15 JULI 2013 F-,
O Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
Gemeente Molenwaard
Jaarstukken 2012
Vastgesteld door het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid op 5 juli 2013
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst Zuíd-Holland Zuid
r s► ~■
Inhoudsopgave Jaarstukken 2012 Inleiding Jaarverslag 1. 2.
Programmaverantwoording Paragrafen
Jaarrekening 1. 2. 3. 4.
Balans en toelichting Programmarekening SISA Rechtmatigheid
Bijlagen
T15amenwerkinglSTA\DIENSTFiriancièmJaanekenrg~20t 2~FINAALUaarslukken 2012 vastgesteld AB OZF¢ 5 juli 2013.dec
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst Zuil-Holland Zuíd /
. ~ ■
Inleiding Voor u liggen de jaarstukken 2012 van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid. Hiermee doen wij verslag over de uitvoering van de begroting 2012. Het jaarverslag is de verantwoording over de behaalde resultaten, zowel beheersmatig als financieel. Inhoudelijk wordt separaat gerapporteerd naar elk van de opdrachtgevers als verantwoording van de uitvoering van de jaarprogramma's over 2012. Inde begroting 2012 hebben wij speerpunten en prestatie indicatoren geformuleerd. In het jaarverslag sluiten wij hierop aan en gaan we in op de resultaten. De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag (deel I) en de jaarrekening (deel II). Het jaarverslag bevat de programmaverantwoording (wat willen we, wat hebben we daarvoor gedaan en wat heeft het gekost) en de verplichte paragrafen. De jaarrekening bevat de balans, programmarekening en de SISA verantwoording over de subsidiebijdragen van het Rijken provincie.
T:\Samerwe~cinglSTA\OIENSI~FinanciènWaarrekerirg~2012~FINAALVaars~ukken 2012 vazlgesteN AB OZ4¢ 5 juli 20~ 3.doc
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst Zuíd-Holland Zuid
DEEL I
Jaarverslag
TiSamen+erkinp~STA\DIENSTFnanpèrtJaartekerirg~2012~FINAALUaarslukken 2012 vastgesteld AB OZF¢ 5 Bili 2073.doc
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst Zuíd-Holland Zuíd
'~■ e
Programmaverantwoording 1.1
Directieverslag
Algemeen De Omgevingsdienst ZHZ (hierna: OZHZ) verleent, voorde 18 opdrachtgevers, in mandaat omgevingsvergunningen, houdt daar toezicht en handhaaft deze indien nodig. Daarnaast adviseert OZHZ de gemeenten en provincie bij (duurzaam) ruimtelijk beheer en ruimtelijke ontwikkeling. Ruim 200 medewerkers werken daarbij samen aan een veilige, gezonde en leefbare, vitale regio Zuid-Holland Zuid. OZHZ is de eerste regionale uitvoeringsdienst /omgevingsdienst van Nederland. In heel Nederland zijn in 2012 meer soortgelijke regionale uitvoeringsdiensten opgericht. De Omgevingsdienst ZHZ gelat bij veel initiatieven als voorbeeld en kennisoverdracht en delen van documenten vindt ruimhartig plaats. Regionale uitvoeringsdiensten worden wettelijk verplicht voor gemeenten en provincies. OZHZ heeft in 2012 het initiatief genomen voor de oprichting van de vereniging van (directeuren van) omgevingsdiensten. In dat perspectief heeft OZHZ een startsubsidie ontvangen voorde vereniging van het ministerie van I&M. Eind 2012 is de vereniging ook opgericht, waarbij de directeur van OZHZ als secretaris is benoemd. In januari 2013 is een nieuw bestuur benoemd door de algemene ledenvergadering, waarin de directeur van OZHZ geen zitting meer heeft. De vereniging van omgevingsdiensten zal een nader te definiëren plaats krijgen in het bestel rond omgevingsrecht. In 2012 is in samenwerking met de gemeenten Alblasserdam, Leerdam en Sliedrecht een businesscaseuitgewerkt rond taakoverdracht van Bouw- en woning toezicht, brandveiligheid en OOV taken naar OZHZ. Alblasserdam en Leerdam hebben op basis hiervan ook concreet besloten om taken over te dragen, respectievelijk per 1 juni 2013 en 1 januari 2014. Opeenvolgende incidenten rond risicobedrijven in Nederland hebben in de Tweede Kamer de wens doen postvatten om de uitvoering van BRZO- en IPPC4-taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) te versterken en verbeteren, door deze op rijksniveau te beleggen. IPO en VNG hebben gezamenlijk een alternatief voorgesteld, waartoe inmiddels is besloten. Voor OZHZ betekent dit dat de uitvoering van BRZO taken in onze regio nauwelijks zal veranderen. OZHZ blijft belast met de uitvoering. Wel verschuift de verantwoordelijkheid voor kwaliteit en continuïteit naar de DCMR. Het mandaat voor de VTH-taken wordt door het bevoegd gezag verleend aan de directeur van de DCMR, die dit weer doormandateert aan de directeur van OZHZ. Daarmee wordt een al jaren bestaande en succesvolle samenwerking in Zuid-Holland verstevigd. Tevens vindt uitbreiding plaats naar Zeeland. Omgevingsbeheer in 2012 OZHZ werkt voor het overgrote deel op basis van jaarwerkplannen en separate adviesopdrachten per opdrachtgever. Daarnaast worden algemene werkzaamheden voor het collectief van opdrachtgevers op basis van programma's uitgevoerd. Uiívoeringskwaliteit De gemeenten, exclusief de gemeente Dordrecht, hebben in 2012 een nieuw regionaal uitvoeringskader voor wettelijke milieutaken vastgesteld. Dit nieuwe kader (RUN) betekent dat regionaal uniform prioriteit wordt gegeven aan het borgen van veiligheid en gezondheid, waarbij bij de uitvoering het thema duurzaamheid een plaats krijgt. Situaties, waarin aspecten van leefbaarheid de nadruk hebben, blijven lokaal geprioriteerd. Dit nieuwe uitvoeringskader is gebaseerd op een risicoprioritering van bedrijfsactiviteiten, waarbij de gemeenten een beperkt risico accepteren voor veiligheid en gezondheid 7:15amenxerkinglSTA\DIENST~FinancierNaa'rokenrgpOt 2~FINAALUaarslukken 2012 vaslgesleltl AB OZFff 5 juli 20 ~3.dcc
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst Zuid~Holland Zuid ~ ~
bij de minder risicovolle bedrijvigheid. In 2012 heeft OZHZ niet alleen dit nieuwe uitvoeringskader ontwikkeld, maar zich ook op de uitvoering en start van de implementatie in de jaarwerkplannen ervan voorbereid. In 2012 heeft een bedrijfsmelding in combinatie met een al jaren lopende vergunningprocedure rond het bedrijf DuPont in Dordrecht tot ophef inde omgeving en lokale media geleid. Eind 2012 leidde een procedure voor een tijdelijke vergunning voor proefnemingen met asbesthoudend schroot bij Nedstaal ook tot ophef en regionale publiciteit. Tezamen met de, al jaren in de belangstelling staande, afvalberging Derde Merwedehaven is in de media het beeld opgeroepen als zou OZHZ onvoldoende in staat zijn om de betreffende bedrijven adequaat te controleren en de communicatie goed te doen. OZHZ voert sinds 2011 voor de provincie de VTH-taken Wabo-breed uit en wordt uit dien hoofde niet alleen belast met procescommunicatie, maar ook met actuele bestuurlijke communicatie. Dat is daarmee anders dan de situatie bij de gemeentelijke opdrachtgevers en daarmee ook geheel nieuw. Milieuruimte Het beheer en ontwikkelen van de milieuruimte wordt vanuit omgevingskwaliteit beïnvloed door geluidoverlast, (externe) veiligheid en luchtkwaliteit. Meer lokaal speelt bodemkwaliteit een rol. OZHZ heeft gemeenten en provincie bijgestaan met kennis en kunde vanuit deze disciplines, deelsop basis van concrete opdrachten. Parallel daaraan heeft OZHZ concrete stappen gezet om de bij haar aanwezige data over omgevingskwaliteit te ontsluiten voor de participanten via een intranetvoorziening (Geoïde). Ook is verdere expertise opgebouwd op het terrein van de ondergrond en vervoerssystemen. De ontwikkeling op beide terreinen ligt op schema. Het doel van het meerjarenprogramma Omgevingsruimte en Databeheer is om gemeenten en provincie beter te ondersteunen bij het maken van afwegingen en keuzes in ruimtelijke planprocessen, in relatie tot milieuaspecten. Bestuurlijk In september 2012 zijn alle gemeenten rechtstreeks toegetreden tot de gemeenschappelijke regeling.. Als gevolg daarvan is de voormalige regio Zuid-Holland Zuid (nu de Dienst Publieke Gezondheid &Jeugd Zuid-Holland Zuid) als deelnemer uitgetreden. Het algemeen bestuur van OZHZ bestaat nu uit alle portefeuillehouders milieu van de gemeenten en twee gedeputeerden, waaronder de portefeuillehouder milieu. De Bestuurscommissie is opgeheven. Ook is het dagelijks bestuur in samenstelling en omvang veranderd. Het algemeen bestuur vervult de rol van eigenaar van de GR en die van collectief opdrachtgever. Het dagelijks bestuur legt zich toe op de beheersverantwoordelijkheid van de eigenarendimensie. Organisatie De organisatie van de dienst is in 2012 geëvalueerd. Hieruit is naar voren gekomen dat de hoofdstructuur voldoet maar dat er aanleiding is om op verschillende onderliggende niveaus te komen tot aanpassingen en/of versterkingen. De bestaande sturingsfilosofie (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) kan nog beter worden geïmplementeerd Tevens dient de ingezette lijn van een outputsturing naar outcome te worden versterkt. Inde loop van 2013 zullen concrete voorstellen worden besproken met het bestuur en met de ondernemingsraad.
T:\SamertveAting~STA\DIENSTFnancrertJaarrek8nrg~2012~FINAALUaa5lukken 2012 vaS~ges~eN AB OZFR S Íuli 2013.dac
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
1I ■/
Prestaties Het totaal aan productie/prestatieafspraken is in 2012 voor 97%gehaald in het gemeentelijk domein en voor 100% voor de provincie. Uiteraard zijn er wel verschillen per opdrachtgever. In een enkel geval hing dit samen met minder aanbod aan werk, samenhangend met de economische situatie, in andere gevallen tekent zich een meer structureel patroon af. De effecten van het nieuwe uitvoeringskader (RUN) maakt dat gemeen ten in meer of mindere mate prioriteit kunnen geven aan lokaal beleid rond leefbaarheid. Bedrijfsvoering De doorontwikkeling van de bedrijfsvoering is verbreed tot de taken, die terug zijn genomen van SCD. (financiën, receptie en DIV). Een Europese aanbesteding leverde een nieuwe dienstverlener op voor de tijd en projecten administratie. Het systeem zal worden gekoppeld aan de financiële administratie. De implementatie ervan loopt door in 2013. De receptie wordt weer door OZHZ zelf gedaan. Ook is de vierde etage van het gebouw aan de Noordendijk in gebruik genomen door OZHZ na het vertrek van de regio Zuid-Holland Zuid, onder afstoting van de begane grond. De arbeidsomstandigheden zijn daarmee voor die groep mensen op een beter niveau gebracht. Met het Vastgoedbedrijf van de gemeente Dordrecht zijn intensieve gesprekken gaande over de nieuwe huisvesting vanaf maart 2015 (afloop huidig huurcontract). Dienstverlening door SCD Het in 2010 genomen besluit om de dienstverlening op het terrein van Personeelsbeheer en ICT door SCD te blijven laten verzorgen heeft ultimo 2012 nog niet geleid tot een nieuwe dienstverleningsovereenkomst. Dit traject loopt derhalve door in 2013. Financieel Financiering OZHZ is beperkt vast gefinancierd. De inkomsten zijn grotendeels afhankelijk van de mate waarin de afgesproken prestaties zijn behaald. Deze prestaties bestaan uit producten of productieve uren en zijn dus direct gerelateerd aan de personele capaciteiUformatie. Het goed afstemmen van benodigde en beschikbare personele capaciteit, zowel qua omvang als kwaliteit maakt dat OZHZ bedrijfsmatig overeenkomt met een ingenieurs /adviesbureau en zich wezenlijk onderscheidt van de karakteristiek van de overheid. Omzet Het voor de gemeentelijke taakuitvoering van OZHZ beschikbare budget is in 2012 ten opzichte van 2010 met 8,1%verminderd (€ 0,8 min.). Dit is direct of indirect ten goede gekomen áan de gemeenten door reductie van budgetten en vermeden kostenstijging. De gemeenten hebben alle `verbonden' partijen een bezuinigingsopgave opgelegd van 5% in 2011 en nog eens 5% (beide ten opzichte van 2010) in 2012. Deze bezuinigingen zijn in 2012 gerealiseerd. Een aantal gemeenten heeft ervoor gekozen om minder te bezuinigen dan de genoemde 10%, waardoor de uiteindelijke totale bezuiniging op milieutaken iets lager uitkomt. Kosten De kosten van de Omgevingsdienst ZHZ bestaan voor 76% (181 fte) uit personeelskosten. De flexibeleschil in 2012 bedroeg 14,4%'. Andere grote kostenposten waren: huisvesting (4%) en ondersteuning van SCD (8%) de grootste kostenposten. Het sturen op productiviteit per medewerker is de belangrijkste sleutel voor een goede ex' Op grond van gerealiseerde uren T:\Samenxerking~STA\DIENSTFnanciènWaarrekenrg~2012~FINAALUaarslukken 272 vastgesteld AB OZI2 5 juli 2013.doc
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienzt ZWd-Holland Zuid
r
~r i■ ,
ploitatie. In 2012 was de productiviteit van de dienst begroot op 67,3% en is deze uitgekomen op 66,1%. Dit is voornamelijk veroorzaakt door een relatief hoog ziekteverzuim als gevolg van enkele zeer langdurige zieken. Resultaat De jaarrekening 2012 sluit met een positief saldo van € 880.000 In vergelijking met de bijgestelde begroting bij de tweede begrotingswijziging (€ 1,173 min.) is er sprake van een lager resultaat van € 291.000. Dit wordt voor een belangrijk deel (€ 140.000) veroorzaakt door de beleidsmatige keuze (besluit van het algemeen bestuur van 23 januari 2013) om de opslag voor het terugverdienen van de aanloopkosten en de opbouw van het weerstandsvermogen, met terugwerkende kracht, niet van toepassing te laten zijn voor de provincie. De provincie zou anders dubbel bijdragen aan de aanloopkosten en het weerstandsvermogen. Daarnaast heeft de omgevingsdienst een regionale vordering technisch moeten afboeken (€ 99.000). De afboeking leidt tot een lagere resultaatbestemming en is daarmee in meerjarig perspectief neutraal voor de vermogenspositie van de omgevingsdienst. Het restant (€ 52.000) is een saldo van diverse mee- en tegenvallers en is relatief gering (0,2%) ten opzichte van de'totale begroting. Het resultaat wordt bestemd voor het terugverdienen van de aanloopkosten, sociaal plan kosten en de opbouw van weerstandsvermogen. OZHZ ligt hiermee nog op koers met de hierover gemaakte afspraken in het algemeen bestuur. Vooruitzichten In 2012/2013 zullen in heel Nederland regionale uitvoeringsdiensten /omgevingsdiensten ontstaan. Hiermee ontstaat een nieuw sterk uitvoeringsnetwerk in Nederland. OZHZ participeert daarin nu al actief. In de Rijn-Schelde Delta zal de samenwerking en gedeeltelijke integratie sneller gaan en intensiever zijn. Wettelijk is vastgelegd dat op het moment dat dit landelijke Heiwerk operationeel is voor een groot aantal bedrijven de bevoegdheden zullen verschuiven van de provincie naar de gemeenten. Dit betreft de zgn. VVGBz-bedrijven. Hiermee is het noodzakelijk dat ook de bijbehorende budgetten verschuiven en worden opgenomen in de gemeentelijke werkprogramma's. In 2013 zal duidelijkheid ontstaan over eventuele voortzetting van de dienstverlening door SCD op het terrein van personeelsbeheer en ICT.
z Verklaring Van Geen Bedenkingen 7:\Samenxerkirg\STA\DIENST~FinanciénWaartekenrg~20t 2~FINAALIIaarstukken 2012 vastgesteld AB OZFR 5 juli 2013.dac
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst Zuid-Ho3land Zuíd ~
1.2
~ ~
Het beheer van de Omgevingsdienst
Inleiding De doelstelling van de dienst is het in opdracht van gemeenten en provincie, individueel en collectief, uitvoeren van wettelijke taken, adviestaken en programmataken op een zo efficiënt mogelijke manier op een goed kwaliteitsniveau. Om de kwaliteit van de producten en diensten van OZHZ te kunnen monitoren en beoordelen worden Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) gehanteerd. Bij de vorming van OZHZ zijn diverse KPI's vastgesteld. Gebleken dat deze niet allemaal meet- en hanteerbaar zijn. Bij de bestuurlijke behandeling van de jaarrekening 2011 is aangegeven dat de bijstelling van de KPI's zou plaatsvinden bij jaarrekening 2012. Per taakveld is kort geschetst wat het taakveld behelst, waarna wordt gerapporteerd over de KPI's. Eventuele bijzondere zaken of ontwikkelingen worden onder de tabellen toegelicht. Taken (wat willen we) Dienstbreed ' De voormalige bestuurscommissie van OZHZ, en thans het algemeen bestuur, is opdrachtgever voor de uitvoering van de collectieve regiobrede programmá s. De directie informeert het algemeen bestuur jaarlijks over de voortgang en legt verantwoording af over bestede middelen. Voor zover voor onderdelen van de programma's subsidies beschikbaar gesteld worden, rapporteert de directie eveneens de betreffende subsidiënt over de behaalde resultaten en de besteding van de betreffende financiële middelen. Met betrekking tot de speerpunten in deze programmataken vindt separate terugkoppeling plaats via de overlegorganen. Op dienstniveau zijn afspraken gemaakt met de opdrachtgevers aangaande verantwoording en financieel resultaat. Naast het rapporteren van (financiële) gegevens als zodanig, is ook het tijdig bespreken en tussentijds communiceren met de opdrachtgevers een belangrijk aspect.
Speerpunt
Prestatie indicator
Resultaat
Proactief informeren van bestuurders
3 maal per jaar voortgangsrapportages
Alle geplande voortgangsrapportages
_
conform planning in jaarprogramma
zijn verstuurd, in onderling overleg echter niet altijd conform planning. Daarnaast maandelijks gemeenten géinformeerd over financiële voortgang.
Periodiek overleg opdrachtgever
1 maal per maand vindt gesprek met de
Gesprekken worden conform planning
gedeputeerde plaats,
uitgevoerd.
2 maal per jaar met wethouders, 1 maal per 4 maanden ambtelijk MAUitvoeren jaarprogramma passend bin-
Producten en prestaties binnen een
Bij 3 gemeenten besteding beneden
nen het Meerjarenprogramma (4-jaar)
bandbreedte van 90-110% van het
bandbreedte, hier zijn tijdig individuele
jaarprogramma.
afspraken over gemaakt. Bij geen enkele opdrachtgever heeft overschrijding boven de bandbreedte plaatsgevonden.
T15amenxaAcirg\STA\DIENST~FnanciértJaanekerirg~2012~FINAALUaarslukken 2012 vastgesteld AB OZFIZ 5 juli 2013.doc
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuíd ~
~ ~ ■
Uitvoeringskwaliteit op landelijk niveau
Voldoen aan Kwaliteitscriteria 2.1
In 2012 heeft de voorbereiding plaatsgevonden voor de zelfevaluatie zoals deze in 2013 zal worden uitgevoerd. Aan de hand van de resultaten zal een plan van aanpak worden opgesteld om op de onderdelen waarde uitvoeringskwaliteit nog niet voldoet, actie te ondernemen.
