ČISTÝ STŮL Jak pracovat a žít efektivně David Král
OBSAH: První krok Hledání práce je věda Pohovor, kde nikdo není dokonalý Snažte se a buďte výjimeční Jak mít produktivní den Vyrušování od práce Plánování celého dne Efektivní komunikace Sledujte a zaznamenávejte si odvedenou práci Pište si poznámky Dejte si zpravodajskou očistu Čas nejsou peníze Mějte svůj sen Jak pracovat a žít efektivně - v kostce
Děkuji za stažení knížky. Věnovat svůj čas něčemu neznámému chce vždy odhodlání. Zhruba za hodinu byste ji mohli mít celou přečtenou a může vám změnit život. Stejně jako se život změnil mně. Studiu efektivity práce jsem věnoval stovky hodin. Rád bych vám tyto a další hodiny ušetřil, abyste se místo nich mohli více věnovat tomu, co vás baví, co máte rádi a mohli se zlepšovat. Všechny rady, které zde uvádím, každý den provozuji a díky nim jsem se dostal k práci mých snů. Mám čas se věnovat sportování, četbě a dalším koníčkům, které jsem vždy chtěl dělat naplno.
2
PRVNÍ KROK Co je to Čistý stůl Čistý stůl. Řekněme si narovinu. Kdo má na stole právě teď, při čtení této knihy, čisto na stole? A přitom je to tak jednoduché, že? Vzít všechny odpadky, zbytečné věci, které jste déle jak týden nepoužili, a další nepotřebnosti a vyhodit je nebo alespoň schovat do šuplíku. Stav stolu chtě-nechtě zrcadlí i náš stav mysli. Pokud nemáte pečlivě uspořádaný život a myšlenky v hlavě, nemáme ani čisto na stole. „Po použití vše rychle někam odhodím místo toho, abych to vrátil zpět na své místo. Nemám přeci čas na to, abych věnoval pár vteřin otevření šuplíku a vložením věci zpět, tam kde má být. Musím rychle dělat něco jiného, jinak to všechno nestihnu… Do háje, to už je tolik hodin? To to zase uteklo.“ Zeptejte se sami sebe. Jste spokojení s tím, jak trávíte váš den? Nechtěli byste raději zpomalit a užívat si to všechno kolem sebe? Dělat věci pořádně? Užívat si čas s kolegy, přáteli, rodinou, věnovat se tomu, co vás baví a naplňuje? Pokud jste spokojení a cítíte, že už to lépe nejde, tak vám gratuluji. Ale ještě jsem nepotkal člověka, který by nechtěl změnit alespoň jednu věc na svém životě. Čistý stůl tedy nemusí být jen o počtu odpadků na stole. Vyjadřuje i to, jak se cítíte. Pokud máte vše v hlavě uspořádané, máte „čistý stůl“. Všechno, co celý den děláte, jak vstáváte, jak pracujete, jak doma trávíte volný čas, se odráží na vašem psychickém a fyzickém stavu. Touto knihou se nechci zařadit mezi tunu dalších, které se snaží čtenáře přesvědčit o tom, jak je všechno krásné a sluníčkové. Jak si máte užívat okamžiku, projít se ráno bosýma nohama po orosené trávě a smát se na celé kolo.
Co kniha obsahuje Kniha je uspořádaná do několika sekcí, které na sebe vzájemně navazují. Avšak ne každého budou zajímat všechny kapitoly, kterým se zde věnuji. Klidně je můžete přeskočit, ale doporučuji věnovat těch pár minut a přečíst si je i tak. Myslím si, že rady níže, může použít téměř kdokoliv – administrativní pracovník, instalatér nebo učitel. Avšak každou z uvedených rad je potřeba přizpůsobit vašemu životu. Důležité je si uvědomit, že problémy je potřeba hned řešit. Čas a ani nikdo jiný je za vás nevyřeší. Psal jsem knihu tak, abych vám pomohl najít počáteční sílu na to, uklidit si svůj životní stůl, změnit nepříjemné v příjemné. Použil jsem k tomu pouze nástroje a metody, které doopravdy denně používám a díky kterým ušetřím měsíčně mnoho hodin času. Za nic v této krátké knize nemusíte platit, stejně tak i za knížku samotnou. Proč? Protože změnit se a být efektivní kromě úsilí nestojí nic. Chci toho docílit tím, že ukážu možnosti, které dnešní doba nabízí. Jak uspořádat myšlenky a nápady, jak plánovat a v neposlední řadě, jak pracovat efektivně. Vždyť 3
v práci trávíte minimálně osm hodin denně. Je to nezbytná součást života, stejně jako spánek.
Být spokojený v práci je základ Řekněte si to nahlas: „V práci trávím třetinu svého života.“ Děsivé, že? Ne každý má takové štěstí, že může dělat to, co ho doopravdy baví a naplňuje. Většina jen proto, že nic jiného nenašli. Ráno vstanete, div se vám neobrátí žaludek z pocitu, že zase musíte do roboty, nesnídáte, přijdete do práce, pozdravíte kolegy a už se těšíte na půl hodinovou přestávku na oběd, kdy posléze do sebe vše narychlo naházíte, protože byste to jinak nestihli včas zpět. Odbije konec směny, přijdete domů a usednete před televizi, kdy do sebe naházíte celý obsah lednice. Koukáte na film do pozdních nočních hodin, vysprchujete se, jdete spát a druhý den znovu. Vidíte se v tom? Já ještě docela nedávno ano. To vše bylo způsobené hned několika problémy. Měl jsem absolutně ubíjivou práci, neviděl jsem v budoucnu žádné zlepšení. Nic mě kvůli tomu nebavilo. Stále jsem odkládal plánované změny na delší a delší období. „Jasně, začnu cvičit, ale hned jakmile bude po Vánocích, teď je hrozně hektická doba a nemám vůbec čas a ani náladu. Je nový rok a už mám čas, ale je strašná zima a nechce se mi ven, začnu hned, jakmile se oteplí. Na jaře mám alergii a špatně se mi dýchá a hlavně si musím koupit nové věci na cvičení. Odložím to na léto. To je strašné vedro, přece se v tom nebudu ještě hýbat, na podzim je akorát. Je podzim, ale těch peněz a ztraceného času, co bych nad tím strávil, musím šetřit na Vánoce.“ A tak podobně, stále dokola… Další věc, která mě vnitřně ubíjela, byla, že jsem si kvůli uspěchanosti nikdy neudělal čas na to, co mě doopravdy baví. Veškeré zajímavé články jsem v rychlosti prolétnul, protože jsem přeci neměl čas na to, si je přečíst celé. Musel jsem rychle dělat další věci, které jsou důležitější než nějaké čtení. Kniha pro mě byl neznámý pojem. Svou denní dávku čtení jsem si vyčerpal na hltání zpráv na internetu. Každý den něco o politice, o válčení v Asii, o tom, jaká zoo má nový přírůstek do rodiny. Všechno to byly nepotřebné a zbytečné informace, díky kterým mi již nezbyla kapacita a energie na užitečné věci. Věděl jsem, že mám na víc. Ale bál jsem se tehdy odejít. Obával jsem se toho, že nenajdu práci nebo najdu ještě horší. Tady to mám přece jisté, tak proč bych měl odcházet? Možná jste něco podobného už někde slyšeli, že? Sekl jsem s tím. Dal v práci výpověď, stránky s internetovými deníky jako iDnes, Novinky a Facebook jsem vložil na svůj blacklist a šel do nového nepoznaného vabank. Bylo to moje nejlepší rozhodnutí v životě. Celý život mě bavila práce na počítači. Zprávy o technologických novinkách jsem hltal jako bonbóny a nemohl jsem se dočkat na další konference, kde odhalí další modely počítačů a telefonů. Se všemi novými programy jsem se naučil během chvilky a nic mi nedělalo problém. „Nebojte se změn!“ „Když něco chcete, jděte za tím!“ 4
Zní to všechno jako velké klišé, ale je to pravda. Pokud si věříte, jste v něčem dobří a baví vás to, jděte za tím, nebojte se! Ale nic není zadarmo. Musíte ve svém úsilí vydržet a nevzdat to po první prohrané bitvě, kdy na váš životopis ani neodpoví nebo pošlou emailovou šablonu o tom, že děkují, ale po pečlivém zvážení vybrali jiné kandidáty, kteří se na pozici hodili více. Nesmíte se ale přecenit. Pokud jste v životě nikdy nedělali například programátora nebo vám pojem tvorba webu nic neříká, na takovou pozici se samozřejmě nyní nehlaste. Akorát si tak snižujete sebevědomí a máte chuť se na to vykašlat.
