BAB II
LANDASAN TEORI
A. Konsep Dasar dan Definisi Sistem Infprmasi Akuntansi
Informasi pada suatu perusahaan memiliki arti yang sangat penting setiap
jenjang manajemen membutuhkan informasi dapat terpenuhi apabila perusahaan menggunakan sistem informasi akuntasi yang baik.
Sebelum memasuki pemba^asan lebih lanjut mengenai sistem informasi
akuntansi, terlebih dahulu dijabarkan beberapa definisi dari beberapa ahli mengenai sistem informasi akuntansi. 1.
Pengertian Sistem
Suatu perusahaan dikatakan baik jika mampu membentuk organisasi yang rapi dan rasional yaitu telah memiliki sistem dan prosedur yang memadai. penggunaan sistem dan prosedur yang tepat dapat mendukung kelancaran operasi
perusahaan. sistem dan prosedur sangat penting peranannya karena membantu
manajemen untuk memperoleh informasi tentang tingkat efisensi dan efektifitas perusahaan.
Raymond Mecleod. Jr dalam buku "Sistem Informasi Manajemen" (2001;II) mendefinisikan sistem sebagai berikut : "Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan". Menurut Marshal B.Romney. Paul John Steinbart dalam buku "Sistem
Informasi Akuntansi" (2004;2): "Sistem Adalah rangkaian dari dua atau lebih
komponen-komponen
yang
saling
berhubungan,
yang
berinteraksi,
untuk
mencapai suatu tujuan ".
Menurut
Tata
Sutabri
dalam
buku
"Sistem
Informasi
Akuntansi"(2004;18): "Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terjadi untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan".
Menurut George H. Bodnar. William S. Hopwood dalam bukunya "Sistem Informasi Akuntansi" dan diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf. Rudi M. Tambunan(2000;l): "Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu". Suatu sistem memiliki karakteristik yang terdiri dari:
a.
Komponen Sistem.
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling bekerja sama
membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa subsistem dari
sistem yang lain. Setiap subsistem mempunyai sifat dari sistem yang melaksanakan fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. b.
Batas Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem lain atau dengan lingkungan luarnya. Batas ini menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut. c.
Lingkungan sistem
Penghubung sistem merupakan beberapa komponen luar yang mempengaruhi operasi sistem. Sifatnya dapat menguntungkan dan juga merugikan.
d.
Penghubung sistem
Penghubung sistem merupakan media yang menghubungkan satu subsistem yang lain. Keluaran dari satu subsistem bisa menjadi masukan bagi subsistem yang lain melalui penghubung. e.
Masukan sistem
Masukan sistem merupakan energi yang dimasukan
ke dalam sistem.
Masukan dapat berupa masukan perawatan yang berupa program komputer dan masukan sinyal yang berupa data untuk diolah menjadi informasi. f.
Keluaran sistem
Keluaran sistem adalah hasil energi yang diolah dan digolongkan menjadi keluaran yang berguna maupun sisa pembuangan. g.
Pengolahan sistem
Suatu sistem dapat memiliki bagian pengolahan atau sistem itu sendiri yang berperan sebagai pengolahannya. Pengolahan sistem inilah yang mengubah masukan menjadi keluaran.
h.
Sasaran sistem
Suatu sistem yang dirancang untuk mencapai tujuan atau sasaran dari sistem menentukan mekanisme dari sistem tersebut yaitu masukan yang diperlukan dan keluaran yang dihasilkan.
2. Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang dimiiiki arti bagi penerima. kata data sendiri adalah kenyataan atau kejadian yang artinya belum jelas dan tidak dapat digunakan bagi penerima untuk mengambil keputusan. Informasi memiliki arti
yang berguna atas kejadian atau mengambil keputusan. Informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem, membantu manajemen dalam pengambilan keputusan, mengarahkan dan memperlancar kegiatan usaha sehari-hari. Informasi yang
dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi adalah menyediakan informasi mengenai keuangan perusahaan yang meliputi: harta perusahaan. Kewajiban, dan modal perusahaan. Informasi ini dapat diperoleh semua pihak untuk mengetahui keadaan dan posisi keuangan perusahaan pada saat atau periode tertentu.
3. Pengertian Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan.
Menurut James A. Hall (2001;7) Defmisi sistem informasi adalah : "sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi
informasi dan distribusikan kepada para pemakai".
4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-Iaporan
keuangan baik yang diolah secara manual maupun terkomputerisasi. Data-data keuangan tersebut selanjutnya akan ditranformasikan menjadi informasi yang dibutuhkan.
Menurut Krismiaji dalam buku."Sistem Informasi Akuntansi" (2002;4-5):
"Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh para pembuat keputusan".
10
Sistem
informasi
akuntansi
harus
melaksankan
tugas-tugas
sebagai
berikut:
a.
Mengumpulkan data-data dan memasukannya kedalam sistem
b.
Memproses data
c.
Menyimpan data untuk keperluan dimasa mendatang
d.
Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan, atau memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan dikomputer.
Menurut Dra. Susi susilawati dalam makalahnya yang berjuduI"Sistem Informasi Global" (2002;4), menerangkan kualifikasi yang selayaknya dimiliki oleh suatu sistem informasi adalah sebagai berikut a.
Kegunaan
Sistem harus menggunakan informasi yang tepat waktu dan relevan
untuk
pengambilan keputusan.
Manajemen
dan
personal
operasi
didalam organisasi b.
Ekonomis Informasi harus menyumbangkan suatu nilai manfaat minimal biaya
c.
Keandalan
Informasi yang dihasilkan harus mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan sistem informasi yang mampu beroperasi secara efektif d.
Pelayanan langganan
Sistem harus memberikan pelayanan yang baik dan efisien untuk pengambilan keputusan
n
e.
Kapasitas
Kapasitas sistem hams memadai untuk menangani kebutuhan informasi dalam periode operasi perusahaan.
f.
Kesederhanaan
Sistem harus cukup sederhana, sehingga struktur organisasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya mudah diikuti g.
Fleksibilitas
Sistem
ini
hams
cukup
fleksibel
untuk
menampung
kepentingan yang cukup beralasan dalam kondisi
perubahan
dimana sistem
beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan organisasi Walaupun tidak semua sistem dapat memuaskan selengkapnya.semua klasifikasi-klasifikasi itu secara benar-benar namun dapat memberikan suatu
pedoman yang bermanfaat untuk perencanaan dengan pelaksanaan suatu
sistem informasi. Mengendalikan seluruh proses sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya.
Salah satu tujuan dari sistem informasi adalah mendukung operasi harian
perusahaan tujuan ini dapat dicapai melalui (1) pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern dan (2) penyiapan keluaran-keluaran seperti dokumen dokumen ekstern maupun intern
dan
keuangan.
Secara keseluruhan kegiatan
ini
dikenal
sebagai
pemrosesan transaksi yang Tnengelompokan satu atau beberapa transaksi yang memiliki ciri yang sama atau sasaran serupa.
Tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi:
12
5.
1.
meningkatkan mutu informasi.
2.
meningkatkan mutu pengendalian intern.
3.
meningkatkan mutu pengawasan.
4.
menekan biaya administrasi dan pencatatan.