In 2012 is sterk ingestoken op vroegtijdig bijsturen van afwijkende bestedingen. Aangezien slechts een deel van de werkzaamheden binnen het jaarprogramma stuurbaar is, zijn afwijkingen in de geplande uitvoering en daarmee de bestedingen altijd mogelijk. Maandelijks vindt intern overleg tussen de taakvelden plaats om te bepalen of er sprake is van afwijkende bestedingen, wat de werkvoorraad binnen de taakvelden is en of het wenselijk is om binnen het budget te schuiven. De voorstellen die hieruit komen worden ambtelijk met de opdrachtgever besproken. Dit heeft eronder meer toe geleid dat tussentijds eira middelen zijn vrijgemaakt door de gemeente Giessenlanden.
T:\SamanxarkirglSTA\DIENSTFinancienWaanekariry~2012~FINAALUaarstukken 2012 vaStgesleld AB OZFff 5 juli 2013.doc
~O
Jaarstukken 2012
' /~
Omgeringsd7enst ZuidHolland Zuíd ~ ~ ~,
Vergunningen en Meldingen Vergunningaanvragen moeten binnen wettelijke termijnen worden afgehandeld en meldingen moeten beoordeeld worden op juistheid en volledigheid. Beide procedures moeten geïntegreerd worden behandeld in het kader van de Wabo, waarbij aansluiting moet zijn met de gemeentelijke loketten. De door de burgers en bedrijven ingediende documenten worden getoetst en leiden bij volledigheid en juistheid tot een bevestigingsbrief of een vergunning. Speerpunt
Prestatie indicator
Resultaat
Tijdige en géintegreerde vergunningen
95%van de vergunningen dienen bin-
Reguliere procedures:
nen de wettelijke termijn verleend te zijn
Provincie ZH: 100
tenzij opdrachtgever instemt met ter-
Gemeente Dordrecht: 99
mijnoverschrijding.
Overige gemeenten 93% Totaal 99 Uitgebreide procedures: Provincie ZH: 63 Gemeente Dordrecht: 88 Overige gemeenten 73
Risicobeheersing
98%van de besluften wordt niet vernie-
Meer dan 99% van de besluiten zijn
tigd dan wel krijgt positief advies bij de
volledig in stand gebleven.
rechtbank/Raad van State c.q. de b~ zwaarschriftenc ommissie. Kwaliteit
Dienstbaarheid
Vergunningen voldoen op relevante
Vergunningen worden opgesteld con
onderwerpen aan beleidskader Provin-
form de gestelde beleidskaders. Elke
cie ZH en bij alle vergunningen wordt
vergunning wordt collegiaal getoetst
uitgegaan van de meest actuele wet- en
of aan de eisen is voldaan.
Proces voor meten Klanttevredenheid
Gerealiseerd, de klanttevredenheids-
invoeren
onderzoeken worden verstuurd.,Bij alle uitgebreide procedure wordt een evaluatieformulier gevoegd. Bij reguliere procedures wordt bij 10% een formulier meegezonden.
Op het gebied van de wettelijke termijnbewaking is geconstateerd dat binnen het milieuwerkveld nog een slag te maken is binnen het vergunningenproces. Voorde reguliere procedures is dit percentage bijna 100%. Voor zowel PZH als Dordrecht is in 2012 1 vergunning van rechtswege verleend. Eind 2012 zijn zowel het vergunningenproces als de afspraak met de verschillende actoren (gemeenten, interne adviseurs) geëvalueerd. Uit deze evaluatie zijn diverse acties gekomen die vanaf 2013 worden uitgevoerd.
T15amerweMing~STA\DIENSTFriancrorhlaarrekeringp012~FINAALUaarstukNen 2072 vaslgesleld AB OZFR 5 juli 2013.doc
11
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst Zuld-Holland Zuíd ~
~ ~
Toezicht en handhaving OZHZ houdt geprogrammeerd toezicht en handhaaft de relevante wettelijke bepalingen. Bij toezicht wordt informatie verzameld over het feit of een activiteit voldoet aan deinde vergunning en regels gestelde eisen, waarna over de verzamelde informatie een oordeel wordt gevormd (legaliseren of handhaven). Onder handhaving wordt verstaan het overgaan tot het opleggen van sancties (bestuursen of strafrechtelijk) indien uit het toezicht blijkt dat niet aan de gestelde eisen wordt voldaan. Speerpunt
Prestatie indicator
Resultaat
Betrouwbaarheid
Provincie ZH:
Voa' Grijze wetgeving (BRIKS en milieu) is een TD van 87% en een NA van 92%
De Toezichtsdichtheid (TD) (alle relevante aspecten bij een bedrijf worden bekeken) bedraagt 100% en het Naleefgedrag (NA) is 90%.
behaald. Voor de Groene wetgeving een TD van 93°/ en een NA van 91%.
TD wordt bijgehouden aan de hand van de aantallen uitgevoerde preventieve milieucontroles NA wordt berekend door het aantal hercontroles af te zetten tegen de preventieve controles. Gemeenten: De TD (alle bedrijven worden conform de planning bezocht) bedraagt 100% en het NA is 90%.
Voorde "reguliere° grijze milieuwetgeving zijn 120% van de geraamde preventieve milieucontroles uitgevoerd. Dit hoge percentage is te verklaren doordat in 2012 meer preventieve milieucontroles uitgevoerd konden worden dan vooraf gepland, omdat binnen andere taakvelden van T&H uren beschikbaarwaren (voor klachtenafhandeling was bijvoorbeeld minder tijd benodigd) c.q. kon binnen een aantal gemeenten resterend budget uit 2012 ingezet worden. Er is een NA van 79%a gerealiseerd. Voorde gemeente Dordrecht worden inspecties in het kader van Vernieuwend Toezicht uitgevoerd. Hier is een NA van 36% gerealiseerd. Voor sectorale brandveiligheidscontroles geldt een NA van 40%.Voor bouwcontroles in de gebruiksfase is geen percentage qua naleving bekend. Dit betekent dat erin het kader van vernieuwend Toezicht relatief meer overtredingen worden geconstateerd dan bij het sectoralemilieutoezicht
T:\SamenrveAcirglSTA\DIENST\Fnancién\Jaartekering~2012~FINAALUaarsiWcken 2012 vaztgeste0~ AB Oh¢ 5 juli 2013.tloc
1L
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst 2uíd-Holland Zuíd ~/ ~ ~
Risicobeheersing
80%van de besluiten wordt niet vernietigd dan wel krijgt positief advies bij de rechtbank/Raad van State dan wel de bezwaarschriftencommissie.
~
Voor de Provincie zijn in 2012, 20 besluiten genomen (WOB =2, Handhavingverzcek =1, AW B-verzoek = 6, invordering = 5, bestuursrechtelijke handhaving=6). Van deze zaken is 85% "overeind" gebleven.
Voa de gemeenten zijn 58 besluiten genomen (W0B=1, Handhavingverzoeken = 26, AWB-verzoeken = 0, invordering = 18, bestuurlijke handhaving = 13) Hiervan is 98% "overeind" gebleven. Dienstbaarheid
Klanttevredenheid
In 2012 zijn nog geen Klanttevredenheidsonderzoeken uitgevoerd. Deze zullen in 2013 alsnog worden uitgevoerd, waarbij ook de Prestatie Indicatoren vastgesteld zullen worden.
Gezien de wijzigingen binnen dit taakveld in het kader van de implementatie van het RUN zijn de KPI's vooral gericht op de algemene beginselen binnen het toezichtproces zoals betrouwbaarheid en risicobeheersing. Voor wat betreft de informatie die op een aantal punten nog niet beschikbaar is zal in 2013 een verdere slag worden gemaakt met het beschikbaar krijgen van de gegevens, zodat monitoring, bijsturing en rapportage kan plaatsvinden. Van de genoemde KPI's is slechts een deel (beperkt) beinvloedbaar. Het naleefgedrag is in de eerste plaats afhankelijk van het gedrag van het bedrijf. Door gericht en goed toezicht te houden is de verwachting dat dit naleefgedrag zal verbeteren. Dit wordt de komende tijd onder andere gedaan met behulp van projectmatig (generiek) toezicht te houden bij specifieke branches. De toezichtdichtheid zal volgens planning dichter bij de 100% komen te liggen omdat op basis van ervaring een steeds betere inschatting kan worden gemaakt van de werkvoorraad binnen de specifieke gemeenten (met name waar het gaat om taken buiten het RUN model om), Adviestaken De Omgevingsdienst verstrekt milieuadvies op het gebied van geluid, lucht, bodem en externe veiligheid aan de regiomeenten, subregio's en de provincie, betreffende het ontwikkelen, inrichten en beheren van een duurzame leefomgeving. De dienst treedt op als adviseur (facilitator) richting de gemeenten en provincie en heeft oog voor het inbrengen van milieuaspecten op het juiste moment en inde juiste vorm in het ruimtelijk planvormingsproces. De afdeling Milieu en Ruimte heeft in 2012 een beperkt klanttevredenheidsonderzoek (KTO) uitgevoerd met behulp van projectevaluaties en enquêtes over specifieke taakvelden.
TiSamementing\S7A\DIENST~FinancièMJaarmkenng~2012~FINAAL~laarstWcken 2012 vasigesleltl AB OZFff 5 Nli 2073.dac
13
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuíd /
- ~
e~ i
Speerpunt Adviestaken
Prestatie indicator
Resultaat
Inhoudelijke kwaliteit adviezen
De adviezen voldoen inhoudelijk aan de
Uit het KTO van 2012 blijkt dat van de
wensen van de klanten, bevatten juiste af-
respondenten (gemeenten) 78% tevre-
wegingen en een heldere conclusie.
den is over de inhoudelijke kwaliteit van de adviezen 19% is neutraal 3% is ontevreden.
Halen van deadlines
70 %van de producten is voorde deadline
Uit het KTO blijkt dat de 97%van de
aan de externe c.q. interne klant gezonden.
respondenten tevreden is de snelheid van levering van adviezen. 3% is neutraal.
Communicatie
Tevredenheid over communicatie
Uit het KTO blijkt 90% van de respondenten tevreden is over de communicatie. 10% is ontevreden. De ontevredenheid betreft met name het te technische taalgebruik, en het niet volledig beantwoorden van de vraagstelling.
Met de respondenten die ontevreden waren over de inhoud heeft een evaluatiegesprek plaatsgevonden. Binnen de afdeling zijn deze evaluatiegesprekken gedeeld met de inhoudelijke medewerkers. In 2013 wordt de gegeven feedback geïmplementeerd en zal het taalgebruik beter afgestemd worden op de klant en wordt door een tweede lezer beoordeeld of de vraagstelling volledig is beantwoord. Kwaliteit De kwaliteiten op het gebied van bedrijfsvoering zijn te vatten onder de begrippen `confectie' en `maatwerk'. Confectie betekent voor de dienst dat producten op een eenduidige wijze aan alle gemeenten en de provincie — de externe klant - worden aangeboden. Confectie wordt onder meer geboden door te werken met een productencatalogus, met gestandaardiseerde producten (uniforme formats) en procesgestuurde interne zaken. Tegelijkertijd is eveneens sprake van `maatwerk'. Zo kunnen gemeenten en provincie kiezen welke producten zij ineen bepaald jaar afnemen. Dit wordt vastgelegd in de gemeentelijke en provinciale jaarprogramma's (relatiebeheer). Deinde gemeentelijke jaarprogrammá s opgenomen ramingen voor de naar verwachting uit te voeren adviestaken zijn indicatief en vormden de basis voor de begroting van de dienst. Daadwerkelijke uitvoering door de dienst is afhankelijk van de uiteindelijke opdrachtverlening door de gemeenten en/of provincie. OZHZ werkt met het kwaliteitssysteem volgens ISO-9001: versie 2008 waarvan de hoofdlijnen in 2010 in het kwaliteitshandboek (KHB) met procedures zijn opgenomen. Naast het kwaliteitshandboek zijn per bureau instructies opgezet die een hulpmiddel zijn bij de dagelijkse praktijk. Realisatie De doelstellingen zijn vertaald in individuele jaarprogrammá s voor de afzonderlijke gemeenten en provincie. Maandelijks worden de financiële gegevens gerapporteerd. Per kwartaal volgt een uitgebreide rapportage inzake de realisatie van de beleidsdoelen, producten en financiën. Accounthouders hebben minimaal 2 maal per jaar overleg met de portefeuillehouder. O~HZ is daarbij transparant over de voortgang van het werk, zodat de opdrachtgever op een goede manieren indien nodig kan bijsturen. T:\Samerwerkirg\S7A\DIENSTFinancrertJaarrekenrg~2012~FINAALUaarstukken 2012 vaztgasteld AB OZF¢ 5 juli 2013doc
14
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst 2uidHoiland Zuid
De inhoudelijke opdrachten van de gemeenten en provincie zijn uitgevoerd en waargemaakt en tegelijkertijd is de exploitatie, vrijwel conform begroting, sluitend geweest. Het totaal aan productie/prestatieafspraken voor gemeenten is in 2012 voor 97%gehaald. Uiteraard zijner wel verschillen per opdrachtgever. Om te voorkomen dat het beschikbaar budget van een opdrachtgever zou worden overschreden, is nauwgezet gestuurd op inzet. Voorde provincie gold voor 2012 dat het budget gefixeerd is. Het budget is in 2012 volledig (100%) aangewend.
t:\Samenxerkirg4STA\~IENSTFnanciartJaanekerirg~20t 2~FINAALUaarstukken 2012 vaslgestel0 AB OZF¢ 5 juli 2013 doc
15
Jaarstukken 2012 Omgevingsd+eist Zuid-Holland Zuid ~
~ ~
~■ e 1.3
Wat heeft het gekost?
1.3.1
Resultaat 2012
Programmarekening 2072 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
Realisatie 2011 Begroting 2012 Begroting 2D12 Realisatie 2012 Verschil Primair Bijgesteld
Baten Inwonerbijdrage Wettelijke taken Adviezen en projecten
2.500
2.494
2.555
2.554
-2
14.421
13.547
14.790
14.739
-50
2.870
3.083
2.641
2.604
-37
Subsidies
702
730
638
733
95
programmabijdrage Provincie ZH
460
460
472
472
0
Provinciale bijdrage incidentele kosten
596
596
611
611
0
Materieel budget Provincie ZH Inhuur indirect Próvincie ZH
663
663
478
478
0
60
60
0
0
0
Overige baten
523
584
259
301
43
22795
22.217
22.443
22.492
49
15.503
15.157
16.115
16.514
398
331
497
354
320
1.728
1.629
1.786
1.793
-34 7
Totaal baten Lasten Personeelskosten Kapitaallasten Ondersteuning SCD Huisvesting Overige bedrijfskosten Additionele productiekosten Onvoorzien Frictiekosten SCD Afboeking aanloopkosten
876
820
816
815
-1
1.046
881
1.155
1.124
-31
1.018
1.488
1.143
1.096
-47
165
240
153
95
-58
0
0 0
100
111
11
0
0
0
99
99
2.438
Afboeking regionale vordering 23.105
20.712
21.621
21.968
345
-310
1.505
822
524
-296
Onttrekkingen aan reserves Toevoegingen aan reserves
2.438
0
351
356
5
979
0
0
0
0
Saldo baten en lasten na bestemming
1.149
1.505
1.173
880
-291
Waarvan algemeen dekkingsmida'el
2.500
2.494
2.555
2.554
Totaallasten Saldo baten en lasten voor bestemming
Bedragen " € 1.000
De jaarrekening 2012 sluit met een positief saldo van € 880.000. In vergelijking met de bijgestelde begroting bij de tweede begrotingswijziging (€ 1,173 min.) is er sprake van een lager resultaat van € 291.000. Dit wordt voor een belangrijk deel (€ 140.000) veroorzaakt door de beleidsmatige keuze om de opslag voor het terugverdienen van de aanloopkosten en de opbouw van het weerstandsvermogen, met terugwerkende kracht, niet van toepassing te laten zijn voor de provincie. De provincie zou anders dubbel bijdragen aan de aanloopkosten en het weerstandsvermogen. Daarnaast heeft de omgevingsdienst een regionale vordering technisch moeten afboeken (€ 99.000). De afboeking leidt tot
T:\SamenrvaMirg\STA\DIENST~Fnancièn\Jaartekering~2012~FINAALWaarsNkken 2012 vastgesteld AB OZF4 5 Nli 2013.tloc
~6
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst ZuíGHOiland Zuid ~
~ ~
een lagere resultaatbestemming en is daarmee in meerjarig perspectief neutraal voor de vermogenspositie van de omgevingsdienst. Het restant (€ 52.000) is een saldo van diverse mee- en tegenvallers en is relatief gering (0,2%) ten opzichte van de totale begroting. De belangrijkste afwijkingen worden hieronder globaal aangegeven en met elkaar in verband gebracht: Hogere personele kosten (€ 398.000) • Een hogere uienomzet. Conform het bestuurlijk vastgestelde beleid 3 is hiervoor meer capaciteit aangetrokken (de flexibele schil). Per saldo heeft dit geleid tot hogere baten (€ 49.000) • De hierboven vermelde bestuurlijk vastgestelde verlaging van het provinciale tarief in januari 2013. Daardoor is in 2012 meer "flexibele schil" ingehuurd om het provinciale jaarprogramma uit te voeren (€ 140.000). • Een hogere afbouw van het verlofstuwmeer. Om het productiviteitsverlies op te vangen is meer flexibele schil ingehuurd, Hier staat een hogere onttrekking van de reserve verlofstuwmeer tegenover (€ 86.000). • Vervangingskosten voor medewerkers met langdurig ziekteverzuim (€ 175.000). • Diverse mee- en tegenvallers (-/- € 46.000). Deze zijn marginaal (-/- 0,3%) ten opzichte van het begrotingstotaal. Technische afboeking regionale vordering (€ 99.000) De afboeking vloeit voort uit het bestuurlijk besluit bij de finanáële ontvlechting van de omgevingsdienst. Dekking van de afboekingwas voorzien in de weerjaren exploitatie. Op last van de accountant moet de afboeking (eerder) plaatsvinden in 2012. Lagere overige uitvoeringskosten (-/ € 162.000) Het betreft met name lagere kapitaallasten (-/- € 34.000), overige bedrijfskosten (-/- 31.000), additionele productiekosten (-/- € 47.000) en onvoorziene kosten (-/- € 58.000). 1.3.2
Baten
De totale baten komen € 49.000 hoger uit dan begroot. Inwonerbijdrage (nihil) De inwonerbijdrage is een lump sum budget en kan worden beschouwd als een algemeen dekkingsmiddel. Vanuit de inwonerbijdrage worden kosten gedekt, die samenhangen met het bestuur van OZHZ en generieke activiteiten van inspecteurs, vergunningverleners en adviseurs (IVA's), die indirect ten goede komen aan alle opdrachtgevers en producten, zoals relatiebeheer, kwaliteitszorg, innovatie, databeheer en informatievoorziening. Tot slot worden inhoudelijke (meerjarige) programmá s gedekt uit de inwonerbijdrage. Het gaat om de programmás "Duurzame ontwikkeling en beheer van omgevingsruimte" en "Databeheer". De inwonerbijdrage wordt dan als cofinanciering aangewend.
