Jaarbeeld. sovak SOVAK. Veranderen Verantwoorden Verhalen Vakmanschap Veilig werken Vastgoed

Jaarbeeld SOVAK

2010

Veranderen | Verantwoorden | Verhalen | Vakmanschap | Veilig werken | Vastgoed www.sovak.nl

k a v o s

Inhoud Contact met SOVAK Centaal Kantoor

Bezoekadres:

Zeggelaan 110 4844 SK Terheijden.

Postadres:

Postbus 4 4844 ZG Terheijden Telefoon: 076 5937800 E-mail: [email protected]

www.sovak.nl

Colofon Dit jaarbeeld wordt uitgegeven als speciale editie van het huisblad SOVAK-Maggezien en is bestemd voor alle interne en externe relaties van SOVAK. Productie: afdeling Communicatie SOVAK Ontwerp: STUDiO iBiZZ Oplage: 2500

DE ✓VAN SO✓AK ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Voorwoord 

03

Veranderen 

04

Vertrouwen 

05

Verbeteren 

06/07

Verdiepen 

08

Verbreden 

09

Vernieuwen 

10/11

Verantwoorden 

12

Vrijwilligers 

13

Verhalen Verbinden 

14/15

Verrekenen 

16

Verzamelstaat

17

Vastgoed 

18/19

Veilig werken 

20/21

Vakmanschap 

22/23

Vertegenwoordigen 

24/25

Vieren 

26/27

Wie is SOVAK? SOVAK is een instelling die zorg en ondersteuning biedt aan mensen met een verstandelijke beperking in het westen van Noord-Brabant en in het Land van Heusden en Altena. SOVAK ziet het als haar taak om maximaal bij te dragen aan de kwaliteit van bestaan van haar cliënten. SOVAK wil daarbij voor ouders en verwanten een partner in zorg zijn.

2

Jaarbeeld 2010

✓oorwoord 2010 zal voor SOVAK de geschiedenis in gaan als een bijzonder jaar. Het is een bewogen jaar geweest, maar ook een jaar waarin veel in beweging is gezet. In maart wordt de eenhoofdige directie omgevormd naar een tweehoofdige Raad van Bestuur. Onder onze leiding bezint SOVAK zich op haar toekomst. Waar zijn we goed in? Wat willen we ontwikkelen? Waar gaan we naartoe? Het resultaat is dat aan het eind van 2010 de visie en koers duidelijk zijn herijkt. In aanvulling op het bestaande meerjarenbeleidsplan zijn vooral zorginhoudelijke keuzes gemaakt. Keuzes die er toe moeten leiden dat we de zorgen dienstverlening aan de cliënten kwalitatief verder kunnen verbeteren. Het vergroten van de deskundigheid in de ondersteuning aan de verschillende doelgroepen cliënten is een centraal thema. De kunst zal zijn om met behoud van de

“Het jaar 2010 was een intensief, maar succesvol jaar.” bevlogenheid die SOVAK zo kenmerkt, onze kennis en expertise voortdurend op peil te houden ten dienste van de cliënt. Niet voor niets krijgt het nieuwe strategische beleidsplan de titel mee: ‘Professionele zorg vanuit het hart’. De realiteit gebiedt ons ook om na te denken over de forse bezuinigingen die het nieuwe kabinet heeft aangekondigd. Gelukkig staat SOVAK er financieel gezien goed voor. Maar ook wij moeten ons bezinnen op het nog doelmatiger organiseren van onze zorg- en dienstverlening. Op verschillende fronten, onder andere op het gebied van ICT, zijn hiervoor goede aanzetten gegeven.

Maar er gebeurde meer in 2010. Er is hard gewerkt om met iedere cliënt een persoonlijk ondersteuningsplan af te spreken volgens een nieuw ontwikkelde werkwijze. Het aantal behandelaars is uitgebreid om te kunnen voldoen aan de behandelvragen waar cliënten op basis van het toegekende zorgzwaartepakket recht op hebben. De interne budgetten van de afdelingen zijn gekoppeld aan de financiering naar zorgzwaarte. De managers gaan met hun teams aan de slag met de verbeteracties die voortvloeien uit het medewerkertevreden­ heidsonderzoek. In december is SOVAK opnieuw positief beoordeeld in het kader van het kwaliteitscertificaat HKZ. Er is voor het eerst een best practice dag georganiseerd waar medewerkers van alle locaties hun kennis en kunde over het begeleiden van cliënten uitwisselen. Kortom, het jaar 2010 was een intensief, maar succesvol jaar. Wij willen alle medewerkers en vrijwilligers van SOVAK bedanken voor hun inspanningen. Door uw enorme inzet en betrokkenheid is de ondersteuning aan onze cliënten in goede handen.

de Raad van Bestuur, mevrouw H.P. Griffioen de heer A.F. Wiertz

2010 Jaarbeeld

3

✓eranderen Een organisatie als SOVAK is altijd in beweging. In het leven van cliënten dienen zich veranderingen aan; medewerkers komen en gaan, wetten en regels veranderen en we streven ernaar om onszelf op alle fronten voortdurend te ontwikkelen en verbeteren. Sommige veranderingen overkomen je; andere worden bewust gezocht. Eén ding is duidelijk: SOVAK staat aan de vooravond van een veranderproces dat is ingezet met een fundamentele strategische heroriëntatie. Uitdaging

Die uitdaging is zij bij SOVAK aangegaan. Een intensieve kennismaking met alle locaties resulteert in een frisse kijk op SOVAK. En een stevige bestuurlijke agenda om mee aan de slag te gaan. Zoals bij elke onderneming zijn er sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen. Er liggen aandachtspunten op het gebied van de zorgvisie,

Sleutelwoord blijkt te zijn om in dit proces samen op te trekken. besturingsfilosofie, cultuur, structuur, doelgroepenbeleid en verdere professionalisering.

Wisseling van de wacht

De meest in het oog springende verandering in 2010 is wellicht de wisseling aan de top van de organisatie. Na een periode van instabiliteit in de aansturing van SOVAK, kiest de Raad van Toezicht om over te gaan naar een tweehoofdige Raad van Bestuur. Directeur A. F. Wiertz is niet langer het enige boegbeeld van SOVAK. Op 1 maart 2010 wordt mevrouw H.P. Griffioen aangesteld als voorzitter van de Raad van Bestuur. Tijdens een kennismakingsinterview zegt zij: “we staan in de care-sector voor een enorme uitdaging. Langdurige zorg verlenen aan mensen die afhankelijk van je zijn en dan toch elke dag fris blijven kijken naar wat de cliënt op dat moment nodig heeft. Als ik ergens in de zorg routinewerk zie, dan denk ik ‘dat kan beter!’. Het hoeft niet duurder te zijn; het is een ander soort aandacht. Om dat voor elkaar te krijgen, dat is mijn grootste uitdaging.”

4

Jaarbeeld 2010

Een Kernteam neemt het voortouw om een strategische heroriëntatie uit te voeren. Zij krijgt voeding en inspiratie van een groep van ruim honderd meedenkers die de brug slaan naar de praktijk. Het Kernteam toetst haar bevindingen en ideeën bovendien bij belangrijke externe samenwerkingspartners. Zo slaagt het Kernteam er in om binnen vier maanden tijd SOVAK grondig tegen het licht te houden. In december ligt er een voorstel dat de steun krijgt van de Raad van Toezicht, de Cliëntenraden en de Ondernemingsraad.

Na richten komt inrichten

Nu het ‘richten’ op de nieuwe koers duidelijk is, neemt een Bouwteam het stokje over van het Kernteam. Zij gaan bedenken hoe de organisatie van SOVAK eruit moet zien om waar te kunnen maken wat we voor ogen hebben. Naar verwachting ronden zij in het voorjaar van 2011 hun voorstellen af. In de organisatiestructuur is daarop eind 2010 al een voorschot genomen. Naast de twee divisies die het hart van de lijnorganisatie vormen, is een nieuwe dienst Behandeling & Innovatie gevormd. En de afdeling Kwaliteit is rechtstreeks onder de voorzitter van de Raad van Bestuur gebracht. Deze eerste keuzes laten al zien dat het SOVAK ernst is met haar voornemen om een impuls te geven aan zorginhoudelijke verbetering en vernieuwing.

✓ertrouwen Veranderen doe je niet van vandaag op morgen. Zeker als het de hele organisatie aangaat en iedereen daarin meegenomen moet worden. Tijdens een aantal regionale bijeenkomsten is het veranderingsproces waar SOVAK voor staat, met alle medewerkers gedeeld en besproken. Natuurlijk zijn ook de Cliëntenraden, Ondernemingsraad en de Raad van Toezicht, nauw betrokken bij dit proces. Dat er draagvlak is voor de nieuwe plannen, blijkt uit onderstaande reacties. Centrale Cliëntenraad:

“Na afloop van de presentatie die de bestuursvoorzitter heeft gegeven aan de leden van de Centrale Cliëntenraad, was de CCR erg tevreden over hetgeen zij heeft verteld. De meeste onderwerpen zijn niet vreemd voor de cliëntenraad. Sterker, de onderwerpen komen ook terug in het eerder opgestelde Jaarplan 2010 van de CCR. De CCR wenst haar en alle medewerkers van SOVAK veel succes bij de uitvoering van het plan. De CCR heeft er alle vertrouwen in dat er voor SOVAK en haar cliënten een mooie toekomst is weggelegd.”

