Personeelshandboek
Januari 2014
Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................... 3 1 Bedrijfsprofiel ........................................................................................................................................ 4 1.1 Historie ........................................................................................................................................... 4 1.2 De huidige organisatie ................................................................................................................... 4 1.3 Organisatiestructuur ....................................................................................................................... 6 1.4 Overlegstructuur ............................................................................................................................ 7 1.5 Functieomschrijvingen ................................................................................................................... 9 2. Regelingen en voorschriften .............................................................................................................. 21 2.1 Werktijden .................................................................................................................................... 21 2.2 Beveiliging .................................................................................................................................... 21 2.3 Algemene gedragsregels ............................................................................................................. 21 2.4 Algemene gedragscode ............................................................................................................... 22 2.5 Geheimhouding ............................................................................................................................ 24 2.6 Aannemen van geschenken en uitnodigingen ............................................................................. 25 2.7 Schade/Storingen ........................................................................................................................ 25 2.8 Nevenwerkzaamheden ................................................................................................................ 26 2.9 Kledingvoorschriften .................................................................................................................... 26 2.10 Catering...................................................................................................................................... 26 2.11 Kantoorartikelen ......................................................................................................................... 26 2.12 Wijziging persoonlijke gegevens ................................................................................................ 26 2.13 Regels met betrekking tot veiligheid, gezondheid en milieu ...................................................... 27 2.14 Regels over ongewenst gedrag ................................................................................................. 30 2.15 Protocol internet-, netwerk-, e-mail- en telefoongebruik en gebruik van mobiele apparaten .... 31 2.16 Protocol sociale media ............................................................................................................... 31 3. Arbeidsvoorwaarden .......................................................................................................................... 33 3.1 Indiensttreding ............................................................................................................................. 33 3.2 Salariëring .................................................................................................................................... 33 3.3 Studie ........................................................................................................................................... 34 3.4 Reiskosten ................................................................................................................................... 34 3.5 Overwerk ...................................................................................................................................... 34 3.6 Reglement ziekteverzuim en re-integratie ................................................................................... 35 3.7 Vakantiereglement ....................................................................................................................... 37 3.8 Verlof ............................................................................................................................................ 39 3.9 Pensioen en verzekeringen ......................................................................................................... 41 3.10 Beoordelingsgesprek ................................................................................................................. 41 3.11 Bonussen ................................................................................................................................... 42 3.12 Jubileumregeling ........................................................................................................................ 42 3.13 Bijzondere uitkering ................................................................................................................... 42 3.14 Uitdiensttreding .......................................................................................................................... 43 3.15 Personeelspot ............................................................................................................................ 43 3.16 Verstrekkingen ........................................................................................................................... 43
2
Inleiding Werken bij Van Veen Advocaten brengt een zekere verantwoordelijkheid met zich mee. Het leveren van de hoogst mogelijke kwaliteit dienstverlening is van groot belang, maar ook integriteit, een goede bedrijfsvoering, interne controle en natuurlijk een goede werksfeer en plezier in het werk hebben prioriteit. Dit personeelshandboek is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Iedere werknemer van Van Veen Advocaten ontvangt een exemplaar van het personeelshandboek op USB-stick. Tevens wordt het personeelshandboek via het intranet aangeboden. Alle begrippen die betrekking hebben op personen die in de mannelijke vorm gesteld zijn gelden ook voor vrouwelijke medewerkers. In het handboek kun je lezen waar Van Veen Advocaten voor staat, wat Van Veen Advocaten van jou verwacht en wat jij van Van Veen Advocaten kunt verwachten. De inhoud van het personeelshandboek geeft richting aan het handelen van ons allemaal. Vandaar dat in dit handboek regelingen en voorschriften zijn opgenomen, die in onze organisatie gelden. Om zo volledig en actueel mogelijk te blijven zal het personeelshandboek (indien noodzakelijk) tussentijds worden bijgewerkt. Nieuwe of gewijzigde teksten van het handboek worden digitaal aan de werknemers van Van Veen Advocaten verstrekt. Dit geldt ook voor de bijlagen. Wij verlangen en verwachten van iedere werknemer dat hij de inhoud van dit personeelshandboek kent en dat hij zich houdt aan de regels die in dit handboek zijn opgenomen.
3
1 Bedrijfsprofiel 1.1 Historie In de jaren veertig van de vorige eeuw werd in Bennekom een advocatenkantoor opgericht door mr Vos. In de jaren die daarop volgden droeg het kantoor diverse namen en was uiteindelijk (in de jaren 80) bekend onder de naam Blokland Advocaten. In 1977 richtten Tjeerd van Veen en Jos Luiten in Ede een advocatenkantoor op, waarin aanvankelijk uitsluitend de sociale advocatuur werd uitgeoefend. Het kantoor startte onder de naam “Advocatenkollektief”, maar kreeg gaandeweg een meer commercieel karakter in verband waarmee de naam werd omgedoopt tot Luiten en Van Veen Advocaten. Per 1 april 1988 besloten de beide kantoren te gaan samenwerken onder de naam Blokland en Van Veen Advocaten. Per 1 januari 1989 vond de formele fusie van de beide kantoren plaats. Het kantoor vestigde zich aan het in opdracht van de maatschap gebouwde pand aan de Klinkenbergerweg in Ede. In 1991 scheiden de wegen van Blokland en Van Veen Advocaten zich en het kantoor kreeg de naam Van Veen Advocaten. In 1995 werd een tweede vestiging geopend in Barneveld. De omvang van het kantoor groeide gestaag. Ten tijde van de fusie was er sprake van 10 advocaten, inmiddels is dit aantal vrijwel verdubbeld. In verband met deze groei is in 2003 verhuisd naar het huurpand aan de Keesomstraat 9 in Ede en vervolgens in december 2012 naar het naastgelegen in eigendom verworven pand aan de Keesomstraat 7. In november 2004 is de locatie in Barneveld gesloten. Redenen daarvoor waren tweeërlei: onder meer door de aanleg van de A30 is de bereikbaarheid van Ede voor Barnevelders (en omgekeerd) veel beter geworden. Daarnaast biedt het werken onder één dak betere en praktischere mogelijkheden voor samenwerking, knowhow-uitwisseling, vergaderingen van specialisatie-secties en al hetgeen daarmee samenhangt.
1.2 De huidige organisatie Van Veen Advocaten is één van de grootste allround advocatenkantoren in Midden Nederland. Met negentien advocaten (januari 2014) zijn wij zowel grote (beursgenoteerde) ondernemingen, als kleinere ondernemingen en particulieren van dienst. Veel mensen schakelen een advocaat pas in als er juridische problemen zijn. In onze ogen is dat te laat. Elke ondernemer of manager neemt immers doorlopend beslissingen die allerlei juridische aspecten hebben. Veel geschillen zijn te voorkomen wanneer beslissingen juridisch goed doordacht zijn. De advocaten van Van Veen Advocaten willen dan ook geen buitenstaander blijven. Veelal haalt een onderneming met ons een partner binnen: een kantoor dat betrokken is bij het reilen en zeilen van een bedrijf of instelling. Onze advocaten denken mee met de onderneming en weten hoe het bedrijf van hun cliënt in elkaar steekt. Dankzij deze kennis geven onze advocaten de cliënt direct en helder advies. Elke cliënt heeft een eigen advocaat die in kennis en persoonlijkheid bij de cliënt past. Zodoende is er voor de cliënt een vast aanspreekpunt en weet men met wie men van doen heeft (en andersom). Wij houden van korte communicatielijnen en hebben doorgaans een langdurige relatie met onze cliënten. Wij streven ernaar de cliënt zakelijk en bondig van dienst te zijn, met zo min mogelijk juridische jargon. Het recht is bij ons geen doel op zich, maar een middel om goed zaken te doen. Onderhandelen, bemiddelen en oplossingsgericht werken behoren tot de kerncompetenties van onze advocaten. Wij procederen wanneer dat noodzakelijk is. Onze omvang stelt ons in staat om alle juridische specialismen in huis te hebben en te ontwikkelen. Elke advocaat van ons kantoor legt zich in beginsel toe op twee specialismen. Er wordt intensief samengewerkt met collega‟s die zich met hetzelfde vakgebied bezighouden om de juridische kennis te vergroten en de dienstverlening te verbeteren.
4
Van Veen Advocaten biedt specialistische kennis op praktisch elk rechtsgebied. Daarnaast zijn enkele advocaten gespecialiseerd in mediation. Het advocatenkantoor richt zich primair op de dienstverlening aan het bedrijfsleven, maar ook betalende particulieren kunnen bij Van Veen Advocaten terecht. Van Veen Advocaten streeft naar het bieden van een zo goed mogelijke juridische kwaliteit. Kennis wordt aangeboden met betrekking tot onderstaande specialismen: Aanbestedingsrecht Insolventierecht Aansprakelijkheidsrecht Intellectueel eigendom Ambtenarenrecht Internet en ICT Arbeidsrecht Mededingingsrecht Arbitrage Mediation Bestuursrecht Merkenrecht Bouwrecht Ondernemingsrecht Contractenrecht Personen- en familierecht Erfrecht Rechtspersonenrecht (vennootschapsrecht) Food en agri Reorganisaties Fusies en overnames Ruimtelijke ordening Hippisch recht Sport en recht Huurrecht Strafrecht Incasso Vastgoed Missie Wij ontzorgen ondernemers op juridisch gebied, advocaat zijn is voor ons meer dan werk alleen. Visie Van Veen Advocaten wil een assertief commercieel advocatenkantoor zijn met aandacht voor de cliënt, ook buiten bereik van de zaak. Onze dienstverlening is niet door kantoortijden begrensd. Doel is de belangen van de cliënt optimaal te behartigen. Wij willen de beste zijn in wat we doen. Werken met mensen die passie en bevlogenheid uitstralen. Wij stellen ons doelen, investeren daarin en streven ernaar die doelen te behalen. Om vervolgens nieuwe te formuleren. Wij willen transparant zijn in de communicatie naar onze cliënten, betrekken hen bij de zaak en streven een zo plezierig mogelijke samenwerking na. Wij werken vanuit een sterk gevoel van ownership. We zorgen dat we een zaak van binnen tot buiten kennen, net als de cliënt. We hebben invloed op de aanpak van de zaak en voelen ons verantwoordelijk voor een goede afloop. We spannen ons dan ook graag tot het uiterste in om het gewenste einddoel te behalen. In iedere zaak is wat te winnen.
5
1.3 Organisatiestructuur Van Veen Advocaten is een onderneming, gericht op het maken van winst. De onderneming wordt gedreven in de vorm van een maatschap van zeven leden. De voorzitter van de maatschap is belast met het dagelijks bestuur, daarbij geassisteerd door de kantoormanager. De (overige) maatschapstaken zijn niet expliciet verdeeld/toebedeeld aan de diverse maatschapsleden. Besluitvorming vindt in beginsel plaats door in een maatschapsvergadering beslissingen te nemen met meerderheid van stemmen. Bij onze organisatie zijn in dienst (januari 2014): administrateur; ICT Manager; advocaat-medewerkers; kantoormanager; advocaat-stagiaire(s); kennismanager; cateraar; receptioniste; communicatiemedewerker; secretaresses; faillissementsmedewerker; telefoniste(s). De genoemde functies worden nader omschreven in hoofdstuk 1.5. De organisatie maakt al jarenlang een gezonde groei door, maar we willen we niet zo groot worden dat we onze cliënten en medewerkers niet meer bij naam kennen. Voor onze uitgangspunten en doelstellingen voor de komende periode wordt verwezen naar het in bijlage 2 opgenomen Ondernemingsplan 2012 – 2016.
Maatschap (7)
Kantoor manager
Administrateur
Cateraar
Communicatie medewerker
ICT Manager
Kennis manager
Receptioniste
Telefoniste
Dagelijks bestuur
Advocaat Medewerker (11) Advocaat stagiair (1)
Faillissements medewerker
Secretaresse 6 (20)
1.4 Overlegstructuur Om de doelstellingen van onze organisatie te bereiken, is werkoverleg essentieel. Hieronder worden de diverse soorten overleg binnen onze organisatie benoemd en toegelicht. Op alfabetische volgorde.
Advocatenvergadering De advocatenvergadering vindt maandelijks op een vaste avond plaats, met uitzondering van de maanden juli en december, en wordt gecombineerd met de jurisprudentievergadering. Aan deze vergadering nemen alle advocaten en de kennismanager deel. Er worden organisatorische kwesties behandeld, waarbij steeds één of meer specifieke onderwerpen worden besproken die betrekking hebben op de wijze van praktijkuitoefening. De kennismanager notuleert bij de advocatenvergadering. De kantoormanager zorgt ervoor dat besproken zaken van algemeen belang worden gecommuniceerd met de niet-juridische medewerkers.
Communicatieoverleg Het communicatieoverleg vindt wekelijks plaats. In dit overleg wordt gesproken over de inzet van de website, sociale media en offline communicatie. Bij dit overleg zijn aanwezig de communicatiemedewerker, ICT Manager en één advocaat-medewerker.
Jurisprudentievergadering De jurisprudentievergadering vindt maandelijks op een vaste avond plaats, met uitzondering van de maanden juli en december, en wordt gecombineerd met de advocatenvergadering. Aan deze vergadering nemen alle advocaten en de kennismanager deel. Actuele jurisprudentie die niet behandeld wordt tijdens één van de sectievergaderingen wordt met elkaar besproken.
Maatschapsvergadering De leden van de maatschap vergaderen samen met de kantoormanager eens per maand, met uitzondering van de maanden juli en augustus. Onderwerpen die gedurende deze vergadering worden behandeld zijn het beleid zoals in het ondernemingsplan geformuleerd, de strategie om het geformuleerde beleid te bewerkstelligen en de bewaking van het kwaliteitssysteem. Daarnaast heeft deze vergadering ook andere vaste agendapunten, waaronder financiën en personeel. De kantoormanager notuleert bij de maatschapsvergadering en zorgt ervoor dat besproken zaken van algemeen belang worden gecommuniceerd met de medewerkers.
Overleg automatiseringscommissie De automatiseringscommissie komt één keer per kwartaal bijeen en bespreekt alle relevante ontwikkelingen op automatiseringsgebied. De automatiseringscommissie bestaat uit één maatschapslid, de kantoormanager, de ICT Manager en de communicatiemedewerker.
Patroon–stagiaire overleg Een advocaat-stagiaire wordt gedurende drie jaar begeleid door een ervaren advocaat die tenminste zeven jaar praktijkervaring heeft (advocaat-patroon). De advocaat-patroon en de advocaat-stagiaire bespreken tenminste eenmaal per kwartaal de voortgang van de advocaat-stagiaire. De patroon stelt jaarlijks een verslag op ter verantwoording aan de Nederlandse Orde van Advocaten.
