BAB IV PEMBAHASAN IV.1 Evaluasi Pengendalian Internal pada Pencatatan dan Pelaporan Keuangan Dalam pelaksaan kegiatan operasionalnya, perusahaan pusat harus memiliki pengendalian yang memadai terhadap cabang, terutama yang berkaitan dengan pencatatan dan pelaporan keuangan cabang. Pengendalian yang dimiliki diharapkan dapat memadai agar dapat menjamin bahwa dalam pelaksanaan prosedur pencatatan dan pelaporan tidak terdapat praktek-praktek yang tidak sehat yang dapat merugikan perusahaan. Dalam bab ini, akan dilakukan evaluasi terhadap pengendalian internal dari prosedur pencatatan dan pengendalian dengan menggunakan pendekatan COSO.
IV.1.1 Evaluasi Lingkungan Pengendalian ( Control Environment) 1.
Integrity and Ethical Values ( Integritas dan Nilai Etika) Perusahaan sudah memiliki nilai integritas dan etika dengan baik, perusahaan sudah
memiliki buku pedoman yang diberikan kepada masing-masing karyawan. Di dalam buku pedoman menjelaskan tentang visi dan misi perusahaan, profil perusahaan dan kegiatan perusahaan. Dengan adanya visi dan misi perusahaan, karyawan akan lebih memahami tujuan perusahaan baik jangka pendek dan panjang dan akan lebih bekerja sebaik-baiknya untuk mendukung perusahaan mewujudkan tujuannya. Selain memperoleh buku pedoman, karyawan juga mendapatkan PKB (perjanjian kerja bersama) yang di dalamnya dijelaskan tentang sikap dan etika perilaku yang harus dipatuhi oleh karyawan pada saat bekerja di cabang PT.Tricor Lintas Benua, serta 59
59
terdapat sanksi - sanksi yang akan diberikan oleh perusahaan apabila karyawan berbuat tidak baik atau melakukan perbuatan yang dapat merugikan perusahaan, dan terdapat peraturan-peraturan lainnya untuk menjaga kelancaran aktivitas perusahaan. 2.
Commitment and Competence Secara umum, perusahaan telah melakukan proses training pada saat awal
penerimaan karyawan baru. Proses ini bertujuan untuk memberikan bekal kepada karyawan tentang kegiatan perusahaan dan memberikan pelatihan-pelatihan khusus agar pekerjaan yang akan dikerjakan dapat dilakukan dengan efektif. Perusahaan juga melakukan proses percobaan minimal 3 bulan untuk masa orientasi karyawan baru dengan tujuan proses ini dapat menyeleksi karyawan yang siap untuk beradaptasi dengan perusahaan dan cara ini juga akan menilai apakah karyawan memiliki nilai kesetiaan terhadap perusahaan. 3.
Management’s Philosophy and Operating Style (Filosofi dan Gaya Manajemen) Di dalam perusahaan cabang, antara kepala cabang dan bawahan saling
berhubungan baik. Hal ini terlihat apabila bawahan memberikan masukan atau pendapat kepada kepala cabang, maka kepala cabang akan mendengarkan masukkan tersebut dan mempertimbangkan masukan dan jika diperlukan kepala cabang akan menyampaikan masukan dan pendapat karyawan cabang kepada kantor pusat. Kepala cabang juga memberikan motivasi kepada para karyawan untuk dapat bekerja dengan semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan begitu, gaya manajemen dalam memperlakukan bawahannya atau karyawannya dengan baik dan selalu mendukung dalam menjalankan pekerjaan mereka. Pemimpin di kantor pusat akan mengunjungi cabang daerah minimal 3 bulan sekali dan hal ini dilakukan untuk memberikan motivasi kepada karyawan cabang. Untuk meningkatkan hubungan yang 60
baik lagi, pemimpin perusahaan mengadakan acara-acara kebersamaan 2 tahun sekali, hal ini dilakukan untuk meningkatkan hubungan yang baik dan menciptakan suasana kenyamanan dalam bekerja. 4.