Ondernemingsraad:

“Wij als Ondernemingsraad zijn blij verrast dat de Raad van Bestuur dezelfde punten van aandacht benoemt die wij belangrijk vinden, met name de gewijzigde organisatiestructuur. Met de uitwerkingen zoals die in het plan beschreven staan, valt zeker winst te behalen voor onze organisatie. We vinden het een heldere, duidelijke en inzichtelijke presentatie over waar we staan als organisatie en waar we naar toe willen. Het geeft ons vertrouwen voor de toekomst en wij als OR willen daar zeker een positieve bijdrage aan leveren.”

Raad van Toezicht:

“Terugkijkend op 2010 kan de Raad van Toezicht niet anders concluderen dan dat door de Raad van Bestuur, alle medewerkers en allen die SOVAK een warm hart toedragen, uiterste inspanningen zijn gepleegd om ervoor te zorgen dat SOVAK in alle opzichten op koers ligt. Onzekerheden zijn uitdagingen geworden en dat schept vertrouwen. Vertrouwen dat SOVAK, ondanks alle onzekerheden vanuit de overheid, de toekomst aan kan en deze met vertrouwen tegemoet mag zien. De Raad van Toezicht is er trots op aan deze organisatie verbonden te zijn!”

“Professionele zorg vanuit het hart” Een vooruitblik Maakt het bovenstaande u nieuwsgierig welke strategische keuzes voor de toekomst SOVAK maakt? Begin 2011 is het strategisch beleidsplan 2011/2012 vastgesteld. Daarin is een koers bepaald, de zorgvisie herijkt, is een ondernemingsvisie opgenomen en zijn op de belangrijkste beleidsterreinen doelen en prestaties geformuleerd. Kortom: een streefbeeld waar SOVAK naar toe wil werken. In de speciale bijlage bij dit jaarverslag leest u hoe wij aan onze ambities vorm en inhoud gaan geven.

2010 Jaarbeeld

5

✓erbeteren Wensen van cliënten

Eind 2008 / begin 2009 is er SOVAK-breed een cliëntenraadpleging gehouden. De vraag was: Hoe ervaren cliënten en hun vertegenwoordigers de zorg- en dienstverlening van SOVAK. Wat willen zij graag veranderd of verbeterd zien? Het bijzondere aan dit onderzoek is dat de resultaten per afdeling in kaart zijn gebracht. Iedere manager heeft daarmee een eigen kwaliteitsverbeterkaart in handen om concreet te werken aan wat de cliënten van zijn of haar locaties willen. Inmiddels zijn we een jaar verder en zijn de verbeterplannen omgezet in verbeteracties. In september 2010 presenteerden de managers hun resultaten aan de cliëntenraden. Achttien managers realiseerden in totaal ruim 60 concrete verbeteringen. Enkele voorbeelden: • terugdringen van agressie en medicijngebruik; • serveren van een smakelijker maaltijd; • beter samenwerken tussen de begeleiders van ‘wonen’ en ‘werken’; • meer inzet van vrijwilligers en mantelzorgers; • meer inzet van netto zorguren door anders te roosteren; • betere inzet van flexmedewerkers en leerlingen/stagiaires; • betere communicatie met ouders en snellere klachtafhandeling.

De mening van medewerkers

In februari 2010 zijn de resultaten van het eind 2009 gehouden medewerkertevredenheidsonderzoek bekend. De algemene tevredenheid over SOVAK als werkgever krijgt een 6,6 en ligt daarmee onder het landelijk gemiddelde (7,1). De uitslag valt niet mee; ook al komen de meeste bevindingen niet onverwacht. Plezier in het werk en direct contact met cliënten en collega’s scoren goed. Gevoel van waardering, interne communicatie en vertrouwen in directie en management scoren in het bewogen jaar 2009 het laagst. Net als bij de cliëntenraadpleging levert ook hier de onderzoeksopzet resultaten per afdeling op. De managers zijn dan ook op locatieniveau, samen met hun team(s), voortvarend aan de slag gegaan met de gewenste verbeteringen. Bij de presentatie van hun verbeterplannen aan de Ondernemingsraad in september, blijkt dat veel acties al in gang zijn gezet. Op verschillende locaties wordt, al dan niet met hulp van een coach, teamsgewijs aan de verbeteracties gewerkt. Zo leefde bij twee stafdiensten de wens om meer van elkaars werk te weten te komen. Nu nodigen zij regelmatig ‘een gast aan tafel’ die in het werkoverleg komt vertellen over zijn of haar aandachtsgebied.

Wordt vervolgd

In de tweede helft van 2011 worden beide onderzoeken herhaald. Een nieuw moment om te meten en te vergelijken. Besloten is de cliëntenraadpleging en het medewerkersonderzoek in dezelfde periode af te nemen. Daardoor ontstaat er een compleet beeld en kunnen managers in het vervolg één integraal plan van aanpak maken.

Plezier in het werk en direct contact met cliënten en collega’s scoren goed. Vinger aan de pols

Het cyclisch verbeteren, de inventarisatie van risico’s in de bedrijfsvoering en zorgverlening en de veiligheid van zowel cliënten als medewerkers, zijn in 2010 de speerpunten van het algemene kwaliteitsbeleid. Onder andere via interne audits houdt SOVAK vinger aan de pols hoe de meest kritische werkprocessen worden uitgevoerd. Het auditteam heeft in 2010 de werkwijze betreffende het beheer van cliëntgelden ge-audit. Daarop zijn de nodige verbeteracties uitgezet. Zo zijn alle richtlijnen die te maken hebben met geld, zoals de individuele cliëntbegroting, kasgeld, vervoersen waskosten, beter op elkaar afgestemd. Ook is in 2010 een nakeur gehouden wat betreft het nakomen van de belangrijkste veiligheidsvoorschriften, zoals hygiëneen infectiepreventie, baden en douchen, brandpreventie, medicatieverstrekking en preventie en opvang van agressie en geweld. Waar onveilige situaties werden gesignaleerd, zijn

6

Jaarbeeld 2010

onderzoek twaalf bevindingen op, waarvan drie kritisch. In januari 2010 zijn die zaken (medicijnen en schoonmaakmiddelen veiliger opbergen) op de betreffende locaties snel opgelost, waarna het certificaat is verlengd. Eén keer per drie jaar volgt een volledig nieuw onderzoek. Dat heeft bij SOVAK eind 2010 plaatsgevonden. Op verzoek van SOVAK is getoetst volgens de nieuwe aangescherpte normen. Natuurlijk zijn er ook nu weer een aantal bevindingen gedaan; elf in totaal, waarvan drie het stempel ‘kritisch’ krijgen. Concreet betreft het: • een alarmeringssysteem voor medewerkers dat op een bepaalde locatie onvoldoende functioneert; • het meerdere dagen niet aftekenen van de medicatieverstrekking aan een cliënt; • het niet aantoonbaar registreren dat de werkinstructie goed was gevolgd bij een geconstateerde legionellabacterie in de waterleiding van een woning. Gelukkig kan SOVAK direct laten zien hoe aan verbetering op deze punten wordt gewerkt, waarna het nieuwe HKZ-certificaat begin 2011 is uitgereikt. We zijn er trots op dat SOVAK hier zo goed uit de bus komt. In het naschrift bij het rapport van het Keurmerkinstituut schrijft auditor P.J. van Diest: “De organisatie is volop bezig het primaire zorgproces te ondersteunen en daarmee te versterken. Het auditteam heeft vastgesteld dat er veel ambitie en daadkracht zit in SOVAK, evenals gedrevenheid. We hebben de sfeer op de locaties als prettig ervaren en zijn overal goed ontvangen.”

Zichtbare zorg

direct verbetermaatregelen genomen. Zo is bijvoorbeeld onder medewerkers meer bekendheid gegeven aan de mogelijkheid om van het opvangteam gebruik te maken. In de nakeur van 2011 zal gekeken worden of de aanbevelingen van het auditteam zijn opgevolgd.

Kwaliteit onder de loep

Naast de interne audit door SOVAK zelf voert het Keurmerkinstituut regelmatig een externe audit uit. Het

Het auditteam heeft vastgesteld dat er veel ambitie en daadkracht zit in SOVAK, evenals gedrevenheid.

