MEMO RAAD
Aan: Van: Datum: Onderwerp: Doel: Aanleiding: Aard informatie:
de leden van de raad college van Heusden 3 oktober 2012 evaluatie inkoopbeleid ter kennisname/ter informatie informatie (algemeen) openbaar
Informatie: Het college heeft de evaluatie van het inkoopbeleid vastgesteld. De afgelopen periode is ingezet op het stimuleren van de lokale economie, het ondersteunen van mensen met een afstand tot de reguliere arbeidsmarkt en op duurzaam inkopen. Uit de evaluatie blijkt dat op deze gebieden goede resultaten zijn behaald. De doelstellingen van het inkoopbeleid zijn nog steeds actueel en relevant. In de komende tijd wordt er verder invulling gegeven aan het huidige inkoopbeleid.
Evaluatie inkoopbeleid gemeente Heusden Leeswijzer Voor u ligt de Evaluatie van het inkoopbeleid gemeente Heusden. In de inleiding wordt de aanleiding van het inkoopbeleid en de bijbehorende evaluatie geschetst. Vervolgens worden de doelstellingen zoals opgenomen in het inkoopbeleid weergegeven. In de vierde paragraaf wordt per afzonderlijke doelstelling aangegeven welke zaken inmiddels gerealiseerd zijn. Tenslotte wordt in de laatste paragraaf aanvullend op de stand van zaken zoals die in paragraaf 4 opgenomen is, ingegaan op het vervolg betreffende de inkoopdoelstellingen. Ook wordt aandacht besteed aan zaken als: gerealiseerd effect en neveneffecten.
Inleiding Met een jaarlijks inkoopvolume van meer dan dertig miljoen euro besteden we grofweg een derde van de begroting aan de inkoop van werken (aanleg van wegen, realisatie van sportaccommodaties),diensten (onderhoud gebouwen, inhuur van derden) en leveringen (elektriciteit, computers etc.). De leveranciers bij wie we inkopen zijn daarmee erg bepalend voor de kwaliteit van onze dienstverlening aan inwoners, bedrijven en organisaties. In het vernieuwde inkoopbeleid van 2010 heeft het ondernemende en sociale karakter van onze gemeente een plek gekregen en is in grote lijnen de bestaande werkwijze van inkoop gehandhaafd. Er is niet geprobeerd een uitputtend beleid te formuleren, maar veel meer de richting weer te geven die we als gemeente op het gebied van onze inkoop gaan volgen. Omdat we als gemeente de wens hebben om op transparante en professionele wijze in te kopen, heeft het college op 15 december 2009 dit vernieuwde inkoopbeleid vastgesteld Voor u ligt de evaluatie voor naar aanleiding van ruim twee jaar werken volgens het nieuwe inkoopbeleid.
Doelstellingen De gemeente heeft in haar inkoopbeleid voor de komende jaren de volgende vijf inkoopdoelstellingen geformuleerd (die overigens verder uit zijn gewerkt in bijlage A bij het inkoopbeleid): 1. leveranciers laten bijdragen aan realisatie van gemeentedoelen; 2. sociale, duurzaamheids- en werkgelegenheidscriteria belangrijker; 3. projectmatig werken kan bij uitstek met inkoop; 4. minder regels moeten inkopen gemakkelijker en flexibeler maken; 5. meer ruimte, maar ook meer eigen verantwoordelijkheid.
