JAARVERSLAG 2010
PROJECTHUIS DE WITTE VLINDER
1
A. MISSIE, VISIE, DOELSTELLINGEN EN WAARDEN 1. Missie van Projecthuis De Witte Vlinder: Projecthuis De Witte Vlinder wil samen met mensen die geconfronteerd worden met kansarmoede uit Herentals en omgeving kansen creëren om hun kennis en ervaring te vergroten en dit op een positieve, transparante, stimulerende, creatieve, respectvolle en individuele manier.
2. Visie:
Wij willen een laagdrempelige ontmoetingsplaats zijn waar door het groepsgebeuren sociale contacten kunnen opgebouwd worden. Wij willen cultuurbeleving in Herentals en omgeving toegankelijker maken voor het brede publiek, door de mogelijkheid te bieden om creatief uw grenzen te verleggen. Wij willen een ruim aanbod bieden van educatie, dus vorming en begeleiding op de meest uiteenlopende vlakken en dit op verschillende niveaus en met een individuele aanpak. Wij willen de digitale kloof dichten door computerlessen aantrekkelijker te maken voor mensen die niet meer meekunnen in deze snel evoluerende maatschappij. Wij willen mensen activeren door laagdrempelige educatie aan te bieden, zoals korte cursussen, workshops en vrijetijdsbesteding, om zo op een aangename, bijna onzichtbare manier, mensen te stimuleren om bij te leren. Wij willen werken aan een positievere beeldvorming van mensen die geconfronteerd worden met kansarmoede. Voor onze werking doen wij beroep op vrijwilligers die van binnen en buiten de doelgroep komen.
3. Doelstellingen:
We willen een vereniging zijn waar mensen centraal staan. Wij willen mensen actiever maken in de vereniging, thuis en in de maatschappij. Wij willen mensen helpen om hun zelfredzaamheid, zelfvertrouwen, eigenwaarde, doorzettingsvermogen, wilskracht, weerbaarheid en vertrouwen in mensen, te vergroten. Wij willen het positief denken promoten. Wij willen ons artistiek regelmatig presenteren in eigen kring, maar ook in de toekomst aan een ruimer publiek. Doorstroming naar de culturele en educatieve mogelijkheden die reeds veelvuldig in Herentals aanwezig zijn. Positieve beeldvorming van mensen die geconfronteerd worden met kansarmoede naar de maatschappij toe stimuleren en zo uitsluiting verminderen.
4. Waarden: De waarden van een organisatie worden weerspiegeld in haar organisatiecultuur, in haar werkmethodes en in het gedrag van elke medewerker. Ze evolueren met de groei en de prioriteiten van de organisatie. De voornaamste waarden waar wij voor staan zijn: Respect voor alle mensen Inzet naar ieders vermogen Ruimte voor talent: Iedereen in onze organisatie kan zijn creativiteit de vrije loop laten, zijn capaciteiten en ondernemingsgeest ontwikkelen. Samenwerking, initiatiefneming en vernieuwing worden voortdurend aangemoedigd. Transparante werking op alle niveaus Positieve ingesteldheid 2
B. HOOFDDOEL EN DOELGROEP 1. Ons Hoofddoel: → activeren d.m.v. educatie, dit wil zeggen: vorming en begeleiding aanbieden, zodat mensen actiever, dus werkzamer worden in het verenigingsleven, thuis en in de maatschappij en dit op een positieve, transparante, stimulerende, creatieve, respectvolle en individuele manier.
2. Onze Doelgroep: Mensen die geconfronteerd worden met kansarmoede en sociaal kwetsbare mensen, die iets willen bijleren of hun kennis willen doorgeven uit Herentals en omgeving.
C. HET ONTSTAAN VAN ONZE VERENIGING Waarom een Projecthuis? Samen met andere vrijwilligers hebben we in verschillende cultuurprojecten van De Dorpel gezien en gevoeld wat cultuur en zelfontplooiing met een mens kan doen. Vooral mensen die geconfronteerd worden met kansarmoede konden hier ontsnappen aan hun realiteit en diepe, onbekende talenten aanboren, waarvan ze soms niet wisten dat ze die bezaten. Zelfvertrouwen opbouwen in deze culturele belevingen gebeurde hier ‘au naturel’, natuurlijk waren positieve stimulatie en een beetje peuteren bij velen van de deelnemers wel nodig. Wij willen graag een projecthuis oprichten, een huis waar mensen kunnen deelnemen aan verschillende kleinschalige projecten, waar ze zichzelf kunnen zijn en kunnen groeien. Waarom we gekozen hebben voor vijf verschillende aanbiedingen kan je hieronder lezen.
Waarom deze aanbiedingen? Zinvolle vrijetijdsbesteding: of anders gezegd hobby’s. Niet iedereen is zo graag bezig met cultuur of vorming, vooral mensen met een laag eigenwaardegevoel (veel mensen in kansarmoede). Daarom is het nodig om ook met laagdrempelige activiteiten vorming aan te bieden, zodat mensen stilletjes en bijna onzichtbaar op de andere niveaus worden binnengetrokken. Door mensen tijdens de vrijetijdsbesteding nieuwe of aanvullende technieken aan te leren zijn we bezig met een vorm van vorming die niet zo zichtbaar is en dus makkelijker binnensijpelt.
Cultuurbeleving: Wij willen iedereen de kans bieden te genieten van eigengemaakte en zelfgebrachte kunst, gesteund en begeleid door amateurs met ervaring en professionelen. Mensen die geconfronteerd worden met kansarmoede zijn dikwijls geblokkeerd in het uiten van gedachten en ideeën. Kunst met de kleine of grote ‘K’ is een dankbaar hulpmiddel om opnieuw naar buiten te komen. Als mensen deze kansen krijgen en grijpen met beide handen, is het dikwijls de eerste stap naar een verhoging van hun eigenwaarde. Dit kan een positieve invloed hebben op de wilskracht en doorzettingsvermogen in hun dagelijkse leven. Ze kunnen zich zo beter handhaven in deze complexe veeleisende maatschappij. Talenten losmaken in mensen en ze zo meer zelfvertrouwen bijbrengen, jezelf leren graag zien, positief bezig zijn, dit is wat in de verschillende cultuurbelevingsgroepen moet kunnen. Vorming op vlak van o.a. cultuur is een manier om mensen te laten zien dat ze meer in hun mars hebben dan ze zelfs maar vermoeden.
3
Vorming: Het is belangrijk in deze snelle maatschappij dat mensen iets bijleren, niets leren is gelijk aan stilstaan en achteruit gaan. Wij willen mensen activeren, terug actief maken, zodat ze het gevoel krijgen dat ze tellen en niet onzichtbaar zijn. Omdat wij ook de digitale kloof willen helpen dichten, zijn computerlessen een voor de hand liggende vorming in dit digitaal tijdperk. Ook andere vorming zal worden aangeboden indien we de geschikte leraars kunnen aantrekken.
Korte cursussen en workshops: Dit is ook een laagdrempelige manier van educatie. Mensen die vastzitten in de kansarmoede zijn dikwijls korte termijndenkers omdat ze zo bezig zijn met de nood van vandaag. Langdurende vorming schrikt af. Wij proberen dit patroon enigszins te doorbreken door korte cursussen aan te bieden van 1 tot max. 5 lessen die verspreid zijn over max. een maand. In deze cursussen of workshops doen wij een beroep op mensen die hun kennis op een ‘al doende leert men’ manier willen brengen. Men heeft hier geen kennis nodig om les te geven, alleen een beetje lef om hun kennis door te geven aan enkele mensen die dit ook willen leren.
Cafetaria en onthaal: Mensen kunnen hier dagelijks terecht om in deze gezellige ruimte iets te drinken tegen een vrij lage prijs. Ze kunnen hier ons aanbod van cursussen en vrijetijdsbesteding leren kennen en zich inschrijven. Eventueel kunnen ze hier ook hun verhaal kwijt, wat hen bezighoud en hen het leven moeilijk maakt. Zo leren wij hen ook kennen. Wij luisteren alleen of wij hun iets kunnen bieden binnen ons pakket, zo niet dan kunnen wij hen verwijzen naar andere plaatsen zoals het OCMW, De Dorpel, enz. Onze cafetaria zal toegankelijk zijn voor iedereen. Elke 1ste zaterdagavond van de maand zullen wij hier een cultuuravond organiseren. Hier willen wij mensen de kans bieden om te genieten van eigengemaakte en zelfgebrachte kunst: poëzievoordracht, muziekoptreden, sketches, tentoonstelling, … Zo kunnen onze deelnemers hun ervaring en zelfvertrouwen opbouwen. Deze optredens, waar iedereen welkom is, zijn een manier om cultuur door te geven en zo de positieve beeldvorming van mensen die geconfronteerd worden met kansarmoede, te versterken. Ook de gezellige avonden: bv. een kaartavond, een dansavond, een feestje of een café chantant zullen op het programma staan. Op deze prettige manier haal je mensen uit hun sociaal isolement en leren ze om samen te werken bij het organiseren van deze avonden.