3 Beheersplan 2011-2015 T.\SamerwerkirglSTA\DIENSTFinancbrtJaarrekering~20t 2~FINA/1LUaarslukken 2012 vazlgasleW AB 02F¢ 5 juli 2013.dx
17
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienxt ZWd-Hdland Zuíd ~ ~
Bij de eerste begrotingswijziging is de inwonerbijdrage technisch bijgesteld. De bijstelling had betrekking op de toerekening van de instandhoudingbijdrage naar de inwonerbijdrage en de inflatiecorrectie 2012. Bij tweede bestuursrapportage is de inwonerbijdrage neerwaarts bijgesteld met € 65.000. De inwonerbijdrage van de begroting van OZHZ en voormalige regio ZHZ sloten niet op elkaar aan. Het verschil betrof een additionele korting voor OZHZ door de accresverlaging 2011 (3.89%) niet te beschouwen als een bezuiniging. Dit leidde tot een verschil van € 99.000 in 2011 en € 64.000 in 2012. De realisatie (€ 2,55 min.) is conform de begroting. Wettelijke taken milieu/bouw/gebruik (€ 50.000 lagere baten) OZHZ maaktin de individuele jaarprogrammás per opdrachtgever afspraken over de uitte voeren activiteiten en budgetten. Verantwoording vindt plaats door middel van cijfermatige maandrapportages en meer uitgebreide driemaandelijkse rapportages. Het budget voor de gemeentelijke taken op het gebied van milieu en bouw- en woningtoezicht omvat producten en prestaties die per kwartaal op voorschotbasis bij de opdrachtgevers in rekening worden gebracht en jaarlijks achteraf worden nagecalculeerd, aan de hand van de geleverde prestatie/pralucten. De begroting is in 2012 geactualiseerd op grond van de jaarprogrammá s van de individuele gemeenten (inclusief inflatiecorrectie), een intensivering van bouw- en woningtoezicht van de gemeente Dordrecht, actualisatie van de prognose en extra middelen vanuit het materieel budget provincie vanwege Kijfhoek, Derde Merwedehaven en Dupont. Vrijwel alle gemeenten hebben hun aanvankelijke bezuinigingsritme aangepast aan de kaders van de uitvoeringsovereenkomst. Dit heeft geleid tot een fors hogere begrote omzet ten opzichte van de primaire begroting. De realisatie (€ 14,7 min.) blijft in geringe mate (€ 50.000) achter bij de begroting en heeft betrekking op de gemeentelijk opdrachtgevers. De provincie verstrekt tot 2014 een lump sum-budget voor de wettelijke milieutaken. Het totale budget is in 2011 nader bepaald, afgeleid van de overgebrachte personeelskosten en vacatureruimte. Adviezen en projecten (€ 37.000 lagere baten) Deze budgetten hebben een incidenteel karakter. De gemeenten/provincie geven op basis van een offerte of programma een opdracht voor een bepaald advies of onderzoek. Afrekening vindt plaats op basis van gerealiseerde uren, cq offerteafspraak. Vanwege een achterblijvende realisatie was de raming bij eerdere begrotingswijzigingen al substantieel neerwaarts bijgesteld (-/- € 442.000). De effecten van de moeilijke economische tijd zijn hier het meeste zichtbaar. De realisatie € 2,6 min. blijft in geringe mate (-/- € 37.000) achter bij de begroting.
T15amenxeAcirg\STA\DIENSTFnanci9riWaarrekenrg~20t2~FINAALUaarstukken 2012 vaslgesteltl A80ZFff 5 NIi 2U 73.doc
~"
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst Zuio-Holiand Zuid ~
~ ~
Programma's en subsidies (€ 95.000 hogere baten) Het gaat om de programma's Bovengrond, Ondergrond, Databeheer, Vervoer en externe Veiligheid. Voor deze programma's vindt cofinanciering plaats vanuit de inwonerbijdrage. De subsidieontvangsten betreffen de programma's e~erne veiligheid en zonebeheer. De hogere realisatie heeft betrekking op inkomsten van de subsidie zonebeheer die niet waren voorzien bij de tweede begrotingswijziging. Voor de verantwoording over de genoemde programma's wordt verwezen naar bijlage 1. Provinciale bijdrage incidentele kosten (nihil) De provincie betaalt tot en met 2013 een vaste bijdrage (€ 611.000) voor het aandeel in het terugverdienen van de aanloopkosten, de opbouw van het weerstandsvermogen en de sociale plankosten. Het terugverdienen van de aanloopkosten en de opbouw van het weerstandsvermogen krijgt gestalte bij de resultaatbestemming (zie 4.2.3.) Materieel budget provincie (nihil) Het materieel budget van de provincie (€ 680.000) heeft een lump sum karakter en is ter beschikking gesteld voorde exploitatiekosten van de kapitaalgoederen die door OZHZ zijn overgenomen en additioneledirecte productiekosten. Bij de tussentijdse begrotingswijziging (€ 203.000) zijn er middelen overgeheveld van het materiële budget naar het budget wettelijke taken vanwege Kijfhoek, Derde Merwedehaven en DuPont. Overige baten (€ 43.000 hogere baten) Inde primaire begroting was voorzien in een frictievergoeding van € 584.000 omdat een groot aantal gemeenten voornemens was om meer te bezuinigingen dan (frictieloos) mogelijk was volgens de uitvoeringsovereenkomst. Vrijwel alle gemeenten hebben uiteindelijk in hun jaarprogramma het bezuinigingsritme aangepast aan kaders van de uitvoeringsovereenkomst. Daarmee kwam de frictievergoeding te vervallen en is de omzetraming neervvaarts bijgesteld bij de tussentijdse begrotingswijzigingen. De overige baten staan grotendeels in relatie tot extra uitgaven, zoals Squit XO, de inhuur juridische expertise Kamerverhuur en detacheringen. De realisatie (€ 301.000) komt € 43.000 hoger uit dan de bijgestelde begroting. De hogere baten betreffen voor een groot deel de bijdrage van de Veiligheidsregio en Dienst PG&J ZHZ aan de juridische kosten inzake het tot stand brengen van een dienstverlening op basis van alleenrecht voor het SCD.
T 15amerweAcing\STA\DIENST1FinancisrtJaartekenrg~2U12~FINAALVaarstukken 2012 vas~gesteltl AB OhQ 5 juli 2013.da
19
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst 2uíd-Holland Zuíd ~ P ■
1.3.3
Lasten
De totale lasten komen € 345.000 hoger uit dan begroot. In relatieve zin is er sprake van een afwijking van 1,0%. Personeelskosten (€ 398.000 hogere lasten) De begroting is in 2012 geactualiseerd op grond van de inflatiecorrectie en omzetprognose. Onder personeelskosten vallen de kosten van eigen personeel en de kosten van inhuur. Beide zijn communicerende vaten, waarbij het beleid erop is gericht om conforrn de afspraken bij verloop van eigen personeel de inhuurratio te vergroten voor productief personeel. De kosten van het eigen personeel (€ 13,7 min.) en de inhuur vanwege vacatures voor overhead en ondersteuning en ziekteverzuim (€ 629.000) overschrijden de begroting met € 68.000. Dit betreft vooral een ramingverschil, die relatief marginaal is (0,4%ten opzichte van de begroting). Daarnaast is sprake van een hogere inhuur van de zogenaamde flexibele schil. De realisatie (€ 2,1 min.) overschrijdt de begroting met € 330.000. Dit is het gevolg van beleid en wordt onder meer veroorzaakt door het terugdringen van het verlofstuwmeer en een hoger ziekteverzuim. Het financieel effect bedraagt circa € 270.000. Daarvan kan € 80.000 worden opgevangen vanwege een hogere onttrekking voor de daarvoor gevormde (provinciale) reserve verlofstuwmeer. Het effect wordt gedempt, doordat de geraamde urenomzet voorde uitvoering van taken voor de Wabo/BRIKS is achtergebleven bij de begroting (-/- 81.000). Dit heeft geleid tot een lagere inhuur van de flexibele schil en lagere onttrekking van de desbetreffende bestemmingsreserve. Daarnaast speelt een belangrijke rol de beleidsmatige keuze om de opslag voor het terugverdienen van de aanloopkosten en de opbouw van het weerstandsvermogen, met terugwerkende kracht, niet van toepassing te laten zijn voorde provincie. De provincie zou anders dubbel bijdragen aan de aanloopkosten en het weerstandsvermogen. Ten tijde van het opstellen van de tweede bestuursrapportage kon dit nog niet worden voorzien. De tariefsverlaging heeft geleid tot een hoger aantal beschikbare uren voor de provincie. Dat is ingevuld door meer "flexibele schil" in te huren. Dit heeft geleid tot circa € 140.000 aan hogere kosten. Vier medewerkers van OZHZ verzuimen zeer langdurig. De vervangingskosten voor deze medewerkers beliepen in 2012 een bedrag van € 175.000. De oorzaak en aanpak van het management verschilt per individu. Helaas constateren wij dat sprake is van een langdurig proces. Kapitaallasten (€ 34.000 lagere lasten). Bij eerdere begrotingswijzigingen was de raming ai neerwaarts bijgesteld met € 140.000. Reden is dat oorspronkelijk geplande nieuwe investeringen (systeemkoppelingen) lager uitvallen en een mix zijn van investeringen en licenties. Licenties worden gedekt uit het softwarebudget. Inde raming van de kapitaallasten is voorzien in de kosten van de implementatie van het bedrijfsvoeringsysteem Efficy. De licenties worden gedekt uit het budget voor onderhoud software (overige bedrijfskosten). De realisatie (€ 320.000) is achtergebleven vanwege onder meer vertraging van het project systeemkoppelingen (zie hoofdstuk 5.2 bedrijfsvoering).
T\SamenveAcing~STA\DIENS7~FinanciériWaartekenrc,7~2012~FINAALIIaarstukken 2012 vastgeslol0 AB OZF¢ 5 juli 2013.doc
ZO
Jaarstukken 2D12 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
r
sr i■ ~
Overige bedrijfskosten (€ 31.000 lagere lasten) De raming is bij de tussentijdse begrotingswijzigingen aangepast (€ 274.000) vanwege onder meer hogere kosten voor de bedrijfsgezondheidsdienst, het traject inzake de bestuurlijk juridische vormgeving van het SCD, de doorontwikkeling van Squit X en juridische bijstand inzake de aanpak van kamerverhuur. Voorde aanpak van kamerverhuur stonden daar grotendeels hogere baten tegenover. De realisatie € 1,1 min. is € 31.000 lager uitgekomen dan begroot en is een saldo van diverse over- en onderschrijdingen. Ondersteuning SCD (€ 7.000 hogere lasten) De raming van het SCD is gebaseerd op de afspraken die zijn gemaakt in de Meerpartijenovereenkomst zoals vastgesteld door het algemeen bestuur op 23 januari 2013. Bij de eerste begrotingswijziging heeft dit geleid tot een substantiële bijstelling van de raming. In de primaire begroting was nog uitgegaan van een lagere bijdrage voor de ICT dienstverlening (€ 80.000) en inkoop advies (€ 12.000). Daarnaast betaalt OZHZ in totaal € 60.000 meer, door afname van meer werkplekken. De realisatie (€ 1,8 min.) wijkt marginaal (€ 7.000) af van de begroting en betreft een hogere afname van facilitaire dienstverlening en fiscale adviezen. Huisvesting (€ 1.000 hogere lasten) De raming is gebaseerd op het onderhuurcontract tussen OZHZ en de regio ZHZ inzake de Noordendijk. In de huursom is rekening gehouden met een vergoeding van € 72.000 per jaar voor de afkoop van de voormalige locatie aan de Weizigtweg voor de periode 2011-2014. De realisatie (€ 815.000) is conform het met de voormalige regio ZHZ afgesloten huurcontract. Additionele productiekosten (€ 47.000 lagere lasten). De additionele productiekosten worden direct in rekening gebracht bij de opdrachtgevers. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om externe juridische expertise of uitgevoerde werkzaamheden door aan-
nemers. De raming is bij de tussentijdse begrotingswijzigingen fors neerwaarts bijgesteld (-/- € 345.000). De realisatie (€ 1,1 min.) blijft in geringe mate achter bij de bijgestelde raming (€ 68.000 lagere lasten). Dit heeft tot een overeenkomstig lagere omzet geleid en heeft derhalve geen effect op het begrote financiëleresultaat. Onvoorzien (€ 58.000 lagere lasten) Het budget onvoorzien is onderdeel van het weerstandsvermogen en bedoeld voor afboeking van niet factureerbare uren (onderhanden werk) en overige onvoorziene tegenvallers. De raming is bij de tussentijdse begrotingswijzigingen neerwaarts bijgesteld met € 100.000. Dit bedrag is vrijgemaakt voor de frictievergoeding aan het SCD vanwege de ontvlechting van de financiële functie en de documentaire informatievoorziening. De post onvoorzien is als volgt aangewend: Onvoorzien Behandeling bezwaarschriften
16.500
Drukkerij- en frankeerkosten SCD 2011
17.403
Telefoonkosten milieudienst 2009 ICT en telefoonkosten SCD eindafrekening 2012
17.666
Verliesvoorziening en afboeking verliesgevende projecten
30.524
Totaal
95.454
13.361
T:\Samerwe~Cing\STA\~IENS1~Financi~rAJaarrekerirg~2012~FINAALUaarslWcken 2072 vastgesteld AB OZFR 5 juli 20 t3.doc
Z1
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst Znid-Holland Zuid ,.
Frictievergoeding SCD (€ 11.000 hogere lasten) Op grond van de meerpartijen overeenkomst is al in 2012 een frictievergoeding aan het SCD verschuldigd van € 100.000 inzake de ontvlechting van de financiële functie (€ 40.000) en de documentaireinformatievoorzieningen (€ 60.000). De ontvlechting van de documentaire informatievoorzieningen heeft in het eerste kwartaal van 2012 haar beslag gekregen. De ontvlechting van de financiële functie is in voorbereiding. De frictievergoeding bedraagt uiteindelijk € 111.000 (€11.000 hoger dan begroot), omdat niet het volledige aantal FTE dat het SCD toerekent aan deze taak, kan worden overgenomen. Afboeking regionale vordering (€ 99.000 hogere lasten) Het bestuur heeft bij de financiële ontvlechting van de omgevingsdienst uit de voormalige regio ZHZ (november 2011) besloten om een financiële vordering op de voormalige regio (€ 99.000) als mogelijk oninbaar te beschouwen. Het bestuur heeft daarbij besloten om door middel van een tariefopslag op de gemeentelijke wettelijke taken, dekking te genereren voor de mogelijke afboeking van de vordering. Het uit de tariefopslag voortvloeiende resultaat zou worden bestemd in een bestemmingsreserve ter dekking varrde afboeking. De accountant is van mening dat de vordering direct moet worden afgeboekt ten laste van het resultaat 2012. De desbetreffende bestemmingsreserve hoeft dan niet meer te worden gevormd uit de resultaatbestemming 2012. De correctie is daarmee per saldo financieel neutraal. 1.3.4
Reserveringen
De reserves zijn gevormd conform het besluit van het algemeen bestuur bij de eerste begrotingswijziging 2011 en de begrotingen 2011 en 2012. Onderstaand volgt een overzicht van de geraamde en werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves in het verslagjaar. Reserves
Begroting 2012 Begroting 2012 Realisatie Primair
Totaal toevoeaingen
Verschil
Besluit
Biiaesteld 0
0
0
01
Oud verlof
78
164
86
tweede begrotingswijziging 2012
Rente sanering verkeerslawaai
16
16
0
tweede begrotingswijziging 2012
257
176
-81
tweede begrotingswijziging 2012
351
356
-351
-356
Onttrekkingen:
Provinciale bijdrage ~ Totaal onttrekkingen
0
5~ -5
Bedragen x € 1.000
Oud verlof Conform de bestuurlijk vastgestelde aanpak van het verlofstuwmeer is het verlofstuwmeer in 2012 verder teruggedrongen. De kosten zijn onttrokken aan de hiervoor gevormde bestemmingsreserve. Sanering verkeerslawaai De reserve is niet meer nodig als dekking van het onderliggende programma. Het algemeen bestuur heeft bij tweede begrotingswijziging besloten de reserve te laten vrijvallen.
T1SamenxerlcirglSTA\~IENST~Financi9nWaarrakerèrg~2~12~F~NAALUaarstukken 2012 vasigesleld AB OZM 5 juli 2013.da
22
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst Zuid~Holland Zuid ~~
~
Wabo en BRIKS taken De provincie heeft in 2012 middelen gereserveerd voor de uitvoering van de Wabo (€ 190.000) en BRIKS taken (€ 66.000). De besteding is ruím binnen de reservering gebleven. Dit is vooral te wijten aan terugloop van bouwaanvragen. 1.3.5
Bestemming van het resultaat
De directie stelt voor om het resultaat te bestemmen voor het terugverdienen van de aanloopkosten, sociaal plan kosten en de opbouw van weerstandsvermogen, conform de bestuurlijke afspraken bij de oprichting van OZHZ.
Resultaatbestemming Algemene reserve aanloopkosten Provincie ZH Algemene reserve weerstandsvermogen Provincie ZH
434
Bestemmingsresérve sociaal plankosten Provincie ZH
32
95
Algemene reserve aanloopkosten gemeenten
319
Totaal resultaatóestemming
880
Bedragen x € 1.000
T 1Samenverking\STA\DIENSTFnanciàrtJaartekenrg~2072~INAAIUaarshácken 2012 vastgesteld AB OZI¢ 5 Nli 2073.tloc
23
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst Zuío-Holland Zuíd ■
2.
Paragrafen
Het Besluit Begroting en Verantwoording schrijft voor dat in de Programmarekening ten minste de navolgende paragrafen opgenomen moeten zijn: 1. Lokale heffingen 2. Weerstandsvermogen 3. Onderhoud kapitaalgoederen 4. Financiering 5. Bedrijfsvoering 6. Verbonden partijen en 7. Grond beleid. De paragrafen "lokale heffingen", "verbonden partijen" en "grondbeleid" zijn niet op OZHZ van toepassing, omdat OZHZ niet wordt gefinancierd door heffingen, niet participeert in verbonden partijen en geen gronden ii~ bezit heeft. De overige paragrafen zijn hieronder toegelicht.
T:\SamemieAtinglSTA\~IENST~Rnanciérhlaartekering~2~12~FINAALUaarsRkken 20t2 vastgesteld AB OZFiZ 5 N~~ ~~~3.doc
G`'F
Jaarstukken 2012 omg~~~Bsa~e~s~ z~caHaiia~d z~~a t / ■
2.1
Weerstandsvermogen Weerstandsvermogen
Inde Beleidsnota Weerstandsvermogen en Risicomanagement zijn de definities en uitgangspunten omtrent het weerstandsvermogen opgenomen. Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de meerjarenbegroting is en geeft inzicht in de financiëledraagkracht van OZHZ indien zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen. Een exact sluitende meerjarenbegroting zonder toereikende buffer betekent dat elke onvoorziene financiële tegenvaller direct dwingt tot bezuinigen om alsnog een structureel sluitende begroting te houden. In dat geval staat het beleid van OZHZ ook direct onder druk. Daarom heeft OZHZ op elk moment voldoende weerstandscapaciteit nodig. 1.1 Begripsomschrijving Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de risico's, waarvoor geen specifieke maatregelen zijn getroffen enerzijds, en de capaciteit van middelen en mogelijkheden (weerstandscapaciteit) die de organisatie heeft om niet begrote kosten op te vangen anderzijds (BBV art. 11). Hoe groot die weerstandscapaciteit moet zijn, is afhankelijk van de risico's die OZHZ op dat moment loopt. Hiertoe worden strategische risico's onderscheiden van de reguliere. Reguliere risico's doen zich regelmatig voor en zijn over het algemeen goed meet- en beheersbaar. Voorbeelden van beheersmaatregelen zijn het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Kenmerkend aan strategische risico's is dat er sprake is van niet of nauwelijks beïnvloedbare (externe) risico's. Meestal is de kans dat het risico zich voordoet klein, terwijl de financiële gevolgen groot kunnen zijn. Beide zijn moeilijk in te schatten. Dergelijke risico's kunnen samenhangen met rijksbrede bezuinigingen, onvoorziene kostenstijgingen, productiviteitsverlies en veranderingen in de vraag. Om te voorkomen dat OZHZ bij het voordoen van een niet afgedekt strategisch risico ingrijpende wijzigingen moet doorvoeren, dient OZHZ weerstandscapaciteit te bezitten om tegenvallers te kunnen opvangen. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit geeft het weerstandsvermogen aan. Het weerstandsvermogen wordt daarom conform de Beleidsnota Weerstandsvermogen en risicomanagement uitgedrukt in de ratio. De paragraaf weerstandvermogen bevat een aanduiding van het risicoprofiel, de risico's en het gewenste weerstandsvermogen. Vervolgens wordt ingegaan op de termijn die naar verwachting nodig is om het weerstandsvermogen op niveau te brengen. Hiermee wordt een indicatie gegeven hoe robuust de begroting is.