1
Realisatie van de doelstellingen Het inkoopbeleid is neergelegd in twee documenten. In het inkoopbeleid is het beleid op strategisch niveau uitgezet. De concrete invulling/ uitvoering van het inkoopbeleid op tactisch en operationeel niveau is vastgelegd in bijlage A Concretisering inkoopbeleid. Doelstelling 1: Leveranciers laten bijdragen aan realisatie van gemeentedoelen Deze eerste doelstelling is waarschijnlijk de meest innovatieve van de vijf genoemde doelstellingen. Het laten meedenken van leveranciers en ze daadwerkelijk laten bijdragen aan het realiseren van gemeentedoelen, is slechts op een beperkt aantal situaties en vervolgens een selecte groep van leveranciers van toepassing. Een prominent voorbeeld hiervan is de nauwe samenwerking met bureau Differs (ontwikkelen van het Zaaksysteem). Ook zijn bij het project Poort van Heusden verschillende marktpartijen benaderd om mee te denken met de gebiedsontwikkeling en is voor invulling van het centrumplan Vlijmen een concurrentiegerichte dialoog gevoerd met meerdere partijen. Doelstelling 2: Sociale, duurzaamheids- en werkgelegenheidscriteria belangrijker In 2010 en 2011 heeft met name deze tweede doelstelling centraal gestaan. Het stimuleren van de lokale economie, duurzaam inkopen en het toepassen van sociale criteria zijn bij elke aanbesteding belangrijke aandachtspunten geweest. Halverwege 2010 is gestart met het toepassen van social return bij aanbestedingen. In 2011 is in overleg met de ISD bepaald dat we bij opdrachten groter dan € 30.000,- social return gaan toepassen. Vanaf juni 2010 is bij (minimaal) 36 bestedingen social return toegepast. Voor aanbestedingen die betrekking hebben op de inrichting van de openbare ruimte en de uitvoering daarvan is er bovendien standaard een paragraaf social return in het bestek opgenomen. Na gegevens te hebben opgevraagd bij de gemeenten Waalwijk en Den Bosch kunnen we concluderen dat de gemeente Heusden regionaal een voorloper is bij het toepassen van social return. Bij de gemeente Waalwijk staat het toepassen van social return nog in de kinderschoenen en is tot nu toe bij drie opdrachten social return toegepast. Bij de gemeente Den Bosch is men pas verplicht social return pas toe te passen bij opdrachten groter dan € 250.000,-. Naast het introduceren van een paragraaf social return is ook invulling/ uitvoering gegeven aan de standpunten uit bijlage A Concretisering inkoopbeleid. Bij Europese aanbestedingen voor de categorieën schoonmaak, groenonderhoud, parkeertoezicht en catering is de intentie om deze opdrachten aan SW-bedrijven voor te behouden. De afgelopen periode is een Europese aanbesteding voor de schoonmaak van de gemeentelijke panden door het toekennen van een alleenrecht voorbehouden aan de WML. In de andere categorieën hebben geen Europese aanbestedingen plaatsgevonden. Ook onderhandse aanbestedingen voor de categorieën schoonmaak, groenonderhoud, parkeertoezicht en catering worden, onder voorwaarden, voorbehouden aan de WML. Met name in de categorie groenonderhoud zijn, en worden, onderhandse aanbestedingen voorbehouden aan de WML. De gemeente heeft diverse medewerkers van de WML in dienst om het groenonderhoud uit te voeren. Ook de glasbewassing van de gemeentelijke panden wordt sinds 2011 door de WML uitgevoerd. Eind 2010 is een start gemaakt met het implementeren van duurzaam inkopen binnen de gemeente Heusden. Bij aanbestedingen worden dan ook duurzaamheidscriteria toegepast. In 2011 is ruimschoots voldaan aan de doelstelling van 75% duurzaam inkopen (conform de criteria opgesteld door AgentschapNL, voor opdrachten > € 15.000,-) door 86% van de opdrachten duurzaam aan te besteden. Voor meer informatie verwijs ik u naar de voortgangsrapportage duurzaamheid 2011.
2
Ook hebben we, zoals opgenomen in bijlage A Concretisering inkoopbeleid, eisen voor duurzaamheid opgenomen in de Algemene Inkoopvoorwaarden. Het volgende artikel is toegevoegd: Duurzaamheid en milieugevaarlijke stoffen 1. De Opdrachtgever tolereert geen zaken als discriminatie, kinderarbeid en ontoereikende arbeidsomstandigheden binnen de bedrijfsvoering van de Opdrachtnemer, noch bij de leveranciers van de Opdrachtnemer. Op eerste verzoek van de Opdrachtgever dient de Opdrachtnemer hiertoe een schriftelijke verklaring af te geven. 2. De Opdrachtnemer dient voor het tot stand komen van de overeenkomst schriftelijk te melden of de aangeboden en te leveren zaken milieugevaarlijke stoffen bevatten die vrij kunnen komen tijdens het normale gebruik, als ook bij storingen, reparaties, onderhoud of calamiteiten, het verwijderen, opslaan, storten, verplaatsen, afvoeren, dan wel bij het vernietigen aan het einde van de levensduur van de desbetreffende zaken. 3. Indien het genoemde in lid 2 het geval is, dient de Opdrachtnemer bij de aflevering een duidelijke instructie te voegen met preventieve maatregelen, hoe het vrijkomen dient te worden voorkomen. Bovendien dient de Opdrachtnemer de maatregelen te vermelden die getroffen dienen te worden om de Opdrachtgever, het personeel en de medewerkers van de Opdrachtgever en derden in geval van vrijkomen tegen deze stoffen te beschermen.
