Rancang Bangun Web Service untuk Pengadaan Barang/Jasa (Studi Kasus: PT. Tiga Serangkai Pustaka Mandiri) Ellya Nurfarida1, Ahmad Ashari2 Prodi TI Politeknik Kediri; Jl. Mayor Bismo 27 Kediri, Telp./Fax. (0354) 683128 2 Jurusan Ilmu Komputer dan Elektronika, FMIPA UGM, Yogyakarta e-mail:
[email protected],
[email protected]
1
Abstrak Proses pengadaan barang/jasa adalah masalah yang komplek apalagi untuk perusahaan besar seperti PT. TSPM (Tiga Serangkai Pustaka Mandiri). Hal ini dikarenakan proses pengadaan barang/jasa meliputi proses pemilihan barang/jasa yang sesuai, pemilihan vendor yang tepat, proses pemenuhan barang dan proses pembayaran. PT. TSPM memerlukan komunikasi yang intensif dengan calon supplier seperti komunikasi untuk pemilihan barang yang akan dipesan, dan penawaran harga. Setelah supplier didapat proses pengadaan barang tetap berjalan sehingga memerlukan komunikasi dengan pihak supplier sehingga proses produksi tetap berjalan tanpa ada hambatan karena masalah bahan baku yang belum tersedia. Web service merupakan teknologi client server dengan memanfaatkan media internet. Web service akan mempermudah komunikasi antara PT. TSPM yang bertindak sebagai server dengan supplier sebagai client. Dengan web service supplier dapat meminta data stok kertas dan data rencana produksi tanpa harus mengakses langsung database dari PT. TSPM. PT. TSPM membangun web service dengan menggunakan JSON. Pembangunan web service fokus pada proses pemenuhan barang PT. TSPM. Kata kunci: web service, pengadaan barang/jasa, JSON
1. PENDAHULUAN Proses pengadaan barang/jasa PT. TSPM hampir sama dengan proses pengadaan barang/jasa pada perusahaan lain. Pada intinya proses pengadaan barang/jasa terbagi menjadi 3 proses inti yaitu epurchasing, shipping and receiving dan payment [4]. Epurchasing terkait dengan proses tender barang. Hal-hal yang dilakukan dalam tahap ini adalah pemilihan supplier, pengiriman RFP(Request For Proposal) ke supplier, penawaran RFP oleh supplier, penilaian RFP, dan kontrak kerja dengan supplier pemenang tender. Shipping and receiving terkait dengan proses pemenuhan barang setelah terjadi kontrak kerja dengan supplier. Hal-hal yang dilakukan dalam proses shipping and receiving adalah pengiriman barang dan penerimaan barang. Pada proses ini dibutuhkan komunikasi yang intensif dengan supplier untuk kontrol stok barang sehingga proses pengiriman barang tidak terhambat dan barang dapat digunakan pada waktu dibutuhkan. Payment terkait dengan proses pembayaran yang harus dilakukan kepada supplier. Penelitian yang pernah dilakukan masih fokus pada proses epurchasing. Sementara proses shipping and receiving dan payment kurang tersentuh oleh penelitian. Hal ini karena proses shipping and receiving dapat dilakukan dengan menggunakan
2
