Jaarverslag Vervangingsfonds Inhoudsopgave. 1 Doelstellingen Eigen Risicodrager schap en toekomst van het Vervangings fonds 12

1

1

12 Jaarverslag

2

Jaarverslag

Jaarverslag Vervangingsfonds 2012

Inhoudsopgave Verslag van het Bestuur

4

De financiële ontwikkelingen in het verslagjaar.

5

Bijdrage aan de continuïteit van het onderwijs

7

Verlaging van het ziekteverzuim

8

De gevolgen van de Kaderwet ZBO’s

8

Naar een toekomstbestendige vervangingsbekostiging

9

1 Doelstellingen

11

2 Eigen Risicodragerschap en toekomst van het Vervangingsfonds 12 3 (Premie)opbrengsten en vervangingskosten

14

Algemeen

14

Ontwikkelingen in het boekjaar

14

Vervangingsbijdrage differentiatiesysteem (VDS)

18

Aard van de vervanging

21

4 Het flankerend beleid van het Vervangingsfonds

23

Beleidsagenda 2012 en verder

24

‘Schakel! Verzuim dat laat je toch niet liggen?’

26

Advies op maat

29

Subsidies: Aanvullend Pakket, Maatwerkbudget, Meerkracht

2

en de Tenderregeling Werkplezier

33

Belangrijke producten van het Vervangingsfonds

34

5 Bezwaar en beroep

40

De mogelijkheden

40

Commissie bezwaarschriften

40

De bezwaarschriften

41

Resultaten ingediende bezwaarschriften

42


6 Bedrijfsvoering

43

Inleiding

43

Kaderwet voor Zelfstandige Bestuursorganen

43

Kwaliteit bedrijfsvoering en informatievoorziening

44

Doelmatigheid

45

Risicobeheer

48

Controles ten behoeve van het Vervangingsfonds

50

Rechtmatigheid

52

Treasury

55

Adviesraad

55

Personele ontwikkeling

56

7 Organisatie

57

8 Jaarrekening

62

Toelichting behorende tot de jaarrekening 2012

66

Toelichting op de Balans 2012

70

Financiële instrumenten

74

Toelichting op de rekening van Baten en Lasten

76

Rekening van Baten en Lasten over 2012

79

Overige gegevens

81

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

81

Statutaire regeling resultaat en resultaatbestemming

83

3

Jaarverslag Vervangingsfonds 2012 – Verslag van het bestuur

Verslag van het bestuur

Verslag van het Bestuur In het voor u liggende jaarverslag legt het bestuur van het Vervangingsfonds verantwoording af over het gevoerde beleid en de ontwikkelingen bij het fonds in het jaar 2012. Een jaar waarin het fonds twintig jaar bestond. Een jaar ook waarin de fundamenten voor een vernieuwing van het fonds werden gelegd, onder meer door het besluit van het bestuur om de vervangingsbekostiging ingrijpend te vereenvoudigen. Daarover verderop in dit verslag meer. Ex aequo met de vernieuwing staat het op orde brengen van de financiën als belangrijkste item op de prioriteitenlijst van het bestuur. Voor het tweede achtereenvolgende jaar laat de balans ultimo het verslagjaar een negatief eigen vermogen zien. Weliswaar ontwikkelt de financiële positie van het fonds zich in de goede richting – het tekort over 2012 is lager dan ultimo 2011 – het op orde brengen van de financiën was, is en blijft één van de topprioriteiten van het bestuur. Bij alle aandacht voor de financiële situatie van het fonds is het van belang te onderstrepen dat geld ‘slechts’ het middel is waarmee het fonds zijn doelstelling, het leveren van een bijdrage aan de continuïteit en (daarmee) aan de kwaliteit van het Primair Onderwijs, wil bereiken. Ook daaraan wordt uiteraard in dit bestuursverslag aandacht besteed. Schoolbesturen kunnen onder voorwaarden de kosten van vervanging van afwezig personeel declareren bij het fonds. Ziekteverzuim is verreweg de belangrijkste reden voor afwezigheid. Vandaar ook dat het fonds met alle beschikbare middelen inzet op verlaging van dat verzuim. In het verslagjaar is die inzet verder geïntensiveerd met als doelstelling de opwaartse trend in het ziekteverzuim weer in benedenwaartse richting bij te stellen. Zoals gezegd is in 2012 een belangrijke aanzet gegeven voor de vernieuwing, of met andere woorden, voor het toekomstbestendig maken van het fonds. In zeker opzicht markeerde het verslagjaar echter ook het einde van een tijdperk. Twintig jaar lang werd het bestuur gevormd door vertegenwoordigers van de vier werknemers- en werkgeversorganisaties in het onderwijs. Het onder de werkingssfeer van de Kaderwet Zelfstandige Bestuursorganen brengen van het fonds noopte tot een andere wijze van samenstellen van het bestuur.

4


De financiële ontwikkelingen in het verslagjaar. Het eigen vermogen Het Vervangingsfonds begon het jaar 2012 met een negatief eigen vermogen van ruim € 16 mln. Het boekjaar eindigde minder negatief, maar nog steeds moet het bestuur het eigen vermogen van iets meer dan € 11 mln. ultimo het jaar met rode inkt schrijven. Evenals dat in 2011 het geval was, moest het fonds een beroep doen op de kredietfaciliteit bij het ministerie van Financiën ter dekking van dit tekort. Welke factoren lagen aan die ontwikkeling ten grondslag en welke maatregelen heeft het bestuur genomen om de financiën van het fonds weer op orde te krijgen? Op die vragen wordt in deze paragraaf antwoord gegeven.

De exploitatie in 2012 Het bestuur is bij de opstelling van de begroting voor 2012 uitgegaan van roos kleuriger verwachtingen dan de realisatie rechtvaardigde. Begroot was dat het jaar zou kunnen worden afgesloten met een positief exploitatieresultaat van ruim € 21 mln. Het eigen vermogen zou daardoor naar verwachting met een bedrag van iets meer dan € 5 mln. weer een positief beeld te zien geven. Die verwachting is echter niet uitgekomen. Het exploitatieresultaat was met ruim € 5 mln. weliswaar positief, maar ten enen male onvoldoende om het uit 2011 stammende tekort weg te kunnen werken. Het zou voor de hand liggen om de oorzaak van die tegenvallende ontwikkeling te zoeken in hoger dan verwachte uitgaven. Het prognosticeren van vervangingsuitgaven is voor een ‘normaal’ jaar al een hachelijke onderneming die met grote onzekerheden omgeven is. Laat staan als dat moet gebeuren voor een jaar – zoals het jaar 2012 – waarin het ziekte verzuim naar verwachting verder zou toenemen, waarin een (op het moment van opstellen van de begroting) onbekend aantal grote schoolbesturen eigen risicodrager zou worden voor een (groot) deel van de vervangingskosten en waarin het ministerie van OCW zou besluiten de vervangingskosten van zwangerschapsen bevallingsverlof vanaf (uiteindelijk) 1 augustus niet langer door het fonds te laten bekostigen. Het waren in 2012 echter niet de uitgaven die sterk afweken van de verwachtingen, maar de (premie-)inkomsten. Aan de uitgavenkant bedroeg het verschil tussen realisatie en begroting € 6,4 mln (begroting € 385,3 mln, realisatie € 378,9 mln). Een verschil van 1,7% derhalve, hetgeen – gezien de vele onzekerheden – relatief klein mag worden genoemd. Aan de kant van de inkomsten biedt de realisatie echter een ander beeld. In de begroting werd rekening gehouden met een totaal aan inkomsten van € 407,1 mln.

5


De realisatie bleef daarbij, met een totaal aan inkomsten van € 384,5 mln. echter niet onaanzienlijk achter. In procenten uitgedrukt: 5,6% (€ 22,6 mln.) Een verklaring voor dit grote verschil is moeilijk te geven. De veelheid aan door het Vervangingsfonds gehanteerde premiepercentages bemoeilijkt namelijk de interne analyse om de mutatie in de premieopbrengsten nader te kwantificeren. Daarnaast beïnvloeden de loonontwikkeling, de volumeontwikkeling, het aantal eigen risicodragerbesturen en het vervallen van de IMBU-regeling eveneens de hoogte van de premieopbrengsten. Door het vroege opstellen van de begroting is niet goed ingeschat wat de effecten van de afzonderlijke ontwikkelingen waren.

Premie- en declaratiebeleid in 2012 Een verantwoord financieel beheer brengt met zich mee dat inkomsten en uitgaven van het fonds met elkaar in evenwicht zijn en dat het fonds over een weerstandsvermogen (solvabiliteitsbuffer) kan beschikken om onverwachtse schommelingen van de inkomsten en/of uitgaven op te kunnen vangen. Afgemeten aan die criteria moge het inmiddels duidelijk zijn dat 2012 niet in alle opzichten een bevredigend verloop heeft gekend. Het positieve exploitatieresultaat van € 5.6 mln heeft weliswaar geresulteerd in een verlaging van het negatieve eigen vermogen, maar het tempo waarin dat gebeurt is in de ogen van het bestuur te laag. Daarom heeft het bestuur, nadat er op 1 januari 2012 ook al een premieverhoging had plaatsgevonden, nog in het verslagjaar besloten de premie per 1 januari 2013 wederom te verhogen. Het bestuur verwacht dat die tweede premieverhoging er toe zal leiden dat het fonds binnen drie jaar weer over een gezond weerstandsvermogen zal kunnen beschikken. Overigens vertoont het premiebeeld in 2012 zo op het eerste gezicht een wat merkwaardig verloop. Per 1 augustus heeft er namelijk een premieverlaging plaatsgevonden. Dat had echter een ‘technische’ achtergrond; vanaf die datum konden schoolbesturen namelijk niet langer de vervangingskosten vanwege zwangerschapsen bevallingsverlof bij het fonds declareren. Die maatregel (in combinatie met een wijziging van de regelgeving van het ministerie van OCW) luidde het einde in van een ingewikkelde constructie (en een extra administratieve last voor schoolbesturen) waarbij financiële middelen tussen UWV, schoolbesturen, het ministerie van OCW en het Vervangingsfonds werden rondgepompt, zonder dat dat een duidelijk zichtbaar doel diende. De hierdoor optredende verlaging van de vervangingsuitgaven van het fonds werd vertaald in een evenredige daling van de premie.

6


De vraag dringt zich wellicht op waarom het bestuur van het fonds bij het gezond maken van de financiën louter en alleen het premie-instrument hanteert, terwijl er mogelijk ook aan de uitgavenkant (de bekostiging van vervangingsdeclaraties) maatregelen te bedenken zijn waardoor de tering meer naar de nering wordt gezet. En aanvullend daarop, als dan het premieinstrument al wordt ingezet, waarom dan niet zodanig fors dat het fonds binnen de kortst mogelijke keren uit de rode cijfers is? Het bestuur heeft, gesteld voor deze keuze, sterk laten meewegen dat het ‘tering naar de nering zetten’ in de praktijk zou betekenen dat de mogelijkheden voor schoolbesturen om vervangingskosten bij het fonds te kunnen declareren, worden verminderd. Omdat het fonds de wettelijke taak heeft ‘waarborgen te bieden aan de aangesloten schoolbesturen voor de kosten van vervanging van afwezig personeel’, acht het bestuur zich gehouden zeer terughoudend te zijn bij het verminderen van de declaratiemogelijkheden voor de schoolbesturen. Het bestuur heeft daarom besloten de inkomsten aan te passen aan de uitgaven, en niet andersom. Dat zou immers een rechtstreekse aantasting van de continuïteit – en daarmee de kwaliteit – van het onderwijs impliceren. Het bestuur van het fonds is zich er terdege van bewust dat zolang het ministerie van OCW de premieverhogingen van het fonds niet, of niet voldoende, via de lumpsum compenseert, ook langs de door hem gekozen weg de continuïteit van het onderwijs in het gedrang kan komen. Dat is ook de reden dat het gekozen heeft voor een relatief bescheiden premieverhoging (waardoor het weerstandsvermogen eerst geleidelijk op peil wordt gebracht) in plaats van het op zeer korte termijn gezond maken van de financiën van het fonds. Een gevolg van dit terughoudende premiebeleid van het bestuur was wel dat het fonds in 2012 een enkele keer liquiditeitsproblemen heeft gekend. De premie pleegt gelijkmatig gespreid over de maanden van het jaar bij het fonds binnen te komen, terwijl de uitgaven aan vervangingsvergoedingen een sterk fluctuerend seizoenspatroon kennen. Mede als gevolg hiervan is het fonds in 2012 enkele keren genoodzaakt geweest de betaling van de vervangingsdeclaraties enkele weken op te schorten omdat er niet voldoende liquide middelen in kas waren. Dat probleem kon echter vrij snel worden opgelost; het zal zich – naar verwachting – ook niet meer herhalen omdat de premie zoals gezegd inmiddels verder is verhoogd.

Bijdrage aan de continuïteit van het onderwijs In 2012 heeft het Vervangingsfonds voor meer dan € 362 mln. aan vervangingskosten van schoolbesturen vergoed. Hiermee heeft het fonds in 2012 voor meer dan 7000 fte aan vervangers de salariskosten aan de schoolbesturen vergoed. Daarmee is dus een substantiële bijdrage geleverd aan de continuïteit van het onderwijs in ons land.

7


Verlaging van het ziekteverzuim Nog tot in de jaren ‘90 van de vorige eeuw lag het ziekteverzuim in het (primair) onderwijs veel hoger dan in andere, vergelijkbare sectoren. Dit gegeven heeft de beeldvorming over het ziekteverzuim in het onderwijs bepaald, nog lang nadat de werkelijkheid zich gewijzigd heeft. In de eerste 10 jaar van dit millennium is het ziekteverzuim in het primair onderwijs sterk gedaald. Het ziekteverzuimpercentage lag ook in die periode weliswaar boven het gemiddelde in andere sectoren, maar het verschil liet zich vrijwel volledig verklaren door de specifieke samenstelling van de werknemerspopulatie in het primair onderwijs (o.a. relatief veel ouderen). Helaas is medio 2010 aan de jarenlange daling van de ziekteverzuim in het primair onderwijs een einde gekomen. Vanaf dat moment is er weer een stijgende trend zichtbaar; de meest recente cijfers doen overigens veronderstellen dat het verzuim zich momenteel weer stabiliseert. Meer ziekteverzuim impliceert hogere vervangingskosten en stijgende premies van het Vervangingsfonds. Iedere toename van het ziekteverzuim met 0,1% betekent voor de schoolbesturen, en dus ook voor het fonds, per jaar een toename van de vervangingskosten met circa € 5 mln. Toen duidelijk zichtbaar werd dat de toename van het ziekteverzuim een structureel karakter droeg, heeft het bestuur van het fonds besloten om het beleid gericht op verlaging van het ziekteverzuim te intensiveren. De implementatie daarvan kreeg in 2012 zijn beslag. Speerpunten van beleid werden: • de actieve benadering van langdurig zieken; • een preventieve aanpak van frequente verzuimers; • het versterken van het verzuimbeleid en de uitvoering ervan bij besturen en schoolleiding; • aanpak van de werkdrukproblematiek.

De gevolgen van de Kaderwet ZBO’s Het Vervangingsfonds is met ingang van 1 januari 2012 onder de werkingssfeer van de Kaderwet ZBO’s gebracht. Hiermee ging gepaard een wijziging van het Besluit Vervangingsfonds en van de statuten (per 1 april) van het fonds. De belangrijkste verandering die hieruit voortvloeit is dat het bestuurlijke karakter van het Vervangingsfonds is veranderd: van een door c.q. namens de organisaties van werkgevers en werknemers in het primair onderwijs bestuurde ‘polderorganisatie’ is het nu een zelfstandig bestuursorgaan, dat weliswaar privaatrechtelijk is vormgegeven, maar volledig in het publieke domein is gesitueerd en door publiekrechtelijke regels wordt

8


beheerst. Dit verschil komt tot uitdrukking in de wijze waarop het bestuur is samengesteld: voorheen waren de bestuursleden (in totaal 16 naast een onafhankelijk voorzitter) vertegenwoordigers van de verschillende werkgeversen werknemersorganisaties, waardoor zij ook benoemd werden en aan wie zij verantwoording aflegden. Thans worden de (in totaal 8 naast de voorzitter) afzonderlijke bestuursleden door het bestuur zelf benoemd, op voordracht van de werknemersorganisaties en de PO-raad. De bestuursleden vervullen hun functie op persoonlijke titel en zijn niet verantwoordingsplichtig jegens de organisaties op wier voordracht zij zijn benoemd. Naast deze bestuurlijke veranderingen brengt de Kaderwet ook wijzigingen in de verantwoordingsverplichtingen van het fonds met zich mee. Die eisen hebben o.a. betrekking op de indieningstermijnen van de jaarstukken en de begroting, de goedkeuring die de minister van OCW moet verlenen aan de begroting en de jaarrekening van het fonds en de eisen die worden gesteld aan de doelmatige uitvoering van de taken van het fonds. In het verslagjaar kon door het fonds aan vrijwel alle eisen worden voldaan; jaarstukken en begroting werden op tijd opgeleverd en verkregen de goed keuring van de minister van OCW. De Kaderwet specificeert niet nader welke eisen aan een doelmatige uitvoering worden gesteld. Ook het overleg met de toezichthouder van het fonds heeft in het verslagjaar niet geleid tot overeenstemming over een duidelijk normenkader. In het hoofdstuk over doelmatigheid in dit jaarverslag wordt uiteengezet welke eigen invulling het bestuur van het fonds aan een normenkader heeft gegeven; gedeeltelijk betreft het nog ‘een werk in uitvoering’.

Naar een toekomstbestendige vervangingsbekostiging Wie de jaarverslagen van het fonds over de afgelopen jaren naast elkaar legt ziet dat er binnen maar vooral ook buiten het fonds gediscussieerd is over bestaansrecht, meerwaarde en meest gewenste inrichting van het fonds. In 2009 zou er een experiment worden gestart waarbij 20% van de schoolbesturen eigen risicodrager voor de kosten van vervanging zou worden. Omdat er onvoldoende besturen bereid gevonden werden om aan dat experiment deel te nemen, is het uiteindelijk niet doorgegaan. Het jaar daarop besloot het bestuur van het fonds om het vervangingsstelsel te moderniseren door de introductie van een gedeeltelijk eigen risicodragerschap voor de kosten van vervanging. Implementatie zou in twee fasen moeten geschieden; voor grote schoolbesturen op 1 augustus 2011 en voor middelgrote schoolbesturen op 1 augustus 2012.

