JAARVERSLAG ARCHIEF Auteur Marja Disveld Functie Beleidscoördinator DIV Datum 26 november 2015 Versienummer definitief JAARVERSLAG

Auteur Marja Disveld Functie Beleidscoördinator DIV Datum 26 november 2015 Versienummer definitief

JAARVERSLAG

JAARVERSLAG ARCHIEF 2014

JAARVERSLAG ARCHIEF 2014;

op basis van standaard KPI's

Inleiding Het voorliggende KPI-verslag gemeente Aalten is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) voor de gemeentelijke archieftaken zoals die zijn opgesteld door de VNG (ledenbrief ‘Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen’ van 21 juli 2011). De archief-KPI’s omvatten tien hoofdvragen die bij het beantwoorden daarvan een beeld vormen van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Het verslag beschrijft per KPI-categorie de stand van zaken binnen de gemeente Aalten. Per categorie wordt in een korte conclusie de vraag beantwoord in hoeverre de organisatie aan de archiefwettelijke eis voldoet. De aanbevelingen worden apart benoemd. De KPI-vragenlijst is ingevuld door Marja Disveld (Beleidscoördinator Documentaire Informatievoorziening - gemeente Aalten), Femia Siero (gemeentearchivaris Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers [Erfgoedcentrum]) en Eleonore Manning (archiefinspecteur Erfgoedcentrum). Iedere KPI-categorie bestaat uit een hoofdvraag en deelvragen, de wettelijke grondslag van de KPIvraag, een oordeel of al dan niet voldaan wordt aan de wettelijke eis en of er eventueel sprake is van taakverwaarlozing op grond waarvan de provinciale toezichthouder kan besluiten in te grijpen. Ook bevat het een toelichting en actiepunten. Deze KPI-vragenlijst (op te vragen bij Marja Disveld) vormt de basis van het KPI-verslag.

1.

Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer De huidige Archiefverordening is op 16 mei 2006 vastgesteld. In een apart besluit van Burgemeester en Wethouders van 4 juli 2006 is de archiefbewaarplaats aangewezen. Eveneens is in ditzelfde besluit een verwijzing gemaakt naar de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Regio Achterhoek voor het bepalen van de gemeentearchivaris. Ten aanzien van het toezicht op de archiefbescheiden die nog niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht zijn geen bepalingen opgenomen. In de memorie van toelichting van genoemde archiefverordening is een verwijzing opgenomen naar de archiefverordening van de gemeenschappelijke regeling Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers waaraan deze bevoegdheid is gedelegeerd. Het Besluit Informatiebeheer is op 4 juli 2006 vastgesteld. Zowel de Archiefverordening als het Besluit Informatiebeheer worden in 2015 aangepast. Wijziging overheidstaken Bij de gemeente Aalten is een aantal taken overgegaan naar andere overheidsorganen. Dat is ondermeer het geval bij de Omgevingsdienst Achterhoek (ODA) voor bepaalde milieutaken en met de gemeente Doetinchem is een samenwerkingsovereenkomst afgesloten ten behoeve van de technische infrastructuur ICT. Aan Cone Aalten BV heeft de overdracht en beheer van Zwembad ’t Walfort en Zwembad Het Blauwe Meer plaatsgevonden. Het beleid van de gemeente is erop gericht dat archiefbescheiden die tot het archief van de gemeente behoren, ook daar bewaard zullen blijven. Op basis van uitlening wordt informatie verstrekt. Gemeenschappelijke regelingen Bij het instellen van een gemeenschappelijke regeling treft de gemeente Aalten ten dele voorzieningen omtrent de zorg van archiefbescheiden. In elke gemeenschappelijke regeling is een bepaling opgenomen voor wat betreft de archiefbescheiden. In geen van de opgerichte GR’s vervult de gemeente de rol als centrumgemeente.

