Jaarverslag HCOIJ seizoen

Jaarverslag HCOIJ seizoen 2014-2015 Secretaris en commissies

Van Auteur

Arjan Bosma

Kenmerk Versie Datum

0.05 22-11-2015

Bestand Status

Draft

Inhoudsopgave 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.6 1.7 1.7.1 1.7.2

Verslag secretaris Seizoen 2014-2015 in een notendop Uitgangssituatie seizoen 2014-2015 Doelen voor afgelopen seizoen Wat hebben we bereikt het afgelopen seizoen Wat hebben we bereikt het afgelopen seizoen, in grafieken Verloop, aan- en afmeldingen Leeftijdsverdeling dames Leeftijdsverdeling heren Doelen voor het aankomend seizoen Hoe willen we deze doelen gaan verwezenlijken Meer vrijwilligers Communicatie naar leden

3 3 4 4 5 6 6 7 8 9 10 10 12

2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.3.7 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3

Commissie verslagen secretaris Evenementen commissie Wat is er gedaan in het afgelopen seizoen Plan voor het aankomend seizoen Commissie ledenwerving Uitgangssituatie Wat is er gedaan in het afgelopen seizoen Wat is er bereikt Plan voor het aankomend seizoen Technische Commissie Uitgangssituatie Wat is er gedaan in het afgelopen seizoen Belangrijke gebeurtenissen Wat is er niet gedaan Wat werd er door het bestuur ondernomen Doelen voor het aankomend seizoen Hoe willen we deze doelen gaan verwezenlijken ICT Uitgangssituatie Wat is er gedaan in het afgelopen seizoen Plan voor het aankomend seizoen

13 13 13 13 14 14 14 14 14 15 15 15 15 15 15 15 16 18 18 18 18

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Bijlagen Organogram bestuur en commissies Organogram technische deel Trainingsschema Mailadressen bestuur en commissies

19 20 21 22 23

seizoen 2014-2015

2/24

1 Verslag secretaris 1.1 Seizoen 2014-2015 in een notendop Seizoen 2014-2015 was voor het net nieuwe bestuur een moeilijk en roerig transitie jaar waarbij er afscheid werd genomen van een aantal vrijwilligers die in het verleden een belangrijke rol in de club hebben gespeeld. We zijn een vereniging in transitie; we zitten midden in een veranderingsproces, we gaan van een pioniersclub, waar een enkeling de kar trekt, naar een vereniging die breder wordt gedragen. De professionaliteit van onze vereniging stijgt, net zoals kwaliteit van de trainingen en de ledenaantallen. Langzaam komt ook wat meer structuur en organisatie in de club Belangrijke gebeurtenissen in chronologische volgorde: 

Trainingstijden aangepast aan mogelijkheden trainers en wensen ouders, daarom uitgeweken naar Varsselder.



Net voordat het seizoen zou beginnen vertrekken Suzy en Gert.



Opstarten nieuwe commissies o.a. ledenwerving, sponsor, jeugdevenementen etc.



Aantal commissies ook weer opgegeven; en lief en leed, wedstrijdverslagen en nieuwsbrief.



Aan sponsoring wordt eindelijk weer aandacht besteed.



Evenementen voor de jeugd voor het eerst georganiseerd.



Het kunstgrasveld ging eindelijk definitief door. Bestuursleden zitten regelmatig met de gemeente om de tafel.



Bestuur veel bezig met het oplossen van problemen van een niet optimaal functionerende TC.



Clinics, nieuwe leden, veel aanwas bij de jongste jeugd.



Vertrek van Jorrit en Llewelyn aan het einde van het seizoen.



Er werd intensief gezocht naar trainers en assistent trainers en daarmee investeren we in de toekomst.