telepon maupun email untuk kntrol stok barang sedangkan payment biasanya telah ditangani oleh departemen accounting. Web service merupakan sebuah teknologi yang menyediakan fungsi-fungsi untuk saling berinteraksi antara perusahan satu dengan perusahaan lain secara lebih fleksibel. Perusahaan dapat dengan mudah meminta data stok barang hanya dengan memanfaatkan fungsi dari web service tersebut.Web service yang akan dibangun merupakan web service PT. TSPM yang mampu mengakomodasi kebutuhan pengadaan barang/jasa milik PT. TSPM. Fungsi dari web service tersebut meliputi fungsi untuk melihat katalog produk supplier, fungsi untuk meminta RFP pada supplier, fungsi untuk melakukan pemesanan barang sesuai dengan jadwal produksi dari PT. TSPM dan fungsi untuk melakukan kontrol pengiriman barang. Dengan adanya web service ini diharapkan mampu memberikan referensi bagi PT. TSPM dan mitra kerja PT. TSPM dalam memanfaatkan teknologi yang ada untuk proses pengadaan barang/jasa. Pembangunan web service menggunakan JSON dan proses uji coba dilakukan pada client dengan menggunakan PHP. 2. METODE PENELITIAN Secara umum pengadaan barang/jasa PT. TSPM memiliki arsitektur sistem sebagaimana terlihat pada Gambar 2.1. Departemen inventori kontrol
Aplikasi client/supplier
Departemen purchaser
internet Web server Unit inventori
Web service Database server
Gambar 2.1 Arsitektur sistem pengadaan barang/jasa PT. TSPM Dari Gambar 2.1 terlihat bahwa sistem pengadaan barang/jasa PT. TSPM dibangun dengan tujuan: 1. Modul departemen SCM. Modul ini menangani perhitungan rencana produksi setiap tahunnya dan menghitung stok kertas untuk diproduksi. 2. Modul unit inventori. Modul ini bertugas melakukan pencatatan kertas masuk dari supplier dan kertas keluar ke departemen produksi. 3. Modul departemen purchaser. Modul ini menangani proses permintaan dan penawaran RFP. 4. Web service untuk mengetahui stok barang dan rencana produksi PT. TSPM oleh supplier. 5. Modul otentikasi. Modul ini digunakan untuk mengotentikasi supplier yang akan mengakses web service PT. TSPM.
3
2.1
Analisis Kebutuhan Sistem Dari arsitektur sistem di atas, beberapa analisis kebutuhan sistem yang meliputi: 1. Sistem ini terdiri dari beberapa modul yaitu modul inventori, modul SCM dan modul purchaser. 2. User purchaser berhak menentukan supplier yang potensial untuk dikirim RFP (Request For Proposal). 3. User purchaser berhak untuk menentukan kepada supplier mana perusahaan membeli material kertas berdasarkan harga, pelunasan pembayaran, termin pengiriman dan track record. 4. User inventori melakukan proses mencatat bahan baku masuk dan bahan baku keluar dari gudang. 5. User inventori dapat mengeluarkan bahan baku kertas sejumlah yang diminta oleh user produksi. 6. User SCM dapat menginputkan data buku yang akan diproduksi dalam 1 tahun kedepan. 7. User SCM dapat mengecek data stok material yang ada di gudang. 8. User supplier dapat meminta data stok barang yang dipasok oleh supplier tersebut. 9. User supplier dapat mengakses web service PT. TSPM setelah melalui tahap login. Dari analisis kebutuhan yang ada, maka pengembangan konseptual terhadap sistem dapat dilakukan. Salah satu pengembangan konseptual dari pembuatan aplikasi ini adalah pembuatan Diagram Use case. Diagram use case digunakan untuk mempermudah proses pembuatan aplikasi Karena setiap proses yang ada akan jelas ditantangi oleh siapa. Diagran Use case dari penelitian ini adalah terlihat pada Gambar 2.2 login
Perencanaan buku <
>
Perhitungan kebutuhan kertas SCM
permintaan RFP Penawaran RFP <>
Penilaian RFP purchaser
<>
pemesanan kertas
Logistik input kertas
Supplier
simpan kertas <>
ubah stok <>
ambil kertas
Gambar 2.2 DFD sistem yang dibangun
4
Penjelasan dari Gambar 2.2: 1.
