Jaarverslag 20
Kantooradres Maria Theresialaan 99, 6043 CX Roermond Postadres Postbus 1275, 6040 KG Roermond Telefoon 088 - 8420 444 E-mail
[email protected] Website www.BsGW.nl
Jaarverslag BsGW 2012
Foto omslag Op 13 november 2012 organiseerde BsGW een integratiemiddag voor alle medewerkers van de toetredende gemeenten per 1-1-2013 en de BsGW-medewerkers. Via verschillende activiteiten werd de basis gelegd voor een geslaagde integratie in BsGW en een goede interne samenwerking. Op de foto een van deze acties waarin de onderlinge verbondenheid werd gesymboliseerd door het creëren van een visueel en tastbaar "netwerk" met de medewerkers als actieve deelnemer Fotografie: Bert Janssen Fotografie Maastricht Communicatie BsGW
De financiële informatie in dit Jaarverslag is ontleend aan de Jaarrekening 2012
2
Inhoudsopgave Voorwoord voorzitter bestuur
5
Voorwoord directeur
7
Organisatieprofiel
8
Achtergrond ............................................................................................................... 8
Voordelen van samenwerking ....................................................................................... 8
Missie en visie ............................................................................................................ 9
Taken........................................................................................................................ 9
Standaardisering van processen ................................................................................... 11
Bestuur en deelnemers
13
Bestuur per 1-2-2012.................................................................................................. 12
Rechtsvorm................................................................................................................ 13
Bestuur per 1-1-2013 ................................................................................................. 14
Kostenverdeling.......................................................................................................... 15
Strategische doelstellingen .......................................................................................... 17
Ontwikkeling van samenwerking
18
Doelgroepen .............................................................................................................. 18
Nieuwe toetredende gemeenten ................................................................................... 18
Gedegen implementatie ............................................................................................... 18
Samenwerkingsinitiatieven........................................................................................... 19
Beëindiging dienstverlening HDSR................................................................................. 19
Innovatie
20
Investeringsbegroting 2012.......................................................................................... 20
Outsourcing ICT-infrastructuur en –beheer .................................................................... 20
Optimalisatie input / output poststroom......................................................................... 20
Vervolgproject andere overheid .................................................................................... 21
Websites voldoen aan overheidsrichtlijnen ..................................................................... 21
Kwijtscheldingsbeleid .................................................................................................. 21
Automatische incassotermijnen..................................................................................... 23
Digitale nota .............................................................................................................. 23
Klantcontacten ........................................................................................................... 23
Uitvoering belastingtaken
24
Productie aantallen .................................................................................................... 24
Invordering ............................................................................................................... 24
Oninbaar ................................................................................................................... 25
Afdracht van belastinggelden........................................................................................ 25
Klantreacties .............................................................................................................. 25
Uitvoering Wet WOZ.................................................................................................... 26
Accountantsverklaring ................................................................................................. 26
Bedrijfsvoering
29
Personeel................................................................................................................... 29
Huisvesting ................................................................................................................ 30
Exploitatie.................................................................................................................. 30
Contact
33
Voorwoord Ook voor 2012 teken ik een bijzonder jaar op voor BsGW. Door de oprichting van BsGW als zelfstandige uitvoeringsorganisatie per 1 april 2011 werd de mogelijkheid gecreëerd om nieuwe samenwerkingen aan te gaan met gemeenten. Traden, na de gemeente Venlo in 2009, in 2011 al de gemeenten Bergen en Nederweert toe, in 2012 besloten acht nieuwe gemeenten om per 1 januari 2013 toe te treden tot het samenwerkingsverband BsGW . In het voorwoord van het Jaarverslag 2011 sprak ik de hoop uit dat veel gemeenten zullen aanhaken in het samenwerkingsverband BsGW. Die hoop is in 2012 door het toetreden van acht nieuwe gemeenten per 1-1-2013 omgezet in werkelijkheid. Voorwaar een bijzonder resultaat dat een compliment betekent voor het bestuur en de organisatie BsGW, die haar werk goed verrichten. Dat compliment geldt vooral ook de gemeenten die daadkracht en besluitvaardigheid tonen om door samenwerking de voordelen te benutten voor hun eigen doelstellingen en voor de burgers waarvoor zij staan. BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen is met ingang van 1 januari 2013 een samenwerkingsverband voor heffing en inning van gemeentelijke belastingen en waterschapsbelastingen en voor uitvoering van de wet WOZ van de gemeenten Beek, Bergen, Echt-Susteren, Leudal, Maasgouw, Nederweert, Nuth, Peel en Maas, Roerdalen, Roermond, Venlo en van het Waterschap Peel en Maasvallei en het Waterschap Roer en Overmaas. De implementatie van de belastingprocessen en de medewerkers van de nieuwe toetredende gemeenten was geen sinecure. Er is door alle partijen intensief samengewerkt om in de relatief beperkte tijdsperiode van een half jaar, de voorbereidingen te treffen om belastingaanslagen in 2013 op tijd op te kunnen leggen en om medewerkers op een goede manier in te werken en te integreren in de BsGW-organisatie. En dat terwijl de ‘winkel’ in 2012 gewoon open bleef en volle aandacht verkreeg. Inmiddels weten we dat dit traject succesvol is verlopen en dat BsGW als geheel sterker én voor alle deelnemers goedkoper is geworden! Wees echter overtuigd dat het bestuur van BsGW nu niet achterover gaat leunen. Wij zijn nog steeds met veel gemeenten in gesprek over eventuele toetreding. Zeker in deze tijd waarin gemeenten meer financiële armslag nodig hebben om hun taken goed te kunnen uitvoeren, ligt het voor de hand om een zo groot mogelijk maatschappelijk rendement te halen uit samenwerking tussen lokale overheden. Op het gebied van belastingheffing en –inning ervaren elf gemeenten en de twee waterschappen in Limburg dat voordeel inmiddels. Als bestuur van BsGW zullen wij niet nalaten de voordelen van samenwerking uit te dragen. Ik ben er van overtuigd dat dit ook in 2013 gehoor zal vinden bij menige gemeente in Limburg. En omdat wij nog midden in dit proces zitten, biedt dit jaarverslag nog een keer een uitgebreidere blik op de organisatie BsGW en de wijze waarop zij haar werk verricht. Gemeenten die nog aarzelen om samenwerking aan te gaan op het gebied van belastingheffing en –inning, nodig ik dan ook van harte uit om met deze informatie aan de slag te gaan. Het bestuur van BsGW heeft de deur wijd open om toetreding voor iedere individuele situatie samen specifiek te maken. U bent van harte welkom! Jos Teeuwen Voorzitter bestuur
5
Overeenkomstig artikel 18 lid 4 van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen biedt het dagelijks bestuur jaarlijks, gelijktijdig met de jaarrekening, ter vaststelling een verslag aan aan het algemeen bestuur over de werkzaamheden van de regeling over het afgelopen jaar. Dit verslag treft u aan in de vorm van dit Jaarverslag. De financiële situatie van de organisatie wordt separaat toegelicht in de Jaarrekening 2012. 6
Voorwoord BsGW wil een actieve rol spelen in de samenwerking op het gebied van belastingheffing en –inning in Limburg door een effectieve en efficiënte organisatie te zijn, die tegemoet komt aan de behoeften van de burgers, bedrijven en overheden in Limburg.
