Jaarverslag 2010-2011
Eerste bestuur van Studievereniging Construct
Jaarverslag 2010-2011
Eerste bestuur van Studievereniging Construct
Ruben Schouten Tim Baveld
Joran Haarhuis
G. C. Visser
Voorzitter
J. J. Haarhuis
Secretaris
R. C. Schouten
Penningmeester
T. A. J. Baveld
Publieke Relaties
Rick Visser
Voorwoord Na het eerste veelbewogen jaar van Construct ligt hier het jaarverslag van het eerste bestuur. Hierin wordt teruggeblikt op alle ontwikkelingen rondom Construct, het functioneren van het dagelijks bestuur en welke doelen het eerste bestuur heeft gesteld en gerealiseerd. Meer en meer Bouwkunde en Civiele studenten zijn sinds het prille begin van Construct bekend geraakt met de gezelligheid en de toegevoegde waarde van de vereniging. Dat het verenigingsgevoel over begint te slaan van student naar student is als initiatiefnemer een geweldige ervaring, des te meer omdat wij als bestuur op 23 september 2010 een sprong in het diepe maakten. Gelukkig bleek het mee te vallen, op sommige momenten nagelaten, en dit uit zich in een gezond ledenaantal, leuke commissies en activiteiten en een kandidaatsbestuur. Wij hopen dat hiermee een solide fundament is gelegd voor de leden om op door te bouwen. Dit fundament had niet gebouwd kunnen worden zonder de betrokkenheid van anderen waarvoor wij hen hartelijk willen bedanken. In eerste plaats het gehele academieteam van ROB en Studievereniging Trias Loci, met in het bijzonder Frans Tillema, Corina Punte en Annemiek Bouwmeester, die ons met hun input en ervaring goed op weg hebben geholpen. Een van de krachten binnen Construct in de afgelopen maanden is Stony Waanders, die als vervangend secretaris van grote waarde is gebleken voor de vereniging. Ook gaat onze erkentelijkheid en dank uit naar Bas van der Veen van Stichting Pioneering, die een rode draad vormde met zijn lezingen. En tot slot danken wij jullie, de leden en de commissies, voor jullie vertrouwen, betrokkenheid en energie van het afgelopen jaar. Het eerste bestuur van Studievereniging Construct wenst je veel leesplezier toe! Rick Visser Joran Haarhuis Ruben Schouten Tim Baveld
Voorzitter Secretaris Penningmeester Publieke Relaties
1
Inhoudsopgave Voorwoord ...................................................................................................................................... 1 1 Inleiding ....................................................................................................................................... 3 2 Doelen oprichtingsplan ................................................................................................................. 4 2.1 Oprichten studievereniging .......................................................................................................................... 4 2.2 Mede organiseren faculteitsintroductie Bouwkunde en Civiele Techniek ................................................... 4 2.3 Boekenverkoop ............................................................................................................................................. 4 2.4 Constitutieborrel ........................................................................................................................................... 5 2.5 Studiegerelateerde activiteiten organiseren ................................................................................................ 5 2.6 Sluitende begroting ...................................................................................................................................... 6 2.7 Nieuw bestuur collegejaar 2011/2012 ......................................................................................................... 7
3 Leden, studenten en de vereniging ............................................................................................... 9 3.1 Leden ............................................................................................................................................................ 9 3.2 Nieuwe leden ................................................................................................................................................ 9 3.3 Activiteiten .................................................................................................................................................. 10 3.4 Belangenbehartiging leden en studenten .................................................................................................. 12 3.5 Communicatie met de leden en studenten ................................................................................................ 12 3.6 Commissies ................................................................................................................................................. 13 3.7 Bestuur ........................................................................................................................................................ 14 3.8 Raad van advies .......................................................................................................................................... 15
4 Opleiding, academie en de vereniging ........................................................................................ 16 4.1 Verwachtingen van het academiemanagement ......................................................................................... 16 4.2 Communicatie met de docenten ................................................................................................................ 16
5 Externe contacten en de vereniging ............................................................................................ 18 5.1 Netwerk ...................................................................................................................................................... 18 5.2 Sponsoring .................................................................................................................................................. 18
6 Jaarrekening ............................................................................................................................... 19 6.1 Boekjaar 2010‐2011 .................................................................................................................................... 19 6.2 Balans .......................................................................................................................................................... 19 6.3 Resultatenrekening ..................................................................................................................................... 20
7 Jaaragenda ................................................................................................................................. 22 8 Kansen en aanbevelingen ........................................................................................................... 23
2
1 Inleiding De inhoud van dit jaarverslag is gebaseerd op het oprichtingsplan, de gebeurtenissen rondom Construct in het afgelopen jaar en de ervaringen van het bestuur. In lijn met het achterlaten van een solide fundament wordt grote waarde gehecht aan het terugkoppelen van gebeurtenissen en het aandragen van toekomstige kansen en mogelijkheden. In hoofdstuk twee worden de oprichtingsdoelen uit het oprichtingsplan beschreven met een toelichting over de realisatie, knelpunten en verbeterpunten. In hoofdstuk drie staan alle doelstellingen en gebeurtenissen rond de leden, studenten en de vereniging. De relatie van de vereniging met de opleiding en de academie en de gebeurtenissen rondom de samenwerking zijn uitgezet in hoofdstuk vier, met de bijbehorende realisatie‐ en verbeterpunten. De externe contacten en de vereniging staan in hoofdstuk vijf, met dezelfde opbouw als in het hoofdstuk daarvoor. De financiën worden besproken aan de hand van de jaarrekening in hoofdstuk zes. Het activiteitenjaaroverzicht is uitgezet in hoofdstuk zeven. Tot slot staan de kansen voor de vereniging en aanbevelingen van het bestuur in hoofdstuk acht.
3
2 Doelen oprichtingsplan De gang van zaken rondom de zeven oprichtingsdoelen wordt beschreven in de volgende paragrafen, met mogelijke verbeterpunten voor de toekomst.
2.1 Oprichten studievereniging Vier zaken waren noodzakelijk voor het bestuur om naar de notaris te gaan voor de officiële oprichting. Ten eerste de instemming van de academie met een eventuele oprichting, ten tweede startkapitaal (vrijgegeven door de academie), ten derde overleg met Sport & Cultuur van het Saxion voor de erkenning door het Saxion van Construct als Studievereniging en ten vierde een betrouwbaar en energiek bestuur voor de dagelijkse gang van zaken. Kijkende naar de oprichting van Construct binnen de academie ROB mag gesteld worden dat de eerste drie bovenstaande zaken geslaagd zijn. Of het bestuur voldoende energiek en betrouwbaar is gebleken is aan de leden om te beoordelen.
2.2 Mede‐organiseren faculteitsintroductie Bouwkunde en Civiele Techniek Dit betreft het hoofdgedeelte van de uitvoering en organisatie van de faculteitsintroductie voor Bouwkunde en Civiel door Construct en of Construct dit goed heeft aangepakt. Bij de faculteitsintro van 2010 (toen Construct nog enkel bestond uit haar bestuur) kreeg Construct een kleine rol toebedeeld in de faculteitsintro door de academie. Bij de faculteitsintro van 2011 werd Construct gevraagd het grootste gedeelte van de intro op zich te nemen, met succes, aldus Corina Punte (teamleider ROB): “na de bezigheden van Construct tijdens de faculteitsintroductie zie ik Construct nu als een volwaardige Studievereniging”. Dit succes van de 2011 intro is grotendeels te danken aan actieve leden en het bestuur had niet zonder hen gekund. En het lijkt zowel actieve leden als niet‐actieve leden leuk om mee te doen met een nieuwe introductie en deze mogelijk uit te breiden met een introductiekamp1. Dit alles roept om een Introductiecommissie2 .
