KEMENTERIAN PENDIDIKAN JENIS DOKUMEN DAN KEBUDAYAAN RI Standar Operasional JURUSAN AGROTEKNOLOGI Prosedur (SOP) FP-UHO JUDUL KERJASAMA JURUSAN AGROTEKNOLOGI (LOKAL, NASIONAL, INTERNASIONAL)
KODE : 020/KKJM/AGT/2014 TANGGAL DIKELUARKAN
24 AGUSTUS 2014 PIHAK TERKAIT LINGKUP FP-UHO
REVISI KE: 1
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) KERJASAMA JURUSAN AGROTEKNOLOGI FP-UHO
A. PENGERTIAN SOP kerjasama jurusan Agroteknologi merupakan panduan atau pedoman bagi dosen dan mahasiwa dilingkup jurusan Agroteknologi dalam menjalin kerjasama dengan pihak lain secara melembaga, baik ditingkat local, nasional maupun internasional. B. TUJUAN SOP Kerjasama bertujuan untuk memberikan panduan atau pedoman bagi dosen dan mahasiswa di lingkungan Jurusan Agroteknologi dalam menjalin kerjasama dengan pihak lain secara melembaga baik ditingkat lokal, nasional maupun internasional, yang berisi berbagai hal yang berhubungan dengan penyelenggaraan dan pelaksanaan kerjasama. C. RUANG LINGKUP Ruang lingkup SOP ini meliputi : a. Tahap Penjajakan dan penyusunan program/proposal
Pembuatan MoU antara pihak lembaga dengan pihak mitra Survei dan Analisis kebutuhan stakeholder pada lembaga mitra Pembuatan proposal partisipatif yang melibat stakeholder Pengajuan proposal pada lembaga mitra yang diketahui jurusan/Fakultas
oleh
ketua
b. Tahap Pengesahan
Setelah proposal disetujui oleh mitra, dilanjutkan dengan pembuatan kontrak kerja Pembahasan kontrak bersama lembaga mitra Pengesahan kontrak kerja kedua belah pihak Pencairan dana melalui rekening Dana kelolaan UHO yang diketahui oleh dekan.
c. Tahap Pelaksanaan
Pelaksanaan kegiatan oleh tim kerja Jurusan Pelaporan kegiatan
d. Tahap Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Kerjasama
Kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan oleh pelaksana kerjasama. Monitoring dilakukan untuk menjamin agar tahapan-tahapan pekerjaan dapat terlaksana dengan baik dan mencapai tujuan yang diharapkan.
Page 1 of 9
Monitoring dapat dilakukan dengan merujuk pada faktor-faktor kelayakan untuk suatu pelaksanaan pekerjaan, sehingga setiap jenis kegiatan kerjasama akan memiliki faktor kelayakan yang berbeda-beda. Tim monitoring harus diambil dari orang yang ahli/menguasai prinsip-prinsip monitoring dan seluk-beluk jenis kegiatan yang dimonitoring. Hasil monitoring dapat dijadikan bahan untuk mengevaluasi apakah suatu kegiatan kerjasama dapat dilanjutkan, diperbaiki atau hal-hal lainnya. Evaluasi hasil kegiatan kerjasama dilakukan oleh tim evaluasi yang terdiri dari pihak Jurusan, mitra kerja, dan/atau pihak eksternal/pihak lain yang memiliki otoritas untuk melakukan evaluasi yang disetujui secara bersama. Kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kerjasama merujuk pada ketentuan yang telah dibuat secara bersama. Dokumen outputnya adalah Dokumen Hasil Monitoring dan Evaluasi.
e. Pemutusan Kerjasama
Kegiatan kerjasama dapat dihentikan oleh salah satu pihak, jika terdapat penyimpangan-penyimpangan yang tidak dapat diperbaiki. Pemutusan kerjasama ini dilakukan setelah kedua belah pihak bernegosiasi dan tidak dapat menemukan kata sepakat dalam bentuk berita acara pemutusan kerjasama.
