2015 JAARVERSLAG STICHTING GAZO
1
1
2
Inhoud SCHETS VAN DE ORGANISATIE ................................................................................................................ 3 Historie ................................................................................................................................................ 3 Missie .................................................................................................................................................. 3 Visie ..................................................................................................................................................... 3 Organisatiestructuur ........................................................................................................................... 4 Bestuur en Toezicht ............................................................................................................................. 5 Raad van Bestuur............................................................................................................................. 5 Raad van Toezicht............................................................................................................................ 5 PATIËNTENZORG EN DIENSTVERLENING................................................................................................. 6 Chronische zorg ................................................................................................................................... 7 POH-GGZ.............................................................................................................................................. 7 Kwaliteit en veiligheid ......................................................................................................................... 8 Klachten ........................................................................................................................................... 8 Patiënten tevredenheidsonderzoek ................................................................................................ 8 Accreditatie ..................................................................................................................................... 9 Onderzoek en opleiding ...................................................................................................................... 9 Samenwerking en wijkgerichte zorg ................................................................................................... 9 Samenwerking met de 2de lijn ........................................................................................................... 10 Apotheken ......................................................................................................................................... 10 Fysiotherapie ..................................................................................................................................... 11 ORGANISATIE EN BEDRIJFSVOERING..................................................................................................... 12 Reorganisatie ..................................................................................................................................... 12 Personele zaken ................................................................................................................................ 12 Gebouwen en facilitaire dienstverlening .......................................................................................... 13 ICT ...................................................................................................................................................... 14 Adviesorganen ................................................................................................................................... 14 OR .................................................................................................................................................. 14 Cliëntenraad .................................................................................................................................. 14 Financiën ........................................................................................................................................... 15 Toekomst ........................................................................................................................................... 15
2
3
SCHETS VAN DE ORGANISATIE De Stichting Gezondheidscentra Amsterdam Zuidoost, oftewel GAZO, biedt eerstelijnsgezondheidszorg in Amsterdam Zuidoost. GAZO bestaat uit zes gezondheidscentra: Gein, Holendrecht, Nellestein, Reigersbos, Venserpolder en Klein Gooioord en een bedrijfsbureau ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen. De gezondheidscentra bieden zorg aan ongeveer 45.000 patiënten in Amsterdam Zuidoost. De stichting GAZO wil geïntegreerde eerstelijnsgezondheidszorg aanbieden. Centraal in dit aanbod staat de huisartsenzorg. De huisartsen en ondersteunend personeel zijn in loondienst bij de stichting, ongeveer 110 medewerkers. In de centra wordt ruimte verhuurd aan diverse eerstelijns zorgverleners. Stichting GAZO wil hiermee een breed aanbod aan laagdrempelige zorg neerzetten en samenwerking stimuleren.
Historie De gezondheidscentra van stichting GAZO zijn vanaf de jaren 70 ontstaan in de nieuwe wijken van Amsterdam Zuidoost met als doelstelling een breed geïntegreerd aanbod van eerstelijnszorg te bieden. Door de jaren heen zijn de afzonderlijke stichtingen meer gaan samenwerken en ontstond een koepelorganisatie om dit te faciliteren. In 2010 is dit proces afgerond met een bestuurlijke fusie van de zes gezondheidscentra en de koepelorganisatie. De 3 apotheken die aan de GAZO verbonden zijn verenigden zich in een B.V., waarvan de stichting GAZO 100% aandeelhouder was. In 2015 heeft wederom een belangrijke reorganisatie plaats gevonden. De fysiotherapie en apotheken zijn in dit jaar verzelfstandigd en onder aansturing van een zelfstandig ondernemer gekomen. Ten grondslag aan dit besluit lag de visie dat het integrale aanbod aan zorg flexibel, doelmatig en efficiënt behoort te zijn. Het teruglopen van de inkomsten van met name fysiotherapie en apotheken heeft het proces versneld. Disciplines worden gevraagd zelfstandig verantwoordelijk en ondernemend te zijn. Gekozen is daarom voor het concept netwerkorganisatie.
Missie GAZO wil een aanbieder zijn van kwalitatief hoogwaardige, georganiseerde en geïntegreerde eerstelijnsgezondheidszorg voor de bevolking van Amsterdam Zuidoost.