Proses login pada sistem digambarkan sebagai Use case login. Dari use case login ini masing-masing pengguna mendapatkan hak akses untuk mengolah data pada masing-masing subsistem sesuai dengan fungsinya 2. Pada modul SCM terdapat satu use case dengan nama perencanaan buku. Pada use case perencanaan buku, actor SCM akan menginputkan data rencana buku dalam 1 tahun produksi. use case ini akan diakses secara pasif oleh Purchaser, yang berarti data perhitngan kebutuhan kertas dalam satu tahun dapat dilihat dan dimanfaatkan oleh Purchaser untuk melakukan permintaan RFP. 3. use case include perhitungan kebutuhan kertas. Use case include perhitungan kebutuhan kertas dikerjakan oleh sistem untuk proses perhitungannya. 4. Use case permintaan RFP merupakan proses input data permintaan RFP yang dilakukan oleh Aktor Purchaser. Permintaan RFP yang ada dapat dilihat oleh Supplier 5. Aktor Purchaser akan melakukan pencatatan data penawaran RFP ke sistem melalui use case Penawaran RFP. Dengan adanya surat penawaran RFP yang masuk, maka Purchaser akan menginputkan data penilaian dari setiap surat penawaran yang masuk. 6. Proses penilaian surat penawaran RFP yang masuk merupakan proses include dari use case penawaran RFP karena proses penilaian tidak akan terjadi jika tidak ada penawaran yang masuk. Hasil penilaian terhadap penawaran RFP dapat dilihat melalui web oleh Aktor Supplier. 7. Use case include pemesanan kertas terjadi karena proses penilaian surat penawaran telah dilakukan, sehingga Aktor Purchaser akan mencatat pemesanan kertas kepada supplier yang memenangkan tender. 8. Use case simpan kertas merupakan use case yang dilakukan oleh aktor Logistik. Fungsi use case ini adalah menyimpan semua kertas masuk ke gudang. 9. Use case ambil kertas merupakan use case yang dilakukan oleh aktor Logistik. Fungsi dari use case ini adalah untuk mencatat semua kertas yang keluar dari gudang. Proses ini terjadi atas permintaan dari unit Produksi yang memproduksi kertas tersebut menjadi buku. 10. Use case include hitung stok merupakan proses yang dilakukan oleh mesin setelah aktor Logistik mencatat semua kertas masuk maupun kertas keluar dari gudang. Use case ini dapat diakses secara pasif oleh Supplier dengan menggunakan web service. 2.2
Entity Relationship Diagram (ERD) ERD merupakan salah satu pengembangan konseptual. ERD menggambarkan relasi yang terbentuk dari setiap entitas pada database yang ada.ERD dari sistem yang akan dibangun terdapat pada Gambar 2.3
5
supplier
1
melakukan
1
rfp_penawaran
N
rfp_penawaran _detail
N
mengurangi stok
order_detail
N
kertas
N
N
inventori_ keluar
N
1
1
rfp_permintaan_ detail
1
1
N
1
inventori_ masuk
rfp_penawara n_skor
1
1
ke
order
memiliki
1
memiliki spesifikasi
N
menambah stok
N
N
rfp_permintaan kebutuhan_ kertas
memiliki N
memiliki
1
kebutuhan_ isi buku_rencana _detail
N
1 1
buku_rencana
1
memiliki
1
memiliki 1
1
1
kebutuhan_ Sampul
suplemen
buku_kategori
Gambar 2.3 ERD sistem Gambar 2.3 merupakan ERD sistem yang akan dikembangkan. Dalam ERD hanya terlihat entitas-entitas dan relasi dari masing-masing entitas tersebut. kardinalitas menunjukkan derajat relasi dari entitas dengan entitas lainnya. Dari ERD yang telah ada akan dijabarkan dalam relasi antartabel. 2.3 Relasi antartabel Relasi antartabel dirancang untuk melihat relasi dari masing-masing tabel berdasarkan ERD yang telah dibuat dan melihat kardinalitas dari relasi tersebut. Terlasi antartabel dapat dilihat pada Gambar 2.4 Dari relasi antartabel tersebut terlihat bahwa selain tabel entitas dan relasi terdapat juga atribut dari masing-masing entitas maupun relasi. Masing-masing atribut memiliki fungsi sendiri-sendiri. Dari setiap atribut yang ada selalu disertai dengan tipe data dan jumlah maksimal karakter yang harus ada pada atribut tersebut.
