Jaarverslag jaar 2012

Jaarverslag 2012

Sigma Thuisbegeleiding

Jaarverslag jaar 2012 SIGMA THUISBEGELEIDING

Capaciteit:

16 gezinnen

Doelgroep:

Gezinnen met kinderen tussen 0 en 18 jaar uit de regio Gent-Eeklo

Inrichtende macht:

Martens Sotteau v.z.w. Meerhoutstraat 49 9041 Oostakker

Adresgegevens:

Sigma Thuisbegeleiding Meerhoutstraat 49 9041 Oostakker Tel. 09/255 90 17 – GSM 0490/44 84 51 [email protected]

-1-

21-03-2013

Jaarverslag 2012


1 Inleiding Eind september 2011 diende de organisatie in opvolging van de oproep van de Vlaamse overheid tot uitbreiding van het ambulante aanbod , een aanvraag in tot herschikking en uitbreiding. Er werd een uitbreiding gevraagd met 16 plaatsen gezinsbegeleiding. Begin december 2011 verkreeg de inrichtende macht positief advies . Het werkjaar 2012 startte dan ook met de selectie en aanwerving van een verantwoordelijke en 3 contextbegeleiders voor de nieuwe werkvorm ‘thuisbegeleiding’. De dienst thuisbegeleiding ging feitelijk van start op 1 mei 2013.

2 Personeelsgegevens 1.1.

Algemene diensten

-‐ -‐

Directie: Flip Maertens Voor de administratieve en logistieke ondersteuning van Sigma Thuisbegeleiding doen we een beroep op de medewerkers verbonden aan de v.z.w.

1.2. -‐ -‐ -‐ -‐

Thuisbegeleiding

Leen Vierstraete Sarah Calle Talitha Goethijn Mieke Haentjens

1.3.

Verantwoordelijke dienst Gezinsbegeleider Gezinsbegeleidster Gezinsbegeleidster

80% 80% 80% (tot 08/12/12) 80%

Raad van bestuur

-‐ Luc Schollaert, voorzitter sedert april 2009, gewezen directeur V.S.P.W Gent -‐ Norbert Coorevits, gewezen inspecteur hoger onderwijs -‐ Hilde Van Gasse, docent V.S.P.W. -‐Gent -‐ Hilde Mestdagh , psychologe revalidatiecentrum -‐ Jacques Adriaens , gewezen directeur revalidatiecentrum -‐ Marc Lambrecht, boekhouder

-2-

21-03-2013

Jaarverslag 2012


3 Gebruikersgegevens 3.1 Begeleide jongeren 1

Spreiding geslacht (per dossier) Geslacht

Aantal

Procenten

Mannelijk

8

45

Vrouwelijk

10

55

Totaal

18

100

2

Spreiding leeftijd bij start begeleiding Leeftijdscategorie

Aantal

0-3

3

4-6

1

7-12

6

13-18

8

19-21

0

Totaal

18

3

Spreiding leeftijd op einde periode Leeftijdscategorie

Aantal

0-3

3

4-6

1

7-12

6

13-18

8

19-21

0

Totaal

18

4

Etnische origine (per dossier) Land

Aantal

België

16

Polen

1

Slovakije

1

Totaal

18

-3-

21-03-2013

Jaarverslag 2012

5


Etnische orgine (per unieke jongere) Land

Aantal

België

16

Polen

1

Slovakije

1

Totaal

18

6

Verblijfplaats bij toekenning Verblijfplaats

Aantal

CKG

1

Gezin

14

Pleeggezin

1

residentiële opvang BJB

2

Totaal

18

7

Verblijfsadres Gemeente

Aantal

DEINZE

1

GENT

8

LOVENDEGEM

2

MALDEGEM

1

OOSTERZELE

1

SINT-AMANDSBERG

1

SINT-DEIJS-WESTREM

1

WAARSCHOOT

1

WONDELGEM

1

ZELZATE

1

Totaal

18

-4-

21-03-2013

Jaarverslag 2012


3.2 Gezinssituatie 1

Gezinssituatie Gezinssituatie

Aantal

Eénoudergezin moeder

5

Nieuw samengesteld gezin

8

Gescheiden ouderschap/ begeleiding in 2 contexten

3

Kerngezin

2

Eénoudergezin vader

-

Totaal

18

2

Gezinsgrootte Gezinsgrootte

Aantal

1 kind

2 gezinnen

11,1

2 kinderen

5 gezinnen

27,7

3 kinderen

3 gezinnen

16,6

4 kinderen

2 gezinnen

11,1

5 en meer kinderen

6 gezinnen

33,3

Totaal

18

100

3

Bereikte kinderen/jongeren1

Bereikte kinderen/jongeren volgens leeftijd

1

Procenten

Aantal

‹ 3 jaar

7

3 – 6 jaar

10

7 – 12 jaar

24

13 – 16 jaar

15

16 – 18 jaar

5

› 18 jaar

2

Totaal

63

Enkel de kinderen/jongeren die in het gezin wonen worden in rekening gebracht -5-