Visie De missie waarmee de GAZO is opgericht staat na 40 jaren nog steeds overeind. Hieruit voortvloeiend is de visie in 2010 in het strategisch beleidsplan opnieuw op papier gezet en luidt als volgt: •
• •
GAZO richt zich op het continueren, versterken, verbreden, verdiepen en vernieuwen van het aanbod van een brede eerstelijns gezondheidzorg ten behoeve van patiënten, primair in Amsterdam Zuidoost; GAZO streeft naar een optimale verbinding tussen de gezondheidscentra en de wijken, waarin zij gevestigd zijn; GAZO investeert in het optimaliseren van de bedrijfsvoering, opdat deze maximaal bijdraagt aan het zijn van een krachtige speler op het gebied van de eerstelijnsgezondheidszorg in Amsterdam Zuidoost en daarbuiten. 3
4
Organisatiestructuur Het uitgangspunt voor de structuur van de stichting GAZO is een zo groot mogelijk verantwoordelijkheid en sturingsmogelijkheid laag in de organisatie. De GAZO bestaat uit zes huisartsengroepen, met vanuit elke groep verantwoordelijk coördinator huisarts. Binnen GAZO onderscheiden wij zes gezondheidscentra en het bedrijfsbureau. In de gezondheidscentra wordt de primaire taak - de geïntegreerde eerstelijns gezondheidszorg uitgevoerd. In het bedrijfsbureau zijn alle staf- en ondersteunende diensten ondergebracht, die nodig zijn om het primaire werk vlot en vloeiend te laten verlopen. De huisartsengroepen zijn in principe zelfsturend, in elk centrum is een verantwoordelijk coördinator aangewezen die een belangrijke schakel naar de directie vormt. De assistententeams worden aangestuurd door een leidinggevend assistent. In 2015 is de topstructuur herzien, deze bestaat nu uit een tweehoofdige directie: een directeur bedrijfsvoering en directeur zorg. De directie werkt op intercollegiale basis samen. Dit model past bij de situatie, waarin de huisartsdiscipline centraal staat. Belangrijke overlegstructuren zijn in deze situatie het maandelijkse huisartsenoverleg, per kwartaal een bilateraal overleg tussen directie en coördinator, maandelijkse bijeenkomst van hoofdassistenten en van het bedrijfsbureau. De directie vergadert wekelijks. De Raad van Toezicht is in 2015 zeven keer bij elkaar gekomen. Afbeelding 1: organogram Stichting GAZO per 1 september 2015
4
5
Bestuur en Toezicht Raad van Bestuur Dhr. J. de Vet heeft als interim directeur leiding gegeven aan de reorganisatie. In maart heeft een sollicitatieprocedure plaats gevonden voor de functie van directeur bedrijfsvoering. Dit heeft geresulteerd in de aanstelling van mw. F. Francke – de Rijke per 15 mei 2015 in deze functie. Dhr. A. Keck is gedurende het hele jaar in functie gebleven als directeur zorg. De samenstelling van de Raad van Bestuur (RvB) gedurende 2015: Naam Functie tot/per datum Dhr. drs. A.F. Keck directeur zorg heel 2015 Dhr. drs. J.A.M. de Vet directeur ad interim tot 15 mei 2015 Mw. Drs. F. Francke - de Rijke directeur bedrijfsvoering vanaf 15 mei 2015
Raad van Toezicht Ook de Raad van Toezicht is van samenstelling gewisseld in het jaar 2015. Na een periode van respectievelijk 5 en 6 jaar hebben dhr. Boer en dhr. van Hoof afscheid genomen als lid van de RvT. Na een selectieprocedure zijn mw. Anbeek en dhr. Leemhuis per 1 juli aangesteld. De samenstelling Raad van Toezicht (RvT) gedurende 2015: Naam Functie Dhr. mr.dr. R.J. de Folter voorzitter Dhr. drs. J.H. Boer lid Dhr. drs. J. Van Hoof lid Dhr. drs. C.E. van der Post lid Dhr. drs. A. I. Leemhuis lid Mw. drs. G.C. Anbeek lid
tot/per datum tot 1 juli tot 1 juli vanaf 1 juli vanaf 1 juli
De Raad van Toezicht is in 2015 6x bij elkaar geweest met de directie. Naast het gebruikelijke toezicht op begroting, exploitatie, het vaststellen en uitvoeren van de jaarplannen en bespreken van zorgontwikkelingen, was de uitwerking van het besluit tot reorganisatie en verzelfstandiging van de fysiotherapie en apotheken een belangrijk agendapunt. De Raad van Toezicht is steeds nauw betrokken geweest bij besluitvorming over nieuw eigenaarschap en het interne reorganisatieproces. Als gevolg van de reorganisatie is besloten is tot een hernieuwde invulling van de topstructuur met een tweehoofdige directie en het laten wegvallen van de managementtussenlaag. Er is tevens besloten tot een afslanking en hernieuwde inrichting van het bedrijfsbureau. Ook de reglementen voor Raad van Toezicht en Raad van Bestuur zijn herschreven. Tenslotte heeft visievorming plaats gevonden hoe verder te gaan als netwerkorganisatie.
