Startgids
J
U R I D I S C H E
K E N N I S G E V I N G E N
Copyright © 2011 Nuance Communications, Inc. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag worden overgedragen, bewerkt, gekopieerd of opgeslagen in een archiveringssysteem of vertaald in een andere taal of computertaal in welke vorm of op welke wijze dan ook, hetzij mechanisch, elektronisch, magnetisch, optisch, chemisch, handmatig of op andere wijze, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Nuance Communications, Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609. De software die in deze handleiding wordt beschreven, wordt onder licentie verstrekt en mag uitsluitend gebruikt en gekopieerd worden in overeenstemming met de voorwaarden van betreffende licentie. B E LA N GR IJ K E K EN N IS GE V IN G Nuance Communications, Inc. verstrekt deze publicatie "as is", zonder enige garantie, uitdrukkelijk noch stilzwijgend, met inbegrip, maar niet beperkt tot de stilzwijgende garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel. Sommige staten of rechtsgebieden staan bij bepaalde transacties geen afwijzing van uitdrukkelijke of stilzwijgende garanties toe. Daarom is deze kennisgeving wellicht niet op u van toepassing. Nuance behoudt zich het recht voor om deze publicatie te herzien en van tijd tot tijd wijzigingen in de inhoud ervan aan te brengen zonder verplicht te zijn derden van deze herzieningen of wijzigingen op de hoogte te stellen. H A ND E LS M ER K EN Nuance, het Nuance-logo, All-in-One Search, OmniPage, PaperPort, Productivity Without Boundaries, ScanSoft en SET zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Nuance Communications, Inc. of haar dochterondernemingen in de Verenigde Staten en/of andere landen. Microsoft, Excel, MSN, Outlook, PowerPoint en Windows zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. Intel en Pentium zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Intel Corporation of haar dochterondernemingen in de Verenigde Staten en andere landen. Adobe, Acrobat en Photoshop zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Adobe Systems Incorporated in de Verenigde Staten en/of andere landen. Google is een handelsmerk van Google, Inc. WordPerfect is een handelsmerk of geregistreerd handelsmerk van Corel Corporation en/of haar dochterondernemingen in Canada, de Verenigde Staten en/of andere landen. Het Verity-logo is een handelsmerk of geregistreerd handelsmerk van Verity, Inc. in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle overige handelsmerken die in deze documentatie worden genoemd, zijn eigendom van hun respectieve eigenaars. Outside In ® Viewer Technology copyright © 1998 Stellent Chicago, Inc. Alle rechten voorbehouden. De woordverificatie-, spellings- en afbreekmodules van dit programma, zoals gespecificeerd in het juridische gedeelte van het Help-systeem, zijn gedeeltelijk gebaseerd op Proximity Linguistic Technology van Franklin Electronic Publishers, Inc. Alle rechten voorbehouden. Dit programma is ontwikkeld met behulp van Kakadu-software en is gedeeltelijk gebaseerd op het werk van Independent JPEG Group. Deze software is gedeeltelijk gebaseerd op de Zlib-compressiebibliotheek en het werk van Colosseum Builders. Nuance Communications, Inc. 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, V.S. Nuance Communications International BVBA Guldensporenpark 32, Gebouw D, BE-9820 Merelbeke, België PaperPort 12 SE Startgids, 2011
I N H O U D
Welkom bij PaperPort
5
PaperPort installeren Registratie PaperPort leren gebruiken Technische ondersteuning Nieuw in PaperPort 12
6 7 7 8 9
Vertrouwd raken met PaperPort Het PaperPort-bureaublad Het PaperPort-lint PaperPort-items Het deelvenster Mappen PaperPort-itemminiaturen PaperPort-paginaminiaturen Het venster Beeldweergave De instelbare werkbalk Snelle toegang PDF Viewer Plus
Items ophalen Scannen naar het PaperPort-bureaublad De scanner instellen met PaperPort Scanprofielen gebruiken Afdrukken naar PaperPort PaperPort-mappen toevoegen Foto's vanaf een camera importeren
Afbeeldingen retoucheren Afbeeldingen handmatig verbeteren Meerdere afbeeldingen bewerken
Pagina's voorzien van annotaties Annotatiehulpmiddelen
12 12 13 13 15 15 17 18 20 20
21 22 23 23 24 24 25
25 30 30
31 32
PaperPort Startgids
iii
Items beveiligen
33
Items archiveren
34
Zoekcriteria aan items toevoegen
35
Items zoeken
35
Bestanden delen
38
Items naar een ander programma verzenden
39
PaperPort gebruiken in combinatie met OmniPage De balk Verzenden naar aanpassen Verzendopties aanpassen
Items converteren Items converteren naar afbeeldingsbestanden Documenten samenstellen Afbeeldingen naar tekst converteren
40 40 41
41 41 42 43
Formulieren invullen
43
PDF-ondersteuning
43
PDF-documenten maken
PaperPort verwijderen
iv
Inhoud
46
47
Welkom bij PaperPort Welkom bij de Nuance® PaperPort® Startgids. De gids wordt geleverd als PDF-bestand, geschikt voor gebruik in combinatie met een schermlezer. Als u de gids afdrukt, raden we u aan deze dubbelzijdig af te drukken met twee pagina's per vel. PaperPort biedt u de gemakkelijkste manier om papieren documenten om te zetten in georganiseerde digitale documenten die iedereen op kantoor snel kan terugvinden en gebruiken. In combinatie met scanners, multifunctionele printers en digitale kopieermachines op het netwerk zet PaperPort papieren documenten om in digitale documenten. Vervolgens helpt het programma u deze bestanden en alle andere elektronische documenten te beheren via een handig, gebruiksvriendelijk opbergsysteem. Met behulp van grote, duidelijke miniaturen kunt u uw gescande documenten, waaronder Word-bestanden, spreadsheets, PDF-bestanden en zelfs digitale foto's gemakkelijk visueel ordenen, ophalen en gebruiken. De SEThulpmiddelen (Scanner Enhancement Technology) van PaperPort zorgen ervoor dat de kwaliteit van de gescande documenten uitstekend is. Met de annotatiehulpmiddelen kunt u notities en markeringen aan de gescande beelden toevoegen.
Bijgeleverde programma's PaperPort 12 SE (Special Edition) wordt geleverd met PaperPort Image Printer, de wizard Scannerinstellingen, het programma ImageViewer (voor het bekijken en werken met paginabeelden in een ander venster dan PaperPort) en PDF Viewer Plus (voor het bekijken en werken met PDF-bestanden).
PaperPort Startgids
5
PaperPort installeren U kunt PaperPort vanaf een cd of het web installeren. Het installatieprogramma biedt eenvoudige stapsgewijze instructies. Volg de richtlijnen op het scherm om de software te installeren. Voor het installeren en verwijderen van programma's heeft u beheerdersrechten nodig. De installatie van PaperPort omvat drie onderdelen die in één procedure worden geïnstalleerd:
• • •
PaperPort (inclusief ImageViewer en de wizard Scannerinstellingen) PDF Viewer Plus PaperPort Image Printer
PDF Viewer Plus wordt niet geïnstalleerd als op de computer het toonaangevende PDF Converter Professional van Nuance (versie 5.3 of later) wordt gedetecteerd. Dit programma biedt alle functionaliteit van PDF Viewer Plus en nog veel meer. Klik op Autorun, selecteer een installatietaal en accepteer of wijzig de programmalocatie. Als PDF Viewer Plus moet worden geïnstalleerd, is er een optie: Nuance PDF als standaardviewer instellen voor Windows Verkenner en Internet Explorer Hiermee stelt u PDF Viewer Plus in als de standaardviewer voor alle PDF's op uw systeem. PDF-bestanden op het PaperPort-bureaublad worden standaard geopend in een PDF-programma van Nuance. Als u deze optie selecteert en u dubbelklikt op een PDF-bestand, waar ook in het systeem, wordt het bestand geopend in PDF Viewer Plus. Vervolgens wordt het installatieprogramma automatisch gestart. U kunt kiezen uit een volledige of een aangepaste installatie. Kies de aangepaste installatie alleen als u tijdens de installatie uw eigen mappen wilt toevoegen aan de meegeleverde PaperPort-mappen. U kunt ook later mappen toevoegen (zie pagina 24).
PaperPort Startgids
6
Registratie Als u zich registreert, kunt u volledig gebruik maken van Nuance®-productondersteuning en wordt u op de hoogte gesteld van productupdates. Na afloop van de installatie wordt u gevraagd of u zich online wilt registreren als gebruiker van PaperPort. Als u uw registratiegegevens wilt bijwerken, kunt u altijd naar de website van Nuance gaan op http://netherlands.nuance.com.
PaperPort leren gebruiken In deze startgids maakt u kennis met PaperPort en ziet u hoe u met PaperPort uw informatie kunt beheren. Daarnaast kunt u gebruik maken van andere informatiebronnen, zoals een uitgebreid Help-systeem, Instructies, Releaseopmerkingen en de website van Nuance. U opent deze via het tabblad Help van het lint.
Deze handleiding In deze handleiding gaan we ervan uit dat u bekend bent met de Microsoft® Windows®-omgeving. Zie uw Windows-documentatie voor vragen over dialoogvensters, menuopdrachten, schuifbalken, slepen en neerzetten, snelmenu's, enzovoort.