Waarom kozen we als naam De Witte Vlinder? Vlinders zijn dieren die in verschillende stadia leven. Ze beginnen hun leven als een eitje, dan evolueren ze tot een rups, later worden ze een pop om zich dan te ontplooien en als vlinder uit te vliegen. Mensen zitten ook in hun leven in verschillende stadia en zijn gecreëerd om te evolueren, niet om lang stil te staan in die evolutie. Vlinders worden ook gezien als voorboden van de lente, een nieuw begin. Er zijn zoveel verschillende vlinders, opvallende kleurige en onopvallende nachtvlinders. Zoveel variaties als er talenten zijn. Vlinders symboliseren ook de vrijheid, om jezelf te zijn, om los te laten. Wit is de kleur van hoop, een nieuw begin, een onbeschreven blad, en nog zoveel meer. Wit licht is een samenbundeling van alle kleuren van de regenboog, dit is dus de ideale samenwerking om na te streven. Wij kunnen streven om samen een wit licht te zijn in duistere dagen waar vele mensen die geconfronteerd worden met kansarmoede zo naar snakken.
Stichtingsdatum: 10 september 2009 4
D. TOEKOMSTIGE ALGEMENE STRUCTUUR: SCHEMA
5
E. TOEKOMSTIGE ALGEMENE STRUCTUUR VAN DE VERENIGING Deze structuur van onze vereniging zal nagestreefd worden vanaf het ogenblik dat we starten met onze dagelijkse werking en onze vereniging begint te groeien. Wij zullen dit systematisch invoeren wanneer de werking dit vraagt.
1. Medewerkers zijn vrijwilligers die actief in de werking betrokken zijn en dus bepaalde taken of takenpakketten op zich nemen. Nieuwe medewerkers die zich aanmelden kunnen tijdens het eerste verkennende gesprek met de vrijwilligerscoach hun keuze uitspreken over de taak die ze op zich willen nemen. In overleg met de hoofdverantwoordelijke van de gekozen werkgroep kan een stage van 3 maanden begonnen worden. Na deze periode zal er een evaluatie zijn door de vrijwilligerscoach in overleg met de hoofdverantwoordelijke van de desbetreffende werkgroep. Na pos. advies kan de medewerker starten. Na een neg. advies stopt de samenwerking, maar er kan wel een nieuwe stage op een andere open vacature binnen de vereniging begonnen worden. Jaarlijks zal er een evaluatie zijn van de prestaties van alle medewerkers en dit door de vrijwilligerscoach in overleg met de hoofdverantwoordelijke van de desbetreffende werkgroep. De medewerker is verantwoordelijk voor de taken die hij/zij op zich heeft genomen. Binnen het vastgestelde beleid kan de medewerker eigen initiatief ontplooien. De medewerker neemt bij het beëindigen van deze overeenkomst in principe een termijn van 2 weken in acht. Wanneer daaraan door omstandigheden niet kan worden voldaan, dient hij/zij het werk zorgvuldig over te dragen, dan wel af te ronden. De medewerkers zijn, samen met de deelnemers en de gasten, de kern van onze organisatie.
De verschillende medewerkers en hun taken: -
-
-
Hoofdverantwoordelijke en Medeverantwoordelijke Medewerkers of twee Coverantwoordelijke Medewerkers: Deze medewerkers runnen de werkgroep d.w.z. ze volgen de dagelijkse werking op en sturen bij waar het nodig is, ze coachen hun medewerkers, ze bereiden de werkgroepvergadering van hun medewerkers voor en leiden deze, één van hen vertegenwoordigt hun werkgroep in het werkgroepenoverleg, ze maken het budget op en beheren dit en houden de boekhouding hiervan bij … Ze kunnen deze taken (al naargelang hun talenten) onder hun twee verdelen. Ze zijn vrijwilligers met verantwoordelijkheidsgevoel en leiderscapaciteiten met veel geduld. Verantwoordelijke Medewerkers: dit zijn medewerkers die bepaalde taken op zich nemen en hier ook verantwoordelijk voor zijn, dit kunnen takenpakketten zijn of afzonderlijke taken al naargelang hun capaciteiten. De Verantwoordelijke Medewerkers zijn mensen met verantwoordelijkheidsgevoel. Medewerkers: dit zijn vrijwilligers die hun taken naar bestvermogen uitvoeren, ze worden gecoacht door de Verantwoordelijke Medewerker Losse Medewerkers: dit zijn mensen die niet het statuut van vrijwilliger hebben maar toch geregeld, bij bepaalde gelegenheden kunnen gevraagd worden door één van de verantwoordelijken ( Verantwoordelijke of Verantwoordelijke Medewerker) om te helpen.
2. Deelnemers zijn mensen die na inschrijving en betaling van de eventuele bijdrage in het secretariaat kunnen deelnemen aan de vorming, korte cursussen, workshops, cultuurbeleving en vrijetijdsbesteding.
3. Gasten zijn mensen die welkom zijn in de cafetaria en er eventueel iets komen drinken of aanwezig zijn op een cultuuravond, gezellige avond of een feestje.
6
4. Groepen & cursussen: Elke groep of cursus bestaat uit ingeschreven deelnemers en een Verantwoordelijke Medewerker (lesgever of begeleider). Ze bepalen hun manier van werken in overleg met de andere groepen/cursussen van hun werkgroep. Er zijn verschillende groepen en/of cursussen actief in de meeste werkgroepen. Werkgroep Vorming: Computerlessen en Engelse lessen Werkgroep Cultuurbeleving: Poëziegroep, Tekenen & Schilderen, Dans, Muziek en Toneel Werkgroep Vrijetijdsbesteding: Kaarten maken, Koken, Wandelen, … Werkgroep Korte Cursussen en Workshops: Korte cursus computer, Workshop Vlinders Haken…
5. Autonome werkgroepen: Een werkgroep is een groep van verantwoordelijke medewerkers die onder leiding van een hoofdverantwoordelijke en de medeverantwoordelijke (of coverantwoordelijken) zelfstandig de organisatie van hun werkgroep en hun groepen en/of cursussen op zich nemen. Er zijn 8 verschillende werkgroepen nl. Cafetaria en Onthaal: Zij zorgen voor het onthaal van de gasten in de cafetaria. Indien mensen iets willen drinken zorgen ze voor de bediening. Ze maken mensen wegwijs in onze organisatie en zijn dus op de hoogte van onze gehele werking. Ze kunnen mensen doorverwijzen naar het secretariaat als ze geïnteresseerd zijn in één van onze groepen of cursussen. Vorming: Zij verzorgen de cursussen die over minstens een trimester, maar meestal een schooljaar lopen. Ze volgen een vooraf opgestelde lesplanning. Cultuurbeleving: Ze bieden u de mogelijkheid om op het vlak van cultuur iets bij te leren of bezig te zijn. Hierin zijn verschillende cultuurgroepen actief. Vrijetijdsbesteding: deze werkgroep biedt verschillende mogelijkheden aan om uw vrije tijd nuttig door te brengen. Korte Cursussen en Workshops: in deze werkgroep wordt er constant gezocht naar mensen die interessante cursussen en workshops willen geven en naar deelnemers die iets willen bijleren. Redactie: ze werken samen aan het Vlindermagazine. Public Relations: deze werkgroep verzorgt de interne en externe PR. Secretariaat: deze werkgroep runt het secretariaat.
6. Werkgroepvergaderingen: In deze vergadering komen de verantwoordelijke medewerkers onder leiding van hun hoofdverantwoordelijke en de medeverantwoordelijke regelmatige samen - Ze bespreken en evalueren de interne werking van hun werkgroep, ev. problemen lossen ze samen op. - Ze wisselen constructieve ideeën uit. - Ze bespreken ook de permanentie, het budget en de boekhouding, de samenwerking met andere werkgroepen en de extra avonden. - Regelmatig nodigen ze alle medewerkers van hun verschillende groepen uit om de werking te bespreken, ook om de extra avonden te organiseren en deze te evalueren (enkel voor Cafetaria en Onthaal, Cultuurbeleving, Vrijetijdsbesteding: de kookgroep). De frequentie varieert per werkgroep.
