JIRA popis práce a workflow pro projekty client-service v systému JIRA Issue Tracking
JIRA - popis práce a workflow
15.3.2012
2/12
Obsah 1
Úvod.......................................................................................................................................... 3 1.1
2
Hlavní stránka (Dashboard).................................................................................................... 4 2.1
4
5
Activity Stream
4
2.1.2
Issue: Unresolved
4
Přehled požadavků ........................................................................................................... 5
Vytvoření nového požadavku ................................................................................................ 6 3.1
Vytvoření nového požadavku zadáním do systému......................................................... 6
3.2
Vytvoření nového požadavku pomocí e-mailu ................................................................. 7
Detail požadavku ..................................................................................................................... 8 4.1
Údaje o issue .................................................................................................................... 8
4.2
Menu issue ....................................................................................................................... 9
4.3
Vložení přílohy .................................................................................................................. 9
Životní cyklus požadavku....................................................................................................... 9 5.1
6
Hlavní stránka projektu..................................................................................................... 4
2.1.1 2.2 3
Přihlášení do systému ...................................................................................................... 3
Popis workflow................................................................................................................ 10
Nastavení profilu uživatele ................................................................................................... 11
JIRA - popis práce a workflow
15.3.2012
3/12
1 Úvod Workflow systému JIRA používané pro projekty client-service představuje zpracování požadavků předávaných mezi klientem a dodavatelem klientského systému. Zúčastnění uživatelé jsou o stavu požadavku informováni formou automaticky zasílaných e-mailů.
1.1 Přihlášení do systému Systém JIRA naleznete na internetové adrese https://jira.onlio.com/.
Uživatelské jméno (Username) - vytváří dodavatel a zasílá ho klientovi na e-mail; obvyklá podoba uživatelského jména je firma.jmeno.prijmeni.
Heslo (Password) - je automaticky generováno, doporučujeme ho po prvním přihlášení změnit; více v kapitole Nastavení profilu uživatele.
V případě ztráty nebo zapomenutí hesla je k dispozici volba ‚Can't access your account?‘. Následně budete dotázáni, který z Vašich přihlašovacích údajů potřebujete zjistit. Pokud se jedná o heslo, budete dotázáni na login. Pokud nevíte ani login, zeptá se systém na Vaší e-mailovou adresu, kterou jste v minulosti při registraci do systému JIRA uvedli.
JIRA - popis práce a workflow
15.3.2012
4/12
2 Hlavní stránka (Dashboard) Na hlavní stránce naleznete volby pro zobrazení již dříve založených požadavků a možnosti pro nastavení vlastních filtrů.
Aktuální verze 5 helpdeskového systému JIRA je zaměřena na výraznou variabilitu uživatelských funkcí, kdy uživatel může stejného výsledku docílit různými cestami. V následujícím textu uvádíme pouze ty cesty, které považujeme za nejjednodušší.
Systém umožňuje uživatelské nastavení v různých jazykových verzích. Základní je angličtina, kterou dále uvádíme. Protože se pohybujeme v českých zemích, jsou atributy, vytvořené speciálně pro projekt klientského servisu, pro lepší srozumitelnost pojmenovány česky.
V části ‚Projects‘ najdete výpis projektů, které jsou v systému evidovány a mají Vám být zobrazeny. Přednastavené filtry Vám umožní výběr pouze některých požadavků podle zadaných kritérií. ‚Quick Search‘ umožní vyhledání požadavků obsahující zadaný řetězec.
2.1 Hlavní stránka projektu Po kliku na název projektu se zobrazí hlavní stránka projektu. Případně je možno zobrazit pomocí volby v hlavním menu ‚Projects‘
2.1.1 Activity Stream Nejzajímavější částí je ‚Activity stream‘, kde uvidíte výpis posledních komentářů u daného projektu. Tuto část doporučujeme sledovat. Rovnou z výpisu posledních komentářů můžete reagovat vložením svého komentáře - volba ‚Comment‘ u příslušného požadavku.
2.1.2 Issue: Unresolved Pozornost si určitě zasluhuje i část ‚Issue: Unresolved‘, ve které se vypisují nedořešené požadavky. V přehledu se zobrazuje pouze omezený počet. Pro výpis celého přehledu použijte ikonku
.
JIRA - popis práce a workflow
15.3.2012
5/12
2.2 Přehled požadavků Založené požadavky je možno zobrazit ve formě přehledu, nad kterým může být spuštěn libovolný filtr.
Klikem na některou z položek v záhlaví přehledu vyvoláte volbu pro přetřídění např. Opětovným klikem se třídění zopakuje, ale opačným způsobem (sestupně / vzestupně).