Het stimuleren van de lokale economie was een van de voornaamste speerpunten van de afgelopen periode. In bijlage A Concretisering inkoopbeleid zijn hiervoor dan ook vier acties geformuleerd om de lokale economie te stimuleren. Het bijhouden van een belangstellingregistratie van ondernemers Om de deelname van lokale en regionale leveranciers bij aanbestedingen te bevorderen, is er een belangstellingsregistratie ingesteld. Voor de website is een digitaal aanmeldingsformulier ontwikkeld voor de ondernemers om het inschrijven te vereenvoudigen. Deze leveranciers worden in voorkomende gevallen benaderd om een aanbieding te doen. In het kader van Heuse Service leggen we sinds enige tijd -als een ondernemer zijn belangstelling kenbaar maakt- een bedrijfsbezoek af. Afgelopen periode is onduidelijkheid ontstaan over het begrip lokaal. De huidige definitie luidt “een lokale ondernemer is een ondernemer gevestigd in de gemeente Heusden”. Echter zijn ook in de omliggende gemeenten bedrijven gevestigd waarbij inwoners van de gemeente Heusden werkzaam zijn. Bij onderhandse aanbestedingen lokale leveranciers uitnodigen om in te schrijven Bij onderhandse aanbestedingen wordt, indien aanwezig, altijd een lokale ondernemer uitgenodigd om een offerte aan te bieden. Hiervoor zijn in het huidige inkoopbeleid geen regels opgenomen. Om de lokale economie nog meer te stimuleren, is het een optie dat bij een onderhandse aanbesteding, indien mogelijk, minimaal de helft + 1 van de uit te nodigen ondernemers lokaal moet zijn. Bij Europese aanbestedingen bekijken wat de mogelijkheden zijn om de opdracht in percelen te verdelen, zodat de kansen voor de lokale economie worden vergroot De afgelopen periode hebben geen Europese aanbestedingen plaatsgevonden waarbij het opdelen van de percelen tot de mogelijkheden behoorde. Wel is voorafgaande aan de aanbestedingen bekeken welke lokale leveranciers het werk zouden kunnen uitvoeren. Bij het opstellen van geschiktheideisen is rekening gehouden met de mogelijkheden van de lokale ondernemers. Ook zijn lokale ondernemers geattendeerd op de Europese aanbesteding, zodat zij deze niet over het hoofd zagen. Criteria voor geschiktheideisen formuleren, zodat ondermeer lokale ondernemers niet bij voorbaat worden uitgesloten Het formuleren van criteria voor geschiktheideisen is niet gebeurd. Afgesproken is bij elke aanbesteding te beoordelen welke geschiktheideisen voor de opdracht van toepassing zijn en van hieruit te bekijken of onze lokale ondernemers eraan kunnen voldoen. Indien dit niet het geval is, worden de geschiktheideisen aangepast of uitgesloten. In bijlage A concretisering inkoopbeleid is als doel gesteld dat op 31 december 2012 het lokale inkoopvolume gestegen is naar 13,6%. Uit de inkoopinformatie 2011-2012 blijkt dat
3
sinds 2009 het lokale inkoopvolume met 3,3 %. is toegenomen van 5,9% naar 9,2%1. Voor meer informatie verwijs ik u naar de inkoopinformatie 2011-2012. Conclusie is dat het toepassen van deze acties zijn vruchten heeft afgeworpen en we op de goede weg zijn om de doelstelling te realiseren. Overigens is in de eerste helft 2012 dit percentage licht gedaald. Doelstelling 3: Projectmatig werken kan bij uitstek met inkoop De standaardwerkwijze voor inkopen onder de wettelijke aanbestedingsdrempels is bekend en wordt gevolgd. Het uitvoeren van een aanbesteding vertoont overeenkomsten