7. Werkgroepenoverleg: In deze vergadering komen de hoofdverantwoordelijken van de verschillende werkgroepen en de coördinator samen. - Ze bespreken de onderlinge samenwerking. 7
Ze geven uitleg over hun werkgroep. Dit is nodig om de transparantie tussen de verschillende werkgroepen te behouden. - Ze kiezen samen jaarlijks een voorzitter die de vergadering leidt, de agenda hiervan opstelt en deelneemt aan het dagelijks bestuur. Ze komen 1 maal per maand samen. -
8. Deelnemersvergadering: Alle deelnemers op dat ogenblik kunnen hier aan deelnemen. - Ze bespreken de dagelijkse werking. - Voorstellen/initiatieven/ideeën i.v.m. de werking, de cursussen, e.a. worden hier beluisterd. - De coördinator leidt de vergadering. Met een regelmatige frequentie (om de drie maanden) wordt deze vergadering door de coördinator bijeengeroepen.
9. Medewerkersvergaderingen: Alle medewerkers uit de verschillende werkgroepen kunnen hier aan deelnemen. - Ze bespreken de planning van het volgende werkjaar, evalueren het vorige werkjaar, evalueren de dagelijkse werking. - Voorstellen/initiatieven/ideeën i.v.m. de werking, de cursussen, e.a. worden hier beluisterd en besproken. - Bij het organiseren van een opendeur en andere overkoepelende projecten wordt deze vergadering ook bijeen geroepen. - De coördinator leidt de vergadering. Minstens 2 maal per jaar wordt deze vergadering door de coördinator georganiseerd.
10.De Stuurgroep (beleidsteam, ideeëntank) met hierin mensen die bepaalde domeinen van de organisatie sturen (voorzitter, coördinator, financiën/boekhouding, fondsenwerving / public relations, onderhoud/veiligheid, vrijwilligerscoach, management cursussen…) De stuurgroep houdt zich bezig met het realiseren van het beleid, de voortgang van activiteiten bespreken en zo nodig lanceren ze nieuwe initiatieven. Ze leveren een bijdrage aan de verdere ontwikkeling van de organisatie in haar totaliteit. - Ze bespreken hun domeinen met elkaar en wisselen onderling ideeën uit. - Ze zijn op de hoogte van de dagelijkse werking. - Ze toetsen alle genomen beslissingen aan de Missie, Visie, Doelstellingen en Waarden - Ze adviseren en ondersteunen het beleid. - Ze kiezen samen jaarlijks een voorzitter die de vergadering leidt en deelneemt aan het dagelijks bestuur. Ze komen min. om de 2 à 3 weken samen.
11.Het Dagelijks Bestuur: bestaat uit de voorzitter van de RVB, de coördinator, de voorzitter van de stuurgroep en de voorzitter van het werkgroepenoverleg. De dagelijkse, meer uitvoerende taken worden toegekend aan het dagelijkse bestuur. - Ze bespreken de dagdagelijkse algemene werking en coördinatie. - Ze zijn verantwoordelijk voor de voorbereiding en de uitvoering van het beleid. - Het dagelijks bestuur speelt een actieve rol bij het tijdig inschakelen van het algemeen bestuur in het beleidsproces: sturend optreden en een goede informatievoorziening, formuleren van vraagstellingen, tijdig op de agenda plaatsen van onderwerpen, en verantwoording over de uitvoering van besluiten en standpunten van het algemeen bestuur etc. Ze komen wekelijks samen. Ze kunnen als dit nodig is een lid van de stuurgroep uitnodigen. 8
12.De Raad Van Bestuur: bestaat uit de voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris, de schatbewaarder en andere leden ( min. 4 leden)die voor onbepaalde duur worden benoemd door de Algemene Vergadering. De RVB houdt zich bezig met beleidsgerelateerde taken. De RVB heeft als algemene rol - het leiden van de vereniging, - het bewaken van missie, visie, doelstellingen en waarden - het nemen van principebeslissingen die het geheel van de vereniging, de contacten met de buitenwereld en de financiën betreffen. Het gezamenlijke bestuur neemt de eindverantwoordelijkheid op zich voor hun beslissingen. Ze komen minstens om de twee maanden samen. Van elke vergadering worden notulen opgemaakt die de volgende vergadering ter goedkeuring worden voorgelegd.
Taken van de voorzitter:
Hij/zij stelt de agenda op van de vergadering, leidt en zit de bestuursvergaderingen van de vereniging voor. Hij/zij kan een bijzondere vergadering aanvragen bij hoogdringendheid. Let erop dat de regels binnen de vereniging worden nageleefd, bewaakt de eenheid in de vereniging. Verzorgt de link tussen de vereniging en de buitenwereld in samenwerking met de werkgroep PR Delegeert de verschillende taken binnen het bestuur. Hij/zij behandelt de correspondentie door de secretaris of hem/haar persoonlijk toegestuurd. Hij/zij kan zich hiervoor laten vervangen door een ondervoorzitter of een ander lid van het bestuur.
Taken van de ondervoorzitter: Hij/zij vervangt de voorzitter bij afwezigheid en neemt de gedelegeerde taken waar. Stelt samen met de voorzitter de agenda op indien nodig.
Taken van de secretaris: Hij/zij staat in voor de algemene administratie van de vereniging en is de hoofdverantwoordelijke van de werkgroep secretariaat. Hij/zij houdt de verslagen en de notulen van de vergaderingen bij, het archief van de vereniging en de opvolging van de in te vullen formulieren. Brieven, mails en andere vormen van correspondentie worden verwerkt en aan de voorzitter voorgelegd. Dagelijkse zaken, zoals aanvraag van formulieren en beslissingen die de goede werking niet in het gedrang brengen, voert hij/zij zelfstandig uit mits rapportering aan de voorzitter of bij afwezigheid aan de ondervoorzitter. Hij/zij controleert regelmatig de website en geeft opmerkingen door aan de werkgroep PR. De secretaris zorgt voor kennisgeving van de gebeurtenissen in de vereniging aan personen en instellingen, die hiervoor naar mening van de Raad van Bestuur in aanmerking komen. Het bijhouden van een register, waarin de namen en de adressen van de leden, ereleden, bestuursleden en donateurs zijn opgenomen en dit samen met de werkgroep secretariaat. Het beheren van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Hij/zij kan een bijzondere vergadering aanvragen bij hoogdringendheid.
9
Taken van de schatbewaarder:
Hij/zij staat in voor het bijhouden van de kastoestand en de lopende rekening van de vereniging. Het doen van uitgaven, wanneer deze voortvloeien uit genomen bestuursbesluiten. Het verzorgen van begrotingen en opvolgen van subsidies. Het onderhouden van de relaties met de sponsors in samenwerking met de werkgroep PR. Regelt dit als een “goede huisvader”. Rapporteert bij iedere vergadering de stand van zaken. Vraagt een bijzondere vergadering aan bij hoogdringendheid. Het bijhouden van de inkomsten en uitgaven van de vereniging. Hij/zij moet een kasboek bijhouden en jaarlijks een financieel rapport voorleggen aan de Algemene Vergadering.
13.De Algemene Vergadering: bestaat uit de voorzitter en andere leden (min. 3 leden). Ze komen minstens één maal per jaar samen om de begroting en de rekeningen goed te keuren, ook het jaarverslag van de werking en de jaarplanning. Ook telkens het belang van de vereniging dat eist of wanneer de helft van de leden hierom verzoekt. Elk lid moet bij gewone brief worden opgeroepen tenminste 14 dagen voor de vergadering. In deze brief worden plaats, dag en uur van de vergadering vermeld. Van elke Algemene Vergadering worden notulen opgemaakt. De algemene vergadering is bevoegd voor: - benoeming en afzetting van bestuurders - uitsluiting van leden - goedkeuring van begroting en rekeningen - wijziging van de statuten - wijziging van het doel van de vereniging - ontbinden van de vereniging en bepaling van de bestemming van het vermogen. - Koop op afbetaling, of lening of krediet voor een bedrag in kapitaal vanaf € 1000
14.De coördinator is aanwezig op de verschillende vergaderingen en zorgt voor de doorstroming van informatie en bewaakt de algemene transparantie in de vereniging. Hij/zij kan op eigen initiatief een deelnemers- of medewerkersvergadering organiseren.
15.De vrijwilligerscoach begeleidt de vrijwillige medewerkers en doet de evaluatie in samenspraak met de werkgroepverantwoordelijke. De vrijwillige medewerkers kunnen hier terecht met hun vragen en hun zorgen. Hij/zij zoekt naar gepaste vorming of begeleiding voor de medewerkers indien nodig.
10
F. TOEKOMSTIGE STRUCTUUR VAN DE WERKGROEPEN
G. TOEKOMSTIGE VOORSTELLING VAN DE GROEPEN EN CURSUSSEN PER WERKGROEP Deze uitwerking van onze werkgroepen zal systematisch in voege treden op de ogenblikken dat we starten met onze dagelijkse werking en er de nodige medewerkers en deelnemers zich aanbieden.