Human Resource Policies and Practices (Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia) Kantor cabang telah melakukan proses seleksi pada saat penerimaan karyawan baru
dan langsung ditangani oleh kepala cabang dengan persetujuan kantor pusat. Proses ini diadakan untuk tujuan mendapatkan karyawan-karyawan yang berkualitas dan berkompeten dalam melaksanakan tugasnya serta untuk mencari informasi dari calon karyawan tentang latar belakang pendidikan maupun sikap dan perilaku dari calon karyawan. Kantor cabang juga melakukan proses percobaan selama 3 bulan karyawan baru. Hal ini untuk melihat loyalitas dan kemudahan adaptasi yang dilakukan oleh karyawan. Kantor pusat juga melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawan cabang dan membuat penilaian hasil karya para karyawan. Hal ini diadakan untuk memberikan penghargaan kepada para karyawan dan cabang yang telah bekerja dengan baik dan mencapai target perusahaan. 5.
Struktur Organisasi
5.1 Struktur Organisasi Cabang Struktur organisasi dari PT.Tricor Lintas Benua cabang, terlihat bahwa masih kurang karena belum adanya kejelasan wewenang dan pemisahan fungsi antara satu bagian dengan bagian lainnya. Fungsi yang belum mendapat pemisahan yang baik dan belum memenuhi kriteria diantaranya adalah sebagai berikut : 61
a.
Bagian administrasi memiliki fungsi ganda menjadi keuangan Di cabang, bagian administrasi memiliki tugas untuk mendokumentasikan semua transaksi yang terjadi ke buku manual dan bagian keuangan akan mencatat pemasukkan dan pengeluaran uang masuk tetapi bagian administrasi tidak hanya mengejakan tugas utamanya melainkan juga membuat laporan keuangan manual untuk membantu bagian keuangan cabang. Pada umumnya, semua bagian yang ada dalam perusahaan harus dipisahkan fungsi-fungsi tugasnya dengan jelas. Dengan keadaan ini bagian administrasi cabang mengalami kesulitan untuk mengejakan tugas utamanya dan membuat banyak pekerjaan yang tertunda. Dokumen-dokumen yang seharusnya sudah tercatat rapi tapi belum dicatat dan pada saat ingin mencatat dokumen yang tertunda kemarin sudah ada dokumen baru lagi yang harus dicatat sehingga membuat banyak lagi data yang tidak tercatat dan tertunda untuk dicatat. Dengan banyaknya dokumen yang telat di catat jika ada kesalah dalam pencatatan pada AWB tidak dapat di cari kesalahannya karena transaksi yang dicatat di AWB sudah lama terjadi.
5.2 Struktur Organisasi Pusat Stuktur organisasi PT.Tricor Lintas Benua pusat, belum baik karena belum adanya pemisahaan fungsi tugas yang jelas dan tegas. Kekuarangan yang masih dihadapai oleh perusahaan pusat adalah: a. Tidak adanya fungsi kepala cabang dalam struktur pusat. Pada struktur organisasi pusat, kepala cabang yang mengepalai bagian operasional, bagian administrasi dan bagian keuangan cabang tidak dicantumkan tetapi pada struktur organisasi cabang, kepala cabang menduduki posisi pemimpin. Pada umumnya
struktur
organisasi
yang
digambarkan
harus
secara
akurat 62
menggambarkan jalur kewenangan dan hubungan pelaporan yang baik. Dengan keadaan ini mengakibatkan tugas yang seharusnya dikerjakan oleh kepala cabang tidak di kerjakan secara baik karena 6.
Assignment of Authority and Responsibility (Penugasan Wewenang dan Tanggung Jawab) Perusahaan telah melakukan penugasan wewenang dan tanggung jawab dengan
baik. Kantor pusat memberikan wewenang dan tanggung jawab kepada kepala cabang untuk mengambil keputusan dan kepala cabang akan memberikan wewenang dan tanggung jawab kepada semua karyawan yang berada dibagian yang ada di cabang. Hal ini dilakukan agar semua karyawan mengetahui batas dari wewenang dan tanggung jawab yang akan mereka gunakan untuk menjalankan semua aktivitas produksi. Kepala cabang diberikan wewenang untuk merekrut karyawan baru, memberikan interview, training, dan pelatihan khusus kepada calaon karyawan dan tanggung jawab yang diberikan kepada kepala cabang yaitu mengawasi semua kegiatan operasi perusahaan dan menjamin kelancaran dan kebenaran pencatatan keluar masuk uang yang akan dilaporkan ke pusat. Setiap bagian yang ada di cabang juga diberikan wewenang yang jelas setiap bagian. Bagian keuangan diberikan wewenang untuk mencatat semua aktivitas keluar masuk uang dan diberikan tanggung jawab untuk menyajikan pelaporan keuangan yang benar. Bagian operasi diberi wewenang untuk melayani pelanggan yang akan mengirim barang dan tanggung jawab membuat pelanggan merasa nyaman dengan pelayanan bagian operasional sehingga para pelanggan akan tetap menggunakan jasa PT. Tricor. Bagian administrasi diberi wewenang untuk mendokumentasi semua transaksi yang terjadi.
