Jaarverslag Medezeggenschapsraad Christiaan Huygens College 2012-2013
MR
1
Voorwoord In dit verslag wordt een beeld geschetst van de door de MR ondernomen activiteiten, de belangrijkste onderwerpen die in de MR behandeld zijn en een korte evaluatie ten aanzien van het afgelopen jaar.
2
Samenstelling MR Zoals volgens de WMS (Wet Medezeggenschap op Scholen) vereist is, zijn de MR-leden via verkiezingen toegetreden tot de MR. De MR kende het afgelopen jaar de volgende samenstelling: Personeelsgeleding: Sander van Alst (OLY) – voorzitter Willem Willems (BBL) – secretaris Henk Vrijburg (RAC) Christine Brackmann (RAC) Matty Verkuylen (OLY) Annemiek Slob (BBL) De laatste vergaderingen is Christine Brackmann wegens verlof vervangen door Hylke Adema, die hiervoor door Mevr. Brackmann gemandateerd is. Dhr. Adema is namens de locatie RAC gekozen als MR-lid vanaf het schooljaar 2013-2014. Zijn officiële zittingstermijn zal dan ook ingaan per 1 augustus 2013. Oudergeleding: Klaas Sollie (BBL) Hans Herrebout (RAC) Ronald Rademaker (OLY) Dhr. Rademaker heeft in mei aangegeven niet meer beschikbaar te zijn voor de MR. Een lid van de ouderraad van OLY is gemandateerd om namens dhr. Rademaker de laatste vergaderingen namens de oudergeleding OLY zitting te nemen in de MR. Voor deze zetel zullen verkiezingen worden georganiseerd. Leerlingengeleding: Cheyenne Pel (BBL) Femke de Bot/ Wilco Peeters (RAC) Fatima Aourir/ Sahar Boabdellah (OLY)
3
Vergaderingen Voorafgaand aan de vergaderingen vindt er een agendaoverleg plaats, waarin het dagelijks bestuur van de MR (bestaande uit de voorzitter en de secretaris) in samenspraak met de Directeur-bestuurder de agenda voor de komende vergadering vaststelt. De PMR vergadert normaliter in de week voorafgaand aan de MR vergadering. Hierbij worden specifieke PMR zaken behandeld en worden de algemene MR onderwerpen voorbediscussieerd. Bij deze vergadering zijn alleen de leden van de PMR aanwezig. Op het einde van de vergadering schuift de Directeur-bestuurder bij de vergadering aan om op levende vragen antwoord te geven en op de hoogte te worden gebracht van besluiten/adviezen aangaande PMR zaken. Daarnaast heeft de Directeurbestuurder hier ruimte voor het verstrekken van informatie en het doen van mededelingen. De MR vergaderingen kennen dezelfde opzet als de PMR vergaderingen. Ook hierbij is de Directeur-bestuurder niet aanwezig bij de vergaderingen zelf en schuift hij aan het einde van de vergaderingen aan. In de praktijk kan het bij beide vergaderingen voorkomen dat de Directeur-bestuurder door de voorzitter wordt gevraagd kort aan te schuiven om vragen te beantwoorden die nodig zijn om de discussie zinvol verder voort te zetten. Wegens een gebrek aan stukken is er het afgelopen jaar besloten 2 MR-vergaderingen te laten vervallen (zie onderstaande matrix vergaderdata). Daarnaast is er ook 1 vergadering van de PMR vervallen wegens aan gebrek stukken. Aangezien de aanwezigheid van de leerlingengeledingen bij de MR-vergaderingen vaak een probleem vormt (mede om het quorum te halen om besluiten te kunnen nemen en derhalve zinvol bij elkaar te komen) is in samenspraak met de Directeurbestuurder besloten om de leerlingengeledingen de mogelijkheid gegeven om de locatie met 2 personen te vertegenwoordigen. Deze 2 personen krijgen wel maar 1 stem. Hoewel de MR-vergaderingen in principe openbaar zijn heeft het afgelopen jaar slechts een klein aantal mensen plaatsgenomen op de publieke tribune. Van zowel de PMR- als de MR-vergaderingen maakt de secretaris notulen, die vervolgens in het DMS (Documenten Management Systeem) worden geplaatst, dat in deze functioneert als een digitaal archief. Deze notulen zijn openbare stukken en derhalve voor iedereen opvraagbaar bij de secretaris. Op de website zijn de notulen van de MR terug te vinden nadat de leerling/ouder/collega ingelogd heeft. Vergaderdata PMR en MR: PMR do 04 do 08 do 13 do 31 do 14 do 18 do 06
MR ma 08 ma 12 ma 17 ma 04 ma 18 ma 22 ma 10
okt. 2012 nov. verschoven naar 15 nov. 2012 dec. 2012 jan. 2013 mrt. 2013* apr. 2013 juni 2013
okt. 2012 nov. 2012 dec. 2012 feb. 2013* mrt. 2013* apr. 2013 juni 2013
19.30 - 22.30 uur 19.00 – 21.45 uur**
13.30 - 15.30 uur * Vervallen vergaderingen
4
** Om meer rekening te houden met de leerlingen is in april 2013 besloten de aanvangstijd van de MR-vergaderingen te vervroegen. Tevens wordt er met de “proef” deelraden gewerkt. Dit verloopt nog niet altijd even soepel. Er wordt vanaf komend schooljaar structureler ingezet op de deelraadvergaderingen en de agendering hiervan om verwarring te voorkomen. (zie voor meer informatie over dit onderwerp de evaluatie).