2.3 Boekenverkoop In de oprichtingsfase had het bestuur het plan opgevat om bulkkortingen te verlenen aan studenten die lid zouden worden van Construct. De beoogde 10% boekenkorting was niet mogelijk vanwege een contract tussen de Hogeschool Saxion en de StudieBoekenCentrale. Het Saxion gaf wel groen licht om met andere Studieverenigingen en de StudieBoekenCentrale (SBC) een verband aan te gaan, waardoor nu een boekenkorting van 5% mogelijk is. Daar dit zowel voor leden als niet‐leden geldt, worden (nieuwe) studenten gestimuleerd om lid te worden van de Studievereniging, door een SBC‐ kortingspas en 5 euro korting op hun lidmaatschap (vergoed door het KOSS). Een bijkomend voordeel uit het contract is de omzetprovisie die Construct ontvangt over de via de SBC bestelde studieboeken. Afgelopen jaar is het bovenstaande zeer goed bevallen: het brengt nieuwe leden, het maakt studieboekenkorting mogelijk voor de studenten en het levert provisiegeld op voor de vereniging.
1 2
Zie hoofdstuk 3.2 Nieuwe leden Zie hoofdstuk 3.6 Commissies
4
2.4 Constitutieborrel In november 2010 is er een oprichtingsborrel georganiseerd in het Grand Café voor alle studenten en docenten van Bouwkunde en Civiele Techniek, het academieteam van ROB en Stichting Pioneering. Met een opkomst van ongeveer 80 personen met daarbij de nodige naamsbekendheid en lidmaatschappen kan deze borrel geslaagd genoemd worden.
2.5 Studiegerelateerde activiteiten organiseren Zolang er activiteiten worden georganiseerd blijft de vereniging draaien. Dat is de gedachte achter dit oprichtingsdoel. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de kleine studiegerelateerde activiteiten en de grote, die in vervolg ‘studiegerelateerde evenementen’ worden genoemd. In deze paragraaf worden eerst de activiteiten behandeld en vervolgens de evenementen3. 2.5.1 Studiegerelateerde activiteiten Het bestuur heeft excursies en gastcolleges georganiseerd, waaronder de excursies met Civiele Techniek naar de Noord‐Zuidlijn in Amsterdam en de sporen in Arnhem, drie bedrijfsbezoeken met Bouwkunde aan IAA Architecten en enkele lezingen. Zie hiervoor de Construct Cyclus in de volgende paragraaf. Het bestuur is tevreden over zowel het soort activiteit als de timing. Zo zijn de bezoeken aan IAA afgestemd op de lesstof van de eerstejaars studenten in kwartiel twee, die dan onderwezen worden in het doen en laten van een technisch tekenaar en bouwkundige. Het aantal studiegerelateerde activiteiten kan en dient echter wel te worden opgeschroefd. Dit ontwikkelt de interesse en kennis van studenten in het werkveld en zorgt voor meer variatie in de onderwerpen. Deze realisatie en verdere invulling4 hebben overlap met de wensen vanuit de academie5 2.5.2 Studiegerelateerde evenementen Drie studiegerelateerde evenementen zijn afgelopen jaar door Construct georganiseerd, te noemen de StagePartnerDag in november, de Bedrijvendag in maart en de Construct Cyclus verspreid over het hele jaar. 2.5.2.1 StagePartnerDag De StagePartnerDag voor Bouwkunde brengt voornamelijk tweedejaars studenten en vierdejaars MBO‐ers, die nog op zoek zijn naar een stage, met populaire stagebedrijven in persoonlijk contact. De SPD wordt georganiseerd op de stageterugkomdag; dan komen de derdejaars die stage lopen met een vertegenwoordiger van hun stagebedrijf naar het Saxion. Na ontvangst met koffie en thee volgt een kort college door een vertegenwoordiger van de opleiding en een vertegenwoordiger van Construct. De vertegenwoordiger van de opleiding verteld in het kort iets over de opleiding, het contact met de bedrijven en potentiële kansen om stage te lopen. De Constructvertegenwoordiger verteld iets over de Studievereniging en haar doelen (onder andere waarom de SPD wordt georganiseerd) en geeft de speluitleg voor de rest van de dag. Na het college worden de stagebedrijven in een U‐vorm opgesteld en volgen de speeddate sessies. Tijdens deze sessies gaan de
3
Zie hoofdstuk 7 Jaaragenda Zie hoofdstuk 3.3 Activiteiten 5 Zie hoofdstuk 4.1 Verwachtingen van het academiemanagement 4
5
potentiële stagelopers met de bedrijven in gesprek en komen zij kort iets te weten over de stagemogelijkheden binnen een bedrijf. In het afgelopen collegejaar is deze activiteit voor het eerst georganiseerd, met enorm succes, en is de evaluatie te vinden in het Constructarchief. Deze evaluatie is van groot belang om ook in de toekomst de SPD tot een groot succes te maken. Bij volgende StagePartnerDagen worden bedrijven gevraagd om hun mening over de dag te geven door middel van een evaluatieformulier. Ervaring leert dat het goed is om deze activiteit aan het begin van het collegejaar te plannen, bij voorkeur week één of twee van het tweede kwartiel. Op deze manier hebben de potentiële stagelopers er het meest aan omdat deze anders op eigen initiatief al stageplekken hebben verkregen. Buiten dat het voor de studenten fijner is om de SPD eerder in te plannen, zal het ook een positief effect hebben op de opkomst en krijgen bedrijven een goed gevoel bij de StagePartnerDag. De StagePartnerDag is afgelopen jaar voor Bouwkundestudenten georganiseerd maar dit kan uitstekend worden uitgebreid voor Civiele Techniekstudenten. 2.5.2.2 Bedrijvendag De bekende bedrijvenmarkt. Construct organiseert deze activiteit inmiddels twee jaar in samenwerking met Trias Loci. Het doel van de activiteit is om de studenten in contact te laten komen met bedrijven uit de bouwsector. Hoewel de Bedrijvendagcommissie de organisatie en evaluatie op zich neemt, is het bestuur opgevallen dat een constante stroom studenten langs de bedrijfstands van grote invloed is op de mening van deelnemende bedrijven over de bedrijvendag, en dat bedrijven terugkomen bij een positieve ervaring. Dit dient daarom een van de hoofddoelen te zijn voor komende bedrijvendagen. Verder kan door het bestuur gekeken worden om de sprekers van de Bedrijvendag ook uit te nodigen als gastsprekers voor de Construct Cyclus. 2.5.2.3 Construct Cyclus De Construct Cyclus is een reeks open lezingen en gastcolleges over recente ontwikkelingen in de bouw. Deze lezingen zijn erg interessant en goed ontvangen door de aanwezige studenten. Het aantal aanwezige studenten viel echter tegen en geeft aanleiding tot een betere promotie. Ter inspiratie kan gedacht worden aan de Spenkelink Cyclus en het vragen van docenten om de lezingen aan te raden aan studenten. Tijdens de Construct Cyclus zijn afgelopen jaar twee lezingen gehouden door de gastsprekers Bas van der Veen (Stichting Pioneering) en Wim Sturnis (Van Dijk Bouw), respectievelijk over het duurzaam maken van bestaande woningen en een lezing over IDF. Het bestuur is van mening dat de animo vanuit de studenten ook te maken heeft met de naamsbekendheid van de cyclus. Buiten een betere promotie is aan te raden om meer dan twee lezingen te organiseren, zodat studenten zich bewust kunnen worden dat de lezingen wel degelijk interessant en leuk zijn (door bijvoorbeeld verhalen van medestudenten over voorgaande lezingen). Aandachtspunten hierbij zijn de lijst van Construct met potentiële sprekers, het reserveren van collegezalen (minimaal een kwartiel van te voren, in overleg met docent de heer Tienstra) en een borrel naderhand in de Constructkamer of het Grand Café.