6
Gambar 2.4 Relasi antartabel 2.4
Tinjauan Pustaka Web service merupakan teknologi berbasis client server yang sedang berkembang pesat saat ini. salah satu penelitian yang dilakukan adalah Perancangan Aplikasi EProcurement pada PT. Indeso Aroma. Penelitian fokus pada pembuatan web service untuk proses tender dengan menggunakan ASP.Net dan metode OOAD (Object Oriented Analisys and Desain)[5]. Penerapan web service e-procurement juga dilakukan pada penelitian dengan judul Web services Enable Procurement in Extended Enterprise:An Architectural Design and Implementation. Sebuah proses pengadaan barang dan jasa hanya terdiri dari 2 proses inti yaitu pemilihan vendor dan tawar menawar harga yang harus dilakukan secara real time sehingga aplikasi yang dibuat bersifat dinamis[2]. Salah satu penerapan web service adalah dengan menggunakan XML web service.XML web service dapat diterapkan pada sebuah apotik yang memiliki banyak cabang. Sehingga apotik pusat akan dapat melakukan monitoring stok barang, katalog produk, pengiriman barang, pemesanan barang dan laporan transaksi tanpa harus melakukan komunikasi melalui telepon maupun email yang dapat meyebabkan terjadinya kesalahan[3]. Salah satu keuntungan web service adalah sifatnya yang interoperabilitas yaitu mampu dijalankan dibanyak platform yang berbeda. Penelitian Implementasi Web services untuk Pengembangan Layanan Pariwisata terpadu merupakan pembuatan web services “WisataBuadayaJawa” dan Web services “Kurs” yang dapat diimplementasikan pada OS windows maupun linux dan mengintegrasikan kedua web service tersebut dalam OS yang tersedia[6]. Pustaka terakhir adalah pembuatan aplikasi eprocurement untuk pembelian bahan bangunan. Proses ini melibatkan server dan client yang memiliki platform bahasa pemrograman yang berbeda. Server web service menggunakan NuSOAP dan client menggunakan J2ME[1].
7
3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1
Hasil Penelitian Pada implementasi ini web service dibangun pada sisi PT. TSPM. Sehingga PT. TSPM bertindak sebagai server. Alamat host yang server yang dibangun adalah http://localhost/ellya. Pembangunan web service ini menggunakan JSON. Dalam aplikasinya JSON digunakan untuk memroses data pada web service bukan membangun berdasarkan method-method tertentu. JSON akan memproses data berdasarkan id_supplier dan kode_rfp. Pada implementasi web service membutuhkan inputan data berupa: $id_supplier $id_rfp
= $_GET['id']; = $_GET['rfp'];
Input data yang dibutuhkan adalah : id_supplier dan id_rfp. Kedua data tersebut dikirimkan dengan menggunakan method $_GET dan disimpan dengan nama variabel id dan variabel rfp. $sql = "SELECT * FROM supplier, rfp_penawaran, rfp_penawaran_detail, rfp_permintaan_detail, kertas WHERE ((supplier.id_supplier = '$id_supplier') AND (rfp_penawaran.id_supplier = '$id_supplier') AND (rfp_penawaran.kode_rfp = '$id_rfp') AND (rfp_penawaran.status = 'terpilih') AND (rfp_penawaran_detail.id_penawaran = rfp_penawaran.id_penawaran) AND (rfp_permintaan_detail.kode_rfp = '$id_rfp') AND (rfp_permintaan_detail.kode_kertas = rfp_penawaran_detail.kode_kertas) AND (kertas.kode_kertas = rfp_penawaran_detail.kode_kertas))"; $query = mysql_query($sql);
Proses penyusunan string balik yang merupakan nilai balik dari service yang dimiliki oleh PT. TSPM adalah terdapat pada query dibawah ini: while ($hasil=mysql_fetch_array($query)) { $data['id_supplier'] = $hasil['id_supplier']; $data['nama_supplier'] = $hasil['nama_supplier']; $data['alamat_supplier'] = $hasil['alamat_supplier']; $data['kode_rfp'] = $hasil['kode_rfp']; $data['kode_kertas'] = $hasil['kode_kertas']; $data['jenis_kertas'] = $hasil['jenis_kertas']; $data['stok'] = $hasil['stok']; $data['jumlah'] = $hasil['jumlah']; $data['minimum'] $data['status'] $dataJson = json_encode($data); echo $dataJson;
3.2
Pembahasan
= 1000; = "success";}
8
Proses pengujian pada web service dilakukan berdasarkan tabel berikut ini: Tabel 3.1 Data JSON Nomor 1 2
Data JSON Id_supplier Kode_rfp
Data yang digunakan Sp022005 TSPM/03/2005
Dari tabel 3.1, web service yang berbasis pada JSON akan variabel data yang harus diinputkan oleh supplier yang akan mengakses web service PT. TSPM. Data JSON yang dibutuhkan adalah id_supplier dan kode_rfp. Variabel data JSON dikirimkan dengan menggunakan method $_GET. Setelah menginputkan variabel data JSON maka server web service akan menyeleksi tabel-tabel pada database, kondisi yang harus ada pada seleksi ini adalah sebagai berikut ini: 1. untuk menghasilkan supplier yang memasok barang sesuai dengan $_[id], $_[id] harus sesuai dengan field ‘id_supplier’ pada tabel supplier dan $_[id] harus pernah mengajukan RFP yang tercatat dalam tabel rfp_penawaran pada field ‘id_supplier’. Hasil dari syarat ini adalah:
Gambar 3.1 Tabel supplier Gambar 3.1 adalah gambar data dari tabel supplier. ‘$_[id]=sp022005’ Merupakan id_supplier dari PT. Surya Pamenang dengan alamat Jl. Kediri KertosonoKM 10 Kediri.