Sectievergadering Elke sectie vergadert eens in de twee weken op een vast tijdstip. Een sectievergadering wordt geleid door een sectievoorzitter. Onderwerpen die in een sectievergadering aan de orde komen zijn acquisitie, artikelen website, de op het rechtsgebied van de sectie binnengekomen zaken, wetgeving, rechtspraak, modellen, bibliotheek, cursussen, literatuur en casusposities uit de praktijk.
7
In beginsel maken de advocaten (met uitzondering van de stagiaires) deel uit van twee secties. De secties zijn als volgt te onderscheiden: Sectie Ondernemingsrecht, met als subsecties: Sectie Arbeidsrecht Sectie Insolventierecht Sectie Aansprakelijkheid Sectie Personen- en Familierecht Sectie Intellectueel Eigendom Sectie Vastgoed/bestuursrecht Sectie Mededingingsrecht Naast de verschillende secties zijn er teams gevormd. Elk team wordt geleid door een maatschapslid.
Teambijeenkomsten De teams vergaderen een keer per maand. Bij de samenstelling van de teams is zoveel mogelijk rekening gehouden met de huidige praktijksamenstelling en, voor zover mogelijk, met de sectieindeling. Aldus bestaat er de mogelijkheid om zaken binnen het team over te dragen. Relevante aangelegenheden binnen de praktijkuitoefening van de teamleden komen in het teamoverleg aan de orde alsmede onderwerpen als acquisitie.
Werkoverleg secretariaat Alle niet-juridische medewerkers komen eens per maand bijeen voor een zogenaamd werkoverleg. Dit werkoverleg wordt geleid door de kantoormanager. Een van de deelnemers notuleert en zorgt voor verspreiding van de notulen. Het doel van dit overleg is optimalisering van het functioneren van onze medewerkers alsmede verbetering van de samenwerking tussen onze medewerkers. Daarnaast is het werkoverleg een communicatiemiddel van en naar de maatschaps- en advocatenvergadering.
8
1.5 Functieomschrijvingen Op alfabetische volgorde.
Administrateur De administrateur heeft een ondersteunende rol bij de administratieve en financiële organisatie van de onderneming. Hij wordt aangestuurd door de kantoormanager. Tot de taken van de administrateur behoren: het tijdig, correct en betrouwbaar verwerken van de dagelijkse (financiële) administratie; het opmaken van declaraties in samenwerking met de behandelend advocaat; het wekelijks bijwerken van de mutatieoverzichten m.b.t. Graydon zaken; het verstrekken van informatie aan collega‟s en het oplossen van administratieve vragen; het wekelijks aanleveren van betalingen aan de kantoormanager; het wekelijks aanleveren van overzichten aan de advocaten van de ontvangen betalingen; het in voorkomende gevallen ondersteunen van de kantoormanager in allerhande administratieve zaken; postverwerking; controle van onkostendeclaraties. Functie-eisen: tenminste MBA-niveau; accuratesse; stressbestendigheid.
9
Advocaat-medewerker Een advocaat-medewerker is een persoon die zijn of haar stageperiode van drie jaar en drie maanden volledig en met succes heeft doorlopen en die als advocaat (zelfstandig) werkzaamheden verricht. Tot de taken van de advocaat-medewerker behoren: het behartigen van de belangen van cliënten; het in opdracht van cliënten (of rechtsprekende instanties) uitvoeren van werkzaamheden; het uitvoeren van alle werkzaamheden overeenkomstig de wet en regelgeving; het fungeren als bewindvoerder, curator of vereffenaar; het aansturen van het secretariaat; het plegen van acquisitieactiviteiten. Tot de verantwoordelijkheden van de advocaat-medewerker behoren: het uitvoeren op een correcte en professionele wijze van werk conform de Gedragsregels van de Nederlandse Orde van Advocaten; het zorgdragen voor een tijdige en accurate urenverantwoording en planning met betrekking tot de reeds uitgevoerde en nog uit te voeren werkzaamheden; het in acht nemen van bestaande procedures en werkwijzen van de organisatie; het op peil houden van en zorgdragen voor het noodzakelijke kennisniveau, mede door middel van het jaarlijks behalen van het vastgelegde aantal opleidingspunten (Permanente Opleiding); het verzorgen van zijn of haar eigen relatiebeheer, onder meer door het bijwonen van branchevergaderingen- of bijeenkomsten, het geven van lezingen en het schrijven van artikelen; het dragen van de eindverantwoordelijkheid voor alle werkzaamheden die voor of namens de advocaat-medewerker worden verricht en het instaan voor een juiste behandeling van alle zaken die (tijdelijk) onder zijn of haar berusting vallen; het dragen van de eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van uitgaande stukken; het zorgdragen voor bewaking van de eigen debiteuren; het leveren van een bijdrage aan het goed functioneren van de organisatie door deel te nemen aan het voor de advocaat-medewerker bestemde overleg, alsmede aan algemene activiteiten. Tot de bevoegdheden van de advocaat-medewerker behoren: het zelfstandig uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van cliënten; het naar eigen inzicht voeren van gerechtelijke procedures; betrokkenheid bij het ontwikkelen en formuleren van het beleid binnen de organisatie. Functie-eisen: doctoraal examen Nederlands Recht; sociale en communicatieve vaardigheden; ondernemingsgerichtheid.
10
Advocaat-stagiaire Een advocaat-stagiaire is een persoon die met goed gevolg zijn doctoraal examen Nederlands Recht heeft behaald en als beginnend advocaat werkzaam is onder leiding van een advocaat-patroon. Tot de taken van een advocaat-stagiaire behoren: het onder leiding van een advocaat-patroon uitoefenen van de advocatenpraktijk; het aansturen van het secretariaat. Tot de verantwoordelijkheden van een advocaat-stagiaire behoren: het in overleg met de advocaat-patroon maken van een stageplan; het behandelen van zaken voor kantoorgenoten; het behandelen van eigen zaken en het bijhouden van eigen dossiers; het regelmatig verslag doen aan de advocaat-patroon; het volgen van de voorgeschreven opleidingen; het op een correcte en professionele wijze uitvoeren van werkzaamheden conform de Gedragsregels van de Nederlandse Orde van Advocaten; het zorgdragen voor een tijdige en accurate urenverantwoording en planning met betrekking tot de reeds uitgevoerde en nog uit te voeren werkzaamheden; het in acht nemen van de bestaande procedures en werkwijzen van de organisatie; het leveren van een bijdrage aan het goed functioneren van de organisatie door deel te nemen aan het voor de advocaat-stagiaire bestemde overleg, alsmede aan algemene activiteiten. Tot de bevoegdheden van de advocaat-stagiaire behoren: het zelfstandig laten uitgaan van correspondentie en processtukken eerst na toestemming van de advocaat-patroon. Functie-eisen: doctoraal examen Nederlands Recht; sociale en communicatieve vaardigheden.
11
Communicatiemedewerker De communicatiemedewerker houdt zich bezig met het ontwikkelen, uitvoeren en onderhouden van het communicatiebeleid, gericht op zowel interne als externe doelgroepen. Tot de taken van de communicatiemedewerker behoren: het ontwikkelen en onderhouden van het communicatiebeleid/plan; het uitvoeren en implementeren van het communicatiebeleid/plan; het uitvoeren van sponsoring-, pr- en communicatieactiviteiten; het verzorgen van de ontwikkeling en redactie van de website; het verzorgen van online marketing campagnes en social media; het onderhouden van contacten met externe relaties, zoals vormgevers en fotografen; het organiseren van diverse acties en evenementen ten behoeve van de externe communicatie; het opstellen, schrijven en redigeren van externe communicatie uitingen; het verzorgen van presentaties voor seminars e.d.; het onderhouden van de interne communicatie, waaronder intranet, personeelshandboek en smoelenboek; het opstellen en uitvoeren (doorlopend) van klanttevredenheidsonderzoek en marktonderzoek; het ondersteunen van de ICT Manager en kantoormanager. Functie-eisen: HBO werk- en denkniveau; pro actieve houding; sociale en communicatieve vaardigheden; creativiteit.
12
Dagelijks Bestuur Van Veen Advocaten wordt uitgevoerd in de vorm van een maatschap. De dagelijkse leiding berust bij het Dagelijks Bestuur, bestaande uit de maatschapsvoorzitter en de kantoormanager. De maatschapsvoorzitter wordt door de leden van de maatschap benoemd voor de periode van één jaar en is telkens herkiesbaar. Tot de taken van het Dagelijks Bestuur behoren: het driejaarlijks doen laten opstellen van een Ondernemingsplan waarin geïntegreerd zijn het kwaliteitsbeleid, het financieel beleid en het commercieel beleid; de uitvoering van het strategisch beleid; het toezicht houden op de naleving van bestaande procedures; het onderhouden van de huisstijl; de inrichting van het gebouw; de afhandeling van klachten; acquisitie; het toezien op het (persoonlijk) welzijn van alle medewerkers van de organisatie. Tot de bevoegdheden van het Dagelijks Bestuur behoren: de dagelijkse leiding van de organisatie; het aangaan van financiële verplichtingen (boven een besteding van € 15.000 is een machtiging van de maatschap nodig); de aanstelling en het ontslag van medewerkers.
13
Faillissementsmedewerker De faillissementsmedewerker is werkzaam binnen de sectie Insolventierecht en is verantwoordelijk voor de ondersteuning van curatoren en bewindvoerders. Tot de taken van de faillissementsmedewerker behoren: het meelopen bij/met intake curator/bewindvoerder (inventarisatie); eerste contact UWV en personeel; beheer debiteuren en debiteurenincasso; contacten failliet/saniet en crediteuren, zowel telefonisch als schriftelijk; beheer ingediende vorderingen; het zorgdragen voor tijdige en volledige faillissementsverslagen en verslagen in schuldsaneringen; administratieve afhandeling van afgewikkelde faillissementen; het beheer SNS bankrekeningen in faillissementen/schuldsaneringen; allerhande ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van curatoren/bewindvoerders. Functie-eisen: MBO werk- en denkniveau; pro actieve houding; sociale en communicatieve vaardigheden; scherp analytisch vermogen en cijfermatig inzicht.
14
ICT Manager De ICT Manager is primair verantwoordelijk voor de kwalitatieve ICT dienstverlening binnen Van Veen Advocaten. Alle producten en diensten die te maken hebben met automatisering, applicatiebeheer en de ICT-infrastructuur worden door de ICT Manager geleverd en aangestuurd. Tot de taken van de ICT Manager behoren: Applicatiebeheer o het aandragen van en meedenken in oplossingen op het gebied van Content Management Systeem en Paperless Office; o het technisch beheer huisstijl in Word; o onderhoud software; o technische ondersteuning CCLaw; o licentiebeheer; o het volgen en beoordelen van trends. Systeembeheer o servers: updates, hardware; o werkstation: updates, hardware; o appliances: e-mailarchivering, firewall, beveiliging mobiele telefoons; o licentiebeheer; o het volgen en beoordelen van trends. Netwerk: onderhoud switches. Printers/Multifunctionals o contact met leverancier over contracten; o storingen melden/verhelpen; o het volgen en beoordelen van trends. Eerstelijns helpdesk o storingen verhelpen; o vragen beantwoorden aangaande software (bijv. Excel, Word). Vaste en mobiele telefonie o gesprekken met leveranciers; o onderhoud; o uitdenken van telefonie oplossingen; o het volgen en beoordelen van trends. Mobiele apparatuur naast mobiele telefoons o onderhoud m.b.v. beheersoftware; o iPads e.d. aanschaffen; o ontwikkelingen volgen en apps beoordelen; o zoeken naar zakelijke inzet van dergelijk apparatuur. Internet: technische ondersteuning/onderhoud website, volgen ontwikkelingen, monitoren verbindingen. Intranet: technisch onderhoud, ontwerp, content aanvullen. Beheer alarmcentrale kantoor: aanmaken gebruikers, beheer pincodes/druppels. Privéondersteuning partners: op kantoor, op locatie, internet, telefonie, e-mail, (vragen over) aanschaf apparatuur. Bijdrage leveren automatiseringsoverleg; Bijdrage leveren werkoverleg; Ondersteuning van de communicatiemedewerker, waaronder ontwerp communicatie uitingen e.d. Functie-eisen: HBO werk- en denkniveau; Kennis van relevante systemen; Oplossingsgerichtheid; Creativiteit.
15
Kantoormanager De kantoormanager is verantwoordelijk voor alle operationele zaken binnen de organisatie. Hij vormt samen met de voorzitter van de maatschap het Dagelijks Bestuur van Van Veen Advocaten. Tot de taken van de kantoormanager behoren: het uitvoeren van de werkzaamheden zoals door de maatschap gedelegeerd aan het Dagelijks Bestuur, zoals omschreven in artikel 6 van het maatschapscontract en het Ondernemingsplan; het fungeren als secretaris van de maatschapsvergadering en uitbrengen van schriftelijk verslag; het voorzitten van het nieuwe zaken overleg; het plaatsnemen in de automatiseringscommissie; het bijwonen of voorzitten van het werkoverleg van niet-juridische medewerkers; het fungeren als contactpersoon voor verschillende externe partijen; het juiste beheer van de verzekeringsportefeuille; het aansturen van de administratieve/ondersteunende staf; het zorgdragen voor de interne communicatie tussen de diverse overlegstructuren; het voeren van sollicitatieprocedures. Tot de verantwoordelijkheden van de kantoormanager behoren: de facilitaire zaken die zich op kantoor afspelen; het wagenparkbeheer; het onderhouden van contacten met leveranciers en relaties; de dagelijkse organisatie (personeelsbezetting en dergelijke); het voorbereiden van uitgaande betalingen; het beheer van de kantoorkas; het debiteurenbeheer, in samenspraak met verantwoordelijke advocaten; het doen van aangiften omzetbelasting, zowel voor maatschap als voor personenvennootschappen van de maatschapsleden. het verzorgen van de periodieke interne verslaglegging, alsmede interne kwartaalcijfers (managementrapportage); het voorbereiden van de jaarrekening t.b.v. de accountant; de uitvoering van het personeelsbeleid en het personeelsbeheer; de financiële en administratieve organisatie van het kantoor, o.a. personeelsadministratie en salarisadministratie; het verzorgen van de verzuimadministratie en verlofurenregistratie; het in behandeling nemen van klachten van cliënten; het zorgdragen voor onderhoud en reparaties van apparatuur en inrichting; het toezicht houden op de postverwerking. Tot de bevoegdheden van de kantoormanager behoren: het zelfstandig doen van betalingen; het mede voeren van beoordelingsgesprekken met medewerkers; de advisering bij het formuleren van het beleid van de organisatie; het delegeren van werkzaamheden en het geven van werkopdrachten aan het ondersteunend personeel. Functie-eisen: een opleiding op HBO-niveau (bij voorkeur P&O, Bedrijfskunde HEAO); sociale en communicatieve vaardigheden.