Jak zjistit, co je práce snů Já jsem si napsal do třech sloupců následující činnosti – Co umím, Co mě baví, Co bych chtěl dělat. Může to být cokoliv od krejčího po spravování počítačů. Každý sloupec však označuje rozdílné věci, ze kterých je třeba vycházet. Postupně kolonky doplňujte, klidně i týden. Pokud ihned naleznete shodu ve všech třech sloupcích, gratuluji. Řekněte si: „Dokážu si představit, že se tím následující roky budu živit?“ Pokud ano, směle do toho. Otevřete si prohlížeč a začnete hledat videa a články o té aktivitě, kterou už nějakým způsobem umíte, která vás baví a kterou byste chtěli dělat. Vzdělávejte se a dejte do toho maximum. Pokud máte shodu ve dvou sloupcích, co vám brání k tomu, aby se tato činnost objevila i ve třetím sloupci? Když vás něco baví a chtěli byste to dělat, proč nestrávit volný čas nad tím, abyste to i uměli? Vždyť to je přeci to, po čem toužíte! Na internetu existuje spousta videokurzů a článků zdarma, díky kterým můžete získat potřebné znalosti. Nevzdejte to. Ohledně technických znalostí mohu poradit například kurzy v angličtině na tutsplus.com. Stejně tak dobře může posloužit i Youtube, na kterém naleznete tuny video kurzů zdarma, často i v češtině. Pokud víte, že nějaký váš známý dělá podobnou práci, jakou chcete vždy dělat, nebojte se ho zeptat, jak svoje zkušenosti nabyl.
Reklama Jobs.cz z října 2015.
5
Váš první krok k tomu mít uklizený stůl je za vámi.
Cesta k čistému stolu:
Uvědomte si, že změnit se a být efektivní nic nestojí. Pouze úsilí.
Zeptejte se sami sebe, jestli vás práce naplňuje. Pokud ne, o volných chvílích se vzdělávejte, aby se jednou mohla stát plnohodnotnou součástí vašeho života.
Když vás něco baví a chtěli byste to dělat, proč nestrávit volný čas nad tím, abyste to i uměli?
Na internetu existuje spousta videokurzů a článků zdarma, díky kterým můžete získat potřebné znalosti. Nemusíte utrácet tisíce za neozkoušené knihy.
6
HLEDÁNÍ PRÁCE JE VĚDA Nespoléhejte se na pracovní úřady Ať už jste se rozhodli pro cokoliv, pochvalte se, protože udělat první krok a rozhoupat se k tomu vylézt ze stínu pohodlnosti a něco změnit je strašně důležité. Jste výjimeční, protože se sebou chcete něco dělat a ne jen o tom kecat a nadávat s ostatními v hospodě. Dát výpověď v práci a konečně si najít zaměstnání, které vás baví, chce odvahu. Vstupujete totiž do neznáma. Nevíte, jestli se to povede. Jdete proti proudu a my lidé se tolik bojíme změn a neznámých věcí. Můžete to vidět ve vlně nenávisti kolem sebe každý den. Ale to je naprosto přirozené a nikdo si nezaslouží být odsuzován za to, že se něčeho bojí. Nespoléhejte se na nefungující pracovní úřady a spolehněte se sami na sebe. Na internetu téměř každý měsíc přibude další nová služba pro hledání a nabízení pracovních pozic. Některé nemají žádné zaměření jako například jobs.cz a nabízejí vše. Některé se orientují jen na práci v menších firmách a startupech jako například startupjobs.cz. Stačí použít vyhledávač a jen na první stránce s klíčovým slovem „nabídky práce“ najdete spoustu webů, které pomohou najít požadovanou práci.
Jak vytvořit úspěšný životopis Jenže nestačí jen vytvořit ve Wordu nějaký životopis, napsat tam své pracovní zkušenosti a průvodní dopis o tom, jak moc se na pozici hodíte a že je to přesně to, co celý život hledáte. Se zvyšující se populací se zvyšuje i počet kandidátů na danou pozici. Pokud vaším životopisem nijak nezaujmete, máte smůlu. Buďto zpět ani neodpoví nebo pošlou email ze šablony s politováním. Na jedno místo se můžou hlásit i stovky kandidátů a představte si člověka, který se touto haldou žádostí musí každý den probírat. Po několika životopisech jeho soustředěnost klesá a spadne i na takovou úroveň, že už jen posléze vybírá podle délky praxe či jiného jediného kritéria. Tento nepříjemný fakt berte jako inspiraci pro vytvoření vlastního životopisu. Jednoznačně by neměl přesahovat velikost jedné A4. Nikdo není zvědavý na půlstránkový výpis toho, co vaše předchozí zaměstnání obnášelo a co jste měli vše na starosti. Pište stručně, jasně a výstižně. Řádek by neměl překročit sedm až deset slov. Upozorněte na nejdůležitější části vaší praxe. Ty, které vašeho budoucího zaměstnavatele opravdu zajímají a které budete moci využít i u něj. Buďte tvořiví, spoustu HR zajímají takoví lidé, kteří se nebojí. Každý si však občas vytváří domněnky a odsuzuje lidi ještě dříve, než je více pozná. Nechte si tedy raději váš životopis od kamaráda několikrát zkontrolovat, ať ho ve firmě hned nehodí do koše kvůli gramatické chybě. Do vzdělání stačí napsat název školy, obor a období studia. Jako poslední by měla 7
být střední škola. Je každému jasné, že základní školu máme. Jsou to zbytečné informace, které akorát zabírají místo. Do znalostí a koníčků se nesnažte vložit vše nehrajte si na všeuměla. Nikdo nebude číst pět řádků dlouhý výpis toho, co vás všechno baví a zajímá. Znovu zde uveďte pouze to, co zaměstnavatele může zajímat nebo případně něco velmi zajímavého, co jen tak každý nedělá. Nejdůležitějším bodem vůbec je vlastní fotografie na začátku životopisu. Bez fotografie si buďte téměř jistí, že neuspějete. A že žádnou pořádnou nemáte? Tak si ji udělejte! Poproste někoho z rodiny nebo známého, jestli by vzal svůj telefon a vyfotil vás. Téměř všechny telefony už mají tak kvalitní foťák, že bude více než dostačující. Pokud nikoho známého nemáte, udělejte si kvalitní selfie. Dejte si na fotce záležet. Oblečte se tak, jak by se do té firmy patřilo. Pokud je to spíše menší firma, kde se sako nenosí, neberte si ho. Pokud je to větší korporace, košile a kravata bude zřejmě nutností. Rozhodně nebuďte líní a nevkládejte zde nějakou ustřiženou fotografii z Facebooku a podobně. Jde o práci vašich snů, tak se snažte. Fotografii vložte zmenšenou na nějakou rozumnou velikost tak, aby samotný soubor s životopisem neměl několik megabajtů a samotná fotka nezabírala čtvrtinu celého místa. Na fotce se usmívejte, ale nijak křečovitě a nuceně. Představte si, že vám zrovna řekli, že jste tu práci dostali a život se vám začíná měnit k lepšímu. Na tváři objeví úsměv. Přesně takový by měl být. Doporučuji si založit profil i na linkedin.com. Největší síti profesních profilů na světě. Jednoduchý průvodce tvorbou životopisu vás taktéž může inspirovat.
