Řízení projektů v praxi Ing. Josef Hajkr, Ph.D., MBA (IPMA CPM) SHINE Consulting s.r.o.
[email protected]
Abstrakt V rámci tohoto přízpěvku se soustředím na zdánlivě samozřejmé věci, které by z manažerského pohledu měly být definovány na počátku každého projektu. Zmíním existenci mezinárodních standardů a certifikaci projektových manažerů. Na závěr pak upozorním na kritické faktory úspěchu realizace projektu. Klíčová slova Trojimperativ projektu, cíle a přínosy, kritické faktory úspěchu projektů, mezinárodní standardy Key words Triple constraint, goals and objectives, projects critical success factors, international standards
Úvod - vymezení pojmu "projekt" Pod dnes často využívaným slovem „projekt“ si můžeme představit řadu věcí. Vzniká zde řada nedorozumění. Jak často nazýváme "projektem" něco, co vůbec nesplňuje základní požadavky na projekt. Věnujme tedy na úvod krátce pozornost tomu, co musí být splněno,aby projekt byl projektem. Otázka k zamyšlení: Co je to projekt? Jak jej lze definovat? Co je pro projekty společné? Tip: pokuste se formulovat svoji vlastní definici toho, co je to projekt! Definice dle ISO normy a mezinárodní standardy a certifikáty Dle normy ISO 10006 „Směrnice jakosti v managementu projektu“ je projekt jedinečný proces sestávající z rady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení,
prováděný pro dosažení předem stanoveného cíle, který vyhovuje specifickým požadavkum, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji.
Norma 10 006 definuje,jaké procesy a v jaké kvalitě by mněly být na projektech organizovány. V tomto kontextu je dobré zmínit i to,že existují všeobecně uznávané standardy v oblasti projektového řízení IPMA (International Project Management Association -EU)1 a PMI (Project Management Institute –USA)2. Každý z těchto standardů má i svůj proces certifikace. Je tedy možné získat v této oblasti příslušné vzdělání, zakončené certifikací s mezinárodní platností. Velice důležité je to, že v rámci certifikace je sledována i praxe uchazeče. V CR tuto certifikaci garantuje certifikační orgán IPMA při Společnosti pro projektové řízení. Tipy: Používejte projektové řízení pro jedinečné, ne opakované procesy Věnujte pozornost tomu, jaké konkrétní metodiky jsou pro řízení projektů využívány. Zajímejte se o to, zda-li osoby,které projekty řídí vlastní i příslušný certifikát (tj. mají i adekvátní vzdělání a praxi.) Připravte svoji firmu na certfikaci i po stránce znalostí v oblasti řízení projektů Co dále platí pro projekty? Projekt má právě jeden začátek a jeden konec. Nemělo by se tedy stát, že není jasné kdy daný projekt vlastně začal a zda-li již případně neskončil. Projekt sestává z řady kroků,v rámci nichž vznikají jednotlivé produkty (vývojové činnosti) a rovněž je i o činnostech řízení projektu jako celku. Tyto dvě věci rozlišme,protože pro ně většinou potřebujeme lidi s různými charakterovými vlastnostmi! Efektivní řízení projektu vyžaduje neustálou koordinaci toho, CO má být vytvořeno, KDY to má být vytvořeno a ZAKOLIK to má být vytvořeno. Tyto tři pohledy definují tzv. "trojimperativ projektu". Povšimněme si, že tento troj-jedinný cíl je ve vzájemném rozporu. Chceme-li vytvořit kvalitnější výstupy,trvá to déle a stojí to více. Při plánování a řízení projektu tedy neustále hledáme kompromis mezi možným a chtěným. Bez přidělování zdrojů na 1
Viz. www.ipma.cz
2
Viz. www.pmi.org
jednotlivé činnosti nemůžeme o projektovém řízení hovořit. Nic se nikdy nerealizuje v potřebné kvalitě samo a bez motivace zúčastněných. Ne náhodou trojimperativ projektu odpovídá tomu, jak je v obchodním zákoníku vymezena smlouva o dílo. Každá smlouva musí obsahovat specifikaci plnění (CO), termíny (KDY) a cenu (ZA KOLIK), aby to vůbec smlouva byla. Aby bylo možné nadefinovat cíl projektu, musí být nejprve definován problém (nebo výzva), která je odpovědí na otázku:“ Proč potřebujeme tento projekt?“ V návaznosti na tuto základní otázku je možné definovat očekávané přínosy projektu. Tipy: Definujte si vždy v týmu trojimperativ projektu na jeho počátku Dohodněte se, kde leží hranice minimální kvality výstupů a určete si jádro řešení, pod které nelze jít, aby realizace projektu měla smysl Uvědomte si, kde leží priorita: na včasném dokončení projektu, ve vysoké kvalitě výstupů, nebo v nízkých nákladech? Nelze mít prioritu ve všech dimenzích trojimperativu naráz! Kritické faktory úspěchu při řízení plánování a projektů Mějte jasnou vizi. Lze říci, že vnitřní přesvědčení a jasná sdílená vize jsou pro úspěch projektu v oblasti vzdělávání naprostou nezbytností. Toto vnitřní přesvědčení je vnímáno okolím i neverbálním, mimosmyslovým způsobem. K této vizi pak logicky patří i nutnost nenechat se odradit dílčími neúspěchy.
