JAARVERSLAG 2014
POPPODIUM BAROEG SPINOZAWEG 300 3076 ET ROTTERDAM www.baroeg.nl
Inhoudsopgave Hoofdstuk
Pagina
Inhoudsopgave
1
Inleiding en colofon
2
1. Toelichting op het prestatieraster 1.1 Aantal producties 1.2 Aantal presentaties 1.3 Aantal bezoekers
3
2. Toelichting op de jaarrekening 2.1 Algemeen 2.2 Mogelijke financiële risico’s
4
3. Toelichting op de voor Baroeg relevante beleidsthema’s 3.1 Cultureel ondernemerschap 3.2 Talentontwikkeling 3.3 Levendige (binnen)stad
5
4. Overig beleid 4.1 Code Cultural Governance 4.2 Kernwaarden 4.3 Baroeg XL 4.4 Erkend leerbedrijf 4.5 Veiligheid 4.6 Pop Up Rotterdam
7
5. Toelichting op bedrijfsvoering en marketing 5.1 Organisatie 5.2 Bestuur 5.3 Staf 5.4 Medewerkers Management Team (MMT) 5.5 Overlegstructuren 5.6 Automatisering 5.7 Marketing en Communicatie
9
Bijlage: Prestatieraster 2014
11
JAARVERSLAG 2014
1
Inleiding De stichting poppodium Baroeg, voorheen de stichting Open Jongeren Centrum Baroeg, speelt al ruim 33 jaar een belangrijke rol in de culturele sector van Rotterdam. Vanaf 1993 is Baroeg actief met het versterken en verbreden van haar podium-functie en in januari 2009 heeft dat geleid tot een statutenwijziging. De programmering van het podium richt zich voornamelijk op harde alternatieve muziek, met stijlen als rock, metal, hardcore, punk, psychobilly, electro en industrial. Baroeg heeft als doelstelling om een professioneel poppodium te zijn, waarbij internationale uitstraling een belangrijke rol speelt. Binnen de programmering nemen naast concerten ook dans- en thema-avonden een plaats in. Poppodium Baroeg is uniek in Nederland met een structureel aanbod van harde en alternatieve muziek. Het podium boekt niet alleen artistiek succes, maar ook op het financiële vlak draait het podium voortvarend. Voor het tweede jaar op rij heeft Baroeg een positief netto resultaat behaald en dat stemt tot tevredenheid. Baroeg’s festival ‘Baroeg Open Air’ (BOA), dat in 2006 voor het eerst werd opgezet, heeft in 2014 de prijs ‘beste festival’ in de wacht gesleept tijdens de door de Popunie georganiseerde ‘Rotterdam Music Awards’. In de twee jaren ervoor werd BOA door de VNPF (Vereniging Nederlandse Poppodia en Festivals) genomineerd als 1 van de 5 ‘beste festivals’ van Nederland. Deze prijs en deze nominaties ziet Baroeg als een enorme eer. Niet in de laatste plaats vanwege het feit dat in de juryrapporten wordt aangegeven dat de programmering van BOA van hoge kwaliteit is, dat het festival internationale uitstraling heeft en dat het prijzenswaardig is dat er maar liefst 170 vrijwilligers bij het festival betrokken zijn. In dit jaarverslag wordt uiteengezet welke prestaties Baroeg in 2014 heeft geleverd, zowel artistiek als financieel, aan welke beleidsthema’s er is gewerkt en hoe de bedrijfsvoering is geweest.