2 - 16

Gemeente Aalten



GR’s die de laatste vijf jaar zijn opgericht, zijn; - ISWI; - Brandweer-VNOG; - ODA; - ECAL. De gemeente beschikt over een register van gemeenschappelijke regelingen waarin gegevens over de deelnemers worden bijgehouden. In samenwerkingsovereenkomsten met private partijen zijn geen bepalingen opgenomen over het archiefbeheer. Dat is momenteel niet aan de orde. In voorkomende gevallen zal dit worden opgepakt. Mandaatregeling archiefzorg Voor de ODA en de Omgevingsdienst Regio Nijmegen heeft de gemeente Aalten een mandaatregeling vastgesteld die aan de wettelijke voorschriften voldoet. Binnenkort vindt overleg plaats over het archiefbeheer. Uitbesteden beheer(staken) Bepaalde archiefbeheertaken zijn uitbesteed. Zo is de archivering van de website belegd bij SIM Media. Vanwege de verbouwing van het gemeentehuis in Aalten zal de organisatie tot aan de zomer van 2016 gebruik maken van de archiefruimte in het voormalige gemeentehuis te Dinxperlo. De archiefruimte is gehuurd voor de tijdelijke opslag van archieven. Alle archiefbescheiden tot datum herindeling en die voor overbrenging in aanmerking komen, zijn inmiddels in 2015 bij het Erfgoedcentrum geplaatst. Bevindingen De ‘Archiefverordening gemeente Aalten 2005’ is in de vergadering van de raad van 24 januari 2006 vastgesteld (zie brief van 9 febr. 2006 aan het college van GS van Gelderland) en met ingang van 1 februari 2006 in werking getreden. In een apart besluit is de aanwijzing van de archiefbewaarplaats geregeld en de aanwijzing van de gemeentearchivaris. Het is opmerkelijk dat zowel in de Archiefverordening als in het aparte besluit de aanwijzing van de archiefbewaarplaats voor de gemeente Aalten is geregeld. In de Archiefverordening is de aanwijzing van de archiefbewaarplaats opgenomen in artikel 2 (vaststelling op 24 januari 2006) en in het Besluit tot aanwijzing van de archiefbewaarplaats is dit in artikel 1 geregeld (vastgesteld op 4 juli 2006). In tegenstelling tot het antwoord in de KPI-vragenlijst inzake het toezicht op het archiefbeheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, is de toezichthoudende functie van de gemeentearchivaris voldoende beschreven in de ‘Archiefverordening gemeente Aalten 2005’ onder de artikelen 17 t/m 20. De Archiefverordening, het Besluit Informatiebeheer en het besluit tot aanwijzing van de archiefbewaarplaats en aanwijzing van de gemeentearchivaris dienen te worden geactualiseerd. Aanpassing behoeft ondermeer in verband met het opgaan van het Streekarchivariaat Regio Achterhoek in het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers sinds 1 juli 2011 en vanwege de wijziging van de locatie van de archiefbewaarplaats in de bewaarplaats van het Erfgoedcentrum. Het register van gemeenschappelijke regelingen dient te worden bijgewerkt, o.a. voor wat betreft de begin- of einddatum van het Recreatieschap Achterhoek-Liemers en Veiligheidsregio Noord- en OostGelderland (VNOG). De inschrijving in het register van de Omgevingsdienst Achterhoek ontbreekt. Het ‘Mandaat- en machtigingsregister Omgevingsdienst Achterhoek behorende bij het Gemeenschappelijk Mandaatbesluit Omgevingsdienst Achterhoek gemeente Oost Gelre 2013’ is bij het collegevoorstel (nr. 2014-2140) van de gemeente Aalten m.b.t. het aanvullen van het mandaat aan de Omgevingsdienst Achterhoek gevoegd.

3 - 16

Gemeente Aalten



Uit de overeenkomst met SIMgroep B.V. te Rotterdam voor het archiveren van de website van de gemeente is niet op te maken of er voldoende rekening is gehouden met de wettelijke gemeentelijke verantwoordelijkheid. Aanbevelingen •

Actualiseer de archiefverordening en het besluit informatiebeheer;

Actie(s): Op basis van de ontwikkelingen m.b.t. de verbouw van het pand Markt, de benoeming van de locatie Erfgoedcentrum tot formele archiefbewaarplaats van de gemeente Aalten, behoeft de Archiefverordening aanpassingen. Dit is besproken met de archiefinspectie. De verordening wordt in januari 2016 ter vaststelling aangeboden aan de raad. Het besluit informatiebeheer, dat afgeleid wordt van de Archiefverordening wordt meegenomen in het informatiebeheersplan. •

Maak het register van gemeenschappelijke regeling volledig;

Door diverse nieuwe ontwikkelingen was één van de Gemeenschappelijke Regelingen (Omgevingsdienst Achterhoek) nog niet opgenomen in het officiële registe. Dit is opgenomen met de verantwoordelijke afdeling en inmiddels opgelost. • Zorg voor een correcte gemeentenaam bij interne stukken en het besluitvormingsproces; Actie(s): Bij de aanlevering van documenten ter vaststelling aan college en raad dient er op gelet te worden, dat geen kopieën van bijlagen worden toegevoegd, die terugleiden tot een andere gemeente. Dit zijn geen authentieke archiefbescheiden behorende tot het archief van de gemeente Aalten, waarvoor de zorgdrager verantwoording draagt. Er dient dus naast de aan te leveren college- en raadsvoorstellen ook getoetst te worden of de bijlagen juist zijn. • Ga na of de eindverantwoordelijkheid bij het uitbesteden van archiefbeheertaken voldoende en juist is belegd. Actie(s): Bij de wijziging, uitbesteding van taken van de gemeente, hetzij aan een ander overheidsorgaan, hetzij aan een particuliere organisatie moeten afspraken worden gemaakt cq. vastgelegd over de verantwoordelijkheden m.b.t. archief, opslag en beheer van informatie. Bij het opstarten van dergelijke projecten is het noodzakelijk dat DIV hierbij wordt betrokken. Op basis van de huidige situatie wordt veelal gekeken naar ict componenten, maar niet naar functionele eisen op het gebied van informatiebeheer. Het zelfde is van toepassing bij invoering van nieuwe taakvelden bij de gemeente. Ook hier wordt onvoldoende of geen rekening gehouden met componenten van informatiebeheer. Als vervolg op de nieuwe archiefverordening wordt de regeling informatiebeheer voorgelegd. Dit onderdeel wordt hierin specifiek als vereiste opgenomen. De website van de gemeente Aalten bevat informatie, op grond waarvan zowel gemeente als burger rechten c.q. plichten aan ontlenen. Op basis van de Archiefwet dient deze informatie te worden gearchiveerd in de context waarin bekendmaking heeft plaatsgevonden. Dit betekent dat de website in zijn totaliteit digitaal periodiek wordt gearchiveeerd. Hiertoe is een overeenkomst gesloten met de leverancier, Simgroep b.v. SIMarchivering maakt elke dag een ‘kopie’ van de website van uw gemeente. Dit is een complete versie van de website die geheel doorklikbaar is met alle informatie, afbeeldingen en achterliggende documentatie. De versie van elke dag wordt online op de website archiefweb.eu aangeboden, waar

