januari augustus 2013

januari – augustus 2013

Inhoud

Managementsamenvatting ............................................................................................................................. 4 Onderdeel 1 A3 jaarplan (Concern A3) ........................................................................................................... 6 Onderdeel 2 Veiligheidsregio Zeeland – Totaal Overzicht van baten en lasten ........................................... 18 1 Programma Veiligheid ............................................................................................................................ 21 2 Programma Bevolkingszorg.................................................................................................................... 28 3 Programma GMZ .................................................................................................................................... 29 Nog niet duidelijk is wat de overgang naar de Landelijke Meldkamerorganisatie voor VRZ gaat betekenen vanuit kostenaspect bezien. 4 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien ........................ 30 5 Investeringen.......................................................................................................................................... 32 6 Taakstelling ............................................................................................................................................ 33 Onderdeel 3 Bevolkingszorg ......................................................................................................................... 36 Onderdeel 4 Veiligheidsregio Zeeland – Staat van de Rampenbestrijding ................................................... 36 Onderdeel 5 Veiligheidsregio Zeeland – Projecten....................................................................................... 37 5.1 Deltawateren ...................................................................................................................................... 37 5.2 Centrum Kernongevallenbestrijding Veiligheidsregio’s (CKV) ............................................................ 38

Managementsamenvatting De Veiligheidsregio is een nieuwe organisatie en het vraagt telkens weer afwegingen om een uitgebalanceerde begroting te maken. Deze bestuursrapportage geeft u tot en met augustus 2013 inzicht in de operationele en financiële stand van zaken waarbij samen sober door slim anders steeds centraal staat. De eerste bestuursrapportage was uitgebreid. In deze tweede rapportage gaan we, zoals afgesproken met het bestuur, voor een meer beknopte vorm op hoofdlijnen waardoor we transparant overzicht en inzicht geven in wat wij als Veiligheidsregio zijn en doen: samen sterk voor een veilig Zeeland. In deze managementsamenvatting treft u de high lights uit de bestuursrapportage aan. In het A3-jaarplanoverzicht kunt u in het verkeerslichtenmodel in één overzicht de stand van zaken zien met betrekking tot de gerealiseerde resultaten in de maanden januari – augustus 2013. Er komen nog meer bezuinigingen, bijvoorbeeld verlaging van de rijksbijdrage, op ons af en we proberen de oplossing hiervoor zoveel als mogelijk te vinden binnen de bestaande begroting. Ook gemeenten hebben met deze bezuinigingen te kampen en daar zijn wij ons terdege van bewust. De ruimte moeten we dan ook vinden door samen met het bestuur nog meer keuzen te maken. De meeste resultaten worden behaald. Enkele lopen (mede door externe invloeden) iets door of zijn bewust vertraagd in verband met niet geplande nieuwe activiteiten. Zoals meer tijd dan voorzien besteden aan de doorontwikkeling van de VRZ, die in de tweede helft van het jaar in de volle breedte plaatsvindt. Deze doorontwikkeling heeft invloed op alle facetten van onze bedrijfsvoering. We werken toe naar een effectieve en efficiënte, op de toekomst gerichte organisatie met een heldere structuur waarbij de capaciteiten van de medewerkers optimaal worden benut. Dit betekent dat we een zorgvuldig traject afleggen waarin draagvlak en afstemming van groot belang is. Dat kost veel tijd waardoor de realisatie van een aantal projecten op een later tijdstip komt te liggen. Het pas in kunnen vullen van vacatures vanaf de goedkeuringsdatum van de begroting 2013 (juni dit jaar), hebben ons hierin parten gespeeld. Projecten zijn later op gang gekomen en zelfs daardoor uitgesteld. We hebben dan ook een bewuste keuze gemaakt om een aantal zaken uit de A3 door te schuiven vooral omdat de volledige regionalisering onze belangrijkste doelstelling is. Ingestoken is op het steeds meer op de agenda krijgen van veiligheid bijvoorbeeld door het vergroten van de betrokkenheid van bestuurders en gemeenteraden. Bij een aantal gemeenteraden is een toelichting verzorgd over de gemeenschappelijke regeling en in de maanden mei en juni hebben 9 van de 13 gemeenteraden op verzoek een toelichting op de begroting ontvangen. Voor wat betreft de doelstellingen voor bevolkingszorg kan worden opgemerkt dat het project Ontwikkeling Bevolkingszorg in 2014 zal worden afgerond. Enkele vakbekwaamheidactiviteiten worden doorgeschoven naar 2014. Op 24 mei 2013 is door de Inspectie van Veiligheid en Justitie (IVenJ) het rapport ‘Staat van de Rampenbestrijding 2013’ gepubliceerd. Hierin is onderzocht in welke mate Veiligheidsregio Zeeland (VRZ) en de andere 24 veiligheidsregio’s voorbereid zijn op rampen en crises. Dit inzicht is van groot maatschappelijk belang. Uit het rapport bleek dat VRZ ten opzichte van het vorige rapport uit 2010 op bijna alle onderdelen vooruitgang heeft geboekt. We willen uw aandacht vragen voor de volgende zaken: • We denken aan het eind van het jaar incidenteel een overschot over te houden van € 470.000. We zijn hier nog voorzichtig in, omdat we onder andere nog niet alle facturen van de gemeenten met betrekking tot de brandweer hebben ontvangen. Daarnaast wordt het overschot vooral veroorzaakt door lagere personeelslasten als gevolg van vacatures. Deze hebben we pas na de goedkeuring van de begroting in juni 2013 kunnen invullen, vandaar het overschot. Echter, er komen in 2013 nog hogere inhuurlasten en advieskosten omdat de geplande werkzaamheden wel moesten doorgaan. In de begroting 2013 is een formatie opgenomen van 213,86 fte. Op de personeelslasten is er na 8 maanden in 2013 sprake van een lagere bezetting van 187,98 fte. Het voordeel is daarmee incidenteel van aard. • In de programmabegroting is € 4.046.014 geraamd als onttrekking aan de reserves voor transitie en vernieuwingsdoelen. We verwachten hiervoor € 2.588.132 nodig te hebben. Dit bedrag ligt lager dan geraamd, onder andere ook omdat we de zaken efficiënter hebben georganiseerd, zoals de overgang van

4

•

•

• •

•

•

•

alle gemeentelijke geautomatiseerde systemen naar één VRZ systeem. En we hebben actief gestuurd op het plaatsen van boventalligen, waardoor ook hier voordeel is behaald. Wel verwachten we de reserves de komende jaren hard nodig te hebben om het transitieproces vóór 2016 te kunnen voltooien. We wachten nog op het project maatwerk in brandweerzorg. Dat wordt in juni 2014 opgeleverd, waardoor dan pas meer duidelijkheid komt wat we financieel nodig hebben om dit voor elkaar te krijgen. De door het algemeen bestuur opgestelde gemeenschappelijke regeling is nog niet door alle 13 gemeenten aangegaan. Reden hiervan is het niet akkoord gaan door enkele gemeenten met de financiële gevolgen van de verdeelsleutel die in de regeling is opgenomen. Bestuurlijk gezien loopt bij de provincie een verzoek van Zeeuwse gemeenten voor een aanwijzingsbesluit. Het feit dat per 1 januari nog niet volledig geregionaliseerd is (enkele gemeenten hebben de brandweerzorg nog niet overgedragen), betekent onder meer dat vanaf 1 januari 2014 over en weer BTW moet worden gefactureerd tussen VRZ en deze gemeenten. Deze BTW is vanaf 1 januari 2014 niet langer aftrekbaar. In juni is de stadsgewestelijke brandweer de “doe-alsof-fase” ingegaan. Dat betekent dat medewerkers zijn belast met takenpakketten en in functies gezet waarvan het de verwachting is dat ze deze in de toekomst ook gaan uitoefenen binnen Veiligheidsregio Zeeland (VRZ). In het Dagelijks Bestuur van 18 september is de Dienstverleningsovereenkomst (DVO) met bijbehorende documenten vastgesteld. Hierin wordt de overdracht van personeel, materieel en gebruik van gebouwen tussen VRZ en individuele gemeenten geregeld. Daarnaast worden ook de daarvoor in aanmerking komende gebouwen overgedragen aan VRZ. Het streven is om eind 2013 de DVO’s met de gemeenten af te sluiten. Als gevolg van externe factoren die buiten onze invloedsfeer liggen, zoals het in de zomer goedkeuren van een landelijk opleidingstraject en het beschikbare aanbod opleidingen bij het landelijk opleidingeninstituut, wordt het ambitieniveau van 90% implementatie van het plan van aanpak GHOR niet in 2013, maar in 2014 gerealiseerd. De werving en selectie zijn zodanig voorspoedig verlopen, waardoor onze vraag aan opleidingen groter was dan het aanbod. De uitvoering van het plan van aanpak meldkamer/ crisisorganisatie ligt voor wat betreft het onderdeel meldkamer op schema. De uitvoering van het onderdeel crisisorganisatie is later gestart maar wordt waarschijnlijk wel voor 90% dit jaar voltooid en voor sommige onderdelen in 2014. Zo is de implementatie van de Regeling Operationeel Leidinggevenden (ROL) in het tweede halfjaar gestart en deze zal doorlopen naar 2014, dit geldt ook voor herstructurering van de sectie brandweer. In de bestuursrapportage is rekening gehouden met een vrijval van de Reserve Aanvaardbare Kosten (RAK) ter grootte van € 262.061. Deze reserve is ontstaan doordat in de Reserve Aanvaardbare Kosten (RAK) de voordelige of nadelige saldi van de Centrale Post Ambulancevervoer (CPA) zijn gestort c.q. onttrokken. De CPA is op 1-1-2013 overgedragen aan Connexxion Ambulancevervoer. Door de overdracht van de CPA aan Connexxion is het doel van de reserve vervallen. Connexxion heeft aangegeven dat deze reserve gebruikt kan worden voor de meldkamer. De reserve meldkamer wordt gebruikt voor het plan van aanpak meldkamer en crisisorganisatie en het in stand houden van de meldkamer de komende jaren tot de overdracht naar de Landelijke Meldkamerorganisatie. Om de financiële middelen beschikbaar te houden voor de Gezamenlijke Meldkamer wordt voorgesteld de middelen van de vrijgevallen reserve RAK ad € 262.061 toe te voegen aan de Reserve Meldkamer en in 2014 en 2015 geen gemeentelijke bijdrage meer te vragen voor de instandhouding van de meldkamer tot het moment van overdracht naar de Landelijke organisatie. Benadrukt wordt dat dit los staat van de eventuele extra kosten die ontstaan door de vorming van de gezamenlijke meldkamer Zeeland en West-brabant en de overgang van de meldkamer naar de Landelijke Meldkamerorganisatie. Wel zou een mogelijk restant van de reserve meldkamer ter dekking van (een gedeelte van) eventuele extra kosten benut kunnen worden.

Oefenen met onze partners vormt een belangrijk onderdeel van de voorbereiding op crisis- en rampensituaties. Hoe belangrijk dit is, is gebleken uit de evaluaties van eerdere oefeningen. We hebben hiervoor nog meer ruimte gecreëerd en het zal een belangrijk speerpunt zijn voor de komende jaren. In dit kader willen we zeker de geplande eindoefening van het project MIRG in 2014 niet onvermeld laten.