Colofon Bestuur Erik de Boer, voorzitter René van Dijke, secretaris (t/m 30-06-2014) Carla Leurs, secretaris (vanaf 1-7-2014) André Groeneveld, penningmeester Carla van Bokhoven-Claassens, algemeen lid André ten Dam, algemeen lid Directie Ron Andriessen, zakelijk leider (t/m 30-9-2014) Leon van Rijnsbergen, artistiek leider (t/m 30-9-2014), directeur / programmeur (vanaf 1-10-2014) Staf David Kuiper, communicatie medewerker Fried Bruggink, medewerker beheer en horeca Zilla Goverde, administratief medewerker
Poppodium Baroeg Spinozaweg 300 3076 ET Rotterdam www.baroeg.nl Rotterdam, 29 maart 2015
JAARVERSLAG 2014
2
1. Toelichting op het prestatieraster In bijlage 1 treft de lezer het ‘prestatieraster 2014’ aan, volgens het format dat gehanteerd wordt door de afdeling Cultuur van de Gemeente Rotterdam (hierna te noemen: afdeling Cultuur). Per prestatie volgt in dit hoofdstuk een korte toelichting. De paragrafen 1.1 t/m 1.3 komen overeen met de prestaties in het raster, waar ze als A t/m C zijn weergegeven. 1.1 Aantal producties: 76 (A) Onder het aantal producties wordt het aantal openstellingen voor publiek verstaan. Baroeg is in 2014 in totaal 76 keer toegankelijk geweest voor publiek. Daarvan diende er 67 keer entree betaald te worden, terwijl de toegang 9 keer gratis was. Van de 67 betaalde producties waren er 63 een concert en 4 een dansavond. De 9 gratis producties waren voornamelijk talentenjachten en buurtactiviteiten, maar ook het gratis festival Baroeg Open Air op zaterdag 20 september 2014 hoort hierbij. Het uiteindelijke aantal van 76 producties is bijna gelijk aan het begrote aantal producties in het ‘jaarplan 2014’ van Baroeg, want dat waren er 75. 1.2 Aantal presentaties: 275 (B) Het aantal presentaties is het totaal aantal acts (bands en dj's) dat gedurende het jaar heeft opgetreden in Baroeg. In het jaarplan 2014 zijn 300 presentaties als streefgetal opgenomen. Daarbij is uitgegaan van 4 presentaties per productie. Dat gemiddelde aantal presentaties per productie is uiteindelijk niet helemaal gehaald. Het totaal aantal presentaties is uitgekomen op 275 stuks, terwijl er 76 producties zijn geweest. Dit betekent een gemiddelde van 3,62 presentaties per productie. De hoofdreden voor het lagere gemiddelde aantal presentaties is dat Baroeg in de loop van het jaar heeft besloten om te stoppen met dansavonden. Dit terwijl er bij dansavonden gemiddeld 6 á 7 acts per avond op het programma staan, tegenover 3 á 4 acts per concert. Tot dit besluit is Baroeg gekomen naar aanleiding van een klacht over geluidsoverlast in de nachtelijke uren en voornamelijk de officiële waarschuwing die DCMR per brief heeft gegeven op 28-4-2014. Bij een mogelijke volgende overtreding, aldus DCMR in deze brief, dient Baroeg direct een boete te voldoen van ten minste 1500 euro en ten hoogste 4000 euro. Naderhand zijn er zowel telefonisch als mondeling gesprekken geweest met medewerkers van DCMR en heeft Baroeg uiteindelijk besloten om de dansprogrammering tijdelijk stop te zetten. In 2015 heeft Baroeg het voornemen om enkele dansavonden voort te zetten op andere locaties in Rotterdam. 1.3 Aantal bezoekers: 18.313 bezoekers (C) Ondanks het feit dat het aantal presentaties is achtergebleven bij het gestelde aantal in het jaarplan, heeft Baroeg het verwachte aantal bezoekers wel benaderd. Terwijl er in het jaarplan 2014 is gestreefd naar 18.500 bezoekers, zijn dat er uiteindelijk 18.313 geworden. De in paragraaf 1.1. genoemde 67 producties met een entreeprijs hoger dan 0 euro hebben in totaal 10.048 bezoekers getrokken. Dat betekent dat er per productie gemiddeld 150 bezoekers zijn getrokken. Daarvan hebben per productie 123 bezoekers een kaartje gekocht en kwamen 27 bezoekers gratis binnen. De 9 niet-betaalde evenementen hebben in totaal 8.265 bezoekers getrokken. Daarvan was Baroeg Open Air veruit de grootste, met 7.500 bezoekers. De 8 gratis producties in Baroeg trokken samen dus 765 bezoekers, hetgeen gemiddeld ruim 95 bezoekers per productie betekent.