5
6
PATIËNTENZORG EN DIENSTVERLENING Huisartsen, praktijkondersteuners en assistenten hebben ook in 2015 met veel met inzet klaar gestaan voor gemiddeld 45.779 patiënten uit Amsterdam Zuidoost vanuit zes gezondheidscentra. GAZO doet mee op alle relevante gebieden van huisartsgeneeskundig zorg. De kwaliteit van zorg is van hoog niveau, de accreditatie is in alle centra behaald en de beoordeling door patiënten in het ECB was goed. Traditioneel is de GAZO sterk in het samenwerken rond de patiënt met andere zorgaanbieders in en om onze centra. Het werken als huisarts in Amsterdam Zuidoost blijft zwaar: Nagenoeg alle centra staan in wijken met lage sociaal economische status en een grote allochtone populatie, met alle bijkomende sociale en gezondheidsproblematiek. In 2015 zijn verdere bezuinigingen doorgevoerd in de zorg en maatschappelijke ondersteuning. Dat problemen niet opgelost worden en patiënten moeilijker kunnen worden doorverwezen merkt de huisarts in de spreekkamer.
Afbeelding 2: populatie GAZO
Verdeling populatie GAZO GN
VP 15% RB 19% NS 8%
GN 22%
HD KG
HD 17%
NS RB
KG 19%
VP
Afbeelding 3: aantal ingeschreven patiënten
aantal ingeschreven patiënten 45418 44462 44004
44105
2009
2010
44368
44475
2013
2014
44070
42991
2008
2011
2012
2015
6
7
Het gezondheidscentrum Klein Gooioord had in 2015 een zwaar jaar. 4 van de 7 huisartsen vertrokken, waaronder 2 huisartsen die vlak naast het centrum een eigen praktijk zijn gestart. Nieuwe huisartsen zijn gezocht en de praktijk moest opnieuw opgebouwd worden. Dit betrof het team als ook de kwaliteit van de zorgprogramma’s. Dit had uiteraard een inkrimping van het patiëntenbestand tot gevolg (758 patiënten, 8%).
Chronische zorg Evenals vorige jaren zijn de drie meest voorkomende lichamelijke aandoeningen, in volgorde van prevalentie: • • •
Hypertensie Diabetes Mellitus Vetstofwisselingsstoornissen
GAZO levert zorg voor patiënten met Diabetes Mellitus (DM), COPD, persisterend astma en cardio vasculaire risico’s. De behandeling wordt steeds beter op maat gegeven, waarbij in overleg met de patiënt de controle frequentie en inhoud wordt bepaald. De registratie van indicatoren wordt actief gevolgd en er wordt een oproepsysteem voor zorgmijders gehanteerd. Scholing is voor DM georganiseerd in samen werking met het AMC en de 2 andere zorgroepen in de regio. Na aanleiding van de nieuwe standard COPD is er interne scholing geweest voor de POH. Terugkoppeling van relevante meetwaarden middels interne benchmark is in de meeste centra gehouden, hiermee moet concreet worden waar nog verbeteringen in zorguitkomsten wenselijk zijn.