Jak se o práci hlásit Nejčastější chybou při hledání práce je hromadné rozesílání životopisů téměř na všechny nabídky, které člověk najde. Četnost rozesílání se někdy až šíleně blíží rozesílání spamu. „Do kolonky životopis hodím, co mám připraveno, a ze šablony vložím do komentáře průvodní dopis a jedu na další.“ ŠPATNĚ! Buďte osobití a hraví. Nebojte se udělat nejdříve průzkum samotné firmy. Podívejte se na jejich webové stránky, nějaké články na internetu či videa na Youtube. To vše vám pomůže si lépe představit náladu ve firmě. Dle toho přizpůsobte své CV a případně samotný průvodní dopis při odesílání životopisu. Zkuste oslovit jménem tu samotnou osobu, která se o přijímání nových zaměstnanců stará. Jenom tímto a dalšími drobnostmi máte větší šanci zaujmout samotného člověka, který třídí životopisy, a posléze i budoucího šéfa. Nestojí za to obětovat pár minut času navíc, když se zajímáte o práci, kterou jste vždy chtěli dělat? Tato práce možná bude náplní třetiny vašeho života. Zkuste se inspirovat na internetu, po zadávání klíčového slova „best CV“ nebo něčeho podobného na vás vyskočí hned několik desítek zajímavě řešených životopisů.
8
Proč by váš životopis nemohl vypadat třeba takto? Zdroj: bashooka.com
Avšak internet není jedinou možností, jak si sehnat vysněnou práci. Jsou firmy, které stále hledají zaměstnance, ale ne proaktivně a tudíž například nemají žádný inzerát online. Pokud máte známého, který dělá ve firmě, kde byste chtěli pracovat, nebojte se ho zeptat na kontakt na HR oddělení. Zavolejte jim, napište jim email a přiložte svoje CV. Pokud nevíte, jaké místo zrovna hledají, je potřeba zúžit výběr na maximálně dvě chtěné pozice. Pokud by jich v žádosti bylo více, vypadali byste jako zoufalci. Nebojte se případně zajít do samotné firmy osobně, domluvte si schůzku nebo nechte personalizovaný vzkaz na recepci společně s vaším životopisem. Žádný strach, máte dva měsíce na to, aby to klaplo.
Když si dáte záležet, vyjde to.
9
Cesta k čistému stolu:
Učinit první krok je to nejtěžší. Jakmile to překonáte, ucítíte neskutečnou úlevu. Vše ostatní už je hračka.
V životopisu uveďte pouze to nejnutnější. Veškeré detaily můžete rozvést na pohovoru. Jeho velikost by neměla překročit A4.
Každý zaslaný životopis by měl být jedinečný. Přizpůsobte tomu proto průvodní dopis. Nekopírujte text z připravené šablony.
Na tu samou pozici se mohou hlásit i další stovky lidí, snažte se proto vyniknout a zaujmout životopisem na první pohled.
10
POHOVOR, KDE NIKDO NENÍ DOKONALÝ Základy, na které byste neměli zapomenout Řekněme, že po několika dnech či týdnech se vám konečně někdo ozve a pozve vás na pohovor. Hurá! Jenže, jak se u pohovoru chovat, co říkat a co naopak neříkat. Ať už patříte mezi větší či menší „nerváky“, trému budete mít asi vždy. Nikdo vám přesně neporadí, co u pohovoru říci, aby to na tutovku klaplo. Určitě vám však spousta lidí poradí, co neříkat a jak se nechovat. Jak už jsem zmiňoval výše, šaty dělají člověka, ale nic se nemá přehánět. Proto přizpůsobte volbu svého outfitu na pohovor dle firemní nálady. Nesnažte se zapůsobit nějakým posledním módním výstřelkem nebo naopak nepůsobte moc škrobeně. Buďte spíše umírnění, co se oblečení týče. Jaký jste typ člověka, jestli introvert nebo extrovert, asi nezměníte. Ale alespoň na pohovoru byste měli působit otevřeně, vstřícně a zároveň klidně. Nikdo nestojí o unavené a zamlklé podivíny, kterým nejde rozumět. Ale také nestojí o ukřičené či falešné frajery. Nezapomeňte pořádně stisknout ruku. Zda podáte ruku jako mrtvou rybu nebo ne, může rozhodnout o tom, jestli vás přijmou. To je bohužel nepříjemná pravda. Doporučuji shlédnout pořad se základy etikety. Díky nenápadným milým gestům si můžete výrazně polepšit. Nebo doporučuji nějakou knihu například od Jaroslava Špačka. Cílem pohovoru by mělo být detailní shrnutí vašich znalostí. V životopisu jste napsali pouze to nejnutnější a tak je čas to trochu rozšířit. Přiblížit zaměstnavateli vaše dovednosti. Stejně jako při vytváření životopisu se soustřeďte jenom na body, které opravdu budete dělat. Nemá cenu se zdržovat detaily, které při této práci neuplatníte. Snažte se toho tedy držet a zbytečně neříkat jednu věc dvakrát.
Nenechte se zaskočit Může se stát, že ať se snažíte jakkoliv, tak člověk, který pohovor vede, bude nepříjemný či ignorantní. Nenechte se tím zaskočit. Po celou dobu pohovoru buďte ve střehu a nenechte se vyvést z míry. Pozorujte, jakým způsobem mluví, věnujte pozornost jeho gestům a intonaci. Je možné, že pokud se zajímáme o práci, kde je vyšší riziko pracovního stresu, bude se vás člověk na druhé straně snažit znervóznit, zkoušet vás. Buďte neutrální a na případnou obtížnou otázku odpovězte co nejkratším možným způsobem. Říkejte si: „Já jsem ten specialista a přesně já se na tu práci hodím.“ Zároveň nesuďte celou firmu podle jednoho člověka. Pokud je člověk před vámi nepříjemný a podle předchozího průzkumu firmy se jedná o milou a úspěšnou firmu, je možné, že váš šéf takový nebude. Ve většině případů, když se koná první nebo druhé kolo pohovoru, se s budoucím šéfem seznámíte. I kdyby setkání s ním bylo 11
také nepříjemné, stále není důvod vše zahazovat. Existuje zkušební doba a v těchto třech měsících máte dostatek času přijít na to, jestli je to to, co hledáte nebo nikoliv. Spousta firem, zvláště pokud jsou ve stejném oboru, se mezi sebou znají. Proto není dobré prostě druhý den nepřijít do práce. Zůstaňte profíkem. Druhý den požádejte šéfa o minutu času a rozumně a ve zkratce mu poděkujte za příležitost a rozlučte se. Je lepší odejít s úctou než jako naštvaný zbabělec. Pokud na vás bude hrubý, je hlupák on, ne vy. Pokud to napoprvé nevyjde, nezoufejte, někde tam na vás čeká práce, pro kterou jste ti praví. Jen je potřeba tomu něco obětovat.
Cesta k čistému stolu:
Šaty dělají člověka. Ale nezapomeňte se na pohovor obléknout podobně jako všichni ostatní ve firmě. Nesnažte se zapůsobit nějakým posledním módním výstřelkem nebo naopak nepůsobte moc škrobeně.
Ruku podávejte přesně dle etikety. Na „leklou rybu“ není nikdo zvědavý.
Neexistuje způsob jak se na ústní pohovor připravit. Buďte hlavně v klidu, otevření a snažte se chovat přirozeně.
Když to na první pokus nevyjde, nezoufejte. Pochvalte se a pokračujte v úsilí.