21-03-2013

Jaarverslag 2012


3.3 Verwijzing en begeleiding 1

Verwijzingsgrond voor opgestarte dossiers Verwijzingsgrond

Volledig jaar 2012

Volledig jaar 2011

POS

18

0

Totaal

18

0

2

Spreiding verwijzende instantie Instantie

Volledig jaar 2012

Volledig jaar 2011

CBJ Gent-Eeklo

11

0

SDJ Gent

7

0

Totaal

18

0

3

Opgestarte en afgesloten begeleidingen -‐

Aantal begeleidingen opgestart:

18 gezinnen

-‐

Aantal begeleidingen afgesloten:

3 gezinnen

Spreiding volgens verwijzende instantie Instantie

Aantal

CBJ Gent-Eeklo

2

SDJ Gent

1

Totaal

3

4

Bezettingsgraad -‐

Gemiddelde bezetting op jaarbasis:

-‐

Gemiddelde bezetting maandoverzicht:

66.35%

Mei

juni

juli

augustus

september

oktober

november

december

1.01%

29.17%

53.43%

81.85%

88.13%

90.12%

93.95%

93.95%

5

Spreiding van de begeleidingsduur voor afgesloten begeleidingen Duur

Aantal

0-3 maanden

2

3 tot 6 maand

1

Totaal

3

-6-

21-03-2013

Jaarverslag 2012

6


Reden van einde begeleiding (afgesloten begeleidingen) Reden

Aantal

Aanbod blijkt niet geschikt (meer aangepast aanbod is aangewezen)

