Jak urvat kongres Bez dobrého startu se dá závod vyhrát jen těžko. Když je řeč o tom, jak přitáhnout kongresy a všechny zisky a výhody, které přinášejí, jsou věci jako překrásná destinace, skvělé ceny a nejmodernější infrastruktura sice velmi pěkné, ale jak už to při konkurenčních akcích bývá, jakmile nejste schopni vyrazit z bloků v okamžiku výstřelu startovní pistole, není pravděpodobné, že by to byla vaše hruď, která protrhne cílovou pásku. Chceme vám pomoci udělat ten nejlepší první krok, jímž vpadnete do konkurenčního boje, a proto vám teď naservírujeme několik rad, které jsme převzali ze zprávy Mezinárodní asociace profesionálních organizátorů kongresů (International Association of Professional Congress Organizers – IAPCO) s názvem „Nabídka kongresů v konkurenčním prostředí“.
Co je to vlastně konkurenční nabídka? Autoři zprávy vysvětlují, že konkurenční nabídka je obecně definována jako pozvánka k uspořádání mezinárodního kongresu v určité zemi (seznam některých největších výročních kongresů, jak jej sestavila agentura CzechTourism, najdete v rámečku). Jestliže je nabídka úspěšná, potřebuje podle IAPCO tato iniciativa po většinu času podporu národní skupiny nebo místní pobočky mezinárodní organizace při přípravě a řízení kongresu. Dobrým příkladem takové podpory je role české pobočky Americké společnosti cestovních kanceláří (American Society of Travel Agents – ASTA), jež spolupracovala společně s dalšími aktéry ze soukromého a státního sektoru na získání konference ASTA II, která se bude konat roku 2006 v Praze. Jakmile je národní organizace nebo místní sekce ustavena, mohou se připravit pozvánky a rozjíždí se konkurenční nabídkový proces. Jakým způsobem konkurenční nabídkový proces probíhá, to často záleží na destinaci, která nabídku předkládá. Města s kongresovými nebo návštěvnickými ústředími se většinou snaží o různý stupeň zapojení těchto složek, které se mohou stát vedoucí silou při propagaci kongresu. V jiných městech může soukromý sektor vyvinout mnohem větší iniciativu než oficiální orgány. Pokud se ale jedná o získání akce většího rozsahu, je naprosto nutné, aby profesionální organizátor kongresů a všechny existující oficiální subjekty, ať již soukromé, nebo státní, jako jsou kongresové asociace nebo v případě České republiky agentura CzechTourism, pracovali na marketingu a prezentaci společně. Bez efektivní spolupráce se destinaci může stát, že jednotlivé složky pracují duplicitně, což s sebou přináší možné konfliktní anebo zmatečné zprávy o destinaci, která se kongres snaží získat. To pak snižuje její eventuální šance na úspěch. Když se destinace snaží ucházet o nějakou akci, zejména většího rozsahu, vyžaduje to spoustu odhodlání, týmové práce a závazků. Je to dlouhodobý a složitý proces a všichni zúčastnění hráči při něm musí táhnout za jeden provaz – ještě ke všemu jedním směrem.
Proč se vlastně o kongres ucházet? Kongres přináší destinacím enormní přínos a tento přínos začíná už léta předtím, než k samotné akci ve skutečnosti dojde. Počínaje momentem, kdy profesionální pořadatel konferencí oznámí příslušným státním institucím svůj úmysl kongres uspořádat, se rozjíždí řetězová reakce, která se zaměřuje na všechny relevantní aktéry s jedním cílem – získat tuto akci pro svoji zemi a město. Profesionální organizátor kongresů nejprve uvede podmínky kongresu, tedy uvede klíčové faktory případové studie, které zahrnují údaje, jako například kolik delegátů se na kongres sjede, co to bude představovat pro místní ekonomiku z hlediska financování, kolik lidí bude do celého procesu zapojeno, kolik vznikne potenciálních pracovních příležitostí a do jaké míry taková událost pravděpodobně zvýší prestiž a viditelnost dané destinace.
Without a good start, it’s hard to win the race. When it comes to attracting congresses, and all of the benefits they bring, a beautiful destination, excellent prices and state-of-the-art infrastructure are all well and good, but, like any competitive event, if you don’t get out of the blocks well when the starting gun is fired, you’re not likely to be first at the finish line. To help you put your best foot forward and get a jump on the competition, we’ve been looking at some of the advice given by the International Association of Professional Congress Organizers (IAPCO) in a report titled “Bidding for a Congress”.
So what is a bid? A bid is generally defined as an invitation to hold an international congress in your country (for a list of some of the largest annual congresses compiled by CzechTourism see the attached box) explain the report’s authors. Most of the time, according to IAPCO, a national group or the local chapter of an international organization will need to support the initiative and be responsible for managing the congress if the bid is successful. A good example of this has been the role of the American Society of Travel Agents (ASTA) Czech Republic in working together with stake holders in the private and public sectors to help bring the ASTA II 2006 conference to Prague. Once a national organization or local chapter is on board, invitations can be prepared and the bid project can begin. How bids are handled often depends on the destination presenting the bid. Cities with a convention or visitors bureau see various degrees of involvement on the part of these bodies, who may choose to take the lead or initiative in congress promotion. In other cities, the private sector may show far more initiative than official bodies. However, it is of critical importance that the Professional Conference Organizer (PCO) and any existing official bodies, public or private, such as a convention bureau, or as in the case of the Czech Republic, CzechTourism, work together, in terms of marketing and presentation, when it comes to bringing larger events to a destination. Without effective cooperation, destinations are open to duplicating work, presenting conflicting and/or occasionally confusing messages about the destination trying to win the event, hence decreasing their chance for success. Bidding for an event, especially large scale events, requires determination, team work and commitment. It is a long-term and complicated process and all parties involved in the process need to be dedicated to a unified course of action.