In 2010 start SOVAK met de deelname aan ‘Zichtbare Zorg’, het landelijke kwaliteitskader voor de gehandicaptenzorg. Waar het hebben van het HKZ-certificaat betekent dat onze werkprocessen aan de normen voldoen, gaat Zichtbare Zorg uit van een visie op wat kwaliteit van zorg is. Daarvoor zijn indicatoren opgesteld die iets zeggen over de kwaliteit van de daadwerkelijk verleende zorg. Om te kijken of de gegevens vanuit de nieuwe persoonlijke ondersteuningsplannen gehaald kunnen worden, is een steekproef van 48 gerealiseerde plannen getrokken. De eerste fase, het aanleveren van gegevens, is in het najaar van 2010 afgerond. De uitkomsten worden vergeleken met die van andere organisaties en medio 2011 gepubliceerd op de website www.kiesbeter.nl. De uiteindelijke bedoeling is dat de informatie vergelijkingsmateriaal oplevert voor cliënten en hun vertegenwoordigers, waarmee zij een keuze kunnen maken voor de zorgaanbieder van hun voorkeur.

onafhankelijke instituut beoordeelt of SOVAK aan alle kwaliteits- en veiligheidsnormen voldoet en een goed werkend kwaliteitssysteem heeft. In november 2009 leverde een beperkt

2010 Jaarbeeld

7

✓erdiepen verdiepingsslag waarbij de focus ligt op de samenhang tussen alle begeleidings- en behandelingsafspraken. Dat vinden we belangrijk omdat de cliënt de ondersteuning in de praktijk van alledag dan nog meer als één geheel zal ervaren.

Opname- en verhuisbeleid

Dit jaar is het interne beleid met betrekking tot opname en verhuizing van cliënten aangescherpt. We kunnen nu nog sneller en beter inschatten wat de cliënt qua leefomgeving en ondersteuning nodig heeft en op welke woonplek dat het beste geboden kan worden.

Dagbesteding op maat Persoonlijk Ondersteuningsplan SOVAK (POS)

SOVAK heeft in 2009 een nieuwe werkwijze ontwikkeld om de ondersteuning aan cliënten op een eigentijdse manier vorm en inhoud te geven. Het jaar 2010 staat helemaal in het teken van de invoering van het nieuwe ondersteuningsplan. Er is met man en macht aan gewerkt om met iedere cliënt een persoonlijk ondersteuningsplan af te spreken. Op de afgesproken einddatum van het project, 1 april 2011, is dat ook inderdaad gelukt. Een krachtsinspanning waar iedereen binnen SOVAK een bijdrage aan heeft geleverd!

Met ingang van 2010 is dagbesteding in principe 52 weken per jaar, negen dagdelen per week, beschikbaar voor cliënten; uiteraard als daarvoor een indicatie is. Anders dan voorgaande jaren biedt SOVAK voortaan iedere cliënt of cliëntgroep de

Er is met man en macht aan gewerkt om met iedere cliënt een persoonlijk ondersteuningsplan af te spreken. Hoewel het te vroeg is voor een evaluatie, zijn de eerste reacties bemoedigend. De cliënten voelen zich beter gehoord, de cliëntvertegenwoordigers voelen zich meer betrokken, het plan heeft meer diepgang en biedt meer aanknopingspunten voor concrete acties en evaluatie van de doelen en afspraken. Dankzij de nieuwe ondersteuningsplannen is de informatie over de aard en omvang van de zorgverlening, die we bijvoorbeeld moeten verstrekken aan het Zorgkantoor, verbeterd. Een externe deskundige van Bureau Van Brederode beoordeelt op welke punten de plannen verdere verbetering behoeven. In het leven van een cliënt zijn er altijd ontwikkelingen en omstandigheden die van invloed zijn op de ondersteunings­ vraag. Daarom is het hart van de POS-werkwijze het cyclisch werken (plannen-uitvoeren-evalueren-bijstellen). We blijven dus voortdurend sleutelen aan de kwaliteit van de ondersteuningsplannen en uiteraard aan de kwaliteit van de uitvoering ervan. Deze werkwijze is direct terug te voeren op onze zorgvisie waarin kwaliteit van bestaan wordt ingevuld met behulp van de acht levensdomeinen (Schalock&Verdugo, 2002). Voor de tweede ronde POS-plannen zetten we in op een

8

Jaarbeeld 2010

mogelijkheid om daar een eigen invulling aan te geven. In overleg met de cliënten of hun vertegenwoordigers is per locatie geïnventariseerd of er behoefte is aan een vakantiesluiting van het dagactiviteitencentrum en welke alternatieve invulling van de zomerperiode gewenst is. Deze werkwijze is planmatig voor de organisatie ingewikkeld, maar oogst veel waardering bij de cliënten en hun familie omdat er meer op maat gekeken kan worden naar persoonlijke wensen en behoeften. Bijkomend voordeel van deze keuze is dat het de samenwerking tussen de begeleiders van wonen en dagbesteding ten goede komt.

✓erbreden Samenwerken

SOVAK wil graag bijdragen aan de kwaliteit van bestaan van haar cliënten. Maar we willen en kunnen dit niet alleen. Daarom zoeken we samenwerking met anderen om de wensen van cliënten te realiseren. Ook in 2010 is er met diverse lokale en regionale partijen en met tal van gespecialiseerde instellingen samengewerkt met als doel verbetering van de zorg- en dienstverlening aan de cliënt. Zo zijn er met andere zorgaanbieders prijsafspraken gemaakt zodat de cliënt die bij SOVAK woont, toch de vrije keus heeft voor een dagbestedingsplek. Door de aansluiting bij het Educatienetwerk Breda is er voor cliënten toegang tot een aangepast aanbod van scholing en vorming. Daarnaast worden de banden met verschillende scholen aangetrokken. Zo verzorgt SOVAK de naschoolse opvang voor leerlingen uit het speciaal onderwijs en komen schoolverlaters van het Voortgezet Speciaal Onderwijs (VSO) binnen onze dagactiviteitencentra stage lopen om zich te oriënteren op een mogelijke werkplek. Leerlingen van het reguliere voortgezet onderwijs komen steeds vaker voor een maatschappelijke stage en maken zo kennis met SOVAK en de zorgsector.

Werken buiten de deur

Voor de groeiende doelgroep licht en matig verstandelijk gehandicapte cliënten is SOVAK actief op zoek naar werk- en dagbestedingsmogelijkheden buiten de deur. Het ‘traditionele’ aanbod van de dagactiviteitencentra sluit niet aan bij wat deze mensen willen en kunnen.

cliënten in dit project gaan werken en dat we meerdere van dit soort werkplekken kunnen aanbieden.

SOVAK prijst zich gelukkig met een vrijwilligerscorps van ruim 450 man sterk.

Vrijwilligersbeleid

SOVAK prijst zich gelukkig met een vrijwilligerscorps van 450 man sterk. Helaas moeten we wel constateren dat de groep vergrijst en nieuwe aanwas zich niet vanzelf aandient. In 2010 is daarom een werkgroep gestart met als doel om het vrijwilligersbeleid binnen SOVAK beter te verankeren en er wellicht ook een meer eigentijdse invulling aan te geven. Meer contacten met de vrijwilligers door het jaar heen en aandacht voor hun wensen en signalen, zijn van belang om deze belangrijke groep aan SOVAK te blijven binden. Bovendien vraagt een veranderende doelgroep cliënten om een andere soort vrijwilligersactiviteiten. Verder is meer coördinatie gewenst op het gebied van werving van nieuwe vrijwilligers, het matchen van vraag en aanbod en een goede introductie binnen SOVAK. De werkgroep komt naar verwachting begin 2011 met een uitgewerkt voorstel.

In 2010 is er een mooi samenwerkingsproject van de grond gekomen met de beheerder van Dorpshuis Den Brink in Den Hout. In dit kerkdorp vervult het dorpshuis een belangrijke sociale functie. Twee cliënten van SOVAK verrichten er diverse werkzaamheden op huishoudelijk gebied, in de catering en bij de ondersteuning van de kinderopvang. De eerste ervaringen zijn positief. Het is de bedoeling dat in de toekomst meer

2010 Jaarbeeld

9

✓ernieuwen Visie op behandelen

In 2009 is geconstateerd dat de aandacht voor behandelen binnen SOVAK te kort schiet. Dat dit moet veranderen staat buiten kijf. In 2010 is een aparte dienst Behandeling&Innovatie gevormd, waarin alle behandelaars zijn ondergebracht. Er is een businessplan geschreven waarin staat welke stappen nodig zijn om behandeling binnen SOVAK op het gewenste niveau te krijgen. Daarbij gaat het niet alleen om het kwantitatief op sterkte brengen van het team, maar juist om uitbouw van de expertise binnen de vakgroepen en aandacht voor zorgvernieuwende inzichten en methoden. Op de valreep van 2010 is het gelukt om een Arts Verstandelijk Gehandicapten (AVG) aan het team toe te voegen, zodat bij de verdere uitwerking van de plannen in 2011 ook een arts betrokken zal zijn.

De functies binnen de dienst B&I: • arts verstandelijk gehandicapten (AVG) • gedragskundigen (psychologen / orthopedagogen) • bewegingsagogen • fysiotherapeuten • ergotherapeuten • logopedisten • diëtiste • geestelijk verzorgers • coördinator vrijetijdsbesteding / vrijwilligers.