Het Help-systeem gebruiken De Help van PaperPort bevat gedetailleerde informatie over functies, instellingen en procedures. U opent de Help via het tabblad Help van het lint van PaperPort. Via het tabblad Help van PaperPort heeft u bovendien toegang tot verdere technische ondersteuning, inclusief technische documentatie, softwareupdates, programma-informatie en compatibiliteitsgegevens. PDF Viewer Plus en PDF Converter Professional hebben hun eigen Helpsysteem met instructies voor het maken van PDF-bestanden.
PaperPort Startgids
7
Release-opmerkingen De PaperPort Release-opmerkingen bieden belangrijke informatie over deze release van het programma. U vindt dit document op de installatie-cd, via het tabblad Help van het lint van PaperPort en als voorbeelddocument op het bureaublad van PaperPort.
Technische ondersteuning Nuance biedt allerlei technische ondersteuningsmogelijkheden die zijn afgestemd op uw individuele behoeften. Sommige hiervan zijn gratis, voor andere moet u betalen. U kunt technisch ondersteund worden via de telefoon of per e-mail. U kunt ook zelf uw problemen oplossen via onze Knowledge Base, die 24 uur per dag toegankelijk is. Ga naar http://netherlands.nuance.com voor informatie over het ondersteuningsbeleid, plaatselijke ondersteuningscontacten en productupdates. Lees voordat u contact opneemt met Nuance eerst de gebruikersdocumentatie en bekijk de Release-opmerkingen.
Minimale systeemvereisten Computer met Intel® Pentium®processor of hoger Microsoft Windows XP 32-bits met SP3 of hoger, Windows Vista 32-bits en 64-bits met SP2 of hoger, Windows 7 (32- en 64-bits versies) Microsoft Internet Explorer 6.0 of hoger 512 MB RAM (1 GB aanbevolen) 300 MB vrije ruimte op de vaste schijf voor programmabestanden, plus 20 MB werkruimte tijdens de installatie SVGA-monitor met 256 kleuren, maar bij voorkeur 16-bits kleur (Gemiddelde kleurkwaliteit in XP en Vista) en een resolutie van minimaal 800 x 600 pixels Aanwijsapparaat dat compatibel is met Windows Cd-romstation voor de installatie of internetverbinding voor het downloaden van bestanden
PaperPort Startgids
8
Internetverbinding (met Internet Explorer 6 of later) voor updates
Het programma werkt beter en sneller als de processor, het geheugen en de beschikbare schijfruimte van de computer de minimale eisen overtreffen. Dit is met name het geval bij de verwerking van hele grote kleurenafbeeldingen en PDF-bestanden.
Nieuw in PaperPort 12 PaperPort 12 SE bevat een aantal waardevolle nieuwe functies om u te helpen bij het beheer van uw documenten.
Verbeterde PDF-prestaties U kunt PDF-bestanden sneller openen en weergeven in PDF Viewer Plus, een nieuw PDF-programma van Nuance dat volledig compatibel is met Adobe Acrobat. Met PDF Viewer Plus verschijnen bestanden veel sneller op het scherm dan met de algemene ImageViewer en wordt er minder van het geheugen vereist. De nieuwe viewer kiest voor elk element op de pagina de beste resolutie, met als resultaat een scherpere weergave en optimale afdrukresolutie. PDF Viewer Plus heeft een eigen Help-systeem.
Verbeterde ondersteuning voor PDF-bestanden PDF Viewer Plus biedt een groot assortiment nieuwe PDF-functies, waaronder verbeterde annotatiemogelijkheden en dynamische of transparante stempels. Afbeeldingen in een PDF-document die zijn verwerkt door PDF Viewer Plus, kunnen worden verzonden naar ImageViewer, waar u ze kunt verbeteren met SET-hulpmiddelen. De gewijzigde afbeelding wordt vervolgens teruggeplaatst in de PDF. U kunt PDF-formulieren elektronisch invullen, opslaan en per e-mail verzenden, zodat u zich niet meer druk hoeft te maken over het afdrukken en verzenden ervan per post.
PaperPort Startgids
9
U kunt nu doorzoekbare PDF-bestanden maken via scanprofielen en via de opties Opslaan als of Als PDF dupliceren in het snelmenu op het PaperPortbureaublad. Hiermee zorgt u ervoor dat de inhoud van uw gescande papieren documenten of afbeeldingsbestanden toegankelijk is voor zoekmachines als Windows Desktop Search of Google.
Gebruikersinterface met lint en tabbladen PaperPort 12 is nu nog gebruiksvriendelijker omdat alle programmafuncties beschikbaar zijn via een lint met tabbladen, waarop de knoppen zijn ondergebracht in functionele groepen. We hebben ook de nieuwe knop Nu scannen toegevoegd, zodat u met één muisklik kunt scannen zonder naar de scannerinstellingen te gaan. De werkbalk Snelle toegang verschijnt boven de lintwerkbalken. Hierin kunt u alle functies verzamelen die u het meest gebruikt. Sneltoetsen stellen u in staat snel opdrachten te geven via het toetsenbord. Druk op de Alt-toets voor de sneltoetsopties. U kunt de kleuren voor de achtergrond, de deelvensters en het lint aanpassen.
Nauwkeurigere OCR De OCR (Optical Character Recognition, optische tekenherkenning) is aanzienlijk verbeterd. Mede hierdoor kunt u de inhoud van doorzoekbare PDF-bestandsarchieven met veel meer succes doorzoeken. U kunt nu de taal instellen voor de OCR, zodat de nauwkeurigheid nog verder wordt vergroot voor alle ondersteunde talen.
Digitale camera-invoer De opties op de balk Verzenden voor tekstprogramma's bevat nu ook een OCR-optie van PaperPort voor correctie van digitale foto's. U kunt nu een foto maken van een document en deze nauwkeurig converteren naar een tekstdocument. Dit gebeurt via speciale algoritmes voor het rechtzetten van 3D-afbeeldingen. Pagina-afbeeldingen worden afgevlakt en vervormingen worden gecorrigeerd om de nauwkeurigheid van het tekstdocument te vergroten.
PaperPort Startgids
10
Grotere betrouwbaarheid van PaperPort PDF-bestanden raken soms beschadigd, zodat ze niet meer kunnen worden geopend. Als er geen miniatuur kan worden gegenereerd, start PaperPort soms niet goed op. In de programmamap van PaperPort bevindt zich een nieuw hulpprogramma, CheckPPFolders.exe, plus een beknopt Help-bestand. Voer dit programma uit om beschadigde bestanden te identificeren en te verwijderen, zodat PaperPort naar behoren werkt.
Ondersteuning voor SharePoint PaperPort 12 ondersteunt communicatie met de documentmanagementsystemen Microsoft SharePoint Services 2003, SharePoint Portal 2003, SharePoint Services 2007 en SharePoint Server 2007. U kunt bestanden eruit ophalen, op de gewenste manier verwerken en de uitvoerbestanden vervolgens weer in het DMS opslaan via de balk Verzenden naar.
PaperPort Special Editions worden geleverd aan bepaalde scannerfabrikanten en andere leveranciers. De functies en mogelijkheden van deze edities zijn afhankelijk van de vereisten van de leverancier.
PaperPort Startgids
11
Vertrouwd raken met PaperPort In dit gedeelte maakt u kennis met de verschillende onderdelen van PaperPort. Raadpleeg de PaperPort Help voor gedetailleerde informatie over al deze onderwerpen.
Het PaperPort-bureaublad Wanneer u voor het eerst het programma start, verschijnt het PaperPortbureaublad met het deelvenster Mappen. U ziet de documenten in de gekozen map in miniatuurvorm en de functies voor het beheer ervan. PaperPort biedt alle hulpmiddelen die nodig zijn om documenten en afbeeldingen te ordenen, zoeken en gebruiken. Klik op het tabblad Bureaublad van het lint op de knop Opties en ga naar het tabblad Bureaublad om een kleurenschema te kiezen voor het bureaublad en de bijbehorende elementen. Lint met opdrachtknoppen
Bureaublad met miniaturen
Functievenster met mappen Toegang tot andere pagina's in dit item met meerdere pagina's
Het functievenster kan het volgende bevatten: Mappen Scaninstellingen Miniaturen All-in-One Search Eigenschappen
Beeldminiatuur Tekstminiatuur Balk Verzenden naar
• • • • •
PaperPort Startgids
12
Het PaperPort-lint De interface van PaperPort 12 en ImageViewer is vernieuwd en bestaat uit een lint met tabbladen. De belangrijkste elementen zijn: 1. PaperPort-knop 2. Werkbalk Snelle toegang (zie pagina 20) 3. Tabblad 4. Lint met het tabblad 5. Groep binnen het lint 6. Knop binnen de groep 7. Vervolgkeuzelijst van de knop
PaperPort-items De documenten en foto's die u in PaperPort ophaalt, worden items genoemd. Er zijn twee soorten items: beelditems en tekstitems.
•
Beelditems zijn gescande documenten, foto's, tekeningen en andere digitale items in een afbeeldingsindeling, zoals PDF Image, PDF Searchable, JPEG, TIFF of PaperPort Image (.max). U kunt ze scannen, kopiëren of importeren naar het PaperPort-bureaublad.
•
Tekstitems zijn documenten die bewerkbare tekst bevatten, zoals Word- (.doc), HTML- en Excel-bestanden, en in tekstverwerkingsprogramma's en andere tekstgeoriënteerde programma's worden gemaakt. Normale PDF-bestanden worden beschouwd als tekstitems.