met projectmatig werken. Enkele kenmerken zijn: het is een uniek traject, daarmee is een behoorlijk geldbedrag gemoeid, het traject is tijdgebonden en er is één “projectleider”. Ook worden Europese aanbestedingen in fases aangepakt, hetzij begeleid door een extern bureau, hetzij begeleid door de inkoopcoördinator. Van zowel inkopen onder als boven de wettelijke aanbestedingsdrempels vindt in de regel beheer van het proces, budget en tijd plaats. Bij complexe projecten (bijvoorbeeld het Centrumplan Vlijmen) wordt externe inkoopexpertise ingehuurd voor de begeleiding hiervan. Doelstelling 4: Minder regels moeten inkopen makkelijker en flexibeler maken De aanbestedingsrichtlijnen zijn vereenvoudigd en vervolgens vastgesteld. Voorheen werden drie sets inkoopvoorwaarden gehanteerd. Dit aantal is teruggebracht tot slechts één set inkoopvoorwaarden. Om het inkopen makkelijker en flexibeler te maken, zijn er vanaf 2010 een aantal meerjarige (mantel-)overeenkomsten gesloten. Op dit moment hebben we (minimaal) 45 meerjarige (raam-)overeenkomsten waarvan 33 overeenkomsten sinds 2010 zijn afgesloten. Voor onderhouds- en facilitaire werkzaamheden worden steeds vaker meerjarige (raam-)overeenkomsten afgesloten. Dit leidt tot efficiency in het aanbestedingsproces. Voor een overzicht van de raamovereenkomsten verwijs ik u naar de inkoopinformatie van 2011-2012. Ook worden bij nieuwe raamovereenkomsten afspraken gemaakt om de facturatie te beperken. Daarnaast bekijken we per opdracht de betalingsregeling die wordt gehanteerd, ook hierdoor willen we het aantal facturen beperken. Verder zijn we, in overleg met de teams en leveranciers van de huidige overeenkomsten, ook aan het bekijken hoe we het aantal facturen kunnen terugdringen. Ten opzichte van 2010 is het aantal facturen in 2011 met 9% (1000 facturen) afgenomen. Met vijf leveranciers uit de top 20 “Leveranciers met de meeste facturen” zijn afspraken gemaakt over het beperken van het aantal facturen. Bij deze leveranciers is het aantal facturen met 30% - 50% verminderd. Op dit moment zijn er gesprekken gaande met onze energieleverancier om het aantal facturen te beperken en staan ook nog een aantal gesprekken met leveranciers uit de top 20 op de planning. Doelstelling 5: Meer ruimte, maar ook meer eigen verantwoordelijkheid Door het vastgestelde inkoopbesturingsmodel te implementeren krijgen medewerkers de ruimte om invulling te geven aan het inkoopbeleid. Zo zullen inkopers verantwoordelijk worden voor de uitvoering van de rubriek- en inkooppakketplannen2. Er is inmiddels gestart
1
Eind 2011 was het lokale inkoopvolume 11,1%. Door het betalen van hoge facturen van BAM Infra en het vooruitbetalen van bijdrage aan de regionale brandweer is het lokale inkoopvolume in 2012 gedaald. 2
Rubriekeigenaren zijn verantwoordelijk voor meerdere, samenhangende inkooppakketten (bv. Adviseurs en flexibele arbeid of Grond-, weg- en waterbouw). Zij worden gevraagd een rubriekstrategie te ontwikkelen gericht op de langere termijn. Binnen de vastgestelde rubriekstrategieën worden door de pakketeigenaren inkooppakketstrategieën opgesteld (bv. de strategie voor het inkooppakket Uitzendkrachten binnen de rubriekstrategie Adviseurs en flexibele arbeid). Door te werken met rubriek- en pakketeigenaren verwachten we dat de inkopende activiteiten bij minder “inkopers” worden geconcentreerd.