2

Begeleiding gaat over op broer / zus

1

Totaal

3

7

Samenwerking met andere instanties Sector

Administratie en Financiën

Instantie

Aantal

OCMW

4

Schuldbemiddeling

1

Artsen

1

Centrum Geestelijke Gezondsheidszorg

3

Kinder- of jeugdpsychiater

3

Privé therapeut

3

Psychiatrisch ziekenhuis

2

Huisvestingssector

Sociale huisvesting

1

Onderwijs

CLB

4

School

13

AWW

3

BJB - Andere

1

BJB - Pleegzorg

1

Gezinszorg

2

Kind & Gezin

1

VAPH

3

Vertrouwenscentrum

1

Gezondheidssector

Welzijnssector

-7-

21-03-2013

Jaarverslag 2012


3.4 Enkele vaststellingen De keuze werd gemaakt de opstart van begeleidingen te spreiden in de tijd. Vier plaatsen werden opengesteld vanaf 22 mei, opnieuw vier plaatsen werden opengesteld vanaf 29 mei. Vervolgens was het de bedoeling geleidelijk aan plaatsen vrij te geven aan wachtbeheer om zodoende tegen begin september onze capaciteit zo goed mogelijk te benutten. De toewijzing van de dossiers voor de vrijgegeven plaatsen vanuit wachtbeheer verliep vlot. De contacten met de verwijzers en het plannen van een intake vroeg echter meer tijd. Eind mei waren er slechts 3 begeleidingen opgestart, in de loop van de maand juni nog eens 3. Vermoedelijk heeft deze vertraging meerdere oorzaken. We denken hierbij aan het moeilijk bereikbaar zijn van een aantal gezinnen, personeelswissels bij de verwijzers, de vakantieperiode die voor de deur stond,… . De doelstelling om vier maanden na de start van de dienst op een bezetting te draaien van minimaal 80% werd gehaald (cfr. bezettingspercentage september 2013: 88.13 %) Ongeveer 1/3 van de gezinnen werden doorverwezen vanuit de Jeugdrechtbank. 2/3 van de gezinnen werd doorverwezen vanuit het C.B.J. Meer dan de helft van de jongeren, wiens gezin voor thuisbegeleiding wordt aangemeld zijn bij de start van de begeleiding jonger dan 13 (56.6 %). Jongeren tussen 13 en 16 vormen een vrij grote groep (44.4%). In 2012 kregen we geen doorverwijzingen voor jongeren ouder dan 16 jaar. Thuisbegeleiding voorziet een integrale begeleiding van de gezinnen die bij de dienst worden aangemeld. Concreet betekent dit dat we ook de andere inwonende kinderen en jongeren betrekken bij de begeleiding. Voor de 18 gezinnen voor wie de dienst het afgelopen jaar een begeleiding opstartte, bereikten we in totaal 63 kinderen en jongeren. Van deze groep kinderen en jongeren is 65.1 % jonger dan 13 jaar. Slechts een beperkt aantal van de kinderen en de jongeren woont bij de beide ouders (11.1%). Veelal bieden we begeleiding aan in één-‐ouder-‐ en nieuw-‐samengestelde gezinnen. In drie dossiers werken we in de beide contexten waarin het kind / de jongere vertoeft en wordt een begeleiding aangeboden zowel in het gezin van vader als in het gezin van moeder. Deze begeleidingen zijn vrij intensief. In één derde van de gezinnen bedraagt het aantal thuis wonende kinderen 5 of meer. We stellen vast dat de helft van de gezinnen woonachtig zijn in ‘Groot Gent’. Voor heel wat begeleidingen dienden we aanzienlijk wat tijd en middelen te investeren in de verplaatsingen. In 3 gezinnen werd de begeleiding beëindigd in 2012. Voor één van deze werd de begeleiding gecontinueerd op naam van een ander thuiswonend kind, wat een kleine vertekening geeft van deze cijfers. Gezien de recente opstart van de dienst en het feit dat begeleidingen op het eind van het werkjaar maximaal 7 maand lopend waren, kunnen we alsnog geen uitspraken doen voor wat betreft een gemiddelde duur van een begeleiding.

-8-

21-03-2013

Jaarverslag 2012


4 VTO 4.1 Meerdaagse opleidingen -‐

-‐ -‐ -‐ -‐

‘Ik ben verontrust. En jij ?’ Deskundigheidbevordering ‘ handelen in verontrustende situaties’. – (2 halve dagen + 2 dagen) Integrale jeugdhulp regio Oost-‐Vlaanderen. Basisopleiding Mobiele begeleiding (6 dagen) Informant ‘Beeldend werken met kinderen en gezinnen’ – Op stap met klein duimpje (3 dagen) Informant Intensieve Pedagogische Thuisbegeleiding (Volledig team – 3 dagen) VraagKracht Oost-‐Vlaanderen als pilootregio in een vernieuwd jeugdhulplandschap. Integrale Jeugdhulpverlening (2 dagen) Integrale Jeugdhulp Oost-‐Vlaanderen

4.2 Studiedagen – voordrachten -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐

‘Luister naar mij! Tussen koesteren en kaderen’ Voordracht Lut Celie – De Bleekweide. ‘Ondersteuningscentrum voor Ouders’ – Debatlunch Inspiratiedag Narratieve benadering Interactie – Academie. ‘Zullen we in de toekomst praten met smileys?’ Jeugdzorg De Brug, 15 jaar Mee-‐ander, Marbol ‘De context in een gedwongen context’ Actorenvergadering Introductiesessie project ‘Mediatrain’

4.3 Infovergaderingen -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐

-‐ -‐ -‐

Info-‐moment G.G.Z. Gent-‐Eeklo Info-‐moment werken met Tolken (Tolk-‐ en vertaalservice Gent) Voorstelling Out-‐Reaching Sleidinge (volledig team) Voorstelling budgetmap – C.A.W. Gent Open Deur -‐ OOOC Zonnelied, Ronse Werkbezoek: o Intern de v.z.w.:  Dagcentrum Letha (2 medewerkers)  Dagcentrum De Pedaal (2 medewerkers) o Extern:  De Cocon (2 medewerkers)  C.A.B. Info-‐moment Vrijetijdsparticipatie Feedback over de werking van het Centraal Wachtbeheer voor het ambulant en mobiel aanbod BJB van Gent-‐Eeklo en de verwijzende instanties. Registratie: Bijeenkomst i.f.v het gebruik van het Grobjournaal -9-

21-03-2013

Jaarverslag 2012


5 Kwaliteitsbeleid en –planning 5.1 Thema’s opstart sigma thuisbegeleiding 1. Infrastructuur De dienst thuisbegeleiding vond een onderkomen op het terrein van het begeleidingstehuis. Een grote vergaderruimte werd ingericht als bureauruimte. Er werd voor geopteerd alle medewerkers een gemeenschappelijke werkplek te bieden. Deze keuze maakt dat er meer mogelijkheid is tot informeel overleg en uitwisseling van leren. De nodige voorzieningen werden getroffen om de werkplaats praktisch en comfortabel in te richten. De burelen werden geïnstalleerd. Er werd een verbinding met de interne server gemaakt, elk van de medewerkers beschikt over een eigen desktop/laptop. Telefoonlijnen werden voorzien (2 buitenlijnen, 1 GSM). Elk van de gezinsbegeleiders beschikt over een ‘werkGSM’.