Vertrouwd raken met PaperPort
13
Als u dubbelklikt op een beelditem, wordt het standaard in Beeldweergave geopend. Hierin vindt u een groot aantal functies voor beeldverwerking, waaronder de SET-hulpmiddelen. Ga naar Opties > Bureaublad om dit aan te passen. U kunt ImageViewer kiezen. Dit biedt dezelfde functionaliteit als Beeldweergave, maar in een apart venster, zodat u tijdens het bewerken van het gekozen item het PaperPort-bureaublad blijft zien. Dit is met name handig in een omgeving met twee schermen. U kunt ook het programma kiezen dat is gekoppeld aan het bestandstype. U kunt in PaperPort werken met elke soort PDF: PDF Image, PDF Searchable en PDF Formatted Text & Graphics (PDF Normal). PDFbestanden worden standaard geopend in PDF Viewer Plus of, indien beschikbaar, in PDF Converter Professional. Deze Nuance-programma's zijn optimaal ingesteld voor de verwerking, annotatie en bewerking van PDF-bestanden. Ga naar Opties > Bureaublad om dit aan te passen. U kunt PDF Image- of PDF Searchable-bestanden openen in ImageViewer en vervolgens met de SET-hulpmiddelen de kwaliteit van de PDF-items met alleen beeld verbeteren. U kunt snel een item naar een ander programma verzenden zonder PaperPort te verlaten. U hoeft alleen het item naar het koppelingspictogram op de balk Verzenden naar te slepen. Deze balk bevindt zich onder aan het bureaublad. PaperPort ondersteunt een groot aantal programma's, waaronder tekstverwerkings-, spreadsheet-, fax-, internet-, e-mail-, beeld-, OCR- en online serviceprogramma's. In de PaperPort-map Mijn PaperPort-documenten vindt u de submap Voorbeelden met voorbeelden van de itemtypen die u kunt bewaren op het bureaublad van PaperPort. In PaperPort kunt u ook niet-PaperPort-items op de computer bekijken. Kopieer of verplaats hiervoor het documentbestand of de foto eenvoudigweg naar een PaperPort-map.
PaperPort Startgids
14
Het deelvenster Mappen Het deelvenster Mappen geeft een hiërarchisch overzicht van uw PaperPort-mappen, vergelijkbaar met het overzicht dat u ziet in Windows Verkenner. Via de Maphulpmiddelen heeft u snel toegang tot de bijbehorende opdrachten. In de map Mijn documenten wordt de PaperPort-map Mijn PaperPort-documenten geïnstalleerd. Op een systeem met meerdere gebruikers heeft iedere gebruiker zijn eigen map Mijn PaperPort-documenten. De map Mijn PaperPort-documenten bevat verscheidene submappen met namen die aangeven op welke manieren u uw items kunt ordenen in PaperPort (zoals Artikelen, Visitekaartjes, Foto's en Ontvangstbewijzen). De map Voorbeelden bevat voorbeelddocumenten en foto's om u op weg te helpen met PaperPort. Als u uw eigen PaperPort-items heeft, hoeft u deze niet perse in de map Mijn PaperPort-documenten op te bergen. U kunt andere lokale mappen en netwerkmappen toevoegen aan de mapweergave van PaperPort. U kunt de map Mijn PaperPort-documenten ook verwijderen, maar de PaperPort-structuur op uw systeem moet ten minste één map bevatten. Via de knop Mappen op het tabblad Bureaublad van het lint kunt u het deelvenster Mappen weergeven of verbergen. Als u het bureaublad splitst, kunt u in elke werkruimte het deelvenster Mappen weergeven.
PaperPort-itemminiaturen Er zijn twee soorten miniaturen in PaperPort: itemen paginaminiaturen. Elke itemminiatuur is een kleine grafische voorstelling van een document of foto. Paginaminiaturen geven pagina's van beelditems en PDF-bestanden weer in het deelvenster Paginaminiaturen op het PaperPort-bureaublad en in ImageViewer.
Vertrouwd raken met PaperPort
15
U kunt PaperPort-items snel terugvinden door visueel te 'bladeren' door de itemminiaturen op het bureaublad van PaperPort. Met miniaturen kunt u zien wat een document bevat zonder het te openen. Bovendien kunt u door de pagina's van een document bladeren zonder het document te openen. PaperPort toont grote, duidelijke miniaturen van al uw documenten en foto's, zoals:
•
gescande pagina's en foto's
•
foto's van uw digitale camera
•
afbeeldingsbestanden in indelingen als BMP, TIFF, JPEG, GIF en MAX
•
Microsoft Word-, PowerPoint®-, Excel®-, WordPerfectTM-documenten en andere documenten die zijn gemaakt met veelgebruikte programma's
•
PDF-documenten
•
PDF Image-items
•
HTML-documenten Het pictogram bij elke itemminiatuur geeft aan met welk programma het item is gemaakt of waaraan het is gekoppeld. Hierdoor kunt u heel simpel en handig de verschillende soorten items op uw computer zien en terugvinden. Klik op een miniatuur om de kenmerken van de afbeelding weer te geven. Met wordt aangegeven dat het om een item van het type Alleenlezen gaat. Met
ziet u dat de afbeelding annotaties heeft.
Beelditems met meerdere pagina's zijn voorzien van , zodat u door de pagina's kunt bladeren, zelfs als het deelvenster Paginaminiaturen is gesloten.
PaperPort Startgids
16
Voordat u met een item kunt werken, moet u eerst de miniatuur op het PaperPort-bureaublad selecteren. Rond het item verschijnt een rood kader om aan te geven dat het item is geselecteerd. U kunt meerdere bestanden tegelijk selecteren. Met de itemminiaturen kunt u:
•
items op een andere plaats op het PaperPort-bureaublad zetten door de miniaturen te verslepen;
•
items naar een map verplaatsen door de miniaturen naar de betreffende map te slepen;
•
items maar een andere geopende werkruimte verplaatsen door de miniaturen naar die ruimte te slepen;
•
op een miniatuur dubbelklikken om het item te bekijken;
•
op de Ctrl-toets drukken en dubbelklikken op een miniatuur om het item in het bronprogramma te openen;
•
met de rechtermuisknop klikken om het snelmenu van het item weer te geven;
•
een kopie van items naar een ander programma sturen door de miniaturen naar de balk Verzenden naar te slepen.
Via de miniaturen op het PaperPort-bureaublad kunt u ook heel eenvoudig afzonderlijke PaperPort Image-items of PDF Image-items combineren en zo items met meerdere pagina's maken. Dit is met name handig als u een scanner gebruikt die een pagina alleen als een afzonderlijk item kan scannen.
PaperPort-paginaminiaturen Het deelvenster Paginaminiaturen op het PaperPort-bureaublad en in ImageViewer bevat miniaturen voor beelditems die uit meerdere pagina's bestaan. Selecteer een item dat uit meerdere pagina's bestaat en klik op het tabblad Bureaublad van het lint op de knop Miniatuur. U kunt bewerkingen op paginaniveau razendsnel uitvoeren zonder de
Vertrouwd raken met PaperPort
17
bestanden te openen. De eerste drie hierna genoemde mogelijkheden zijn beschikbaar voor alle afbeeldingsbestanden. De overige zijn beschikbaar voor PDF-bestanden (zowel op het PaperPort-bureaublad als in ImageViewer en PDF Viewer Plus) en MAX-bestanden (alleen op het PaperPort-bureaublad). U kunt:
•
de grootte van de miniatuur aanpassen;
•
geselecteerde pagina's kopiëren en deze als aparte PDF-bestanden naar een werkruimte verplaatsen;
•
pagina's van en naar documenten in verschillende deelvensters kopiëren en verplaatsen;
•
pagina's kopiëren, plakken, knippen, verwijderen en opnieuw ordenen;
•
nieuwe pagina's in het document invoegen;
•
nieuwe pagina's aan het eind toevoegen. U kunt alleen de paginaminiatuur van een beveiligd PDF-bestand bekijken als u het bijbehorende wachtwoord invoert.
Het venster Beeldweergave Als u een beelditem wilt bekijken in het venster Beeldweergave, dubbelklikt u op het bijbehorende miniatuur op het bureaublad of kiest u op het tabblad Bureaublad van het lint of in het snelmenu de optie Openen met Beeldweergave. Standaard verschijnen PDF-bestanden in PDF Viewer Plus en niet in Beeldweergave. Met het venster Beeldweergave kunt u items van dichtbij bekijken en deze retoucheren en annoteren. U kunt de weergave ook vergroten of verkleinen zodat de informatie eenvoudig leesbaar is. Met de SEThulpmiddelen kunt u het huidige paginabeeld verbeteren. In het deelvenster Paginaminiaturen kunt u het document op paginaniveau bewerken.