4 - 16

Gemeente Aalten



elke burger gratis toegang tot heeft. Zo is de website, zoals deze er op een bepaalde dag uitzag, direct toegankelijk voor het publiek. Hiermee voldoet uw gemeente aan de eisen vanuit de Archiefwet 1995. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Kwaliteitssysteem Archiefbeheer Voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden maakt het college als zorgdrager geen gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd. Procedures zijn op deelterreinen wel vastgelegd, maar een kwaliteitssysteem is als zodanig niet opgesteld en geïmplementeerd. In combinatie met de implementatie van zaakgericht werken zal een kwaliteitssysteem worden ontwikkeld. Gekwalificeerde gemeentearchivaris en verslag toezicht archiefbeheer De door de gemeente benoemde gemeentearchivaris brengt in het algemeen en dagelijks bestuur jaarlijks verslag uit over het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Het verslag wordt tevens aan de betrokken wethouder verstuurd. Bevindingen Hoewel procedures op deelterreinen zijn vastgelegd, is er binnen de gemeente geen kwaliteitssysteem voorhanden waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd. Men is voornemens dit op te stellen bij de implementatie van digitaal zaakgericht werken. Aanbevelingen • Stel een kwaliteitssysteem conform artikel 16 van Archiefregeling op met toetsbare eisen. Bij het nalaten of ontbreken van toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem is dit een vorm van taakverwaarlozing. • Implementeer het kwaliteitssysteem en zorg voor periodieke toetsing ervan. Actie(s): Wij beschikken op dit moment niet over een kwaliteitssysteem, zoals formeel bedoeld in de Archiefregeling Wel zijn uiteraard eisen opgenomen in de richtlijnen voor post en archief, zoals die op dit moment in de organisatie gelden. Deze zijn echter meer gericht op de fysieke situatie en voldoen formeel niet aan de eisen van een kwaliteitssysteem, zoals bedoeld in de Archiefregeling De gemeente neemt op korte termijn afscheid van het traditionele werken met papieren dossier. In plaats daarvan is de ambitie volledig digitaal te gaan werken, inclusief digitale opslag in het zaaksysteem. Artikel 16 van de Archiefregeling stelt dat het beheer van archiefbescheiden moet voldoen aan toetsbare eisen van een door de gemeente toe te passen kwaliteitssysteem. Er wordt in de regeling niet voorgeschreven hoe een kwaliteitssysteem moet worden vormgegeven, maar uit de toelichting valt op te maken dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken” De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldaan (bijvoorbeeld de archiefnorm NEN 2082) en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden. Hiervoor is het nodig om een Beheerplan Informatiehuishouding op te stellen, waarin de stand van zaken omtrent de informatievoorziening in kaart is gebracht. In het plan worden de volgende onderdelen opgenomen. o o

5 - 16

organisatie van de informatiehuishouding; beschrijving van (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen;

Gemeente Aalten


o o o

o o


beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheerstaken bij functionarissen; procedures voor het beheer van informatie; systematisch overzicht van documentaire informatie binnen de organisatie, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waar op zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt bewaard; beschrijving van de digitale systemen waarin blijvend te bewaren informatie wordt bewaard; wijze waarop authenticatie, duurzaamheid en beveiliging van informatie wordt gewaarborgd;

Bij het opstellen van het beheerplan zullen aspecten naar voren komen waarop het informatie-beheer verbeterd of aangepast dient te worden. Het beheerplan is daarmee een instrument om de kwaliteit van de informatievoorziening te meten, te controleren en zo nodig te verbeteren. Jaarlijks zal gekeken worden of het beheerplan nog actueel is. Door de organisatie Archief 2020 (een samenwerkingsverband van het Nationaal Archief en ministerie van OCW) wordt gewerkt aan een handreiking voor een kwaliteitssysteem, waar we gebruik van gaan maken.

2. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden. Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Geordend overzicht De gemeente beschikt over meerdere overzichten van te bewaren archiefbescheiden. Vóór 2005 –het jaartal van de herindeling tussen Aalten en Dinxperlo- zijn twee afzonderlijke overzichten op dossierniveau opgesteld. Na herindeling is sprake van één dossieroverzicht. Op dossierniveau worden relaties gelegd. De geregistreerde metadata in de overzichten zijn: toegang; hoofd- en subomschrijving; looptijd; bewaartermijn; inventarisnummer; vernietigingsjaar Authenticiteit en context Er is een metadataschema conform NEN-ISO 23081 dat voor de huidige structuur wordt gebruikt. Een nieuw metadataschema zal worden vastgesteld en geïmplementeerd bij de start van het zaakgericht werken. De gemeente werkt op dit moment formeel nog analoog. Het beschrijven van opslagformaten of bepalen of informatie digitaal is, wordt thans niet vastgelegd. In de toekomst zal dat anders gaan. Bij het Erfgoedcentrum worden metagegevens van overgebrachte archieven in het archiefbeheerssysteem MaisFlexis (MF) geborgd per archief en voor de gehele collectie archieven. Systeem voor toegankelijkheid Archiefbescheiden kunnen binnen een redelijke tijd worden gevonden en beschikbaar gesteld. Duurzame materialen en gegevensdragers De gemeente maakt gebruik van duurzame materialen en gegevensdragers voor het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden.