Grootste uitdaging voor HCOIJ was en is het aantal vrijwilligers.

seizoen 2014-2015

3/24

1.2

Uitgangssituatie seizoen 2014-2015

Top risico's geïdentificeerd door de nieuwe bestuursleden bij hun aantreden in mei 2014:  Kunstgrasveld is voorwaardelijk voor het voorbestaan van de vereniging  Gebrek aan trainers  Tijdstip trainingen  Aanwas leden van onderaan, er is maar 1F en 1E elftal in mei 2014  Sponsoring? Gebeurde niet meer  Te veel taken bij te weinig mensen  Communicatie van bestuur naar leden, te weinig transparant 1.3 Doelen voor afgelopen seizoen Onderstaande doelen zijn afgestemd tijdens de vorige ALV okt 2014. Volgens het bestuur:  Zeker stellen kunstgrasveld  Vereniging meer toekomstbestendig maken  Betere trainingstijden  Communicatie naar de leden op orde  Klaar zijn voor de groei van HCOIJ, op het moment dat kunstgrasveld er ligt  Niet als doel maar als uitdaging geformuleerd>>meer vrijwilligers Volgens de leden:  Toekomstbestendigheid club, 18  Verenigingsgevoel en betrokkenheid, 14  Kwaliteit trainingen, 12  Openheid en transparantie, 7

seizoen 2014-2015

4/24

1.4

Wat hebben we bereikt het afgelopen seizoen

Ten opzichte van top risico’s dus de uitgangsituatie Kunstgrasveld is voorwaardelijk voor het voorbestaan van de vereniging

Gehaald

Gebrek aan trainers

Gehaald

Tijdstip trainingen

Gehaald

Aanwas leden van onderaan, minimaal 2F elftallen

Gehaald

Sponsoring? Gebeurd te weinig

Gehaald

Te veel taken bij te weinig mensen

Niet gehaald

Communicatie van bestuur naar leden, te weinig transparant

Gedeeltelijk gehaald

Ten opzichte van de doelen van de ALV Zeker stellen kunstgrasveld

Gehaald

Vereniging meer toekomstbestendig maken

Gehaald

Commissies goed bezet

Niet gehaald

Zorgen voor opbouw en aanwas trainers & scheidsrechters

Gehaald

Meer aandacht voor werving nieuwe leden en sponsoring

Gehaald

Betere trainingstijden

Gehaald

Communicatie naar de leden op orde Klaar zijn voor de groei van HCOIJ, op het moment dat kunstgrasveld er ligt Taken beter verdeeld, zodat vertrek van een paar mensen geen

Gedeeltelijk gehaald Gedeeltelijk gehaald Niet gehaald

problemen veroorzaakt Toekomstbestendigheid club

Gedeeltelijk gehaald

Verenigingsgevoel en betrokkenheid

Niet bekend

Kwaliteit trainingen

Voor sommige elftallen voor andere niet.

Openheid en transparantie

Niet bekend

seizoen 2014-2015

5/24

1.5

1.5.1

Wat hebben we bereikt het afgelopen seizoen, in grafieken

Verloop, aan- en afmeldingen

Situatie 27-9-2015, getallen voor 2015 kunnen dus nog er wat anders uitzien

seizoen 2014-2015

6/24

1.5.2

Leeftijdsverdeling dames

Benjamins +F+E Benjamins Junioren F Junioren E Junioren D Junioren C Junioren B Junioren A Senioren Totaal

01-01-12 36 4 8 24 16 18 21 11 35 137

01-01-13 33 13 0 30 21 17 31 9 41 162

01-01-14 26 3 10 13 38 14 20 18 42 158

01-01-15 16-11-2015 19 44 4 8 5 14 10 22 32 13 20 34 10 14 17 4 34 28 132 136

seizoen 2014-2015

7/24

1.5.3

Leeftijdsverdeling heren

Benjamins Junioren F Junioren E Junioren D Junioren C Junioren B Junioren A Senioren Totaal

01-01-12 1 2 4 5 1 1 0 13 27

01-01-13 1 0 3 11 3 0 0 12 30

01-01-14 0 0 2 16 2 0 0 13 33

01-01-15 16-11-2015 0 0 0 0 1 0 5 3 10 9 0 1 0 0 14 11* 30 21

*Dit is inclusies een aantal niet spelende leden.