Limburg is sterk in beweging op het gebied van samenwerking voor belastingheffing en –inning. Na de oprichting van BsGW als zelfstandige uitvoeringsorganisatie in 2011 is de deur open gezet voor toetreding van nieuwe gemeenten in het samenwerkingsverband BsGW. Maar dit betekende niet dat met de armen over elkaar werd afgewacht tot mogelijke nieuwe samenwerkingspartners zich zouden melden. In het afgelopen jaar heeft actief overleg plaatsgevonden met het merendeel van de nog niet aangesloten gemeenten in Limburg. BsGW bereidde zich het afgelopen jaar ook voor op de toetreding van acht nieuwe gemeenten per 1 januari 2013, zowel technisch, inhoudelijk alsook organisatorisch. Een gedegen structuur voor implementatie is opgezet en uitgevoerd om de belastingen voor de bestaande deelnemers in BsGW en voor de nieuw toetredende gemeenten tijdig op te kunnen leggen. Het instromen van 55 nieuwe medewerkers vergde ingrijpende voorbereidingen om te zorgen dat zij zowel inhoudelijk in het werk, maar zich vooral ook als collega snel eigen konden voelen in de bestaande organisatie. Dat vroeg eveneens aanpassing van de reeds aanwezige personele bezetting, die flexibiliteit en veranderingsgezindheid toonden, terwijl wij gelijktijdig aan onze klanten, de belastingplichtige burgers en bedrijven, onveranderd onze dienstverlening bleven bieden. In 2012 waren de operationele resultaten en het financieel resultaat van BsGW goed. Alle deelnemers in BsGW ontvingen de geinde belastingen op tijd, overeenkomstig de zogenaamde afdrachtprognose. Daarmee heeft de organisatie getoond het gestelde vertrouwen van de deelnemers in BsGW waar te kunnen maken. BsGW kon het aan, om na de toetreding van twee nieuwe gemeenten, de gemeenten Bergen en Nederweert per 1-1-2012, in ruim zes maanden tijd acht nieuwe deelnemers te implementeren in onze structuren. Maar het is ook een prestatie van het bestuur, om zoveel daadkracht ten toon te spreiden en vol energie door te werken aan het realiseren van nieuwe samenwerkingen met toetredende gemeenten. BsGW heeft bij de oprichting een groeistrategie bepaald waarmee wij ook in de komende jaren nog vele uitdagingen tegemoet zullen treden. We zijn er dus nog niet. In 2012 zijn dan ook voorbereidingen getroffen voor een verdere uitbreiding van de samenwerking met nog meer Limburgse gemeenten. De verbetering van de efficiëntie en de kostenbesparingen die daarmee worden bereikt, dienen de toetredende gemeenten, maar meest en vooral de burgers en bedrijven in Limburg door het maatschappelijk rendement dat door samenwerking kan worden gerealiseerd. BsGW heeft in 2012 bewezen te beschikken over een groot aanpassingsvermogen. Wij zijn er van overtuigd dat BsGW ook de toetreding van nieuwe gemeenten weer zal waarmaken, en in deze roerige tijden zich blijvend kan bewijzen als partner van haar opdrachtgevers, haar klanten en haar medewerkers. De directie heeft veel waardering voor de inzet en daadkracht van bestuur en medewerkers, die eraan hebben bijgedragen dat 2012 een goed jaar is geworden.
Wim Fiddelaers Directeur
7
Organisatieprofiel BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen is een openbaar lichaam op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. BsGW is opgericht als zelfstandige uitvoeringsorganisatie per 1 april 2011. Per 1 januari 2012 telde BsGW 3 gemeenten en 2 waterschappen als deelnemers in het samenwerkingsverband. Daarnaast heeft BsGW een dienstverleningsovereenkomst met Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden (HDSR) op basis van een per 1 januari 2007 gesloten samenwerkingsovereenkomst. BsGW is een zelfstandig opererende organisatie. Door de verzelfstandiging wordt beoogd een zo groot mogelijk maatschappelijk rendement te halen uit samenwerking tussen lokale overheden op het gebied van belastingheffing en - inning. De samenwerking is ook aangegaan als groeimodel gericht op uitbreiding van de samenwerking met andere gemeenten. BsGW behartigt als uitvoeringsorganisatie van de deelnemende waterschappen en gemeenten de zorg voor het volledig, tijdig, rechtmatig, juist en doelmatig heffen en innen van de lokale belastingen en beheert de authentieke basisregistratie WOZ (administratie en waardering). BsGW werkt daarbij tegen de laagst mogelijke kosten, uitgaande van de beste prijs/prestatie verhouding gekoppeld aan een optimaal niveau van dienstverlening. Hierbij hoort ook het zoeken en daadwerkelijk aangaan van samenwerkingsverbanden met andere overheden wanneer deze efficiëntievoordelen opleveren.
Achtergrond Gezien de actuele ontwikkelingen binnen de overheid is duidelijk dat samenwerking op het gebied van belastingheffing een maatschappelijke noodzaak is. Het maatschappelijk belang van samenwerking, dat zich met name vertaalt in voordelen voor de burger in de vorm van o.a. kwaliteitsverbetering, efficiëntieverhoging en kostenreductie, wordt door lokale overheden onderkend en vanuit de landelijke overheid gestimuleerd. Samenwerking in de uitvoering past bovendien binnen de visie en ambities van zowel gemeenten als waterschappen. Beide organisaties kennen een toegenomen vraag naar kostenreductie door het realiseren van efficiëntieslagen in de processen. Daarnaast wordt van de uitvoeringsprocessen van lokale overheden een steeds verdergaande mate van digitalisering verwacht, zowel om burgers en bedrijven beter te bedienen, als uit efficiëntieoogpunt.
Voordelen van samenwerking Gemeenten en waterschappen verwerken als zelfstandige overheden ieder hun eigen decentrale belastingen. Beide organisaties voeren voor de heffing en invordering van hun belastingen nagenoeg dezelfde processen uit. Ook maken zij voor een belangrijk deel gebruik van dezelfde gegevens en gegevensbronnen. Samenwerking tussen waterschappen en gemeenten biedt dan ook veel voordelen: veel werk wordt niet meer dubbel gedaan en de belastingheffing wordt efficiënter en dus op den duur goedkoper. Daarnaast biedt dit nieuwe samenwerkingsverband een verdergaande digitalisering om burgers en bedrijven beter te bedienen, zoals dat van de uitvoeringsprocessen van lokale 8
overheden wordt verwacht. Ook andere gemeenten in Limburg kunnen zich aansluiten bij dit samenwerkingsverband en daardoor deze voordelen behalen.