16
Kennismanager De kennismanager is de intermediair tussen vraag en aanbod op het gebied van juridische informatie. Hij beheert en onderhoudt het kennissysteem op juridisch gebied. Tot de taken van de kennismanager behoren: het opzetten en onderhouden van het informatiesysteem; het onderhoud en beheer van gegevensbestanden; de signalering van nieuwe publicaties en ontwikkelingen op juridisch gebied; het onderhoud en beheer van het modellenbestand; het ondersteunen van de advocaten bij het vinden van de juiste informatie; het onderhouden van een netwerk met beroepsgenoten; het kritisch volgen van ontwikkelingen op uitgeversgebied; de secties voorzien van actuele informatie op het gebied van wetgeving, literatuur en jurisprudentie; het notuleren bij sectievergaderingen en advocatenvergaderingen; het beheer en onderhoud van de bibliotheekcollectie. Functie-eisen: HBO-opleiding kennismanager; kennis van Informatie Technologie.
17
Receptioniste De receptioniste voert receptiewerkzaamheden uit. Verder voert zij licht administratief werk uit ter ondersteuning van de administrateur en/of de secretaresse. Tot de taken van de receptioniste behoren: het op juiste en vriendelijke wijze ontvangen van bezoekers en het bewaken van de wachttijden; de registratie van bezoekers; het reserveren van spreekkamers; de zorg voor verzoeken uit de spreekkamers; het ordelijk houden van de ontvangsthal en de spreekkamers; de zorg voor de tijdschriften en folders in de ontvangsthal; het bestellen van kantoorartikelen; het uitvoeren van licht administratief werk; het toekennen van de archiefnummers voor dossiers die kunnen worden gearchiveerd; het verzorgen van de aanvraag van uittreksels GBA t.b.v. de IM Nederland dossiers; het verzorgen van de betaling van de uittreksels GBA en KVK via de kantoorrekening bij de Postbank. Functie-eisen: MAVO/HAVO-niveau; goede beheersing van de Nederlandse taal; beheersing van één of meer moderne talen (Engels, Duits, Frans); sociale en communicatieve vaardigheden; representativiteit; vriendelijke, gastvrije en enthousiaste instelling.
18
Secretaresse Een secretaresse voert secretariële werkzaamheden uit ter ondersteuning van de praktijk van de advocaat. Tot de taken van de secretaresse behoren: het verzorgen van inkomende en uitgaande post; het aanleggen van dossiers; telefoonbehandeling; het uitwerken van dictaat; de controle en verwerking van urenstaten; het ordelijk houden van de werkkamer van de advocaat en het secretariaat; het beheer en bijhouden van adresbestanden; het archiefbeheer; het serveren van koffie e.d. bij besprekingen; het verzorgen van mailings (indien nodig); het inwerken van nieuwe collega‟s (indien nodig); het assisteren van collega‟s (indien nodig); vervanging van collega‟s (indien nodig); alle overige voorkomende administratieve werkzaamheden op verzoek van de advocaat. Functie-eisen: opleidingsniveau HAVO, MEAO-secretarieel of HBO-Schoevers; goede beheersing van de Nederlandse taal; beheersing van één of meer moderne talen (Engels, Duits, Frans); nauwkeurig werken; zelfstandig werken; ervaring met Windows, MS-Word en MS-Excel; stressbestendigheid; representatieve uitstraling; vriendelijke en gastvrije instelling.
19
Telefoniste De telefoniste bedient de telefooncentrale en/of voert receptiewerkzaamheden uit. Tot de taken van de telefoniste/receptioniste behoren: het beantwoorden en doorverbinden van de telefoon; het verwerken van de inkomende faxberichten op het algemene faxnummer; het reserveren van spreekkamers; het vervangen van de receptioniste bij diens afwezigheid. Functie-eisen: MAVO/HAVO-niveau; goede beheersing van de Nederlandse taal; beheersing van één of meer moderne talen (Engels, Duits, Frans); sociale en communicatieve vaardigheden; representativiteit; vriendelijke, gastvrije en enthousiaste instelling.
20
2. Regelingen en voorschriften 2.1 Werktijden De gebruikelijke werktijden in onze organisatie zijn gelegen op maandag tot en met vrijdag tussen 08.00 uur en 17.30 uur. De individuele werktijden worden op grond van de gemiddelde arbeidsduur in overleg overeengekomen. De normen van de Arbeidstijdenwet en het Arbeidstijdenbesluit worden hierbij in acht genomen. De voor de medewerker geldende lunchpauze kan worden opgenomen in de periode tussen 12.00 uur en 13.30 uur. Indien een niet-juridische medewerker wenst af te wijken van de overeengekomen werktijd, dan dient hij daarvoor van de kantoormanager toestemming te verkrijgen.
2.2 Beveiliging Ons kantoor is voorzien van een beveiligingsinstallatie. Medewerkers die het pand openen of afsluiten hebben een individuele beveiligingscode, waarmee de installatie kan worden in- en uitgeschakeld. Nieuwe medewerkers kunnen terzake door de kantoormanager worden geïnstrueerd. De medewerker die als laatste het pand verlaat, dient te controleren of alle lampen in het pand zijn uitgeschakeld en draagt zorg voor het inschakelen van de beveiligingsinstallatie. Bij het verlaten van de parkeergarage zal door de medewerker worden toegezien op het sluiten van de garagedeur.
2.3 Algemene gedragsregels a. In het kader van de Wet op de identificatieplicht moet de werknemer, op verzoek van personen die daartoe bevoegd zijn, altijd een identiteitsbewijs kunnen laten zien. Bij controle (tijdens het werk) gelden de volgende geldende identiteitsbewijzen als afdoende: Nederlands paspoort; Nederlandse identiteitskaart; Nederlands rijbewijs. Indien een identiteitsbewijs bij een controle op de werkplek niet kan worden getoond, pleegt de werknemer een strafbaar feit. De politie heeft in een dergelijk geval de bevoegdheid om de werknemer mee te nemen naar het politiebureau voor een onderzoek naar de identiteit van de werknemer. Gedurende deze afwezigheid heeft de werknemer geen recht op doorbetaling van het salaris. Bovendien kan de werknemer een boete krijgen. Indien de werknemer een boete krijgt opgelegd, komt deze voor zijn eigen rekening. b. De werknemer is tijdens werktijden behoorlijk gekleed en verzorgd. c. De werknemer dient de werkplek aan het einde van de werkdag opgeruimd achter te laten, zodat de schoonmakers overal goed bij kunnen. Dit houdt ondermeer in dat alle dossiers en schrijfmaterialen in kasten/laden moeten worden opgeborgen en dat afval wordt gedeponeerd in de daarvoor bestemde afvalbakken. Iedere niet-juridische medewerker van onze organisatie dient ervoor zorg te dragen dat zijn werkplek ordelijk is en blijft. De secretaresse draagt zorg voor het ordelijk houden van de kamer van de advocaat waarvoor zij werkzaam is. Verzoeken of klachten over de schoonmaak moeten worden voorgelegd aan de kantoormanager. d. Ongevallen die medische verzorging behoeven, dienen door de werknemer zo spoedig mogelijk te worden gemeld bij een BHV functionaris, alsmede aan de leidinggevende van de werknemer. e. De werknemer is verplicht alle zaken, waaronder in ieder geval begrepen apparatuur en voertuigen, welke door de werkgever aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld, zorgvuldig te beheren. De werknemer is verplicht de werkgever terstond kennis te geven van een gebrek aan of verlies van enige zaak waarvan een goed werknemer kan veronderstellen dat de wetenschap voor de werkgever van belang is.
21
2.4 Algemene gedragscode Van Veen Advocaten verwacht van al haar medewerkers, ongeacht hun functie, onberispelijk gedrag. Het is onze medewerkers niet toegestaan direct of indirect uitlatingen te doen en/of handelingen te verrichten, zowel zakelijk als privé, die inbreuk maken of kunnen maken op de goede naam en/of reputatie van onze organisatie, dan wel bijzonderheden bekend te maken waarvan hij weet of had kunnen weten dat die bekendmaking onze organisatie schade oplevert of kan opleveren. Verder zijn onze medewerkers verplicht de door of namens de direct leidinggevende opgedragen werkzaamheden, die zich in onze organisatie voordoen of werkzaamheden die met de aard van onze organisatie verband houden, naar beste kunnen te verrichten.
Omgaan met klanten a. Onze cliënten zijn de bron van ons bestaan. Het is dan ook van groot belang om cliënten en potentiële cliënten zo goed mogelijk te bedienen. b. Cliënten worden in principe altijd met „u‟ en „meneer‟ of „mevrouw‟ aangesproken, tenzij de cliënt zelf aangeeft dat hij dat anders wil. c. Wees zoveel als mogelijk telefonisch bereikbaar voor cliënten. Indien een gesprek niet aangenomen kan worden dient de cliënt altijd diezelfde dag nog terug gebeld te worden. d. Luister naar de cliënt; wat wil hij en hoe wil hij dat? Toon interesse. e. Maak concrete afspraken en kom die ook na. f. Als een belofte niet nagekomen kan worden dan dient dat per omgaande aan de cliënt te worden gemeld. Daarbij dient ook een adequate oplossing te worden voorgesteld. g. De privacy van cliënten dient te worden gerespecteerd. Informatie over cliënten dient op een deugdelijke wijze te worden geadministreerd. Voor onbevoegden mag het nooit mogelijk zijn om kennis te nemen van klantengegevens. h. Klachten dienen altijd schriftelijk te worden gemeld aan de leidinggevende. Vervolgens dienen zij adequaat, zo snel mogelijk en altijd in overleg met de cliënt en zo nodig in overleg met de leidinggevende te worden opgelost. De cliënt dient bovendien te allen tijde te worden gewezen op de mogelijkheid om een officiële klacht bij het dagelijks bestuur van Van Veen Advocaten in te dienen.
Fatsoen Van iedere werknemer, uitzendkracht, stagiaire, maatschapslid en andere die bij Van Veen Advocaten betrokken is, wordt verwacht dat hij zich volgens de in Nederland algemene aanvaarde fatsoensnormen gedraagt. Dat betekent onder meer: a. Respect voor culturen, geloofsovertuigingen, geaardheid en opvattingen, ook als die anders zijn dan de eigen. b. Aanpassing aan de omstandigheden waarin men zich bevindt. c. Achterwege laten van het bezorgen van overlast. d. Achterwege laten van opmerkingen of uitspraken die voor een ander kwetsend kunnen zijn. e. Dragen van representatieve kleding bij de functie die de werknemer bekleedt en bij de situatie waarin hij zich bevindt. Wees er te allen tijde van bewust dat u Van Veen Advocaten vertegenwoordigt en dat u met correct, vriendelijk en klantgericht optreden een positief visitekaartje voor ons bedrijf afgeeft. Andersom geldt dat ongepast gedrag negatief afstraalt op ons bedrijf.
Omgaan met externe relaties Als een werknemer een uitnodiging van een relatie ontvangt, dient altijd met de leidinggevende te worden overlegd of op de uitnodiging kan worden ingegaan, vóórdat de uitnodiging wordt aanvaard. Als positief op de uitnodiging kan worden ingegaan, dan dient men zich te realiseren dat men dat als afgevaardigde van Van Veen Advocaten doet. In dergelijke gevallen dient men zich aldus te alle tijden aan deze gedragsregels te houden.
22
Omgaan met persoonlijke belangen (Schijn van) belangenverstrengeling dient te alle tijden te worden voorkomen. Zodra sprake is van (directe of indirecte) persoonlijke belangen die kunnen conflicteren met de belangen van Van Veen Advocaten of met die van cliënten of andere relaties, dient overleg met de leidinggevende en kantoormanager plaats te vinden.
Privé zaken regelen in werktijd Privé zaken worden in principe in privétijd geregeld. Beperkte privéaangelegenheden mogen tijdens werktijd worden geregeld, zolang die beperkt blijven tot een enkel telefoontje of kort mailtje. Als zich een privésituatie voordoet die meer aandacht van de werknemer vraagt, dan dient daarover vóóraf te worden overlegd met de leidinggevende.
Omgaan met collega’s In de omgang met collega‟s en de directie streeft de werkgever openheid en eerlijkheid na. Over geleverde prestaties wordt verantwoording afgelegd, ook over de wijze waarop die prestaties zijn bereikt. Het maken van fouten is niet erg, het (proberen te) verdoezelen ervan wel.
Geen ongewenst gedrag Discriminatie, (seksuele) intimidatie, fysiek of verbaal geweld wordt binnen Van Veen Advocaten beslist niet geaccepteerd. Geen enkel excuus wordt dienaangaande aanvaard. Indien sprake is van dit soort ongewenst gedrag, zal worden gehandeld conform „Regels over ongewenst gedrag‟ zoals later wordt behandeld.
Persoonlijke relaties op het werk Wanneer sprake is van een (intieme) persoonlijke relatie met een collega, dient dat per omgaande aan de leidinggevende en aan de kantoormanager te worden gemeld. Persoonlijke relaties tussen collega‟s mogen de kwaliteit van het werk nimmer negatief beïnvloeden. Bovendien moet worden voorkomen dat persoonlijke relaties de sfeer op de werkvloer of de verhoudingen tussen alle collega‟s onderling negatief beïnvloedt. Wanneer sprake is van een relatie met een medewerker van dezelfde afdeling of wanneer sprake is van een relatie tussen een leidinggevende en een ondergeschikte, behoudt de werkgever zich het recht voor om passende maatregelen te nemen die nodig zijn voor een werkbare situatie.
Persoonlijke relaties met concurrenten Wanneer sprake is van een persoonlijke relatie met een medewerker, directielid, eigenaar of anderszins betrokkene van een met Van Veen Advocaten concurrerende onderneming, dient daarvan bij aanvang van het dienstverband of onmiddellijk na het ontstaan van de relatie melding te worden gedaan aan de leidinggevende en aan de kantoormanager. Indien nodig zullen passende maatregelen worden genomen om het bedrijfsdebiet van Van Veen Advocaten te beschermen.
Persoonlijke relaties met klanten of leveranciers Wanneer sprake is van een persoonlijke relatie met een cliënt, met een medewerker, directielid, eigenaar of anderszins betrokkene van een cliënt of met een medewerker, directielid, eigenaar of anderszins betrokkene van een andere relatie van Van Veen Advocaten dient daarvan bij aanvang van het dienstverband of onmiddellijk na het ontstaan van de relatie melding te worden gedaan aan de leidinggevende en aan de kantoormanager. Indien nodig zullen passende maatregelen worden genomen voor een goede werkverhouding.