2.6 Sluitende begroting Bij het maken van het oprichtingsplan is ook een begroting opgesteld. Doordat het bestuur hier nog weinig ervaring in had, wist het bestuur niet wat zij kon verwachten. Achteraf is gebleken dat de 6
begroting niet realistisch was en aangepast diende te worden. In de maanden na de oprichting is een nieuwe begroting6 opgesteld voor de aanvraag van een financiële bijdrage door de academie. Deze begroting was realistischer en uitgebreider dan de eerste, maar omdat er geen eerder bestuursjaar was en daardoor geen referentiemateriaal is deze begroting verkeerd geschat. Er zijn enkele opvallende punten die verdere toelichting hebben. In hoofdstuk zes wordt dieper op de stof ingegaan met de resultatenrekening in het jaarverslag.
Bij Credit: Introductie, Kennismakingsactiviteit ‐ €1.200, ‐ Met dit bedrag wilde het bestuur een leuke en informatieve kennismakingsactiviteit tijdens de faculteitsintroductie organiseren voor de eerstejaars. We zijn bezig geweest om een rondleiding te regelen gericht op Bouwkunde en Civiele Techniek in de Grolsch Veste. Deze activiteit heeft het bestuur niet doorgezet omdat deze activiteit te duur was. Bij Credit: Promotie en Communicatie, Vlag ‐ €100, ‐ Voor naamsbekendheid van de Studievereniging bij activiteiten, open dagen en bij excursies heeft het bestuur drie Constructvlaggen aangeschaft. De kosten zijn uiteindelijk hoger uitgevallen dan begroot vanwege de grootte, kwaliteit en opdruk. Bij Credit: Voortgang bestuur, Notaris ‐ €300, ‐ Bij het maken van de begroting ging het bestuur er vanuit dat de statuten aangepast moesten worden (met als reden dat het ‘nooit in een keer goed gaat’), waarvoor men naar de notaris gaat. Bij een bestuurswissel hoeven de statuten niet aangepast te worden en kosten voor de notaris zijn dus ook niet nodig. Bij Debet: Sponsoring, Bedrijf 1 ‐ €1.000, ‐ Het bestuur ging ervan uit dat zij een sponsorbedrag van €1.000, ‐ bij elkaar kon krijgen. Dit is helaas niet gelukt met bijbehorende toelichting in hoofdstuk 5.2 Sponsoring. Bij Debet: Tekort, Tekort ‐ €2.200, ‐ Uit de begroting bleek dat er een tekort was ontstaan. Bij de eerder genoemde aanvraag aan de academie heeft het bestuur gevraagd of de academie dit tekort wilden aanvullen. Zij heeft dit verzoek gehonoreerd met een financiële bijdrage van €1.500, ‐. Dit bedrag heeft de vereniging niet op haar rekening gestort gekregen, maar wordt verkregen via declaraties bij de academie met een maximum bedrag van €1.500, ‐.
2.7 Nieuw bestuur collegejaar 2011/2012 Het was spannend of het zou lukken om een nieuw bestuur bij elkaar te krijgen dat verder wilde gaan met Construct. Toch is er aan het begin van dit collegejaar een vijfkoppig kandidaatsbestuur gevonden.
6
Zie bijlage 1 Begroting 2010‐2011
7
Het huidige bestuur heeft hierbij de nodige ervaring opgedaan want het vinden van een nieuw bestuur verliep, vooral in het begin, verre van soepel. De hoofdreden was dat het bestuur niet tijdig en niet op de goede manier heeft gezocht naar nieuwe bestuurders. Terwijl het bestuur pas in juni grondig is begonnen met zoeken, leert de ervaring dat dit al in maart of april moest gebeuren. Hieruit volgt een degelijke richtlijn voor volgende besturen om in juni een kandidaatsbestuur gevormd te hebben. Nuttig om in het achterhoofd te houden bij het samenstellen van een nieuw bestuur is dat een nieuw bestuur voornamelijk bestaat uit actieve leden die ervaring op hebben gedaan in een commissie.
8
3 Leden, studenten en de vereniging De oprichtingsdoelen hebben gediend om de vereniging op te starten. Deze oprichtingsdoelen zijn echter niet toereikend om de vereniging draaiende te houden en de groei op te vangen. De verenigingsaspecten en de bijbehorende activiteiten van de leden en het bestuur om de vereniging bruisend te houden worden in dit hoofdstuk behandeld.
3.1 Leden De leden zijn Construct! Zij nemen deel aan en initiëren de studieactiviteiten voor hun medestudenten en vormen de verbindingen waaruit het verenigingsleven bestaat. Dat de leden de vereniging vormen komt ook terug in de besluitvorming; het zijn de leden die belangrijke plannen van het bestuur goed‐ of afkeuren. Leden verenigen bestaat vooral uit persoonlijk contact: in de wandelgangen, de Constructkamer en tijdens de activiteiten7 . Verder spelen de studentenbelangen voor de leden en de overige studenten een grote rol binnen hun studie. Deze belangen, die Construct wil behartigen, strekken van tentamenbundels tot boekenkorting tot excursies8 . Met het uiteindelijke doel om er voor de studenten te zijn, heeft het bestuur het hele jaar door volop aan ledenwerving gedaan. Op moment heeft Construct ruim 100 leden, waar van er ongeveer tien actief deelnemen in de commissies, en een kandidaatsbestuur. Het bestuur had geen verwachtingen over ledenaantallen maar heeft een goed gevoel over de leden van Construct, zowel in aantal als hun energie en betrokkenheid. In het begin was het erg lastig om leden actief te krijgen, omdat studenten niet wisten wat een Studievereniging was en wat zij deed, maar zowel vorig jaar als dit jaar is het gelukt om een Bedrijvendagcommissie en een Activiteitencommissie bij elkaar te krijgen. (Twee kandidaat‐ bestuursleden komen uit de AkCie van vorig jaar.) Er moet te allen tijde voor worden gezorgd dat deze commissies bezet zijn en er nieuwe commissies bijkomen, want in een commissie kan een lid zijn ei kwijt. De communicatie met de leden heeft sinds het begin een grote beweging doorgemaakt, met onder andere een fijne zithoek in de Constructkamer, de website en de nieuwsbrief, maar er liggen nog voldoende mogelijkheden voor verdere ontwikkeling 9.
3.2 Nieuwe leden Studievereniging Construct kan niet zonder een consistente, gezonde stroom van nieuwe leden. Ervaring heeft geleerd dat een goede en leuke omgang met studenten van veel grotere invloed is op de betrokkenheid dan bij een zakelijke benadering. Voornamelijk bij het verwelkomen en betrekken van de nieuwe studenten liggen voldoende kansen. Zo is de eerste, essentiële kennismaking met Construct op dit moment een brief met vijf alinea’s tekst en twee logootjes (die in de zomervakantie wordt meegestuurd met de eerste studie‐informatie vanuit de academie, begin augustus). De eerste kennismaking kan ook iets hipper zijn, zoals een soort poster, dat nieuwe studenten meer aanspreekt. Ook liggen er kansen bij het persoonlijk contact met de studenten tijdens de faculteitsintroductie. Afgelopen jaar is de faculteitsintroductie, evenals de HOI, goed verlopen. De evaluatie is verwerkt in het inmiddels werkbare draaiboek en ligt klaar voor de komende intro. Er gaan verder binnen 7
Zie hoofdstuk 3.3 Activiteiten Zie hoofdstuk 3.4 Belangenbehartiging leden en studenten 9 Zie hoofdstuk 3.5 Communicatie met de leden en studenten 8
9
Construct stemmen op om een introductiekamp te organiseren, in samenwerking met Trias Loci. Bij Trias Loci is dit in het verleden een ontzettend goede manier gebleken voor nieuwe studenten om met elkaar kennis te maken en het introductiekamp is een bron van toekomstig activisme onder de leden. Na de kennismakingsperiode beginnen de colleges en in deze periode moet ‘de soep warm gehouden worden’. Wat het bestuur afgelopen introductie bijvoorbeeld niet heeft gedaan, en wel had moeten doen, is in de introductieperiode alvast één of twee borrels inplannen voor de weken na de kennismakingsperiode. Zo houden studenten contact met elkaar en blijven zij betrokken bij de vereniging. Ondertussen hebben de commissies tijd om op te starten en activiteiten in te plannen, en kan het kandidaatsbestuur ingewerkt worden. Dit geeft een goede basis om het nieuwe collegejaar in te gaan.