6 - 16

Gemeente Aalten



Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen. Deze zijn zuurvrij met uitzondering van de etiketten. Systeem voor duurzaamheid De analoge archieven worden in goede staat gebracht en gehouden. Voor digitale archiefbescheiden wordt een bewaarstrategie opgesteld. Bevindingen Bij alle overzichten is het mogelijk om relaties te leggen met andere dossiers. Ook op documentniveau zijn relaties naar andere dossier(s) te leggen. In het kader van digitaal zaakgericht werken worden allerlei werkzaamheden opgepakt om aan de wettelijke vereisten te voldoen. Zo wordt onder meer een metadataschema vastgesteld welke aansluit bij de nieuwe manier van werken. Ondanks dat de gemeente het standpunt inneemt dat ze formeel analoog werkt, zal men rekening dienen te houden met de reeds grote hoeveelheid aan digitale informatie die in origineel wordt opgemaakt, verstuurd en al reeds aanwezig en opgeslagen is. Aanbevelingen • stel in het kader van zaakgericht werken een metadataschema op conform Archiefregeling art. 19 en implementeer dit schema; • stel een plan op voor het duurzaam bewaren van digitale informatie die in het verleden is opgemaakt, verstuurd en ontvangen. Actie(s): De gemeente Aalten werkt met metadata bij de registratie van documenten. Deze zijn opgenomen in de postprotocollen en in het DMS ingericht. Er is echter op dit moment geen vastgesteld metadatamodel. Ook hier ligt de relatie met de inrichting van het zaaksysteem. Metadata zijn gegevens, die de context, inhoud en structuur van archiefbescheiden beschrijven. Zonder de juiste en volledige contextinformatie kunnen archiefbescheiden niet goed worden geïnterpreteerd en beheerd. Het op te stellen metadatamodel wordt meegenomen in het Beheerplan Informatiehuishouding en het op te stellen handboek vervanging archiefbescheiden. Duurzaam bewaren van archiefbescheiden, die op dit moment in de organisatie aanwezig zijn. De gemeente Aalten verkeert op dit moment nog in een hybride situatie. Dit betekent dat er zowel digitale als papieren archiefbescheiden zijn. De digitale archiefbescheiden zijn opgenomen in het DMS Decos, dat NEN 2082 gecertifiveerd is. De te bewaren bescheiden zijn beschikbaar op papier, de bescheiden, die alleen digitaal worden bewaard opgenomen in het Document Managment Systeem. In het nader aan de orde komende beheerplan informatiehuishouding wordt ook ingegaan op de bewaring van bescheiden voorkomend in persoonlijke e-mail boxen van bestuurders en ambtenaren, persoonlijke schijven etc.

3.

Digitale archiefbescheiden

Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Digitale archiefbescheiden in het bijzonder.

7 - 16

Gemeente Aalten



In het ‘Informatiebeleidsplan 2013 – 2016 gemeente Aalten’ (versie 1.1 definitief) is uiteengezet wat de koers is ten aanzien van het informatiebeleid voor de komende jaren. De beschrijving van de omslag naar digitaal werken vormt daar een onderdeel van. Ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden is er echter nog geen vastgesteld beleid. Eind 2015 wordt dat nader bepaald. Ook Rodin dient nog te worden ingevuld. Deze checklist is voornamelijk bedoeld om te laten zien of de digitale beheeromgeving van de gemeente voldoende is toegerust om volledig digitaal te kunnen werken. In verband met de wijzigingen in het systeem en de harmonisatie met de systemen van Doetinchem is dit nog niet opgepakt. Het automatiseringsdeel van de gemeente Aalten is in 2012 bij de gemeente Doetinchem ondergebracht. Functionele eisen In het kader van zaakgericht werken worden de functionele eisen qua inhoud, structuur en verschijningsvorm i.v.m. de authenticiteit van digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd. Nu is dat nog niet het geval. Aanvullende metagegevens In de nabije toekomst worden aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd. Daar is nu nog geen sprake van. Opslagformaten Met de invoering van zaakgericht werken zullen opslagformaten opnieuw worden geformaliseerd. Op dit moment schrijft de gemeente voor een deel standaarden ten aanzien van onder andere inhoud en structuur van documenten voor. Via sjablonenbeheer vindt dit plaats. Voorzieningen compressie en encryptie Er zijn geen voorzieningen getroffen inzake compressie en encryptie. Converteren en migreren Conversie en migratie is nog niet aan de orde geweest. Bevindingen De gemeente heeft een informatiebeleidsplan over de jaren 2013 -2016 opgesteld waarin aandacht is voor de omslag naar volledig digitaal werken. Hoewel de organisatie deels werkt op basis van RODIN, is de checklist formeel nog niet ingevuld. Vastgesteld beleid ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden is eveneens niet voorhanden. Ondanks het feit dat migratie en conversie zijn nog niet aan de orde is geweest, beschikt de gemeente Aalten sinds langere tijd over digitale informatie. Het is vooralsnog niet bekend of de gemeente zicht heeft of in dit kader aan de eisen van goede, geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Aanbevelingen • Vul Rodin in voor een eerste check van de digitale beheeromgeving van de gemeente waarin digitale informatie duurzaam en toegankelijk worden beheerd; • Stel beleid op en tevens een bewaar- en beheerstrategie voor digitale archiefbescheiden. Actie(s): Documenten, die door de gemeente Aalten worden opgemaakt, verzonden of ontvangen worden opgenomen in het Document Managementsysteem DECOS. In dit systeem bevinden zich vanaf 2005 digitale dossiers, met daaraan gekoppeld de documenten, die in dat kader zijn opgemaakt. Daarnaast beschikt de gemeente over een overzicht van te bewaren archiefbescheiden. Wel is mogelijk dat er ook te bewaren archiefbescheiden aanwezig zijn op de diverse afdelings- en persoonlijke schijven. Het Referentiekader Opbouw Informatiebeheer (RODIN) is een checklist/vragenlijst, die een handvat biedt voor inrichting, gebruik en beoordeling van een digitale beheeromgeving, waarin digitale

8 - 16

Gemeente Aalten



archieven duurzaam en toegankelijk worden beheerd. Deze omgeving bevat het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software. In het kader van de overgang naar digitaal zaakgericht werken wordt in 2016 een bewaar en beheerstrategie opgesteld voor (digitale) archiefbescheiden. Door het invullen van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (Rodin) vanuit het oogpunt nul meting ontstaat de basis voor de strategie en de te nemen maatregelen.