→Algemene Richtlijnen voor de Medewerkers Projecthuis De Witte Vlinder Samenwerken op een positieve, transparante, stimulerende, creatieve, respectvolle en individuele manier: Hier wordt gewerkt met en door de mensen en medewerkers, niet voor de mensen: ze moeten het zelf doen ev. onder begeleiding. Wij helpen mensen om zichzelf te leren behelpen en zo vooruit te komen in het leven. Wij begeleiden dus mensen om zich te ontplooien en te groeien op hun eigen tempo. Het ‘onderweg zijn naar’ is belangrijker dan het resultaat. Mensen hebben tijd nodig om nieuwe dingen te integreren, eigen te maken: bij de ene duurt het langer dan bij de ander. Samenwerken op een respectvolle manier is de enige manier. 11
Een individuele aanpak per persoon moet mogelijk zijn: eigen tempo en naar ieders vermogen. Wij zullen te allen tijde een positieve aanpak en ingesteldheid stimuleren. Een positieve benadering van problemen: er zijn geen problemen, alleen oplossingen. Elk probleem is een uitdaging! Transparante werking op alle niveaus en tussen alle werkgroepen. Creativiteit wordt steeds aangemoedigd. Wij geven veel, maar wij vragen ook terug, talenten die komen bovendrijven na verloop van tijd, zullen gebruikt worden in onze werking (rekening gehouden met ieders capaciteiten en mogelijkheden). Wij dulden geen betutteling van mensen, er wordt te allen tijde respect getoond aan elk individu. Alle mensen worden aanvaard zoals ze zijn. Voorstellen (van wie dan ook) en ideeën zullen te allen tijde bekeken en gebruikt worden, als ze passen in ons geheel en haalbaar en betaalbaar zijn. Initiatief nemen zal bevorderd worden. Vrijwilligersbegeleiding uitbouwen is een prioriteit in onze vereniging, onze medewerkers zijn het hart van onze organisatie en dus van levensbelang voor de vlotte werking.
1. Cafetaria en Onthaal: Openingsuren: maandag t.e.m. donderdag open zijn van 13.00u tot 17.00u vrijdag van 13.00 tot 20.00u in het weekend van 14.00u tot 17.00u 2× in de maand ook op zaterdagavond vanaf 20.00u Tijdens de zomervakantie zal de cafetaria ten minste 2 dagen per week geopend zijn (datums zie maandprikker). Eventuele sluiting tijdens feestdagen zal ruim op tijd worden vermeld in de maandprikker en in de cafetaria Werking: - Iedereen is welkom! - Ze verwelkomen en ontvangen de mensen in de cafetaria - Ze bedienen de gasten als ze iets willen drinken of een snackje willen. - Ze zijn op de hoogte van ons aanbod en kunnen uitleg geven over onze gehele werking. - Ze sturen de mensen door naar het secretariaat als interesse ze hebben in één van onze cursussen of de vrijetijdsbesteding. - Ze zijn bijvoorkeur met twee. - Ze zijn ook verantwoordelijk voor de bevoorrading van de toog en de gezellige inrichting en decoratie van het interieur. - Ze organiseren één maal per maand een gezellige avond, een kaartavond, café chantant, dansavond, … met de opbrengst van de inkom (€ 2.00) kunnen ze decoratiemateriaal e.d. aankopen. - Feestjes worden samen met de kookgroep georganiseerd. Doelstellingen: - Een venster zijn voor onze organisatie, de gasten doen via de cafetaria hun eerste positieve indrukken op van Projecthuis De Witte Vlinder - Een laagdrempelige ontmoetingsplaats zijn waar door het groepsgebeuren sociale contacten kunnen opgebouwd worden. - Ons aanbod van cursussen en vrijetijdsbesteding bekend maken onder de gasten. - Gezelligheid - Vlotte, vriendelijke bediening - Inkomsten voor de vereniging
12
2. Korte cursussen en Workshops: Werking: - We bieden korte cursussen aan van 1 tot max. 5 lessen die verspreid zijn over max. een maand. - Allerlei praktische zaken naargelang het aanbod van lesgevers en vraag van de deelnemers. - In deze cursussen of workshops doen wij een beroep op mensen die hun kennis op een ‘al doende leert men’ manier willen brengen. Men heeft hier geen kennis nodig om les te geven, alleen een beetje lef om hun kennis door te geven aan enkele mensen die dit ook willen leren. - Wij vragen een kleine bijdrage die de werkelijke kosten van de cursus dekt. Doelstellingen: - Kennis doorgeven - Mensen activeren, dus werkzamer maken, door laagdrempelige educatie aan te bieden om zo op een aangename, bijna onzichtbare manier, mensen te stimuleren om bij te leren.
3. Cultuurbeleving: Werking: - Ze bieden begeleiding aan tijdens het maken van de verschillende creaties - De groepen komen afzonderlijk samen - Eén maal in de maand wordt er een cultuuravond op zaterdagavond vanaf 20.00u georganiseerd door de werkgroep, elke groep komt afwisselend aan de beurt. De inkom hiervan bedraagt €2.00 en gaat integraal naar het budget van de werkgroep. De opbrengst van de hapjes en de drankjes zijn ten voordele van de vereniging. Doelstellingen: - Iedereen die zich creatief wil uiten de gelegenheid bieden - Cultuurbeleving in Herentals en omgeving toegankelijker maken voor het brede publiek, door de mogelijkheid te bieden om creatief uw grenzen te verleggen.
3.1.Poëziegroep Werking: - Ze bieden begeleiding aan bij het schrijven van de poëzie. - Er worden ideeën onderling uitgewisseld - Oefenen in het voorlezen van eigen werk. - Ze organiseren samen de poëzieavond of een optreden elders. - Ze verzamelen de poëzie voor de jaaruitgave en voor ons magazine (zelf samenstellen van de bundel, uittypen, plaatsen op het blad, bladspiegel verzorgen, …) Doelstellingen: - De poëzie gebruiken als een gezonde, ontwikkelde vorm van gevoelens uiten - Gedachten ordenen via de poëzie - poëzie toegankelijker maken - zelfgeschreven poëzie in elk nummer van ons magazine - elk jaar een poëziebundel samenstellen
3.2.Tekenen en schilderen 3.3.Muziekgroep 3.4. Dansgroep 3.5. Toneelgroep
13
4. Vrijetijdsbesteding: Werking: - Wekelijks of maandelijks uw hobby in groep uitoefenen. - Regelmatig worden er nieuwe technieken uitgeprobeerd. - Alle deelnemers proberen de nieuwe technieken uit. Doelstellingen: - Hobby’s promoten - Laagdrempelige activiteiten aanbieden: door mensen tijdens de vrijetijdsbesteding nieuwe of aanvullende technieken aan te leren zijn we bezig met een vorm van vorming die niet zo zichtbaar is en dus makkelijker binnensijpelt.
4.1.Kaarten maken Wanneer: Wekelijks op een namiddag van 13.30u tot 16.00u (vanaf oktober t.e.m. maart) Werking: - De deelnemers leren hier hoe ze op een goedkope manier mooie kaartjes kunnen maken. - Regelmatig worden er nieuwe technieken aangeleerd en uitgeprobeerd. - Ze kunnen tegen de feestdagen kerstkaarten te koop aan bieden, de rest van het jaar verjaardagskaarten. Ze zullen verkrijgbaar zijn in de webwinkel of bij de verantwoordelijke medewerker. - De groep kan zo zelfbedruipend zijn en eigen materialen bekostigen. Doelstellingen: - Goedkoop kaarten maken - Nieuwe technieken leren - Mensen activeren door laagdrempelige educatie aan te bieden om zo op een aangename, bijna onzichtbare manier, mensen te stimuleren om bij te leren. - Weg zijn van de dagelijkse sleur. - Meer geloven in eigen kunnen - Gezellig samen zijn. - Zelfstandiger leren werken.
4.2.Wandelen Wanneer: Elke 1ste zondag van de maand. Werking: In samenwerking met de Oud-Scouts De Brigands. Doelstellingen: Mensen in beweging brengen
4.3.Kookgroep Wanneer: wekelijks (1 à 5 maal?) Werking: - Ze komen samen onderleiding van één of verschillende verantwoordelijke medewerkers. - Ze betalen op voorhand de bijdrage op het secretariaat bij het inschrijven. - Ze doen eerst samen de aankopen zodat ze leren om zuinig en seizoensgebonden aan te kopen en verdelen de kosten van de aankoop van het eten onder de deelnemers. - Ze koken samen en leren zo een volledige maaltijd te prepareren. - Ze kunnen dit daarna ook opeten in de keuken (als ze groot genoeg is) of de cafetaria (voor of na de cafetariaopeningsuren d.w.z. in de voormiddag tot 12.30u of na 17.00u). - Na de maaltijd kunnen ze plannen maken voor de volgende les en het boodschappenlijstje opstellen. - Ze kunnen ook koekjes, vlaai, cake of verse soep verkopen in de cafetaria om hun budget aan te vullen zodat ze basisingrediënten kunnen kopen (kruiden, zout, bindmiddel e.d.) en speciaal materiaal kunnen bekostigen ( bv. speciale bakvormen enz.). - Bij speciale gelegenheden (cultuuravond, gezellige avonden, opendeur, feestjes, … ) worden ze gevraagd om de catering op zich te nemen. De kosten en de opbrengst zijn dan voor de vereniging. 14
Doelstellingen: - Mensen leren koken op een zuinige manier. - Mensen activeren door laagdrempelige educatie aan te bieden om zo op een aangename, bijna onzichtbare manier, mensen te stimuleren om bij te leren.