3.3 Activiteiten Zolang er activiteiten worden georganiseerd blijft de vereniging draaien. Do’s and dont’s bij het organiseren van activiteiten worden eerst genoemd. Vervolgens worden de formele, studiegerelateerde activiteiten behandeld en tot slot de informele plezieractiviteiten. 3.3.1 Do’s and dont’s bij activiteiten organiseren Het meekrijgen van leden, studenten en docenten maakt of kraakt een activiteit. De combinatie van het laten ‘inweken’ van een activiteit bij studenten en face‐to‐face contact blijkt goed te werken. (In tegenstelling tot een plotselinge promotie en op het laatst nog even een klassenrondje doen, wat afgelopen jaar meermalen is voorgekomen.) Studenten willen namelijk eerst even aanzien, met elkaar overleggen wie er ook meegaan, hier en daar een vraag stellen aan de organisatoren, nog eens horen waarom de activiteit leuk is en pas dan beslissen zij of zij deelnemen. Met de eerste promotie van een activiteit hoort ongeveer twee tot vier weken van tevoren begonnen te worden met een bericht op de website of op een poster. Bij het persoonlijk contact zoals de klasbezoeken is een leuk, stevig en soepel verhaal van groot belang. Met een verhaal over de nieuwste bouwontwikkelingen en grote bedragen van een project worden studenten wel warm voor een activiteit, in tegenstelling tot enkel een poster of even gevraagd worden in de gang. Een (nog niet geteste) mogelijkheid met veel potentie om studenten mee te krijgen is het vragen van een net afgestuurde oud‐student om zijn verhaal te doen over een excursie waar studenten heen kunnen. Daarnaast geeft een goede jaarplanning de benodigde structuur, mits naar deze planning wordt gehandeld. 3.3.2 Formele activiteiten De formele activiteiten zijn grotendeels behandeld in hoofdstuk 2.5 Studiegerelateerde activiteiten organiseren. Deze activiteiten en evenementen bevallen goed bij studenten en de academie en kunnen komend jaar weer worden georganiseerd. Wat het uitbreiden van de evenementen betreft zijn er voldoende kansen en mogelijkheden binnen het opgebouwde netwerk voor 10
excursies en gastcolleges10. Nieuwe studiegerelateerde activiteiten kunnen bijvoorbeeld meeloopdagen bij bedrijven zijn of een meerdaagse binnenland‐ of buitenlandexcursie. Het zal liggen aan de motivatie van de leden, de wilskracht van het bestuur en de communicatie met docenten en bedrijven of het aantal studiegerelateerde activiteiten uitgebreid wordt. In de praktijk is gebleken dat de bezoekersaantallen van deze studiegerelateerde activiteiten ook samenhangen met een bruisend verenigingsleven, en daarmee met de informele activiteiten. 3.3.3 Informele activiteiten De olie in de machine die studenten met elkaar verbindt zijn de plezieractiviteiten. Als er wordt verenigd, zo is de ervaring, volgen vanzelf meer leden, studiegerelateerde activiteiten en inkomsten. De kleinere informele activiteiten worden voornamelijk georganiseerd door de activiteiten commissie (de AkCie) die tevens de evaluatie doet. Ter volledigheid wil het bestuur de activiteiten wel noemen met hier en daar input voor de evaluatie van de AkCie. Tot slot worden de grotere plezieractiviteiten, hierna te noemen informele plezierevenementen, behandeld. 3.3.3.1 Informele activiteiten De eerste activiteit is de voetballeague tussen de vrienden Construct en Trias Loci, maar eenmaal in de zaal ontpoppen zij zich tot elkaars rivalen en strijden om de ROBeker. Als er voldoende animo is kan de voetballeague uitgebreid worden naar één keer per kwartiel en naderhand een daghap in plaats van de gebruikelijke borrel. De tweede activiteit, georganiseerd door de AkCie van collegejaar 10/11, was het bowlen waar ruim 20 studenten aan mee hebben gedaan. Op tijdige promotie na verliep deze activiteit naar wens. De derde activiteit (door de nieuwe AkCie van collegejaar 11/12) was het schieten bij een schietvereniging. Deze activiteit verliep boven verwachting, zowel qua organisatie door de AkCie als het aantal deelnemers van 40 personen. De vierde activiteit was de Constructborrel en werd gehouden in de HBO‐soos. Ook de borrel was zeer geslaagd en voor herhaling vatbaar, mogelijk twee keer kwartiel. 3.3.3.2 Informele evenementen De twee plezierevenementen zijn de HOI‐introductie (het vervolg op de faculteitsintro) en de ROBarbecue, ter afsluiting van het collegejaar. De ROBarbecue was met een bezoekersaantal van 25 personen niet het succes waar het bestuur op gehoopt had, met als oorzaken de zwakke planning en late promotie. Van Studievereniging Planos (planologie in Deventer) heeft het bestuur gehoord dat een goede datum voor de barbecue twee weken voor de laatste tentamenweek is. Wel heeft de ROBarbecue veel potentie om uit te groeien tot een knallende jaarafsluiting voor de gehele academie. Het deelnemersaantal zal naar waarschijnlijkheid groeien nu Construct meer naamsbekendheid heeft binnen de academie en meer ervaring heeft met het organiseren van activiteiten. Ook ligt er een draaiboek klaar en kan er worden samengewerkt met Trias Loci. Het tweede plezierevenement is de HOI‐introductie, het vervolg op de faculteitsintroductie. Met de afgelopen HOI liepen ongeveer 50 studenten en acht doegroepouders mee en alles bij elkaar was het
10
Zie hoofdstuk 5.1 Netwerk
11
een leuke week, zonder grote problemen. Zoals eerder vermeld is, is er wel leermoment te vinden voor betere nazorg na de HOI11
3.4 Belangenbehartiging leden en studenten Afgelopen jaar heeft het bestuur zich beziggehouden met het behartigen van voornamelijk banale studentenbelangen, bijvoorbeeld koffie in de Constructkamer en het verbinden van studenten met bedrijven12 . De leden van Construct en de studenten hebben echter veel meer belangen. Buiten koffie en stages behoren tot de meest genoemde belangen een tentamenbundel, betere collegeroosters en hulp van medestudenten bij vakken. Met de tentamenbundel is een begin gemaakt maar is nog niet operationeel. Verder heeft Construct overleg gehad met ROB‐roosterzaken of de inroostering aan te passen is naar bepaalde wensen van studenten. De inroostering schuift op het moment echter in elkaar als een puzzel waarin weinig bewegingsvrijheid zit (onder andere vanwege een lokalentekort binnen ROB) en waar Construct geen invloed op heeft. Wat zich wel kan ontplooien binnen het Constructverenigingsleven, en dit ook doet, is de hulp van meerderdejaars leden aan hun eerstejaars medeleden‐ en studenten. Deze hulp strekt zich uit van het wijzen van een lokaal tot het echt inhoudelijk uitleggen van een mechanicasom, en alles er tussen in. Daarnaast is het bestuur opgevallen dat studenten enorme hoeveelheden tekeningen met de hand vouwen en dat vooral de afstudeergroepen belang hebben bij een A0‐vouwtafel. Wat de belangenbehartiging ten goede zou komen is om een inventarisatie te maken van alle belangen van de studenten, het liefst door middel van klasbezoeken. Verder zal een nauwe samenwerking tussen Construct en de Onderwijs Commissie goed zijn voor de studenten en de onderwijskwaliteit. Eén van de doelen van Construct en de OC is namelijk hetzelfde: het behartigen van studentenbelangen. Dit sluit aan op wat de academie van Construct verwacht13 (toegevoegde waarde voor de opleiding) en verdere invulling van de commissies14