Hubungan antara SIA dan SIM. Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu subsistem dari sistem
informasi manajemen yang mempunyai peranan yang sangat penting. Hal ini
dapat terlihat pada organisasi lebih kecil, SIA(sistem informasi akuntansi) hampir mewakili semua SIM (sistem informasi manajemen) atau dengan kata lain SIA adalah SIM, SIA merupakan subsistem terbesar dari SIM. SIM
menangani
semua
semua
informasi
menghasilkan
manajemen.
Informasi
yang
data yang yang
dihasilkan
masuk di
dibutuhkan
oleh
SIM
dalam. organisasi
dan
oleh
semua
tingkatan
dapat
berupa
informasi
keuangan dan informasi yang dihasilkan dari pengolahan data transaksi yang bukan bersifat keuangan.SIA sebagai subsistem terbesar dalam SIM memegang peranan yang sangat penting.
Sehingga untuk mempelajari SIA perlu juga
mempelajari SIM dan sebaliknya.
B. Pengawasan Intern
a.
Pengertian Pengawasan Intern
Aspek terpenting dalam sistem informasi akuntansi adalah bahwa sistem
itu
berjalan
dalam
struktur
pengendalian
intern
perusahaan.
Struktur pengendalian intern menyarankan tindakan-tindakan yang harus
13
diambil dalam perusahaan untuk mengatur dan mengarahkan aktivitasaktivitas perusahaan. Banyak informasi yang diperlukan oleh manajemen untuk mengendalikan operasi dan keuangan yang dihasilkan dari sistem informasi akuntansi. Pengendalian menjamin kebijakan dan pengarahanpengarahan manajemen cukup memadai,pengendalian intenr yang baik
merupakan faktor kunci dalam manajemen perusahaan yang efektif dan efisien.
Pada
umumnya
pengoperasian
suatu
perusahaan
yang
telah
bertumbuh menjadi besar dan kompleks, memerlukan pengawasan intern
yang lebih baik dan memadai. Karena dalam tahap pertumbuhan ini lingkup maupun aset perusahaan telah begitu luasnya dimana pencatatan
transaksi yang seefisien mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan.
Pengawasan intern merupakan salah satu alat paling penting di dalam
suatu organisasi. Kita juga mengetahui bahwa pengawasan intern dalam suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya akan berbeda-beda sesuai dengan jenis usahanya masing-masing walaupun mempunyai beberapa kesamaan prinsip.
Defmisi pengawasan intern itu sendiri mengalami perubahan dari waktu ke waktu akan tetapi di dalam menjalankan perusahaannya, seorang
manager harus memperhatikan fungsi-fungsi manajemen sebagai berikut: 1.
Perencanaan
14
Merupakan kegiatan merencanakan apa yang harus dilaksanakan dan
bagaimana pelaksanaannya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik.
2.
Pengorganisasian
Yaitu kegiatan untuk mengumpulkan semua sumber data yang ada dalam
organisasi
secara teratur dan
menyusun
pola bagaimana
melaksanakan tugas dari masing-masing untuk mencapai
tujuan
perusahaan. 3.
Pengarahan
Yaitu
menggerakan
anggota
organisasi
dalam
bertindak
untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. 4.
Pengawasan
Yaitu mengawasi seberapa jauh pelaksanaan tersebut telah tercapai dan apakah di daiam pelaksanaannya telah sesuai dengan rencana dan kebijakan perusahaan apabiia terdapat penyimpangan harus segera diambil tindakan untuk perbaikan. Tata
Sutabri
S.Kom. MM
mendefinisikan pengawasan
intern dalam
bukunya yang berjudul "Sistem Informasi Akuntansi" (2004;32-33) sebagai berikut: "Pengawasan intern meliputi struktur organisasi dan semua cara serta alatalat yang dikordinasikan dan digunakan dalam perusahaan dengan tujuan nienjaga
keamanan harta milik perusahaan. Memeriksa ketelitian dan kelancaran data
15
akuntansi,memajukan
efisiensi
didalam
usaha
dan
membantu
mendorong
dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu", Definisi
diatas
menjelaskan
bahwa
pengawasan
intern
merupakan
kerangka kerja untuk mencapai tujuan perusahaan, adapun kerangka kerja tersebut terdiri dari: 1.
Rencana organisasi
2. Metode dan alat-alat pengukuran lainnya yang digunakan
oleh
perusahaan.
b)
Pengawasan oleh Manajemen
Selanjutnya tujuan pengawasan intern yang baik dan menjadi tanggung jawab manajemen adalah :
1.
Menjaga keamanan dari harta milik perusahaan
2.
Memeriksa keakuratan dan keandalan data akuntansi
3.
Meningkatkan efisiensi dalam operasi perusahaan
4.
Mendorong
dipatuhinya
kebijakan-kebijakan
manajerial
yang
ditetapkan oleh pihak manajemen. Elemen pokok dalam Pengawasan Intern :
Untuk
memenuhi
tujuan
diatas,
terdapat
elemen
pokok
dari
Pengawasan Intern yang terdiri dari:
1) Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada dua prinsip dibawah ini:
a) Ada pemisahan antara fungsi operasi dan fungsi penyimpangan.
16
Fungsi
operasi adalah
fungsi
yang
memiliki
wewenang untuk
melaksanakan suatu kegiatan, sedangkan fungsi penyimpangan adalah fungsi yang memiltki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.
b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap dalam suatu transaksi. 2) Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik yang berguna untuk melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta milik, utang, pendapatan dan biaya yang terjadi.
3) Praktek yang sehat harus dijalankan didalam melaksanakan tugas dan fungsi disetiap bagian dalam organisasi. Adapun cara yang umum dilakukan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:
a) Menggunakan formulir bernomor urut yang dapat dipertanggung jawabkan pemakaiannya.
b) Transaksi yang terjadi dari awal sampai akhir tidak boleh hanya ditangani oleh satu orang saja.
c) Adanya pemeriksaan mendadak
d) Adanya perputaranjabatan e) Tersedianya waktu cuti bagi karyawan yang berhak
f)
Secara periodik diadakan pencobaan fisik kekayaan dengan catatannya
g) Dibentuk unit organisasi untuk pengecekan dalam pengawasan intern perusahaan
4) Suatu tingkat kecakapan pegawai yang sesuai tanggung jawabnya.
17
Mutu karyawan adalah unsur yang utama untuk sistem pengawasan intern
karena jika perusahan mempunyai karyawan yang jujur dan kompeten maka unsur pengawasan intern yang Iain dapat dikurangi sampai batas o
yang cukup minimum.