5. Vorming: Werking: - Voor de cursussen van de vorming schrijf je in per trimester en kan je eventueel betalen per week. - De deelnemers betalen op voorhand de bijdrage op het secretariaat bij het inschrijven. - De bijdragen worden op voorhand berekend aan de hand van de werkelijke kosten van de cursus. - Deelnemers verwittigen ruim op voorhand het secretariaat wanneer ze afwezig zullen zijn op de cursus, enkel dan kunnen zij hun bijdrage terugkrijgen of doorschuiven voor de volgende lessen. - De lessen worden gegeven op een niveau aangepast aan iedere deelnemer. Doelstellingen: - Mensen helpen om hun zelfredzaamheid, zelfvertrouwen, eigenwaarde, doorzettingsvermogen en wilskracht te vergroten. - Mensen de kans geven om hun kennis vergroten - Doorstroming naar de educatieve mogelijkheden die reeds veelvuldig in Herentals aanwezig zijn. - Grotere kansen bieden om weer in het arbeidscircuit te geraken.
5.1.Computerlessen Werking: - De deelnemers betalen op voorhand de bijdrage op het secretariaat bij het inschrijven. Voor deze cursus schrijf je in per trimester en kan je eventueel betalen per week. Enkel de beginners kunnen les per les aansluiten en de bijdrage elke les betalen. - De bijdrage bedraagt € 1.00 Doelstellingen: - Iedereen de mogelijkheid bieden om te leren werken met een computer. - Les geven op een niveau aangepast aan iedere deelnemer, zonder de druk om een bepaalde basis binnen een bepaalde tijd te moeten aanleren. - De digitale kloof dichten door computerlessen aantrekkelijker te maken voor mensen die niet meekunnen in deze snel evoluerende maatschappij. - Indien mogelijk en gewenst mensen laten doorgroeien naar professioneel onderwijs. - Kansen bieden om weer in het arbeidscircuit te geraken. - Vergaarde computerkennis ten voordele van de vereniging gebruiken.
5.2.Engelse lessen Werking: - De deelnemers betalen op voorhand de bijdrage op het secretariaat bij het inschrijven. Voor deze cursus schrijf je in per trimester en kan je eventueel betalen per week. - De bijdrage bedraagt € … (nog te berekenen: elektriciteit, lesmateriaal, …) Doelstellingen: - Iedereen de mogelijkheid bieden om Engels te leren. - Les geven op een niveau aangepast aan iedere deelnemer, zonder de druk om een bepaalde basis binnen een bepaalde tijd te moeten aanleren. - Indien mogelijk en gewenst mensen laten doorgroeien naar professioneel onderwijs. - Kansen bieden om weer in het arbeidscircuit te geraken. 15
6. Redactie van het Vlindermagazine: Werking: - Ze werken samen aan de realisatie van ons driemaandelijks Vlindermagazine. - Ze schrijven de artikels die verschijnen in het magazine. - Ze stimuleren losse medewerkers om artikels, foto’s, poëzie en tekeningen binnen te brengen op de redactie die dan verwerkt worden in het magazine. - Ze verwerken info vanuit de werking in het magazine en stellen de maandprikkers op. - In overleg met de groep kunnen ze regelmatig vernieuwing doorvoeren. Doelstellingen: - Het samenstellen van het driemaandelijks magazine. - Samen werken aan ons magazine. - Info laten doorstromen tussen alle medewerkers, deelnemers en gasten. - Info verstrekken aan mensen die geïnteresseerd zijn in onze werking. - Verslagen en foto’s van allerlei activiteiten publiceren. - Een aangenaam, leesbaar, interessant en informatief magazine produceren.
7. Secretariaat: Openingsuren: elke werkdag van 13.00u tot 17.00u Werking: - Samenwerking tussen de verschillende groepen van het secretariaat verzekeren onder leiding van de secretaris van de RVB. Doelstellingen: - een vlot draaiend secretariaat
7.1.Telefoonpermanentie: Werking: - Ze nemen de telefoon op en verstrekken de nodige info of verbinden door naar de gevraagde persoon, eventueel noteren ze de boodschappen en geven deze door aan de gewenste persoon. Doelstellingen: - Bereikbaarheid verzekeren via telefoon.
7.2.Administratie: Werking: - Verwerken nieuwe gegevens en adressen in de adressenlijst. - Brieven, mails en andere vormen van correspondentie worden verwerkt. - Inschrijvingen voor deelname aan diverse activiteiten noteren. - Ontvangen van de bijdragen die door de deelnemers betaald worden. Doelstellingen: - Alle administratie verwerken en doorgeven aan de bevoegde personen.
7.3.Boekhouding: Werking: - Ze verzorgen de dagelijkse boekhouding. Doelstellingen: - Boekhouding up to date houden.
16
7.4.Archief: Werking: - Alle nuttige documenten, foto’s en dergelijke klasseren in het archief. Doelstellingen: - Feiten, oude documenten, foto’s, dvd’s e.d. niet verloren laten gaan - Het archief ordelijk en overzichtelijk klasseren zodat, indien nodig, we de inlichtingen vlot kunnen terugvinden
7.5.Website en Webwinkel: Werking Website: - Alle info die wij willen doorgeven aan een breed publiek zal je kunnen vinden op onze website, ook interessante links. Werking Webwinkel: - Verschillende producten zullen via onze webwinkel te koop zijn. - De opbrengst gaat integraal naar de werking van onze vereniging. - De webwinkel zal verschillende afdelingen hebben zoals o.a. kaartenverkoop vanuit de groep kaarten maken. - De betaling van de waren: 1. →op voorhand met een overschrijving via de bankrekening. De pakketjes worden dan zo vlug mogelijk via de post verstuurd (de verzendingskosten zijn ten laste van de besteller) 2. →cash bij de afhaling op het secretariaat 3. grote spullen kunnen enkel na afspraak en betaling (overschrijving of cash) afgehaald worden op het secretariaat. Doelstellingen: - Bekendmaking van onze vereniging - Informatie verstrekken over onze werking - Inkomen verzekeren
8. Public Relations: Werking: - Ze verzorgen de algemene PR van de vereniging Doelstellingen: - Bekendmaking van onze organisatie - Subsidies verwerven en sponsors aantrekken
8.1.Verzorgen van de connecties: Werking: - Ze onderhouden connecties met politici, leden van het stadsbestuur, andere verenigingen, lokale pers, ... - Ze geven interessante adressen door aan het secretariaat. Doelstellingen: - Connecties met de plaatselijke politici, pers en andere verenigingen
8.2.Zoeken naar sponsors en subsidies: Werking: - Ze gaan actief op zoek naar subsidies en sponsors. Doelstellingen: - Voldoende financiële middelen om onze werking te verzekeren.
17
8.3.Maken van publiciteit: Werking: - Ze ontwerpen en verspreiden posters, folders, uitnodigingen, strooibriefjes, e.d. en schrijven de advertenties voor de kranten. - Ze maken ook de interne posters met mededelingen die in de cafetaria worden opgehangen. Doelstellingen: - Bekendmaking van onze vereniging bij het grotere publiek - Bekendmaking van de diverse kleine projecten - Inschrijvingen voor de diverse groepen en cursussen
H. HUIDIGE STRUCTUUR: SCHEMA
I. HUIDIGE STRUCTUUR VAN DE VERENIGING 1. Medewerkers: zijn vrijwilligers die actief in de werking betrokken zijn en dus bepaalde taken op zich nemen. De medewerkers zijn, samen met de gasten, de kern van onze organisatie.
