weken geleden zijn wij erachter gekomen dat de penningmeester van het jaar 2006-2007, in zijn bestuursjaar, een bedrag van €1500,- naar zijn eigen rekening had overgeboekt. Wij hebben de gegevens nagezocht, maar konden geen terugboeking vinden. Hierop hebben we advies ingewonnen bij het juridisch loket. Op het juridisch loket is aangeraden om de oud-penningmeester een aangetekende brief te sturen met daarin de mededeling dat hij een afspraak met ons moest maken, omdat we opheldering wilden over een aantal zaken die hij had gedaan, die tegen de statuten ingingen. We hebben het advies van het Juridisch Loket opgevolgd. Ook hebben we, op advies van het Juridisch Loket, in de brief gezet dat, mocht de oud-penningmeester geen gehoor geven, we genoodzaakt waren aangifte te doen. De oud-penningmeester heeft geen gehoor gegeven aan de brief. Ook heb ik een aantal malen persoonlijk contact geprobeerd te zoeken, maar ook hier werd geen gehoor aan gegeven. Uiteindelijk zijn we dus overgegaan tot aangifte. Nadat we aangifte hadden gedaan, heb ik toch nog contact kunnen krijgen met de oud-penningmeester. Onder begeleiding van een mediator heb ik toen een gesprek met hem gehad. De verklaring die hij gaf over waar het geld voor gebruikt was, was voor ons niet genoeg om de aangifte in te trekken. Op dit moment zijn een aantal bestuursleden gehoord en is de oud-penningmeester verhoord. De zaak ligt nu bij justitie. Aangezien de oud-penningmeester meerdere dingen heeft gedaan die tegen de statuten van de vereniging indruisen en hij nog niet gedechargeerd is, hebben wij besloten hem geen decharge te verlenen als penningmeester van zijn bestuursjaar. Hierdoor is hij persoonlijk verantwoordelijk. Wel is hij geroyeerd als lid van Postelein.” - Een lid vraagt wat ‘chargeren’ betekend. Jorien geeft aan dat een persoon aan het begin van zijn bestuursjaar aangesteld wordt als bestuurder, gechargeerd wordt. Aan het eind van het bestuursjaar wordt die persoon normaalgesproken gedechargeerd. - Mayke vraagt wat de andere dingen zijn die de penningmeester heeft gedaan die tegen de statuten indruisen. Jorien geeft aan dat de penningmeester zijn jaarverslag niet volgens de statuten op tijd heeft gepresenteerd.
6. Stemming ontslag penningmeester 2006-2007 Er wordt gestemd voor het ontslag van de penningmeester van 2006-2007. 30 voor 0 tegen 0 neutraal De penningmeester van 2006-2007 is ontslagen.
7. Chargeren Gaby als penningmeester 2007-2008 Jorien benoemt Gaby de Vrije met terugwerkende kracht tot penningmeester 20072008.
8. Voorstel tot begincijfers 1 oktober 2007 Jorien geeft aan dat de penningmeester 2006-2007 zijn jaarverslag niet heeft afgemaakt. Het jaarverslag kan dus niet gepresenteerd en goedgekeurd worden. Gaby kan dus geen cijfers uit dat jaarverslag gebruiken als begincijfers.
Gaby legt uit dat de precieze begincijfers van 1 oktober moeilijk te achterhalen zijn. Ze heeft alle rekeningafschriften van de rekeningen van Postelein opgevraagd en is deze allemaal nagelopen. Dit geldt zowel voor de rekeningen van de Rabobank, voor de rekening van de ABN Amrobank en voor de rekening van het kostenplaatsnummer. Ze heeft bij alle rekeningen teruggeteld naar 1 oktober 2007 en heeft met deze cijfers een balans opgesteld voor 1 oktober 2007. Voor de volledigheid noemt Gaby de bedragen op: Lopende rekening Rabobank: €33.070,76 Spaarrekening Rabobank: €2127,87 Kostenplaatsrekening: €2174,85 ABN Amrorekening: €5981,03 In kas: €2.090,54 Nog te ontvangen bedragen op dat moment: €6.453,78 Nog te betalen bedragen op dat moment: €6.636,48 Eigen vermogen op dat moment: €45.254,69 - Iris vraagt of er geen beginpunt was van waaruit je door kon tellen. Gaby geeft aan dat er geen beginpunt was en dat dit punt is berekend aan de hand van het terugtellen van de rekeningen. Het enige dat niet te achterhalen is, is de inhoud van de kas. Dat is achteraf niet te controleren. Wat de kascontrolecommissie heeft gedaan is de inhoud van de huidige kas na te tellen en de bedragen nalopen die er tussentijds in en uit zijn gegaan. Volgens Gaby kun je niet meer dan dat doen om de juiste begincijfers vast te stellen. - Myrte vraagt of de bedragen die Postelein volgens het kostenplaatsnummer nog zou moeten betalen ook zijn meegenomen in de nog te betalen bedragen. Gaby geeft aan dat ze bij de financiële administratie is geweest om hier naar te vragen. Daar is aangegeven dat Postelein alles betaald had en dat alles afgerond was. Mochten er nog kosten gemaakt zijn die nog betaald moeten worden, dan valt dit binnen het Onderwijsinstituut. De bedragen die Postelein nog via het kostenplaatsnummer zou moeten betalen zijn dus bij het eigen vermogen opgeteld. - Karijn vraagt of de inhoud van de kas niet met het kasboekje terug te rekenen is. Gaby zegt dat ze aan de hand van het kasboekje hebben teruggeteld wat de inhoud van de kas zou moeten zijn geweest op 1 oktober 2007. Volgens het kasboekje en volgens de berekeningen van Gaby en de kascontrolecommissie moet dit kloppen. Of het bedrag op 1 oktober daadwerkelijk in de kas aanwezig was, dat is niet te controleren.