C. Sistem Informasi Akuntansi Atas Siklus Pendapatan Didalam setiap perusahaan yang kegiatan utama adalah menghasilkan
produk maupun jasa, penjualan adalah suatu proses penting dalam mencapai tujuan perusahaan untuk memperoleh keuntungan yang maksimal. Fungsi-fungsi yang berkaitan dengan perolehan pendapatan ini membentuk siklus pendapatan. Menurut Marshall D. Romney Paul, John
Steinbart (2005;5) siklus
pendapatan didefinisikan sebagai berikut:
"Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang harus berulang dengan menyediakan barang dan jasa pada para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut" Adapun
siklus
pendapatan,
perusahaan-perusahaan
biasanya
mengantungkan dirinya kepada pendapatan agar dapat bertahan hidup. Pendapatan
tersebut diperoleh melalui penjualan produk, penyediaan jasa, bahkan melalui penjualan produk sekaligus menyediakan jasa. Ketentuan mengenai pendapatan seperti yang telah dibuat oleh ikatan akuntansi Indonesia adalah sebagai berikut: Pasal 1.1
Yang dimaksud dengan pendapatan adalah peningkatan jumlah aktiva atau penurunan kewajiban suatu badan usaha yang timbul dari penyerahan barang
dagang atau jasa atau aktivitas usaha lainnya didalam suatu periode. Tidak
18
termasuk dalam pengertian pendapatan adalah peningkatan aktiva perusahaan yang timbul dari pembelian harta,investasi oleh pemilik,pinjaman ataupun koreksi rugi laba periode lalu. Pasal 1.2
Penjualan (pendapatan) dan laba tidak boleh diantisipasikan atau secara material dinyatakan terlampau besar atau terlampau kecil.niengingat adanya perbedaan antara saat dilakukannya persetujuan untuk menjual dengan saat penyerahan barang maka perlu diadakan pisah batas secara layak. Dan konsisten pada awal dan akhir periode agar perhituungan rugi laba menggambarkan hasil usaha yang sewajarnya untuk periode tersebut.
Pasal 1.3
Sebagai ketentuan umumspendapatan diakui pada saat realisasinya. Prinsip tersebut dapat dijabarkan lebih lanjut sebagai berikut:
1.
Pendapatan
dari
transaksi
penjualan,biasanya
penjualan
merupakan
produk
tanggal
diakui
penyerahan
pada
tanggal
produk
kepada
langganan.
2.
Pendapatan dan jasa yang diberikan oleh perusahaan jasa diakui pada saat jasa tersebut telah dilkukan dan dapat dibuat fakturnya.
3.
Imbalan yang diperoleh atas penggunaan
aktiva atau sumber-sumber
ekonomis perusahaan. Oleh pihak lain, seperti pendapatan bunga,sewa dan royalty
diakui
sejalan
dengan
berlalunya
digunakanya aktiva yang bersangkutan.
waktu
atau
pada
saat
19
4.
pendapatan
dari
penjualan
aktiva
diluar
barang dagangan,seperti
:
penjualan akliva letup dan surat berharga, diakui pada Umggal pcnjnalan.
Didalam setiap perusahaan yang kegiatan utama adalah menghasilkan
produk mauputi jasa, penjuatan adalah suatu proses penting dalam mencapai tujuan perusahaan untuk memperoleh keuntungan yang maksimai. Fungsi-fungsi yang berkaitan dengan perolehan pendapatan ini membentuk siklus pendapatan. Dimana tujuan umumnya adalah memudahkan pertukaran produk atau jasa dengan pelanggan untuk memperoleh uang (kas).
Sasaran-sasaran yang lazim ada dalam tujuan umum ini adalah (1) membuktikan bahwa seseorang memang layak kredit; (2) menyampaikan produk/jasa pada
tanggal yang disepakati; (3) mengirim tagihan atas produk atau jasa yang diberikan secara tepat waktu dan akurat; (4) membukukan penjualan dan
penerimaan tunai kepada rekening pelanggan yang bersangkutan dalam buku besar piutang; (5) mengamankan produk atau uang tunai sampai saat pengiriman
atau penyetoran ke bank dan (6) menyiapkan semua dokumen yang dibutuhkan serta laporan-Iaporan manajerial yang berkaitan dengan penjualan produk atau jasa
Pengertian penjualan menurut Mulyadi (2002;36) : "Kegiatan penjualan
terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun tunai". Penjualan ditinjau dari cara pembayarannya dibedakan menjadi 2 kelompok utama, yaitu :
1. Penjualan tunai, yaitu penjualan dengan cara melakukan pembayaran langsung pada saat diterimanya pesanan atau barang yang dibeli.
20
2.
Penjualan kredit, yaitu penjualan yang pembayarannya dilakukan beberapa waktu kemudian setelah diterimanya barang.
Dalam hal penjualan produk, fungsi siklus pendapatan umumnya meliputi pencarian pesanan dari pelanggan, pemeriksaan kredit pelanggan, pemasukan dan pemrosesan pesanan penjualan, perakitan barang untuk dikirimkan, pengiriman
barang, penagihan kepada pelanggan, penerimaan dan penyimpanan uang tunai yang dibayarkan, menyelenggarakan catatan piutang, pembukuan transaksi ke
buku besar umum, dan penyiapan laporan keuangan serta keluaran-keluaran lain yang dibutuhkan. Dalam hal penjualan tunai, fungsi menyelenggarakan catatan piutang tidak diperlukan.
D. Sistem Penjualan dan Penerimaan Kas
1.
Sistem Penjualan Fungsi-fungsi terkait: a.
Mendapatkan pesanan dari pelanggan : Pelanggan memesan pembelian melalui surat, telepon, langsung datang ke toko dan membeli barang dari wiraniaga.
b.
Memeriksa kredit pelanggan Bilamana pesanan merupakan pembelian secara kredit, diperlukan pemeriksaan yang lebih teliti. Kriteria kelayakan kredit meliputi status keuangan
calon
pelanggan,
catatan
prospek penghasilan yang akan dating. c.
Memasukkan pesanan penjualan
pembayaran
yang lalu,
serta
21
Pesanan yang telah disetujui selanjutnya dimasukkan ke prosedur pemrosesan penjualan. Entry pesanan penjualan biasanya pertama-
tama terdiri dari penyiapan dokumen entry penjualan formal (kecuali
jika digunakan formulir penjualan Wiraniaga). d.
Merakit barang untuk dikirim Barang-barang
yang
dipesan
harus
secara
fisik
dipindahkan
kepangkalan pengiriman. Fungsi ini terdiri atas pengambilan barang dari gudang dengan menggunakan tiket pengambilan atau kopi surat pesanan penjualan dan memindahkannya ke pangkalan pengiriman. e.
Mengirimkan barang pesanan
Kecuali jika pelanggan mengambil sendiri barang pesanannya di pangkalan pengiriman, barang tersebut harus secara fisik disampaikan
kepada pelanggan. Sebelum disampaikan, barang dikemas lengkap dengan slip pengemasannya,
selanjutnya barang dikirim dengan
menggunakan wahana pengiriman milik perusahaan, metalui jasa pengiriman swasta, melalui jasa pos atau dengan menggunakan jasa kurir independen.
f.
Menagih pelanggan
Macam penagihan lain terjadi bilamana perusahaan eceran menerima kartu kredit yang dikeluarkan oleh bank atau lembaga keuangan
independent. Dalam hal ini perusahaan pengecer tadi mengirimkan slip penjualan
ke bank yang bersangkutan dan segera menerima uang
tunai. Bank ini kemudian menagih pelanggan melalui tagihan bulanan.
22
g.
Menerima dan menyetorkan pembayaran tunai
Uang tunai dari pelanggan dapat diterima melalui pos atau langsung
ditempat penjualan. Setiap penjualan tunai segera dicatat begitu diterima. Cara lain menerima uang tunai adalah melalui tagihan kotak pos, yaitu pelanggan mengirimkan bukti daftar rinci untuk perusahan tersebut.
h.
Menyelenggarakan catatan piutang
Catatan piutang yang terpisah hams ditangani untuk setiap pelanggan yang aktif. Setiap tagihan didebetkan ke rekening ini, sementara setiap penerimaan tunai di kreditkan ke rekening tersebut. Saldo piutang akan
muncul
pada
rekening
selama
pembayaran
belum
dilakukan
sepenuhnya.
i.