PaperPort Startgids
18
Knop Gebied selecteren
Knop Terug naar bureaublad, standaard aanwezig op de werkbalk Snelle toegang (en het tabblad Beeld)
SET-hulpmiddelen op het tabblad Pagina
Huidige pagina groot weergegeven, klaar voor verbetering of annotaties
Deelvenster Paginaminiaturen met één miniatuur voor elke pagina in het document
Vertrouwd raken met PaperPort
19
De instelbare werkbalk Snelle toegang De PaperPort-knoppen zijn op basis van hun functie op verschillende tabbladen geplaatst. U kunt knoppen die u veel gebruikt opnemen op de werkbalk Snelle toegang in PaperPort en ook in ImageViewer. Klik met de rechtermuisknop in het lintgedeelte en kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen. Kies het tabblad waarvan u knoppen wilt toevoegen Knopvolgorde wijzigen
Overige beschikbare knoppen
Knoppen toevoegen/ verwijderen
Momenteel zichtbare knoppen
PDF Viewer Plus Als u dubbelklikt op een PDF-bestand op het PaperPort-bureaublad, verschijnt het standaard in de nieuwe PDF Viewer Plus. U kunt nietPDF-bestanden slepen naar het pictogram van PDF Viewer Plus op de balk Verzenden naar (zie pagina 39). Een kopie ervan wordt dan geconverteerd naar PDF en geopend in PDF Viewer. De eerste pagina verschijnt in het hoofdgebied. Links verschijnt een navigatiescherm met paginaminiaturen of formulierelementen en onder in het scherm desgewenst een commentaarvenster. Een Organizer-venster rechts biedt een lijst met stempels. De PDF-annotatiehulpmiddelen worden beschreven op pagina 32. Actieve PDF-formulieren kunt u rechtstreeks in PDF Viewer Plus invullen (zie pagina 43).
PaperPort Startgids
20
Als u een PDF-bestand opent vanaf het PaperPort-bureaublad, wordt de bijgewerkte versie na afloop hierop teruggeplaatst, met alle wijzigingen en annotaties. Hiervoor moet u wel PDF Viewer Plus sluiten of het bestand expliciet opslaan. Als u op de werkbalk Bestand de optie Naar PaperPort-bureaublad gaan gebruikt, worden de wijzigingen niet doorgevoerd in het bestand op het bureaublad. In dat geval blijft het PDF-bestand geopend in de PDF-viewer.
Items ophalen Er zijn vele manieren om afbeeldingen en pagina's over te brengen naar PaperPort, zodat u de functies van PaperPort voor weergave, bewerking, annotatie, indexering, OCR en bestandsbeheer kunt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld:
•
foto's, pagina's en andere afbeeldingen op een scanapparaat scannen;
•
mappen die al afbeeldingen en documenten bevatten toevoegen aan PaperPort;
• •
bestanden vanuit andere programma's op uw computer importeren;
•
afbeeldingen en documenten vanuit Windows Verkenner of vanuit andere programma's naar het PaperPort-bureaublad slepen of knippen en plakken;
•
foto's vanaf een digitale camera ophalen.
documenten vanuit andere programma's naar het PaperPortbureaublad afdrukken;
Items ophalen
21
Scannen naar het PaperPortbureaublad PaperPort ondersteunt TWAIN- en WIA-compatibele scanners. Klik op de knop Scaninstellingen om het deelvenster Scannen of foto ophalen te openen. Kies een scanprofiel. Elk profiel is optimaal afgestemd op een veelvoorkomende scantaak. Kies vervolgens de eigen interface van de scanner of gebruik het nieuwe deelvenster Scannerinstellingen van PaperPort. Als u de interface van het scannerstuurprogramma wilt gebruiken, schakelt u het selectievakje Scannerdialoogvenster weergeven in. Als u het selectievakje niet inschakelt, wordt het gescande item in de actieve werkruimte geplaatst. Open de Scanassistent om een itemnaam toe te voegen. Na afloop van de scan wordt het item weergegeven op het PaperPort-bureaublad. Klik met de rechtermuisknop op het item, kies Eigenschappen en vervolgens Bestandseigenschappen en Samenvatting om een onderwerp, auteur en trefwoorden toe te voegen aan de gescande items. Als uw scanner geen TWAIN- of WIA-apparaatstuurprogramma gebruikt, gebruikt u het bij uw scanner geleverde programma om items te scannen. Kopieer of verplaats vervolgens de gescande items naar PaperPort. Raadpleeg PaperPort Help voor nadere informatie over het scannen.
Met PaperPort kunt u heel simpel pagina's als afzonderlijke items of als een item met meerdere pagina's scannen. Als u tweezijdige pagina's op uw ADF-scanner wilt scannen en sorteren, draait u de pagina's om als dit gevraagd wordt en klikt u op Andere kant scannen. PaperPort scant en sorteert de pagina's automatisch in de juiste volgorde. U kunt ook via de knoppen op uw scanner direct naar PaperPort scannen. Open het Configuratiescherm van Windows, kies Scanners en camera's, kies een gebeurtenis op het tabblad Gebeurtenissen en wijs PaperPort toe aan de gebeurtenis.
PaperPort Startgids
22
U kunt ook een snelle netwerkscanner gebruiken om items naar een netwerkmap te scannen. Voeg de map vervolgens toe aan PaperPort.
De scanner instellen met PaperPort Voordat u met PaperPort gaat scannen, moet u uw scanner plus het bijbehorende scannerstuurprogramma installeren en testen. Scannerstuurprogramma's worden niet meegeleverd bij PaperPort. Scanners die goed zijn geïnstalleerd en op de juiste manier werken, zijn direct beschikbaar in PaperPort via de knop Selecteren. Het dialoogvenster Beschikbare scanners verschijnt. Hierin kunt u een scanner kiezen. Als u niet tevreden bent over de scanresultaten, kunt u via het menu Start de PaperPort-wizard Scanner instellen starten. U vindt deze optie in de programmagroep PaperPort 12.0.
Scanprofielen gebruiken PaperPort wordt geleverd met scanprofielen die optimaal zijn afgestemd op veelvoorkomende scantaken. Kies Zwart-witdocument, Grijswaardendocument, Kleurendocument, Kleurenfoto of Doorzoekbaar PDFkleurendocument. Elk scanprofiel heeft een deelvenster Instellingen met de volgende tabbladen:
•
Profiel: hier ziet u het scanprofiel dat op dit moment wordt gebruikt.
•
SET: hier kunt u definiëren welke verbeteringen u automatisch wilt uitvoeren.
•
Uitvoer: hiermee stelt u het bestandstype in en worden bestandsnamen automatisch van een achtervoegsel voorzien.
•
Scannen: hiermee past u scaninstellingen aan, zoals modus, resolutie, grootte, afdrukstand, filterkleur, helderheid en contrast.
Items ophalen
23
Afdrukken naar PaperPort Als u items vanuit andere programma's wilt ophalen, drukt u ze af naar het PaperPort-bureaublad als PDF Image-, PDF Searchable- of PaperPort Image (.max)-items. De standaardinstelling is PDF Image. Ga naar Bureaublad > Opties > Item om dit te wijzigen. Zo kunt u spreadsheets, afbeeldingen, database- en tekstverwerkingsbestanden en andere bestanden snel als item importeren naar het PaperPortbureaublad. U gebruikt hiervoor het menu Bestand (of een vergelijkbaar menu) van het bronprogramma. Kies Afdrukken naar PaperPort of kies Afdrukken en kies vervolgens de printer PaperPort Image. Kies in de webbrowser Afdrukken om een weergave van webpagina's te maken die geschikt is voor een afdruk. Met de printer PaperPort Image maakt u MAX-, PDF Image- of PDF Searchable-bestanden. In alle gevallen wordt PaperPort gestart als het programma niet actief is en wordt het PDF-bestand op het huidige bureaublad geplaatst.
PaperPort-mappen toevoegen PaperPort biedt een gebruiksvriendelijk archiveringssysteem waarmee u items kunt ordenen en delen met anderen. In het deelvenster Mappen kunt u:
• bestaande mappen op uw computer toevoegen aan het deelvenster Mappen;
• nieuwe mappen maken, ook op toegewezen netwerkstations en externe apparatuur. Als u PaperPort de eerste keer start, bevat het deelvenster Mappen een aantal mappen die zijn bedoeld om u op weg te helpen met PaperPort. U kunt deze mappen desgewenst verplaatsen of verwijderen. Als u de aangepaste installatie kiest, kunt u op dat moment uw eigen mappen toevoegen.
PaperPort Startgids
24
Ook later kunt u mappen die reeds op uw computer staan, toevoegen aan het deelvenster Mappen. Dit geldt ook voor netwerkmappen en mappen op externe apparaten die zijn aangesloten op uw computer. Documenten in deze mappen zijn dan beschikbaar voor gebruik in PaperPort. Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie over het toevoegen en gebruiken van PaperPort-mappen.
Foto's vanaf een camera importeren Als u digitale foto's wilt overbrengen naar het PaperPort-bureaublad, sluit u eerst uw camera aan. Zodra de camera wordt weergegeven als station, kunt u bestanden importeren. Als uw camera dit niet ondersteunt en het stuurprogramma van de camera correct is geïnstalleerd, verschijnt de TWAIN- of WIA-interface van de camera en kunt u de foto's alsnog importeren. Bewerk nooit foto's op de camera zelf. Niet alle bewerkingshandelingen geven namelijk direct het gewenste resultaat. Breng de bestanden in plaats daarvan eerst over naar PaperPort en verbeter ze vervolgens met de SET-functies.