9. Stemming begincijfers 1 oktober 2007 Jorien stelt voor om de door Gaby berekende en door de kascontrolecommissie goedgekeurde cijfers als begincijfers van 1 oktober 2007 te zien. Jorien vraagt of er bezwaar is tegen een open stemming. Er heeft niemand bezwaar. 30 voor 0 tegen 0 neutraal De begincijfers van 1 oktober 2007 zijn goedgekeurd.
10. Dechargeren huidige Kascontrolecommissie De huidige kascontrolecommissie heeft de cijfers van de oud-penningmeester gecontroleerd, maar stond ervoor open om te wisselen indien er zich nieuwe kascontrolecommissieleden aandienden. Gaby heeft de oude kascontrolecommissie
gevraagd om haar begincijfers te controleren alvorens te wisselen. Dit heeft zij gedaan. Jorien bedankt Christiane Jennekens en Sara Struik voor hun inzet en dechargeert hen als kascontrolecommissie van Postelein.
11. Voorstellen Kascontrolecommissie 2007-2008 Jorien geeft aan dat het bestuur een nieuwe kascontrolecommissie wil voordragen die uit niet-leden bestaat. Bram Vonk en André de Jong zijn beide oudpenningmeesters van Thalia (studievereniging van informatiekunde en informatica). André is ook de maker van het boekhoudprogramma waar Postelein vanaf dit jaar mee werkt. Volgens de statuten mogen ook mensen die niet lid zijn van Postelein, de kascontrolecommissie in. Echter, om de ALV’s soepeler te laten verlopen, wil het huidige bestuur André en Bram bijzonder lid van de vereniging laten worden. In de statuten staat echter dat medewerkers van de RU, studenten van de HAN, docenten van de RU en studenten van andere universiteiten bijzonder lid kunnen worden. Studenten van de RU van een andere opleiding dan PWO worden hierdoor uitgesloten. Het bestuur wil de volgende ALV een voorstel doen om het HR aan te passen zodat ook Bram en André bijzonder lid kunnen worden. Bram geeft aan dat hij het leuk vindt om de kascontrolecommissie in te gaan, maar hij wil de leden van Postelein een ding meegeven ter overweging. Hij geeft aan dat hij adviseert om een kascontrolecommissie uit een niet-lid en een lid te laten bestaan in plaats van uit twee externen. Een lid geeft aan dat ze twee externen in de kascontrolecommissie juist een goed idee vindt. Mayke vraagt naar de overweging van het bestuur om twee externen in de kascontrolecommissie voor te dragen. Gaby geeft aan dat er geen leden zijn met een financiële achtergrond, terwijl er wel externen zijn die dat hebben. Bovendien blijkt het een probleem te zijn om nieuwe kascontrolecommissieleden te vinden. Gaby vindt het prettig om zo een goede controle te hebben op de cijfers en zo problemen zoals vorig jaar te voorkomen. Karijn geeft aan dat deze problemen niet in verband gebracht moeten worden met de kascontrolecommissie. Jorien en Gaby geven aan dat dit zeker geen verwijt naar de kascontrolecommissie is. Er zijn geen verdere opmerkingen.
12. Stemming Kascontrolecommissie 2007-2008 Er wordt gestemd voor de kascontrolecommissie van 2007-2008. Bram Vonk is aangesteld als kascontrolecommissielid met: 29 stemmen voor 0 tegen 1 neutraal André de Jong is aangesteld als kascontrolecommissielid met: 29 stemmen voor 0 tegen 1 neutraal
De kascontrolecommissie 2007-2008 is aangesteld.