2. Gasten: zijn mensen die aanwezig zijn op een van onze benefieten. 3. Benefieten: Onze verschillende benefieten worden door de aanwezigen van de werkvergaderingen georganiseerd en dit om de nodige centen te verdienen om onze werking te kunnen financieren. Data van de benefieten: Pannenkoekenbak op 18 april en 28 november Vlinderfestijn op 20 juni en 19 september Kerstmarkt op 12 december 18
4. Werkvergaderingen: In deze vergaderingen bepalen we onze dagelijkse werking en organiseren we benefieten. Deze vergadering wordt geleid door Hildt Daneels. Iedereen die geïnteresseerd is in onze vereniging mag deelnemen aan deze vergaderingen. Van elke vergadering worden notulen opgemaakt die de volgende vergadering ter goedkeuring worden voorgelegd. Data van de vergaderingen: 21 januari, 25 februari, 1 april, 27 mei, 8 juli, 28 oktober, 9 december
5. De Raad Van Bestuur: bestaat uit de voorzitter/ schatbewaarder, de ondervoorzitter, de secretarissen en andere leden die voor onbepaalde duur werden benoemd door de Algemene Vergadering. Elk jaar rond Nieuwjaar wordt de werking van de RVB en de functies hierin besproken en kunnen er nieuwe mensen aangetrokken worden of eventuele veranderingen in de functies plaatsgrijpen. Er is ook een stemming over de continuïteit van ieders functie, een eventuele vervanging is mogelijk. De RVB houdt zich bezig met beleidsgerelateerde taken. De RVB heeft als algemene rol: - het leiden van de vereniging, - het bewaken van Missie, Visie, Doelstellingen en Waarden - het nemen van principebeslissingen die het geheel van de vereniging, de contacten met de buitenwereld en de financiën betreffen. Het gezamenlijke bestuur neemt de eindverantwoordelijkheid op zich voor hun beslissingen. Ze komen minstens om de twee maanden samen. Van elke vergadering worden notulen opgemaakt die de volgende vergadering ter goedkeuring worden voorgelegd. De taken worden als volgt verdeeld: - Voorzitter/ schatbewaarder: Daneels Hildt - Ondervoorzitter: Javeri Deepak - Secretarissen: Peersmans Michaël en Piëtte Wesley vanaf 29 april neemt Peersmans Michaël deze taak op zich. - Andere leden vanaf 29 april 2010: Wuyts Lisette en Vranckaert Claire Data van de vergaderingen: 4 februari, 18 maart, 29 april, 7 oktober
6. De Algemene Vergadering: bestaat uit de voorzitter en andere leden (min. 3 leden). Ze komen minstens één maal per jaar samen om de begroting, de jaarrekening, het jaarverslag en de jaarplanning goed te keuren. Ze benoemen de leden van de Raad Van Bestuur voor onbepaalde duur. Ook telkens het belang van de vereniging dat eist of wanneer de helft van de leden hierom verzoekt. Van elke Algemene Vergadering worden notulen opgemaakt. De taken worden als volgt verdeeld: Voorzitter: Daneels Hildt Andere leden: Javeri Deepak, Peersmans Michaël en Piëtte Wesley, vanaf 29 april 2010: Wuyts Lisette en Vranckaert Claire Datum van de vergaderingen: 29 april en 7 oktober 19
J. ACTIVITEITEN Dit jaar beperken onze activiteiten zich tot het organiseren van benefieten, zodat we de nodige fondsen kunnen bijeen verzamelen om onze dagelijkse werking te kunnen opstarten en financieren.
Verslag van onze 2de pannenkoekenbak op zondag 18 april 2010 De voorbereidingen in De Smisse begonnen al op zaterdag. Marcel, Lisette en ik hebben de tafels en stoelen al gereed gezet, ook de tombola werd uitgepakt en de ijskasten achter de toog gevuld. s’ Avonds hebben Jo en ik nog 2 tuintafels gebracht want ze verwachtten schitterend weer op zondag en dus maken we een terras buiten. Op zondag konden we het dus wat rustiger aan doen bij de voorbereidingen. Om half twaalf was ik terug present om de rest van de tombola gereed te zetten. Iets later kwam ook Lisette en Marcel binnen. Zij begonnen met de tafels te dekken, Michaël en Laura hebben hen iets later daarbij geholpen. Stilletjes aan kwamen dan ook de andere helpers binnen: Johnny, Patrick en Jo voor de toog, Marina en Deepak voor de tombola, Annie verkocht de lootjes en wenskaarten, de broers Eric en René van de Scouts verzorgden de bediening in de zaal, Els was er ook om Lisette te helpen in de keuken en Marc deed de afwas. Greet heeft dit werkje later op de namiddag overgenomen. Claire is de hele dag hier en daar ingesprongen waar het nodig was. Agnes heeft er voor gezorgd dat er steeds ingerold bestek voorradig was om terug op de tafels te leggen. Ik heb de bestellingen genoteerd, pannenkoeken gebracht en afgerekend. Laura heeft er voor gezorgd dat we mooie foto’s hebben van onze pannenkoekenbak, later op de middag heeft ze mij geholpen met de pannenkoeken aan de tafels te brengen. De tafels in de tuin zijn steeds bezet geweest, het was dan ook prachtig weer. Ook binnen waren er steeds enkele tafeltjes bezet. Het was gezellig binnen en ook buiten in het zonnetje. Onze burgemeester Jan Peeters is langs geweest en heeft met Ria en Deepak over ons Projecthuis gesproken. Marcel kon het niet laten om zo nu en dan ook eens af te rekenen, maar meestal had hij ruim de tijd om een praatje te maken met de mensen die hij kende. Iets na zessen hebben we met z’n allen de boel opgeruimd en de overschotten in de auto gestoken. Een geslaagde namiddag als je het mij vraagt! Ik wil iedereen die er voor gezorgd heeft dat deze dag een succes is geworden, bedanken! In het bijzonder al de mensen die op voorhand of op de dag zelf kwamen helpen: Ronny, Els, Marc, René, Eric, Agnes, Annie, Deepak, Michaël, Lisette, Marcel, Sam, Jo, Claire, Greet, Laura, Marina, Johnny en Patrick. Ook alle mensen die door hun aanwezigheid en hun pannenkoekenhonger ons gesteund hebben. Bedankt iedereen, het was een succesvolle dag op vele vlakken!!! Hildt
Verslag van ons eerste Vlinderfestijn van zondag 20 juni 2010 De eerste voorbereidingen worden reeds getroffen op zaterdag zodat we op zondag minder werk hebben. Marcel, Lisette en ik zetten de zaal en de keuken al op orde. Lisette keert de zaal en de keuken netjes uit. De tafels en de stoelen worden door Marcel op de juiste plaatsen gezet, proper gemaakt en reeds voorzien van onderleggers en bestek. Jo neemt de toog voor zijn rekening en ik zet de tombola klaar en plak er de lootjes al op. Nadat Lisette klaar is met de keuken op orde te zetten steekt ze de lootjes in de potjes en zet ze de nodige tassen, kommetjes e.d. op de grote tafel tegen de muur. Nadat ik op de zondagmarkt de verse aardbeien heb gehaald, ga ik naar De Smisse. Daar komen al vlug Michaël en de kinderen, Lisette, Marcel en Greet aan. Michaël en de kinderen helpen met het verder klaar zetten van de tafels. Er moet nog melk en suiker opgezet worden. Greet helpt Lisette in de keuken en ik help waar het nodig is. Buiten ziet het er niet zo goed uit, maar we hopen dat het weerbericht juist is: na de middag warmer en droger, duimen dus. Vanaf één uur komen stilletjes aan de rest van de vrijwilligers aan, Jo en Johnny voor de toog, Annie voor de tombola, Dave, René en Eric voor de bediening, Claire helpt in de keuken, Marc zorgt voor de 20