5

Onderdeel 1 A3 jaarplan (Concern A3) In het onderstaande overzicht van het A3 jaarplan (Concern A3) is in één overzicht de samenhang aangegeven tussen de actie- en de resultaatgebieden van het A3 jaarplan. De acties uit de aandachtsgebieden 1-5 leiden tot de resultaten uit de aandachtsgebieden 6-9. De vraag is of deze acties voldoende zijn geweest om de beoogde resultaten te realiseren. Om inzicht te verschaffen in de realisatie van de beoogde resultaten is voor de resultaatgebieden 6-9 per resultaat in de vorm van stoplichten weergegeven wat de stand van zaken is aan het eind van de eerste acht maanden van 2013. De kleuren van het stoplicht corresponderen met de mate van realisatie van het beoogde resultaat uit de aandachtsgebieden 6-9: Symbool

Status Status 0

Omschrijving Actie is nog niet gestart

Status 1

Actie is gestart, realisatie wijkt af van de planning en wordt waarschijnlijk niet (geheel) gehaald Actie is gestart, realisatie wijkt af van de planning, maar wordt waarschijnlijk wel gehaald Actie is gestart en realisatie verloopt conform planning

Status 2

Status 3

Status 4

Realisatie wordt (nog) niet gemeten of kan (nog) niet gemeten worden

Status 5

Resultaat is afgerond

Na het overzicht van het A3 jaarplan volgt per resultaatgebied een toelichting, waarbij indien nodig, een toelichting op het behaalde resultaat met bijbehorende status wordt gegeven. Met name indien de realisatie waarschijnlijk niet wordt gehaald (status 1) en indien de realisatie achterloopt op de planning (status 2) is eveneens een prognose weergegeven en zijn noodzakelijke acties vermeld.

6

Bestuursrapportage Veiligheidsregio Zeeland Jaarplan 2013 (periode januari – augustus) Missie:

Visie:

Samen Sterk voor veilig Zeeland

Wij blinken uit in het voorkomen, beperken en bestrijden van branden, ongevallen, rampen en crises. (EXPERT, NIEUWE KENNIS, INNOVATIEF) Wij benutten vakmanschap en gedrevenheid van onze medewerkers en maken gebruik van hedendaagse technieken en middelen.(TROTS, PROACTIEF, PROFESSIONEEL, SLIMMER) Wij werken als regisseur intensief samen en delen kennis met (veiligheids)partners en bevorderen de zelfredzaamheid van inwoners, bezoekers en bedrijven. (EXPERT, DIALOOG, VERBINDEND, REGIE)

1. Leiderschap

a)

Uitdragen visie op samenwerking (1) b) Sturen op “welkom en gewaardeerd” (3) c) Investeren in reflectie en intervisie. (2,4) d) Verbindend en inspirerend leiderschap gebaseerd op een constructieve en positieve houding en gedrag. (2,7) e) Sturen op kernwaarden, boodschap actief uitdragen (voorbeeldgedrag) (5,7) f) Sturen op resultaat- en ontwikkelingsgericht werken. (4,7,8) g) Sturen op het nakomen van afspraken. (5,7) h) Sturen op maatschappelijk verantwoord ondernemen (5)

3. Management van medewerkers

a)

Bepalen aansluiting van medewerkers op de (nieuwe)functie. (2,3,4) b) Nulmeting kernwaardenonderzoek eind 2013 en vervolgmeting eind 2014 uitvoeren (2) c) Visie op vitaliteit, vakbekwaamheid en verantwoordelijkheid ontwikkelen (waaronder regionaal management development beleid voor de koude organisatie en een oefenplan voor de warme organisatie) (2) d) Invoeren realistisch capaciteitsmanagement (8) 2. Strategie & Beleid

a)

b) c) d) e)

Intern

f) g)

Visie op Mbraze en op gevolgen hiervan voor VRZ breed ontwikkelen, waaronder concernvisie op RCC(1) Veiligheid meer op de agenda krijgen Identiteit vaststellen (in dialoog, kern is betrouwbaar en afspraak = afspraak) (5) Visie “doorontwikkeling VRZ ” opstellen (1,7) Nieuwe P&C cyclus VRZ breed ontwikkelen (inclusief A3) (6) Actualiseren PvA taakstelling t/m 2015 (6,7,8) Opstellen VRZ breed calamiteiten/ continuïteitsplan (6,7,8)

5. Management van processen

a)

Inventarisatielijst opstellen samenwerkingspartners met samenwerkingsagenda. (1) b) Inventariseren, toetsen, uitvoeren en beheren van bestaande convenanten (1) c) Invoeren intervisie . (2) d) Afronden en verder implementeren regionaliseringsproces brandweer (6,7,8) e) Activiteiten om visie doorontwikkeling VRZ op te stellen (1,7) f) betrokkenheid bestuurders en gemeenteraden verbeteren (5,7) g) Organiseren thematische bestuurssessies over veiligheid (7) h) Implementatie p&c cyclus VRZ breed, inclusief implementeren jaarschijf 2013 uit geactualiseerd PvA taakstelling t/m 2015. (6) i) Kwaliteitsmanagementsysteem implementeren (art. 23 wet VR) (6) j) Implementeren PvA GHOR om te voldoen aan de Wettelijke eisen (WvR) (5)

Succesbepalende factoren (SBF’en):

De vier kleuren staan voor:

1.

Rood: Prestaties en verantwoording Groen: Samenwerking Blauw: Medewerkers Oranje: Maatschappelijke bijdrage

2. 3. 4. 5. 6.

Co-creatie en samenwerking intern, met partners, burgers en bestuur Vitale, verantwoordelijke en vakbekwame medewerkers Welkom en gewaardeerd Lerend vermogen Betrouwbaar en innovatief imago Bedrijfsvoering op orde

7. Medewerkers

a) b) c)

d)

Evaluatie welkom en gewaardeerd (kernwaarden). (3) Intervisie, 3 x per jaar gefocust op houding en gedrag. (2) Eind 2013 is inzichtelijk welke competenties en talenten aanwezig zijn bij de leidinggevenden en strategisch adviseurs , zodat inzichtelijk is of ze op de juiste plek zitten (2,3,4) Alle leidinggevenden tonen door middel van minimaal eén voorbeeld (en effect daarvan) aan dat het uitdragen van de kernwaarden onderdeel is van zijn of haar houding en gedrag (5,7)

9. Bestuur & financiers

a)

b)

c)

d) e)

6. Klanten en partners

a) b)

Eind 2013 is gestart met de invoering van de visie op accountmanagement (1) Eind 2013 zijn samenwerkingscontracten met private partijen aangegaan, dit heeft voor 2013 een besparing van 1 ton opgeleverd in het kader van de taakstelling (1)

f)

g)

h) 4. Management van middelen

8. Maatschappij

a)

a)

Beschikbaarheid van een opleidingsbudget m.b.t. noodzakelijke opleidingen. (2) b) Heldere en toegankelijke financiële administratie. (6) c) Toewijzen middelen aan regulier werk en projecten. (6,8)

b)

Verbeteren en vernieuwen

2 acties in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen zijn gerealiseerd (5) Aantal positieve persuitingen over de VRZ is verbeterd (5)

i)

j)

In 2013 is de betrokkenheid van de bestuurders en gemeenteraden verbeterd (5,7) In 2013 is 3 * per jaar een thematische sessie met bestuur georganiseerd over de veiligheid (7) Alle bestuurlijk geaccordeerde besluiten i.h.k.v. het regionaliseringsproces brandweer zijn volledig uitgevoerd (6,7,8) De visie doorontwikkeling VRZ is opgesteld (1,7) Eind 2013 is de P&C cyclus opgezet en geïmplementeerd conform integraal management, inclusief halfjaarlijkse rapportage taakstelling en is 70% van de verplichte Aristoteles Pi’s geïmplementeerd (2013: 75% werkend P&C cyclus) (6) De jaarschijf 2013 uit het PvA MK en crisisorganisatie, is conform planning in uitvoering (90%) (7) PvA RCC opgesteld en conform planning is jaarschijf 2013 in uitvoering (7) Eind 2013 is het PvA calamiteiten/ continuïteitsplan opgesteld (6,7,8) Eind 2013 is conform de planning implementatie van het kwaliteitmanagementsysteem gerealiseerd(7) Eind 2013 is het PvA GHOR om te voldoen aan de Wettelijke eisen (WvR) voor 90% geïmplementeerd (5)

RESULTAAT

7

Nr PI:

Resultaat

9.a

In 2013 is de betrokkenheid van de bestuurders en gemeenteraden verbeterd.

9.b

In 2013 is 3 keer een thematische sessie met bestuur georganiseerd over veiligheid.

S Toelichting t a t u s 3 Bij een aantal gemeenteraden is een toelichting verzorgd over de gemeenschappelijke regeling. In het kader van de begroting 2013 en begroting 2014 hebben in de maanden mei en juni de gemeenteraden die daarom hebben verzocht, een toelichting ontvangen vanuit de VRZ. Aan alle gemeenteraden is het aanbod gedaan om toelichtingen te verzorgen, 9 van de 13 hebben hiervan gebruik gemaakt. 3

Prognose en te nemen acties

Eind 2013 wordt onder bestuurders een evaluatie gehouden over de betrokkenheid van bestuurders bij de VRZ.

Er worden twee themasessies voorbereid. Deze sessies zijn gekoppeld aan de onderstaande thema’s: 1. Grensoverschrijdende samenwerking. Dit onderwerp is opgenomen in het Rijksherenoverleg. Dit overleg heeft inmiddels plaatsgevonden op 27 september 2013; 2. Crisiscommunicatie. Momenteel wordt een derde themasessie voorbereid voor een commissie van Provinciale Staten van Provincie Zeeland met als onderwerpen onder meer Flood Aware, zelfredzaamheid en CKV. Het thema crisiscommunicatie is inmiddels behandeld in de tweedaagse bijeenkomst van het Algemeen Bestuur op 26 en 27 september.

Legenda statussen: 0: Actie is nog niet gestart 2: Actie is gestart, realisatie wijkt af van de planning, maar wordt waarschijnlijk wel gehaald 4: Realisatie kan (nog) niet worden gemeten

1: Actie is gestart, realisatie wijkt af van de planning en wordt waarschijnlijk niet (geheel) gehaald 3: Actie is gestart en realisatie conform planning 5: Afgerond

8

Nr PI:

Resultaat

9.c

Alle bestuurlijk geaccordeerde besluiten in het kader van het regionaliseringproces brandweer zijn volledig uitgevoerd.

S Toelichting t a t u s 2 Twee colleges van burgemeesters en wethouders hebben niet met de nieuwe gemeenschappelijke regeling ingestemd. Om die reden is de nieuwe gemeenschappelijke regeling nog niet in werking getreden en geldt de gemeenschappelijke regeling uit 2006. In mei 2013 heeft een extra Algemeen Bestuur plaatsgevonden. Daarin heeft een ruime meerderheid van het Algemeen Bestuur besloten het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Zeeland een aanwijzing te vragen voor de nieuwe gemeenschappelijke regeling 2 In 2013 worden dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s)tussen VRZ en de afzonderlijke gemeenten afgesloten voor de uitvoering van de lokale brandweerzorg door VRZ. Hierin wordt ook de overdracht van personeel, materieel en het gebruik van gebouwen geregeld. In het Algemeen Bestuur van juni 2013 zijn deze DVO’s aangehouden. In dit Algemeen Bestuur is eveneens besloten om de gemeenten de gelegenheid te bieden gebouwen jonger dan 10 jaar over te dragen aan VRZ.



De provincie houdt zich bezig met de behandeling van de aanwijzing. Een prognose qua verloop is moeilijk te geven.

In het DB van 18 september is de DVO met bijbehorende documenten vastgesteld. Het streven is om eind 2013 de DVO’s met de gemeenten af te sluiten. Daarbij worden ook de overdracht van personeel en materieel geregeld. Daarnaast wordt het gebruik van gebouwen geregeld en zijn daarvoor in aanmerking komende gebouwen overgedragen aan VRZ. In oktober 2013 worden de concept overeenkomst met bijbehorende documenten voorgelegd aan de gemeenten.


9

Nr PI:

9.d

Resultaat

De visie doorontwikkeling VRZ is opgesteld.

S t a t u s 3 3 3 3 3

Toelichting


De doorontwikkeling van de VRZ betreft o.m.: Het doorontwikkelen van de organisatie (inclusief visie op samenwerking met partners); De visie op maatwerk brandweerzorg; De visie op risicobeheersing (waaronder brandveilig wonen); De visie Maatwerk van de rampenbestrijding. Visie toekomst meldkamer

Voor het einde van 2013 is een ambtelijk advies opgeleverd over de optimalisatie van de structuur van de VRZ. Dit advies zal zowel ingaan op de inhoud, waaronder het multidisciplinaire veld, als ook de personele invulling. In dit advies komt ook de visie op accountantmanagement aan bod. Het project verloopt voorspoedig en de verwachting is dat de resultaten begin 2014 in het bestuur kunnen worden besproken.