POH-GGZ De centra leveren samen met de POH GGZ zorg voor patiënten met sociale problematiek, angst en depressie. Er is een consulterend psychiater beschikbaar die 11 keer is ingezet. Vanuit de centra worden preventiegroepen georganiseerd met als onderwerpen: mindfulness, voorkomen van terugval in depressie en beter slapen. Er is samenwerking met de Basis GGZ van Arkin en vier psychologen praktijken die spreekuren in de centra houden. EHealth behandelingen zijn beschikbaar, maar lijken nog weinig te worden ingezet. De top 3 psychische problemen waren: • • •
Depressieve stoornis Chronisch alcohol gebruik Drugs gebruik
7
8
Kwaliteit en veiligheid Klachten In totaal hebben de gezondheidscentra .. klachten ontvangen. De meeste van deze gingen over …. Eén van de klagers heeft van een klacht een tuchtzaak gemaakt vanwege vermeende schade door medisch handelen. Ook in hoger beroep is de klager in het ongelijk gesteld. Er zijn geen calamiteiten gemeld. Het aantal Vim meldingen:… Tabel 1: klachten en VIM meldingen Gezondheidscentrum Holendrecht Gein Nellestein Venserpolder Reigersbos Klein Gooioord
Aantal Klachten 3
Onderwerpen meldingen (meest voorkomende bovenaan)
9 2 1 3 7
Communicatie/Organisatie/ gerelateerd aan handelen zorgverlener Communicatie/Bejegening/Organisatie Communicatie/Bejegening/Organisatie Communicatie/Organisatie Communicatie/Bejegening/Organisatie Gerelateerd aan handelen zorgverlener/Communicatie/Organisatie
Patiënten tevredenheidsonderzoek Aan het jaarlijkse patiënten onderzoek hebben dit jaar 1281 patiënten meegedaan (tegenover 993 in 2014). De response in Gein en Reigersbos was het hoogste met 368 en 364 respondenten. De reden hiervoor is dat de enquête alleen per email is verstuurd en deze centra een groot bestand met emailadressen hebben, vanwege een goed lopende patiënten portal. Tabel 2: Uitkomsten patiënttevredenheidsonderzoek Gezondheidscentrum: Onderwerp: Informatie website Telefonische afspraak maken Bereikbaarheid Medewerker balie Wachtkamer Waarnemer Samenwerking Bejegening Privacy Responsiviteit Persoonlijke aandacht Effect behandeling
Gein
Reigersbos
Nellestein
Venserpolder
Kl. Gooioord
Holendrecht
Landelijk gemiddel de 7.8 7.5
7.7 7.4
7.8 8.1
8.0 8.2
7.3 7.6
7.3 6.5
8.2 7.9
8.5 5.8 7.7 8.0 8.0 8.3 8.9 8.3 8.5
8.6 7.8 8.1 7.9 8.4 8.9 8.7 8.0 8.4
8.5
8.2
8.2
8.2
7.6 8.0 8.3 8.6 8.8 8.5 8.6
6.8 7.9 7.8 8.2 8.0 8.2 8.3
7.4 7.5 7.5 8.1 8.8 7.9 8.4
7.9 7.6 8.0 8.4 9.1 8.5 8.6
7.9 7.8 7.7 7.7 7.8 7.6 7.6 7.5 7.9
8.1
8.9
8.1
8.0
8.3
7.9
7.9
8
9
Accreditatie Alle huisartsenpraktijken zijn in het najaar geaccrediteerd, waarbij de centra zoveel mogelijk gebruik hebben gemaakt van elkaars kennis.
Onderzoek en opleiding Ook in 2015 is de samenwerking met het onderzoeksnetwerk van (HAG-net) van het AMC voortgezet. Vanuit elk centrum heeft een huisarts maandelijks deelgenomen aan overleg omtrent lopende en nieuwe patiëntonderzoeken. Dit heeft geresulteerd in actieve deelname van centra aan 9 van de lopende onderzoeken. Elk centrum (behalve Klein Gooioord van wege het vertrekkende team) heeft 1 of 2 huisartsen in opleiding begeleidt. In de centra hebben 14 coassistenten stage gelopen. De database vanuit het huisartseninformatiesysteem Mira is opnieuw (geanonimiseerd) ter beschikking gesteld aan het AMC voor onderzoek.
