J URIDISCHE INFORMATIE

JURIDISCHE

INFORMATIE

Copyright © 2006 Nuance Communications, Inc. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag worden overgedragen, bewerkt, gekopieerd, opgeslagen in een archiveringssysteem of vertaald in een andere taal of computertaal in welke vorm of op welke wijze dan ook, mechanisch, elektronisch, magnetisch, optisch, chemisch, handmatig of op andere wijze, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Nuance Communications, Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, V.S. Gedrukt in de Verenigde Staten en Ierland. De software beschreven in dit boek wordt geleverd onder licentie en mag uitsluitend gebruikt of gekopieerd worden in overeenstemming met de voorwaarden van deze licentie. BELANGRIJKE KENNISGEVING Nuance Communications, Inc. verstrekt deze documentatie "as is" zonder enige garantie, noch uitdrukkelijk noch impliciet, met inbegrip van maar niet beperkt tot impliciete garanties betreffende verkoopbaarheid en geschiktheid voor een bepaalde toepassing. Sommige staten of rechtsgebieden staan bij bepaalde transacties geen afwijzing van uitdrukkelijke of impliciete garanties toe. Daarom is deze kennisgeving wellicht niet op u van toepassing. Nuance behoudt zich het recht voor om de publicatie te herzien en van tijd tot tijd wijzigingen in de inhoud ervan aan te brengen zonder dat Nuance verplicht is derden van deze herzieningen of wijzigingen op de hoogte te stellen. HANDELSMERKEN Nuance, ScanSoft, OmniPage, PaperPort, True Page, Direct OCR, Logical Form Recognition, RealSpeak en ASR-1600 zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Nuance, Inc. in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle overige bedrijfs- en productnamen in deze publicatie zijn handelsmerken van hun respectieve eigenaars. LICENTIES/KENNISGEVINGEN VAN DERDEN Raadpleeg de kennisgevingen achter in deze handleiding.

Nuance Communications, Inc. 1 Wayside Road Burlington, MA 01803-4609 VS

Nuance Belgium BVBA Guldensporenpark 32 BE-9820 Merelbeke België Artikelnr. 50-281L-10130

I

N H O U D S O P G A V E

WELKOM Nieuwe functies in OmniPage 15

5 7

INSTALLATIE

9 9 10 11 14 15 15 16 17

WERKEN

19 19 20 22

DOCUMENTEN

23 23 25 26 27 28 30 31 33 33 35 36 38 39 39

EN INSTELLING Systeemvereisten OmniPage installeren De scanner instellen met OmniPage Het programma starten De software registreren OmniPage activeren De installatie ongedaan maken OmniPage gebruiken met PaperPort

MET OMNIPAGE OmniPage-documenten Het bureaublad van OmniPage Basisstappen voor verwerking VERWERKEN Basisinstructies Verwerkingsmethoden Handmatige verwerking Verwerking met workflows Verwerking vanuit andere toepassingen Verwerking met Batchbeheer De bron van paginabeelden opgeven Converteren van document naar document De lay-out van het document beschrijven Beelden vooraf verwerken Hulpmiddelen voor beeldverbetering De beeldverbeteringshistorie gebruiken Sjablonen opslaan en toepassen Beeldverbetering in workflows

OmniPage Gebruikershandleiding

3

Zones en achtergronden Tabelrasters in het beeld Zonesjablonen gebruiken

PROEFLEZEN

47 47 48 49 50 51 52 52 54 56 57 58

OPSLAAN

61 61 62 63 67 68

WORKFLOWS

69 71 75 76 79 81 81 83

EN BEWERKEN Venster en weergaven van de Teksteditor OCR-resultaten proeflezen Tekst verifiëren Speciale tekens Gebruikerswoordenboeken Talen Trainen Tekst en beelden bewerken Onmiddellijke bewerking Tekst hardop lezen Werken met formulieren EN EXPORTEREN Opslaan en exporteren Oorspronkelijke beelden opslaan Herkenningsresultaten opslaan Pagina's verzenden per e-mail Overige exportdoelen De Workflow-assistent Batchbeheer Nieuwe taken maken Bewaakte mappen Bewaakte e-mailmappen Verwerking via streepjescodes Spraakherkenning

TECHNISCHE

85 85

INDEX

91

INFORMATIE Problemen oplossen

4

Inhoudsopgave

40 43 44

Welkom Welkom bij het tekstherkenningsprogramma OmniPage® 15 en hartelijk dank voor het kiezen van onze software! U ontvangt bij het programma de volgende documentatie. Met de informatie hierin kunt u OmniPage installeren en alle functies gebruiken. Deze gebruikershandleiding In deze handleiding maakt u kennis met OmniPage 15. U vindt er technische gegevens, installatie-instructies, een beschrijving van de opdrachten en werkruimten van het programma, taakgerichte instructies en informatie over de manier waarop u de verwerking kunt aanpassen en regelen. In deze handleiding gaan we ervan uit dat u bekend bent met de Microsoft Windows-omgeving. Zie uw Windows-documentatie voor vragen over dialoogvensters, menuopdrachten, schuifbalken, slepen en neerzetten, snelmenu's, enzovoort. Wij nemen tevens aan dat u weet hoe uw scanner en de bijbehorende software werkt. Zorg ervoor dat de scanner is geïnstalleerd en correct functioneert voordat u de scanner configureert voor OmniPage 15. Zie zo nodig de documentatie bij de scanner. De online Help De online Help van OmniPage bevat uitgebreide informatie over functies, instellingen en procedures. De Help bevat ook een uitgebreide woordenlijst, met alfabetische index en inhoudsopgave. Ook de HTML-indeling zorgt ervoor dat u de gewenste informatie snel en eenvoudig vindt. De OmniPage Help-onderwerpen zijn beschikbaar na installatie van OmniPage. Druk op F1 terwijl u in het programma werkt voor Help-informatie over het huidige schermgebied, dialoogvenster of waarschuwingbericht. De uitgebreide contextafhankelijke Help-informatie biedt u voldoende hulp om direct verder te kunnen gaan met uw werk. U kunt deze Help-informatie als volgt openen:


5

Klik op de werkbalk Standaard op Help. Met de Help-cursor die verschijnt, kunt u op elk gewenst item op het bureaublad klikken, met uitzondering van dialoogvensters en waarschuwingsberichten. U kunt de Help-cursor ook weergeven met Shift + F1. Gebruik Shift + F1 voor contextafhankelijke Help-informatie over opdrachten in het snelmenu. Klik op de knop met het vraagteken in de rechterbovenhoek van een dialoogvenster en klik vervolgens op een item in het dialoogvenster om een venster met informatie te openen. Sommige dialoogvensters of waarschuwingsberichten hebben hun eigen Help-knop. Klik hierop om informatie over het dialoog- of berichtvenster te krijgen. Klik op een willekeurige plaats om een contextafhankelijk Help-venster te sluiten. Het bestand Leesmij Het bestand Leesmij bevat de allerlaatste informatie over de software. Lees het bestand door voordat u OmniPage gebruikt. U opent dit HTMLbestand door in het installatieprogramma van OmniPage of later in het menu Help de optie Leesmij te kiezen. Informatie over scannen en andere zaken De website van Nuance® (http://netherlands.nuance.com) bevat de allernieuwste informatie over het programma. De Engelstalige Scanner Guide (http://www.nuance.com/scannerguide/) bevat bijgewerkte informatie over ondersteunde scanners en bijbehorende zaken. Nuance test de 25 meest gebruikte scannermodellen. U kunt de website van Nuance openen vanuit het installatieprogramma van OmniPage of later via het menu Help.

Technische informatie Via http://netherlands.nuance.com heeft u toegang tot gedetailleerde technische informatie over OmniPage 15 (Tech Notes). De webpagina's helpen u ook bij de installatie en bij het oplossen van problemen.

6

Welkom

Nieuwe functies in OmniPage 15 In het volgende overzicht ziet u de belangrijkste punten waarop het programma ten opzichte van OmniPage Pro 14 is verbeterd. Als u een upgrade uitvoert, zult u de informatie in deze handleiding wellicht niet veel nodig hebben. ◆

Uitgebreide PDF-ondersteuning tot en met versie 1.5.

◆

Nieuw ontwerp voor Batchbeheer met schematische informatie over elke taakuitvoering. Zie pagina 30.

◆

Verbeteringen in Workflow-viewer voor eenvoudiger beheer van vaste taken. Zie pagina 79.

◆

Beeldverbeteringsfuncties voor optimalisering van paginabeelden voordat u OCR uitvoert of de pagina's op een andere manier hergebruikt. Zie pagina 36.

◆

Duidelijkere en nauwkeurigere markering van verdachte woorden en tekens. Zie pagina 47.

◆

Tekenwerkbalk waarmee u heel eenvoudig speciale tekens invoegt. Zie pagina 50.

◆

Invoer vanuit mappen en submappen van opgegeven bestandstypen.

◆

Verbeteringen in OCR-snelheid en -nauwkeurigheid, in zonemogelijkheden en in behoud van opmaak.

Meer nieuwe functies ziet u in de onderstaande lijst. Functies die specifiek zijn voor OmniPage Professional 15 De Professional-editie van OmniPage 15 is speciaal bestemd voor kantooromgevingen. In de volgende lijst staan functies die u alleen in OmniPage Professional 15 tegenkomt. Nieuwe functies herkent u aan een ster. Formulierherkenning en -verwerking. Zie pagina 58. Beter onderscheid tussen workflows/taken, met meer opties voor taaktype en verbeterde datum- en tijdinvoer. Zie pagina 71. OmniPage Gebruikershandleiding

7

Conversie van document naar document van en naar een groot aantal indelingen. Zie pagina 33. E-mailbewaking in workflows en Batchbeheer. Zie pagina 81. Converteren naar PDF, voor directe conversie (met PDF Create!) binnen taken in Batchbeheer. ◆

Bewaakte mappen (intelligente mappen) voor automatische verwerking van binnenkomende bestanden. De ondersteuning voor submappen is nieuw. Zie pagina 79.

◆

Voorbladen met streepjescode (gescand of vanuit bestand) voor de start van workflows.

◆

Spraakopdrachten voor een snelle start van workflows en proefleessuggesties.

◆

Geïntegreerde PDF Converter 3 en Create! 3 voor het converteren en maken van PDF-bestanden. Met ondersteuning van ondertekende, gecodeerde PDF-bestanden met tags, en veel meer. Zie de documentatie bij deze programma's.

◆

Ondersteuning van SharePoint, FTP-sites en ODMA. Zie pagina 31. Nieuwe en gestroomlijnde ondersteuning van SharePoint 2003.

Raadpleeg de online Help voor een uitgebreide lijst van functies en verschillen. Dit pictogram verwijst naar functies die alleen in OmniPage Professional 15 beschikbaar zijn. OmniPage 15 wordt geleverd in Enterprise-editie voor netwerkgebruik. Voor bepaalde scannerfabrikanten en andere leveranciers bestaan er Special Editions. De functies en mogelijkheden van deze edities zijn afhankelijk van de vereisten van de leverancier.

8

Welkom

Installatie en instelling In dit hoofdstuk vindt u informatie over het installeren en starten van OmniPage.

Systeemvereisten De minimale vereisten voor het installeren en uitvoeren van OmniPage 15 zijn: ◆

Computer met een Intel® Pentium® III-processor of gelijkwaardig

◆

Microsoft® Windows® 98 (vanaf Second Edition), Windows Me, Windows 2000 (vanaf Service Pack 4), Windows XP of Windows Server 2003

◆

Microsoft Internet Explorer 5.5

◆

128 MB geheugen (RAM), 256 MB aanbevolen

◆

200 MB ruimte op de vaste schijf voor programma- en voorbeeldbestanden, plus 60-65 MB werkruimte tijdens de installatie. Daarnaast: ◆

20-67 MB per RealSpeakTM-module (343 MB voor 9 talen)

◆

2 MB per ASR-spraakherkenningstaal (15 MB voor 7 talen) *

◆

83 MB voor ScanSoft PDF Converter *

◆

16 MB voor ScanSoft PDF Create! *

◆

5 MB voor Microsoft Installer (MSI) indien niet aanwezig (maakt onderdeel uit van de meeste Windows-besturingssystemen)

◆

Maximaal 5 MB voor systeemupdates

◆

Kleurenmonitor met 800x600 pixels en videokaart voor 16-bits kleuren of meer OmniPage Gebruikershandleiding

9

◆

Cd-romstation voor installatie

◆

Aanwijsapparaat dat compatibel is met Windows

◆

Compatibele scanner met eigen scannerstuurprogramma, als u van plan bent documenten te scannen. Raadpleeg de Scanner Guide op de website van Nuance (http://netherlands.nuance.com) voor een lijst van ondersteunde scanners.

◆

Toegang tot internet voor productregistratie, up-to-date databases van de scannerwizard en regelmatige updates van het programma.

* Alleen bij OmniPage Professional 15.

OmniPage installeren Het installatieprogramma van OmniPage 15 helpt u via stapsgewijze instructies bij de installatie van het programma. Voorbereidingen: ◆

Sluit alle andere toepassingen, met name anti-virusprogramma's.

◆

Zorg dat u met systeembeheerdersrechten op de computer bent aangemeld wanneer u de installatie uitvoert onder Windows 2000, XP of Server 2003.

◆

Als u in het bezit bent van een eerdere versie van OmniPage of als u een upgrade wilt uitvoeren van demonstratiesoftware of van een OmniPage Special Edition, wordt uw toestemming gevraagd om de installatie van dat product eerst ongedaan te maken.

▼ U installeert OmniPage als volgt:

1. Plaats de cd-rom voor OmniPage in het cd-romstation. Het installatieprogramma start automatisch. Als dat niet het geval is, gaat u in Windows Verkenner naar het cd-romstation en dubbelklikt u in de hoofdmap van de cd-rom op Autorun.exe.

10

Installatie en instelling

Hoofdstuk 1

2. Selecteer een taal voor de installatieprocedure. Accepteer de licentieovereenkomst voor eindgebruikers en voer het serienummer in dat u op het cd-hoesje vindt. 3. Kies voor een volledige of een aangepaste installatie. Bij een volledige installatie worden alle RealSpeakTM-taalmodules voor conversie van tekst naar spraak (TTS) geïnstalleerd (momenteel zijn dat er 9). In OmniPage Professional 15 worden maximaal 7 ASR-1600™spraakherkenningsmodules geïnstalleerd. Tijdens een aangepaste installatie kunt u kiezen welke modules u wilt installeren. Als u een module niet wilt installeren, klikt u op de pijl omlaag en selecteert u 'Het onderdeel wordt indien nodig geïnstalleerd'. 4. Volg de instructies op elk scherm om de software te installeren. Alle bestanden die nodig zijn om te scannen worden tijdens de installatie automatisch gekopieerd.

De scanner instellen met OmniPage De bestanden die nodig zijn voor het instellen en ondersteunen van de scanner worden automatisch gekopieerd tijdens de installatie van het programma, maar de scanner zelf wordt op dat moment niet geïnstalleerd. Voordat u met OmniPage 15 kunt scannen, moet u een scanner met de bijbehorende stuurprogramma's hebben geïnstalleerd en moet het apparaat correct werken. De stuurprogramma's voor de scanner worden niet bij OmniPage geleverd. De scanner wordt ingesteld via de wizard Scannerinstellingen. Deze wizard kunt u zelf starten (zie hierna). Als u dat niet doet, verschijnt de wizard wanneer u voor het eerst gaat scannen. Dit doet u als volgt: ◆

Kies StartAlle programma'sScanSoft OmniPage 15.0 Wizard Scannerinstellingen of klik op het tabblad Scanner van het dialoogvenster Opties op Instellingen. of kies in de OmniPage-werkset de optie Scannen in de keuzelijst Pagina ophalen en klik op Pagina ophalen.

De scanner instellen met OmniPage

11

12


◆

De wizard Scannerinstellingen wordt gestart. Als u beschikt over een internetverbinding, wordt u in het eerste venster gevraagd de scannerdatabase die bij de wizard wordt geleverd, bij te werken. Kies Ja of Nee en klik op Volgende.

◆

Kies 'Scanner of digitale camera selecteren en testen' en klik op Volgende. Als u over één geïnstalleerde scanner beschikt, staat deze samen met eventuele eerder in OmniPage ingestelde scanners in de lijst. Als uw scanner niet in deze lijst voorkomt, klikt u op Scanner toevoegen.

◆

Nu wordt er een lijst weergegeven van alle scannerstuurprogramma's die op uw systeem in de gemarkeerde categorieën zijn aangetroffen. Hier vindt u ook eventuele scanners die elders op hetzelfde netwerk zijn aangesloten. Selecteer een scanner en klik op OK. Als u een tweede apparaat wilt instellen, moet u de wizard opnieuw uitvoeren.

◆

U ziet vervolgens of er voor het geselecteerde scannermodel al instellingen beschikbaar zijn in de scannerdatabase. Als dit het geval is, hoeft de scanner niet te worden getest. Als dit niet het geval is, moet u de scanner testen. Klik op Volgende.

◆

Als u de scanner niet wilt testen, klikt u op Voltooien. Als u de scanner wel wilt testen, klikt u op Volgende om de scannerverbinding te testen. Er verschijnt een menu met verdere tests als de verbinding in orde is. Selecteer de teststappen die u wilt uitvoeren. U wordt aangeraden de standaardscantest uit te voeren.

◆

OmniPage maakt standaard gebruik van een eigen scaninterface, die u vindt op het tabblad Scanner van het dialoogvenster Opties. Als u liever de eigen interface van de scanner wilt gebruiken, kiest u Geavanceerde instellingen en selecteert u deze. Klik op Tipeditor en kies Tips bewerken, maar doe dit alleen als u ervaring heeft met de configuratie van scanners of wanneer de Technische ondersteuning u dit adviseert.

◆

Klik op Volgende om de tests te starten. Leg voor de standaardscantest een testpagina in de scanner. De wizard scant nu deze pagina met de software van de scannerfabrikant. Klik op Volgende. De gebruikersinterface van uw scanner verschijnt.

◆

Klik op Scannen om de testscan te starten.

Hoofdstuk 1

◆

Klik zo nodig op Ontbrekend beeld of Onjuiste afdrukstand en maak de juiste keuzen.

◆

Klik op Volgende zodra het beeld correct in het venster verschijnt.

◆

Voer de overige tests uit en volg daarbij de instructies op het scherm.

◆

Wanneer alle opgegeven tests succesvol zijn uitgevoerd, volgt een rapportage van de wizard Scannerinstellingen en wordt u gevraagd op Voltooien te klikken.

◆

De scanner is nu geconfigureerd voor gebruik in combinatie met OmniPage 15.

Als u de scannerinstellingen later wilt wijzigen of een scanner wilt verwijderen of toevoegen, opent u de wizard Scannerinstellingen opnieuw vanuit het menu Start van Windows of vanaf het tabblad Scanner in het dialoogvenster Opties. Voor het testen en repareren van een onjuist werkende scanner opent u de wizard en selecteert u in het tweede venster de optie 'De huidige scanner of digitale camera testen'. Volg daarna de hierboven beschreven procedure of volg het advies van de technische ondersteuning op. Als u een andere standaardscanner wilt instellen, opent u de wizard voor een lijst van beschikbare scanners. Selecteer de gewenste scanner en sluit de wizard af door op Voltooien te klikken. Als u de instellingen voor uw huidige scanner wilt bijwerken, opent u de wizard, vraagt u in het eerste venster een nieuwe databasedownload aan en kiest u 'De huidige instellingen in combinatie met het huidige apparaat gebruiken'. Klik op Volgende en vervolgens op Voltooien.

De scanner instellen met OmniPage

13

Het programma starten U start OmniPage 15 op een van de volgende manieren: ◆

Klik op de taakbalk van Windows op Start en kies Alle programma's ScanSoft OmniPage 15.0OmniPage [Professional] 15.0.

◆

Dubbelklik op het OmniPage-pictogram in de installatiemap of op het bureaublad van Windows als het daar staat.

◆

Dubbelklik op een pictogram of bestandsnaam van een OmniPagedocument (OPD). Het document waarop u klikt, wordt in het programma geladen. Zie “OmniPage-documenten” op pagina 19.

◆

Klik met de rechtermuisknop op één of meer pictogrammen of namen van beeldbestanden om een snelmenu te openen. Kies Openen met OmniPage. De beelden worden in het programma geladen.

Bij het openen verschijnt het titelscherm van OmniPage en vervolgens het OmniPage-bureaublad. Zie “Het bureaublad van OmniPage” op pagina 20. Hier vindt u informatie over de hoofdwerkgebieden van het programma. Er zijn verschillende manieren om het programma met een beperkte interface uit te voeren:

14


◆

Gebruik het programma Batchbeheer. Klik op Start op de taakbalk van Windows en kies Alle programma'sScanSoft OmniPage 15.0 OmniPage Batchbeheer. Zie pagina 30.

◆

Klik op Tekst inlezen in het menu Bestand van een toepassing die is geregistreerd met de functie Direct OCR™. Zie “Direct OCR instellen” op pagina 28.

◆

Klik met de rechtermuisknop op een of meer pictogrammen of namen van beeldbestanden om een snelmenu te openen. Kies OmniPage 15 en kies een uitvoerformaat of een workflow uit het submenu. De bestanden worden verwerkt volgens de instructies in de workflow. Zie “Workflows” op pagina 69.