Visie op maatwerk brandweerzorg Op 18 april heeft het Algemeen Bestuur ingestemd met het project Brandweerzorg op Maat. Visie op risicobeheersing Ontwikkelen van een eerste visie op risicobeheersing op basis van het Zeeuwse (brand)risicoprofiel en nieuw bedrijfsmodel (Strategische reis) is gestart. Het ontwikkelen van een visie vanuit risicobeheersing op crisistypes en scenario’s vanuit het Risicoprofiel Zeeland zal aansluitend aan de visie op risicobeheersing worden gestart.


Visie op maatwerk brandweerzorg In december 2013 wordt de stand van zaken mbt het project aan het bestuur gepresenteerd. Dit geldt eveneens voor de effecten op de beoogde taakstelling 2014. Zorgvuldigheid ten aanzien van het proces (waaronder het creëren van draagvlak binnen de organisatie alsmede draagvlak bij de gemeenten) zorgt voor een langer tijdpad dan in eerste instantie was voorzien. Met als uitgangspunt dat besluitvorming conform verwachting plaatsvindt, zal implementatie vanaf de tweede helft 2014 zijn beslag krijgen. Visie op risicobeheersing Eind 2013 is een visie op risicobeheersing ontwikkeld alsmede een visie vanuit risicobeheersing op crisistypes en scenario’s vanuit het risicoprofiel Zeeland.


10

Nr PI:

Resultaat

S t a t u s

Toelichting


Visie toekomst meldkamer In de eerste maanden heeft een locatiekeuze (Bergen op Zoom) plaatsgevonden voor de nieuwe meldkamer voor Zeeland en Midden-West Brabant. Tot 2016 of zoveel langer als noodzakelijk moet de huidige meldkamer op een verantwoord niveau in stand worden gehouden. Op dit moment wordt een upgrade traject uitgevoerd.

9.e

Eind 2013 is de P&Ccyclus opgezet en geïmplementeerd conform integraal management, inclusief halfjaarlijkse rapportage taakstelling en is 70% van de verplichte Aristoteles Pi’s geïmplementeerd (2013: 75% werkend P&C cyclus).

Visie toekomst meldkamer Op basis van nog nader te maken afspraken met de nieuwe landelijke meldkamerorganisatie in oprichting zal de realisatie worden uitgewerkt. Volgens prognose zal de nieuwe meldkamer eind 2017 gereed zijn.

3 De P&C-cyclus bestaat uit de beleid- en beheercyclus, de personeelscyclus en de A3 cyclus. De gesprekscyclus is nog in ontwikkeling. Ten behoeve van de totale P&C-cyclus is een kalender opgesteld.

De opzet van de P&C-cyclus inclusief rapportage over de taakstelling (verwerkt in begroting 2013) zal worden gehaald.

3 De taakstelling is geïntegreerd in de herziene programmabegroting 2013 en maakt met ingang van 2013 onderdeel uit van deze bestuursrapportage.

De P&C-cyclus 2014 zal in de tweede helft van 2013 worden opgesteld, rekening houdend met de (op dat moment bekend zijnde) stand van zaken van het wijzigingsvoorstel op de Wet Gemeenschappelijke Regeling.



11

Nr PI:

Resultaat

S Toelichting t a t u s 0 Momenteel is gestart met het in beeld brengen van primaire en ondersteunende processen met bijbehorende prestatieindicatoren. Het harmoniseren van de processen is lastig omdat dertien afzonderlijke processen geïntegreerd moeten worden tot één proces. Deze harmonisatie heeft consequenties voor het realiseren van de 70% prestatie indicatoren, zoals genoemd in het landelijk project Aristoteles



De harmonisatie van de processen is lastiger dan in eerste instantie voorzien. Zorgvuldigheid staat ook in dit proces voorop. Naar verwachting zal uitloop van de harmonisatie plaatsvinden naar 2014. Voor 2013 is besloten om regelingen uit te voeren op basis van regelingen van de “oude” gemeentelijke brandweerkorpsen. Op dit moment is nog niet duidelijk of 70% van de prestatie-indicatoren Aristoteles zal worden gerealiseerd.


12

Nr PI:

Resultaat

9.f

De jaarschijf 2013 uit het plan van aanpak meldkamer/crisisorgani satie, is conform planning in uitvoering (90%).

S Toelichting t a t u s 3 Meldkamer De geconstateerde tekortkomingen door de inspectie zijn aangepakt en verbeteringen zijn doorgevoerd. Op dit moment worden technische aanpassingen en vervangingen aangepakt en uitgevoerd. Een separate rapportage over plan van aanpak, onderdeel meldkamer, is in het dagelijks bestuur van 12 juni vastgesteld en daarna ter informatie naar Inspectie Veiligheid & Justitie en Algemeen Bestuur verzonden. Na vaststelling van het plan van aanpak meldkamer / crisisorganisatie is op nadrukkelijk aangeven van de Inspectie Gezondheidszorg het personeel van meldkamer ambulancezorg per 1 januari 2013 overgegaan naar Connexxion Ambulanceservices. Dit is de vergunninghouder meldkamer ambulancezorg. Deze overdracht is inmiddels voltooid.

Het plan van aanpak meldkamer is in september 2012 voor 2 jaar vastgesteld. De situatie van de meldkamer is inmiddels gewijzigd. De geconstateerde tekortkomingen door de inspectie zijn opgelost. Mede door de landelijke ontwikkelingen is een nieuwe situatie ontstaan. Er wordt nu gestuurd op het tot en met 2016 – of zoveel langer als noodzakelijk- in stand houden van de huidige Gemeenschappelijke Meldkamer Zeeland.



Uit onderhandelingen tussen Connexxion en VRZ is gebleken dat voor 2013 mogelijk een risico ontstaat, dat niet is opgenomen in de begroting 2013. Dit risico heeft betrekking op de hoogte van de ontvangen bijdragen door VRZ van Connexxion in de vervangingsinvesteringen.

Medio oktober 2013 zal de Landelijke meldkamerorganisatie (LMO) een feit zijn. Aan de LMO zal medio oktober 2013 een business case nieuwbouw Bergen op Zoom worden aangeboden aan de landelijk kwartiermaker LMO. Tijdens de gecombineerde bestuursvergadering / Veiligheidscollege van Zeeland en Midden West Brabant op 25 september 2013 heeft het bestuur ingestemd met dit voornemen en met de overdracht van de Gemeenschappelijke Meldkamer Zeeland naar de LMO.


13

Nr PI:

Resultaat

S t a t u s

Toelichting


2 Crisisorganisatie Als onderdeel van de crisisorganisatie zijn in het Algemeen Bestuur van april de evaluatie Regeling Operationeel Leiding VRZ en het verbeterplan operationele GHOR vastgesteld. In verband met zorgvuldigheid en draagvlak van dit proces, is de implementatie op een later tijdstip gestart dan was gepland. 3 Revitalisering van het Regionaal Coördinatiecentrum wordt in de volgende doelstelling (9g) uitgewerkt. 1 Implementatie van de Leidraad Grootschalig brandweeroptreden 9.g

9.h

Plan van aanpak Regionaal Coördinatiecentrum (RCC) opgesteld en conform planning is jaarschijf 2013 in uitvoering. Eind 2013 is het plan van aanpak calamiteiten/ continuïteitsplan opgesteld.

3

3 Inmiddels zijn activiteiten opgestart om te komen tot een VRZ breed calamiteiten/ continuïteitsplan


De uitvoering van het onderdeel crisisorganisatie is later gestart, maar zal waarschijnlijk wel voor 90% dit jaar worden gehaald. Implementatie van de ROL is in het tweede halfjaar gestart en zal doorlopen naar 2014. Ditzelfde geldt voor herstructurering van de sectie brandweer.

Een en ander is in afwachting van het landelijk project. Het maakt onderdeel uit van het project “brandweerzorg op maat” en zal waarschijnlijk in 2014 zijn beslag krijgen. Het plan van aanpak RCC wordt in het tweede halfjaar 2013 vastgesteld.

Eind 2013 is een plan van aanpak opgesteld.


14

Nr PI:

Resultaat

9.i

Eind 2013 is conform planning implementatie van het kwaliteitmanagements ysteem gerealiseerd. Eind 2013 is het plan van aanpak GHOR om te voldoen aan de wettelijke eisen (Wvr) voor 90% geïmplementeerd. Eind 2013 is gestart met de invoering van de visie op accountmanagement. Eind 2013 zijn samenwerkingscontrac ten met private partijen aangegaan. Dit heeft voor 2013 een besparing van 1 ton opgeleverd in het kader van de taakstelling. Evaluatie welkom en gewaardeerd (kernwaarden).

9.j

6.a

6.b

7.a

S Toelichting t a t u s 3 Het begrip Kwaliteitsmanagementsysteem is nog niet nader gedefinieerd. Om die reden is nog geen planning opgesteld. De A3 methodiek als onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem is wel gestart.


Eind 2013 is het begrip kwaliteitsmanagementsysteem gedefinieerd en is een planning voor implementatie opgesteld.

1 Na bestuurlijke besluitvorming in april 2013 is de feitelijke implementatie in mei 2013 gestart. Werving en selectie (prio 1) verliep voorspoedig. Door het grote aantal aanmeldingen waren op het landelijk opleidingeninstituut niet voldoende opleidingen beschikbaar voor GHOR.

Als gevolg van externe factoren die buiten onze invloedsfeer liggen, zoals het in de zomer goedkeuren van een landelijk opleidingstraject en het beschikbare aanbod opleidingen bij het landelijk opleidingeninstituut, wordt het ambitieniveau van 90% implementatie van het plan van aanpak GHOR niet in 2013, maar in 2014 gerealiseerd.

2 Er is nog geen visie op accountmanagement ontwikkeld.

In de volgende rapportageperioden wordt geïnventariseerd met welke externe partners VRZ samenwerkt Deze visie maakt onderdeel uit van de resultaten van het project Doorontwikkeling VRZ. Naar verwachting zullen resultaten in het eerste halfjaar 2014 worden gerealiseerd.

1 In deze periode zijn initiatieven gestart. Met bedrijven in het Sloegebied en in de Kanaalzone wordt bezien op welke wijze efficiencywinst kan worden verkregen door verbeterde samenwerking. Het is nu nog in een te vroeg stadium om de besparing dit jaar te realiseren.

3


Eind 2013 zal een evaluatie welkom en gewaardeerd zijn uitgevoerd, waarbij de nadruk dit jaar ligt op welkom en gewaardeerd bij en door leidinggevenden. Juist door de leidinggevenden dient welkom en gewaardeerd uitgedragen te worden.


15

Nr PI:

Resultaat

7.b

Intervisie, 3 x per jaar gefocust op houding en gedrag. Eind 2013 is inzichtelijk welke competenties en talenten aanwezig zijn bij de leidinggevenden en strategisch adviseurs, zodat inzichtelijk is of ze op de juiste plek zitten. Alle leidinggevenden tonen door middel van minimaal één voorbeeld (en effect daarvan) aan dat het uitdragen van de kernwaarden onderdeel is van zijn of haar houding en gedrag. 2 acties in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen zijn gerealiseerd.

7.c

7.d

8.a

S Toelichting t a t u s 3 Focus op houding en gedrag wordt als belangrijk ervaren. Hiervoor is en zal het gehele jaar 2013 aandacht (zijn), al dan niet in de vorm van intervisie. 3

2 Communicatie over de kernwaarden moet nog VRZ breed plaatsvinden.


Van alle leidinggevenden en strategisch adviseurs/specialisten worden dit jaar de competenties en talenten inzichtelijk gemaakt, onafhankelijk van de huidige functie.

Eind 2013 is deze doelstelling gerealiseerd. In de Samen 1 bijeenkomst van 6 november wordt hieraan expliciet aandacht besteed.

5 Binnen VRZ zijn diverse stageplaatsen ingevuld, waaronder een stageplaats bij risicobeheersing, binnen Deltawateren en bij Control en Audit.



16

Nr PI:

8.b

Resultaat

Aantal positieve persuitingen over de VRZ is verbeterd.