seizoen 2014-2015

8/24

1.6 Doelen voor het aankomend seizoen De onderstaande doelen zijn tot stand gekomen en geprioriteerd tijdens een overleg tussen het bestuur en alle commissies. In volgorde van prioriteit. 1. Meer vrijwilligers 2. Goede trainers op elke team, keepers, trimmers 3. Verenigingsgevoel ontwikkelen 4. Betere opbouw van de trainingen, doorgaande lijn 5. Communicatie coaches, trainers en teamleden en ouders 6. Op- en begeleiding trainers 7. Op- en begeleiding scheidsrechters 8. Ingangen communicatie duidelijk

Hoe zijn de doelen verdeeld over verschillende commissies Doel Commissie 1

Meer vrijwilligers is een verantwoordelijkheid voor elk lid van de club. Toekennen aan bestuur.

2,4,5,6

Technische commissie

3

Gedeeltelijk in jeugd evenementen en evenementen commissies

7

Arbitrage commissie

8

Webredactie commissie

seizoen 2014-2015

9/24

1.7 1.7.1

Hoe willen we deze doelen gaan verwezenlijken

Meer vrijwilligers Meer vrijwilligers is het belangrijkste doel voor het bestuur de tweede helft van dit seizoen. De eerste helft van het seizoen is het bestuur heel druk bezig geweest met de seizoen start. Het plan hoe dit te gaan verwezenlijken is nog niet compleet uitgewerkt. In dit hoofdstuk staat een eerste aanzet.

1.7.1.1

Huidige situatie MF1&2&3 en ME1 zijn nog niet gevraagd voor vrijwilligerswerk. Meest betrokken is de MD1 op de voet gevolgd door de M8E1, JC1 teams, Dames 1 en de Trimmers. Het aantal vrijwilligers bij de C teams is erg wisselend per team. Betrokkenheid van de senioren en trimmers is hoog. Conclusie de vereniging draait nog op te weinig teams. Zie onderstaand de verdeling: Vrijwilligers per team* D1 MB1 MC1 MC2 JC1 MD1 M8E1 ME1 MF1 MF2 MF3 Trimmers

Hoog Middel Middel Laag Hoog Heel hoog Hoog Laag Laag Laag Laag Hoog

*Dubbel functies worden ook dubbel gerekend, alleen de belangrijkste scheidsrechters (die meer fluiten dan normaal) zijn meegenomen. Heel hoog >15 Hoog >10-15 Middel >5-10 Laag 1-5 Trimmers zijn met minder spelers andere waardering aangehouden.

Het aantal trainers een assistent trainers is heel lang qua vrijwilligers de voornaamste uitdaging geweest. Dit heeft er waarschijnlijk voor gezorgd dat nu de uitdaging is verschoven naar de commissies en het bestuur.

seizoen 2014-2015

10/24

1.7.1.2

Advies van KNHB (via Tanja Bruggers) TC/Bestuur minimaal 2 keer per jaar een bijeenkomst voor de ouders moeten organiseren om meer binding te krijgen met de ouders. Voorstel is om een bijeenkomst te organiseren aan het begin van het seizoen en medio februari. Aan het begin van het seizoen kun je informatie geven over komend seizoen, dit is een actie die al gedaan wordt voor de F/E teams. Dit moet breed gedragen worden door de gehele vereniging. Dus van de F tot Dames 1. De bijeenkomst in februari kan georganiseerd worden samen met KNHB. Zij hebben de beschikking over mensen om de vereniging bij te staan bij het organiseren van bijeenkomsten. Er is een sportiviteitskoffertje waar info in zit voor het organiseren van bijeenkomsten(?) Een roulatiesysteem toe passen bij de ouders van F/E om te helpen bij een training van hun kind. Hierdoor krijgen de ouders meer binding met het hockey en de vereniging. Wellicht worden zij zo enthousiast dat ze verder willen in het geven van trainingen en mee willen helpen met andere activiteiten. Iedere ouder is dan een paar keer per jaar aan de beurt om mee te trainen.