T:\Samenxerking\STA\DIENSTFinancën\Jaartakonng~2012~FINAALUaarslukken 2012 vaslgesteltl AB OZ}¢ 5 juli 2013.doc
Z5
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst Zuíd-Holland Zuíd ~ ~
1.2 Beleid OZHZ inzake risico's en weerstandsvermogen De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve, het budget onvoorzien en de (structureel) aanwezige begrotingsruimte. Voorzieningen behoren niet tot de weerstandscapaciteit. Uit een risicoanalyse in het verleden is het risicoprofiel van de toenmalige Milieudienst Zuid-Holland Zuid als "laag gemiddeld" gekwalificeerd. Dit profiel is destijds door de accountant van de voormalige Regio ZHZ bevestigd. Het profiel was onder andere "laag gemiddeld" omdat de toenmalige milieudienst voor het grootste gedeelte wettelijke taken uitvoerde op grond van vastgestelde budgetten. Dit profiel is ook van toepassing verklaard bij de vorming van OZHZ. Bij de vorming is afgesproken dat de provincie tot en met 2013 een vast budget aan OZHZ zal verstrekken voor de uit te voeren taken. Met de gemeenten zijn uitvoeringsovereenkomsten afgesloten die beperkingen opleggen in de teruggang van de budgetten voor wettelijke taken. Begin 2013 zijnde bepalingen uit de uitvoeringsovereenkomsten grotendeels overgenomen inde bijdrageverordening. Bij de offertetaken was wel sprake van een substantieel risico. OZHZ ondervangt dit door een minimum aan interne capaciteit aan te houden voor het uitvoeren van deze taken, en zoveel mogelijk gebruik te maken van een flexibele schil voor inhuur. Op grond van de risicoclassificatie is bij de vorming van OZHZ de gewenste weerstandscapaciteit bepaalt op 5 %van de structurele omzet. Risic
roffel
Benodi de omvan weerstandscc aciteit
Laa — emiddeld roffel
5,0 %van de structurele omzet
Het weerstandsvermogen van OZHZ wordt gevormd door de post "onvoorziene uitgaven" en de 1% bijdrage in het eigen vermogen vanuit de provincie en deelnemende gemeenten. Deze is gestort in de exploitatiereserve van OZHZ. Uitgangspunt is dat de structurele begroting van OZHZ sluitend is. Echter, als OZHZ geconfronteerd wordt met incidentele uitgaven die leiden tot een nadelig exploitatieresultaat, dan wordt dit additionele nadelige resultaat ten laste gebracht van de deelnemers in de GR OZHZ. De exacte wijze waarop dit gebeurt is vastgelegd in de bijdrageverordening. De voormalige regio ZHZ en de provincie hebben bij de vorming verder afgesproken dat OZHZ tenminste drie jaar de gelegenheid heeft om de aanloop- en projectkosten terug te verdienen. Mocht dit om verklaarbare en acceptabele redenen niet voldoende blijken, dan zal deze terugverdientijd verlengd kunnen worden. Deze afspraak verlaagt het risicoprofiel van OZHZ tijdelijk. Ook is afgesproken dat eventuele positieve e~loitatieresultaten ingezet worden om versneld de incidentele (aanloop) kosten te dekken. Het weerstandsvermogen/de algemene reserve van OZHZ wordt gevoed uit de positieve exploitatieresultaten, totdat de vereiste weerstandscapaciteit is bereikt. Een aantal exogene ontwikkelingen maakt het noodzakelijk om de risico classificatie en de benodigde weerstandscapaciteit te actualiseren: -
Vanaf 2014 gaat de provincie over op productfinanciering; De verdere bezuinigingen op gemeenten naar aanleiding van het regeerakkoord; De directe participatie van gemeenten in de gemeenschappelijke regeling van OZHZ per september2012; Het overnemen van de bepalingen uit de uitvoeringsovereenkomsten in de bijdrageverordening van OZHZ; T:\SamortxerkinglSTA\DIENST~FnanciénWaarrekaring~2072~FINAALUaarslWk n2~12 vaslgestekl AB OZF¢SNIi 20~3.doc
26
Jaarstukken 2012 Omgevingsdienst Zuid~H011and Zuíd ~
-
~ ~
De uitbreiding van de uitvoering van omgevingstaken voor gemeenten (Leerdam en Alblasserdam); Het bestuurlijke voornemen om de toekomstige ICT- en telefonie-dienstverlening te gunnen aan het SCD op basis van alleenrecht.
1.3 Actualisatie risico analyse Het risicoprofiel van de dienst is divers. Buiten de min of meer reguliere risico's van een ambtelijke organisatie zijn specifiek van belang: -
-
De mate waarin fluctuaties in omzet opgevangen kunnen worden door variabilisering van de kosten (inhuur van personele capaciteit). Met het op termijn wegvallen van de VVGB-bevoegdheid zal dit deel van het provinciale budget naar verwachting ook wegvallen; De aansprakelijkheid voor adviezen en bijdragen aan complexe ruimtelijk economische ontwikkelingen en de aansprakelijkheid voor in mandaat genomen besluiten; Net alleenrecht rondom de dienstverlening SCD; Onvoorzien meerwerk/overige tegenvallers met betrekking tot de regionale dienstverlening (ICT en telefonie, huisvesting); Een hoger ziekteverzuim dan de norm van 5% en hieruit voortvloeiende productiviteitsverlies; Het verlofstuwmeer en het hieruit voortvloeiende productiviteitsverlies.
In paragraaf 1.4 vindt een verdere uitwerking plaats van het risicoprofiel. Deze bevat per risico: -
Een algemene omschrijving; Het effect; De impact; De waarschijnlijkheid; De financiële bandbreedte van het risico; De beheersmaatregelen; De benodigde weerstandscapaciteit.
De totale benodigde weerstandscapaciteit wordt vervolgens gerelateerd aan de huidige norm van 5% en de verwachte stand per ultimo 2014.
T:\SamertveAcirglSTA\DIENSTFinancié(tlaarrekerirg~2012~FINAALUaarstukken 2012 vaslgeslel0 ABOWL 5 Nli 2073Aoc
G7
Jaarstukken 2012 Umgev~ngsdiens[ Zuid-Holland Zuid ~ ~
1.4
1
RisicoprofielOmgevingsdienst Categorie
Omschrijving risico
Eífect
Impact
Kans
Wettelijke taken
Bezuinigingen
Schaalnadeel
Groot
Hoog
Beheersmaatregel • • •
2 3
Overige omzet (offertetaken en subsidies Onderhanden werk
4
Alleenrecht SCD
Bezuinigingen
Schaalnadeel
Groot
Zeer hoog
Uren die niet kunnen worden gefactureerd Claims Juridische bijstand
Exploitatieverlies
Medium
Medium
Exploitatieverlies
Groot
Hoog
•
Bijdrageverordening deelnemers GR (frictiekostenregelin~) Regionaal uitvoeringsniveau Flexibele schil Flexibele schil Periodieke analyse OHW
Bandbreedte risico € 360.000 € 540.000 € 900.000
€ 300.000
€ 1.200.OD0 € 31.000
€ 47.000
€ 62.000
• 5
ICT dienstverlening
Additioneel meer werk PVE
Exploitatieverlies
Groot
Medium
6
Ziekteverzuim
Productiviteitsverlies
Groot
Medium
7
Verlofstuwmeer
Hoger dan norm 5~/, Hoger dan norm
Productiviteitsverlies
Groot
Hoog
S
Regionale leveringen
Meerkosten
Exploitatieverlies
Medium
Medium
•
Publicatie voornemen Regiogemeenten aansprakelijk voor financiële claims Regiogemeenten aansprakelijk voor eventuele frictievet oedin SCD Contract en SLA met SCD Jaarlijkse financieel en inhoudelijke afsraken ontwikkeltrá ect Verzuimbeleid
• •
Verlofbeleid Reserve verlofstuwmeer
•
Huurcontract Prijsatspraken dienstverlening SCD Bestuurli'ke besluiten
Benodigde weerstandsca aciteit
Benodigde weerstand ca aciteit € 135.000
€0
€ 100.000 > € 1.000.000 € 70.000
€ 100.000
€ 140.000 € 106.000 € 212.000 € 470.000
€ 224.000
€ 630.000 € 50.000
€ 50.000
€150.000
€ 100.000 € 1.031.000
Impact Groot Financieel risico > € 200.000 Medium Financieel risico > € 100.000 en < € 200.000 Klein Financieel risico < € 100.000 Waarschijnfljkheid Zeer hoog Kans > 75 Hoog Kans > 50% en < 75% Medium Kans > 25% en < 25 Laag Kans < 25
T1Sameriwerking~STA,.DIENST.FnanciëmJaar2kening~20~2'FINAAL`,Jaars[ukken 2012 vaztgesleld AB OZHZ S Íuli 2073.doc
GV
Toelichting risicoprofiel 1. Wettelijke taken en inwonerbijdrage Met de uitvoering van wettelijke taken en inwonerbijdrage is een budget van circa € 16,9 min. per jaar gemoeid. De uitvoering staat onder druk van met name de rijksbrede bezuinigingen. Gegeven de zienswijzen van de opdrachtgevers bij eerdere begrotingen is de kans op bezuinigingen groot (50%75%), evenals de financiële impact van deze bezuinigingen (€ 360.000 — € 540.000), gerekend over een periode van 2 jaar. Beheersmaatregelen • De voormalige Bestuurscommissie heeft in 2012 een minimaal regionaal kwaliteitsniveau vastgesteld voorde uitvoering van milieutaken. Daarmee is een zekere mate van continuïteit gewaarborgd. De jaarprogramma's zijn met ingang van 2013 afgestemd op het regionale uitvoeringsniveau. • Daarnaast zijn in de gewijzigde bijdrageverordening, vastgesteld door het algemeen bestuur op 23 januari 2013 en bindend voor de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling, bepalingen opgenomenten aanzien van de meerjarige budgetten. Opdrachtgevers die meer willen bezuinigen dan de norm van 2,5% per jaar of 8% in vier jaar, dienen een frictievergoeding te betalen van 300% van het te veel bezuinigde bedrag. • Het capaciteitsbeleid van OZHZ (zie hoofdstuk 4.1). Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie. Voor het restant wordt de zogenaamde "flexibele schil" ingezet. Benodigde weerstandscapaciteit Vanwege bovengenoemde beheersmaatregelen beperkt de benodigde weerstandscapaciteit zich tot de schaalnadelen, in geval van bezuinigingen. Inschatting is een bedrag van circa € 135.000. 2 Overige taken De overige taken betreffen onder meerde offertetaken en subsidies. Met de uitvoering is een budget van circa € 3,5 min. per jaar gemoeid. Gegeven de rijksbrede bezuinigingen is de kans op bezuinigingen zeer groot (75%-100%), evenals de financiële impact (€ 900.000 - € 1,2 min.), gerekend over een periode van 2 jaar. Beheersmaatregelen Voorde adviestaken (veelal op het gebied van Milieu en Ruimte) geldt dat er tot nu toe geen sprake is van enige verplichting naar gemeenten om werk bij OZHZ neer te leggen. Voor de taken op het gebied van Milieu en Ruimte geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie. Voor het restant wordt de zogenaamde 'flexibele schil" ingezet. Daarmee kan flexibel worden ingespeeld op omzetfluctuaties. Benodigde weerstandscapaciteit Vanwege bovengenoemde beheersmaatregelen beperkt de benodigde weerstandscapaciteit zich tot de schaalnadelen, in geval van bezuinigingen. Inschatting is een bedrag van circa € 300.000.
T:\Samenwerking\STA\DIENSTFinanciënUaarrekening\2012\FINAALVaarstu kken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5juli 2013.doc
Onderhanden werk 3 Het onderhanden werk betreft de al bestede, maar nog niet afgerekende, uren oplopende projecten en subsidies. De omvang is doorgaans circa € 250.000. De kans op een afboeking is relatief gemiddeld (25% - 50%), evenals de financiële impact (€ 31.000 - € 62.000). Beheersmaatregelen - Als onderdeel van het interne controleprogramma voert OZHZ per vier maanden een integrale doorlichting uit van het onderhanden werk. Eventuele afboekingen worden in de bestuursrapportage gedekt uit de post onvoorzien. - De factureercyclus wordt verder aangescherpt, evenals de interne controle op de uitvoering van gesubsidieerde taken. Benodigde weerstandscapaciteit Door bovengenoemde beheersmaatregelen is een weerstandscapaciteit benodigd van circa € 47.000. 4. Alleenrecht SCD betrekking Met tot de bestuurlijk juridische verbinding met het SCD heeft het algemeen bestuur er op 11 mei 2012 voor gekozen om de optie van het verstrekken van alleenrecht nader uit te werken. Het vestigen van alleenrecht is niet zonder juridisch en financieel risico. In het algemeen bestuur van 11 mei 2012 is tevens afgesproken dat de provincie Zuid-Holland door de gemeentelijke deelnemers in de gemeenschappelijke regeling moet worden gevrijwaard van elke aansprakelijkheid. Eventuele door de rechter gehonoreerde claims zullen direct ten laste komen van de deelnemende gemeenten. Beheersmaatregelen - De procedure van het vestigen van alleenrecht is erop gericht de risico's in rechte zoveel mogelijk te beperken. Dit door de bevoegdheid voor het alleenrecht ook publiekrechtelijk op te nemen in de gemeenschappelijke regeling, mede door toepassing van de `voorhangprocedure' bij de gemeenteraden en Provinciale Staten, en door volledige transparantie te betrachten bij de voorgenomen vestiging van het alleenrecht en de voorgenomen gunning; - Het lijkt niet onredelijk om voor die situatie af te spreken dat gemeenten de frictiekosten als gevolg van het niet mogen contracteren onder alleenrecht door OZHZ (grotendeels) direct voor eigen rekening nemen. Het algemeen bestuur dient hierover nog expliciet te besluiten. Benodigde weerstandscapaciteit De provincie is gevrijwaard van de eventuele negatieve financiële consequenties van de keuze van het alleenrecht. Eventuele schade ten gevolge van juridische claims worden direct in rekening gebracht bij de gemeentelijke deelnemers inde gemeenschappelijke regeling. Het risico wordt derhalve niet gedekt uit het beschikbare weerstandsvermogen.
T:\Samenwerking\STA\DIENST~FinanciénUaarrekening\2012\FlNAALVaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ Sjuli 2013.doc
30
Meerkosten ICT dienstverlening 5 De huidige dienstverlening SCD voldoet nog niet aan het programma van eisen van OZHZ. Het SCD is bereid om de dienstverlening verder te ontwikkelen naar het programma van eisen, maar kan vooralsnog geen prijs afgeven. De kans op extra meerwerk wordt ingeschat als gemiddeld (25% - 50%), evenals de financiële impact (€ 70.000 - € 140.000) Beheersmaatregel - Het algemeen bestuur heeft opdracht gegeven om een contract af te sluiten met het SCD met duidelijke kwaliteits- en prijsafspraken gedurende de looptijd van het contract; - Het afsluiten van een evenwichtig Service Level Agreement; - Het overeenkomen van evenwichtige algemene voorwaarden; - Het SCD jaarlijks het meerwerk taakstellend te laten offreren en dit voor te leggen aan het bestuur. Benodigde weerstandscapaciteit Door bovengenoemde beheersmaatregelen is een weerstandscapaciteit benodigd van circa € 100.000. Ziekteverzuim 6 In de begroting wordt uitgegaan van een norm voor ziekteverzuim van 5%. In geval van een hoger ziekteverzuim, is er sprake van productiviteitsverlies. De kans is gemiddeld (25% -50%), de financiële impact groot (€106.000 - € 212.000). Beheersmaatregelen - Het verzuimbeleid van OZHZ. Benodigde weerstandscapaciteit Door bovengenoemde beheersmaatregel is een weerstandscapaciteit benodigd van circa € 150.000. 7 Verlofstuwmeer Een niet uit de balans blijkende verplichting op de openingsbalans is het verlofstuwmeer dat is meegekomen vanuit de voormalige milieudienst en provincie. Het stuwmeer leidt in de toekomst tot een omzetderving, een hogere inhuur of afkoop. De kans is groot (50%-75%), evenals de financiële impact € 631.000. Beheersmaatregelen - De bestuurlijk vastgestelde aanpak van het verlofstuwmeer; - Het vormen van reserves (€ 407.000) om eventueel verliezen op te vangen. Benodigde weerstandscapaciteit Het ongedekte deel van het verlofstuwmeer (gemeentelijke component) bedraagt € 224.000 en wordt gedekt uit de weerstandscapaciteit.
T:GSamenwerking\STA\DIENSTFinanciénUaarrekening\2012\FINAALUaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ Sjuli 2013.doc
31
8 Regionale leveringen OZHZ heeft de afgelopen jaren forse onvoorziene tegenvallers gehad inzake de dienstverlening SCD (met name print en telefoniekosten), de financiële ontvlechting met de voormalige regio en de inwonerbijdrage. De kans op tegenvallers is gezien de ervaringen in de afgelopen jaren gemiddeld (25% 50%), de financiële impact is groot (€ 50.000 - €100.000). Beheersmaatregel - Het afsluiten van contracten zonder "open einden"; - Het voorbereiden van concrete bestuurlijke besluitvorming. Weerstandscapaciteit Door bovengenoemde beheersmaatregel is een weerstandscapaciteit benodigd van circa € 50.000.
1.5 Weerstandscapaciteit versus benodigde weerstandscapaciteit Gegeven het risico profiel is een weerstandscapaciteit benodigd van € 1,031 min. De weerstandscapaciteitper 1/1/2013 bedraagt circa € 650.000, uitgaande van de voorgestelde bestuurlijke besluitvorming in paragraaf 1.3.5. De daling van de weerstandscapaciteit in 2013 hangt samen met de nog af te sluiten meerjaren overeenkomst inzake de ICT dienstverlening door het SCD. Bestuurlijk is besloten dat de tariefopslag om de aanloopkosten vorming OZHZ terug te verdienen en het weerstandsvermogen op te bouwen, van kracht blijft tot en met 2016. De tariefopslag zal ook worden benut om de meerkosten ICT op te vangen. De aanloopkosten worden in 2013 afgelost door zowel provincie als gemeenten. Daarom vindt in 2013 eenmalig een onttrekking plaats aan het gemeentelijke weerstandsvermogen. Onderstaand een beeld van de meerjarige ontwikkeling van het weerstandsvermogen, op grond van de begroting 20144
Verloop weerstandsvermogen 1.200.000 1.000.000 800.000 c m F~ u
❑ Onvoorzien
600.000 ❑ Provincie
400.000 200.000 0 2011 2012
2013 2014
2015 2016
Jaar
Het weerstandsvermogen is naar verwachting ultimo 2016 op het bestuurlijk vastgestelde niveau van € 1,1 min.