13. Voorstellen kandidaatsbestuur Jorien geeft aan dat er zich een kandidaatsbestuur heeft gevormd voor bestuursjaar 2008-2009. Jorien geeft het woord aan het kandidaatsbestuur om zich voor te stellen. Thijs stelt zich voor. Chantal stelt zich voor. Lian stelt zich voor. Robin stelt zich voor. Anne stelt zich voor. Jorien vraagt of er nog vragen zijn aan het kandidaatsbestuur. Myrte vraagt waarom Thijs voor voorzitter heeft gesolliciteerd. Thijs geeft aan dat hij zowel voor voorzitter als voor commissaris PR heeft gesolliciteerd, maar uiteindelijk voor voorzitter is gegaan om van alle functies iets mee te krijgen en om overzicht te houden. Daarnaast geeft hij aan dat hij het leuk vindt om leiding te geven en om mensen te helpen bij problemen waar ze tijdens hun werk tegenaan lopen. Ook het naar buiten toe treden vindt hij leuk aan het voorzitterschap. De voornaamste reden is wel het overzicht houden. Tom geeft aan dat hij van het kandidaatsbestuur verwacht dat er, nu er mannen in het bestuur zitten, een man de verantwoordelijkheid van de mannencommissie moet overnemen. Jorien geeft aan dat deze discussie informeel voortgezet moet worden. Er wordt gestemd voor het kandidaatsbestuur 2008-2009. Thijs de Valk is aangesteld als kandidaatsbestuur in de functie van voorzitter met: 26 stemmen voor 1 tegen 3 neutraal Chantal Maas aangesteld als kandidaatsbestuur in de functie van secretaris met: 28 stemmen voor 0 tegen 2 neutraal Lian ter Heijden aangesteld als kandidaatsbestuur in de functie van commissaris formeel met: 29 stemmen voor 0 tegen 1 neutraal Anne van de Laar aangesteld als kandidaatsbestuur in de functie van commissaris informeel met: 28 stemmen voor 0 tegen 2 neutraal Robin van Rijthoven aangesteld als kandidaatsbestuur in de functie van commissaris PR met: 28 stemmen voor 0 tegen
2 neutraal Het kandidaatsbestuur van bestuursjaar 2008-2009 is aangesteld.
14. W.V.T.T.K. Er is geen w.v.t.t.k.
15. Rondvraag - Iris vraagt hoe het zit met kwestie vorige penningmeester, of het bestuur het volledig heeft overgedragen aan de politie of dat het volgende bestuur hier ook nog mee te maken kan krijgen. Jorien geeft aan dat dit volledig is overgedragen aan justitie en dat het nieuwe bestuur hier waarschijnlijk niets meer mee te maken zal krijgen. - Mayke vraagt of de penningmeester 2006-2007 het bedrag nog terug gaat storten. Jorien geeft aan dat ze vergeten was te vermelden dat het bedrag reeds is teruggestort. - Mayke vraagt wat er met de jaarrekening van vorig bestuursjaar gebeurt. Jorien geeft aan dat Postelein geen publicatieplicht heeft en dat het bestuur op advies van de notaris en de accountant heeft besloten het jaarverslag te laten voor wat het is. Het boekjaar 2006-2007 is afgesloten voor de vereniging. - Mayke vraagt hoe de leden verder geïnformeerd zullen worden over de afhandeling van de fraudezaak. Jorien geeft aan dat daar op dit moment nog geen besluit over genomen is. Marleen geeft aan dat het wellicht niet belangrijk is voor de leden om te weten welke consequenties de zaak voor de penningmeester 2006-2007 heeft. Mayke geeft aan dat het naar de leden toe misschien wel prettig is te weten dat er zorgvuldig met het lidmaatschapsgeld omgegaan wordt. Marleen geeft aan dat het daarvoor niet relevant is te weten welke straf de penningmeester al dan niet krijgt. Meike geeft aan dat het bestuur ook geen invloed heeft op de mogelijke sanctie, omdat het overgedragen is aan justitie. Jorien geeft aan dat het bestuur nog niet besloten heeft of dit gemeld gaat worden. - Marleen vraagt hoe het zit met de vorderingen van het oprichten van de boekenstichting. Inge geeft aan dat er door het oprichten van een boekenstichting niet echt het financiële risico bij de vereniging weggehaald kan worden omdat de stichting en de vereniging dan erg met elkaar verweven zijn. Daarnaast komt er veel administratie bij kijken en Gaby geeft aan dat het eventuele risico helemaal niet reëel is, zeker nu Postelein geen readers meer verkoopt. Jorien geeft aan dat het stoppen met de readerverkoop een besluit is dat in overleg met Jan Janssens tot stand is gekomen. Inge geeft aan dat het uitzoekwerk voor de stichting en het opstellen van statuten al is gebeurd en dat een toekomstig bestuur eventueel alsnog kan besluiten om de boekenstichting later op te richten. Het huidige bestuur besluit dit echter nog niet te doen.
16. Sluiting Jorien sluit om 16.30u de vergadering.