5
Ondernomen activiteiten De WMS heeft de positie van de MR geprobeerd te versterken. Hier staat tegenover dat de MR natuurlijk alleen zinvol met de directie in gesprek kan komen als de leden voldoende op de hoogte zijn van zaken. Om deze reden is, naast de vergaderingen, scholing een belangrijke activiteit gebleken. De nieuwe leden is de mogelijkheid geboden om op de Basiscursus MR te volgen georganiseerd in ORION-verband. Hieraan hebben de volgende leden deelgenomen: Matty Verkuijlen De volgende leerling heeft de tweedaagse MR-cursus georganiseerd door het LAKS gevolgd: Femke de Bot (leerling RAC) Binnen ORION-verband is er verder een tweedaagse cursus financiën georganiseerd door Comeet met als speerpunt het lezen van de jaarrekening en begroting. De cursus wordt twee keer gegeven. Bij de eerste tranche valt één van de cursusdagen in dit schooljaar en zal de andere begin volgend schooljaar plaats hebben. Voor de tweede tranche zullen beide lesdagen begin volgend schooljaar plaats hebben. Hieraan hebben/zullen de volgende leden deelnemen: W. Willems A. Slob S. van Alst M. Verkuijlen Anja Rutter Rita Afhang
6
Belangrijke onderwerpen Naast jaarlijks terugkerende onderwerpen, zoals begroting, jaarrekening, formatieberekening en vakantieregeling, kwamen afgelopen schooljaar onder meer de volgende belangrijke onderwerpen aan de orde: ● Evaluatie taakbeleid ● Verlenging taakbeleid ● Sollicitatie procedure RvT ● Inspectierapport OLY ● Werkgroep deelraden/themaraden ● Verkiezingen nieuwe MR leden ● Functiemix ● Lesrooster Olympia Hieronder volgt het complete overzicht van de zaken die aan de (P)MR zijn aangeboden, of aangeboden hadden moeten worden: Document
Behandeling door
status
Examenreglement VMBO Aanpassing overgangsrichtlijnen klas 3 BBL Kwaliteitsimpuls OLY Evaluatie taakbeleid Opleidingsbeleid Aanstelling nieuw lid RvT Formatieberekening Strategische Analyse Verslag inspectiebezoek OLY Functiemixbeleid
MR MR MR PMR PMR MR MR MR MR PMR
Instemming Instemming Informatie Uitgevoerd Instemming * Informatie Informatie Informatie Instemming
Aanpassing takenlijsten taakbeleid Financieel Jaarverslag Begroting Toevoeging functie psycholoog aan functiebouwwerk
PMR MR MR PMR
Uitgevoerd Positief advies
Loopbaanontwikkelingsbeleid en gesprekkencyclus
PMR
Instemming
Vakantieregeling 2013-2014
MR
Positief advies
Vakantieregeling 2013-2014
PMR
Instemming
Vergaderdata 2013-2014
MR
Informatie
Lessentabel OLY
MR
Positief advies
Lessentabel BBL
MR
Positief advies
Invaluren op takenlijst BBL
PMR
Instemming
Leerlingenstatuut OLY
MR
*
Leerlingenstatuut RAC
MR
*
7
Instemming
Leerlingenstatuut BBL Tekst schoolgids BBL
MR MR
Instemming Instemming
Reken- en taalbeleid MR
MR
Instemming
Sponsorbeleid
MR
Instemming
Risico-inventarisatie, plan van aanpak en uitvoering
MR
Informatie
Intentieverklaring fusie LBB en BBL
MR
Informatie
Vooronderzoek fusie LBB en BBL Implementatie Code Goed Bestuur Schoolveiligheidsplan Aanpassing BAPO XL
MR MR MR PMR
Instemming * * Instemming
* Zaken die openstaan zijn ofwel nog niet afgerond dan wel niet aangeboden aan de (P)MR.