9


Nog voordat implementatie van de eerste fase plaats kon vinden verklaarde de minister van OCW tot tweemaal toe in een overleg met de Tweede Kamer dat zij voornemens was de wettelijk verplichte aansluiting van schoolbesturen bij het Vervangingsfonds op te heffen. De eerste fase van de moderniseringsplannen van het bestuur van het fonds zou wel in dat voornemen passen, de tweede fase echter niet. Die eerste fase kon derhalve op 1 augustus 2011 wel worden geïmplementeerd, de tweede niet. De voornemens van de minister tot wijziging van de wettelijk verplichte aansluiting hebben in het verslagjaar niet geleid tot wetsvoorstellen om dat traject daadwerkelijk in gang te zetten. Wel hebben er zich in 2012 twee belangrijke toekomstbepalende ontwikkelingen in en rondom het vervangingsfonds plaatsgevonden. Op uitnodiging van de minister van OCW heeft het bestuur van het fonds zich beraden over de vraag hoe een toekomstbestendige vervangingsbekostiging in het primair onderwijs vorm en inhoud zou moeten krijgen. De uitkomst van dat beraad is geweest dat het bestuur in het najaar de hoofdlijnen van een dergelijk stelsel heeft vastgesteld. De implementatie daarvan zal in 2013 en (voor het grootste deel) in 2014 zijn beslag moeten krijgen. Een belangrijk onderdeel van die vernieuwing vormt de drastische vereenvoudiging van de reglementering rond de vervangingsbekostiging. Tevens moeten er meer prikkels voor schoolbesturen worden ingebouwd om maatregelen te nemen om het ziekteverzuim en de daarmee samenhangende vervangingskosten terug te dringen. Bij de beraadslagingen in het bestuur over het toekomstbestendig maken van de vervangingsbekostiging heeft steeds de doelstelling van het fonds – het bieden van waarborgen aan de aangesloten schoolbesturen voor de kosten van vervanging – voorop gestaan. Een essentiële randvoorwaarde daarbij was tevens dat de vernieuwings- en vereenvoudigingsmaatregelen er toe zullen moeten leiden dat het huidige te hoge onrechtmatigheidspercentage weer onder de door het bestuur vastgestelde norm van 1% uitkomt. De tweede belangrijke ontwikkeling in 2012 was het in het regeerakkoord van het kabinet Rutte opgenomen besluit dat het Vervangingsfonds (en het Participatiefonds) zullen worden gemoderniseerd. De besluitvorming door het bestuur van het fonds over de vernieuwing van het stelsel sluit naadloos op deze politieke besluitvorming aan. Mr. P.H. Holthuis voorzitter

10

Jaarverslag Vervangingsfonds 2012 – Doelstellingen

Hoofdstuk 1

1 Doelstellingen De continuïteit van het onderwijs is er bij gebaat om afwezig personeel zo snel en volledig mogelijk te vervangen. Het Vervangingsfonds betaalt de salariskosten van vervangers in het Primair Onderwijs. Hiermee voorkomt het Vervangingsfonds dat financiële over wegingen voor schoolbesturen een drempel vormen om in de noodzakelijke vervanging te voorzien. De belangrijkste oorzaak van afwezigheid (en reden voor vervanging) is ziekte verzuim van het onderwijspersoneel. Verlaging van het ziekteverzuim draagt daardoor bij aan vermindering van de vervangingskosten. De beleidsdoelstellingen van het Bestuur van het Vervangingsfonds zijn daarom: • Schoolbesturen financieel in staat stellen om in de noodzakelijke vervanging te voorzien; • Terugdringen van het ziekteverzuim van de medewerkers in het primair onderwijs via de bevordering van verzuimen arbeidsomstandighedenbeleid op de scholen.

11

Jaarverslag Vervangingsfonds 2012 – Hoofdstuk 2

Hoofdstuk 2

2 Eigen Risicodragerschap en toekomst van het Vervangingsfonds Het Vervangingsfonds is opgericht in 1992. In de eerste 18 jaar van zijn bestaan heeft de wijze van vervangingsbekostiging geen wezenlijke veranderingen ondergaan. In 2010 besloot het bestuur echter tot een ingrijpende en fundamentele wijziging van het systeem van de vervangingsbekostiging. De beoogde modernisering van het Vervangingsfonds bestond uit het introduceren van gedeeltelijk eigen risicodragerschap voor de vervangingskosten wegens ziekte. De mate, waarin het eigen risicodragerschap bij schoolbesturen tot uitdrukking zou komen, was daarbij afhankelijk van de grootte van het schoolbestuur. De invoering van het eigen risicodragerschap zou in twee tranches plaats vinden. Per 1 augustus 2011 voor schoolbesturen met een lumpsum van meer dan € 20 mln. en per 1 augustus 2012 voor schoolbesturen met een lumpsum tussen de € 10 mln. en € 20 mln. Alleen de eerste tranche van die veranderingsoperatie is uiteindelijk gerealiseerd, doordat er in het parlement in 2011 een discussie op gang kwam over het afschaffen van de verplichte aansluiting van schoolbesturen bij het fonds. De afronding van die discussie heeft – mede door de val van het kabinet Rutte I – nooit plaatsgevonden. In het verslagjaar is er binnen het bestuur van het fonds (verder) gesproken over de vraag hoe een toekomstbestendig systeem van vervangingsbekostiging er uit zou moeten zien. Daarover heeft in het najaar van 2012 besluitvorming in het bestuur plaatsgevonden.

12

Jaarverslag Vervangingsfonds 2012 – Eigen Risicodragerschap en toekomst van het Vervangingsfonds

Belangrijke elementen daarbij waren (wederom) het eigen risico-dragerschap, de vereenvoudiging van de reglementering rond de vervangingsbekostiging en de noodzaak tot verlaging van het onrechtmatigheidspercentage. Die vereenvoudigingsmaatregelen die zonder ingrijpende en complexe systeemwijzigingen doorgevoerd kunnen worden, zullen per 1 augustus 2013 worden geimplementeerd. Daarbij moet o.a. worden gedacht aan het bieden van de mogelijkheid aan grote schoolbesturen (en aanschoolbesturen die daarvoor een samenwerkingsverband aangaan) om vrijwel volledig eigen risicodrager te worden voor de vervangings bekostiging. Het merendeel van de vernieuwingsbesluiten zal echter pas per 1 augustus 2014 ten uitvoer kunnen worden gebracht.

13


Hoofdstuk 3

3 (Premie)opbrengsten en vervangingskosten Algemeen Schoolbesturen kunnen onder voorwaarden de kosten van vervanging van personeel ten laste van het Vervangingsfonds brengen. Voor de financiering van de vervangingskosten had het Vervangingsfonds tot voor kort twee inkomsten bronnen, te weten premies en WAO-uitkeringen. Met het intrekken van de zogenaamde IMBU-regeling per 1 augustus 2012 maakt het Vervangingsfonds geen aanspraak meer op de WAO-uitkeringen. Het fonds wordt daarnaast rechtstreeks door het ministerie van OCW gesubsidieerd voor de kosten van de activiteiten in het kader van de bestrijding van het ziekteverzuim (het zogenaamde flankerend beleid).

Ontwikkelingen in het boekjaar Algemeen Het jaar 2011 werd afgesloten met een forse negatieve reserve van € 16,668 mln. Teneinde het tij te keren werd de premie per 1 januari 2012 verhoogd. Die verhoging gold zowel de premie verplicht als de premie vrijwillig. Ook de premie verschuldigd door de besturen die eigen risicodrager (ERD) zijn voor de vervanging van ziekte gedurende de eerste 52 weken, werd verhoogd. Per 1 augustus 2012 heeft opnieuw een premiebijstelling plaatsgevonden. Dit keer betrof het een premieverlaging. Die premieverlaging werd ingegeven door intrekking van de IMBU-regeling c.q. het vervallen van de mogelijkheid om de kosten van zwangerschapsen bevallingsverlof nog langer te declareren. Kijken we naar de realisatie van de premie versus de begroting, dan blijft de realisatie daar ver bij achter. De belangrijkste oorzaak van dit verschil is gelegen in het feit dat bij de begroting voor 2012, die al vroeg is opgesteld, bepaalde aannames zijn gedaan die in de praktijk niet zijn uitgekomen. Die aannames hadden met name betrekking op het effect van het intrekken van de IMBUregeling en de ontwikkelingen rondom het ERD-schap. De gerealiseerde vervangingskosten wijken daarentegen nauwelijks af van de begroting.

14

Jaarverslag Vervangingsfonds 2012 – (Premie)opbrengsten en vervangingskosten

Het jaar 2012 is per saldo afgesloten met een positief resultaat. Toch is nog steeds sprake van een negatieve reserve, nu van € 11,083 mln.

Reguliere vervanging, gedecentraliseerd verlof en vrijwillige verzekering Bij de vervangingsbekostiging onderscheiden we drie uitgavencategorieën waarvoor ook drie afzonderlijke premies worden geheven: 1 een premie voor de vervangingskosten van ziekteverzuim, zwangerschapsen bevallingsverlof (tot 1 augustus 2012) en enkele vormen van rechtspositioneel verlof (verder aangeduid als reguliere vervanging); 2 een premie voor het zogenaamde gedecentraliseerd verlof; 3 een premie ten behoeve van de vrijwillige verzekering. Ieder afzonderlijk dienen de premies kostendekkend te zijn. In het onderstaande wordt nader ingegaan op de ontwikkelingen bij de verschillende categorieën. Verder wordt in het vervolg van dit verslag aandacht besteed aan de uitgaven voor het beleid gericht op vermindering van het ziekteverzuim (het zogenaamde flankerend beleid).

Reguliere vervanging Het jaar 2012 laat wat betreft de reguliere vervanging een licht positief resultaat zien. Dit resultaat valt wel fors lager uit dan begroot. We sluiten het boekjaar af met een reservestand van € 9,395 mln. Het bestuur heeft besloten de basispremie per 1 januari 2013 te verhogen van 6,84% naar 7,07%.

Gedecentraliseerd verlof Bij het gedecentraliseerd verlof is sprake van een klein negatief resultaat. Het gevolg is dat de reservestand per ultimo 2012 -/- € 5,108 mln. bedraagt. Het bestuur heeft besloten de premie ten behoeve van gedecentraliseerd verlof per 1 januari 2013 te verhogen van 0,68% naar 0,7%.

Vrijwillige verzekering Bij de vrijwillige verzekering is in 2012 sprake van een positief exploitatie resultaat van € 5,777 mln. Desondanks blijft sprake van een negatieve reserve tot een bedrag van € 12,679 mln. Het bestuur heeft besloten de premie vrijwillig per 1 januari 2013 te verhogen van 7,48% naar 7,7% (dat is inclusief de premie ten behoeve van gedecentraliseerd verlof ).

15


Flankerend beleid De geconstateerde stijging van het ziekteverzuim noopte tot een intensivering van de activiteiten van het fonds om die stijging zo mogelijk een halt toe te roepen. Over aard en inhoud van deze activiteiten volgt later in dit verslag nadere informatie. De intensivering van activiteiten heeft geleid tot hogere uitgaven en we zien over 2012 dan ook een negatief resultaat van € 3,115 mln. Gevolg hiervan is dat eind 2012 voor het eerst sprake is van een negatieve reserve voor wat betreft de BGZ-activiteiten tot een bedrag van € 2,691 mln.

Het eigen vermogen in 2012 De resultante van de ontwikkelingen in 2012 is een negatief eigen vermogen ultimo 2012 van € 11,083 mln. Het bestuur heeft bij het opstellen van de begroting voor 2013 besloten dit tekort niet ineens maar in 3 jaar weg te werken. Dit is verdisconteerd in de premiestelling per 1 januari 2013.

Liquiditeitspositie Het fonds heeft in 2012 een beroep moeten doen op de kredietfaciliteit bij het ministerie van Financiën om niet in de liquiditeitsprobleem te komen. Incidenteel heeft het bestuur moeten besluiten de vervangingsdeclaraties wegens onvoldoende middelen iets later uit te betalen dan gepland. Ultimo 2012 had het fonds een schuld bij Financiën van € 3,946 mln.

Verwachtingen voor 2013 Door de genomen premiemaatregelen wordt verwacht dat de financiële positie van het fonds in 2013 weliswaar verbetert maar dat eind 2013 nog steeds sprake zal zijn van een totale reserve die negatief is. Het bestuur zal de ontwikkelingen wat betreft premie en declaraties nadrukkelijk monitoren. Indien daartoe aanleiding bestaat vindt bijsturing plaats door middel van een premiecorrectie. Ook de liquiditeitspositie van het fonds heeft de permanente aandacht. Op dit moment wordt niet verwacht dat zich in 2013 opnieuw de situatie voordoet dat moet worden besloten vervangingsdeclaraties later dan gepland uit te betalen. In het vervolg van dit hoofdstuk komen de volgende onderdelen nader aan bod: • de premie; • het systeem van premiedifferentiatie; • de WAO; • de ontwikkeling van de vervangingskosten uitgesplitst naar soort verzekering en aard van de vervanging; • de vervangingspools.

Premie Alle schoolbesturen in het PO zijn maandelijks premie aan het fonds verschuldigd. Die premie dient ter dekking van de kosten van vervanging. Het gaat daarbij voornamelijk om vervanging wegens ziekte, maar ook vervanging wegens

16


zwangerschapsen bevallingsverlof maakten tot 1 augustus 2012 een belangrijk deel uit van de kosten. Schoolbesturen betalen daarnaast een afzonderlijke kostendekkende premie voor de vervangingskosten van een aantal gedecentraliseerde rechtspositionele verlofgronden. De premie die het fonds ontvangt bestaat voor een belangrijk deel uit premie ten behoeve van personeelsleden die onder de verplichte aansluiting vallen. Niet alle personeelsleden in dienst bij schoolbesturen vallen echter onder de verplichte aansluiting. Het schoolbestuur kan deze personeelsleden desgewenst onder de vrijwillige aansluiting van het fonds brengen. In dat geval is het schoolbestuur ook premie verschuldigd voor de vrijwillige verzekering. Hieronder een overzicht van de geldende premiepercentages in de laatste 3 kalenderjaren:

01-01-2010 01-08-2010 01-01-2011 01-08-2011 01-01-2012 01-08-2012 premie% verplicht basis

6,95

6,95

6,95

7,29

8,13

6,84

premie% verplicht I-C

0,61

0,61

0,61

0,61

0,68

0,68

premie% verplicht totaal

7,56

7,56

7,56

7,9

8,81

7,52

6

7,56

7,66

8,5

9,48

7,48

premie% vrijwillig

Alle grote besturen betalen voor de verplicht verzekerden bovenop de verplicht verschuldigde premie een solidariteitspremie van 0,1%. De daling van de premiepercentages verplicht en vrijwillig is met name het gevolg van het vervallen van de mogelijkheid om vervanging wegens zwangerschapsen bevallingsverlof te declareren. De daling wat betreft de premie vrijwillig valt hoger uit dan de daling wat betreft de premie verplicht vanwege verschillen in de doelgroep. De doelgroep vrijwillig verzekerd personeel is in de regel wat jonger en hierin ligt ook het aandeel vrouwen iets hoger. Gevolg hiervan is dat de kosten ter vervanging van zwangerschapsen bevallingsverlof in deze categorie van personeel relatief hoger uitvallen. En als deze kosten wegvallen heeft dat tot gevolg dat de premie meer kan dalen. Voor de besturen die ervoor hebben gekozen om gedeeltelijk eigen risicodrager te worden voor de kosten van ziektevervanging, gelden voor 2012 volgende, afwijkende premiepercentages.

01-01-2012

01-08-2012

premie% verplicht totaal

3,44

2,15

premie% vrijwillig totaal

3,3

1,3

17


Het aantal besturen dat gebruik maakt van de mogelijkheid personeel vrijwillig aan te sluiten bij het Vervangingsfonds blijft vrij constant (zeker in het besef dat het aantal besturen in het PO door fusies iets is afgenomen). Vorig jaar bestond nog de vrees dat de premieverhoging vrijwillig zou kunnen leiden tot een aantal opzeggingen van de vrijwillige verzekering. Dat is echter niet uitgekomen. Zie onderstaand overzicht.

eind 2008 eind 2009 eind 2010 eind 2011 eind 2012 aantal besturen met vrijwillige verzekering

1006

974

964

940

922

Het is wel zo dat het aantal personeelsleden dat vrijwillig is verzekerd, de komende tijd langzaam zal afnemen als gevolg van het bestuursbesluit dat alle nieuwe aanstellingen vanaf 1 januari 2009 onder de verplichte aansluiting vallen.

Vervangingsbijdrage differentiatiesysteem (VDS) Op grond van artikel 4 van het reglement Vf worden schoolbesturen jaarlijks ingedeeld in een bepaalde trede van het vervangingsbijdrage -differentiatiesysteem (VDS). Die indeling gebeurt op basis van de verhouding tussen de afgedragen premie enerzijds (verplicht én vrijwillig) en de ingediende declaraties ter vervanging van ziekteverzuim anderzijds. Ten aanzien van de ERD-besturen geldt een afwijkend regime. Bij de ERDbesturen wordt gekeken naar de verhouding tussen de premie en alle vervangingsdeclaraties. Ook gelden voor de ERD-besturen afwijkende tredegrenzen en toeslagpercentages. De indeling in een trede bepaalt of het bestuur een toeslag dient te betalen dan wel in aanmerking komt voor premierestitutie.

Resultaten trede-indeling 2011/2012 Op basis van de premie- en declaratiegegevens over het schooljaar 2011/2012 zijn alle besturen ingedeeld in een trede. Onderstaand een overzicht van de resultaten, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen de trede-indeling regulier en de trede-indeling ten aanzien van de ERD-besturen.

18


Regulier trede

aantal

bedrag

-5

405

-€ 2.578.476

-4

109

-€ 944.290

-3

130

-€ 945.433

-2

140

-€ 856.714

-1

119

-€ 400.030

0

82

€ 0

1

45

€ 1.134.635

2

47

€ 1.468.299

3

43

€ 1.582.735

4

25

€ 364.344

5

12

€ 221.542

6

4

€ 44.675

7

0

€ 0

In totaal komen 903 besturen in aanmerking voor premierestitutie tot een totaalbedrag van € 5.724.943. Daar staat tegenover dat 176 besturen een toeslag zijn verschuldigd tot een totaalbedrag van € 4.834.230.

ERD trede

aantal

bedrag

-5

5

-€ 446.202

-4

4

-€ 416.231

-3

2

-€ 92.430

-2

2

-€ 48.512

-1

3

-€ 33.058

0

2

€ 0

1

1

€ 507.474

2

1

€ 233.289

3

1

€ 858.072

4

2

€ 904.898

5

0

€ 0

6

0

€ 0

7

0

€ 0

19


Van de 23 ERD-besturen komen er 16 in aanmerking voor premierestitutie tot een totaalbedrag van € 1.036.433. Daar staat tegenover dat 5 besturen een toeslag zijn verschuldigd tot een totaalbedrag van € 2.503.733.

Resumerend In totaal is met alle restituties dit jaar een bedrag gemoeid van € 6.761.376 (vergelijk 2011: € 5.017.794). Het hogere bedrag aan restituties is voor een deel terug te voeren op de premieontwikkeling en voor een ander deel op het gegeven dat vorig jaar is besloten het aantal restitutietreden uit te breiden en de grens voor premierestitutie te verleggen (zodat besturen eerder in aanmerking komen voor premierestitutie). Met de toeslagen is dit jaar een bedrag gemoeid van € 7.334.603 (vergelijk 2011: € 7.954.691). Het (iets) lagere bedrag aan toeslagen is vooral terug te voeren op de premie ontwikkeling. Restituties en toeslagen zijn dit jaar redelijk in evenwicht. Per saldo is sprake van een netto resultaat van € 573.227 (bate).

WAO-uitkeringen Met het intrekken van de IMBU-regeling per 1 augustus 2012 maken uitkeringen wegens arbeidsongeschiktheid (WAO) niet langer deel uit van de financiering c.q. inkomsten van het fonds. het Vf heeft met betrekking tot de maanden januari tot en met juli 2012 voor ca. € 0,8 mln. recht op WAO-gelden. Daarvan is in het kalenderjaar € 486.000 ontvangen.

Ontwikkeling vervangingskosten De totale kosten van vervanging zijn in 2012 ten opzichte van 2011 afgenomen. Dit is een gevolg van het vanaf 1 augustus 2012 niet langer kunnen declareren van vervanging wegens zwangerschapsen bevallingsverlof. Zie onderstaande tabel voor de ontwikkeling van de vervangingskosten (bedragen in mln.).

2009

2010

2011

2012

285.109

308.302

332.360

293.155

gedecentraliseerd verlof

26.793

28.795

29.447

29.509

vervanging vrijwillig

55.599

51.916

50.744

39.689

367.501

389.013

412.551

362.353

vervanging regulier

totale kosten

20


Zoals aangegeven gaat in het Primair Onderwijs een bedrag van € 362 mln. om aan vervangingskosten. Wanneer wordt uitgegaan van een Gemiddelde Personele Last (GPL) van € 50.000,--, dan betekent dit de inzet van 7.240 volledige fte op jaarbasis voor vervanging. Hiermee wordt dus lesuitval voorkomen. De ontwikkeling van de vervangingskosten wordt door het bestuur maandelijks gevolgd. Het flankerend beleid is gericht op het verder terugdringen van de vervangings kosten wegens ziekteverzuim.