Missie en visie De missie verwoordt de reden van het bestaan van BsGW en de belangrijkste ambitie die zij in de uitvoering van haar taken nastreeft. Deze vloeit voort uit de taak en positionering als gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie van de deelnemende overheidsorganen. De missie van BsGW luidt als volgt: BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen heft en int alle lokale belastingen namens haar deelnemers, beheert de authentieke basisregistraties WOZ en BAG en verzorgt het product waarderen. BsGW voert deze taken uit voor haar deelnemers, zijnde gemeenten en waterschappen in Limburg. Dit doet BsGW zo efficiënt mogelijk en op een zorgvuldige en pragmatische wijze, gericht op tijdigheid en volledigheid. BsGW is een uitvoerende en dienstverlenende organisatie die op basis van bedrijfseconomische principes wordt geleid. BsGW werkt tegen de laagst mogelijke kosten, uitgaande van de beste prijs/prestatie verhouding gekoppeld aan een handhaving en waar mogelijk verhoging van het niveau van de dienstverlening. Hierbij hoort ook expliciet het zoveel mogelijk zoeken en daadwerkelijk aangaan van samenwerkingsverbanden wanneer deze schaalvergroting en efficiëntievoordelen opleveren. BsGW investeert als kwaliteitsorganisatie continu in de ontwikkeling van kennis en resultaatbewustzijn van zijn medewerkers; grote waarde wordt toegekend aan welzijn, veiligheid en gezondheid van de medewerkers in het functioneren.
Taken BsGW draagt zorg voor het heffen en innen van in beginsel alle lokale belastingen (gemeente en waterschappen). De keuze welke belastingen door BsGW worden uitgevoerd wordt bepaald door de toetredende deelnemer in BsGW. BsGW beheert tevens de authentieke basisregistratie WOZ (administratie en waardering). Het takenpakket bestrijkt het taakveld van advisering en opstellen van conceptverordening(en), de opbouw van benodigde basisregistraties, het opleggen en innen van de aanslagen tot en met de dwanginvordering en oninbaar verklaring. Afhandeling van klantreacties gedurende deze processtappen behoort eveneens tot het takenpakket. Alle gemeentelijke belastingen en waterschapsheffingen Gemeenten Onroerende-zaakbelastingen (OZB) Rioolheffing (incl. grootverbruik) Afvalstoffenheffing Hondenbelasting Baat- en bouwgrondbelasting Toeristenbelasting
Waterschappen Verontreinigingsheffing Zuiveringsheffing Watersysteemheffing ingezetenen Watersysteemheffing ongebouwd Watersysteemheffing natuurterreinen Watersysteemheffing gebouwd
BIZ (Bedrijven Investerings Zone) Forensenbelasting Parkeerbelasting Reclamebelasting Leges Marktgelden Havengelden Brandweerrechten Lijkbezorgingrechten 9
10
Ook nieuwe belastingen zoals BIZ (Bedrijven Investerings Zones) kunnen worden uitgevoerd. BsGW zal het beheren en uitvoeren van de authentieke basisregistratie WOZ voor gemeenten (administratie en waardering) en BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) nog verder ontwikkelen.
Standaardisering van processen Binnen BsGW worden de processen integraal en gestandaardiseerd uitgevoerd voor alle opdrachtgevers gericht op een optimale efficiency en kwaliteit. Inkomende contacten via o.a. telefoon en het digitale belastingloket worden door toegespitste communicatie en ingerichte communicatiekanalen rechtstreeks toe geleid naar en verwerkt door BsGW. Klantcontacten worden integraal afgehandeld, zo veel mogelijk bij het eerste contact. Dit houdt in dat in voorkomende situaties belastingzaken voor beide belastingen - de deelnemende waterschappen of gemeenten - in één en hetzelfde gesprek geholpen worden. Voor het doorgeven van een wijziging of het regelen van andere belastingzaken hoeft de klant dus maar één keer te bellen.
11
Bestuur per 1-1-2012
Door het toetreden van de gemeenten Bergen en Nederweert tot het samenwerkingsverband bestond het algemeen bestuur per 1-1-2012 uit 10 vertegenwoordigers van de deelnemende organisaties. .
Algemeen Bestuur
De heer mr. J.H.G.M. Teeuwen, wethouder gemeente Venlo De heer S.H.M. Satijn,
wethouder gemeente Venlo
De heer dr. J.J. Schrijen,
voorzitter waterschap Roer en Overmaas
De heer drs. C.H.J.M. Lebens,
lid Dagelijks Bestuur waterschap Roer en Overmaas,
De heer R.E.W.M. Dupont,
lid Dagelijks Bestuur waterschap Peel en Maasvallei,
De heer ing. J.A.M. de Hoon,
lid Dagelijks Bestuur waterschap Peel en Maasvallei
De heer ing. B.J.M. Buiting,
wethouder gemeente Bergen
De heer F.J.R. Pekema,
wethouder gemeente Bergen
Mevrouw mr. R.C.M. Wernink,
wethouder gemeente Nederweert
De heer H.M. van de Mortel,
wethouder gemeente Nederweert
vice voorzitter waterschap Roer en Overmaas vice voorzitter waterschap Peel en Maasvallei
Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur bestaat per 1-1-2012 uit:
De heer mr. J.H.G.M. Teeuwen De heer drs. C.H.J.M. Lebens De heer ing. J.A.M. de Hoon De heer ing. B.J.M. Buiting
Voorzitter Voorzitter van BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen is:
12
De heer mr. J.H.G.M. Teeuwen Vice voorzitter is de heer drs. C.H.J.M. Lebens
Bestuur en deelnemers De organisatie BsGW is continu in ontwikkeling om haar processen te optimaliseren. Innovatie in werkprocessen en ICT-middelen is gericht op kwaliteit- en efficiencyverbetering. BsGW zet hier actief op in, maar vermijdt risicovolle projecten.
BsGW heeft, zoals geregeld in de Gemeenschappelijke Regeling, twee bestuursorganen;
Algemeen Bestuur Het belangrijkste orgaan van BsGW is het algemeen bestuur. Iedere deelnemende gemeente wijst één lid van het college en ieder deelnemend waterschap wijst één lid van het dagelijks bestuur aan als lid van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling BsGW. Echter totdat het aantal deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling zeven bedraagt, wijst elke raad c.q. algemeen bestuur twee leden aan voor het algemeen bestuur van BsGW. Door het toetreden van de gemeenten Bergen en Nederweert per 1-1-2012, is het aantal deelnemers in BsGW gestegen naar vijf. Dientengevolge is de samenstelling van het algemeen bestuur gewijzigd en bestaat dit vanaf deze datum uit tien leden. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar. Het algemeen bestuur vergaderde in 2012 zeven keer.
Dagelijks Bestuur Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en leden te benoemen door het algemeen bestuur. Tot de bevoegdheden van het dagelijks bestuur behoort onder meer het voorbereiden van besluiten van het algemeen bestuur.
Voorzitter De voorzitter wordt aangewezen door het algemeen bestuur. De voorzitter is onder meer belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur en vertegenwoordigt BsGW.