4.

Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden.

Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor de bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Archief-selectielijst en stukkenlijst De gemeente selecteert aan de hand van de geldende selectielijst de gemeentelijke archiefbescheiden. Men hanteert geen aanvullende lijsten of overzichten voor selectie en vernietiging. Selectie vindt plaats op analoge én digitale archiefbescheiden. De selectie vindt per direct plaats op dossierniveau. Voor de te bewaren archiefbescheiden wordt per archiefblok het jaar van overbrenging achteraf vastgelegd. Vernietiging en verklaringen Vernietiging van archiefbescheiden vindt plaats na afloop van de wettelijke bewaartermijnen. Voorafgaand aan de feitelijke vernietiging wordt de vernietigingslijst intern aan de medewerkers ter raadpleging aangeboden. Na overeenstemming met de archivaris wordt de verklaring van vernietiging opgesteld. Bij de verklaring is de vernietigingslijst opgenomen met een opsomming op dossierniveau van archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen. In de vernietigingslijst is de categorie op grond waarvan vernietiging plaatsvindt, niet opgenomen. Vervanging, besluiten en verklaringen De gemeente past geen vervanging van analoog naar digitaal toe. Vervreemding, besluiten en verklaringen De afgelopen 5 jaar heeft geen vervreemding plaatsgevonden. Bevindingen In de vernietigingslijst is de categorie op welke grond vernietiging plaatsvindt, niet opgenomen. De gemeente heeft nog geen besluit genomen voor vervanging van originele archiefbescheiden. Gezien de intentie van de gemeente, uitgesproken in het informatiebeleidsplan, is het langzamerhand noodzakelijk om een start te maken met het opstellen van een handboek van vervanging én daarmee het nemen van een besluit. Aanbevelingen • Voeg de categorie in de vernietigingslijst toe op grond waarvan archiefbescheiden worden vernietigd; • Stel een handboek van vervanging op en neem een besluit tot vervanging. Actie(s): De verplichte vernietiging van (fysieke) archiefbescheiden is up to date tot en met de te vernietigen bescheiden 2015. Met ingang van het jaar 2016 wordt een nieuwe vernietigingslijst van toepassing. Binnen de inrichting van het Zaaksysteem zullen de categorieën worden toegevoegd, zodat aan de aanbeveling wordt voldaan.

9 - 16

Gemeente Aalten



Met betrekking tot het handboek vervanging is de planning dat in 2016 vooreerst wordt gekeken naar de archiefbescheiden, die periodiek (tot 10 jaar) te vernietigen zijn. Dit vormt het overgrote deel van de ontvangen of opgemaakte bescheiden. Na bewezen werking van het zaaksysteem (kwaliteit, volledigheid etc.) volgt de procedure voor vervanging van de te bewaren archiefdocumenten. Dit zal in 2017 plaatsvinden.

5.

Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats.

Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 1995 ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Overbrenging na 20 jaar Hoewel alle te bewaren archiefbescheiden onlangs (begin 2015) in de archiefbewaarplaats van het Erfgoedcentrum zijn geplaatst, zijn deze echter nog niet overgebracht. Tot 2018 zal met terugwerkende kracht ca. 520 m1 archief worden bewerkt zodat overbrenging kan plaatsvinden (zie bijlage 6.1.a). Verklaringen van overbrenging Bij iedere overbrenging wordt een verklaring opgesteld in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats. Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Na de herindeling in 2005 werd geconstateerd dat de voormalige gemeente Aalten een forse achterstand in het bewerken van de archieven had. In 2009 is een bewerkingsplan aan de Provinciale Archiefinspectie verstuurd. Inmiddels ligt de afspraak om uiterlijk in 2018 alle achterstanden te hebben weggewerkt zodat overbrenging in dat jaar een feit is. Bevindingen In 2009 is een bewerkingsplan aan de Provinciale Archiefinspectie verstuurd. Onduidelijk is of er een machtiging tot opschorting van overbrenging is aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten. Archieven van ouder dan 20 jaar zijn nog niet geheel overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Wel zijn de te bewaren archieven tot en met 2004 begin 2015 in de archiefbewaarplaats geplaatst. Na bewerking van deze archieven zal overbrenging plaatsvinden. Dit zal uiterlijk in 2018 het geval zijn. Aanbevelingen • Breng archieven over na 20 jaar of vraag een machtiging tot opschorting van overbrenging aan bij GS. Bij het nalaten of ontbreken van het aanvragen van een machtiging is dit een vorm van taakverwaarlozing. Actie(s): De bewerking van de in 2009 geconstateerde achterstanden is nagenoeg afgerond. Op dit moment wordt gewerkt aan omzetting van de dossierinventaris. Aan de hand daarvan worden in 2016/2017 met de archiefinspectie afspraken gemaakt over de definitieve overdracht aan het Erfgoedcentrum. Aan Gedeputeerde Staten zal een en ander bij de inzending van het jaarverslag worden gecommuniceerd en wordt er een machtiging voor opschorting aangevraagd bij Gedeputeerde Staten.

6.

Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots

Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Archiefruimten De gemeentelijke organisatie beschikt over twee archiefruimten. Een daarvan is gesitueerd in het voormalige gemeentehuis in Dinxperlo en de ander bevindt zich in het gemeentehuis van Aalten.

