JANUARI 2014 ARJAN VAN OIRSCHOT

JANUARI 2014

ARJAN VAN OIRSCHOT van OIRSCHOT PRODUCT BEMIDDELING

Succesvol Uitbesteden In 10 heldere stappen

Inhoudsopgave: Colofon

: 2

Voorwoord

: 3

1. Uw ervaring met uitbesteden

: 4

2. Produceren doel of middel

: 5

3. Tekeningen

: 6

4. Complete informatie

: 7

5. Wees reëel

: 8

6. Prijs

: 8

7. Toeleveren

:10

8. Bescherm uw Product

:10

9. En nu gaat er iets fout

:11

10. Slotwoord

:12

1


Colofon: Tekst Vormgeving en opmaak Eerste uitgave

: Arjan van Oirschot : Arjan van Oirschot : januari 2014

“Succesvol Uitbesteden” is een uitgave van: van Oirschot Product Bemiddeling Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, geluidsband, elektronisch of op welke wijze dan ook, zonder schriftelijke toestemming van de uitgever. Copyright © van Oirschot Product Bemiddeling 2014

2


Voorwoord: Alvorens te beginnen aan het stappenplan om het uitbesteden naar Oost Europa succesvol te maken, geef ik eerst een korte introductie van, van Oirschot Product Bemiddeling. In 1963 is mijn vader begonnen met Technische Handelsonderneming van Oirschot BV. Ik heb dit bedrijf in 1996 in afgeslankte vorm overgenomen onder de naam VANO Machines BV. Eind 2007 is VANO Machines BV beëindigd, en is er een aanvang gemaakt met van Oirschot Product bemiddeling.

Sinds 1964/1965 bestaat ons eigen merk VANO (van Oirschot). Het merk omvat(te) tegelen klinkerknipmachines, trilmachines, smeedgereedschap, speciaal producten en mini shovels/wielladers, allen gericht op de zogenaamde GWW sector, en dan voornamelijk de straatmakerij en kleine wegenbouw. Al deze producten werden door onszelf bedacht/ontwikkeld, maar de daadwerkelijke productie hebben we altijd uitbesteed. Onze producten werden in binnen- en buitenland verkocht, aan eindgebruikers, dealers, en importeurs. Met van Oirschot Product Bemiddeling delen we deze jarenlange ervaring met U. Het zwaartepunt ligt hier op het uitbesteden van productie, en voornamelijk bij metaalbewerking en hydrauliek uit Oost Europa. Onze producten zijn/waren bouw gerelateerde producten, voor het grootste deel opgebouwd uit ijzer, en in vele gevallen met een hydraulische aandrijving.

3


Naast begeleiding bij het uitbesteden van productie en hydrauliek in en uit Oost Europa, kunnen wij ook van meerwaarde zijn bij het vinden van export mogelijkheden, en geven wij commerciële ondersteuning. Voor de dienstverlening naast het uitbesteden van productie verwijzen wij u naar onze site, http://www.vopbemiddeling.nl. Op deze site vindt u ook ons andere GRATIS E-Book “Met wie doet u zaken”. In dit E-Book vindt u onze hele geschiedenis vanaf mijn schooltijd tot en met het huidige van Oirschot Product Bemiddeling.

1. Ervaring met uitbesteden: In hoeverre bent u bekend met uitbesteden? We verdelen dit als volgt: A. Ervaren in binnen en buitenland B. Ervaren, maar uitsluitend in Nederland C. Geen ervaring A. Ervaren in binnen en buitenland: Als u al ervaring heeft, en u besteed op dit moment al uit, ook in het buitenland, hoe kunnen wij dan nog van meerwaarde zijn? Wij laten u kennis maken met de door ons vertegenwoordigde bedrijven. Met uw ervaring kunt u direct beoordelen of deze bedrijven een alternatief of aanvulling voor u kunnen zijn. Hiernaast dagen wij u toch uit dit E-Book door te kijken, naast een aantal ongetwijfeld bekende zaken komen er wellicht ook voor u nog een paar handige tips voorbij. B. Ervaren, maar uitsluitend in Nederland: Ook u heeft ervaring met het uitbesteden. U doet dit echter nog niet in lagere lonen landen, zoals bijvoorbeeld in ons kennisgebied Oost Europa. Een aantal te nemen drempels hebben u wellicht weerhouden deze stap te maken. Uiteraard kunt u met uw kennis vlot beoordelen of de door ons vertegenwoordigde bedrijven de voor u gewenste capaciteiten hebben. De drempels eromheen gaan wij voor u wegnemen.

4


C. Geen ervaring: U bent niet bekend met het (laten) produceren, laat staan over de grens. In dit geval heeft dit E-Book voor u essentiële informatie over de te nemen stappen. Dit in combinatie met een gesprek met ons geeft u een solide basis.