S Toelichting t a t u s 4 Eind 2013 wordt nagegaan of verbetering ten opzichte van voorgaande jaren heeft plaatsgevonden. In de verslagperiode zijn positieve artikelen over VRZ gepubliceerd (MIRG-EU). Daarentegen zijn ook negatieve artikelen verschenen (met name betrekking hebbend op de bekostiging van de brandweerzorg en de vertraging in de vorming van één VRZ)




17

Onderdeel 2 Veiligheidsregio Zeeland – Totaal Overzicht van baten en lasten Leeswijzer De tussentijdse rapportage sluit aan bij de indelingssystematiek van de (herziene) programmabegroting op programmaniveau. De (herziene) programmabegroting 2013 bestaat uit vier programma’s ‘Veiligheid’, ‘Gemeenschappelijke meldkamer’, ‘Bevolkingszorg’ en ‘Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien’. Langs deze lijn treft u een toelichting aan. Toegelicht zijn afwijkingen van meer dan € 50.000. Totaaloverzicht van baten en lasten (op economische categorie) Budget: 2013

Saldo van baten en lasten Lasten 000 Niet in te delen lasten 110 Loonbetalingen en sociale premies 120 Sociale uitkeringen personeel 210 Werkelijk betaalde rente 230 Afschrijvingen 300 Personeel van derden 310 Energie 333 Overige aankopen en uitbesteding duurzame goederen 341 Betaalde belastingen 343 Aankopen niet duurzame goederen en diensten 424 Inkomensoverdrachten aan overheid (niet-Rijk) 600 Reserveringen 622 Overige verrekeningen van kostenplaatsen Baten 210 Werkelijk ontvangen rente en winstuitkeringen 300 Vergoeding voor personeel 321 Huren 340 Overige goederen en diensten 411 Inkomensoverdrachten van het Rijk 422 Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-Rijk) 423 Overige inkomensoverdrachten 432 Overige investeringsbijdragen en overige kapitaaloverdrachten 622 Overige verrekeningen van kostenplaatsen Mutaties Reserves Lasten 600 Reserveringen Baten 600 Reserveringen Eindtotaal

Werkelijk

Restant budget

1.041.714 -14.087.493 15.129.207

Eindejaars prognose

Budget Prognose

-693.693

1.735.407 100.000 1.891.558 100.000 0 -141.000 -790.403 -27.000

100.000 16.067.633 100.000 205.000 2.746.881 2.264.537 525.000

0 8.763.989 0 93 0 1.584.766 244.568

100.000 0 7.303.644 14.176.075 100.000 0 204.907 205.000 2.746.881 2.887.881 679.771 3.054.940 280.432 552.000

5.000 50.000 9.139.809 0 150.000 356.873

3.975 18.637 4.345.794 3.027 150.000 0

1.025 31.363 4.794.015 -3.027 0 356.873

5.000 25.000 8.198.257 0 150.000 356.873

0 25.000 941.552 0 0 0

0 -348.365 0 -1.582.735 -5.500.074

0 -345.093 -895 -761.493 -2.856.417

0 -3.272 895 -821.242 -2.643.657

0 -350.365 0 -1.616.735 -5.837.074

0 2.000 0 34.000 337.000

2.365.996 -21.967.672 -24.919 -160.000

-778.300 25.000

-22.745.972 -25.111.968 -135.000 -110.081 0 -356.873 -1.041.714

-16.396 0 1.726.000

16.396 -356.873 -2.767.714

-16.000 -356.873 224.168

16.000 0 -1.265.882

3.004.300

1.726.000

1.278.300

3.074.361

-70.061

-4.046.014 0 -4.046.014 0 -12.361.493 12.361.493

-2.850.193 -469.525

-1.195.821 469.525

De prognose op basis van de realisatie over de periode tot en met augustus 2013 laat een verwacht voordeel zien van € 469.525 ultimo 2013. De eindejaarsprognose is op onderdelen nog steeds met onzekerheden omgeven, onder meer de volgende: - Onzekerheid over de omvang van de kosten die in eerste instantie door gemeenten zijn betaald en nog doorgefactureerd moeten worden aan de VRZ

Formatie en bezetting Het geprognosticeerd voordeel wordt vooral veroorzaakt door lagere personeelslasten. Mede ook door het in juni 2013 vaststellen van de begroting 2013, waarna de werving pas kon worden gestart. Het was ook lastig om geschikte kandidaten te vinden. Daardoor kwam een lagere bezetting gedurende 2013 voor in de formatie was voorzien. Een aantal van deze vacatures lopen nog door in het tweede halfjaar en zelfs volgend jaar. Het voordeel is daarmee incidenteel van aard. Aan de andere kant komen in 2013 nog hogere inhuurlasten en advieskosten voor om de geplande werkzaamheden te kunnen uitvoeren. In de begroting 2013 is een formatie opgenomen van 213,86 fte. Op de personeelslasten is er na 8 maanden in 2013 sprake van een lagere bezetting van 187,98 fte (peildatum: 31 augustus 2013).

Overzicht is inclusief 29,6 fte SGB, exclusief bovenformatieven, bezetting exclusief externen Bovenformatieven Naast de aangegeven formatie was er op 1-1-2013 nog een bovenformativiteit van 8,83 fte. De volgende maatregelen zijn genomen - Er is 1 fte gedetacheerd bij het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV), voorlopig tot en met 31 december 2013. - Inmiddels heeft 1 fte een plaatsing in de organisatie gehad; e - In de 2 helft van 2013 zullen nog 2 fte’s een plaats in de organisatie krijgen; - 1 fte heeft inmiddels ontslag genomen. De verwachting is dat ultimo 2013 er nog 3,83 fte bovenformatieven op de begroting van de VRZ drukt. In 2014 zal 1 fte geplaatst kunnen worden op een formatieplaats, die vrijkomt omdat een medewerker de pensioengerechtigde leeftijd bereikt. Daarnaast zal in 2014 1,11 fte en in 2016 nog 1 fte de pensioengerechtigde leeftijd bereiken en uitstromen. Voor de resterende 0,72 ft (het betreft 2 medewerkers) wordt een oplossing gezocht. Daar tegenover staan niet geslaagde plaatsingen, waarvoor naar oplossingen wordt gezocht.

Onttrekkingen reserves In de (herziene) programmabegroting is rekening gehouden met een onttrekking aan de reserves van e € 4.046.014. In deze 2 Bestuursrapportage 2013 wordt de prognose afgegeven dat de onttrekking aan de reserve ultimo 2013 € 2.850.193 zal bedragen. Een bedrag van € 1.195.821 blijft ultimo 2013 dus in de reserves. De lagere onttrekking heeft voor een bedrag van € 1.457.882 betrekking op de reserves vernieuwing, transitie en meldkamer. De lagere onttrekking is enerzijds het gevolg van lagere projectkosten voor vernieuwing en transitie. Door een slimmere en andere aanpak van projecten is het mogelijk geweest een besparing te realiseren (bijvoorbeeld een andere aanpak van de migratie en een besparing op kosten boventalligen). Anderzijds zal de uitvoering van activiteiten in het kader van vernieuwing, transitie en het plan van aanpak meldkamer en crisisorganisatie deels in 2014 plaatsvinden. Naar aanleiding van de jaarrekening 2013 zal voorgesteld worden het rest-budget voor deze projecten in 2014 te besteden. Naar verwachting zullen de reserves toereikend zijn om het transitie- en vernieuwingsproces mogelijk te maken. De Reserve Aanvaardbare Kosten (RAK) ter grootte van € 262.061 kan vrijvallen. Deze reserve is ontstaan doordat in de Reserve Aanvaardbare Kosten (RAK) de voordelige of nadelige saldi van de Centrale Post Ambulancevervoer (CPA) zijn verrekend. De CPA is op 1-1-2013 overgedragen aan Connexxion Ambulancevervoer. Door de overdracht van de CPA aan Connexxion is het doel van de reserve vervallen. Om de financiële middelen beschikbaar te houden voor de Gezamenlijke Meldkamer wordt voorgesteld de middelen van de vrijgevallen reserve RAK ad € 262.061 toe te voegen aan de Reserve Meldkamer en in 2014 en 2015 geen gemeentelijke bijdrage meer te vragen voor de instandhouding van de meldkamer tot het moment van overdracht naar de Landelijke organisatie. Begrotingswijziging 2013-4 Ter verdere verbetering van de interne budgetsturing is eerder een budgettair neutrale begrotingswijziging 2013-4 voorgesteld, die nog door het AB moet worden goedgekeurd. In deze begrotingswijziging is onder andere de begroting 2013 van de VRZ gecorrigeerd voor de exploitatie van de Stadsgewestelijke Brandweer Middelburg-Vlissingen (SGB), omdat de SGB in 2013 nog een aparte entiteit is. De begrotingswijziging 2013-4 komt aan de orde in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 19 december 2013. Deze 2e bestuursrapportage 2013 is voor de behandeling in het AB van de begrotingswijziging 2013-4 opgesteld. De e stand van de begroting 2013 na begrotingswijziging 2013-4 is wel als uitgangspunt voor deze 2 bestuursrapportage 2013 genomen. Begrotingswijziging 2013-5 e

e

e

Naar aanleiding van de 2 bestuursrapportage 2013 wordt een 5 begrotingswijziging 2013 voorgesteld. De 2 e bestuursrapportage 2013 en de 5 begrotingswijziging 2013 laten beide een voordeel zien van € 469.525, met dien verstande dat voor de lasten en baten die samenhangen met de reserves de begroting 2013 niet wordt gewijzigd.

1 Programma Veiligheid Budget: 2013 1 Veiligheid Saldo van baten en lasten Lasten 000 Niet in te delen lasten 110 Loonbetalingen en sociale premies 120 Sociale uitkeringen personeel 210 Werkelijk betaalde rente 230 Afschrijvingen 300 Personeel van derden 310 Energie 333 Overige aankopen en uitbesteding duurzame goederen 341 Betaalde belastingen 343 Aankopen niet duurzame goederen en diensten 424 Inkomensoverdrachten aan overheid (niet-Rijk) 600 Reserveringen 622 Overige verrekeningen van kostenplaatsen Baten 210 Werkelijk ontvangen rente en winstuitkeringen 300 Vergoeding voor personeel 321 Huren 340 Overige goederen en diensten 411 Inkomensoverdrachten van het Rijk 422 Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-Rijk) 423 Overige inkomensoverdrachten 622 Overige verrekeningen van kostenplaatsen Mutaties Reserves Baten 600 Reserveringen Eindtotaal

Werkelijk

Restant budget

Eindejaars prognose

Budget Prognose

27.272.018 13.230.957 14.041.061 25.351.358

1.920.660

0 15.240.025 100.000 205.000 2.570.701 1.983.940 525.000

0 8.408.340 0 -33 0 1.222.194 244.568

0 0 6.831.685 13.510.165 100.000 0 205.033 205.000 2.570.701 2.711.701 761.746 2.406.940 280.432 552.000

0 1.729.860 100.000 0 -141.000 -423.000 -27.000

5.000 50.000 8.356.241 0 150.000 122.493

3.975 18.637 4.051.964 3.027 150.000 0

1.025 31.363 4.304.278 -3.027 0 122.493

5.000 25.000 7.653.441 0 150.000 122.493

0 25.000 702.800 0 0 0

0 -90.000 0 -1.219.515 -119.074

0 -208.647 -895 -398.273 -153.820

0 118.647 895 -821.242 34.746

0 -92.000 0 -1.146.515 -119.074

0 2.000 0 -73.000 0

-115.920 -135.000 -356.873 -3.287.262

0 -110.081 0 0

-115.920 -24.919 -356.873 -3.287.262

-115.920 -160.000 -356.873 -2.243.132

0 25.000 0 -1.044.130

-3.287.262 0 -3.287.262 -2.243.132 23.984.756 13.230.957 10.753.799 23.108.226

-1.044.130 876.530

110 Loonbetalingen en sociale premies (Lasten) Er is sprake van lagere personeelslasten voor een bedrag van € 1.729.860. Dit als gevolg van een lagere bezetting gedurende 2013 dan de formatie door vacatures en een instroom van personeel later in het jaar of pas volgend jaar. Mede als gevolg van het ingezette traject van doorontwikkeling van de organisatie zijn nog niet alle bestaande vacatures ingevuld. In de begroting 2013 is een totale formatie opgenomen van 213,86 fte. Op de personeelslasten is er na 8 maanden in 2013 sprake van een (lagere) bezetting van 187,98 fte. Het voordeel is incidenteel van aard. Daarnaast is de verwachting dat op de centrale personeelsbudgetten voor reis- en verblijfkosten, woonwerkverkeer, overwerkvergoedingen, verkoop verlofuren en persoonlijke toelagen € 325.000 minder zal worden uitgegeven dan begroot. Dit voordeel is vooralsnog bijna helemaal als incidenteel aangemerkt. Het inzicht in deze posten zal jaarlijks verbeteren. Er is in de begroting voor een periode van 3 jaar rekening gehouden met een informatiemanager. Verwachting is dat in het laatste kwartaal van 2013 een informatiemanager in dienst zal zijn. De verwachte kosten zijn € 59.000 lager. Hier tegenover staat een lagere onttrekking uit de reserve vernieuwing. De kosten van de (kwantitatieve) boventalligheid bedroegen in de begroting € 548.447. De verwachte realisatie is € 122.000 lager. Hier tegenover staat een lagere onttrekking uit de reserve transitie.