Vytvořte strategii projektu. Každý projekt by měl mít svoji strategii a strategický rámec. Projekty mají podporovat definované business cíle. Strategie projektu je tedy velice podstatným dokumentem.
Řešení jako skutečný projekt. Aby projekt byl skutečně projektem,musí být jasně stanoveny jeho cíle, zdroje, systém řízení, garance. Využívejte v této oblasti mezinárodních standardů.
Definujte řídící výbor a řešitelský tým. Velice podstatné je to, aby nejvyšším orgánem projektu byl řídící výbor. V něm musí být zastoupen zákazník projektu i všichni klíčoví dodavatelé. Tento orgán by měl mít v kontextu projektu nejvyšší pravomoci, včetně pravomoci projekt předčasně ukončit, či naopak posílit.
Podpora klíčových osob. Pokud projekt nemá sponzora, který by měl být nositelem problému s příslušnou odpovědností za dostatečný rozpočet, je projekt odsouzen k živoření již od samotného počátku. Tento sponzor by se měl projektu osobně účastnit minimálně jako člen řídícího výboru.
Schopnost vidět, zaznamenat a rozvíjet projekt v souvislostech a ve vazbách na okolí projektu. Téměř žádný projekt není realizován izolovaně. Vždy je zasazen do nějakého rámce. Je nutné sledovat, jak změny v okolí ovlivní jednotlivé kroky projektu. Projekty navíc často sdílejí zdroje. Koordinace klíčových zdrojů (zejména lidí) je věc velice podstatná.
Týmová práce. Nesmírně důležitým prvkem úspěchu je vytvoření kvalitního řešitelského týmu. Spoléhejte spíše na osoby, které jsou k organizaci loajální a jsou s ní dlouhodobě spojeny. Získejte podporu vhodných strategických partnerů, kteří přinesou potřebné znalosti. Myslete na možné synergie.
Princip osobní odpovědnosti. Každý člen řešitelského týmu musí mít definovány jasně svoje pravomoci a zodpovědnosti. Tyto musí být provázány s celým systémem řízení projektu.
Motivace řešitelského týmu. Ve fázi formování týmu je třeba věnovat pozornost motivaci každého jeho člena. Důležité je kombinovat motivaci finanční a nefinanční, navodit klima důvěry a transparentnosti systému řízení a odměňování.
Důslednost. Je nutné věnovat pozornost tomu, aby se dodržovaly dohody a aby kvalita výstupů odpovídala očekávaným parametrům
Důraz na kvalitu. Zavádění změn je třeba provádět až po kvalitní přípravě. Všechny produkty, které jsou řešitelským týmem uvolňovány, musí mít potřebnou, předem definovanou kvalitu.
Public relations. Řešitelé projektu musí neustále komunikovat výstupy do okolí. Musí být neustále zřejmé, v jaké fázi se projekt nachází, kam směřuje, jak byly vyřešeny případné problémy. Vysoce významné je rovněž neustálé monitorování a publikování přínosů projektu. Doporučené techniky: volný přístup k informacím, tiskové zprávy, články, existence zápisů, zařazení projednání stavu projektu na příslušné schůzi, diskuse, připomínání projektu. Závěr Závěrem lze snad s jistým nadhledem upozornit na to, že i lidský život má všechny zásadní atributy projektu. Rovněž má jeden začátek, jeden konec, určité zdroje, které jsou k dispozici a měl by mít nějaký smysl, cíl. Aby se vám nejdůležitější projekt dařil, k tomu vám přeji vše nejlepší.
Bibligrafie ROSENAU, M.: Řízení projektů, 3.vydání, Brno: Computer Press, 2007, 360 s.,978-80251-1506-0. MARTIN P., TATE K.: Management projektu - Memory Jogger,Praha:česká společnost pro jakost,2005,s. 176,ISBN 80-02-01732-3 Česká technická norma ČSN ISO 10006 ed.2, Český normalizační institut, Praha 2004, 48s. International Project Management Association: IPMA Competence Baseline , version 3.0., IPMA:IPMA, 2006,s. 176, ISBN 0-9553213-0-1 Project management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Third Edition, Project Management Institute:Project Management Institute, 2004, s. 388, ISBN 1-9306-9945-X (paperback), ISBN 1-9306-9950-6 (CD ROM)
Ing. Josef HAJKR, Ph.D., MBA Vystudoval Fakultu stavební VUT v Brně se zaměřením na řízení projektů a doktorské studium v oboru ekonomika a řízení podniku. Je absolventem MBA studia na The Nottingham Business School, UK. Lektor v rámci MBA programu na Brno Business School. Člen Project Management Institute (PMI), člen Společnosti pro projektové řízení, certifikovaný manažer projektů a jeden ze zkoušejících dle International Project Management Association (IPMA). 15 let praxe jako manažer, lektor a konzultant se zaměřením na oblasti projektového řízení a eLearningu. Senior konzultant, lektor a kouč SHINE Consulting. Partner Expertis Praha.