10 - 16

Gemeente Aalten



Vanwege de verbouwing van de locatie aan de Markt zal de archiefruimte in 2015/2016 volledig zijn aangepast aan de geldende eisen voor archiefruimten. De archiefruimten worden gebruikt voor te bewaren én te vernietigen archiefbescheiden. Archiefbewaarplaats De gemeente Aalten heeft haar beheer omtrent de te bewaren archiefbescheiden belegd bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. De archiefbewaarplaats bevindt zich in Doetinchem. Gedeputeerde Staten heeft de archiefbewaarplaats in juli 2012 goedgekeurd. De klimatologische omstandigheden worden voortdurend in de gaten gehouden middels een gebouwbeheersysteem. In de regel vindt tweewekelijks een controlemoment plaats. E-depot De gemeente beschikt nog niet over een e-depot voor de bewaring van haar digitale archiefbescheiden. Het Erfgoedcentrum onderzoekt momenteel de mogelijkheden om een e-depot in te richten of aansluiting te zoeken bij andere partijen. Bevindingen In het verleden is geen check uitgevoerd of de in gebruik zijnde archiefruimten voldoen aan de eisen. De archiefbewaarplaats van het Erfgoedcentrum daarentegen voldoet volledig aan de eisen. Voor de digitale archiefbescheiden zal men in de nabije toekomst gebruik maken van een e-depot achtige voorziening. Aanbevelingen •

Laat de checklist voor de aangepaste archiefruimte onderdeel uitmaken van het traject van verbouwing. Bij het nalaten of ontbreken van een archiefruimte die aan de wettelijke voorschriften voldoet is dat een vorm van taakverwaarlozing.

Actie(s): De archiefbewaarplaatsen van de voormalige gemeenten Aalten en Dinxperlo zijn afgekeurd voor permanente bewaring van archiefbescheiden. Naar aanleiding van bemerkingen hierover tijdens de inspectierondes van de provinciale archiefinspecteur is hierover in het verleden gecommuniceerd in relatie tot de bouw c.q. verbouwplannen. Door de oprichting van het Erfgoedcentrum in 2011 is de functie van formele archiefbewaarplaats overgedaan naar de dit centrum In het kader van de verbouwing/renovatie van het pand aan de Markt zijn alle archiefruimtes leeggehaald. Alle te bewaren en dus over te dragen archiefbescheiden van de voormalige gemeente Aalten en Dinxperlo tot en met 2004 zijn in overleg met het Erfgoedcentrum geplaatst in het depot in Doetinchem. In overleg met de inspectie blijven zij ook na de renovatie hier staan tot het moment van formele overdracht. Alle archieven van de nieuwe gemeente met ingang van 2005 zijn tijdelijk ondergebracht in de voorm. Archiefbewaarplaats in Dinxperlo. Na afronding van de werkzaamheden t.a.v. het pand Markt 7 wordt de huur van de locatie Dinxperlo beëindigd en worden de archiefbescheiden teruggeplaatst. a. Alle op termijn te vernietigen bescheiden worden geplaatst in de voormalige BB-kelder. Op basis van weten regelgeving is geen wijziging aan deze ruimte nodig. De inrichtingscomponenten zijn tijdelijk opgeslagen en worden teruggeplaatst. b. De huidige archiefbewaarplaats wordt na oplevering bestemd als archiefruimte, waar te bewaren archiefbescheiden worden geplaatst die na 20 jaar dienen te worden overgedragen aan het Erfgoedcentrum. De eisen die op basis van de Archiefregeling zijn gesteld zijn meegenomen in het plan van aanpak t.b.v. de verbouwing.

11 - 16

Gemeente Aalten



7. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet 1995? Beschikbaarheid originelen en dubbelen Bezoekers kunnen archiefbescheiden kosteloos raadplegen en desgewenst zelfstandig afbeeldingen of afschriften daarvan maken. Kosten die o.a. betrekking hebben op het doen van onderzoek of het laten vervaardigen van afbeeldingen zijn in een tarievenlijst opgenomen. Deze lijst is in de vergadering van het Algemeen Bestuur van het Erfgoedcentrum is vastgesteld. Beperking openbaarheid na 20 jaar Na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats stelt de zorgdrager de verklaring van overbrenging op waarin desgewenst beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen. Archiefbescheiden die hierop betrekking hebben, staan vermeld in de verklaring. De beperkingscriteria zijn echter niet opgenomen en er vindt geen besluitvorming in het college plaats Beperking openbaarheid na 75 jaar Er zijn geen archiefbescheiden ouder dan 75 jaar waar beperkende bepalingen op rusten. Afwijzing raadpleging of gebruik Regels omtrent een afwijzing van raadpleging of gebruik van archiefbescheiden zijn opgenomen in de huisregels van het Erfgoedcentrum. Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instellingen Het komt regelmatig voor dat archiefbescheiden voor bepaalde tijd aan de zorgdrager worden uitgeleend. Regulering fysiek bezoek en gebruik Het Erfgoedcentrum hanteert het Kwaliteitshandvest Dienstverlening van Brain. Regulering digitaal bezoek en gebruik Via de website van het Erfgoedcentrum kan de bezoeker inventarissen, archiefbescheiden en andere informatie raadplegen. Het bezoek- en gebruiksreglement zijn niet op de website geplaatst. Bevindingen De huisregels (bezoek- en gebruiksreglement) van het Erfgoedcentrum zijn over het algemeen gericht op het fysieke bezoek aan de studiezaal, niet op het doen van onderzoek via de website. Aanbevelingen geen

8.