120 Sociale uitkeringen personeel Er is rekening gehouden met € 100.000 afvloeiingskosten. Er zijn nog geen kosten gemaakt. In verband met de positieve ontwikkelingen rond de reductie van de bovenformativiteit wordt de prognose voorlopig op nul gezet. Hier tegenover staat een lagere onttrekking uit de reserve transitie. 230 Afschrijvingen (Lasten) Voor de overname van de (brandweer)activa in het kader van de taakstelling is bij het opstellen van de begroting 2013 de verwachting uitgesproken dat de investeringen 2012 naar verwachting geen € 7 mln. maar € 2,5 mln. zouden bedragen. Deze neerwaartse bijstelling is op zijn plaats gebleken. Uit de jaarrekeningen 2012 van de diverse gemeenten is echter gebleken dat het investeringsvolume 2012 in werkelijkheid € 3,3 mln. bedraagt in plaats van de begrote € 2,5 mln. met als gevolg een toename van de afschrijvingslasten met € 155.000. Daarnaast zijn de afschrijvingen naar verwachting € 14.000 lager door aanpassing van de afschrijvingstermijnen aan de financiële verordening die begin 2013 is vastgesteld. Ondanks dat dit nadeel structureel is, is het als incidenteel aangemerkt, omdat de afschrijvingslasten in 2014 daarentegen lager zullen zijn dan begroot door een achterstand in het investeringsprogramma 2013. 300 personeel van derden (Lasten) Door de vacatureruimte komen in 2013 hogere inhuurlasten en advieskosten voor om de geplande werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Het nadeel is incidenteel van aard. Op de post personeel van derden is er daarnaast sprake van een onderschrijding van € 130.000 voor lagere kosten voor opleidingsinstructeurs. Bij het opleiden van medewerkers is terughoudendheid betracht in afwachting van de uitkomsten van het project Maatwerk in Brandweerzorg. Doordat de uitvoering van enkele activiteiten in het kader van vernieuwing, transitie en het plan van aanpak meldkamer en crisisorganisatie deels in 2014 zal plaatsvinden is er naar verwachting een onderbesteding op de reserves. Op inhuur derden bedraagt de onderbesteding voor deze projecten € 242.000. Verwezen wordt naar de toelichting op de projecten. 343 Aankopen niet duurzame goederen en diensten De onderschrijding op deze post wordt veroorzaakt door een groot aantal factoren. Bij incidentbestrijding worden er op basis van de realisatie op diverse posten kleine voordelen verwacht voor een bedrag van € 72.000. Deze voordelen zijn voorlopig als incidenteel aangemerkt. Er is sprake van lagere opleidingskosten voor een bedrag van ca. € 60.000. Bij het opleiden van medewerkers is terughoudendheid betracht in afwachting van de uitkomsten van het project Maatwerk in Brandweerzorg. De kosten van het onderhoud van materieel en materiaal zijn € 95.000 hoger dan begroot door extra onderhoudskosten aan brandweervoertuigen. Het structurele cursus- en opleidingsbudget voor de GHOR laat een onderschrijding zien van € 80.000. Pas afgelopen zomer is het landelijke, nieuwe opleidingstraject goedgekeurd. Alle GHOR-afdelingen in Nederland zullen gebruik willen maken van dit nieuwe opleidingstraject. Door de grote vraag en het geringe aanbod van deze opleiding zullen niet alle middelen voor cursus en opleidingen dit jaar worden aangesproken. Voor het project Business Intelligence (BI) is een incidenteel bedrag van € 50.000 op de exploitatie opgenomen. Het project BI realiseert het verzamelen, verrijken, combineren en valideren van informatie waardoor (sturings)informatie zoals kwaliteit en prestaties wordt verkregen, bijvoorbeeld voor brandrisicoprofielen. Voor directie- en bedrijfsvoering wordt naar verwachting € 218.000 minder uitgegeven (o.a. aan voorlichting en communicatie, opleidingen, keuringen, telefonie). De realisatie laat op een aantal kostenposten een onderbesteding zien, maar tegelijkertijd zijn er veel onzekerheden zoals de kosten die nog door de deelnemende gemeenten zullen worden doorberekend vanwege contracten die niet zijn overgezet en vanwege het vaststellen van de demarcatielijst. Deze voordelen op bedrijfsvoering zijn daarom voorlopig als incidenteel aangemerkt.

Er worden hogere kosten verwacht voor licenties voor het Landelijk crisis management systeem ( LCMS, €16.200) en de regionale licentie voor het Crash Recovery Systeem (CRS, € 40.000). De kosten voor software en licenties zullen naar verwachting € 35.000 structureel hoger zijn dan waarmee tot nu toe rekening is gehouden in de begroting. Doordat de uitvoering van enkele activiteiten in het kader van vernieuwing, transitie en het plan van aanpak meldkamer en crisisorganisatie deels in 2014 zal plaatsvinden is er naar verwachting een onderbesteding op de reserves. Op Aankopen niet duurzame goederen en diensten bedraagt de onderbesteding voor deze projecten € 521.000. Verwezen wordt naar de toelichting op de projecten. 340 Overige goederen en diensten (Baten) Er worden in 2013 € 53.000 lagere baten verwacht. Momenteel wordt onderzocht of de inzet van de brandweer bij incidenten die niet behoren tot de kerntaken gefactureerd kunnen worden. Het nadeel is daarmee voorlopig incidenteel van aard. De cursusgelden komen naar verwachting € 20.000 lager uit dan begroot. 600 Reserveringen (Baten) Reserves Reserve vernieuwing Reserve transitie Reserve meldkamer Reserve ESF Reserve afschrijving Totaal mutaties reserves

Begroting 2013 € 1.680.870 € 1.189.296 € 340.500 € 60.500 € 16.096 € 3.287.262

Prognose 2013 € 1.104.443 € 937.093 € 125.000 € 60.500 € 16.096 € 2.243.132

Saldo € 576.427 € 252.203 -€ 215.500 €0 €0 € 1.044.130

Begroting 2013 € 20.000 € 30.000

Prognose 2013 € 20.000 € 30.000

Saldo €0 €0

€ 5.000 € 5.000

€ 5.000 € 5.000

€0 €0

€ 30.000 € 3.700

€ 0 € 3.070

€ 30.000 € 630

Hieronder volgt een toelichting per reserve. Projecten ten laste van reserve vernieuwing Reserve Vernieuwing Visie op risicobeheersing Digitalisering advisering: 20 Werkplekken moderniseren Percentage onterechte uitrukken reduceren Brandonderzoek: Convenant met MWB en deelname aan brandonderzoeksteam Dienstkleding / uniformen Onderhoud airco voertuigen in eigen beheer: aanschaffen airco-servicestation Keuring kleine blusmiddelen in eigen beheer: opleiden vier personen en aanschaf materiaal Elektronische leeromgeving: deelnemen aan landelijke aanbesteding en daarmee kosten besparen. De Investering heeft betrekking op de licentiekosten Hervorming repressie Flexibele voertuigbezetting Exploitatie en verbeterplan Regionaal Coördinatie Centrum (RCC) Harmonisering van proces bereikbaarheidskaart en

€ 10.000

€

0

€ 10.000

€ 5.000

€

0

€ 5.000

€ 150.000 € 50.000 € 100.000

€ 150.000 € 20.000 € 40.000

€0 € 30.000 € 60.000

€ 100.000

€ 75.000

€ 25.000

inrichting architectuur geo-informatie (mono en Multi) Bestuurlijke afweging waterongevallen bestrijding en als onderdeel keuze duiktaak Harmonisering van alle brandweerprocessen Harmonisering arboprocessen ‘warm’ Herzien alarmering- en uitrukprocedures Kosten uit evaluatie ROL-regeling (tbv opleidingen MZvl) Jodium-profylaxe Verbeterplan GHOR Stroomlijnen internetcommunicatie (uitloop naar 2014) Inrichting, implementatie personeelsinformatiesysteem Beaufort Technische koppeling AG5 (betalingssysteem vrijwilligers) en Beaufort Teambuilding VRZ 2013 Koppeling van de inkoopmodule Corsa met Exact Externe inhuur inrichting TopDesk en Corsa Inrichten van de contractenbeheermodule in Corsa Begeleiding Europees aanbestedingstrajecten Eerste storting voorziening wagenpark Taxatiekosten tbv verzekering inventaris kazernes Tijdelijke capaciteit Informatiemanager Projecten Migratie en ISM Totaal mutaties reserve vernieuwing

€ 50.000

€ 50.000

€0

€ 30.000 € 40.000 € 6.000 € 60.000

€0 € 40.000 € 6.000 € 20.000

€ 30.000 €0 €0 € 40.000

€ 46.000 € 90.400 € 220.000 € 62.000

€ 46.000 € 45.400 € 120.000 € 62.000

€0 € 45.000 € 100.000 €0

€ 15.000

€0

€ 15.000

€ 7.000 € 4.000 € 31.000

€ 7.000 € 4.000 € 31.000

€0 €0 €0

€ 30.000

€ 30.000

€0

€ 10.000 € 100.000 € 20.000 € 78.394 € 272.376 € 1.680.870

€ 10.000 € 100.000 € 5.000 € 19.573 € 160.400 € 1.104.443

€0 €0 € 15.000 € 58.821 € 111.976 € 576.427

Dienstkleding en uniformen e In het 4 kwartaal zal in het MT een beleidsvoorstel met betrekking tot dienstkleding en uniformen worden besproken. Tot het moment dat nieuw beleid is vastgesteld, wordt terughoudend omgegaan met de aanschaf van dienstkleding en uniformen. Keuring kleine blusmiddelen Uit een nadere analyse is gebleken dat het keuren van kleine blusmiddelen in eigen beheer geen danwel te weinig besparingen oplevert. Inmiddels is dan ook de keuze gemaakt om dit uit te besteden. Electronische leeromgeving Gezien de vertraging van de uitrol van de landelijke uitbesteding worden in 2013 geen kosten meer verwacht voor de elektronische leeromgeving. Flexibele voertuigbezetting Het project Flexibele Voertuigbezetting dateert van vóór de regionalisering. De levering van de voertuigen is vertraagd. Deze worden naar verwachting pas in november geleverd. Praktijktrainingen vinden plaats als de voertuigen up to date zijn. Exploitatie en verbeterplan Regionaal Coördinatiecentrum (RCC) Het exploitatie en verbeterplan RCC betreft de eerste stap in de benodigde kwaliteitsimpuls voor het Regionaal Crisis Centrum waarin opschalingen Rampenbestrijding en Crisisbeheersing zullen plaatsvinden. Voorgesteld zal worden het rest-budget in 2014 te besteden. Project Digitale bereikbaarheidskaarten en inrichting architectuur Geo-informatie De oplevering van de eerste projectfase vond plaats in het eerste kwartaal 2013. In het derde kwartaal is, in verband met een zorgvuldige afstemming met de Provincie Zeeland, de tweede projectfase met enige vertraging opgestart. Naar verwachting vindt oplevering hiervan plaats aan het eind van het eerste kwartaal 2014. De derde en laatste projectfase wordt afgerond in 2014.