JAARVERSLAG 2014
3
2. Toelichting op de jaarrekening 2.1 Algemeen Poppodium Baroeg heeft het boekjaar 2014 afgesloten met een nettowinst van € 16.112,- Na het positieve resultaat van 2013, een nettowinst van € 9.155,-, is dat een nieuwe opsteker. De positieve resultaten van 2013 en 2014 zijn voornamelijk te danken aan meer eigen inkomsten, lagere kosten (als gevolg van bezuinigingen op diverse inkopen) en meer externe financiering ten opzichte van 2012, toen het podium een financieel slecht jaar doormaakte. De belangrijkste externe financier van de stichting poppodium Baroeg is de gemeentelijke afdeling Cultuur, die de stichting subsidieert vanuit het Cultuurplan van de Gemeente Rotterdam. Vanaf 1 januari 2013 is er een tweede vaste subsidiepartner bij gekomen, namelijk het Fonds Podiumkunsten (FPK), dat verliesdekkende subsidies verleent wanneer Baroeg Nederlandse acts boekt. Meer uitleg hierover volgt in paragraaf 3.1.3. De eigen inkomsten van de stichting bestaan uit de horecaomzet, entree- en garderobeomzet en de verkoop van merchandise. De openluchtfestival activiteiten zijn ondergebracht in de stichting Baroeg Open Air. De inkomsten van de stichting Baroeg Open Air bestaan uit externe financiering (fondsen en sponsors), advertentieverkoop, merchandiseverkoop, standhuur en horecaomzet. 2.2 Mogelijke financiële risico’s Hoewel er in 2014 voor het tweede jaar op rij een positief financieel resultaat is behaald, is Baroeg zich bewust van de financiële risico’s waar het podium in de nabije toekomst mogelijk mee te maken zal hebben. De afgelopen jaren zijn de vaste kosten (o,a. personeelskosten en huisvestingskosten) gestegen, terwijl de vaste inkomsten (subsidies, sponsoring etc.) deze trend niet volgden. Dit legt te veel druk op het netto resultaat dat behaald dient te worden uit de activiteiten. Baroeg houdt er rekening mee dat de vaste inkomsten in de toekomst mogelijk zullen dalen. Om dit op te kunnen vangen, bezuinigt Baroeg per 1-1-2015 op de personeelskosten. Daarnaast zal er in 2015 een beter resultaat behaald dienen te worden vanuit externe financiering. In de eerste helft van dat jaar volgt de organisatie het ‘Wijzer Werven’ traject, zie hiervoor ook paragraaf 3.1.2. Een ander financieel risico vormt het jaarlijkse buitenfestival Baroeg Open Air. Tot op heden heeft de organisatie altijd geluk gehad met het weer, maar als het in de toekomst wat dat betreft een keer tegenzit, dan kan dat financieel verstrekkende gevolgen hebben. Dat is ook een van de voornaamste redenen geweest om een aparte stichting op te richten voor het organiseren van het festival, want daarmee wordt het risico gespreid. Het werk wordt echter wel uitgevoerd door dezelfde mensen die poppodium Baroeg runnen en die organisatie zal er zeker hinder van ondervinden als Baroeg Open Air een keer met noodweer te maken krijgt. Voor de editie in 2015 zal nog beter worden uitgezocht hoe het risico kan worden ingedekt, voornamelijk door de financieringsmix van het festival te maximaliseren.
JAARVERSLAG 2014
4
3. Toelichting op de voor Baroeg relevante beleidsthema’s Tijdens de cultuurplanperiode 2013-2016 heeft de Gemeente Rotterdam de volgende drie thema’s als speerpunten van beleid gekozen: cultureel ondernemerschap, talentontwikkeling en levendige (binnen) stad. In dit hoofdstuk worden de vorderingen beschreven die Baroeg op deze vlakken heeft geboekt in 2014. 3.1 Cultureel ondernemerschap 3.1.1 Algemeen Binnen Baroeg zijn er de afgelopen jaren diverse maatregelen genomen om meer eigen inkomsten binnen te halen en zo de crisis het hoofd te bieden. In 2013 is er een communicatiemedewerker aangenomen binnen de betaalde staf en is er een nieuw algemeen bestuurslid aangenomen met een commerciële achtergrond vanuit de horecasector. In 2014 is de aftredende secretaris opgevolgd door een kandidate die ruimschoots ervaring heeft als cultureel ondernemer. Zie ook paragraaf 5.2. 3.1.2 Wijzer Werven In het laatste kwartaal van 2014 is besloten om Baroeg aan te melden voor ‘Wijzer Werven’. Dit is een project dat in opdracht van het ministerie van OCW wordt uitgevoerd door het samenwerkingsverband Berenschot, Charistar en Van Dooren Advies. Wijzer Werven heeft als doel om het ondernemerschap bij culturele instellingen te versterken door het aanbieden van een trainings- en coachingsprogramma. Het project loopt voor Baroeg van februari tot en met april 2015. De organisatie verwacht hierbij veel kennis op te doen over fondsenwerving en hoopt vervolgens de financieringsmix van Baroeg en Baroeg Open Air te maximaliseren. 