Omgaan met bedrijfseigendommen Bedrijfseigendommen van Van Veen Advocaten worden immer met zorg en voorzichtigheid gebruikt. Handleidingen dienen te worden gelezen en nageleefd en aanwijzingen over het gebruik dienen te worden opgevolgd. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming mogen de bedrijfseigendommen van Van Veen Advocaten niet voor privédoeleinden worden gebruikt. Daaronder vallen niet alleen computers, machines en andere 'grotere' bedrijfseigendommen, maar bijvoorbeeld doch niet uitsluitend ook papier, postzegels, pennen en ander „klein materiaal‟. 23
Handelen in strijd met de gedragsregels Werknemers hebben de plicht om collega‟s die zich niet aan de gedragsregels houden daar op aan te spreken en zo dit nodig te melden aan hun leidinggevende en/of de kantoormanager. Deze gedragsregels zijn niet vrijblijvend. Het niet naleven van deze regels heeft gevolgen.
2.5 Geheimhouding Het beroepsgeheim van de advocaat is neergelegd in de wet (artikel 218 van het Wetboek van Strafvordering) en in de Gedragsregels van de Nederlandse Orde van Advocaten (Regel 6). Alle overige medewerkers van onze onderneming zijn tot geheimhouding gehouden op basis van hun arbeidsovereenkomst. Personen die voor korte tijd verblijven op het kantoor, zoals (student)stagiaires dienen voor de aanvang van hun verblijf schriftelijk te hebben verklaard dat alle informatie, die hen bekend geworden is tijdens hun verblijf op het kantoor, vertrouwelijk is en niet aan derden kenbaar zal worden gemaakt. Cliënten worden door de behandelend advocaat of eventueel diens secretaresse opgehaald uit de ontvangsthal en na afloop van het gesprek weer uitgeleide gedaan tot aan de buitendeur. Cliënten worden dus niet op enig moment alleen gelaten in het kantoorgebouw, uitgezonderd de ontvangsthal. Indien op enig moment het kantoor geheel of gedeeltelijk wordt opengesteld voor derden (seminars, open huis, recepties en dergelijke) worden alle dossiers zodanig opgeruimd, dat deze niet voor een toevallige bezoeker toegankelijk zijn.
Geheimhoudingsverklaring a. De werknemer verplicht zich om noch tijdens noch na beëindiging van de arbeidsovereenkomst, aan derden enigerlei mededeling te doen omtrent hetgeen hem bekend is van de werkgever of van een of meer ondernemingen die met de werkgever economisch of organisatorisch zijn verbonden, waarvan hij weet of kan vermoeden dat hierdoor de belangen van de werkgever en/of van deze gelieerde ondernemingen zouden kunnen worden geschaad alsmede van aangelegenheden waaromtrent hem door de werkgever geheimhouding is opgelegd. b. Deze verplichtingen strekken zich mede uit tot zaken betreffende de werkgever of overige relaties van de werkgever en de met hem verbonden ondernemingen. c. Deze verplichting bestaat niet tegenover hen, die delen in de verantwoordelijkheid voor een goede vervulling van de functie van de werknemer noch ook tegenover hen, wier medewerking tot die vervulling noodzakelijk is te achten, indien en voor zover deze zelf tot geheimhouding verplicht zijn of zich verplichten. d. Overtreding van deze verplichting gedurende de dienstbetrekking zal tussen de werkgever en de werknemer gelden als een dringende reden om de arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen, onverminderd het recht van de werkgever tot het vorderen van volledige schadeloosstelling. e. De werknemer zal gedurende de arbeidsovereenkomst informatie dan wel bedrijfsgeheimen van een vorige werkgever of een concurrerende onderneming niet op onrechtmatige wijze gebruiken dan wel openbaar maken en zal geen documenten dan wel andere zaken van een dergelijke vorige werkgever of concurrerende onderneming in het bedrijfsgebouw van de werkgever brengen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende. f. De werknemer is ermee bekend dat overtreding van de geheimhoudingsverplichting een misdrijf is in de zin van artikel 273 van het Wetboek van Strafrecht (schending van bedrijfsgeheimen) en een dringende reden vormt voor ontslag op staande voet.
24
2.6 Aannemen van geschenken en uitnodigingen Geschenken Van Veen Advocaten vindt het in principe ongepast en onaanvaardbaar als werknemers geschenken, gunsten of ontspanningsvormen aanvaarden van meer dan € 50,- in waarde. Geschenken, gunsten of ontspanningsvormen met een lagere waarde zijn eveneens ongepast en onaanvaardbaar als zij bedoeld zijn om de werknemer op ongeschikte wijze te beïnvloeden of de schijn daarvan hebben. Acceptatie van geschenken, waaronder producten, persoonlijke diensten of gunsten dienen in principe dan ook te worden beperkt tot een waarde van € 50,- (of het equivalent daarvan). Dit limiet is bedoeld als een maximum. Werknemers dienen voorzichtig en terughoudend te zijn bij het accepteren van frequente geschenken of van buitensporige geschenken. Werknemers mogen nimmer verzoeken om geschenken. Werknemers mogen nimmer geschenken aanvaarden die: a. in contanten worden aangeboden of in het equivalent van contanten (zoals bijvoorbeeld, cadeaubonnen); b. zijn aangeboden in ruil voor iets anders; c. onfatsoenlijk, gewelddadig of seksueel gericht zijn; d. illegaal zijn of indruisen tegen het beleid van Van Veen Advocaten; e. de reputatie van Van Veen Advocaten negatief kunnen beïnvloeden. Als een werknemer een geschenk heeft ontvangen dat de maximale waarde overschrijdt of anderszins in strijd is met de (bovengenoemde) regels, dan dient de werknemer het geschenk onmiddellijk te retourneren aan de afzender ervan. Als de werknemer vreest dat hij de schenker kan beledigen en/of de zakelijke relatie kan schaden door teruggave, dan dient hij onmiddellijk zelf in overleg te treden met zijn leidinggevende. De leidinggevende heeft de bevoegdheid om het geschenk aan te wenden voor bedrijfsgebruik.
Uitnodigingen Acceptatie van normaal zakelijk entertainment zoals lunch, diner, theater, een sportevenement en dergelijke is toegelaten als het een redelijk doel dient, sporadisch voorkomt en als het gaat om bonafide evenementen die in het teken staan van een zakelijke ontmoeting of van bevordering van zakelijke relaties. Als leidraad dient te worden genomen dat de aangeboden ontspanning geen hoger bedrag mag vertegenwoordigen dan € 50,-. Als de uitnodiging vermoedelijk een hoger bedrag omvat, dient – alvorens de uitnodiging wordt geaccepteerd – te worden overlegd met de leidinggevende. Als een werknemer ingaat op een uitnodiging, dan dient hij zich te allen tijde te realiseren dat hij de uitnodiging in zijn hoedanigheid van vertegenwoordiger van Van Veen Advocaten aanvaardt en dat hij Van Veen Advocaten derhalve vertegenwoordigt op het evenement. De werknemer dient zich dan ook fatsoenlijk en correct te gedragen. Het nuttigen van alcoholische dranken is toegestaan maar dient met mate te gebeuren.
2.7 Schade/Storingen Schade aan voertuigen, gebouwen, installaties of materialen die eigendom zijn van Van Veen Advocaten, dient onmiddellijk te worden gemeld aan de kantoormanager. Storingen betreffende de kopieermachines en andere kantoormachines, waaronder pc‟s en dergelijken, moeten worden gemeld aan de ICT Manager. Indien tijdens werktijd schade aan de privé-eigendommen van de medewerker is toegebracht en de medewerker schadevergoeding verlangt, dan dient hij zich tot de kantoormanager te wenden. Alleen wanneer er sprake is van een grove nalatigheid van bedrijfszijde zal een tegemoetkoming in de kosten bij schade kunnen worden gegeven. Overigens is Van Veen Advocaten niet aansprakelijk voor schade aan of diefstal uit vervoermiddelen die op haar bedrijfsterrein zijn geparkeerd of gestald. Schade die op een of andere wijze door de werkgever wordt veroorzaakt vormt hierop een uitzondering. 25
2.8 Nevenwerkzaamheden Alle nevenactiviteiten, betaald én onbetaald, die op enigerlei wijze kunnen leiden tot belangenverstrengeling en/of tot concurrentie van Van Veen Advocaten, cliënten of andere relaties, dienen vooraf ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de leidinggevende en aan de kantoormanager. a. De werknemer zal de werkgever, alvorens indiensttreding plaatsvindt, op de hoogte stellen van al zijn eventuele nevenwerkzaamheden en/of nevenfuncties. b. De werknemer is voorts gehouden de werkgever schriftelijk in kennis te stellen van het voornemen om al dan niet gehonoreerde nevenwerkzaamheden te gaan verrichten of nevenfuncties te gaan vervullen. Ook als hij voornemens is de door de werkgever toegestane nevenwerkzaamheden uit te breiden (of te wijzigen), dient hij dat schriftelijk aan de werkgever te melden. c. De werkgever kan de nevenfunctie of nevenwerkzaamheden verbieden of hij kan de werknemer met inachtneming van een redelijke termijn- opdragen een nevenfunctie of nevenwerkzaamheden te beëindigen, indien de werkgever op goede gronden meent dat het verrichten van de nevenfunctie of nevenwerkzaamheden, in strijd is met- of schadelijk is vooreen goede vervulling van de functie dan wel met het belang of aanzien van de werkgever. De werkgever zal alvorens hij een dergelijke beslissing neemt de werknemer in staat stellen hierover te worden gehoord.
2.9 Kledingvoorschriften Gezien de aard van onze organisatie en het feit dat onze medewerkers dagelijks in contact met cliënten komen, heeft Van Veen Advocaten een aantal richtlijnen opgesteld omtrent de uiterlijke verschijning van haar medewerkers. Er wordt van de medewerker verwacht dat hij zich representatief kleedt. Naar eigen inzicht en verantwoording dient de medewerker hieraan invulling te geven. Wat Van Veen Advocaten in ieder geval niet wenselijk acht is het volgende: a. het dragen van korte broeken; b. het dragen van gymschoenen en teenslippers; c. het dragen van vale en/of gerafelde spijkerbroeken; d. kledingstukken zoals hemdjes, topjes en te korte of te blote shirts; e. tatoeages die zichtbaar zijn; f. piercings die zichtbaar zijn (behoudens oorbellen); g. oorbellen bij mannen.
2.10 Catering Onze medewerkers kunnen de gehele dag door koffie, thee, frisdrank, oplossoep etc. gebruiken. Op elke verdieping is een keuken aanwezig waar een en ander voorradig is. Hieraan zijn geen kosten voor de medewerker verbonden. Van Veen Advocaten verwacht wel ieders bijdrage aan het schoon en netjes houden van de keukens.
2.11 Kantoorartikelen Kantoorartikelen worden door de receptioniste besteld. Drukwerk wordt besteld door de kantoormanager. Indien een medewerker constateert dat een artikel bijna op is, dan dient hij dit tijdig te melden aan de receptioniste dan wel de kantoormanager. Verder dienen lege verpakkingen van artikelen in de daarvoor bestemde container dan wel prullenbak te worden gedeponeerd, zodat er geen lege verpakkingen op de schappen of in de kelder blijven staan.
2.12 Wijziging persoonlijke gegevens Indien er een wijziging optreedt in de persoonlijke gegevens van de medewerker (bijvoorbeeld adres, leefsituatie, bankrekening etc.) dan dient hij zo spoedig mogelijk de kantoormanager in te lichten middels inlevering van het als bijlage 7 opgenomen Formulier wijziging persoonlijke gegevens.
26
2.13 Regels met betrekking tot veiligheid, gezondheid en milieu De zorg voor goede arbeidsomstandigheden en het milieu vormen een integraal onderdeel van het totale ondernemingsbeleid van Van Veen Advocaten. We streven dan ook zoveel als mogelijk naar een continue verbetering van de arbeids- en milieuomstandigheden zodat persoonlijk letsel, materiële schade en milieuschade tot een absoluut minimum worden beperkt.
Algemeen a. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Een ieder die werkzaam is bij Van Veen Advocaten dient zich ten volle in te zetten om het veiligheids-, gezondheids- en milieubeleid naar beste kunnen uit te voeren. Een ieder is verplicht zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu te kennen, na te komen en strikt uit te voeren. b. Communicatie Medewerkers die gevaarlijke situaties, gezondheidsrisico‟s en/of milieugevaren zien dienen dat per omgaande aan hun leidinggevende te melden. c. Bedrijfsgezondheidszorg Medewerkers die ofwel op grond van de risico-inventarisatie en evaluatie risico‟s lopen, ofwel zelf aangeven dat zij gezondheidsrisico‟s lopen, kunnen onder medisch toezicht worden geplaatst. Hiervoor wordt de bijstand ingeroepen van de arbodienst. Daarnaast worden medewerkers in de gelegenheid gesteld naar het spreekuur van de bedrijfsarts te gaan. d. Ongevallen/incidenten en onveilige situaties/handelingen Grote én kleine ongevallen, milieuschade en grote materiële schade alsmede onveilige situaties/handelingen dienen te allen tijde gemeld te worden aan de leidinggevende. Incidenten zullen vervolgens moeten worden geregistreerd en geanalyseerd om herhaling van soortgelijke voorvallen in de toekomst zoveel als mogelijk te voorkomen. e. Veiligheid van derden Het veiligheid-, gezondheid- en milieubeleid is er mede op gericht om de veiligheid van derden (bij of in rechtstreeks verband met de arbeid die wordt verricht) zoveel mogelijk te waarborgen. Daar waar nodig zal de werkgever derden verplichten maatregelen te nemen om gevaar voor zichzelf en derden te voorkomen. f. Toezicht De directie zal waar nodig corrigerend optreden. De werknemer is verplicht zich te allen tijde strikt aan de instructies te houden die door, of namens de werkgever zijn gegeven. De arbeidsomstandighedenwet beoogt de arbeidsomstandigheden van de werknemer te bevorderen. Hiervoor zijn regels opgesteld op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu.