D. DEFINISI ISTILAH 1. Tim Kerjasama adalah kelompok keahlian yang terdiri dari dosen pada masing-masing jurusan 2. Kerjasama Lokal adalah kerjasama yang dilakukan Jurusan Agroteknologi Fakultas Pertanian UHO dengan pihak mitra luar di dalam Propinsi Sulawesi Tenggara 3. Kerjasama Nasional adalah kerjasama yang dilakukan Jurusan Agroteknologi Fakultas Pertanian UHO dengan pihak mitra luar antar propinsi 4. Kerjasama Internasional adalah kerjasama yang dilakukan Jurusan Agroteknologi Fakultas Pertanian UHO dengan pihak mitra luar antar negara 5. Kesepakatan kerjasama (MoU) adalah kesepakatan antara pihak Jurusan Agroteknologi Fakultas Pertanian UHO dengan pihak mitra luar baik dalam skala local, nasional dan internasional tentang hak dan kewajiban kedua belah pihak berkaitan dengan pendayagunaan sumber daya manusia, sarana dan prasarana serta dana untuk kegiatan kerjasama ; 6. Kegiatan kerjasama adalah pelaksanaan kesepakatan kerjasama antara Jurusan Agroteknologi Fakultas Pertanian Unhalu dengan pihak lain baik dalam skala lokal, nasional maupun internasional; 7. Pihak Mitra Luar adalah lembaga-lembaga: a. Lembaga Pemerintah baik di tingkat pusat maupun daerah; b. Lembaga Pendidikan Tinggi Negeri maupun Swasta, baik yang lokal, nasional, maupun internasional; c. Dunia usaha/Industri/Perusahaan, baik Lokal, Nasional maupun Internasional; d. Lembaga donor dalam bidang pendidikan dan/atau penelitian baik lokal, nasional, maupun internasional; e. Individu yang memiliki komitmen bagi kemajuan pendidikan; f. Alumni dan; g. Organisasi non Pemerintah baik Nasional maupun Internasional. 8. Lingkup Bidang Kerjasama adalah kerjasama di bidang Pendidikan, Penelitian dan Pengembangan Masyarakat, dan bidang lain seperti studi lanjut untuk tenaga-tenaga profesional, trainning, dan usaha yang bersifat komersial.
Page 2 of 9
E. PROSEDUR Tahap Penjajakan Kegiatan awal dari suatu kerjasama adalah melakukan penjajakan terhadap calon mitra kerja yang didasarkan pada tugas pokok dan fungsi Jurusan Agroteknologi. Penjajakan dapat dilakukan oleh Tim kerja ( mahasiswa, dosen atau Jurusan) Prosedur penjajakan yang dilakukan harus sepengetahuan/seizin minimal oleh Mahasiswa/Dosen, yang selanjutnya dilaporkan secara tertulis kepada Sekretaris Jurusan untuk dipelajari sebelum dilaporkan kepada Ketua Jurusan Agroteknologi. Rencana kerjasama yang dinilai layak untuk dilaksanakan, selanjutnya dibahas antar pihak terkait/berwenang dan ditindaklanjuti oleh pihak-pihak pelaksana teknis. Dokumen yang dibutuhkan dalam prose penjajakan ini berupa Proposal Usulan Kerjasama yang dibuat oleh mahasiswa, dosen atau Jurusan. Tahap Pengesahan Tahap pengesahan merupakan rangkaian kegiatan yang diawali dengan penyusunan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama sampai dengan terlaksananya penandatanganan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama. Berikut ini teknis pelaksanaan tahap pembuatan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama : 1. Substansi isi MoU dan/atau perjanjian kerjasama harus dibicarakan terlebih dahulu oleh mahasiwa/dosen dan mitra kerja. Butir-butir kesepakatan selanjutnya dibuat dalam draf Mou dan/atau perjanjian kerjasama; 2. Draf MoU dan/atau perjanjian kerjasama selanjutnya dikirimkan ke Bagian Administrasi Kerjasama Jurusan, dan selanjutnya diteruskan ke bagian bagian Hukum dan Tata Laksana Jurusan untuk dipelajari aspek hukumnya; 3. Masukan/hasil koreksi dari Bagian Hukum dan Tata Laksana Jurusan, oleh Bagian Adimistrasi Kerjasama Jurusan dikirimkan kembali ke Mahasiswa/dosen untuk dikomunikasikan ulang dengan pihak mitra kerja; 4. Jika draf sudah disepakati bersama oleh unit dan mitra kerja, selanjutnya dikonsultasikan ke pimpinan fakultas melalui Pembantu Dekan Bidang kerjasama/ PD IV (disesuaikan dengan bidang wewenang), untuk dipelajari ulang perihal butir-butir/isi draf MoU dan/atau perjanjian kerjasama a. Jika ada koreksi, segera diperbaiki oleh Bagian Hukum dan Tata Laksana Fakultas; b. Jika disetujui, dicetak naskah MoU ; c. Jika dibutuhkan pencermatan yang lebih akurat, akan dibentuk tim khusus. 