63
IV.1.2 Risk Assessment ( Penilaian Resiko) Manajemen perusahaan telah melakukan penaksiran resiko atas kemungkinan salah saji material yang ditimbulkan karena : 1.
Pelaporan masih manual Di cabang, proses pelaporan keuangan masih menggunakan sistem manual yang dimana menggunakan alat transportasi udara yaitu armada PT.Tricor sendiri untuk mengantarkan laporan keuangan ke pusat. Dengan keadaan ini mengakibatkan laporan yang diterima oleh pusat telambat. Pusat akan menerima laporan pada keesokan hari setelah data dikirim, tetapi jika armada yang digunakan untuk mengirim laporan rusak atau cuaca kurang baik maka lapora telat lagi dikirim dari waktu yang sudah ditetapkan akan membuat penerimaan laporan aka tertunda lagi. Terlambatnya laporan diterima dari setiap pusat juga akan membuat kesulitan bagian accounting untuk merekap laporan cabang dan membuat pelaporan ke pihak manajemen menjadi terlambat. Dengan terlambatnya pihak manajemen menerima laporan, maka semua keputusan dan kebijakan yang akan dibuat yang berhubungan dengan laporan keuangan misalkan menetapkan target penjualan untuk bulan atau tahun depan, menentukan bonus untuk semua karyawan, menentukan strategi marketing dan juga untuk melakukan proses pengurangan tau penambahan karyawan akan mengalami kesulitan dan penundaan. Pada umumnya pelaporan keuangan harus dilakukan secara cepat dan tepat waktu.
2.
Pencatatan masih manual. Dicabang, semua transaksi yang terjadi dicatat secara manual yaitu dengan tulis tangan. Walaupun cabang sudah memiliki komputer tetapi belum dipergunakan
64
secara optimal untuk proses operasi perusahaan. Dengan keadaan ini membuat banyaknya salah catat pada laporan dan informasi yang seharusnya dibutuhkan oleh pusat tidak tercatat. Dengan banyaknya salah catat membuat informasi pada laporan tidak akurat dan informasi yang dihasilkan tidak teruji kebenarannya dan hal ini dapat membuat laporan keuangan pusat salah. Dengan laporan yang tidak akurat maka akan membuat semua keputusan yang diambil yang berhubungan dengan laporan keuangan akan salah dan akan membuat masalah pada perusahaan. Pada umumnya laporan keuangan yang dihasilkan harus akurat dan dapat diuji kebenarannya dan laporan yang dihasilkan harus memberikan informasi yang akurat kepada pembaca laporan tersebut. 3.
Dokumen dan bukti – bukti dimusnahkan 1 tahun ke belakang Di cabang, semua dokumen yang berhubungan dengan operasi perusahaan baik itu AWB atau dokumen keluar uang akan dimusnahkan satu tahun terakhir. Dengan kedaan ini akan mengakibatkan kesulitan pada saat diperlukan dokumen untuk proses pengauditan, proses peramalan, dan juga untuk perpajakan. Pada umumnya dokumen dimusnahkan minimal 5 tahun.