Harmonisering brandweerprocessen De harmonisering van brandweerprocessen omvat het samenvoegen en implementeren van alle verschillende processen, procedures en werkinstructies uit de verschillende (13) korpsen/organisaties tot één. Het betreft een meerjarig proces, waarmee in het laatste kwartaal van 2013 met interne capaciteit gestart zal worden. Externe kosten zullen in 2014 worden gemaakt. Deze activiteiten waren niet meer in te plannen. Evaluatie ROL-regeling De evaluatie van de ROL-regeling heeft plaats gevonden, is opgeleverd en vastgesteld door het bestuur in het april 2013. Hiervoor is gebruik gemaakt van externe ondersteuning om kennis en ervaring uit andere regio’s te betrekken, alsmede objectieve toetsing mogelijk te maken. De implementatie van de resultaten van de rolevaluatie start in 2013 en zal meerdere jaren in beslag nemen. Voorgesteld zal worden het rest-budget in 2014 te besteden. Jodium-profylaxe Het project Jodiumprofylaxe huis-aan-huis distributie is conform bestuursbesluit uitgevoerd. De kosten voor het project blijven binnen het gestelde budget. Verbeterplan GHOR Het verbeterplan GHOR is later vastgesteld dan verwacht. Derhalve laat het opleidingsbudget met betrekking tot het vernieuwingproces een onderschrijding zien van € 45.000. Voorgesteld zal worden deze activiteit en het bijbehorende budget door te schuiven naar 2014. Stroomlijnen internetcommunicatie De kosten t/m augustus bedragen € 15.000. Er is een offertetraject opgestart. De kosten ultimo 2013 bedragen naar verwachting € 120.000. Het rest-budget ultimo 2013 zal worden doorgeschoven naar 2014. In de begroting is al gemeld, dat uitvoering in 2013 en 2014 zal plaatsvinden. Technische koppeling personeelsysteem vrijwilligers en personeelssysteem VRZ e In de 2 helft van 2013 is een aanbesteding opgestart. Het gaat om een koppeling tussen het personeelssysteem van VRZ (Raet Beaufort) en de partij die de aanbesteding wint. De verwachting is niet dat de aanbesteding voor 1-1-2014 is afgerond. Voorgesteld zal worden deze activiteit en het bijbehorende budget door te schuiven naar 2014. Taxatiekosten tbv verzekering inventaris kazernes Voor de taxatiekosten van de inrichting van de kazernes ten behoeve van de verzekering bedragen de kosten naar verwachting € 5.000. Informatiemanager Er is in de begroting voor een periode van 3 jaar rekening gehouden met een informatiemanager. Verwachting is dat in het laatste kwartaal van 2013 een informatiemanager in dienst zal zijn. Project Migratie en ISM De externe inhuur voor het project migratie en het project ISM is inmiddels stop gezet. Er was in de begroting € 272.376 opgenomen. De werkelijke kosten bedragen € 160.400. Door een slimmere en andere aanpak van het project is een besparing gerealiseerd.

Projecten ten laste van reserve transitie Reserve transitie Externe inhuur management Personeelslasten bovenformatieven Afvloeiingskosten Zorgen voor continuïteit in secretariële ondersteuning Tijdelijke capaciteit communicatie 2013-2016 Tijdelijke capaciteit HRM 2013-2016 Meerkosten inhuur Externe inhuur Projectleider Facilitair Tijdelijke inhuur ICT Totaal mutaties reserve transitie

Begroting 2013 € 148.372 € 548.447 € 100.000 € 35.000 € 68.000 € 80.167 € 7.700 € 58.000 € 143.610 € 1.189.296

Prognose 2013 € 148.372 € 426.447 €0 € 35.000 € 68.000 € 80.167 € 7.700 € 58.000 € 113.407 € 937.093

Saldo €0 € 122.000 € 100.000 €0 €0 €0 €0 €0 € 30.203 € 252.203

Personeelslasten bovenformatieven De kosten van de (kwantitatieve) boventalligheid bedroegen in de begroting € 548.447. De verwachte realisatie is € 122.000 lager. Verwezen wordt naar de toelichting onder 100 loonbetalingen en sociale premies. Afvloeiingskosten Er is rekening gehouden met € 100.000 afvloeiingskosten. Er zijn nog geen kosten gemaakt. In verband met de positieve ontwikkelingen rond de reductie van de bovenformativiteit wordt de prognose voorlopig op nul gezet. Tijdelijke inhuur ICT Er is een budget voor externe inhuur van € 143.610 ten laste van de reserve transitie. De verwachte kosten voor externe inhuur ultimo 2013 bedragen € 113.407. Plan van aanpak meldkamer en crisisorganisatie in 2013 (onderdeel crisisorganisatie) Reserve Meldkamer Verbeterplan crisisorganisatie (2013) Totaal mutaties reserve meldkamer

Begroting 2013 € 340.500 € 340.500

Prognose 2013 € 125.000 € 125.000

Saldo € 215.500 € 215.500

De verwachte onttrekking uit de reserve Meldkamer is € 215.500 lager dan begroot. Verbeterplan crisisorganisatie Het “Plan van aanpak meldkamer en crisisorganisatie” wordt uitgevoerd. De ROL-evaluatie is later dan gepland opgeleverd. Bestuurlijke besluitvorming heeft inmiddels plaats gevonden. Momenteel start de implementatie. De implementatie van het onderdeel Grootschalig Brandweeroptreden is afhankelijk van de landelijke ontwikkelingen. De verwachting is dat alle onderdelen in 2014 tot uitvoering zal komen.

2 Programma Bevolkingszorg Budget: 2013 2 Bevolkingszorg Saldo van baten en lasten Lasten 110 Loonbetalingen en sociale premies 300 Personeel van derden 343 Aankopen niet duurzame goederen en diensten Baten Eindtotaal

Werkelijk

Restant budget

Eindejaars prognose

Budget Prognose

250.910

110.129

140.781

238.910

12.000

139.910 25.000 86.000

95.669 0 14.459

44.241 25.000 71.541

139.910 25.000 74.000

0 0 12.000

250.910

110.129

140.781

238.910

12.000

Naar verwachting zal er in 2013 € 12.000 minder worden uitgegeven dan begroot. 343 Aankopen niet duurzame goederen en diensten Het budget voor het onderdeel Vakbekwaamheid Bevolkingszorg betreft een gemiddelde over meerdere jaren. Dit jaar wordt een overschot verwacht van € 12.000. Voorgesteld zal worden een overschot ultimo 2013 te reserveren om overschrijdingen van het benodigde budget in de komende jaren, op te kunnen vangen. Eind 2013 zal het project Ontwikkeling Bevolkingszorg nog niet geheel zijn afgerond. Om die reden worden enkele vakbekwaamheidactiviteiten doorgeschoven naar 2014. Wat gaan we er voor doen? Vakbekwaamheid SharePoint Convenant Rode Kruis Convenant Monuta Registratie functionarissen Bevolkingszorg AG5 Totaal

Begroting 2013 € 50.000 € 4.000 € 19.000 € 1.000 € 12.000 € 86.000

Prognose 2013 € 38.000 € 4.000 € 19.000 € 1.000 € 12.000 € 74.000

Saldo € 12.000 €0 €0 €0 €0 € 12.000

3 Programma GMZ Budget: 2013 3 GMZ Saldo van baten en lasten Lasten 110 Loonbetalingen en sociale premies 210 Werkelijk betaalde rente 230 Afschrijvingen 300 Personeel van derden 333 Overige aankopen en uitbesteding duurzame goederen 343 Aankopen niet duurzame goederen en diensten 622 Overige verrekeningen van kostenplaatsen Baten 300 Vergoeding voor personeel 340 Overige goederen en diensten 411 Inkomensoverdrachten van het Rijk Mutaties Reserves Lasten 600 Reserveringen Baten 600 Reserveringen Eindtotaal

Werkelijk

Restant budget

Eindejaars prognose

Budget Prognose

1.429.838

402.381

1.027.457

1.072.791

357.047

687.698 0 176.180 255.597

259.980 126 0 362.572

427.718 -126 176.180 -106.975

526.000 0 176.180 623.000

161.698 0 0 -367.403

0 697.568 234.380

0 279.371 0

0 418.197 234.380

0 470.816 234.380

0 226.752 0

-258.365 -363.220 0 -258.752

-136.447 -363.220 0 0

-121.918 0 0 -258.752

-258.365 -370.220 -329.000 -37.000

0 7.000 329.000 -221.752

500.000

0

500.000

570.061

-70.061

-758.752 1.171.086

0 402.381

-758.752 768.705

-607.061 1.035.791

-151.691 135.295

Naar verwachting zal er in 2013 € 135.295 minder worden uitgegeven dan begroot. 110 Loonbetalingen en sociale premies (Lasten) De lagere personeelslasten ad € 161.698 zijn het gevolg van een lagere bezetting dan de formatie als gevolg van vacatures, lagere piketvergoedingen (€ 12.000) en minder te betalen onregelmatigheidstoeslag (ORT) voor de brandweercentralisten (€ 30.000). De ORT is in werkelijkheid lager omdat per 1 januari 2013 de verpleegkundig centralisten in dienst zijn getreden bij Connexxion. Weliswaar was in de begroting 2013 rekening gehouden met minder formatieplaatsen, maar niet met minder ORT. 300 Personeel van derden (Lasten) en 343 Aankopen niet duurzame goederen en diensten (Lasten) De verwachte stijging van de post Personeel derden wordt voor een bedrag van € 314.000 veroorzaakt door inhuur van personeel voor het Project plan van aanpak Meldkamer. De overige meerkosten betreffen nietcompensabele BTW (€ 12.341) en de inhuur van een brandweercentralist (€ 41.062) ten laste van vacatureruimte. De post 343 Aankopen niet duurzame goederen en diensten (Lasten) is naar verwachting € 226.752 lager. Hiervan heeft € 206.752 betrekking op het Project plan van aanpak Meldkamer en Crisisorganisatie door verschuiving naar inhuur derden en € 20.000 door lagere automatiseringslasten dan begroot. 411 Inkomensoverdrachten van het Rijk (Baten) De verhoging van de baten voor Overige goederen en diensten zijn bijdragen van derden in het Project plan van aanpak Meldkamer, met name van de Politie Zeeland en West-Brabant. 600 Reserveringen (Lasten en Baten) In de begroting is een toevoeging van € 500.000 opgenomen aan een reserve ter dekking van de afschrijvingslasten van de investeringen in de meldkamer. Uitgangspunt is nu dat de investeringskosten € 770.000 bedragen waaraan de Politie Zeeland en West-Brabant 60% (€ 462.000) zal bijdragen. De dotatie aan de reserve afschrijving zou dan € 308.000 bedragen. In de bestuursrapportage is rekening gehouden met een vrijval van de Reserve Aanvaardbare Kosten (RAK) ter grootte van € 262.061. Deze reserve is ontstaan doordat in de Reserve Aanvaardbare Kosten (RAK) de voordelige of nadelige saldi van de Centrale Post Ambulancevervoer (CPA) zijn gestort c.q. onttrokken. De CPA

is op 1-1-2013 overgedragen aan Connexxion Ambulancevervoer. Door de overdracht van de CPA aan Connexxion is het doel van de reserve vervallen. Connexxion heeft aangegeven dat deze reserve gebruikt kan worden voor de meldkamer. De reserve meldkamer wordt gebruikt voor het plan van aanpak meldkamer en crisisorganisatie en het in standhouden van de meldkamer de komende jaren tot de overdracht naar de Landelijke Meldkamerorganisatie. Om de financiële middelen beschikbaar te houden voor de Gezamenlijke Meldkamer wordt voorgesteld de middelen van de vrijgevallen reserve RAK ad € 262.061 toe te voegen aan de Reserve Meldkamer en in 2014 en 2015 geen gemeentelijke bijdrage meer te vragen voor de instandhouding van de meldkamer tot het moment van overdracht naar de Landelijke organisatie. Benadrukt wordt dat dit los staat van de eventuele extra kosten die ontstaan door de vorming van de gezamenlijke meldkamer Zeeland en West-brabant en de overgang van de meldkamer naar de Landelijke Meldkamerorganisatie. Wel zou een mogelijk restant van de reserve meldkamer ter dekking van (een gedeelte van) eventuele extra kosten benut kunnen worden. Plan van aanpak meldkamer en crisisorganisatie in 2013 (onderdeel meldkamer) De verwachte onttrekking uit de reserve Meldkamer is in 2013 € 413.752 lager dan begroot. Wat gaan we er voor doen?