Samenwerking en wijkgerichte zorg •
•
•
•
Het spreekuur seksuele gezondheid is ondertussen veranderd van een innovatieproject naar reguliere zorg in 5 van de 6 GAZO centra. De aandacht in 2015 was gericht om de spreekuren meer bekendheid te geven in de wijken. Het stijgende aantal consulten (1284 consulten bij 850 personen, tegenover 989 in 2014) laat zien, dat verschillende PR activiteiten succesvol zijn geweest en het aanbod past bij de zorgvraag in Zuidoost. Begin december zijn er in de week van de Wereld AIDS dag gratis HIV test met counseling aangeboden. 4 centra hebben in 2015 de scholing laaggeletterdheid gevolgd. Er is een start gemaakt om deze patiënten beter te herkennen. Patiënten zelf verbergen vaak hun handicap uit schaamte. In 2016 zal een vervolg plaats vinden door o.a. de websites en wachtkamerschermen aan te passen. De wijkzorgteams, in de kern bestaand uit maatschappelijk werk, wijkverpleging en huisartsen zijn geleidelijk tot stand gekomen. De netwerkpartners waren zeer druk met het aanleren van nieuwe werkwijzen en her indicaties, waardoor het inhoudelijke gesprek over onze samenwerking pas de laatste maanden op gang is gekomen. De meeste aandacht gaat hierbij uit naar de hoogbejaarde of kwetsbare patiënten. Er is geoefend met behandelplannen tijdens een multidisciplinair overleg en nagedacht welke vorm van overleg zinnig en effectief is. Alle centra hebben kennis gemaakt met de Ouder en Kind Team, die in 2015 verantwoordelijk zijn voor de hulpverlening aan kinderen en jeugd. De inhoudelijke samenwerking moet nog beter op gang komen, maar elkaar kennen is een start. Het Pact Gezond Gewicht om obesitas bij kinderen in te dammen is hiervoor zeer geschikt, omdat een uitgebreid samenwerkingsprotocol is opgesteld. 9
10 •
•
•
Het gezondheidsspreekuur voor het laagdrempelig opsporen van risico’s op HVZ heeft tot april 2015 in 2 centra plaats gevonden. De evaluatie heeft laten zien dat de opbrengst van nieuw gevonden patiënten niet past bij de ingezette middelen. Dit is met het stadsdeel Zuidoost (in het kader van verleende subsidie) besproken en er zijn alternatieven aangedragen, voor een betere inzet van de middelen voor preventie. In het kader van verbeteren van de samenwerking zijn in alle centra huurdersbijeenkomsten gehouden, formeel met een praatje of lezing door één van de professionals en/of informeel middels een etentje of borrel. Het Diagnostisch Toets Overleg biedt huisartsen de kans om zinniger en zuiniger om te gaan met het aanvragen van diagnostiek. In de centra is in 2015 een DTO geweest over het aanvragen van SOA diagnostiek, passend bij het streven, om meer patiënten met HIV en Hepatitis B op te sporen.
Samenwerking met de 2de lijn De beschikbaarheid van zorg voor 2de lijns medische problematiek in het AMC neemt af, door hun focus als universitair medisch centrum en de fusie met de VU. Het AMC kiest hierbij voor samenwerking per discipline met een andere zorgaanbieder, die de laag complexe zorg gaat overnemen van het AMC. Voor de chirurgie is hierbij gekozen voor het Flevo ziekenhuis in Almere, bij de gynaecologie voor de Bergmann kliniek en bij de cardiologie voor de Cardiologie Centra Nederland (CCN). Er zijn bij de vakgebieden gynaecologie en cardiologie verkennende gesprekken geweest over de mogelijke samenwerking. GAZO heeft al enkele jaren goede samenwerking met de Zuidoost kliniek, waardoor op het moment intensievere samenwerking met de Bergmann kliniek geen prioriteit heeft. De samenwerking met de CCN lijkt wel kansen te bieden. GAZO heeft al beschikking over eerstelijns diagnostiek via CCN voor Holter en ECG. Op het gebied van CVRM was de verwachting dat in 2015 gestart had kunnen worden met een actieve terug verwijzing van patiënten na een myocardinfarct naar de huisartsen in Amsterdam Zuidoost voor verdere behandeling, in het kader van de gewenste beleid van substitutie van zorg van de 2de naar de 1ste lijn. Veel bestuurlijk overleg met Zilveren Kruis en het AMC heeft geleid tot aanpassing van het stedelijke transmurale samenwerkingsprotocol en mondelinge afspraken, maar nog geen definitief contract.