Why bid for a congress? Congresses bring enormous benefits to a destination and these benefits start years before the meeting is actually held. From the moment a PCO informs the relevant government intuitions about the intent to hold an event a chain reaction is created which focuses all the relevant stake holders on one goal wining the event for the city and country. The PCO plays a very important role in so far as it’s their job to activate all of the links in the chain. The PCO first makes the case for the congress, showing by way of case study key factors like: the number of delegates a congress will bring, what this represents financially for the local economy, how many people will be involved in the process and the number of potential jobs created, and how such an event is likely to increase the prestige and visibility of the destination. Government institutions work along side the local convention bureau and the PCO to secure the right to host the congress. In the case of the Czech COT Business ~ 4 ~ 2004 I
PŘÍLOHA PŘÍLOHA
Státní instituce spolupracují s místním kongresovým orgánem a organizátorem konferencí na zajištění práva kongres hostit. V případě České republiky to zahrnuje agenturu CzechTourism, Ministerstvo pro místní rozvoj a místní magistrát nebo radnici.
Winning a congress – How to prepare a successful bid
Zde jsou přínosy stadia ucházení se o kongres pro angažovanou profesionální komunitu: • spojení s kolegy; • obchodní výměna, partnerství a spolupráce; • spolupráce mezi státním a soukromým sektorem; • zvýšení počtu obchodních příležitostí. Přínosy hostitelské zemi potenciálně zahrnují: • akce a výlety konané před kongresem a po něm, které zvyšují místní příjmy; • zvýšení odvodů daní z obchodní činnosti (obchody, restaurace, hotely atd.); • vedoucí osobnosti průmyslu diskutují o svých zkušenostech z konference a o hostitelské destinaci v odborných kruzích po skončení akce; • v hostitelské zemi se zvyšuje hrubý domácí produkt; • zvyšuje se počet turistů navštěvujících danou zemi; • vzrůstá prestiž destinace. Delegáti projevují o hostitelskou zemi zájem, zvláště pak ti, kteří jsou v ní na návštěvě poprvé. Delegáti často věnují svůj čas tomu, že se zajímají o geografickou polohu hostitelské země, o podnebí, zajímavá místa, kuchyni, historii, kulturu a lidi. I když hlavním posláním kongresů jsou obecně profesionální kontakty a zvýšení znalostí a zkušeností účastníků, přitahuje často delegáty právě půvab dané destinace. Města mohou těžit z následujících přínosů: • zvýšení zaměstnanosti poskytováním dočasných služeb; • zvýšení hrubého domácího produktu města; • zvýšení městských odvodů daní z obchodní činnosti; • nejúčinnější marketing osobního doporučení, protože delegáti o svých skvělých zážitcích v hostitelském městě a zemi povyprávějí svým kolegům, přátelům a rodině. V případě velkých kongresů, které vyžadují striktní dodržení pravidel a standardů stanovených mezinárodní organizací, je pravděpodobné, že dojde ke zlepšení místní kongresové infrastruktury a ke zvýšení možnosti budoucího úspěchu při získávání dalších kongresů. Jako příklad uvádí IAPCO olympijské hry, které jsou svým pozitivním dopadem na ekonomiku a infrastrukturu hostitelského města snad nejznámější. Velkoformátové kongresové akce, jako např. společné zasedání Mezinárodního měnového fondu a Světové banky nebo Summit NATO, které se konaly v Praze, mají podobně pozitivní dopady – popohánějí místní rozvoj a růst.