10

Jaarbeeld 2010

Slimmer werken

De huidige ontwikkelingen vragen steeds meer om een goede, dat wil zeggen tijdige, snelle, adequate en doelgerichte informatiestroom. Op het gebied van de bedrijfsvoering en de zorgverlening is betrouwbare managementinformatie een must om goed te kunnen plannen, sturen en verantwoorden. De uitvoering van administratieve processen en de verwerking van zorginhoudelijke gegevens worden steeds verder geautomatiseerd. Om aan al deze vragen te voldoen, is het van belang dat de belangrijkste werkprocessen en de ITmiddelen die deze processen ondersteunen, op een hoger plan worden gebracht. Daarnaast worden de interne en externe communicatie met alle voor SOVAK belangrijke doelgroepen steeds belangrijker. Daarvoor is de inzet van nieuwe, eigentijdse communicatiemiddelen nodig, met een duidelijke verschuiving van papieren naar digitale communicatie. In 2010 zijn onder leiding van de stuurgroep I&A (Informatisering en Automatisering) een aantal werkgroepen gestart om te bedenken hoe we op bovengenoemde terreinen met behulp van IT ‘slimmer kunnen werken’. Dat heeft onder andere geresulteerd in een beter planningsinstrument voor de inzet van de medewerkers uit de flexpool. Ook is een vereenvoudiging van de administratie van het kasgeld op de woningen gerealiseerd. Voor het vernieuwen van het telefonie- en alarmeringssysteem ligt een plan klaar voor uitvoering. En er is een programma van eisen opgesteld waar de software aan moet voldoen om een nieuw ‘extranet’ te kunnen gaan bouwen. Daarmee moet het in de toekomst mogelijk worden dat medewerkers, cliënten en hun vertegenwoordigers kunnen inloggen op een eigen afgesloten deel van de site.

Alle projecten van de stuurgroep Informatisering & Automatisering: • Gebruik van domotica in en om het huis; • Informatiebeveiliging volgens de NEN 7510 normen; • Van intra- naar extranet (incl. documentsysteem voor protocollen); • Flexpoolplanning (afgerond) • Webkas (fase 2); • Elektronisch cliëntdossier (ECD); • Stappenplan personeelsadministratie; • IT-infrastructuur (bijna afgerond) • Programma voor vastgoedbeheer; • Telefonie en persoonsbeveiligingssysteem; • Gebruik PDA (smartphone) voor managers; • Dashboard voor managementinformatie.

Om al die software goed te laten draaien moet uiteraard de IT-infrastructuur up to date zijn. Daarom is in 2010 eerst de basis aangepakt om ervoor te zorgen dat het computernetwerk genoeg capaciteit en snelheid heeft om aan alle vragen te voldoen.

2010 Jaarbeeld

11

✓erantwoorden Aan de cliënt / cliëntvertegenwoordiger Met de komst van het nieuwe financieringssysteem op basis van zorgwaartepakketten (ZZP), is duidelijker geworden op welke zorg en ondersteuning de individuele cliënt recht heeft. SOVAK wil graag helder zijn in de afspraken die we maken met de cliënt. En we willen zowel naar de cliënt als naar de financier en toezichthouders, transparant zijn in de verantwoording van de geleverde zorg en ondersteuning. Daarom is het nieuwe POS-model (Persoonlijk Ondersteuningsplan SOVAK) afgestemd op deze nieuwe indicatiesystematiek en financiering op basis van de zorgzwaarte. Met dit hulpmiddel is het nog beter mogelijk om inzichtelijk te maken welke ondersteuning de cliënt wenst en wat SOVAK in een bepaalde periode daadwerkelijk aan ondersteuning biedt. Naast deze formele externe verantwoording is voor SOVAK uiteraard de belangrijkste maatstaf of de cliënt en zijn vertegenwoordiger tevreden zijn over de geleverde zorg. Dat komt onder andere tot uiting tijdens de ondersteuningsplanbesprekingen en tussentijdse voortgangsevaluaties. Zorgkantoor SOVAK bekostigt haar zorgactiviteiten grotendeels uit de AWBZ en wil zich hierover naar de financier uiteraard

Cliëntenzorg

op een transparante manier verantwoorden. In termen van het Zorgkantoor gaat het dan naast kwaliteitseisen, ook om de kwantiteit van de geleverde diensten; de zogenaamde ‘productie.’ In 2010 is gestart met een systeemgerichte interne controle op basis van een risicoanalyse van de administratieve processen. De algemene conclusie is dat de overgang naar de zorgzwaartefinanciering een grote invloed heeft gehad op de administratieve organisatie. Ook in 2011 blijft hiervoor aandacht nodig zodat onze productieregistratie en -verantwoording weer volledig aansluiten bij de nieuwe ZZP-systematiek. Inspectie voor de Gezondheidszorg In 2010 zijn er elf meldingen bij de Inspectie gedaan. Het merendeel betreft incidenten van seksueel grensoverschrijdend gedrag van cliënten. De Inspectie ziet hierin geen reden voor nader toezicht, maar adviseert SOVAK wel om met het oog op preventie een actiever beleid te voeren op het gebied van seksuele voorlichting. De nodige acties hiervoor zijn in gang gezet. Klachten cliëntenzorg Klachten zijn een belangrijke graadmeter voor de kwaliteit van wat wij bieden èn een bron van informatie voor de verbetering van onze dienstverlening. Intern zijn 17 klachten ingediend, variërend van onvrede over het schoonmaken, het dagactiviteitenaanbod, tot de uitvoering van bepaalde protocollen en het niet nakomen van bepaalde afspraken uit het persoonlijk ondersteuningsplan. Alle klachten zijn inmiddels met positief gevolg afgerond. In 2010 zijn er geen klachten over SOVAK bij de regionale klachtencommissie in behandeling genomen.

2009

2010

Klachten cliënten (interne bemiddeling)

10

17

Klachten cliënten (externe behandeling)

5

0

Meldingen incidenten cliëntenzorg (MIC)

1539

1356

71

80

156

151

Aantal cliënten met een vrijheidsbeperking Aantal vrijheidsbeperkingen (Middelen en maatregelen in het kader van de wet BOPZ)

12

Jaarbeeld 2010

✓rijwilligers Vrijwilligers zijn letterlijk en figuurlijk onbetaalbaar. Zij hebben tijd en aandacht voor cliënten, helpen een handje waar het nodig is en brengen heel veel sfeer en gezelligheid mee. Een portret van vier van deze kanjers: Dirigent Jan Jan Spiering begeleidt al 12,5 jaar elke dinsdagavond een koor van veertig cliënten in het dagactiviteitencentrum van Sleeuwijk. Een bevlogen dirigent die zelf met behulp van gebaren een werkbare manier heeft gevonden om een koor te leiden dat niet ‘van papier’ kan zingen. Hij heeft een hechte band met zijn koorleden, ook al moet hij wel eens ‘streng zijn met zijn ogen’ als het te rumoerig wordt. “We zingen tijdens kerkdiensten en ook op begrafenissen van cliënten. Daar gaat veel troost van uit. Toen ik zelf een keer emotioneel werd, zei een cliënt: ‘Stil maar Jan, alles komt goed.’ Bijzonder, hè?”

Fietsen met Geert

Geert Sebregts is via via bij een dagactiviteitencentrum van SOVAK ‘binnengefietst’. Stilzitten is er niet bij voor deze gepensioneerde machinebankwerker. Twee keer per week komt hij fietsen met cliënten. “Een pure win-win situatie want we hebben veel plezier en ik blijf er slank bij”, grapt deze bezige bij. “De mensen met wie ik fiets genieten van de buitenlucht; één van mijn fietsmaatjes is zelfs dol op regen. Ze houdt van de regendruppels op haar gezicht en gilt het dan uit van plezier. De eerste keer begreep ik haar niet goed en draaide ik om. Nu weet ik wel beter.”

Roos van de Soos

Roos van Gennip en haar man Toon komen al dik 23 jaar bij SOVAK over de vloer. Het begon allemaal met wandelen, maar dat groeide al snel uit naar meedoen met de zomerspelen en vakantiekampen begeleiden. “Nu zijn we nog actief bij de soos en de speel-o-theek. En mijn man is inzetbaar voor allerlei hand- en spandiensten, zoals opbouwen bij carnaval en achter de bar staan.” Wat het vrijwilligerswerk zo leuk maakt? “Zelf heb je wel eens een chagrijnige dag, maar als je dan hier naartoe komt, heb je zo weer goeie zin. Veel cliënten kunnen niet praten, maar als je ze dan ziet lachen met die pretoogjes. Mooi toch.”

Voetbal­ trainer Cees

Cees Loonen vond zestien jaar geleden een thuis voor zijn zoon Jürgen bij SOVAK. Zelf in zijn jonge jaren een fanatiek voetballer, gunt hij dit sportieve bezig zijn ook de voetballiefhebbers van SOVAK. Hij wil ‘de mannen’ graag een paar uurtjes bij de TV vandaan halen en lekker buiten laten bewegen. Hij wordt trainer van het G-team. “In het begin wilde ik prestatiegericht trainen. Maar al snel merkte ik dat het niveau hiervoor bij veel voetballers te laag is. Plezier is nu belangrijker dan prestatie. Penalty schieten is de onbetwiste favoriet. En natuurlijke het jaarlijkse toernooi in Fijnaart.”