Veiligheid De werkgever is onder andere verplicht: a. voorlichting en onderricht te geven over de aard van het werk, de daaraan verbonden gevaren en risico‟s en hoe die te vermijden; b. zo goed mogelijke werkmethoden toe te passen; c. voor voldoende noodvoorzieningen te zorgen als er gevaar voor de werknemer kan ontstaan (denk aan EHBO, brandblusmiddelen en dergelijke); d. ongevallen en incidenten en onveilige situaties te registreren. De werknemer is onder andere verplicht: a. mee te werken aan georganiseerde voorlichting en onderricht; b. zijn werk zodanig te doen dat hij zichzelf en/of anderen niet in gevaar brengt; c. machines op de juiste wijze te gebruiken en de aangebrachte beveiligingen niet te verwijderen of te veranderen; d. gevaren voor de veiligheid of gezondheid direct te melden.
27
Algemene veiligheidsregels. Iedereen die werkzaamheden verricht voor Van Veen Advocaten is verplicht: a. aanwijzingen, die in het belang zijn van de veiligheid, gezondheid en het milieu, door leidinggevenden op te volgen. b. machines en materieel op de juiste wijze te gebruiken, beveiligingen in tact te houden en niet te gebruiken indien geconstateerde defecten gevaar opleveren voor de veiligheid. c. machines alleen te gebruiken nadat de gebruikershandleiding en veiligheidsvoorschriften zijn gelezen en begrepen. d. risico‟s voor veiligheid, gezondheid en milieu voor zichzelf en voor anderen te vermijden. e. ongevallen en incidenten (brand, milieu- en materiële schade) direct te melden. f. bijna ongevallen en onveilige situatie en/of handelingen direct te melden en noodzakelijke maatregelen te nemen om erger te voorkomen. g. zich te houden aan de geldende rookverboden, ook op het terrein van cliënten en anderen. Het gebruik van drugs en alcoholhoudende dranken tijdens werkzaamheden, alsmede het onder invloed zijn hiervan, is ten strengste verboden. h. zich te houden aan de geldende verkeers- en parkeerregels, ook op het terrein van cliënten en anderen. i. afval te scheiden en op een verantwoorde manier af te voeren volgens de geldende regels en voorschriften. j. vanuit een ieders maatschappelijke verantwoordelijkheid milieuvervuiling en in het bijzonder bodemverontreiniging, te voorkomen dan wel te beperken. k. zorg te dragen voor een schone en overzichtelijke werkplek.
Gezondheid Bedrijfshulpverlening (BHV) Binnen onze organisatie is een aantal medewerkers opgeleid tot bedrijfshulpverlener om eerste hulp te kunnen bieden bij ongevallen, brand of andere incidenten. Deze bedrijfshulpverleningsgroep richt zich in eerste instantie op het beschermen van de medewerkers en bezoekers van onze organisatie. Onze bedrijfshulpverleners hebben een opleiding gevolgd en hebben als taak het realiseren van een snelle beëindiging van een alarmsituatie alsmede het beperken van bedrijfsschade. De bedrijfshulpverleners weten hoe alle aanwezige personen snel en op een goede manier uit het bedrijf kunnen worden geëvacueerd en weten hoe en wanneer de brandweer, ambulance of politie ingeschakeld moet worden. Zij zijn verantwoordelijk voor het optreden bij calamiteiten totdat de reguliere hulpverlenende instanties aanwezig zijn. Ingeval van een calamiteit dienen de instructies van de bedrijfshulpverleners door eenieder te worden opgevolgd. De navolgende medewerkers zijn bedrijfshulpverlener (januari 2014): Otto Meijnen 872 Coördinator bedrijfshulpverlening Stefanie van Asch 871 Plv. coördinator bedrijfshulpverlening Chris Tijman 892 Monica da Silva 865 Richard Vonk 895 Richard Bruinier 891 Maarten Blok 879 Noodtelefoon (333) In geval van een calamiteit dienen medewerkers het noodnummer 333 te bellen. Deze telefoon staat bij de locatie waar de post wordt verwerkt. Wat te doen in geval van een alarmering: Als het noodtoestel wordt gebeld wordt deze direct opgenomen door de receptioniste of telefoniste. Doorgegeven moet worden: Wie Wat Waar 28
Deze gegevens moeten worden doorgegeven aan de coördinator bedrijfshulpverlening (Otto Meijnen 872). Bij diens afwezigheid bij de plaatsvervangend coördinator bedrijfshulpverlening (Stefanie van Asch 871). Wanneer coördinator bedrijfshulpverlening en plaatsvervangend coördinator bedrijfshulpverlening niet bereikbaar zijn moeten deze gegevens worden doorgegeven aan een van de overige BHV-ers. Meer informatie over de BHV organisatie is te vinden in bijlage 11 het Ontruimingsplan. Preventiemedewerker Binnen onze organisatie is een preventiemedewerker aanwezig. De preventiemedewerker ondersteunt de werkgever bij de zorg voor de dagelijkse veiligheid en gezondheid en heeft kennis van de arbeidsrisico‟s van de organisatie en de te nemen preventieve maatregelen. Preventiemedewerker: Richard Vonk, 0318 68 78 95, intern (895) Nooduitgangen De kantoorpand van Van Veen Advocaten is voorzien van nooduitgangen. Deze zijn door middel van borden aangegeven. Het is ten strengste verboden obstakels voor deze uitgangen te plaatsen. Ontruimingsplan Om de taken en verantwoordelijkheden alsmede de procedures die moeten worden gevolgd ingeval van een calamiteit schriftelijk vast te leggen is een ontruimingsplan opgesteld. Hierin staat beschreven hoe een en ander gecoördineerd moet worden. Het is belangrijk dat iedereen weet hoe te handelen bij een ongeval, brand of andere gebeurtenis. Daarom is in bijlage 11 opgenomen het Ontruimingsplan. Brandblusmiddelen Het gehele pand is voorzien van brandblusmiddelen die afgestemd zijn op de brandrisico‟s in de directe omgeving. Het is niet toegestaan brandblusmiddelen te verplaatsen. Bovendien dienen de brandblusmiddelen altijd vrij toegankelijk te zijn, het plaatsen van obstakels die de toegang naar de brandblusmiddelen blokkeren is ten strengste verboden. Klachtenprocedure Klachten over het naleven van veiligheidsinstructies dienen direct mondeling en/of schriftelijk gemeld te worden bij de coördinator bedrijfshulpverlening. Alle klachten dienen serieus te worden genomen. Rookbeleid De nieuwe Tabakswet 2004 is duidelijk: werkgevers zijn verplicht ervoor te zorgen dat hun werknemers geen hinder of overlast van roken ondervinden. Het recht op een rookvrije werkplek is per 1 januari 2004 bij wet geregeld. Mede daarom geldt in onze organisatie voor alle medewerkers, uitzendkrachten, stagiaires, gedetacheerde, bezoekers en anderen een algeheel rookverbod in het pand. Het is verboden buiten te roken in de buurt van de hoofdingang. As en sigaretrestanten dienen te worden opgeruimd. Roken is alleen toegestaan op de daarvoor bedoelde locatie: onder de trap in de kelder. Roken is alleen toegestaan tijdens de officiële pauze. De werkgever zal er op toe zien dat de voorschriften worden nageleefd. Ingeval van overtreding kunnen eerst twee schriftelijke waarschuwingen volgen met een aantekening in het personeelsdossier. Bij een derde en vierde overtreding kan een boete ter hoogte van € 25,- per overtreding opgelegd worden welke ten goede komt van het kankerfonds en/of de hartstichting. Wanneer de werknemer voor de vijfde maal de voorschriften overtreedt, kan overgegaan worden tot beëindiging van het dienstverband.
29
Alcoholbeleid a. Het is de werknemer verboden om tijdens de uitoefening van de werkzaamheden onder invloed van alcohol te zijn. b. Het is werknemer verboden te rijden onder invloed van alcohol in een door de werkgever tot beschikking gestelde (lease)auto. c. Overtreding van deze regels kan leiden tot schorsing of ontslag en bij zware overtreding zelfs tot ontslag op staande voet. d. Indien de werknemer een alcoholprobleem heeft is de werkgever bereid om hulp te bieden in de vorm van therapie (ontwenningskliniek of andere instanties) om te ondersteunen in het herstelproces. Gegeven is daarbij wel dat de werknemer het probleem erkent en actief aan het herstelproces wil meewerken.
Milieu Van Veen Advocaten vindt zorg voor het milieu belangrijk. Het milieu dient zo min mogelijk te worden belast door de activiteiten van onze onderneming. Van onze werknemers vragen wij dan ook om de werkzaamheden zo milieuvriendelijk mogelijk te verrichten en zich ten minste aan de navolgende regels te houden. a. Ons milieubeleid is erop gericht afval te scheiden en op een verantwoorde manier af te voeren. b. Klein chemisch afval zoals batterijen kunnen worden ingeleverd bij de kantoormanager. De kantoormanager zorgt er vervolgens voor dat dit chemische afval bij een chemokar wordt ingeleverd. Lege tonercassettes dienen te worden ingeleverd bij de receptioniste. Zij draagt zorg voor retournering aan de leverancier. c. Lege dozen of andere (grote) lege verpakkingen dienen te worden gescheiden van ander afval en kan worden gedeponeerd in de daarvoor bestemde containers die staan in de containerruimte.
2.14 Regels over ongewenst gedrag In een goed en stimulerend werkklimaat behoren collegialiteit, respect en aandacht voor de ander tot de normale omgangsvormen en wordt op ongewenst gedrag alert gereageerd. Zo‟n klimaat vereist een actieve bijdrage van eenieder die in onze organisatie werkzaam is: niet alleen met betrekking tot het eigen gedrag, maar ook door een waakzame houding tegenover elke vorm van ongewenst gedrag die men in de eigen werksituatie signaleert. Ongewenst gedrag behoort altijd aan de orde te worden gesteld; hetzij door de betrokkene(n) rechtstreeks aan te spreken; hetzij door het inschakelen van derden.
Voorkoming van ongewenst gedrag a. Binnen ons bedrijf wordt agressie, (seksuele) intimidatie, discriminatie, pesten en ander ongewenst gedrag – op welk niveau dan ook – niet geaccepteerd. Deze regeling beoogt willekeur en/of een onzorgvuldige behandeling binnen ons bedrijf te voorkomen en te bestrijden. Werknemers die onverhoopt toch te maken krijgen met dit soort van ongewenst gedrag wordt de gelegenheid gegeven om daaraan een einde te maken. b. Binnen ons bedrijf wordt op de daarvoor geëigende wijze(n) en met de daartoe geëigende middelen actief beleid gevoerd op het gebied van preventie en bestrijding van welke agressie, geweld, discriminatie en (seksuele) intimidatie op het werk dan ook. c. De werkgever houdt zichzelf verplicht tot het voeren van een samenhangend beleid, dat agressie, geweld, discriminatie, (seksuele) intimidatie en ander ongewenst gedrag voorkomt en bestrijdt.
Vertrouwenspersoon ongewenst gedrag Van Veen Advocaten wijst een interne vertrouwenspersoon ongewenst gedrag aan. Deze vertrouwenspersoon zal worden belast met de eerste opvang van personen met klachten over agressie, geweld, discriminatie, (seksuele) intimidatie en ander ongewenst gedrag die daarover willen praten. Deze persoon zal in ieder geval het vertrouwen moeten genieten van het personeel binnen de onderneming. Deze persoon moet gemakkelijk aanspreekbaar en toegankelijk zijn, vertrouwelijk met informatie om kunnen gaan en bij voorkeur kennis en ervaring hebben op het terrein van individuele hulpverlening. De interne vertrouwenspersoon is: Ria Riezebosch - 873 30
2.15 Protocol internet-, netwerk-, e-mail- en telefoongebruik en gebruik van mobiele apparaten Duidelijkheid wat kan en mag met betrekking tot internet-, netwerk-, e-mail- en telefoongebruik en het gebruik van mobiele apparaten is een vereiste om op een goede wijze met deze voorzieningen om te gaan. Zie het als bijlage 9 opgenomen Protocol internet-, netwerk-, e-mail- en telefoongebruik en gebruik van mobiele apparaten.
2.16 Protocol sociale media Ter bescherming van de reputatie, kennis en informatie van de onderneming, heeft Van Veen Advocaten eind 2012 voor iedereen die werkzaam is bij Van Veen Advocaten richtlijnen voor het gebruik van en deelname aan sociale media opgesteld. Zie het als bijlage 10 opgenomen Social Media richtlijnen. Ter aanvulling op deze richtlijnen geldt ook onderstaand protocol: Protocol sociale media Onder sociale media wordt in het kader van dit reglement verstaan: blogs, wikis, podcasts, message boards, sociale netwerk sites, content sharing sites en andere Web 2.0 platforms. Communicatie namens Van Veen Advocaten a. Het is werknemers toegestaan om onder werktijd actief te zijn op sociale media mits het werk gerelateerde content betreft en het werk hier niet onder lijdt. b. Het is werknemers alleen toegestaan om in sociale media te communiceren namens Van Veen Advocaten indien zij hiertoe bevoegd zijn. Een werknemer die wordt gevraagd om uitlatingen te doen namens Van Veen Advocaten (bijvoorbeeld in een interview) moet hiervoor toestemming krijgen van zijn leidinggevende en de kantoormanager. c. Het is werknemer niet toegestaan om vertrouwelijke en/of schadelijke informatie te publiceren over leveranciers, klanten of partners zonder hun schriftelijke toestemming. Hierin wordt geen onderscheid gemaakt tussen informatie over het bedrijf, de persoon of het product. d. De werknemer ziet erop toe dat hij alleen correcte informatie verstrekt en correcte opmerkingen maakt in sociale media. Hij identificeert zich te allen tijde als werknemer van Van Veen Advocaten en vermeldt steeds zijn functie. e. Het is de werknemer alleen toegestaan een bedrijfsprofiel, -groep of -netwerk aan te maken als hij daarvoor de toestemming heeft van zijn leidinggevende en van de kantoormanager. Indien de werknemer benaderd wordt door pers of andere media in verband met zijn uitlatingen in sociale media, dan meldt hij dit direct aan zijn leidinggevende en aan de kantoormanager. f. De werknemer geeft zichzelf bij deelname aan sociale media rekenschap van het feit dat deze deelname gevolgen kan hebben voor de veiligheid van het dataverkeer, privacy en dat dit kan leiden tot een vermeende of werkelijke verstrengeling van belangen. Ook dient hij zich ervan bewust te zijn dat zijn uitlatingen in sociale media gevonden kunnen worden via zoekmachines en opvraagbaar kunnen worden op andere pagina‟s. g. De werknemer zal betaalde activiteiten in sociale media (bijvoorbeeld voor blogs) direct melden aan zijn leidinggevende. Bescherming informatie en versterking van merkwaarde De werknemer dient zich te onthouden van: a. het verstrekken van persoonlijke en zakelijke informatie over collega‟s, partners, cliënten en andere zakelijke relaties; b. het doen van uitlatingen over strategieën van Van Veen Advocaten; c. het geven van financiële informatie over Van Veen Advocaten; d. het geven van informatie over producten of diensten van Van Veen Advocaten; e. het doen van uitlatingen over concurrerende bedrijven, hun producten of diensten. De werknemer beperkt zijn uitlatingen in sociale media namens Van Veen Advocaten tot reeds in bedrijfspublicaties en persberichten bekend gemaakte informatie.