Apotheken Op 16 juli 2015 zijn de aandelen van de B.V. GAZO Apotheken verkocht aan Berlinetta Farma B.V., vertegenwoordigd door dhr. A. de Korte. Het jaar 2015 stond voor de apotheken dus grotendeels in het kader van de verkoop en de daarmee gepaard gaande wijzigingen. In het begin van het jaar is gestart met het selectietraject, waarin 7 geïnteresseerde partijen eerst schriftelijk hun interesse kenbaar mochten maken. Hieruit zijn 3 geïnteresseerden overgebleven die voor directie en vertegenwoordigende apothekers een presentatie hebben gehouden. Tezamen met de hoogte van het bod bepaalde dit de keuze. Inhoudelijk is in het eerste half jaar verder gegaan met de ingezette verbeteringen op het gebied van personele samenwerking, verbeteringen op het gebied van financiën en kwaliteit. Een belangrijke 10
11 stap voor de apotheken was de gezamenlijke accreditatie, wat gezamenlijk werken beter uitwisselbaar en de accreditatie zelf makkelijker maakt. Op het terrein van handboek moet het kwaliteit hebben alle apotheken meegedaan aan de mystery guest onderzoeken en hebben hierop hoger gescoord dan vorig jaar, waarmee voldaan is aan dit aspect van kwaliteitsnormen vanuit de zorgverzekeraar. Ook de patiëntenquêtes zijn weer gehouden, apotheek Gein kreeg een 5.2, Reigersbos een 6.2 en De Vliet het cijfer 6.4.
Fysiotherapie Ook bij de fysiotherapie stond het jaar 2015 in het kader van overname. Van de drie geïnteresseerde kandidaten bleef er na de inhoudelijke presentaties één over met wie verder onderhandelt is. Op 1 september 2015 zijn alle medewerkers formeel in dienst gekomen van Center GAZO B.V. vertegenwoordigd door Center Paramedie B.V. Een paramedische praktijk gevestigd in Amsterdam Zuidoost en een goede bekende van de gezondheidscentra. Dit traject heeft ervoor gezorgd dat, vernieuwingen enigszins zijn blijven liggen. Wel zijn de resultaten van de ingezette verbeteringen in 2014 zichtbaar in de cijfers. De behandelagenda’s waren vol, waardoor de eerste 9 maanden met het kleine positief resultaat van €1.914, - zijn afgesloten.
11
12
ORGANISATIE EN BEDRIJFSVOERING Reorganisatie Het jaar 2015 heeft voor de stichting GAZO voor een belangrijk deel in het teken gestaan van de reorganisatie. Dit werkte door in alle disciplines en lagen van de organisatie. Op directieniveau is gekozen voor een nieuwe topstructuur, waarbij de Raad van Toezicht tweehoofdig is en bestaat uit een directeur zorg (huisarts) en een directeur bedrijfsvoering. In mei heeft de tijdelijk aangenomen interim bestuurder afscheid genomen en is vervangen door een interne kandidaat. Met name voor medewerkers van het bedrijfsbureau was het een zwaar jaar. De reorganisatie betekende een inkrimping van formatieruimte en het hernieuwd beschrijven van functies. Uiteindelijk is afscheid genomen van 3 collega’s (salaris- en personeelsadministratie en administratie fysiotherapie) en heeft één collega bij de financiële administratie formatie ingeleverd. Ook is het tijdelijk contract van de directiesecretaresse niet verlengd. Er is een nieuwe personeelsadviseur en een nieuwe directiesecretaresse aangenomen. Ook voor de huisartsengroepen is het nodige veranderd. Tot twee jaren geleden waren er op alle 6 locaties centrummanagers, soms met secretariaat, die een deel van de coördinerende, faciliterende en managementtaken op zich namen. Vanaf 2014 is deze structuur gewijzigd en zijn twee managers bedrijfsvoering aangesteld die grotere onderdelen aanstuurden. Deze tussenlaag is met het overblijven van alleen de huisartsen in de organisatie vervallen. De visie is een plattere organisatie, met meer zeggenschap voor de professionals en professionele ondersteuning van bedrijfsprocessen door het bedrijfsbureau. Er zijn hierdoor meer taken en verantwoordelijkheden bij de coördinatoren huisartsen en leidinggevend assistenten komen te liggen. Dit is wennen en gaf een taakverzwaring, terwijl de samenwerking met en ondersteuning van het bedrijfsbureau nog beter vorm moest krijgen. Al met al een enerverend jaar, waarin structuren zijn neergezet die in 2016 verder bestendigd moeten worden.