Membukukan transaksi ke buku besar umum
Ikhtisar transaksi penjualan dan penerimaan tunai dibukukan ke buku besar umum.
j.
Menyiapkan laporan-laporan keuangan yang dibutuhkan Ikhtisar penjualan dan penerimaan tunai berkaitan dengan daftar
jurnal, yang dibutuhkan laporan keuangan mulai dari jadwal jatuh tempo sampai ke analis penjualan. Jika digunakan sistem berdasarkan
sistem komputer on-line, tayangan rekening dan inform asi-inform asi spesifik lainnya juga dapat disediakan. k.
Fungsi-fungsi terkait lainnya
23
Fungsi-fungsi lain meliputi komisi wiraniaga, biaya produksi, retur dan
kcloiigganm penjualan, prosedur penagiiiaii penerimaan (unui Iain-Iain, dan pesanan tunda.
2.
Sistem Penerimaan Kas
Fungsi yang terkait dalam penerimaan kas : 1.
Fungsi penjualan
Dalam transaksi kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab
untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. 2.
Fungsi penerimaan kas
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. 3.
Fungsi akuntansi
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung
jawab
seabgai
pencatat
transaksi
penjualan
dan
penerimaan kas.
Prosedur penerimaan kas menurut Mulyadi, menggolongkan sistem penerimaan kas dari penjualan tunai menjadi 3 prosedur, yaitu : 1) Prosedur penerimaan kas dan over - the Couter Sales
a. Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga di bagian penjualan
24
b.
Bagian kassa menerima pembayaran dari pembeli yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi, atau kredit card
c.
Bagian
penjualan
memerintahkan
bagian
pengiriman
untuk
menyerahkan barang kepada pembeli
d.
Bagian pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli
e.
Bagian kassa menyetorkan kas yang diterima oleh bank
f.
Bagian
akuntansi
rriencatat
pendapatan
penjualan
dalam
jurnal
penjualan
g.
Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas
2) Penerimaan Kas dari Cash On Delivery Sales (COD)
Cash On Delivery Sales adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas. Prosedur transaksi yang dijalankan dalam COD sales adalah:
a.
Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos.
b.
Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos pengirim dengan cara mengisi formulir COD sales dikantor pos.
c.
Kantor pos mengirimkan barang dan formulir COD sales scsuai dengan instruksi penjual kepada kantor pos penerima.
d.
Kantor pos penerima, pada saat diterimanya barang dan COD sales, memberitahukan kepada pembeli tentang diterimanya kiriman barang COD sales.
25
e.
Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan melakukan pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir COD
sales. Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa COD sales telah dilaksanakan. f.
Kantor pos penerima memberitahu penjual bahwa COD sales telah selesai dilaksanakan
g.
Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD sales telah dilaksanakan, sehingga penjual dapat mengambil kas yang dikirim
oleh pembeli.
3) Prosedur Penerimaan Kas dari Credit Card Sales Sebenarnya kartu kredit bukan merupakan suatu tipe penjualan, namun merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana penagih bagi penjual yang memberikan kemudahan baik bagi pembeli maupun
penjual. Kartu kredit dapat dikelompokkan menjadi 3 : a.
Kartu Kredit Bank
b.
Kartu Kredit Perusahaan
c.
Kartu Kredit Berpergian dan Liburan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas adalah : a.
Kwitansi dari transaksi penjualan sebagai bukti penerimaan kas
yang dibuat oleh bagian kasir atas transaksi penjualan. b.
Dokumen pemberitahuan yang merupakan laporan rekapitulasi atas penerimaan kas yang dibuat oleh bagian kasir kepada kepala kasir.
26
c. Dokumen dari bagian kepala kasir dilanjutkan kepada bagian keuangan.
d.
Pita register kas
e.
Credit Card Sales Ship
Informasi yang dihasilkan dari setoran atas penerimaan kas adalah : a.
Jumlah kas awal yang ada di bank yang terkait
b. Jumlah kas yang diterima atas transaksi penjualan yang dilakukan c. Jumlah kuantitas produk yang dijual
d. Jumlah kas akhir setelah penyetoran uang kas ke bank tersebut e.
Otorisasi dari pejabat yang berwewenang
f.
Nama pejabat yang melakukan penyetoran kas.
Pencatatan dan pelaporan penjualan dan penerimaan kas.
Jurnal akuntansi yang merupakan pencatatan dalam penjualan kredit tampak sebagai berikut: Piutang
xxx
Penjualan
xxx
Jurnal akuntansi yang merupakan pencatatan dalam penjualan tunai tampak sebagai berikut: Kas
xxx Penjualan
xxx
Hampir semua penjualan tunai dari suatu perusahaan industri, demikian pula bagian terpenting dari penjualan perusahaan dan eceran, dicatat dengan
seperti ini. Untuk perusahaan-perusahaan yang menyelenggarakan persediaan
27
barang atas dasar perpetual (terus menerus), maka pencatatan atau pembukuan penjualan ini disertai jurnal sebagai berikut:
Harga pokok penjualan
xxx
Persediaan barang jadi
xxx
Pelaporan penjualan dalam perusahaan sangat penting untuk memberikan informasi yang sangat berguna kepada berbagai eksekutif pemasaran pada semua
tingkat organisasi. Pelaporan pada umumnya memberikan penyajian nilai uang (omzet) atau penjualan dalam banyaknya unit untuk periode yang paling akhir (minggu atau bulan). Selain itu juga berguna untuk tujuan pengendalian. Dan pelaporan
penjualan
dapat juga
berguna
bagi
pihak
manajemen
dalam
pengambilan keputusan yang cepat dan benar.
Pencatatan dari penerimaan kas adalah sebagai berikut: Kas
xxx Piutang
xxx
Pembukuan atau pencatatan ikhtisar atau summary ini dibuat setiap hari
dalam setiap transaksi perusahaan pada akhir setiap hari, uang tunai dari setiap register yang dikumpulkan dan pita cash register dipakai sebagai dasar untuk penyiapan suatu slip setoran dan jurnal voucer untuk mencatat debet pada kas dan kredit pada penjualan.
Bagian
akuntansi
memegang
peranan yang
sangat
penting dalam
pengawasan proses penerimaan kas. Bagian ini menerima satu lembar jumlah grup penerimaan kas dari bagian kiriman pos setiap hari dan satu lembar slip (bukti) penyetoran.
28
Pada akhir setiap bulan bagian ini menerima rekening Koran bank dan atas dasar ini menyiapkan rekonsiliasi bank dan akan membandingkan tiap jumlah group atau bacth dengan slip setoran yang ada atau yang bersangkutan dan pembukuan dalam rekening Koran. E. Sistem Penjualan dan Penerimaan Kas Yang Terkomputerisasi
Pemisahan menyesuaikan penyederhanaan menghasilkan
fungsi
dengan
pada
struktur
penggunaan
flings t-fungsi. karakteristik
organisasi
komputer
Pengembangan
desain
dan
dalam
untuk system
prosedur
perusahaan proses
data
komputerisasi
yang
berbeda
akan dan akan
dengan
menggunakan prosedur manual.