Analýza kritérií nabídky
PŘÍLOHA PŘÍLOHA
Když jsme se rozhodli ucházet se o pořádání kongresu, musíme se důkladně podívat na některá klíčová fakta. Prvním krokem je to, že musíme analyzovat kritéria zadání, vypracovat hloubkovou studii, která zajistí, že budou učiněna správná rozhodnutí a podniknuty patřičné kroky, aby se učinilo zadost všem kritériím, jež požaduje organizace, pro kterou se kongres pořádá. Zde jsou věci, které je nutno vzít v úvahu: • umístění minulých kongresů dané organizace, potvrzená dějiště pro další kongresy a jejich frekvence; • obvyklé pravidelné střídání mezi kontinenty nebo zeměmi; • následující volný rok; • existence oficiálního podkladu pro výběrové řízení a směrnic pro prezentaci nabídky; • specifické požadavky kongresu (počet pokojů, výstavní plochy, standardy ubytování, společenské akce atd.); • požadovaná přítomnost, zapojení a podpora příslušného národního průmyslu, jakož i místních orgánů; • dosažitelnost a přístupnost hostitelské země pro příslušníky těch národů, které se daného kongresu běžně účastní, všeobecná dopravní infrastruktura a logistika; • ideální načasování (preferované roční období nebo měsíc) s ohledem na další akce, které se v dané destinaci odehrávají; • dostupnost kongresových kapacit a hotelů v uvažovaném termínu; • rozpočet kongresu, pokud je tato informace k dispozici; • místo a datum předložení nabídky;
II COT Business ~ 4 ~ 2004
Republic this means CzechTourism, the Ministry for Regional Development and the local city hall. Benefits for the professional community involved in bidding for the congress can include: • networking with colleagues; • business exchanges, partnerships and co-operation; • public- private partnerships; • enhanced business opportunities. Benefits for the host country potentially include: • pre and post event tours increasing local income; • an increase in tax revenues from commerce (shops, restaurants, hotels, etc.); • industry leaders talking about their conference experiences and the host country in professional circles after the event; • an increase in GDP for the host country; • an increase in the number of tourists visiting the country; • enhanced prestige as a destination. Interest in the host country is generated by delegates, especially those visiting for the first time. Delegates often take the time to learn about the host country’s geographic location, climate, attractions, cuisine, history, culture and people. While the main aim of congresses are generally professional networking and increasing the knowledge and skills of participants, delegates are often also attracted by the appeal of the destination. Benefits to the city can include: • generation of employment via the hiring of temporary services; • increase in the GDP of the city; • an increase in municipal tax revenues from commerce; • word-of-mouth marketing as delegates tell colleagues, friends and family of the pleasant experiences they had in the host city and country. With large congresses that require a strict adherence to guidelines and standards set by the international organization, it is likely that improvements will be made in local congress infrastructure, increasing the future potential of success in attracting further congresses. For example, notes IAPCO, the Olympic Games are perhaps the event best known for the positive impact they have on the host city’s infrastructure and economy. Large scale congress events like the International Monetary Fund/World Bank meeting or the NATO Summit held in Prague are likely to have similar effects and spur local development and growth.
Analysing bid criteria Now that you’ve decided to bid, it’s time to take a hard look at some key facts. The first step is to analyse the bid criteria, conducting an in-depth study to ensure the right decisions are made and appropriate action taken to meet the criteria given by the organization holding the conference. Points to be taken into consideration include: • Locations of past congresses, confirmed venues for future congresses and the frequency of congresses; • Established rotation between continents or countries • Next open year; • Existence of an official tender document and guidelines for bid presentation; • Specific congress requirements (number of rooms, exhibition space, accommodation standards, social events, etc.); • Requested presence, involvement and support of related national industry as well as local authorities; • accessibility of the host country for those nationalities which normally attend the event, general travel infrastructure and logistics; • Ideal dates (preferred season or month) with an eye on other events held in the destination at the same time; • Availability of congress facilities and hotels for the proposed dates; • Congress budget if the information is available;
• pravidla rozhodovacího procesu, podle něhož se vybírají budoucí kongresové destinace. Například kdo rozhoduje, jak vypadá výběrová procedura, jakým způsobem se posuzují destinace atd. Po analýze všech dat je zapotřebí učinit rozhodnutí o nejvhodnější době, kdy se o kongres ucházet, a o nabídce termínů. Nejbližší volný termín nemusí být nutně nejlepší, protože často záleží na střídání zemí nebo na rotaci kontinentů. Když se nabídka předkládá, je zapotřebí vzít v úvahu, zda jsou při hlasování přítomni ti členové, kteří jsou ochotní nabídku podpořit. IAPCO upozorňuje na to, že jakmile je jasné, že země a město splňují podmínky výběrového řízení, je zapotřebí vytvořit nabídkový tým.
• Place and dates for the submission of the bid; • Decision making process related to future congress destinations, for example, who votes, what is the voting procedure, how are destinations evaluated, etc. Once all the data has been analysed a decision needs to be made about the when best to submit the bid and the dates offered. The next available date may not always be best, depending on country or continent rotation. When submitting it’s important to access if enough voting members to support the bid will be present at the meeting in which it is submitted. Once it is clear that the country and city meet the bid criteria a bid team needs to be created, says IAPCO.
Nabídkový tým nebo organizační výbor Nabídkový tým se obvykle skládá z určitého počtu lidí, z nichž každý má svoji důležitou úlohu. Tato skupina jako celek směruje nabídku a podniká všechny základní změny týkající se celkového vyznění kongresu. Členy organizačního výboru bývají obvykle: Osoba, která iniciovala nabídku kongresu (předseda nebo předsedkyně). Tento člověk by měl být význačnou osobností v oboru, jehož se kongres bude týkat. V ideálním případě by měla tato osoba být členem příslušné mezinárodní organizace, znát její politiku a požadavky. V případě, že je nabídka úspěšná, stává se tato osoba obvykle předsedou kongresu nebo jeho prezidentem. Přizvaní členové ze stejného oboru Jsou to často další prominentní osobnosti z odvětví, kterým se kongres zabývá. Měli by mít na svoji činnost dostatek volného času, energie a měli by být odhodláni pomoci předsedovi s nabídkovým procesem a s pořádáním kongresu. Zástupce profesionálního pořadatele kongresů Zástupce profesionálního pořadatele kongresů úzce spolupracuje s předsedou výboru a dalšími jeho členy při rozvíjení nabídkového procesu. Asistuje při volbě strategie, analýzách, vede studii finanční životaschopnosti kongresu a připravuje rozpočet pro nabídkovou dokumentaci. Představitel zařízení, ve kterém se kongres bude konat Zástupce kongresového zařízení je ve výboru proto, aby jej informoval, jak dané kongresové zařízení funguje. Zároveň poskytuje rady, jak by se toto zařízení dalo nejlépe využít, aby co nejlépe uspokojovalo potřeby delegátů. Představitel kongresové asociace nebo národní centrály cestovního ruchu Tato osoba radí výboru v otázkách destinačních a produktových informací, pomáhá s podpůrnými dopisy od vládních úředníků, připravuje prezentační dokumenty, dodává marketingové a propagační materiály na podporu nabídky, provádí konkurenční analýzu soupeřících destinací, které se také o kongres ucházejí, a poskytuje místní pomoc mezinárodní organizaci. Zástupce letecké společnosti hostitelské země Zástupce místních aerolinií poskytuje podporu při cestování těm členům výboru, kteří za pořádání kongresu lobbují a kteří provádějí konečnou prezentaci nabídky. Sponzorské společnosti Silná účast místních a národních sponzorů ze spřízněných odvětví může dát nabídce další finanční rozměry a sílu. Zavedená praxe velí, že celý proces nabídky řídí zástupce profesionálního pořadatele kongresů společně s iniciátorem nabídky.