12
SNAŽTE SE A BUĎTE VÝJIMEČNÍ Důležité je správně začít Pokud jste našli vysněné zaměstnání a pohovor dobře dopadl, znovu se pochvalte. Udělali jste kus práce. Jste lepší jak všichni ostatní, kteří si o změně práce jenom nechají zdát, ale když přijde na činy, sklopí hlavu. Nicméně toto je pouze začátek a stále se musíte snažit. Konečně máte práci, kterou jste vždy chtěli dělat. Teď dojde na lámání chleba. První dny až týdny v nové práci se bude rozhodovat o tom, jestli se zařadíte do kolonky „Ostatní“ nebo do kolonky „Výjimeční“. Jenom to, že děláte, co vás baví, nemusí nutně znamenat úspěch. Je to důležitý element, ale ne jediný. Je potřeba, abyste se něčím odlišili od ostatních a tím je většinou proaktivní chování a efektivní práce. První dny se jistě budete zaučovat, půjde z toho všeho hlava kolem a neustálého čtení podkladů či intranetů budete mít plné zuby. Nebuďte však zamlklí a líní dělat cokoliv navíc. Pokud budete mít nějaké otázky, zeptejte se hned nebo si sepište vše na papír nebo do dokumentu v počítači. Jakmile se bude zdát, že šéf nebo kolega, který vás zaučuje, má chvilku času, zajděte za ním a poproste ho, jestli by se vám mohl chvilku věnovat. Pokud bude stále mimo, nechte mu stručný email nebo vzkaz na stole. Toto proaktivní a profesionální chování jistě každý ocení. Pokud se s vámi nebude nikdo chtít bavit, poproste nějakého jiného kolegu nebo třeba člověka, který vás na pozici nabíral. Určitě se tam někdo vstřícný najde. Snažte se to vyřešit. Nebojte se případně domluvit s některým z kolegů, který má stejnou či podobnou náplň práce jako vy, že jeden den byste si k němu přisedli a dívali byste se, jak pracuje. Ne každému to samozřejmě bude příjemné a tak mu tuto prosbu vysvětlete jako jeho možnost vás něco naučit. Dejte mu pocit, že on je na chvilku šéf a má možnost vám něco ukázat, on je nyní ten nejlepší. Zabere to. Prestiž si nezajistíte jen tím, že se budete stále něco nového učit. Je třeba dobře vycházet s ostatními, a proto například aktivně nabídněte, aby vás vzali na oběd do nějakého oblíbeného podniku. Na obědech se často dozvíte věci, které byste se jinak na pracovišti nedozvěděli. Ve větším týmu si tímto způsobem zajistíte i to, že si vás budou pamatovat jménem a nebudete jen jako „ten nový“. Jakmile budete zaučeni, přichází důležitý úkol. Nyní se musíte ukázat v nejlepším možném světle a vystoupit z davu tím, jak budete produktivní. Produktivita netkví pouze v tom, že budete dělat osm hodin denně bez přestávky. Taktéž to neznamená, že musíte za den vyřídit co nejvíce požadavků nehledě na kvalitu práce. Právě to, jak kvalitně svoji práci provádíte, následně ovlivní možnost dalšího setrvání ve firmě a budoucí kariéru. Efektivní a kvalitní práce je další velkou kapitolou této knihy. 13
Cesta k čistému stolu:
Nebojte se zeptat, pokud vám není něco jasné. I pokud budete mít dotazů více. Učený z nebe nespadl. Nebojte se, že budete vypadat neschopně. Naopak.
V případě, že nebude okolo nikdo, kdo by vám dotazy zodpověděl. Sepište si je do počítače a posléze osobně s někým proberte.
Zkuste převzít iniciativu a zapojte se do skupiny na oběd. Díky tomu si vás ostatní budou pamatovat jménem a můžete se představit i v neformálním prostředí.
Produktivita se nepočítá počtem vyřešených požadavků. Záleží i na kvalitě vaší práce.
14
JAK MÍT PRODUKTIVNÍ DEN Jak to s tou efektivitou vlastně je Troufnu si říci, že naprostá většina všech zaměstnanců tráví zhruba třicet procent až polovinu pracovní doby tím, že více či méně „zevluje“. Ať tím nebo jiným způsobem. Nutně to však nemusí znamenat, že nic nedělají. Občas si to totiž ani sami neuvědomí. Stačí, když budete dělat více než půl hodiny v kuse a vaše produktivita klesá s každou čtvrthodinou stále níže. Obzvlášť pokud budete pracovat s počítačem, tak vás to podvědomě bude táhnout k jiným činnostem než je práce samotná. Znáte ten pocit, když prostě víte, že potřebujete dělat, ale stále vás to láká k tomu otevřít si zprávy nebo facebook či jinou podobnou stránku, která s prací nemá nic společného? To je přesně ten negativní dopad špatné efektivity v práci. V závěru tu hodinu neuděláte vůbec nic, protože i když se přinutíte dělat dál, kvalita práce nebude stát za nic. Když to shrnu, tak ze tří hodin bez přestávky doopravdy pracujete zhruba polovinu. Po první půl hodině až hodině jde efektivita rapidně dolů a po dvou hodinách už jste téměř na nule. Když nepočítám další negativní vlivy, kterým podléháme, jako práce ve vzteku nebo další čas strávený v kuchyňce nebo toaletě, budete hluboko pod čistými čtyřmi hodinami dobré práce denně. Teď si asi mnozí říkáte „Co ten o tom asi tak může vědě?“ nebo „Kancelářská krysa, tyhle rady mi jsou k ničemu, když nedělám v kanceláři.“ Mohu potvrdit, že od té doby, co jsem se naučil pracovat efektivně, udělal jsem za týden o polovinu více práce než kdokoliv jiný, kdo měl ten samý úkol jako já. I pokud nepracujete s počítačem, co vám brání tomu vyzkoušet si pracovat jinak a produktivně? Práce jako práce.
Systém Pomodoro Pojďte se na to podívat z té druhé stránky. Slyšeli jste někdy o systému krátkých pracovních úseků? Technika Pomodoro se používá již od konce osmdesátých let minulého století a nikdo ještě nevymyslel nic lepšího. Tato metoda spočívá v krátkých dvaceti pěti minutových pracovních intervalech prokládaných vždy zhruba pěti minutovou přestávkou. Po čtyřech pracovních otočkách si dejte patnácti minutovou přestávku. Přepočtěte si to. Osmi hodinový pracovní den je 480 minut. Za celý cyklus tak stačíme mít 15 efektivních dvaceti pěti minutovek, 11 pěti minutových přestávek a 3 patnácti minutové přestávky.
15
Dohromady to dá 6 a ¼ hodiny opravdu efektivní práce a 1 a ¾ hodiny přestávek, ve kterých můžete stihnout i vše ostatní potřebné jako dojít si na toaletu, dojít si pro vodu, koupit si v obchodu naproti svačinu, krátce pohovořit s kolegy, projít si osobní mail, pročíst si sociální sítě a další. Ne každému však bude vyhovovat pouze 25 minutový pracovní úsek. Zkoušejte různé délky a nastavte si je podle toho, kdy jste se cítili nejlépe a nejproduktivněji. K tomu, abyste si mohli vše s přesností měřit, vám mohou pomoci všelijaké programy a mobilní aplikace. Osobně používám například doplněk do prohlížeče Chrome – Time Doser, který nabízí spoustu možností a nastavení zcela zdarma. Pro jinou aplikaci případně stačí zadat slovo „Pomodoro aplikace“ do vyhledávače.
Ovládání Time Doseru je jednoduché a praktické.
Jak se vypořádat s „horkou hlavou“ Jak jsem již zmínil před chvilkou, na práci mají negativní vliv i další činnosti, které děláte špatně. Představte si, že pracujete na nějakém důležitém úkolu a po čtvrt hodině se přestane dařit. Něco nebo někdo vás naštve. V takové chvíli začnete nadávat a stěžovat si kolegům, jak to nestojí za nic a máte chuť se na to vykašlat. Ale doopravdy to uděláte? Jistě že ne. Zůstanete totiž před úkolem, který vás tak naštval, stát a stále nadáváte místo toho, abyste si šli pro vodu nebo se šli jen protáhnout. Zkrátka uklidnit se a rozdýchat to. „Přeci nebudu odcházet od rozdělané práce, vždyť jsem pracoval jenom čtvrt hodiny, to si ještě nezasloužím přestávku, a i kdyby ano, nepomůže mi to.“ Toto nebo něco podobného se vždy honí hlavou. Důvod, proč si to myslíte, je jednoduchý. Většina zaměstnanců je nucena k tomu být v práci osm hodin bez výjimky. A pokud by odešli dříve, i kdyby měli práci hotovou, cítili by se špatně. „Kolegové tam ještě sedí a já už jdu domů. Co si o mně asi tak šéf musí myslet?“ Upřímně, pokud šéf postupem času uvidí, jak jste produktivní a svou práci máte hotovou nebo děláte o desítky procent více než ostatní, nebojte se mu o tom zmínit a případně se ho zeptat na další práci, pokud tam těch osm hodin opravdu musíte být. Vždyť toto je práce, kterou jste chtěli vždy dělat, tak neseďte zbylé hodiny na zadku! Chcete být lepší než ostatní. Těch negativních faktorů je mnoho. Hlavním cílem je se jich úplně vyvarovat, a kdyby i tak přišly, musíte se s nimi rychle vypořádat. 16
Cesta k čistému stolu:
Pokud nemáte plán práce, vždy se budete flákat. Ať chcete nebo ne.