Bila digunakan sistem berdasarkan komputer, transaksi penjualan dan
penerimaan dapat diproses dengan metode tumpuk (batch method) dengan metode on line, atau dengan kombinasr kedua metode tersebut. Layer praformat dapat digunakan untuk memasukkan data mengenai pesanan, retur penjualan, serta
transaksi penerimaan kas. Pada metode online data transaksi dimasukkan melalui terminal dan dibukukan secara individual ke arsip induk dan dalam beberapa keadaan, dokumen-dokumen tersebut mungkin di buat secara otomatis pada saat entry data. System penjualan dan penerimaan kas yang terkomputerisasi di dalam lingkungan pengolahan data elektronik adalah sebagai berikut: 1.
Kode
Kode merupakan aspek penting untuk mengidentifikasi aspek-aspek kunci
dari transaksi penjualan dan penerimaan kas. Kode dapat menunjukkan
29
kepada pelanggan, wilayah penjualan, wiraniaga, serta jenis produk pada saat mencatat transaksi penjualan. 2.
DataBase
Arsip-arsip induk, transaksi, riwayat, dan acuan berikut merupakan contoh
data base siklus pendapatan bagi suatu perusahaan yang melakukan penjualan produk (bukan jasa). Sudan barang tentu, jumlah dan isi arsiparsip tadi berbeda untuk satu perusahaan dan perusahaan yang lain, bergantung pada faktor-faktor seperti tipe pelanggan dan pasar, ragam laporan manajerial yang dikehendaki, tingkat penggunaan Komputer serta
struktur database. Tambahan lagi, arsip-arsip tertentu seperti arsip induk persediaan barang dagangan, tidak dibutuhkan jika perusahaan hanya menjual perusahaan jasa.
3.
Arsip Induk Pelanggan
Suatu arsip induk pelanggan memuat catatan-catatan mengenai tiap-tiap pelanggan secara individual. Arsip ini menyediakan informasi yang berguna bagi sembarang jenis perusahaan yang menjual barang dagangan secara kredit. Umumnya kunci primer dan sorlasinya adalah nomor
pelanggan. Tiap-tiap catatan arsip ini mengandung data mengenai pelanggan seperti alamat pengiriman dan penagihan, nomor telepon, rekor pembayaran yang lalu, penilaian kredit, potongan harga, yang diberikan serta kegiatan penjualan. Hal penting bagi arsip ini juga bagi arsip-arsip induk lainnya adalah menjaga agar catatan dan data permanen yang
disimpan selalu mutakhir. Bila seseorang mendapat kredit, catatan lain
30
harus ditambahkan pada arsip. Bilamana rekening seseorang menjadi tidak aktif, apapun alasannya, catatan harus dihapus. Perubahan-perubahan ini dapat
dilakukan
berdasarkan
selama
pemrosesan
pemesanan.
Kelebihan
arsip
komputer adalah kemudahan yang diberikannya dalam
membuat perubahan diatas setiap waktu. 4.
Arsip lnduk Piutang
Catatan pada arsip induk piutang juga terkait dengan pelanggan-pelanggan kredit. Ada dua mata data yang penting : Identitas pelanggan (biasanya
nomor rekening pelanggan) dan saldo rekening berjalan. Data lainnya bersifat
opsinal,
tetapi jika diinginkan
mata data
tambahan
dapat
dipindahkan ke arsip pelanggan atau semua data mengenai seorang
pelanggan,
termasuk
semua
transaksi
untuk
tahun
ini,
dapat
dikonsilidasikan ke dalam arsip piutang.
5. Arsip Induk Sediaan Barang Dagangan (Barang Jadi)
Arsip induk barang dagangan relevan dengan siklus pendapatan untuk perusahaan-perusahaan yang menjual produk(bukan jasa). Jika perusahaan
membuat sendiri produk yang dijualnya, arsip ini menggunakan istilah
"barang jadi" bukan "barang dagangan". Maka data yang mungkin terdapat dalam tata letak catatan meliputi nomor produk (mata sediaan), uraiannya, kode iokasi gudang, kode unit ukuran (satuan), tilik pesan
kembali, jumlah pesan kembali, biaya unit, kuantitas yang dipesan, tanggal pembelian
terakhir,
dan
kuantitas
dalam
sediaan.
Jika
sediaan
diselenggarakan secara perpektual, saldo berjalan juga akan dicantumkan.
31
Kunci primer dan sortasinya biasanya adalah nomor produk atau mata sediaan.
6.
Arsip Pesanan Penjualan Terbuka
Arsip penjualan terbuka terdiri atas tindasan-tindasan pesanan penjualan
menyangkut penjualan yang belum dikirim dan ditagih. Baik dalam sistem manual maupun komputer tindasan ini memuat mata-mata data. Dalam
sistem berdasarkan komputer catatan setiap pesanan juga disimpan pada media magnetic, kunci primer, dan sortasi biasanya adalah nomor pesanan
penjualan. Nama pelanggari dan uraian produk dapat dihilangkan untuk sistem berdasarkan komputer, data akan diambil dari arsip pelanggan dan arsip sediaan barang dagangan ketika faktur penjualan disiapkan. 7. Arsip Transaksi Faktur Penjualan Terbuka
Dalam sistem manual arsip faktur penjualan terbuka terdiri atas tindasan tiap-tiap faktur penjualan berjalan. Catatan pada arsip ini memberikan rincian
transaksi
penjualan
yang
dilakukan
ke
catatan
piutang
:
penyimpanannya dalam arsip terpisah memungkinkan besarnya catatan
piutang dikurangi. Dalam sistem yang berdasarkan komputer tindasan dalam bentuk cetakan boleh diarsipkan, boleh juga tidak. Catatan yang
tersimpan
dalam
media
magnetik
biasanya
menghilangkan
nama
pelanggan dan data produk, karena data ini tersedia dalam arsip lain. Kunci primer (dan sortasi) disini adalah nomor faktur penjualan. Tiap-tiap catatan dibiarkan terbuka sampai pembayaran diterima dari pelanggan
32
(atau
sampai
akhir
periode
dengan
menggunakan
metode
balance
forward). 8.
Arsip Transaksi Penerimaan
Dalam sistem manual arsip transaksi penerimaan kas biasanya terdiri atas
tindasan setiap tanda terima berjalan. Dalam sistem berdasarkan komputer, terletak pada catatan media magnetic mungkin memuat nomor rekening pelanggan, nomor faktur penjualan yang menjadi dasar pembayaran, tanggal pembayaran, serta jumlah pembayaran. la juga mencakup suatu
kode untuk mengidentifikasi catatan sebagai transaksi penerimaan kas dan mungkin juga mendapatkan nomor transaksi. 9.
Arsip Transaksi Lain
Selain arsip dan penerimaan tunai (kas) pokok, database siklus pendapatan biasanya juga mencakup arsip laporan pengiriman, arsip memo kredit dan
arsip pesanan tunda. Dimana secara garis besar memuat data yang tampak pada dokumen-dokumen yang telah dibahas sebelumnya.
F. Pengendalian Intern (Internal Control) 1.
Pengendalian Intern Secara Umum
Suatu sistem merupakan subjek dari manajemen, kesalahan-kesalahan, kecurangan, dan penyelewengan-penyelewengan umum lainnya. Suatu sistem
akuntansi merupakan
baik
berbentuk manual
pengecualian.