4
met het definiëren van de rubriek- en inkooppakketten en het toekennen aan rubriek- en pakketeigenaren. Gerelateerd hieraan is de actie uit bijlage A Concretisering inkoopbeleid het terugbrengen van de budgethouders tot 50-70 budgethouders. Naast het definiëren van rubriek- en inkooppakketten worden op dit moment de mogelijkheden bekeken om verschillende budgetten samen te voegen, wat ook moet leiden tot vermindering van het aantal budgethouders. In het najaar van 2012 moet hier concreet vorm aan worden gegeven en een besluit over worden genomen. Als voordeel behaald kan worden door samen te werken met andere partijen, neemt de gemeente Heusden hieraan deel. De aanbestedingen papier, leerlingenvervoer, elektriciteit en gas zijn in samenwerking met meerder partijen gedaan. Bij eigen verantwoordelijkheid hoort ook het afleggen van verantwoording. Daartoe worden inkopen > € 15.000,- geregistreerd in een database die informatie oplevert voor de halfjaarlijkse inkoopinformatie. De raad (t.b.v. haar controlerende taak), het college en de directie hebben twee maal per jaar inkoopinformatie ontvangen. Deze inkoopinformatie bevat ook een Interne aanbestedingskalender waardoor we vooraf zicht hebben op welke inkopen komen gaan. Voor meer informatie hierover verwijs ik u naar de inkoopinformatie 2011-2012. Door het beschikbaar hebben van inkoopinformatie kunnen concrete doelen worden geformuleerd voor duurzaamheid, stimuleren lokale economie en social return. Voor 2013 en verder worden nieuwe doelstellingen geformuleerd die met behulp van de inkoopinformatie worden gemonitord. Eigen verantwoordelijkheid kan in voorkomende gevallen ertoe leiden dat met een goede reden en in overleg met de inkoopcoördinator van het vastgestelde inkoopbeleid wordt afgeweken. Het is immers toegestaan om van het inkoopbeleid af te wijken wanneer hier een goede motivatie aan ten grondslag ligt. De accountant heeft dan ook geen bijzondere opmerkingen over inkoop hoeven te maken. Door het college is vastgesteld dat het laatste jaar vaker afwijkingen van het inkoopbeleid plaatsvinden. Het college geeft aan dat het aspect “tijdsdruk” vaak geen reden is om af te wijken van het inkoopbeleid. De inkoopcoördinator zal de inkopers hierover instrueren en toezien op een juiste uitvoering van het inkoopbeleid om te voorkomen dat het college te vaak met dit oneigenlijke argument om van het inkoopbeleid af te wijken geconfronteerd wordt. Voor meer informatie hierover verwijs ik u naar de inkoopinformatie 2011-2012. Maatschappelijk effect Naast cijfermatig uit te drukken resultaten (output) genereert het vernieuwde inkoopbeleid ook maatschappelijke effecten (outcome). Zo droeg het inkoopbeleid bij aan een duurzame maatschappij en aan lokale werkgelegenheid, ook voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij verschillende organisaties hebben we het begrip social return geïntroduceerd met als gevolg dat deze organisaties social return voor het eerst hebben toegepast. Het maatschappelijk effect is een afgeleide van het interne effect. Immers, sinds de invoering van het vernieuwde inkoopbeleid is inkoop op de kaart gezet binnen de gemeente. Door als inkoopcoördinator vooraf betrokken te worden, is er meer grip ontstaan op het inkoopproces. Conclusies Actualiteit van de doelstellingen: De vijf geformuleerde doelstellingen zijn nog steeds actueel en relevant. Ondanks dat er veel gerealiseerd is verdient het aanbeveling verder invulling te geven aan het huidige inkoopbeleid. Immers er is nog ruimte om de doelstellingen verder in te vullen.
5
Realisatie van de doelstellingen: Op basis van het bovenstaand beschreven resultaten is de algehele conclusie dat met name resultaat is geboekt op de doelstellingen 2 en 5. Op het gebied van inkoop is een grote verbeterslag gemaakt ten opzichte van de situatie in 2009.