The bid team or organizing committee A bid team usually consists of a number of people, each with an important role to play. The group as a whole “steers” the bid and makes fundamental changes regarding the overall “look” of the congress. Members of the Organizing committee can include: The person who initiated the bid (often the chairperson) This person should be an eminent member in the field for which the congress is being sought. Ideally, such a person has been involved with the international organization and understands its politics and requirements. generally this person will become the Congress Chair or President if the Bid is successful. Invited members from the same field These are often other prominent members of the field in which the congress is to be held. They should have the time availability, energy and commitment to assist the Chair in the bid process and the congress. Representative from the PCO The PCO representative works closely with the Committee Chair and other members of the committee to develop the bid. The PCO assists in strategy, analysis, conducts a financial viability study for the congress and prepares a budget for the bid document. Representative from the congress venue The representative from the congress venue assists with knowledge about how the venue works and advises the committee on how to make the best use of the venue to meet the delegates’ needs. Representative from the Convention Bureau or National Tourist Organization This person advises the committee regarding the destination and product information, assists with letters of support from government officials, prepares the presentation document, supplies marketing and promotional material to support the bid, undertakes a competitive analysis of competing destinations for the congress and provides local support to the international organization. Representative from the host country airline The airline representative provides travel support for those undertaking the lobbying of the bid and making the final bid presentation. Sponsor companies The strong local or national presence of related industry sponsors can give a bid added financial value and force. It is accepted practice that the PCO representative steers the bid along with the initiator.
Projekt řízení nabídky Project managing the bid Project management entails ordering processes to ensure that the chain of events flows in the correct order and deadlines are met. Project management also clearly assigns responsibilities and prevents duplication of effort. COT Business ~ 4 ~ 2004 III
PŘÍLOHA PŘÍLOHA
Řízení celého projektu nabídky představuje zejména zajištění toho, aby na sebe řetěz jednotlivých akcí navazoval, aby jednotlivé kroky šly za sebou ve správném pořadí a aby se dodržovaly termíny. Management projektu také jasně stanovuje odpovědnost za jednotlivé kroky a předchází duplicitě těchto kroků.
Jednotlivé části plánu projektu zahrnují: Vytvořte nabídkový tým nebo organizační výbor
Potenciální členové týmu: iniciátor nabídky, jeho/její profesní kolegové, prof. organizátor kongresů, zást. kongresového zařízení, kongresová asociace/národní centrála, zástupce aerolinií
▼ Analyzujte nabídku
▼
• Minulé kongresy • cíloví účastníci • téma • přehled programu • zvláštní požadavky • Silné stránky • slabé stránky • příležitosti • hrozby
▼
Vyberte město a kongresové zařízení
• Seznam vhodných měst a kongresových prostor • jednání se zástupci kongresové asociace a kongresových zařízení • návštěva zvoleného místa • jednání o termínech a podmínkách s vybraným zařízením
▼
Formulujte plán projektu
Background research and preparation of a profile for the congress
Obsahuje: • úkoly • načasování • zdroje a klíčové termíny
Complete a SWOT analysis for the bid
• Rozvážit financování ze zdrojů místních operátorů kongresového průmyslu • podporu ze strany letecké společnosti • zdroje od sponzorů
▼
Připravte rozpočet kongresu a ujistěte se o potvrzení dostupnosti patřičné úrovně dobrých nápadů financování
Je nutné zkontrolovat finanční životaschopnost projektu dříve, než se přistoupí k dalším krokům
Select city/venue
▼
Expand the project plan ▼
• Kolegové v zahraničí, kteří podpoří váš projekt • kolegové (zahraniční nebo tuzemští), kteří mohou poskytnout radu nebo pomoci při lobbování • Kongresová asociace vyrobí nabídkový dokument • letecká společnost poskytuje slevy na lety pro prezentaci nabídky, sponzoři Například: • lobbování před nabídkou • nabídkový dokument • audiovizuální prezentace • nabídka se musí přizpůsobit všem daným požadavkům
▼
Zadejte návrh loga nabídky
PŘÍLOHA PŘÍLOHA
• Shortlist suitable cities/venues • Communicate with representatives of the Convention Bureau and venues • Undertake site visits • Negotiate terms/conditions with selected venue Include: • tasks • timings • resources • milestones Consider: • funding from local convention industry operators • travel support from airline • sponsors
▼
Prepare a congress budget and confirm availability of an appropriate level of seed funding
Enlist the support of other appropriate parties
It is important to check the financial viability of the project before proceeding further.