Suatu
maupun
SIA
yang
berbasis baik
computer juga tidak
harus
mempunyai
suatu
pengendalian. Sistem pengendalian intern (internal control) yang diterapkan pada SIA sangat berguna untuk tujuan mencegah atau menjaga terjadi hal-hal yang
33
tidak diinginkan (kesalahan-kesalahan atau kecurangan). Sistem pengendalian
intern juga dapat digunakan untuk melacak kesalahan-kesalahan yang sudah terjadi.
Demikian juga dengan penyusunan suatu SIA, analis dan perancang
system harus memperhatikan system pengendalian intern yang ada atau yang akan
diterapkan. SIA sebagai sistem yang terbuka (open sistem) tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yang bebas dari kesalahan-kesalahan atau kecurangan. Apabila sistem tersebut dilengkapi dengan suatu sistem pengendalian yang
berguna untuk mencegah atau menjaga hal-hal yang negatif tersebut, maka sistem akan dapat terus melangsungkan hidupnya. Suatu sistem harus dapat terus
melangsungkan hidupnya. Suatu sistem harus dapat melindungi dirinya sendiri. Sistem pengendalian intern yang baik merupakan cara bagi suatu sistem untuk melindungi dirinya sendiri. Sistem pengendalian intern yang baik merupakan cara bagi suatu sistem untuk melindungi dirinya dari hal-hal yang merugikan. Suatu
sistem internal control yang meliputi rencana organisasi serta semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinir yang dianut dalam perusahaan untuk
melindungi harta miliknya, kecermatan dan seberapa jauh informasi akuntansi maupun informasi lainnya dapat dipercaya meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah digariskan. Dan definisi tersebut, dapat diartikan pengendalian intern meliputi : 1.
Struktur suatu organisasi
2.
Semua metode-metode dan cara-cara yang terkoordinir
3.
Ukuran-ukuran yang ditetapkan didalam suatu perusahaan.
34
Yang mempunyai tujuan: a.
Menjagakeamanankekayaanmilikperusahaan
b. Memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi c. Mendorong efisiensi di semua operasi perusahaan
d. Mendorong ditaatinya kebijakan-kebijakan dan prosedur telah ditetapkan manajemen.
Lebih lanjut, pengertian pengendalian intern lebih diuraikan oleh AICPA
dalam SAS (Statement on Auditing Standars) nomor 1, seksi 320, paragraf 1, yang dikategorikan menjadi pengenda.ian akuntansi (adminisitrative control).
Pengendalian akuntansi dibagi-bagi menjadi dua kategori, yaitu pengendalian secara umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control). Pengendalian secara umum meruakan pengendalian akuntansi yang
mempunyai tujuan keamanan dari harta k.kayaan milik perusahaan. Pengenda.ian ini merupakan pengendalian di luar aplikasi pengolahan data. Pengendalian secara umum terdiri dari: 1.
Pengendalian Organisasi
Pengendalian organisasi ini dapat tercapai bila ada pemisahan tugas dan pemisahan tanggung jawab yang tegas, pemisahan ini berupa : a. Pemisahan tugas dan langgung jawab diantara dcpartcmcn
b. Pemisahan tugas dan tanggung jawab di dalam fungsi SIA 2. Pengendalian Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau suatu yang
menyediakan informasi tentang suatu subyek. Dokumentasi dapat berisi
35
tentang deskripsi-deskripsi, penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-
daftar, cetakan hasil komputer, contoh-contoh obyek dari sistem informasi dokumentasi dalam SIA dapat dikelompokan menjadi dua bagian, yaitu
dokumen yang disimpan dibagian akuntansi yang ada dibagian pengolahan.
3.
Pengendalian perangkat keras
Pengendalian perangkat keras merupakan pengendalian yang sudah dipasang di dalam komputer itu oleh pabrik pembuatnya. Pengendalian ini dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya perangkat keras. Pengendalian perangkat keras dapat berupa pemeriksaan parity, pemeriksaan validitas, dan pemeriksaan kesalahan Iain-lain. 4. Pengendalian keamanan fisik
Teknik untuk pengendalian seeara fisik dapat berupa alat-alat dan penempatan fisik yang dapat membantu melindungi harta kekayaan milik perusahaan. Teknik tersebut berupa :
a. Pengawasan terhadap pengaksesan fisik b.
Pengaturan lokal fisik
c.
Penerapan alat-alat pengaman.
5. Pengendalian keamanan data
Menjaga integritas keamanan dan merupakan ,Pencegahan terhadap
keamanan data yang tersimpan diluar supaya tidak hilang, rusak dan di akses oleh orang yang tidak berhak. 6. Pengendalian komunikasi
•
36
Jika sebuah
sistem menggunakan
suatu network komunikasi
untuk
mentransmisikan data dari suatu tempat ke tempat yang lain, analis sistem
harus memikirkan pengendalian, untuk ini pengendalian komunikasi dimaksudkan untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk mencegah keamanan dari data selama pengiriman data tersebut.
Pengendalian intern mempunyai arti sempit dan luas. Dalam arti sempit, pengendalian intern dapat disamakan dengan "intern check" yaitu prosedur
mekanis untuk memeriksa ketelitian dan kebenaran data administrasi seperti misalnya, mencocokan jumlah vertikal dan horizontal. Sedang menurut American Institute Of Certified Public Accountants (AICPA) pengendalian intern dalam arti yang luas dapat dibedakan menjadi dua yaitu:
a.
Pengendalian Akuntansi
Meliputi rencana organisasi dan prosedur serta catatan yang berkenaan dengan pengamanan harta atau kekayaan dan keandalan catatan keuangan dengan sendirinya didesain atau disusun untuk memberikan jaminan bahwa :
1.
Transaksi-transaksi
dilaksanakan
sesuai
dengan
wewenang
manajemen yang umum maupun khusus.
2.
Transaksi-transaksi yang dicatat untuk memungkinkan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan proses akuntansi yang
berlaku umum atau kriteria-kriteria lain yang perlu untuk laporan-
37
laporan
tersebut dan menunjukkan
pertanggung-jawaban
atas
aktivanya.
3.
Akses aktiva hanya diperbolehkan bila sesuai dengan otoritas manajemen.
4.
Tanggung jawab
atas
aktiva
(menurut
catatan)
dibandingkan
dengan aktiva yang ada pada setiap waktu tertentu dan diambil tindakan yang perlu bila ada perbedaan-perbedaan.
b.
Pengendalian Administratif Meliputi rencana organisasi dan prosedur serta catatan yang berkaitan dengan proses keputusan yang mengarah pada otorisasi manajemen
atas transaksi. Otorisasi ini merupakan suatu fungsi manajemen yang secara langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai tujuan
organisasi
dan merupakan titik
awal
untuk pembentukan
pengendalian akuntansi atas transaksi. Dengan demikian pengendalian administratif yang akuntansi
yang
baik
ada.
sangat
mendukung
Pengendalian
sekali
administratif
pengendalian dapat
berupa
pengendalian perencanaan, pengendalian personil dan standar operasi.
Suatu konsep umum pengendalian intern mempunyai elemen-elemen dasar yang dapat berlaku umum hampir pada semua STA. Bila elemen-elemen dasar ini tidak ada atau kurang fungsinya, maka SIA akan lemah pengendalian internnya
sistem pengendalian intern mempunyai enam elemen dasar, yaitu sebagai berikut: 1.