Rechtsvorm De deelnemers hebben aan BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen de bevoegdheid overgedragen tot uitvoering van de heffing en invordering van waterschapsheffingen, gemeentelijke belastingen en de waardebepaling in het kader van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ). BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen is een rechtspersoonlijkheid bezittend openbaar lichaam in de zin van artikel 8 eerste lid van de WGR (Wet gemeenschappelijke regelingen). De bestuurlijke organisatie van het openbaar lichaam is vastgelegd in de Wet gemeenschappelijke regelingen. In de gemeenschappelijke regeling BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Water-
13
Bestuur per 1-1-2013 uitgebreid Door het toetreden van de gemeenten Roermond; Beek; Nuth; Leudal; Maasgouw; EchtSusteren; Maasgouw en Peel en Maas is het Algemeen Bestuur per 1-1-2013 uitgebreid met 8 leden (artikel 9, lid 5 van de GR). Omdat door het toetreden van deze gemeenten het aantal van zeven deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling wordt overschreden, wijst elke raad c.q. algemeen bestuur één lid aan voor het Algemeen Bestuur van BsGW. 5 leden hebben het bestuur verlaten, 8 nieuwe leden zijn per 1/1/2013 toegetreden.
Algemeen Bestuur Het belangrijkste orgaan van BsGW is het algemeen bestuur. Het bestuur bestaat per 1-12013 uit 13 vertegenwoordigers van de deelnemende organisaties. De vergaderingen van het bestuur zijn openbaar.
De heer mr. J.H.G.M. Teeuwen, wethouder gemeente Venlo De heer drs. C.H.J.M. Lebens,
lid Dagelijks Bestuur waterschap Roer en Overmaas,
De heer ing. J.A.M. de Hoon,
lid Dagelijks Bestuur waterschap Peel en Maasvallei
De heer ing. B.J.M. Buiting,
wethouder gemeente Bergen
Mevrouw mr. R.C.M. Wernink,
wethouder gemeente Nederweert
De heer J.J.C. van den Berg,
wethouder gemeente Nuth
De heer J.S.T. Brouns,
wethouder gemeente Maasgouw
De heer M.H. Verheijden,
wethouder gemeente Roerdalen
De heer drs. P .J. G. Fleuren,
wethouder gemeente Peel en Maas
vice voorzitter waterschap Roer en Overmaas
De heer drs. G.H.C. Frische,
wethouder gemeente Echt-Susteren
De heer F.J. Pleyte,
wethouder gemeente Roermond
De heer M.J.W.M. Wierikx,
wethouder gemeente Beek
De heer mr. R.G.M. Thomassen, wethouder gemeente Leudal als opvolger van ir. J.L.M. Smolenaars,
Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur bestaat per 1-1-2013 uit:
De heer mr. J.H.G.M. Teeuwen De heer drs. C.H.J.M. Lebens De heer ing. J.A.M. de Hoon De heer ing. B.J.M. Buiting De heer drs. G.H.C. Frische
Voorzitter Voorzitter van BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen is:
14
De heer mr. J.H.G.M. Teeuwen Vice voorzitter is de heer drs. C.H.J.M. Lebens
schappen zijn onder meer de bevoegdheden, bestuursorganen, begroting, jaarrekening, kostentoerekening, toetreding en uittreding van de deelnemers geregeld. Het rechtsgebied waarvoor deze regeling geldt omvat het grondgebied van de gemeenten evenals de beheersgebieden van de waterschappen in Limburg.
Kostenverdeling De netto exploitatiekosten van BsGW worden gedragen door de deelnemers in BsGW. Om deze kosten over de deelnemers te verdelen, maakt BsGW gebruik van een methodiek waarbij de kosten toegerekend worden aan producten van dienstverlening, aansluitend op de procesmatige organisatieopzet van BsGW. Omdat BsGW functioneert als een kostenbesparende uitvoeringsorganisatie voor haar deelnemers is een efficiënte procesinrichting en een geoptimaliseerde applicatiearchitectuur essentieel. De gegevensverwerkende processen worden hiertoe voor alle deelnemers integraal uitgevoerd en hebben een hoge automatiseringsgraad. De basis van de kostenverdeling wordt gevormd door een reële en transparante begrotingsopzet. Het noodzakelijke inzicht om te komen tot een pragmatische en voor de deelnemers eerlijke toerekening van kosten wordt verkregen door gebruik te maken van een kostenplaatsenstructuur die aansluit op de procesmatige organisatieopzet van BsGW.
15
16
Strategische doelstellingen BsGW richt zich op het verder verlagen van de uitvoeringskosten voor haar deelnemers met als belangrijkste speerpunten:
Daling kosten deelnemers o.a. middels het uitbreiden van het aantal gemeentelijke deelnemers. Een van de doelstellingen uit de missie van BsGW is kostenreductie door schaalvergroting. BsGW zal verdere samenwerkingsvormen met andere gemeenten in Limburg actief initiëren met als doel door verticale schaalvergroting de kostprijs per aanslag(regel) te verlagen en hierbij het dienstenniveau in stand te houden en waar mogelijk te verbeteren. Daarnaast dient BsGW taakstellend een kostenreductie van 10% te realiseren in de eerste 5 jaren na oprichting door efficiencyverbetering en innovatie.
Minimaal gelijkblijvende kwaliteit van dienstverlening en het vergroten van de efficiency BsGW streeft ernaar om de kwaliteit van de dienstverlening in stand te houden en waar mogelijk te verbeteren
Het vergroten van de digitale dienstverlening en het verder optimaliseren van de werkprocessen Door toepassing van digitale dienstverlening sluit BsGW aan op door de overheid ingezette visie en beleid zoals onder andere verwoord in het i-NUP, de overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening e-overheid. In deze visie op dienstverlening verwoorden gemeenten, provincies, waterschappen, uitvoeringsorganisaties en het Rijk in een Bestuursakkoord hun gedeelde ambitie: vaker het digitale kanaal kunnen gebruiken om zaken met de overheid te regelen. Andere kanalen, zoals post, telefoon en balie blijven bestaan en zijn ondersteunend. Door de klant te stimuleren gebruik te maken van digitale dienstverlening, is het mogelijk verdere kostenbesparingen te realiseren.
17
Ontwikkeling van samenwerking Gemeenten en waterschappen verwerken als zelfstandige overheden ieder hun eigen decentrale belastingen. Beide organisaties voeren voor de heffing en invordering van hun belastingen nagenoeg dezelfde processen uit. Ook maken zij voor een belangrijk deel gebruik van dezelfde gegevens en gegevensbronnen. Samenwerking tussen gemeenten en waterschappen biedt dan ook veel voordelen: veel werk wordt niet meer dubbel gedaan en de belastingheffing wordt efficiënter en dus op den duur goedkoper. Tussen de deelnemers en BsGW worden duidelijke afspraken gemaakt over de aard en de kwaliteit van de dienstverlening van BsGW. Deze worden beschreven in een standaard uitvoeringsovereenkomst (UVO) en een aanvullende maatwerkovereenkomst die tussen de BsGW en elk van de deelnemers wordt afgesloten. Dit wil zeggen: met elke deelnemer wordt dezelfde uitvoeringsovereenkomst aangegaan. Indien nodig worden eventuele van de standaard uitvoeringsovereenkomst afwijkende detailafspraken vastgelegd in een apart document ‘maatwerkafspraken’. Ook de wederzijdse plichten (op operationeel niveau) zijn in de uitvoeringsovereenkomst opgenomen.