IV.1.3 Information and Communication Dengan menggunakan sistem interview, sudah terdapat sistem accounting yang cukup memadai dengan adanya prosedur-prosedur yang memperlihatkan bagaimana transaksi dicatat, diklasifikasikan, dan kemudian dilaporkan. Dengan adanya pelaporan tersebut cukup membuktikan adanya komunikasi tertulis. Ada beberapa pelaksanaan yang berhubungan dengan penerapan informasi dan komunikasi pada perusahaan yaitu : a. Setiap karyawan di dalam perusahaan telah memperoleh pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab masing-masing. 65
Dari hasil wawancara, dapat disimpulkan bahwa para karyawan cabang sudah memahami menganai peran dan tanggung jawab mereka masing-masing. Pada saat wawancara ada pertanyaan – pertanyaan yang rahasia dan detil misalanya dalam hal pertanyaan pencatatan, otorisasi, mereka tidak dapat memberitahukan kepada penulis sehingga dengan hal ini sudah dapat mendukung bahwa mereka menjaga kerahasian perusahaan sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka. b. Prosedur dan kebijakan yang dibuat telah memudahkan karyawan dalam melakukan kegiatan operasi perusahaan. Dari hasil wawancara, ditemukan bahwa prosedur dan kebijakan telah mempermudah karyawan dalam melakukan kegiatan operasi perusahaan. Hal ini dapat didukung dengan, laporan cabang yang akan dilaporkan ke pusat berupa petty cash yang dibuat sesuai dengan format yang diberikan pusat, laporan yang dilaporkan semuanya harus lengkap beserta dengan bukti.
IV.1.4 Control Activities ( Aktivitas Pengendalian) a. Authorization Control Kantor cabang sudah memiliki jenjang otorisasi yang cukup jelas. Pengotorisasian dilakukan oleh orang yang tepat dan benar-benar berwenang terhadap fungsinya sebagai persetujuan dan pemberitahuan kegiaan operasional yang terjadi di perusahaan. Dalam melakukan otorisasi control cabang masih melakukan kekurangan : 1. Tidak ada otorisasi dalam perpindahan dokumen. pada saat proses pengiriman dokumen ke pusat tidak dilakukan otorisasi penyerahan dokumen dari bagian armada dan bagian keuangan cabang. Pada 66
umumnya setiap transaksi atau kegiatan harus diotorisasi dan disetujui orang yang bertanggung jawab. Dengan keadaan ini bagian armada tidak akan bertanggung jawab jika terjadi sesuatu dengan dokumen yang dititipkan untuk diserahkan ke pusat dan aramda tidak dapat dituntut apapun jika terjadi sesuatu karena tanggung jawab masi terletak pada bagian keuangan cabang. Pada saat dokumen sudah berpindah dan berada didalam armada, petugas di armada tidak akan mempunyai tanggung jawab untuk menjamin dokumen akan diantar dengan tepat waktu ke pusat. b. Segregation of Duties ( Pemisahan Tugas) Pembagian tugas dan wewenang dalam cabang sudah cukup memadai, dapat dikatakan demikian karena : 1. Tugas bagian operasional dipisahkan dengan bagian administrasi Tugas dan tanggung jawab bagian operasional dipisahkan dengan sangat jelas dari bagian administrasi. Baigan operasional memiliki tugas hanya sebatas pelayanan akan pelanggan yang menggunakan jasa sedangkan administrasi sebatas pencatatan dan pelaporan data transaksi yang terjadi. c. Physical Controls Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan sudah diterapkan dalam cabang, yaitu sebagai berikut : 1. Dokumen-dokumen atau catatan-catatan yang mendukung aktivitas cabang sudah disimpan dengan baik dan rapi di dalam gudang penyimpanan. Dokumen atau catatan-catatan, bukti pencatatan, bukti pengeluaran kas disimpan didalam gudang penyimpanan dan disusun di dalam rak dan berurutan sesuai dengan tanggal dan golongan data. 67
2. Dokumen – dokumen bukti di cabang di simpan di lemari besih. Dokumen – dokumen hasil rekapan pemasukkan dan pengeluaran kas disimpan oleh cabang kedalam lemari besi dan lemari itu di kunci. Kunci lemari akan langsung dipegang oleh kepala cabang. d. Adequate Documents and Records Dalam seluruh aktivitas cabang, sudah didukung oleh dokumen yang memiliki penomoran yang urut. Dengan adanya dokumen yang bernomor urut akan membantu kantor pusat untuk mengontrol aktivitas cabang. Dalam melakukan proses aktivitas cabang, perancangan dan dokumen dan catatan yang cukup telah dilakukan oleh perusahaan, sebagai berikut : 1. AWB rangkap 1 AWB rangkap ke 1 akan diberikan kepada pengirim sebagai bukti pengiriman barang yang berisi tentang nama barang, harga, berat, kota tujuan dan juga jenis pengiriman. 2. AWB rangkap 2 AWB rangkap ke 2 akan di kirim ke bagian keuangan di pusat untuk proses pemantauan. 3. AWB rangkap 3 AWB rangkap 3 akan di simpan oleh bagian administrasi di cabang untuk sebagai arsip cabang. 4. AWB rangkap 4 AWB rangkap ke 4 akan dikirim ke armada pengangkut barang. 5. AWB rangkap 5