Rampen, calamiteiten en veiligheid

Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? Onderdeel gemeentelijk rampenplan Alhoewel de gemeente beschikt over een crisisplan is deze niet meer actueel. Er i wel een overeenkomst met de Documentenwacht afgesloten waarin afspraken staan om bij calamiteiten de eerste zorg te bieden om archieven te beschermen. Bij het Erfgoedcentrum is een calamiteitenplan 2014 en een gecombineerd BHV-CHVplan (Bedrijfshulpverlenings- en collectiehulpverleningsplan) voor de archiefbewaarplaats aanwezig. Bij calamiteiten zullen de archieven uit de archiefbewaarplaats verplaatst worden naar de

12 - 16

Gemeente Aalten



archiefbewaarplaatsen in de regio, te weten bij de collega-archiefdiensten van Waterschap Rijn en IJssel, Regionaal Archief Zutphen en Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Het meest recente plan van de gemeente Aalten is niet meer actueel. Na de verbouwing van het gemeentehuis zal een aangepast plan worden opgesteld. Bevindingen Vanwege de verbouwing van het gemeentehuis zal de gemeente haar plannen ten aanzien van de veiligheid en calamiteiten dienen aan te passen. Van belang is dan dat er een verwijzing wordt gemaakt naar de overeenkomst met Documentenwacht. Het Erfgoedcentrum heeft een calamiteitenplan opgesteld voor de overgebrachte archiefbescheiden. In geval van nood kan men uitwijken naar een van de archiefbewaarplaatsen van de collegaarchiefinstellingen in de directe omgeving. Aanbevelingen •

Stel plannen op waarin aandacht is voor het behoud van (te bewaren) archiefbescheiden in geval van rampen, calamiteiten en bij ontruimingen van het gemeentehuis en de daarvoor in gebruikzijnde kantoorgebouwen.

Actie(s): De gemeente is aangesloten bij “Documentenwacht” een service, die zorgt voor het totale logistieke proces; verpakking, vervoer, registratie, vakkundige verzorging en opslag in geval van calamiteiten. Na de ingebruikneming van de verbouwde archiefruimte wordt het calamiteitenplan aangepast (2016) en ter vaststellingvoorgelegd. In voornoemd plan wordt geschreven hoe te handelen in geval van calamiteiten in de archiefruimte, zoals brand- en waterschade. Het plan wordt met het Erfgoedcentrum besproken en daarna ter vaststelling voorgelegd.

9.

Middelen en mensen

Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Middelen Binnen de gemeentelijke begroting is geen afzonderlijke kostenpost voor DIV opgenomen. De relevante kosten staan in de gemeentelijke begroting. Afzonderlijke projecten worden in een projectenbegroting meegenomen. Indien er zich knelpunten voordoen dan is aanpassing van budgetten mogelijk. Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer Binnen de gemeente Aalten werken 7 medewerkers ten behoeven van de informatievoorziening bij het team DIV. Daarvan werken zes medewerkers fulltime en een medewerker heeft een half dienstverband. De overige medewerkers in de organisatie zijn voldoende op de hoogte van interne richtlijnen en instructies op informatiegebied. Via intranet of middels werkoverleggen van de teams wordt dergelijke informatie verspreid binnen de organisatie. Indien gewenst vindt zelfs een op een informatie-uitwisseling plaats. In het kader van de herindeling zijn achterstanden in het toegankelijk maken van archieven geconstateerd. De omvang hiervan is ca. 122 m1. Het wegwerken van de achterstanden wordt geschat op ca. 600 arbeidsuren. Interne verhuizingen en het onvoldoende kunnen beschikken over voldoende menskracht zijn eveneens redenen waardoor achterstanden zijn ontstaan of niet werden weggewerkt. De huidige achterstanden zullen echter niet groeien. Volgens planning worden ze in 2015 en 2016 opgepakt zodat uiterlijk in 2018 overbrenging kan plaatsvinden.