• International colleagues who will endorse your bid • Colleagues (local or offshore) who can provide advice or lobbying support • Convention Bureau to produce the bid document • Airline which can provide a discount on travel to present the bid • Sponsors
Confirm bid components
For example: • pre-bid lobbying • bid document • audio-visual presentation • Ensure bid conforms to any and all guidelines given
▼ Design the logo for the bid ▼
▼
Vytvořte dokumentaci nabídky
• Strengths • Weaknesses • Opportunities • Threats
▼
▼
Nechte si potvrdit komponenty nabídky
Prepare a bid budget and confirm funding
▼
▼
Získejte podporu dalších zainteresovaných stran
• Past congresses • Target audiences • Theme • Program overview • Unique features
▼
▼
Připravte rozpočet nabídky a zajistěte potvrzení finančních zdrojů
Potential team members include the bid initiator, his/her professional colleagues, PCO, venue representative, Convention Bureau/National Tourism Organization representative, airline representative
▼
▼
Vypracujte analýzu SWOT pro nabídku
Forming a bid team or organizing committee ▼ Analyse the bid
▼
Analyzujte zázemí a připravte profil kongresu
Elements of the project plan include:
Dokumentace nabídky musí být vizuálně dobře zpracovaná a jednotná a měla by zahrnovat: • pozvánky a dopisy o podpoře • krátký souhrn pro vedoucí pracovníky • informace o destinaci • programy (vědecké, společenské, různé aktivity) • finanční informace • profil profesionálního pořadatele kongresů • informace o cestování a ubytování
IV COT Business ~ 4 ~ 2004
Produce the bid documents
Bid documents need to be visually compelling and should include: • Letters of invitation and support • Executive summary • Destination information • Programs (scientific, social, activities) • venue information • Financial information • PCO profile • Travel and accommodation
Naplánujte všechny prezentace v souladu s termíny a připravte podpůrný audiovizuální materiál
Audiovizuální materiál může obsahovat: • prezentaci v powerpointu • video • logo • obrázky hostitelské země nebo města
▼
Zorganizujte realizaci výstavního stánku ( jestliže je to vhodné) ▼
Zorganizujte pohoštění v souvislosti s nabídkou ▼
Zajistěte propagační materiály na rozdávání
• Zarezervujte si nejlepší možné místo • pronajměte si nábytek a vybavení • naplánujte expozici a aktivity na stánku Například: • najměte si místnost • zajistěte catering Zjistěte si všechna omezení, týkající se dovozu velkého množství propagačních materiálů do země, v níž se o kongres ucházíte
▼
Zorganizujte logistiku nabídky
Například: • zajištění víz • povolení nadváhy zavazadel
▼ Nacvičte si prezentaci ▼ Uskutečněte nabídku ▼
Pokud po vás chtějí během nabídkového panelu nějaké další informace, připravte je a poskytněte je co nejdříve ▼ Pokud jste o to požádáni, přijměte inspekci ve vaší zemi a uhraďte za ni všechny náklady
Plan any presentations to be made in accord with deadlines and prepare supporting audio-visual material ▼
Organize a display stand (if appropriate)
Audio-visual material may include: • Powerpoint presentation • Video • Logo • Images of host country/city • Book the best site possible • Hire furniture and equipment • Plan the display and stand activities
▼
Organize hospitality to be provided in conjunction with the bid ▼
Organize promotional items to give away ▼
Organize logistics associated with bid
For example: • Hospitality suite • Catered event Check on any restrictions in bringing a large number of promotional items into the country in which the bid will be made. For example: • Excess baggage allowance • Visas
▼ Rehearse the presentation ▼ Make the bid ▼ If any further information is required by the bid panel, prepare and submit it as soon as possible ▼ If required, host a site inspection
V závislosti na povaze organizace, pro kterou se o kongres ucházíte, je nutno, abyste měli na paměti, že se od vás může očekávat určitý stupeň flexibility a že navzdory dohodnutému postupu nemusí celý proces probíhat tak, jak jej klient navrhoval.
Depending on the nature of the organization for whose congress you are bidding keep in mind that a certain degree of flexibility may be required and that, irrespective of guidelines, the process may not be as linear as suggested by the client.
Analýza SWOT
SWOT analysis
Když si připravíte analýzu SWOT už v samém začátku nabídkového procesu, může vám pomoci kapitalizovat vaše silné stránky a příležitosti, eliminovat slabé stránky a strategicky se připravit na všechny potenciální hrozby, které by mohly zmařit váš úspěch. Pečlivou analýzou by měli projít také vaši konkurenti v nabídce tak, abyste byli schopni čelit jejich tvrzení a námitkám, mohli zdůraznit svoji výjimečnost a efektivně se vyčlenit z šedého průměru. Zde jsou některé věci, na které byste při analýze SWOT měli myslet:
Preparing a SWOT analysis early in the bidding process can help you to capitalize on your strengths and opportunities while down playing your weaknesses and strategically planning for any potential threats to your success. Careful analysis should be done of your competitors in the bid so that you are prepared to counter their claims, under score your uniqueness and effectively differentiate yourself so that you stand out from the crowd. Some ideas to keep in mind include:
Silné stránky • Člen nebo členové mezinárodní organizace, u níž se o kongres ucházíte, sídlí ve vaší zemi a zastává vedoucí funkci prezidenta, generálního ředitele nebo generálního tajemníka. • V hostitelské zemi jsou uznávaní experti z oboru, kterými se kongres bude zabývat. • Jsou k dispozici vhodné kongresové a výstavní kapacity. • Destinace je přitažlivá. • V hostitelské zemi je skvělá podpůrná infrastruktura včetně hotelů, dopravy, restaurací apod. • Existují předchozí zkušenosti s úspěšným pořádáním akcí podobného rozsahu. • Úzká spolupráce mezi klíčovými dodavateli. • Příznivý měnový kurz.