2010 Jaarbeeld

13

✓erhalen verbinden Cliënten, hun ouders en familie, medewerkers en vrijwilligers maken dagelijks het verhaal van SOVAK. Een verhaal dat begint met de oprichting in 1965. Een greep uit het verhaal van 2010:

Verwennen Nellie van de Poel laat zich tijdens de zomervakantieweek heerlijk verwennen door de activiteitenbegeleiders. Een voetenbadje met massage, nagels gelakt en een lekker luchtje op. Je voelt je de koning te rijk!

Verbinding Björn van den Houdt kan zelf niet praten, maar hij kan met behulp van een blauwe knop op zijn communicatiebord de aandacht vragen. Zo is er toch verbinding met zijn omgeving.

Vurige wens De grootste hobby van Dennis Havermans is de brandweer. Zijn vurige wens om een dagje mee te draaien met de spuitgasten komt uit.

[foto…..]

Voorbeeld Cornell Duister is een voorbeeld voor ons allemaal. Hij wint de milieuprijsvraag van het DAC met zijn project om de sloten rond tuinderij Rietveld vrij te houden van zwerfvuil.

14

Jaarbeeld 2010

Verhuizen Suzanne van Vliet verhuist naar SOVAK. Een grote stap, maar volgens haar ouders past deze charmante jongedame zich snel aan en voelt ze zich al helemaal thuis.

Verdriet Op 31 december overlijdt Charles Geelen, een markante en krasse 87-jarige die de laatste 22 jaar van zijn leven bij SOVAK doorbrengt. Misschien wel de laatste bewoner die de begeleiders steevast ‘zuster’ noemde…

Vriendinnen Brigitte Mengedé en Marij Markus gaan al tien jaar op stap met vrijwilligers Carien van Meer en Marij Rasenberg. Gezellige ‘meidendingen’ doen. Wij zijn eigenlijk geen vrijwilligers; wij zijn gewoon vriendinnen.

Vroeger Vroeger was het volgens de moeder van Peter Brans wel iets gemoedelijker; meer tijd en minder regels. Gelukkig heeft Peter een prima vangnet in de vorm van een hele grote familie.

Vakantie Merel Verhees is op vakantie geweest naar het verre Costa Rica. Een avontuurlijke en sportieve reis compleet met raften en een jungletocht.

Veelzijdig Zara de Jongh is een veelzijdige vrouw. Ze werkt in een biologische eetwinkel en in de bediening van een lunchroom. In haar vrije tijd is ze fanatiek op het hockeyveld.

Volharding Voorzitter Ingrid Corbeij en haar collega’s van de deelnemersraad DAC Ruitersvaartseweg boeken een groot succes bij de gemeente: er komt een veiliger voetpad naar het werkadres.

Vrij zijn Adrie Netten en Esther Kooiker wonen nu een jaar samen in hun appartement in Breda. Ze voelen zich vrij om hun eigen leven te leiden en zijn actief in het bestuur van Onderling Sterk.

2010 Jaarbeeld

15

✓errekenen

Begroting en jaarrekening

SOVAK werkt op basis van een jaarlijkse Planning & Controlcyclus. De basis daarvan is een Kaderbrief van de Raad van Bestuur waarin, het woord zegt het al, het kader voor het beleid van dat jaar wordt aangegeven. De inhoudelijke Kaderbrief vindt haar financiële uitwerking in de begroting. SOVAK legt over haar inkomsten en uitgaven verantwoording af in de jaarrekening. De jaarrekening 2010 is openbaar; u kunt deze inzien op de website www.jaarverslagenzorg.nl.

Resultaat

SOVAK sluit het jaar 2010 af met een positief resultaat van 976.946 Euro. Dit resultaat wordt positief beïnvloed door diverse incidentele opbrengsten. Wanneer deze buiten beschouwing worden gelaten is het resultaat 283.000 Euro positief. De begroting voor 2010 was 585.000 Euro negatief. Enkele meevallers in de opbrengsten en vertraging in het uitvoeren van innovatieprojecten, zijn de belangrijkste oorzaken van het hogere resultaat.

Zorgzwaartefinanciering

De indicaties voor de verblijfsfuncties worden toegekend in Zorgzwaartepaketten (ZZP). Daarmee is het per cliënt toegekende budget duidelijker gekoppeld aan de ondersteuningsvraag. De verantwoording aan de cliëntvertegenwoordiger vindt plaats via de rapportage in het persoonlijke ondersteuningsplan (POS). De inbedding van de ZZP-financiering in de bedrijfsvoering heeft in 2010 veel aandacht gekregen. De eerste stap is gezet door de normuren van de ZZP als uitgangspunt te nemen voor de begroting. Daarmee is voor het eerst de interne budgetverdeling over de locaties gekoppeld aan de ZZP-financiering. Voor 2011 is ervoor gekozen om de interne financiering volledig te laten aansluiten op de externe financiering. SOVAK werkt dan met een

16

Jaarbeeld 2010

begroting waarin de ZZP-opbrengsten het uitgangspunt zijn voor de verdeling van de beschikbare middelen aan alle afdelingen. Dit in voorbereiding op de invoering van totaal geïntegreerde tarieven vanaf 2012.

Controle

Met de invoering van de nieuwe standaard voor AWBZ declaratie (AW319), is het belang van een juiste, tijdige en volledige productieregistratie nog groter. Om aan de hogere eisen te voldoen, is SOVAK eind 2010 gestart met het aanscherpen van de procedures rond deze registratie. De productieregistratie wordt structureel gecontroleerd volgens de AO/IC richtlijnen. (Administratieve Organisatie / Interne Controle). Het zwaartepunt in de controle wordt bepaald aan de hand van de gebieden waarop een hoog risico te verwachten valt. De aanbevelingen om deze risico’s terug te dringen hebben in 2010 tot enkele structurele verbeteringen geleid. Elk kwartaal wordt opnieuw gerapporteerd aan de Raad van Bestuur, waarna in overleg met het management de noodzakelijke verbeteringen worden besproken. Dit zal ook in 2011 nog de nodige aandacht vragen.

Overhead

SOVAK besteedt graag zoveel mogelijk van de inkomsten uit de ZZP aan de cliënten. Maar uiteraard zijn er ook mensen en middelen nodig in de ondersteunende diensten en in de algemene bedrijfsvoering. Om een goed beeld te krijgen van deze zogenaamde ‘overhead’ heeft SOVAK deelgenomen aan een bedrijfsvergelijkend onderzoek binnen onze sector. Hieruit blijkt dat zowel de bezetting als de kosten voor overhead onder het branchegemiddelde liggen.

✓erzamelstaat Kerngegevens SOVAK Capaciteit • verblijf met behandeling • verblijf zonder behandeling Bezetting • verblijf met behandeling • verblijf zonder behandeling Cliënten nieuw in zorg • verblijf met behandeling • verblijf zonder behandeling • extramuraal Cliënten uit zorg (excl. overlijden) • verblijf met behandeling • verblijf zonder behandeling • extramuraal Cliënten overleden • verblijf met behandeling • verblijf zonder behandeling • extramuraal Medewerkers Gemiddeld aantal in dienst Gemiddelde loonkosten per medewerker Instroom nieuwe medewerkers Uitstroom medewerkers Opleidingen (exclusief interne opleidingen) Vrijwilligers Bedrijfsopbrengsten Exploitatieresultaat Balanstotaal Eigen Vermogen

2009 511 445 55

2010 511 466 45

96% 79%

96% 83%

26 4 27

13 1 34

21 8 47

21 1 64

4 0 3 932 522 FTE 37.583 Euro 188 (20%) 124 (13 %) 1,8% van de loonsom 475 38.833.158 Euro 479.220 Euro 42.237.125 Euro 19.252.819 Euro

6 0 2 921 536 FTE 39.383 Euro 100 (11%) 91 (10%) 1,9% van de loonsom 450 35.656.787 Euro 976.946 Euro 40.931.689 Euro 20.229.765 Euro

2010 Jaarbeeld

17

✓astgoed SOVAK beschikt over een gevarieerd en relatief jong woningenbestand. Maar inzichten over wat ‘goed wonen’ is veranderen. En dat geldt ook voor de eisen die gesteld worden aan de veiligheid en functionaliteit van een gebouw. En net zo belangrijk zijn de woonwensen van de huidige en toekomstige cliënten, waarmee SOVAK graag rekening houdt. Terrein op de schop

Het terrein van de kinderboerderij in Terheijden heeft jarenlang dienst gedaan als tijdelijke huisvesting voor cliënten in verband met de herinrichting van de woonwijk Gruytpark. In september 2010 verhuizen de prefab woonunits naar Rijsbergen voor hergebruik door collega Amarant. Bij SOVAK is het nu dus tijd voor een totale herinrichting van het terrein. Eind 2010 ligt er een plan klaar dat opteert voor een leer-/werkplek voor mensen met een lichte verstandelijke beperking die baat hebben met een duidelijk gestructureerde dag- en weektaak. In 2011 worden de plannen op realiteitsgehalte beoordeeld en wellicht in combinatie met een nieuwbouwplan voor een aantal woningen op een aangrenzende locatie, nader uitgewerkt.