Karyawan yangjujur dan cakap.
2.
Adanya pemisahan tugas garis wewenang dan tanggungjawab yang jelas
38
2.
3.
Prosedur yang tepat untuk pemberian wewenang
4.
Dokumen dan catatan yang lengkap
5.
Pengawasan fisik terhadap aktiva dan catatan
6.
Dilakukan pencocokan yang independen
Sistem Pengendalian Intern Atas Prosedur Penjualan
Menurut Mulyadi, untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan di dalam sistem dan prosedur penjualan meliputi organisasi, sistem
otorisasi dan prosedur pencatatan serta praktek yang sehat adalah sebagai berikut: a.
Organisasi 1) Fungsi penjuaian hams terpisah dari fungsi pemberian otorisasi kredit. 2)
Fungsi pencatat piutang harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi pemberian otorisasi kredit
3) Fungsi pencatat piutang harus terpisah dari fiangsi penerima kas 4) Tidak ada transaksi penjualan yang dilaksanakan secara lengkap oleh satu bagian saja b.
Sistem Otorisasi Prosedur dan Pencatatan 1) Penerima order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir Surat Perintah Pengiriman (SPP)
2) Persetujuan pemberian kredit dilakukan oleh fungsi pemberi otorisasi dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (tembusan SPP). 3)
Pengiriman barang kepada pembeli diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang
dengan
menandatangani
Dikirim" pada tembusan SPP.
dan
membubuhkan
cap
"Sudan
39
4) Penetapan harga jual, syarat penjualan, dan potongan penjualan berada ditangan manajer penjualan dengan penerbitan surat keputusan. 5) Terjadinya
piutang
diotorisasi
oleh
fungsi
penagih
dengan
membubuhkan tandatangan pada faktur penjualan. 6) Pencatatan ke dalam kartu piutang diotorisasi oleh fungsi pencatatat piutang dan pencatatan kedalam jurnal
fungsi
akuntansi, jurnal
penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk dan memo kredit). 7)
Pencatalan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang
didukung oleh SPP.
c.
Praktek yang sehat
1) Surat perintah pengiriman bernomor unit cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan
2) Faktur
penjualan yang bernomor
unit cetak dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan/billing 3)
Secara periodik fungsi pencatatan pengiriman surat pernyataan piutang kepada tiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang
4)
Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening pengendali piutang dalam buku besar
3.
Pengendalian Intern Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas
Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern diterapkan di dalam sistem dan prosedur penerimaan kas meliputi organisasi, sistem otorisasi dan
40
prosedur pencatatan, serta praktek yang sehat menurut Mulyadi adalah sebagai berikut: a.
Organisasi
1) Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
2) Fungsi penerimaan kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kasir sejak awal sampai akhir tanpa campur tangan dari bagian organisasi yang lain
b.
Sistem Otorisasi dan Prosedur dan Pencatatan
1) Penerimaan kas harus mendapatkan
otorisasi
dari
pejabat yang
berwenang
2)
Pencatatanjurnal penerimaan harus didasarkan bukti kas masukyang telah diotorisasi dari pejabat yang berwenang dan dilampiri aengan
dokumen pendukung yang lengkap c.
Praktik yang sehat
1) Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak sah 2) Penggunaan laporan bank yang merupakan informasi pihak luar, diperlukan untuk mengecek ketelitian catatan kas bagian audit intern 3)
Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan
4) Kas yang ada ditangan dan kas dalam perjalanan diasuransikan dari kerugian 5)
Kasir diasuransikan
41
6) Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang dapat mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan (misalnya mesin register kas dan almari besi)
4.
Pengendalian Intern pada Sistem Komputerisasi
Faktor-faktor yang menjadi permasalahan pada suatu perusahaan yang
terkomputerisasi dalam hal pengendalian dan pengamanan dalam kegiatannya adalah: a.
Sistem pemrosesan yang terpusat
b.
Sifat berorientasi mesin dari data yang tersimpan merupakan ciri khas yang amat berbeda dari data yang disimpan dalam sistem manual
c.
Penghilangan jejak-jejak
audit
lebih
mungkin
terjadi
dalam
sistem
berdasarkan komputer yang dapat menghalangi pendeteksian kesalahan dan penyelewengan
d.
Penggantian pertimbangan manusia dan mesin data. Peluang manusia lebih sedikit didalam sistem berdasarkan komputer untuk menemukan kesalahan yang nyata atau situasi yang dapat dipertanyakan
e.
Bertambahnya
kerumitan
yang
ditimbulkan
oleh
komputer
akan
mengakibatkan bertambahnya kemungkinan terjadinya kesalahan f.
Rawannya data yang tersimpan dalam media komputer
g.
Rawannya peralatan komputer terhadap berbagai kemungkinan gangguan seperti banjir, kebakaran, penghentian sumber daya dan kerusakan Dengan
adanya
faktor-faktor
diatas,
tnaka
untuk
diperlukan suatu pengendalian atas sistem yang terkomputerisasi.
menghindarinya
42
Berdasarkan fungsinya, internal control pada sistem komputer dapat dibedakan menjadi dua golongan, yaitu general control dan applications control seperti yang diterangkan dibawah ini:
1.
General Control Dimana control pada golongan ini berhubungan dengan pengawasan terhadap
seluruh
kegiatan
data
elektronik
yang
merupakan
kondisi
lingkungan yang diperlukan untuk suatu instalasi komputer. Dimana meliputi: a.
Pengendalian
melalui
struktur
organisasi
dan
aktivitas
operasi
pengolahan data elektronik b.
Pengendalian
atas
pengembangan
sistem
melalui
prosedur
dokumentasi, review, dan perubahan-perubahannya
c.
Pengendalian perangkat keras
d.
Pengendalian akses ke perangkat lunak dan perangkat keras
e.
Pengamanan
dan
perlindungan
sistem
secara
umum
agar
fisik
perangkat keras dan lunak terjaga dari kerusakan atau kehilangan
2.
Application control Pengendalian dalam aplikasi berguna untuk memberikan jaminan yang
wajar bahwa pencatatan, pengolahan dan pelaporan data telah diadakan dengan benar. Pengendalian ini terdiri dari : a.
Pengendalian Input
43
Bertujuan untuk memberikan keyakinan yang layak bahwa data yang diterima untuk diproses oleh pengolahan data elektronik telah diproses oleh pengolahan data elektronik telah terotorisasi, dikonversi ke dalam
bentuk yang terbaca mesin, dan diidentifikasi dengan baik dan bahwa data tersebut tidak hilang, tersembunyi, tergabung, terduplikasi, atau perubahan sebaliknya yang tidak perlu. Pengendalian input ini meliputi pengendalian
yang
berkaitan
dengan
penolakan,
koreksi,
dan
perbaikan data yang semula keliru. b.
Pengendalian Proses
Bertujuan untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa pengolahan data elektronik telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan dari aplikasi tertentu,
yaitu
bahwa
seluruh
transaksi
diproses
seperti
yang
direncanakan, bahwa tidak ada transaksi yang ditambahkan. Sebelum transaksi diproses oleh komputer data itu dicek validitasnya c.
Pengendalian Output
Bertujuan untuk menjaga kebenaran data yang akan dilaporkan dan membatasi
penggunaan
output
hanya
oleh
orang
yang
berhak.