1.7.1.3

Mogelijke andere acties Hieronder een aantal mogelijke acties die in het verleden al een keer gesuggereerd zijn of al uitgevoerd zijn of worden: 

 



  

Beter bekend maken dat er een probleem is: o Aangeven op ALV o Vacatures in jaarverslag o Aangeven per mail aan iedereen o Vacatures op website o Vragen om vrijwilligers op inschrijfformulier Mensen persoonlijk vragen o Met vrijwilligers mensen enthousiasmeren en vragen Drempels lager maken o Zorgen voor groeipaden, assistent trainer o Begeleiding en training o Beter aangeven wat de vacatures precies zijn  Leden bekend maken met werk commissies, taken en posities binnen de vereniging fijnmaziger gaan maken door betere beschrijving van functies Meer betrekken o Eigen veld en clubhuis/kantine o Evenementen  Ruilbeurs hockey uitrusting, happen van bitjes  Teams dingen samen laten doen  Ouder - kind trainingen o Begin seizoen team bijeenkomst (communicatie coach, trainer, leden, ouders) o Kijken bij de senioren o Pupil van de week Inschrijfformulieren nalopen Vragen om suggesties om meer vrijwilligers Vrijwilligers commissie

Sommige acties zijn makkelijk uit te voeren maar misschien leveren die minder rendement. Misschien dat een combinatie van maatregelen de oplossing is.

Suggesties zijn welkom!!!

seizoen 2014-2015

11/24

1.7.2

Communicatie naar leden Het is niet duidelijk hoe de leden de communicatie vanuit HCOIJ ervaren. Er moet geïnventariseerd gaan worden wat de beleving en wensen van de leden hieromtrent zijn. Bijvoorbeeld tijdens de ALV. Dingen die je je af kan vragen:  Hebben we een nieuwsbrief nodig of kan alles via de website?  Heeft het veel meerwaarde als de website ook op een mobiel of tablet is te lezen?  Worden mails door de leden op prijs gesteld zo ja over welke onderwerpen?  Weten de leden de agenda op de website te vinden?  Moet er niet meer direct vanuit de commissies gecommuniceerd worden?  Etc. Aan de hand van deze inventarisatie kan er dan een plan gemaakt worden hoe de communicatie naar de leden vorm te geven.

seizoen 2014-2015

12/24

2 Commissie verslagen secretaris In dit hoofdstuk staan de verslagen van de commissies die onder de secretaris vallen. 2.1 Evenementen commissie De www = warme winter wandeling is traditie bij HCOIJ en wordt rondom de jaarovergang gehouden. 2.1.1

Wat is er gedaan in het afgelopen seizoen De www 03-01-2015 is door 4 personen, David Stunnenberg, Leonie te Winkel, Charlotte Bronkhorst en Irma Bruil georganiseerd, omdat wij weinig schriftelijke informatie beschikbaar hadden van voorgaande jaren was het voor ons even een moeilijke start. Maar na twee bijeenkomsten en duidelijkheid wat betreft budget zijn we aan de slag gegaan en zijn we een andere weg ingeslagen.  1e bijeenkomst ideeën uitgewisseld  2e begin gemaakt met de verdeling van de taken  3e bijeenkomst budget vastgesteld (max €400,) hier zijn we onder gebleven.  4e bijeenkomst bezoek aan Diekshuus eea besproken en datum vastgelegd en besproken dat we in grote lijnen alles zelf zullen doen. Daarna:  Regelen vuurkorven, beschikbaar gesteld door Diekshuus  Koffie thee ranja bij ontvangst (via Diekshuus)  Erwtensoep broodje knakworst en eventueel nog koffie thee ranja (via Diekshuus)  Bij kou mogelijkheid om naar binnen te gaan.  Huttenpiepers gevraagd om onderweg en bij aankomst sfeer te creëren (zij vragen een (vrijwillige) bijdrage)  Route en opdrachten op papier uitwerken  Reminder uitnodiging voor leden via mail en fb  Groepsverdeling op papier gemaakt Er waren 67 aanmeldingen waarvan er 4 niet zijn geweest 3 personen kwamen zonder aanmelding dus in totaal 66 deelnemers.