5. MoU dan/atau perjanjian kerjasama yang sudah mendapatkan persetujuan, dibuat rangkap dua masing-masing dilengkapi dengan materai untuk ditandatangani oleh Ketua Jurusan dan pihak mitra kerja pada hari pelaksanaan penandatanganan. Tahap Pelaksanaan Pelaksanaan kerjasama selanjutnya dilaksanakan oleh dosen/ketua jurusan/sekretaris jurusan/unit kerjasama jurusan sebagai pengusul/pemilik kerjasama sesuai dengan MoU. Tahap Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Kerjasama Kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan oleh pelaksana kerjasama. Monitoring dilakukan untuk menjamin agar tahapan-tahapan pekerjaan dapat terlaksana dengan baik dan mencapai tujuan yang diharapkan. Monitoring dapat dilakukan dengan merujuk pada faktor-faktor kelayakan untuk suatu pelaksanaan pekerjaan, sehingga setiap jenis kegiatan kerjasama akan memiliki faktor kelayakan yang berbeda-beda. Untuk itu tim monitoring harus diambil dari orang yang ahli/menguasai prinsip-prinsip monitoring dan seluk-beluk jenis kegiatan yang dimonitoring. Hasil monitoring dapat
Page 3 of 9
dijadikan bahan untuk mengevaluasi apakah suatu kegiatan kerjasama dapat dilanjutkan, diperbaiki atau hal-hal lainnya. Evaluasi hasil kegiatan kerjasama dilakukan oleh tim evaluasi yang terdiri dari pihak Jurusan, mitra kerja, dan/atau pihak eksternal/pihak lain yang memiliki otoritas untuk melakukan evaluasi yang disetujui secara bersama. Kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kerjasama merujuk pada ketentuan yang telah dibuat secara bersama. Dokumen outputnya adalah Dokumen Hasil Monitoring dan Evaluasi. Pemutusan Kerjasama Kegiatan kerjasama dapat dihentikan oleh salah satu pihak, jika terdapat penyimpanganpenyimpangan yang tidak dapat diperbaiki. Pemutusan kerjasama ini dilakukan setelah kedua belah pihak bernegosiasi dan tidak dapat menemukan kata sepakat dalam bentuk berita acara pemutusan kerjasama. F.
ALUR/BAGAN ALIR
Page 4 of 9
H. Diagram Alur/prosedur standar kerjasama lokal, nasional dan internasional Unit yang Terlibat No 1
Tim Kerja (Mahasiswa , Dosen)
Kegiatan
Tim Mitra
Ketua Jurusan
Fakultas
Bendahar a Kelolaan UHO
Dokume n
Waktu
A. Tahap Penjajakan dan penyusunan program/proposal 1. Pembuatan MoU antara pihak lembaga dengan pihak mitra 2. Tim kerja melakukan survei dan analisis kebutuhan stakeholder pada lembaga mitra 3. Pembuatan proposal partisipatif melibatkan stakeholder
2 4
ya
1
3
yang
4. Pengajuan proposal pada lembaga mitra diketahui oleh ketua jurusan
5 6
6
B. Tahap Pengesahan 1. Setelah proposal disetujui oleh mitra, dilanjutkan dengan pembuatan kontrak kerja oleh Jurusan Agroteknologi.
2. Pembahasan kontrak bersama lembaga mitra
8
7
9
10
Page 5 of 9
Unit yang Terlibat No
Tim Kerja (Mahasiswa , Dosen)
Kegiatan 3. Pengesahan kontrak kerja kedua belah pihak
Tim Mitra
9
4. Pencairan dana melalui rekening Dana kelolaan UHO yang diketahui oleh dekan.
dan
pembuatan
Fakultas
Bendahar a Kelolaan UHO
Dokume n
Waktu
10
11
C. Tahap Pelaksanaan dan Monitoring/evaluasi 1. Pelaksanaan kegiatan dilakukan oleh tim kerja 2. Setelah pekerjaan selesai, dilanjutkan monitoring/evaluasi pekerjaan oleh pihak mitra yang telah ditunjuk. Kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan oleh Kelompok Kerja dan Tim Mitra. Monitoring dilakukan untuk menjamin agar tahapan-tahapan pekerjaan dapat terlaksana dengan baik dan mencapai tujuan yang diharapkan. 3. Penyusunan kegiatan.