Aard van de vervanging Verplichte verzekering Ziekte is de meest voorkomende reden voor vervanging. Een stijging (of daling) van het ziekteverzuim werkt dan ook het sterkst door in de totale kosten van vervanging. Van de totale in 2012 wegens de verplichte verzekering gedeclareerde kosten houdt 77% verband met vervanging wegens ziekte. Kijken we naar de kosten verbonden aan vervanging wegens zwangerschapsen bevallingsverlof, dan is daarmee 9% van de kosten gemoeid. Gedecentraliseerd verlof en overig verlof maken voor 14% deel uit van de totale vervangingskosten.

Vrijwillige verzekering Bij de vrijwillige verzekering valt het aandeel ziektevervanging wat lager uit (namelijk 70%, terwijl het aandeel vervanging wegens zwangerschapsen bevallingsverlof duidelijk hoger is (namelijk afgerond 19%). Zoals al eerder in dit hoofdstuk aangegeven vloeit dit voort uit verschillen in de doelgroep. Gedecentraliseerd verlof en overig verlof maken voor 11% deel uit van de totale vervangingskosten vrijwillig. In 2013 zal sprake zijn van een geheel andere verhouding tussen de verschillende afwezigheidsgronden. Dit als gevolg van het niet langer kunnen declareren van vervanging in verband met zwangerschapsen bevallingsverlof.

Vervangingspools Sinds jaar en dag voorziet de vervangingspool als bedoeld in artikel 18 van het reglement Vervangingsfonds in een behoefte. Het is dan ook niet vreemd dat ruim een derde van de besturen hiervan gebruikt maakt. Meestal zelfstandig maar soms in een samenwerkingsverband. Ultimo 2012 is sprake van 408 besturen met een vervangingspool.

21


Met de inzet van poolers was in 2011 een bedrag gemoeid van € 65 mln. Over 2012 is een bedrag van € 73 mln. aan pooldeclaraties ingediend. Er is dus sprake van een toename van de kosten van ongeveer 12%. Gemiddeld genomen waren er in 2012 ongeveer 1570 poolers in dienst van besturen. Het Vervangingsfonds stelt voorwaarden aan de bekostiging van poolers. Eén van die voorwaarden houdt in dat personeel benoemd in de pool, voor tenminste 98% van de beschikbare tijd moet worden ingezet voor door het Vervangingsfonds bekostigde vervanging. Bij niet halen van dit inzetpercentage, dient het bestuur het verschil tussen 98% van de loonkosten van de pooler en de loonkosten gemoeid met de feitelijke inzet, aan het Vervangingsfonds terug te betalen. Na afloop van het schooljaar stelt het Vervangingsfonds op basis van de verplicht door de besturen in te zenden verantwoordingen het inzetpercentage als bovenbedoeld vast. Het gewogen gemiddelde inzetpercentage over alle pools bezien is vrij constant en komt jaarlijks uit op ongeveer 88%. Daarbij zij opgemerkt dat de pools van ERD-besturen een beduidend lager inzetpercentage laten zien. Dat is niet onverwacht omdat ERD-besturen poolers niet langer kunnen inzetten voor ziektevervanging gedurende de eerste 52 weken. Vanwege het niet halen van het minimale inzetpercentage zijn initieel vorderingen ingesteld tot een totaalbedrag van € 8,4 mln. ofwel ongeveer 11% van het totaal aan uitbetaalde pooldeclaraties. Vorig jaar bedroeg de initiële vordering € 7,7 mln. en ook dat is ongeveer 11% van het totaal in dat jaar uitbetaalde declaraties.

22

Jaarverslag Vervangingsfonds 2012 – Het flankerend beleid van het Vervangingsfonds

Hoofdstuk 4

4 Het flankerend beleid van het Vervangingsfonds Naast de in het vorige hoofdstuk beschreven taak tot financiering van de vervangingskosten, verricht het fonds ook ondersteunende activiteiten om een bijdrage te leveren aan de continuïteit van het Primair Onderwijs. De doelstelling van dit flankerend beleid is tweeledig: • Het invulling geven aan centrale afspraken van sociale partners om besturen en scholen en hun medewerkers in het Primair Onderwijs te faciliteren in het vormgeven van hun eigen verantwoordelijkheid rond arbo, verzuim en re-integratie (AVR), zowel in preventieve als in curatieve zin; • Het in aanvulling hierop bijdragen aan de schadelastbeperking in vervangingskosten, c.q. terugdringen van ziekteverzuim in het Primair Onderwijs via gerichte (decentrale) ondersteuning van scholen en medewerkers. De ondersteunende activiteiten van het Vervangingsfonds zijn succesvol en steeds in ontwikkeling. De maatschappelijke opdracht van de scholen wordt ook steeds complexer en dynamischer. Een korte schets van de huidige context van het Primair Onderwijs die onze adviseurs tegenkomen: ‘de leerlingen aantallen lopen terug, iedereen moet langer doorwerken, de beleving van werkdruk, het terugdringen van het ziekteverzuim, voeren van duurzaam financieel beleid, de vitaliteit van het personeel, de stelselwijziging van passend onderwijs, het binden en boeien van jong talent in een krimpende sector die op termijn weer groei kent’. En hierbij ligt de verantwoordelijkheid voor de sturing van deze veranderingen bij het onderwijs zelf. Bij het leiden van die veranderingen is goed leiderschap cruciaal. Dus ook voor het terugdringen van het ziekteverzuim. Het Vervangingsfonds stimuleert en ondersteunt bewegingen die een bijdrage leveren aan de continuïteit van het onderwijs. Door een bijdrage te leveren aan de continuïteit draagt het fonds indirect bij aan de kwaliteit van het onderwijs.

23


Onderwijs is bij uitstek mensenwerk. Als de leerkracht zich goed voelt is er een grote kans dat hij kwalitatief beter les geeft aan de kinderen. Ieder kind heeft recht op inspirerend onderwijs van de hoogste kwaliteit. De meeste mensen hebben hier een beeld bij. Een beeld van de inspirerende leerkracht die moeiteloos kinderen weet te raken en het beste uit alle leerlingen haalt. Een leerkracht! Dit is veel meer dan een onderwijskundig talent alleen; het is een leraar volledig in zijn kracht. Om dit te bereiken zijn ook welzijnsaspecten en (preventief ) verzuimbeleid van bijzonder belang. Dit is een verantwoordelijkheid van de werkgever waarbij het Vervangingsfonds vanuit haar eigen verantwoordelijkheid ondersteunt. De ondersteunende activiteiten van het Vervangingsfonds mogen met recht succesvol worden genoemd. Er is de afgelopen jaren een infrastructuur opgebouwd waarin veel kennis is samengebracht, instrumenten zijn ontwikkeld en een netwerk van adviseurs is ingericht die scholen en medewerkers ‘op maat’ kunnen begeleiden. In 2012 is er veel aandacht geweest voor beleidsontwikkeling om goed aan te kunnen blijven sluiten bij de actualiteit van de scholen. Gezien de zeer positieve evaluaties mag worden geconcludeerd dat het Vervangingsfonds met de activiteiten van het flankerend beleid goed aansluit bij de behoeften van het scholenveld.

Beleidsagenda 2012 en verder Om goed aan te blijven sluiten bij de behoeften van het scholenveld zien wij onze ambities en activiteiten vanuit onze primaire doelstellingen steeds in relatie met de continu veranderende omgeving.

Ambities Onze belangrijkste ambities voor 2012 en verder zijn: • Gezien worden als de autoriteit op het gebied van verzuimpreventie binnen het Primair Onderwijs door schoolbesturen en sociale partners en deze kennis doorontwikkelen tot een kennisactiecentrum verzuim met de bijhorende zichtbaarheid; • Een beweging maken van reactief naar preventief beleid.

Activiteiten en werkwijze Bovenstaande ambities komen tot uitdrukking in onze activiteiten en werkwijze. Dit betekent: • Een intensivering van de kernactiviteiten op de beleidsterreinen1 waar het Vervangingsfonds als natuurlijke partner wil worden gezien door schoolbesturen en sociale partners;

1 Arbo, verzuim, re-integratie en personeelsbeleid als het gaat over AVR, mobiliteit, leeftijdsbewust personeelsbeleid, taak- en ontslagbeleid.

24


• Nog meer aansluiting zoeken bij de actuele problemen in het Primair Onderwijs met respect voor onze eigen rol en de rol van anderen. Om onze toegevoegde waarde te vergroten kan samenwerking met andere organisaties worden gezocht.

Toetsingskader Voor de te ondernemen activiteiten en de rol die het Vervangingsfonds daarin vervult, wordt onderstaand toetsingskader gehanteerd. Uit te voeren activiteiten dienen aan minimaal twee van de onderstaande voorwaarden te voldoen: • Het moet bijdragen aan het beperken van de schadelast; • Er is geen andere partij in de markt die het initiatief oppakt; • Het initiatief heeft een aanjagende werking; • Het initiatief moet een (potentieel) groot bereik hebben.

Onderzoek Om onze beleidsbeslissingen nog beter te funderen hebben we in het verslagjaar onderzoek laten doen naar de oorzaken van de stijging van het ziekteverzuim in het Primair Onderwijs2. Daarnaast hebben we een Behoeftenonderzoek3 laten uitvoeren naar het gebruik en de bekendheid van onze producten en diensten door en bij het scholenveld op basis van actuele thema’s die leven in de sector. De uitkomsten van deze onderzoeken hebben – naast onze ervaringen uit de praktijk – als basis gediend voor de beleidsvernieuwing en communicatieactiviteiten in 2012.

Beleidsvernieuwing In dit verslagjaar heeft het Vervangingsfonds voor het flankerend beleid het accent gelegd op beleidsvernieuwing. Zo zijn nieuwe instrumenten ontwikkeld en nog in ontwikkeling voor bijvoorbeeld werkdruk en preventie ziekteverzuim en is er een programma opgezet en gestart om de stijging van het ziekteverzuim een halt toe te roepen. Ook is er een beweging gemaakt met communicatie. Communicatie is in 2012 meer ingezet voor gedragsbeïnvloeding en er is meer dan voorheen ‘van buiten naar binnen’ gewerkt. Dit is ook duidelijk terug te zien in de opbouw van de nieuwe website en R]entree.

Werkgroepen Zoals aangegeven is in 2012 verder gewerkt aan de vernieuwing van het producten- en dienstenaanbod. De vijf werkgroepen hebben de toegevoegde waarde van het Vervangingsfonds nader geconcretiseerd in pilotprojecten en beleid.

2 CAOP Research, Stijging ziekte verzuim in het primair onderwijs. Onderzoek naar oorzaken en maatregelen. 3 Behoeftenonderzoek externe dienstverlening uitgevoerd door Ipso Facto in 2012.

25


De werkgroepen bestrijken de volgende thema’s: • Werkdruk • Leiderschap • Gezondheidsmanagement • Duurzame inzetbaarheid • Mobiliteit, gedwongen (minder middelen) en ongedwongen. Eerder zijn twee andere werkgroepen ingesteld om de subsidies van Aanvullend Pakket en Stimulans te herijken. De werkgroepen zijn samengesteld uit regio adviseurs, re-integratiedeskundigen, beleidsmedewerkers en communicatie medewerkers. Bij de werkgroepen subsidies zijn ook medewerkers van de uitvoering aangesloten. Door deze multidisciplinaire samenstelling zijn verschillende perspectieven van de actualiteit en de rol van het Vervangings fonds aan bod gekomen. De uitkomsten van deze werkgroepen geven vele aanknopingspunten voor nieuw beleid en een belangrijk deel hiervan is opgenomen in het nieuwe programma – dat in 2012 is gestart – ‘Schakel! Verzuim dat laat je toch niet liggen?’.

‘Schakel! Verzuim dat laat je toch niet liggen?’ Met de stijging van het ziekteverzuim, stijgen de declaraties en stijgt ook de premie aan het Vervangingsfonds. Om een verdere premieverhoging te voorkomen en bij voorkeur een daling van de premie te realiseren is het Bestuur van het Vervangingsfonds een offensief gestart tegen het alsmaar stijgende ziekteverzuim. Het offensief tegen deze stijging is het programma ‘Schakel! Verzuim dat laat je toch niet liggen?’. Met een communicatiecampagne is de extra dienstverlening die voortvloeit uit het programma maximaal onder de aandacht van het scholenveld gebracht. Het meest in het oog springend is het logo met de slogan.

Het programma ‘Schakel! Verzuim dat laat je toch niet liggen?’ bestaat uit 3 pijlers.

Pijler één: aanpak langdurig verzuim Het Bestuur van het Vervangingsfonds doet werkgevers in het Primair Onderwijs een uniek aanbod om de situatie van langdurig verzuimers met een onafhankelijke adviseur van het Vervangingsfonds te bespreken. De aanpak is actief en aanbodgericht en de rol van de adviseurs is nog

26


meer gericht op schadelastbeperking. Op basis van bestanden die bij het Vervangingsfonds beschikbaar zijn in het kader van de verantwoording van de vervangingsdeclaraties, worden maandelijks overzichten gegenereerd van personeelsleden die langer dan 6 maanden ziek zijn. De gegevens vormen een goede basis om met schoolbesturen in gesprek te gaan over (de uitvoering van) hun (ziekte)verzuimbeleid en dan vooral op het gebied van langdurig verzuimers. Doel van pijler één is om de aanpak (langdurig) ziekteverzuim hoger op de agenda te krijgen en om samen met de werkgevers het langdurig ziekteverzuim sneller terug te dringen. Langdurig verzuim leidt immers tot zeer hoge vervangingskosten. Het bespreken van de langdurig verzuimers met besturen levert naast de individuele casuïstiek tevens een goed inzicht op over de kwaliteit van het verzuimbeleid en de kwaliteit van de uitvoering daarvan. Op basis hiervan worden aan de besturen adviezen verstrekt om het verzuimbeleid en de uitvoering daarvan te optimaliseren.

Maatwerkbudget voor versnelde re-integratie Daar waar mogelijk kan Maatwerkbudget – een tegemoetkoming in en/of vergoeding van kosten voor bepaalde zorgverlening – worden ingezet om de re-integratie van deze langdurig verzuimers te bespoedigen. De belangrijkste voorwaarden voor het verkrijgen van Maatwerkbudget zijn: • Een positief advies van de re-integratiedeskundige onderwijs of regioadviseur van het Vervangingsfonds; • Het initiatief moet zijn gekomen van de re-integratiedeskundige onderwijs of regioadviseur van het Vervangingsfonds; • De werknemer moet meer dan 6 maanden geleden formeel ziek zijn gemeld; • De werkgever neemt actief deel aan het begeleidingstraject van het Vervangingsfonds. Voor Maatwerkbudget is voor 2012 een budget van € 1 mln. gereserveerd. De regeling is na de zomervakantie van start gegaan. Dit is later dan initieel – bij het opstellen van de begroting – verwacht. De uitwerking en de besluitvorming over het programma ‘Schakel! Verzuim dat laat je toch niet liggen?’ vergde meer tijd dan vooraf verwacht. Dit heeft voor 2012 geleid tot een onderuitputting van dit budget.

Pijler twee: preventie loont De tweede pijler is de tijdelijke subsidieregeling Meerkracht. Deze subsidie regeling richt zich op de begeleiding van frequent verzuimers met als doel langdurig verzuim te voorkomen. Dit doen we door te investeren in de weerbaarheid en wendbaarheid van medewerkers die vaak korte periodes verzuimen. Om een beroep te kunnen doen op de subsidieregeling wordt wel als voorwaarde gesteld dat het beleid en de uitvoering van het beleid met

27


betrekking tot frequent verzuimers op orde zijn. Met ingang van 1 september 2012 is de subsidieregeling Meerkracht van start gegaan.

Pijler drie aanpak beleving werkdruk De derde pijler van ‘Schakel! Verzuim dat laat je toch niet liggen?’ betreft het ontwikkelen van een instrumentarium om besturen, scholen en personeels leden te ondersteunen bij hun werkdrukproblematiek. De activiteiten in het kader van deze pijler zijn het meest divers en strekken zich in de tijd vooralsnog het langste uit. De uitkomsten van diverse werkgroepen maken onderdeel uit van dit aspect van ‘Schakel! Verzuim dat laat je toch niet liggen?’. Er is gestart met de volgende activiteiten: • In 2012 is de Tenderregeling Werkplezier – een subsidieregeling op organisatieniveau – ontwikkeld om in maart 2013 mee te starten. Met deze – voor het Vervangingsfonds – onconventionele aanpak vragen we meer aandacht voor werkplezier in het Primair Onderwijs in plaats van de focus te leggen op het verminderen van de werkdruk. In drie aanvraagrondes kunnen projecten op organisatieniveau worden ingediend. De beste ideeën – ‘de anders dan anders’ oplossing – waarbij men met een andere bril naar werkdruk kijkt worden beloond met een subsidiebedrag. Het vergroten van het werkplezier moet hierin voorop staan. Goede ideeën willen we ten goede laten komen aan het hele scholenveld. Dit zijn de inhoudelijke criteria die de selectiecommissie hanteert bij de beoordeling van een aanvraag: • Vernieuwend karakter: max. 20 punten • Pragmatisch karakter: max. 20 punten • Verwacht rendement: max. 20 punten • Duurzame aanpak: max. 20 punten • Generiek toepasbaar voor een brede groep van medewerkers: max. 20 punten. • De projecten moeten op elk onderdeel scoren en een totaalscore van minimaal 75 punten hebben om voor subsidie in aanmerking te komen. Het totaal beschikbare subsidiebudget wordt verdeeld over de hoogst scorende aanvragen per aanvraagronde. • In 2012 is een diagnostisch instrument voor werkdruk ontwikkeld. De huidige Quick scan Welzijn in de Arbomeester heeft een signalerende functie (dus geen diagnosticerende) en geeft enkel uitkomsten op teamniveau. De vragenlijst werkdruk voorziet in gediagnosticeerde uitkomsten op individueel en op team niveau. Het doel van de vragenlijst is tweeledig: • Waar wordt de werkdruk op individueel niveau door ervaren? • Wat is de oorzaak van de ervaren werkdruk op organisatieniveau?

28


Op basis hiervan kunnen dan door het schoolbestuur en de werknemer gerichte maatregelen worden genomen om de werkdruk aan te pakken. In 2013 wordt de vragenlijst met een webapplicatie in gebruik genomen. In het verslagjaar zijn de studiedagen Primair Werkplezier ontwikkeld. Deze studiedagen bieden handvatten om zelf regie te nemen om je werkplezier te vergroten. Wat kun je zelf doen om het gevoel van werkstress te verminderen? De studiedagen zijn bedoeld voor schoolleiders, leerkrachten en onderwijs ondersteunend personeel en vinden plaats in 2013.

Advies op maat Adviseurs Voor het Vervangingsfonds zijn – in samenwerking met het Participatiefonds – vijftien regioadviseurs werkzaam die het schoolmanagement adviseren op het terrein van arbo, verzuim en re-integratie. Bestuurders, schooldirecteuren en personeelsfunctionarissen benaderen de regioadviseur met vragen over het te voeren verzuimbeleid, het levensfasebewust personeelsbeleid of ondervinden problemen ten aanzien van het welzijn van de medewerkers. Afhankelijk van de aard en omvang van de problematiek zal de adviseur ofwel doorverwijzen naar gespecialiseerde zorgverleners, ofwel zelf een (in de regel kortdurend) begeleidingstraject verzorgen.