2. Informatica 2.1. Algemeen De voorziene infrastructuur laat toe dat zowel het bijhouden van de dossiers als alle registraties digitaal gebeuren. Daarnaast wordt ook gebruik gemaakt van gedeelde digitale agenda’s wat het mogelijk maakt steeds accurate en duidelijke informatie te verschaffen over de bereikbaarheid van de individuele medewerkers. 2.2. Registraties BinC Aangezien het gebruik van BinC nog niet geïntegreerd is in de werking (doelstellingen worden er overgenomen uit de handelingsplannen en evolutieverslagen – de handelingsplannen en evolutieverslagen worden alsnog niet uit de BinC-‐registratie getrokken) wordt het gebruik van BinC momenteel nog beleefd als een administratieve verplichting. We stelden ook vast dat de toepassing van BinC voor het trekken van een rapport met cijfers voor jaarverslag weinig tot niet bruikbaar was. De cijfers bleken niet te kloppen, een aantal begeleidingen telden dubbel,… Ambulant GROB-‐journaal Voor de registratie van de begeleidingscontacten, zijn we van bij de start van de dienst aan de slag gegaan met een versie van het GROB-‐journaal. Dit geeft ons de mogelijkheid de nodige cijfergegevens te extraheren i.f.v. onze kwaliteitsbewaking. Een nieuwe versie van dit programma, waar enige aanpassingen in gebeurden, wordt in de loop van 2013 geïmplementeerd in de werking.

- 10 -

21-03-2013

Jaarverslag 2012


3. Kwaliteitshandboek Gezien we ervoor opteerden op relatief korte tijd een kwalitatieve hulpverlening te kunnen bieden aan de gezinnen die werden toevertrouwd aan Sigma thuisbegeleiding, hebben we ervoor geopteerd voorrang te geven aan het uitschrijven van de procedures die betrekking hebben op ‘de organisatie van hulp-‐ en dienstverlening’. Volgende procedures werden reeds uitgewerkt: -‐ Het onthalen van gebruikers -‐ Werken met een handelingsplan (opstellen, evalueren, bijsturen) -‐ Overdracht in de hulp-‐ en dienstverlening -‐ Het afsluiten van hulp-‐ en dienstverlening In functie van deze procedures werden volgende documenten en sjablonen ontworpen: -‐ informatiefolder ‘Sigma Thuisbegeleiding’ -‐ aanmeldingsformulier -‐ sjabloon voor intakegesprek -‐ inlichtingsfiche gezin -‐ registratiefiche hulpverleningscontacten gezin -‐ sjabloon handelingsplan -‐ sjabloon evolutieverslag -‐ sjabloon eindverslag Verder zijn ook de procedures uitgewerkt die verband houden met ‘Gebruikersinformatie’: met name -‐ Afspraken in het omgaan met ‘gevoelige’ informatie -‐ Samenstelling en gebruik van het dossier -‐ Omgaan met klachten en suggesties -‐ Procedure voor het beheer van documenten -‐ In functie van deze procedures werden volgende documenten ontworpen: -‐ Privacy-‐document ouders -‐ Privacy-‐document jongere -‐ Procedure toegang tot het dossier -‐ Document ‘samenstelling dossier’ -‐ Formulier ‘Klacht’ Een actieplan werd opgesteld voor de verdere uitwerking en bijsturing van het kwaliteitshandboek.

- 11 -

21-03-2013

Jaarverslag 2012


6 Samenwerking, uitwisseling en deelname aan overleg In functie van de uitbouw van de dienst en de regionale afstemming: -‐ Regio overleg diensten thuisbegeleiding

In functie van begeleidingsopdrachten deden we een beroep op volgende diensten: -‐ -‐ -‐ -‐ -‐

‘Psychiater aan huis’ ( diagnostiek en gemotiveerde doorverwijzing van een jongere) Vakantieparticipatie Vrijetijdsparticipatie stad Gent Vrijetijdsparticipatie Tolk-‐ en Vertaalservice Gent

In individuele dossiers werkten we samen met tal van diensten en scholen.