4 NB: is afhankelijk van besluitvorming inzake voortgang van de relatie met het SCD.
T:\Samenwerking\STA\DIENSï~FinanciènUaarrekening\2072\FINAALVaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5 juli 2013.doc
32
Het gemeentelijke deel van het weerstandsvermogen is ultimo 2016 op het vereiste niveau. Ten opzichte van de afspraken bij de vorming van de omgevingsdienst is dit een vertraging van een jaar. Het provinciale deel van het weerstandsvermogen is ultimo 2013 op het vereiste niveau.
T:lSamenwerking\STA\DIENST~FinanciénVaairekening~2012\FINAALUaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ Sjuli 2073.dx
33
Onderhoud kapitaalgoederen
2.2
De omvang van de kapitaalgoederen is relatief beperkt, aangezien OZHZ de kapitaalgoederen groten deels huurt of leaset. Voorbeelden zijn: — — —
het huurcontract met de dienst P G&J inzake de locatie Noordendijk; de uitbesteding van de ICT dienstverlening bij het SCD (en derhalve geen eigen investering in een netwerk, rekencentrum en generieke hardware); leasecontracten voor het wagenpark.
De kapitaalgoederen van OZHZ betreffen voornamelijk gedane investeringen inde ICT sfeer, specifiek voor OZHZ. Daarbij gaat het om digitalisering van de archieven, de implementatie van SquitXO, het tijdschrijfsysteem, het financiële systeem en de onderlinge koppeling tussen deze systemen. Bij de vorming van OZHZ zijnde vaar- en voertuigen en specifieke apparatuur "om niet' overgenomen van de provincie. De onderhoud- en gebruikskosten van deze activa worden gedekt uit de provinciale bijdrage. Binnen de materiële budgetten die vanuit de provincie zijn opgenomen bij OZHZ zijn middelen vrijgemaakt om te zijner tijd de kapitaallasten te kunnen opvangen van de noodzakelijke vervangingen van de kapitaalgoederen. Het restant van de kapitaalgoederen betreft grotendeels kantoor meubilair en de kosten van een interne verbouwing. Onderstaand een overzicht van de materiële vaste activa per categorie. Materiële vaste activa
31-12-2011
31-12-2012
49.166
24.583
Kantoormeubilair/-benodigdheden
281.647
238.449
ICT
410.151
309.227
0
0
740.964
572.258
Huisvesting
Apparatuur Totaal
Voor een nadere toelichting omtrent de opbouw en verloop van de materiële vaste activa wordt verwezen naar de jaarrekening.
T:4Samenwerking\STA\DIENST~FinanciënUaarrekening\2012\FINAALUaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5juli 2013.doc
34
2.3
Financiering
De financieringsparagraaf in de begroting is, in samenhang met de financiële verordening die in artikel 216 van de Provinciewet is voorgeschreven, een belangrijk instrument voor het transparant maken en daarmee voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. In het Treasurystatuut (vastgesteld door het algemeen bestuur op 2 september 2010) zijn het begrippenkader en de doelstellingen van de treasuryfunctie geformuleerd en geconcretiseerd naar de verschillende deelgebieden van treasury, risicobeheer, financiën en kasbeheer. Ook zijn de organisatorische randvoorwaarden weergegeven. Tot slot zijn in het statuut de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te houden.
Risicobeheer
Algemene ontwikkelingen De treasuryfunctie is gebaseerd op de Wet Fido. Een belangrijk element daarbij is het meer zicht krijgen op de ontwikkeling van de financieringspositie, zowel op de korte als lange termijn. Dit betreft dan met name het in beeld brengen van de behoefte aan financieringsmiddelen, gerelateerd aan de investeringsplanning en de inzet van vrijvallende dan wel beschikbaar komende financieringsmiddelen.
Renterisicobeheer
Algemene uitgangspunten met betrekking tot het risicobeheer zijn: — leningen en garanties uit hoofde van de "publieke taak" worden uitsluitend verstrekt aan door het algemeen bestuur goedgekeurde derde partijen; — gezien de financiële situatie van OZHZ worden in de opstartfase van ongeveer 3 jaar geen leningen en garanties verstrekt aan derde partijen. — Uit hoofde van de treasuryfunctie kunnen middelen worden uitgezet indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet gericht zijnop het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico; — Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.
Algemene uitgangspunten met betrekking tot het renterisicobeheer zijn: — geen overschrijding van de renterisico norm conform de Wet Fido; — nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning; — de rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie; — streven naar spreiding in de rentetypische looptijden en uitzettingen. Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximum bedrag waarop de organisatie haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2 %van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen inde reserves. Voor 2012 bedraagt deze limiet 8,2 %van € 21,8 miljoen (omvang begroting) _ €1,8 miljoen. De liquide middelen betreffen rekening-courant tegoeden; deposito's komen voort uit de financiering van het lopende bedrijf en de bestemmingsreserves. De huidige financiële positie geeft geen aanleiding om op de korte termijn maatregelen voor te stellen.
T:\Samenwerking\STA\DIENSTFinanciénUaarrekening\2012\FINAALUaarsWkken 2072 vastgesteld AB OZHZ 5juli 2013.doc
35
Kasgeldlimiet Omvang begroting
31-12-2011
31-12-2012
20.667
21.848
1 Toegestane kasgeldlimiet percentage
8,2%
8,2
bedrag
1.695
1.792
28
13
2 Vlottende schuld opgenomen gelden c 1 jaar schuld in rekening courant door derden gestorte gelden 1 < jaar overige schulden
1.602
1.534
Totaal
1.629
1.547
3 Vlottende middelen contante gelden in kas tegoeden in rekening courant overige uitstaande gelden < 1 jaar Totaal
0
0
3.488
1.984
0
0
3.489
1.985
4 Toets kasgefdlimiet Totaal netto vlottende schuld (2 -/- 3)
-1.859
-437
Toegestane kasgeldlimiet
1.695
1.792
Ruimte
3.554
2.229
Bedragen ' € 1.000
Renterisico norm Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisico norm. Als lange financiering wordt volgens de wet Fido aangemerkt: alle financieringsvormen met een rentetypische looptijd groter dan 1 jaar. Het renterisico wordt gedefinieerd als het minimum van de netto nieuw aangetrokken schuld en de betaalde aflossingen, vermeerderd met het saldo van de contractuele renteherzieningen op de opgenomen en uitgezette geldleningen. Het renterisico op de lange termijn wordt beperkt tot de in de wet genoemde 20%van de restant hoofdsom van de rentetypische langlopende leningen. Achterliggende reden voor het gebruik van de renterisico norm is de spreiding van het renterisico over de jaren.
T:\Samenwerking\STA\DIENST~FinanciënVaarrekening\2012\FINAALUaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5 juli 2073.doc
36
Renterisico norm
begroting
werkelijk
Berekening renterisico 1 Renteherzieningen
0
0
2 Aflossingen
0
0
3 Renterisico
0
0
20.667
21.848
Berekening repte risiconorm 4 Begrotingstotaal
20
20%
4.133
4.370
%
5 Percentage conform regeling 6 Renterisico norm Toetsing renterisico aan norm
0
0
6 Renterisico norm
4.133
4.370
7 Ruimte
4.133
4.370
3 Renterisico
Relatiebeheer Het betalingsverkeer isgeconcentreerd bij de NV Bank voor Nederlandse Gemeenten. Leningenportefeuille In onderstaand schema worden de mutaties van de leningenportefeuille voor het begrotingsjaar weergegeven en toegelicht.
Stand per 1 januari 2012 Nieuwe leningen Reguliere aflossingen
Bedrag
Gemiddelde
x
Rente
€
Mutaties ín leníngenportefeuille
1.000 0 0
Vervroegde atlossingen
0
Rente aanpassing (oud percentage)
D
Rente aanpassing (nieuw percentage)
0
Stand per 31 december 2012
4,0
2.500
2.500
4,0
Bedragen ' € 1.000
Om de initiële kosten van OZHZ te kunnen financieren is in 2011 een tweetal leningen aangetrokken. Een lening ad € 1.250.000 van de Gemeenschappelijke regeling Zuid-Holland Zuid en een overeenkomstige lening van de Provincie Zuid-Holland. Deze leningen zijn rentedragend (4%) en worden zo snel mogelijk, doch uiterlijk 31 december 2013 afgelost.
T:1Samenwerking\STA\DIENSTFinanciénUaarrekening\2012\FINAALUaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5juli 2013.doc
37
2.4
Bedrijfsvoering
De kaders voor de bedrijfsvoering zijn weergegeven in het Beheersplan 2011-2015. De Financiële verordening (artikel 18) schrijft voor dat het dagelijks bestuur tenminste eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vaststelt. Met het beheersplan heeft het Dagelijks Bestuur invulling gegeven aan dit artikel. Personeel Formatie en bezetting Geraamde formatie
Bezetting
190 (Primaire begroting 208)
184,3
Binnen OZHZ wordt conform het beheersplan de eigen formatie beperkt en kleiner gehouden dan op basis van de prèstatieafspraken met gemeenten nodig is (flexibele schil). Dit wordt aangevuld met inhuurvan extern personeel. Het capaciteitsbeleid is uiteengezet in het beheersplan. Het verschil tussen de formatie en de gemiddelde bezetting wordt veroorzaakt door de vacatures. Ziekteverzuim Geraamd ziekteverzuim
Werkelijk ziekteverzuim
5%
5,5%
Declarabiliteit
Het totale ziekteverzuim (5,5%) ligt hoger dan de norm (5%). Ten opzichte van de eerste bestuursrapportage 2012 (5,5%) en de jaarrekening 2011 (6,4%) is sprake van een verbetering. Het ziekteverzuim concentreert zich bij een afdeling. Daarbij gaat het veelal om langdurig verzuim. In samenspraak met de Arbodienst is een plan van aanpak opgesteld. De voortgang wordt nauwlettend gevolgd.
OZHZ wordt voor 85%gefinancierd op basis van geleverde producten. Met de gemeenten zijn prestatieafspraken gemaakt. OZHZ moet deze afspraken binnen een bandbreedte van 90% - 110% realiseren. Omzet buiten deze bandbreedte wordt in principe niet afgerekend en moet dus worden beschouwd als een verlies, tenzij daarover specifieke afspraken worden gemaakt met de opdrachtgever. De provincie verstrekt tot 2014 een lumpsum budget. Verder is het aandeel van de provincie in de aanloopkosten en opbouw van het weerstandsvermogen voor drie jaar gedefinieerd en gefixeerd. Het totale budget is in 2011 nader bepaald, afgeleid van de overgebrachte personeelskosten en vacatureruimte.
T:GSamenwerking\STA\DIENSTFinanciénUaarrekening\2012\FINAALVaarsNkken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5juli 2013.doc
38
Essentieel voor het behalen van de omzetdoelstelling is de productiviteit en declarabiliteit van de medewerkers. Voor een sluitende exploitatie van OZHZ is het noodzakelijk dat de medewerkers voor 62,5%declarabel zijn. restaties productiviteit declarabel ziekteverzuim
%van bud et mandaattaken Verhouding uren productiefltotaal Verhouding uren declarabel/totaal %
•100%
97%
67,3%
66,1%
62,5% 5%
62,3 5 1%,
De productiviteit bedraagt 66,1% en zit daarmee 1,3%onder de norm. Dit hangt vooral samen met de afbouw van het verlofstuwmeer. Het gerealiseerde budget op de mandaattaken is conform de normering (100% van het jaarprogramma). De productiviteit blijft in beperkte mate achter bij de normering. Dat komt vooral door het hogere ziekteverzuim. Doordat het provinciale budget grotendeels een lumpsum karakter heeft, blijft de omzet, ondanks de achterblijvendè productiviteit, grotendeels op peil. Organisatie Organisatievorming De organisatie van OZHZ is gevormd op basis van het O&F-rapport. De uiteindelijke plaatsingsuitkomsten wijken op een aantal punten af van het O&F rapport. In de tweede helft van 2012 is een evaluatietraject opgestart dat zal leiden tot een nieuw geactualiseerd O&F-plan, gebaseerd op het beheersplan en het nieuwe kwaliteitsniveau voor uitvoering van wettelijke milieutaken. Uit de evaluatie is naar voren gekomen dat de hoofdstructuur voldoet maar dat er aanleiding is om op verschillende onderliggende niveaus te komen tot aanpassingen en/of versterkingen. De bestaande sturingsfilosofie (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) kan nog beter worden geïmplementeerd Tevens dient de ingezette lijn van een outputsturing naar outcome te worden versterkt. In de loop van 2013 zullen concrete voorstellen worden besproken met de ondernemingsraad. Een systematiek van competentiemanagement wordt in 2013 ingevoerd. Kwaliteitsbeleid De kwaliteit van de dienstverlening en bedrijfsprocessen van OZHZ wordt geborgd in het kwaliteitsmanagementsysteem: zeg wat je doet, doe watje zegt, Iaat zien watje hebt gedaan en breng daar steeds verbetering in. Kwaliteitszorg van OZHZ is ondergebracht in het kwaliteitssysteem dat is gecertificeerd volgens ASO-9001 versie 20086. Het kwaliteitshandboek van OZHZ beschrijft het systeem, de organisatie, de bedrijfsactiviteiten met de hoofdprocessen en de daarop uit te voeren kwaliteitscontrole en evaluatie. Het systeem wordt actueel gehouden door de kwaliteitsmanager, ondersteund door het kwaliteitsteam. De kwaliteitsmanager draagt ook zorg voor de interne kwaliteitscontrole (actualisatie en auditing). De directie en het managementteam worden periodiek geïnformeerd en betrokken bij het systeem. Halfjaarlijks voert een externe partij een kwaliteitscontrole uit op processen en/of het systeem.
5 Volledig productieve medewerkers 6 ISO-9001 neemt het op consistente wijze leveren van producten en de klant tevredenheid als uitgangspunt. IS09001 versie 2008 richt zich, naast het documenteren van de hoofdprocedures, in hoge mate op de werking en beheersing van het kwaliteitssysteem en het continue verbeteren. Als hulpmiddel is de Deining-circle (Plan, Do, Check, Act) duidelijk in de norm aanwezig.
T:4SamenwerkinglSTA\DIENSTFinanciénVaarrekening\2012~FINAALUaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5juli 2073.doc
39
In het (gemeentelijke of provinciaal) jaarprogramma komt de specifieke focus op het werk per opdrachtgevertot uitdrukking. De jaarprogramma's worden geëvalueerd vanuit het perspectief van de opdrachtgever (klanttevredenheid, omzet en wensen, dienstverlening, aanpassen producten, klachten). Maandelijks wordt aan de gemeente de financiële uitputting gerapporteerd. Per drie maanden wordt er een kwantitatieve (financiën in relatie tot de aantallen producten) rapportage uitgebracht. Elk halfjaar wordt een rapportage uitgebracht waarin tevens wordt ingezoomd op de inhoudelijke aspecten. Accounthouders hebben minimaal 2 maal per jaar overleg met de portefeuillehouder over het jaarprogramma. De Omgevingsdienst ZHZ is daarbij transparant over de voortgang van het werk, zodat de opdrachtgever op een goede manier en indien nodig kan bijsturen. De inhoudelijke opdrachten van de gemeenten en provincie zijn uitgevoerd en waargemaakt en tegelijkertijd is de exploitatie, vrijwel conform begroting, sluitend geweest. Het totaal aan productie/prestatieafspraken voor gemeenten is in 2012 voor 97 %gehaald. Uiteraard zijn er wel verschillen per opdrachtgever. Om te voorkomen dat het beschikbaar budget van een opdrachtgever zou worden overschreden, is nauwgezet gestuurd op inzet. Voor de provincie gold voor 2012 dat het budget gefixeerd is. Het budget is in 2012 volledig (100%) aangewend. Dienstverlening SCD Met de vorming van de Veiligheidsregio ZHZ en OZHZ in de afgelopen jaren is de noodzaak ontstaan om een nieuw juridisch fundament te leggen onder de dienstverlening voor deze organisaties door het SCD. In dat kader heeft het bestuur van OZHZ eerder besloten om de taken rond financiën zelf te gaan uitvoeren. Voorde overige taken moest een nieuw deugdelijk juridisch fundament onder de dienstverlening door SCD worden gelegd. Op basis van onderzoeken en adviezen stonden uiteindelijk nog twee opties open, namelijk een aparte gemeenschappelijke regeling SCD of een Europese aanbesteding. Aan een openbare Europese aanbesteding kleeft het risico dat voortzetting van de dienstverlening door SCD kan wegvallen. Het SCD heeft aangegeven dat dit aanzienlijke frictiekosten met zich meebrengt, die betaald zullen moeten worden door (onder andere) de (gemeentelijke deelnemers in de gemeenschappelijke regeling) OZHZ. Uiteindelijk is er destijds bestuurlijk, om deze frictiekosten te vermijden, door de Veiligheidsregio ZHZ, OZHZ, de regio Zuid-Holland Zuid en de GR Drechtsteden de voorkeur aan gegeven een alleenrecht te vestigen, en op basis daarvan een contract aan te gaan met het SCD, ervan uitgaande dat dit marktconform kan plaatsvinden en voldoet aan het programma van eisen. Elders in het land zijn reeds ervaringen opgedaan met de toepassing van een alleenrecht voor overheidstaken tussen overheden. Om alleenrecht te kunnen verlenen moet de gemeenschappelijke regeling van de Omgevingsdienst ZHZ daarvoor bevoegd worden gemaakt door de deelnemers. Het algemeen bestuur heeft het voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling waarin dit is geregeld op 8 oktober 2012 vastgesteld. De procedure bij de deelnemers om deze wijziging vast te stellen wordt in 2013 afgerond, afhankelijk van de uitkomsten van het algemeen bestuur in april 2013. Nawijziging van de gemeenschappelijke regeling kan het alleenrecht daadwerkelijk worden verleend, en kan daarna de dienstverleningsovereenkomst op dat alleenrecht worden gebaseerd. Aan de toepassing van het alleenrecht kleven juridische en financiële risico's, mede vanwege het feit dat de jurisprudentie op dit gebied nog niet is uitgekristalliseerd. Binnen het algemeen bestuur van
T15amenwerking\STA\DIENST~FinanciénWaarrekening\2072\FINAALVaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ Sjuli 2013.doc
40
OZHZ is afgesproken dat deze risico's voor rekening en risico van de deelnemende gemeenten komen. Dit besluit van het algemeen bestuur dient door elke individuele gemeente te worden bekrachtigd. In de procedure tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling is dit meegenomen. Hierbij geldt dat van de bevoegdheid om op basis van het alleenrecht een contract te sluiten met het SCD alleen gebruik kan worden gemaakt indien alle gemeenten de vrijwaring hebben afgegeven. De wijziging van de gemeenschappelijke regeling en de vrijwaring zijn daarmee onlosmakelijk met elkaar verbonden. Huisvesting Het algemeen bestuur heeft in 2010 besloten dat in principe per maart 2015, na afloop van het huidige huurcontract, het huidige pand zal worden verlaten. Het dagelijks bestuur heeft op 28 maart 2013 ingestemd met de middellangetermijnvisie op de huisvesting van OZHZ en opdracht gegeven te komen tot een huurovereenkomst voor een nieuwe locatie onder marktconforme huurvoorwaarden en huurprijs voor maximaal 10 jaar, met verlengingsoptie. ICT OZHZ werkt op de technische infrastructuur (GRID) van de Drechtsteden. Het GRID is op zichzelf redelijkstabiel, maar de beheers/beveiligingskaders van het systeem zijn niet toegesneden op OZHZ als gebruiker. Dit geldt met name voor de 'zware' rekenprogramma's rond de modellering van geluid en luchtkwaliteit. Ook is werken in een GIS omgeving niet meer mogelijk. Ter voorbereiding op de aanbesteding van de ICT dienstverlening, heeft OZHZ het bestaande programma van eisen geactualiseerd. Het traject "systeemkoppelingen" betreft het inrichten van een tijdschrijfsysteem en de koppeling van de projectadministratie aan het financiële systeem (K2F) van OZHZ. Tijdens het dagelijks bestuur van 22 juni 2011 heeft de directie gemeld dat het met de gekozen technische oplossing niet mogelijk bleek om de tijdschrijfmodule uan K2F op een doelmatige manier in te richten. Het dagelijks bestuur besloot daarop op 16 september 2011 tot de implementatie van een nieuw bedrijfsvoeringsysteem (Efficy) voor de periode tot en met 2012, onder voorwaarde dat de kosten beneden de Europese aanbestedingsgrens zouden vallen. Tijdens het dagelijks bestuur van 10 februari 2012 heeft de directie gemeld dat de tijdschrijfmodule inmiddels naar behoren functioneerde, maarde implementatie van de koppeling sterk was vertraagd door de complexiteit van de af rekensystematiek van OZHZ, de wens om deze daar waar mogelijk te versimpelen en de controle op de integriteit van de data. Ten tijde van de interim controle van de accountant, eind 2012, was de geautomatiseerde gegevensuitwisseling (koppeling) tussen de projectadministratie en de financiële administratie nog niet gerealiseerd. De aansluiting gebeurt nu handmatig. Daardoor is een aanvullende controle inspanning van de omgevingsdienst en accountant nodig om de juistheid van de informatie te borgen. Parallel heeft OZHZ in 2012 de Europese aanbesteding van de projecten- en tijdadministratie afgerond. Implementatie is gestart per 1 januari 2013. Belangrijk onderdeel van het programma van eisen was de integratie/gegevensuitwisseling tussen het tijdschrijfsysteem en de projectadministratie alsmede de data uitwisseling met Squit XO (workflow) en K2F (financiële administratie). Gunning heeft plaatsgevonden aan de huidige leverancier, voornamelijk op basis van kostenoverwegingen. De uiteindelijke realisatie van de gegevensuitwisseling is daarbij een ontbindende voorwaarde.