Re-integratiedeskundigen Naast regioadviseurs beschikt het fonds over acht re-integratiedeskundigen. Deze adviseren werkgevers en werknemers bij vastgelopen re-integratie trajecten. Wil de re-integratie van langdurig zieken om welke reden dan ook niet van de grond komen of stagneren, dan kunnen zowel de werkgever als de zieke werknemer een onafhankelijk advies vragen aan de re-integratie deskundige. Door de interventies van de re-integratiedeskundigen ontstaan er nieuwe perspectieven in deze vaak complexe en moeizame verzuimsituaties. Een groot deel van de werknemers keert uiteindelijk terug bij de eigen werk gever. Op basis van gesprekken met beide partijen helpt de adviseur met het vaststellen van een nieuw en realistisch re-integratieplan. Voorop staat dat de schoolorganisatie zelf verantwoordelijk is voor de genoemde beleidsterreinen. De deskundigen van het Vervangingsfonds adviseren en begeleiden, maar nemen geen taken van het schoolmanagement over. Zo ligt de uitvoering van het re-integratieplan niet bij de deskundige van het fonds, maar bij de werkgever en de werknemer zelf.

29


Arbo Adviescentrum Primair Onderwijs Het scholenveld kan niet alleen terecht bij adviseurs in de regio, voor meer algemene vragen is er de centrale adviesdesk onderwijs die telefonisch en per e-mail is te benaderen. Vragen over arbeidsomstandigheden, zoals vragen naar aanleiding van de later in dit hoofdstuk beschreven Arbomeester en Arbocatalogus, zijn uitstekend via telefoon of e-mail te beantwoorden. In 2012 zijn in totaal 854 telefonische adviezen verstrekt. In vergelijking met 2011 (1.208 telefoontjes) is dat een afname van 30%. Een reden hiervoor is gelegen in het feit dat steeds meer adviesvragen per mail binnenkomen. Eind 2011 zijn voor het eerst ook deze e-mails bijgehouden. Dit zijn vaak complexe vragen. In totaal zijn er in 2012 384 adviezen per mail verstrekt.

Bereik De adviseurs en re-integratiedeskundigen zijn er voor àlle scholen en school besturen in het Primair Onderwijs. De onderstaande tabel laat zien hoeveel schoolbesturen en scholen jaarlijks door de regioadviseurs en re-integratie deskundigen worden benaderd. Volledigheidshalve zijn ook het aantal contacten met andere organisaties weergegeven.

2012

2011

Schoolbesturen

793

858

- waarvan éénpitter4

236

289

2.134

2.588

Arbodiensten

42

60

Zorgverleners

319

364

87

69

Scholen

Overig Tabel 4.1

Aantal benaderde organisaties door regioadviseurs en re-integratie deskundigen, 2012 en 20114

Het afgelopen jaar hebben de adviseurs met 793 besturen contact5 gehad (= 67% van alle schoolbesturen). Dat kan zijn met het bestuur zelf, met het bovenschools management of met een school die onder het desbetreffend bestuur valt. 85% van alle meerpitter-besturen6 heeft in 2012 contact gehad met een adviseur, maar ook 45% van alle éénpitters.

4 Eenpitter is een schoolbestuur voor één school 5 Onder een contact wordt verstaan iedere vorm van bezoeken, de telefonische en de e-mail consulten, die ieder voor zich meer dan 15 minuten in beslag nemen en die een inhoudelijk karakter hebben. Ook trainingen, workshops en voorlichting- en netwerkactiviteiten worden als een contact beschouwd. 6 Schoolbestuur voor meerdere scholen

30


Onderstaande tabel geeft het bereik van de regioadviseurs weer. Ten opzichte van 2011 is het aantal geregistreerde contactmomenten met 8% afgenomen.

2012

2011

aantal

%

aantal

%

3.434

88

3.737

89

Arbodiensten

40

1

43

1

Zorgverleners

295

8

287

7

Overig

155

4

160

4

Totaal

3.924

100%

4.277

100%

Bestuur/school

Tabel 4.2

Aantal contacten regioadviseurs naar soort organisatie, 2012 en 2011

De tabel 4.3 laat zien dat de re-integratiedeskundigen voornamelijk contact hebben met de directe doelgroep. Het totaal aantal contacten in 2012 is lager dan in 2011. Dit wordt veroorzaakt door de uitputting van het budget van de subsidie Stimulans. Hierdoor zijn de re-integratiedeskundigen minder benaderd voor subsidieaanvragen.

2012

2011

aantal

%

aantal

%

2.271

93

2868

93

Arbodiensten

14

1

24

1

Zorgverleners

117

5

176

6

Overig

41

2

14

0

Totaal

2.443

100%

3082

100%

Bestuur/school/werknemer

Tabel 4.3

Aantal contacten re-integratiedeskundigen naar soort organisatie, 2012 en 2011

Waardering Jaarlijks vindt een evaluatieonderzoek plaats naar de ondersteuning door de regioadviseurs en re-integratiedeskundigen. De waardering voor het werk van de regioadviseurs en re-integratiedeskundigen blijft onverminderd groot. In 2012 bedroeg het gemiddelde rapportcijfer voor de dienstverlening van de regioadviseurs een 8,3. Voor het werk van de re-integratiedeskundigen geven werkgevers gemiddeld een rapportcijfer 8,4 en werknemers een gemiddeld cijfer van 8,1.

31


Project Intensivering Aanpak Ziekteverzuim Per 1 april 2009 is het aantal adviseurs uitgebreid met een zestal AVR-adviseurs (AVR = Arbo, Verzuim en Re-integratie). Deze adviseurs zijn tot 1 april 2013 voor het Vervangingsfonds werkzaam in verband met het project ‘Intensivering Aanpak Ziekteverzuim’. Het Bestuur heeft in 2008 tot dit project besloten met als doel het ziekteverzuim met nog eens 0,5 procentpunt te laten dalen in vier jaar tijd. Op deze manier zou in het primair onderwijs structureel een besparing van € 25 mln. aan vervangingskosten kunnen worden gerealiseerd. Onderstaande tabel toont het aantal schoolbesturen en scholen in de desbetreffende jaren.

selectie

selectiejaar

selectiecriteria

aantal schoolbesturen

aantal scholen

1

2008

VDS 2006-2007

71

464

2

2009

VDS 2007-2008

172

624

3

2010

VDS 2008-2009 + ZV% >7% en >50 GAP

183

1.686

4

2011

VDS 2009-2010 + ZV% >7% en >50 GAP

115

797

5

2012

VDS 2010-2011

70

576

Totaal aantal project

611

4.147

Totaal aantal in Nederland

1.176

7.428

Tabel 4.4

Selectie project ‘Intensivering Aanpak Ziekteverzuim’

Via de AVR-adviseurs zijn alle geselecteerde schoolbesturen benaderd die het aanbod hebben gehad om deel te nemen aan het project ‘Intensivering Aanpak Ziekteverzuim’. Deelname is op vrijwillige basis. In totaal zijn er in het Primair Onderwijs ruim 1.100 schoolbesturen en 7.400 scholen (telling op 1 januari 2012). Omgerekend heeft bijna 52% van de besturen en 56% van de scholen het aanbod gekregen om aan het project deel te nemen. In totaal maken 432 schoolbesturen gebruik van het projectaanbod, dit is omgerekend bijna 37% van het aantal schoolbesturen. Het project loopt tot juni 2013.

selectiejaar

geen interesse

geen problematiek

organisatie-veranderingen en/of andere focus Totaal

2008

7

1

10

18

2009

23

15

15

53

2010

33

4

18

55

2011

15

4

11

30

2012

12

5

6

23

Totaal

90

29

60

179

Tabel 4.5

32

Reden van uitval


De reden van uitval is door de AVR-adviseur gecodeerd. Uit bovenstaande tabel wordt duidelijk dat 50% van de geselecteerde schoolbesturen heeft aangegeven dat ze geen interesse hebben voor deelname. Eén derde van de geselecteerde schoolbesturen heeft afgezien van deelname vanwege organisatieveranderingen en/of andere focus. Het niet meer hebben van AVR-problematiek is bij een klein percentage van de geselecteerde schoolbesturen de reden geweest om af te zien van deelname.

Trajecten van de re-integratiedeskundigen De re-integratiedeskundigen hebben zich meer en meer ontwikkeld als dè specialist bij lastige verzuimcasuïstiek in het Primair Onderwijs. In het verslagjaar is door 405 werknemers een beroep gedaan op een re-integratiedeskundige. Dat zijn 354 trajecten minder dan het jaar ervoor. De oorzaak van de daling van het aantal verzuimtrajecten ligt in het stoppen van de subsidieregeling Stimulans en de inzet van de re-integratiedeskundigen bij het programma Schakel! ‘Verzuim dat laat je toch niet liggen?’.

Subsidies: Aanvullend Pakket, Maatwerkbudget, Meerkracht en de Tenderregeling Werkplezier Het Bestuur van het Vervangingsfonds heeft besloten om in 2012 nieuwe subsidieregelingen te ontwikkelen te weten Maatwerkbudget, Meerkracht en de Tenderregeling Werkplezier. Deze nieuwe regelingen zullen de Subsidies Stimulans en Aanvullend Pakket vervangen. De nieuwe regelingen richten zich op ofwel de organisatie ofwel het individu. Het bestuur van het Vervangingsfonds heeft hiervoor een bedrag van € 3,43 mln. beschikbaar gesteld.

Regeling voor de organisatie De beoogde nieuwe regeling voor de organisatie, de Tenderregeling Werkplezier – de opvolger van Subsidie Aanvullend Pakket – gaat in het voorjaar van 2013 in. Bij wijze van overgang is besloten om de huidige regeling Aanvullend Pakket tot 1 augustus 2012 te continueren met een plafond van € 3,12 mln. In die periode zijn er nog 564 Aanvullende Pakket aanvragen in behandeling genomen.

Regeling voor het individu De nieuwe regelingen – Meerkracht en Maatwerkbudget – voor het individu zijn in september 2012 ingegaan. Het bestuur van het Vervangingsfonds heeft besloten niet verder te gaan met de Subsidie Stimulans (de regeling die in principe gericht was op het individu); de subsidie is beëindigd op 1-1-2012. De Subsidie Stimulans was eerder al bevroren omdat het budget was uitgeput.

33


Belangrijke producten van het Vervangingsfonds In de afgelopen jaren heeft het Vervangingsfonds diverse producten ten behoeve van het onderwijsveld ontwikkeld. Met deze producten heeft het schoolmanagement in het Primair Onderwijs makkelijk toegang tot actuele informatie en hoeft ook niet iedere school opnieuw het wiel uit te vinden. Onderstaand volgt een toelichting op de belangrijkste producten.

Arbomeester Eén van de kernproducten is de Arbomeester, een instrument waarmee scholen in het Primair Onderwijs zelfstandig aan de slag kunnen met het inventariseren en analyseren van arborisico’s en het ontwikkelen en uitvoeren van een daarop afgestemd beleid. De Arbomeester is geschikt om uitvoering te geven aan de wettelijk verplichte Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) en is erkend als branche-RI&E voor het Primair Onderwijs. Via www.arbomeester.nl kan de verantwoordelijke in de school, bijvoorbeeld de arbocoördinator of de preventiemedewerker, inventarisatielijsten invullen om zo de arborisico’s in kaart te brengen. Dat is de basis van de RI&E. Vervolgens kan deze verantwoordelijke via deze internettoepassing op basis van de uitkomsten en een risico-classificatie een plan van aanpak en een rapportage ten behoeve van de arbodienst opstellen. Via de site is ook een handboek te downloaden, waarin de kernkwesties van arbo- en verzuimbeleid in het Primair Onderwijs zijn beschreven. In 2012 zijn in totaal 1.754 nieuwe RI&E’s in de Arbomeester aangemaakt. In 2011 waren dat er 1.616. Om de scholen te helpen bij het toepassen van de Arbomeester organiseert het Vervangingsfonds regelmatig cursussen voor beginners en gevorderden. In 2012 is in totaal 5 keer een dergelijke cursus gehouden (gemiddeld rapportcijfer 7,6).

Revisie Arbomeester In 2012 is hard gewerkt aan de inhoudelijke revisie van de Arbomeester. De doelstelling is de Arbomeester te actualiseren conform weten regelgeving. Dit houdt in dat bij de aanpassingen van de arbeidsrisico’s in het Primair Onderwijs de Arbomeester volledig aansluit op de Arbocatalogus PO. Daarnaast verdwijnen de kindgerelateerde vragen uit het officiële RI&E van de Arbomeester. In de Arbomeester zal vanuit ‘een one-stop shop-gedachte’ een aparte kindmodule worden opgenomen. Om nog beter aan te sluiten bij het scholenveld zijn deze voorstellen tot aanpassingen tot stand gekomen met betrokkenen uit het veld.

Arbocatalogus Op 1 januari 2007 is de Arbowet gewijzigd. De wijziging hield in dat specifieke afspraken per branche zijn te maken mits ze zijn opgenomen in een zogenoemde Arbocatalogus, die de sociale partners aan de CAO-tafel vaststellen.

34


Deze sociale partners hebben de uitvoering van de Arbocatalogus in handen gelegd van het Vervangingsfonds. De Arbocatalogus geeft op belangrijke arbo-knelpunten specifieke oplossingen voor het Primair Onderwijs. Zowel de werkgevers als de werknemers uit de sector dragen deze oplossingen aan. De Arbeidsinspectie heeft deze positief getoetst, waarmee zij aangeeft dat de beschreven oplossingen passen binnen de arbowetgeving. De inspectie op school vindt daarom aan de hand van de Arbocatalogus plaats. De Arbocatalogus is sinds september 2009 beschikbaar via www.arbocataloguspo.nl voor alle scholen en schoolbesturen in het Primair Onderwijs en andere geïnteresseerden. De Arbocatalogus is in principe nooit af. Er zal voortdurend actualisatie moeten plaatsvinden met mogelijke (andere) oplossingen voor bekende of nieuwe arboknelpunten. Daarom is een Redactieraad opgericht die de actualiteit van de Arbocatalogus bewaakt, nieuwsberichten verzamelt en via de website of een speciale nieuwsbrief relevante informatie verspreidt. De Redactieraad bestaat uit vertegenwoordigers van werkgevers en werknemers, met ondersteuning van het Vervangingsfonds. In het verslagjaar zijn vier Regionale bijeenkomsten Arbocatalogus PO gehouden. Het thema van de bijeenkomsten was: ‘Je zorgt goed voor jouw klas, zorg dan ook goed voor jezelf’. In totaal hebben 180 personen deelgenomen en zijn de bijeenkomsten gewaardeerd met een gemiddeld rapportcijfer van 8,0.

Welzijnscheck Onderwijspersoneel In 2011 is er een nieuwe versie van de Welzijnscheck ontwikkeld en in gebruik genomen. Sinds enkele jaren stelt het Vervangingsfonds de Welzijnscheck Onderwijspersoneel (www.welzijnscheckonderwijspersoneel. nl) aan scholen en personeelsleden in het primair onderwijs ter beschikking.

Elke werkgever is conform artikel 18 van de Arbowet verplicht een Periodiek Arbeidsgeneeskundig Onderzoek (PAGO) aan werknemers aan te bieden. Met de welzijnscheck kunnen werkgevers in het primair onderwijs welzijnsrisico’s op tijd signaleren waarmee uitval van personeelsleden kan worden voorkomen.

VerzuimMeester De VerzuimMeester is een door het Vervangingsfonds ontwikkeld ziekte verzuimbeheerssysteem voor het Primair Onderwijs. Scholen kunnen in dit systeem hun ziekteverzuim registreren en vervolgacties inplannen en signaleren. Hierbij gaat het dan zowel om de wettelijk verplichte acties in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter als om de acties die voortvloeien uit eigen beleid van de school ten aanzien van zieke medewerkers.

35


Per 1 januari 2013 biedt het Vervangingsfonds de VerzuimMeester niet meer aan. De markt heeft inmiddels zijn eigen verzuimsystemen ontwikkeld en daarmee heeft het Vervangingsfonds voldaan aan haar aanjagende rol. De grote nieuwe salarisverwerkers willen hun eigen verzuimsysteem gebruiken. Ze zien daarom af van het ondersteunen van de koppeling van de personeels- en verzuimgegevens met de VerzuimMeester. De besturen die deelnemen aan de VerzuimMeester zijn hierover tijdig geïnformeerd.

Projecten Intensivering Aanpak Ziekteverzuim en PO-actief In het project ‘Intensivering Aanpak Ziekteverzuim’, dat in 2008 is gestart, is PO-actief als één van de integrale activiteiten ingezet om verzuimdaling te realiseren. Schoolbesturen die jaarlijks geselecteerd zijn voor het project kunnen hun onderwijspersoneel laten deelnemen aan PO-actief. De adviseurs bespreken de resultaten van de inzet van PO-actief met de projectschoolbesturen om deze te gebruiken voor het ontwikkelen van nieuw beleid. Hierdoor krijgt PO-actief een inbedding in het personeelsbeleid van de projectschoolbesturen en wordt het effect van PO-actief vergroot ten opzichte van de pilot PO-actief. Tot en met eind 2012 konden de geselecteerde schoolbesturen aangeven dat ze wilden deelnemen aan PO-actief. Het project PO-actief is gericht op het vitaal houden en daarmee voorkomen van uitval van onderwijspersoneel. Schoolmedewerkers is gevraagd een vragenlijst in te vullen over werkvermogen (via de internationaal gevalideerde ‘workability index) en werkbeleving (gebaseerd op de door het Vervangingsfonds ontwikkelde Schoolgezondheidmeter). Op basis van de antwoorden is een betrouwbare indicatie te krijgen of iemand op korte termijn zal uitvallen. Bij voldoende deelname is ook een groeps rapportage mogelijk. Degene waarbij een uitval risico bestaat, wordt met toestemming uitgenodigd voor een werkbelevingsgesprek. In dat gesprek gaat betrokkene samen met een arbeidsdeskundige na welke activiteiten zijn te ondernemen om mogelijke uitval te voorkomen. Deze activiteiten kunnen gesubsidieerd worden door PO-Actief. PO-actief is sinds 2008 één van de activiteiten van het project ‘Intensivering Aanpak Ziekteverzuim’. In 2010 is de pilot PO-actief uitgebreid geëvalueerd. De conclusies en aanbevelingen uit dit onderzoek zijn verwerkt in het project ‘Intensivering Aanpak Ziekteverzuim’. Dit heeft er onder andere toe geleid dat voor de selectie 2011 en 2012 alle leeftijden mee mogen doen aan PO-actief. Dit met als reden dat schoolbesturen op deze wijze een integraal advies krijgen over het voeren van een goed personeelsbeleid en een advies voor integrale aanpak ziekteverzuim.

36


Onderstaande tabel toont de deelname aan PO-actief in het verslagjaar.

Deelname PO-actief

Totaal 2012

Aantal schoolbesturen

90

Totaal aantal genodigden PO-actief

13.391

Totale respons

7.523

Totaal aantal matig tot slechte score

1.153

Totaal aantal genodigden voor een werkbelevingsgesprek

1.224

Totaal aantal gevoerde werkbelevingsgesprekken Tabel 4.6

577

Deelname PO-actief

Voorlichting en scholing over arbo, verzuim en re-integratie Het Vervangingsfonds ziet het als een belangrijke taak besturen, scholen en medewerkers te informeren over het bevorderen van arbeidsomstandigheden, de aanpak van ziekteverzuim en de mogelijkheden tot snelle(re) re-integratie. Dat gebeurt door algemene voorlichting via bijvoorbeeld de website, via productgerichte voorlichting over de diverse producten en diensten die het Vervangingsfonds aanbiedt, maar ook door het aanbieden van trainingen.

Website, nieuwsbrieven en R]entree Gedurende het verslagjaar was er met www.vfpf.nl sprake van een gecombi neerde website voor het Vervangingsfonds en Participatiefonds. In tabel 4.7 zijn de bezoekcijfers opgenomen over de jaren 2011 en 2012. In 2012 zien we ten opzichte van 2011 afnames van 5% van de bezoeken, 8% van de bezoekers en 2% van het aantal pageviews.