3.5 Communicatie met de leden en studenten Een goede communicatie tussen de studenten en de Studievereniging, en het verbinden van studenten onderling, behoren tot de belangrijkste aspecten van de Studievereniging. Deze aspecten blijken het meest gebaat bij persoonlijk contact tussen de studenten, face‐to‐face. Studenten binden het beste tijdens activiteiten zoals de introweek, excursies of het koffiedrinken in de Constructkamer. Om deze activiteiten onder de leden en studenten te brengen, zodat zij er ook onderling over gaan praten en meedoen, is goede en prettige communicatie van groot belang. Naast persoonlijk contact zijn er veel communicatiemiddelen beschikbaar. Zo maakt Construct inmiddels gebruik van: email, telefoon, het informatiescherm in de Constructkamer, de nieuwsbrief, website, Facebook, Twitter, posters, klasbezoeken, de Constructhuiskamer en de brief aan nieuwe studenten. 11
Zie hoofdstuk 3.2 Nieuwe leden Zie hoofdstuk 2.5 Studiegerelateerde activiteiten 13 Zie hoofdstuk 4 Opleiding, academie en de vereniging 14 Zie hoofdstuk 3.6 Commissies 12
12
Afgelopen jaar is de promotie er echter voor enkele activiteiten bij in geschoten omdat het promoten soms meer werk is dan men kan voorzien. Berichten werden bijvoorbeeld niet op tijd verstuurd waardoor een deel van de mensen niet aanwezig kon zijn. Het blijkt lastig om alle kanalen tegelijk te voorzien van informatie, daar elke medium zijn eigen invulling heeft. Op de website komt andere inhoud dan op een poster voor in de gang. Maar de poster komt wel weer als plaatje op de website. Hetzelfde geldt voor Facebook berichten en de nieuwsbrief. Het vergt veel timing en ervaring om dit alles goed op elkaar af te stemmen. Hier valt dan ook nog veel winst te halen. Er zal een duidelijk beleid moeten komen hoe de promotie van activiteiten zal gaan. Daarbij kan men de informatie regelmatig en zoveel mogelijk constant richting de leden laten stromen. En hoe meer standaard lay‐ outs en inhoud kant‐en‐klaar aanwezig is hoe beter de communicatie zal lopen. Dit geldt overigens niet alleen voor activiteiten maar voor alle zaken die Construct naar buiten brengt.
3.6 Commissies In de commissies stoppen actieve leden hun creativiteit en energie en ontwikkelen zichzelf, hun persoonlijke én organisatorische vaardigheden. Op het moment zijn er ongeveer tien leden die in een Commissie hun ei kwijt kunnen. De commissies bieden veel aan zowel de leden, het bestuur als de vereniging. De commissies zijn namelijk erg belangrijk voor de continuïteit van Construct. Op korte termijn omdat de verschillende commissies het bestuur ondersteunen in vele verschillende taken en samen dus de vereniging levendig houden. Daarnaast op een lange termijn omdat commissieleden vaak uitgroeien tot de nieuw bestuursleden. Zij kennen de vereniging al en weten wat zij kunnen verwachten. Op deze manier creëer je een stabiele vereniging. 3.6.1 Bedrijvendagcommissie Construct werd voor het eerst vertegenwoordigd in de organisatie van de Bedrijvendag 2011 door twee actieve leden die in de bedrijvendagcommissie zaten. Omdat Trias Loci deze activiteit al vaker heeft georganiseerd is de kennis van dit evenement vooral aanwezig bij Trias. Daarom speelt Trias enigszins een grotere rol dan Construct in de vorm van ervaring en het aantal commissieleden. Wel wordt de commissie voor het eerst begeleid door de bestuurders interne zaken van beide verenigingen wat de samenwerking nog verder ten goede komt. 3.6.2 Activiteitencommissie AkCie Daarnaast heeft de activiteitencommissie (AkCie) twee niet studiegerelateerde activiteiten georganiseerd. De leden zijn een avond gaan bowlen en de ROBarbecue die diende als jaar afsluiting. Bij deze activiteit is gebleken dat te veel begeleiding ook niet goed is. Leden van een commissie leren veel door het successen maar zij kunnen nog meer leren van fouten. Commissies moeten daarom ook tot zekere hoogte de ruimte krijgen om fouten te kunnen maken om ervaring op te doen. 3.6.3 Kascommissie Volgens de statuten van Construct dienen de handelingen van de penningmeester twee keer per jaar te worden gecontroleerd door een kascommissie. Deze kascommissie bestaat uit twee leden van Studievereniging Construct, die geen deel van het bestuur uitmaken, en worden voorgesteld door het bestuur en gekozen door de leden via een ALV. Bij voorkeur hebben de leden van de kascommissie een economische achtergrond of ervaring in het penningmeesterschap. 13
Het vormen van deze commissie is afgelopen jaar niet gebeurd omdat het bestuur er in een zeer laat stadium van de bestuursperiode achter kwam dat er een kascommissie moest komen. Verdere stappen om alsnog een kascommissie te vormen en deze de handelingen van de huidige penningmeester te laten controleren zullen worden gezet, in overeenkomst met de statuten. Bij het volgende bestuur is het essentieel dat de aan te stellen kascommissie haar werk op de goede momenten uitvoert vanwege het groter worden van de uitgaven en inkomsten van de vereniging. 3.6.4 Studiecommissie In de toekomst is er nog een commissie mogelijk die Construct studiegerichter maakt. Deze is de studiecommissie die zich gaat toeleggen op alle kleine studiegerelateerde activiteiten en voorzieningen. Zo kunnen zij in samenwerking met de extern excursies en gastcolleges gaan organiseren. Ook kunnen voorzieningen worden geregeld zoals samenvattingen en vakbladen. Daarnaast zou je mensen kunnen inzetten voor begeleiding van andere studenten zodat ze elkaars kennis verrijken. 3.6.5 Werving & selectie Om alle bovenstaande commissies in de komende jaren te behouden en te vormen moet de werving en selectieprocedure veranderen. Het moet voor de kandidaten duidelijk worden wat zij kunnen verwachten als zij in een commissie gaan. Een van de mogelijkheden om dit te verbeteren een informatieboekje met alle informatie of een bijeenkomst voor alle nieuwsgierigen.