8
Evaluatie In het MR-jaarverslag van 2011-2012 zijn de volgende doelen gesteld: ● Voortzetten van de scholing van MR leden teneinde de professionaliteit van de MR te verbeteren dan wel ook peil te houden. ● Het verder uitwerken/uitvoeren van het experiment met deelraden/ themaraden ● Het organiseren van een studiedag met het bevoegd gezag en locatiedirecties, teneinde de communicatie en het contact te verbeteren In het algemeen kan gesteld worden dat de MR met wisselend succes verder heeft gewerkt aan het realiseren van de gestelde duidelijk. Scholing Leden hebben de mogelijkheid aangeboden gekregen zich verder te scholen. Helaas heeft niet iedereen hier gebruik van gemaakt, dan wel kunnen maken. Dit doel zal gecontinueerd moeten worden aangezien professionaliteit voortgaande ontwikkeling vraagt en er per volgend jaar een aantal nieuwe leden tot de MR zullen toetreden. Planning documentenstroom De documentenstroom is nog niet geoptimaliseerd. Het jaar kent hierdoor voor de MR nog pieken en dalen. Sommige vergaderingen zitten propvol, terwijl er ook vergaderingen geschrapt zijn. Verder optimalisatie van de documentenplanning is gewenst, zeker gezien de het feit dat er door het experiment met de deelraden een extra vergaderlaag bij is gekomen. Communicatie Om de communicatie met de achterban te vergroten is er actie ondernomen met betrekking tot de toegankelijkheid van de agenda en notulen. Deze zijn beschikbaar en te vinden op de website van school (na inloggen). Ondanks dat de documenten nu makkelijker toegankelijk zijn is het de vraag of deze nu ook vaker gelezen zijn. Om te zorgen dat de notulen tijdig beschikbaar zijn is vorig schooljaar binnen de (P)MR afgesproken om binnen een week te reageren op de notulen via google docs/google drive. Na deze week worden de notulen als vastgesteld beschouwd. Daarnaast worden de notulen tevens per mail verspreid. Dat de verbetering van de communicatie met de achterban verdere aandacht verdient blijkt uit de enquête rondom het taakbeleid, waarop de respons in zijn algemeenheid teleurstellend was. Wellicht moeten de PMR leden van de locatie hier een meer proactieve rol aannemen, door per mail zaken nogmaals aan te kondigen, dan wel via teamleiders in de teams op de agenda te zetten. Vorig schooljaar was reeds duidelijk geworden hoe belangrijk het is dat de geledingen goed contact hebben met hun achterban. Er is toen het idee ontstaan dat het een goede zaak zou zijn als leerlingen uit de leerlingengeleding ook zitting hebben in de Leerlingenraad, en als ouders uit de oudergeleding zitting hebben of op zijn minst regelmatig aanschuiven bij de Ouderraden. Het idee was te onderzoeken of zo’n verplichting zou kunnen worden opgenomen in het huishoudelijk, dan wel MRreglement. Vanwege het experiment met de deelraden en de voorgenomen fusie tussen de BBL en LBB is het verlengde reglement nog niet aangepast. Doel blijft bij de herziening genoemde verplichting zo mogelijk mee te nemen. De beoogde studiedag heeft plaatsgevonden en is als positief ervaren. Er wordt door de directie duidelijk getracht de (P)MR meer mee te nemen in de besluitvorming. Werving van leden voor de Raad van Toezicht De MR is gevraagd om actief deel te nemen bij het zoeken naar geschikte kandidaten van de raad van Toezicht. De MR heeft volgens de statuten de mogelijkheid om 1 lid te
9