Gambar 3.2 Tabel rfp_penawaran Gambar 3.2 adalah Gambar dari tabel rfp_penawaran. ‘$_[id]=sp022005’ merupakan id_supplier yang tercatat melakukan penawaran. 2. RFP yang diinputkan oleh supplier sesuai dengan $_[rfp]. $_[rfp] harus sesuai dengan field ‘kode_rfp’ pada tabel rfp_penawaran dengan field ‘status’ pada rfp_penawaran adalah terpilih. Hal ini menunjukkan bahwa RFP tersebut merupakan pemenang dari tender yang dilakukan oleh Departemen Purchaser. Gambar 3.2 memperlihatkan hasil kode_rfp yang sesuai dengan $_rfp adalah TSPM/03/2005 dan status= terpilih. 3. Proses pengecekan terhadap RFP apakah RFP tersebut benar-benar ada dan tidak salah tahun tender maka dilakukan pengecekan terhadap tabel rfp_permintaan_detail field kode_rfp. Jika $_[rfp] tersebut ada pada field kode_rfp maka RFP yang diinputkan adalah benar. 4. Untuk mendapatkan stok kertas yang dipasok oleg supplier PT. Surya Pamenang maka kode_kertas yang inginkan juga tidak boleh salah. Pengecekan tentang kode_kertas dilakukan terhadap tabel rfp_permintaan_detail field ‘kode_kertas’
9
harus sama dengan rfp_penawaran_detail field ‘kode_kertas’ dan juga harus sama dengan tabel kertas field ‘kode_kertas’. 5. Dari keempat kondisi yang berjalan didalamnya maka keempat kondisi tersebut dikombinasikan dengan menggunakan operator logika AND. 6. Hasil dari proses tersebut dapat dilihat pada tabel 3.2. Tabel 3.2 Hasil Ujicoba web service Nomor 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Parameter Id_supplier Nama_Supplier Alamat_supplier Kode_rfp Kode_kertas Jenis_kertas Kebutuhan_rfp Stok saat ini Stok minimum
Hasil Sp022005 PT. Surya Pamenang Jl. Kediri Kertosono KM. 10 Kediri TSPM/03/2005 MP150 Matte paper 150 gram 786554 1500 1000
Hasil ujicoba web service pada tabel 3.2 berasal diperoleh dari Gambar 3.4.
Gambar 3.4 Hasil output web service pada client 3.2
Pembahasan
Pada sub bab ini akan dibahas tentang analisis sistem yang telah dirancang dan implementasikan: 1. Sistem yang telah dibangun memiliki kemampuan untuk dapat menyediakan form-form untuk mencatat dan menyimpan data untuk perencanaan buku dan data stok barang yang dapat diakses oleh pihak yang bersangkutan. Pada sistem ini pihak yang bersangkutan adalah pihak yang pada rancangannya dan struktur organisasinya membutuhkan interaksi langsung dengan data tersebut. pihak
10
tersebut adalah SCM yang tugas utamanya adalah memantau stok kertas dan merencanakan semua kebutuhan rencana cetak buku dalam satu tahun prosuksi, pihak Logistik yang merupakan pihak yang hasrus melakukan proses catat dan simpan data kertas di gudang dan pihak terakhir adalah pihak Purchaser yang harus mengetahui rencana buku dalam satu tahun produksi agar tidak terjadi kesalahan saat melakukan tender maupun penesanan barang. 2.