2012

2011

361.316

367.732

Totaal bezoeken

91.020

95.541

Totaal bezoekers

71.773

77.827

Gemiddeld aantal paginabezoeken per dag

987

1032

Gemiddeld aantal bezoeken per dag

249

262

Gemiddeld aantal bezoekers per dag

186

213

Totaal paginabezoeken

Tabel 4.7

Bezoekcijfers www.vfpf.nl, 2012 en 2011

Nieuwe website Vervangingsfonds! In najaar van 2012 is gestart met de bouw van nieuwe afzonderlijke websites voor het Vervangingsfonds en Participatiefonds. De nieuwe website van het Vervangingsfonds is gemaakt met de gebruiker – onze klanten – als vertrek punt. Met de bekende 80/20 regel is de informatie van de oude website teruggesnoeid tot een praktische en overzichtelijke website voor onze

37


bezoekers. De website is in januari 2013 live gegaan. Door de krappe deadline was het een intensief project waarbij ook rekening is gehouden met de toekomst van het Vervangingsfonds. De technische mogelijkheden kunnen worden uitgebreid naar behoeften. Met andere woorden de Modernisering van het Vervangingsfonds kan technisch verwerkt worden in de nieuwe site. Ook is bij de bouw rekening gehouden met het keurmerk Drempelvrij. Inhoudelijk is de website anders opgezet dan de oude site. Om meer aandacht te vragen voor preventie van ziekteverzuim is de website opgebouwd uit drie kolommen. Een kolom voor Welzijn, één voor Vervanging en één voor Verzuim en Re-integratie. En een payoff voor het Vervangingsfonds ‘altijd iemand voor de klas’. De beleidsgedachte die achter deze indeling zit is als volgt: investeren in welzijn kan voorkomen dat mensen ziek worden en vervolgens vervangen moeten worden. Het Vervangingsfonds ondersteunt schoolbesturen bij het vormgeven van hun welzijnsbeleid. Mocht vervanging toch nodig zijn, dan kan het scholenveld ook op het Vervangingsfonds rekenen. Samen met de werkgevers en de werknemers werken we hard om het verzuim tegen te gaan en re-integratie te bespoedigen. Aanvullend aan de website brengt het Vervangingsfonds regelmatig digitale nieuwsbrieven uit. In 2012 is gewerkt aan een nieuwe opzet van de digitale nieuwsbrieven. Er is een keuze gemaakt om een nieuwsbrief te verzenden op het moment dat er nieuws is en niet meer vier keer per jaar nieuws te verzamelen en vier nieuwsbrieven te verzenden. Vaak heeft het nieuws dan aan actualiteit verloren. In 2013 zullen de nieuwsbrieven gekoppeld worden aan de nieuwe website. Naast de informatievoorziening via de website en de digitale nieuwsbrieven publiceert het Vervangingsfonds belangrijke beleidsonderwerpen en achter gronden via het blad R]entree. Dit blad is een gezamenlijke uitgave met het Participatiefonds en wordt gratis verspreid onder alle scholen, schoolbesturen en administratiekantoren in het Primair Onderwijs. In 2012 zijn vijf nummers van R]entree verschenen.

Congres 2012: ‘De verandering meester’ In november 2012 heeft het tweejaarlijks landelijk congres van het Vervangings onds plaatsgevonden, met als thema ‘Verandering’. Het congres draagt de naam ‘De verandering meester’. De organisatie van de dag is uitbesteed aan een extern bureau onder aansturing van het Vervangingsfonds. Het inhoudelijk programma van die dag is samengesteld door het Vervangingsfonds. De 15 workshops zijn onderverdeeld in de volgende thema’s: 1 Krimp 2 Meer werk met minder mensen 3 Ik als instrument voor verandering 4 Meer eigen verantwoordelijkheid.

38


De centrale boodschap van het congres is uitgangspunt geweest voor het samenstellen van het programma. Loesje – die een workshop verzorgde op de congresdag – verwoordt de boodschap treffend:

‘Verandering betekent alleen maar dat wat al bestond, nu niet meer werkt. Verandering is een confrontatie die je een stap terug zet en je dwingt iets anders te bedenken, iets nieuws, een nieuwe stap. De toekomst van je schoolorganisatie, van je carrière, van de rest van je leven is weer een braakliggend terrein geworden dat op mooie bouwplannen wacht. Het wordt pas lastig als je geen ideeën meer hebt. Omgaan met verandering doe je door creatief te zijn, positief-kritisch te zijn en te kijken vanuit nieuwe perspectieven, andere invalshoeken.’ De plenaire bijeenkomst is verder ingevuld met sprekers. Frank van der Linden als dagvoorzitter en Marc Lammers als keynotespeaker. Er waren 289 aanmeldingen en het congres is gewaardeerd met een gemiddeld rapportcijfer van 7,9.

Themagerichte trainingen en workshops Het Vervangingsfonds verzorgt regelmatig trainingen of voorlichtingsbijeen komsten over een bepaald (nog te agenderen) thema dat schoolleiders of andere betrokkenen in het Primair Onderwijs aangaat. Deze worden verzorgd door de eigen adviseurs van het fonds en/of door extern ingehuurde deskundigen.

Overige trainingen Voor alle personeelsleden, die op enige vakmatige wijze, direct of indirect, te maken hebben met arbo-, verzuimen re-integratieactiviteiten is er een trainingsaanbod ontwikkeld om de kennislacunes op gebied van arbo, verzuim en re-integratie op te vullen. Het trainings-aanbod bestaat uit een vijftal verschillende trainingen. De inschrijving voor de training(en) wordt in overleg met de AVR-adviseur of regioadviseur gedaan en hangt af van de activiteiten die in het projectplan worden uitgevoerd. Aantal trainingsplaatsen ingevuld in 2012: 1.423 Aantal trainingen gegeven in 2012:

Verzuim en re-integratie

30

Communicatievaardigheden

56

Leiderschap

15

IPB

6

Gezond beleid en werkstress

10

Totaal

117

39


Hoofdstuk 5

5 Bezwaar en beroep Het Vervangingsfonds valt als bestuursorgaan onder de werking van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Tegen besluiten van het Vervangingsfonds staat bezwaar en beroep open conform de Hoofdstukken 6, 7 en 8 Awb.

De mogelijkheden Als een schoolbestuur het niet eens is met een beslissing van het Vervangings fonds, dan is het mogelijk om binnen zes weken na dagtekening van deze beslissing bezwaar aan te tekenen bij het Bestuur. Het kan gaan om een beslissing over de uitvoering van het Reglement Vervangingsfonds, of een beslissing in het kader van een aanvraag voor een subsidie. Het schoolbestuur kan vervolgens, indien het dat wenst, het bezwaarschrift tijdens een hoorzitting mondeling toelichten. De beslissing op het bezwaarschrift kan een volledige of gedeeltelijke gegrondverklaring, dan wel een ongegrondverklaring van het bezwaar inhouden. Is het schoolbestuur het met deze uitspraak niet eens, dan kan het binnen een termijn van zes weken beroep instellen bij de Sector Bestuursrecht van de Arrondissementsrechtbank binnen het rechtsgebied waar het school bestuur is gevestigd. Tenslotte is hoger beroep mogelijk bij de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State.

Commissie bezwaarschriften Het Bestuur van het Vervangingsfonds heeft een commissie ingesteld die namens het Bestuur de ingediende bezwaarschriften behandelt. De commissie is samengesteld uit vier bestuursleden van het Vervangingsfonds. Op 31 december 2012 is de bezwaarschriftencommissie als volgt samengesteld:

voorzitter mr. P.H. Holthuis

leden E.F. van Bokhoven mr. H.K. Evers mr. drs. L. van Noort A.A. Rolvink

40

Jaarverslag Vervangingsfonds 2012 – Bezwaar en beroep

Gedurende de verslagperiode is de samenstelling van de bezwaarschriften commissie gewijzigd. De heer L. van Noort heeft per 5 juli 2012 het lidmaat schap van de heer C. Oderkerk overgenomen. De bezwaarschriftencommissie is elf keer in vergadering bijeengekomen.

De bezwaarschriften Aantallen Gedurende de verslagperiode zijn 126 bezwaarschriften bij het Bestuur ingediend (2011: 186 bezwaarschriften). Dit is een daling ten opzichte van de voorgaande jaren. In 2012 hebben 17 schoolbesturen van de mogelijkheid gebruik gemaakt hun bezwaarschrift tijdens een hoorzitting mondeling toe te lichten (2011: 15 hoorzittingen).

Jaar

Ingediende bezwaarschriften

2007

97

2008

32

2009

68

2010

114

2011

186

2012

126

Tabel 5.1

Overzicht van het aantal ingediende bezwaarschriften vanaf 2007 tot en met 2012

Onderwerpen Bij de bezwaarschriften gericht tegen beslissingen van het Vervangingsfonds is de volgende verdeling naar onderwerp te maken:

onderwerpen bezwaarschriften

2012

2011

Reglement Vervangingsfonds

98

161

Subsidie Aanvullend Pakket Bedrijfsgezondheidszorg

17

22

Subsidie Stimulans

1

3

Subsidie PO-Actief

10

-

126

186

Totaal Tabel 5.2

Overzicht van de onderwerpen van de bezwaarschriften in 2012 en 2011

41


Resultaten ingediende bezwaarschriften De resultaten van de ingediende bezwaarschriften zijn weergegeven in onderstaande tabel. De ingetrokken bezwaarschriften hebben vooral betrekking op de resultaten van ingestelde controles naar de rechtmatigheid van ingediende vervangingsdeclaraties. Indien bezwaarde aantoont dat vervangingsdeclaraties wel rechtmatig zijn ingediend, herziet het Vervangingsfonds de primaire beslissing onder voorwaarde dat het schoolbestuur gelijktijdig het bezwaarschrift intrekt. Dat verklaart het hoge aantal ingetrokken bezwaarschriften.

resultaten bezwaarschriften

2012

2011

Ingetrokken (al dan niet na herziening)

59

37

Nog in behandeling per 31 december 2012

13

79

Ongegrond

26

40

Gegrond

14

18

Niet ontvankelijk

14

12

126

186

Totaal Tabel 5.3

Overzicht van de resultaten van de bezwaarschriften in 2012 en 2011

De beroepschriften Gedurende de verslagperiode is door de Rechtbank Dordrecht één beroepschrift ongegrond verklaard. Daartegen heeft het schoolbestuur geen hoger beroep aangetekend. Een ander beroepschrift is door de Rechtbank Dordrecht gegrond verklaard. Het hiertegen door het Vervangingsfonds aangetekende hoger beroep is door de Raad van State gegrond verklaard. De Rechtbank Roermond heeft één beroepschrift ongegrond verklaard. Tegen laatstgenoemde uitspraak heeft het betreffende schoolbestuur inmiddels hoger beroep aangetekend bij de Raad van State.

Intern Klachtrecht Iedereen heeft het recht om bij het Vervangingsfonds een klacht in te dienen als hij of zij ontevreden is over de manier waarop hij of zij door het fonds wordt behandeld. Het klachtenreglement schrijft onder meer registratie en jaarlijkse publicatie voor van schriftelijk ingediende klachten. Gedurende het verslagjaar zijn door het Vervangingsfonds drie klachten behandeld. Twee klachten zijn gegrond verklaard en één klacht is ongegrond verklaard.

42

Jaarverslag Vervangingsfonds 2012 – Bedrijfsvoering

HOOFDSTUK 6

6 Bedrijfsvoering Inleiding Een goede bedrijfsvoering is een voorwaarde om (beleids)doelen en prestaties te realiseren. De in dit hoofdstuk opgenomen informatie over de bedrijfsvoering geeft inzicht in de verschillende aspecten van de bedrijfsvoering van het Vervangingsfonds. Daartoe zullen in dit hoofdstuk de volgende onderwerpen aandacht krijgen: • Kaderwet voor Zelfstandige Bestuursorganen • Kwaliteit bedrijfsvoering en informatievoorziening • Doelmatigheid • Risicobeheer • Controles t.b.v. het Vervangingsfonds • Rechtmatigheid • Treasury • Adviesraad • Personele ontwikkelingen.

Kaderwet voor Zelfstandige Bestuursorganen Met ingang van het verslagjaar valt het Vervangingsfonds onder de Kaderwet voor Zelfstandige Bestuursorganen (ZBO). Als gevolg hiervan is de rol van toezichthouder van het Ministerie van OCW veranderd in die van goedkeurende instantie. Dit heeft consequenties voor zowel de begroting als de jaarrekening. Formeel kan de Minister van OCW de begroting en de jaarrekening tegen houden als deze naar haar mening in strijd zijn met de Wet of met het algemeen belang. Daarnaast legt de Kaderwet een ander tijdstip op voor het aanleveren van het jaarverslag en de jaarrekening aan de verschillende instanties. Met ingang van dit verslagjaar moet voor 15 maart van het volgende jaar het jaarverslag binnen zijn bij de Eerste en Tweede Kamer der Staten-Generaal (Kaderwet art. 18, lid 2). Separaat daaraan dient de jaarrekening eveneens voor 15 maart aan de minister van OCW ter goedkeuring worden voorgelegd (Kaderwet art. 34, lid 1 en 2). Bij deze jaarrekening dient de accountant: • Een getrouwheidsverklaring te verstrekken; • Een rechtmatigheidsverklaring af te geven; • Een verslag van bevindingen te maken over de vraag of het beheer en de organisatie van de ZBO voldoen aan eisen van doelmatigheid.

43

Jaarverslag Vervangingsfonds 2012 – HOOFDSTUK 6

Het Vervangingsfonds pleegde over de eerste negen maanden een tussentijdse afsluiting te doen, zodat de accountant bij de finale controle minder tijd nodig zou hebben. In verband met de korte doorlooptijd voor het opstellen van een complete jaarrekening inclusief accountantsverslag, heeft deze tussentijdse afsluiting echter een ander karakter gekregen. Gekozen is voor het opstellen en onderbouwen van enkele stelposten die in voorgaande jaren nadrukkelijk de aandacht van de accountant hadden gekregen en deze vervolgens met de accountant te bespreken. Door deze handelwijze heeft de accountant tijdens de in december 2012 uitgevoerde interimcontrole al een belangrijk deel van het controlewerk kunnen doen. Hoewel de Kaderwet geen uiterste datum bevat voor het aanleveren van de begroting, heeft het Vervangingsfonds hierover wel een afspraak met de Minister van OCW gemaakt: zij verwacht op 15 oktober van jaar t de begroting voor het jaar t+1 en de meerjarenbegroting voor de jaren t+2 t/m t+4.

Kwaliteit bedrijfsvoering en informatievoorziening De uitvoeringsorganisatie van het Vervangingsfonds (UVF) beschikt over het ISO-certificaat. Dit certificaat heeft een geldigheidsduur van 3 jaar; de laatste keer dat het is verlengd was in 2010. Dit ISO-certificaat is een kwaliteitskeurmerk over de bedrijfsvoering. Het zegt feitelijk dat de uitvoeringsorganisatie werkt volgens bepaalde gestandaardiseerde procedures. De certificerende instantie voert elk jaar een toets uit om de voortgang van de bijsturing te blijven monitoren. Daarnaast beoordeelt deze instantie op welke wijze UVF actuele ontwikkelingen in haar bedrijfsvoering verwerkt en hierop haar processen bijstuurt. In het verslagjaar zijn diverse projecten gestart ter optimalisering van de bedrijfsprocessen bij de uitvoeringsorganisatie: 1 Optimalisering / Vitalisering UVF 2 Herinrichting Financiële Functie / Ontwikkelen Managementinformatie.

Ad 1.: Project optimalisering / vitalisering In het verslagjaar heeft de uitvoeringsorganisatie enkele verbetertrajecten binnen het project Vitalisering ter hand genomen teneinde de bedrijfsvoering effectiever en efficiënter uit te voeren: • aanpassingen als gevolg van wijziging van het reglement voor wat betreft Zwangerschaps- en Bevallingsverlof; • voorziene aanpassingen in het VDS systeem. Daarnaast is geïnventariseerd welke ideeën vanuit de ontwerpfase van het moderniseringstraject op korte termijn veel zouden kunnen opleveren zonder grote risico’s of grote investeringen. Kritieke succesfactoren die een belangrijke

44


rol hebben gespeeld bij de honorering van de verschillende deelprojecten binnen het project Optimalisering zijn: • gemak voor scholen • verbetering van de rechtmatigheid • verlaging van de uitvoeringskosten • verbetering van het ‘in control zijn’ van de uitvoeringsorganisatie waartoe ook wordt gerekend het verkleinen van risico’s en afhankelijkheden en het borgen dat de uitvoeringsorganisatie de komende jaren op een goede manier haar werk kan blijven doen. Ook deze zogenaamde ‘quick wins’ zijn gerealiseerd en betreffen o.a.: • de optimalisering rondom het proces handmatige declaraties • de optimalisering rond de pooltoolverwerking • de herinrichting en optimalisering van de procesinrichting en -uitvoering.

Ad 2.: Project financiële functie / managementinformatie De rode draad is de constatering dat de huidige tijd meer en hogere eisen stelt aan de kwaliteit van het financiële beheer van de fondsen, aan de transparantie, aan de rapportages, aan de (externe) verantwoording, dan vroeger het geval was. Wat nog niet zo lang geleden goed genoeg was, is nu al niet eens meer minimaal noodzakelijk. In dit licht is in het verslagjaar het project financiële functie / managementinformatie opgestart onder begeleiding van een externe dienstverlener. Het project heeft geleid tot een eerste inventarisatie die, zodra de contouren en besluitvorming omtrent het hoofdlijnenakkoord voor het Vervangingsfonds in 2013 heeft plaatsgevonden, verder gestalte zal krijgen. Met de start en volledige of gedeeltelijke realisatie van bovengenoemde projecten zijn belangrijke kwaliteitsverbeteringen geboekt op het ‘in control’ zijn van de uitvoeringsorganisatie. Een voorbeeld daarvan is het periodiek opstellen van een liquiditeitsrapportage.

Doelmatigheid Een algemeen aanvaarde definitie van doelmatigheid is: ‘de beoogde prestaties realiseren met de inzet van zo min mogelijke financiële, personele en materiële middelen’. Het beheer en de organisatie van het Vervangingsfonds moeten ook hieraan voldoen. Deze definitie van doelmatigheid levert echter het probleem op van de kwantificeerbaarheid van de beoogde prestaties van het Vervangingsfonds. De wettelijke doelstelling van het Vervangingsfonds luidt immers als volgt: het bieden van waarborgen voor de kosten van vervanging van afwezig personeel.

45


Met dit gegeven als uitgangspunt heeft het Vervangingsfonds zich in 2012 de vraag gesteld hoe is te bereiken en bewaken dat het beheer en de organisatie van het Vervangingsfonds zijn gericht op de inzet van zo weinig mogelijk financiële, personele en materiële middelen. In het verslagjaar heeft het Vervangingsfonds voorgesteld om daar met behulp van het onderstaande instrumentarium invulling aan te geven.

Prestatie-afspraken met uitvoerders extern In de door het Vervangingsfonds te sluiten uitvoeringscontracten met derden worden concrete afspraken gemaakt. Voor zover mogelijk is dat in de vorm van minimaal te realiseren prestatie-indicatoren over aantallen te leveren producten en diensten in relatie tot de te maken kosten. De voortgang wordt periodiek gemonitord.

Prestatie-afspraken met uitvoerders intern Ook intern bij het bestuursbureau van het Vervangingsfonds is sprake van uitvoerende afdelingen (ICT-diensten, behandeling bezwaar en beroep). Ook met deze uitvoerders zijn prestatie-afspraken gemaakt en afspraken over in te zetten personele, financiële en materiële middelen. De voortgang wordt periodiek gemonitord.

Inkoopbeleid Het inkoopbeleid dient enerzijds om te bewaken dat de fondsen aan formele aanbestedingseisen voldoen en anderzijds om bij het inkopen van producten en diensten de beste prijs/kwaliteitsverhouding te bedingen. In 2012 heeft het Bestuur de nota Inkoopbeleid vastgesteld die strikte regels bevat inzake de te volgen aanbestedingsprocedures bij diverse verwachte contractvolumes.