Díky systému Pomodoro si rozdělte práci na důležité a nedůležité body. Na důležitých pracujte vždy o pracovním úseku a nedůležité zpracovávejte vždy o přestávce (osobní maily, sociální sítě, zprávy…)
Když jste naštvaní nebo rozlítaní, nesnažte se pracovat. Raději věnujte pět minut hudbě nebo protáhnutí a uklidněte si mysl.
17
VYRUŠOVÁNÍ OD PRÁCE Vyrušování kolegy Nejčastějším špatným vlivem na produktivitu je to, že vás uprostřed rozdělané práce, kdy jste se dostali do tzv. stavu „flow“, kdy jste naprosto soustředění na úkol před vámi a vaše efektivita je na stech procentech, někdo vyruší. Ať už kolega s tím, že se chce na něco zeptat, nebo příchozí email, který si musíte nutně přečíst, protože v něm může být něco důležitého, co by čtvrt hodiny nepočkalo… Teď si sami pro sebe řekněte: Kolikrát mi za celý život přišel email, který by patnáct minut nepočkal? Mně asi dvakrát a to jsem jich přijal několik desítek tisíc. Eliminovat všechny rušiče je velmi těžké, ale ne nemožné. Začněte tedy s lidským faktorem jako je jiný kolega. Zcela jistě to, s čím za vámi jde, je velmi důležité. Ale je to důležitější než čtvrt hodiny ztraceného pracovního času, kdy se budete dostávat zpátky do soustředění? Nemyslím si. Protože vrátit se zpět do flow stavu může trvat i několik minut. Nebojte se být jiní než ostatní. Pokud se jedná o několik jedinců, se kterými pracujete, pokuste se jim celou situaci vysvětlit. Zcela jistě pochopí a budou respektovat vaše rozhodnutí ho nyní odmítnout, pokud cítíte, že jste „v ráži“. Dohodněte se s nimi, že pokud vám zaklepou na rameno a začnou na vás mluvit, ukažte jim jednoduché gesto jako třeba zvednutou ruku. Pochopí, že nyní nemají rušit a zanechají vám email nebo se za nimi posléze o Pomodoro přestávce stavíte. Vím, toto je asi jeden z nejtěžších úkolů vůbec, ale nikdo se na vás nemůže zlobit. Vždyť to má za cíl udělat v práci toho co nejvíce. Pokud ani po několika pokusech nemůžete v klidu pracovat, pokuste si o tom promluvit se šéfem. Třeba vám nabídne jiné pracovní místo, kde budete mít větší klid. Případně, pokud je to možné, zkuste homeoffice. Efektivně doma dokáže pracovat málo kdo a já nejsem výjimkou. A proto homeoffice nemusí nutně znamenat práci doma. Můžete se přesunout do jiného příjemného prostředí jako je knihovna, kde vás nikdo nezná a nebude vás zbytečně vyrušovat. Není nic horšího než slyšet útržky rozhovoru v kanceláři nebo kavárně. I když si například myslíte, že pracujete kvalitně, není to pravda. Proto doporučuji právě spíše knihovnu než kavárnu. Nebo si alespoň pořiďte kvalitní sluchátka, která dokážou okolní hluk odizolovat.
Vyrušování oznámeními Online komunikace, ať už uvnitř, ale i vně firmy, je stále již několik let postavena na emailech. Sem tam se nějaký tým nebo firma rozhodne vyzkoušet jiný nástroj jako například Slack nebo Telegram, který v sobě skýtá spoustu možností, ale ať už používáte jakýkoliv program, stále jste vystavováni několika desítkám upozornění na nové zprávy každý den. Naprosto přirozenou reakcí je si toto upozornění rozkliknout a podívat se, čeho se týká. Avšak z hlediska produktivity práce jsou neustálé upozornění velkým zlem. Je v podstatě totožné s tím, že na vás někdo z dálky 18
zavolá. Vyruší vás ze soustředění a ztratíte tak tolik potřebnou koncentraci. Pamatujte si, že: Žádný email nebo jiná zpráva není nikdy tak důležitá, abyste kvůli ní ztratili patnáct minut efektivního času. I kdybyste chtěli, tak na něj nikdy neodpovíte tak kvalitně, jako kdybyste k tomu měli vyhrazený pracovní čas. Proto doporučuji si všechna vyskakovací okna zakázat. Ideálně, pokud je to možné, si deaktivujte i červená upozornění na nové zprávy v ikonce programu. Nepotřebujete je. K emailům se dostanete v přesně vámi stanovený čas, až bude potřeba. Více o plánování dne se rozepíšu v další kapitole. Ne každý má možnost vypnout nebo ignorovat telefon a tak pečlivě zvažte, jestli je to ve vaší kompetenci, případně se poraďte s vedoucím, zdali bude vadit, že na telefony odpovíte později během dne. Samozřejmě je úplně nejlepší mít předpřipravené odpovědi na odmítnutí hovoru jako například „Zavolám za 10 minut“ či „Zavolám zpět, jakmile to bude možné.“ nebo „Nechte mi prosím sms.“ Člověk na druhé straně bude vědět, že jste jeho urgenci dostali a bude s tím počítat. Nikdy úplně neignorujte hovory! Je to neslušné a dělá vám to špatnou reputaci. Když se na vás člověk nemůže spolehnout a neví, jestli budete dostupní nebo ne, může si vyvodit negativní domněnky.
Podobné zprávy by měl mít v telefonu připravené každý.
19
Cesta k čistému stolu:
Není nic důležitějšího než práce, na které děláte právě teď.
Vysvětlete osobně kolegům důležitost vašeho rozhodnutí je nyní ignorovat. Jistě pochopí, že vám jde o co nejlepší výsledky.
Jakékoliv vyskakovací okna a tlačítka nepotřebujete. Vše si přečtete přesně ve chvíli, kdy potřebujete vy. Nedovolte, abyste se stali otroky upozornění.
Hovor můžete odmítnout, ale nezapomeňte zaslat rychlou zprávu volajícímu, že o něm víte a ozvete se mu.
20
PLÁNOVÁNÍ CELÉHO DNE Nechte tvrdou práci na strojích Již víte, že nemá cenu se snažit pracovat hodiny a hodiny v kuse a že vás v těchto pracovních intervalech nemá nikdo rušit. Jenže jak si naplánovat den, kdy je potřeba se věnovat emailům nebo jiné ostatní agendě, která je taktéž součástí práce? Málokdo má tak dokonalou paměť, že si vždy vzpomene na všechny úkoly, které má v daný den splnit. Využijte technologie k tomu, aby vám to usnadnila. Existuje celá spousta online kalendářů a to-do listů, díky kterým se budete moci soustředit jenom na práci a nemyslet stále jen na to, jestli jste na něco nezapomněli. A že s počítačem neumíte nebo nemáte chytrý telefon? Ale jděte! Dnešní chytré telefony se dají pořídit už od dvou tisíc korun a tyto základní funkce budou umět stejně dobře jako jakýkoliv jiný telefon. Že neumíte s dotykovým displejem? Někdo vás to naučí. Dejte tomu týden a zvyknete si. Táhnout prstem po displeji je velmi přirozené a každý to v sobě má, ať je vám patnáct nebo padesát. Pokud se chcete změnit, být produktivní a něco dokázat, nebojte se změn.
Zápisky A co byste si vlastně měli zapisovat? Všechno! Zapište si úplně všechno, co vám přijde na mysl. Ať už je to nápad na nový recept, vylepšení stávajícího projektu, na kterém pracujete nebo úkol, na který jste si ráno ve sprše vzpomněli. Cílem je si udržet čistou hlavu na kvalitní práci. Není třeba si vše držet v hlavě a stále o tom přemýšlet, když to za vás může udělat technika, která v tomhle nikdy neselže. Osobně používám trojici Google Kalendář na plánování dne, Wunderlist na úkoly a Microsoft OneNote na poznámky a informace.