Afbeeldingen retoucheren Als u een beelditem weergeeft in het venster Beeldweergave, biedt PaperPort verscheidene hulpmiddelen om de afbeelding aan te passen of te verbeteren. U kunt bijvoorbeeld een gescande pagina rechtzetten, een onderbelichte foto lichter maken, de kleuren in een kleurenfoto aanpassen, vlekjes van een documentpagina verwijderen, schaduwen of vlekjes van paginaranden wissen of wazige foto's scherper maken. Bovendien kunt u een item draaien, verspreide stippen of rode ogen verwijderen, lijnen verbeteren en een afbeelding bijknippen.
Afbeeldingen retoucheren
25
Sommige SET-hulpmiddelen zijn voornamelijk bedoeld voor de verbetering van foto's of afbeeldingen. Met andere kunt u items met tekst optimaal geschikt maken voor optische tekenherkenning (OCR, Optical Character Recognition). Het tabblad Pagina van het lint in het venster Beeldweergave bevat de SET-hulpmiddelen waarmee u de huidige pagina kunt wijzigen. Een aantal hiervan is ook beschikbaar op het PaperPort-bureaublad voor gebruik met alle pagina's in het geselecteerde item. In het volgende overzicht is de beschikbaarheid als volgt aangegeven: P = Beeldweergave of ImageViewer (tabblad Pagina) voor het wijzigen van de huidige pagina. PI = Ook op het PaperPort-bureaublad (tabblad Item) voor het wijzigen van alle pagina's in de geselecteerde items. PM = Ook in het snelmenu van het PaperPort-bureaublad voor het wijzigen van alle pagina's in de geselecteerde items. PS = Ook beschikbaar in een scanprofiel voor het wijzigen van alle binnenkomende afbeeldingen.
SET-hulpmiddelen (Scanner Enhancement Technology) Een gebied selecteren (P)
Met het hulpmiddel Gebied selecteren kunt u het gedeelte van de afbeelding selecteren dat u wilt knippen, kopiëren of verwijderen met de opdrachten op het tabblad Pagina of in het snelmenu. Gebruik het hulpmiddel om het gedeelte van de afbeelding te selecteren dat u wilt bijknippen of waarop u de functie Rode ogen verwijderen, Binnen wissen of Buiten wissen wilt toepassen.
Draaien (PI)
Klik op de knop Draaien om de geselecteerde pagina of het geselecteerde item 90 graden naar links of rechts of 180 graden te draaien.
PaperPort Startgids
26
Een afbeelding rechtzetten
Soms komt een document scheef uit de scanner. Als dit gebeurt, kunt u met de hulpmiddelen Rechtzetten (P) en Automatisch rechtzetten (PSI) het document rechtzetten. Als u tekstregels in een zwart-wit afbeeldingsbestand recht zet, leidt dit tot betere OCR-resultaten.
Automatisch Het hulpmiddel Automatisch verbeteren stelt verbeteren helderheid, contrast, kleur en tint van een (PSI) afbeelding of item bij. De afbeelding wordt door PaperPort geanalyseerd en waar mogelijk automatisch gecorrigeerd. Een afbeelding verbeteren (P)
U kunt afbeeldingen handmatig aanpassen met behulp van het hulpmiddel Verbeteren. Hiermee kunt u helderheid-, contrast-, kleuren tintwaarden wijzigen en uit negen opties de beste afbeelding kiezen (zie pagina 30).
Een afbeelding scherper maken (P)
Selecteer het hulpmiddel Verscherpen om de scherpte van een wazige afbeelding bij te stellen, of om een scherpe afbeelding te vervagen voor een speciaal effect.
Rode ogen Met het hulpmiddel Rode ogen verwijderen verwijderen corrigeert u heel eenvoudig rode ogen in het geselecteerde deel van een foto. Rode ogen (P) verschijnen soms als u mensen of dieren fotografeert bij weinig licht of met behulp van flitslicht. Een deel van een afbeelding verwijderen
Gebruik het hulpmiddel Gebied selecteren om het deel dat u wilt behouden te definiëren en verwijder de rest vervolgens met het hulpmiddel Bijknippen (P). Selecteer het hulpmiddel Vlakgom (P) om het afbeeldingsgedeelte waar u met de aanwijzer overheen gaat te wissen.
Afbeeldingen retoucheren
27
Grootte wijzigen (PI)
Gebruik dit hulpmiddel om de grootte van een afbeelding of item en/of de resolutie ervan te wijzigen of deze instellingen te definiëren voor een scanprofiel. (U kunt hiermee ook kleuren converteren of negatief weergeven.)
Verspreide stippen verwijderen (PM)
Gescande afbeeldingen bevatten soms stippen of spikkels. Het hulpmiddel Verspreide stippen verwijderen zoekt automatisch naar dit soort "ruis" en verwijdert het van de pagina. Dit leidt tot betere OCR-resultaten bij zwartwitafbeeldingen.
Lijnen verbeteren (PM)
Het hulpmiddel Lijnen verbeteren (voor zwart-witafbeeldingen) maakt lijnen donkerder en verbindt onderbroken lijnen in een tabel of formulier zodat ze donkerder en rechter lijken. Bij gebruik ervan verbeteren de OCRherkenningsresultaten.
Buiten wissen (P)
Met dit hulpmiddel verwijdert u schaduwen en vlekjes van paginaranden. Dit zorgt voor betere OCR-resultaten. Er is ook het hulpmiddel Binnen wissen (P).
Wit punt Klik op dit hulpmiddel en klik vervolgens op instellen (P) een lichte kleur in de afbeelding. Deze wordt ingesteld als het witte punt. Zie hierna. Zwart punt instellen (P)
Klik op dit hulpmiddel en klik vervolgens op een donkere kleur in de afbeelding. Deze wordt ingesteld als het zwarte punt. De kleuren die u als nieuwe witte en zwarte punt heeft gekozen, worden weergegeven op de statusbalk. Huidige witte Klik op dit hulpmiddel om de nieuwe zwarte en zwarte en witte punt toe te passen op de huidige punt afbeelding (P) of het huidige item (I). Als het toepassen resultaat niet naar wens is, maakt u de wijzigingen ongedaan en kiest u nieuwe punten.
PaperPort Startgids
28
ie uw e St an zw da ar ar te d pu
N
St an da N ie ard uw e w itt e
pu
nt
nt
De witte en zwarte punt wijzigen Hiermee verbetert u de beeldkwaliteit door de erg donkere en overbelichte gedeelten te verwijderen. Alle kleuren die lichter zijn dan de nieuwe witte punt worden wit. Alle kleuren die donkerder zijn dan de nieuwe zwarte punt worden zwart. U gebruikt deze functie bijvoorbeeld om een gearceerde grijze achtergrond te verwijderen uit een document dat u via OCR wilt omzetten in tekst. Selecteer een van de donkergrijze pixels in de achtergrond en stel dit in als witte punt. Hierdoor wordt de achtergrond wit. Als u bij een kleurenfoto de witte of zwarte punt wijzigt, vergroot u het contrast. Het kan echter ook de kleuren wijzigen.
Ervoor:
Erna:
U kunt zoals beschreven een nieuwe zwarte of witte punt toepassen op afzonderlijke afbeeldingen. U kunt ze ook als automatische verbetering toepassen op alle nieuwe pagina's die u met een geselecteerd profiel scant.
Afbeeldingen retoucheren
29
Afbeeldingen handmatig verbeteren Kies in Beeldweergave de knop Verbeteren op het tabblad Pagina van het lint. Er verschijnen negen varianten van de afbeelding. Pas de helderheid en het contrast, de kleur of de tint aan en dubbelklik vervolgens op de gewenste afbeelding. Deze wordt in het midden geplaatst en wordt het nieuwe origineel. Het eerste origineel blijft bewaard, zodat u altijd hiernaar kunt terugkeren. Verbetering afsluiten
Huidige selectie
Aanpasoptie: Helderheid & contrast Kleur Tint
Schuifregelaar
Originele afbeelding (met hersteloptie)
Meerdere afbeeldingen bewerken De mogelijkheid om items als groep te verwerken wordt batchverwerking genoemd. PaperPort biedt batchverwerkingsfuncties zodat u met één handeling meerdere afbeeldingen kunt verbeteren, wijzigen of draaien.
PaperPort Startgids
30
Selecteer een of meerdere beelditems op het bureaublad en kies vervolgens op het tabblad Item de gewenste opdracht. Raadpleeg de Help voor meer informatie.
Pagina's voorzien van annotaties PaperPort bevat een aantal annotatiehulpmiddelen waarmee u in een gescand document informatie kunt opnemen die u bij dat document wilt houden. U kunt PDF-bestanden het beste annoteren in het meegeleverde PDF-programma van Nuance. PaperPort Image-bestanden (.max) en alle andere beelditems moeten worden geannoteerd in Beeldweergave of ImageViewer. U kunt echter elk van deze bestanden naar het pictogram van het Nuance PDF-programma op de balk Verzenden naar slepen om ze te converteren naar PDF Image of PDF Searchable, klaar om te worden voorzien van annotaties of op andere wijze te worden bewerkt. Annotaties in PDF- en PaperPort Image-bestanden (.max) kunnen worden bewerkt: u kunt ze op elk moment verplaatsen, wijzigen, verwijderen of de tekst ervan bewerken. Bij andere typen beelditems, zoals JPEG- en Windows-bitmapbestanden, worden annotaties een permanent deel van de afbeelding wanneer u het item opslaat. Bij itemsoorten die annotaties niet ondersteunen, zijn de annotatiehulpmiddelen niet beschikbaar. U kunt met de annotatiehulpmiddelen van PaperPort notities en tekst toevoegen, tekst markeren, lijnen en pijlen tekenen of een beeld op een beelditem stempelen. Via de PDF Image- of PDF Searchable-indeling kunt u een document met annotaties probleemloos verzenden naar mensen die niet beschikken over PaperPort. De geadresseerde hoeft alleen maar te dubbelklikken op de e-mailbijlage en hij of zij ziet het document met annotaties in de standaard PDF-viewer van het systeem.