2. Produceren doel of middel: Uiteraard is ieder bedrijf verschillend en kan een opdracht/insteek anders zijn. Bent u zelf een constructiebedrijf is het maken/produceren uw vak, uw insteek, uw doel, en dus uw focus. U bent bekend met alle facetten, en zult uitbesteden alleen overwegen uit tijdsgebrek of kostprijs verbetering. Voorgaande is een behoorlijk verschil met een bedrijf wat produceren als middel ziet. In dit geval is het maken/produceren niet direct uw vak, uw insteek, uw doel, en dus ook niet uw focus. Een belangrijke stap is voor uzelf helder hebben tot welke groep u behoort, doel of middel. Als we gaan (laten) produceren, komen veel dingen overeen, waarbij dit bij de bestaande constructie-bedrijven (doel) veelal gesneden koek is. Bij de groep middel is dit zeker niet het geval, en dit zal dus meer voorbereiding vragen. Groep middel vraagt ook vaak om veel meer toegevoegde waarde zoals bijvoorbeeld verzinken, spuiten, poederen, assembleren, tot en met eventuele verpakking. Bij de groep doel worden deze keuzes wederom gemaakt met tijd en kostprijsverbetering als maatstaf, niet omdat men hier zelf niet mee bekend is.

Bij het hele traject Succesvol Uitbesteden is uw ervaring, en het feit of het produceren bij u een doel of een middel is maatgevend voor de interpretatie.

5


3. Tekeningen: Hier kunnen we heel snel duidelijk over zijn: Zonder GOEDE tekeningen wordt het NIETS! Onze kennis en dienstverlening ligt bij het succesvol uitbesteden naar Oost Europa. Een absolute must om dit te laten slagen zijn correcte en duidelijke tekeningen. Dit boek hebben wij al vele malen gelezen, en zonder tekeningen gaan wij niet aan de slag. Ook in Nederland werkt het beter als er goede tekeningen zijn, maar ook zonder, of halve kunnen we het in ons Thuisland vaak wel redden. We geven een model, het is dichtbij, (een bezoek is zo gedaan), we spreken dezelfde taal, (communicatie) en een Nederlander is geen Oost Europeaan. Belangrijkste aandachtspunt hier is cultuurverschil. Ook al gaat de tijd snel, en verandert er veel, (ook in Oost Europa) het is geen Nederland. We mogen niet vergeten dat het substantiële prijsverschil zich ook hier bevindt. Als Oost Europa vrijwel identiek zou zijn als Nederland, hadden we dit substantiële prijsverschil ook niet. Ook in Oost Europa kunnen ze alles maken, alleen het raamwerk dient exact aangegeven te zijn, en binnen deze lijnen van het raamwerk wordt gewerkt. Bij onduidelijkheid, ligt in Oost Europa het werk stil, en moet dit van leidinggevende naar leidinggevende tot aan het uiteindelijke opperhoofd en weer terug. Eigen initiatief zijn ze niet gewend, maar wordt ook niet geaccepteerd. Een essentieel verschil met Nederland. Onze voorlichting moet dus duidelijk en helder zijn.

De tekeningen, bijbehorende stuklijst en de gevraagde afwerking zijn het handboek om succesvol te zijn. Het liefst in de Engelse taal. Dit laatste is geen absolute must, maar voor de meesten van ons is Engels geen groot probleem, en al zeker niet voor de meeste tekenprogramma’s. Uiteraard kan van Oirschot Product Bemiddeling u helpen met het Engels indien gewenst.

6


Bent u geheel onervaren met deze materie, van Oirschot Product Bemiddeling kan u in contact brengen met een adequaat tekenbureau.

4. Complete informatie: Stap 3. Tekeningen is een belangrijk onderdeel van complete informatie, maar hiernaast blijft het belangrijk zo compleet mogelijk te zijn. Wordt er per order gewerkt is stap 3 in principe voldoende om compleet te zijn. Wordt er gewerkt in series (repeterend werk) met (veel) toegevoegde waarde is het belangrijk hier, ook bij de “voordeur”, zoveel mogelijk informatie te geven. Een voorbeeld: U heeft een compleet product (inclusief afwerking, assemblage, testprotocol, en verpakking). Uw planning is 100 producten per jaar. We nemen bewust een voorbeeld van een product met maximale toegevoegde waarde, want dit vraagt het meeste voorbereiding en discipline. Bepaal nu eerst hoe u deze 100 stuks wilt gaan afnemen, ineens, in 3 of 4 keer, of misschien in 10 keer. Hoe u dit ook doet spreek met het bedrijf over een jaarorder, en committeer u aan deze jaarorder. Op deze manier heeft het bedrijf de zekerheid van 100 stuks, en kan hij de verwerking ervan indelen naar eigen believen, rekening houdend met uw afnameschema. Voordeel hierbij is dat we niet een aantal keer per jaar aan het onderhandelen zijn over de order die op dat moment speelt. Het bedrijf kan ineens zijn inkoop plannen voor 100 stuks, het bedrijf kan hier zelf ook keuzes maken bij de diverse bewerkingen, wellicht voert hij een aantal bewerkingen vast voor alle 100 uit. U heeft op deze manier een groter aantal, (gunstig voor prijs) en tegelijkertijd een gespreide en dus voordeligere voorraad. Bespreek dit soort zaken voor aanvang, het creëert duidelijkheid voor beide partijen. Hebt u bij hetzelfde voorbeeld (compleet product, inclusief afwerking, assemblage, testprotocol, en verpakking) een assemblage handleiding, en het genoemde testprotocol, neem deze zaken door, vertaal ze indien nodig, en assembleer/test de eerste keer samen. (een beetje afhankelijk van het soort product en de gestelde eisen)