Inzichtelijk maken van kosten en baten van verschillende bedrijfsactiviteiten Door de samenhang tussen enerzijds de ingezette middelen en anderzijds de daarvoor geleverde prestaties inzichtelijk te maken, is het mogelijk om de doelmatigheid van de bedrijfsvoering te beoordelen. Het Vervangingsfonds kent de onderdelen Business, Bedrijfsgezondheidszorg en Uitvoeringskosten, waarbij het onderdeel Business nog nader is onderverdeeld in de subcategorieën ‘Verplicht’, ‘Gedecentraliseerd Verlof’ en ‘Vrijwillig’. Gegeven de aparte financiering is beoordeling van de doelmatigheid per stroom nodig. Bedrijfsgezondheidszorg bestaat uit een groot aantal projecten die voor het uitvoeren van de taken zijn c.q. worden gepland als besteding van de beschikbare middelen, i.c. van Ministeries ontvangen subsidies.

46


Een projectenadministratie maakt het mogelijk de doelmatigheid en de voortgang van deze projecten te volgen.

Begrotingsbewaking Uit een begroting en meerjarenraming blijkt in welke mate de beschikbare middelen toereikend zijn voor het verrichten van de taken van het fonds. Het meerjarig inzicht dient hoofdzakelijk ter visualisatie van eventuele grote verschuivingen in de nabije toekomst. Om inzicht te krijgen in de samenhang tussen de ingezette middelen en de geleverde prestaties, voert het Vervangingsfonds meerdere keren per jaar een nacalculatie uit op realisatie van de begroting. Daarbij is het doel een zodanige premie te heffen dat tegelijkertijd (1) de financiële last voor de scholen beperkt blijft en (2) de solvabiliteit van het Vervangingsfonds in stand blijft.

Flexibel personeelsbestand Voor de uitvoering van de structureel te verrichten taken van (het bestuurs bureau van het Vervangingsfonds) dient de personeelsomvang adequaat te zijn. Voor piekwerkzaamheden, eenmalig te verrichten werkzaamheden of werkzaamheden waarvoor een bijzondere expertise vereist is, kan extern personeel worden ingehuurd. Het bovenstaande is besproken met de Auditcommissie en de accountant. Dat heeft geleid tot de afspraak om begin 2013 te besluiten over een hernieuwd stelsel van doelmatigheidsbouwstenen die voor het Vervangingsfonds relevant zijn. Enkele punten van dat hernieuwde stelsel zijn: • Het opstellen van een normenkader. Dit normenkader moet aangeven wat de norm of ‘basiswaarde’ is voor een bepaalde activiteit; • Nader definiëren van de ketenverantwoordelijkheid. In de Kaderwet ZBO is bepaald dat het fonds verantwoordelijkheid heeft ten aanzien van de doelmatigheid in de hele keten. In 2013 zal dit een nadere uitwerking krijgen. Daarbij is echter wel de kanttekening dat de diverse schakels in de keten de eindverantwoordelijkheid hebben over de mate waarin zij hun werkzaamheden doelmatig verrichten. Door de inhoud van het Reglement heeft het fonds echter wel grote invloed daarop. Het is belangrijk dat het fonds de eigen processen zodanig inricht dat de andere schakels in de keten zo doelmatig mogelijk kunnen werken; • Een mogelijke prestatie-indicator zal zijn het aantal klachten per thema; • Een andere mogelijke prestatie-indicator zal zijn de tijd die het neemt klachten in behandeling te nemen en af te wikkelen; • Het bouwen van een systeem waarmee monitoring van efficiëntie en effectiviteit mogelijk is. Dit mag overigens niet leiden tot een grote toename van de administratieve lasten; • Het is noodzakelijk om toezichthouder OCW te betrekken bij de bouw en inrichting van het doelmatigheidsinstrument.

47


In het verslagjaar is de verantwoording over de doelmatigheid op de volgende wijze ingericht: • Kwartaalrapportages. Het bestuursbureau informeert het Bestuur via deze rapportages over de ontwikkelingen in de afgelopen maanden en de verwachtingen met betrekking tot de rest van het jaar. Op basis daarvan kan het Bestuur eventueel besluiten tot beleidswijzigingen. Met ingang van het verslagjaar is aan deze rapportage een liquiditeitsoverzicht toegevoegd; • Jaarverslag. Het Vervangingsfonds stelt over ieder kalenderjaar een jaarverslag op. Dit jaarverslag bevat een inhoudelijk verslag over de in verslagperiode verrichte activiteiten op de diverse beleidsterreinen; • Jaarrekening. Het Vervangingsfonds stelt over ieder kalenderjaar ook een jaarrekening op. De jaarrekening bevat de jaarcijfers en toelichting daarop en wordt afgesloten met de accountantsverklaring; • Verantwoording aan OCW. De toezichthouder, het Ministerie van OCW, krijgt bovengenoemde kwartaalrapportages en de jaarrekening toegestuurd. Op deze manier legt het Vervangingsfonds verantwoording af over het gevoerde beleid en de ontwikkeling van vervangingskosten en kosten voor de bedrijfsgezondheidszorg. De kwartaalrapportages en de begroting voldoen aan een in 2007 door het Bestuursbureau opgestelde rapportagestructuur. Deze rapportagestructuren zijn ook in de in 2008 hernieuwde Beheersovereenkomst met het Ministerie van OCW opgenomen en zullen naar verwachting ook deel uitmaken van de in 2013 te sluiten Beheersovereenkomst. Daarnaast geven deze verantwoordingen inzicht in de middelen die nodig zijn geweest voor het uitvoeren van de wettelijk opgelegde taken en voor het realiseren van de onderscheiden producten of diensten.

Risicobeheer Het risicobeheersingsbeleid van het Vervangingsfonds richt zich op duurzame bewaking van de solvabiliteit en liquiditeit van het fonds en het waar mogelijk beperken van de risico’s voor de continuïteit van de bedrijfsvoering van het fonds. In het verslagjaar was er op het vlak van de duurzame bewaking het nodige te doen. Het Vervangingsfonds is het jaar begonnen met een negatief eigen vermogen van € 16,7 mln. en ook over de liquiditeitspositie waren in de eerste helft van het jaar de nodige zorgen. Onderstaand wordt hierop nader ingegaan. Een verhandeling over het risicobeheersingsbeleid sluit deze paragraaf af.

Solvabliteitspositie De solvabiliteit is de verhouding tussen het eigen vermogen en het totaal vermogen. Idealiter ligt deze tussen de 0,25 en 0,5. In het geval van het Vervangingsfonds was aan het begin van 2012 sprake van een negatief eigen vermogen.

48


Om het eigen vermogen weer uit de rode cijfers te krijgen heeft het Bestuur nog in 2011 besloten tot een premieverhoging per 1 januari 2012. Omdat er halverwege het jaar geen aanleiding leek te zijn om ook per 1 augustus de premie nogmaals te verhogen, is toen niets gedaan in het kader van risicobeheer. In de zomermaanden bleek echter dat de premie-opbrengsten aanzienlijk lager zouden uitpakken dan aanvankelijk verwacht. Dit heeft geresulteerd in een positief resultaat van slechts € 5,6 mln. (begroot was ruim € 21 mln.). Het eigen vermogen is daardoor niet op de geplande € 5 mln. uitgekomen, maar op een nog altijd negatief vermogen van € 11,1 mln. Om de premieverhoging voor 2013 niet te hoog te laten uitvallen, heeft het Bestuur tijdens de behandeling van de begroting voor 2013 t/m 2016 besloten dat dit negatieve vermogen in een periode van maximaal 3 jaar moet worden weggewerkt.

Liquiditeitspositie De liquiditeitspositie van het Vervangingsfonds was in de eerste helft van het verslagjaar hoofdzakelijk van dien aard dat het Vervangingsfonds zich genoodzaakt zag een beroep te doen op de kredietfaciliteit van € 23 mln. bij het ministerie van Financiën. Deze faciliteit is in het kader van het schatkistbankieren beschikbaar gesteld om dergelijke problemen op te vangen. De verwachting is dat door de premieverhogingen van 1 augustus 2012 en 1 januari 2013, en door striktere afspraken met salarisverwerkers en schoolbesturen te maken – de mogelijkheid uitbetaling van de declaraties op te schorten totdat de liquiditeitspositie uitbetaling toestaat – de liquiditeits positie in 2013 minder zorgen zal baren. Laatstgenoemde afspraken met salarisverwerkers en schoolbesturen moeten ertoe leiden dat niet eerder declaraties zullen worden uitbetaald dan de dag waarop de verschuldigde premies zijn bijgeschreven op de rekening van het Vervangingsfonds. Overigens wordt een beroep op de kredietfaciliteit bij het ministerie van Financiën ook in 2013 voorzien. Zoals ook bovenstaand reeds opgemerkt heeft het Bestuur besloten om het instrument van de premieheffing niet al te zwaar in te zetten. Daardoor zal het ook enige tijd vergen voordat helemaal geen beroep op de kredietfaciliteit bij het ministerie van Financiën meer nodig zal zijn.

Beleid ter beperking van de risico’s Aan de inkomstenkant (de premie-afdrachten door schoolbesturen) is het grootste risico dat de schoolbesturen niet voor alle personeelsleden (de juiste) premie afdragen. Aangezien het fonds in 2012 nog niet beschikte over een verzekerden administratie op individueel (persoons-)niveau, heeft het Vervangingsfonds periodiek beoordeeld of er niet van jaar tot jaar onverklaarbaar grote schommelingen in de premie-afdrachten van de schoolbesturen zijn voorgekomen.

49


Het Vervangingsfonds is voornemens om in 2013 met de salarisverwerkers tot concrete afspraken voor verdere verbetering te komen over een juiste en volledige premie-afdracht. Aan de uitgavenkant (de betaling van de declaraties voor vervangingskosten) doet zich een tweetal risico’s voor: 1 De schoolbesturen (of hun administratiekantoren) brengen ten onrechte bij het fonds kosten in rekening van vervangers. Er is dan sprake van onrechtmatige declaraties (zie hierover een volgende paragraaf van dit hoofdstuk); 2 Een onverwacht sterke toename van het ziekteverzuim en/of de vervangingsgraad en daarmee van de door het fonds te financieren vervangingskosten. Het Bestuur van het Vervangingsfonds kan op elk gewenst moment met een premiewijziging ingrijpen als de exploitatie zich onverwachts ongunstig zou ontwikkelen. Hoewel de grootste risico’s daardoor formeel zijn afgedekt, is het beleidsmatig echter zeer ongewenst om schoolbesturen plotseling met drastische premieverhogingen te confronteren. In de regel past het Bestuur de premie slechts aan per begin kalenderjaar of per begin schooljaar, waarbij het Bestuur veel waarde hecht aan de feitelijke premiedruk van hun aanpassingen bij de schoolbesturen. Een ander risico voor het komende jaar is dat door de complexiteit en veelheid aan factoren het ziekteverzuim en daarmee de gedeclareerde vervangingskosten vanaf het schooljaar 2012 – 2013 kunnen gaan toenemen. Het Vervangingsfonds zal dit risico het hoofd gaan bieden door: a nog intensiever in te zetten op een (brede) aanpak van het ziekteverzuim en b door beter dan in het afgelopen jaar de vinger aan de pols te houden voor wat betreft de (sturings)informatie omtrent de ontwikkeling van de vervangingskosten, zowel in de tijd als ten opzichte van de begroting.

Controles ten behoeve van het Vervangingsfonds A Onderwerp van de controle De controles ten behoeve van het Vervangingsfonds richten zich op de volgende elementen: • de premiebetaling en de door schoolbesturen tot 1-8-12 verschuldigde WAO-afdracht aan het Vervangingsfonds; • de door schoolbesturen ingediende vervangingsdeclaraties.

50


B Toetsingskader Tijdens de controle beoordeelt de accountant of de afdrachten aan het Vervangingsfonds en de ingediende declaraties zijn verricht conform wat daarover is bepaald in de van toepassing zijnde reglementen en de bestuursvoorschriften van het Vervangingsfonds.

C Controle-aanpak De controles die in het verslagjaar ten behoeve van het Vervangingsfonds plaats vonden betreffen de volgende drie onderdelen: 1 Administratieve systeemcontroles 2 Specifieke controles 3 Rechtmatigheidcontrole.

Ad (1) Administratieve systeemcontroles: Hiermee is bedoeld het geheel van systematische en administratieve beoordelingen van alle premieafdrachten en declaraties. Deze beoordelingen vinden plaats bij: • de verwerking van periodieke verantwoordingen; • afdrachten van premies en het indienen van declaraties; • jaarlijkse eindafrekeningen; • incidentele afdrachten en declaraties. Voorbeelden van deze beoordelingen zijn de zogenaamde 3-maanden termijn, declaraties die betrekking hebben op niet declarabele vormen van afwezigheid en het afdragen van premie voor de vrijwillige verzekering als het bestuur zich daarvoor heeft aangemeld. Deze controle is in handen van de uitvoeringsorganisatie van het Vervangings fonds.

Ad (2) Specifieke controles: De accountant van het fonds kan een deel van zijn controlecapaciteit inzetten voor bijzondere opdrachten als specifieke aandachtsgebieden, nieuwe regel geving en systeem-aanpassing, omvangrijke nadeclaraties, vermoedens van onregelmatigheden etc. In het verslagjaar zijn dergelijke opdrachten niet gegeven.

Ad (3) Rechtmatigheidcontrole: Naast bovenstaande controle doet de accountant jaarlijks een specifieke controle ten aanzien van de rechtmatigheid van declaraties en premieafdracht. De rapportage over de rechtmatigheidcontrole 2012 behoort niet tot dit jaarverslag maar gebeurt separaat hieraan voor 1 juli 2013. Onderstaand wordt nader ingegaan op dit onderwerp en de aanpak die het Vervangingsfonds daarbij voor ogen staat.

51


Rechtmatigheid Hoewel, in vergelijking met voorgaande jaren, de rechtmatigheidcijfers een steeds beter beeld lijken te geven, is het doel – een onrechtmatigheid onder de 1% – nog altijd niet bereikt. Vanaf begin 2009, toen het Bestuur een Verbeterplan Rechtmatigheid heeft goedgekeurd, is wel de nodige progressie geboekt. Een korte samenvatting van de elementen van dit plan en de stand van zaken is het volgende.

1. Dynamisering en integratie van de controle Dynamisering houdt in dat al gedurende het boekjaar de steekproefcontroles worden uitgevoerd. Het grote voordeel van deze dynamisering is dat als er systematische fouten gedurende het boekjaar worden geconstateerd, deze in het verdere verloop van het jaar gecorrigeerd kunnen worden.

2. Selectieve controle gericht op werkprocessen: AO/IB-barometer Het Vervangingsfonds heeft in 2012 de zogenaamde ‘barometer’ geactualiseerd en geherintroduceerd om het Vervangingsfonds te ondersteunen bij de kwaliteitstoets rondom de bedrijfsvoering. Dit omvat alle ‘ketenpartners’ in het proces van onderwijsinstelling – bevoegd gezagsorgaan – administratiekantoor tot salarisverwerker/ softwareleverancier en Vervangingsfonds. De baro meter vertaalt de minimale administratieve organisatie en interne beheersingsvereisten rondom premie-inkomsten en vervangingsdeclaraties in controlemaatregelen door middel van een vragenlijst. In 2012 is deze ‘barometer’ bij 18 administratiekantoren en/of bevoegde gezagen toegepast. De uitkomsten van het bovenstaande ‘barometer’ zijn in maart 2013 gepresenteerd aan en besproken met de Auditcommissie. Deze heeft geadviseerd om de uitkomsten hiervan te gebruiken om te onderzoeken waar het fonds nog iets mee kan, waar nog winst is te boeken. Daarnaast zou het fonds dit vanuit de ketenverantwoordelijkheid als aangrijppunt kunnen gebruiken om aan te geven wat inmiddels goed gaat en waar in de keten nog verbeterpunten liggen. De Auditcommissie heeft geadviseerd om dat te koppelen aan de actiepunten uit de managementletter.

3. Gestructureerd overleg met administratiekantoren In 2008 is in overleg met de administratiekantoren besloten om een gestructureerd overleg (werkgroep) te starten met vertegenwoordigers van administratiekantoren, KPMG en het Vervangingsfonds. De taken van deze werkgroep, die periodiek onder voorzitterschap van het Vervangingsfonds bij elkaar komt, zijn: • toetsen van voorgenomen beleid van het Vervangingsfonds op uitvoerings(on)mogelijkheden; • (voor)overleg voeren over de accountantscontrole (AO/IB-barometer);

52


• afspraken maken over ieders verantwoordelijkheid met betrekking tot het rechtmatig declareren bij het Vervangingsfonds; • werkafspraken maken over de beschikbaarheid en volledigheid van documenten ten behoeve van de controle door het Vervangingsfonds; • bespreken van voorstellen voor administratieve vereenvoudiging. De opzet was om dit overleg 4 x per jaar te hebben. Daar is in de praktijk om uiteenlopende redenen echter weinig van terecht gekomen; er is in 2012 slechts 1 bijeenkomst geweest. Het Vervangingsfonds is voornemens om in 2013 deze bijeenkomsten weer vaker te houden.

4. Administratieve vereenvoudiging/Actualisering reglementen Bij een aantal geconstateerde fouten is het de vraag of de reglementen van het Vervangingsfonds nog toegesneden zijn op de huidige praktijk, dan wel of schoolbesturen door andere wetgeving (bijvoorbeeld WIA, Wet verbetering Poortwachter) al verplicht zijn maatregelen te nemen die het Vervangingsfonds ook voorschrijft. In dat geval zou controle door het Vervangingsfonds achter wege kunnen blijven. De reglementen van het Vervangingsfonds zouden op die punten moeten worden geactualiseerd. In het verslagjaar hebben zowel de Auditcommissie als het Bestuur (in een aparte vergadering) gesproken over de mogelijkheden om tot enkele vereen voudigingvoorstellen van het Reglement te komen. In de aparte bestuurs vergadering is gesproken over de volgende aspecten: • het beperken van uitzonderingen; • het uitsluitend bekostigen / verevenen van ziekteverzuim (omdat ziekte iemand kan overkomen en andere bekostigingszaken vrij goed zijn te regelen); • een eigenrisicodragerschap van twee weken voor alle schoolbesturen; • het verminderen van de verantwoordingslast; • het verplaatsen van de controle op rechtmatigheid naar de declaraties indienende schoolbesturen; • het bieden van een prikkel tot verzuimbestrijding, bijvoorbeeld een lowclaimkorting. Zoals ook genoemd in het Verslag van het Bestuur heeft het Bestuur op basis van deze extra vergadering besloten dat dit onderwerp hoge prioriteit heeft en dat met grote spoed nader onderzoek nodig is. Daartoe zijn in het verslagjaar al de nodige stappen gezet, die allemaal een vervolg zullen krijgen in 2013.

5. Systeemcontroles De via de salarisverwerkers bij het Vervangingsfonds aangeleverde declaraties gaan langs een aantal geautomatiseerde systeemcontroles alvorens zij een fiat voor betaling krijgen.

53


De mogelijkheid van aanvullende systeemcontroles is uitvoerig onderzocht. De bevindingen zijn dat een blokkade of extra controles aan de ‘voorkant’ plaatsen, lastiger is dan het lijkt, zeker als het gaat om het CASO-systeem. Systemen van andere salarisverwerkers zijn daarin iets flexibeler. Vanwege het verdwijnen van het CASO-systeem – 2013 is het laatste jaar dat dit systeem nog operationeel is – is te verwachten dat deze systeemcontroles steeds meer het gewenste effect zullen hebben. Met diverse salarisverwerkers zijn afspraken gemaakt over de aan te leveren gegevensset en intern is een aparte applicatie gemaakt ter verwerking van die declaraties. Bij die verwerking vinden een aantal concrete systeemcontroles plaats, uit te splitsen in relatiecontroles, domeincontroles en inhoudscontroles. In totaal voert het Vervangingsfonds 67 systeemcontroles uit die tot signalen kunnen leiden en het eventueel blokkeren van een declaratie.