JIRA - popis práce a workflow
15.3.2012
6/12
3 Vytvoření nového požadavku 3.1 Vytvoření nového požadavku zadáním do systému Základním kamenem je evidence požadavků (issue), které mají být vyhotoveny. Nový požadavek může být do systému uložen klientem i dodavatelem. V hlavním menu potvrďte volbu ‚Create issue‘.
V zobrazeném okně budete dotázáni na ‚Project‘. Následně na ‚Issue Type‘, kde vyberte jednu z následujících možností:
Task – jedná se o úkol, rutinní záležitost, která se týká daného projektu
New Feature – jedná se o rozšíření funkcionality
Improvement – jedná se rozvoj stávající funkcionality
Bug – jedná se o chybu
Po vyhodnocení může dodavatel nastavit jiný typ issue / požadavku. Důvod úpravy zaznamená do komentáře.
Dále zadejte:
Summary: zadejte název issue
Priority: zvolte příslušnou prioritu podle naléhavosti a závažnosti problému o
Blocker - Zásadní
o
Critical - Kritické
o
Major - Normální (varianta je předvyplněna)
o
Minor - Neprioritní
o
Trivial - Banální
Description: zadejte podrobný popis problému.
JIRA - popis práce a workflow
15.3.2012
7/12
Attachment: vyhledejte potřebný soubor na disku počítače (pokud potřebujete doplnit)
Security level: touto volbou ovlivníte skupiny uživatelů, které „uvidí“ Vámi zadávané issue. Případně rozliší, do které skupiny požadavek patří. Ve většině případů budete mít uvedenu jednu volbu.
URL: zadejte URL adresu stránky, které se požadavek týká
Po doplnění údajů systém nahlásí založení nového požadavku.
Založené issue je ve stavu ‚Open‘ a je možno na něj nahlížet uživateli klienta i dodavatele.
3.2 Vytvoření nového požadavku pomocí e-mailu Úkol je možné založit do systému JIRA i pomocí zaslání e-mailu na adresu
[email protected].
Pole ‚Předmět zprávy‘ odpovídá poli ‚Summary‘, obsah zprávy poli ‚Description‘. Lze také přímo nastavit základní prioritu požadavku - vysoká priorita se zakládá jako ‚Blocker‘, nízká priorita jako ‚Trivial’. E-mail bez priority se standardně založí jako ‚Major‘.
JIRA - popis práce a workflow
15.3.2012
8/12
4 Detail požadavku Detail požadavku obsahuje všechny potřebné údaje
4.1 Údaje o issue V okně pro detail aktuálního issue / požadavku se zobrazují následující údaje:
Details - základní údaje o požadavku o
Type - zvolený typ požadavku, více v kapitole Vytvoření nového požadavku zadáním do systému
o
Status - aktuální stav požadavku
o
Priority - zvolená naléhavost požadavku, více v kapitole Vytvoření nového požadavku zadáním do systému
o
Component Lead - je uživatel (většinou Account Manager) dohlížející na zpracování požadavku
People - řešitelé nebo správci požadavku o
Assignee - uživatel na dodavatelově straně, který s požadavkem aktuálně pracuje (pro klienta spíše informativní kolonka).
o
Reporter - uživatel, který požadavek založil (může jí být klient i dodavatel).
o
Zúčastnění na issue - výpis všech uživatelů, kteří s issue nějak pracovali (na straně klienta i dodavatele).
o
Watch - zajistí notifikování mailem o všech změnách na issue.
Description - podrobný popis požadavku
Attachments - přílohy, jakékoli soubory (může se jednat o podklady ale také návrhy řešení). O vložení přílohy více v kapitole Vložení přílohy.
JIRA - popis práce a workflow
15.3.2012
9/12
Sub-tasks - rozdělení na více drobných úkolů
Activity - výpis akcí, které byly nad issue prováděny. Akce jsou pro lepší přehlednost rozděleny do více záložek, z nichž pro klienta bude asi nejzajímavější záložka Comments s výpisem průběžné komunikace k požadavku.
4.2 Menu issue V Menu detailu požadavku najdete následující volby:
Comment - pro vložení komentáře k požadavku
More Actions s volbami: o
Attach Files - pro vložení soubor do přílohy
o
Attach Screenshot - pro vložení screenshotu stránky, které se požadavek týká
o
Watch issue / Stop watching - zajistí notifikování mailem o všech změnách na issue. Sledování vypíná.
o
Create sub-task - vytvoření dílčího úkolu patřící k danému požadavku
4.3 Vložení přílohy Příloha může být k požadavku vložena:
Volbou Attach files, kterou najdete v menu požadavku (More actions)
Klikem na znak
Výběrem souboru v Průzkumníku, podržení levým tlačítkem na myši a přetáhnutí do bloku Drag and Drop
v části Attachments v detailu požadavku
O komentářích a o změnách stavu požadavku je klient informován prostřednictvím mailů. (Nastavení notifikačních mailů může být individuální pro daného klienta.)