Hoofdstuk 1

◆

Klik op de OmniPage-agent op de taakbalk. Selecteer een workflow om het programma te starten en de workflow uit te voeren. In OmniPage Professional 15 kunt u een workflow selecteren door de naam ervan uit te spreken.

◆

Gebruik OmniPage 15 in combinatie met PaperPort® om aan dit Nuance-programma voor documentbeheer OCR-functies toe te voegen. Zie “OmniPage gebruiken met PaperPort” op pagina 17.

De software registreren Na afloop van de installatie wordt de online registratie van Nuance gestart. Zorg dat u beschikt over een internetverbinding. Registratie vindt plaats door middel van een eenvoudig elektronisch formulier dat u in minder dan vijf minuten kunt invullen. Nadat u het formulier heeft ingevuld, klikt u op Verzenden. Als u de software tijdens de installatie niet heeft geregistreerd, wordt u regelmatig gevraagd dit alsnog te doen. Ga naar http://netherlands.nuance.com om de software online te registreren. Klik op Ondersteuning en kies links in het hoofdscherm de optie Productregistratie. Voor een verklaring omtrent het gebruik van uw registratiegegevens verwijzen wij naar het privacybeleid van Nuance.

OmniPage activeren Na afloop van de installatie wordt u verzocht het programma te activeren. Zorg ervoor dat u verbinding heeft met internet. Als het serienummer correct is ingevoerd en overeenstemt met het opgeslagen nummer, hoeft u als gebruiker niets te doen en wordt er geen persoonlijke informatie verzonden. Als u de software niet bij de installatie activeert, wordt u hierom gevraagd wanneer u het programma start. U kunt OmniPage 15 slechts vijf keer starten zonder het programma te activeren. Kies bij voorkeur automatische activering.

De software registreren

15

De installatie ongedaan maken Soms wordt een probleem opgelost door de installatie van OmniPage ongedaan te maken en het programma opnieuw te installeren. Het programma waarmee u OmniPage verwijdert, verwijdert geen bestanden die herkenningsresultaten bevatten en geen van de volgende, door de gebruiker gemaakte bestanden: Zonesjablonen (*.zon) Trainingsbestanden (*.otn) Gebruikerswoordenboeken (*.ud) OmniPage-documenten (*.opd) Taakbestanden (*.opj) Workflowbestanden (*.xwf) Als u in Windows 2000, XP of Windows Server 2003 het programma wilt verwijderen, moet u zijn aangemeld als beheerder. ▼ U kunt OmniPage als volgt verwijderen of opnieuw installeren: ◆

Sluit OmniPage.

◆

Klik op de taakbalk van Windows op Start en kies Configuratiescherm en vervolgens Software.

◆

Selecteer OmniPage en klik op Verwijderen.

◆

Klik op Ja in het dialoogvenster dat nu verschijnt om de verwijdering te bevestigen.

◆

Selecteer Ja als u de computer onmiddellijk opnieuw wilt opstarten, of Nee als u dit later wilt doen.

◆

Volg de instructies totdat de procedure voltooid is.

Wanneer u OmniPage verwijdert, wordt de verbinding met de scanner ook ongedaan gemaakt. Als u OmniPage opnieuw installeert, moet u ook de scanner opnieuw instellen. Alle RealSpeak- en ASR-modules die u met het programma heeft geïnstalleerd, worden eveneens verwijderd. ScanSoft PDF Create! 3 en ScanSoft PDF Converter 3 moeten apart worden verwijderd.

16


Hoofdstuk 1

OmniPage gebruiken met PaperPort PaperPort® is een programma van Nuance voor papierbeheer. Hiermee kunt u pagina's koppelen aan geschikte toepassingen. Pagina's kunnen afbeeldingen, tekst of beide bevatten. Als PaperPort is geïnstalleerd op een computer met OmniPage, beschikt u ook in PaperPort over de OCRfuncties van OmniPage. U kunt een OCR-programma kiezen door met de rechtermuisknop op een PaperPort-koppeling van een tekstprogramma te klikken, Voorkeuren te selecteren en vervolgens OmniPage 15 als OCRpakket te kiezen. U kunt OCR-instellingen opgeven, net als bij Direct OCR. Met PaperPort zet u heel eenvoudig papieren documenten om in georganiseerde digitale documenten die iedereen op kantoor snel kan terugvinden en gebruiken. U kunt de documenten in PaperPort invoeren via scanners, multifunctionele printers en digitale kopieermachines op het netwerk. Vervolgens kunt u deze bestanden en alle andere elektronische documenten beheren via een handig, gebruiksvriendelijk opbergsysteem. Met behulp van grote, duidelijke miniaturen kunt u uw gescande documenten, waaronder Word-bestanden, spreadsheets, PDF-bestanden en zelfs digitale foto's gemakkelijk ordenen, ophalen en gebruiken. De SETfuncties (Scanner Enhancement Technology) van PaperPort zorgen ervoor dat de kwaliteit van de gescande documenten uitstekend is. Met de annotatiefuncties kunt u notities en markeringen aan de gescande beelden toevoegen.

OmniPage gebruiken met PaperPort

17

18


Werken met OmniPage OmniPage 15 gebruikt OCR-technologie om tekst van gescande pagina's of beeldbestanden via optische tekenherkenning om te zetten in bewerkbare tekst die u in uw favoriete computerprogramma's kunt gebruiken. OmniPage herkent niet alleen tekst, maar zorgt bij de OCR-procedure ook voor behoud van de volgende elementen en kenmerken van een document: Afbeeldingen (foto's, logo's) Formulierelementen (selectievakjes, keuzerondjes, tekstvelden) Tekstopmaak (tekens en alinea's) Paginaopmaak (kolommen, tabellen, kopjes, positie van afbeeldingen).

Documenten in OmniPage Een document bestaat in OmniPage uit één beeld voor elke documentpagina. Na de OCR-procedure bevat het document ook herkende tekst, weergegeven in de Teksteditor, en eventueel afbeeldingen, tabellen en formulierelementen.

OmniPage-documenten Een OmniPage-document (.opd) bevat de oorspronkelijke paginabeelden (eventueel voorbewerkt) met zones. Na herkenning bevat de OPD ook de herkenningsresultaten. Bij het opslaan heeft u de keuze uit twee bestandstypen: OmniPagedocument of OmniPage-document (uitgebreid). In het tweede type OPD kunt u een gebruikerswoordenboek, trainingsbestand of zonesjabloon insluiten. Het bestand wordt hierdoor aanzienlijk groter, maar ook eenvoudiger elders te bewerken.


19

Als u een OmniPage-document opent, worden de bijbehorende instellingen toegepast. Deze instellingen vervangen die van het programma.

Het bureaublad van OmniPage Het OmniPage-bureaublad bestaat uit drie hoofdvensters, gescheiden door splitsers: Documentbeheer, het Beeldvenster en de Teksteditor. Het Beeldvenster bevat de werkbalk Beeld en de Teksteditor de werkbalk Opmaak. OmniPagewerkset

Werkbalk Beeld

Documentbeheer

Werkbalk Standaard

Beeldvenster

Werkbalk Opmaak

Teksteditor

OmniPage-werkset: Hiermee stuurt u de verwerking aan. Documentbeheer: Dit venster geeft een overzicht van het document in tabelvorm. Elke rij geeft één pagina weer. In de kolommen ziet u de statistische gegevens of statusinformatie voor elke pagina en (indien van toepassing) de documenttotalen.

20

Werken met OmniPage

Hoofdstuk 2

Beeldvenster: Hier ziet u het beeld van de huidige pagina met de aangebrachte zones. In het Beeldvenster kunnen de huidige pagina, miniaturen of beide worden weergegeven. De werkbalk Beeld is beschikbaar als in het venster het beeld van de huidige pagina wordt weergegeven. Teksteditor: Hier ziet u de herkenningsresultaten voor de huidige pagina. In de afbeelding ziet u de weergave True Page.

De werkbalken Het programma heeft vijf hoofdwerkbalken. Via het menu Beeld kunt u ze weergeven, verbergen of aanpassen. De statusbalk onder in het OmniPageprogrammavenster geeft uitleg over alle hulpmiddelen.

Werkbalk Standaard: Hiermee voert u basisfuncties uit. Werkbalk Beeld: Hiermee voert u beeld-, zone- en tabelbewerkingen uit. Werkbalk Opmaak: Hiermee maakt u herkende tekst in de Teksteditor op. Werkbalk Verificatie: Hiermee regelt u de locatie en weergave van het verificatievenster. Werkbalk Opnieuw rangschikken: Hiermee zet u de elementen op herkende pagina's in de gewenste volgorde. Werkbalk Formulier tekenen: Hiermee maakt u nieuwe formulierelementen. Werkbalk Formulier schikken: Hiermee rangschikt u formulierelementen en lijnt u ze uit. De formulierwerkbalken verschijnen alleen in OmniPage Professional 15.

Het bureaublad van OmniPage

21

Basisstappen voor verwerking U kunt op drie manieren documenten verwerken: automatisch, handmatig of via workflows. De basisstappen zijn in grote lijnen hetzelfde voor alle verwerkingsmethoden: 1. Open een serie beelden in OmniPage. U kunt een papieren document met of zonder automatische documentinvoer scannen of een of meer beeldbestanden laden. 2. Voer de OCR-procedure uit om bewerkbare tekst te genereren. Controleer en corrigeer het document vervolgens met behulp van de OCRproeflezer en bewerk het in de Teksteditor. 3. Exporteer het document naar de gewenste locatie. U kunt het document onder een bepaalde bestandsnaam en als een bepaald bestandstype opslaan, op het Klembord plaatsen, als bijlage bij een e-mailbericht verzenden of publiceren. U kunt hetzelfde document herhaaldelijk opslaan: op verschillende locaties, in verschillende bestandstypen en met verschillende instellingen en opmaakniveaus.

U kunt de herkenning starten vanuit andere programma's of via de OmniPage-functie Direct OCR. U kunt OCR ook op een later tijdstip laten uitvoeren. Meer informatie over verwerkingsmethoden vindt u in het volgende hoofdstuk en in de online Help.

Instellingen Het dialoogvenster Opties is de centrale locatie voor OmniPage-instellingen. Dit dialoogvenster opent u vanaf de werkbalk Standaard of vanuit het menu Werkset. Met de contextafhankelijke Help-functie kunt u informatie krijgen over alle instellingen.

22

Werken met OmniPage

Documenten verwerken Dit hoofdstuk beschrijft verschillende manieren waarop u een document kunt verwerken en biedt informatie over de belangrijkste onderdelen van deze verwerking.

Basisinstructies In dit gedeelte wordt u stap voor stap door de algemene OCR-procedure geleid. U gaat het document automatisch verwerken en de herkenningsresultaten naar een bestand opslaan. U wilt het document proeflezen maar niet bewerken in de Teksteditor. Wat u doet

Wat er gebeurt

1.

Stel uw scanner in met de wizard Scannerinstellingen als dit nog niet is gebeurd.

Configureert OmniPage zodat het programma met uw scanner werkt.

2.

Selecteer StartAlle programma's ScanSoft OmniPage 15.0 OmniPage [Professional] 15.0

Opent OmniPage.

3.

Plaats het document op de juiste manier in de scanner.

4.

Selecteer in de keuzelijst Pagina ophalen een scanoptie voor uw document: zwart-wit, grijstinten of kleur.

Laat u bepalen hoe foto's of gekleurde teksten en achtergronden eruit zien in het geëxporteerde document. Als u in kleur wilt scannen, heeft u een kleurenscanner nodig.

5.

Controleer of in de keuzelijst Layoutbeschrijving de optie Automatisch is geselecteerd. Voor de meeste documenten is dit de beste keuze.

Configureert het programma om zones op de pagina te plaatsen en hun eigenschappen automatisch te bepalen.

6.

Controleer of in de keuzelijst Resultaten exporteren de optie Opslaan in bestand is geselecteerd.

Dit betekent dat u het exportbestand een naam kunt geven nadat u het document heeft proefgelezen.


23

Wat u doet

Wat er gebeurt

7.

Zorg ervoor dat 1-2-3 is geselecteerd in de keuzelijst Workflow. Klik op Starten.

OmniPage begint het document te scannen. U ziet een miniatuur met een voortgangsindicator. De OCR-proeflezer verschijnt.

8.

Wijzig met de OCR-proeflezer woorden waarvan het programma vermoedt dat deze niet juist zijn herkend.

De OCR-proeflezer werkt als de spellingscontrole in een tekstverwerkingsprogramma, maar met extra functies die specifiek voor OCR gelden. De lezer verwijdert markeringen uit woorden die u proefleest.

9.

Klik in de Teksteditor. Selecteer één voor één de verschillende Teksteditor-weergaven om te zien hoe de pagina in elke weergave eruitziet.

Elke weergave in de Teksteditor stelt een opmaakniveau voor. Zo weet u welk opmaakniveau u moet kiezen als u het document opslaat.

10.

Klik op Hervatten om verder te gaan met proeflezen. Zodra het bericht Proeflezen is voltooid verschijnt, klikt u op OK.

Hiermee beëindigt u het proeflezen. Het dialoogvenster Opslaan in bestand verschijnt.

11.

Kies een bestandsnaam, bestandstype, pad en opmaakniveau voor het herkende document dat u wilt opslaan. Klik op OK.

Standaard is de optie Opslaan en starten ingeschakeld, zodat uw document automatisch wordt geopend in het tekstverwerkingsprogramma dat is gekoppeld aan het geselecteerde bestandstype.

12.

Inspecteer het document in uw tekstverwerkingsprogramma.

U heeft met succes OmniPage 15 gebruikt om een document te herkennen en het te openen in het doelprogramma.

Als u goede resultaten heeft verkregen met de voorbeeldbestanden maar niet met de gescande pagina, controleert u of de scanner goed is geïnstalleerd en ingesteld, met name de helderheid en de beeldresolutie. Zie “Invoer vanuit scanner” op pagina 31. Hier ziet u hoe u de helderheid kunt optimaliseren. Bekijk ook de online Help-onderwerpen De scanner instellen en Problemen met de scanner oplossen.

24

Documenten verwerken

Hoofdstuk 3

Verwerkingsmethoden U kunt in OmniPage kiezen uit de volgende verwerkingsmethoden: Automatisch De snelste en gemakkelijkste manier om documenten te verwerken is om het automatisch te laten doen door OmniPage. Selecteer instellingen in het dialoogvenster Opties en in de keuzelijsten van de OmniPage-werkset en klik vervolgens op Starten. Elke pagina doorloopt nu de hele procedure, indien mogelijk parallel. De pagina's worden standaard automatisch van zones voorzien. Handmatig Met handmatige verwerking heeft u veel meer controle over de manier waarop de pagina's worden behandeld. U kunt het document pagina voor pagina verwerken met verschillende instellingen voor elke pagina. Het programma stopt na elke stap (beelden inlezen, herkennen, exporteren). Zo kunt u bijvoorbeeld handmatig zones tekenen of de herkenningstaal wijzigen. U begint elke stap door op de bijbehorende knop in de OmniPagewerkset te klikken. Gecombineerd U kunt een document automatisch verwerken en de resultaten in de Teksteditor bekijken. Als de meeste pagina's in orde zijn maar een paar er niet zo uitzien als u had verwacht, kunt u naar handmatige verwerking overschakelen om de instellingen bij te stellen en uitsluitend de pagina's met problemen opnieuw te herkennen. U kunt ook beelden handmatig inlezen, zones op sommige of alle beelden aanbrengen en vervolgens alle pagina's automatisch laten verwerken. Workflow Een workflow bestaat uit een reeks verwerkingsstappen en –instellingen. Meestal bevat deze ook een herkenningsstap, maar dat is niet verplicht. De workflows staan in de keuzelijst Workflow – voorbeeldworkflows en workflows die u zelf heeft gemaakt. Als u het pictogram OmniPage-agent op de taakbalk plaatst, kunt u via het snelmenu hiervan snel een lijst bekijken met uw workflows. Klik op een workflow om OmniPage te starten en de workflow uit te voeren.

Verwerkingsmethoden

25

De Workflow-assistent kan u helpen bij het maken van nieuwe workflows. Deze assistent biedt u de keuze uit een groot aantal stappen met de bijbehorende instellingen. Nadat u alle stappen en bijbehorende instellingen heeft geselecteerd, verschijnt een nieuwe set stappen waaruit u kunt kiezen. U kunt de Workflow-assistent gebruiken als extra ondersteuning tijdens de automatische verwerking. Zie “De Workflow-assistent” op pagina 71. In andere toepassingen U kunt met Direct OCR de herkenningsfuncties van OmniPage starten vanuit uw gebruikelijke tekstverwerker of vergelijkbare toepassing. Zie “Direct OCR instellen” op pagina 28. OmniPage wordt automatisch gekoppeld aan het programma PaperPort voor documentbeheer. Later U kunt OCR-taken of andere verwerkingstaken in OmniPage Batchbeheer automatisch op een later tijdstip plannen, ook als u dan niet in de buurt van de computer bent. Dit doet u via Batchbeheer. Wanneer u Nieuwe taak kiest, verschijnt eerst de wizard Taak en vervolgens de Workflow-assistent. Deze laatste heeft een enigszins aangepaste set opties en instellingen. In het eerste venster van de wizard Taak geeft u het type en de naam van de taak op. Vervolgens definieert u een begintijd, eventuele herhalingsopties of opties voor mapbewaking. Een taak bestaat uit een workflow met de datum en tijd waarop deze moet worden uitgevoerd. Zie “Batchbeheer” op pagina 75.

Handmatige verwerking 1. Breng handmatig zones op pagina's aan als u slechts een gedeelte van de pagina wilt verwerken of als u exacte zone-instructies wilt geven. Gebruik negeerachtergronden of -zones om gebieden van verwerking uit te sluiten. Gebruik verwerkingsachtergronden of -zones om op te geven waar automatisch zones kunnen worden aangebracht. 2. Klik op de knop Starten en kies Verwerking van bestaande pagina's voltooien in het dialoogvenster Automatische verwerking. 3. Na het proeflezen (indien aangevraagd) kunt u het document opslaan of exporteren. 26


Hoofdstuk 3 Standaard worden bij handmatige verwerking alle ingevoerde pagina's automatisch geselecteerd. Op deze manier kunt u met één muisklik alle nieuwe pagina's laten herkennen. Via het tabblad Verwerken van het dialoogvenster Opties kunt u deze standaardinstelling wijzigen.

Verwerking met workflows Een workflow bestaat uit een reeks verwerkingsstappen en –instellingen die niet altijd het 1-2-3 patroon van de traditionele verwerking volgen. Met workflows kunt u periodieke taken efficiënter afhandelen, omdat alle stappen en instellingen vooraf zijn gedefinieerd. Een workflow uitvoeren terwijl OmniPage Pro niet actief is Klik met de rechtermuisknop op het pictogram OmniPage-agent op de taakbalk. Selecteer een workflow in het snelmenu. OmniPage wordt nu gestart en de workflow wordt onmiddellijk uitgevoerd. Als u geen pictogram ziet, schakelt u deze optie eerst in op het tabblad Algemeen van het dialoogvenster Opties. Een workflow uitvoeren terwijl OmniPage actief is Gebruik het taakbalkpictogram zoals hierboven beschreven, of selecteer de workflow in de keuzelijst Workflow en klik op Starten. De programmainstellingen zijn niet toegankelijk indien een workflow actief is. Een workflow wijzigen Selecteer de workflow in de keuzelijst Workflow en klik op Workflowassistent op de werkbalk Standaard, of kies Workflows in het menu Werkset, selecteer de workflow en klik op Wijzigen. Een nieuwe workflow maken Bij het programma worden voorbeeldworkflows geleverd. Deze kunt u wijzigen of gebruiken als bron voor nieuwe workflows. Nieuwe workflows maakt u met de Workflow-assistent. Zie pagina 71.

Verwerking met workflows

27

Verwerking vanuit andere toepassingen U kunt Direct OCR™ gebruiken om de herkenningsfuncties van OmniPage te gebruiken vanuit uw tekstverwerker of andere toepassing. U dient eerst een directe verbinding met de toepassing te maken. Vervolgens kunt u OCR-functies gebruiken via twee opdrachten in het menu Bestand van de toepassing.

Direct OCR instellen 1. Start de toepassing die u in OmniPage wilt registreren. Start OmniPage, open het dialoogvenster Opties, ga naar het tabblad Direct OCR en selecteer Direct OCR activeren. 2. Selecteer verwerkingsopties voor het proeflezen en aanbrengen van zones. Deze Direct OCR-instellingen blijven van kracht totdat u ze opnieuw wijzigt. Ze worden niet toegepast als u alleen OmniPage gebruikt. 3. Op het tabblad Niet geregistreerd ziet u alle actieve of eerder nietgeregistreerde toepassingen. Selecteer de gewenste toepassingen en klik op Toevoegen. U kunt ook naar toepassingen bladeren die niet in de lijst voorkomen.

28


Hoofdstuk 3

Direct OCR gebruiken 1. Open een geregistreerde toepassing en werk in een document. Als u gescande pagina's wilt inlezen, plaatst u de pagina's op de juiste manier in de scanner. 2. Gebruik de opdracht Instellingen voor tekst inlezen in het menu Bestand van uw doelprogramma om de instellingen op te geven die tijdens de herkenning gebruikt moeten worden. Instellingen die niet worden aangeboden, behouden de waarde die ze in OmniPage hadden. Instellingen die worden gewijzigd voor Direct OCR, worden tevens gewijzigd in OmniPage.