3.1.3 Kernpodium Sinds 1 januari 2013 is Baroeg een ‘Kernpodium C’ bij het Fonds Podium Kunsten (FPK). Deze erkenning is goed geweest voor de landelijke status van het podium, want Baroeg hoort sindsdien tot de 43 Nederlandse poppodia met de titel ‘kernpodium’. Niet minder belangrijk is het feit dat deze status ook financiële voordelen heeft. Als kernpodium kan Baroeg vanaf dat moment namelijk subsidie aanvragen bij het FPK, in gevallen dat er verlies geleden wordt bij concerten en dansavonden met Nederlandse bands, solo-muzikanten en dj's. In het eerste jaar moest Baroeg nog wennen aan de regeling, maar in 2014 wist het podium er al veel beter gebruik van te maken. Terwijl de bijdrage van het FPK in 2013 nog € 9.638,- bedroeg, is dit bedrag in 2014 gestegen naar maar liefst € 18,348,-. 3.1.4 Metropoolregio Als uiting van het voornemen in het cultuurbeleidsplan 2013-2016 van Baroeg, is er in 2013 een samenwerking gestart met de organisatie van podium 't Paard in Den Haag. In dat jaar heeft Baroeg de eerste Rotterdamse bands in Den Haag op laten treden en heeft ’t Paard Haagse bands aangedragen die hebben opgetreden in Rotterdam. De samenwerking is in 2014 voortgezet. 3.1.5 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Poppodium Baroeg ziet het structureel als een verantwoordelijkheid om een steentje bij te dragen aan de maatschappij in zijn algemeenheid en de lokale omgeving in het bijzonder. Baroeg doet er alles aan om tijdens concerten geluidshinder in de buurt te voorkomen. Daarnaast is Baroeg een OK-punt voor de stichting Meld Geweld en wordt er onder de noemer ‘Ontmoet Elkaar In Baroeg’ jaarlijks een activiteit opgezet die zich puur richt op de buurtbewoners. In 2014 is dit evenement is een dergelijke buurtactiviteit zelfs twee keer opgezet. Ook worden er elk jaar benefietavonden voor goede doelen georganiseerd. In 2014 zijn er in dat kader twee concerten georganiseerd, waarvan de opbrengst respectievelijk is gegaan naar de stichting Roparun en de stichting Stop Hersentumoren. Op de Baroeg Open Air editie in 2014 is in samenwerking met de gemeentelijke dienst Stadsbeheer cluster Schoon een duurzaamheidsproject opgezet met betrekking tot het inzamelen van plastic bekers door bezoekers van het festival.
JAARVERSLAG 2014
5
3.2 Talentontwikkeling De talentontwikkelingsactiviteiten van Baroeg in 2014 zijn te verdelen over 4 hoofdcategorieën: Rock Central, Metal Battle, Battle 4 BOA en Baroeg Open Air. Per categorie worden de projecten hier kort toegelicht. 3.2.1 Rock Central Rock Central is een talentontwikkelingsprogramma dat zich specifiek richt op alternatieve gitaarmuziek. Het project is een samenwerking tussen SKVR en poppodium Baroeg. In het SKVR-gebouw aan de Dalweg worden er op donderdagavond lessen gegeven in de categorieën bas, gitaar, drums, zang en bandcoaching. Na afloop van een lesperiode presenteren de leerlingen zich in Baroeg en deze ‘showcases’ vinden 2 keer per jaar plaats. Hier presenteren de bands zich die les hebben gehad onder de vlag van Rock Central. 3.2.2 Metal Battle De ‘Metal Battle’ is een landelijke wedstrijd voor beginnende metal bands. In alle provincies van Nederland vindt er een voorronde plaats en Baroeg organiseert elk jaar de Zuid-Hollandse voorronde. In de voorronde hebben de bands gestreden om 1 plaats in de halve finale, die voor het tweede jaar op rij ook in Baroeg heeft plaatsgevonden. Bij zowel de voorronde als de halve finale heeft Baroeg een driekoppige jury samengesteld, die bestaat uit muziekdeskundigen met ruime ervaring als bandlid en/of organisator van concerten. De jury let op deelaspecten als podiumpresentatie en uitstraling, strakheid en samenspel, composities, originaliteit, techniek van de muzikanten, zang, ambitie en over-all indruk. Na afloop van de avonden is er ruimte voor uitleg van en discussie met de juryleden. Dat zijn vaak leerzame momenten voor beginnende bands. 