6. Publiciteit/Communicatie Schoolbesturen zijn verantwoordelijk voor het op een correcte (reglementaire) wijze in rekening brengen van de vervangingskosten bij het Vervangingsfonds. Aan de bron moeten de schoolbesturen de juiste gegevens aan de administratiekantoren aanleveren zodat niet achteraf – bij de steekproefsgewijze rechtmatigheidscontrole – blijkt dat er foutief is gedeclareerd. Dat risico bestaat vooral bij de fouten: • Geen ziekte of gebrek • Geen afwezigheid • Afwijking lesrooster en • Niet voldaan aan eis tot taakuitbreiding. In de communicatie met de schoolbesturen, o.a. via Rentree en de website Vf/Pf, is en zal regelmatig aandacht van de schoolbesturen (worden) gevraagd voor een correcte wijze van declareren, en wel met name op de bovengenoemde punten.

7. Sancties Het Vervangingsfonds kent een systeem van waarschuwingen, gevolgd door sancties (administratieve heffingen) indien schoolbesturen (herhaalde malen) onrechtmatig bij het fonds declareren. Het Vervangingsfonds heeft wettelijk geen bevoegdheid om nog andere sancties op te leggen. Zelfs het Ministerie van OCW heeft die bevoegdheid nog niet formeel gekregen. In 2013 zal hierin echter wel verandering komen.

54


Treasury Het Vervangingsfonds int premies en keert vervangingskosten uit. Het is de verantwoordelijkheid van het Vervangingsfonds om te zorgen voor voldoende middelen. Tot 2008 was het beleid daarbij om ‘just in time’ te kunnen uitbetalen, hetgeen betekende dat uitbetaling van declaraties vrijwel op hetzelfde moment plaats vond als de premieafdracht. Het gevolg hiervan was dat controle op de rechtmatigheid pas achteraf – dat wil zeggen na uitbetaling van declaraties – kon plaatsvinden. Vanwege een andere werkwijze bij de nieuwe salarisverwerkers, is voor school besturen die hiervan gebruik maken met ingang van september 2008 afgestapt van dit just-in-time principe. Dit betekent dat voor ongeveer 70 procent van de schoolbesturen nu geldt dat zij eerst de betalingen aan hun vervangers voorschieten en later, in de eerste helft van de volgende maand, deze van het Vervangingsfonds uitbetaald krijgen. Een belangrijk bijkomend effect hiervan is dat het Vervangingsfonds voorafgaand aan uitbetaling eerst enkele controles kan uitvoeren en bij geconstateerde fouten de desbetreffende declaraties kan blokkeren.

Adviesraad In 2010 is de Adviesraad opgericht. De doelstelling van deze raad is om door adviezen te geven een bijdrage te leveren aan de kwaliteitsverhoging van de producten en de diensten van het Vervangingsfonds en het Participatiefonds. Hierbij is een tweetal functies te onderscheiden: • Klankbord: algemene feedback m.b.t. producten en diensten voor het onderwijsveld; • Denktank: het leveren van input voor mogelijke verdere kwaliteitsverhoging. De Adviesraad verricht zijn werkzaamheden in het belang van het bevoegd gezag, de directie, het onderwijzend personeel, de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad en het onderwijs ondersteunend personeel in de sector PO. De adviesraad houdt zich niet bezig met individuele klachtenbehandeling.

55


De adviesraad heeft tot taak de directie te adviseren over de ontwikkeling en implementatie van producten en diensten van het Vervangingsfonds en het Participatiefonds, namelijk: • de algemene werkwijze ten aanzien van scholen en schoolpersoneel; • de wijze van communicatie ten aanzien van de doelgroepen; • de inhoud en vormgeving van producten en diensten; • de resultaten van activiteiten in het onderwijsveld; • de wijziging van de reglementen van het Vervangingsfonds en het Participatiefonds; • de modernisering van het Vervangingsfonds; • de rapportages van de uitvoeringsorganisaties; • de activiteiten-plannen van de regio-adviseurs en reintegratiedeskundigen. Het reglement van de Adviesraad is op 1 maart 2010 in werking getreden. Het functioneren van de Adviesraad zal iedere twee jaar worden geëvalueerd. Feitelijk is dat gebeurd in februari 2013. In 2012 is de Adviesraad vier keer bijeen geweest.

Personele ontwikkeling Gedurende het verslagjaar zijn de volgende functies bij het bestuursbureau ontstaan en opgevuld: • 2 x medewerk(st)er afhandeling bezwaarschriften • Beleidsmedewerkster • functioneel applicatiebeheerder • assistent casemanager (0,6 fte) • projectleider automatiseringsproject VUIST (per 1-1-13 in dienst bij het Vervangingsfonds; tot deze datum op inhuurbasis). Daarnaast is een medewerkster van de uitvoeringsorganisatie uit Heerlen gedetacheerd geweest als leider van het project Intensivering Aanpak Ziekteverzuim.

56

Jaarverslag Vervangingsfonds 2012 – Organisatie

Hoofdstuk 7

7 Organisatie Het Vervangingsfonds is een stichting die wordt bestuurd door een Bestuur dat bestaat uit vertegenwoordigers van werknemers- en werkgeversorganisaties. Het bestuursbureau van het fonds heeft tot taak: • de beleidsvoorbereiding voor het Bestuur en • het coördineren en uitvoeren van het beleid dat het Bestuur heeft vastgesteld. Daarnaast verzorgt het bestuursbureau de aansturing van de uitvoerings organisatie. Mede in verband met het onder de werkingssfeer vallen van de Kaderwet ZBO’s is per 1 januari 2012 een nieuw Besluit Vervangingsfonds/Participatiefonds in werking getreden. Daarin is geregeld dat de bestuursleden van het fonds niet langer worden benoemd door de werkgeversen werknemersorganisaties in het onderwijs, maar door het Bestuur zelf. De vereniging PO-raad en de vier Centrales van Overheids- en Onderwijspersoneel hebben personen voor benoeming voorgedragen. De omvang van het Bestuur is in dat kader ook teruggebracht van 16 naar 8 leden. Deze wijzigingen hebben per 1 april 2012 hun beslag gekregen na het passeren van de hiervoor benodigde akte van statutenwijziging.

Het Bestuur Op 31 december 2012 was het Bestuur als volgt samengesteld:

onafhankelijk voorzitter mr. P.H. Holthuis

leden A.J.F. Duif

(AC)

A.A. Rolvink

(ACOP)

P. Banis

(CCOOP)

mr. H.K. Evers

(CMHF)

H.J. Gerichhausen

(PO-Raad)

H.F.J. Hoedemakers

(PO-Raad)

drs. E.F. van Bokhoven (PO-Raad) E.P.M. van Dorp

(PO-Raad)

57


Per 1 januari 2012 is J. Witten uitgetreden. Als gevolg van de statutenwijziging zijn per 1 april 2012 de volgende bestuursleden uitgetreden: T.A.M. van de Pas W. Prins C.B.D. Smit S.J. Steen C. Oderkerk M.l. Bos W. Bos M.A. van der Ven B. Keizer Per 1 april 2012 zijn de volgende bestuursleden aangetreden: H.J. Gerichhausen H.F.J. Hoedemakers Per 13 juli 2012 is M.R.J. Rog afgetreden als bestuurslid. Hij is per 20 september 2012 opgevolgd door P. Banis. Laatstgenoemde is op zijn beurt per 7 februari 2013 opgevolgd door mevrouw J.C. Krijt. Per 1 januari 2013 is de heer A.A. Rolvink afgetreden als bestuurslid. Hij is per 7 februari 2013 opgevolgd door mevrouw E.M. Verheggen.

De Auditcommissie In 2007 is een Auditcommissie ingesteld. De taak van deze commissie is het informeren en adviseren van het Bestuur en de directie over de volgende onderwerpen: 1 de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante weten regelgeving; 2 de financiële informatieverschaffing door Vf/Pf: toepassing en beoordeling van effecten van nieuwe regels, inzicht in de behandeling van ‘schattingsposten’ in de jaarrekening, prognoses, werk van de externe accountant terzake; 3 voorstellen aan het Bestuur tot het vaststellen van de jaarrekening; 4 voorstellen aan het Bestuur tot het vaststellen van de begroting; 5 adviseren van Bestuur en directie aangaande de door de accountant uitgebrachte: • managementletter naar aanleiding van de interim controle • accountantsverslag naar aanleiding van de jaarrekening • rapport van bevindingen inzake de rechtmatigheid • andere tussentijdse financiële rapportages

58


6 aanspreekpunt van de directie op financieel gebied; 7 eerste bestuurlijke aanspreekpunt voor de accountant en de directie bij: • financiële ontwikkelingen welke direct gevolg hebben voor (het functioneren van) de organisatie; • onderwerpen waarvan de directie, de accountant of de commissie van mening is dat deze van dusdanige aard zijn dat deze (voorbereid door de commissie) ingebracht dienen te worden in het Bestuur. Op 31 december 2012 was de Auditcommissie als volgt samengesteld:

onafhankelijk voorzitter mr. P.H. Holthuis

leden uit het Bestuur A.A. Rolvink H.J. Gerichhausen

leden van buiten het Bestuur P.A. Taapke RA mr. N. Ph. Geelkerken Gedurende de verslagperiode heeft de heer H.J Gerichhausen de plaats ingenomen van de heer S.J. Steen. De Auditcommissie is in het verslagjaar vier keer in vergadering bijeengekomen.

Samenstelling bestuursbureau Het bestuursbureau is gevestigd in Rotterdam. Per 31 december 2012 waren bij het bestuursbureau een directeur, een adjunct-directeur, een viertal clusterhoofden, een vijftal (senior) beleidsmedewerkers, een vijftal casemanagers, een functioneel applicatiebeheerder en secretariële ondersteuning werkzaam.

59


Organogram Bestuursbureau Directeur drs. F.A. van Dijk

Adjunctdirecteur drs. M.R. Touw

Financieeleconomisch beleidsmedewerker

Cluster Beleid

60

Secretariaat

Cluster Juridisch

Cluster Casemanagement

Cluster ICT


Organogram Uitvoeringsorganisatie Heerlen ,

Manager M.J.M. Goossen

Financiële administratie en control

Secretariaat

Business ondersteuning / automatisering

Helpdesk/uitvoering

Beleid en communicatie

Regioadviseurs en Re-integratie deskundigen

61


Hoofdstuk 8

8 Jaarrekening Kerncijfers (alle bedragen x €1.000) Primair Onderwijs

ultimo 2012

ultimo 2011

ultimo 2010

Schoolbesturen

1.145

1.170

1.195

Onderwijsinstellingen

7.349

7.439

7.495

Schoolbesturen vrijwillig verzekerd

922

940

964

Premiepercentage verplicht

7,52

7,90

7,56

Premiepercentage vrijwillig

7,48

8,50

7.56

372.746

378.390

372.751

11.772

15.950

13.268

362.353

412.551

389.093

Overige lasten

16.580

20.917

19.729

Totaal resultaat

5.585

-39.128

-22.803

-11.083

-16.668

22.460

Kerncijfers (alle bedragen x €1.000) Totaal premieopbrengsten Overige baten Totaal vervangingskosten

Stand reserves

62

Jaarverslag Vervangingsfonds 2012 – Jaarrekening

Balans per 31 december 2012 na resultaatverdeling (alle bedragen x € 1.000) Activa

31-12-2012

31-12-2011

Vlottende activa Te vorderen WAO gelden

[1]

78

1.405

Te vorderen premie en premiedifferentiatie

[2]

25.694

29.005

Overige vorderingen en overlopende activa

[3]

209

188

25.981

30.598

[4]

-11.083

-16.668

Kredietfaciliteit Ministerie van Financiën

[5]

3.946

10.303

Te betalen vervangingsuitkeringen

[6]

19.533

23.814

Nog te betalen premiedifferentiatie

[7]

10.107

7.454

Overige schulden en overlopende passiva

[8]

3.478

5.695

37.064

47.266

25.981

30.598

17.600

27.200

Totaal

Passiva Eigen vermogen

Kortlopende schulden

Totaal

Niet uit de balans blijkende verplichtingen

[9]

63


Rekening van Baten en Lasten over 2012 (alle bedragen x € 1.000) Baten

2012

2011

Premie-opbrengsten

[10]

372.746

378.390

Overige opbrengsten

[11]

120

4.293 372.866

382.683

[12]

6.132

6.132

Subsidie BGZ-uitvoering [13]

1.801

1.720

Vergoeding uitvoeringskosten

[14]

3.719

3.775

Rentebaten

[15]

–

30

384.518

394.340

Subsidies BGZ

Totaal Baten

Lasten Vervangingskosten

[16]

362.353

412.551

Kosten BGZ

[17]

9.247

12.226

Kosten uitvoering

[18]

7.305

8.691

Rentelasten

[19]

28

–

378.933

433.468

5.585

-39.128

Totaal Lasten

Resultaat

64

[20]


Kasstroomoverzicht over 2012 (alle bedragen x € 1.000) Het kasstroomoverzicht is opgesteld volgens de indirecte methode.

Resultaat

2012

2011

5.585

-39.128

Aanpassingen voor: Mutaties in werkkapitaal: Afname vorderingen [1 tm 3]

4.617

-3.715

Afname kortlopende schulden [6 tm 8]

-3.845

633 772

-3.082

Kasstroom uit operationele activiteiten

6.357

-42.210

Netto kasstroom

6.357

-42.210

Toename geldmiddelen

6.357

-42.210

65


Toelichting behorende tot de jaarrekening 2012 Algemeen De statutaire vestigingsplaats van de stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs is Rotterdam. Het huidige vestigingsadres is Blaak 22 te Rotterdam. De hoofdactiviteiten van deze stichting volgens haar statuut zijn: • het bieden van waarborgen aan aangeslotenen voor de kosten van vervanging bij afwezigheid van personeel en kosten voortvloeiend uit verplichtingen uit hoofde van de rechtspositie van personeel in het primair onderwijs, voor zover dat gebruik maakt van de regeling voor vrijwillige taakvermindering krachtens de op het betreffende personeelslid toepasselijke onderwijswetgeving; • het invoeren en in stand houden van bedrijfsgezondheidszorg in het onderwijs, alsmede het bevorderen en bewaken van de kwaliteit van die zorg. De onderliggende jaarrekening bevat financiële informatie van een individuele rechtspersoon en heeft betrekking op het boekjaar 2012. Het Bestuur heeft op 14 maart 2013 de jaarrekening opgemaakt.

Toegepaste standaarden De jaarrekening is opgesteld volgens de bepalingen van de ‘Beheersovereen komst Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs’ versie 2008 waarbij conform bijlage 2 artikel 5 de jaarrekening is opgesteld conform titel 9 boek 2 BW. De grondslagen die worden toegepast voor de waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling zijn gebaseerd op historische kosten.

Vergelijkende cijfers Ter bevordering van het inzicht zijn enkele vergelijkende cijfers aangepast, zonder dat deze aanpassingen effect hebben op het vermogen en het resultaat.

Grondslagen voor de waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling Voor zover niet anders is vermeld, worden activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Een actief wordt in de balans opgenomen wanneer het waarschijnlijk is dat de toekomstige economische voordelen naar de organisatie zullen toevloeien en de waarde daarvan betrouwbaar kan worden vastgesteld. Een verplichting wordt in de balans opgenomen wanneer het waarschijnlijk is dat de afwikkeling daarvan gepaard zal gaan met een uitstroom van middelen en de omvang van het bedrag daarvan betrouwbaar kan worden vastgesteld.

66


Baten worden in de rekening van baten en lasten opgenomen wanneer een vermeerdering van het economisch potentieel, samenhangend met een vermeerdering van een actief of een vermindering van een verplichting, heeft plaatsgevonden, waarvan de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld. Lasten worden verwerkt wanneer een vermindering van het economisch potentieel, samenhangend met een vermindering van een actief of een vermeerdering van een verplichting, heeft plaatsgevonden, waarvan de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld. Indien een transactie ertoe leidt dat nagenoeg alle of alle toekomstige economische voordelen en alle of nagenoeg alle risico’s met betrekking tot een actief of verplichting aan een derde zijn overgedragen, wordt het actief of de verplichting niet langer in de balans opgenomen. Verder worden activa en verplichtingen niet meer in de balans opgenomen vanaf het tijdstip waarop niet meer wordt voldaan aan de voorwaarden van waarschijnlijkheid van de toekomstige economische voordelen en betrouwbaarheid van de bepaling van de waarde. De opbrengsten en kosten worden toegerekend aan de periode waarop zij betrekking hebben. De jaarrekening wordt gepresenteerd in euro’s, de functionele valuta van de onderneming. Alle financiële informatie in euro’s is afgerond op het dichtstbijzijnde duizendtal, tenzij anders vermeld.

Gebruik van schattingen De opstelling van de jaarrekening vereist dat het Bestuur oordelen vormt en schattingen en veronderstellingen maakt die van invloed zijn op de toepassing van grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en verplichtingen, en van baten en lasten. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. De schattingen en onderliggende veronderstellingen worden voortdurend beoordeeld. Herzieningen van schattingen worden opgenomen in de periode waarin de schatting wordt herzien en in toekomstige perioden waarvoor de herziening gevolgen heeft.

Financiële instrumenten Financiële instrumenten bevatten vlottende activa, liquide middelen en kortlopende schulden. Financiële instrumenten gerelateerd aan premies en vervangingskosten worden bij eerste opname verwerkt tegen reële waarde. Wijzigingen in die reële waarde worden verantwoord in de staat van baten en lasten. Alle overige financiële instrumenten worden gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs op basis van de effectieve rentemethode (voor de vorderingen eventueel verminderd met bijzondere waardeverminderingsverliezen). De inzet van financiële instrumenten gebeurt in geen geval voor speculatieve doeleinden.

67


Vlottende activa De grondslagen voor de waardering van de vlottende activa zijn beschreven onder de paragraaf hoofd financiële instrumenten.

Overige vorderingen De overige vorderingen worden gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs op basis van de effectieve rentemethode, verminderd met bijzondere waardeverminderings¬verliezen.

Liquide middelen De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde en staan ter vrije beschikking van het fonds.

Pensioenen Uitgangspunt is dat de in de verslagperiode te verwerken pensioenlast gelijk is aan de over die periode aan het bedrijfstakpensioenfonds voor overheid en onderwijs (ABP) verschuldigde pensioenpremies. Voor zover de verschuldigde premies op balansdatum nog niet zijn voldaan, wordt hiervoor een verplichting opgenomen. Als de op balansdatum reeds betaalde premies de verschuldigde premies overtreffen, wordt een overlopende actiefpost opgenomen voor zover sprake zal zijn van terugbetaling door het fonds of van verrekening met in de toekomst verschuldigde premies. Verder wordt op balansdatum een voorziening opgenomen voor bestaande additionele verplichtingen ten opzichte van het fonds en de werknemers, indien het waarschijnlijk is dat voor de afwikkeling van die verplichtingen een uitstroom van middelen zal plaatsvinden en de omvang van de verplichtingen betrouwbaar kan worden geschat. Het al dan niet bestaan van additionele verplichtingen wordt beoordeeld aan de hand van de uitvoeringsovereenkomst met het fonds, de pensioenovereenkomst met de werknemers en andere (expliciete of impliciete) toezeggingen aan de werknemers. De voorziening wordt gewaardeerd tegen de beste schatting van de contante waarde van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen op balansdatum af te wikkelen. Voor een op balansdatum bestaand overschot bij het bedrijfstakpensioenfonds wordt een vordering opgenomen als de onderneming de beschikkingsmacht heeft over dit overschot, het waarschijnlijk is dat het overschot naar de onderneming zal toevloeien en de vordering betrouwbaar kan worden vastgesteld.

68


Eigen vermogen Financiële instrumenten die op grond van de economische realiteit worden aangemerkt als eigenvermogensinstrumenten, worden gepresenteerd onder het eigen vermogen.

Kortlopende schulden De waardering van de kortlopende schulden is toegelicht onder de paragraaf financiële instrumenten.