Personele zaken De salarisadministratie is per 1 augustus uitbesteed aan Driessen HRM. Dit is vrij vlekkeloos verlopen en er worden vruchten geplukt van de professionele ondersteuning die zij bieden. In het afgelopen jaar is ook begonnen met het inrichtingen en een e-HRM portal. De bedoeling is een aantal administratieve processen efficiënter te organiseren en medewerkers en leidinggevenden meer inzicht te geven in het personeelsdossier. Eind 2015 had iedereen een eigen inlog, werden salarisstroken en jaaropgaven via dit portaal ter beschikking gesteld en kunnen declaraties hier ingediend worden. In 2016 zal dit systeem verder uitgerold worden met het inrichten van vakantieregistratie, ziekteverzuim en het digitale personeelsdossier. 12
13 De nieuwe personeelsadviseur heeft, naast reguliere administratieve taken, een start gemaakt met begeleiding van langdurig zieken, leidinggevende en teams. Met 7% is het ziekteverzuim zeer hoog te noemen binnen de Stichting GAZO. De verzuimfrequentie is 1.3 en de gemiddelde verzuimduur 110 dagen, het verzuimpercentage wordt sterk beïnvloed door een aantal langdurig zieken met name onder de centrumassistenten. Tabel 3: Kerncijfers personeel
Aantal medewerkers Aantal fte Gemiddelde leeftijd Gemiddelde deeltijdfactor
Begin 2015 157 113 46.87 0.7
Instroom in 2015 Uitstroom in 2015
18 69 (mn apotheken en fysio)
Eind 2015 106 74 45.73 0.7
Tabel 4: FTE per afdeling 2015* 2014 2013 2012 8.91 8,91 8,32 9,86 9.04 9,29 10,36 11,44 5.92 6,25 5,15 5,65 7.8 9,56 9,00 10,22 14.35 15,28 20,26 20,52 12.45 14,91 17,54 16,83 12.35 11,43 15,21 13,59 5.13 6,00 7,10 7,10 10.43 12,65 15,23 15,01 9.56 12,11 13,00 13,80 95.94 106 121,17 124,02 * stand van zaken eind 2015, na reorganisatie (formatie apotheken is per 1 juli 2015) Afdeling Apotheek Gein Apotheek Reigersbos Apotheek Venserpolder Bedrijfsbureau Ghc Gein Ghc Holendrecht Ghc Klein Gooioord Ghc Nellestein Ghc Reigersbos Ghc Venserpolder
Gebouwen en facilitaire dienstverlening De afronding van het uniformeren van de huurcontracten en van het berekeningsmodel van voor de berekening van gehuurde m2 en servicekosten was dit jaar een belangrijk project, wat uiteindelijk is gerealiseerd. Aangezien de verhuur altijd decentraal, bij de centrummanagers, heeft gelegen was hier een grote variëteit in ontstaan. De beheersorganisatie voor de verhuur van gebouwen wordt hierdoor aanzienlijk vergemakkelijkt. Met het verdwijnen van de centrummanagers is in elk centrum voor een paar uur een facilitair contactpersoon aangewezen onder de centrumassistenten. Verduidelijking van de taak en afstemming met facilitair coördinator was een belangrijk aandachtspunt. Hiervoor is een facility portal ontwikkelt en is een facilitair draaiboek per locatie opgesteld.
13
14 In Reigersbos is de oefenzaal omgebouwd in een kleinere ruimte en twee behandelkamers. MEE is verwelkomt als nieuwe huurder in Gein en in Nellestein heeft zich een psycholoog gevestigd. Madi is in een aantal centrum uitgebreid met schuldhulpverlening. Tenslotte is het huurcontract getekend voor de nieuwbouw van Venserpolder. Na jaren van zoeken en voorbereidingen ligt er nu eindelijk een concreet plan, wat naar verwachting in 2016 gerealiseerd zal worden.
ICT In 2015 zijn, onder begeleiding van een extern adviseur, de contracten voor ICT diensten herzien. Vanwege langdurig bestaande onvrede over de samenwerking tussen ICT en HIS leveranciers is een traject doorlopen om te komen tot nieuwe partners. Gekozen is voor dezelfde ICT leverancier, hiermee is een nieuw contract afgesloten. Voor het huisartseninformatiepakket is gekozen voor Promedico. In 2015 zijn volop voorbereidingen getroffen voor de conversie.