3.7 Bestuur Het bestuur bestond bij de oprichting uit vier bestuurders, te noemen de voorzitter, secretaris, penningmeester en de PR. Het bestuur heeft sinds die tijd goed gefunctioneerd (voornamelijk door nauwe communicatie), op sommige momenten daargelaten. Zo viel de communicatie tussen de bestuurders in kwartiel 3 en 4 van het vorige collegejaar enkele weken weg vanwege de afwezigheid van de voorzitter en de PR die stage liep. Dit heeft zich geuit in een directe daling in activiteiten (zowel van het bestuur als van de AkCie). Hieruit kan de les worden getrokken dat de bestuurdersleden elkaar en de commissies veel persoonlijk horen te zien en te spreken, aangezien het meeste ‘in de wandelgangen’ wordt afgehandeld. De uitzondering op de regel is de penningmeester, die zijn werk grotendeels kan doen via telefoon en email mits de communicatie goed is. Persoonlijk contact is des te belangrijker omdat het aantal activiteiten van het bestuur meegroeit met de toename van leden, commissies en activiteiten. Daarbij, mogelijk nog van groter belang, is het fysiek aanwezig van de bestuurders onontbeerlijk voor een goed contact op de academie met de leden en studenten. Ook wil het bestuur betrokkenheid tonen door aanwezig te zijn op speciale momenten binnen de opleiding van de studenten, bijvoorbeeld de propedeuse‐ uitreiking of de diplomering. Een van de leden die goed contact onderhoudt met studenten is Stony Waanders, die sinds enkele maanden de zaken waarneemt van secretaris Joran Haarhuis (vanwege de buitenlandstage van Joran). Het instrueren en begeleiden van Stony zorgde ervoor dat de takenoverdracht zonder grote problemen is verlopen. 14
De sfeer binnen het bestuur was over het algemeen heel fijn. Problemen tussen de bestuurders zijn echter wel degelijk voorgekomen. Afgelopen jaar hebben zich nauwelijks felle discussies of grote problemen afgespeeld wanneer de ontspannen sfeer was. Juist op de meest kritieke momenten, wanneer de belangen en externe druk het grootst zijn, zijn de felle discussies gevoerd (bijvoorbeeld het afschuiven van bestuurstaken naar een medebestuurder tijdens de StagePartnerDag). Of deze discussies de activiteiten ten goede komen of juist schade berokkenen hangt, naast het optreden van de voorzitter, in grote mate af van de hechtheid van het bestuur. Een bestuur dat bekend is met elkaars karakters en grenzen en bovenal veel met elkaar heeft meegemaakt, zijn in stresssituaties meer bereid om elkaar de ruimte en ondersteuning te bieden om tot een gezamenlijke oplossing te komen. Hierbij kan een bestuurstraining grote toegevoegde waarde hebben op momenten wanneer je deze als bestuur het meeste kunt gebruiken, in de vorm van een bestuursuitje of een bootcamp. Om de eerder genoemde toename in bestuursactiviteiten op te vangen is het verstandig minimaal vier bestuurders te hebben en waar mogelijk vijf bestuurders. De voorzitter, secretaris en penningmeester blijven bij een vijfkoppig bestuur hetzelfde maar wordt de PR meestal opgevangen door twee bestuurders. Zo kan de PR worden opgesplitst in interne zaken en externe zaken, of een activiteitencoördinator en een mediacommissaris. De aanvoer van nieuwe bestuurders zullen zal grotendeels komen uit de commissies15. Om de bestuursovergang zo soepel mogelijk te laten verlopen is het huidige bestuur inmiddels ruim een maand bezig om het kandidaatsbestuur in te werken. Het kandidaatsbestuur heeft inmiddels een groot gedeelte van de taken overgenomen en lijkt in hoofdlijnen goed te functioneren. Documenten zijn gearchiveerd onder vier noemers: financiën, officiële verenigingszaken (KvK, statuten), ledenzaken (ledenlijsten, inschrijfformulieren) en activiteiten (draaiboeken, evaluaties en contacten). De documenten staan op de Constructcomputer en in de bestuursmappen.
3.8 Raad van advies Tijdens het oprichtingsjaar bestond er geen Raad van Advies. Het bestuur ziet kansen om een Raad van Advies op te zetten vanwege de grote toegevoegde waarde voor de vereniging; de kracht van ervaring. Met veel ervaring is men beter in staat om risico’s te voorspellen en in te dekken, om de juiste keuzes te maken in benarde situaties of simpelweg om te beoordelen wat gebruikelijk is in bepaalde gevallen. (Bijvoorbeeld hoe het bestuur dient te handelen bij het disfunctioneren van een bestuurder en wat de gebruikelijke stappen zijn.) Daarom legt het bestuur de optie open om een Raad van Advies op te zetten, in overleg tussen de leden, het kandidaatsbestuur, het huidige bestuur en mogelijk enkele docenten of vakdeskundigen uit het werkveld. Bij de mogelijke oprichting van een Raad van Advies is het gebruikelijk om ongeveer twee keer per jaar met het bestuur, in dit geval van Construct, bij elkaar komen.
15
Zie hoofdstuk 3.6 Commissies
15
4 Opleiding, academie en de vereniging Niet alleen de leden hebben verwachtingen van het Constructbestuur maar ook de academie. De academie heeft invloed op een deel van het doen en laten van Construct waardoor de positie van de academie van groot belang is. Hetzelfde geldt voor de docenten.
4.1 Verwachtingen van het academiemanagement Sinds de opstart van Construct zijn er gesprekken gevoerd met het academiemanagement. In het academieoverleg met teamleider Frans Tillema (december 2010) kwam naar voren dat Construct zich in het oprichtingsjaar zou moeten richten op vier grote evenementen, te noemen (1) de faculteitsintroductie, (2) de StagePartnerDag Bouwkunde, (3) de Bedrijvendag en (4) de Jaarafsluiting voor de hele academie. Daarbij vindt de academie het belangrijk dat wij ons contact met de studenten warm houden en dat wij, als het mogelijk is, minimaal één studiegerelateerde activiteit per studie per kwartiel houden. (Dit kan een goede richtlijn zijn voor het kandidaatsbestuur voor het organiseren van meer activiteiten.) Frans heeft aangegeven dat de academie vindt dat de verhouding tussen plezieractiviteiten en formele activiteiten ongeveer één op één hoort te zijn. In een recent overleg met academiedirecteur Raimond Bartelink (november 2011) is naar voren gekomen dat de heer Bartelink het belangrijk vindt dat de studenten zich gehoord voelen op hun opleiding en zich thuis voelen binnen de academie. Daarom hecht hij veel waarde aan persoonlijk contact met studenten en hun oordeel over de opleiding en academie. Construct kan dienen als schakel door bijvoorbeeld een bijeenkomst te organiseren tussen studenten en de heer Bartelink. Deze bijeenkomst zal vanwege het persoonlijke karakter meer effect op studenten hebben dan ‘een van die vele onderwijsenquêtes’. Studenten voelen zich meer begrepen en gehoord en staan meer open om met elkaar over oplossingen te praten, dan bij een enquête. Een spui‐ en ideëenbus is een andere goede mogelijkheid voor studenten om hun mening kenbaar te maken. Construct zal ook contact zoeken met de opleidingscommissies van Bouwkunde en Civiele Techniek. Daarnaast gaf de heer Bartelink aan de betrokkenheid van Constructleden‐ en bestuurders bij bijvoorbeeld open dagen op prijs te stellen en spoort Construct aan om hiermee door te gaan.