Doelgroepen De doelgroepen waar BsGW primair activiteiten voor kan uitvoeren zijn waterschappen en inliggende gemeenten in Limburg.
Nieuwe toetredende gemeenten Per 1-1-2012 zijn de gemeente Bergen en de gemeente Nederweert toegetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling BsGW. In 2012 hebben de gemeenten Beek, Echt-Susteren, Leudal, Maasgouw, Nuth, Peel en Maas, Roerdalen en Roermond besloten om deel te nemen in de Gemeenschappelijke Regeling BsGW per 1 januari 2013. De implementatie rondom de toetreding van deze acht nieuwe gemeenten tot de Gemeenschappelijke Regeling BsGW is volgens planning afgerond.
Gedegen implementatie Om de samenwerking op het gebied van belastingen en WOZ voor de acht nieuw toetredende gemeenten in te richten en per 1-1-2013 operationeel te maken, is er in 2012 een uitgebreid implementatieplan opgezet en uitgevoerd. Doel was dat de aanslagencampagne voor belastingjaar 2013 en verder kon worden uitgevoerd en de relaties met de gemeente structureel geborgd zijn. Een masterplan Implementatie 2013 beschreef de integrale coördinatie van de implementatieplannen, de randvoorwaarden voor de opschaling van de BsGW-organisatie inclusief vormgeving van het plaatsingsproces, het formatieplan en het bezettingsplan alsook de condities voor een stabiele beheersituatie en de acquisitie van nieuwe toetreders na 1 januari 2013.
18
De daadwerkelijke implementatie bestond onder andere uit een aanloopfase, bedoeld om het lopende werk en met name de WOZ-herwaardering bij de toetredende gemeenten zodanig aan te passen dat deze aansloot bij de opzet van BsGW. De beleids- en uitvoeringsvergelijking werd uitgevoerd door projectteams die daarbij naar behoefte ondersteund werden door procesteams. De procesteams zorgden voor de inrichting van de processen en systemen binnen de kaders die zijn afgesproken in de harmonisatiefase. Per hoofdproces (gegevensbeheer en WOZ, Klantzaken, Invordering en afdrachten) is een procesteam ingericht. Met een maandelijkse highlevel rapportage werd de voortgang inzichtelijk gemaakt. Aan de integratie van medewerkers werd veel aandacht en zorg besteed via individuele gesprekken, collectieve bijeenkomsten en opleiding en coaching op de werkplek na de daadwerkelijke indiensttreding bij BsGW.
Samenwerkingsinitiatieven In het kader van de samenwerking met andere gemeenten, zijn in 2012 met diverse gemeenten gesprekken gevoerd en zijn met enkele gemeenten nadere onderzoeken voortgezet of gestart. Onder andere betreft dit een samenwerkingsonderzoek dat de mogelijkheden en gevolgen van samenwerking tussen GBRD Parkstad, Maastricht, Sittard-Geleen) en BsGW in beeld heeft gebracht. Dit onderzoek is eind april 2013 afgerond en heeft geleid tot het voorgenomen besluit van de betrokken gemeenten tot het instappen in de Gemeenschappelijke Regeling BsGW per 1 januari 2014. In het 4e kwartaal 2012 heeft het college van B&W van de gemeente Stein het principebesluit genomen om met ingang van 1 januari 2014 toe te treden tot BsGW.
Beëindiging dienstverlening aan HDSR Vanaf 2007 wordt samengewerkt op het gebied van belastingheffing en invordering met Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR). De activiteiten zijn vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). In hoofdlijnen is BsGW, in het kader van deze DVO, verantwoordelijk voor het conform planning opleggen van de aanslagen, het afhandelen van de inkomende klantreacties (met uitzondering van de complexe bezwaren) en het uitvoeren van de invorderingsacties. Jaarlijks worden afspraken met HDSR gemaakt over de operationele uitvoeringsactiviteiten. De uitvoering van de aanslagoplegging wordt vastgelegd in een jaarplanning. BsGW heeft de aanslagen ook in 2012 conform deze jaarplanning uitgevoerd. De samenwerking met HDSR is voor beide partijen steeds naar volle tevredenheid verlopen. Voor een mogelijke samenwerking met HDSR en de gemeente Utrecht/De Bilt is in 2011 een businesscase uitgewerkt. Het voortzetten van de dienstverleningsovereenkomst met HDSR paste niet meer in de voorwaarden van BsGW, dat zich met name ook richt op samenwerking binnen het werkgebied Limburg. HDSR zocht gelijktijdig naar bredere samenwerking binnen de regio Utrecht. Dit heeft er uiteindelijk toe geleid dat HDSR heeft besloten om een zelfde samenwerkingsverband op te richten in hun gebied met de gemeenten Utrecht en De Bilt. De dienstverleningsovereenkomst met BsGW zal daarmee eindigen op 31 december 2013.
19
Innovatie De organisatie BsGW is continu in ontwikkeling om haar processen te optimaliseren. Innovatie in werkprocessen en ICT-middelen is gericht op kwaliteit- en efficiencyverbetering. BsGW zet hier actief op in, maar vermijdt risicovolle projecten.
De brede aandacht binnen BsGW voor innovatie vanuit verschillende invalshoeken, processen, HRM, ICT is erop gericht de performance van de organisatie te verbeteren waarbij ICT, organisatie en personeel in lijn blijven en evenredig meegroeien. In dit kader werden in 2012 door het Algemeen Bestuur diverse projecten geëntameerd voor organisatiebrede ontwikkeling, waarbij vooral de focus werd gelegd op projecten die van belang waren in het proces van toetreding van nieuwe gemeenten. Deze projecten zijn van strategisch belang om opschaling met meerdere deelnemers beheersbaar te houden.
Investeringsbegroting 2012 In 2012 is een krediet gevoteerd van € 200 duizend voor projecten onder de noemer innovatie en procesoptimalisatie. Onder dit krediet zijn projecten opgestart en uitgaven gedaan voor de verbetering van het digitaal concept (onder andere document management system inclusief intranet-omgeving, informatievoorziening). Het project met betrekking tot het document management system is eind 2012 afgerond. De overige deelprojecten zijn nog onderhanden en zullen in 2013 afgerond worden.
Outsourcing ICT-infrastructuur en -beheer De groeistrategie van BsGW stelt hoge eisen aan de schaalbaarheid en flexibiliteit van de ICTinfrastructuur. Onder ICT-infrastructuur worden de servers en werkstations, de opslagcapaciteit en de datacommunicatiemiddelen verstaan. Dit betreft zowel de hardware als software (besturingssystemen en licenties). De hogere eisen in combinatie met het belang om continuïteit en bedrijfszekerheid te waarborgen, zeker ook in relatie tot de verwachte verdere groei door toetreding van meer deelnemers in BsGW, hebben geleid tot de keuze om het onderhoud en beheer van de ICT-infrastructuur volledig uit te besteden (outsourcen) aan een marktpartij. Uit de Europese aanbesteding is Centric als meest passende aanbieder naar voren gekomen. De nieuwe omgeving is eind mei - geheel volgens planning - in gebruik genomen.