3. Gebruik de opdracht Tekst inlezen van het menu Bestand om beelden van een scanner of bestand in te lezen. 4. Als u op het tabblad Direct OCR van het dialoogvenster Opties of bij Instellingen voor tekst inlezen de optie Automatische zones heeft geselecteerd, begint de herkenning onmiddellijk. 5. Als Automatische zones niet is geselecteerd, wordt elke paginabeeld weergegeven, zodat u de zones handmatig kunt tekenen. Klik op de knop OCR uitvoeren om verder te gaan met de herkenning. 6. Als proeflezen is opgegeven, gebeurt dit na de herkenning. Vervolgens wordt de herkende tekst geplaatst bij de invoegpositie in uw toepassing met het opmaakniveau dat u heeft opgegeven bij Instellingen voor tekst inlezen.

Verwerking vanuit andere toepassingen

29

Verwerking met Batchbeheer U kunt verwerkingstaken automatisch op elk gewenst tijdstip laten uitvoeren. Niet-geplande taken kunnen handmatig worden geactiveerd. De pagina's die in de taak moeten worden verwerkt, kunnen afkomstig zijn van een scanner met ADF of uit een beeldbestand. U hoeft niet achter de computer te zitten wanneer de taak begint en OmniPage hoeft niet actief te zijn. Het maakt niet uit of uw computer wordt uitgezet nadat de taak is ingesteld, als deze maar weer aan staat zodra de taak begint. Als u pagina's scant, moet de scanner aan staan op het tijdstip waarop de taak begint, met de pagina's geladen in de ADF. Zo stelt u een taak in: 1. Klik in het menu Verwerken op Batchbeheer of ga naar het menu Start van Windows. Selecteer hierin Alle programma'sScanSoft OmniPage 15.0OmniPage Batchbeheer. Het venster Batchbeheer wordt geopend. Klik op de knop Taak maken om de wizard Taak te starten. 2. Selecteer in het volgende venster het type taak: normaal, met streepjescode, mapbewaking, Outlook-bewaking of Lotus Notesbewaking. De taken voor e-mailbewaking zijn alleen beschikbaar als u het betreffende e-mailprogramma op de computer heeft geconfigureerd. 3. Geef in dit venster ook de naam op voor de taak. Klik op Volgende. 4. Geef in het venster Start- en stopopties de datum en tijd plus de planning op. Na afloop van de taak kunt u desgewenst het beeldbestand dat u als invoer heeft gebruikt, automatisch verwijderen. In OmniPage Professional 15 kunt u ook een e-mailbericht laten versturen naar opgegeven adressen. 5. Definieer een startpunt voor de nieuwe taak. Dit kan een nieuwe start zijn of een bestaande workflow. Klik op Volgende om elke stap te voltooien. 6. Met de vensters die hierna verschijnen, kunt u de workflow van de taak opbouwen, zoals beschreven in hoofdstuk 6. 7. Klik op Voltooien om te bevestigen dat u de taak heeft gemaakt. Zie Batchbeheer in de online Help en “Batchbeheer” op pagina 75 voor meer informatie.

30


Hoofdstuk 3

De bron van paginabeelden opgeven Er zijn twee mogelijke beeldbronnen: beeldbestanden en de scanner. Scanners zijn onderverdeeld in twee hoofdtypen: flatbed of scanners met papierinvoer. Een scanner kan een ingebouwde of toevoegde ADF (automatische documentinvoer) hebben, waardoor het gemakkelijker is om documenten met meerdere pagina's te scannen. De beelden van gescande documenten kunnen rechtstreeks in OmniPage worden gebruikt of met de eigen software van de scanner worden opgeslagen naar een beeldbestand dat later kan worden geopend in OmniPage.

Invoer vanuit beeldbestanden U kunt met uw eigen scanner beeldbestanden maken of ze per e-mail of fax ontvangen. OmniPage 15 ondersteunt een groot aantal beeldbestandsindelingen. Selecteer in de keuzelijst Pagina's ophalen de optie Bestanden laden. In het dialoogvenster Bestanden laden geeft u de gewenste bestanden op. Dit venster verschijnt als u de automatische verwerking start. Klik bij handmatige verwerking op de knop Pagina ophalen of gebruik het menu Verwerken. Het onderste deel van het dialoogvenster bevat geavanceerde instellingen. U kunt dit deel weergeven of verbergen. De breedte of hoogte van een beeldbestand is minimaal 16 x 16 pixels en maximaal 8400 pixels (71 cm bij een resolutie van 201 tot 600 dpi). Raadpleeg de online Help voor toegestane pixelwaarden. In OmniPage Professional 15 kunt u ook bestanden importeren van FTPlocaties, Microsoft SharePoint of ODMA-bronnen.

Invoer vanuit scanner Zorg voor een goed werkende, ondersteunde scanner die op de juiste manier is geïnstalleerd voor OmniPage 15. U kunt zelf de scanmodus kiezen. Hierbij zijn de volgende twee overwegingen van belang: ◆

Welke uitvoer wilt u in het exportdocument?

◆

Welke manier van scannen levert de grootste nauwkeurigheid op tijdens de OCR-procedure?

De bron van paginabeelden opgeven

31

Zwart-wit Selecteer deze optie als u in zwart-wit wilt scannen. Zwart-witbeelden worden sneller gescand en verwerkt dan andere beelden en nemen minder schijfruimte in beslag. Grijstinten Selecteer deze optie als u in grijstinten wilt scannen. Gebruik deze optie voor optimaal OCR-resultaat bij pagina's met wisselend of weinig contrast (niet veel verschil tussen licht en donker) en bij tekst op een gekleurde of gearceerde achtergrond. Kleur Selecteer deze optie om in kleur te scannen (als u beschikt over een kleurenscanner). Het uitvoerdocument bevat gekleurde afbeeldingen, tekst of achtergronden. De OCR-nauwkeurigheid is niet groter dan bij scannen in grijstinten, maar het scannen in kleur kost wel veel meer tijd, geheugen en schijfruimte. Helderheid en contrast Goede instellingen voor helderheid en contrast spelen een belangrijke rol bij de OCR-nauwkeurigheid. U stelt deze in op het tabblad Scanner van het dialoogvenster Opties of in de interface van de scanner. Controleer het beeld nadat u het heeft geladen. Als tekens dik zijn en in elkaar overlopen, maakt u het beeld lichter. Als tekens dun zijn en onderbroken, kiest u een donkerdere instelling. Scan de pagina vervolgens opnieuw. Als u nog niet tevreden bent over het scanresultaat, opent u het gescande beeld in het venster Beeldverbetering en bewerkt u het met de beschikbare hulpmiddelen.

Scannen met een ADF U kunt documenten die uit meerdere pagina's bestaan, het beste scannen met een ADF, een eenheid voor automatische documentinvoer. Het enige wat u hoeft te doen, is de pagina's in de juiste volgorde in de ADF te leggen. Met een ADF kunt u ook dubbelzijdige documenten scannen. Een duplexscanner doet dit automatisch.

32


Hoofdstuk 3

Scannen zonder ADF Met de scannerinterface van OmniPage kunt u documenten met meerdere pagina's efficiënt vanuit een flatbed-scanner scannen, zelfs zonder ADF. Selecteer Automatisch pagina's scannen op het tabblad Scanner van het dialoogvenster Opties en geef een wachttijd in seconden op. De scanner begint automatisch te scannen en pauzeert na elke scan gedurende het opgegeven aantal seconden, zodat u tijd heeft om de volgende pagina te plaatsen.

Converteren van document naar document OmniPage Professional 15 heeft een belangrijke nieuwe functie: u kunt nu niet alleen beeldbestanden openen, maar ook documenten die in tekstverwerkers en vergelijkbare programma's zijn gemaakt. Ondersteunde bestandstypen zijn onder andere .doc, .xls, .ppt, .rtf, en .wpd. Klik in de OmniPage-werkset op de knop Bestanden laden of selecteer in het menu Bestand de opdracht Pagina ophalen en vervolgens Bestanden laden. Kies in het dialoogvenster Bestanden laden de optie Documenten. Als u klaar bent, kunt u uw bestanden in een groot aantal bestandsindelingen opslaan.

De lay-out van het document beschrijven Voordat u met de herkenning begint, wordt u gevraagd de lay-out van de binnenkomende pagina's te beschrijven zodat het automatisch aanbrengen van zones soepeler verloopt. Wanneer u kiest voor automatische verwerking, worden er altijd automatisch zones aangebracht, tenzij u een sjabloon opgeeft dat geen verwerkingszone of -achtergrond bevat. Bij handmatige verwerking worden soms automatisch zones aangebracht. Zie in de online Help het onderwerp Wanneer worden zones automatisch aangebracht? Voor de beschrijving heeft u de keuze uit de volgende opties: Automatisch Kies deze instelling als u alle zonebeslissingen aan het programma wilt overlaten. OmniPage bepaalt of tekst in kolommen staat, of een item een afbeelding is of herkenbare tekst en of er tabellen moeten worden gebruikt. Converteren van document naar document

33

Eenkoloms zonder tabel Kies deze instelling als de pagina's uit slechts één kolom bestaan en geen tabellen bevatten. Zakelijke brieven en pagina's uit een boek zien er gewoonlijk zo uit. Meerkoloms zonder tabel Kies deze instelling als sommige pagina's tekst in kolommen bevatten en u deze tekst zonder kolommen of net als in het oorspronkelijke document in aparte kolommen wilt overnemen. Eenkoloms met tabel Kies deze instelling als de pagina uit één kolom met tekst en een tabel bestaat. Spreadsheet Kies deze instelling als de hele pagina uit een tabel bestaat die u naar een spreadsheetprogramma wilt exporteren of als één tabel wilt behandelen. Formulier Kies deze instelling als de hele pagina uit een formulier bestaat en u de formulierelementen automatisch wilt laten herkennen. Na herkenning kunt u de formulierelementen aanpassen, nieuwe maken of de lay-out van het formulier bewerken. Deze optie is alleen beschikbaar in OmniPage Professional 15. Aangepast Kies deze optie als u maximale controle over het automatisch aanbrengen van zones wenst. U kunt de detectie van kolommen, illustraties en tabellen voorkomen of juist bevorderen. Selecteer de gewenste instellingen op het tabblad OCR van het dialoogvenster Opties. Sjabloon Kies een zonesjabloon als u vanaf nu de achtergrondwaarde, zones en eigenschappen uit de sjabloon wilt toepassen op alle pagina's die worden ingelezen. De sjabloonzones worden ook op de huidige pagina toegepast. Eventuele bestaande zones worden overschreven. Als u bij het automatisch aanbrengen van zones onverwachte herkenningsresultaten heeft aangetroffen, gebruik dan handmatige verwerking om opnieuw zones aan te brengen op individuele pagina's en ze opnieuw te herkennen.

34


Hoofdstuk 3

Beelden vooraf verwerken Voor meer OCR-nauwkeurigheid kunt u de beelden verbeteren voordat u zones en OCR toepast. U opent het venster Beeldverbetering met de knop Beeld verbeteren op de werkbalk Beeld of de gelijknamige opdracht in het menu Werkset. U kunt ook in uw workflows beeldverbeteringsstappen opnemen. Kies hiervoor de stap Beelden verbeteren. De invoer voor Beeldverbetering is het primaire beeld. Er zijn drie typen beeld: Oorspronkelijke beeld: Het beeld dat door de scanner is gemaakt of in een bestand is opgeslagen voordat het in het programma wordt geladen. Primaire beeld: De staat van de oorspronkelijke afbeelding nadat het in OmniPage is geladen en eventueel is gewijzigd door automatische of handmatige voorbewerking. OCR-beeld: Een zwart-witbeeld dat is afgeleid van het primaire beeld en dat is geoptimaliseerd voor OCR. Bepaalde hulpmiddelen zijn van invloed op het primaire beeld, andere op het OCR-beeld. Houd dus goed in de gaten welk beeld u bewerkt. Bij de OCR-nauwkeurigheid spelen goede helderheids- en contrastinstellingen een belangrijke rol. U stelt deze in op het tabblad Scanner van het dialoogvenster Opties of in de interface van de scanner. In het schema ziet u een optimale helderheidsinstelling. Controleer het beeld nadat u het heeft geladen. Als tekens dik zijn en in elkaar overlopen, maakt u het beeld lichter. Als tekens dun zijn en onderbroken, kiest u een donkerdere instelling. Gebruik het hulpmiddel OCR-helderheid om het beeld te optimaliseren.

Beelden vooraf verwerken

35

Niet geschikt Acceptabel Goed Optimaal Goed Acceptabel

Niet geschikt

Hulpmiddelen voor beeldverbetering U kunt in OmniPage 15 ook met de hulpmiddelen voor beeldverbetering beelden bewerken om ze als beeldbestanden te gebruiken. Sommige hulpmiddelen werken alleen op zogenaamde primaire beelden, andere op OCR-beelden. Klik in het venster Beeldverbetering op de knop Primair beeld/OCR-beeld om de huidige status van de beelden te bekijken. Het venster Beeldverbetering bestaat uit twee deelvensters. In het linkervenster wordt het oorspronkelijke beeld weergegeven. In het rechtervenster ziet u een voorbeeld van uw wijzigingen. Als u op Accepteren klikt, wordt het rechterbeeld naar het linkervenster verplaatst en wordt dit het nieuwe uitgangspunt voor verdere verbeteringen. Op de werkbalk vindt u de volgende hulpmiddelen: Aanwijzer (F5) - dit is een neutraal hulpmiddel waarmee u afhankelijk van de situatie verschillende bewerkingen uitvoert, bijvoorbeeld een kleur kiezen voor de invulling of de lijn voor rechtzetting selecteren. In-/uitzoomen (F6) - klik hierop en gebruik vervolgens de linkermuisknop om op het beeld in te zoomen en de rechtermuisknop om uit te zoomen. U kunt ook met het muiswieltje in- en uitzoomen, zelfs in de niet-actieve 36


Hoofdstuk 3 weergave. In de actieve weergave bereikt u met de knoppen "+" en "-" hetzelfde. Gebied selecteren (F7) - klik hierop en teken het gebied op het beeld dat u wilt selecteren voor bewerkingen. (Beeldverbeteringshulpmiddelen werken standaard op de hele pagina.) U kunt kiezen uit drie modi (via het menu Beeld): Normaal - hiermee selecteert u rechthoekige gebieden op de pagina en kunt u deze vervolgens verplaatsen, vergroten of verkleinen. Toevoegen - hiermee kunt u onregelmatige selecties maken door elkaar overlappende rechthoeken te tekenen die samen de selectie vormen. Afhalen - hiermee kunt u delen uit bestaande selecties halen door nieuwe gebieden te tekenen die de oude overlappen. Primair beeld/OCR-beeld - hiermee schakelt u in de actieve weergave tussen het primaire beeld en het OCR-beeld. Primaire beelden kunnen in elke beeldmodus zijn. Het OCR-beeld is de zwart-witversie van het primaire beeld, alleen gegenereerd voor OCR. Weergaven synchroniseren - klik hierop om in- en uitzoom- of schuifhandelingen in de actieve weergave ook in de niet-actieve weergave terug te zien. Als u dergelijke wijzigingen altijd zowel in de actieve als in de niet-actieve weergave wilt zien, kiest u in het menu Beeld de opdracht Gesynchroniseerd houden. Helderheid en contrast - klik hierop om de helderheid en het contrast van het primaire beeld of het geselecteerde deel ervan aan te passen. Gebruik de schuifbalken bij de hulpmiddelen om het gewenste effect te bereiken. Tint/verzadiging/lichtheid - klik hierop en gebruik de schuifregelaars om de tint, de verzadiging en de lichtheid van het primaire beeld aan te passen. Bijsnijden - klik hierop als u alleen een specifiek deel van het beeld wilt gebruiken. Selecteer vervolgens het gebied dat u wilt bewaren. De rest van het beeld wordt verwijderd. Draaien - klik hierop om het beeld of het geselecteerde gebied te draaien (met 90, 180 of 270 graden) en/of te spiegelen. Optimaliseren - klik hierop om vlekjes uit het beeld te verwijderen. Optimaliseren werkt op vier niveaus op het OCR-beeld. U kunt hiermee

Hulpmiddelen voor beeldverbetering

37

ook lettercontouren verbeteren. Schakel hiervoor het selectievakje Optimaliseren omkeren in. OCR-helderheid - klik hierop om de helderheid en het contrast van het OCR-beeld in te stellen. Zie het overzicht op pagina 34. Kleur weglaten - klik hierop en kies een kleur. De delen van het gescande beeld in deze kleur worden transparant. Het hulpmiddel werkt alleen op het OCR-beeld. Resolutie - klik hierop om de resolutie van het primaire beeld procentgewijs te verminderen. U kunt geen hogere resolutie kiezen. Rechtzetten - pagina's worden soms scheef gescand. Met dit hulpmiddel kunt u regels tekst handmatig rechtzetten. (Via het tabblad Verwerken van Opties kunt u ook kiezen voor automatisch rechtzetten.) Opvullen - klik hierop om de geselecteerde gebieden de gekozen kleur te geven.

De beeldverbeteringshistorie gebruiken Als u wijzigingen in het beeld wilt vastleggen of ongedaan wilt maken (één voor één of allemaal), gebruikt u in Beeldverbetering het venster Historie. Zodra u het oorspronkelijke beeld heeft gewijzigd, ziet u in het voorbeeld de wijzigingen. Deze worden doorgevoerd als u op Toepassen klikt (naast de lijst Historie). Wijzigingen die u niet met de knop Toevoegen aan het venster Historie heeft toegevoegd, worden niet toegepast. Als u het effect van een bepaalde stap wilt zien, dubbelklikt u op de stap bij Historie. Als u de wijzigingen die u met een hulpmiddel heeft uitgevoerd, toch niet wilt doorvoeren, selecteert u de stap in de lijst voordat u de wijzigingen toepast en klikt u op Opnieuw instellen. U kunt ook terugkeren naar het beeld zoals het vóór de huidige verbeteringssessie was. Klik hiervoor op de knop Alle wijzigingen negeren.

38


Hoofdstuk 3

Sjablonen opslaan en toepassen Als u een aantal vergelijkbare beelden wilt verbeteren, kunt u een lijst met verbeteringsstappen opstellen, deze opslaan als sjabloon en op alle beelden toepassen. U maakt een beeldverbeteringssjabloon door een beeldbestand in het venster Beeldverbetering te laden, de gewenste voorbewerkingsstappen uit te voeren en ze toe te voegen aan Historie door op de knop Toepassen te klikken. Kies hierna in het menu Bestand de opdracht Verbeteringssjabloon opslaan. Blader naar de map waar u het sjabloonbestand (met de extensie .ipp) wilt opslaan en sla het bestand op. Als u de serie wijzigingen die u in het sjabloonbestand heeft opgeslagen wilt toepassen op een ander beeld, opent u eenvoudig het nieuwe beeld in het venster Beeldverbetering en kiest u in het menu Bestand de opdracht Verbeteringssjabloon laden.

Beeldverbetering in workflows Als u in een workflow beelden wilt verbeteren, kiest u het bijbehorende pictogram in de Workflow-assistent. U kunt kiezen uit de volgende opties: Beelden weergeven voor handmatige verbetering - als de workflow wordt uitgevoerd, wordt elk geladen beeld aangeboden voor handmatige bewerking. Verbeteringssjabloon toepassen - bij verwerking door de workflow wordt automatisch een verbeteringssjabloon op het beeld toegepast. Verbeteringssjabloon toepassen en weergeven - de workflow past niet alleen de geselecteerde verbeteringssjabloon toe, maar geeft ook het beeld weer, zodat u het verder kunt bewerken.

Sjablonen opslaan en toepassen

39

Zones en achtergronden Met zones definieert u gebieden op de pagina die moeten worden verwerkt of genegeerd. Zones zijn rechthoekig of onregelmatig, met verticale en horizontale kanten. De paginabeelden van een document hebben een achtergrondwaarde: Verwerken of Negeren (de laatste optie wordt het meest gebruikt). U kunt achtergrondwaarden wijzigen met de weergegeven hulpmiddelen. U kunt zones op een pagina-achtergrond tekenen met de hulpmiddelen die worden beschreven bij Zonetypen en eigenschappen (zie hierna). Op verwerkingsgebieden (in verwerkingszones of -achtergronden) worden bij herkenning automatisch zones aangebracht. Negeergebieden (in negeerzones of -achtergronden) worden overgeslagen bij de verwerking. Er wordt geen tekst herkend en geen beeld overgedragen.

Automatisch zones aanbrengen Via Automatische zones worden blokken tekst, kopjes, afbeeldingen en andere elementen op een pagina herkend en omsloten door een zone. U kunt een pagina geheel of gedeeltelijk automatisch laten voorzien van zones. Automatisch getekende zones en sjabloonzones hebben ononderbroken randen. Handmatig getekende of gewijzigde zones hebben gestippelde randen. Automatisch zones aanbrengen op een pagina-achtergrond Lees een pagina in. Deze verschijnt met een verwerkingsachtergrond. Breng een zone aan. De achtergrond verandert in Negeren. Teken tekst-, tabel- of illustratiezones om de gebieden waarop u handmatig zones wilt aanbrengen. Klik op de knop Verwerkingsachtergrond (getoond) om een verwerkingsachtergrond in te stellen. Teken negeerzones over delen van de pagina die u niet nodig heeft. Na herkenning verschijnt de pagina weer met een negeerachtergrond en nieuwe zones rond alle elementen die op de achtergrond zijn aangetroffen.