7


Samenvattend verzamel en geef zo compleet en zo volledig mogelijk informatie vooraf, des te soepeler komt het proces op gang.

5. Wees reëel: Als de te produceren aantallen worden besproken, wees dan reëel, zeker bij repeterend werk, of bij complete producten waarbij uw organisatie belang hecht aan stabiele inkoopprijzen. We houden het voorbeeld van 100 stuks even aan. Stel dit zijn er in de praktijk 120 geworden, dan maakt dat een betere indruk, als het slechts afnemen van 60 stuks bij een afspraak van 100. Dit laatste tast, zeker bij Oost Europeanen, uw geloofwaardigheid ernstig aan, en het kost heel veel moeite dit weer op peil te krijgen. Natuurlijk is niet alles tot achter de komma te voorspellen, en kunnen er onverwachte omstandigheden zijn, maar grote aantallen roepen om te komen tot een betere prijs, komt hard op de neus als het blijkt niet te kloppen.

6. Prijs: Dit is een van de belangrijkste punten. Een voorname, zo niet de voornaamste, reden om de productie onder te brengen in Oost Europa is de prijs. Voor de manier van onderhandelen is hier een groot verschil tussen de groepen doel en middel van stap 2. “Kale onderdelen”, voorzien van duidelijke tekeningen, stuklijst, weinig toegevoegde waarde, en groot historisch besef (ervaren met eigen productie/uitbesteden in Nederland/ uitbesteden in Buitenland) laat weinig ruimte. De prijs is goed of niet, redelijk zwart/wit. Bij complete (repeterende) producten met veel toegevoegde waarde ligt dit verhaal heel anders. Mijn persoonlijke mening is overigens niet per se het geijkte uitgangspunt van “de inkoper”; Bij elke prijs die we horen is het antwoord: “te duur”.

8


Ik heb de overtuiging dat de aangeboden prijs voldoende basis moet zijn om verder te kunnen, maar hou ook rekening met het feit dat niemand ineens, zeker als het nog niet eerder geproduceerd is, het achterste van zijn tong laat zien. In dit spanningsveld moet je bij elkaar komen. Hier kan gelden: “Wie het onderste uit de kan wil hebben, krijgt de deksel op zijn neus” Uiteindelijk moeten 2 partijen tevreden zijn met het resultaat, zolang dit eenzijdig is en blijft, kun je ervan uitgaan dat de samenwerking op enig moment niet meer werkt.

Leergeld: Een van de succesformules die wij bij onze eigen producten gebruiken is de zogenaamde Leergeldmodule. Ik ga even uit van wat eenvoudige bedragen als voorbeeld, hou in uw achterhoofd dat wij altijd repeterende producten hebben, met veel toegevoegde waarde (wij doen hier buiten wat kleine controles niets meer). Stel je huidige inkoopprijs is € 110,00, en dit moet terug naar € 70,00. We gaan even uit van 100 stuks per jaar, verdeeld in 10 series van 10 stuks. De naam leergeldmodule dekt de lading, als je een aantal keer geproduceerd hebt, wordt je efficiënter. Hoe doen wij dit? Om te beginnen motiveren wij duidelijk dat de gewenste €.70,00 een reëel bedrag is, en niet uit de duim gezogen. Vervolgens hebben we ook begrip voor het leerproces, wat er ook ontegenzeggelijk is. Vervolgens maken we voor de 10 series de volgende afspraak:    

Serie 1 €.95,00 Serie 2 €.85,00 Serie 3 €.75,00 Serie 4 en volgende €.70,00

9


Dit is een voorbeeld, afhankelijk van de persoonlijke situatie kun je in meer of minder stappen naar de gewenste prijs. Feit is wel dat je in ieder geval ruim onder je huidige inkoopprijs begint, en je toekomstige partner ruimte en vertrouwen geeft, van belang voor een vruchtbare, langdurige samenwerking. Als je op zoek bent naar een langdurige samenwerking is het geven en nemen, ook bij het bepalen van de prijs.