Vervolg De eerste twee doelstellingen, zijn met name extern gericht. De doelstellingen 3 t/m 5 zijn interne doelstellingen gericht op onze werkwijzen betreffende inkoop. Met name voor doelstellingen 4 en 5 kan in de komende periode een verdiepingsslag gemaakt worden om de doelstellingen verder te realiseren en de behaalde resultaten te continueren: zo zal voor wat betreft doelstelling 4 het afsluiten van raamovereenkomsten doorgang vinden. Verder wordt ingezet op het terugdringen van het aantal facturen; voor wat betreft doelstelling 5 zal ingezet worden op het toepassen van het inkoopbesturingsmodel. Er wordt met name ingezet op het verminderen van het aantal budgethouders en budgetten en het implementeren van rubriek- en inkooppakketeigenaren Voor wat betreft “externe” doelstelling 1; er liggen voor 2012 geen concrete aanbestedingen in het verschiet waarbij invulling wordt gegeven aan de doelstelling “leveranciers laten bijdragen aan de realisatie van gemeentedoelen”. “Externe” doelstelling 2 is geformuleerd als: “sociale, duurzaamheids- en werkgelegenheidscriteria belangrijker”. Zoals aangegeven zijn er op deze doelstelling belangrijke resultaten geboekt. Voor de komende periode is een verdere focus op met name deze doelstelling zinvol, omdat de resultaten/prestaties (of: output) behorende bij deze doelstelling het grootste maatschappelijke effect (ook wel: outcome) bewerkstelligen. Door de financiële crisis wordt het belang van deze doelstelling nog groter. Duurzaamheidscriteria In de afgelopen periode hebben we ons voor wat betreft duurzaamheid gericht op het toepassen van de minimum duurzaamheidseisen (opgesteld door AgentschapNL). Er komt een standpunt over het al dan niet opstellen van gunningscriteria met betrekking tot duurzaamheid. Werkgelegenheidscriteria Het lokale inkoopvolume laat een stijgende lijn zien. Om deze stijgende lijn voort te zetten willen we o.a. de aanbestedingsrichtlijnen zo formuleren dat er waar mogelijk meer lokale leveranciers uitgenodigd worden om zo de lokale economie te stimuleren. Er komt een duidelijke definitie van wat wij zien als lokale en eventueel ook regionale leveranciers. Voorgesteld wordt om leveranciers uit gemeenten binnen een straal van 10 km te behandelen als een lokale leverancier. Dit vergroot de mogelijkheid om lokale leveranciers uit te nodigen en draagt bij aan de werkgelegenheid van inwoners van de gemeente Heusden. Sociale criteria Social return blijft een speerpunt van het beleid. Ook zal samen met de ISD en leveranciers de werking van social return geëvalueerd worden. Door het succesvol toepassen van social return en de vele werkzaamheden die hierbij komen kijken,
6
heeft de ISD een extra kracht aangetrokken voor de administratieve afhandeling en de terugkoppeling richting ondernemers en inkopers. Neveneffect In het kader van de sociale criteria is door het college besloten om aanbestedingen tot het Europese drempelbedrag van € 200.000,- voor de categorieën schoonmaak, groenonderhoud, parkeertoezicht en catering, voor te behouden aan de WML (mits de inschrijving marktconform is en de WML beschikt over voldoende capaciteit om de opdracht uit te voeren). Deze regeling is opgesteld vanuit sociaal oogpunt om personeel van de WML te integreren op de arbeidsmarkt. In de praktijk is gebleken dat de WML niet alle opdrachten met eigen personeel kan uitvoeren en hiervoor een verband aangaat met een commerciële partij of opdrachten in onderaanneming uitbesteedt. Voor 2012 en verder dient bekeken te worden welke afspraken met de WML gemaakt moeten worden over de uitvoering van de werkzaamheden door de WML, dit om zoveel als mogelijk recht te doen aan de beoogde sociale doelstelling. * Voorstel is om met de WML de afspraak te maken dat voor opdrachten die één op één aan de WML worden gegund deze voor 80% door WML-personeel worden uitgevoerd. Voor schoonmaakwerkzaamheden wordt deze clausule al gehanteerd. Om het integreren van WML-personeel te bevorderen wordt, in overleg met het sociaal economisch team, naar de mogelijkheid gekeken om opdrachten uit meerdere categorieën voor te behouden aan de WML. Ook wordt bekeken welke mogelijkheden de nieuwe wet Werken naar Vermogen biedt om opdrachten in te besteden.
7