2.1.2

Plan voor het aankomend seizoen Wij hebben veel enthousiaste reacties gehad en zijn alweer volop begonnen met de www 2016 met sinds kort met Silke Hartering van dames 1 erbij. We gaan de www in grote lijnen weer hetzelfde doen uiteraard met een andere route en opdrachten en zullen dit jaar de sponsoren ook uitnodigen. Voor 2017 willen we graag het hockeyveld en de nieuwe sporthal er bij betrekken en de hele www weer in een ander jasje stoppen

seizoen 2014-2015

13/24

2.2

Commissie ledenwerving

2.2.1

Uitgangssituatie Aan het begin van het seizoen 2014-2015 hadden we een ME1 en MF1. Eén ME1 of één MF1 is te weinig om een volwaardig MD1 elftal van te formeren. Het minimum is twee MF elftallen. Dit was het gevolg van het gebrek aan aandacht voor ledenwerving van de afgelopen jaren. In de beginperiode van HCOIJ is er veel aandacht voor ledenwerving geweest. Dit is ook nog steeds duidelijk te zien in de ledenaantallen verdeling over de verschillende leeftijdscategorieën. Er was dus alle aanleiding om extra aandacht aan ledenwerving te geven. Doel vanuit vorige ALV was om meer aandacht voor werving nieuwe leden.

2.2.2

Wat is er gedaan in het afgelopen seizoen Onze commissie bestaat uit Jetske de Zwart, Silke Hartering en Floor Wissing. De commissie wordt vanuit het bestuur ad-hoc aangevuld met Arjan Bosma. Het afgelopen jaar zijn wij regelmatig bij elkaar geweest. De eerste periode hebben we vooral gebruikt om te inventariseren waar er behoefte aan is en welke rol de commissie hierbij moet spelen. Dit heeft geleid tot een aantal zaken:  Het organiseren van een clinic 20-06-2015 voor nieuwe leden  Het (mede)ontwikkelen van nieuwe aanmeldformulieren en lidmaatschapsvoorwaarden  Het maken van sjabloonmails voor nieuwe leden  Het welkomstpakket  Het organiseren van een vriendjesweek In het organiseren van de clinic is veel tijd gaan zitten. Hoewel er door middel van flyers, posters en diverse berichten in de media veel ruchtbaarheid aan is gegeven, viel de kwantitatieve opkomst wat tegen. Voor de clinic zijn 4000 duizend folders verspreid en flyers opgehangen in 26 basisscholen en een flyer in de Isala. De kwalitatieve opkomst was wel goed en het doet ons goed verschillende deelnemers aan de clinic nu op onze velden te zien spelen. Het welkomstpakket is zo goed als klaar. Het pakket bestaat uit een tasje met informatie, een hockeybal en een bidon van onze sponsor Meckings Sportshop. Wij hebben hiervoor samengewerkt met de sponsorcommissie. Nieuwe leden vanaf de start van dit seizoen zullen een pakket krijgen. Hockey instuif 18-03-2015 is er een Hockey instuif voor de F en Benjamins gehouden door Caroline Bosma-Moret. De Flyers zijn verspreid en opgehangen op basisscholen in de kern van ons gebied. De hockey instuif heeft 14 aanmeldingen opgeleverd van kinderen die graag mee wilde gaan trainen bij de Benjamins. Waaronder 5 F'jes, 9 Benjamins en 3-4 jongens. De meeste komen uit Ulft 6x en Terborg 3x maar ook uit Isselburg, Megchelen en Gaanderen.

2.2.3

Wat is er bereikt In november van seizoen 2015-2016 zijn er: twee ME elftallen een ME8 en een ME6 en bijna 3 MF elftallen.