40


Hoofdstuk 3

Zonetypen en -eigenschappen Elke zone heeft een zonetype. Zones die tekst bevatten kunnen tevens een instelling voor zone-inhoud hebben: alfanumeriek of numeriek. Het zonetype en de zone-inhoud vormen samen de zone-eigenschappen. Klik met de rechtermuisknop in een zone voor een snelmenu waarmee u de eigenschappen van een zone kunt wijzigen. Selecteer meerdere zones met Shift+klikken om hun eigenschappen in een keer te veranderen. De werkbalk Beeld bevat zes zonehulpmiddelen, één voor elk type. Verwerkingszone Hiermee tekent u een verwerkingszone, om een gebied op de pagina te definiëren waarop automatisch zones worden aangebracht. Na herkenning wordt deze zone automatisch vervangen door een of meer zones van het juiste type. Negeerzone Hiermee tekent u een negeerzone, om op de pagina een gebied te definiëren dat u niet naar de Teksteditor wilt overbrengen. Tekstzone Hiermee tekent u een tekstzone. Teken de zone over één tekstblok. De inhoud van de zone wordt verwerkt als doorlopende tekst, zonder kolommen. Tabelzone Hiermee zorgt u ervoor dat de inhoud van de zone als tabel wordt verwerkt. Tabelrasters kunnen automatisch worden gedetecteerd of handmatig worden geplaatst. Illustratiezone Hiermee omsluit u een afbeelding, schema, tekening, handtekening of iets anders dat u als ingesloten beeld en niet als herkende tekst naar de Teksteditor wilt overbrengen. Formulierzone Hiermee omsluit u een gebied van uw document dat formulierelementen bevat, zoals selectievakjes, keuzerondjes, tekstvelden of iets anders dat u als formulierelement naar de Teksteditor wilt overbrengen. U kunt later in de weergave True Page de formulierlay-out bewerken en de eigenschappen van formulierelementen wijzigen. Formulierzones zijn alleen beschikbaar in OmniPage Professional 15.

Zones en achtergronden

41

Werken met zones De werkbalk Beeld bevat hulpmiddelen voor zonebewerking. Er is altijd één hulpmiddel geselecteerd. Als u een ander hulpmiddel wilt gebruiken, klikt u erop. Sommige hulpmiddelen op deze werkbalk zijn gegroepeerd. Alleen het meest recent geselecteerde hulpmiddel uit deze groep is zichtbaar. Klik erop om het te selecteren. Als u één zone wilt tekenen, selecteert u het gewenste hulpmiddel, klikt u op het beeld en versleept u vervolgens de cursor. Als u de grootte van een zone wilt aanpassen, selecteert u de zone door erop te klikken. Zet de cursor op een zijkant of hoek totdat u een greep ziet. Houd de muisknop ingedrukt en verplaats de greep naar de gewenste locatie. De zone mag geen andere zone overlappen. Als u een onregelmatige zone wilt maken door gebieden toe te voegen, tekent u een overlappende zone van hetzelfde type als de eerder getekende zone. Als u twee zones van hetzelfde type wilt samenvoegen, tekent u een overlappende zone van hetzelfde type (links ziet u de getekende zones, rechts de uiteindelijke zone).

Als u een onregelmatige zone wilt maken door gebieden weg te halen, tekent u een overlappende zone van hetzelfde type als de achtergrond. U kunt ook een zone splitsen. Teken hiervoor een splitszone van hetzelfde type als de achtergrond. In de online Help vindt u een volledige overzicht van alle zonemogelijkheden.

42


Hoofdstuk 3 Wanneer u een nieuwe zone tekent die een bestaande zone van een ander type gedeeltelijk overlapt, wordt deze niet echt overlapt. De nieuwe zone vervangt het overlapte gedeelte van de bestaande zone. De volgende zonetypen zijn niet toegestaan:

Met Snel zones maken kunt u nu razendsnel handmatig zones aanbrengen. Activeer de zoneselectiecursor en beweeg de cursor nu over het paginabeeld. De automatisch gedetecteerde zones worden aangegeven met arceringen. Dubbelklik hierop om een gearceerd gebied te veranderen in een zone.

Tabelrasters in het beeld Na automatische verwerking treft u mogelijk tabelzones op een pagina aan. Deze worden aangegeven met een tabelzonepictogram in de linkerbovenhoek van de zone. Gebruik het snelmenu van een zone om een rechthoekige zone in een tabelzone te wijzigen of vice versa. U kunt ook tabelzones tekenen, maar deze moeten rechthoekig blijven. U kunt tabelscheidingen tekenen of verplaatsen om te bepalen waar rasterlijnen zullen verschijnen zodra de tabel in de Teksteditor wordt geplaatst. U kunt een tabelzone tekenen of de grootte ervan wijzigen (mits deze rechthoekig blijft) om onnodige kolommen of rijen van de buitenste randen van een tabel te verwijderen. Via de tabelhulpmiddelen kunt u rijen kolomscheidingen invoegen, verplaatsen en verwijderen. Klik op Alle scheidingen plaatsen/verwijderen als u scheidingen in een tabel automatisch wilt detecteren en plaatsen. U kunt via een snelmenu de lijnopmaak voor tabelranden en rasters opgeven. Na herkenning heeft u meer mogelijkheden voor het bewerken van randen en arceringen in de Teksteditor.

Tabelrasters in het beeld

43

Zonesjablonen gebruiken Een sjabloon is een bestand met daarin een pagina-achtergrondwaarde en een set zones plus de bijbehorende eigenschappen. U kunt een zonesjabloonbestand laden om tijdens het herkennen sjabloonzones te kunnen gebruiken. Laad een sjabloonbestand in de keuzelijst Layoutbeschrijving of vanuit het menu Werkset. Blader eventueel naar netwerkstations om sjablonen te laden die door anderen zijn gemaakt. Wanneer u een sjabloon laadt, worden de bijbehorende zones en achtergrond geplaatst: ◆

op de huidige pagina, waarbij bestaande zones vervangen worden

◆

op alle verdere ingelezen pagina's

◆

op reeds bestaande pagina's zonder zones die (opnieuw) herkend worden

Met handmatige verwerking kunt u de sjabloonzones in de eerste twee gevallen bekijken en wijzigen voordat ze herkend worden. Met automatische verwerking kunt u de sjabloonzones uitsluitend na herkenning bekijken en wijzigen. Gebruik bij de workflowverwerking de stap Zones aangeven voor beelden. Dit is een combinatie van twee stappen: sjablonen laden en handmatig zones aanbrengen. Als u een zonesjabloon wilt gebruiken, klikt u op de knop Toevoegen in het juiste venster van de Workflow-assistent en selecteert u het gewenste zonesjabloonbestand. Kies vervolgens of u beelden wilt weergeven voor het handmatig aanbrengen van zones, het zonesjabloon wilt toepassen of het zonesjabloon wilt toepassen én de beelden wilt weergeven. Sjablonen accepteren negeer- en verwerkingszones en -achtergronden. Ze kunnen daarom nuttig zijn om op te geven welke delen van de pagina's verwerkt dienen te worden via automatische verwerking en welke genegeerd kunnen worden. Verwerkingszones of verwerkingsachtergrondgebieden uit een sjabloon kunnen tijdens de herkenning vervangen worden door een stel kleinere zones, waaraan specifieke zonetypen worden toegewezen. Een zonesjabloon opslaan Selecteer een achtergrondwaarde en bereid de zones voor op een pagina. Controleer de locaties en eigenschappen. Klik op Zonesjabloonbestand in het menu Werkset. Selecteer in het dialoogvenster [zones op pagina] en klik op 44


Hoofdstuk 3 Opslaan. Wijs vervolgens een naam en eventueel een ander pad toe. Selecteer een netwerkstation om het sjabloonbestand te delen. Klik op OK. Het nieuwe zonesjabloon blijft geladen. Een zonesjabloon wijzigen Laad de sjabloon en lees met handmatige verwerking een geschikt beeld in. De sjabloonzones verschijnen. Wijzig de zones en/of eigenschappen zoals gewenst. Open het dialoogvenster Zonesjabloonbestanden. De huidige sjabloon is geselecteerd. Klik op Opslaan en vervolgens op Sluiten. Het laden van een sjabloon ongedaan maken Selecteer een niet-sjablooninstelling in de keuzelijst Lay-outbeschrijving. De sjabloonzones worden niet verwijderd uit de huidige of bestaande pagina's, maar ze worden niet meer gebruikt voor toekomstige verwerkingen. U kunt ook het dialoogvenster Zonesjabloonbestanden openen, [geen] selecteren en op de knop Als huidige instellen klikken. De instelling bij Layoutbeschrijving wordt weer Automatisch. Een andere sjabloon kiezen Selecteer een andere sjabloon in de keuzelijst Lay-outbeschrijving of open het dialoogvenster Zonesjabloonbestanden, selecteer de gewenste sjabloon en klik op de knop Als huidige instellen. Zones van de nieuwe sjabloon worden op de huidige pagina toegepast waarbij bestaande zones worden vervangen. Ze worden tevens toegepast zoals hierboven beschreven. Een sjabloonbestand verwijderen Open het dialoogvenster Zonesjabloonbestanden. Selecteer een sjabloon en klik op Verwijderen. Zones die al door deze sjabloon werden geplaatst, worden niet verwijderd. Sjabloonbestanden kunnen alleen worden verwijderd vanuit het besturingssysteem. Een sjabloonbestand opnemen in een OPD Laad de sjabloon, klik op Opslaan op de werkbalk Standaard en kies het bestandstype OmniPage-document (uitgebreid). Dat houdt in dat de sjabloon nu bij het OPD wordt gevoegd wanneer u dit naar een nieuwe locatie verplaatst. Wanneer het uitgebreide OPD-bestand later wordt geopend, wordt de bijgevoegde zonesjabloon in het dialoogvenster Zonesjabloon aangeduid als [ingesloten]. U kunt deze opslaan in een sjabloonbestand onder een nieuwe naam op een nieuwe locatie.

Zonesjablonen gebruiken

45

46


Proeflezen en bewerken Herkenningsresultaten verschijnen in de Teksteditor en kunnen bestaan uit herkende teksten, tabellen, formulieren en ingesloten illustraties. In dit hoofdstuk vindt u uitgebreide informatie over deze WYSIWYG-editor (What You See Is What You Get).

Venster en weergaven van de Teksteditor In de Teksteditor ziet u herkende teksten en zijn verdachte woorden gemarkeerd met een rood golvend lijntje. In de OCR-proeflezer worden deze met rode letters weergegeven. Een woord kan verdacht zijn omdat het niet in een van de actieve woordenboeken staat: standaard-, gebruikers- of vakwoordenboek. Het kan ook verdacht zijn om OCR-redenen, zelfs als het in het woordenboek staat. Als de onzekerheid veroorzaakt wordt door bepaalde tekens in het woord, verschijnen deze geel gemarkeerd in de Editor en de OCR-proeflezer. In het dialoogvenster Opties geeft u op het tabblad Proeflezen op of u onbekende woorden wilt markeren. Op het tabblad Teksteditor bepaalt u of u alle markeringen wilt weergeven of verbergen. U kunt ook niet-afdrukbare tekens en kop- en voettekstindicatoren weergeven of verbergen. In het venster Teksteditor kunt u bovendien de maateenheid definiëren voor het programma en de tekstomloop instellen voor alle Teksteditor-weergaven met uitzondering van de weergave Tekst zonder opmaak. In OmniPage 15 kunt u pagina's met drie opmaakniveaus weergeven. Met de drie knoppen links onder de Teksteditor of via het menu Beeld schakelt u heel gemakkelijk tussen de niveaus. Tekst zonder opmaak In deze weergave ziet u de tekst links uitgelijnd, zonder opmaak en kolommen, in één lettertype en één lettergrootte en met dezelfde regeleinden als in het oorspronkelijke document. OmniPage Gebruikershandleiding

47

Tekst met opmaak In deze weergave ziet u tekst die niet in kolommen staat, maar wel is voorzien van de juiste lettertypen en alineaopmaak. True Page In de True Page®-weergave ziet u zo veel mogelijk van de oorspronkelijke opmaak van het document. Teken- en alineastijlen blijven behouden. U kunt de leesvolgorde aangeven met pijlen.

OCR-resultaten proeflezen Nadat een pagina is herkend, verschijnen de resultaten in de Teksteditor. Het proeflezen wordt automatisch gestart als u dit heeft ingesteld op het tabblad Proeflezen van het dialoogvenster Opties. U kunt op elk gewenst moment beginnen met handmatig proeflezen. Ga als volgt te werk: 1.

Klik op de knop OCR proeflezen op de werkbalk Standaard of kies OCR proeflezen in het menu Werkset.

2. Het proeflezen start op de huidige pagina. Tekst die al is proefgelezen, wordt overgeslagen. Als er een verdacht woord wordt ontdekt, verschijnt het gekleurd en in context in het dialoogvenster OCR-proeflezer. Verdachte tekens zijn geel gemarkeerd en u ziet bovendien het woord in het oorspronkelijke beeld. De uitleg verwijst naar een verdacht of onbekend woord. 3. Als het herkende woord juist is, klikt u op Negeren of Alles negeren om naar het volgende verdachte woord te gaan. Klik op Toevoegen om het woord aan het huidige gebruikerswoordenboek toe te voegen en naar het volgende verdachte woord te gaan. 4. Als het herkende woord niet juist is, wijzigt u het woord in het Bewerkingsvenster of selecteert u een suggestie uit het woordenboek. Klik op Wijzigen of Alles wijzigen om de wijziging te implementeren en naar het volgende verdachte woord te gaan. Klik op Toevoegen om het gewijzigde woord aan het huidige gebruikerswoordenboek toe te voegen en naar het volgende verdachte woord te gaan.

48

Proeflezen en bewerken

Hoofdstuk 4 5. Tijdens het proeflezen worden de gekleurde markeringen van woorden in de Teksteditor verwijderd. U kunt tijdens het proeflezen naar de Teksteditor gaan om daar correcties aan te brengen. Klik op Hervatten als u verder wilt proeflezen. Klik op Pagina klaar als u naar de volgende pagina wilt gaan, en op Document klaar of Sluiten als u het proeflezen voortijdig wilt beëindigen. 6. Als de volledige pagina is proefgelezen, wordt deze gemarkeerd met het proefleespictogram

op de miniatuur en in Documentbeheer.

In OmniPage Professional 15 kunt u gebruikmaken van spraakgestuurd proeflezen. Zie “Spraakherkenning” op pagina 83. De proefleessuggesties zijn genummerd. Zeg het nummer van de suggestie die u wilt accepteren.

Tekst verifiëren Na de OCR-procedure kunt u elk deel van de herkende tekst vergelijken met het bijbehorende deel van het oorspronkelijke beeld. Zo verifieert u of de tekst correct is herkend. De knop Verificatie bevindt zich op de werkbalk Opmaak. De verificatie kan ook worden beheerd vanuit het menu Werkset. Houd de cursor over een verificatievenster om de verificatiewerkbalk te openen. Gebruik deze als volgt: Hoeveel context voor dynamische verificatie? • één woord • drie woorden (huidige + omringende) • hele beeldregel In-/uitzoomen

Als u Verificatie wilt inschakelen, klikt u op de knop Verificatie of drukt u op F9. Klik nogmaals op Verificatie, druk nogmaals op F9 of druk op Esc om Verificatie weer uit te schakelen. In de online Help vindt u een volledige lijst van alle sneltoetsen voor Verificatie.

Tekst verifiëren

49

Speciale tekens Speciale tekens is een dokbaar hulpmiddel dat u helpt bij het proeflezen. De functie wordt voornamelijk voor twee doeleinden gebruikt: ◆

U kunt er tijdens het proeflezen en bewerken tekens mee invoeren die u niet of niet eenvoudig via het toetsenbord kun invoeren. In dit opzicht is Speciale tekens vergelijkbaar met de speciale tekens van het systeem.

◆

U kunt er alle tekens mee weergeven die door de huidige herkenningstalen zijn gevalideerd.

U opent Speciale tekens door op de werkbalk Opmaak op de bijbehorende knop te klikken of in het menu Beeld de opdracht Speciale tekens te kiezen en op Weergeven te klikken. In het submenu van Speciale tekens vindt u extra opties: ◆

Alleen recente tekens: klik op deze optie om op de werkbalk Opmaak alleen de 36 meest recent gebruikte tekens te zien. Dit is handig als u slechts een beperkte set tekens wilt invoegen.

◆

Tekensets: kies deze optie en vervolgens alle tekensets die u bij Speciale tekens wilt weergeven.

U kunt Speciale tekens ook op andere manieren openen, bijvoorbeeld als volgt:

50


◆

Klik op Werkset > Opties en kies het tabblad OCR. Klik op de knop Meer tekens om tekens te selecteren die bij het proeflezen kunnen worden gebruikt. U kunt via Speciale tekens ook het afkeuringsteken wijzigen.

◆

Selecteer in het menu Werkset de opdracht Teken trainen. Speciale tekens verschijnt als u naast het veld Corrigeren op de knop (...) klikt.

◆

Selecteer in de Teksteditor de opdracht Teken trainen vanuit het snelmenu van een verdacht of onbekend woord.

Hoofdstuk 4

Gebruikerswoordenboeken Het programma bevat ingebouwde woordenboeken voor veel talen. Deze worden gebruikt tijdens de herkenning en voor de suggesties tijdens het proeflezen. U kunt ze aanvullen met gebruikerswoordenboeken. U kunt zo veel gebruikerswoordenboeken opslaan als u maar wilt, maar er kan er slechts één tegelijk worden geladen. Het woordenboek met de naam Custom is het standaard gebruikerswoordenboek van Microsoft Word. Een gebruikerswoordenboek maken Zorg dat er in het dialoogvenster OCR-proeflezer geen gebruikerswoordenboek is geladen en klik op Toevoegen of open vanuit het menu Werkset het dialoogvenster Gebruikerswoordenboeken en klik op Nieuw. Een gebruikerswoordenboek laden of het laden ervan ongedaan maken Dit doet u op het tabblad OCR van het dialoogvenster Opties of in het dialoogvenster Gebruikerswoordenboeken. Een gebruikerswoordenboek bewerken of verwijderen U kunt woorden toevoegen door een gebruikerswoordenboek te laden en vervolgens op Toevoegen in het dialoogvenster OCR-proeflezer te klikken. U kunt woorden toevoegen of verwijderen door op Bewerken in het dialoogvenster Gebruikerswoordenboeken te klikken. U kunt ook woorden uit OmniPage-gebruikerswoordenboeken (*.ud) importeren. Tijdens het bewerken kunt u een woordenlijst importeren uit een tekstbestand om deze woorden snel toe te voegen aan het woordenboek. Elk woord moet op een aparte regel staan en er mogen geen leestekens voor of na het woord staan. Met de knop Verwijderen verwijdert u het geselecteerde gebruikerswoordenboek uit de lijst. Als u een gebruikerswoordenboek in een OmniPage-document wilt insluiten, laadt u het en slaat u het document op als OmniPage-document (uitgebreid).

Gebruikerswoordenboeken

51

Talen Het programma ondersteunt meer dan 110 talen en drie verschillende alfabetten: Latijns, Grieks en Cyrillisch. Zie de lijst op het tabblad OCR van het dialoogvenster Opties. Hier ziet u ook welke talen met een woordenboek worden ondersteund. Daarnaast vindt u een overzicht op de website van Nuance. Naast gebruikerswoordenboeken zijn er voor sommige talen op bepaalde terreinen vakwoordenboeken beschikbaar (momenteel zijn dat medische, juridische en financiële woordenboeken). Raadpleeg de lijst en maak uw keuze op het tabblad OCR van het dialoogvenster Opties.

Trainen Trainen is de procedure waarbij u een andere OCR-oplossing kiest dan de oplossing die in het beeld aan een tekenvorm is toegewezen. Dit is handig als u werkt met slecht leesbare documenten of als in het hele document een ongewoon lettertype wordt gebruikt. OmniPage 15 biedt twee trainingsopties: handmatig en automatisch (IntelliTrain). De gegevens van beide trainingen worden gecombineerd en kunnen in een trainingsbestand worden opgeslagen. Als u een pagina verlaat waarop trainingsgegevens zijn gegenereerd, wordt u gevraagd hoe u deze op andere bestaande pagina's in het document wilt toepassen.

Handmatige training Als u handmatig een teken wilt aanleren, plaatst u de invoegpositie vóór het teken dat u wilt trainen of selecteert u een groep tekens (maximaal één woord) en kiest u Teken trainen in het menu Werkset of in het snelmenu. U ziet een vergroot beeld van het teken of de tekens die u wilt trainen, samen met de huidige OCR-oplossing. Vervang deze door de gewenste oplossing en klik op OK. Het programma onderzoekt hiermee de rest van de pagina. Als het een geschikt woord vindt om te veranderen, ziet u dit woord in het dialoogvenster Training controleren. Train onjuiste woorden opnieuw voordat u de lijst goedkeurt.