Pagina's voorzien van annotaties
31
Annotatiehulpmiddelen U kunt op het tabblad Annotatie van het lint een annotatiehulpmiddel selecteren als het venster Beeldweergave een beelditem bevat. Met de opdrachten uit de groep Annotatie-instellingen kunt u eigenschappen wijzigen. De gewijzigde eigenschappen worden gebruikt voor nieuwe annotaties. Dit heeft geen invloed op bestaande annotaties. Als u een annotatiehulpmiddel wilt uitschakelen, klikt u op een ander hulpmiddel, bij voorkeur Annotatie selecteren. Ga naar de Help-informatie voor een gedetailleerde lijst van deze hulpmiddelen. Hieronder vindt u een overzicht van de annotatiehulpmiddelen voor PDF-bestanden in PDF Viewer Plus. Gebruik de volgende opdrachten in PDF Viewer Plus:
Handje
Selecteer dit hulpmiddel en klik in een annotatie om deze te verplaatsen, te knippen of te kopiëren of de grootte ervan op de pagina te wijzigen. Dubbelklik op een notitie of tekstvak om de tekst te bewerken. Klik met de rechtermuisknop op een geselecteerde annotatie om de status of eigenschappen ervan te wijzigen.
Notitie
Wilt u voor uzelf een herinnering maken? Selecteer het hulpmiddel Notitie en voeg een notitie toe, vergelijkbaar met een klevend notitievelletje dat u op een document plakt. De grootte van de notitie kan worden aangepast aan de hoeveelheid informatie. U kunt de notitie minimaliseren tot pictogram. Klik er met de rechtermuisknop op om de eigenschappen te bekijken. Dubbelklik op een notitie om deze opnieuw te openen.
PaperPort Startgids
32
Tekstvak
Een tekstlabel toevoegen aan uw afbeeldingen is met het hulpmiddel Tekst heel eenvoudig. Selecteer dit hulpmiddel om tekst in te voeren waarvan u de eigenschappen kunt instellen via Bewerken > Voorkeuren > Commentaar.
Markeren
Gebruik de Markeerstift om geselecteerde tekst op de pagina of in een tekstvak te markeren, net alsof u een markeerstift gebruikt op papier.
Potlood
Met het hulpmiddel Potlood kunt u lijnen vrij op de pagina tekenen.
Lijn
Selecteer het hulpmiddel Lijn om rechte lijnen te tekenen. Als u met de rechtermuisknop klikt en Eigenschappen kiest, kunt u ook pijlen maken en de lijn opmaken.
Stempel
Met het hulpmiddel Stempel kunt u de meegeleverde stempels of door u geselecteerde bitmapafbeeldingen op de pagina plakken, alsof u een rubberstempel gebruikt.
Items beveiligen In PDF Viewer Plus kunt u het beveiligingsniveau van de PDFbestanden (tot maximaal 1.7) aanpassen via het menu Document. Als u een nieuw PDF-bestand maakt van bestaande bestanden, bijvoorbeeld door een paginaminiatuur naar een werkruimte te kopiëren of door een PDF-item te dupliceren, zijn de beveiligingsinstellingen gelijk aan die van het oorspronkelijke bestand. Lege PDF-bestanden worden gemaakt zonder beveiligingsinstellingen. U kunt deze later toevoegen. PaperPort kent twee soorten wachtwoorden. Het wachtwoord voor openen beperkt de toegang tot het document: u kunt het alleen openen als u op het juiste moment het wachtwoord geeft. Met het machtigingswachtwoord kunt u een beveiligd document openen en opgeven hoe het kan worden gebruikt. Als dit wachtwoord niet is opgegeven, is verder gebruik van het bestand onbeperkt mogelijk.
Items beveiligen
33
Items archiveren Voor uw werk in PaperPort is het belangrijk dat u items in de juiste mappen archiveert. U kunt items naar een andere map slepen of van het PaperPort-bureaublad naar elke map slepen die u wenst. U kunt zoekcriteria opgeven om u te helpen items later terug te vinden. De naam van elk item verschijnt onder de miniatuur in de miniatuurweergave. Bij een item met meerdere pagina's verschijnt de naam onder de afzonderlijke paginanamen als deze zijn toegewezen. Met het dialoogvenster Mappenbeheer kunt u PaperPort-mappen toevoegen, verwijderen, verplaatsen en hernoemen. U kunt de kleur van een mappictogram wijzigen in een kleur die u helpt bij het rangschikken van uw items. U kunt ook in Windows Verkenner mappen die u bekijkt in de PaperPortmappenstructuur toevoegen, verwijderen, verplaatsen en hernoemen. Deze wijzigingen worden automatisch weerspiegeld in PaperPort. In het deelvenster Mappen kunt u submappen met inhoud verslepen, kopiëren of verplaatsen naar andere submappen of PaperPort-mappen, submappen maken en mappen verwijderen. U kunt ook instellingen voor het delen of beveiligen van bestanden rechtstreeks via het snelmenu van elke map aanpassen. Met de knop Vorige keert u heel eenvoudig terug naar alle mappen die u recent heeft bekeken, vergelijkbaar met de knop Vorige in Internet Explorer. U kunt zo ook snel terugbladeren in elke werkruimte afzonderlijk.
PaperPort Startgids
34
Zoekcriteria aan items toevoegen U kunt aan elk gewenst PaperPort-item documentinformatie toevoegen. Klik met de rechtermuisknop op het item en kies Eigenschappen. Bij PDF- of MAX-bestanden ziet u bestaande documentinformatie, indien aanwezig. Bij andere bestandstypen ziet u alleen de naam van het item. Klik op de knop Bestandseigenschappen en kies het tabblad Samenvatting. Voer desgewenst een titel, onderwerp, auteur, trefwoord of opmerkingen in. Deze informatie wordt opgeslagen in uw systeem en niet in PaperPort. U kunt de informatie hierin bekijken en wijzigen. De gegevens zijn mogelijk toegankelijk voor zoekfuncties van uw systeem. De PaperPort-functie All-in-One Search werkt alleen met documentinformatie die is ingevoerd in MAX- en PDF-bestanden. Voor MAX-bestanden moet deze informatie al bestaan. U kunt geen gegevens wijzigen of toevoegen. Voor PDF-bestanden kunt u documentinformatie toevoegen via het menu Document van PDF Viewer Plus of PDF Converter Professional. De gegevens worden opgeslagen in het bestand in PaperPort als u PDF Viewer Plus sluit of Bestand > Opslaan kiest. Ze worden niet opgeslagen als u alleen teruggaat naar het PaperPortbureaublad. Als u doorzoekbare documentinformatie wilt toevoegen aan MAX- of XPS-bestanden of andere bestanden, kunt u ze het beste converteren naar PDF en de informatie vervolgens toevoegen.
Items zoeken PaperPort biedt verscheidene functies voor het zoeken naar PaperPortitems. U kunt een item snel vinden door visueel te bladeren door de miniaturen op het PaperPort-bureaublad. Als u veel mappen en items heeft, biedt PaperPort krachtigere mogelijkheden met All-in-One Search. Open het deelvenster Eigenschappen om de documentinformatie over PDF- en MAX-bestanden te bekijken. Dit
Zoekcriteria aan items toevoegen
35
is de tekst die kan worden gebruikt in All-in-One Search. U voert als volgt een zoekopdracht uit: 1. Open het deelvenster All-in-One Search. 2. Bepaal of u alleen het eerste bestand met de gezochte tekst wilt zien of alle bestanden waarvan de bestandsinformatie de gezochte tekst bevat. 3. Geef het bereik van de zoekopdracht aan: Huidige map, Huidige map met submappen of Alle PaperPort-mappen. 4. Typ de zoektekst in het tekstvak Naam, auteur, trefwoorden. Meestal zal dit één woord zijn, maar u kunt ook tekstfragmenten en meerdere woorden invoeren (zie hierna). 5. Vouw het deelvenster uit en gebruik desgewenst de selectievakjes om informatievelden uit te sluiten, bijvoorbeeld als u alleen in het veld Auteur wilt zoeken. 6. Klik op Zoeken. Als u heeft opgegeven alleen het eerste zoekresultaat te willen zien, wordt het eerste bestand met de gezochte tekst gemarkeerd. Klik op het tabblad Item van het lint op Volgende zoeken om naar het volgende zoekresultaat te gaan. Als u heeft opgegeven alle zoekresultaten te willen zien, verschijnt een lijst met alle zoekresultaten. Zoekcategorieën:
•
Naam: itemnaam. Dit is niet altijd de bestandsnaam; de itemnaam is beschikbaar voor alle items, zoals ingevoerd in het deelvenster Eigenschappen of het dialoogvenster Itemeigenschappen in PaperPort.
•
Auteur: zoals gedefinieerd in PDF Viewer Plus onder Documenteigenschappen.
•
Trefwoorden: zoals gedefinieerd in PDF Viewer Plus onder Documenteigenschappen.