5 Životní cyklus požadavku Vytvořené a uložené issue může procházet různými stavy, které vyjadřují, v jaké fázi řešení se daný úkol nachází.
Open Leader Vedení
Delivery
Waiting for Approve Waiting
Testing
Not Approved
Verified
Accepted
Close
JIRA - popis práce a workflow
15.3.2012
10/12
5.1 Popis workflow 1. Issue založené klientem či dodavatelem začíná ve stavu ‚Open‘. 2. Požadavek je nyní předán příslušné osobě - většinou Account Managerovi - k vedení požadavku pomocí stavu ‚Leader‘.
3. Dodavatel nyní připraví pro klienta návrh rozpočtu a časový plán a odešle ho klientovi ke schválení; issue je následně ve stavu ‚Waiting for Approve‘.
4. Klient má nyní možnost zaslaný návrh schválit - ‚Approve‘, či odmítnout - ‚Not Approve‘. a. ‚Not Approve‘ - Klient návrh neschválil. Nyní jsou možnosti: i. Dodavatel zadá příkaz ‚Call for Approve‘ a spolu s komentářem informujícím o navrhovaných změnách zašle nový návrh klientovi. Issue se ocitá opět ve stavu ‚Waiting for Approve‘. ii. Dodavatel po vzájemné domluvě s klientem issue uzavře, issue přechází do stavu ‚Close‘. b. ‚Approve‘ - Návrh je klientem přijat a postupuje se k jeho realizaci. Issue přechází do stavu ‚Leader ‘.
5. Nyní může klient pozorovat, jak práce na daném issue pokračuje. Jedná se o vnitřní procesy dodavatele, do kterých klient nezasahuje. Issue obvykle přechází přes stav ‚Delivery‘.
6. Po dokončení fáze vývoje následuje otestování ze strany dodavatele, které se do issue promítá stavem ‚Testing‘.
7. Dokončený požadavek předkládá dodavatel klientovi, kdy doplní časovou náročnost a případně i cenu (obvykle s vysvětlujícím komentářem), zároveň požadavek převede do stavu ‚Verified‘.
8. Následně se klientovi nabízejí dvě možnosti: a. V případě spokojenosti s výsledkem a souhlasem s uvedenou časovou náročností (event.cenou) klient požadavek akceptuje volbou ‚Accept‘. b. Jestliže není spokojen a požaduje úpravu, klient požadavek znovu otevírá volbou ‚Reopen‘.
9. Issue může být také kdykoliv během procesu označeno dodavatelem jako ‚Waiting‘. V tomto případě se čeká např. na dodání podkladů od klienta apod.
10. Po konečném předání projektu je issue dodavatelem označeno jako ‚Close‘. Takto zavřená issue jsou připravena k fakturaci a není již vhodné je otevírat. V případě potřeby znovuotevření úkolu upřednostňujeme založení nového tasku.
Klient tedy issue zakládá a v konečném výsledku, případně v průběhu úkolu, schvaluje. Ostatní kroky provádí dodavatel, slouží k přehledu stavu daného úkolu.
JIRA - popis práce a workflow
15.3.2012
11/12
6 Nastavení profilu uživatele Volbu pro nastavení profilu uživatele najdete v horní liště.
Po výběru volby se zobrazí detail nastavení, ve kterém můžete některé parametry upravit, změnit heslo apod.
Editační okno vyvoláte ikonou
Některé údaje jsou přednastaveny a nemůžete je měnit.
Část ‚Detail‘ - základní informace o uživateli o
‚Full Name‘ - jméno uživatele
o
‚E-mail‘ - e-mailová adresa, na kterou jsou zasílány notifikace, případně zapomenuté heslo
o
‚Password‘ - heslo
Část ‚Preferences‘ o
‚Page Size‘ - počet požadavků zobrazených na jedné stránce
o
‚E Mail Type‘ - formát notifikačního mailu. Standardně je nastaven ‚HTML‘ zprávy chodí naformátované a s obrázky. Pokud zvolíte ‚Text‘, zprávy generované systémem JIRA budou zjednodušeny do textové podoby.
JIRA - popis práce a workflow
15.3.2012
12/12
o
‚Language‘ - jazyková verze systému JIRA. Standardně je nastavena angličtina, můžete se však přepnout i do české verze.
o
‚My Changes‘ - určuje, zda budou formou notifikačních mailů zasílány i změny, které provedl uživatel. ‚Notify me‘ - systém JIRA Vám zasílá notifikace i o akcích, které provedete Vy sami (např. pokud založíte issue, bude i Vám automaticky zaslána zpráva s oznámením o nově založeném issue.) ‚Do not notify me‘ mailem Vám budou zasílány pouze změny provedené jinými uživateli.
Část ‚Activity stream‘ - výpis akcí provedených uživatelem profilu v poslední době.