T:~SamenwerkinglSTA\DIENSTFinanciénVaarrekening\2012~FINAALVaarswkken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5juli 2013.doc
41
II
Jaarrekening 2012
De jaarrekening bestaat uit de balansen resultatenrekening en met toelichting. Via de balans en de programmarekening wordt financiële verantwoording afgelegd over het in 2012 gevoerde beleid. In het SISA-overzicht is de besteding van specifieke uitkeringen weergegeven ter verantwoording aan het Rijk.
T:\Samenwerking\STA\DIENSlIFinanciënVaarrekening\2012\FINAALUaarsW kken 2072 vastgesteld AB OZHZ 5juli 2013.doc
42
Balans per 31/12/2012 Balans per 31 december 2012 (bedragen x € 1,00)
ACTIVA
zog z
zogi
VASTE ACTIVA Immateriële vaste activa Kosten sluiten geldleningen Kosten onderzoek en ontwikkeling Mater(ële vaste activa Investeringen met economisch nut gronden uitgegeven in erfpacht overige investeringen met een economisch nut Investeringen met maatschappelijk nut grond-, weg- en waterbouwkundige werken overige investeringen met een maatschappelijk nut
0 0 0
0 0 0
572.257
740.963
0 572.257
0 740.963
0 0
0 0
Financiële vaste activa Kapitaalverstrekkingen aan: Deelnemingen Gemeenschappelijke regelingen Overige verbonden partijen
424 D 0 0
0 0 0
Leningen aan: Woningbouwcorporaties Deelnemingen Overige verbonden partijen
0 0 0
0 0 0
Overige langlopende leningen
424
1.187
Overige uitzettingen met een rentetypische looptijd z 1 jaar
0
0
Bijdragen aan activa in eigendom van derden
0
TOTAAL VASTE ACTIVA
1.187
0 572.682
742.150
VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Onderhanden werk: Gereed producten handelsgoederen
Uitzettingen met een rentetypische looptijd c 1%aar Vorderingen op openbare lichamen Verstrekte kasgeldleningen Rekening-courant verhoudingen met niet-financiële instellingen Overige vorderingen Overige uitzettingen Liquide middelen Kas Bank &Giro Overlopende activa
-354.604
-259.510
-354.604
-259.510
0
0
3.737.142
1.190.265
3.682.904 0
1.185.934 0
0 54.238 0
0 4.331 0 1.984.543
442 1.984.101
3.488.647 165 3.488.482
395.571
849.883
TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA
5.762.652
5.269.285
TOTAAL ACTIVA
6.335.334
6.011.435
T:GSamenwerking\STA\DIENSI~FinanciënUaarrekening\2012~FINAALUaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZFfL 5juli 2013.doc
43
Balans per 31 december 2012 (bedragen x € 1,00)
2oi1
2oi2
PASSIVA VASTE PASSIVA
229.227
Eigen vermogen Reserves: Algemene reserve Bestemmingsreserves voor opvangen ongewenste schommelingen in tarieven t.l.v. derden Overige bestemmingsreserves Rekeningresultaat boekjaar nabestemming
-2.119.741
2.212.741
0 1.468.937
0 769205
880.031
1.148.970
Voorzieningen Voorziening latente verplichtingen Nog te besteden doeluitkeringen Vaste schulden met een rentetypische looptijd z 1 jaar Obligatieleningen ~ Onderhandse leningen van: Binnenlandse pensioenfondsen en verzekeringsinstellingen Binnenlandse banken en overige financiële instellingen Binnenlandse bedrijven Overige binnenlandse sectoren Buitenlandse instellingen
-294.566
19.917
19.917 19.917 0
19.917 0
2.500.000
2.500.000 0
0
0
0
0 0 2.500.000 0
0 0 2.500.000 0
Door derden belegde gelden
0
0
Waarborgsommen Overige vaste schulden
0 0
0 0
TOTAAL VASTE PASSIVA
2.225.351
2.749.144
VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd c 1laar Te betalen aan openbare lichamen Bank- en girosaldi Overige schulden
1.547.359 13.343 0 1.534.016
1.629.347 27.769 0 1.601.578
Overlopende passiva
2.038.830
2.156.737
TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA
3.586.189
3.786.084
TOTAAL PASSIVA
6.335.333
6.011.435
T:\Samenwerking\STA\DIENSTFinanciénUaarrekening\2012\FINAALUaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ Sjuli 2013.doc
1.1
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
Algemeen De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording (BBA daarvoor aan provincies en gemeenten geeft en de financiële verordening van OZHZ.
De waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling zijn gebaseerd op historische kosten. Tenzij anders is vermeld worden de activa gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De baten en lasten zijn toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Activa
Vasie activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de van derden ontvangen investeringsbijdragen en afschrijvingen. De verkrijgingsprijs bestaat uit de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van het product of dienst en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegekend. Afschrijving vindt lineair plaats op basis van de geschatte economische levensduur. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn bepaald op basis van artikel 10, zesde lid, van de Financiële verordening en bedragen: • • • • • •
20 jaar voor motorvaartuigen 15 jaar voor technische installaties in bedrijfsgebouwen; 10 jaar voor kantoorinstallaties en kantoormeubilair; 5 jaar voor informatieregister en digitaal archief; 5 jaar voor transportmiddelen en aanhangwagens 3 jaar voor automatiserings- en onderzoeksapparatuur.
OZHZ beschikt niet over gronden en terreinen. In overeenstemming met artikel 10 van de Financiële verordening worden activa met een verkrijgingsprijsvan minder dan € 10.000 niet geactiveerd.
T:\Samenwerking\STA\DIENSTFinanciënUaarrekening\2012\FINAALU aarstakken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5 juli 2013.doc
45
Voorraden De als "onderhanden werken" opgenomen producten zijn gewaardeerd tegen de vervaardigingsprijs, dan wel de lagere marktwaarde. De vervaardigingsprijs omvat de kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend (zoals het aantal bestede uren tegen integrale kostprijs). Uitzettingen korter dan één jaar De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte kansen op inning. Overlopende activa en liquide middelen De overlopende activa en de liquide middelen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Passiva Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Eigen vermogén Het totaal eigen vermogen is gelijk aan het eigen vermogen van voorgaand jaar, vermeerderd of verminderd met het resultaat voor bestemming. Voor zover het algemeen bestuur gedurende het jaar besluiten over bestemmingsreserves heeft genomen, zijnde effecten van deze besluiten inde stand van de reserves per jaareinde verwerkt. Uit het resultaat voor bestemming en de effecten van de besluiten van het algemeen bestuur volgt een resultaat nabestemming. Dit wordt als een separate post van het eigen vermogen gepresenteerd. De reserves van het eigen vermogen worden onderscheiden ineen algemene reserve en overige bestemmingsreserves. De bestemmingsreserves zijn door het algemeen bestuur ingesteld voor specifieke doeleinden, zoals de financiering van activa, verwachte bijdrage in projecten of relevante risico's. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor verplichtingen en verliezen die niet exact bekend zijn, maar redelijkerwijsgeschat kunnen worden en worden gevormd voor risico's die hierop van toepassing zijn. Daarnaast kunnen voorzieningen worden gevormd ter egalisatie van lasten. Vaste schulden De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer. De vaste schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde, verminderd met de gedane aflossingen. Vlottende passiva De posten opgenomen onder de vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Borg- en garantstellingen Voor zover OZHZ borg- en garantiestellingen is aangegaan, worden deze buiten de telling van de balans opgenomen. Inde toelichting op de balans is dan nadere informatie opgenomen.
T:\SamenwerkinglSTA\DIENSTFinanciënUaarrekening\2012\FINAALUaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5juli 2013.doc
46
Grondslagen voorde resultaatbepaling Baten en laseen De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden verwerkt indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn. Personeelslasten Personeelslasten worden toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Een uitzondering vormen overlopende posten uit hoofde van jaarlijkse arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Deze worden toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt. Voorbeelden zijn vakantiegelden en verlofdagen.
T:~.Samenwerking\STA\DIENSTFinanciénUaarrekening~2012~FINAALUaarsWkkea 2012 vastgesteld AB OZHZ 5 juli 2013.doc
47
Toelichting op de balans per 31 december 2012
1.2
ACTIVA 1.
Vaste activa
1.1 Immateriële vaste activa OZHZ bezit geen immateriële vaste activa. 1.2.1
Materiële vas[e activa met economisch nut.
De materiële vaste activa betreffen activa met een economisch nut. Paragraaf 5.3 'Onderhoud kapitaalgoederen' beschrijft de beleidsuitgangspunten en de systematiek van het onderhoud van deze kapitaalgoederen. De materiële vaste activa bestaan uit de volgende onderdelen: 1.2.1. Materiële vaste activa met economisch nut
31/12/2012
31!12/2011
a. erfpachtgronden
0
0
b. gronden en terreinen (algemene dienst)
0
0
c. woonruimten d. bedrijfsgebouwen
0
0
24.583
49.166
0
0
e. grond-, weg- en waterbouwkundige werken
0
0
g. machines, apparaten en installaties
216.874
297.815
h. overige materiéle vaste activa
330.800
393.983
572.257
740.963
f.
vervoermiddelen
totaal
Het verloop is als volgt: Verloop materiéle vaste activa
Investering
Waarde
Afschrijving
Desinvestering
Waarde
Bijdrage derden
31-12-2011
31-12-2012
a. Erfpachtgronden
0
0
0
0
0
0
b. Gronden en terreinen
0
0
0
0
0
0
c. Woonruimten
0
0
0
0
0
0
49.166
0
0
24.583
0
24.583
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
g. Machines, apparaten en installaties
297.815
50.528
0
131.469
0
216.874
h. Overige materiële vaste activa
393.982
0
0
63.182
0
330.800
740.963
50.528
0
219.234
d. Bedrijfsgebouwen Grond-, weg- en waterbouwkundige e. werken f.
Vervoermiddelen
D Totaal
De bijdragen van derden hebben betrekking op de bijdragen die direct gerelateerd zijn aan de investeri ng.
T:\Samenwerking\STA\DIENSTFinanciénVaarrekening~2012\FINAALVaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5 juli 2013.doc
0
572.257
De investeringen zijn gepleegd op basis van bestuurlijke goedkeuring bij eerdere begrotingswijzigingen. De investeringen zijn hieronder weergegeven. Uitgaven
Krediet Omschrijving
Beschikbaar
2012
Over te brengen
Handhaven
2013
Afsluiten
350.535
27.770
Handhaven
322.765
Multi functioneel kopieermachines
40.000
12.380
Handhaven
27.620
ARC GIS
11.000
10.378
Handhaven
622
Overige huisvesting ICT
15.000
0
416.535
50.528
Systeemkoppelingen
Totaal
Afsluiten 0
351.007
Systeemkoppelingen Onder de noemer systeemkoppelingen valt het inrichten van een tijdschrijfsysteem en projectadministratie en de koppeling aan het financiële systeem (Key to Financiën (K2F), inclusief de projectenadministratie) en de basissystemen van OZHZ. Het algemeen bestuur heeft in november 2011 een krediet verstrekt van € 450.000'. Multi functioneel kopieermachines Met de aanschaf van nieuwe Multi kopieermachines, inclusief verbeterde scanfunctie, wordt het DIV proces aanzienlijk verbeterd. Het krediet is 5 december 2012 vastgesteld door het algemeen bestuur. ARC GIS Het krediet betreft de verdere ontwikkeling van digitale omgevingskaarten. Het krediet is 5 december 2012 vastgesteld door het algemeen bestuur. Overige huisvesting 1CT Het krediet is 5 december 2012 vastgesteld door het algemeen bestuur en betreft de overname van meubilair in het kader van de interne verhuizing en overige ICT investeringen. De overname van het (gebruikte) meubilair is verrekend in de huurprijs en derhalve niet geactiveerd. Het desbetreffende investeringskrediet kan komen te vervallen.
Eerste begrotingswijzing 2011, vastgesteld door AB op 25 november 2011'.
T:~.SamenwerkinglSTA\DIENSI~FinanciénUaarrekening\2012\FINAA~VaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ Sjuli 2013.doc
49
Financiële vaste activa
Y,3
1.3 Financiële vaste activa
AflossingeN
Investeringen
Boekwaarde
Boekwaarde
afschrijvingen
31-12-2011
31-12-2012
Kapitaalverstrekkingen aan 0
0
0
0
0
0
0
•Overige verbonden partijen
0
0
0
0
0
0
0
0
0 0
0 0
0 0
0 0
•
0
•Gemeenschappelijke regelingen
Deelnemingen
•
Langlopende leningen aan: Deelnemingen
.Woningbouwcorporaties •Overige verbonden partijen
1.187
0
763
424
Idem, met looptijd van 1 jaar of langer
0
0
0
0
Bijdragen aan activa in eigendam van derden
0
0
0
0
1.187
0
763
424
Overige langlopende leningen
totaal
De financiële vaste activa betreft een langlopende lening in verband met het fietsplan. 2. Vlottende activa 2.1 Voorraden De inde balans opgenomen voorraden zijn uitgesplitst naar de volgende categorieën: Voorraden Onderhanden werk
31-12-2012
31-12-2011
-354.604
-259.510
-354.604
-259.510
Gereed product en handelsgoederen Totaal voorraden
Het onderhanden werk betreft projecten/opdrachten ten behoeve van gemeenten op het gebied van milieuonderzoek. De voorraad bestaat uit nog te factureren uitgevoerde werkzaamheden tegenover ontvangen bijdragen waarvoor nog activiteiten moeten worden verricht. 2.2 Uitzettingen korter dan één jaar De inde balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder specificeren wij als volgt: Uiàettingen rentetypische looptijd <1 jaar
a. Vorderingen op openbare lichamen
Voorziening
Saldo 31-122012
Gecorrigeerd
oninbaarheid
Gecorrigeerd 31-12.2011
31.12-2012
3.682.904
0
3.682.904
1.185.934
b. Verstrekte kasgeldleningen
0
0
0
0
c. Rekening-courantverhoudingen
0
0
0
0
73.523
19.285
54.238
4.331
0
0
0
0
3.756.427
19.285
3.737.142
1.190.265
d. Overige vorderingen e. Overige uitzettingen Totaal
T:GSamenwerking\STA\DIENSTFinanciénUaarrekening\2012\FlNAALUaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5 juli 2013.doc
rJQ
De vordering op openbare lichamen betreft voornamelijk de voorschotfacturen aan gemeenten en provincieinzake uitvoering van de wettelijke taken en programma's en de inwonerbijdrage. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening ad € 19.285 in mindering gebracht op basis van geschatte inningskansen. Liquide middelen 2.3 Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: Liquide middelen
31-12-2012
31-12-2011
442
165
Bank &Giro
1.980.831
3.488.982
Kruisposten
3.270
-500
1.984.543
3.488.647
Kas
Totaal
Het banksaldawordt voornamelijk verklaard door de ontvangen voorschot- en subsidiebedragen en het nog openstaande crediteurensaldo. In de Financieringsparagraaf (Deel I, hoofdstuk 2, paragraaf 4) worden de beleidsuitgangspunten ten aanzien van het treasurybeleid weergegeven. 2.4 Overlopende activa Overlopende activa zijn als volgt onderverdeeld: Overlopende activa Vooruitbetaalde bedragen
31-12-2012 31-12-2011 9.327
0
Nog te ontvangen bedragen
386.244
849.883
Totaal
395.571
849.883
De nog te ontvangen bedragen bestaan voornamelijk uit vorderingen op overheidslichamen die nog niet zijn gefactureerd.
T:1SamenwerkinglSTA\DIENSi~FinanciënUaarrekening\2072\FINAALUaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ Sjuli 2013.doc
CJ1
PASSIVA 1. Vaste financieringsmiddelen 1.1
Eigen vermogen
Het eigen vermogen bestaat uit de Algemene reserve, de bestemmingsreserves en het saldo van de rekening. Een specificatie van alle reserves is opgenomen in bijlage 3. Conform artikel 54, tweede lidvan het BBV is per reserve het verloop gedurende het boekjaar weergegeven. Er is geen sprake van specifieke bestemmingsreserves die zijn gevormd voor de afschrijving op activa. Eigen vermogen
31-12-2012
31-12-2011
Algemene reserve
-2.119.741
-2.212.741
1.468.937
769.205
Nog te verdelen resultaat jaarrekening
880.031
1.148.970
Totaal
229.227
-294.566
Bestemmingsreserves
In het onderstaand overzicht is het verloop van de reserves in 2012 weergegeven. Omschrijving Algemene reserve Omgevingsdienst
Onttrekking
1-1-2012 Toevoeging
Vermindering
31-12-2012
-2.438.041
0
0
0
-2.438.041
Algemene reserve - Weerstandsreserve RZHZ
146.140
93.000
0
0
239.140
Algemene reserve - Weerstandsreserve PZH
79.160
0
0
0
79.160
Bestemmingsreserve - Aanloopkosten PZH
0
422.000
0
0
422.000
Bestemmingsreserve - Aanloopkosten RZHZ
0
486.970
0
0
486.970
Bestemmingsreserve - Sociaalplan kosten PZH
0
32.000
0
0
32.000
Bestemmingsreserve sanering verkeerslawaai
16.230
0
16.230
0
0
Bestemmingsreserve - Programmabijdrage PZH
47.691
21.000
0
0
68.691
Bestemmingsreserve - Materieel budget PZH
298.784
94.000
175.666
0
217.118
Bestemmingsreserve -Oud verlof PZH
264.000
0
93.092
0
170.908
Bestemmingsreserve -Oud verlof RZHZ
142.500
0
71.250
0
71.250
-1.443.536
1.148.970
356.238
0
-650.804
Totaal
Algemene reserve Omgevingsdienst Bij de jaarrekening 2012 heeft afboeking plaatsgevonden van de totale projectkosten (aanloopkosten) vorming omgevingsdienst (€ 2,438 min.), ten laste van de algemene reserve omgevingsdienst. Via de bestemming van de rekeningresultaten 2011, 2012 en 2013 wordt de reserve via de bestemmingsreserves "aanloopkosten OZHZ" aangevuld tot nihil in een periode van 3 jaar. Algemene reserve weerstandsvermogen De algemene reserve is onderdeel van het weerstandsvermogen. Voor de beleidsuitgangspunten, omvang, en samenstelling van het weerstandsvermogen en de bijbehorende risico's wordt verwezen naar de paragraaf weerstandsvermogen (Deel I, paragraaf 2.1). Nadat de projectkosten zijn terugverdiend wordt het weerstandsvermogen opgebouwd tot het vereiste niveau, via de bestemming van de rekeningresultaten. Bestemmingsreserve aanloopkosten OZHZ Zíe de toelichting bij de algemene reserve OZHZ.