•
Opmerkingen: zoals gedefinieerd in PDF Viewer Plus onder Onderwerp.
•
Annotaties: notities of tekstvakgegevens die aan PDF- of MAXbestanden zijn toegevoegd.
PaperPort Startgids
36
Hoe wordt er gezocht? Bij de zoekopdrachten wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. Als u 'dns' zoekt, wordt ook 'DNS' gevonden en als u 'paperport' zoekt, wordt ook 'PaperPort' gevonden. U kunt niet opgeven dat u alleen hele woorden wilt zoeken. Als u 'ns' zoekt, vindt u dus ook 'DNS' en als u 'voor' zoekt, vindt u ook 'voorwaarde'. Als u twee of meer woorden invoert, wordt elk woord afzonderlijk gezocht. Alle bestanden die een van de opgegeven woorden bevatten, verschijnen in de lijst met zoekresultaten. Weergave van de zoekresultaten: Na afloop van een zoekopdracht naar alle items worden de resultaten als rijen in een tabel weergegeven. Selecteer een rij om de gezochte bestandsinformatie boven de lijst weer te geven. Klik op de knop Tekst bekijken om de tekst van het geselecteerde item te extraheren. Klik op de knop Tekst kopiëren om deze tekst op het Klembord te plaatsen. Klik met de rechtermuisknop op een resultaat en kies Openen om het document in het bijbehorende programma te openen. Met Map met inhoud openen wordt de map geopend waarin het bestand staat en wordt het bestand geselecteerd. Woorden zoeken in de inhoud van een PDF: U kunt doorzoekbare en normale PDF-bestanden doorzoeken in PDF Viewer Plus. PaperPort kan PDF Image-bestanden en andere beelditems converteren naar doorzoekbare PDF-bestanden. Hierdoor kunnen andere programma's, zoals Nuance PDF Converter Professional, Windows Desktop Search of Google, de inhoud van deze bestanden doorzoeken. Zie PDF-documenten maken op pagina 46. Woorden zoeken in de inhoud van een PDF: U kunt de PaperPort OCR-functie uitvoeren op beelditems, zoals MAX, XPS en PDF Image. Gebruik hiervoor de knop Tekst bekijken in het deelvenster Eigenschappen. U kunt deze tekst naar het Klembord kopieren en in een tekstverwerkingsprogramma plakken, zodat u erin kunt zoeken. Een betere oplossing is OmniPage (indien beschikbaar). Sleep hiervoor het item naar het bijbehorende pictogram op de balk Verzenden naar. Het OCR-resultaat is nauwkeuriger en de documentopmaak blijft behouden.
Items zoeken
37
Bestanden delen PaperPort bevat veel functies waarmee u bestanden, afbeeldingen en documenten gemakkelijk kunt delen met vrienden, collega's en zakenpartners. Deze hulpmiddelen zijn in het programma geïntegreerd en via het lint direct beschikbaar. Met PaperPort kunt u heel simpel: items naar anderen e-mailen, door eenvoudigweg de items naar uw favoriete e-mailprogramma te slepen op de PaperPort-balk Verzenden naar; items scannen of converteren naar PDF-indeling, een zeer populaire indeling voor het delen van bestanden en door velen beschouwd als de norm voor documentdistributie; toegang verkrijgen tot gedeelde mappen op uw LAN- of WAN-netwerk, door de mappen aan uw deelvenster PaperPort-mappen toe te voegen; direct instellingen voor Delen en beveiliging benaderen via het snelmenu van de map. Met PaperPort maakt u heel eenvoudig op een server of pc een gedeelde map, die kan dienen als een centrale verzamelplaats voor alle belangrijke kantoordocumenten. Alle PaperPort-clients hebben toegang tot deze map en kunnen via de PaperPort-functies voor documentbeheer en papierverwerking documenten rechtstreeks opzoeken en gebruiken.
PaperPort Startgids
38
Bovendien kunt u items converteren naar veelgebruikte bestandsindelingen, zodat deze door anderen in een groot aantal andere programma's kunnen worden gebruikt. Ga via de Nuance-website http://netherlands.nuance.com naar PaperPort voor een lijst van alle programma's die worden ondersteund.
Items naar een ander programma verzenden U kunt in PaperPort heel eenvoudig via slepen en neerzetten uw bestanden openen in uw favoriete programma. Kies het bestand dat u wilt openen en sleep deze naar het programmapictogram op de balk Verzenden naar onder in het PaperPort-bureaublad. Veelvoorkomende kantoortaken zoals e-mailen en faxen gaan nu sneller dan ooit. Gescande documenten kunnen nu probleemloos worden gebruikt in andere programma's. Via de balk Verzenden naar wordt het document automatisch naar een indeling geconverteerd die door het ontvangende programma wordt ondersteund. U kunt bijvoorbeeld het gescande beeld van een brief naar de Microsoft Word-koppeling op de balk Verzenden naar van PaperPort slepen, waarmee u aangeeft dat u de brief wilt openen als tekstbestand en niet als statisch afbeeldingsbestand. PaperPort voert het OCR-programma uit en stuurt bewerkbare tekst naar Word. PDF Viewer Plus
OmniPage
Microsoft Outlook®
PDF Converter
PaperPort ondersteunt een groot aantal programma's, waaronder tekstverwerkings-, spreadsheet-, fax-, internet-, e-mail-, beeld-, OCRen online serviceprogramma's. De programmakoppeling op de balk Verzenden naar voert de benodigde conversies uit en biedt soms opties voor het verzenden van het item.
Items naar een ander programma verzenden
39
PaperPort gebruiken in combinatie met OmniPage Als u naast PaperPort ook OmniPage heeft, kunt u beschikken over de OCR-services van dat programma en zo de mogelijkheden van PaperPort uitbreiden. U kiest OmniPage door in een tekstprogramma met de rechtermuisknop op de PaperPort-koppeling te klikken, Verzendopties te kiezen en vervolgens als OCR-programma OmniPage te selecteren, in plaats van PaperPort OCR. Met OmniPage kunt u:
•
papieren documenten rechtstreeks converteren naar bruikbare Microsoft Office-documenten;
•
PDF-bestanden met behoud van opmaak omzetten in bewerkbare documenten;
•
automatisch beelden van multifunctionele printers en scanners in een netwerk verwerken;
•
documenten scannen en converteren naar XML, PDF, TIFF en andere indelingen;
•
documenten delen via e-mail, internet, XML en e-Books;
• OmniPage-workflows gebruiken voor directe, effectieve controle over documentconversies.
De balk Verzenden naar aanpassen U bepaalt zelf hoe de balk Verzenden naar eruit ziet. U kunt bijvoorbeeld programmapictogrammen toevoegen, verwijderen of verplaatsen. Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie.
PaperPort Startgids
40
Verzendopties aanpassen U kunt via de verzendopties aangeven op welke manier u de programma's op de balk Verzenden naar wilt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld de bestandsindeling selecteren waarin PaperPort een item opslaat.
U kunt een item versturen per e-mail door het te verslepen naar het pictogram van het e-mailprogramma op de balk Verzenden naar. Gebruik de e-mailkoppelingsopties om de bestandsindeling van de bijlagen en andere opties op te geven.
Items converteren Met PaperPort kunt u gescande documenten en tekstitems converteren naar afbeeldingen, en afbeeldingen converteren naar tekst.
Items converteren naar afbeeldingsbestanden U kunt gescande documenten en tekstitems converteren naar afbeeldingsbestanden. Met de opdracht Opslaan als kunt u beelditems opslaan naar allerlei standaard afbeeldingsindelingen, zoals PDF, JPEG en TIFF, maar ook naar de eigen bestandsindeling van PaperPort Image (.max).
Items converteren
41
U kunt tekstitems en beelditems converteren naar PaperPort Imageitems (.max) met behulp van de opdracht Als PaperPort Image-item dupliceren. Met de opdracht Als PDF-item dupliceren kunt u tekstitems converteren naar PDF Image-items. Als u meerdere items selecteert, kunt u deze tegelijkertijd converteren naar een nieuwe indeling. In de Help-onderwerpen vindt u meer informatie hierover.
Documenten samenstellen U kunt documenten samenstellen door ze te combineren. De bestanden die u wilt stapelen, moeten zich in één map bevinden en u moet ze selecteren in de volgorde waarin u ze wilt stapelen. Klik op de pijl naast Items combineren en kies een van de beschikbare combinaties:
•
In PDF-stapel: Elke oorspronkelijke pagina wordt één PDFpagina, met behoud van de oorspronkelijke afmetingen.
•
In PDF-pagina's met meerdere items, Passend maken: Hiermee past u de afmetingen van de verschillende items aan en plaatst u altijd vier oorspronkelijke pagina's op één PDF-pagina.
•
In PDF-pagina's met meerdere items, Originele afmetingen behouden: Hiermee plaatst u zoveel mogelijk oorspronkelijke pagina's op elke PDF-pagina.
•
In PDF-miniatuurpagina: Hiermee maakt u van alle itempagina's miniaturen en plaatst u zoveel mogelijk miniaturen op een PDFpagina. Het oorspronkelijke item blijft bewaard in de oorspronkelijke bestandsindeling. Combineren duurt gewoonlijk langer dan stapelen, omdat er een PDF-bestand moet worden gegenereerd.