4.2 Communicatie met de docenten De docenten en Construct hebben afgelopen jaar regelmatig contact gehad over studiegerelateerde activiteiten. Dit bleek een vruchtbare grond voor bijvoorbeeld de StagePartnerDag die georganiseerd is door Construct in samenwerking met Glenn Stern en zijn netwerk en ervaring. Over een StagePartnerDag voor Civiele Techniek is ook gesproken en ook hiervoor zal de samenwerking met de docenten van Civiele Techniek onontbeerlijk zijn. Docenten vinden het belangrijk als de bestuurders en leden van Construct prominent en consistent fysiek aanwezig zijn bij activiteiten met studenten. Hieronder vallen bijvoorbeeld de open dagen, de propedeuse‐uitreiking of de jaarafsluiting van het collegejaar. Ook ziet de heer Glenn Stern mogelijkheden bij het opzetten van ouderejaars studentcoaches voor de opleiding Bouwkunde. Dit verlaagt de druk voor de docenten omdat studenten dan sneller aan elkaar vragen stellen dan aan de vakdocent. Bij Civiele Techniek is deze werkwijze zich op het moment aan het bewijzen. Verder willen docenten graag helder hebben wat Construct voor hen kan betekenen en andersom. Hier is een kans weggelegd om met de docenten van Bouwkunde en Civiele Techniek om de tafel te gaan zitten om te bespreken wat de mogelijkheden zijn. 16
Studievereniging Construct wil, net zoals de docenten, duidelijk maken wat men voor elkaar kan betekenen en waar men samen kan werken. Heldere afspraken en communicatie moeten hiervoor wel vastgesteld worden. Zo gaat binnen Civiele Techniek de ene docent over de vakinhoud, een tweede docent over de inroostering en een derde docent moet alles goedkeuren of een extra gastcollege niet in de knoop komt met het aantal studielasturen. Omdat zoveel docenten groen licht moeten geven kost het veel tijd en energie om een excursie of gastcollege te organiseren. Hiervoor kan een draaiboek opgezet worden zodat de contactpersonen en taakverdeling helder zijn. Een kritische factor hierbij is de welwillendheid en motivatie van zowel docenten als Construct. Het gemeenschappelijke belang is daarom des te belangrijker.
17
5 Externe contacten en de vereniging 5.1 Netwerk Een goed netwerk is vruchtbare grond voor allerlei (studiegerelateerde) activiteiten en studenten‐ en ledenbelangenbehartiging. Om het netwerk uit te breiden blijkt het goed te werken om het speeldveld op te zoeken waarin bedrijven zich openstellen voor studenten en verenigingen. Dit speelveld bestaat uit carrièredagen in de Amsterdam Rai of bedrijvendagen en symposia van andere Studieverenigingen. Van andere Studieverenigingen heeft het bestuur gehoord dat een alumnivereniging van oud‐studenten veel toevoegt aan het netwerk van een Studievereniging. (Een nuttige noot hierbij is dat het de vereniging ten goede komt om contact te onderhouden met andere Studieverenigingen.) Afgelopen jaar heeft het bestuur gewerkt aan een netwerk van bedrijven en instanties voor Construct. Het bestuur heeft bedrijven gebeld, een symposium bezocht van Studievereniging Concept (waaruit contact is ontstaan met bijvoorbeeld Oranjewoud voor een gastcollege Systems Engineering) en een goed contact opgebouwd met Pioneering, die zeer verbonden is aan het Saxion en een voor Construct belangrijke netwerker is in de bouwwereld. Construct heeft ervaren dat de docenten ook een groot bereik hebben. Het bestuur zou echter wel meer aandacht kunnen besteden aan het netwerk van Bouwkunde en Civiele Techniekstudenten. Zo zijn er bijvoorbeeld studenten die een bijbaantje hebben bij een bouwbedrijf of contacten hebben in de bouw via vrienden en familie. Van belang bij het managen van de contacten is het bijhouden van de contactpersonendatabase die door het bestuur is aangemaakt. Dit geeft overzicht en heldere keuzemogelijkheden voor bijvoorbeeld een commissie die een excursie wilt organiseren.
5.2 Sponsoring Afgelopen jaar heeft het bestuur geen sponsorgelden of een sponsorovereenkomst met een bedrijf kunnen realiseren. Het bestuur had haar aandacht meer willen richten op een vaste sponsorovereenkomst, maar heeft prioriteit moeten stellen aan losse contacten en activiteiten vanwege het gebrek aan mankracht. Deze contacten en activiteiten geven echter wel een basis voor samenwerkingsverbanden op langere termijn, zeker daar het studentenbereik en activisme binnen Construct afgelopen jaar stevig is toegenomen. Het bestuur juicht het aangaan van vaste sponsorovereenkomsten toe, maar moet er wel rekening worden gehouden met de risico’s. Met oog op het waarmaken van de gemaakte afspraken met een bedrijf, die mogelijk voor meerdere jaren gelden, moet de vereniging namelijk wel voldoende gewicht hebben (in de vorm van een gezond aantal leden, commissies en een competent bestuur) en een goed toekomstperspectief.
18
6 Jaarrekening 6.1 Boekjaar 2010‐2011 Het gaat financieel redelijk goed met de vereniging. Construct heeft in het eerste jaar een kleine winst van €721,45 winst gedraaid. Wel moet in het achterhoofd houden dat Construct is niet rijk is en dat elke cent die Construct heeft twee keer moet worden omgedraaid. Dit heeft het bestuur ook gedaan want er zijn geen onnodige uitgaven gedaan. In de balans is te zien hoeveel alle eigendommen van Construct waard zijn op 30 september 2011. Er is geen start balans aangezien we met niets zijn begonnen. Daarnaast is er een resultatenrekening. Hier is te zien waar construct geld aan uit heeft gegeven en waar geld in binnengekomen. Afgelopen jaar heeft de organisatie van de bouwkunde studiereis naar Barcelona gebruik gemaakt van onze rekening. Omdat dit over een aanzienlijk bedrag gaan heeft Construct dit enkele maanden op onze spaarrekening gehad zodat we hierover rente ontvangen. Alle inkomsten en uitgaven van de Barcelona reis zijn niet in de balans en de resultaten rekening verwerkt omdat dit geen representatief beeld zou geven over het financiële beleid van vorig jaar.
6.2 Balans 6.2.1 Balans per 30 september 2011 Activa Kantoor inventaris € 334,55 Debiteuren € 590,92 Kas € 53,77 Rekening ABN € 87,83 Spaarrekening € 100,00 Totaal € 1.167,07
Passiva Eigen vermogen Crediteuren Totaal
€ 721,45 € 445,62 € 1.167,07
6.2.2 Toelichting bij de balans Op de balans staat nog een groot bedrag bij zowel debiteuren als crediteuren. Het zijn facturen van het gehele jaar die zijn blijven liggen. Het is maar een kleine actie om ze te innen of te betalen maar de penningmeester heeft ervoor gekozen om andere grotere projecten voor construct aan te pakken. Denk aan het maken van informatiesystemen en het mede organiseren van activiteiten. Het gaat hier niet om het niet kunnen betalen maar wel om de beperkte tijd. Bovendien zijn bijna alle debiteuren en crediteuren bekenden van de vereniging en deze mensen weten dat het al enige tijd duurt en hebben hier begrip voor. Rekeningen van externen (KVK, houting website) zijn altijd op tijd betaald om te voorkomen dat er boetes werden opgelegd. De lijst van crediteuren en debiteuren is hieronder bijgevoegd. Met de kandidaat penningmeester is afgesproken dat dit samen wordt afgehandeld.