Kalendář Kalendář využívejte nejen k tomu, abyste si zapisovali všechny důležité schůzky, na které nesmíte zapomenout. Je vhodné si do něj zapisovat i termíny, kdy například víte, že kolega má zrovna volnou chvíli a potřebujete se s ním ohledně něčeho nutně sejít a nechcete na to zapomenout. Sdílejte svoje schůzky a akce s kolegy a známými, nechte je, ať si mohou i svůj harmonogram přizpůsobit s ohledem na vaše časové možnosti. Tvořte si agendu nejenom v pracovním životě, ale i v tom osobním. Všechny akce, koncerty, přednášky nebo návštěvy fitka si pište do kalendáře. Nebudete mít pocit, že vám život utíká před očima. Zahoďte nefunkční papírové diáře. Ty vás neupozorní na blížící se schůzku nebo potřebný čas odjezdu, abyste se dostali včas na místo určení další události. Každý má již telefon téměř celý den u sebe. Pochybuji, že budete v kapse stále nosit diář. A i kdybyste si do něj všechny schůzky a akce zapisovali, stále se nikdy nezbavíte toho pocitu, že jste na něco mohli zapomenout. Bude vás to uvnitř stále hlodat a nutit se do něj často dívat. Skoncujte se starými neefektivními návyky. 21
Úkoly Wunderlist je asi nejpropracovanější „úkolníček“ zdarma. Díky různým možnostem práce se seznamy, připomenutími, termíny a s #hashtagy tak můžete zapisovat a snadno vyhledávat opravdu vše. Zaznamenávejte si každou drobnost. Vytvořte si několik pracovních seznamů. Doporučuji maximálně tři – Pracovní, Osobní a Projektové. Podle toho, v jakém pořadí je vytvoříte, se budou posléze v denním souhrnu zobrazovat. Například při psaní této knihy jsem si vytvořil složku, kam jsem si ukládal všechny nápady, které mi přišly na mysl, a nechtěl jsem je zapomenout v knize zmínit. Je to jednoduché. Na tento nový styl třídění myšlenek si rychle zvyknete. Uvidíte, že po prvních úspěších tomu přijdete na chuť. Postupné odškrtávání úkolů má i pozitivní psychologický dopad. Vidíte, že práce mizí před očima a cítíte se skvěle a produktivně.
Nějak podobně by mohly vypadat vaše seznamy.
A jak tedy naplánovat celý den, aby byl co nejefektivnější? Celá věda je ve správném životním stylu a tím nemám na mysli to, že začnete jíst jenom zeleninu a běhat deset kilometrů denně. Je to o tom vytvořit si návyky, které budete každý den dodržovat, protože: Díky návykům dokážete vše udělat rychleji a s menší námahou, než kdybyste danou činnost dělali jednou ráno a jednou odpoledne.
Vždy mějte záložní plán Určitě se najde spousta z vás, kteří jsou proti plánování dopředu. Život se přece náhodně vyvíjí a nikdy se vše nestane tak, jak si člověk představoval. To je naprostá 22
pravda, ale pokud chcete být lepší než ostatní, nemůžete žít a pracovat jako bohémové. A právě kvůli těmto nečekaným nepříjemnostem je potřeba vždy mít minimálně plán B, na který přejdete, když se vám nějakou činnost nepodaří dokončit ve stanovém termínu a podobně. Je to stejné jako v běhání. Běžím maraton a můj primární cíl je ho dokončit pod čtyři hodiny. Jako plán B ho chci doběhnout pod pět hodin a jako plán C chci prostě doběhnout. Pokud tak narazím na nějaké komplikace jako puchýř, odřená noha a podobně, co mě zdrží, vždy se uvnitř přepnu na jiný plán a ke konci nebudu nikdy tolik zklamaný, že to nevyšlo. Stejně tak to je v pracovním životě. Vždy mějte alespoň jeden záložní plán, na který přepnete, pokud se něco nevydaří. Vyhnete se nepříjemnému pocitu, že jste něco nezvládli.
Strava je důležitá Ať chcete nebo ne, řádné stravovací návyky ovlivňují kvalitu naší práce. Pokud ráno nesnídáte, určitě nebudete nikdy tolik silní, jako když se ráno pořádně najíte. Pokud si říkáte, že jste si už zvykli a že vlastně snídat nepotřebujete, lžete sami sobě a ničíte se. A to neříkám jen proto, abych vás motivoval jíst zdravě. Sám jím vše, co mi chutná, ale jím stabilně každý den. Strava je, hlavně v poslední době, jedno velké téma a já nejsem žádný specialista, abych tady psal přednášky o tom, jestli máte jíst kořínky a pampelišky. Hlavní však je jíst alespoň čtyřikrát denně různorodá jídla. Tělo musí dostat vše, co potřebuje. Pokud si dáte ráno rohlíky, odpoledne svíčkovou se šesti s tunou mouky a na večer housky se salámem, asi to není to pravé ořechové. Nemusíte být super kulináři ani utrácet za jídlo tisíce, stačí jen střídat stravu a myslet hlavou. Nemusíte ani ráno vstávat, abyste si mohli v klidu ráno dopřát snídani a teplý čaj. Bude dostačující, když ráno nebudete sledovat televizi nebo nezapnete Facebook. Získáte tím tolik potřebných pět až deset minut času. Tělo se vám za to neskonale odvděčí a budete se cítit spokojeně. Poté, co si ráno dopřejete v klidu snídani a hygienu, zamíříte do práce.
Využijte volný čas při dojíždění do práce Pokud do práce dojíždíte několik desítek minut, využijte tento čas buďto k ranní relaxaci u hudby nebo už k plánování celého dne. Otevřete si kalendář a podívejte se, jaké schůzky a akce vás dnes čekají. Do toho si otevřete Wunderlist a podívejte se do složky „Dnes“. Tento program má totiž jednu úžasnou vlastnost. Pokud do pole „termín“ zvolíte nějaké datum, automaticky se vám všechny úkoly s dnešním datem zařadí do složky „Dnes“. Díky tomu se můžete věnovat pouze úkolům, které máte dnes před sebou a nemusíte se nechat vyrušovat úkoly, které je potřeba udělat až později. Jakmile zjistíte, co všechno dnes potřebujete udělat, zamyslete se nad tím, kolik času vám tyto úkoly zhruba zaberou. Tento čas vynásobte „1,2“ a pokud se vám i tak 23
vejde do časového rozmezí vaší pracovní doby, je to v pořádku. Pokud však budete mít celé odpoledne nějaký důležitý meeting a doba, kterou byste strávili nad všemi úkoly ve složce „Dnes“, je například pět hodin, nebojte se vzít nejméně důležité úkoly a změnit jim datum na zítra. Rázem tím získáte tolik potřebný čas a plán dne vám bude vycházet.
Složka Dnes sdružuje všechny úkoly s dnešním datem.
Jak přestat kontrolovat Facebook V předchozích řádcích jsem mluvil o tom, že po náročné práci se už tělo odmítá soustředit. Avšak neméně důležité, jako ranní kontrola kalendáře a to-do listu, je i naplánování sekundárních úkolů, jako je kontrola a odpovídání na email a telefony, či případně kontrola osobního mailu a Facebooku. Nebudeme si nic nalhávat, každý na Facebook občas během pracovní doby jde a myslím si, že to není vůbec špatně. Jde však o to, jak se to většinou dělá. Když pracujete delší dobu, už nemáte koncentraci a práci odkládáte. Je to takový přirozený mechanismus. Prostě každých pět minut kontrolovat Facebook a Twitter, jestli tam není náhodou něco zajímavého. Otevřete si nějaké online zprávy a začtete se do článků. Takto dokážete strávit klidně i hodinu a ve výsledku neuděláte nic. Na vině je tomu fakt, že se prostě vždy těšíte, až si danou stránku budete moci otevřít, a proto máte větší sklony k tomu „se flákat“. Nyní si představte, že při uspořádání dne 24
v tramvaji nebo při ranní kávě v práci si naplánujete i to, ve který čas se budete věnovat právě této příjemné činnosti – čtení zpráv a sociálních sítí. Řeknete si, že o první velké a šestí malé Pomodoro přestávce si budete chatovat s přáteli. Rázem už náš mozek ví, že s touto činností může počítat a že jeho chtíč bude uspokojen. Nebude vás to už tolik lákat si uprostřed rozdělaného projektu otevřít novou záložku a napsat do něj to prokleté slovo „face“. Zkuste to, ucítíte rozdíl.
Cesta k čistému stolu:
Zahoďte papírové zápisníky. Nemají inteligentní vyhledávání a ani vás neupozorní na blížící se termín úkolu. Pokud bez něj nemůžete žít, nechte si ho, ale používejte jej pouze jako záložní zdroj.