52


Hoofdstuk 4

IntelliTrain IntelliTrain is een geautomatiseerde trainingsvorm, op basis van de correcties die u maakt tijdens het proeflezen. Telkens wanneer u een wijziging aanbrengt, herinnert het programma de tekenvorm die erbij betrokken was en uw wijziging. Het zoekt vervolgens naar soortgelijke tekenvormen in het document, vooral in verdachte woorden, en bekijkt of het de correctie van de gebruiker zal toepassen of niet. U kunt IntelliTrain in- of uitschakelen op het tabblad OCR van het dialoogvenster Opties. IntelliTrain onthoudt de verzamelde trainingsgegevens en voegt deze toe aan mogelijke handmatige training die u heeft verricht. U kunt alle trainingsgegevens opslaan in een trainingsbestand voor toekomstig gebruik met soortgelijke documenten. Zie de online Help voor voorbeelden van IntelliTrain.

Trainingsbestanden Op het tabblad Proeflezen van het dialoogvenster Opties kunt u aangeven of u bij het sluiten van OmniPage een vraag wilt krijgen over het opslaan van niet-opgeslagen trainingsgegevens. Niet-opgeslagen trainingsgegevens worden bewaard in een uitgebreid OmniPage-document (Extended). Als u de trainingsgegevens niet opslaat, gaan deze verloren als OmniPage wordt gesloten. Als u een trainingsbestand wilt opslaan in een OmniPagedocument, laadt u het en slaat u het document op als OmniPage-document (uitgebreid). In het dialoogvenster Trainingsbestanden kunt u trainingsbestanden opslaan, laden, bewerken en het laden van het bestand ongedaan maken. U kunt niet-opgeslagen trainingsgegevens bewerken in het dialoogvenster Training bewerken. De titelbalk bevat dan een sterretje in plaats van de naam van het trainingsbestand. Sla het bestand op in het dialoogvenster Trainingsbestanden. Ook trainingsbestanden kunnen worden bewerkt; de naam ervan verschijnt in de titelbalk. Als er niet-opgeslagen training aan toegevoegd is, verschijnt er een sterretje achter de naam. Zowel de niet-opgeslagen als de gewijzigde training worden opgeslagen wanneer u het dialoogvenster sluit. Trainen

53

Het dialoogvenster Training bewerken geeft frames weer met een tekenvorm en een OCR-oplossing die aan die vorm werd toegewezen. Klik in een frame om het te selecteren. U kunt het verwijderen met de Delete-toets of er een ander teken aan toewijzen. Gebruik de pijltoetsen om naar het volgende of vorige frame te gaan. U bewerkt nog niet opgeslagen trainingsgegevens.

Dit frame is verwijderd. Als u het wissen ongedaan wilt maken, selecteert u het frame opnieuw en drukt u op Delete.

Dit frame is geselecteerd. Boven: beeldvorm. Onder: OCR-oplossing

Dubbelklik op een frame of druk op Enter om een andere OCRoplossing te kiezen.

Tekst en beelden bewerken OmniPage heeft een WYSIWYG-teksteditor met een groot aantal bewerkingsfuncties. Deze werken grotendeels op dezelfde wijze als de functies in de meest gebruikte tekstverwerkers. Tekenkenmerken bewerken Behalve in Tekst zonder opmaak kunt u in alle weergaven het lettertype, de grootte en de kenmerken (vet, cursief, onderstreept) van de geselecteerde tekst wijzigen. Alineakenmerken bewerken Behalve in Tekst zonder opmaak kunt u in alle weergaven de uitlijning van geselecteerde alinea's wijzigen en opsommingstekens toevoegen. Alineastijlen Alineastijlen worden tijdens de herkenning automatisch gedetecteerd. Links van de werkbalk Opmaak ziet u een selectievak met een lijst van stijlen. Gebruik de lijst om een stijl toe te wijzen aan geselecteerde alinea's.

54


Hoofdstuk 4 Afbeeldingen U kunt een geselecteerde afbeelding bewerken als er op de computer een beeldeditor is geïnstalleerd. Klik in het menu Opmaak op de optie Afbeelding bewerken met. Kies de beeldeditor die in Windows aan BMPbestanden is gekoppeld en laad de afbeelding. U kunt ook met de opdracht Programma kiezen een ander programma selecteren. Hiermee vervangt u de standaardbeeldeditor. Nadat u de afbeelding heeft bewerkt en de editor heeft gesloten, verschijnt de bewerkte afbeelding in de Teksteditor. Zorg ervoor dat u niet de grootte, de resolutie of het type wijzigt. Als u dat wel doet, kan de afbeelding niet meer worden ingesloten in het bestand. Met Beeldverbetering kunt u afbeeldingen ook vóór de herkenning bewerken. Tabellen Tabellen worden in de Teksteditor in een raster weergegeven. Ga met de cursor naar een tabelgebied. Zodra de cursor van vorm verandert, kunt u de rasterlijnen verplaatsen. U kunt een tabel ook aanpassen met de linialen van de Teksteditor. De positie van de tekst in de tabelcellen wijzigt u met de uitlijnknoppen op de werkbalk Opmaak en de tabbesturingselementen op de liniaal. Hyperlinks U kunt URL's en e-mailadressen laten herkennen en als koppelingen in de herkende tekst plaatsen. Kies Hyperlink in het menu Opmaak om een bestaande koppeling te bewerken of een nieuwe te maken. Bewerken in True Page Pagina-elementen worden omsloten door tekstvakken, tabelvakken en illustratievakken. Deze komen gewoonlijk overeen met tekst-, tabel- en illustratiezones in het beeld. Klik in een element om de rand van het vak te zien; ze hebben dezelfde kleur als de overeenkomstige zones. Meer informatie hierover vindt u in het online Help-onderwerp True Page. Frames hebben een grijze rand en omsluiten een of meer vakken. Ze worden gebruikt als het beeld een zichtbare rand bevat. U kunt de randen en arcering van frames en tabellen opmaken via het snelmenu of de opdracht Tabel in het menu Opmaak. De arcering van tekstvakken regelt u via het snelmenu. Meerkoloms gebieden hebben een oranje rand en omsluiten een of meer vakken. Ze worden automatisch gedetecteerd en geven de tekst aan die als doorlopende kolom wordt behandeld bij export van het beeld met het opmaakniveau Doorlopende pagina.

Tekst en beelden bewerken

55

U kunt de leesvolgorde weergeven en wijzigen. Klik op Leesvolgorde weergeven op de werkbalk Opmaak om de volgorde met pijlen aan te geven. Klik opnieuw hierop als u de pijlen wilt verwijderen. Klik op het hulpmiddel Leesvolgorde wijzigen. In plaats van de werkbalk Opmaak ziet u een aantal knoppen waarmee u de volgorde kunt wijzigen. De gewijzigde volgorde wordt toegepast in de weergaven Tekst zonder opmaak en Tekst met opmaak. Hiermee verandert de manier waarop de cursor over een pagina gaat als deze als True Page wordt geëxporteerd.

Onmiddellijke bewerking Met Onmiddellijke bewerking kunt u direct nieuwe zones aanbrengen op een pagina, zonder dat u de hele pagina opnieuw hoeft te verwerken. Als deze optie is ingeschakeld, zorgen zonewijzigingen (verwijderde of nieuwe zones of wijziging van formaat of type) voor directe wijzigingen op de herkende pagina. Omgekeerd: als u in de weergave True Page van de Teksteditor elementen wijzigt, is dit van invloed op de zones op die pagina. Twee gekoppelde knoppen op de werkbalk Beeld regelen het onmiddellijk plaatsen van zones. Eén van deze knoppen is altijd actief als er geen herkenningsprocedure wordt uitgevoerd. Klik hierop om onmiddellijke bewerking te activeren. Het rode signaal geeft aan dat er geen opgeslagen zonewijzigingen zijn. Klik hierop om onmiddellijke bewerking uit te schakelen en de zonewijzigingen op te slaan. De knop voor onmiddellijke bewerking geeft met een groen signaal aan dat er opgeslagen wijzigingen zijn. Kies één van de volgende stappen om deze wijzigingen te activeren: Klik op de groene knop voor onmiddellijke bewerking. De zonewijzigingen veroorzaken wijzigingen in de Teksteditor. Klik op de knop OCR uitvoeren om de hele pagina (opnieuw) te laten herkennen, inclusief uw zonewijzigingen. Meer informatie over de manier waarop wijzigingen bij het onmiddellijk plaatsen van zones worden gehanteerd en het effect ervan in de weergaven van de Teksteditor vindt u in het onderwerp Onmiddellijke verwerking van de online Help. 56


Hoofdstuk 4

Tekst hardop lezen De ScanSoft RealSpeakTM-spraakfunctie is speciaal bedoeld voor mensen die slechtziend zijn, maar is ook voor anderen handig bij het controleren en verifiëren van teksten. De spraak wordt bestuurd door de bewegingen van de invoegcursor in de Teksteditor. Deze bewegingen kunnen zowel met de muis als met het toetsenbord worden aangestuurd. Om tekst te horen:

Gebruikt u deze toetsen:

Eén teken per keer, voorwaarts of achterwaarts

Pijl-links of -rechts. Letter, cijfer of leesteken wordt uitgesproken.

Huidige woord

Ctrl 1 op numeriek toetsenblok

Eén woord naar rechts

Ctrl + pijl-rechts

Eén woord naar links

Ctrl + pijl-links

Eén regel

Plaats de invoegpositie in de regel

Nieuwe regel

Pijl-omlaag

Vorige regel

Pijl-omhoog

Huidige zin


Van invoegpositie naar eind van de zin


Van begin van de zin naar invoegpositie


Huidige pagina


Van begin van huidige pagina naar invoegpositie

Ctrl + Home

Van invoegpositie naar eind van huidige pagina

Ctrl + End

Vorige, volgende of welke pagina dan ook

Ctrl + PgUp, PgDown of navigatieknoppen

Getypte tekens

Elk getypt teken wordt apart uitgesproken.

U schakelt de functie Tekst-naar-spraak in of uit met de optie Spraakmodus in het menu Werkset of met de toets F5. Met de menuopdracht Spraakinstellingen stelt u de stem (bijvoorbeeld een mannen- of vrouwenstem voor een bepaalde taal), de leessnelheid en het volume in. Controleer of u de juiste taal heeft geselecteerd voor de tekst die u wilt horen. Tekst hardop lezen

57

U kunt ook de volgende toetsen op het toetsenbord gebruiken: Om dit te doen:

Gebruikt u dit:

Onderbreken/hervatten

Ctrl + 5 op numeriek toetsenblok

Snelheid verhogen

Ctrl + + op numeriek toetsenblok

Snelheid verlagen

Ctrl + – op numeriek toetsenblok

Snelheid herstellen

Ctrl + * op numeriek toetsenblok

Als u voor een volledige installatie kiest, worden alle spraaksystemen voor OmniPage 15 geïnstalleerd. Bij een aangepaste installatie kunt u de talen kiezen die u nodig heeft.

Werken met formulieren U kunt papieren of elektronische formulieren (in kantooromgevingen voornamelijk als PDF verspreid) in OmniPage Professional 15 laden, herkennen en de inhoud en/of de opmaak bewerken in de weergave True Page. Breng vóór de herkenning formulierzones aan op de relevante gebieden van het beeld of kies Formulier als herkenningslay-out. Gebruik vervolgens de werkbalken Formulier tekenen en Formulier schikken om wijzigingen aan te brengen en een invulformulier te maken. Dit kunt u vervolgens in een van de volgende indelingen opslaan: PDF, RTF of XSN (Microsoft Office InfoPath 2003-indeling). Statische formulieren kunt u opslaan als HTML. OmniPage Professional 15 verwerkt de formulieren met behulp van de Logical Form RecognitionTM-technologie. OmniPage ondersteunt het maken en bewerken van formulieren, maar biedt geen specifieke hulpmiddelen voor het invullen van formulieren.

De werkbalk Formulier tekenen Dit is een dokbare werkbalk in de Teksteditor met de volgende hulpmiddelen voor het maken van een groot aantal formulierelementen: Selectie: Klik hierop om elementen in het formulier te selecteren, verplaatsen en vergroten of verkleinen.

58


Hoofdstuk 4 Tekst: Voeg hiermee vaste tekstbeschrijvingen aan het formulier toe, bijvoorbeeld titels, labels en kopjes. Lijn: Klik op dit ontwerphulpmiddel om lijnen te tekenen tussen de verschillende gedeelten van het formulier. Rechthoek: Klik hierop om het ontwerp van het formulier te verfraaien met rechthoeken. Illustratie: Selecteer hiermee gebieden op het formulier die u als illustratie wilt behandelen. Invultekst: Klik hierop om tekstvelden te maken waar tekst kan worden ingevuld. Combinatie: Maak hiermee een tekstveld dat uit vakken bestaat, bijvoorbeeld voor een postcode. Selectievakje: Maak hiermee selectievakjes, bijvoorbeeld voor ja/nee-vragen en het aankruisen van een of meer opties. Tekst omcirkelen: De functie van dit hulpmiddel is vergelijkbaar met het element Selectievakje (zie hierboven): u maakt er elementen mee die omcirkeld worden als ze worden geselecteerd. Tabel: Maak hiermee tabellen in het formulier. U kunt ook formulierelementen maken door met de rechtermuisknop op een bestaand formulierelement in het herkende formulier te klikken en de opdracht Formulierobject invoegen te kiezen.

De werkbalk Formulier schikken Met deze werkbalk kunt u formulierelementen uitlijnen of bepalen welk element op de voorgrond komt als ze elkaar overlappen. Dat laatste is bijvoorbeeld handig als u een achtergrondillustratie wilt maken voor het formulier. U bepaalt de volgorde van overlappende elementen met de knoppen Naar voorgrond en Naar achtergrond. U kunt de rechter-, linker-, boven- of onderrand of het midden van geselecteerde formulierelementen op twee manieren uitlijnen: Werken met formulieren

59

Horizontaal - met de hulpmiddelen voor horizontale uitlijning Verticaal - met de hulpmiddelen voor verticale uitlijning. De hulpmiddelen van de werkbalk Formulier schikken zijn ook toegankelijk via de opdrachten in het snelmenu bij de formulierelementen.

Eigenschappen van formulierobjecten bewerken U kunt een formulierelement direct bewerken door er met de rechtermuisknop op te klikken. Via het snelmenu kunt u de weergave of eigenschappen van alle formulierelementen bewerken. Gebruik de volgende opdrachten: Weergave formulierobject - gebruik de tabbladen Randen, Arcering en Schaduw om te bepalen hoe de formulierelementen eruitzien. Deze functies zijn vergelijkbaar met die in een tekstverwerkingsprogramma. Eigenschappen formulierobject - hiermee heeft u toegang tot de elementeigenschappen als grootte, positie en naam. Afhankelijk van het geselecteerde element kunt u bepaalde eigenschappen wijzigen.

60


Opslaan en exporteren Als u ten minste één beeld voor een document heeft ingelezen, kunt u het naar een bestand exporteren. Als u ten minste één pagina heeft herkend, kunt u de herkenningsresultaten – één of meerdere pagina's of het hele document – exporteren naar een doelprogramma door het naar een bestand op te slaan, naar het Klembord te kopiëren of naar een e-mailtoepassing te verzenden. Opslaan als OmniPage-document is altijd mogelijk. Een document blijft in OmniPage na het exporteren. Dit geeft u de mogelijkheid om de pagina's van het document herhaaldelijk op te slaan, te kopiëren of te verzenden, bijvoorbeeld met verschillende opmaakniveaus, bestandstypen of locaties. U kunt ook pagina's toevoegen of opnieuw herkennen of de herkende tekst wijzigen. Bij automatische verwerking en bij Batchbeheertaken geeft u vooraf op waar u het resultaat wilt opslaan. Een workflow kan één of meer opslagstappen bevatten, zelfs naar verschillende doelen (bijvoorbeeld naar bestand en naar e-mail). Een Batchbeheertaak moet ten minste één opslagstap bevatten. Zie hoofdstuk 6, "Workflows".

Opslaan en exporteren Als u later opnieuw aan uw document wilt werken in OmniPage, slaat u het op als een OmniPage-document. Dit is een bijzonder uitvoertype, waarmee u de oorspronkelijke beelden samen met de herkenningsresultaten, instellingen en trainingsgegevens opslaat. Exporteren doet u met knop 3 van de OmniPage-werkset. Wanneer u op deze knop klikt, worden de beschikbare doelen weergegeven. In de afbeelding links ziet u alle mogelijke doelen. De laatste vier verschijnen alleen in OmniPage Professional 15. Sommige zijn alleen beschikbaar als het doelprogramma op uw computer is geïnstalleerd. Selecteer het gewenste doel en klik op Resultaten exporteren om het exporteren te starten. U kunt ook resultaten exporteren via het menu Verwerken. OmniPage Gebruikershandleiding

61

Oorspronkelijke beelden opslaan U kunt de oorspronkelijke beelden met of zonder beeldverbetering opslaan in een groot aantal bestandsindelingen. 1. Kies Opslaan in bestand in de keuzelijst Resultaten exporteren. Selecteer in het dialoogvenster dat nu verschijnt de optie Beeld bij Opslaan als.

2. Kies een maplocatie en een bestandstype. Voer een bestandsnaam in. 3. Kies wat u wilt opslaan: alleen de geselecteerde zonebeelden, het huidige paginabeeld, geselecteerde paginabeelden of alle beelden van het document. Bij meerdere zones of meerdere pagina's kunt u alle beelden laten opslaan in één beeldbestand met meerdere pagina's als u TIFF, MAX, DCX JB2 of PDF, alleen beeld kiest als bestandstype. Anders wordt elk beeld in een afzonderlijk bestand geplaatst. OmniPage voegt volgnummers aan de opgegeven bestandsnaam toe, zodat unieke bestandsnamen ontstaan. 4. Klik op Conversie-opties als u een opslagmodus (Zwart-wit, Grijstinten, Kleur of Ongewijzigd), een maximumresolutie en andere instellingen wilt opgeven. Voor TIFF-bestanden geeft u hier de compressiemethode op. 5. Klik op OK om het beeld of de beelden op te slaan volgens de opgegeven waarden. Zones en herkende tekst worden niet opgeslagen in het bestand.

62

Opslaan en exporteren

Hoofdstuk 5

Herkenningsresultaten opslaan U kunt herkende pagina's in allerlei soorten bestandstypen op schijf opslaan. 1. Kies Resultaten exporteren in het menu Bestand of klik op Resultaten exporteren in de OmniPage-werkset nadat u de optie Opslaan in bestand heeft geselecteerd. 2. Het dialoogvenster Opslaan in bestand wordt geopend. Selecteer Tekst onder Opslaan als. 3. Selecteer voor het document een maplocatie en een bestandstype, plus een paginabereik, bestandsopties, naamgevingsopties en opmaakniveau. Zie het gedeelte Een opmaakniveau selecteren. 4. Voer een bestandsnaam in. Klik op Conversie-opties als u precieze instellingen wilt opgeven voor de export. Zie “Conversie-opties selecteren” op pagina 65. 5. Klik op OK. Het document wordt op schijf opgeslagen zoals opgegeven. Als Opslaan en starten is geselecteerd, verschijnt het geëxporteerde bestand in het doelprogramma, dat wil zeggen de toepassing die is gekoppeld aan het geselecteerde bestandstype in uw Windows-systeem of in de geavanceerde opslagopties van het conversieprogramma voor het geselecteerde bestandstype.

Een opmaakniveau selecteren U definieert het opmaakniveau voor exporteren op het moment dat bij het exporteren het dialoogvenster waarmee u het bestand opslaat verschijnt (Opslaan in bestand, Naar Klembord kopiëren, Per e-mail verzenden of een ander dialoogvenster). Drie van de niveaus komen overeen met weergaven in de Teksteditor. Het niveau dat wordt toegepast bij het opslaan is echter onafhankelijk van de weergave in de Teksteditor. Wanneer u exporteert naar een bestand of naar e-mail, moet u eerst een bestandstype opgeven. Dit bepaalt welke opmaakniveaus beschikbaar zijn.

Herkenningsresultaten opslaan

63

De opmaakniveaus zijn: Tekst zonder opmaak Bij dit opmaakniveau exporteert u links uitgelijnde tekst zonder opmaak en kolommen, in één lettertype en puntgrootte. U kunt tekst zonder opmaak naar bijna alle bestandstypen en doelprogramma's exporteren. Als u exporteert naar het bestandstype Tekst of Unicode, worden afbeeldingen en tabellen niet ondersteund. In alle andere gevallen kunnen afbeeldingen, tabellen en opsommingstekens bewaard blijven. Tekst met opmaak Bij dit opmaakniveau exporteert u tekst zonder kolommen, maar wel met lettertype en alineaopmaak, afbeeldingen en tabellen. Deze optie is beschikbaar voor bijna alle bestandstypen. Doorlopende pagina Bij dit opmaakniveau blijft de oorspronkelijke lay-out van de pagina's behouden, inclusief kolommen. Dit wordt zoveel mogelijk met instellingen voor kolommen en inspringingen gedaan, niet met tekstvakken of frames. De tekst loopt van de ene kolom over in de andere, hetgeen niet het geval is bij tekstvakken. True Page Bij dit opmaakniveau blijft de oorspronkelijke lay-out van de pagina's behouden, inclusief kolommen. Dit wordt gedaan met tekst-, illustratie- en tabelvakken en -frames. True Page is alleen beschikbaar voor doelprogramma's die deze opties ondersteunen. Voor export naar XML en alle PDF-bestanden met uitzondering van het bestandstype PDF - bewerkt, is True Page de enige optie. Spreadsheet Hierbij worden herkenningsresultaten in tabelvorm geëxporteerd, geschikt voor gebruik in spreadsheetprogramma's. Elke documentpagina wordt op een afzonderlijk werkblad geplaatst. U kunt het beste Spreadsheet kiezen als u een tabel die een volledige pagina beslaat, exporteert naar Microsoft Excel. Kies Tekst met opmaak als uw document kleinere tabellen bevat: elke tabel wordt op een afzonderlijk werkblad geplaatst en de gedeelten die niet in een tabel staan, worden op een indexwerkblad verzameld met hyperlinks naar de relevante werkbladen.