13 - 16

Gemeente Aalten



De Provinciale Archiefinspecteur heeft bij brief van 26 april 2011 laten weten dat op diverse fronten verbetering van de informatiehuishouding noodzakelijk wordt geacht. Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer Binnen de gemeente Aalten werken twee DIV-medewerkers met minimaal diploma SOD I en drie medewerkers met minimaal diploma SOD II. Alle vijf medewerkers hebben aanvullende opleidingen dan wel cursussen gevolgd. Drie medewerkers hebben onvoldoende opleiding dan wel ervaring binnen het vakgebied. Een deel van de medewerkers die zich bezighoudt met de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden beschikt over de vereiste opleidingen, volgt cursussen of trainingen in het kader van zaakgericht werken. Regelmatig wordt bezien of aanvullende opleidingen noodzakelijk zijn. Budgetten voor opleidingen worden vrijgemaakt al naar gelang de behoeft aanwezig is. In het project zaakgericht werken worden afzonderlijke budgetten t.b.v. het opleiden van medewerkers geraamd. In dat kader worden functies opnieuw beoordeeld. Niet alle wettelijke verplichte werkzaamheden kunnen naar behoren worden uitgevoerd. Een voorbeeld hiervan is de aandacht voor decentralisatie van bepaalde taken. Dergelijke nieuwe ontwikkelingen verdienen de aandacht van de beleidscoördinator. Indien achterstanden zijn weggewerkt en een herverdeling van taken is doorgevoerd, dan zal de beleidscoördinator meer ruimte krijgen om zich bezig te houden met nieuwe ontwikkelingen op het gebied van informatie en archief. Ook het Erfgoedcentrum kampt met achterstanden in het bewerken van archieven van de gemeente Aalten. Er is 114 m1 archief (opname juli 2013) materieel te verzorgen. De omvang van archieven die nog niet voldoende zijn ontsloten en daarmee beschikbaar zijn voor het publiek bedraagt 122,5 m1 (opname 31 dec. 2014). Het Erfgoedcentrum is voortdurend bezig om haar achterstanden weg te werken. Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht De toezichthoudende medewerkers bestaan uit de gemeentearchivaris en de archiefinspecteur die voor 8 gemeenten en gemeenschappelijke regelingen het toezicht op het beheer van niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitvoeren. De omvang in fte voor archiefinspectie bedraagt 1,78 fte en voor de gemeentearchivaris is dat 1 fte. Bevindingen Ongeacht het opleidingsniveau en de inzet van de medewerkers DIV is er sprake van een achterstand in het toegankelijk maken van archiefbestanden. Het wegwerken van deze achterstanden bevinden zich echter in de afrondende fase. Vanwege de ontwikkelingen zoals het sociale domein, het werken in ketens en het volledig digitaal zaakgericht werken dienen medewerkers in staat te zijn om daarmee aan de slag te gaan. Bij een dergelijke overgang naar een nieuwe manier van werken dienen medewerkers daartoe uitgerust zijn en de juiste opleidingen hebben genoten. Het is daarmee van belang om het kwaliteitsniveau van de medewerkers in dit kader te verbeteren. Aanbevelingen • Zorg voor opleidingen van medewerkers om de kwaliteit voortdurend te verbeteren ten aanzien van nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied. Actie(s): Voor het grootste deel DIV medewerkers geldt in zijn algemeenheid, dat zij goed zijn opgeleid en toegerust om hun taak op het gebied van archiefzorg en beheer te vervullen Daar waar nieuwe ontwikkelingen zich voordoen, zoals digitaal werken vereist dit inzet en gebruik van andere vaardigheden, zoals begeleiding en instructie over het gebruik van de systemen. Hierop wordt ingespeeld in de vorm van cursussen, interne instructies etc. In het kader van de ontwikkelingen van zaakgericht werken wordt een en ander voortdurend gemonitord. Bij het ontstaan van vacatures wordt gekeken naar de benodigde inhoudelijke aanvulling t.a.v. het kunnen uitvoeren van de functie in relatie tot zaakgericht werken.

14 - 16

Gemeente Aalten



Naast het hebben van goed opgeleide mensen is ook essentieel, dat er voldoende mensen zijn. De druk op de formatie zal de komende jaren naar verwachting toenemen. De uitrol en verdere ontwikkeling van Decos en digitaal werken hebben invloed op de werkzaamheden, evenals de werkzaamheden, die ontstaan als gevolg van de nieuwe taken binnen de organisatie. De verhuizingen van de afgelopen jaren hebben echter gezorgd voor een nieuwe aanwas van achterstanden. Dit wordt op dit moment opgelost enerzijds door intern extra uren in te zetten, anderzijds door gedeeltelijke inhuur. De verhuizingen van de afgelopen jaren zorgen echter voor een nieuwe aanwas van achterstanden. Dit wordt op dit moment opgelost enerzijds door intern extra uren in te zetten, anderzijds door gedeeltelijke inhuur. Conclusie Samenvattend overzicht Een groot deel van de aanbevelingen van de archiefinspectie wordt meegenomen in het Beheerplan Informatiehuishouding. Hier is een start mee gemaakt, het plan zal in 2016 verder worden uitgewerkt en ter vaststelling worden voorgelegd. Het eerstvolgend verslag zal worden uitgebracht over 2016. Het plan zal worden opgesteld door de beleidscoördinator DIV, de werkzaamheden behoren tot de reguliere taken behorende tot de nieuwe digitale werkwijze. Aanbeveling

Actie

Tijdpad

Archiefverordening

Wordt vernieuwd

Januari 2016

Kwaliteitssysteem

Opstellen Beheerplan informatiehuishouding

2015/2016

Besluit Informatiebeheer

Wordt onderdeel van Beheerplan Informatiehuishouding

2016, in samenhang met nieuw referentiemodel landelijke archiefinspectie

Metadataschema

Gekoppeld aan inrichting zaaksysteem, wordt ter borging opgenomen in Beheerplan Informatiehuishouding, Gekoppeld aan inrichting zaaksysteem, wordt ter borging opgenomen in Beheerplan Informatiehuishouding. Inclusief bewaarstratiegie persoonlijke e-mail boxen en persoonlijke schijven

2016

Bewaarstrategie digitale archiefbescheiden

2016

Werken met Referentiemodel Rodin en Baseline

Is continu proces bij elke ontwikkeling op gebied van informatiehuishouding

Toevoegen categorieën vernietigingslijst.

Werkzaamheden zijn bij tot en met 2015. Nieuwe ontwikkeling wordt geïmplementeerd in zaaksysteem.

2017 (implementatie nieuwe selectielijst)

Overbrenging archiefbescheiden

Is gepland voor 2017, in overleg met inspectie

Eind 2017 Gekoppeld aan inrichting zaaksysteem, wordt ter borging

15 - 16

Gemeente Aalten



opgenomen in Beheerplan Informatiehuishouding. Handboek Vervanging

16 - 16

Is in voorbereiding. Loopt volgtijdelijk met implementatie zaakgericht werken

2016-2017

Gemeente Aalten

JAARVERSLAG ARCHIEF Auteur Marja Disveld Functie Beleidscoördinator DIV Datum 26 november 2015 Versienummer definitief JAARVERSLAG

Recommend Documents