Optimalisatie input / output poststroom Het inputmanagement is gericht op een verdere standaardisering van inkomende post verwerking. Het outputmanagement is gericht op het massaal en individueel produceren van uitgaande documenten via de post, e-mail of de digitale belastingbalie. De opzet en inrichting is generiek voor elke deelnemer, waarbij rekening wordt gehouden met een mogelijke groei van het aantal deelnemers in de komende jaren. De implementatie van het inputmanagement is afgerond in de 2e helft van 2011. Het project optimalisatie input/output is in het derde kwartaal van 2012 afgerond.
20
Vervolgproject andere overheid Het ‘Vervolgproject andere overheid’ betreft verbeteringen, binnen de richtlijnen van de overheid, op het gebied van digitale dienstverlening. Voorbeelden hiervan zijn het digitaal archief, uitbreiding van de digitale belastingbalie en het aanpassen van de belastingenwebsites om volledig te voldoen aan de richtlijnen van de overheid. In 2012 zijn de lopende deelprojecten afgerond met uitzondering van het toegekende krediet bestemd voor het systeemtechnisch mogelijk maken van de aansluiting op de authentieke basisregistraties. Dit laatstgenoemde project is in eind 2012 nog onderhanden.
Websites voldoen aan overheidsrichtlijnen De belastingenwebsites van de deelnemers in BsGW voldoen aan de Overheidsrichtlijnen. Dat betekent o.a. dat de websites ook toegankelijk zijn voor mensen die niet (goed) kunnen zien of horen, moeite hebben met ingewikkelde teksten of geen muis kunnen gebruiken. Denk hierbij aan (kleuren-)blinden, doven, mensen met dyslexie en mensen die niet goed zijn in de Nederlandse taal. Bijkomend voordeel is dat zoekmachines de websites beter ‘lezen’, waardoor onderwerpen eerder gevonden worden. De Webrichtlijnen zijn in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties opgesteld en zijn verplicht voor overheidswebsites. In het kort gaan de webrichtlijnen over bouwkwaliteit, toegankelijkheid en klantvriendelijkheid van een website. Door ze goed toe te passen worden geen bezoekers uitgesloten van de digitale dienstverlening.
Kwijtscheldingsbeleid BsGW is belast met de uitvoering van het kwijtscheldingsbeleid van haar deelnemers. In het kader van landelijke ontwikkelingen met betrekking tot kwijtschelding is het van belang dat de deelnemers in BsGW uit oogpunt van kostenbeheersing efficiency en duidelijkheid richting kwijtscheldingsgerechtigden eenzelfde beleid voeren over het al dan niet verruimen van de kwijtscheldingsmogelijkheden. Het niet voeren van eenzelfde beleid met betrekking tot kwijtschelding kan de uitvoering van kwijtschelding bemoeilijkheden en kan leiden tot extra kosten. Als een belastingplichtige niet in staat is om de belastingaanslag te betalen, kan een verzoek om kwijtschelding worden ingediend. De gemeente c.q. het waterschap bepaalt van welke belastingen kwijtschelding in principe mogelijk is. Of iemand daadwerkelijk voor kwijtschelding in aanmerking komt, wordt beoordeeld aan de hand van het vermogen, inkomen en de uitgaven die iemand moet doen. Beoordeling voor het vaststellen van kwijtschelding vindt plaats conform de Leidraad Invordering. Dit is de landelijke basisregeling voor kwijtschelding van belastingen. Voor een deel is de kwijtschelding van belastingjaar 2012 tot stand gekomen door de toetsing die uitgevoerd is door de Stichting Inlichtingenbureau van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Dit bureau voert voor overheidsorganisaties geautomatiseerde bestandsvergelijkingen uit, waardoor de kwijtschelding aan belastingplichtigen die in het voorgaande jaar voor kwijtschelding in aanmerking kwamen, eenvoudig en geautomatiseerd toegekend kan worden. Daarnaast zijn er verzoeken tot kwijtschelding door de belastingplichtigen ingediend die handmatig beoordeeld en afgehandeld zijn geworden.
21
22
Automatische incassotermijnen De waterschapsheffingen en de gemeentelijke heffingen kunnen via automatisch incasso worden voldaan. Het incasseren vindt gespreid plaats gedurende de resterende maanden van het heffingsjaar, waarbij er sprake is van minimaal vier en maximaal tien incassotermijnen. De automatische incasso wordt opgestart in de maand volgend op die van de dagtekening van de aanslagoplegging. Ingeval er geen gebruik wordt gemaakt van de automatische incassomogelijkheid zijn in 2012 vooralsnog voor enkele deelnemers - verschillende betaaltermijnen van toepassing. Het streven is om deze betaaltermijnen in overleg met de deelnemers te harmoniseren.
Digitale Nota BsGW volgt de realisatie van de voorzieningen van het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en E-overheid (NUP) en sluit aan bij bewezen oplossingen. Enkele voorbeelden hiervan zijn het optimaliseren van de digitale belastingbalie en het uitzoeken van de mogelijkheden om de digitale nota in te passen in haar digitale concept en de huidige betalingsvoorwaarden. Dit laatste is in 2011 onderzocht en in de loop van 2012 verder uitgewerkt. BsGW zal dit op een geschikt moment invoeren.
Klantcontacten Met de komst van Internet is het aantal kanalen waarmee klanten (burgers) kunnen communiceren met overheden groter geworden. De kosten van kanalen en kwaliteit van dienstverlening over de kanalen kan verschillen. Overheden kunnen actief sturen door te stimuleren dat het stellen van bepaalde type vragen bij voorkeur via een bepaald kanaal plaatsvindt. Dit wordt kanaalsturing genoemd. BsGW hanteert in haar kanaalsturingsbeleid een voorkeursprioriteit van kanaalgebruik door klanten. Namelijk bij voorkeur reageren via internet, als dat niet mogelijk is dan bellen, en als dat niet lukt schrijven. Persoonlijke dienstverlening aan de balie is eveneens mogelijk, maar wordt niet gestimuleerd. BsGW streeft naar een toename van het aantal digitale klantcontacten door burgers en bedrijven steeds meer en betere digitale producten van dienstverlening aan te bieden. Over de mogelijkheden van kanaalsturing is in 2012 met het bestuur van gedachten gewisseld. Als onderdeel hiervan is de gratis belastingtelefoon van de waterschappen in Limburg met ingang van 2013 afgeschaft. De klanten betalen het telefonisch contact vanaf dat moment tegen lokaal tarief. Het aandeel van de digitale klantcontacten ten opzichte van het totaal aantal ontvangen klantcontacten vertoont een stijgende lijn sinds 2009. Het aandeel ligt tot en met december 2012 op 18%. In 2009 was dit nog 8%.