afwas en Agnes houdt zich bezig met het bestek. Johnny en Jo zetten toch maar de tuintafels en stoelen buiten, maar het gerief leggen we maar klaar op het tafeltje onder het afdak, ge weet het nooit. Ondertussen klaart het weer stilletjes aan op en gaan de eerste mensen toch op het terras zitten. Iets voor twee begint Lisette met het bakken van de pannenkoeken zodat de vrijwilligers kunnen eten voor ze aan hun verschillende taken beginnen. Het is de eerste keer dat we reeds mensen bedienen vanaf twee uur. De andere keren kwam er pas volk na drie uur. De mensen bestellen meestal pannenkoeken, ze zijn het ook nog niet gewend dat er ijsjes verkrijgbaar zijn. Op een bepaald ogenblik hebben we in de keuken een lichte filevorming: de bestellingen van de pannenkoeken komen zo snel achter elkaar dat Lisette niet meer kan volgen met de twee pannen die op het vuur staan. De mensen zijn van ons een snelle bediening gewend, maar na een woordje uitleg zijn ze snel bereid om iets langer te wachten op hun bestelling. Volgende keer moeten we zeker terug op zoek naar een tweede bakker. Zo nu en dan bestellen mensen toch een ijsje, het is een beetje wennen voor mij, maar ook voor de anderen. Ze kunnen mijn krabbels niet lezen, dus moet ik regelmatig een vertaling komen geven. Hiervoor zoek ik tegen de volgende keer ook een oplossing, beloofd. Later op de namiddag komt Patrick er nog aan om te helpen met de toog. Alle hulp is welkom want het is soms behoorlijk druk. De tombola slinkt zienderogen, Annie heeft er haar werk mee want ze staat er alleen voor: lootjes verkopen, ze op de tafel zoeken en aan de mensen bezorgen. Een beetje te veel werk voor één persoon. In de keuken wordt er hard gewerkt, de afwas is te groot voor Marc, dus helpt Claire hem. Greet moet regelmatig ook deeg bijmaken, want Lisette heeft er deze keer echt geen tijd voor. Pannenkoeken brengen, ijsjes maken, afwassen: de dames en Marc hebben het druk, zeer druk. Ergens, in de vooravond, komen Mien Van Olmen met haar gezin en Guy Paulis, beiden gemeenteraadsleden van Herentals, binnen. Het doet deugd dat zij achter ons Project staan en ons op deze manier komen steunen. Guy vraagt uitdrukkelijk om op de hoogte te worden gehouden van onze activiteiten. Het is al na half zeven wanneer we kunnen beginnen met opruimen, maar Lisette zorgt ervoor dat alle helpers nogmaals een paar pannenkoeken kunnen eten voor ze verder helpen met opruimen. Een klein presentje en een dikke merci voordat iedereen naar huis gaat, hoort er ook bij, ook al vindt Agnes dat het te veel is. Maar dit hoort nu eenmaal bij de stijl die het Projecthuis De Witte Vlinder zich eigen wil maken: medewerkers bedanken is belangrijk, want zonder vrijwilligers geen Projecthuis. Ik wil graag via deze weg alle mensen bedanken die het ons hebben mogelijk gemaakt om dit Vlinderfestijn te organiseren: de mensen die ons steunden door ons tombolaprijzen te schenken, iedereen die op voorhand aan de organisatie heeft meegewerkt, Ronny die voor de tombolaprijzen bij de Herentalse middenstand langs liep, al degene die reclame voor ons hebben gemaakt, t’Werk die ons de pralines schonk, de Oud-Scouts De Brigands die ons de zaal goedkoop ter beschikking hebben gesteld, alle mensen die ons steunden door op ons Vlinderfestijn aanwezig te zijn en in het bijzonder de vrijwilligers van de dag zelf: Marcel, Lisette, René, Eric, Dave, Annie, Agnes, Claire, Greet, Marc,Michaël, Laura, Jo, Johnny en Patrick. Zonder jullie inzet had dit Vlinderfestijn nooit zo’n succes geweest. Bedankt iedereen!!! Hildt
Verslag van het 2de Vlinderfestijn van zondag 19 september 2010 Naar goede gewoonte starten we de voorbereidingen in de Smisse al op zaterdag: de tombola gereed zetten, de keuken en de toog in orde brengen, de tafels en stoelen op zijn plaats zetten, enz. Marcel, Lisette en ik doen dit al op zaterdag, anders moeten we op zondag te vroeg op de dag beginnen. We zetten geen tafels buiten, want het weerbericht geeft niet zo’n goed weer voor morgen, spijtig. Zondagmiddag kom ik rond half één in de Smisse aan en Marcel, Lisette, Laura en Michaël zijn er al, de tafels staan al bijna gereed. Een voor één komen ook de anderen eraan: Annie verkoopt de tombolalootjes; René, Dave en Eric doen de bediening in de zaal; Els helpt Lisette met het bakken van de pannenkoeken; Jens en Lars 21
brengen de pannenkoeken tot aan de tafels; Marc en Johan zijn de afwassers van dienst; Jo en Johnny staan achter de toog; Claire maakt de ijsjes; Laura neemt foto’s, haar vriendin zal de tombolaprijzen uitdelen en ik noteer de bestellingen en reken na het eten af. Lisette zorgt ervoor dat iedereen de kans krijgt om een portie pannenkoeken te eten voor we om twee uur aan het werk gaan. Deze keer denken we er nog juist aan om een groepsfoto te maken van alle medewerkers van deze namiddag. De eerste mensen komen al voor twee uur binnen, de hele namiddag is er een gezellige drukte in de zaal. Tijd om eens te gaan zitten is er zelden, dus doen ik dit enkele keren bij het afrekenen. Verschillende mensen vertellen mij dat ze speciaal vandaag iets komen eten omdat ze het mooie artikel in de passe-partout gelezen hebben of er onze foto gezien hebben. Later op de namiddag komt ook Agnes nog binnen om ons te helpen, zij had vrijdag het bestek al ingerold, omdat ze vandaag pas later kon komen. Ook Ronny, de man die de vele tombolaprijzen verzamelde voor ons, komt de eerste keer langs. Hij neemt later de toog over van Jo en Johnny, want zij moeten nog ergens anders zijn. Iets na zes uur kunnen de medewerkers allemaal nogmaals pannenkoeken eten, daarna beginnen we met het opruimen van de zaal en de keuken. Voor er mensen naar huis beginnen te gaan, ga ik nog rond met de doos koekjes om de medewerkers te bedanken voor hun hulp. Ik vind het prachtig dat we steeds op zoveel mensen kunnen rekenen, want zonder medewerkers is er geen Vlinderfestijn en dus ook geen geld om in de toekomst ons Projecthuis te openen. Ik wil hier graag alle mensen bedanken die er voor gezorgd hebben dat dit Vlinderfestijn weer een succes is geworden: Het Nieuwsblad en de passe-partout voor de mooie artikels die ze over onze organisatie schreven, Ronny die op voorhand de vele tombolaprijzen verzamelde, de Herentalse winkeliers die ons steunden door deze tombolaprijzen te schenken en in het bijzonder de lokale dierenspeciaalzaak, iedereen die op voorhand aan de organisatie heeft meegewerkt, de Oud-Scouts De Brigands die ons de zaal goedkoop ter beschikking hebben gesteld, alle mensen die ons steunden door op ons Vlinderfestijn aanwezig te zijn en in het bijzonder de vrijwilligers van de dag zelf: Marcel, Lisette, René, Eric, Dave, Annie, Agnes, Claire, Johan, Marc, Els, Jens, Lars, Michaël, Laura, Evelyne, Jo en Johnny. Zonder jullie inzet had dit Vlinderfestijn nooit zo’n succes geweest. Bedankt iedereen!!! Hildt
Verslag van onze pannenkoekenbak op zondag 28 november 2010 Naar goede gewoonte starten we met de voorbereidingen in de Smisse al op zaterdag: de tombola gereed zetten, de keuken en de toog in orde brengen, de tafels en stoelen op zijn plaats zetten, enz. Marcel, Lisette en ik doen dit al op zaterdag, anders moeten we op zondag te vroeg op de dag beginnen. Zondagmiddag kom ik, Jo, Marcel en Lisette rond half één in de Smisse aan en we steken de stoof vlug aan, want het is bijzonder koud vandaag. Een voor één komen ook de anderen eraan: Annie verkoopt de tombolalootjes; René, Dave en Eric doen de bediening in de zaal; Greet helpt Lisette met het bakken van de pannenkoeken; Laura brengt de pannenkoeken tot aan de tafels; Marc is de afwasser van dienst; Jo, Johnny en Patrick staan achter de toog; Claire springt in waar nodig; Deepak en Ashley delen de tombolaprijzen uit, Michaël neemt de foto’s en ik noteer de bestellingen en reken na het eten af. De eerste mensen komen maar met mondjesmaat binnen, maar stilaan is er toch een gezellige drukte in de zaal, ondanks het zeer bittere koude weer. Er zijn verschillende vaste klanten geweest en toch ook weer enkele nieuwe mensen: een collega van Marc en zijn vader en vrienden van Michaël. Rond zes uur beginnen we met het opruimen van de zaal en de keuken. Voor er mensen naar huis beginnen te gaan, ga ik nog rond met een doosje truffels om de medewerkers te bedanken voor hun hulp. Ik vind het prachtig dat we steeds op zoveel mensen kunnen rekenen.