31
Gevolgen controversiële uitlatingen a. De werknemer dient zich bewust te zijn van de gevolgen voor Van Veen Advocaten en haar relaties van ongepaste, onjuiste, onvolledige, beledigende, bedreigende of slecht geformuleerde uitlatingen in sociale media door de werknemer. b. De werknemer dient zich er tevens bewust van te zijn dat Van Veen Advocaten er als gevolg van uitlatingen van de werknemer in sociale media toe kan overgaan om arbeidsrechtelijke maatregelen te nemen, waarbij een disciplinaire procedure of ontslag niet uitgesloten zijn.
32
3. Arbeidsvoorwaarden 3.1 Indiensttreding Een arbeidsovereenkomst wordt met inachtneming van de wettelijke vereisten schriftelijk vastgelegd. Voor de aanvang van het dienstverband tekent de medewerker de arbeidsovereenkomst. Het dienstverband wordt aangegaan voor bepaalde of onbepaalde duur. Bij een duurzame wijziging van het dienstverband of de functie van de medewerker ontvangt de medewerker een schriftelijke bevestiging waarin de omschrijving van de wijziging is vermeld, alsmede de datum waarop deze wijziging ingaat. De kantoormanager legt van iedere medewerker een personeelsdossier aan. Hierin worden alle gegevens over de aanstelling, het dienstverband en de wijzigingen en aanvullingen opgeborgen. De kantoormanager behandelt deze gegevens uiterst vertrouwelijk. Bij indiensttreding moet een aantal zaken worden geregeld, zoals het aanmelden van de medewerker bij Centraal Beheer Achmea. De meest relevante zaken worden hieronder toegelicht.
Loonstrook/loonbetaling Bij elke uitbetaling van het in geld vastgestelde loon wordt een loonstrook/salarisspecificatie verstrekt. ste ste De loonstrook wordt op de 24 dag van de maand verstrekt, dan wel eerder indien de 24 dag van de maand in een weekend valt. Verstrekking van de loonstrook geschied uitsluitend op een door de werknemer op te geven privé e-mailadres. ste
De betaling vindt plaats op de 24 dag van de maand, dan wel op de eerstvolgende werkdag indien ste de 24 dag van de maand in het weekend valt.
Jaaropgave De medewerker ontvangt eenmaal per jaar (in januari) de jaaropgave van het voorafgaande kalenderjaar. Deze jaaropgave wordt slechts eenmalig verstrekt. Verstrekking van de jaaropgave geschied ook op het door de werknemer opgegeven privé e-mailadres.
Sociale verzekeringen Vanaf de eerste dag van het dienstverband is de medewerker verplicht verzekerd en is Van Veen Advocaten verplicht om premies in te houden op het loon en af te dragen aan de volgende werknemersverzekeringen: a. de Ziektewet (ZW); b. de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA); c. de Werkloosheidswet (WW); d. de Zorgverzekeringswet (ZVW). Deze premies worden afgedragen aan de belastingdienst. De medewerker is verplicht bij indiensttreding een kopie van een geldig paspoort of geldig gemeentelijk identiteitsbewijs in te leveren. Deze kopie wordt bewaard in het personeelsdossier.
3.2 Salariëring Algemeen Betaling van salaris en andere bedragen die voortvloeien uit de arbeidsovereenkomst wordt gedaan door overschrijving naar de bankrekening van de medewerker. De salarissen worden elk jaar herzien en zo nodig aangepast. Over het algemeen wordt aansluiting gezocht bij de prijsontwikkeling van het voorgaande jaar volgens de cijfers van het CBS. De werkgever kan een werknemer die onvoldoende functioneert de salarisverhoging onthouden. De werkgever stelt de werknemer hiervan schriftelijk en gemotiveerd in kennis
33
Advocaat-medewerkers Een advocaat-medewerker ontvangt het eerste jaar dat hij advocaat-medewerker is, een salaris dat e circa tien procent hoger ligt dan het salaris van een 3 jaars advocaat-stagiaire. De advocaatmedewerker ontvangt verder een onkostenvergoeding voor representatiekosten en dergelijke. Indien de Belastingdienst de onkostenvergoeding niet langer (geheel) accepteert zal deze conform de betreffende richtlijnen van de Belastingdienst worden aangepast. Het schema van de salarisopbouw van de advocaat-medewerker ligt uitsluitend voor de advocaat-medewerker ter inzage bij de kantoormanager.
Advocaat-stagiaires Een advocaat-stagiaire ontvangt een salaris dat circa tien procent hoger ligt dan het salaris voor een advocaat-stagiaire conform de betreffende richtlijn van de Nederlandse Orde van Advocaten. Verder ontvangt hij maandelijks een onkostenvergoeding voor representatiekosten en dergelijke. Indien de Belastingdienst de onkostenvergoeding niet langer (geheel) accepteert zal deze conform de betreffende richtlijnen van de Belastingdienst worden aangepast. Het schema van de salarisopbouw van de advocaat-stagiaire ligt uitsluitend voor de advocaat-stagiaire ter inzage bij de kantoormanager.
Niet-juridische medewerkers De salarissen van de niet-juridische medewerkers worden individueel vastgesteld. In het verleden werd gewerkt met „vaste‟ schalen, die nog steeds zoveel mogelijk worden gevolgd.
3.3 Studie Naast verplichte opleidingen worden advocaat-medewerkers en advocaat-stagiaires in staat gesteld cursussen te volgen, die door de maatschap dienstig worden geacht aan de ontwikkeling in het algemeen, dan wel aan het ontwikkelen van een specialisme. Het cursusaanbod voor juridische medewerkers wordt in de sectievergaderingen besproken. Ook de niet-juridische medewerker wordt in staat gesteld cursussen te volgen, indien de betreffende cursus bijdraagt aan kwaliteitsverbetering van het functioneren van de medewerker. De aanvraag voor het volgen van een cursus dient te geschieden bij de kantoormanager. Het Dagelijks Bestuur zal eventueel in overleg met de direct leidinggevende van de medewerker - een besluit nemen omtrent deze aanvraag. Overigens zal onze organisatie in toenemende mate gebruikmaken van de mogelijkheden tot incompany-trainingen voor niet-juridische medewerkers. Op deze manier kunnen bedrijfsgerichte cursussen op de werkvloer worden gevolgd.
3.4 Reiskosten Van Veen Advocaten verstrekt aan haar medewerkers de fiscaal toegestane forfaitaire vergoeding voor woon/werkverkeer. Er wordt geen vergoeding verstrekt aan medewerkers die minder dan tien kilometer (enkele reis) moeten reizen. Tevens wordt de vergoeding gemaximeerd tot dertig kilometer (enkele reis). Indien de medewerker verhuist, waardoor de afstand woon/werkverkeer groter wordt, zal geen aanpassing van de overeengekomen reiskostenvergoeding plaatsvinden. Zakelijke, met eigen vervoer gereden kilometers worden per maand gedeclareerd bij de kantoormanager en worden vergoed tegen de fiscaal toegestane onbelaste kilometerprijs. Tevens kunnen de kosten van openbaar vervoer voor zakelijk gebruik per maand worden gedeclareerd. Om deze kosten te declareren dient het Declaratieformulier reiskosten te worden gebruikt dat als bijlage 3 is opgenomen.
3.5 Overwerk In de functie van de advocaat-medewerker en de advocaat-stagiaire ligt besloten dat de werktijden niet per definitie beperkt blijven tot de tijden zoals deze gelden voor de niet-juridische medewerker, die zijn opgenomen in hoofdstuk 2.1. Niet-juridische medewerkers zijn in voorkomende gevallen verplicht om over te werken, waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de persoonlijke omstandigheden van de medewerker. Er wordt naar gestreefd dat overwerk binnen redelijke grenzen blijft, zodat het geen structureel karakter krijgt. 34
Verder worden onze niet-juridische medewerkers geacht aanwezig te zijn bij de voor hun geldende en door onze organisatie georganiseerde zakelijke bijeenkomsten die buiten de werktijd vallen. Ook deze overuren worden gecompenseerd met verlofuren.
3.6 Reglement ziekteverzuim en re-integratie Dit reglement is van toepassing op alle werknemers van Van Veen Advocaten. Per 1 april 2002 geldt de Wet Verbetering Poortwachter. Een belangrijk doel van deze wet is het terugdringen van de instroom in de WIA. Zieke werknemers en hun werkgevers hebben vanaf die datum meer verantwoordelijkheid voor re-integratie. Een belangrijk hulpmiddel bij re-integratie is het re-integratieverslag. Tijdens de ziekteperiode leggen werknemer, werkgever en arbodienst daarin hun re-integratieactiviteiten van de ziekteperiode vast (voor maximaal twee jaar). Stap voor stap en planmatig wordt gewerkt aan re-integratie. Lukt dat niet volledig, dan kan Uitvoeringsinstelling Werknemers Verzekeringen (UWV) - na toetsing van het re-integratieverslagen met behulp van UWV toetsingsnormen - een WIA-uitkering toekennen In onze organisatie geldt een Reglement ziekteverzuim en re-integratie. Iedere medewerker alsook onze organisatie dient zich aan de in dit reglement opgenomen voorschriften te houden. Voorschriften medewerker Reguliere ziekmelding a. De werknemer die arbeidsongeschikt is, meldt zich persoonlijk vóór 08:30 uur telefonisch ziek bij de direct leidinggevende en bij de kantoormanager. b. De ziekmelding dient waar mogelijk plaats te vinden door de medewerker zelf onder opgave van de voorgenomen behandeling en de ingeschatte duur van de ziekte. c. Indien de arbeidsongeschiktheid verband houdt met onrechtmatig handelen door derden, bijvoorbeeld een verkeers- of arbeidsongeval, dan dient daarvan door de medewerker aan de kantoormanager schriftelijke opgave te worden gedaan, onder vermelding van alle details en personalia van die derde, dit in verband met de mogelijke aansprakelijkheidsstelling van deze derde door de werkgever. d. De medeweker zal ervoor zorgdragen dat hij op zijn woon- c.q. verpleegadres telefonisch bereikbaar is en zal zich ervan vergewissen dat de deurbel functioneert. Mocht de medewerker vanwege zijn arbeidsongeschiktheid niet in staat zijn zelf de werkgever c.q. de controleur van de arbodienst ter controle tot de woning toe te laten, schakelt hij een derde in die toegang tot de woning mogelijk maakt. e. Indien de werknemer het door hem bij gelegenheid van de ziekmelding opgegeven verpleegadres na het moment van ziekmelding en voor de eerste controle verlaat geeft hij hiervan onmiddellijk kennis aan de werkgever, onder opgaaf van de reden van verlating van het verpleegadres, het tijdstip van terugkeer, dan wel van het nieuwe verpleegadres. f. De medewerker dient ervoor te zorgen dat de arbodienst op het adres van de medewerker kan vernemen waar de werknemer is, als deze de medewerker niet thuis aantreft. g. Indien de arbeidsongeschiktheid langer duurt dan drie weken vervalt de plicht om tijdens de hierboven genoemde uren thuis dan wel op het verpleegadres te zijn, tenzij door de werkgever c.q. de arbodienst anders wordt bepaald. h. De medewerker dient zicht tijdens de ziekte periode zodanig te gedragen dat zijn genezing niet wordt belemmerd of vertraagd. i. Tijdens zijn arbeidsongeschiktheid dient de medewerker arbeid te verrichten in het kader van zijn re-integratie. De medewerker dient gedurende het herstel geen andere werkzaamheden te verrichten, behalve wanneer hij daarvoor van de arboarts uitdrukkelijk toestemming heeft gekregen. j. De medewerker dient aan een oproep om te verschijnen op het spreekuur van de arboarts of een door de arboarts aan te wijzen specialist voor een onderzoek gehoor te geven. k. De medewerker heeft gedurende de periode van arbeidsongeschiktheid recht op opname van zijn vakantiedagen. Voor wat betreft de aankondiging en de data waarop hij vakantie opneemt gelden dezelfde regels als voor werknemers die niet arbeidsongeschikt zijn. l. De regels met betrekking tot verjaring en verval van niet opgenomen vakantiedagen zijn van overeenkomstige toepassing op arbeidsongeschikte werknemers.