Pengendalian output direncanakan untuk menjamin ketelitian dalam
memproses hasil dan menjamin hanya pihak yang berhak saja yang menerima output (hasil) berupa laporan atau output lain yang bersifat rahasia agar tidak terjadi penyalahgunaan. Pengendalian terhadap laporan ini tergantung pada metode proses data yang digunakan yaitu
dengan menggunakan cara online yang hasil laporannya ditunjukan
44
pada layar monitor atau dengan cara bacth yang hasilnya berupa hasil cetakan
G. Pengertian dan Jenis-jenis File
Pencatatan akuntansi dalam sistem yang berdasarkan komputer disajikan dalam empat jenis file magnetis yang berbeda : 1.
File Induk
Sebuah file induk secara umum berisi data-data akuntansi. Buku besar umum dan buku besar pembantu adalah contoh file induk. Nilai data-data dalam file induk diperbaharui dari transaksi. 2.
File transaksi
Sebuah file transaksi adalah file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam
file
induk.
Pesanan
penjualan,
penerimaan
persediaan,
dan
penerimaan kas adalah contoh-contoh dari file transaksi. 3.
File Referensi
Sebuah file referensi menyimpan data yang digunakan sebagai standard untuk memproses transaksi. Misalnya, program pembayaran gaji dapat merujuk ke tabel pajak untuk menghitung jumlah yang sebenaraya dari pajak yang ditahan untuk transaksi pembayaran gaji. File referensi lainnya meliputi daftar harga yang digunakan untuk menyiapkan faktur-faktur
pelanggan, daftar pemasok yang di otorisasi, daftar nama pegawai, dan file kredit pelanggan untuk persetujuan penjualan kredit. 4.
File arsip
45
Sebuah file arsip berisi record-record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi akan dating. Bentuk transaksi ini merupakan
bagian yang penting dari jejak audit. File arsip meliputi jurnal-jurnal, informasi pembayaran gaji periode sebelumnya, daftar nama pegawai
sebelumnya, record tentang akun yang dihapus dan buku besar periode sebelumnya.
H. Modul Database
Sebuah
organisasi
dapat mengatasi masalah-masalah yang berkaitan
dengan flat files dengan mengimplementasikan model database ke manajemen data. Dengan organisasi data yang berada di lokasi seritral, semua pemakai
memiliki akses ke data yang mereka perlukan untuk memenuhi tujuan mereka, akses ke sumber data di control oleh sistem manajemen database (database management system - DBMS). DBMS merupakan system perangkat lunak khusus
yang deprogram untuk mengetahui elemen-elemen data yang dapat diotorisasi setiap pemakai untuk diakses. Program pemakai mengirimkan permintaan data ke DBMS, yang kemudian memvalidasi dan mengotorisasi akses ke database sesuai dengan tingkat otorisasi pemakai, jika pemakai meminta data di mana ia tidak memiliki otorisasi akses data tersebut, permintaan akan ditolak. Organisasi tidak memelihara rekening pelanggan. Persediaan di simpan di took, tidak terpisah di gudang. Pelanggan secara langsung mengambil barang yang akan mereka beli dan membawanya ke kasir pembayaran, di mana transaksi di mulai. Di dalam POS terdapat prosedur harian yaitu pertama, kasir memeriksa
label universal product code (UPC) pada barang yang dibeli dengan laser scanner.
46
Alat scanner, merupakan alat input utama dan sistem POS, yang dapat dipegang atau diletakkan pada meja kasir. Sistem POS berhubungan secara online ke file persediaan di mana bias didapatkan data harga barang dan akan ditampilkan pada
terminal komputer kasir. Kuantitas persediaan akan berkurang secara langsung untuk menggambarkan bahwa barang telah terjual. Pada saat seluruh UPC selesai di-scan, sistem secara otomatis menghitung pajak, potongan harga dan total transaksi. Untuk kasus yang menggunakan kartu kredit, dengan melalui hubungan online. Saat persetujuan tersebut dikembalikan, petugas (kasir) mempersiapkan
dokuraen
kartu
kredit
sejumlah
penjualan
dan
meminta
pelanggan
untuk
menandatanganinya. Petugas memberikan satu salinan dari dokumen tersebut dan
menyimpan salinan yang lain pada Iaci mesin register. Untuk penjualan tunai, pelanggan akan memberikan uang tunai sejumlah penjualan, dimana petugas akan menyimpannya pada Iaci mesin register. Petugas memasukkan transaksi kedalam sistem POS melalui papan ketik dan catatan penjualan akan ditambahkan pada jurnal penjualan pada saat itu juga. Catatan tersebut berisi data kunci pencarian seperti tanggal, waktu, nomor terminal computer, jumlah total penjualan, dan potongan harga yang dikenakan. Penjualan juga dicatat pada gulungan kertas rangkap
dua,
satu
salinan
akan
diberikan
pada
penerimaan, dan salinan yang lain akan disimpan
pelanggan
sebagai
bukti
dalam mesin register dimana
petugas tidak dapat mengakses salinan tersebut. Gulungan kertas internal ini yang akan digunakan untuk menutup mesin register pada saat penggantian petugas. Pada akhir dari penggantian petugas, pengawas akan membuka mesin register dan mengambil gulungan kertas internal. Laci tempat penyimpanan uang
47
tunai diambil dan diganti dengan laci yang berisi sejumlah uang tunai untuk keperluan pengembalian pembayaran bagi petugas selanjutnya. Pengawas dan petugas yang sudah selesai bertugas membawa laci tersebut ke dalam ruang
bendahara, dimana akan dilakukan pencocokan dengan gulungan kertas internal.
Laci tersebut seharusnya berisi uang tunai dan slip kartu kredit dengan jumlah yang sama dengan catatan pada gulungan kertas internal, kasir bertanggung jawab apabila terjadi perbedaan. Saat isi dari laci tersebut selesai dihitung, petugas
penerimaan uang tunai, menyiapkan dokumen pemeriksaan uang tunai dan memberikan satu salinan kepada petugas penjualan sebagai dokumen penerimaan uang tunai dan mencatat penerimaan uang tunai pada jurnal penerimaan kas. Petugas mengarsipkan slip kartu kredit dan menyimpannya pada tempat yang aman untuk disetorkan ke bank pada akhir hari.
Pada akhir hari, petugas penerimaan uang tunai menyiapkan tiga iembar slip setoran untuk seluruh penerimaan uang tunai. Satu salinan akan diarsipkan dan dua lainnya akan dibawa ke bank bersama dengan uang
tunai. Karena
berhubungan dengan uang tunai, diperlukan petugas untuk mengawal uang
tersebut sampai di bank yang dituju. Akhirnya, program batch akan meringkas penjualan dan jurnal
penerimaan kas,
menyiapkan dokumen jurnal,
melakukan posting ke rekening buku besar umum sebagai berikut: DR Kas
xxxx
Selisih Kas
xxxx
Piutang (kartu kredit)
xxxx
CR
dan
48
Harga Pokok Penj ualan
xxxx
Penjualan
xxxx
Persediaan
xxxx
Catatan jumal diatas mungkin tidak sama dengan antar perusahaan. Beberapa perusahaan lainnya akan memperlakukan penjualan kartu kredit sebagai kas. Lainnya sebagai piutang sampai kartu kredit tersebut cair.