Adviesorganen OR De ondernemingsraad is in de eerste helft van 2015 zeer intensief bij de reorganisatie betrokken geweest. De taak te adviseren in dit traject heeft de OR met grote inzet en betrokkenheid op zich genomen. Zij hebben zich hierin laten adviseren door een adviseur, gespecialiseerd in begeleiding van medezeggenschapsraden bij organisatieveranderingen. Rondom de daadwerkelijke besluitvorming kwam de OR bijna wekelijks bij elkaar. Advies is gevraagd en gegeven over: de topstructuur; de reorganisatie van het bedrijfsbureau; de verkoop van de apotheken en de overname van de fysiotherapie. Naast schriftelijk informatie en gesprekken met directie is de OR ook in de gelegenheid gesteld met overname kandidaten te spreken. Met kanttekeningen heeft de OR uiteindelijk positief geadviseerd op voorgelegde adviesvragen, behalve op de overname van de fysiotherapie. Na een initieel negatief advies is de verkoopdatum opgeschoven en gesprekken gecontinueerd. Uiteindelijk is de overname per 1 september 2015 gerealiseerd. Met de verzelfstandiging van apotheken en fysiotherapie zijn de meeste OR leden uit dienst gegaan. Na een periode van zoeken was de OR eind 2015 weer compleet.
Cliëntenraad Ook de cliëntenraad is in 2015 bij de reorganisatie betrokken geweest en heeft geadviseerd over het transitieproces. In alle gevallen was dit, met de nodige aandachtspunten, positief. De cliëntenraad kwam 5x bij elkaar en heeft vele activiteiten ontplooid om cliënten te betrekken bij de GAZO en het cliëntbelang onder de aandacht te brengen. Zo is de website www.cliënt-feedback.nl verder ontwikkelt en onder de aandacht gebracht. In gezondheidscentrum Klein Gooioord is een schouw georganiseerd met name rondom toegankelijkheid en serviceaspecten. Voor verschillende centra zijn nieuwe decentrale leden geworven en voor elk centrum is één van de huisartsen aanspreekpunt geworden voor de decentrale cliëntenraden. 14
15
Financiën Vanwege de reorganisatie is de afdeling financiën verkleind in het afgelopen jaar. Aandacht is er geweest voor verdere digitalisering van processen, waaronder de facturatie. Het positieve resultaat van €650.803, - is veroorzaakt door de verkoop van aandelen van de apotheken. Dit komt ten goede aan het eigen vermogen. De normale exploitatie gaf een resultaat van -€363.926, - (rendement van -3.3%). Een deel hiervan zijn eenmalige kosten ten gevolge van de reorganisatie. Aandacht voor een gezonde exploitatie blijft nodig, deze is naar de toekomst toe zorgelijk. De belangrijkste oorzaken hiervoor zijn de hoge druk op de eerstelijn door verschuiving van zorg en achterstandsproblematiek in veel van de wijken in Zuidoost. Hierdoor ligt het aantal ingeschreven patiënten per huisarts onder het landelijk gemiddelde, terwijl dit de basis van de financiering is. Intern heeft dit de nodige aandacht. Met een eigen vermogen van €3.938.589, - heeft de stichting GAZO een ruime financiële buffer. De solvabiliteit is 53% en de liquiditeit 1.96. De Stichting zal zich in 2016 bezinnen welke financiële buffer noodzakelijk is in het licht van de huidige positie en het risico van de GAZO. Een deel van het eigen vermogen zou daarnaast voor zorginnovatie kunnen worden ingezet.
Toekomst Voor 2016 is een totale omzet van 9.3 miljoen begroot met een rendement van 3%. De grootste kostenpost en dus het grootste risico zit in personele kosten. Vanwege ziekteverzuim, ruime inzet waarnemers en noodzakelijke ondersteuning van het relatief nieuwe team in Klein Gooioord kan dit hoger worden dan gepland. Dit wordt nauwlettend gemonitord. Op termijn zal wellicht een inkrimping van personele formatie noodzakelijk zijn, als de bediende populatie niet wezenlijk groeit. Wens is hierop te sturen middels vermindering van inzet waarnemers en natuurlijk verloop. Overigens is dit ook afhankelijk de hoogte van de GEZ-gelden, hiervoor wordt in 2017 een nieuw tarief ingevoerd. In 2016 zal worden gestart met de nieuwbouw voor het gezondheidscentrum Venserpolder. Een zeer noodzakelijke investering, aangezien dit centrum te oud is en eigenlijk niet meer bruikbaar als gezondheidscentrum. Het huurcontract is getekend en een investeringsbegroting gemaakt. Dit kan uit eigen middelen worden betaald. Verder zijn geen grote investeringen te voorzien.
15