64


Hoofdstuk 5

Conversie-opties selecteren Klik op de knop Conversie-opties in een dialoogvenster voor opslaan om exact te bepalen wat er wordt geëxporteerd. Er verschijnt een dialoogvenster met het conversieprogramma dat is gekoppeld aan het huidige bestandstype. In dit dialoogvenster vindt u een reeks opties afgestemd op dit bestandstype. Bevestig of wijzig eerst het opmaakniveau, aangezien dit van invloed is op de andere opties die worden aangeboden. Selecteer vervolgens de gewenste opties. In de online Help leest u hoe u dit kunt doen.

Meervoudige conversieprogramma's gebruiken Wanneer u gebruikmaakt van meervoudige conversieprogramma's kunt u twee of meer bestandstypen in één stap exporteren. Kies Meervoudig in het dialoogvenster voor opslaan:

Voor het maken van uw eigen meervoudige conversieprogramma opent u het dialoogvenster Exportconversieprogramma's in het menu Werkset. Kies Meervoudige conversieprogramma's. Selecteer een conversieprogramma en klik op Maken vanuit. Hiermee wordt van het geselecteerde conversieprogramma een kopie gemaakt die u kunt wijzigen zonder het oorspronkelijke bestand te overschrijven. Het nieuwe conversieprogramma verschijnt in de lijst. Selecteer het en klik op Opties om de gewenste instellingen op te geven. U ziet een lijst met alle tekstconversieprogramma's gevolgd door alle beeldconversieprogramma's. Markeer de gewenste conversieprogramma's. Geef eventueel submappen aan voor elk bestandstype. Pagina's met verschillende opmaakniveaus of verschillende bestandsopties kunt u opslaan in de verschillende bestandstypen die zijn gedefinieerd in de betreffende enkelvoudige conversieprogramma's. De volgende opslagbewerkingen kunnen niet worden uitgevoerd met meervoudige conversieprogramma's: OmniPage-documenten opslaan Gebruik hiervoor een workflow met twee opslagstappen of sla twee keer afzonderlijk op.

Herkenningsresultaten opslaan

65

Opslaan naar twee doelen Met een meervoudig conversieprogramma kunt u bijvoorbeeld geen document opslaan in een bestand en het bovendien verzenden als bijlage bij een e-mailbericht. Gebruik een workflow met twee opslagstappen of sla twee keer afzonderlijk op. Afwijkende paginabereiken opslaan U kunt geen afwijkende paginabereiken opslaan in verschillende bestandstypen, omdat er bij het opslaan slechts één reeks geselecteerde pagina's mag zijn. Om die reden kan er ook geen gebruik worden gemaakt van één workflow. Sla twee keer afzonderlijk op of gebruik twee workflows.

Naar PDF opslaan U kunt kiezen uit vijf opties wanneer u bestanden van het type PDF opslaat. De eerste vier opties staan gerangschikt onder de tekstconversieprogramma's, de laatste onder de beeldconversieprogramma's. PDF (normaal) Pagina's worden geëxporteerd zoals ze verschenen in de weergave True Page van de Teksteditor. U kunt het PDF-bestand bekijken en doorzoeken in een PDF-viewer en bewerken in een PDF-editor. PDF - bewerkt Gebruik deze optie als u de herkenningsresultaten aanzienlijk heeft gewijzigd. U heeft de keuze uit drie opmaakniveaus, inclusief True Page. U kunt het PDF-bestand bekijken, doorzoeken en bewerken. PDF - beeld op tekst Het PDF-bestand kan alleen maar worden bekeken en niet worden gewijzigd in een PDF-editor. De oorspronkelijke beelden worden geëxporteerd, maar achter elk beeld bevindt zich een gekoppeld tekstbestand, zodat de tekst kan worden doorzocht. Een gevonden woord wordt gemarkeerd in het beeld. PDF - beeldsubstituten Hetzelfde als PDF (normaal), maar woorden met afgekeurde en verdachte tekens hebben beeldoverlays zodat onduidelijke woorden worden weergeven zoals ze in het oorspronkelijke document verschenen. U kunt het PDFbestand bekijken, doorzoeken en bewerken.

66


Hoofdstuk 5 PDF - alleen beeld De oorspronkelijke beelden worden geëxporteerd. U kunt het PDF-bestand alleen bekijken en niet wijzigen in een PDF-editor. U kunt ook geen tekst doorzoeken.

PDF's converteren OmniPage Professional 15 wordt geleverd met het afzonderlijke Nuanceprogramma PDF Converter. Hiermee kunt u PDF-bestanden snel en eenvoudig converteren naar Word- en WordPerfect-documenten, RTFbestanden of Excel-spreadsheets. Na de installatie van OmniPage is PDF beschikbaar als bestandstype in het dialoogvenster Openen van het menu Bestand van Microsoft Word. In de meeste gevallen kan de conversie plaatsvinden zonder dat u OmniPage hoeft te starten.

Pagina's verzenden per e-mail Beschikt u over een MAPI-e-mailtoepassing, zoals Microsoft Outlook, dan kunt u paginabeelden of herkende pagina's als één of meer bijlagen bij een emailbericht verzenden.

▼ U verzendt als volgt pagina's per e-mail: ◆ Selecteer bij automatische verwerking de optie Per e-mail verzenden in de keuzelijst Resultaten exporteren van de OmniPage-werkset. Het dialoogvenster Exportopties wordt geopend zodra de laatste beschikbare pagina in het document is herkend of proefgelezen. ◆ Selecteer bij handmatige verwerking de optie Per e-mail verzenden in de keuzelijst Resultaten exporteren en klik op de betreffende knop. Het dialoogvenster wordt onmiddellijk geopend. ◆ De exportstap Per e-mail verzenden kunt u gebruiken in workflows en taken.

Pagina's verzenden per e-mail

67

Overige exportdoelen U kunt herkende tekst omzetten in een audiobestand (.wav) om dit later te beluisteren met behulp van ScanSoft RealSpeak. Hiervoor kan een meervoudig conversieprogramma worden gebruikt, zodat u in één stap het document in een bestand opslaat en een .wav-bestand genereert. U moet hiervoor wel de leestaal opgeven in de conversie-opties voor het bestandstype .wav. In OmniPage Professional 15 kunt u ook bestanden exporteren naar andere doelen. U kunt de bestanden opslaan op een centrale server (een FTP-site) of naar Microsoft SharePoint en SharePoint 2003. In het dialoogvenster Exportopties kunt u exportinstellingen opgeven. Wanneer u op OK klikt, meldt u zich aan bij de FTP-site of bij SharePoint en geeft u het vereiste pad op. Als op de computer of het netwerk een documentbeheersysteem dat voldoet aan ODMA wordt aantroffen, wordt ook dit als optie aangeboden. Als u toegang heeft tot meer dan één documentbeheersysteem, wordt de standaardinstelling van het systeem gebruikt. Bij de ODMA-server moet u vooraf door middel van de bestandsextensies aangeven welke bestandstypen u wilt exporteren vanuit OmniPage Professional. Zie de online Help voor meer informatie over deze doelprogramma's.

68


Workflows Een workflow bevat een reeks verwerkingsstappen en -instellingen. Deze kunnen vervolgens worden opgeslagen voor het moment dat u een taak wilt uitvoeren waarvoor dezelfde handelingen moeten worden verricht. Workflows beginnen doorgaans met een scan- of laadstap, maar kunnen ook starten vanuit het document dat momenteel in OmniPage is geopend. Daarna hoeft u het traditionele 1-2-3 verwerkingspatroon niet te volgen. Een workflow bevat meestal een herkenningsstap, maar dit is niet verplicht. Paginabeelden kunnen bijvoorbeeld worden opgeslagen als beeldbestanden in een ander bestandsformaat of als OmniPage-document. Met of zonder OCR is een willekeurig aantal opslagmogelijkheden beschikbaar, zelfs naar verschillende locaties, en elk met hun eigen exportinstellingen. Workflows zijn ontworpen voor een efficiënte verwerking van hele documenten. In een workflow kunnen geen losse of geselecteerde pagina's uit een document worden herkend of opgeslagen. Gebruik in dergelijke gevallen de handmatige verwerking. Sommige workflows kunnen onbeheerd worden uitgevoerd. Workflows waarbij de gebruiker aanwezig moet zijn, zijn die waarin beelden handmatig worden verbeterd, waarin handmatig zones worden aangebracht, waar een proeflees- of bewerkingsstap is ingebouwd of waar bestandsnamen en locaties voor bestanden moeten worden opgegeven. Batchbeheertaken zijn nauw verwant aan workflows. Taken worden in de wizard Taak gemaakt. Hierbij wordt ook de Workflow-assistent gebruikt. Taken voeren workflows uit op basis van de taakparameters. Meestal worden taken onbeheerd uitgevoerd.

Voorbeeldworkflows OmniPage 15 bevat voorbeeldworkflows voor veelvoorkomende verwerkingsprocessen. U vindt ze in de keuzelijst Workflow. Kies er een en klik op de knop Workflow-assistent om de bijbehorende stappen en instellingen te bekijken.


69

Workflows uitvoeren De voorbeeldworkflows of de zelf gedefinieerde workflows voert u als volgt uit: 1. Plaats het document in de invoerlade of leg de eerste pagina op het scannervenster als de workflow invoer krijgt van een scanner. 2. Selecteer de gewenste workflow in de keuzelijst Workflow. 3. Klik op Starten. De OmniPage-werkset toont de stappen in de workflow en dient als voortgangsindicator. De meeste programmafuncties zijn niet toegankelijk tijdens de uitvoering van een workflow. Als u de workflow voortijdig wilt onderbreken, klikt u op Stoppen. 4. Als is gekozen voor invoer van bestandsnamen tijdens de uitvoering, verschijnt het dialoogvenster Beeldbestanden laden waarin u bestanden kunt selecteren. 5. Als u een stap heeft opgenomen waarin de gebruiker een rol speelt (beeldverbetering, handmatig aanbrengen van zones of proeflezen), worden de betreffende pagina's weergegeven. 6. Wanneer een pagina is verbeterd, is voorzien van zones of is proefgelezen, klikt u in de werkset op de knop Pagina klaar om naar de volgende pagina te gaan. 7. Wanneer de laatste pagina is verbeterd, is voorzien van zones of is proefgelezen, of wanneer u niet langer zones wilt aanbrengen of wilt proeflezen, klikt u op de juiste knop Document klaar in de werkset. Op pagina's zonder zones worden automatisch zones aangebracht. 8. In het menu Na voltooiing (onder Verwerken / Workflows) vindt u drie opties waarmee u een workflow kunt beëindigen. U kunt het document sluiten, OmniPage sluiten of de computer afsluiten. Deze instellingen zijn met name handig als de workflows onbeheerd worden uitgevoerd. Vergeet in dat geval niet een opslagstap op te nemen. U kunt ook workflows uitvoeren via de OmniPage-agent op de Windowstaakbalk. Klik met de rechtermuisknop op het pictogram voor een snelmenu met workflows. Selecteer er één om uit te voeren. Indien nodig wordt 70

Workflows

Hoofdstuk 6 OmniPage gestart. Als er al een document is geladen in OmniPage, wordt u gevraagd of u met een leeg document of met het huidige document wilt starten. Als u de OmniPage-agent niet ziet, schakelt u deze in op het tabblad Algemeen van het dialoogvenster Opties of kiest u StartAlle programma'sScanSoft OmniPage 15.0 OmniPage-agent. Als in OmniPage Professional 15 de OmniPage-agent en het ASR-1600spraakherkenningssysteem actief zijn, kunt u ook workflows starten door opdrachten uit te spreken. U kunt sommige workflows starten vanaf uw bureaublad. Klik met de rechtermuisknop op een pictogram of op de bestandsnaam van een beeldbestand voor een snelmenu. U kunt meerdere bestanden tegelijk selecteren. Kies OmniPage 15.0 en een naam van een workflow uit het submenu. Dit submenu geeft ook snel toegang tot vijf uitvoerindelingen met standaardinstellingen: Word, Excel, PDF, TXT en WordPerfect. U ziet hier alleen workflows waarbij tijdens de uitvoering wordt gevraagd om invoerbestanden. Als u op Stoppen klikt tijdens de uitvoering van een workflow, wordt deze onderbroken. Klik op Starten om verder te gaan met verwerken. Als u een workflow onderbreekt, bijvoorbeeld om bepaalde handmatige bewerkingen uit te voeren, en het document vervolgens opslaat als OmniPage-document, wordt bij hervatting dat OPD-bestand als invoer gebruikt in de workflow en wordt de workflow vervolgens voltooid.

De Workflow-assistent Met de Workflow-assistent kunt u workflows maken en wijzigen. De assistent wordt ook gebruikt in de wizard Taak om door taken uitgevoerde workflows te maken of wijzigen. Zie hierna. De Workflow-assistent biedt een groot aantal verschillende stappen, die elk zijn voorzien van een eigen pictogram. Als u kiest voor een stap met instellingen, klikt u op Volgende om een dialoogvenster te openen waarin u deze instellingen kunt controleren en aanpassen. Klik nogmaals op Volgende om een nieuwe set pictogrammen voor stappen op te halen. In de Workflow-assistent ziet u bij de pictogrammen steeds alleen die stappen die op dat moment in het proces voor de hand liggen. De Workflow-assistent

71

Workflows maken Selecteer Nieuwe workflow in de keuzelijst Workflow of in het menu Verwerken. U kunt ook op de knop Workflow-assistent op de werkbalk Standaard klikken als er geen workflow is geselecteerd. De Workflow-assistent verschijnt, met twee startmogelijkheden.

Kies Nieuwe start om te starten met een leeg workflowdiagram aan de rechterkant. Geef een naam op voor de workflow. Klik vervolgens op Volgende om de eerste stap te kiezen. Kies Bestaande workflows om een lijst van bestaande workflows te bekijken. Dit zijn de voorbeeldworkflows plus eventuele workflows die u heeft gemaakt. Selecteer er een als uitgangspunt. De stappen worden afgebeeld in het workflowdiagram rechts. Als u een workflow als bron heeft gekozen, past u vervolgens de stappen en instellingen aan. Zie hiervoor het volgende gedeelte. Als u de workflow opslaat onder een nieuwe naam, zijn de gewijzigde instellingen alleen van toepassing op de nieuwe workflow. Ze worden niet opgeslagen in de workflow die u als bron heeft gebruikt. Wanneer u een nieuwe workflow maakt via Nieuwe start, worden automatisch de instellingen overgenomen die het laatst zijn gekozen in OmniPage. Eventuele nieuwe instellingen worden opgeslagen in de nieuwe workflow, maar zijn niet van invloed op de instellingen van het programma.

72

Workflows

Hoofdstuk 6 Hieronder wordt beschreven hoe u een workflow maakt met Nieuwe start. Klik op Volgende om naar het venster te gaan waar de invoer wordt gedefinieerd: Alle mogelijke stappen

De stappen die u heeft gekozen

Hiermee voegt u de geselecteerde stap toe aan de workflow.

Nadat u de invoerinstellingen heeft opgegeven, definieert u het pad voor de invoerbestanden, de automatische handelingen waarmee het beeld wordt voorbewerkt (bijvoorbeeld Draaien, Rechtzetten of Optimaliseren) en de PDF-beveiligingsinstellingen. Klik daarna op Volgende om de tweede stap te kiezen.

De Workflow-assistent

73

Het scherm ziet er als volgt uit.

Klik op Volgende als u naar verdere stappen wilt gaan. Selecteer de gewenste stappen en instellingen. Klik steeds op Volgende om de instellingen te bevestigen en door te gaan. Klik op Vorige om terug te keren naar eerdere stappen en daar eventueel instellingen aan te passen. Als u een andere stap selecteert, worden alle latere stappen gewist. Als u meerdere opslagstappen wilt gebruiken, moet u altijd op Volgende klikken. Nadat elke opslagstap is gekozen en de instellingen zijn opgegeven, heeft u nog steeds de beschikking over alle opslagpictogrammen. Als u alle gewenste stappen heeft toegevoegd, klikt u op Workflow voltooien en op Volgende.

Workflows wijzigen Selecteer in de keuzelijst Workflow de workflow die u wilt wijzigen en klik op de werkbalk Standaard op Workflow-assistent. Of kies Workflows in het menu Werkset, selecteer de gewenste workflow en klik op Wijzigen. Het eerste venster van de Workflow-assistent wordt geopend met daarin de workflow. Klik op het pictogram in het workflowdiagram met de stap die u

74

Workflows

Hoofdstuk 6 wilt wijzigen. Klik op Volgende om naar het instellingenvenster voor die stap te gaan. Breng de gewenste wijzigingen aan. Als u een stap toevoegt of vervangt, worden alle daaropvolgende stappen gewist. Als u een stap wilt toevoegen, selecteert u in het workflowdiagram de stap onder de plaats waar u de nieuwe stap wilt invoegen. Klik op het pictogram van de nieuwe stap. Als u een stap wilt vervangen, selecteert u het pictogram van die stap in het workflowdiagram en klikt u op het pictogram van de gewenste alternatieve stap. Voer vervolgens de vervolgstappen plus bijbehorende instellingen opnieuw in. Wanneer alle wijzigingen zijn aangebracht, gaat u naar de stap Workflow voltooien. U kunt ook een nieuwe workflow maken door een bestaande te wijzigen. Klik op Nieuwe workflow in de keuzelijst Workflow en kies een bestaande workflow als uitgangspunt. Geef de nieuwe workflow een andere naam (zie hiervoor).

Batchbeheer Batchbeheer is een afzonderlijk, in OmniPage geïntegreerd programma waarmee u taken maakt die direct of op een later tijdstip kunnen worden verwerkt. Door de stappen zorgvuldig te kiezen, kunt u taken samenstellen die zonder uw tussenkomst zijn uit te voeren. Een taak voert een workflow uit op basis van de taakinstellingen. U maakt taken met de wizard Taak. In OmniPage Professional 15 beschikt u over de volgende extra Batchbeheeropties: ◆ ◆ ◆ ◆ ◆

U kunt voor taken datum, tijd en gewenste herhaling opgeven. U kunt mappen laten bewaken op binnenkomende beeldbestanden. U kunt e-mailmappen laten bewaken op binnenkomende bijlagen (Outlook en Lotus Notes). U kunt mensen automatisch per e-mail melden dat een taak is voltooid. U kunt workflows aansturen via een streepjescode.

Batchbeheer

75

Nieuwe taken maken Open Batchbeheer vanuit het menu Verwerken, via StartAlle programma'sScanSoft OmniPage 15.0 OmniPage Batchbeheer of via de OmniPage-agent op de taakbalk. Het maken van een taak bestaat voornamelijk uit het opgeven van datum en tijd voor een workflow. Start hiervoor Batchbeheer (zie hierboven) en klik op het pictogram Taak maken of kies Taak maken in het menu Bestand. De wizard Taak wordt gestart. Eerst moet u het taaktype definiëren. U kunt kiezen uit vijf verschillende typen in twee basiscategorieën: Normaal en Bewaakt. Taken van het type Normaal en Bewaakt kunnen zijn voorzien van een herhalingspatroon. Bewaakte taken controleren de opgegeven map of e-mailmap op binnenkomende beelden die in OmniPage moeten worden verwerkt. Binnen deze categorie vallen ook de taken met streepjescode, waarbij voorbladen met streepjescode worden gebruikt om te kijken welke workflow moet worden uitgevoerd. Normale taak: Stel de begintijd in en geef de workflow op of maak de workflow die u wilt uitvoeren. Als u Later starten kiest, kunt u de taak met de knop Activeren in Batchbeheer starten. Taaktypen die alleen in OmniPage Professional 15 beschikbaar zijn: Taak met streepjescode: Dit type taak accepteert invoer van scanners of beeldbestanden en voert de workflows uit die door de streepjescode op het voorblad worden gedefinieerd. Mapbewaking: Selecteer dit type taak en blader naar de mappen die u wilt controleren op binnenkomende beeldbestanden. Outlook-bewaking: Met deze taak controleert u de e-mailmap van Outlook op binnenkomende beeldbijlagen van het opgegeven type. Lotus Notes-bewaking: Vergelijkbaar met het vorige type, maar dan voor Lotus Notes. Geef de taak een naam en klik op Volgende.