Strengths • A member or members of the organization based in the host country hold office in the organization, such as President, CEO, or Executive Secretary. • Acknowledged experts in the filed are based in the host country. • Suitable convention and exhibition facilities exist. • Appealing destination. • Excellent supporting infrastructure including hotels, transport, restaurants, etc. • Proven track record in successfully hosting similar sized events. • Close working relationship among key suppliers. • Favorable exchange rate.
COT Business ~ 4 ~ 2004 V
PŘÍLOHA PŘÍLOHA
Slabé stránky • Dostupné kongresové prostory nevyhovují zcela požadavkům organizace. • Profesionální skupina v hostitelské zemi je malá nebo málo známá. • Nejsou garantovány adekvátní zdroje financování projektu.
Weaknesses • Available meeting facilities do not exactly match the organizations requirements. • Professional group in the host country is small or not well known. • Adequate level of seed funding for the project is not guaranteed. • Not all members of the professional group in the host country are committed to the bid. • Host country has no similar experience with an event of this size.
• Ne všichni členové profesionální komunity v hostitelské zemi jsou nabídce kongresu nakloněni. • Hostitelská země nemá žádné zkušenosti s pořádáním akce takového rozsahu. • Místní kongresový průmysl není jednotný v podpoře nabídky. • Směnný kurz není příznivý. Příležitosti • V této zemi nebo regionu se ještě nikdy nekonal kongres. • Profesionální komunita v hostitelské zemi je vysoce profilovaná a požívá mezinárodního věhlasu. • Místo kongresu je dáno rotací a na řadě je vaše polokoule, region nebo země. • Místní kongresový průmysl je ochoten poskytnout profesionální podporu při přípravě nabídky. • Destinace je všeobecně považována za bezpečnou. • Místní průmysl poskytuje finanční podporu. Hrozby • Pravděpodobnost, že s podobnou nabídkou přijde jiná země ve stejném regionu. • Dlouhá cestovní doba ze zemí, které jsou obvykle na kongresu velmi dobře zastoupeny. • Hotely nebo letecká společnost nejsou schopny poskytnout tolik pokojů nebo letenek zdarma jako v konkurenčních zemích. • Jestliže se kongres musí odehrávat ve vrcholné sezoně, nemusí být ceny letenek a ubytování konkurenceschopné. • Jiné destinace se o tentýž kongres ucházejí podruhé. • Agresivní lobbing konkurence. • Politická nestabilita v zemi nebo v regionu. • Obavy o bezpečnost v hostitelské zemi. • Kolísavé kurzy vedoucí k nepředvídatelným výdajům.
Komponenty nabídky Průzkum prostředí • analýza minulých kongresů pomůže identifikovat faktory, které mohou nahrát nabídce. Kontaktujte se s mezinárodní organizací, předchozími hostitelskými výbory nebo předchozím profesionálním organizátorem kongresů. Výsledkem mohou být cenné informace, které mohou podpořit vaši nabídku. Rozpočet nabídky Rozpočet nabídky musí odsouhlasit všechny strany, které se na nabídce podílejí. Rozpočet by měl zahrnovat: rozpočet na inspekční cestu výběrové komise, vytvoření nabídkových dokumentů včetně loga, cestovní náklady na prezentaci nabídky a náklady na marketing a lobbovací kampaň.
PŘÍLOHA PŘÍLOHA
Rozpočet kongresu Rozpočet kongresu by měl být připraven předem z toho důvodu, aby se mezinárodní organizace ujistila, že hostitelská země je schopna kongres uspořádat. Tento dokument vypracovává profesionální pořadatel kongresů. Logistika • Přehled programů: nástin toho, jak by organizační výbor řídil profesionální program. • Místo kongresu: příslušná místa pro pořádání kongresu. • Termíny: Jestliže jsou stanovena fixní náhradní data pořádání kongresu, pak si budou moci konkurenční destinace vybrat termín, který je pro jejich oblast nejvýhodnější. • Společenský program: je zapotřebí, aby organizační výbor určil pro účastníky kongresu místa pro pořádání společenských akcí a aktivit. • Exkurze: příprava technických a prohlídkových exkurzí. • Sponzorství místního průmyslu: zásadní podpora ze strany průmyslových sponzorů by měla být vůči nabídkovému procesu bezplatná a může zahrnovat i dary. • Lobbování a taktika: průzkum prostředí by měl také zjistit, jaká je v mezinárodní organizaci, u níž se země o kongres uchází, procedura rozhodování. Když bude mít organizační výbor tuto informaci k dispozici, umožní mu to dosáhnout co největšího počtu volících delegátů, kteří jsou
VI COT Business ~ 4 ~ 2004
• Local convention industry is not united in support for the bid. • Exchange rate is unfavorable. Opportunities • Convention has never been held in country or region. • Professional group in the host country has a high profile and/ or excellent reputation internationally. • Venue is determined by rotation and your hemisphere, region or country is next. • Local convention industry is willing to provide professional support in support of preparing bid. • Destination is perceived to be safe. • Local industry presence to provide financial support. Threats • Likelihood of a bid being submitted by a country in the same region. • Long travelling time from countries traditionally well represented at the congress. • Hotels or airline are unable to provide as many complimentary rooms/airline seats as those in competing countries. • If the convention must take place in the high season, airfares and accommodation prices may be uncompetitive. • Other destinations are bidding for a second time. • Aggressive lobbying by competitors. • Political instability in the country or region. • Concerns about security in the host country. • Fluctuating exchange rate leading to unpredictable costs.