Dekking

Noodzakelijke investeringen GMZ Noodzakelijke exploitatiekosten GMZ Totaal

PvA GMZ PvA GMZ PvA GMZ

Begroting 2013 € 500.000 € 258.752 € 758.752

Prognose 2013 € 308.000 € 37.000 € 345.000

Saldo € 192.000 € 221.752 € 413.752

Nog niet duidelijk is wat de overgang naar de Landelijke Meldkamerorganisatie voor VRZ gaat betekenen vanuit kostenaspect bezien. 4 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Budget: 2013 99 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Saldo van baten en lasten Lasten 000 Niet in te delen lasten Baten 340 Overige goederen en diensten 411 Inkomensoverdrachten van het Rijk 422 Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-Rijk) 432 Overige investeringsbijdragen en overige kapitaaloverdrachten Mutaties Reserves Lasten 600 Reserveringen Eindtotaal

Werkelijk

Restant budget

-27.911.052 -27.830.960

Eindejaars prognose

Budget Prognose

-80.092 -27.356.752

100.000

0

100.000

0

100.000

0 -5.381.000

0 -2.702.596

0 -2.678.404

-100.000 -5.389.000

100.000 8.000

2.481.916 -21.851.752

-778.300

-22.630.052 -25.111.968 0 2.504.300

-16.396 1.726.000

2.504.300 1.726.000 -27.911.052 -27.830.960

16.396 778.300

-16.000 2.504.300

16.000 0

778.300 2.504.300 -80.092 -27.356.752

0 -554.300

Naar verwachting zal er in 2013 een nadeel van € 554.300 optreden ten opzichte van de begroting. 000 Niet in te delen lasten De post onvoorzien in de begroting 2013 bedraagt € 100.000. Er zijn nog geen uitgaven gedaan. De verwachting is dat aanwending van de post onvoorzien niet nodig zal zijn in 2013. 340 Overige goederen en diensten (Baten)

-554.300

Er wordt rekening gehouden met een vrijval van balansposten voor een bedrag van € 100.000. Het betreft reserveringen ultimo 2012 (nog te betalen) waarvoor in 2013 geen facturen zijn ontvangen. 422 Inkomensoverdrachten van overheid (niet-Rijk) Gelet op de eindejaarsprognose van de VRZ is het uitgangspunt dat de gemeentelijke bijdrage voor het plan van aanpak Meldkamer en crisisorganisatie ad € 778.300 in 2013 niet gefactureerd zal worden. Deze baat is vervallen; de dotatie aan de reserve Meldkamer van € 778.300 is gehandhaafd.

5 Investeringen De investeringsruimte in 2013 bedraagt nog € 14.975.199.

Bovenstaand overzicht betreft de gerealiseerde investeringen tot en met augustus 2013 en geen prognose. Inkoopjaarplan In de (herziene) begroting 2013 is een investeringsplan 2013 opgenomen van in totaal € 7.975.166. Op 1 januari 2013 zijn de gemeentelijke brandweren geregionaliseerd binnen VRZ. Op dat moment was er onvoldoende beeld van de te plegen investeringen over 2013 en 2014 en volgende jaren. In het AB van 26 september 2013 is het inkoopjaarplan 2013-2014 vastgesteld. Het inkoopjaarplan, jaarschijf 2013, vervangt het investeringsplan in de begroting 2013 en past binnen het financiële kader van de vastgestelde begroting en vormt dan ook de basis voor deze rapportage. In het najaar zal VRZ met een aanvullend inkoopjaarplan komen.

6 Taakstelling In onderstaande tabel staan de in de begroting 2013 opgenomen besparingen. 2013

Stand van realisatie

Risicobeheersing

Reductie formatie 0,2 Fte Niet invullen formatie

-70.000

Gerealiseerd

Incidentbestrijding

Niet invullen formatie

-140.000

Gerealiseerd

Reductie door Evaluatie ROL-regeling Besparing door reductie ongewenste uitrukken Besparing door flexibele voertuigbezetting Besparing door hervorming repressie Besparing door herzien alarmering- en uitrukprocedures Besparing duiken

0

0

Besparing WVD teams

-21.500

Besparing gaspakkenteams

-12.000

Besparing technische hulpverlening

-66.000

Reductie kosten dienstkleding

-51.710

Directievoering

Reductie kosten basiszorg (vrijwilligers)

Incidentbeheersing algemeen

Logistiek en techniek

0

-12.000

Beleid wordt in het vierde kwartaal ontwikkeld.

0

0 0

Reductie -375.000 afschrijvingslasten (1e jaar na ingebruikname geen 50% afschrijving) Bijstellen verwacht -500.000 investeringsvolume 2012 (afschrijvingen)

Reductie piketvoertuigen

Prognose

-25.000

Gerealiseerd

Deels gerealiseerd

Deels gerealiseerd

Maatwerk brandweerzorg, zie toelichting op de volgende bladzijde. Structurele realisatie met ingang van 2014. Sturen op uitgaven in 2013 waardoor besparing zal worden gerealiseerd Maatwerk brandweerzorg, zie toelichting op de volgende bladzijde. Structurele realisatie met ingang van 2014. Sturen op uitgaven in 2013 waardoor wel incidenteel besparing zal worden gerealiseerd Beleid wordt dit jaar vastgesteld. Vooruitlopend hierop wordt nu reeds structureel anders ingekocht. De besparing zal worden gerealiseerd. Naar verwachting zal de besparing circa € 58.000 lager zijn, onder meer doordat de correctie dit jaar nog geen betrekking heeft op activa van de SGB. Realisatie is naar verwachting € 155.000 lager. Omvang van besparing is afhankelijk van totaal investeringsvolume, waaronder over te nemen investeringen 2012 van gemeenten. De verwachting is dat het volume 2012 € 3,3 mln. in plaats van € 2,5 mln. Op dit moment worden geen nieuwe piketvoertuigen meer aangeschaft. In

e

Regeling Operationele leiding

Besparing keuringen hydr. Redgereedschap Besparing onderhoud airco in eigen beheer Besparing flexibele materialen

-13.000

Besparingen Schuimvormend middel Besparing reductie piketvoertuigen ROLregeling

-7.500

Reductie kosten alternatief p-flex Reductie kosten trainingen eigen beheer

0

0

GHOR

Besparingen door nieuw oefenbeleid Besparingen door elektronische leeromgeving Besparingen exploitatie opleidingsinstituut Besparing flexibele ts opleidingskosten Reductie formatie

0

Bedrijfsvoering

Reductie formatie

0

Financiën

Bijstellen verwacht investeringsvolume 2012 (rente) Reductie aantal facturen Reductie vakliteratuur

-125.000

Opleidingen manschappen

Facilitaire dienstverlening

Informatisering & Automatisering

Reductie schoonmaakkosten door aanbesteding Klimaatinstallatie Meldkamer niet uitvoeren

-5.000

het 2 halfjaar is gestart met het implementatieplan ROL. Nog niet duidelijk is of de besparing kan worden gerealiseerd. Over de uitwerking is nog overleg gaande. Naar verwachting zal dit worden gerealiseerd. gerealiseerd

-20.000

Gestuurd wordt op het realiseren van de besparing. Naar verwachting zal deze dan ook worden gerealiseerd. Zal naar verwachting worden gerealiseerd door een andere werkwijze. Op dit moment worden geen nieuwe piketvoertuigen meer aangeschaft. In e het 2 halfjaar is gestart met het implementatieplan ROL. Nog niet duidelijk is of de besparing kan worden gerealiseerd. Over de uitwerking is nog overleg gaande.

-8.000

-58.000

De kosten trainingen eigen beheer zijn dit jaar incidenteel lager door minder opleidingen. Eerst volgend jaar worden afspraken gemaakt omtrent externe kosten. (dit betreft kosten inhuur instructeurs)

0

-5.000

Is gerealiseerd

-32.000

De omvang van de besparing vloeit voort uit maatwerk in brandweerzorg.

Deels Gerealiseerd

0 0 0

-25.000

Gerealiseerd

Zie hiervoor toelichting onder bijstellen investeringsvolume 2012

Totaal besparingen

-1.571.710

Toelichting In april 2013 is opdracht verstrekt voor uitvoering van het project Maatwerk in Brandweerzorg. Het project beoogt naast de hervorming van de repressie in Zeeland (zodat aan Wet- en Regelgeving kan worden voldaan) tevens het bereiken van een taakstellingopdracht. “Maatwerk in brandweerzorg” is een project waarin besparingen zullen worden gerealiseerd door een andere aanpak van de basisbrandweerzorg. Een van de prioriteiten omvat het opstellen van een adequaat dekkingsplan, dat voldoet aan de Wet op de Veiligheidsregio’s. Hierin zal een nieuwe spreiding van posten en introductie van andere organisatievormen worden onderzocht. Daarbij zijn zaken als aantallen hulpverleningsvoertuigen, aantallen redvoertuigen, 4persoons uitruk voor specifieke incidenten, (her)verdeling van specialismen, aandacht voor grootschalig optreden allemaal componenten die een rol (kunnen) spelen in het opstellen van een geactualiseerd dekkingsplan als onderdeel van dit project. In het project is een bestuurlijke klankbordgroep voorzien, die gebruikt zal worden om periodiek de richting en voortgang te toetsen aan de bestuurlijke wensen en denkrichtingen. Dit mede omdat veel partners gemoeid zijn bij de producten die beoogd worden in het project. In december 2013 wordt de stand van zaken mbt het project aan het bestuur gepresenteerd. Dit geldt eveneens voor de effecten op de beoogde taakstelling 2014. Zorgvuldigheid ten aanzien van het proces (waaronder het creëren van draagvlak binnen de organisatie alsmede draagvlak bij de gemeenten) zorgt voor een langer tijdpad dan in eerste instantie was voorzien. Met als uitgangspunt dat besluitvorming conform verwachting plaatsvindt, zal implementatie vanaf de tweede helft 2014 zijn beslag krijgen. Door het sturen op uitgaven worden in 2013 incidentele besparingen gerealiseerd. In verband met de gewijzigde regels rondom de afschrijvingen die in de financiële verordening van VRZ zijn vastgelegd is in de herziene begroting 2013 op het programma veiligheid een stelpost opgenomen van € 375.000. In de 1e bestuursrapportage 2013 heeft een herrekening van de afschrijvingslasten plaatsgevonden (1e jaar na ingebruikname geen 50% afschrijving). De begroting 2013 is hiervoor gewijzigd. De besparing was € 56.881 lager. Dit komt omdat de correctie nog geen betrekking heeft op de afschrijvingslasten van de SGB, e omdat de activa van de SGB nog niet zijn opgenomen in de begroting 2013 van VRZ. In de 2 bestuursrapportage vindt nog een correctie op de afschrijvingslasten plaats. Naar verwachting zijn de afschrijvingslasten € 14.000 lager door aanpassing van de afschrijvingstermijnen aan de financiële verordening die begin 2013 is vastgesteld. De totale besparing bedraagt € 42.881. In de zomer van 2013 zijn de jaarrekeningen 2012 opgevraagd bij de deelnemende gemeenten. Nu alle staten van activa in beeld zijn kan beoordeeld worden of de stelpost van € 500.000 lagere afschrijvingslasten en € 125.000 lagere rentelasten conform wordt gerealiseerd. Voor de overname van de (brandweer)activa is in het kader van de taakstelling is bij het opstellen van de begroting 2013 de verwachting uitgesproken dat de investeringen 2012 naar verwachting geen € 7 mln. maar € 2,5 mln. zouden bedragen. Deze neerwaartse bijstelling is op zijn plaats gebleken. Uit de jaarrekeningen 2012 van de diverse gemeenten is echter gebleken dat het investeringsvolume 2012 in werkelijkheid € 3,3 mln. bedraagt in plaats van de begrote € 2,5 mln, met als gevolg een toename van de afschrijvingslasten met € 155.000. Op de rente heeft geen correctie plaatsgevonden. De totale besparing bedraagt € 470.000.