3.2.3 Battle 4 BOA Nadat in 2013 de eerste editie van deze wedstrijd voor beginnende bands uit het hele land heeft plaatsgevonden, is deze ‘battle’ in 2014 voor de tweede keer opgezet. Binnen diverse harde en alternatieve genres hebben zich voor de editie in 2014 maar liefst 51 bands aangemeld. De programmeurs van Baroeg hebben daar, deels geholpen door een poll onder de facebook volgers van Baroeg, de 6 beste bands uitgekozen. Die 6 bands hebben op 15 juni 2014 opgetreden op het podium van Baroeg, waarbij een vakjury van 3 personen 1 winnaar heeft aangewezen. Deze band heeft heeft uiteindelijk een plaats verdiend op Baroeg Open Air. Het jurybeleid was vergelijkbaar met de ‘Metal Battle’ (zie paragraaf 3.2.2). 3.2.4 Baroeg Open Air Op BOA hebben 3 opkomende bands opgetreden op de zogenaamde ‘talent stage’. Het programma op dit podium is als volgt tot stand gekomen. Als opener heeft er een Haagse band opgetreden, die is voorgedragen door poppodium het Paard in Den Haag. Dit in het kader van het Metropool regio project (zie ook paragraaf 3.1.4). De tweede band op de talent stage was de landelijke winnaar van de Metal Battle (zie paragraaf 3.2.2), terwijl de winnaar van de Battle 4 BOA (zie paragraaf 3.2.3) de ‘talent stage’ mocht afsluiten. 3.3 Levendige (binnen)stad Baroeg Open Air is een gratis jaarlijks festival dat wordt georganiseerd door poppodium Baroeg. Het festival kenmerkt zich door de brede, underground programmering en ontspannen sfeer. Op zaterdag 20 september 2014 heeft de zevende editie van Baroeg Open Air plaatsgevonden in het Rotterdamse Zuiderpark bij Ahoy. De editie heeft wederom meerdere records, onder andere het hoogste bezoekersaantal (7500) en de hoogste baromzet tot op heden. De organisatie beschouwt het festival opnieuw als een groot succes. Tijdens Baroeg Open Air is er een uitgebreid onderzoek uitgevoerd onder de bezoekers. De organisatie heeft hiermee meer inzicht gekregen in (de wensen van) het publiek. Organisatorisch is de editie naar tevredenheid verlopen. Van tevoren is het contact met alle gemeentelijke instanties erg prettig geweest en het festival is volgens het draaiboek en zonder noemenswaardige incidenten verlopen. Na twee jaar op rij een nominatie te hebben gehad voor een IJzeren Podiumdier - een landelijke verkiezing die wordt georganiseerd door door de Vereniging Nederlandse Poppodia en Festivals (VNPF) - is BOA in 2014 voor het eerst echt in de prijzen gevallen. Op 14 november 2014 werd tijdens de eerste ‘Rotterdam Music Awards’, opgezet door de Popunie, de prijs voor ‘beste festival’ in de wacht gesleept. Deze prijs werd in Rotown uitgereikt door wethouder Visser en omvatte niet alleen een award, maar ook een geldbedrag.
JAARVERSLAG 2014
6
4. Overig beleid Poppodium Baroeg is in de periode 2009-2012 voor het eerst opgenomen in het Cultuurplan van de gemeente Rotterdam. Sinds dat moment werkt de organisatie structureel aan professionalisering. Binnen de nieuwe cultuurplanperiode 2013-2016 gaat dat proces verder. Onder andere op het gebied van cultureel ondernemerschap heeft het podium de afgelopen jaren vooruitgang geboekt, zoals reeds beschreven werd in paragraaf 3.1. Overige speerpunten van beleid worden in dit hoofdstuk besproken. 4.1 Governance Code Cultuur Goed bestuur, adequaat toezicht en transparante verantwoording geven invulling aan 'good governance'. Het doel hiervan is culturele instellingen te ondersteunen bij hun dagelijkse uitvoering van hun beleid. Vanuit deze Governace Code Cultuur (GCC) heeft Baroeg gekozen voor een van de twee besturings-modellen, namelijk het ‘bestuur’ model. De in 2012 opgestelde bestuurs- en directiereglementen, die regelmatig worden geactualiseerd, vormen een leidraad voor de uitvoering van de taken en bevoegdheden van het bestuur en de directie van Baroeg. 4.2 Kernwaarden Met het in het leven roepen van kernwaarden is een positieve stap gezet in de richting van medewerkers en bezoekers van Baroeg. Met de opgestelde vijf kernwaarden trachten bestuur en directie duidelijk te maken waar zij voor staan. De kernwaarden zijn van toepassing op alles wat Baroeg doet, met als nevendoel om erover na te denken en er met anderen over te praten. De kernwaarden zijn: Klantgericht, Authentiek, Betrokken, Efficiënt en Laagdrempelig. In de uitwerking van de genoemde vijf kernwaarden worden zowel gewenst als ongewenst gedrag per item beschreven. 