Bid components Background research Research past conventions to help identify factors which could sway the bid. Contact with the international organization, previous host committees or previous PCOs could result in value information to help support your bid. Budget for the bid A budget for the bid needs to be agreed by all the bids stakeholders. This should include: a budget for site visits by the selection committee, a bid document including logo development, travel to present the bid, marketing and lobbying campaign. Budget for congress A budget for the congress should be prepared to help reassure the international organization that the host country is capable of hosting the congress. This document is prepared by the PCO. Logistics • Program overview: an outline of how the organizing committee would manage the professional program. • Venue: source appropriate venues for the congress. • Dates: if there are fixed date spans for the congress then competing destinations would need to select the dates most advantageous for their area. • Social program: the organizing committee needs to identify suitable social venues and activities for congress participants. • Excursions: technical and/or social tours should be identified. • Local industry sponsorship: support in principle from major industry supporters would be beneficial to the bid and could include gifts. • Lobbying/politics: background research should identify how the voting procedure is managed by the internal organization. With this information the organizing committee can assess the best way to reach as many voting delegates as possible. This is an area in which inside knowledge of the inner workings of the organization is essential to a successful outcome. • Bid presentation: this information is generally laid out in the formal bid criteria as defined by the international organization. The Bid Organizing Committee needs to determine the strategy for presenting the bid to the organization’s voting members. • Bid document: This includes many sections including the destinations
nabídce nakloněni. Je to oblast, ve které je znalost o interních záležitostech klíčová k dosažení úspěchu. • Prezentace nabídky: tato informace je obvykle obsažena v oficiálních kritériích nabídky tak, jak ji určuje mezinárodní organizace. Organizační výbor nabídky musí určit strategii prezentace nabídky členům mezinárodní organizace, kteří o ní rozhodují. • Dokumenty nabídky: Zahrnují mnoho sekcí, včetně odpovědi destinace na formální kritéria organizace, podpůrných dopisů od různých úředníků ze samosprávy města, průmyslového přehledu nabízejícího města a země, rozpočtu kongresu, dopisu o tom, že se asociace uchází o pořadatelství kongresu, informací o destinaci, o sponzorské strategii, nástinu programu, informací o dějišti kongresu a profilu profesionálního organizátora kongresů.
response to the organizations formal criteria, letters of support from various city officials, industry overview in the bidding city and country, congress budget, letter of intent to bid by the host association, destination information, sponsorship strategy, program outline, congress venue and PCO information. Formal response to the bid criteria Often the international organization has a set of formal criteria that must be responded to by the competing destination. Regardless of other promotional information submitted with the bid, if these criteria are not met, the bid is essentially worthless.
Site inspection arrangements
Formální odpověď na kritéria nabídky Mezinárodní organizace často vydává formální kritéria, kterým musí nabízející se destinace vyhovět. Pokud tato kritéria nejsou splněna, může nabídka obsahovat sebelepší a sebekvalitnější materiály, a přesto je prakticky bezcenná.
The site inspection visit is an extremely important part of the selection process. It requires diligent effort on the part of the PCO, governmental authorities, convention bureau or national tourist office, hotel partners, the local airline and the convention venue.
Příprava destinace na inspekční cestu
An accurate schedule has to be arranged by the PCO and sent to the international organization in advance, not only to members arriving in the city but also to those involved in the site inspection process and evaluation.
Inspekční návštěva destinace je mimořádně důležitou součástí výběrového procesu. Vyžaduje opravdu maximální úsilí ze strany profesionálního organizátora kongresů, vládních činitelů, kongresové asociace nebo národní centrály cestovního ruchu, hotelových partnerů, místních aerolinií a zařízení, ve kterém se kongres bude odehrávat. Přesný program dává dohromady profesionální organizátor kongresů a posílá jej mezinárodní organizaci s předstihem. Zasílá jej nejen členům organizace, kteří na inspekční cestu přijedou, ale i těm, kteří jsou do inspekčního procesu zapojeni a kteří jej hodnotí. Důležité tipy pro úspěch inspekční cesty: • místní hostitelský výbor musí mít perfektní přehled o tom, co inspektoři potřebují a na co jsou vysazení. • Před inspekční cestou je dobré poskytnout mezinárodní organizaci půdorysný plán kongresového zařízení. • Je dobré vědět, jak probíhal rozhodovací proces u předchozích nabídek, ať úspěšných nebo neúspěšných. • Je užitečné získat informace o dalších zemích a městech, která se o kongres rovněž ucházejí, a ujistit se, že na rozdíl od nich má vaše destinace unikátní faktory, které ji pomohou prodat. • Po celou dobu by měli být inspektoři doprovázeni profesionály s podrobnými znalostmi o městě, kteří jsou schopni odpovědět na jakoukoliv otázku a objasnit sporné body. • Je užitečné navštívit výběr hotelů, které pokrývají široký rozsah nároků na ubytování. • Při inspekci kongresového zařízení musí být přítomen personál. • Během inspekce by měli být po ruce technici, kteří jsou schopni zodpovědět jakýkoliv dotaz technického rázu. • Do průběhu inspekční cesty by měl být zapojen také představitel kongresové asociace nebo zástupce národní centrály cestovního ruchu. Jedním z nejdůležitějších aspektů inspekce destinace a kongresového zařízení je vždy průhlednost. Aby bylo dosaženo maximální transparentnosti při inspekci kongresového zařízení, musí být všichni lidé připraveni zodpovědět na všechny otázky tak, aby byli inspektoři maximálně informováni. Týká se to takových záležitostí, jako je doprava, bezpečnost, ubytování, catering, počasí, domácí a příjezdový cestovní ruch, historie a kultury místa a jeho okolí a podobně.