T:1Samenwerking\STA\DIENSi~FinanciénUaarrekening~2012\FINAALUaarsWkken 2072 vastgesteld AB OZHZ 5 juli 2013.doc
52
Bestemmingsreserve sanering Verkeerslawaai De bestemmingsreserve is overgenomen van de voormalige Milieudienst (regio). De reserve is niet nodig als dekking van het onderliggende programma (dekking ISV gelden). Het algemeen bestuur heeft bij tweede begrotingswijziging 2012 besloten de reserve vrij te laten vallen. Bestemmingsreserve Programmabijdrage Provincie Zuid-Holland Conform het besluit van het algemeen bestuur$ is een reservering gemaakt voor toekomstige programma uitgaven van de provincie. De afloop van de reserve is gepland op 31 december 2013. Bestemmingsreserve Materieel budget Provincie Zuid-Holland Uit dit budget worden de directe productiekosten van het provinciaal werkprogramma gedekt. Conform het besluit van het algemeen bestuur (voetnoot 8) is een reservering gemaakt voor toekomstige materiële uitgaven van de provincie. De afloop van de reserves is gepland op 31 december 2013. Bestemmingsreserve Oud verlof Een niet uit de balans blijkende verplichting op de openingsbalans is het verlofstuwmeer dat is meegekomen vanuit de milieudienst en provincie. Het stuwmeer leidt in de toekomst tot een omzetderving, een hogere inhuur of afkoop. Het dagelijks bestuur heeft 16 september 2011 ingestemd een aanpak om het verlofstuwmeer voor 1 januari 2013 terug te dringen. Het provinciale deel (€ 264.000) is gedekt door de bij jaarrekening gevormde reserve, ten laste van het provinciale budget 2011, zoals besloten door het algemeen bestuur (voetnoot 8). De onttrekking betreft de afname van het provinciale verlofstuwmeer. Een bedrag van € 142.500 is gereserveerd ter dekking van het gemeentelijke verlofstuwmeer. Dit bedrag is gereserveerd in de jaarrekening, conform het besluit van hei algemeen bestuur (voetnoot 8). Het volledige gemeentelijke verlofstuwmeer is hiermee nog niet afgedekt (zie de niet uit de balans blijkende verplichtingen). Het resterende verlofstuwmeer komt ten laste van de exploitatie van de omgevingsdienst. De onttrekking betreft de vrijval van de jaarschijf 2012. De afloop van de reserves is gepland op 31 december 2013.
e Eerste begrotingswijziging 2011 en jaarrekening 2011
T:\Samenwerking\STA\DIENSTFinanciënWaarrekening\2072\FINAALVaarsWkken 2072 vastgesteld AB OZHZ 5 juli 2013.doc
53
Voorzieningen 1.2 Voorzieningen zijn gevormd voor op balansdatum bestaande risicó s voor verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten. Voorzieningen zijn onderdeel van het vreemd vermogen en niet vrij aanwendbaar door het bestuur. In onderstaand overzicht is het verloop van de voorzieningen weergegeven. Verloop
Vrijval
Toevoeging
Saldo
Aanwending
Saldo
Voorziening spaarcontracten
19.917
0
0
0
19.917
Totaal
19.917
0
0
0
19.917
Voorziening spaarcontracten De voorziening is overgenomen van de voormalige milieudienst (regio) en heeft betrekking op ge spaarde uren in het verleden. Dit leidt tot een omzetderving. Langlopende schulden 1.3 onderverdeling van de in de balans opgenomen langlopende schulden is als volgt: De 31-12-2012
31-12-2011
0
0
binnenlandse pensioenfondsen en verzekeringsinstellingen
0
0
binnenlandse banken en overige financiéle instellingen
0
0
binnenlandse bedrijven
0
0
2.500.000
2.500.000 0
Vaste schulden met een rentetypische looptijd 2 1 jaar Obligatieleningen Onderhandse leningen:
overige binnenlandse sectoren buitenlandse instellingen, fondsen, banken,
0
bedrijven en overige sectoren
0
0
Totaal onderhandse leningen
2.500.000
2.500.000
Door derden belegden gelden
0
0
Waarborgsommen
0
0
Overige vaste schulden
0
0
2.500.000
2.500.000
Totaal
In onderstaand overzicht wordt het verloop weergegeven van de vaste schulden over het jaar 2012. Verloop vaste schulden
31-12-2011 vermeerdingen
aflossingen
31-12-2012
Onderhandse leningen
2.500.000
0
0
2.500.000
Totaal
2.500.000
0
0
2.500.000
Om de initiële kosten van OZHZ te kunnen financieren is bij de vorming van de omgevingsdienst in 2011 een tweetal leningen aangetrokken9. Een lening ad € 1.250.000 van de Gemeenschappelijke regeling Zuid-Holland Zuid en een overeenkomstige lening van de Provincie Zuid-Holland. Deze leningen zijn rentedragend (4%) en worden zo snel mogelijk doch uiterlijk 31 december 2013 afgelost. In de Financieringsparagraaf (Deel I, hoofdstuk 2, paragraaf 4) worden de beleidsuitgangspunten ten aanzien van het treasurybeleid weergegeven. 9 Bestuursnotities ontvlechting regio en provincie, vastgesteld door Algemeen Bestuur, d.d. 25 februari 2010
T:~,Samenwerking\STA\DIENST~FinanciènVaarrekening~2072\FINAALUaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5juli 2073.doc
C~
2.
Vlottende passiva
Onder de vlottende passiva zijn opgenomen: 31-12-2012 31-12-2011
Vlottende passiva Te betalen aan openbare lichamen Kortlopende schulden (met een looptijd korter dan één jaar)
1.547.359
1.629.347
Overlopende passiva
2.038.830
2.156.737
Totaal
3.586.189
3.786.084
2.1
Kortlopende schulden
De inde balans opgenomen kortlopende schulden kunnen als volgt worden gespecificeerd: 31-12-2012
Kortlopende schulden
31-12-2011
Kasgeldleningen~ Bank- en girosaldi 13.343
27.769
Overige schulden
1.534.016
1.601.578
Totaal
1.547.359
1.629.347
Te betalen aan openbare lichamen
De overige schulden bestaan met name uit de crediteuren. Afwikkeling van de openstaande schulden vindt plaats in het eerste kwartaal van 2013. 2.2
Overlopende passiva
De specificatie van de post Overlopende passiva is als volgt: Overlopende passiva
31-12-2012 31-12-2011
Vooruitontvangen bedragen
535.430
211.074
Nog te betalen bedragen
720.068
1.292.520
Nog te besteden subsidies
783.314
653.143
2.038.830
2.156.737
Totaal
De vooruitontvangen bedragen betreffen de periodieke voorschotten van de opdrachtgevers. De nog te besteden subsidie heeft voornamelijk betrekking op het Nationaal Samenwerkingsprogramma Luchtkwaliteit. Voor de verantwoording wordt verwezen naar hoofdstuk 6.3; Single Audit, Single Administration (BIBA).
T:\Samenwerking\STA\DIENSTFinanciënVaarrekening\2012~FINAAU.laarsWkken 2012 vastgesteltl AB OZHZ Sjuli 2073.doc
55
1.3 Niet uit de balans blijkende financiële verplichtingen De niet uit balans blijkende verplichtingen kunnen betrekking hebben op langlopende overeenkomsten waaruit één of meerdere verplichtingen voortvloeien. Hiertoe worden ook de verplichtingen gerekend die slechts voor één jaar of korter zijn aangegaan en verplichtingen die in de loop van het jaar zijn ontstaan en per ultimo van dat betreffende jaar nog voortduren. Het gaat daarbij om de volgende verplichtingen: Huurverplichtingen Eind 2011 is het onderhuurcontract tussen OZHZ en de voormalige regio Zuid-Holland Zuid getekend. In 2012 heeft actualisatie plaatsgevonden, op grond van een interne verhuizing van de afdeling Vergunningen en Meldingen. De jaarlijkse huurlast bedraagt € 734.000 (prijspeil 2012). Dit bedrag is inclusief servicekosten, receptie en bijkomende facilitaire kosten. Daarnaast is OZHZ tot en met 2014 jaarlijks een bedrag van € 72.000 verschuldigd voor de afkoop van de voormalige Buisvesting van de regio ZHZ aan de Weizigtweg. Financiële dekking vindt plaats uit de reguliere begroting.
Dienstverlening SCD Met het SCD is overeenstemming bereikt over het dienstenpakket in 2013. De dienstverlening heeft betrekking op afname van facilitair (€ 437.000), personeel en organisatie (€ 236.000) en inkoop en verzekering (€ 23.000). De taken op het gebied van DIV zijn in 2012 overgegaan van het SCD naar OZHZ. De taken op het gebied van FIN volgen in de loop van 2013.
T:~,Samenwerking\STA\DIENST~FinanciènUaarrekening~2012\FINAALUaarsWkken 2072 vastgesteld AB OZHZ Sjuli 2013.doc
rJs
ICT Dienstverlening SCD Het algemeen bestuur heeft thans nog geen besluit genomen over voortzetting van de ICT - en telefoniedienstverlening door het SCD, op grond van het alleenrecht. Deze besluitvorming is gepland in de vergadering van het algemeen bestuur van 29 mei 2013. Voorzetting van de dienstverlening door het SCD zal in de komende vierjaarsperiode (2013-2017) leiden tot meerkosten van minimaal € 180.000 per jaar, exclusief de kosten van kwaliteitsverbetering. Financiële dekking vindt plaats uit de reguliere begroting. Leaseverplichtingen De leaseverplichtingen voor auto's betreffen een bedrag van circa € 200.000 perjaar. Financiële dekking vindt plaats uit de reguliere begroting. Met betrekking tot het leasen van auto's geldt een afbouwbeleid (uitsterfconstructie). Gebruiksrecht en onderhoud programmatuur De voormalige milieudienst heeft een overeenkomst gesloten inzake het gebruiksrecht en onderhoud van het systeem Squit XO als basisprocessen systeem voor het verlenen van vergunningen en het verlenen van diensten op het gebied van milieu. Het contract betreft een jaarbedrag van € 104.000. Mantelcontracten OZHZ heeft diverse mantelcontracten afgesloten voor de zogenaamde fle~ábele schil (zie hoofdstuk 5.4.; paragraaf bedrijfsvoering). De mantelcontracten bevatten geen gekwantificeerde afnameverplichting. Er wordt ingehuurd op het moment dat extra capaciteit nodig is. Financiële dekking plaats uit de omzet die wordt gegenereerd van de opdrachtgevers. De mantelcontracten lopen af per 1 april 2013. Personele verplichtingen Op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) mogen geen voorzieningen worden gevormd noch anderszins verplichtingen worden opgenomen voor jaarlijks terugkerende arbeidsgerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Ten aanzien van vakantiegelden en verlofdagen van personeel zijn de feitelijke jaarlasten in de jaarrekening opgenomen. De op de balansdatum opgebouwde vakantiegeldrechten en de nog openstaande verlofdagen zijn niet als verplichting inde balans opgenomen. De uitbetaling van het opgebouwde vakantiegeld vindt plaats in de maand mei van het volgend jaar en drukt als zodanig geheel op dat jaar. Financiële dekking plaats uit de omzet die wordt gegenereerd van de opdrachtgevers. Projecten en tijdadministratie In 2012 heeft OZHZ de Europese aanbesteding van de projecten- en tijdadministratie afgerond. De implementatie is gestart in 2013. Belangrijk onderdeel van het programma van eisen was de integratie/gegevensuitwisseling tussen het tijdschrijfsysteem, projectadministratie, financiële administratie en de data uitwisseling met Squit XO. Gunning heeft plaatsgevonden aan de huidige leverancier, voornamelijk op basis van kostenoverwegingen. De uiteindelijke realisatie van de gegevensuitwisseling is daarbij een ontbindende voorwaarde. Verlofstuwmeer Het verlofstuwmeer van medewerkers van de voormalige milieudienst is nog niet volledig gedekt door de desbetreffende bestemmingsreserve (zie de toelichting van de bestemmingsreserve verlof op de balans). Het ongedekte deel (€ 224.500) wordt gedekt uit de exploitatie van OZHZ.
T:GSamenwerkin9\STA\DIENSlIFinanciënVaarrekening\2012\FINAALUaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5juli 2013.doc
57
2
Programmarekening 2012
De programmarekening 2012 sluit met een positief saldo van € 1,000 min. In vergelijking met de bijgestelde begroting bij de tweede bestuursrapportage (€ 1,173 min.) is er sprake van een nadeel van € 173.000. Het cijfermatige beeld is hieronder weergegeven. Voor de toelichting wordt verwezen naar deel I; Jaarverslag, hoofdstuk 2; Programmaverantwoording, paragraaf 2.3: "Wat heeft het gekost?" Wat heeft het gekost? bedragen ' € 1.000 Programmarekening 2012
Realisatie 2011 Begroting 2D12 Begroting 2012 Realisatie 2012
Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
Primair
Verschil
Bijgesteld
Baten Irnvonerbijdrage ? Wettelijke taken
2.500
2.494
2.555
2.554
-2
14.421
13.547
14.890
14.739
-150
2.870
3.083
2.641
2.604
-37
Subsidies
702
730
638
733
95
programmabijdrage Provincie ZH
460
460
472
472
0
Provinciale bijdrage incidentele kosten
596
596
611
611
0
Materieel budget Provincie ZH
663
663
378
478
100
Adviezen en projecten
Inhuur indirect Provincie ZH Overige baten
Totaal baten
60
60
0
0
0
523
584
259
301
43
22.795
22.217
22.443
22.492
49
15.503
15.157
16.115
16.514
398
331
497
354
320
-34
1.728
1.629
1.786
1.793
7
876
820
816
815
-1
Lasten Personeelskosten Kapitaallasten Ondersteuning SCD Huisvesting Overige bedrijfskosten
1.046
881
1.155
1.124
-31
Additionele productiekosten
1.018
1.488
1.143
1.096
-47
165
240
153
95
-58
0
0
100
111
11
2.438
0
0
0
0
99
99
Onvoorzien Frictiekasten SCD Afboeking aanloopkosten Afboeking regionale vordering
23.105
20.712
27.621
21.968
345
-310
1.505
822
524
-296
Onttrekkingen aan reserves
2.438
0
351
356
5
Toevoegingen aan reserves
9~9
0
0
0
0
Saldo baten en lasten na bestemming
1.149
1.505
1.173
880
-291
waarvan algemeen dekkingsmiddel
2.500
2.494
2.555
2.554
Totaallasten Saldo baten en lasten voor bestemming
Bedragen ' € 1.000
T:\Samenwerking\STA\DIENSï~FinanciénUaarrekening\2012~FINAAU.laarsW leken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5juli 2013.doc
58
Mutaties reserves Reserves
Begroting 2012
Begroting 2012 Realisatie
Primair
Bi" esteld
Besluit
0
0
0
Oud verlof
78
164
86
tweede begrotingswijziging 2012
Rente sanering verkeerslawaai
16
16
0
tweede begrotingswijziging 2012
257
176
-81
tweede begrotingswijziging 2012
Totaal toevo
in en
Verschil
0
Onttrekkingen:
Provinciale bijdrage Totaal onttrekkin en
0
351
356
5
Saldo toevoe +n
0
-357
X356
-5
Nonttrekkin en
Bedragen ' € 1.000
Incidentele baten en lasten De baten en lasten zijn afhankelijk van de vraag en hebben doorgaans een structureel karakter, al kan de omvang variëren. Incidentele baten in 2012 zijn: Een bijdrage van de provincie ter dekking van de aanloopkosten van OZHZ (€ 611.000). Een incidentele ruimte in de tarieven ter dekking van het gemeentelijk deel van de aanloopkosten van OZHZ en een balansbijdrage aan de regio Zuid-Holland Zuid (€ 439.000). Subsidiebaten externe veiligheid (subsidie loopt af in 2014) en "Zonebeheer". De baten in 2012 bedroegen € 733.000 Hiervoor zijn overeenkomstige lasten gerealiseerd. Incidentele dekkingsmiddelen De inwonerbijdrage (€ 2,554 min.) is een lump sum budget en kan worden beschouwd als een algemeen dekkingsmiddel. Onvoorzien Het budget onvoorzien is onderdeel van het weerstandsvermogen en bedoeld voor afboeking van niet factureerbare uren (onderhanden werk) en overige onvoorziene tegenvallers. De raming is bij de tussentijdse begrotingswijzigingen neerwaarts bijgesteld met € 100.000. Dit bedrag is vrijgemaakt voor de frictievergoeding aan het SCD vanwege de ontvlechting van de financiële functie en de documentaire informatievoorziening. De post onvoorzien is als volgt aangewend: Onvoorzien Behandeling bezwaarschriften Drukkerij- en frankeerkosten SCD 2011
16.500 17.403
Telefoonkosten milieudienst 2009
13.361
ICT en telefoonkosten SCD eindafrekening 2012
17.666
Verliesvoorziening en afboeking verliesgevende projecten
30.524
Totaal
95.454
T:1SamenwerkinglSTA\DIENSi~FinanciénVaarrekening\2012\FINAALUaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5juli 2013.doc
59
3
Single Audit Single Administration (BIBA)
OZHZ is verplicht in haar jaarrekening op een voorgeschreven wijze verantwoording af te leggen over een aantal specifieke rijksregelingen. De doelstelling van Single information Single audit (SiSa) is de verantwoordings- en controlelasten voor mede-overheden te verminderen. De SiSaverantwoordingssystematiek sluit namelijk aan bij het reguliere jaarrekeningproces van de medeoverheden. Daarmee behoren afzonderlijke verantwoordingen per specifieke uitkeringen en de controle van de accountant daarop tot het verleden. Voor OZHZ vallen het Programma Externe Veiligheid en het Nationaal Samenwerkingsprogramma Luchtkwaliteit onder de verantwoordingsplicht.