PaperPort Startgids
42
Afbeeldingen naar tekst converteren U kunt gescande documenten converteren naar tekst door de miniatuur te slepen naar een tekstverwerkingsprogramma. PaperPort verwerkt het gescande document automatisch met behulp van de OCR-software van PaperPort, start het tekstverwerkingsprogramma en laadt de gescande tekst in een document zodat u deze kunt bewerken. U kunt in PaperPort ook tekst van een deel van de afbeelding kopiëren, zodat u deze kunt gebruiken in een tekstverwerkings- of spreadsheetprogramma. De OCRsoftware verwerkt de tekst en kopieert deze naar het Klembord van Windows. Open het programma waarin u de tekst wilt invoegen en plak de tekst in het bestand.
Formulieren invullen U kunt actieve PDF-formulieren invullen met het PDFprogramma. Kies het Handje en druk op de tabtoets of de pijltoetsen om naar een formulierveld te gaan. Kies de gewenste opties of voer tekst in. In de Help en de Instructies vindt u alle mogelijke formulierelementen. Nadat u alle gegevens heeft ingevoerd, slaat u het formulier op het PaperPort-bureaublad op, zodat u het formulier in zijn geheel (met alle ingevulde gegevens) kunt afdrukken of verzenden via e-mail. Als u werkt met een voorgedrukt formulier, kiest u in het dialoogvenster Afdrukken de optie Alleen formuliervelden om uw antwoorden rechtstreeks in het formulier af te drukken.
PDF-ondersteuning Verschillende PDF-typen PDF (Portable Document Format)-bestanden worden vaak in drie verschillende categorieën ingedeeld:
• • •
PDF Image PDF Searchable Image PDF Formatted Text & Graphics (normale PDF)
Formulieren invullen
43
PDF-bestanden openen U kunt in PaperPort deze drie PDF-typen openen en bekijken. PDFbestanden worden standaard geopend in PDF Viewer Plus of, indien beschikbaar, in PDF Converter Professional. U kunt ze als PDF Image openen in ImageViewer. Voor beveiligde bestanden moet u het juiste wachtwoord invoeren. Beveiligingsinstellingen worden gerespecteerd. Met behulp van het machtigingswachtwoord kunt u de instellingen wijzigen. PDF-paginabewerkingen U kunt in PaperPort pagina's uit het ene PDF-bestand in- of toevoegen aan een ander PDF-bestand en ook een serie PDF-bestanden stapelen in één PDF. Bij pagina's van verschillende PDF-typen wordt het type van het uiteindelijke bestand door het programma bepaald. U kunt één of alle pagina's extraheren uit een PDF-bestandsstapel met meerdere pagina's om één PDF per pagina te maken. Items combineren in één PDF-bestand U kunt een groot assortiment beelditems combineren in één doel-PDF. Alle gecombineerde items blijven bewaard op de oorspronkelijke locatie en in de oorspronkelijke bestandsindeling. In PaperPort Professional kunt u ook tekstitems combineren. PDF-bestanden voorzien van annotaties U kunt aan PDF-pagina's van elk PDF-type notities, markeringen en grafische elementen, zoals pijlen, toevoegen als notaties. Deze worden geen onderdeel van de echte PDF-pagina, maar vormen een aparte laag, zodat ze kunnen worden bekeken, verplaatst, gewijzigd of verwijderd in PaperPort en andere PDF-viewers en -editors. U kunt annotaties toevoegen in ImageViewer of in uw PDF-programma. PDF-bestanden aanpassen Met de SET-hulpmiddelen kunt u het uiterlijk van PDF-pagina's verbeteren of ze beter prepareren voor tekstherkenning (OCR). Zie pagina 25 en het Help-onderwerp Pagina's en afbeeldingen verbeteren. Voor het wijzigen van de echte tekstinhoud van een PDF-bestand of van tekstkleuren of -kenmerken, heeft u een PDF-editor nodig, bijvoorbeeld Nuance PDF Converter Professional.
PaperPort Startgids
44
Tekst extraheren uit PDF-bestanden Met de opdracht Tekst kopiëren plaatst u tekst in PDF-bestanden op het Klembord als tekst zonder opmaak. Zo nodig wordt OCR uitgevoerd. De opdracht Tekst bekijken doet hetzelfde, maar hiermee wordt de tekst in een PaperPort-venster weergegeven. U kunt opgeven of u deze teksten wilt opslaan. Als u dat niet doet, wordt de tekst bij elk gebruik van de opdracht opnieuw gegenereerd. U kunt PDF-bestanden ook verzenden naar tekstverwerkingsprogramma's op de balk Verzenden naar. Hiermee wordt bewerkbare tekst gegenereerd met een vooraf ingesteld opmaakniveau. Zo nodig wordt OCR gebruikt. Zie de Helponderwerpen Gescande documenten converteren naar tekst en Uitvoeropties voor het doelprogramma. Documentinformatie toevoegen aan PDF-bestanden voor zoekopdrachten U kunt voor een PDF-bestand een itemnaam, auteur, onderwerp en trefwoorden definiëren, zodat u het bestand later gemakkelijk kunt terugvinden. De itemnaam moet worden gedefinieerd in PaperPort. De overige gegevens kunt u opgeven in uw PDF-programma via het menu Document. Zie de Help-onderwerpen Het deelvenster All-in-One Search gebruiken en Itemeigenschappen. Met All-in-One Search kunt u woorden zoeken in de documentinformatie van een of meer PDFbestanden. PDF-bestanden opslaan als ander bestandstype U kunt PDF-bestanden opslaan als allerlei typen afbeeldingsbestand en als XPS. Zie het Help-onderwerp Beelditems opslaan. Een PDF met meerdere pagina's wordt opgeslagen als één bestand als u een bestandstype kiest dat meerdere pagina's ondersteunt. Als dat niet het geval is, wordt elke PDF-pagina opgeslagen als apart bestand. PDF-bestanden toevoegen aan Windows Desktop Search Ga naar Bureaublad > Opties > Geavanceerd om PaperPort in of uit te schakelen als het programma voor de verwerking van PDF-bestanden in Windows Desktop Search. Zie voor meer informatie de Help-onderwerpen PDF-bestanden en PDF-bestanden maken.
PDF-ondersteuning
45
PDF-documenten maken PDF Image-bestanden maken vanuit andere programma's Zorg er via Bureaublad > Opties > Items voor dat PDF (en niet MAX) is geselecteerd als doelbestandstype. Kies PDF Image of PDF Searchable. Open vervolgens een bronbestand in een geschikt programma en kies Afdrukken. Deze optie staat meestal in het menu Bestand. Kies als printer de optie PaperPort Image Printer en kies de gewenste afdrukinstellingen, bijvoorbeeld zwart-wit- versus kleurconversie. Zie de Helponderwerpen PaperPort-afdrukstuurprogramma's en Afdrukken naar PDF vanuit andere programma's. PDF Searchable-bestanden maken tijdens het scannen Open een scanprofiel en stel in het deelvenster Uitvoer het PDFbestandstype in of kies het meegeleverde profiel Doorzoekbaar PDFkleurendocument. Zie het Help-onderwerp Scanprofielen wijzigen. Gebruik het profiel om PDF-bestanden te genereren. PDF-bestanden maken van bestaande PDF- of XPS-bestanden of beelditems Klik met de rechtermuisknop op een PDF-bestand en kies Item dupliceren, Huidige pagina dupliceren of Opslaan als. De kopie wordt van hetzelfde PDF-type als de bron-PDF. Klik met de rechtermuisknop op een beelditem en kies Als PDF dupliceren of Opslaan als. Als u dubbelklikt op een XPS-bestand zodat het wordt geopend in PDF Viewer Plus, wordt er automatisch een PDF-kopie gemaakt, die u vervolgens kunt wijzigen en opslaan.
Het Nuance-programma PDF Create biedt meer geavanceerde mogelijkheden voor het maken van PDF's. U kunt hiermee van een of meer brondocumenten PDF-bestanden maken die u kunt afdrukken, doorzoeken en bewerken. Dit proces kunt u in hoge mate zelf instellen. Dit programma wordt geleverd bij PaperPort Professional en PDF Converter Professional en is ook leverbaar als zelfstandig product.
PaperPort Startgids
46
PaperPort verwijderen Als u de installatie van PaperPort volledig ongedaan wilt maken, moet u achtereenvolgens drie PaperPort-onderdelen verwijderen. De volgorde waarin u dat doet, is niet van belang. De onderdelen zijn: PaperPort 12 SE, PaperPort Image Printer en PDF Viewer Plus. Als u alleen PaperPort Image Printer en/of PDF Viewer Plus verwijdert, werkt PaperPort niet meer naar behoren. 1. Selecteer in het Configuratiescherm de optie Software (of Programma's en onderdelen). 2. Selecteer Nuance PaperPort 12.0. 3. Klik op Verwijderen om de installatie van het programma ongedaan te maken. 4. Herhaal dit voor de resterende onderdelen. 5. Start de computer opnieuw op om de verwijdering te voltooien.
PaperPort wordt beschermd door de volgende VS-octrooien en buitenlandse equivalenten: 6,262,732; 5,077,807; 5,235,651; 5,261,009; 5,278,918; 5,278,920; 5,347,595; 5,381,489; 5,436,983; 5,657,397; 5,778,092; 5,862,259; 6,038,342 en 6,047,251.
PaperPort verwijderen
47