Ketua Jurusan
12
13
laporan
4. Presentasi laporan kegiatan dan Pembuatan Laporan Lengkap kegiatan
14 14
15 Page 6 of 9
No
Kegiatan
Unit yang Terlibat Pihak Pertama Pihak Kedua (Lembaga (Jurusan Mitra) Agroteknologi)
Lembaga Hukum
Dokume n
Waktu
E. Pemutusan Kerjasama 1. PIHAK SATU dapat melakukan pemutusan Perjanjian, apabila PIHAK KEDUA melakukan penyimpanganpenyimpangan yang tidak dapat diperbaiki.
Ya
1
2
2. Pemutusan Perjanjian tersebut dilakukan dengan terlebih dahulu memberikan teguran tertulis sebanyak 2 (dua) kali kepada PIHAK KEDUA yang memperingatkan PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pekerjaannya dengan memberikan tenggang waktu. 3. Apabila terjadi pemutusan Perjanjian yang disebabkan karena kesalahan PIHAK KEDUA, maka PIHAK KEDUA harus mengembalikan pembayaran yang telah dibayarkan oleh PIHAK PERTAMA dikurangi atas biaya-biaya yang telah dikeluarkan oleh PIHAK KEDUA. 4. Apabila kedua belahpihak tidak menemukan titik penyelesaian masalah, maka perkara tersebut akan diselesaikan secara hukum.
4
5
6
1
7
Page 7 of 9
G. INTRUKSI KERJA Kerjasama yang dilakukan oleh Jurusan Agroteknologi baik local, nasional maupun internasional melalui 5 tahapan, yaitu 1. Tahap penjajakan dan penyusunan program/proposal a. Pembuatan MoU antar pihak lembaga dalam hal ini pihak fakultas dengan pihak mitra b. Setelah MoU disepakati, maka kerjasama ditindak lanjuti oleh tim kerja untuk melakukan survey dan analisis kebutuhan stakeholder pada lembaga mitra c. Membuat proposal partisipatif yang melibatkan stakeholder d. Mengajukan proposal pada lembaga mitra diketahui oleh ketua jurusan 2. Tahap pengesahan a. Ketua jurusan Agroteknologi membuat kontrak kerja setelah proposal disetujui oleh mitra b. Ketua jurusan melakukan pembahasan kontrak bersama lembaga mitra c. Ketua jurusan dan pihak mitra melakukan pengesahan kontrak kerja d. Pencairan dana dilakukan melalui rekening Dana kelolaan UHO atas sepengetahuan Dekan 3. Tahap Pelaksanaan dan Monitoring/Evaluasi a. Tim kerja melaksanakan program atau kegiatan yang telah disepakati Setelah program/kegiatan berakhir, pihak mitra yang telah ditunjuk melakukan monitoring dan evaluasi. Didampingi tim kerja dan tim mitra. Kegiatan monitoring dilakukan untuk menjamin agar tahapan-tahapan pekerjaan dapat terlaksana dengan baik dan mencapai tujuan yang diharapkan. b. Tim kerja menyusun dan membuat laporan kegiatan. Selanjutnya tim kerja melakukan presentasi laporan dan membuat laporan lengkap kegiatan 4. Pemutusan Kerjasama Jika dalam pelaksanaan kerjasama tidak terjadi kesepakatan maka dapat dilakukan pemutusan kerjasama, dengan tahapan sebagai berikut a. Pihak mitra dapat melakukan pemutusan Perjanjian, apabila pihak jurusan Agroteknologi melakukan penyimpanganpenyimpangan yang tidak dapat diperbaiki. b. Pemutusan Perjanjian dapat dilakukan setelah tim mitra terlebih dahulu memberikan teguran tertulis sebanyak 2 (dua) kali kepada pihak jurusan Agroteknologi yang memperingatkan pihak jurusan Agroteknologi (tim kerja) untuk melaksanakan pekerjaannya dengan memberikan tenggang waktu. c. Apabila terjadi pemutusan Perjanjian yang disebabkan karena kesalahan pihak jurusan Agroteknologi (tim kerja) maka pihak jurusan Agroteknologi (tim kerja) harus mengembalikan pembayaran yang telah dibayarkan oleh mitra dikurangi atas biaya-biaya yang telah dikeluarkan oleh pihak jurusan Agroteknologi (tim kerja). d. Apabila kedua belahpihak tidak menemukan titik penyelesaian masalah, maka perkara tersebut akan diselesaikan secara hukum. H. FORMULIR KERJA
Page 8 of 9
Page 9 of 9