T1Samenwerking\STA\DIENST~FinanciénUaarrekening~2012\FINAALUaarsWkken 2012 vastgestekJ AB OZHZ 5juli 2013.doc
60
C
°t E r
É
p &M
E Z E118
x~ .°_~ .E
r Á ~ 9
SiSa bi1la9 e verantwoordin9 sinformatíe 2012 oP9 rond van artikel 3 van de Re9 elin 9~informatieverst rekkin9 sisa
m m Á c p
0 ~ Y c ` N •g ' m Hieronder per regel één Nationaal Samenwerkingsprogramm beschikkingsnummer en in de kolommen ernaast de a Luchtkwaliteit (NSL) verantwoordingsinformatie SI5a tussen medeoverheden
I N D I C A T O R E N Besteding (Jaar T) ten laste van Besteding (jaar T) [en leste van Besteding (Jaar T) ten laste van Besteding (jaar T) ten laste van rentebaten gemeente op bijdragen door derden = eigen middelen provinciale middelen door provincie verstrekte contractpartners (niet rijk. provincie of gemeente) bijdrage NSL
Eindveranhvoording Ja/Nee
Provinciale beschikking en/of verordening Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen (Wgr) (SiSa tussen medeoverheden)
1
i&M
E278
Brede doeluitkering verkeer en vervoer SISa tussen medeoverheden
Aard conbole n.v. t. Aard controle R Aard controle n.v.t Aaid controle R Aard controle R Aard controle R Indicaromummec EllB /O6 /ndicatornummec E71B /0.5 Indicatomummer, E118/03 Indicatomnmmer. E118/04 Indicatomummer. E11B/07 Indlcatomummer. E/1B /02 Nee 0 LMV/2006269545 ê 0 @ F 20.561 ê0 TeruggestorUverrekend in (jaar Toelichting T) in verband met niet teruggestort/verrekend uitgevoerde maatregelen Aard controle R Aard controle n. v.t. Indicatomummec E779/07 Indicatomummer: E71B/08 0 ê0 Eindveranrivoording Ja/Nee Toelichting ahvijking Hieronder per legel één Besteding daar T) ten laste var. Overige bestedingen Qaar ~ beschikkingsnummer en in de provinciale middelen kolommen amaast de verenIwoordingsiniormatie
Provinciale beschikking en/of verordening Gemeentenen Gemeenschappelijke Regelingen
AaN controle n.v. L IndicaMmummec E278/07 10
Aard controle R Indicatornummer. E27B/03
Aard controle R Indicatornummer: E27B/OZ EO
€0
Aard controle n. et. /ndicatomummec E276/05
Aard controle n.v.L Indicatornummec E27B/04 ~
~
T:\Samenwerking\STA'~.DIENSTFinan ciënUaarrekening~2012\FINAAL\Jaarstukken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5juli 2013.doc
Nee
4
Rechtmatigheid
4.1
Kaders
Jaarlijks wordt door het Dagelijks Bestuur op grond van artikel 6, vijfde lid, van de Financiële Verordening een intern controleplan vastgesteld. Het Dagelijks Bestuur is verplicht (cf. art. 216 en 217 van de Provinciewet) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Deze toetsing vindt plaats aan de hand van een intern controleplan. In navolging van de Financiële verordening heeft het dagelijks bestuur op 11 november 2011 het controleplan 2012 vastgesteld. Dit interne controleplan heeft als doel om onvolkomenheden inde uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. Tevens biedt interne controle de kans op het treffen van preventieve maatregelen om onvolkomenheden inde toekomst te voorkomen. De informatie uit interne controles plus de inbedding van interne controlemaatregelen inde organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren. Belangrijkste thema's van het controleplan zijn: inkoop en aanbesteding, salarissen, debiteuren, crediteuren, treasury, het onderhanden werk, de kleine kas en projecten en programma's. Daarnaast heeft het Dagelijks Bestuur op 14 november 2012 het Controleprotocol 2012 vastgesteld. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren rapportagetoleranties voor de controle van de jaarrekening. Zowel het controleprotocol als het controleplan vormen de basis voorde uitgevoerde interne controle.
4.2
Beheersmaatregelen rechtmatigheid
Belangrijkste thema's van het controleplan zijn: inkoop en aanbesteding, salarissen, debiteuren, crediteuren, treasury, het onderhanden werk, de kleine kas en projecten en programma's. De uitvoering van het interne controleplan leidt tot het volgende beeld op hoofdlijnen: Inkoop en aanbesteding Het aangaan van verplichtingen gebeurt na voorafgaande toestemming van de controller. De aanvraag wordt beoordeeld op financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en beschikbaarheid van financiën. De toestemming wordt vastgelegd op het verplichtingenformulier. Vanuit deze voorafgaande toets zijn geen verplichtingen geconstateerd met een onrechtmatig karakter. In 2012 en het eerste kwartaal van 2013 heeft, in navolging van het advies van de accountant, een uitgebreide verbijzonderde interne controle plaatsgevonden van de inkopen 2012. Van de totale ca € 8,4 miljoen inkoopwaarde is in totaal € 2,7 miljoen (32%) gecontroleerd. De inkopen zijn onder meer getoetst op naleving van de Europese regelgeving, de inkoopprocedure van de Omgevingsdienst en de mandaatregeling. Bij deze beoordeling zijn geen materiële financiële onrechtmatigheden geconstateerd. Salarissen, debiteuren, crediteuren Het SCD heeft een Assurance rapport verstrekt van de externe accountant. Het rapport bevat het oordeel inzake de beheershandelingen van de procedures omtrent debiteuren, crediteuren, tussenrekeningen (btw/bcf en salarissen) en personele lasten. Conclusie van de accountant is dat de administratieve organisatie en het daarin opgenomen stelsel van interne controlemaatregelen inzake de be-
T:\Samenwerking\STA\DIENSTFinanciénUaarrekening\2012\FMAALVaarsiukken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5juli 2013.doc
heershandelingen in het kader van de procedures omtrent debiteuren, crediteuren, tussenrekeningen (btw/bcf en salarissen) en personele lasten uitgevoerd door het SCD ten behoeve van de Omgevingsdienst gedurende het boekjaar 2012 in alle van materieel belang zijnde opzichten adequaat waren opgezet en hebben gewerkt. Opbrengsten uit offertetaken Van de totale opbrengsten uit offertetaken ad. € 2,6 miljoen zijn 32 opdrachten met een totale waarde van 0,8 miljoen (32%) gecontroleerd. Uit deze controle bleken zijn financiële onrechtmatigheden naar voren gekomen. Treasury Uit de financieringsparagraaf (hoofdstuk 5.3 van de jaarrekening) blijkt dat de Omgevingsdienst ruimschoots voldoet aan de wettelijke normen inzake de kasgeldlimiet en de rente risiconorm. In 2012 heeft 1 mutatie plaatsgevonden in de leningenportefeuille. Dit betrof het aangaan en aflossen van een kasgeldlening ad. € 2 miljoen voor de duur van 3 maanden. Deze transactie is uitgevoerd conform het treasurystatuut. Onderhanden werk In 2012 heeft viermaandelijks een integrale doorlichting plaatsgevonden van het onderhanden werk. Kleine kas Maandelijks vindt er een kastelling plaats. Hierbij zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. Naar aanleiding van door het SCD geplaatste kanttekeningen bij het verstrekken van cadeaubonnen bij afscheid, jubilea of andere personele aangelegenheden vanuit de kleine kas is de procedure aangescherpt. Met verstrekking per kas aan medewerkers wordt terughoudendheid betracht. Daarnaast wordt per medewerker geregistreerd welke verstrekkingen per kas hebben plaatsgevonden. Projecten en programma's Verantwoording ten laste van projecten en programmás wordt door de beleidsverantwoordelijke getoetst aan het programmaplan, subsidieverordening, etc. Op dit onderdeel heeft geen verbijzonderde controle plaatsgevonden in 2012.
T\Samenwerking\STA\DIENST~FinanciënVaarrekening\2012\FINAALUaarsWkken 2012 vas[g esteld AB OZHZ Sjuli 2013.doc
63
4.3
Interim controle accountant'o
De managementletter 2012 bevat de belangrijkste opmerkingen en adviezen van de accountant naar aanleiding van de tussentijdse controle 2012. De accountant constateert dat de organisatie duidelijke stappen heeft om meer in control te komen. Dat blijkt onder meer uit de voortgang met betrekking tot de adviespunten uit de vorige rapportages, die voor een belangrijk deel zijn afgewikkeld. Daarbij gaat het onder meer om een periodieke (financiële) beoordeling van het onderhanden werk, het uitvoeren van de verbijzonderde interne controles en het vastleggen (bestuurlijk laten bekrachtigen) van afspraken met het SCD in geval van ontvlechting. De accountant benoemt eveneens een aantal aandachtspunten: Ten tijde van de interim controle was de geautomatiseerde gegevensuitwisseling (koppeling) tussen de projectadministratie en de financiële administratie nog niet gerealiseerd. De aansluiting gebeurt nu handmatig. Daardoor is een aanvullende controle inspanning van de omgevingsdienst en accountant nodig om de juistheid van de informatie te borgen. - Inde verbijzonderde interne controle wordt de naleving van de Europese aanbestedingsregels achteraf vastgesteld. De accountant adviseert om dit ook gedurende het uitvoeringsjaar te doen. - De accountant adviseert om ook de subsidiebaten op te nemen in het interne controleplan 2013. - Zowel het inkoopbeleid van de Drechtsteden als dat van de OZHZ is van toepassing. Bij tegenstrijdigheden prevaleert het inkoopbeleid van OZHZ. De accountant adviseert een eenduidig inkoopbeleid op te stellen. - De accountant doet een aantal aanbevelingen om de kwaliteit van de prognose van het onderhanden werk verder te verbeteren. De directie van OZHZ onderschrijft het beeld van de managementletter en ziet het als een bevestiging van de in gang gezette verbeteringen. De directie onderschrijft de adviezen van de accountant en zal deze verder afronden en/of in gang zetten. De directie merkt daarbij op dat de geautomatiseerde gegevensuitwisseling tussen de projectadministratie en de financiële administratie een belangrijk speerpunt is. Verder vindt de directie het van belang om te melden dat ook tijdens het uitvoeringsjaar controle op de naleving van Europese aanbestedingsregels plaatsvindt. Dit gebeurt vooraf (voor het aangaan van een individuele verplichting). Over de controlewerkzaamheden wordt gedurende het uitvoeringsjaar echter niet gerapporteerd. Dat zal worden ondervangen door het item ook in de tussentijdse verbijzonderde interne controles op te nemen, conform het advies van de accountant.
i° Dagelijks bestuur 11 maart 2013 en algemeen bestuur 29 mei 2013
T:~,Samenwerking\STA\DIENSTFinanciënVaarrekening\2012\FINAALVaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ5juli 2013.doc
4.4
Rechtmatigheid
Begrotingsrechtmatigheid Het Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2012 geeft het afwegingskader voor het algemeen bestuur met betrekking tot de begrotingsrechtmatigheid. Per saldo is sprake van € 345.000 aan hogere lasten. De hogere lasten staan indirect verband met: Tariefwijziging (€ 140.000) Het algemeen bestuur heeft na het opstellen van de tweede begrotingswijziging 2012 besloten om de opslag voor het terugverdienen van de aanloopkosten en de opbouw van het weerstandsvermogen, met terugwerkende kracht, niet van toepassing te laten zijn voor de provincie. De provincie zou anders dubbel bijdragen aan de aanloopkosten en het weerstandsvermogen. In 2012 zijn daardoor meer uren beschikbaar gekomen om het provinciale jaarprogramma uit te kunnen voeren. Vanwege de verruiming van het urenbudget is meer "fle~bele schil" ingehuurd om het provincíalejaarprogramma uit te kunnen voeren (€ 140.000). Ten tijde van het opstellen van de tweede bestuursrapportage kon de tariefsverlaging en de hieruit voortvloeiende kostenoverschrijding nog niet worden voorzien. Conclusie
Passende hogere lasten (€ 140.000), Kon niet worden voorzien bij tweede begrotingswijziging. Geen begrotingsonrechtmatigheid
Afname verlofstuwmeer Het algemeen bestuur heeft bij de tweede begrotingswijziging 2012 besloten dat de reserve verlofstuwmeer bij de jaarrekening 2012 mag worden onttrokken voor de gerealiseerde afname van het verlofstuwmeer. Om het productiviteitsverlies op te vangen is meer flexibele schil ingehuurd, Hier staat een hogere onttrekking van de reserve verlofstuwmeer tegenover (€ 86.000). Conclusie
Passende hogere lasten (€ 86.000), gecompenseerd door passende hogere baten. Kon niet worden voorzien bij tweede begrotingswijziging. Geen begrotingsonrechtmatigheid
Afboeking regionale vordering De accountant is van mening dat een regionale vordering moet worden afgeboekt,(€ 99.000). Deze vloeit voort uit het bestuurlijk besluit bij de financiële ontvlechting van de omgevingsdienst in november 2011. Dekking van de afboeking was voorzien in de meerjaren exploitatie. Op last van de accountant moet de afboeking (eerder) plaatsvinden in 2012. Conclusie
Passende hogere lasten (€ 99.000) Constatering fout uit het verleden. Geen begrotingsonrechtmatigheid
T:~,Samenwerking\STA\DIENSTFinanciénVaarrekening\2012\FINAALUaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5juli 2013.doc
65
Restant (€ 20.000) Het restant van de overschrijding is een saldo van diverse posten, passend binnen het beleid van de omgevingsdienst. Deze wordt gecompenseerd door hogere baten (€ 49.000), eveneens passend binnen het beleid van de omgevingsdienst. Conclusie
Passende hogere lasten (€ 20.000), gecompenseerd door passende hogere baten. Geen begrotingsonrechtmatigheid
Voor nadere informatie wordt verwezen naar deel I Qaarverslag), hoofdstuk 4 (programmarekening). Investeringsuitgaven De investeringsuitgaven in 2012 (€ 50.528) zijn bestuurlijk goedgekeurd bij eerdere begrotingswijzigingen. Derhalve is er geen sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Voor nadere informatie wordt verwezen naar deel II (jaarrekening), hoofdstuk 2.2 (toelichting op de balans; materiële vaste activa).
T:~,Samenwerkin9\STA\DIENSTFinanciënUaarrekening12012~FINAALVaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5 juli 2013.doc
66
Bijlagen
T:~,Samenwerking\STAIDIENSi~FinanciénUaarrekening\20121FINAALVaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ Sjuli 2073.doc
67
Bijlage 1
Verantwoording programma's Begroting 2012
Omschrijving Deelprogramma Omgevingsruimte Bovengrond Deelprogramma Omgevingsruimte Ondergrond Deelprogramma Omgevingsruimte Vervoer Programma Databeheer Programma Externe Veiligheid Totaal
€ 307.997 € 174.300 € 259.553 € 606.022 € 614.968 €1.962:84Q
Realisatie 2012 € 342.779 €163.878 € 258.853 € 631.628 € 614.762
111 °/ 94 100 °/ 104 °/ 100 °/
€ 2.011.900 102 °/
Programma's Omgevingsruimte en Databeheer Het doel van de Programma's Omgevingsruimte en Databeheer is om kennis en expertise bij de omgevingsdienst op peil te houden. Daarnaast dient het programma ook een bovenlokaal belang en stelt het OZHZ, gemeenten en provincie in staat te anticiperen op regionale, landelijke en internationale ontwikkelingen. Gemeenten en provincie kunnen hierdoor beter ondersteund worden bij het maken van afwegingen en keuzes in ruimtelijke processen, in relatie tot milieuaspecten. Ook worden daartoe nieuwe producten ontwikkeld waarmee meer klantgericht kan worden gewerkt. De inzet op kennis en e~ertise is nodig om gemeenten en provincie te voorzien en te kunnen blijven voorzien van producten conform de meest actuele ontwikkelingen. In die zin kan de inzet op programmá s worden gezien als een vorm van onderzoek en ontwikkeling die past bij een kennisintensieve organisatie. In 2012 zijn binnen het deelprogramma Bovengrond onder andere regionale analyses voor zowel luchtkwaliteit als geluid opgesteld waarbij is aangegeven wat de (on)mogelijkheden zijn ten aanzien van ruimtelijke ontwikkelingen. De resultaten hiervan zijn vervolgens géimplementeerd inde geografische viewer Geoide. Binnen het deelprogramma Vervoer is, naast signaleringskaarten voor lucht, geluid en e~erne veiligheid, een rekenmodel (`3D-omgevingsmodel') opgeleverd, dat als basis heeft gediend voor het opstellen van de geluidbelastingkaarten voor de Drechtsteden. Ook heeft een analyse plaatsgevonden van de gevolgen op de omgevingskwaliteit van de in de `Havenvisie 2030' geschetste (vervoers)ontwikkelingen. In 2012 is binnen het deelprogramma Ondergrond onder meer een verkenning uitgevoerd naar de implementatie van de AMvB Bodemenergiesystemen en een bijdrage geleverd aan de provinciale gebiedsdossiers voor de drinkwaterwinningen in de regio. Binnen het programma Databeheer is het instrument Geoide aangeschaft en geïmplementeerd zodat op een uniforme wijze milieudata geografisch kan worden bekeken. Tevens is een aantal kaartlagen opgesteld vanuit de expertises lucht, geluiden externe veiligheid. Voor 2013 gelden de volgende speerpunten: -
Het in de beheersfase brengen en borgen van het behoud van de opgebouwde datakwaliteit en kennis en expertise. Doorontwikkeling van kennis en netwerk op het terrein van Bovengrond, Vervoer, Ondergrond en Databeheer vanuit het belang van omgevingseffecten. Het beschikbaar stellen van de informatie en instrumenten, die binnen OZHZ zijn ontwikkeld, aan de gemeenten en provincie. Het aanbrengen van focus op veiligheid, gezondheid, duurzaamheid en leefbaarheid bij het beheer en ontwikkeling van ruimte.
T:lSamenwericing\STA\DIENSi~FinanciénUaarrekening~2012\FlNAALUaarsWkken 2012 vastgesteld AB OZHZ 5 juli 2073.doc
68
—
Bovenregionale ontwikkelingen worden gevolgd en beoordeeld op hun effect op de omgevingskwaliteit voor Zuid-Holland Zuid.
In `Omgevingsruimte: tussenrapportage en het jaarprogramma 2013' (d.d. 29 maart 2013) worden de geboekte resultaten van het afgelopen jaar en de planning voor 2013 nader omschreven. Dit stuk wordt nog geagendeerd in de Adviesgroep Opdrachtgevers op 23 mei 2013 en in het algemeen bestuur van 5 juli 2013. Proaramma Externe Veiligheid Over de uitvoering van het subsidieprogramma Externe Veiligheid 2012, dat op 28 september 2011 door de voormalige Bestuurscommissie OZHZ is vastgesteld, wordt halfjaarlijks gerapporteerd aan de provincie Zuid-Holland. Uitvoering van het programma geschiedt samen met de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid. In 2012 bestonden de werkzaamheden uit het verbeteren en up-to-date houden van de data in het Register risicosituatie gevaarlijke stoffen (RRGS) en het adviseren van gemeenten over externe veiligheid in ruimtelijke plannen. Ook is er ondersteuning verleend aan gemeenten voor het opstellen van een specifieke beleidsvisie e~erne veiligheid. Daarnaast is e~ inzet gepleegd voor het op peil houden van specifieke kennis die nodig is voor het uitvoeren van deze werkzaamheden.
T:~,Samenwerking\STA\DIENST~FinanciënUaarrekening\2012\FINAALWaarsWkken 2012 vas[g esteld AB OZHZ 5 juli 2013.doc
69
De1oitte
~
Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid Postbus 550 3300 AN DORDRECHT Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de jaarrekening 2012 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst ZuidHolland Zuid te Dordrecht gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2012 en de programmarekening over 2012 met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen, alsmede de SiSa-bijlage. Verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, asmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting, en met de relevante wet- en regelgeving waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen vati materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.
Op alle opdrachten verricht door Detoitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, novemher 2010' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloltte Accountants B.V. is ingeschreven In het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Member af Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Deloitte~ 2 14 juni 2013 130951/ta/5 501-3113496250 Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afliankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, alsmede voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en van de redelijkheid van de door het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Deze financiële rechtmatigheidscriteria zijn vastgesteld met het normenkader door het algemeen bestuur op 5 december 2012. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Op basis van artikel 2, lid 7 Bado is deze goedkeuringstolerantie door het algemeen bestuur bij besluit van 5 december 2012 vastgesteld. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Regio Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2012 als van de activa en passiva per 31 december 2012 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2012 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling.
Deloitte~ 14 juni 2013 130951/ta/5501-3113496250 Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artike1213, lid 3 onder d Gemeentewet vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Rotterdam, 14 juni 2013 Deloitte Accountants B.V. was getekend: W. Kalkman RA