35
m. Wordt de werknemer tijdens vakantie arbeidsongeschikt dan gelden speciale regels, die hieronder staan opgesomd. De werknemer: Is verplicht wanneer hij tijdens vakantie arbeidsongeschikt wordt direct een arts te raadplegen en een medische verklaring van deze arts te verkrijgen; Is verplicht zich persoonlijk direct bij de kantoormanager telefonisch ziek te melden met vermelding van het verblijf- of verpleegadres en het telefoonnummer; Is verplicht zijn eventueel (geheel of gedeeltelijk) herstel tijdens vakantie bij de kantoormanager te melden; Geeft na terugkeer op het huisadres aan de bedrijfsarts de originele medische verklaring van de behandelend arts af, waaruit de duur en aard van de ziekte duidelijk blijken. n. Indien de medewerker hersteld is van zijn ziekte, dient hij dit voor 09:00 uur te melden via de e-mail aan de kantoormanager en de direct leidinggevende. Voorschriften werkgever a. De kantoormanager dan wel diens vervanger zal van de ziekte van de medewerker op de eerste dag van de ziekte voor 10:00 melding maken bij de arbodienst. b. Uiterlijk zes weken na de eerste dag van ziekmelding zal de kantoormanager de arbodienst vragen of naar verwachting van de arbodienst sprake is van dreigend langdurig ziekteverzuim en zo ja, een oordeel van de arbodienst over het desbetreffende geval verlangen. c. De Werkgever heeft het recht om: Loondoorbetaling en loonaanvulling te weigeren aan een werknemer die: o door eigen opzet arbeidsongeschikt is geworden; o arbeidsongeschikt is geworden als gevolg van een gebrek waarover hij in het kader van een aanstellingskeuring valse informatie heeft verstrekt, waardoor de toetsing van de voor de functie opgestelde belastbaarheidseisen niet juist kon worden uitgevoerd; o zijn genezing heeft belemmerd of vertraagd; o zonder deugdelijke gronden nalaat passend werk (ook buiten de onderneming van werkgever) te verrichten; o zonder deugdelijke grond weigert voorschriften op te volgen of maatregelen na te leven die gericht zijn op zijn werkhervatting. Loondoorbetaling en loonaanvulling op te schorten dan wel loonaanvulling te weigeren ten aanzien van een werknemer die: o zich niet houdt aan de binnen de onderneming van werkgever geldende regels en aanwijzingen bij ziekte; o misbruik maakt van de voorziening; o de werknemer is gehouden zijn medewerking te verlenen aan de voorschriften van de arbodienst en zijn medewerking te verlenen aan de reintegratiemaatregelen die door de werkgever of arbodienst zijn voorgesteld. o de werkgever is gerechtigd de loonbetaling op te schorten voor de tijd welke de werknemer zich niet houdt aan de in dit reglement vastgelegde controle voorschriften. Re-integratiedossier a. De arbodienst zal vanaf de eerste dag van ziekmelding een re-integratiedossier van medewerker bijhouden. Het re-integratiedossier zal dienen als basis voor het hierna te noemen re-integratieverslag. De arboarts en/of de casemanager zullen de stappen in het reintegratieproces vastleggen. b. De werkgever zal uiterlijk binnen 8 weken na de eerste dag van ziekmelding, in samenspraak met werknemer en de arbodienst een plan van aanpak opstellen. c. Het plan van aanpak zal bevatten: de door werkgever en werknemer te ondernemen activiteiten gericht op re-integratie in arbeid, de daarmee te bereiken doelstellingen en de termijnen waarbinnen die doelstellingen naar verwachting kunnen worden bereikt; de afspraken aangaande de tijdstippen waarop het plan van aanpak periodiek zal worden geëvalueerd; de aanwijzing van een casemanager die zal zorgdragen voor de begeleiding van de overeengekomen activiteiten en het contact tussen werkgever, werknemer en arbodienst zal coördineren. 36
d. De arbodienst zal de werknemer regelmatig horen over het verloop van de arbeidsongeschiktheid. Als dat verloop zodanig is dat het plan van aanpak bijstelling behoeft draagt de werkgever er zorg voor dat de arbodienst daarover onverwijld aan de werkgever en de werknemer adviseert. e. De werkgever zal een afschrift van het (gewijzigde) plan van aanpak onverwijld aan de arbodienst en de werknemer ter hand stellen. Re-integratieverslag Indien en voor zover sprake is van langdurige arbeidsongeschiktheid zal de werkgever uiterlijk twaalf maanden na de eerste dag van ziekmelding, in overleg met de werknemer een zogeheten reintegratieverslag opstellen. Het verslag zal de volgende gegevens bevatten: a. De noodzakelijke administratieve gegevens van de werkgever, de werknemer en de arbodienst; b. Gegevens omtrent de aard van het bedrijf van de werkgever; c. Gegevens omtrent de functie van de werknemer; d. Gegevens omtrent de bekwaamheden van de werknemer; e. Vermelding van de eerste ziektedag; f. Het oordeel en het advies van de arbodienst; g. Het plan van aanpak; h. De meest recente evaluatie van de voortgang en de uitvoering van de in het plan van aanpak gemaakte afspraken; i. Een actueel oordeel over de kwaliteit van de arbeidsrelatie door de werkgever en de arbodienst; j. Een actueel oordeel van de arbodienst over het verloop van de ongeschiktheid tot werken, de functionele beperkingen en mogelijkheden van de werknemer tot het verrichten van arbeid; k. Een actueel oordeel van de arbodienst en de werkgever over de aanwezigheid van passende arbeid bij de werkgever; l. Een oordeel van de werknemer over de opgenomen gegevens en oordelen. Verzuimverplichtingen na einde dienstverband a. Zodra en indien werknemer binnen vier weken nadat het dienstverband is geëindigd arbeidsongeschikt wordt, is hij verplicht hiervan onmiddellijk schriftelijk een melding te doen aan de werkgever. b. Zowel de werknemer als bedoeld in lid 1 als de werknemer die arbeidsongeschikt is op het moment waarop hij uit dienst treedt, is verplicht om de controlevoorschriften bij ziekte die gelden bij werkgever – inclusief de re-integratieverplichting – alsmede de instructies van de bedrijfsarts strikt na te leven. c. De werknemer bedoeld in de voorgaande leden is tevens verplicht alle verplichtingen op grond van de Ziektewet strikt na te leven, in geval hij een Ziektewetuitkering ontvangt. d. De werknemer bedoeld in lid 1 en lid 2 is gehouden al hetgeen herstel van de ziekte en/of arbeidsongeschiktheid belemmert achterwege te laten. De werknemer is tevens verplicht te ondernemen al hetgeen herstel van de ziekte en/of arbeidsongeschiktheid bevordert, waaronder begrepen door of namens de werkgever aangeboden re-integratie inspanningen. e. Bij overtreding van een verplichting uit bovenstaande artikelleden verbeurt de (ex-)werknemer – ten behoeve van de werkgever – telkens een dadelijk opeisbare boete, zonder dat voorafgaande sommatie of ingebrekestelling is verreist van € 1.000,-- ineens, te vermeerderen met een bedrag van € 250,-- per dag voor iedere dag de overtreding voortduurt. Deze boete is rechtstreeks verschuldigd aan de werkgever en strekt deze tot voordeel. Hiermee wordt nadrukkelijk afgeweken van het bepaalde in de artikelen 7:650 lid 3 en lid 5 BW.
3.7 Vakantiereglement Het vakantiejaar loop gelijk aan het kalenderjaar. De werknemer heeft bij een voltijd dienstverband recht op betaald verlof per jaar, volgens onderstaand schema: Leeftijd (in jaren) < 35 35 – 44 45 – 54 55 – 64
Aantal verlofdagen per kalenderjaar 25 27 29 30 37
Het recht op vakantie ontstaat gedurende het vakantiejaar naargelang het dienstverband bestaat. Bij een deeltijds dienstverband ontstaat het recht op vakantie naar evenredigheid. Medewerkers die in de loop van het vakantiejaar in dienst treden, of het dienstverband beëindigen, hebben voor dat jaar recht op een evenredig deel van het aantal verlofdagen.
Verplichte vakantiedagen De werkgever is bevoegd om per boekjaar maximaal 2 dagen als verplichte vakantiedagen aan te wijzen. Voor werknemers met een deeltijd dienstverband gelden ten aanzien van het opnemen van de verplichte vakantiedagen de volgende bepalingen: a. Indien een verplichte vakantiedag binnen de overeengekomen werkuren valt, gelden de uren als opgenomen vakantie. b. Indien een verplichte vakantiedag buiten de overeengekomen werkuren valt, gelden de uren niet als opgenomen vakantie. c. Ten aanzien van de verplichte vakantiedagen geldt dat deze in mindering komen op het vakantietegoed, dat geldt voor alle werknemers, ook voor arbeidsongeschikte werknemers.
Vakantie tijdens ziekte De (langdurig) arbeidsongeschikte werknemer wordt geacht zijn vakantiedagen op te nemen in het jaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd. De recuperatiefunctie van vakantie heeft ook betekenis voor arbeidsongeschikte werknemers.
Opnemen van vakantie Door de direct leidinggevende wordt ieder vakantiejaar met de werknemer zijn inzetbaarheid op jaarbasis besproken, op grond waarvan in goed overleg afspraken over de tijdsindeling gemaakt kunnen worden. De direct leidinggevende is verplicht de werknemer ieder vakantiejaar in de gelegenheid te stellen ten minste het jaarlijks wettelijk minimum aan vakantie op te nemen. Zomervakantie/kerstvakantie a. In de zomerperiode willen de meeste werknemers voor een korte of langere periode met vakantie. Aangezien niet iedereen tegelijk met vakantie kan gaan, dient de werknemer zijn zomervakantieaanvraag (vakanties in de periode van 1 juni tot 1 september van het lopende jaar), ieder jaar vóór 30 april in te dienen bij de kantoormanager. Aan de hand van alle tijdige aanvragen wordt een vakantieplanning gemaakt, waarbij de vakanties zoveel mogelijk conform de aanvragen zullen worden vastgesteld. Als de werknemer zijn vakantieaanvraag na 30 april indient dan is hij verplicht om zijn vakantie zo te plannen dat die past binnen de gemaakte vakantieplanning. b. In de kerstvakantieperiode willen de meeste werknemers voor een korte of langere periode met vakantie. Aangezien niet iedereen tegelijk met vakantie kan gaan, dien de werknemer zijn kerstvakantieaanvraag (vakanties in de periode van 15 december tot 10 januari), ieder jaar vóór 31 oktober in te dienen bij de kantoormanager. Aan de hand van alle tijdige aanvragen wordt een vakantieplanning gemaakt, waarbij de vakanties zoveel mogelijk conform de aanvragen zullen worden vastgesteld. Als de werknemer zijn vakantieaanvraag na 31 oktober indient dan is hij verplicht om zijn vakantie zo te plannen dat die past binnen de gemaakte vakantieplanning. Vakantieaanvraag a. Voor overige vakantieaanvragen geldt dat de werknemer is gehouden zijn aanvraag voor vakantie van één aaneengesloten week of langer uiterlijk drie weken voor de beoogde eerste vakantiedag bij de kantoormanager in te dienen, zodat werkgever tijdig de vervanging/waarneming kan regelen. b. Het is werknemer niet toegestaan tegelijk vakantie op te nemen met een directe collega, die werknemer geacht wordt tijdens de vakantie te vervangen. De werknemer en de directe collega dienen hun vakantie in onderling overleg te bepalen. Bij een onoverbrugbaar verschil van mening beslist de kantoormanager. c. De vakantierechten kunnen slechts per dagdeel (dat wil zeggen minimaal vier aaneengesloten uren) worden opgenomen.
38
Aaneengesloten vakantie a. Verlofdagen dienen in beginsel te worden opgenomen in het jaar dat ze zijn opgebouwd. b. Het is werknemer maximaal toegestaan om jaarlijks éénmaal drie weken aaneensloten vakantie op te nemen, tenzij hij speciale toestemming krijgt om een langere periode aansluitend vakantie op te nemen. Toekenning van aanvraag a. Tenzij gewichtige redenen dit beletten, wordt de vakantieaanvraag van de werknemer door de direct leidinggevende en kantoormanager goedgekeurd. In geval van gewichtige redenen wordt de vakantie – in overleg met de werknemer - zoveel mogelijk vastgesteld naar de wensen van de werknemer. Uiterlijk opnemen van tegoed aan vakantie a. Niet opgenomen wettelijke vakantierechten vervallen overeenkomstig de wettelijke regeling; een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Die vakantiedagen die als eerste zullen vervallen worden als eerste opgenomen, tenzij de werknemer aangeeft dat hij een andere volgorde prefereert. b. Bovenwettelijke vakantiedagen hebben een verjaringstermijn van 5 jaar, tenzij daar andere afspraken over zijn gemaakt. Een werknemer met een fulltime dienstverband mag per jaar maximaal 10 bovenwettelijke verlofdagen meenemen naar het volgende jaar. Overige niet genoten bovenwettelijke vakantiedagen vervallen per 31 december van het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Voor deeltijdwerknemers geldt dit maximum naar rato van het gemiddelde dienstverband gedurende het betreffende kalenderjaar. c. Indien een medewerker verlofdagen wil opsparen in verband met een sabbatical of iets van dien aard, dan worden in onderling overleg afspraken gemaakt. d. Teveel genoten verlofdagen worden aan het einde van het kalenderjaar verrekend, door inhouding op het aantal verlofdagen van het komende jaar.
Vakantietoeslag Elke medewerker ontvangt jaarlijks een vakantietoeslag gelijk aan acht procent van het bruto jaarsalaris, uit te betalen in de maand mei, berekend over de direct daaraan voorafgaande periode van twaalf aaneengesloten maanden. Medewerkers die in de loop van een jaar in dienst zijn getreden, dan wel uit dienst treden, hebben recht op een evenredig deel van de vakantietoeslag.
Beëindiging van het dienstverband In geval van beëindiging van het dienstverband zal het vakantiesaldo in goed overleg met de kantoormanager en de direct leidinggevende door de werknemer worden opgenomen dan wel aan de werknemer met de eindafrekening worden uitbetaald. Als sprake is van een negatief vakantiedagensaldo, dan zal dat met de eindafrekening worden verrekend.
Algemeen erkende feestdagen Van Veen Advocaten heeft een aantal feestdagen vastgesteld waarop niet hoeft te worden gewerkt. Deze dagen komen niet in mindering op het aantal toegekende verlofdagen. Het betreft de volgende feestdagen: a. Nieuwjaarsdag; b. Tweede Paasdag; c. Koninginnedag; d. Hemelvaartsdag; e. Tweede Pinksterdag; f. Eerste en Tweede Kerstdag.