One of the most important aspects of site inspection is always the level of transparency involved. To achieve the maximum level of transparency, people involved in the site inspection must be prepared to answer any and all questions in the most satisfactory way possible, including those on security, transport, accommodation, catering, weather, local and national tourism, back ground history and culture, among others. In conclusion the IAPCO stresses that, as a result of globalization, increased professionalism and an excellent interchange of information, the success of a bid is highly influenced by team work and effort. If all the members of the team work well together, in harmony and do their utmost to ensure they have met the responsibilities they have been assigned, the chances of reaching the common goal of winning the bid increase proportionally. Source: IAPCO
www.iapco.org
PŘÍLOHA PŘÍLOHA
V závěru IAPCO zdůrazňuje, že v důsledku globalizace, zvýšené profesionality a možnosti skvělé výměny informací je úspěch takové nabídky vysoce ovlivněn úrovní týmové práce a vynaloženým úsilím. Čím lépe spolupracují všichni členové týmu, čím více sil věnují tomu, aby dostáli svým povinnostem, které na ně byly naloženy, tím více se zvyšují šance na dosažení společného cíle – získání kongresu pro město a destinaci. Zdroj: IAPCO
Important tips for a successful site inspection: • Excellent research by the local host committee in order to have a broad understanding of the inspector’s needs. • Providing floor plans of the congress venue prior to the visit. • Knowledge of guidelines for past congresses both successful and unsuccessful. • Obtaining information about other countries/cities that are competing in the bid and making sure to stress the destinations unique selling points in contract to these other destinations. • Inspectors should be accompanied throughout the visit by professionals with a through knowledge of the city and who are able to answer questions and clarify particular points. • Visiting a selection of hotels that can cover a wide range of accommodation needs. • Venue staff must be involved in the site inspection. • Having a technician on hand during the site inspection who can answer any technical questions that may arise. • A representative of the convention bureau or National Tourist office should be involved.
www.iapco.org COT Business ~ 4 ~ 2004 VII
TOP 10 – významné mezinárodní akce – significant international events
TOP 10
Agentura CzechTourism navrhuje předběžně těchto 10 významných mezinárodních akcí na přilákání do České republiky. Hlavním kritéria pro výběr bylo, zda daná mezinárodní asociace má potenciál uspořádat kongres v České republice (pravidelná rotace pořádaných kongresů po Evropě), dále odpovídající průměrný počet návštěvníků v minulých letech a určitý větší očekávaný multiplikační efekt na celou ekonomiku České republiky.
The Czech Tourist Authority and its agency CzechTourism suggests exploring these 10 significant international events and attracting them to the Czech Republic. The main criteria for their selection was the possibility of arranging these congresses in the Czech Republic in accordance with their customary rotation through Europe, the number of attendees last year and the expected multiplication effect on the Czech economy.
European Forum on Quality Improvement in Health Care Annual Conference of the European Association for Psychotherapy – EAP European Conference on Atomic and Molecular Physics – ECAMP European Meeting on Hypertension Congress of the European Accounting Association – EAA Congress of the European Economic Association – EEA
www.quality.bmjpg.com www.europsyche.com www.eps.org www.eshonline.org/index.asp www.eiasm.be/EAA www.eaassoc.org
European Regional Conference of the Airports Council Int. – ACI Europe
www.aci-europe.org
Conference of the Union of the Electricity Industry – EURELECTRIC
www.eurelectric.org
Global Conference of the Association of Corporate Travel Executives IEEE International Conference on Communications – ICC
www.acte.org www.comsoc.org
Ostatní doporučené mezinárodní akce: Other reccommended international events: Information Society Technology Event – IST World Congress on Educational Multimedia and Hypermedia Congress of the European Liquified Petroleum Gas Association Congress of the Association of European Psychiatrists – AEP Convention of the Audio Engineering Society Meting of the European Society for Neurochemistry – ESN International Conference on Electricity Distribution – CIRED DIA Euromeeting European AIDS Conference – EACS Conference of the European Asociation for International Education
www.aace.org www.aegpl.com www.aep.iu www.aes.org www.biokemia.sote.hu www.cired.be www.diahome.org www.eacs.ws www.eaie.nl
Congress of the European Brewery Convention – EBC
www.ebc-nl.com
European Conference on Artificial Intelligence – ECAI
www.eccai.org
European Conference & Exhibition on Intelligent Transport Systems PŘÍLOHA PŘÍLOHA
www.europa.eu.int/information_society
Conference of the European Society of Engineering and Medicine Conference of the European Society for Sexual and Impotence Research VIII COT Business ~ 4 ~ 2004
www.ertico.com www.esem.org www.essir.de