Sistem ini dapat melakukan proses input data dan pencatatan setiap transaksi yang dilakukan. tidak seperti sistem yang berjalan lebih dulu hanya terdapat proses pencatatan data pada proses pengambilan barang dan proses perencanaan buku. Sedangkan proses yang baru dapat meminimalkan kesalahan jumlah pengambilan kertas Karena sistem ini dilengkapi dengan perhitungan jumlah stok secara otomatis dan jumlah kebutuhan terhadap kertas juga dilakukan secara otomatis oleh sistem. Hal ini menyebabkan terhindarnya kesalahan dalam perhitungan kebutuhan dan perhitungan stok barang yang selama ini masih dilakukan oleh petugas. Dengan adanya proses perhitungan oleh sistem maka perhitungannya tidak akan berbeda-beda antara Departemen SCM dan Depaertemen Purchaser dan tidak perlu menghitung ulang semua rencana kebutuhan karena data perhitungan telah didapatkan hasil yang sama. 3. Web service untuk server terletak pada web PT. TSPM. sedangkan ujicoba pada client terletak pada aplikasi diluar dari web PT. TSPM. dengan menggunakan web service ini pengguna dari Supplier dapat mengakses data stok untuk material yang benar-benar mereka pasok sesuai dengan data RFP yang dimenangkan oleh Supplier tersebut.
1.
2.
3.
1.
4. KESIMPULAN Telah terwujudnya sebuah aplikasi pengadaan barang/jasa pada PT. TSPM yang menyediakan layanan untuk mencatat dan menyimpan semua data dalam satu aplikasi tertentu, sehingga data-data yang dibutuhkan dapat diintergrasikan antara departemen datu dengan dengan departemen lainnya Terwujudnya sebuah aplikasi pengadaan barang/jasa PT. TSPM yang dapat memberikan hasil perhitungan rencana kebutuhan kertas untuk setiap bukunya. Proses perhitungan dilakukan oleh mesin sehingga terhindar dari human error. Terwujudnya web service yang dapat diakses oleh Supplier yang memiliki kontrak kerja dengan PT. TSPM. web service yang dibangun memiliki kemampuan untuk memberikan nilai balikan berupa informasi stok kertas yang dipasok oleh Supplier tersebut. 5. SARAN Penelitian pengadaan barang/jasa yang terintegrasi dengan aplikasi milik Departemen Finance and Accounting untuk mengintergrasikan proses pembayaran.
11
2.
Penelitian yang fokus pada tersedianya proses otentikasi dan otorisasi menggunakan metode yang lainnya.
DAFTAR PUSTAKA [1]
[2]
[3] [4] [5] [6]
Azizah, L.M., 2010, Implementasi Web Service Dalam E-Procurement dengan Aplikasi Client Menggunakan J2ME, Skripsi, S1 Ilmu Komputer, MIPA UGM Yogyakarta Chen, M., Meixell, M.J., 2003, Web Services Enable Procurement in theExtended Enterprise: An Architectural Design and Implementation, Journal of Electronic Commerce Research, Volume 4, No. 4 2003 Deviana, H., 2011, Penerapan XML Web Service Pada Sistem Distribusi Barang, Jurnal Generic Vol. 6, No. 2, Juli 2011, pp. 61-70 Kalakota, R., Robinson, M., 2001, E-Business 2.0 Roadmap for Success, AdisonWesley Ongowarsito, H., 2011, Perancangan e-Procurement di PT. Indesso Aroma, Seminar Nasional Informatika 2011 UPN Veteran Yogyakarta, 2 Juli 2011 Priyambodo, T.K., 2005, Implementasi Web-service untuk Pengembangan Layanan Pariwisata Terpadu, Teknoin, Vol. 10, No. 2, Juni 2005, pp 105-118