7. Toeleveren: Uitgaande van het feit dat u de producten zo compleet mogelijk in huis wilt hebben, betekent dit vaak dat u ook het een en ander moet toeleveren. (zeker bij aanvang) Rekening houdend met afname in series, en een zo’n gunstig mogelijke voorraadpositie betekent dit voor u ook een ijzeren discipline. Maak voor uzelf een jaarschema wat aansluit bij uw eisen aan het productiebedrijf. Als de mensen bijvoorbeeld een week nodig hebben om te assembleren, moeten de toe te leveren onderdelen tenminste de week voorafgaand ter plaatse zijn. Als het transport van Nederland naar het bedrijf 2 of 3 dagen in beslag neemt, moet u de spullen dus ruim voor de assemblage week in huis hebben. Zorg dat u de doorlooptijd bij uw productiebedrijf kent, alsmede de levertijd van uw leveranciers, en regel dit strak met alle partijen. Als er geassembleerd moet worden, en de spullen zijn er niet, krijgt u uw producten te laat, en er ontstaat discussie over de prijs. (de mensen kunnen niet verder, omdat er niet op tijd is toegeleverd)

8. Bescherm uw Product: Een van de drempels bij het uitbesteden naar het Buitenland is de veiligheid van uw product. Met deze veiligheid bedoelen we dan, wordt mijn product nagemaakt en verkocht door het bedrijf waar ik het heb ondergebracht? Komt een van mijn concurrenten dit bedrijf op het spoor, en kan/gaat hij hier ook kopen? Plausibele vragen. Uiteraard heeft dit vooral betrekking, wederom, op producten met veel toegevoegde waarde, producten die voor 90/100% kant-en-klaar bij u afgeleverd worden.

10


Om te beginnen mag u ervan uitgaan dat de bedrijven waar u uw product onderbrengt “makers” zijn. Dit klinkt wat eenvoudig, maar het zijn geen verkopers, hun bedrijf is hier niet op ingericht, en het heeft hun interesse niet. Vaak zijn we van Nature wat wantrouwender dan nodig. Voor het onderbuik gevoel, en voor de uitspraak “Had ik nu maar..” Adviseren wij een geheimhoudingsverklaring te laten tekenen. U zult ervaren dat verreweg de meeste bedrijven hier geen enkele moeite mee hebben.

9. En nu gaat er iets fout: Nog een drempel, er gaat iets fout, hoe en wie gaat dit oplossen? Uitgangspunt 1 hierbij zijn wederom de tekeningen. Goede tekeningen vermelden ook eisen, toleranties, materiaalsoorten, enz. Kort door de bocht; producent volgt de tekening, product niet conform tekening, producent verantwoordelijk, tekening niet correct, opdrachtgever verantwoordelijk. We grijpen ook hier weer even terug op compleet zijn, en bij de “voordeur” regelen. Maak afspraken over wiens voorwaarden van toepassing zijn. Geeft dit complicaties, maak eigen afspraken en leg deze vast. Doe deze dingen bij de “voordeur” niet halverwege, of achteraf. Grijp even terug op de eerder gememoreerde cultuur. Omlijn helder en duidelijk het raamwerk waarbinnen de samenwerking valt, en leg hier alle punten vast. Dit is geen garantie dat er nooit iets fout kan gaan, maar wel de garantie dat, als het zover is, het conform afspraak opgelost wordt.

11


10. Slotwoord: Met dit E-Book heeft u de belangrijkste stappen die leiden tot Succesvol Uitbesteden in handen. Wij hopen met deze informatie van dienst te zijn geweest. Voor de ervaren uitbesteders onder u, willen wij graag de door ons vertegenwoordigde bedrijven aan u voorstellen, zodat u kunt beoordelen of deze een aanvulling of alternatief kunnen zijn. De onervaren, toekomstige “producenten” onder u nemen wij graag bij de hand, waarbij we zorgen voor een probleemloze opstart van uw product(en). Van Oirschot Product Bemiddeling fungeert als vertegenwoordiger, NIET als dealer ten koste van extra marge! Wij zorgen voor continuïteit bij onze partners, en onze partners betalen gezamenlijk onze gage. Op deze manier blijft een van de belangrijkste redenen voor u om uit te besteden over de grens fier overeind, namelijk: Een substantieel betere prijs! Neem contact met ons op voor een afspraak: Adres Postcode, Plaats Telefoon Telefax E-mail Website Kamer v Koophandel BTW nummer

: Postbus 754 : 4200 AT Gorinchem : 0183 648853 : 0183 649915 : mailto:[email protected] : http://www.vopbemiddeling.nl : 53420012 : NL140592416B03

12

JANUARI 2014 ARJAN VAN OIRSCHOT

Recommend Documents