23
Uitvoering belastingtaken De belastingheffing in 2012 is zonder noemenswaardige problemen verlopen.
Voor de aanslagoplegging van de waterschapsheffingen en de gemeentelijke belastingen zijn normen vastgesteld. Met de waterschappen zijn afspraken gemaakt waarbij bepaald is dat 95% van het bedrag van de prognose belastingheffing per 31 maart via aanslagen opgelegd dient te zijn. Per 30 november dienen de resterende 5% van de prognose belastingheffing te zijn opgelegd. Met de deelnemende gemeenten is de afspraak gemaakt dat 95% van het bedrag van de prognose belastingheffing per 28 februari opgelegd dient te zijn, dit in verband met de verplichte beschikkingsdatum van de WOZ-waarde. Op 30 november dient 98% van het bedrag van de prognose belastingheffing te zijn opgelegd voor wat betreft de gemeente, de resterende 2% worden in het daaropvolgende jaar gerealiseerd. Voor de aanslagoplegging 2012 zijn deze normen voor de deelnemers gerealiseerd.
Productieaantallen De tabel geeft de productiegetallen van BsGW weer. De productiegetallen van de deelnemers voor de aanslagbiljetten, aanslagregels, gemeentelijke WOZ-objecten en klantcontacten worden als verdeelsleutel gebruikt voor de berekening van de deelnemersbijdragen. Productie aantallen BsGW Rekening 2011 Aantal Aantal Aantal Aantal Aantal Aantal Aantal
heffingsplichtigen aanslagbiljetten aanslagregels klantcontacten aanmaningen dwangbevelen kwijtscheldingsverzoeken
616.600 652.800 1.968.800 226.600 66.800 26.400 33.600
Rekening 2012 638.200 679.800 2.033.000 214.900 68.400 28.700 35.800
Invordering BsGW stelt zich ten doel om een belastingjaar binnen 5 jaar volledig af te wikkelen. Voor de invordering van openstaande vorderingen hanteren wij per kalenderjaar twee, identieke invorderingscycli gebaseerd op de wettelijke mogelijkheden om belastingschulden te innen. De invordering wordt gelijktijdig voor alle deelnemers integraal uitgevoerd vanaf de vervaldatum van de belastingschuld en bestaat uit vaste, opeenvolgende invorderingsacties. De zwaarte van een invorderingsactie neemt toe naarmate de belastingschuld langer onbetaald blijft. Omwille van de doelmatigheid, wordt bij de invordering van de massale belastingvorderingen de nadruk op de administratieve invorderingsacties gelegd. Als invorderingsacties echter niet doeltreffend zijn, worden deze gevolgd door steeds zwaardere dwanginvorderingsacties. Deze zijn veelal
24
individueel gericht en daardoor ook arbeidsintensiever en duurder in de uitvoering. Daartegenover staan opbrengsten vervolgingskosten, volgens de kostenwet. Door een strakke, herkenbare en gerichte uitvoering van de invordering streven wij naar een zo vroeg mogelijke betaling van de belastingvordering door burgers en bedrijven. De realisatie van de afdrachtprognose is hierbij de overkoepelende taakstelling. De gehanteerde aanpak is enerzijds gericht op het resultaat en anderzijds gericht op het verbeteren van het betaalgedrag. Het invorderingsproces verloopt goed.
Oninbaar De realisatie van de prognose oninbaar ligt voor alle deelnemers en voor alle belastingjaren binnen de prognose oninbaar van 0,5%.
Afdracht van belastinggelden BsGW int de belastingen voor haar deelnemers en draagt deze conform taakstelling af aan de deelnemers. De prognose voor het afdragen van de belastingheffing naar de deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling is afgeleid van de prognose voor de inning van de belastingheffing. De werkelijke afdracht aan de deelnemers is afhankelijk van de betaling van de belastingvordering. De ontvangen belastingen worden afgedragen nadat de betaling is verwerkt in de debiteurenadministratie. De afdracht vindt wekelijks plaats. Voor alle deelnemers is de prognose voor het afdragen van belastinggelden voor het kalenderjaar 2012 daadwerkelijk gerealiseerd.
Klantreacties In 2012 is het totaal aantal te verwerken, inkomende klantreacties als gevolg van het opleggen en innen van belastingen en de uitvoering van de wet Woz voor de deelnemers in BsGW gedaald ten opzichte van 2011. 26% van de klanten die in 2012 telefonisch of digitaal contact opnemen met BsGW maakt gebruik van de aangeboden selfservice mogelijkheden. In vergelijking met 2011 betekent dit een relatieve stijging van 2%. De gemiddelde doorlooptijden van de afgehandelde klantreacties blijven over geheel 2012 binnen de (interne) streefnormen. De wettelijke doorlooptijden zijn niet overschreden. BsGW hanteert een interne streefnorm van 90% voor het inhoudelijk afhandelen van alle mogelijke vragen bij het 1e telefonisch contact binnen 1 dag. De realisatie in 2012 lag met 87% iets onder deze streefnorm.
De gemiddelde afhandeltijden van de kwijtscheldingsverzoeken, woz-bezwaren en overige bezwaarcorrespondentie voor de deelnemers zijn over 2012 binnen de streefnorm en binnen de wettelijke termijnen gebleven.
25
Het aandeel digitale klantreacties stijgt ten opzichte van 2011 met 4%. Dit wordt deels veroorzaakt door een verschuiving naar het digitale kanaal en deels doordat het totaal aantal klantreacties in 2012 is afgenomen ten opzichte van 2011.
Uitvoering Wet WOZ De Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ) regelt dat alle onroerende zaken elk jaar worden getaxeerd. De waarde wordt gebruikt voor de belastingheffing. Verschillende belastingwetten regelen wanneer en hoe de WOZ-waarde wordt gebruikt. Als uitvoeringsorganisatie voor de deelnemende gemeenten bepaalt BsGW de WOZ-waarde. Tegen de WOZ-waarde kan elk jaar bezwaar worden gemaakt. De Waarderingskamer controleert de regels van de Wet WOZ en of de daarvoor noodzakelijke werkzaamheden correct worden uitgevoerd. Hiervoor voert zij verschillende onderzoeken en inspecties uit. Op basis van deze onderzoeken beoordeelt de Waarderingskamer of WOZ-beschikkingen verstuurd mogen worden. In een rapport wordt aangegeven of er iets moet worden verbeterd. De uitvoering wet WOZ voor de gemeente Venlo is per 1-1-2012 geïntegreerd in de uitvoeringsorganisatie BsGW. De waarderingskamer nam in april en oktober een schriftelijke inspectie af en in het laatste kwartaal van 2012 een inspectie ter plaatse voor de uitvoering van de wet WOZ. Het oordeel van de waarderingskamer kent vier categorieën: Goed / Naar behoren/ Kan worden verbeterd / Moet dringend verbeterd worden. Naar aanleiding van de schriftelijke inspectie in oktober, is het oordeel van de waarderingskamer over de uitvoering van de wet WOZ door BsGW voor de gemeenten Venlo, Bergen en Nederweert: goed.