76

Workflows

Hoofdstuk 6 Het venster Start- en stopopties verschijnt. Geef hier de begin- en eindtijd op en eventueel een herhalingspatroon en bepaal of u de invoerbestanden na afloop van de taak wilt verwijderen. Desgewenst kunt u ook instellen dat de voltooiing per e-mail wordt gemeld. Vanaf het volgende venster stelt u de taak op dezelfde manier in als u dat met workflows doet. Kies hoe u begint (Nieuwe start of Bestaande workflows) en ga verder zoals beschreven in 'Workflows maken” oppagina 72. Het dialoogvenster Opties in Batchbeheer wordt geopend via het menu Werkset. Op het tabblad Algemeen staat de optie OmniPage-agent in systeemvak inschakelen bij systeemstart. Deze optie is standaard ingeschakeld en moet ingeschakeld blijven om taken op de geplande tijd te kunnen laten uitvoeren. Deze optie is toegevoegd zodat u eventueel de uitvoering van alle taken kunt voorkomen zonder dat u ze één voor één hoeft uit te schakelen. De optie is ook van invloed op de uitvoering van workflows met streepjescode. Op het tabblad Algemeen kunt u het maximum toegestane aantal pagina's voor een uitvoerdocument opgeven, zelfs wanneer de bestandsoptie Eén bestand voor alle pagina's maken is geselecteerd. Wanneer de limiet is bereikt, wordt een nieuw bestand gestart dat van het vorige wordt onderscheiden door een volgnummer in de bestandsnaam.

Taken wijzigen U kunt niet-actieve taken wijzigen. Selecteer de taak in het linkervenster van Batchbeheer en kies Wijzigen in het menu Bewerken of klik op de knop Taak wijzigen. Wijzig eerst de tijd en datum. Vervolgens verschijnt de Workflow-assistent, met daarin de stappen en instellingen voor de workflow. Breng de gewenste wijzigingen aan zoals eerder beschreven voor workflows. Zie “Workflows wijzigen” op pagina 74.

Taken beheren en uitvoeren Het beheren en uitvoeren van taken doet u met Batchbeheer. Dit programma bevat twee deelvensters. In het linkervenster ziet u alle taken plus de bijbehorende status, historie en het moment waarop de taak weer worden uitgevoerd. Mogelijke statussen zijn:

Nieuwe taken maken

77

Bezig met wachten: gepland, maar de begintijd is nog niet aangebroken. Bezig met uitvoeren: de taak wordt op dit moment uitgevoerd. Bezig met bewaken: de map wordt bewaakt, maar er is geen sprake van verwerking. Niet-actief: de taak is gedeactiveerd of gemaakt met Later starten. Vervallen: de taak is gepland, maar de begintijd ligt in het verleden. Bezig met verzamelen: de map wordt bewaakt, maar er wordt gewacht tot alle binnenkomende bestanden zijn aangekomen. Onderbroken: de gebruiker heeft de taak onderbroken en nog niet hervat. Bezig met sluiten: de bewakingstaak is bezig de resultaten op te slaan. Bezig met starten: de status direct vóór Bezig met uitvoeren. U ziet deze status als een taak net wordt gestart of als meer taken op punt van uitvoering staan dan tegelijkertijd in Batchbeheer kan worden uitgevoerd. Als u op een taak klikt, verschijnt in het rechtervenster een stapsgewijze analyse van de taak. Hier kunt u zien waar de invoer vandaan kwam, wat de status van de pagina's is en waar de uitvoer is. Klik op het plusje om meer informatie over een pagina weer te geven. Klik op een minteken om details te verbergen. Voor taken met een foutmelding of een waarschuwing kunt u in het overzicht zien welke pagina's zijn mislukt of welke problemen zijn opgetreden. Met Taak activeren in het menu Bestand activeert u direct een taak die niet actief is. Met Taak deactiveren in het menu Bestand deactiveert u direct een actieve taak. Als de taak op dat moment wordt uitgevoerd, wordt deze eerst gestopt en vervolgens gedeactiveerd. Kies deze optie als u een bewakingstaak onmiddellijk wilt sluiten om het resultaat op te slaan. Met Taak stoppen in het menu Bestand stopt u een taak met de status Bezig met starten, Bezig met uitvoeren of Onderbroken. De optie Taak onderbreken is beschikbaar voor taken met de status Bezig met uitvoeren of Bezig met starten. Als u de uitvoeringstijd en -datum van een dergelijke taak wilt wijzigen, moet u deze eerst stoppen. Met Taak hervatten kunt u de taak hervatten vanaf het punt waarop deze werd onderbroken. Met Taak verwijderen in het menu Bewerken verwijdert u de geselecteerde taak. U kunt alleen niet-actieve taken verwijderen. Met Taak hernoemen kunt u de naam van een taak wijzigen. 78

Workflows

Hoofdstuk 6 Via het menu Bewerken maakt u een kopie van het statusrapport van een taak en stuurt u deze naar het Klembord. Gebruik in het menu Bestand de opdracht OPD opslaan als om tussentijds de resultaten van een onderbroken taak op te slaan in een OPD-bestand. Als u bestanden met gegevens van vorige taken wilt verwijderen, kiest u in het menu Bewerken de opdracht Deze Uitvoering. Met Alle uitvoeringen verwijdert u alle gegevens voor alle taakuitvoeringen. Hiermee maakt u schijfruimte vrij, maar verwijderde taakuitvoeringen kunnen niet meer worden bekeken, dus kijk goed uit voordat u deze opdrachten gebruikt.

De Workflow-viewer In Batchbeheer vindt u rechts van de lijst met taken de geïntegreerde Workflow-viewer. In de viewer kunt u uitgebreide informatie opvragen over de verwerking van elke uitvoering van de taak. Het proces volgt de stappen van de workflow op de voet. U ziet de in- en uitvoer van elke stap. Taakresultaten worden gemarkeerd met pictogrammen. Keuzelijsten geven u informatie over verwerkingsstappen.

Bewaakte mappen In OmniPage Professional 15 kunt u voor de taakinvoer bewaakte mappen en e-mailmappen (Outlook en Lotus Notes) opgeven. Hierdoor kan de verwerking automatisch worden gestart wanneer er beeldbestanden worden geplaatst in de opgegeven mappen of binnenkomen als e-mailbijlage. Dit is handig wanneer u reeksen bestanden met een voorspelbare inhoud vanaf een andere locatie ontvangt en deze na binnenkomst direct wilt laten verwerken, zelfs wanneer er niemand aanwezig is. Meestal zijn dit rapporten of formulierachtige documenten die herhaaldelijk of periodiek worden afgeleverd, bijvoorbeeld eens per week of per maand. Als u deze functie wilt gebruiken, moet u beschikken over een reeks mappen of e-mailmappen die u wilt laten bewaken. Gebruik deze mappen niet voor andere doeleinden, ook niet voor taken met een streepjescode. Kies bij het opzetten van een dergelijke taak Mapbewaking, geef de taak een naam en klik op Volgende. In het dialoogvenster dat verschijnt, bladert u naar de gewenste mappen.

Bewaakte mappen

79

Voeg in het dialoogvenster Naar map bladeren bewaakte mappen toe aan de lijst.

Geef een type beeldbestand op.

Voeg de gewenste mappen en bestandstypen toe (één type of alle typen). Schakel het selectievakje bij de geselecteerde map in om ook de submappen op te nemen. Als u meerdere bestandstypen wilt inschakelen, voegt u de map voor elk bestandstype opnieuw toe. Schakel het selectievakje in als u ook de submappen van de geselecteerde map wilt bewaken. In het volgende venster van de wizard Taak stelt u een begin- en eindtijd voor de bewaking in. U kunt hier terugkerende bewakingsperioden opgeven. Zo kunt u bijvoorbeeld de mappen alleen bewaken tijdens uw lunch (Begin 12.15, Einde 13.05) op maandag, woensdag en vrijdag, of 's nachts gedurende de laatste drie dagen van elke maand, wanneer u de computer ingeschakeld laat voor de verzameling en verwerking van maandelijkse rapporten die vanaf een andere locatie worden opgestuurd. Wanneer er bestanden in de bewaakte map worden geplaatst, wacht het programma nog even of er meer bestanden komen, zodat deze samen kunnen worden verwerkt. Hoe lang het programma wacht, is afhankelijk van de tijd die is opgegeven in Opties voor Batchbeheer. Wanneer er geen nieuwe bestanden meer binnenkomen, start de verwerking. Als u de bewaking voortijdig wilt afbreken, kiest u Taak deactiveren. Vervolgens kunt u de taak naar believen wijzigen.

80

Workflows

Hoofdstuk 6

Bewaakte e-mailmappen In OmniPage Professional 15 kunt u bewaakte e-mailmappen opgeven als invoer voor een taak. De verwerking wordt automatisch gestart wanneer er bestanden van het vooraf gedefinieerde type worden geplaatst in de opgegeven e-mailmappen. Dit is handig wanneer u sets bestanden met een voorspelbare inhoud gelijk bij aankomst wilt laten verwerken, zelfs wanneer er niemand aanwezig is. Het programma ondersteunt e-mailbewaking in Microsoft Outlook en Lotus Notes.

Verwerking via streepjescodes In OmniPage Professional 15 kunt u via een voorblad met streepjescode bepalen welke workflow (met workflow-ID, -naam en -stappen en -instellingen) moet worden uitgevoerd. De streepjescode bevat onder andere informatie over de maker van de workflow en de datum waarop deze is gemaakt. Een verwerking via een streepjescode is eenmalig en kan niet worden herhaald. Verwerking via een streepjescode gebeurt op twee manieren: Invoer via scanner: de workflowverwerking wordt gestart door een voorblad te plaatsen boven op het document dat u gaat scannen en op de startknop van de scanner te drukken. Invoer van beeldbestanden: de taakverwerking wordt gestart door het voorbladbestand met streepjescode samen met de documentbeelden te plaatsen in een bewaakte streepjescodemap. Voor invoer via scanner gaat u als volgt te werk: 1. Maak met Beelden scannen eerst een workflow met de gewenste verwerkingsstappen. 2. Druk een streepjescodepagina af die verwijst naar deze workflow. 3. Start de streepjescodeverwerking vanaf de scanner. Scannen met een streepjescodepagina: Bewaakte e-mailmappen

81

1. Plaats het voorblad met de streepjescode boven op het document in de invoerlade. 2. Druk op de startknop op de scanner. 3. Als u Vragen naar workflow heeft geselecteerd op het tabblad Scanner, verschijnt een dialoogvenster met de beschikbare opties: Scannen, Workflow met streepjescode en alle scanworkflows. Alle beschikbare pagina's worden verwerkt in de opgegeven workflow of totdat een nieuwe streepjescodepagina wordt aangetroffen. Het resultaat wordt opgeslagen. Voor invoer van beeldbestanden moet u eerst een taak met streepjescode maken. Een taak met streepjescode maakt gebruik van een speciaal soort bewaakte map. Gebruik altijd een afzonderlijke map voor verwerking via streepjescodes. De starttijd voor de workflow wordt gedefinieerd door het moment waarop het voorblad met streepjescode in een bewaakte map verschijnt. Voor de verwerking van een taak met streepjescode gaat u als volgt te werk: 1. Maak een workflow met de gewenste verwerkingsstappen. Kies als invoer Bestanden laden en schakel het selectievakje Vragen om bestandsnamen in. 2. Sla een voorblad met streepjescode op die verwijst naar deze workflow. 3. Definieer in Batchbeheer tijdinstructies voor de bewaking van de streepjescodemap door een taak met streepjescode te maken. Een taak met streepjescode verwerken: 1. Zorg ervoor dat de taak op het opgegeven tijdstip wordt uitgevoerd. 2. De map wordt bewaakt en de workflow wordt gestart zodra een voorblad met streepjescode in de opgegeven bewaakte map wordt geplaatst. 3. De beeldbestanden die na het voorblad in de map verschijnen, worden in de workflow verwerkt. 82

Workflows

Hoofdstuk 6 4. De workflow wordt beëindigd op de opgegeven eindtijd van de taak of wanneer een nieuw voorblad met streepsjescode wordt gedetecteerd. U kunt het beeld van het voorblad met streepjescode en de beeldbestanden zelf naar de bewaakte streepjescodemap kopiëren of anderen instrueren dit te doen. U kunt ook eenvoudigweg een beeldbestand van het voorblad met streepjescode in de bewaakte map plaatsen en vervolgens met een netwerkscanner beeldbestanden maken en naar de map verzenden.

Spraakherkenning De spraakherkenningssoftware ScanSoft ASR-1600TM maakt integraal deel uit van OmniPage Professional 15. ASR-1600 wordt standaard geïnstalleerd voor maximaal zeven talen, afhankelijk van de beschikbare interfacetalen in uw versie van het product. In een aangepaste installatie kunt u spraakmodules toevoegen of verwijderen. Raadpleeg de Help-functie van ASR-1600 voor tips bij de installatie en het gebruik van een microfoon. Ga in het dialoogvenster Opties naar het tabblad Algemeen en selecteer Stemassistent inschakelen. De spraakherkenning werkt voor de taal die op het tabblad Algemeen van het dialoogvenster Opties is ingesteld voor de gebruikersinterface. U kunt dit tijdelijk veranderen als u een andere taal voor spraakherkenning nodig heeft. Spraakactivering wordt gebruikt voor twee doeleinden. Workflow activeren Hiervoor moet het pictogram OmniPage-agent zichtbaar zijn op de taakbalk van Windows. Plaats zo nodig het pictogram op de taakbalk via het menu Start of het tabblad Algemeen van het dialoogvenster Opties. Wanneer het ASR-1600-systeem is ingeschakeld, zegt u OmniPage-workflows. Hiermee activeert u het snelmenu. Spreek de naam van een workflow uit of noem het nummer om de workflow te starten. Indien nodig wordt OmniPage Professional 15 gestart. U kunt kiezen uit de volgende opdrachten: OmniPage-nummer OmniPage <workflownaam> OmniPage Batchbeheer OmniPage Afsluiten

Spraakherkenning

83

Met deze laatste opdracht wordt het pictogram OmniPage-agent van de taakbalk verwijderd. Zet het pictogram daar weer terug via het menu Start of het tabblad Algemeen van het dialoogvenster Opties. Proeflezen Wanneer OmniPage Professional 15 actief is met het dialoogvenster OCRproeflezer open, kunt u via spraakherkenning suggesties accepteren uit de lijst die door de proeflezer wordt aangeboden. De suggesties zijn genummerd. Zeg 'Nummer', en vervolgens het nummer van de gewenste suggestie in de juiste taal. Zeg bijvoorbeeld 'Nummer vijf'. Suggestie vijf wordt nu in de tekst geplaatst en het programma gaat naar het volgende verdachte woord. U kunt ook het woord dat u wilt accepteren uitspreken. De knoppen in de OCR-proeflezer kunnen ook door middel van spraakherkenning worden geactiveerd.

84

Workflows

Technische informatie In dit hoofdstuk vindt u technische gegevens en informatie over het oplossen van problemen met OmniPage 15. Lees ook het online bestand Leesmij en de Help-onderwerpen of ga naar de webpagina's van Nuance.

Problemen oplossen Hoewel OmniPage heel gebruiksvriendelijk is, kunnen zich soms toch problemen voordoen. In de meeste foutberichten wordt duidelijk uitgelegd wat u moet doen, bijvoorbeeld aansluitingen controleren of andere programma's sluiten om geheugen vrij te maken. Zie uw Windows-documentatie voor informatie over het optimaliseren van uw systeem en de prestaties van de programma's. Zie de online Help voor informatie over ondersteunde bestandsindelingen.

Waar u mee begint Probeer eerst de volgende oplossingen als u problemen heeft met het starten of gebruik van OmniPage: ◆

Zorg dat het systeem voldoet aan alle vermelde vereisten. Zie “Systeemvereisten” op pagina 9.

◆

Zorg dat de scanner is ingeschakeld en alle kabels goed zijn aangesloten.

◆

Bezoek de ondersteuningssectie op de website van Nuance op http://netherlands.nuance.com. Hierin vindt u technische opmerkingen over vaak gerapporteerde kwesties bij het gebruik van OmniPage. Onze webpagina's bieden tevens hulp bij de installatieprocedure en het oplossen van problemen.

◆

Gebruik de software die bij de scanner is geleverd om te verifiëren of de scanner goed werkt voordat u deze gebruikt met OmniPage.


85

◆

Zorg dat u de juiste stuurprogramma's voor uw scanners, printer en videokaart heeft. Bezoek de webpagina van Nuance via het menu Help en raadpleeg daar de scannersectie voor meer informatie.

◆

Defragmenteer de vaste schijf. Zie de online Help van Windows voor meer informatie.

◆

Verwijder OmniPage en installeer het programma vervolgens opnieuw. Zie het gedeelte “De installatie ongedaan maken” op pagina 16.

OmniPage testen Als u Windows 98, Me, 2000, XP of 2003 Server opnieuw opstart in de veilige modus, kunt u OmniPage testen op een vereenvoudigd systeem. Dit wordt aanbevolen als u problemen met plotselinge programmafouten niet kunt oplossen of als het programma helemaal niet meer werkt. Raadpleeg de online Help van Windows voor meer informatie. ▼

U test OmniPage als volgt in de veilige modus: 1. Start de computer in de veilige modus door op F8 te drukken onmiddellijk nadat u het bericht ziet dat Windows wordt gestart. 2. Start OmniPage en probeer OCR op een beeld toe te passen. Gebruik een betrouwbaar beeldbestand, bijvoorbeeld een van de geleverde voorbeeldbestanden. • Als OmniPage niet goed start of werkt in de veilige modus, is er wellicht sprake van een probleem met de installatie. Verwijder OmniPage en installeer het programma opnieuw. Voer het vervolgens uit in de veilige modus van Windows. • Als OmniPage start in de veilige modus, is het mogelijk dat een stuurprogramma op uw systeem de werking van OmniPage belemmert. Probeer het probleem op te lossen door Windows opnieuw te starten in de modus Elke stap bevestigen. Zie de online Help van Windows voor meer informatie.

86

Technische informatie

Hoofdstuk 7

Geheugenbronnen verhogen OmniPage werkt slecht als er onvoldoende geheugen beschikbaar is. Er verschijnt in dat geval een foutmelding of OmniPage werkt langzaam en zoekt vaak toegang tot de vaste schijf. Probeer bij onvoldoende geheugen de volgende oplossingen: ◆

Start de computer opnieuw.

◆

Sluit open toepassingen om geheugen vrij te maken.

◆

Sluit onnodige OmniPage-toepassingen.

◆

Defragmenteer de vaste schijf om aaneengesloten blokken schijfruimte vrij te maken. Zie de online Help van Windows voor instructies.

◆

Vergroot de vrije ruimte op de vaste schijf.

◆

Vergroot het fysieke geheugen (RAM) van de computer. Meer geheugen zorgt voor betere OCR-prestaties. Zie “Systeemvereisten” op pagina 9.

De schijfruimte vergroten Er kunnen problemen optreden als uw systeem weinig vrije schijfruimte heeft. Probeer in dat geval de volgende oplossingen: ◆

Maak de prullenbak van Windows leeg.

◆

Sluit alle open toepassingen en verwijder de *.tmp-bestanden in de map Temp. Deze map bevindt zich normaal in de map Windows.

◆

Maak een back-up van bestanden die u niet nodig heeft en verwijder ze van de vaste schijf.

◆

Verwijder Windows-toepassingen die u niet gebruikt.

◆

Defragmenteer de vaste schijf.

◆

Wis de cache voor de webbrowser en houd de grootte van de cache beperkt.

Problemen oplossen

87

Tekst wordt niet correct herkend Probeer de volgende oplossingen als delen van het oorspronkelijke document tijdens de OCR-procedure niet juist worden omgezet naar tekst.

88


◆

Kijk naar het oorspronkelijke paginabeeld en controleer of alle tekstgebieden ingesloten zijn door tekstzones. Als een gebied niet door een zone wordt ingesloten, wordt het over het algemeen genegeerd tijdens de OCR-procedure. Zie het gedeelte “Werken met zones” op pagina 42.

◆

Zorg dat tekstzones juist geïdentificeerd worden. Identificeer zonetypen en inhoud zo nodig opnieuw en pas opnieuw OCR op het document toe. Zie “Zonetypen en -eigenschappen” op pagina 41.

◆

Controleer of u niet per ongeluk een ongeschikte sjabloon heeft geladen. Als zoneranden door tekst heen gaan, wordt de herkenning bemoeilijkt.

◆

Wijzig de helderheid en het contrast op het tabblad Scanner van het dialoogvenster Opties. Probeer verschillende combinaties van instellingen uit om de gewenste resultaten te verkrijgen.

◆

Zorg met behulp van Beeldverbetering voor een optimaal beeld voor de OCR-procedure.

◆

Controleer de resolutie van het oorspronkelijke beeld. Open een informatievenster door de cursor op een miniatuur te plaatsen. Als de resolutie ver boven of onder de 300 dpi ligt, schaadt dit de herkenning.

◆

Zorg dat de juiste documenttalen zijn geselecteerd op het tabblad OCR van het dialoogvenster Opties. Alleen de talen die in het document voorkomen dienen te worden geselecteerd.

◆

Schakel IntelliTrain in en maak enkele proefleescorrecties. Dit kan helpen bij gestileerde lettertypes of documenten van slechte kwaliteit. Als IntelliTrain al actief was, schakelt u het uit. Bij sommige documenten van slechte kwaliteit is IntelliTrain niet effectief.