Overige financiële verplichtingen De overige financiële verplichtingen worden tegen geamortiseerde kostprijs gewaardeerd op basis van de effectieve rentemethode.

Premie-inkomsten en vervangingskosten De waardering van de premie-inkomsten is gebaseerd op een door het Vervangingsfonds vastgesteld premiepercentages (verplicht vervanging, vrijwillig vervanging, gedecentraliseerd verlof ). Daarnaast wordt voor de grote schoolbesturen in de premiestelling rekeninggehouden met het feit of dit schoolbestuur Eigenrisicodrager is. De schoolbesturen dragen het vastgestelde premiepercentage af over het bijdrage-inkomen zoals dit voor het aangesloten schoolbestuur van toepassing is. De waardering van vervangingskosten is gebaseerd op de nominale waarde die samenhangt met de vervangingskosten die voor de vervanger van de zieke werknemer van het schoolbestuur door het schoolbestuur worden gedeclareerd bij het fonds.

Overheidssubsidies Overheidssubsidies worden aanvankelijk in de balans opgenomen als vooruitontvangen baten zodra er redelijke zekerheid bestaat dat zij zullen worden ontvangen en dat de organisatie zal voldoen aan de daaraan verbonden voorwaarden. Subsidies ter compensatie van door de organisatie gemaakte kosten worden systematisch als opbrengsten in de rekening van baten en lasten opgenomen in dezelfde periode als die waarin de kosten worden gemaakt.

Belastingen De organisatie is vrijgesteld van vennootschapsbelasting.

Bepaling reële waarde Een aantal grondslagen en toelichtingen in de jaarrekening van de stichting vereisen de bepaling van de reële waarde van zowel financiële activa als van passiva. Voor waarderings- en informatieverschaffingsdoeleinden is de reële waarde voor de kortlopende vorderingen en kortlopende schulden geschat tegen de contante waarde van de toekomstige kasstromen.

69


Toelichting op de Balans 2012 Activa (alle bedragen x € 1.000) Te vorderen WAO-gelden

[1]

31-12-2012

31-12-2011

78

1.405

Te vorderen WAO-gelden

De te vorderen WAO-gelden hebben betrekking op WAO-uitkeringen uit 2012, die worden verrekend in 2013. De te vorderen WAO-gelden hebben een looptijd korter dan één jaar.

Te vorderen premie en premiedifferentiatie Te vorderen premie Te vorderen premiedifferentiatie Totaal te vorderen premie en premiedifferentatie

[2]

31-12-2012

31-12-2011

16.337

19.627

9.357

9.378

25.694

29.005

De te vorderen premie bestaat uit premies verschuldigd over 2012 alsmede de door schoolbesturen verschuldigde premies over opgebouwde vakantiegelden in de periode juni tot en met december 2012. De te vorderen premiedifferentiatie bestaat uit nog te verrekenen malus over de schooljaren 2011/2012 en de geschatte malus voor de maanden september tot met december voor schooljaren 2012/ 2013. Bij de ingeschatte malus voor schooljaren 2012/ 2013 zijn andere aannames en veronderstellingen gehanteerd dan in voorgaande jaren. Er wordt bijvoorbeeld geen rekening gehouden met de ontwikkelingen in het schooljaar 2012/2013 waaronder het verloop van de premiepercentages, de ontwikkeling in Bevoegde Gezagen die kiezen voor het eigenrisicodragerschap, het (toekomstig) ziekteverzuim en de (mogelijke) effecten van een aangepaste trede-indeling. Hiermee wordt geanticipeerd op de besluitvorming die op 4 april 2013 door het Bestuur wordt genomen om de bonussen en malussen voor de schooljaren 2012/2013 te relateren aan de omvang van de bonussen en malussen voor de schooljaren 2011/ 2012 (gewogen naar reductie vervangingskosten en toename ERD-besturen).

70


Overige vorderingen en overlopende activa

[3]

31-12-2012

31-12-2011

35

21

Te vorderen Participatiefonds

174

167

Totaal overige vorderingen en overlopende activa

209

188

Te ontvangen rente en overige debiteuren

De overige vorderingen en overlopende activa hebben een looptijd van korter dan één jaar.

Passiva (alle bedragen x € 1.000) Eigen vermogen

[4]

Saldo begin boekjaar Resultaat boekjaar Saldo eind boekjaar

31-12-2012

31-12-2011

-16.668

22.460

5.585

-39.128

-11.083

-16.668

Het Eigen vermogen wordt jaarlijks gemuteerd met het saldo van de opbrengsten en kosten in het kader van de vervanging (regulier, gedecentra liseerd en vrijwillig), de BGZ, het resultaat over de uitvoering en de rentebaten. Het Eigen vermogen kan onderverdeeld worden naar een viertal reserves: de reserve Vervangingsfondsactiviteiten, de reserve Gedecentraliseerd verlof, de reserve Vrijwillige Verzekering en de reserve BGZ. De reserve Vervangingsfondsactiviteiten is bedoeld om de continuïteit en de solvabiliteit van het Vervangingsfonds veilig te stellen. In de Beheersovereenkomst tussen het ministerie van OCW en het Vervangingsfonds is overeengekomen dat het Vervangingsfonds een solvabiliteitsreserve dient aan te houden, die zich bevindt tussen 3% en 6% van de gemiddelde vervangingsuitgaven over de afgelopen drie boekjaren voor het Primair Onderwijs. De reserve wordt vermeerderd met een reservebuffer van € 6 mln. Dit betekent dat de reserve zich per ultimo 2012 zou moeten bevinden tussen € 15,3 mln. en € 24,5 mln. Per ultimo 2012 was dat niet het geval en bedroeg het saldo van deze reserve Vervangingsfondsactiviteiten € 9,4 mln. Omdat het totale eigen vermogen van het fonds aan het einde van het boekjaar negatief was, heeft het Bestuur besloten de premies per 1 januari 2013 te verhogen. Met die verhoging wordt beoogd om binnen drie jaar het eigen vermogen weer op het gewenste niveau terug te brengen.

71


Kortlopende schulden (alle bedragen x € 1.000) Kredietfaciliteit Ministerie van Financiën

[5]

Kredietfaciliteit Ministerie van Financiën

31-12-2012

31-12-2011

3.946

10.303

De kredietfaciliteit betreft het negatieve saldo liquide middelen op de rekening courant bij het Ministerie van Financiën waardoor de kredietfaciliteit van € 23 mln. bij het Ministerie van Financiën evenals voorgaand jaar gedurende 2012 is aangesproken. Deze kredietfaciliteit heeft een looptijd korter dan één jaar. Het rentepercentage hierop bedroeg gemiddeld 0,2 % (2011: 0,9%).


[6]


31-12-2012

31-12-2011

19.533

23.814

Onder de te betalen vervangingsuitkeringen zijn de nog te betalen vervangings uitkeringen per einde van het boekjaar alsmede het in mei 2012 uit te betalen vakantiegeld aan vervangers opgenomen. De te betalen vervangingsuitkeringen hebben een looptijd van korter dan één jaar.


[7]


31-12-2012

31-12-2011

10.107

7.454

De nog te betalen premiedifferentiatie betreft de nog te betalen bonus over de schooljaren 2011/2012 en 2012/2013. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de post ‘Te vorderen premiedifferentiatie’. De nog te betalen premiedifferentiatie heeft een looptijd van korter dan één jaar.

Overige schulden en overlopende passiva

[8]

31-12-2012

31-12-2011

Aangegane verplichtingen subsidies en BGZ

972

1.891

Vooruitontvangen subsidies

740

740

Overlopende passiva

1.766

3.064

Totaal overige schulden

3.478

5.695

De aangegane verplichtingen voor subsidies en BGZ zijn aan schoolbesturen toegezegde bedragen waarvoor nog geen (definitieve) afrekeningen zijn ontvangen.

72


De vooruitontvangen subsidies hebben betrekking op door ministeries toegekende bedragen die nog niet zijn besteed of uitgekeerd. De post over lopende passiva bevat met name nog niet gefactureerde kosten over 2012. De overige schulden en overlopende passiva hebben een looptijd van korter dan één jaar. Toegekende subsidies in het kader van de Wet Overige OCW-Subsidies

Toegekende subsidies in het kader van de Wet Overige OCW-Subsidies Datum toekenning

Kenmerk subsidiebrief

Omschrijving aard subsidie

19-10-2006

BGS/UBT-06/1177720 U

Flankerend Beleid

06-11-2007

BGS/UBT-07/150148 M

Flankerend Beleid

11-11-2008

OND/OBD-2008/141018 U Flankerend Beleid

23-06-2012

OND/OBD-12/64527 U

Landelijke taken AVR en aanvullend pakket 2012 Totaal

Toekenning subsidie

Bestedingen in 2012

Bestedingen Te besteden / t/m terug te 31-12-2012 betalen per 31-12-2012

2.565

–

1.825

740

7.933

7.933

7.933

–

10.498

7.933

9.758

740

73


Financiële instrumenten Algemeen Het fonds maakt in de normale bedrijfsuitoefening gebruik van uiteenlopende financiële instrumenten die het fonds blootstelt aan kredietrisico’s, markt risico’s, renterisico’s, kasstroomrisico’s en liquiditeitsrisico. Om deze risico’s te beheersen heeft het fonds een beleid inclusief een stelsel van limieten en procedures opgesteld om de risico’s van onvoorspelbare ongunstige ontwikkelingen in de markt en daarmee de financiële prestaties van het fonds te beperken. Het fonds zet geen afgeleide financiële instrumenten in om risico’s te beheersen.

Kredietrisico Het fonds loopt kredietrisico over vorderingen opgenomen onder de kort lopende vorderingen en overige activa en liquide middelen. Het fonds hanteert interne procedures en gedragslijnen teneinde het kredietrisico inzake vorderingen te beperken.

Renterisico en kasstroomrisico Het fonds loopt renterisico over de rentedragende vorderingen en schulden. Voor vorderingen en schulden met variabel rentende renteafspraken loopt het fonds risico ten aanzien van toekomstige kasstromen. Het fonds heeft geen afgeleide rente instrumenten afgesloten om de variabiliteit van de variabel rentende leningen te beperken aangezien dit risico als beperkt wordt geacht.

Valutarisico Het fonds loopt geen valutarisico aangezien alle transacties in euro’s plaatsvinden.

Prijsrisico Het fonds bezit geen beleggingen in andere ondernemingen en loopt daardoor geen prijsrisico.

Liquiditeitsrisico Het fonds bewaakt de liquiditeitspositie door middel van opeenvolgende liquiditeitsbegrotingen. Het bestuur ziet hiermee toe dat voor het fonds voldoende liquiditeiten beschikbaar zijn om aan de huidige verplichtingen te kunnen voldoen en om binnen de huidige kredietfaciliteit van het Ministerie van Financiën van € 23 mln. te blijven. Het Ministerie van OCW heeft voor het fonds in kader van het schatkistbankieren afspraken gemaakt met het Ministerie van Financiën teneinde het liquiditeitsrisico te beperken.

74


Reële waarde De reële waarde van in de balans opgenomen financiële instrumenten verantwoord onder kasmiddelen, kortlopende vorderingen en schulden benadert de boekwaarde daarvan. De reële waarde is de contante waarde van toekomstige kasstromen gebaseerd op een rente die per balansdatum zou gelden voor gelijksoortige financiële instrumenten vermeerderd met een risicopremie. Er is geen sprake van afwijkingen tussen de reële waarde en de boekwaarde van de in de balans opgenomen financiële instrumenten per 31 december 2012.

Niet uit de balans blijkende verplichtingen [9] Er is sprake van de volgende verplichtingen die niet uit de balans blijken: • een contract voor de periode 2013 - 2014 met de uitvoeringsorganisatie in Heerlen. Resterende verplichting betreft € 14,6 mln.; • een contract voor aanvullende dienstverlening voor 2013 met een verplichting van € 0,5 mln.; • huurverplichtingen voor het gebouw en het dienstverleningscontract voor automatisering voor de periode 2013-2018 met een resterende verplichting van € 0,9 mln. Hierbij is onder gelijkblijvende omstandigheden sprake van een stilzwijgende verlenging met 5 jaar; • programmakosten BGZ, grotendeels betreft dit het project ‘Intensivering aanpak ziekteverzuim’ ter waarde van maximaal € 0,3 mln.; • een verplichting aan de accountant voor 2013 van € 1,3 mln.

75


Toelichting op de rekening van Baten en Lasten Vervangingfondsactiviteiten (alle bedragen x € 1.000) Baten

2012

Premie regulier

298.256

301.266

Premie gedecentraliseerd verlof

29.022

26.096

Premie vrijwillig

45.468

51.028

Totaal premie-opbrengsten

372.746

[10]

378.390

Resultaat premiedifferentiatie

-366

1.736

WAO-ontvangsten

486

2.557

Totaal overige opbrengsten

[11]

120

Subsidies min. OCW en SZW inzake BGZ-activiteiten [12]

6.132

6.132

Subsidies min. OCW inzake BGZ-uitvoering

[13]

1.801

1.720

Vergoeding min. OCW inzake uitvoeringkosten

[14]

3.719

3.775

Rentebaten

[15]

–

Totaal baten

76

2011

384.518

4.293

30 394.340


Lasten

2012

Reguliere vervanging

2011

293.155

332.360

Gedecentraliseerd verlof

29.509

29.447

Vervanging vrijwillig verzekerd

39.689

50.744

Totale vervangingskosten

362.353

[16]

Aanvullend Pakket, Stimulans

412.551

3.152

6.525

70

–

2.775

2.516

171

37

Regio-advisering

2.045

2.090

Re-integratiedeskundigen

1.034

1.058

Maatwerk en Meerkracht Intensivering aanpak Voorlichting en communicatie

Totale kosten BGZ

Kosten Bestuur

9.247

[17]

12.226

84

80

1.034

946

42

97

Pensioenpremies bestuursbureau

174

109

Kosten Bestuur en Personeelslasten BB doorbelast aan Participatiefonds

-854

-800

Overige kosten bestuursbureau

617

700

98

1.081

220

-

Accountants- en advieskosten

1.470

2.588

Kosten uitvoeringsorganisatie

3.868

3.890

552

–

Salarissen bestuursbureau (BB) Sociale lasten bestuursbureau

Voorbereidingskosten project Modernisering Overige projecten bestuursbureau

Projecten uitvoeringsorganisatie Totale kosten uitvoering [18]

7.305

8.691

Rentelasten [19]

28

–

Resultaat [20]

5.585

-39.128

77


Bezoldiging Bestuurders [22] Aan het Bestuur zijn in 2012 uitsluitend vacatiegelden en onkostenvergoedingen uitgekeerd ten bedrage van in totaal € 84 (2011: € 80). Er is bij het Vervangingsfonds geen sprake van inkomens in de zin van de Wet Openbaarmaking Publieke Topinkomens (WOTP).

Honoraria van de accountant [21] De volgende honoraria van KPMG Accountants N.V. zijn ten laste gebracht van het fonds, een en ander zoals bedoeld in artikel 2:382a lid 1 en 2 BW (excl. BTW).

Aard van de dienstverlening Onderzoek van de jaarrekening Andere controleopdrachten Andere niet-controlediensten Totaal honoraria

2012

2011

107

101

1.379

1.672

270

–

1.756

1.773

Gemiddeld aantal werknemers [24] Gedurende het boekjaar 2012 bedroeg het gemiddeld aantal werknemers omgerekend naar volledige mensjaren 18 (2011: 15).

78


Rekening van Baten en Lasten over 2012 Realisatie versus Begroting (alle bedragen x € 1.000) Baten

Realisatie 2012

Begroting 2012

Premie-opbrengsten

372.746

394.300

Overige opbrengsten

120

1.500

372.866

395.800

Subsidies BGZ

6.132

6.132

Subsidie BGZ-uitvoering

1.801

1.388

Vergoeding uitvoeringskosten

3.719

3.700

–

100

384.518

407.120

362.353

365.501

Kosten BGZ

9.247

13.352

Kosten uitvoering

7.305

6.494

28

–

378.933

385.347

5.585

21.773

Rentebaten Totaal Baten

Lasten Vervangingskosten

Rentelasten Totaal Lasten

Resultaat

Onderstaand worden de belangrijkste ontwikkelingen toegelicht waardoor de realisatiecijfers zich anders dan begroot hebben ontwikkeld.

Belangrijkste oorzaak van het verschil tussen de begroting en de realisatie betreft in tegenstelling tot voorgaande jaren de € 23 mln. minder dan verwachte premieopbrengsten. Dit verschil wordt verklaard doordat er bij het opstellen van de begroting in september 2011 op basis van toen bekende gegevens bepaalde aannames (effect afschaffing IMBU-regeling per 1-8-2012 en de ontwikkeling van het ERD-schap) zijn gedaan die in de praktijk niet zijn uitgekomen. Hierdoor was de begrote premieopbrengst te hoog vastgesteld.

79


De overige opbrengsten zijn lager dan begroot doordat per 1-8-2012 de IMBUregeling is afgeschaft waardoor het fonds voor 8 maanden recht had op de WAO-opbrengsten van de schoolbesturen in tegenstelling tot de 12 maanden die begroot waren. Daarnaast is bij de jaarlijkse VDS-actie per ultimo 2012 sprake van een hoger percentage restituties ten opzichte van de begroting. De gerealiseerde vervangingskosten vallen € 3,2 mln. lager uit dan begroot. Op declaratieniveau betreft dit: • een daling vervangingskosten wegens ziekte: € 1 mln. • een daling declaraties voor zwangerschap: € 6 mln. • een stijging van de overige kosten:

€ 3,8 mln.

Voor wat betreft de uitgaven voor BGZ is door de latere introductie van de nieuwe subsidieregelingen maatwerk en meerkracht sprake van een beperkte uitputting in 2012 waardoor deze uitgaven lager zijn dan begroot. Binnen de uitvoeringskosten van het fonds is sprake van een forse overschrijding van € 0,8 mln. doordat naast de reguliere kosten die met de bedrijfsuitvoering gepaard gaan ook diverse niet begrote projectmatige activiteiten hebben plaatsgevonden teneinde de kwaliteit van de bedrijfsvoering te vergroten. Daarnaast hebben deze uitgaven te maken met onderzoeken die gedurende het jaar hebben plaatsgevonden om het fonds toekomstbestendig te maken.

Rotterdam, 14 maart 2013 P.H. Holthuis Voorzitter van het Bestuur

80


Overige gegevens Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: Het Bestuur van Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs

Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit rapport opgenomen jaarrekening 2012 van Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs te Rotterdam gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2012 en de rekening van baten en lasten over 2012 met de toelichting, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

Verantwoordelijkheid van het Bestuur Het Bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met Titel 9 Boek 2 van het in Nederland geldende Burgerlijk Wetboek (BW). Het Bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaar rekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant

81


de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het inrichten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de stichting. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door het Bestuur van de stichting gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.

Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van het vermogen van Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs per 31 december 2012 en van het resultaat over 2012 in overeenstemming met Titel 9 Boek 2 BW.

Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 2:393 lid 5 onder e en f BW vermelden wij dat ons geen tekortkomingen zijn gebleken naar aanleiding van het onderzoek of het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, overeenkomstig Titel 9 Boek 2 BW is opgesteld, en of de in artikel 2:392 lid 1 onder b tot en met h BW vereiste gegevens zijn toegevoegd. Tevens vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening zoals vereist in artikel 2:391 lid 4 BW.

Den Haag, 4 april 2013 KPMG ACCOUNTANTS N.V. W.A. Touw RA

82


Statutaire regeling resultaat en resultaatbestemming De statuten bevatten geen bepalingen aangaande de resultaatbestemming. In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 14 maart 2013 is besloten het resultaat als volgt te bestemmen: Het positieve resultaat van in totaal € 5,6 mln. wordt volledig ten gunste van het eigen vermogen gebracht.

83


84

Jaarverslag Vervangingsfonds Inhoudsopgave. 1 Doelstellingen Eigen Risicodrager schap en toekomst van het Vervangings fonds 12

Recommend Documents