Zapisujte si všechno, co vám přijde na mysl. Ať už je to nápad na vylepšení projektu nebo položka do seznamu k nákupu. Cíl je si uchovat hlavu čistou na práci.
Do kalendáře si zapisujte všechny osobní i pracovní schůzky třeba včetně návštěvy fitka. Díky tomu si můžete lépe naplánovat den.
Úkoly si rozdělte do několika skupin. Přidávejte si k nim ve Wunderlistu datum splnění. Můžete se tak vždy soustředit pouze na úkoly, které je dnes potřeba udělat. Co bude zítra, vás nezajímá.
Strava je důležitá. Pokud chcete pracovat efektivně, stravujte se rozumně. Pokud nebudete mít dost energie, bude vaše práce stát za nic.
Využijte ranního dojíždění k naplánování celého dne. Poté už můžete přijít do práce a rovnou začít dělat, zatímco ostatní se budou teprve připravovat.
Veškerou osobní agendu si naplánujte dopředu včetně kontroly sociálních sítí. Mozek bude vědět, že s tím může počítat a nebudete mít sklony k tomu se flákat.
25
EFEKTIVNÍ KOMUNIKACE Další černou dírou, která vás připravuje o čas, je komunikace samotná. Soustředím se v této kapitole hlavně na online komunikaci, ale dané poznámky platí i pro komunikaci tváří v tvář.
Zkracujte, zkracujte, zkracujte Pokud pracujete v kanceláři a vyřizujete různé požadavky, zcela jistě se neobejdete bez vyřizování několika emailů denně. Abyste dokázali poznat, jakou dobu strávíte jenom čtením a psaním emailů, můžete si nainstalovat šikovný prográmek Rescue Time, který zaznamenává dobu, kterou jste strávili v daném programu nebo na určité stránce. Nicméně i zde jsou obrovské mezery, co se týče efektivity. Jedná se o samotné vyjadřování se na dané téma. Častokrát lidé mají pocit, že je potřeba jejich odpověď nebo nový email pořádně představit nebo jej omluvit a napíšou tak spoustu v samotné podstatě nepotřebných slov, bez kterých by email měl stejný smysl, ale strávili by nad ním třetinu času. Pište co nejrychleji pouze to, co chcete, aby si z dané zprávy příjemce odnesl. Nic víc. Sám s tímto stále neúspěšně bojuji, ale nejdůležitější na tom je si to alespoň zpětně uvědomit a představit si, jak by se to dalo napsat lépe a krátce. Email jako takový je již zastaralým komunikačním nástrojem, ale doba, kdy z našich životů úplně zmizí, není zatím ani v dohlednu. Stále jej užívá několik miliard lidí. Nicméně i přesto se najde spousta firem a týmů, kde od emailu téměř upustili a alespoň pro vnitřní komunikace používají nějakou jeho modernější alternativu. Rád bych zde uvedl několik programů, které mám vyzkoušené a jsou příjemnou alternativou a změnou od tradičních nudných nástrojů.
Programy pro efektivnější komunikaci Prvním z nich je již zmiňovaný Slack. Tento program již používá spousta velkých firem po celém světě, nejen díky jeho možnostem propojení. Ve Slacku se vytvoří neomezený počet jakýchsi týmů a v tomto týmu se posléze zakládají různá diskuzní vlákna. Může se jednat o jednotlivé projekty, produkty, všeobecné dotazy, náměty na vylepšení pracovního prostředí, sbírání obchodních leadů a podobně. Samozřejmostí je možnost zasílání osobních zpráv jednotlivým uživatelům. Zcela jistě každý ocení možnost připínání jednotlivých důležitých příspěvků, které by se neměly v následné záplavě zpráv ztratit. Slack je možno napojit na spoustu dalších programů jako cloudové úložiště Dropbox, Google, emailový nástroj Mailchimp, nástroj pro automatizaci IFTTT a další. Dokázal bych o něm mluvit hodiny.
26
Zakládejte ve Slacku kanály na různá témata, ať se komunikace snadněji dohledává.
Dále mohu doporučit nástroj Telegram, který velice snadným způsobem lze propojit s telefonním číslem, čímž se vytvoří jakýsi profil. V Telegramu můžete odesílat osobní zprávy včetně příloh, tvořit komunikační kanály stejně jako ve Slacku, označovat a vyhledávat jednotlivé příspěvky podle #hashtagu a podobně. Využít však můžete i jiných nástrojů, které již třeba máte, ale nevíte o nich. Jako například tolik podceňované Google Hangouts, které jsou součástí Gmailu. Zdarma si tak můžete s kolegy a kamarády posílat zprávy, volat si, vytvářet videokonference. Zkrátka Skype od Google. Nebojte se vyzkoušet něco nového! Veškerá pozitivní změna života tkví v tom, že vystoupíte ze stínu pohodlnosti a vyzkoušíte nové věci, o kterých jste třeba už někdy slyšeli, ale byli jste líní je zkusit na vlastní kůži.
Cesta k čistému stolu:
Denně sdělíte ostatním stovky informací. Soustřeďte se pouze na to, co by si měli druzí z vaší zprávy odnést. Vše ostatní je zbytečné.
Email není jediným možným kanálem komunikace. Využijte prověřené programy na usnadnění sdílení informací uvnitř, ale i mimo firmu.
Nebojte se vyzkoušet nové aplikace, o kterých čtete třeba na internetu. Může to být zrovna přesně ten, který hledáte.
27
SLEDUJTE A ZAZNAMENÁVEJTE Proč práci měřit Třeba ještě patříte mezi ty, kteří si musí svůj příchod a odchod z práce zaznamenávat, například nějakou elektronickou „píchačkou“, jako čipem a podobně. Nicméně toto sledování je naprosto bezúčelné a kromě funkce špehování toho, jestli jste v práci, není k ničemu. Avšak pokud se chcete stát profesionálem v jakémkoliv oboru, je potřeba i hlídat odvedenou práci. Ale trochu jiným - moderním způsobem. Během dne plníte určité úkoly, ať už ze svého to-do listu, emailu nebo se zúčastňujete různých schůzek. Často si tak můžete, například díky evidování v kalendáři, zhruba představit, kolik času jste jednotlivými úkoly strávili. Nicméně tento systém není moc efektivní a nemůžete si tak porovnávat různé časy a srovnávat různé nové návyky, které zkoušíte. Nedokážete z toho získat žádnou zpětnou vazbu o tom, co je pro vás nejlepší. Kvůli této skutečnosti je potřeba si měřit čas.
Užitečné programy Existuje nepřeberné množství nástrojů, kterými si můžete pohodlně měřit dobu strávenou děláním určitého úkolu. Jedním z nejrozšířenějších je Toggl, který je v základní verzi zcela zdarma a nabízí vše, co potřebujete. Je dostupný na všechny platformy včetně chytrých telefonů. Doporučuji si na začátku vytvořit v sekci „Client“ seznam klientů, pro které danou práci děláte. Pokud máte jenom jednoho, dejte si tam jednoho. Do kolonky „Project“ vždy doplňte název daného projektu, na kterém pracujete včetně takových všeobecných projektů jako třídění emailů nebo i příprava na schůzku. Mezi další používané programy patří například Harvest. „Ale já přeci chci pracovat efektivně, tohle není efektivní práce, když mám nad každým úkolem psát, co dělám a mačkat nějaké tlačítko!“ To vám možná zní v hlavě. Ono by to dávalo i smysl, ale zkuste si schválně nyní Toggl stáhnout, nastavit si těch pár klientů a projektů a napsat do řádku ve zkratce, co zrovna děláte. Zaznamenávání jednotlivých bodů zabere jenom pár vteřin a přitom je to tak užitečné.
Zaznamenat to, co právě děláte, není vůbec obtížné.
28
Zaznamenávání práce však může být ještě jednodušší. Díky doplňku pro prohlížeč Chrome – Toggl Button se vám automaticky tlačítko pro spuštění integruje například do Gmailu nebo právě do zmiňovaného Wunderlistu. Sledování úkolu tak máte na dosah jednoho kliknutí.
Snadněji už to prostě nejde. Toggl button v Gmailu.