◆

Voer handmatige training uit of bewerk bestaande trainingsgegevens om niet-succesvolle training te verwijderen.

Hoofdstuk 7 ◆

Als u True Page gebruikt in de Teksteditor of bij exporteren, wordt de herkende tekst in tekstvakken of frames geplaatst. Sommige tekst kan verborgen zijn als een tekstvak te klein is. Om de tekst te kunnen zien, plaatst u de cursor in het tekstvak en gebruikt u de pijltoetsen op het toetsenbord om omhoog, omlaag, links of rechts in het vak te schuiven.

◆

Controleer het glas, de spiegels en de lenzen van de scanner op stof, vlekken of krassen. Maak deze zo nodig schoon.

Problemen met faxherkenning Probeer de volgende oplossingen om OCR-nauwkeurigheid te verbeteren bij faxbeelden: ◆

Vraag de verzender om schone, oorspronkelijke documenten te gebruiken.

◆

Vraag de verzender om faxen te versturen met de modus Fijn of Beste. Dit produceert een resolutie van 200 x 200 dpi.

◆

Vraag de verzender om bestanden direct naar uw computer te sturen via een faxmodem als u er beiden een heeft. U kunt faxbeelden als beeldbestanden opslaan en in OmniPage laden. Zie “Invoer vanuit beeldbestanden” op pagina 31.

Systeem- of prestatieproblemen tijdens OCR Probeer de volgende oplossingen als het systeem vastloopt tijdens OCR of het verwerken erg lang duurt. ◆

Los problemen met onvoldoende geheugen en schijfruimte op. Zie “OmniPage testen” op pagina 86.

◆

Controleer de beeldkwaliteit. Raadpleeg de scannerdocumentatie voor manieren om de kwaliteit van gescande beelden te verbeteren.

◆

Verdeel complexe paginabeelden (veel tekst en illustraties of uitgebreide opmaak) in kleinere taken. Teken zones handmatig of wijzig automatisch gemaakte zones en pas OCR toe op één paginagebied tegelijk. Zie “Werken met zones” op pagina 42.

◆

Start Windows 98, Me, 2000 of XP opnieuw op in de veilige modus en test OmniPage door OCR uit te voeren op de meegeleverde voorbeeldbestanden.

Problemen oplossen

89

Als u meerdere taken tegelijk uitvoert, zoals herkennen en afdrukken, kan OCR langer duren.

Ondersteunde bestandstypen U kunt in OmniPage de volgende beeldbestandsindelingen laden: TIFF, PCX, DCX, BMP, JPEG, JB2, JP2, GIF, PNG, XIFF, MAX en PDF. Het programma ondersteunt de volgende bestandstypen voor het opslaan van herkenningsresultaten als tekst: HTML 3.2, 4.0 Microsoft Excel 97, 2000, XP, 2003 Microsoft PowerPoint 97 Microsoft Publisher 98 Microsoft Word 97, 2000, XP, 2003 (WordML) OmniPage-documenten PDF (Normaal), Bewerkt, met beeld op tekst, met beeldsubstituten RTF Word 6.0/95, RTF Word 97, RTF Word 2000, RTF 2000 ExactWord WordPad WordPerfect 8, 9, 10 Tekst, Tekst met regeleinden, Tekst met opmaak, Tekst (door komma's gescheiden) Unicode-tekst, Unicode-tekst met regeleinden, Unicode-tekst met opmaak, Unicode-tekst (door komma's gescheiden) Wave-conversie (om herkende tekst op te slaan en later voor te lezen) OmniPage Professional 15 ondersteunt ook: eBook, Microsoft InfoPath (voor formulieren), Microsoft Reader en XML.

90


Index A Aangepaste lay-out, 34 Aanpassen exportconversieprogramma's, 65 Aanwijzer (V), 36 Achtergronden voor zones, 40 Activeren OmniPage, 15 ADF, 31, 32 Alfanumerieke zones, 41 Alinea kenmerken bewerken, 54 stijlen, 54, 63 ASR-1600, 83 Automatisch gedetecteerde lay-out, 33 Automatisch trainen, 53 Automatisch verzenden via e-mail, 67 Automatisch zones aanbrengen, 33, 41 Automatische documentinvoer (ADF), 31, 32

B Basisinstructies, 23 Batchbeheer, 30, 75 starten, 75 Beeld, werkbalk, 20 Beeldbestanden converteren, 71 invoer, 31 leesvolgorde, 31 met meerdere pagina's, 62 openen, 31 voorbeelden, 86 Beelden achtergronden, 40 bewerken, 55 grijstinten, 62 kleur, 62 kwaliteit, 32 opslaan, 62 resolutie, 62, 88 substituten in PDF, 66 zwart-wit, 62 Beelden vooraf verwerken, 35 Beeldvenster, 20 Beeldverbetering historie, 38 hulpmiddelen, 36 in workflows, 39 sjablonen opslaan en toepassen, 39 Beheren taken, 77, 79 Behouden

alineastijlen, 63 Belangrijkste verwerkingsstappen, 20 Beschrijving documentlay-out, 33 Bestanden als beeldbron, 31 als exportdoel, 62 behouden bij de-installatie, 16 scheidingsopties, 63 typen voor export, 63 Bewaakte e-mailmappen, 81 Bewaakte mappen, 79, 81 Bewerken alineakenmerken, 54 formulierobjecten, 60 gebruikerswoordenboeken, 51 herkende tekst, 54 illustraties, 55 in True Page, 55 onmiddellijk, 56 PDF-uitvoer, 66 tabellen, 43, 55 tekenkenmerken, 54 trainingsbestanden, 53 Bijlagen bij e-mailberichten, 67 Bijsnijden (V), 37 Bureaublad, 20 workflows starten, 71

C Combinatie (F), 59 Contrast, 32, 88 Controleren OCR-resultaten, 49 Conversieprogramma's, meervoudige, 65 Converteren beeldbestanden, 71 van PDF, 67 Converteren van document naar document, 33 Cursief, 54

D Direct OCR, 28 gebruiken, 29 instellen, 28 zones aanbrengen, 29 Document klaar, knop, 70 Documentbeheer, 20 Documenten dubbelzijdig, 33 exporteren, 61

in OmniPage, 19 kopiëren naar Klembord, 67 lay-outbeschrijving, 33 met gevarieerde lay-out, 33 opslaan, 61 Documentlay-out formulier, 34 Doorlopende pagina, 64 Doorzoeken PDF-uitvoer, 66 Draaien (V), 37 Dubbelzijdige documenten, 32 Duplexscanners, 32 Dynamische verificatie, 49

E Eenkoloms pagina's met tabel, 34 Eigenschappen van zones, 41 E-mail, 67 E-mailbericht, 74 E-mailmappen bewaken, 81 Exportconversieprogramma's, 65 Exporteren herhaald, 61 illustraties, 63 in doorlopende pagina, 64 in True Page, 64 naar bestand, 63 naar e-mail, 67 naar Klembord, 67 naar PDF, 66

F Faxherkenning, 89 Formulier schikken, werkbalk, 59 Formulier tekenen, werkbalk, 58 Formulierzone, 41 Foutmeldingen voor taken, 77, 79 Frames, 55, 64, 89 Functies, nieuw, 7

G Geavanceerde opties voor opslaan, 65 Gebied selecteren (V), 37 Gebruikerswoordenboeken, 48, 51 Geheugenvereisten, 9, 87 Gemarkeerde woorden in Teksteditor, 47 Grijstinten beelden, 62 scannen, 32


91

Groeperen, 55 Groepering ongedaan maken, 55

H Handmatige training, 52 Handmatige zones aanbrengen, 40 Helderheid, 32, 88 optimaliseren, 32 Helderheid/contrast (V), 37 Herhaald exporteren, 61 Herkende woorden vergelijken met oorspronkelijke woorden, 49 Herkenning in workflows, 74 nauwkeurigheid, 32, 52, 88 problemen met faxen, 89 resultaten opslaan, 63 talen, 52, 88 versnellen, 89 Horizontale uitlijning (F), 60 Hyperlinks, 55

I Illustratie (F), 59 Illustraties bewerken, 55 in export, 63 Illustraties weglaten uit export, 63 Illustratiezone, 41 In- of uitzoomen, 20, 49 In-/uitzoomen (V), 37 Insluiten sjablonen in OPD-bestanden, 44 Installatie OmniPage, 10 Installatie ongedaan maken, 16 Instellen scanner, 11 scanners, 11 Instellingen dialoogvenster Opties, 22 Direct OCR, 29 Tekst inlezen, 29 zonetypen, 43 Intelligente mappen, 79, 81 IntelliTrain, 53, 88 Invoer uit beeldbestand, 31 uit PDF-bestanden, 31 vanuit scanner, 31 voor workflows, 73 Invultekst (F), 59

J Juridische woordenboeken, 48

92

Index

K

Numerieke zones, 41

Klembord, 67 Kleur beelden, 62 markeringen, 49 scannen, 32 Kleur weglaten (V), 38 Kop- en voettekstindicatoren, 47 Kopiëren pagina's naar Klembord, 67 Koppelingen naar webpagina's, 55 Kwaliteit van beelden, 32

O

L Laden beeldbestanden, 31 gebruikerswoordenboek, 51 trainingsbestanden, 53 zonesjablonen, 34, 44 Langzame herkenning, 89 Lay-out automatisch gedetecteerd, 33 behouden, 48 beschrijven, 33 Leesvolgorde, 56 Lijn (F), 59

M Maken Batchbeheertaken, 30 trainingsgegevens, 53 workflows, 72 Markeringen, 47, 49 Markeringen tonen/verbergen, 47 Medische woordenboeken, 48 Meerkoloms gebieden, 55 Meervoudige conversieprogramma's, 65 Miniaturen, 20 Minimale systeemeisen, 9 MS Outlook, 67 MS Word, PDF-bestanden openen in, 67

N Naar achtergrond (F), 59 Naar voorgrond (F), 59 Nauwkeurigheid invloed van helderheid, 32 invloed van scannen, 31 invloed van training, 52 verbeteren, 31, 52, 88 Negeerachtergronden, 40 Negeerzones, 41 Niet-afdrukbare tekens, 47 Nieuwe functies, 7

OCR Batchbeheer, 30, 75 Direct OCR, 28 instellingen voor Direct OCR, 28 resultaten, 48 resultaten controleren, 49 slechte prestaties, 89 workflows, 27 OCR-beeld, 35 OCR-helderheid (V), 38 ODP-bestanden, 19 OmniPage activeren, 15 documenten in, 19 installatie, 10 installatie ongedaan maken, 16 nieuwe functies, 7 opnieuw installeren, 16 oudere versies, 10 registreren, 15 starten, 11 taakbalkpictogram inschakelen, 71 testen, 86 OmniPage Professional, 7 OmniPage-agent, 71 OmniPage-bureaublad, 20 OmniPage-document opslaan als, 61 OmniPage-documenten, 19 uitgebreid, 19 OmniPage-werkset, 20 Onbekende woorden, 47 Onderbreken workflows, 71 Onderstreept, 54 Ongedaan maken laden van gebruikerswoordenboeken, 51 laden van trainingsbestanden, 53 laden van zonesjablonen, 45 Online registratie, 15 Onmiddellijke bewerking, 56 Oorspronkelijke beelden opslaan, 62 OPD-bestanden sjablonen insluiten, 44 uitgebreid, 19 Oplossen problemen, 85 Opmaak, werkbalk, 20 Opmaakniveaus, 30, 47, 63 Opnieuw installeren OmniPage, 16 Opslaan als OmniPage-document, 61

documenten, 61 en starten, 63 gebruikerswoordenboeken, 51 herkenningsresultaten, 63 in bestand, 62 in meerdere bestandstypen, 65 oorspronkelijke beelden, 62 opties, 65 tekst, 63 trainingsbestanden, 53 workflowstappen, 74 zonesjablonen, 45 Opties voor opslaan, 65 Opties voor proeflezen, 48 Opties, dialoogvenster, 22 Optimaliseren (V), 38 Opvullen (V), 38 Overzicht verwerking, 23 verwerkingsstappen, 20

P Pagina klaar, knop, 70 Pagina's in behandeling, 56 kopiëren naar Klembord, 67 meerdere in beeldbestand, 62 meerkoloms, 34 navigatie, 20 verzenden per e-mail, 67 Paginalimiet voor taken, 77 PDF Converter, 67 PDF-bestand geconverteerd naar Worddocument, 67 invoer, 31 PDF-bewerkt, 66 Primair beeld/OCR-beeld, 37 Primaire beeld, 35 Problemen oplossen, 85 faxen, 89 prestaties tijdens OCR, 89 slechte prestatie, 85 Proeflezen in workflow, 70 met spraak, 83 opties, 48 Professional-versie, 7

R RealSpeak, 57 Rechthoek (F), 59 Rechtzetten (V), 38 Registreren OmniPage, 15

toepassingen voor Direct OCR, 28 Resolutie, 62, 88 Resolutie (V), 38 Resultaten exporteren, knop, 63

S Samenstelling workflows, 69 Samenvoegen zones, 42 Scannen, 32 afbeeldingen, 32 invoer van, 32 wizard, 11 Scanners, 31, 89 duplex, 32 instellen, 11 stuurprogramma's, 12 Schijfruimte, 9, 87 Selectie (F), 58 Selectievakje (F), 59 Sjablonen in OPD's, 44 Sjabloonzones, 34, 44, 88 Speciale tekens, 50 Spraakherkenning, 83 Spreadsheetpagina's, 34 Standaard, werkbalk, 20 Stap-voor-stap verwerking, 20 Starten doelprogramma, 63 gebruikerswoordenboek, 51 programma, 11 Status van taken, 77, 79 Stemherkenning, 83 Stoppen workflows, 71 Suggesties bij proeflezen, 48 Systeem- of prestatieproblemen tijdens OCR, 89 Systeemvereisten, 9

T Taakbalk workflowpictogram, 71 Tabel (F), 59 Tabellen bewerken, 55 in eenkoloms pagina's, 34 in Teksteditor, 55 rijen in, 43 scheidingen bewerken, 43 scheidingen verwijderen, 43 zones, 41, 43 Taken beheren, 77, 79 foutmeldingen, 77, 79

in Batchbeheer, 30 paginalimiet, 77 status, 77, 79 terugkerend, 80 tijd- en datuminstructies, 80 uitschakelen, 77 uitvoeren, 77, 79 wijzigen, 77 Talen, 52 voor herkenning, 88 Technische informatie, 85 Tekenkenmerken, 54 Tekens verdacht, 47 Tekst (F), 59 Tekst hardop lezen, 57 Tekst inlezen, menuopdrachten, 29 Tekst met opmaak, 48, 64 Tekst omcirkelen (F), 59 Tekst opslaan, 63 Tekst verifiëren, 49 Tekst zonder opmaak, 64 Teksteditor, 20, 47 Tekst-naar-spraak, functie, 57 Terugkerende taken, 80 Testen OmniPage, 86 Tijd van taken, 80 Tint/verzadiging/lichtheid (V), 37 Toevoegen aan zones, 42 gegevens aan trainingsbestanden, 53 woorden aan gebruikerswoordenboek, 48 Trainen, 52 automatisch, 53 doel, 52 handmatig, 52 IntelliTrain, 53 opnieuw, 52 trainingsbestanden, 53 True Page bewerken, 55 export, 64 True Page-weergave, 48 TWAIN-scannerstuurprogramma's, 12 Typen zones, 41

U Uitschakelen uitvoering van taken, 77 Uitvoeren Batchbeheertaken, 77 workflows, 70 workflows met spraak, 83 URL's, 55


93

V Vakken, 55 Vakken voor herkende tekst, 89 Vakwoordenboeken, 48 Veilige modus, 86 Verbeteren nauwkeurigheid, 31, 53, 88 Verdachte woorden, 47 Vergroten geheugen, 87 schijfruimte, 87 Verticale uitlijning (F), 60 Vervangen zonesjablonen, 45 Verwerken basisstappen, 20 handmatig, 26 met Batchbeheer, 30 met workflows, 27, 70 overzicht van stappen, 20 plannen, 75 stap-voor-stap, 26 vanuit andere toepassingen, 28 Verwerkingsachtergronden, 40 Verwerkingszones, 41 Verwijderen zonesjablonen, 45 Verzenden pagina's per e-mail, 67 Vet, 54 Volgorde van pagina-elementen, 56 Voltooien proeflezen in workflow, 70 workflows, 74 zones aanbrengen in workflow, 70 Voorbeeldbestanden, 23, 86 Voorgelezen teksten, 57

tekst met opmaak, 47 tekst zonder opmaak, 47 True Page, 48 Weergaven synchroniseren (V), 37 Werkbalken vastgezet of zwevend, 49 Werken met zones, 42 Wijzigen beeldkwaliteit, 35 deel van pagina, 56 leesvolgorde, 56 tabellen, 43, 55 taken, 77 workflows, 75 zones, 42 zonesjablonen, 45 Wissen gebruikerswoordenboeken, 51 taken, 78 trainingsbestanden, 53 Wizard Scannerinstellingen, 11 Woordenboeken, 48 Workflow-assistent, 26, 71 Workflows activeren met stem, 83 doel, 69 herkenning, 74 invoer, 73 maken, 72 onderbreken en stoppen, 71 opslagstappen, 74 samenstelling, 69 starten vanaf bureaublad, 71 taakbalkpictogram, 71 tussenkomst van gebruiker, 70 uitvoeren, 70 voltooien, 74 wijzigen, 75

W

Z

Webpaginakoppelingen, 55 Weergave

94

Index

Zoeken

onbekende woorden, 48 verdachte woorden, 48 Zones aanbrengen in workflow, 70 alfanumeriek, 41 eigenschappen, 41 handmatig, 40, 88, 89 illustratie, 41 in Direct OCR, 29 laden van sjablonen ongedaan maken, 45 negeren, 41 numeriek, 41 onmiddellijk plaatsen, 56 onregelmatig, 42 samenvoegen, 42 sjablonen, 34, 44, 88 sjablonen opslaan, 44 sjablonen vervangen, 44 sjablonen verwijderen, 44 sjablonen wijzigen, 44 tabel, 41, 43 toevoegen aan, 42 typen, 41, 88 typen wijzigen, 41 verwerken, 41 werken met, 42 wijzigingen opslaan, 56 Zwart-wit beelden, 62 scannen, 32

(V )= Beeldverbetering (F) = Formulier tekenen of schikken (alleen Professional)

LICENTIES/KENNISGEVINGEN VAN DERDEN

Software van Independent JPEG Group, copyright © 1991-1995, Thomas G. Lane. Deze software is gedeeltelijk gebaseerd op het werk van Independent JPEG Group, Colosseum Builders, Inc., het FreeType Team en Catharon Productions, Inc. Zlib copyright © 1995-1998 Jean-loup Gailly en Mark Adler. Dit product werd ontwikkeld met software van Kakadu. De productcomponenten voor woordverificatie, spelling en woordafbreking zijn gedeeltelijk gebaseerd op Proximity Linguistic Technology. Proximity Hyphenation System ©Copyright 1988. Alle rechten voorbehouden. Proximity Technology Inc. Proximity/Merriam-Webster American English Linguibases. ©Copyright 1982, 1983, 1987, 1988 MerriamWebster Inc. ©Copyright 1982, 1983,

1987, 1988 Proximity Technology Inc. Woorden worden gecontroleerd op basis van de Proximity/MerriamWebster Linguibases van 116.000, 80.821, 92.641, 106.713, 118.533, 91.928, 103.792, 130.690 en 140.713 woorden. Proximity/Collins British English Linguibases. ©Copyright 1985 William Collins Sons & Co. Ltd. Juridische en medische supplementen ©Copyright 1982 Merriam-Webster Inc. ©Copyright 1982, 1985 Proximity Technology, Inc. Woorden worden gecontroleerd op basis van de Proximity/Collins Linguibases van 80.307, 90.406, 105.785 en 115.784 woorden. De Proximity/Collins French, German, Italian, Portuguese (Brazilian), Portuguese (Continental), Spanish Linguibases. ©Copyright 1984, 1985, 1986, 1988 William Collins Sons & Co. Ltd. ©Copyright 1984, 1985, 1986, 1988 Proximity Technology, Inc. Woorden worden gecontroleerd op basis van de Proximity/Collins Linguibases van 136.771, 150.893, 178.839, 207.119, 212.565 en 194.393 woorden. De Proximity/Van Dale Dutch Linguibase. ©Copyright 1987 Van Dale Lexicografie bv. ©Copyright 1987

Proximity Technology, Inc. Woorden worden gecontroleerd op basis van de Proximity/Van Dale Linguibase van 119.614 woorden. De Proximity/ Munksgaard Danish Linguibase. ©Copyright 1988 Munksgaard International Publishers Ltd. ©Copyright 1988 Proximity Technology Inc. Woorden worden gecontroleerd op basis van de Proximity/Munksgaard Linguibase van 113.000 woorden. De Proximity/IDE Norwegian and Swedish Linguibases. ©Copyright 1988 IDE a.s. ©Copyright 1988 Proximity Technology Inc. Woorden worden gecontroleerd op basis van de Proximity/IDE Linguibases van 126.123 en 150.000 woorden.

© Nuance Communications, Inc., 2006. Alle rechten voorbehouden. De informatie in deze publicatie kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd.


95

J URIDISCHE INFORMATIE

Recommend Documents