68
AWB rangkap ke 5 akan di berikan kepada penerima untuk bukti penerimaan barang. e. Performance Reviews Kantor pusat menerapkan pengendalian internal melalui performance reviews, penerapan yang dilakukan adalah sebagai berikut : Perusahaan menggunakan financial manager untuk melakukan pengontrolan ke cabang. Financial manager akan mengecek semua aktivitas baik dari bagian operasional sampai bagaian keuangan, dari proses pelayanan ke pelanggan sampai dengan pencatatan dan pelaporan keuangan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah prosedur yang ditetapkan dijalankan atau tidak, untuk memastikan apakah pengendalian yang dibuat oleh kantor pusat dapat berjalan efektif dan mengetahui apakah adanya kecurangan dalam proses pelaporan keuangan. Financial manager akan mengirimkan data temuannya dari semua cabang kepada kantor pusat. Setelah data diterima kantor pusat, akan dikelolah dan ditindak lanjuti oleh direktur. Dari pemeriksaan ini, akan menghasilkan suatu penilaian kinerja para karyawan terhadap penggunaan prosedur, menjalankan pengendalian internal yang ditetapkan. Penilaian kinerja ini dilakukan secara rutin setiap 3 bulan sekali.
IV.1.5 Monitoring (Pemantauan) Dengan kondisi kantor cabang pada saat ini, kantor pusat melakukan fungsi pemantauan terhadap kualitas kinerja pengendalian internal yaitu : 1. Bagian keuangan
69
Bagain keuangan akan melakukan monitoring dengan melakukan pengecekan secara random pada saat laporan keuangan cabang masuk ke pusat. Bagian keuangan akan mengecek kebenaran transaksi ke pelanggan dan akan mengecek kebenaran pengeluaran kas kepada orang yang bersangkutan melakukan otorisasi pada bukti. 2. Pemantauan yang dilakukan oleh bagian financial manager Enam bulan sekali, financial manager melakukan pemeriksaan ke cabang untuk mengecek aktivitas cabang. Pertama, financial manager akan memantau aktivitas di bagian operasional, hal ini dilakukan untuk memantau apakah prosedur yang sudah ditetapkan dijalankan dengan maksimal dan apakah bagian operasional memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan sehingga pelanggan merasa nyaman. Kedua, financial manager akan mengecek bagian administrasi dan bagian keuangan. Financial manager akan mengecek kebenaran dari semua laporan yang diajukan ke pusat dengan mencocokkan pada fisik barang yang dibeli dengan menggunakan kas dan pencatatannya dilaporkan sebagai pengeluaran dan mencocokkan data laporan dengan bukti yang diserahkan kepada armada dan bukti yang didokumentasi di cabang. Setelah financial manager mendapatkan hasil dari pemantauan di cabang, financial manager akan mengirimkan data ke pusat untuk di proses. 3. Pemantauan yang dilakukan oleh owner Setelah menerima laporan dari financial manager, owner perusahaan setiap 3 bulan sekali melakukan pertemuan ke cabang dan juga mengadakan pertemuan atau rapat yang dihadiri oleh manajer-manajer pusat dan juga kepala cabang
70
daerah. Pertemuan yang diadakan oleh owner untuk mengevaluasi kinerja per wilayah dan memecahkan masalah yang dialami oleh cabang secara bersama. 4. Pemantauan yang dilakukan oleh kepala cabang Kepala cabang juga melakukan proses penilaian melalui pendapat para pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan oleh karyawan cabang dalam melayani pelanggan setiap harinya. Setiap satu bulan sekali, kepala cabang akan turun ke lapangan untuk melihat proses operasional yang terjadi dan melakukan wawancara kepada beberapa pelanggan yang menggunakan jasa cabang. Dengan hal ini, cabang dapat secara langsung mengetahui kinerja para karyawan selama memberikan pelayanan kepada seluruh pelanggan.
71