4.3 Baroeg XL Een structureel probleem waar Baroeg mee te maken heeft, is dat de faciliteiten van het huidige pand aan de Spinozaweg gedateerd en beperkt zijn. Binnen het project ‘Baroeg XL’ probeert de organisatie daar een oplossing voor te vinden. In 2014 is er meerdere malen contact geweest met Stadsontwikkeling, de verhuurder van het pand, en de afdeling Cultuur, de belangrijkste subsidiënt. In gezamenlijk overleg zal in 2015 worden bepaald of een verbouwing van het pand haalbaar is. De facetten die de meeste aandacht behoeven, worden hier kort beschreven. Binnen het huidige pand zijn de faciliteiten voor de optredende artiesten abominabel. Zo is er in de ‘backstage’ geen eigen douche en toilet beschikbaar voor de acts en is de kleedkamer erg krap. Er treden gemiddeld 3 á 4 acts per avond op, terwijl er in de kleedkamer slechts plaats is voor 1 act. De faciliteiten voor artiesten zijn bij vrijwel alle poppodia in Nederland beter, waardoor veel grote bands voor Baroeg vaak lastig of zelfs onmogelijk te boeken zijn. Daarnaast kampt het pand met slechte geluidsisolatie, waardoor de organisatie van Baroeg in de exploitatie beperkt wordt. Na 23.00 uur mag volgens een in 2012 uitgevoerd akoestisch onderzoek nog slechts 96 dB(a) worden uitgestoten en dat is te weinig om na dat tijdstip nog concerten of dansavonden te laten plaatsvinden. Na een officiële waarschuwing van DCMR op 28-4-2014 heeft Baroeg zelfs besloten om helemaal met dansavonden te stoppen op de eigen locatie. Met een capaciteit van 400 bezoekers is het pand ‘te groot voor een servet en te klein voor een tafellaken’. Door een specifieke positie binnen de Nederlandse popsector kan Baroeg de concurrentie met andere podia van gelijke omvang weliswaar prima aan, maar voor veel potentiële boekingen is het pand ook simpelweg te klein. Door schaalvergroting zou het pand beter te exploiteren zijn en zou het podium een nog betere concurrentiepositie kunnen bereiken. Ook voor de medewerkers van Baroeg kent het pand beperkingen. Zo is de klimaatbeheersing op het kantoor onvoldoende en is er een gebrek aan vergaderruimte.
JAARVERSLAG 2014
7
4.4 Erkend leerbedrijf Baroeg was in 2014 een erkend leerbedrijf volgens de maatstaven van de overkoepelende organisaties Savantis, Calibris en Ecabo. Sinds 2014 is er binnen de staf continu plaats voor 1 stagiair, die zich bezighoudt met uitvoerende en ondersteunende promotie- en productietaken. Voorbeelden van promotietaken zijn het verzinnen en uitvoeren van promotiecampagnes, het schrijven en verspreiden van persberichten en nieuwsbrieven en het bijhouden van de website, social media en online agenda’s. Voorbeelden van productietaken zijn het invullen van productiesheets, het invoeren van productieinfo in het planningssysteem Stager en het meelopen met de producieleider tijdens de concerten. Daarnaast is er binnen Baroeg ruimte voor het uitvoeren van afstudeeronderzoeken. Dat heeft 1 student in 2014 succesvol gedaan. 4.5 Veiligheid De organisatie van Baroeg doet er alles aan om tijdens de activiteiten de veiligheid van bezoekers, artiesten en medewerkers te waarborgen. De samenwerking met het externe securitybedrijf ‘Q Beveiliging & Bewaking’ verloopt naar beider wens. Ook de samenwerking met de politie verloopt voorspoedig, mede vanwege het feit dat Baroeg eens per maand een overzicht van de producties verstuurt naar de wijkagenten. 4.6 ANBI-status Sinds 2012 is Baroeg aangewezen als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Een ANBI betaalt geen erfbelasting of schenkbelasting in het geval van erfenissen of schenkingen. Ook voor donateurs zijn de bedragen die ze schenken belastingvrij. De ANBI kan daarnaast energiebelasting terugvragen. In 2013 en 2014 zijn er plannen ontwikkeld om meer effect te halen uit de ANBI-status, deze zullen in het Wijzer Werven traject in 2015 (zie paragraaf 3.1.2) verder vorm krijgen. In 2014 heeft ook de stichting Baroeg Open Air de ANBI-status toegewezen gekregen. 4.7 Pop Up Rotterdam De stichting Pop Up Rotterdam is opgericht in 2009 als gezamenlijk initiatief van de toenmalige poppodia in Rotterdam, te weten Rotown, WORM, WATT, WMDC en Baroeg. De hoofddoelstelling van de stichting is om meer samenwerking te bewerkstelligen tussen de Rotterdam podia, onder andere op het gebied van automatisering, marketing en programmering. Baroeg is altijd actief betrokken geweest bij dit collectief. In 2014 is de samenwerking binnen Pop Up intensiever geworden. Een van de gezamenlijke initiatieven was het projectplan ‘De Stad Als Podium’, dat in december 2014 werd ingediend bij de gemeente Rotterdam.