benoemen. Er is gezamenlijk gekozen om een sollicitatiecommissie te vormen met de huidige raad van toezicht met het doel om gezamenlijk geschikte kandidaten te vinden. In deze commissie heeft 1 lid van de MR (Willem Willems) plaatsgenomen. De wervingsprocedure heeft afgelopen jaar tot 2 rondes met een gesprek geleid. Deelraden De MR is halverwege het schooljaar begonnen met een experiment met deelraden. Er is voor gekozen om de deelraad voorlopig te laten vormen door de MR-leden van een locatie. De oudergeleding mag er in de deelraad voor kiezen om een extra persoon naar de vergaderingen mee te nemen. Net zoals in de regeling met de leerlingengeldingen in de MR, hebben de twee ouders samen 1 stem in de deelraad. Leerlingen hebben uiteraard dezelfde regeling. Omdat de deelraden geen formele status hebben gekregen in het MR-reglement en MR-statuut, moeten alle besluiten van de deelraden bekrachtigd worden in de MR. Er is binnen de MR een gentlemans-agreement afgesproken, dat in de MR-vergadering de mening van de deelraad-leden in principe leidend is en wordt overgenomen. Eerste evaluatie levert op, dat de korte lijnen binnen de deelraad als plezierig wordt ervaren. Wel moet goed gelet worden op de documentenstroom. Zaken kunnen feitelijk pas in een deelraad aan de orde komen als deze door de MR op de agenda zijn geplaatst. Door de deelraadvergaderingen mee te nemen in de vergaderplanning van volgend jaar en deze te plaatsen tussen het agenda-overleg en de MR-vergadering hopen we hier meer structuur in aan te brengen. Doel is halverwege volgend jaar de deelraden volledig te evalueren. Mochten we ervoor willen kiezen de deelraden te continueren, dan zullen deze geformaliseerd moeten worden. Dit zal een aanpassing van het MR-reglement en MR-statuut vereisen, waarin de bevoegdheden van MR en Deelraden vast komt te liggen alsmede de bijbehorende faciliteiten. Functiemix Afgelopen jaar zijn de stukken behorende bij de eerder voorgelegde functiemixbeleid, loopbaanontwikkelingsbeleid en bijbehorende gesprekkencyclus conform de vraag van de PMR herschreven naar meer leesbare taal. Ook is verder gewerkt aan de door de MR verlangde 360 graden feedback voor leidinggevenden. Om deze reden heeft de PMR nu ook formeel ingestemd met de voorstellen. Taakbeleid Dit jaar is er een evaluatie taakbeleid enquête uitgezet. Het aantal respondenten is teleurstellend, met name op de locaties OLY en RAC. Er zijn geen op- of aanmerkingen per mail binnengekomen. Terugkijkend op dit resultaat zou het door de PMR beter gepromoot kunnen worden. Misschien zou een soortgelijke enquête zelfs beter via de teams verspreid kunnen worden. Door de lage respons kunnen er uit de enquête geen conclusies worden getrokken. Wel kan op basis van een sorteren van binnengekomen verbeterpunten opgemerkt worden dat verlaging van werkdruk/vermindering van het “gedoe” een speerpunt zou moeten zijn dat binnen toekomstige verdere ontwikkeling van het taakbeleid. Er was gekozen om ook een drietal verbeter en goede punten te laten benoemen door de geënquêteerden om zo meer duidelijk te krijgen waar de gevoelige punten liggen Daarnaast is er ingestemd met de verlening van het huidige taakbeleid voor de komende vier jaren. Fusie Eind mei is de intentieverklaring aan die aangeeft dat de besturen van OMO en SEPVO van plan zijn het Lyceum Bisschop Bekkers en locatie Broodberglaan samen te voegen als één school onder het bevoegd gezag van SEPVO gestuurd. Hierbij is de MR
10
gevraagd mee te denken over de belangen waaraan gedacht zal moeten worden om de scholen zo prettig en goed mogelijk te kunnen samenvoegen.
11
Conclusie Voor het volgend jaar zal het MR-beleidsplan moeten worden aangepast. De belangrijkste te stellen (korte termijn) doelen lijken te moeten worden: ● Voortzetten van de scholing van MR leden teneinde de professionaliteit van de MR te verbeteren dan wel ook peil te houden. ● Het continueren van het experiment met de deelraden en uiteindelijk het evalueren en nemen van een definitief besluit ten aanzien van de deelraden (met evt. bijbehorende aanpassing van MR-reglement en MR-statuut). ● Communicatie met de achterban ● Belangen behartigen ten einde de beoogde fusie ● Planning/jaaragenda
12