2.2.4

Plan voor het aankomend seizoen Wat wij dit jaar verder nog van plan zijn is het organiseren van een vriendjes- en vriendinnetjesweek met speciale aandacht voor de jongens, de jongste jeugd (Benjamins, E en F) en de trimhockeyers. Daarnaast verwachten wij in het voorjaar een nieuwe clinic te organiseren. De invulling hiervan is nog niet bekend. Tot slot: Wij zijn een kleine commissie (3 personen) en daarom op zoek naar versterking. Wil jij ons komen ondersteunen of heb je ideeën over de invulling van de clinic. Geef het aan bij het bestuur, Jetske, Floor of Silke. Wij komen graag met jou in contact!

seizoen 2014-2015

14/24

2.3

Technische Commissie

2.3.1

Uitgangssituatie De teams van seizoen 2014-2015 waren: Dames 1, MA1, MB1, MC1, JC1, MD1, MD2, ME1 en MF1. De trainingen waren op voetbalkunstgras en verdeeld over drie verschillende locaties: SDOUC in Ulft, GWVV in Varsselder en DHC in Doetinchem. De wedstrijden vonden plaats op gras op sportpark IJsselweide en de wedstrijden van Dames 1 vonden plaats in Doetinchem.

2.3.2

Wat is er gedaan in het afgelopen seizoen De Technische Commissie bestond uit drie personen Jorrit van Bennekom, Llewelyn Kwadijk (beide trainers) en Joop Loojenga. De activiteiten van de technische commissie bestonden voornamelijk uit het maken van het trainingsschema, teamindelingen, aangeven wanneer er wel en niet getraind werd en communicatie met de trainers. Er zijn ouderavonden georganiseerd voor teams zonder coach.

2.3.3

Belangrijke gebeurtenissen Halverwege het seizoen in de winterstop stopte Suzy en Gert ook met de trainingen. Dit had invloed op de MF1, ME1 en de trimmers. Dit werd opgevangen voor de MF1 door David en Wieneke van Hasselt, voor de ME1 door een externe trainer John van Noort en bij de trimmers door Henk Jonker. Bij de MD1 en de JC1 vonden later in het seizoen trainerswisselingen plaats op een manier en onder omstandigheden waar we niet trots op zijn. Dit heeft uiteindelijk ook geleidt tot het vertrek van één trainer&TC lid. Het op het laatste moment niet mee willen meewerken van een TC lid aan de hockey clinic heeft geleidt tot een escalatie tussen het bestuur en een TC lid. Dit heeft uiteindelijk ook geleidt tot het vertrek van een trainer&TC lid. De selecties bij de senioren en MC1, MC2 veroorzaakte onvrede bij sommige speelsters of ouders.

2.3.4

Wat is er niet gedaan Er werd weinig energie gestoken in het zoeken naar (assistent) trainers en trainers. Weinig bijgedragen aan de kwaliteit van trainers en coaches door organiseren opleidingen. en/of begeleiding. Weinig aan het monitoren van trainers. Weinig tot geen begeleiding, opleiding en communicatie naar coaches. We waren met de keeperstrainingen vorig seizoen niet helemaal tevreden. Wel zijn we heel content geweest dat Elsa Berendsen ons voor een deel uit de brand heeft geholpen door mee te helpen met de keeperstraining.

2.3.5

Wat werd er door het bestuur ondernomen In het begin van het seizoen is er in verband met de slechte trainingstijden met een gedeelte van de teams uitgeweken naar Varsselder. Voor de ME1 is een externe trainer ingehuurd. Later in het seizoen zijn er een aantal escalaties opgevangen. Vanwege de problemen die er lopende het seizoen optraden is er vanaf april 2014 op initiatief van Arjan Bosma (de verantwoordelijke TC vanuit het bestuur) samen met de TC een begin gemaakt met een TC plan. Dit plan was een combinatie van jaarplan TC en een beleidsplan TC. Cindy Grijsen is in deze periode ook betrokken geraakt bij de TC en heeft meegewerkt aan dit TC plan. Aan het eind van het seizoen is er door het bestuur actie ondernomen om beginnende trainers te werven bij de Dames 1 en MA1.