JAARVERSLAG 2014
8
5. Toelichting op de bedrijfsvoering en marketing 5.1 Organisatie De organisatie van de stichting Poppodium Baroeg bestaat uit een bestuur van vijf onbezoldigde leden, een staf van vier bezoldigde leden en een team van circa 70 vrijwillig medewerkers. Het statutaire doel van de stichting Poppodium Baroeg is 'het ontplooien van culturele activiteiten waaronder met name begrepen het organiseren van concerten en dansavonden'. Kwaliteit, stabiliteit en continuïteit vormen hierbij steeds de basis voor de organisatie en haar onderdelen. Poppodium Baroeg heeft eigen operationele activiteiten, verdeeld over de staf en haar medewerkers. De taakgebieden voor de stafleden zijn: zakelijke activiteiten, programmering, pre-productie, horeca, beheer, communicatie, marketing, promotie en administratie. De taakgebieden voor de vrijwillig medewerkers zijn: medewerkerscoördinatie (uitgevoerd door het medewerkers management team), productieleiding, bar, entree & garderobe, licht en keuken. Daarnaast maakt poppodium Baroeg tijdens de producties gebruik van ingehuurde geluidstechnici en beveiligers. 5.2 Bestuur Het bestuur van Baroeg werkt volgens de Governance Code Cultuur, zie ook paragraaf 4.1. De samenstelling is als volgt: 1 voorzitter, 1 penningmeester, 1 secretaris en 2 algemene leden. Binnen het bestuur heeft secretaris René van Dijke besloten om zijn aflopende termijn per 30-6-2014 niet te verlengen. Hij is per 1-7-2014 vervangen door Carla Leurs, die veel ervaring inbrengt. Ze is al sinds 1996 werkzaam als cultureel ondernemer in de culturele sector en heeft werkervaring als zakelijk leider, organisator en marketeer. Onder andere bij het Metropolis festival, het Vlaardingse Zomerterras en Luxor Live in Arnhem. 5.3 Staf De betaalde staf van Baroeg bestond tot 1-10-2014 uit 5 mensen, namelijk een zakelijk leider (32 uur per week), een artistiek leider (32 uur), een medewerker beheer / horeca (24 uur), een communicatiemedewerker (24 uur) en een administratief medewerkster (8 uur). Sinds 1-10-2014 bestaat de staf uit 4 mensen, namelijk een directeur / programmeur (32 uur), een medewerker beheer / horeca (24 uur), een communicatie- medewerker (24 uur) en een administratief medewerker (8 uur). Per 1-1-2015 worden de contracten van de eerstgenoemde drie medewerkers uitgebreid met extra uren. Er is binnen het stafteam continu plaats voor 1 stagiair die zich bezighoudt met ondersteunende taken op het gebied van promotie en (pre-)productie. 5.4 Medewerkers Management Team (MMT) De uitvoerende taken die voortvloeien uit het coördineren van vrijwilligers ligt binnen Baroeg bij een groep van ervaren vrijwilligers, aangestuurd door de directeur. Het MMT wordt gevormd door maximaal 8 medewerkers en is samengesteld uit de verschillende medewerkersgroepen (bar, entree/garderobe, keuken, licht). Het team heeft tot taak om intakegesprekken te voeren met nieuwe medewerkers, hun inwerktraject te verzorgen en de inroostering van medewerkers te verzorgen. Inmiddels is het MMT een volwaardig orgaan geworden binnen Baroeg, naast het team van productieleiders. Baroeg werkt met een groep van circa 70 vaste vrijwilligers. Voor Baroeg Open Air worden er 100 vrijwilligers extra ingezet. In 2014 zijn de voorbereidingen getroffen voor een nieuw medewerkersbeleid, dat in 2015 zal worden geactiveerd. 5.5 Overlegstructuren Binnen de organisatie van Baroeg vinden er diverse overleggen plaats. In 2014 zijn er 8 bestuur / directievergaderingen geweest. Het bestuur is daarnaast 2 keer zonder de directie bij elkaar gekomen. Er zijn 20 stafvergaderingen geweest. Er zijn 6 MMT-overleggen geweest en het team van productieleiders heeft 8 keer vergaderd. Het MMT en de productieleiders zijn 1 keer met zijn allen bij elkaar gekomen in het kader van het te ontwikkelen medewerkersbeleid. Er is 1 algemene vrijwilligersvergadering geweest. Ook hebben er een aantal themavergaderingen plaatsgevonden in de voorbereiding op Baroeg Open Air, met achteraf een evaluatievergadering.