Verbouwen

In 2010 zijn geen grote nieuwbouwprojecten opgeleverd. Wel is aan de Markt in Wijk en Aalburg een appartement gerealiseerd voor twee cliënten die daar als echtpaar kunnen wonen. In diezelfde gemeente is grond aangekocht aan de Oude Kerkstraat met het oog op vervangende nieuwbouw voor één van SOVAK’s oudste panden (1979): het gezinsvervangend tehuis Wilgenveld. De functionaliteit van de bestaande panden wordt bepaald en gevolgd met behulp van een lange termijn huisvestingplan. Ook dit jaar zijn weer de nodige verbeteringen aangebracht; onder andere in de klimaatbeheersing van de woningen Zeggelaan 115 en Ravensnest 3 en 5. In de woning aan de Lindonk in Zevenbergen is de privacy in de badkamer door bouwkundige ingrepen verbeterd. En in de appartementen op het gelijknamige adres zijn nieuwe pantry’s aangebracht.

18

Jaarbeeld 2010

Voorzorg

SOVAK wil in 2011 de regie over het preventieve onderhoud weer terug in eigen beheer gaan nemen. In 2010 zijn de voorbereidingen getroffen voor een soepele overgang. Voor het beheer en onderhoud van gebouwen en installaties zijn daarom ondermeer twee Vastgoedbeheerders aangesteld. Samen met de Inspecteur Facilitaire Zaken waken zij over de veiligheid ‘in en om het huis.’

Wij waken over de veiligheid ‘in en om het huis’. Brandveiligheid en bedrijfshulpverlening zijn belangrijke aandachtspunten binnen dat geheel. In 2010 zijn de voorbereidingen getroffen voor een nieuwe sturingmethodiek voor brandveiligheid. De methodiek stimuleert de bewustwording met betrekking tot brandveiligheid, richt de aandacht nog meer op risicovolle situaties en bevordert de kennis hoe te handelen bij (dreigende) brand. Gebruik van deze methodiek is een voorwaarde voor behoud van het Brandveiligheidscertificaat. Het plan voorziet in brandinstructies, ontruimingsoefeningen, vluchtwegplattegronden en regelmatige controle van de blusinstallaties. Daarnaast is er de jaarlijkse controle op de gebruiksvergunning door de brandweer. Op het gebied van voedselveiligheid en hygiëne worden regelmatig, aangekondigd of onaangekondigd, controles uitgevoerd. De landelijke HACCP-richtlijn voor voedselveiligheid in kleinschalige woningen is onlangs gewijzigd. In 2011 past SOVAK haar interne werkinstructies, scholing en controles hier op aan.

Voor de controle op de kwaliteit van het water, met name in verband met preventie van legionellabesmetting, bestaat een uitgebreid beheersplan. Een structurele verbetering is doorgevoerd door op alle locaties extra keerkleppen in het waterleidingnet aan te brengen. Deze kleppen dienen als waterterugstroombeveiliging.

Schaalvoordeel

SOVAK wil schaalvoordelen behalen bij de inkoop van diensten en gebruiks- en verbruiksartikelen. Onder andere met het oog daarop is de nieuwe functie van Adviseur Bouw- en Inkoop ingesteld. In 2010 is onderzoek gedaan op welk gebied centrale inkoop voordelen oplevert en hoe dat in een decentrale organisatie gerealiseerd kan worden. Dit jaar is de aandacht daarbij vooral uitgegaan naar maaltijdverstrekking, incontinentiematerialen, taxivervoer, wit- en bruingoedartikelen, kantoorbenodigdheden en postbehandeling. Voor 2011 staan de inkoop van medicijnen en de inventarisgoederen zoals meubilair, op de agenda. Als onderlegger is er een nieuwe opzet gemaakt voor het vastleggen van de prestaties van leveranciers, zodat in de toekomst beter beoordeeld kan worden met welke leveranciers we op een doelmatige manier zaken kunnen doen.

2010 Jaarbeeld

19

✓eilig werken Hoewel op veiligheid nooit een 100% garantie gegeven kan worden, is de beste garantie voor veilig werken dat we de risico’s goed in beeld hebben. En dat we die risico’s voortdurend monitoren om te beoordelen wat verantwoord is en wanneer moet worden bijgestuurd of ingegrepen. Veiligheidsmanagement

Het monitoren van risico’s geldt voor alle terreinen zoals de bedrijfsvoering, financiën, de technische installaties, de uitvoering van de zorg, de arbeidsomstandigheden en de informatietechnologie. Ter voorbereiding op een systematische benadering van veiligheidsrisico’s zijn de managers in 2010 betrokken bij een inventarisatie op de gebieden uitvoering van de zorgverlening, personeel en financiën. Daarnaast is er een plan voor de informatiebeveiliging (NEN 7510-norm) vastgesteld en is er een start gemaakt met de uitvoering ervan.

Incidenten cliëntenzorg

Het melden van incidenten in de cliëntenzorg is bij SOVAK meer dan een registratie. We willen leren van onze fouten, herhaling voorkomen en zonodig structurele verbeteringen doorvoeren.

Er zijn 1356 incidenten in de cliëntenzorg gemeld. De meeste meldingen betreffen medicatiefouten (406), agressie- en geweld (481) en valincidenten (220). Om het aantal fouten in de medicatieverstrekking te verminderen,

We willen leren van onze fouten, herhaling voorkomen en zonodig structurele verbeteringen doorvoeren.

20

Jaarbeeld 2010

zijn direct maatregelen genomen. Door gericht te kijken naar de controlemomenten in het hele proces ‘van apotheek naar patiënt’, wordt duidelijk met welke acties winst te behalen valt. Het aantal medicatiefouten is in de loop van het jaar verminderd. We vinden het onderwerp zo belangrijk dat in 2011 de extra aandacht voor medicatieverstrekking een vervolg zal krijgen.

Vrijheid en veiligheid

De persoonlijke vrijheid van een cliënt en het waarborgen van zijn veiligheid, staan soms met elkaar op gespannen voet. Als niet te vermijden is dat een cliënt toch in zijn vrijheid moet worden beperkt, dan moet dit volgens de richtlijnen van SOVAK zo kort mogelijk duren. In dat verband zijn we voortdurend op zoek zijn naar alternatieven die voor de cliënt minder belastend zijn.

In 2010 zijn we er in geslaagd om het gebruik van de zogenaamde Bratex-onrustbanden nagenoeg helemaal uit te bannen. Dit is gerealiseerd door enerzijds meer aandacht voor methodieken en bejegening en anderzijds actief te zoeken naar andere beschermende materialen en voorzieningen. Geïnspireerd door dit succes gaan we in 2011 aan de slag om ook het gebruik van andere vormen van fixatie terug te dringen.

Opvangteam SOVAK

Arbeidsomstandigheden

In het kader van het Arbobeleid is in 2010 vooral de balans opgemaakt hoe we arbeidsomstandigheden van medewerkers goed in het vizier willen houden. Daarvoor is het instrument voor de risico-inventarisatie en evaluatie (RIE) verbeterd. Concrete verbeteracties op grote schaal zijn er dit jaar niet geweest. Wel is een plan gemaakt om de persoonsbeveiliging van medewerkers te verbeteren met inzet van technische hulpmiddelen. Gezien de schaalgrootte waarop dit gerealiseerd moet worden, staat deze niet geringe investering voor 2011 in het Arbojaarplan.

Klachten van medewerkers

Er zijn in totaal vijf klachten door vier medewerkers ingediend. De klachten hebben nagenoeg allemaal te maken met het (niet) handelen van de leidinggevende. Door bemiddeling van de klachtenconsulent is men in onderling overleg tot een oplossing gekomen. Daardoor is geen van de klachten doorgeleid naar de klachtencommissie.

Incidenten personeelszorg

In 2010 is 870 keer melding gemaakt van een incident met betrekking tot een medewerker. Op zeven na betreft het allemaal uitingen van agressie van cliënten richting personeel. Het aantal meldingen is ten opzichte van vorig jaar gestegen. De

 

 Personeelszorg Klachten medewerkers (bemiddeling klachtenconsulent) Klachten medewerkers (behandeling klachtencommissie) Meldingen incidenten personeel (MIP) Ziekteverzuim (exclusief zwangerschap)

meldingsbereidheid is groot omdat medewerkers er het belang van inzien om te signaleren wanneer veilig werken voor hen in het geding is. De meldingen worden via een vaste procedure in behandeling genomen, waarna veelal op casusniveau passende maatregelen volgen om herhaling zoveel mogelijk te voorkomen. Specifieke afspraken over de bejegening en begeleiding werken daaraan mee. Ook blijkt een goede invulling van het dagprogramma voor bepaalde cliënten van groot belang om agressieve uitingen te verminderen. Voor enkele locaties wordt structurele verbetering gevonden in een technisch beter functionerend persoonsbeveiligingsysteem. SOVAK beschikt over een opvangteam waar medewerkers terecht kunnen als zij een schokkende gebeurtenis of traumatische ervaring hebben meegemaakt. In 2010 is 15 keer een beroep gedaan op het opvangteam, meestal in verband met een ervaring op het gebied van agressie. Eén collega is voor verdere hulp doorverwezen naar een psycholoog.