Onderdeel 3 Bevolkingszorg Ten aanzien van het programma bevolkingszorg is het volgende te vermelden. Het ‘Organisatieplan Bevolkingszorg’ is door de Kring van gemeentesecretarissen vastgesteld op 4 september jl. te Terneuzen. Ook het model draaiboek/handreiking voor het Gemeentelijk Coördinatiecentrum (GCC) is gereed. Eind 2013 zal het project Ontwikkeling Bevolkingszorg nog niet geheel zijn afgerond. Om die reden worden enkele vakbekwaamheidactiviteiten doorgeschoven naar 2014. De geplande inhuur voor administratieve ondersteuning heeft nog niet plaatsgevonden, omdat het vakbekwaamheidsmanagementsysteem nog niet is ingericht aan de rapportagewensen. Deze inrichting vindt momenteel plaats. In verband met de (op)nieuw af te sluiten overeenkomst met het Rode Kruis (gepland op 1-1-2014) hebben op 21 september jl. het Rode Kruis en Bevolkingszorg (Opvangen en verzorgen, Voorzien in primaire levensbehoeften en Algemene ondersteuning) meegedaan aan de evacuatieoefening ‘fietsvoetveer’ op de Westerschelde. Alle functionarissen Bevolkingszorg hebben inmiddels toegang tot SharePoint, een beveiligde via internet te ontsluiten werkruimte waar alle relevante informatie t.b.v. de koude fase alsmede de warme fase is bijeengebracht. Onderdeel 4 Veiligheidsregio Zeeland – Staat van de Rampenbestrijding

Op 24 mei 2013 is door de Inspectie van Veiligheid en Justitie (IVenJ) het rapport ‘Staat van de Rampenbestrijding 2013’ gepubliceerd. Hierin is onderzocht in welke mate Veiligheidsregio Zeeland (VRZ) en de andere 24 veiligheidsregio’s voorbereid zijn op rampen en crises. Dit inzicht is van groot maatschappelijk belang. De veiligheidsregio’s zijn beoordeeld op basis van elf onderzochte onderwerpen. Een veiligheidsregio mag zich koploper noemen wanneer aan diverse criteria wordt voldaan, waarvan de belangrijkste is dat acht van de elf onderzochte onderwerpen voor meer dan 75% zijn gerealiseerd. Uit het rapport bleek dat VRZ ten opzichte van het vorige rapport uit 2010 op bijna alle onderdelen vooruitgang heeft geboekt. Ten tijde van de publicatie had VRZ zes van de elf onderzochte onderwerpen meer dan 75% gerealiseerd, waarmee VRZ op het landelijk gemiddelde zit. VRZ blinkt uit op de onderdelen risicoprofiel, bovenregionale samenwerking, Multidisciplinair Opleiden Trainen en Oefenen (MOTO), organisatie en het kwaliteitszorgsysteem. Met name op het gebied van alarmering, opschaling en systeemoefening heeft VRZ een verbeterslag te maken. Aangetekend daarbij dient te worden dat binnen VRZ diverse zaken in de praktijk al goed geregeld zijn, maar officieel nog niet vastliggen. Naast het blijven investeren in versterking van de voorbereiding op de rampenbestrijding heeft IVenJ ook een aantal concrete aanbevelingen geformuleerd. Deze aanbevelingen en de huidige status zijn in de tabel hieronder opgenomen:

Algemeen:

Planvorming:

Aanbeveling: implementeer met voorrang de verbeterpunten die in het plan van aanpak meldkamer en crisisorganisatie staan omschreven, zoals de implementatie van de eenhoofdige leiding op de meldkamer vul het beleidsplan aan met de wettelijk verplicht gestelde onderdelen

Status: Loopt binnen gestelde termijn in PvA meldkamer en crisisorganisatie, CaCo is per 1 januari 2013 geïmplementeerd.

Wordt via de A3-jaarplannen opgepakt. In het meerjarenplan voor de cyclus 2016-2019 zullen genoemde wettelijke verplicht gestelde onderdelen worden opgenomen.

Planvorming:

stel een continuïteitsplan op voor de hoofdstructuur van de rampenbestrijdingsorganisatie organiseer conform het Besluit Veiligheidsregio’s (Bvr) jaarlijks een systeemoefening Neem een team Bevolkingszorg (Tbz) op in de hoofdstructuur

Systeemoefenin gen: Organisatie:

Alarmering:

stel criteria voor het direct opschalen door de meldkamer vast stel werkwijze vast hoe om te gaan met meldingen die niet te maken hebben met de ramp of crisis draag zorg voor een oplossing m.b.t. de opkomsttijden

Alarmering:

Opschaling:

Informatiemanagement

verbeter de uitvoering van de netcentrische werkwijze

Kwaliteitszorgsysteem

realiseer de eigen ambitie om in 2013 het kwaliteitszorgsysteem geheel in te voeren.

Het multidisciplinair oefenbeleidsplan wordt eind 2013 ambtelijk en voorjaar 2014 bestuurlijk vastgesteld Continuïteitsplan is in voorbereiding en naar verwachting eind 2013 gereed. Dit betreft onderdeel van een VRZ breed calamiteitenplan. Gepland oktober/november 2014. Betreft dan tevens de eindoefening Deltawateren VRZ heeft deze opmerking ter discussie gesteld, omdat zij de bevolkingszorg regionaal heeft georganiseerd. Het toevoegen van een coördinerend CoPI wordt in 2014 aan het AB voorgelegd. Dit wordt opgepakt in de herziening van het planvormingsproces Wordt aan het AB van december 2013 aangeboden ter vaststelling Opkomst voor bevolkingszorg en de secties in het ROT loopt binnen project crisisplan en project bevolkingszorg Opleidingen informatieorganisatie zijn gestart. Begin 2014 zijn alle noodzakelijke functionarissen vakbekwaam. Visiedocument kwaliteitsmanagement is eind 2013 gereed. Verbetering P&C-cyclus en A3-systematiek doorgevoerd

Onderdeel 5 Veiligheidsregio Zeeland – Projecten 5.1 Deltawateren * Planvorming Resultaat

Toelichting

Prognose Q4 en verder

Het ‘Interregionaal Afsprakenkader Veiligheidsregio’s ten behoeve van incidentbestrijding op de rijkswateren’ en het Incidentbestrijdingsplan Deltawateren (IBP-DW) zijn op 18 april jongstleden door het Algemeen Bestuur van VRZ vastgesteld. Naast beide plannen is ook een meerjaren implementatieplan bestuurlijk vastgesteld. De implementatie van bovengenoemde plannen verloopt conform planning zoals opgenomen in het implementatieplan. Bij afronding van het implementatietraject wordt de nu vigerende planvorming ingetrokken en wordt het IBP-DW vigerend verklaard. Per juni 2013 is gestart met de implementatie van het IBP-DW. Prognose is Q4 2014.

* Incidentbestrijdingsmaterieel Resultaat

Toelichting

Het contract voor koel- en bluscapaciteit op het midden- en westelijk deel van de Westerschelde is per 1 februari afgesloten voor een periode tot eind 2015. Het contract bevat de optie om tweemaal met 1 jaar te verlengen tot uiterlijk eind 2017. Daarnaast zijn vanuit project Deltawateren een grootvermogen dompelpomp combinatie, 2 Cobrablusunits en 13m3 blusschuim t.b.v. de schuimpool aangeschaft. Nu zijn, inclusief het blusvaartuig beschikbaar gesteld door het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen (GHA), permanent 3 blusvaartuigen beschikbaar op de Westerschelde. De dompelpomp en de Cobra-units zijn aangeschaft voor de bestrijding van scheepvaartincidenten alsmede complexe incidenten in het havengebied en reguliere


brandbestrijding. De grootvermogen dompelpomp combinatie en de 2 Cobra-units worden conform planning eind 2013 afgeleverd aan VRZ.

* Opleiden, trainen en oefenen Resultaat

Toelichting


In 2013 hebben diverse opleidings- trainings- en oefenactiviteiten plaatsgevonden. Onder andere 6 introductiedagen IBP DW, diverse trainingen van het Coördinatieteam Water (COT-W) en een grootschalige evacuatieoefening met de fietsvoetveer Vlissingen-Breskens. Het is voor het eerst in Zeeland dat een evacuatie van personen op het water zo grootschalig en multidisciplinair is beoefend. Op basis van de oefening worden waar nodig plannen en procedures aangepast of leidt het tot aandachtspunten bij het implementeren van het IBP DW. Opstellen ‘MOTO-beleid Deltawateren’ en toewerken naar de totale eindoefening van het samenhangend risicowatersysteem Deltawateren eind 2014.

* MIRG-EU Resultaat Toelichting Prognose Q4 en verder

Maritime Incident Response Group (MIRG) Zeeland is opgericht en het opleidingstraject is gestart. Project MIRG-EU verloopt conform planning. Inmiddels is MIRG Zeeland tweemaal naar Calais geweest voor opleiding/training. Het ‘Operationele Handboek MIRG-EU’ wordt in september 2013 via een overeenkomst tussen de projectpartners vastgesteld. Conform planning is MIRG-EU na de grote eindoefening in juni 2014 operationeel op de Zeeuwse Deltawateren.

5.2 Centrum Kernongevallenbestrijding Veiligheidsregio’s (CKV) In 2010-2011 heeft Veiligheidsregio Zeeland (VRZ), op verzoek van het Ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ), het project Verbetering regionale voorbereiding op kernongevallen uitgevoerd en succesvol afgerond. Uit dit project is ondermeer een samenwerking ontstaan tussen A-regio’s, BrandweerNL en GHORNL: het Centrum Kernongevallenbestrijding Veiligheidsregio’s (CKV). Daarnaast heeft het centrum aansluiting gevonden bij de politie. Het CKV is gevestigd in Middelburg en is beheersmatig ondergebracht bij VRZ. In het jaarplan 2013 heeft CKV haar activiteiten voor 2013 uiteengezet. VenJ heeft niet alle activiteiten gehonoreerd daar er nog een discussie wordt gevoerd over de verdeling van taken tussen het Rijk en het CKV. Hieronder wordt uiteengezet welke, door VenJ gehonoreerde, activiteiten het centrum voor 2013 in haar jaarplan heeft geformuleerd en hoe de voortgang van deze activiteiten gestalte heeft gekregen.

Activi teit: 1.1

Doelstelling:

Status:

Voortzetting en versterking één aanspreekpunt

2.2 3.1 3.3 3.4

Informatiemanagement nucleair Doorwerking Fukushima Implementatie Rampbestrijdingsplan Nucleaire Installaties Opleiding/training/oefenen

3.5

Operationele documentatie

4.2 4.6

Interregionale samenwerking/expertise Meetstrategie, analyse en duiding

Er vindt afstemming plaats met IBGS, er is deelname in landelijk overleg Nucleaire Transporten en de planning wordt afgestemd met departementen Ven J en Economische Zaken In behandeling Er is een start gemaakt met de evaluatie Er is overleg met KFD, EPZ, BRZO en Brandweer geïnitieerd om rol in bronbestrijding helder te krijgen, contact gelegd met Atoompool n.a.v. verzoek verbond van verzekeraars, afstemming geweest over oefening Doel vanuit Schelderegio Update en toegankelijker Radiologisch handboek o.v.v. IFV In behandeling In behandeling

In algemene zin dient hierbij vermeld te worden dat het organiseren van uitvoeringscapaciteit binnen VRZ eerst kon starten na het fiat van VenJ.

januari augustus 2013

Recommend Documents