2.3.6

Doelen voor het aankomend seizoen Technische commissie wordt voor aankomend seizoen ingevuld door Joop Loojenga, Cindy Grijsen en Arjan Bosma vanuit het bestuur. Onderstaand de doelen uit de ALV, het commissie overleg en problemen vanuit het verleden voor zover ze betrekking hebben op de TC. Doelen vanuit vorige ALV Zorgen voor opbouw en aanwas trainers Volgens de leden heeft de kwaliteit van de trainingen de derde prioriteit na toekomstbestendigheid club en verenigingsgevoel en betrokkenheid.

seizoen 2014-2015

15/24

Doelen vanuit commissie vergadering Goede trainers op elke team, keepers, trimmers Betere opbouw van de trainingen, doorgaande lijn Communicatie coaches, trainers en teamleden en ouders Op- en begeleiding trainers

9 4 3 3

Doelen vanuit problemen in verleden Duidelijk selectie beleid maken Nieuwe leden beter opvangen Beter monitoren elftallen, tevredenheid ouders, trainers (ondersteuning nodig?) Werven trainers en assistent trainers 2.3.7

Hoe willen we deze doelen gaan verwezenlijken De doelen zullen in de bovenstaande volgorde aan de orde komen. Zorgen voor opbouw en aanwas trainers De volgende cursussen zullen aangeboden worden aan trainers; basis trainingscursus, HT2 cursus en HT2 JJ cursus. Andere manieren van opbouwen van trainers zoals begeleiding en intervisie worden verderop in deze paragraaf besproken. Er wordt regelmatig door onze eigen trainers geworven onder speelsters. Ook vragen we soms ouders die enthousiast zijn en een sport achtergrond hebben. Deze ouders mogen van ons verwachten dat we ze de juiste opleidingen aanbieden. Kwaliteit van de trainingen Onder kwaliteit verstaan wij niet alleen hockey technische aspecten maar ook omgang met de de speelsters en spelers. We zijn heel blij met onze interne “hoofd” trainers Wouter van Harselaar, Lisa Egberts en Manuel Weijmar Schultz. Manuel is misschien al bekend bij sommige leden en we zijn enthousiast dat hij weer op ons honk is teruggekeerd. We denken dat we John van Noort en Arnoud Prenger kwalitatief hele goede externe trainers hebben binnen gehaald. We zullen de kwaliteit nog verder gaan verhogen door opleidingen, begeleiding, tools etc. Dit komt in deze paragraaf verderop nader aan de orde. Goede trainers op elke team, keepers, trimmers Er wordt goed gekeken naar welke trainer het meest geschikt is voor welk team. De manier waarop we dit willen vormgeven zullen we dit jaar gaan verwerken in beleid zodat dit voor iedereen duidelijk en transparant. Aankomend seizoen zal de keeperstraining verzorgd worden door Lisa Egberts, Freya Spronk en hopelijk nog meer vrijwilligers. Keeperstrainingen zijn trainers intensief, daar bedoelen we mee dat je veel trainers nodig hebt om een goede training te kunnen geven. Bij de trimmers zetten we af en toe een gasttrainer in. Henk Jonker verzorgt volgend/dit seizoen voor het eerst conditietraining voor de Dames 1. Betere opbouw van de trainingen, doorgaande lijn Wordt invulling aangegeven door een tool in te zetten de “Hockey Academy” waarin voorgeprogrammeerde trainingen zitten, die een doorgaande lijn volgen. Alle trainers zullen met deze tool gaan werken. Communicatie coaches, trainers en teamleden en ouders Communicatie tussen coaches en trainers wordt via de tool “Hockey Academy” gefaciliteerd. We denken er over om met zogenaamde lijncoördinatoren gaan werken. Dit zouden de ogen en oren van de TC bij de teams kunnen worden, ze monitoren de elftallen en houden contract met de TC. Op- en begeleiding trainers