Accountantsverklaring De accountant heeft voor wat betreft de heffingenadministratie 2012, net zoals in voorgaande jaren, een goedkeurende controleverklaring afgegeven.
26
27
28
Bedrijfsvoering De missie en visie van BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen worden weerspiegeld in de aard en vorm van de organisatie. BsGW is georganiseerd als een kwalitatief hoogwaardige uitvoeringsorganisatie; een zelfstandige organisatie waar de principes van bedrijfsmatig en proces gestuurd werken leidend zijn.
De organisatie BsGW draagt de volledige integrale
Directeur
verantwoordelijkheid, inclusief bijvoorbeeld financieel beheer en personeelszaken. De organisatie voorziet zelf in de ondersteunende functies
Secretariaat
(bedrijfsvoering; P&O, ICT e.d.) of koopt deze in tegen marktconforme tarieven. Hierbij wordt na-
Planning en Control
Bestuursondersteuning Jur. zaken en HRM
drukkelijk, op basis van de doelstellingen van de BsGW, de afweging gemaakt tussen enerzijds afhankelijkheid van derden en risico’s en de beheersing daarvan en anderzijds de kosten.
Afdeling Gegevensbeheer
Afdeling Invordering en afdrachtbeheer
Afdeling Klantenzaken
Incl. WOZ / taxatie
Personeel Met de toetreding van de gemeente Nederweert en de gemeente Bergen, alsook integratie van de WOZ-tak van de gemeente Venlo, zijn er 12 medewerkers overgekomen naar BsGW. Dit personele traject is goed verlopen. In het najaar van 2012 zijn de voorbereidingen getroffen om ook de personele aspecten van de toetredende gemeenten per 1 januari 2013 zo goed als mogelijk te laten verlopen. Het formatieplan van BsGW is per 1-1-2012 gestegen naar 85,6 fte door de integratie van het WOZ-taxatiedeel van de gemeente Venlo en de toetreding van de gemeente Bergen en Nederweert. Het ziekteverzuim tot en met december 2012 ligt met 2,89% onder de jaarnorm van 4%.
De ontwikkeling van BsGW staat volledig in het teken van groei, zowel in kwantitatieve als ook in kwalitatieve zin. Ter versterking van de kwalitatieve ontwikkeling van de medewerk(st)ers is de POP-cyclus “uitgerold” (Personeels-Ontwikkelings-Plan) waardoor vanaf het tweede kwartaal aandacht uitgaat naar de persoonlijke ontwikkeling en/of het opheffen van (ingrijpende) discrepanties. Nadat alle gesprekken hebben plaatsgevonden wordt er op basis van de gemaakte opleidingsafspraken een opleidingsplan opgesteld. Vanaf 1 januari 2012 heeft, conform de CAO Waterschappen, iedere medewerker de beschikking over een vrij besteedbaar Individueel Keuzebudget (IKB). Arbeidsvoorwaarden die geen directe relatie met het maandinkomen hebben (waaronder vakantiegeld en eindejaarsuitkering), worden hierin opgenomen. De automatiseringstool waarmee deze keuzes gemaakt kunnen worden is in ontwikkeling bij de Unie van Waterschappen en zal begin 2013 beschikbaar zijn.
29
Binnen de zelfstandige organisatie BsGW is in 2011 eveneens een Ondernemingsraad in het leven geroepen. De nieuwe Ondernemingsraad van BsGW is per 3 mei 2011 opgericht en bestaat uit 5 leden. Na de verzelfstandiging van BsGW in 2011 zijn de voorbereidingen gestart voor de oprichting van een eigen personeelsvereniging voor BsGW. Op 7 februari 2012 werd personeelsvereniging “de Schakel” officieel opgericht. Inofficieel heeft BsGW een start gemaakt met haar eigen personeelsvereniging op 1 januari 2012. Vanaf dat moment zijn alle werknemers van BsGW automatisch lid van de personeelsvereniging.
Huisvesting BsGW huurt haar kantoorpand van het Waterschapsbedrijf Limburg (WBL) tegen een marktconforme huurprijs, inclusief servicekosten, huur parkeerplaatsen en restaurant
Exploitatie Op basis van een uitgevoerde analyse werd in 2012 als gevolg van niet-beïnvloedbare maatregelen, zoals verhoging van het BTW-tarief, afbouw kadastraal recht voor waterschappen, de nieuwe cao en de versnelde afwaardering van de geactiveerde projectkosten samenwerking HDSR/Utrecht, een negatief resultaat verwacht van € 200 duizend. BsGW heeft dit negatieve resultaat weten te beperken tot € 102 duizend. Doordat de focus in het laatste kwartaal lag op de implementatie van acht nieuwe deelnemers in BsGW, zijn bepaalde werkzaamheden uitgesteld naar 2013. Daarnaast heeft BsGW meer opbrengsten uit externe dienstverlening gegenereerd. Het resultaat is voornamelijk te wijten aan de versnelde afschrijving van de geactiveerde projectkosten samenwerking HDSR/Utrecht ad € 102 duizend. Deze afwaardering was niet in de exploitatiebegroting opgenomen. Zonder deze afschrijvingen was de realisatie van de bedrijfsvoeringskosten binnen de exploitatiebegroting 2012 gebleven. Ter dekking van dit negatieve resultaat is de financiële ruimte van het opgebouwde eigen vermogen ingezet.
BsGW
Exploitatiecijfers 2012
Bedragen x € 1.000,-
Jaarrekening 2012
Begroting 2012
Lasten Baten - Divers - Bijdragen deelnemers
€ 10.666
€ 9.478
€ 2.493 € 8.071
€ 2.298 € 7.180
Kosten totaal
€ 10.564
€ 9.478
Exploitatieresultaat negatief
€ 102
BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen
30
31
32
Contact .
Kantooradres Maria Theresialaan 99, 6043 CX Roermond Postadres Postbus 1275, 6040 KG Roermond Telefoon 088 - 8420 444 E-mail
[email protected] Website www.BsGW.nl
Meer informatie over de gemeentelijke belastingen van gemeente Venlo;
www.belastingenvenlo.nl
gemeente Bergen;
www.belastingenbergen.nl
gemeente Nederweert;
www.belastingennederweert.nl
gemeente Peel en Maas;
www.belastingenpeelenmaas.nl
gemeente Roerdalen;
www.belastingenroerdalen.nl
gemeente Roermond;
www.belastingenroermond.nl
gemeente Maasgouw;
www.belastingenmaasgouw.nl
gemeente Nuth;
www.belastingennuth.nl
gemeente Beek;
www.belastingenbeek.nl
gemeente Leudal;
www.belastingenleudal.nl
gemeente Echt-Susteren;
www.belastingenecht-susteren.nl
Meer informatie over de waterschapsbelastingen van Waterschap Roer en Overmaas (WRO);
www.waterschapsheffingenlimburg.nl
Waterschap Peel en Maasvallei (WPM);
www.waterschapsheffingenlimburg.nl
33
34
35
36