3.8 Verlof Voor het deelnemen aan of het bijwonen van de navolgende gebeurtenissen wordt het hieronder vermelde verlof met behoud van salaris toegestaan. Rechten op grond van de bijzonder verlofregeling, die gelden voor gehuwden, zullen eveneens worden toegekend aan werknemers die een duurzaam gemeenschappelijke huishouding voeren. Ingeval het verlof van toepassing is, dient de medewerker dit tijdig te melden bij de kantoormanager. 39
Wet arbeid en zorg De volgende verlofregelingen zijn geregeld in de WAZO. Zwangerschaps- en bevallingsverlof Medewerkers die zwanger zijn hebben recht op verlof wegens zwangerschap en bevalling. Dit verlof gaat in vier tot zes weken voor de uitgerekende bevallingsdatum. De dag van de uitgerekende datum telt hierbij mee. Het verlof duurt minimaal zestien weken. Na de daadwerkelijke bevalling krijgt de medewerker sowieso tien weken verlof. Als bijlage 4 is een Formulier zwangerschapsregistratie opgenomen. Dit formulier dient tenminste zes weken voor de datum waarop het verlof ingaat te worden ingeleverd bij de kantoormanager. Bij dit formulier dient een door de verloskundige of arts ingevulde Zwangerschapsverklaring (bijlage 5) te worden gevoegd. Kraamverlof De echtgenoot of partner van de moeder van een pasgeboren kind heeft recht op 2 dagen betaald kraamverlof. Een werkgever kan dit verlof niet weigeren. In een cao kunnen andere afspraken staan over de duur van kraamverlof. U moet uw werkgever zo snel mogelijk laten weten wanneer u het kraamverlof opneemt. Dit mag mondeling of schriftelijk. Uw werkgever mag u het kraamverlof niet weigeren. De tijd die nodig is om aangifte te doen van de geboorte valt niet onder het kraamverlof, maar onder calamiteitenverlof Ouderschapsverlof De wettelijke regeling van het ouderschapsverlof biedt zowel vrouwen als mannen meer flexibiliteit bij het combineren van de verplichtingen thuis met die op het werk. De wet geeft beide ouders of verzorgers het recht op tijdelijk onbetaald verlof. Een medewerker kan gebruik maken van dit recht als hij tenminste één jaar bij onze organisatie in dienst is en in een familierechtelijke betrekking staat tot het kind (de vader, de moeder, de vader die het kind heeft erkend, de nieuwe partner van de gescheiden ouder, de adoptief ouder of de pleegouder). Meer informatie over de wettelijke regeling van het ouderschapsverlof ligt ter inzage bij de kantoormanager. De medewerker die ouderschapsverlof wil opnemen meldt dit schriftelijk middels inlevering van het als bijlage 6 opgenomen Aanvraagformulier ouderschapsverlof, minstens twee maanden voor de ingangsdatum van het verlof. Calamiteitenverlof Indien een medewerker door persoonlijke omstandigheden niet kan werken (bijvoorbeeld brand, inbraak etc.) en op deze situatie niet het bijzonder verlof van toepassing is, dan heeft hij recht op calamiteitenverlof. Calamiteitenverlof of kort verzuim is bedoeld voor onvoorziene noodsituaties waarbij de medewerker acuut vrij moet hebben. De wettelijke regeling van het calamiteitenverlof geldt voor iedere medewerker. Het calamiteitenverlof wordt in goed overleg met de kantoormanager opgenomen. De medewerker dient de kantoormanager hiervan zo spoedig mogelijk in kennis te stellen. Zelfs in een noodsituatie is er meestal wel gelegenheid om het verlof bij de kantoormanager te melden en afspraken te maken over de duur van het verlof. In een enkel uitzonderingsgeval zal dat echter pas achteraf kunnen gebeuren. De duur van het verlof zal in ieder geval redelijk zijn en in verhouding staan tot de aard van het noodgeval en de hoeveelheid privé-verplichtingen die het met zich meebrengt. Kortdurend zorgverlof Kortdurend zorgverlof is bedoeld om enkele dagen noodzakelijke zorg aan (pleeg)kinderen, de partner of ouders te kunnen geven. Werknemers kunnen meerdere keren per jaar kortdurend zorgverlof opnemen. Er geldt wel een maximum van 2 maal het aantal uren dat iemand in een week werkt. Voor werknemers met een 40-urige werkweek is dit maximaal 80 uur per jaar. Tijdens het kortdurend zorgverlof wordt 70% van het salaris doorbetaald.
40
Langdurend zorgverlof Langdurend zorgverlof is bedoeld voor werknemers die gedurende langere tijd voor een zieke naaste moeten zorgen. Een werknemer heeft recht op langdurend zorgverlof voor de zorg aan de partner, het eigen kind of de ouders. Het gaat om zorg voor iemand die levensbedreigend ziek is. Werknemers kunnen langdurig zorgverlof per week opnemen, gedurende een aaneengesloten periode van ten hoogste 12 weken. Er geldt wel een maximum aantal uren langdurend zorgverlof per jaar. Voor iemand met een 40-urige werkweek is dit maximaal 240 uur per jaar. Het salaris wordt tijdens dit verlof niet doorbetaald.
Bijzonder verlof Ondertrouw Wanneer een werknemer in ondertrouw gaat, heeft hij recht op één vrije dag. Huwelijk Wanneer een werknemer gaat trouwen heeft hij recht op twee vrije dagen. e
e
Huwelijk 1 en 2 graads familielid Wanneer een (klein)kind, broer, zuster, ouder, schoonouder, zwager of schoonzuster gaan trouwen heeft een werknemer recht op één vrije dag. Voorwaarde is dat de huwelijksplechtigheid wordt bijgewoond. Huwelijksjubileum Bij het eigen huwelijksjubileum (25, 40 jarig jubilieum) heeft de medewerker recht op één dag verlof. Bij het huwelijksjubileum van ouders, schoonouders, pleegouders of grootouders (25, 40, 50, 60 jarig jubileum) heeft de medewerker eveneens recht op één dag verlof. Verhuizing De werknemer kan maximaal twee dagen per kalenderjaar verlof krijgen voor zijn verhuizing. Kort verlof om medische redenen Onder medische redenen wordt verstaan een bezoek aan de huisarts, tandarts, een specialist of een therapeut waarnaar is verwezen. Van Veen Advocaten verwacht van haar medewerkers dat zij zullen trachten deze bezoeken buiten werktijd te laten plaatsvinden. Als dat niet mogelijk is, zal de medewerker na overleg met de direct leidinggevende proberen dergelijke bezoeken aan het begin of aan het einde van de werkdag te plannen. Het salaris wordt doorbetaald over de tijd binnen de werktijd die voor het bezoek nodig is, met een maximum van twee uur. Voor een bezoek aan een specialist geldt een maximum van vier uur. Voor of na het bezoek dient de medewerker de overige uren te werken. Overlijden Bij het overlijden van partner of kind krijgt de medewerker verlof van de dag van overlijden tot en met de dag van de begrafenis of crematie. Bij het overlijden van kleinkind, broer, zus, (groot)ouders, schoonouders, zwager of schoonzus krijgt de medewerker twee dagen verlof (één dag plus de dag van begrafenis of crematie).
3.9 Pensioen en verzekeringen Informatie met betrekking tot pensioen en verzekeringen ligt ter inzage bij de kantoormanager.
3.10 Beoordelingsgesprek Tenminste eenmaal per jaar worden onze medewerkers beoordeeld. Deze beoordeling vindt plaats middels een beoordelingsgesprek. Dit gesprek wordt in beginsel gehouden in het vierde kwartaal van het jaar (in november of december) en wordt tijdig door de kantoormanager aangekondigd. Het beoordelingsgesprek vindt plaats in aanwezigheid van de direct leidinggevende en de kantoormanager. De direct leidinggevende treedt op als beoordelaar. De kantoormanager legt de beoordeling schriftelijk vast.
41
Door het voeren van een beoordelingsgesprek wordt formeel vastgesteld of de medewerker aan de gestelde eisen en verwachtingen voldoet. Naast het functioneren van de medewerker van het afgelopen jaar, worden er ook afspraken gemaakt voor de komende periode. Aan de orde komen onder meer gedragskenmerken, vaardigheden, taakonderdelen die in de functieomschrijving zijn opgenomen en arbeidsvoorwaarden. Naast deze gespreksonderwerpen kunnen zowel de direct leidinggevende als de medewerker andere onderwerpen ter bespreking toevoegen. Voor niet-juridische medewerkers van onze organisatie wordt er aan de beoordeling het vaststellen van een prestatiebeloning gekoppeld. Na het beoordelingsgesprek tekenen zowel de medewerker, de beoordelaar als de kantoormanager het beoordelingsformulier. Het origineel van het formulier wordt aan de medewerker uitgereikt; een kopie wordt in het personeelsdossier van de medewerker bewaard.
3.11 Bonussen Advocaat-medewerker Voor advocaat-medewerkers is een bonusregeling opgesteld. De bonus bedraagt vijftien procent van de gedeclareerde omzet minus de loonkosten van de advocaat-medewerker en een algemene kostenbijdrage. Deze algemene kostenbijdrage wordt jaarlijks vooraf voor 1 februari vastgesteld. De bonus wordt onder inhouding van loonbelasting en sociale verzekeringspremies in de maand februari uitbetaald. Een jaar na afloop van een boekjaar wordt vastgesteld welk deel van de gedeclareerde jaaromzet niet betaald is. Over dit deel ontvangt de advocaat-medewerker geen bonus, tenzij de oninbaarheid niet verwijtbaar is aan de advocaat-medewerker. Indien er wordt gecorrigeerd, dan wordt dit toegepast bij berekening van de bonus over het volgende boekjaar. Bij uitdiensttreding in de loop van een jaar, wordt de bonus niet direct uitbetaald, maar pas nadat bekend is geworden welk deel van de gedeclareerde omzet werkelijk betaald is en na eventuele correctie in verband met onbetaalde omzet van het vorige boekjaar.
Niet-juridisch medewerker Alle niet-juridische medewerkers die een kalenderjaar bij onze organisatie in dienst zijn, kunnen in aanmerking komen voor een prestatiebeloning. Afhankelijk van het functioneren van de medewerker wordt een bruto maandsalaris dan wel een percentage daarvan extra uitgekeerd in de maand december. De prestatiebeloning komt aan de orde tijdens het beoordelingsgesprek (zie hoofdstuk 3.10).
3.12 Jubileumregeling Bij jubilea van het dienstverband (respectievelijk 12½, 25 en 40 jaar) ontvangt de medewerker een gratificatie. De gratificaties zijn als volgt vastgesteld: a. bij een dienstverband van 12½ jaar wordt een half maandsalaris bruto uitgekeerd; b. bij een dienstverband van 25 of 40 jaar wordt één maand bruto/netto uitbetaald. Bij wijziging in fiscale behandeling zal de gratificatieregeling conform worden aangepast.
3.13 Bijzondere uitkering Bij het overlijden van de medewerker betaalt Van Veen Advocaten aan de nabestaande(n) een bedrag gelijk aan twee maandsalarissen inclusief vakantietoeslag. Onder maandsalaris wordt verstaan het vaste brutoloon in de maand voorafgaande aan het moment van overlijden. In deze uitkering wordt mede geacht te zijn begrepen hetgeen aan de nabestaande(n) van de medewerker is verschuldigd op grond van artikel 7:674 BW en op grond van eventueel andere bepalingen van wettelijke ziekte- en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen. Onder nabestaande(n) wordt verstaan: a. De langstlevende der echtgenoten indien de overledene niet duurzaam van de andere echtgenoot gescheiden leefde. Mede als echtgenoten worden aangemerkt niet-gehuwde personen van verschillend of gelijk geslacht, die duurzaam een gezamenlijke huishouding voeren, tenzij het personen betreft tussen wie bloedverwantschap in eerste of tweede graad bestaat. 42
Van een gezamenlijke huishouding is sprake indien twee ongehuwde personen gezamenlijk voorzien in huisvesting en bovendien beide een bijdrage leveren in de kosten van de huishouding dan wel op een andere wijze in elkaars verzorging voorzien. b. Bij ontstentenis van de onder a bedoelde persoon, de minderjarige wettige of natuurlijke kinderen. c. Bij ontstentenis van de onder a en b bedoelde personen, degenen die ten aanzien van wie de overledene grotendeels in de kosten van het bestaan voorzag en met wie hij in gezinsverband leefde.
3.14 Uitdiensttreding Indien een medewerker op eigen verzoek uit dienst gaat, dan dient hij dit schriftelijk te doen middels een brief gericht aan de kantoormanager. Bij deze brief dient het als bijlage 8 opgenomen Formulier uitdiensttreding te worden bijgevoegd. De kantoormanager zal na ontvangst hiervan een bevestigingsbrief aan de medewerker overhandigen. De door de medewerker in acht te nemen opzegtermijn bedraagt één maand, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Bij beëindiging van het dienstverband ontvangt de medewerker: a. het salaris over de laatste maand tot de datum van uitdiensttreding; b. de pro rata vakantietoeslag tot de datum van uitdiensttreding; c. uitbetaling van niet-opgenomen verlofdagen, berekend tot de datum van uitdiensttreding. Teveel opgenomen verlofdagen worden verrekend. Per datum uitdiensttreding wordt de medewerker bij Centraal Beheer Achmea afgemeld. Alle aan de medewerker ter beschikking gestelde zaken dienen uiterlijk op de laatste werkdag door de medewerker te worden ingeleverd. De medewerker heeft een zorgplicht ten aanzien van de door onze organisatie ter beschikking gestelde zaken. De medewerker is aansprakelijk voor de schade die aan de eigendommen van Van Veen Advocaten worden toegebracht. Bij beëindiging van het dienstverband kan een de medewerker verzoeken om een getuigschrift. Een getuigschrift bevat juiste opgave omtrent: a. de begin- en einddatum van het dienstverband alsmede de arbeidsduur per week; b. de aard van de verrichte werkzaamheden; c. de wijze waarop de medewerker aan zijn verplichtingen heeft voldaan; d. de wijze waarop het dienstverband is beëindigd.
3.15 Personeelspot Maandelijks wordt er bij iedere medewerker een geringe bijdrage ingehouden op het salaris ten behoeve van de zogenaamde Personeelspot. Uit de Personeelspot worden cadeaus voor verjaardagen, gebak en dergelijke betaald.
3.16 Verstrekkingen Lease auto-regeling Advocaat-medewerkers kunnen gebruik maken van een lease-autoregeling. Voor de voorwaarden van deze regeling wordt verwezen naar het lease-reglement dat bij de kantoormanager ter inzage ligt.
Mobiele telefoon / Tablet Van Veen Advocaten stelt aan advocaat-medewerkers, advocaat-stagiaires, de communicatiemedewerker, de faillissementsmedewerker, de ICT Manager, de kantoormanager en de kennismanager en een mobiele telefoon, voor sommigen met bijbehorende carkit, ter beschikking voor zakelijk gebruik. Deze apparatuur blijft eigendom van Van Veen Advocaten. Bij uitdiensttreding dient de mobiele telefoon met het daarbij behorende nummer te worden ingeleverd bij de kantoormanager. 43
Van Veen Advocaten stelt aan de communicatiemedewerker, ICT Manager en kantoormanager een tablet ter beschikking voor zakelijk gebruik. Deze apparatuur blijft eigendom van Van Veen Advocaten. Bij uitdiensttreding dient de tablet te worden ingeleverd bij de kantoormanager. Buiten deze omschrijving kan de medewerker wiens functie naar het oordeel van de maatschap de beschikking over een zakelijke telefoon of tablet meebrengt ook in aanmerking komen voor verstrekking.
Lunch Onze medewerkers kunnen dagelijks gebruik maken van de door onze organisatie verzorgde lunch. De kosten worden door de maatschap gedragen. Per gebruikte lunch wordt de fiscale bijtelling gehanteerd. Verrekening vindt achteraf plaats via de salarisadministratie.
Fiscaalvoordelige Fietsregeling Als een medewerker overweegt een (nieuwe) fiets aan te schaffen ten behoeve van het gebruik voor woon/werkverkeer, dan kan hij gebruik maken van de zogenaamde „fiscaalvoordelige fietsregeling‟. Voorwaarde hiervoor is dat hij één jaar of langer bij Van Veen Advocaten in dienst is. De regeling houdt in dat de medewerker de fiets financiert middels betaling via bruto salaris, prestatieloon of bonusuitkering. Eens per drie jaar mag de medewerker aan deze regeling deelnemen. Meer informatie over deze regeling kan bij de kantoormanager worden opgevraagd. Van Veen Advocaten zal zich conformeren aan de van toepassing zijnde fiscale regels.
44