7 Plannen voor het werkjaar 2013 1. Plannen over de gehele organisatie 1.1. Experimenteel Modulair Kader -‐

De concretisering van het experimentele kader zal gebeuren door middel van verder informatieverstrekking; het afsluiten van een convenant ; de deelname aan overleg en intervisie . Er zal dus in 2013 heel wat geïnvesteerd worden in de implementatie van het EMK, al is nu nog niet helemaal duidelijk wat er allemaal verwacht wordt . We denken zelf aan : -‐de uitbouw van een aangepaste overleg –en communicatiestructuur, nu de opdeling van een organisatie in afzonderlijke voorzieningen wegvalt en alles op module-‐niveau wordt georganiseerd. -‐een visie op de organisatie naar aanleiding van de het nieuwe kader en de nieuwe mogelijkheden. -‐-‐-‐-‐het implementeren van een systeem om de financiële middelen continu te kunnen opvolgen . Gezien de enveloppefinanciering zal dit anders en nauwkeuriger dienen te gebeuren dan vroeger . De personeelsinzet zal eventueel dienen bijgestuurd in functie van de enveloppe. -‐de -‐concrete invulling binnen onze organisatie van de module crisisopname voor maximaal 14 dagen . -‐het voldoen aan de aangekondigde registratieverplichtingen in het kader van het EMK . Allicht zal daarvoor nog één en ander dienen aangepast te worden in de huidige registraties. We hopen ook op duidelijkheid en een serieuze afslanking van de registraties in Binc. - 12 -

21-03-2013

Jaarverslag 2012


-‐het concretiseren van een intervisie-‐systeem voor contextbegeleiders over de werkvormen heen . –het opmaken van één structuur voor één jaarverslag 2013 over de organisatie ( in plaats van per voorziening)

1.2. Integrale Jeugdhulpverlening

-‐

Het is voorzien dat Oost-‐Vlaanderen in het voorjaar 2013 als pilootregio in de ‘integrale jeugdhulpverlening’ stapt. We zien het als een voordeel om daarin te kunnen functioneren als EMK –voorziening. Allicht zullen we met onze regio vanuit het EMK onmiddellijk kunnen doorstarten in integrale en zullen een aantal tussenstappen (misschien ) niet nodig zijn. Alles hangt af van het moment dat de regelgeving definitief is goedgekeurd en of alles reeds voldoende is uitgewerkt in de uitvoeringsbesluiten. We zullen in 2013 hoe dan ook moeten inzetten op : -‐het uitschrijven en invoeren van de nodige modules of typemodules -‐het aanpassen van onze eigen procedures met in het bijzonder de wijze van toeleiding ; het omgaan met maatschappelijke noodzaak ; het hanteren van de rechtstreekse toegang naar het parket en in sommige situaties : de afwezigheid van een consulent . -‐het aanpassen van onze website en onthaalbrochures in functie van de nieuwe regelgeving.

1.3. Tevredenheid medewerkers -‐

Het nagaan van de tevredenheid onder medewerkers staat om de 5 jaar op het programma . In het najaar van 2013 wordt een herafname van de VEVAVK vragenlijst gepland in samenwerking met Voca-‐consult uit Heverlee.

1.4. Uitvoering kwaliteitsdecreet -‐

De concrete uitvoering van het nieuwe kwaliteitsdecreet voor de voorzieningen binnen Jongerenwelzijn zal medio 2013 afgewerkt zijn. Najaar 2013 zullen we in kaart brengen wat dit betekent voor onze organisatie en in kaart brengen wat dient te gebeuren .

2. Accenten voor sigma -‐ -‐

Uit het project mediatrain de nodige conclusies weerhouden m.b.t. het veiligheidsplan Uitwerking en evaluatie van procedures o Evaluatie procedures ‘organisatie van de hulp en dienstverlening’ o Procedure uitwerken voor de evaluatie van de hulp-‐ en dienstverlening:  Meten van tevredenheid bij gebruikers  Meten van tevredenheid bij verwijzende instantie o Onthaalbrochure ontwerpen voor ouders, kinderen en jongeren o Uitwerking werkwijze archivering dossiers - 13 -

21-03-2013

Jaarverslag 2012


-‐ -‐ -‐ -‐

Beleidslijn concretiseren rond aanbod en opvolging van stages V.T.O.-‐beleid: opleidingsplan medewerkers Mediatheek verder uitbouwen Registratie GROB-‐journaal:

- 14 -

21-03-2013

Jaarverslag jaar 2012

Recommend Documents