JAARVERSLAG 2014
9
5.6 Automatisering In 2014 heeft Baroeg het ticketing- en planningssysteem Stager, ontwikkeld door WORM Rotterdam, verder ingevoerd in de organisatie. Een belangrijke wijziging hieromtrent heeft te maken met de vrijwilligersadministratie. Alle vrijwilligers zijn van een medewerkerspas voorzien die gescand kan worden bij de deur. Op deze wijze wordt, via een koppeling aan Stager, bijgehouden hoeveel niet-werkende vrijwilligers er in Baroeg aanwezig zijn tijdens de producties. Dit heeft als voordeel dat vrijwilligers zich gemakkelijk kunnen identificeren aan de deur en de administratie van hun aanwezigheid automatisch gaat. De tweede wijziging ligt in de digitale infrastructuur voor het stafpersoneel van Baroeg. Baroeg heeft gekozen om voor een groot deel ‘in de cloud’ te gaan werken. Door bestanden online te delen en te bewerken is het samen werken aan grote documenten simpeler geworden. Daarnaast biedt deze werkwijze grote voordelen bij de samenwerking en informatiedeling met externe partijen. Ontwerpers van posters of contacten bij boekingskantoren kunnen nu bijvoorbeeld gemakkelijker de informatie ontvangen die zij nodig hebben van Baroeg. 5.7 Marketing en communicatie Op het gebied van marketing en communicatie zijn in 2014 op drie gebieden grote stappen gemaakt. Het eerste gebied is dat van het publieksonderzoek. Zo is het doelgroepenonderzoek dat in 2013 op Baroeg Open Air is uitgevoerd in samenwerking met Rotterdam Festivals verwerkt in de promotieplannen van Baroeg Open Air en Baroeg. Daarnaast is er op Baroeg Open Air 2014 een uitgebreider publieksonderzoek uitgevoerd. Dit onderzoek diende ten dele als verdieping van het onderzoek uit 2013 en richtte zich onder andere op welke promotiemiddelen door welke doelgroep wordt bekeken. Deze uitkomsten hebben op waardevolle wijze richting kunnen geven aan het gebied van advertenties, verspreiding van drukwerk en het gebruik van social media. Een andere belangrijke uitkomst van dit onderzoek is de hoge NPS (Netto Promotor Score), namelijk 31. De NPS is een veelgebruikt instrument om klanttevredenheid te meten en wordt ook wel gezien als indicator van het groeipotentieel van een bedrijf. Het tweede gebied waar in 2014 belangrijke progressie is geboekt ligt op het vlak van websites. Baroeg is in zee gegaan met een ontwerper en website designer die de huisstijl heeft omgezet in een nieuwe website. De voordelen van deze website liggen op vier vlakken. Ten eerste is Baroeg beter vindbaar via zoekmachines als Google, ten tweede kan er meer gewerkt worden met multimedia, ten derde is de site door het content management system (CMS) eenvoudiger bij te houden en ten vierde is de site verder geïntegreerd met het ticketing- en planningssyseem Stager. Dat zorgt voor een eenvoudigere workflow. In 2015 zal de site nog verder worden verbeterd. Daarnaast wordt er een bezoekersanalyse systeem ingebouwd waardoor de effectiviteit van de website geoptimaliseerd kan worden op het gebied van gebruiksgemak en ticketverkoop. Ook is er in 2014 een nieuwe website gebouwd voor Baroeg Open Air. Deze website zal, in een vernieuwd jasje, ook voor het festival in 2015 worden gebruikt. Tot slot is er op het gebied van de organisatie van de marketing en communicatie belangrijke vooruitgang te benoemen. Door het creëren van een vast takenpakket en een handleiding voor de stagiair is een deel van het werk van de communicatiemedewerker uitbesteed aan de stagiair. Dit zorgt voor ruimte om binnen werkuren vernieuwing en verbetering van marketingcampagnes door te voeren. Om overzicht te houden en richting te geven aan deze campagnes is er een intern planningssysteem ingevoerd wat in de loop van 2015 nog verder uitgewerkt gaat worden.
BIJLAGE
JAARVERSLAG 2014
10
Prestatieraster 2014 Prestatie
Verwachting Jaarplan 2014
Resultaat 2014
A) Aantal producties
75
76
B) Aantal presentaties
300
275
C) Aantal bezoekers
18.500
18.313
JAARVERSLAG 2014
11