3

seizoen 2014-2015

16/24

Opleiding is hierboven al aan de orde gekomen. Regelmatig zal de TC een vinger aan pols houden bij de trainers en ze vragen hoe we ze kunnen ondersteunen. Er zullen intervisie sessies tussen trainers opgestart gaan worden. Duidelijk selectie beleid maken Het ontbreekt de TC op dit moment aan de capaciteit om een volledig TC beleid te maken. Er zal daarom beleid gemaakt gaan worden op de punten waarvan in het verleden is gebleken dat dit het meeste nodig is; indelen van teams, selectie beleid en toedelen van trainers aan teams. Nieuwe leden beter opvangen Het aanmelden en opvangen van leden is in het afgelopen seizoen ad hoc verlopen. We zullen het proces hiervan in het aankomende seizoen beter gaan uitwerken en inregelen. Hetzelfde geld voor het afmeldproces. Wat doen we voor de coaches We bieden de Coaches opleidingen aan; basis opleiding coachen en HT2 JJ (aangepast zodat de training ook aansluit bij coaches voor hogere teams). Communicatie tussen trainers en coaches faciliteren we middels de tool “Hockey Academy”.

seizoen 2014-2015

17/24

2.4 ICT Data opslag en email vallen hieronder. 2.4.1

Uitgangssituatie De email historie zat in de persoonlijke mail van commissie- en bestuursleden. 5,5 GB aan HCOIJ bestanden en 45GB aan HCOIJ fotoarchief stond op persoonlijke schijven. Mailen werd niet gedaan vanuit All-United maar met behulp van een ledenbestand dat in een schaduwdatabase was opgeslagen. Ook was er een papierenarchief.

2.4.2

Wat is er gedaan in het afgelopen seizoen De onderstaande acties zijn door de secretaris Arjan Bosma uitgevoerd. Er is een ICT plan gemaakt dat aansluit bij het doel van de vereniging om meer toekomstbestendig te zijn. Dit is ingevuld door HCOIJ mailadressen en HCOIJ opslagruimte te creëren. Dit heeft als voordeel dat bij persoonswisselingen de mail en documenten van de vereniging makkelijker overdraagbaar zijn. Er is gekozen voor een cloud oplossing. Er is daarbij gekeken naar de niet kosteloze Google apps, maar uiteindelijk is er gekozen voor de gratis Google oplossing: Google mail, Google drive, Google agenda etc. Het werken in de cloud heeft als voordeel dat de cloud overal toegankelijk is en dat het samen werken aan bestanden goed ondersteunt wordt. Voor elk bestuurslid en elke commissie is er een Google mail account aangemaakt. Hoe dit precies is opgezet is geborgd in het ICT plan. Ook wordt er nu vaak gemaild vanuit het HCOIJ pakket All-United. Mailen van uit All-United kan echter niet als er attachments meegestuurd moeten worden. Dan wordt er een export van het ledenbestand gemaakt en naar die mailadressen wordt dan de mail verstuurd.

2.4.3

Plan voor het aankomend seizoen Niet iedereen is even handig met de Google omgeving en All-United. Commissie en bestuursleden moet beter uitgelegd gaan worden, hoe te werken met All-United en de Google omgeving. Alle relevante documenten uit het papierenarchief digitaliseren en in de cloud brengen zodat alle data van de vereniging in de cloud staat. Wat dit jaar nog niet gedaan wordt, maar wat in de toekomst wel geregeld moet gaan worden, is de backup van de Gdrive en Gmail data van HCOIJ.

seizoen 2014-2015

18/24

3 Bijlagen

seizoen 2014-2015

19/24

3.1

Organogram bestuur en commissies

seizoen 2014-2015

20/24

3.2

Organogram technische deel

seizoen 2014-2015

21/24

3.3

Trainingsschema

seizoen 2014-2015

22/24

3.4

Mailadressen bestuur en commissies

Adressen bestuur [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] Adressen commissies [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

seizoen 2014-2015

23/24

Colofon Titel Documentnummer Versie/Datum Status

Draft

Van Auteur Distributie Document

Wijzigingsbeheer / documenthistorie versie datum gewijzigd naar aanleiding van wijziging Autorisatie gewijzigd door paraaf Voorwoord Review door Inleiding

paraaf

datum

seizoen 2014-2015

24/24