19
Debiteuren Winst bedrijvendag 2011 Bijdrage Academie ROB ROBBQ Contributie HOI Activiteit deel Trias Loci
Crediteuren € 376,76 Declaratie R Visser ‐ Geschenk Link € 100,00 Declaratie R Visser ‐ Kantoorartikelen € 80,00 Declaratie R Visser ‐ Sleutel duplicaten € 34,14 Declaratie R Visser ‐ Geschenk Trias Loci Declaratie R Visser ‐ Trias Construct League Declaratie R Visser ‐ Keykords Declaratie R Visser ‐ ROBarbecue Declaratie S Wypchlo ‐ ROBarbecue Declaratie R Visser ‐ Hoi Declaratie J de Leau ‐ Hoi
€ 1,50 € 0,85 € 19,08 € 8,99 € 11,03 € 177,31 € 12,15 € 12,13 € 163,08 € 17,50
6.3 Resultatenrekening Omschrijving Algemene kosten Deze post bestaat de oprichting van de vereniging bij de notaris. En de jaarlijkse verplichte bijdrage aan de Kvk. De bijdrage van 2010 en 2011 is in boekjaar 2010‐2011 voldaan. Kantoorbenodigdheden Alle kosten om de administratie van de vereniging op orde te kunnen houden zoals een geldkistje, sleutelkastje, mappen, tabbladen etc. Promotie De kosten voor de hosting van de website. Dit is duurder uitgevallen dan vooraf voorzien. Binnenkort stappen we over naar een ander hosting bedrijf en neemt de PromoCie de website in beheer. Dit scheelt aanzienlijk. Bankkosten De kosten voor de bankrekening. Afschrijving kantoorinventaris De kantoorinventaris bestaat uit: Constructvlaggen (afgeschreven in 10 jaar, nu in het 2e jaar) Construct Keykords (afgeschreven in 3 jaar, nu in het 2e jaar) Geschenken andere vereniging Dit zijn geschenken die tijdens de constitutieborrels gegeven aan andere studieverenigingen. O.a. een trapveer voor LINK en een voetbal voor Trias Loci. Bestuurskosten Bij de oprichting zijn constructdassen aangeschaft. Deze kan het bestuur gebruiken bij officiële gelegenheden zodat zij er representatief uitziet. Contributie De contributie van Construct bedraagt €10, ‐ per jaar. Dit jaar zijn er 66 mensen lid geworden Giften Er zijn diverse giften binnengekomen in de spaarpot die al lange tijd in de constructkamer staat. Ook zijn er aan aantal giften binnengekomen bij het bowlen. Dit is van mensen die hun wisselgeld niet terug hoefden.
Credit € 109,13
Debet
Verschil € 109,13
€ 88,28
€ 88,28
€ 287,75
€ 287,75
€ 11,25 83,14
€ 11,25 € 83,14
€ 13,44
€ 13,44
€ 59,90
€ 59,90
€ 660,00
€ 660,00
€ 35,87
€ 35,87
20
Sponsoring bedrijfsleven Construct heeft provisie ontvangen over de omzet van de Studie Boeken Centrale over schooljaar 2010‐2011. Sponsoring academie De bijdrage van de academie ROB. Activiteit: Bowlen Bij het bowlen heeft elke deelnemer een eigen bijdrage betaald. Voor de leden was er een korting op het inschrijfgeld, deze korting werd betaald door Construct. Activiteit: ROBarbecue Bij de barbecue heeft elke deelnemer een eigen bijdrage betaald. Voor de leden was er een korting op het inschrijfgeld, deze korting werd betaald door Construct. Het aantal aanmeldingen bleef helaas achter op de verwachtingen waardoor er meer de kosten hoger uitvallen. Activiteit: Trias vs. Construct league Bij de voetbal league zijn er kosten gemaakt voor een prijs en is er drinken gekocht voor verfrissing. Activiteit: Nieuwjaars Gala Vanuit het KOSS wordt elk jaar het Nieuwjaarsgala georganiseerd. Alle deelnemende studieverenigingen leggen een bedrag in voor de organisatie. Met dit bedrag werd de leden korting betaald. Het restbedrag wordt na afloop weer evenredig verdeeld. Activiteit: HOI Omdat de HOI 2011 al in augustus begon heeft Construct in één boekjaar twee keer kosten gemaakt voor de introductie. Dit bedrag bestaat uit een vergoeding van het inschrijfgeld voor de DoeGroepOuders en de kosten van de consumpties van het levend stratego dat we hebben gedaan in het volkspark. Activiteit: Bedrijvendag Bij de bedrijvendag wordt er aan de bedrijven een bedrag gevraagd voor deelname aan de bedrijvendag. Totaal
€ 116,73
€ 116,73
€ 170,00
€ 789,14 € 141,00
€ 789,14 € 29,00
€ 233,91
€ 190,00
€ 43,91
€ 26,53
€ 26,53
€ 225,00
€ 68,10
€ 156,90
€ 347,82
€ 347,82
€ 376,76
€ 376,76
€ 1.735,41
€ 2.456,86
€ 721,45
21
7 Jaaragenda Alle activiteiten georganiseerd door of onder begeleiding van het bestuur staan in de onderstaande jaaragenda.
Collegejaar 2010‐2011 Kwartiel 1 Kwartiel 2 Kwartiel 3 Kwartiel 4
Oprichtingsborrel in het Saxion Grand Café Excursie naar de noord‐zuidlijn in Amsterdam (Civiele Techniek) StagePartnerDag 2010 (Bouwkunde) Bedrijfsbezoek aan IAA Architecten in Enschede (Bouwkunde) Bedrijfsbezoek aan IAA Architecten in Enschede (Bouwkunde) Bedrijfsbezoek aan IAA Architecten in Enschede (Bouwkunde) Construct Cyclus lezing Bas van der Veen ROB Voetballeague Construct Cyclus lezing door Wim Sturnis Bedrijvendag Trias Loci en Construct 2011 Bowlen ROBarbeque
Collegejaar 2011‐2012 Kwartiel 1 Kwartiel 2
Constructborrel in de HBO‐soos Excursie naar de sporen in Arnhem (Civiele Techniek) ROB Voetballeague StagePartnerDag 2011 (Bouwkunde) Bestuurswissel tijdens de ALV
22
8 Kansen en aanbevelingen Er zullen nog vele beslissingen gemaakt worden in het oerwoud van aanbiedingen en mogelijkheden. Zoals je hebt kunnen lezen zijn de kansen en verbeterpunten voor de toekomst een rode draad in dit jaarverslag. Graag wil het bestuur haar voornaamste aanbevelingen aandragen aan de leden, commissies en toekomstige besturen, zodat zij een houvast hebben voor het realiseren van hun ambities.
Stabiliteit In het tweede bestaansjaar is stabiliteit binnen de vereniging van groot belang in. De rust en stabiliteit worden in grote mate behouden door het bestuur. Door overal waar mogelijk fysiek aanwezig te zijn, door een goede planning en uitvoering en door bewust te zijn van ieders taken. Daarmee wordt voorkomen dat men te hard van stapel loopt of te veel of juist te weinig hooi op de vork neemt.
Leden verenigen Leden zijn Construct door met elkaar te praten en te verbinden, te inspireren en motiveren, organiseren en elkaar te helpen, op een laag pitje of vol vuur. Geef elkaar ruimte om jezelf te ontwikkelen maar ook begeleiding.
Activisme De leden die activiteiten organiseren en er aan meedoen; dat is activisme. Commissies organiseren de activiteiten en zijn het schoolvoorbeeld waarom het leuk is om actief te zijn. De commissieleden trekken studenten mee, ontwikkelen zichzelf veelzijdig en vormen de toekomstige besturen. Dit alles gebeurd alleen als de commissies uitgedaagd worden om hun eigen verantwoordelijkheden te dragen (met de juiste begeleiding door het bestuur), de ruimte krijgen om hun eigen plan te maken en leermomenten te ervaren.
Geld Het oprichten van een kascommissie is een verplichting voor het bestuur ter controle van de penningmeester. Het is niet allen noodzaak dat de kascommissie wordt aangesteld maar het is ook fijn voor het bestuur om te laten zien dat construct een solide en transparante organisatie is.
Samenwerken met het werkveld Construct zal haar studieactiviteiten uitbreiden door samen te werken met docenten en bedrijven. Het werkveld toont veel interesse in de vereniging en Construct zal haar best doen om deze kansen te benutten. Gemaakte afspraken moeten echter wel nagekomen worden dus wees bewust van de neiging om met te veel bedrijven in zee te gaan.
23
Bijlage 1 - Begroting 2010-2011
23