22
Ik wil hier graag alle mensen bedanken die er voor gezorgd hebben dat deze namiddag weer een succes is geworden: Ronny die op voorhand weer de vele tombolaprijzen verzamelde, de Herentalse winkeliers die ons steunden door deze tombolaprijzen te schenken en in het bijzonder de lokale dierenspeciaalzaak, iedereen die op voorhand aan de organisatie heeft meegewerkt, de Oud-Scouts De Brigands die ons de zaal goedkoop ter beschikking hebben gesteld, alle mensen die ons steunden door op onze Pannenkoekenbak aanwezig te zijn en in het bijzonder de vrijwilligers van de dag zelf: Marcel, Lisette, René, Eric, Dave, Annie,Greet, Patrick, Claire, Marc, Michaël, Laura, Ashley, Deepak, Agnes, Jo en Johnny. Bedankt iedereen!!! Hildt
Verslag van de kerstmarkt op zondag 12 december 2010 Voor het eerst hebben we een Kerstmarkt georganiseerd samen met de Oud-Scouts De Brigands. Daarom kan ik de tombola al klaar zetten tijdens hun ontmoeting op vrijdagavond. Voor het eerst splitsen we de tombola in twee delen: eentje voor dieren en een algemene. Op zaterdag spreken we ‘s namiddags af om de zaal op orde te brengen en de stand met kaartjes en amigurumi klaar te zetten. Zondagmiddag zetten we hier en daar nog een kaarsje voor de sfeer, nog wat details bijwerken op het standje en de tafels en het volk mag komen. Vandaag hebben we verse soep met een boterham op het menu, groentesoep en tomatenroomsoep met balletjes. De tomatenroomsoep is gemaakt door Jo en de groentesoep heb ik gemaakt. Verschillende medewerkers zijn weer op post om te komen helpen: Lisette staat in de keuken; Annie verkoopt de lootjes; Claire en Patrick doen de toog; Deepak en Ashley delen de prijzen uit; ik neem de bestellingen op en reken af. Zo nu en dan komt er eens iemand binnen en de soep valt echt wel in de smaak, vooral de tomatenroomsoep. Het is echt koud buiten en warme soep smaakt dan altijd. Rond half vijf is er nog één kom over, maar er is nog steeds genoeg groentesoep en die vinden ze ook erg lekker. Het kerststandje heeft minder succes dan we hadden gedacht, maar de tombola trekt wel goed. Vandaag kunnen bovendien de Scouts nog wat van hun achterstand bij hun wedstrijd inhalen, biljart en sjoelbakken. Er zijn er enkele die wat komen sporten en zelfs Deepak waagt zich aan de biljart. Marcel heeft per ongeluk de uitslag van de biljard in de stoof gestoken en dus kunnen ze opnieuw beginnen. Dit is niet erg zegt Renée, zo heeft hij de kans om zijn slechte punten van vorige keer op te halen. Om zes uur ruimen we samen alles op. Ik wil hier toch nog eventjes alle medewerkers bedanken die ons weer hebben geholpen bij de voorbereidingen of vandaag: Lisette, Marcel, Annie, Claire, Patrick, Ronny, Michaël, Ashley en Deepak. Ook alle mensen die door hun aanwezigheid ons gesteund hebben. Bedankt iedereen, het was een leuke dag!!! Hildt
Verslag van onze oudejaarsavond op vrijdag 31 december 2010 We gaan voor de eerste keer een feestje bouwen met onze vereniging in de Smisse. Vooraf zijn er verschillende mensen die zich hebben ingeschreven, maar op de avond zelf komen er toch nog wat mensen bij. Jo heeft tomatenroomsoep gemaakt. Greet en Eddy trakteren ons op spaghetti bolonaise met verse groenten. Claire heeft een lekkere koude pasta voor ons meegebracht. Deepak en Neelam hebben een Indisch bonengerecht bij. Lisette trakteert ons op pannenkoeken. Michaël maakte chocomousse en Laura heeft twee lekkere rijstvlaaien gebakken. De rest van de mensen hebben chips, koekjes, pralines e. d. bij. Omdat er zoveel is meegebracht, kunnen we een volle maaltijd serveren. Dus beginnen we met de soep. Tijdens het eten van de soep staat Greet en Lisette in de keuken om de spaghetti en de saus klaar te maken. Voor de vegetariërs onder ons kunnen we het Indische bonengerecht serveren. We hebben zelfs een echte kelner, Donald heeft hier al veel ervaring mee en draagt alle borden tot bij de gasten en ruimt achteraf ook de tafels weer leeg. Na de maaltijd worden de koekjes en de chips op de 23
tafels gezet voor diegene die graag iets snoepen, de rest staat op een tafeltje zodat we het daar kunnen opscheppen of nemen. Onze D.J. van dienst zet de muziek iets luider en we kunnen dansen. Alle liedjes die we kunnen verzinnen speelt hij en wij kunnen er een danske op plasseren. Later op de avond kan iedereen die wil nog een pannenkoek krijgen als dessert, ook de chocomousse en de rijsttaart verdwijnen vlot. Om twaalf uur zijn er de gebruikelijke wensen en kuskes. Daarna dansen we gewoon weer verder. Rond twee uur zijn de meeste van ons moe en gaan we samen alles opruimen. Het is toch nog drie uur eer ik de deur achter mij kan sluiten. Het was een plezante avond die zeker voor herhaling vatbaar is. Ik wil de helpers van deze geweldige avond nog even bedanken: Lisette, Greet, Michaël en Donald. Hildt
K. SPONSORING EN GIFTEN 1. Sponsors: sponsoring van het drukwerk van het Vlinderfestijn 2. Giften: Verschillende zaken uit Herentals gaven tombolaprijzen en in het bijzonder de lokale dierenspeciaalzaak. Er waren ook enkele anonieme giften.
L. TOEKOMSTPLANNEN 1. De nodige centen vergaren: Eerst en vooral willen we nog steeds regelmatig benefieten organiseren in De Smisse om de nodige centen te verdienen. Het verschil met vorig jaar zal zijn dat we deze benefieten zullen combineren met cultuur, beweging en workshops. In januari organiseren we Poëzie en Pannenkoeken, hier gaan we eigen geschreven poëzie voorlezen tussen de tafels. In februari gaan we op de sportieve toer en organiseren we een namiddag met cafésporten gecombineerd met een workshop taarten bakken. In maart is er terug een gewone pannenkoekenbak en in april is er een workshop kaarsen maken en een Pannenkoekenbak met een vleugje cultuur. In mei herhalen we de kookworkshop taarten bakken en het Vlinderfestijn en in juni maken we er een gewoon Vlinderfestijn van. Na de zomervakantie zullen we nog maandelijks een benefiet organiseren.
2. Elkaar wat beter leren kennen: Een van de manieren om elkaar beter te leren kennen is samen ontspannen een feestje bouwen. We gaan daarom dit jaar in april een Lentefeest organiseren en met oudjaar terug een feestje met D.J.
3. Onze vereniging beter bekent maken: Telkens we een benefiet organiseren lichten we de pers in, zowel de lokale als de Vlaamse pers. Onze vernieuwde infobrochure zullen we uitdelen aan geïnteresseerde mensen en organisaties. Met mails en flyers zullen we reclame maken voor onze verschillende benefieten.
4. Op zoek gaan naar lokalen: We hebben een aanbod van het ACW gekregen om één van hun lokalen te huren. We zullen er woensdag en vrijdag terecht kunnen voor een redelijke prijs. Deze lokalen mogen we gebruiken tot we een eigen huis kunnen huren. Hier willen we starten met een beperkt aanbod van onze 24
cursussen en eventueel ook wat vrijetijdsbesteding en cultuurbeleving als we genoeg deelnemers hebben.
5. Starten met de eerste groepen: De eerste cursus die we willen starten is de computerlessen. Hiervoor hebben we al verschillende toezeggingen van deelnemers die staan te popelen om les te volgen bij Michaël. Als we voldoende deelnemer hebben, willen we ook starten met de poëziegroep en de groep kaarten maken. Ook werden er al verschillende workshops voorbereid nl. vlinders haken, amigurumi, bloemen haken, vriendschapsbandjes knopen …
6. Op zoek gaan naar een huis: Wanneer we de nodige centen hebben vergaard, d.w.z. zes maanden huur, borg en geld voor zes maanden voorzieningen, zullen we op zoek gaan naar een eigen huis waar we ons Projecthuis kunnen opbouwen. We gaan in eerste instantie op zoek in het centrum van Herentals (dus binnen de Ring)
7. Starten met de werking van het Projecthuis: Wanneer we een gepast huis hebben gevonden, zullen we de kans krijgen om met onze dagelijkse werking te beginnen en met verschillende groepen en cursussen van start te gaan. We zullen dan stelselmatig onze structuur en werking uitbreiden tot de toekomstige structuur die u boven in punt D. tot en met G. kon lezen. Hiervoor gaan we dan op zoek naar vrijwillige medewerkers die de verschillende taken op zich willen nemen en onze dagelijkse werking kunnen verzekeren.
Als U verdere inlichtingen wil over ons initiatief kan je ons bereiken via: Contactadres: p.a. Boerenkrijglaan 53 2200 Herentals Telefoon: 014/23-13-47 vragen naar Hildt Daneels Website: http://projecthuis-dewittevlinder.be e-mailadres:
[email protected] Bankrekening: 979-9967482-58
25