Verzuim

Het ziekteverzuim valt met 4,9% één procent hoger uit dan vorig jaar. Nadere analyse leert dat vooral het aandeel langdurend verzuim bepalend is voor dit percentage. Hoewel dit de moeilijkst te beïnvloeden vorm van verzuim is, blijft dit voor SOVAK uiteraard een punt van voortdurende zorg en aandacht.

2009 4 2 1025 3.8%

2010 5 0 870 4.9 %

2010 Jaarbeeld

21

✓akmanschap Opleiden

SOVAK investeert voortdurend in het op peil brengen, op peil houden en verder bevorderen van de deskundigheid van haar medewerkers. In totaal is 1,9% van de loonsom besteed aan opleidingen. Daarbij wordt steeds meer gebruik gemaakt van interne trainers, training ‘on the job’ en bijscholing op maat. Dit jaar ligt het accent bij de afronding van een omvangrijk trainingstraject voor het werken met het nieuwe persoonlijk ondersteuningsplan (POS).

Best Practice

Op 18 juni 2010 is voor het eerst een best practice dag gehouden voor alle medewerkers van SOVAK. Onder het motto ‘Kom kennis delen’ kunnen de bezoekers kiezen uit tien workshops met heel verschillende thema’s. De onderwerpen variëren van ‘dementie’ tot ‘seksualiteit’ en van ‘oplossingsgericht werken’ tot ‘communiceren met humor’. Daarnaast is er een informatiemarkt waar collega’s hun goede ideeën voor de praktijk uitwisselen. Zomaar wat voorbeelden: een hulpmiddel voor het aantrekken van steunkousen, een klankbelevenis met prachtige muziekinstrumenten en een voorleesproject van kinderen van de basisschool voor de senioren van een dagactiviteitencentrum. Het aantal deelnemers blijft deze eerste keer nog wat beperkt, maar qua kennisinbreng, kennisdeling en enthousiasme is deze dag beslist een succes. De volgende best practice dag staat gepland voor maart 2012.

22

Jaarbeeld 2010

In 2010 is er voor alle leidinggevenden een vervolg op het management-developmenttraject geweest. Daarmee is voor de toekomst een standaard ontwikkeld voor scholing en ontwikkeling van (nieuwe) leidinggevenden. Nieuwe managers doorlopen het hele traject en de huidige managers kunnen een op hun functie en ontwikkelbehoefte toegesnedenen vervolgaanbod krijgen.

Werven

In 2010 heeft SOVAK opvallend weinig vacatures gehad. Het verloop onder de medewerkers is duidelijk afgenomen tot 10%. Desondanks blijven we met het oog op de toekomst de instroom bevorderen door te investeren in het opleiden van nieuwe medewerkers. Gezien de voorspelde krapte op de arbeidsmarkt blijft dit voor de lange termijn een belangrijk aandachtspunt. Voor de werving en selectie van BBL-leerlingen (Beroepsbegeleidende Leerweg) is een nieuw concept bedacht dat door alle betrokkenen bijzonder wordt gewaardeerd. In plaats van het geijkte sollicitatiegesprek is een groep kandidaten een hele dag bij SOVAK te gast. Met interactieve werkvormen als speeddaten, schilderen, discussie en een kwaliteitenspel leren de managers en medewerkers van P&O, de leerlingen goed kennen. Uit een groep van ruim 100 gegadigden worden 30 kandidaten uitgenodigd, van wie er aan het eind van de dag twaalf een leer-/ werkplek bij SOVAK aangeboden krijgen.

Roosteren

SOVAK werkt voor de planning van de inzet van personeel, het zogenaamde roosteren, met een jaarurensystematiek (Jus). Dit betekent dat niet meer het aantal te werken uren per week het uitgangspunt is, maar het aantal uren op jaarbasis. De voordelen zijn: • langer vooruit plannen geeft rust en regelmaat in het rooster; een duidelijkheid die zowel voor cliënten als medewerkers prettig kan zijn. • een inzet van uren die ‘meebeweegt’ met de drukke of rustige perioden, betekent dat de medewerker aanwezig is als het nodig is.

Beoordelen

In 2010 is met 62% (573) van de medewerkers een beoordelingsgesprek gehouden. SOVAK wil op termijn naar een resultaatgerichte manier van beoordelen van haar medewerkers. Daarvoor moeten de vereiste competenties en prestaties per functie helder vastliggen. In 2010 is gewerkt aan het ontwikkelen van prestatie-indicatoren voor de verschillende functies. Die zijn nodig als een objectief meetinstrument om in de komende jaren te komen tot een koppeling met prestatiebeloning.

Voor het werken met de jaarurensystematiek is een roosterkader opgesteld zodat er overal binnen SOVAK op dezelfde manier mee wordt omgegaan. Na de nodige technische voorbereidingen is in 2010 op een aantal locaties proefgedraaid. De eerste ervaringen zijn overwegend positief. Eind 2010 is de conclusie dat deze manier van werken veel voordelen heeft en dus in 2011 SOVAKbreed wordt uitgerold.

2010 Jaarbeeld

23

✓ertegenwoordigen SOVAK luistert goed naar wat de ouders en verwanten van cliënten van onze dienstverlening vinden. Het spreekt daarom vanzelf dat zij ook op beleidsniveau een stem hebben in de gang van zaken. Cliëntenraden

De medezeggenschap is georganiseerd in de vorm van een Centrale Cliëntenraad (CCR) en twee divisie cliëntenraden. In mei 2010 draagt de heer P. van Rossum de voorzittershamer van de CCR over aan de heer T. van den Munckhof.

de CCR. De Raad van Bestuur bevestigt dat dit een belangrijk aandachtspunt is dat hoog op de agenda staat. • Waskosten De CCR heeft negatief geadviseerd over een verhoging van de waskosten. De CCR vindt de voorgestelde verhoging buiten proporties. Bovendien is het naar hun mening niet in lijn met de eerder gemaakte afspraak om de kosten voor deze extra service jaarlijks alleen te indexeren. Het advies van de CCR is door SOVAK overgenomen. • Voeding op de kaart In 2009 heeft de CCR het initiatief genomen om aandacht te vragen voor de kwaliteit van de warme maaltijden binnen diverse locaties. In antwoord hierop heeft de Raad van Bestuur hier in 2010 onderzoek naar laten doen. Dit leidt tot hernieuwde aandacht voor het voedingsbeleid. De CCR adviseert om de deskundigheid van medewerkers op het gebied van gezonde voeding te verhogen en daarbij de diëtiste meer te betrekken. Ook ziet zij graag dat er op ouder- en familiebijeenkomsten aandacht is voor dit onderwerp.

De CCR behartigt de collectieve belangen van de cliënten en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de Raad van Bestuur. In 2010 zijn in totaal elf adviezen uitgebracht, waaronder zes maal positief advies op de benoeming van verschillende managers. Ook over de jaarrekening 2010 en begroting 2011 is positief geadviseerd. Drie adviezen worden hieronder nader toegelicht. • Topstructuur Inzake de voorgestelde organisatiewijziging naar een tweehoofdige Raad van Bestuur adviseert de CCR positief, met dien verstande dat zij deze constructie op termijn te zwaar vindt. Het bezwaar richt zich vooral op de onevenredig grote claim die deze topstructuur op den duur legt op de beschikbare middelen voor de directe cliëntenzorg. De CCR gaat toch akkoord omdat zij inziet dat SOVAK de eerste twee à drie jaar extra managementcapaciteit nodig heeft om de gewenste cultuuromslag en structurele verbeteringen in de zorg te bewerkstelligen. Begin 2010 geeft de CCR een ongevraagd advies met een signaal van bezorgdheid over de vele wisselingen van leidinggevenden. Om te bouwen aan de kwaliteit van de zorg is voor de woningen een stabiel management een voorwaarde, zo stelt

24

Jaarbeeld 2010

Cliëntparticipatie

Naast de collectieve belangenbehartiging door de CCR, is er ruimte voor medezeggenschap op locatieniveau. Jaarlijks wordt per woning en per dagactiviteitencentrum voor ouders en verwanten een bijeenkomst organiseerd door de Manager Zorgen Dienstverlening. Daar worden de locatiegebonden zaken, zoals huisregels en verbeterplannen besproken. Verschillende locaties hebben een eigen bewoners- of deelnemersraad, maar dit is SOVAK-breed niet formeel geregeld. Eind 2010 zijn de cliëntenraden en SOVAK daarvoor een gezamenlijke werkgroep gestart. Zij doen een voorstel hoe cliënten zelf meer betrokken kunnen worden bij het invulling geven aan de medezeggenschap. Het streven is om, na een pilot met een groep cliënten en een coach, tot een voor iedereen werkbare vorm te komen.

SOVAK vindt in de Ondernemingsraad (OR) een belangrijke gesprekspartner als het gaat om beleids- en besluitvorming inzake goed werkgeverschap. Ondernemingsraad

Binnen de OR zijn drie commissies actief die zich speciaal richten op respectievelijk Financiën, Personeel&Organisatie en Ontwikkeling. De OR vertegenwoordigt de collectieve belangen van de medewerkers en weegt deze af tegen het organisatiebelang.

De OR brengt voor zijn achterban een eigen jaarverslag uit. Daarin is een compleet overzicht opgenomen van alle advies- en instemmingsaanvragen die in 2010 zijn behandeld.

Contact achterban

In het medewerkertevredenheidsonderzoek is op verzoek van de OR gevraagd wat de collega’s van de OR vinden. Het algemene functioneren en de informatievoorziening scoren goed. De belangenbehartiging scoort met een 5,7 aan de lage kant. Daarbij blijkt dat het niet voor iedereen duidelijk is wat de OR doet en waar zij voor is. Redenen voor de OR om zich nog beter te gaan profileren naar de achterban. De OR wil letterlijk en figuurlijk meer zichtbaar zijn voor zijn achterban. Een voorbeeld hiervan is de deelname aan de best practice dag, waar bezoekers aan de informatiemarkt konden speeddaten met leden van de OR. Een ander voorbeeld is om bij bepaalde onderwerpen vooraf de mening van (een deel van) de achterban te peilen. Zo is bij de adviesaanvraag over een verandering in de positie van de zorgspecialisten, door de OR eerst met de betrokkenen zelf gesproken. Deze manier van werken is van twee kanten als positief ervaren. De OR heeft zich voorgenomen om bij belangrijke onderwerpen vaker van dit middel gebruik te maken. Tenslotte is de OR eind 2010 gestart met een netwerk, dat bestaat uit contactpersonen onder medewerkers die graag mee willen denken over diverse onderwerpen. De OR is bezig om dit netwerk uit te breiden om ook op die manier feeling te houden met alle diensten, afdelingen en locaties.

In het formele en informele overleg met de Raad van Bestuur komen tal van onderwerpen en signalen aan de orde die raken aan de uitvoering van het personeelsbeleid. De OR heeft zijn waardering uitgesproken voor het feit dat de nieuwe bestuurder de betrokkenheid van alle medewerkers bij de veranderplannen hoog in het vaandel heeft staan. Naast de wijzigingen in de organisatiestructuur en de strategische heroriëntatie, zijn er diverse onderwerpen waar de OR zich in heeft verdiept.

De belangrijkste zijn:

• het Businessplan Behandeling; • de Jaarurensystematiek (Jus); • de verbeterplannen naar aanleiding van het medewerkertevredenheidsonderzoek; • de budgettoekenning op basis van zorgzwaartepakketten (ZZP).

2010 Jaarbeeld

25

✓ieren Een heuglijk feit of een mijlpaal vieren is een goede traditie bij SOVAK. Vieren is: je verbonden voelen. Gewaardeerd worden om wie je bent en wat je doet. We lichten enkele feestelijke momenten uit. Lintjesregen

Jubilarissen Twee cliënten worden geëerd voor het werk dat zij doen. Zo krijgt de heer Theo Rijkers uit handen van burgemeester Carla Breuer de zilveren waarderingspenning van de gemeente Werkendam. Hij is actief als hulpdiaken in de kerk, brengt maaltijden rond voor ouderen en speelt orgel in het zorgcentrum.

Mevrouw Inge Mol - van Egmond wordt benoemd tot Lid in de Orde van Oranje-Nassau. Dit is voor haar enorme inzet voor de belangenorganisatie Onderling Sterk en het WMO-platform. Ze krijgt de Koninklijke onderscheiding uitgereikt tijdens haar werk op de Sociale Werkplaats door de Bredase burgemeester Peter van der Velden.

Ook een lid van de Centrale Cliëntenraad van SOVAK, de heer Jan Helmonds, valt de eer te beurt om geridderd te worden. Zijn verdiensten op bestuurlijk gebied gaan al terug tot 1982, toen hij de oudervereniging van het voormalige Gruijtveld kwam versterken.

Terugkomdag voor oud-medewerkers Jaarlijks worden de gepensioneerde medewerkers van SOVAK getrakteerd op een reünie. Wij beschouwen hen, met al hun “SOVAK-ervaring’, als belangrijke ambassadeurs voor onze organisatie. We praten hen bij over de nieuwste ontwikkelingen en verder is het vooral een gezellig samenzijn. Dit jaar vond de ontmoeting plaats in de historische entourage van het Markiezenhof in Bergen op Zoom.

26

Jaarbeeld 2010

SOVAK kent zo haar eigen mensen die een lintje verdienen. In 2010 vieren maar liefst negen collega’s hun 25-jarig dienstverband en acht collega’s worden gefeliciteerd met het feit dat ze zich al 12,5 jaar voor SOVAK inzetten. Met een persoonlijk dankwoord van de eigen leidinggevende en een druk bezochte receptie, worden zij letterlijk en figuurlijk in de bloemetjes gezet.

Vrijwilligers Dat vrijwilligers een onmisbare plaats innemen in het leven van cliënten, wil SOVAK graag onderstrepen met een jaarlijks ‘dank-julliewel’. Op drie plaatsen in ons werkgebied komen in totaal ruim vierhonderd vrijwilligers samen. Een verwendag met een heerlijk buffet, muziek en een creatieve workshop als dank voor wat zij zelf vaak vanzelfsprekend vinden. Eén vrijwilliger wordt dit jaar wel heel bijzonder in het zonnetje gezet. Via het televisieprogramma ‘Max maakt mogelijk’ komt het zangduo Nick & Simon onverwacht op bezoek bij een repetitie van ‘de Vrolijke Klanken’. Deze muzikale groep cliënten uit Klundert wordt al sinds jaar en dag begeleid door mevrouw Adrie Vorster. Als dank voor haar trouw en enthousiasme zingen zij samen voor haar het ontroerende liedje ‘pak maar mijn hand’.

Kerkdiensten De aangepaste kerkdiensten zijn bij SOVAK gebeurtenissen waar velen een warm gevoel bij krijgen. Een ontmoetingsplek met muziek, beelden, vertellingen en vertrouwde rituelen. Geloofsbeleving in een pure vorm, met als jaarlijks hoogtepunt de Kerst- en snoezelvieringen. Gelukkig is er ook buiten SOVAK bij diverse kerkelijke gemeenten aandacht voor mensen met een verstandelijke beperking. Onder de noemer ‘Samen kerk zijn’ worden er ondermeer in Etten-Leur en Sleeuwijk aangepaste kerkdiensten gehouden.

Feest

clowns, bingo, snoezelen en discodansen. Ook het landelijke muziekspektakel ‘Maak de droom waar’ is zo’n topper. Met 350 man sterk in twaalf bussen naar Utrecht om te genieten van je favoriete artiest. Super!

Dag van de Zorg Wereldwijd worden alle medewerkers in de zorg op 12 mei gewaardeerd omdat ze het hele jaar zorgen voor een ander. Bij SOVAK krijgen de medewerkers op die dag een attentie; een klein gebaar voor werkers die zich altijd ten dienste van anderen stellen.

Open Dag van de Zorg

Niets is zo fijn als het vooruitzicht op een feestje. Naast alles wat we met collega’s en cliënten in eigen kring vieren, zijn er ook wat hoogtepunten waar heel SOVAK naar uitkijkt. Voor veel cliënten is het Zomerprogramma iets waar naar uitgekeken wordt. Drie weken lang genieten van allerhande festiviteiten zoals muziek,

Niet zozeer een feestje, maar wel een dag om eens flink met SOVAK uit te pakken, is de Open Dag van de Zorg. In 2010 openen enkele locaties in Sleeuwijk hun deuren. Iedereen kan kennismaken met wat SOVAK in deze regio te bieden heeft. Aan de reacties van de bezoekers te merken, is het een gezellige dag met veel informatie, activiteiten en leuke ontmoetingen. Omdat de Dag van de Zorg samenvalt met de landelijke vrijwilligersmanifestatie NL Doet, wordt het op veel plaatsen binnen SOVAK toch een feestje. In Etten-Leur stappen de wethouders sportief op de duofietsen. Met de mannen van Humanitas zijn allerlei klusjes in en om het huis zo geklaard. In Sleeuwijk steekt een ‘Raboploeg’ de handen uit de mouwen. En in Wijk en Aalburg komen twee wethouders samen met de cliënten een heerlijke lunch bereiden. Als dat geen feestje is.

2010 Jaarbeeld

27

SOVAK 2010