Díky zaznamenávání své práce si můžete porovnávat jednotlivé období, kdy jste například pracovali dle Pomodoro a kdy ne. Dokážete se díky tomu poučit a pomůže vám to najít přesně ten postup, který vám bude nejlépe sedět. Nehledě na to, že se může častokrát stát, že klient nebo šéf bude chtít podložit dobu, jakou jste strávili plněním určitého projektu. Díky zaznamenávání třikrát kliknete a máte hotovo. Nedělejte to pro druhé, dělejte to pro sebe.
Cesta k čistému stolu:
Měřte si čas, strávený nad každým úkolem. Jenom díky tomu se můžete zlepšovat.
Věnujte čas prvotnímu nastavení Togglu. Posléze už je zaznamenávání jednotlivých úkolů hračka.
Dělejte to hlavně pro sebe. Ne jen proto, že to po vás chtějí ostatní.
29
PIŠTE SI POZNÁMKY Jak to dělám já Jakmile jsem konečně začal číst knihy a články, které mě doopravdy zajímají a vzdělávají, vytvářel jsem si z nich poznámky a výtahy, kterými jsem si následně osvěžil, o čem dané téma bylo a případně si připomněl důležité body. Tady znovu samozřejmě doporučuji používat některý online nástroj. Vyzkoušel jsem jich mnoho a nejvíce mi vyhovoval OneNote od Microsoftu. Doporučuji taktéž rozšířený Evernote. Vytvořte si sešit a ten si rozdělte do několika sekcí. Já osobně využívám tyto sekce – Interní (zápisky), Google Apps (tipy a triky Google Apps), Články a Tipy (zajímavé články, na které časem narazím), Ostatní (Nápadník, Chci si koupit atp.) a sekce pro automatické ukládání ohvězdičkovaných článků na Twitteru a uložených článků do Pocketu přes službu IFTTT.
Automatizace ukládání článků a poznámek nebyla nikdy jednodušší (IFTTT.com).
Díky automatickému indexování obsahu uložených článků máte možnost snadno vyhledávat přes klíčová slova, stejně jako třeba na Googlu. Vždy tak dostanete okamžitě článek, který hledáte. Stejně jako v případě kalendáře a úkolníčku doporučuji ukládat vše, co se zdá důležité a mohlo by se vám v budoucnu hodit. Netrapte se tím, že toho bude hodně.
Cesta k čistému stolu:
Nainstalujte si doplněk Pocket do prohlížeče a ukládejte si všechny zajímavé články, na které narazíte. V klidu se k nim posléze přes Pocket dostanete.
Nebojte se ukládat si všechno. Nedělejte si starosti s tím, že toho bude hodně.
30
DEJTE SI ZPRAVODAJSKOU OČISTU Svět se bez vás nezačne točit obráceně Dříve jsem hltal všechny zprávy, které kde vyšly. Nedokázal jsem si představit den bez toho, že bych si ráno nepřečetl alespoň titulní zprávy Mladé Fronty nebo Novinek. Nicméně když se nad tím hlouběji zamyslíte, proč tyto zprávy čtete? Jaký pocit po nich máte? Pomáhají vám být lepší? Pomáhají vám v práci? Pomáhají vám k tomu být lepší partner? Já jsem se po několika minutách vždy akorát naštval. Rozkliknutí příslušné diskuze byl příslovečný poslední hřebík do rakve. A i přesto jsem nad tím každý den strávil minimálně několik desítek minut. Často máte pocit, že pokud byste se vůbec o okolní svět nezajímali, bude vám vše utíkat mezi prsty, nebudete v obraze a mít o čem bavit s přáteli. Opak je pravdou. Pokud si dáte například měsíční informační očistu, zjistíte, že se vlastně vůbec nic nezměnilo. Politici si budou stále hrát svoji hru na škatulata, špatní lidé budou ubližovat těm dobrým a tak podobně. Proč tento drahocenný čas nevěnovat spíše oblasti, která vás zajímá a díky které můžete umět více a pracovat lépe? Být lepším a opravdu něco ovlivnit? Zkuste si schválně přes Toggl zaznamenávat, kolik času měsíčně strávíte jenom čtením zpráv, které jsou pro vás naprosto zbytečné. Člověk se samozřejmě v ušetřeném času nemusí věnovat jenom práci. Můžete si číst jiné užitečné články či knížky, které vás zajímají. Ačkoliv sociální sítě jsou ztrátu času, tak osobně používám Twitter jako zdroj užitečných zpráv. Sleduji pouze ty osoby a stránky, od kterých chodí pro mě relevantní informace. Zbytek odhlásím nebo blokuji. Zkuste si takto buďto vytřídit Facebook nebo Twitter či případně nastavit sbírání článků přes RSS čtečku. Vyčistíte si tím seznam novinek jen na to opravdu důležité.
Cesta k čistému stolu:
Zkuste být alespoň měsíc bez zpráv. Zjistíte, že se svět nezačne točit obráceně a vlastně se nic nezmění.
Věnujte tento čas raději čtení článků, týkajících se vaší práce nebo koníčků.
31
ČAS NEJSOU PENÍZE Vše dělejte, jak nejlépe dovedete Oproti tolik známému rčení si vždy pamatujte, že čas nejsou peníze. Ačkoliv je jasné, že nepracujete jen pro dobrý pocit a musíte z něčeho zaplatit každodenní výdaje na hypotéku, jídlo nebo vzdělávání, nedělejte práci jen pro peníze. Pokud za vším uvidíte jen peníze, nebudete nic dělat pořádně. „Co z toho budu mít? Co za to dostanu?“ Podobná věta vám určitě někdy přijde na mysl. Práci, kterou budete dělat, dělejte hlavně pro zlepšení sebe sama. Tím, že někomu s něčím pomůžete, se můžete například naučit další dovednost, kterou v budoucnu využijete i v jiném oboru, a jako bonus můžete získat i dalšího známého nebo kamaráda. Rozšiřovat všeobecné vzdělání je základem úspěchu. Nikdy byste si o sobě neměli myslet, že umíte vše potřebné k vaší práci. Nepřestávejte se nikdy snažit a učit. Dělejte vše tak, jak nejlépe dokážete, nehledě na finanční zisk.
Cesta k čistému stolu:
Dělejte vše, jak nejlépe dovedete. Jenom tak budete mít ze své práce radost.
Nepřestávejte se učit a snažit. Nikdy nejste tak dobří, jak si myslíte.
32
MĚJTE SVŮJ SEN Každý na to má Každý člověk by měl pro něco žít. Pokud neuvidíte žádnou budoucnost, nebude vás nic bavit a nebudete nic dělat naplno. Mějte svůj seznam úkolů, které jste celý život chtěli udělat, ale nikdy jste k tomu neměli odvahu. Může to být cokoliv. Návštěva cizí země, vyšplhání na nejvyšší horu Evropy nebo naučit se hrát na kytaru. Tyto vaše sny vás budou motivovat a tlačit dopředu. Postupujte krůček po krůčku ke splnění tohoto snu. Když budete chtít být efektivní a uspět, všechno půjde snadněji. Nebojte se, dokázala to před vámi hromada jiných lidí s různými fyzickými i finančními možnostmi. Tak proč ne vy? Vždy jsem chtěl uběhnout maraton. O měsíc později, co jsem se rozhodl trénovat, jsem ho pokořil pod čtyři a půl hodiny. Vždy jsem chtěl napsat knížku. Nyní doufám, že Čistý stůl pomůže alespoň jednomu člověku uspět. Co bude dál? Kdo ví. Budu se snažit.
Cesta k čistému stolu:
Napište si svůj životní „wishlist“ všeho, co jste chtěli vždy v životě zkusit. Pomalu po malých krůčcích každý týden pracujte na tom, aby se ten sen splnil.
Na konci týdne si vždy zrekapitulujte vše, co jste pro splnění tohoto snu udělali. Pokud nebudete mít ani bod, zvedněte se a běžte to ihned napravit.
33
JAK PRACOVAT A ŽÍT EFEKTIVNĚ V KOSTCE
Pokud děláte profesi, která vás nebaví, ve volných chvílích se vzdělávejte a učte, jinak se z vás nikdy nestane ten, kým jste vždy chtěli být.
Nezapomeňte si vytvořit lákavý životopis maximálně o velikosti jedné A4. Průvodní dopis pište vždy osobitě a kreativně, nezasílejte texty z různých šablon. Přečtěte si vždy něco o firmě, kam se hlásíte, pomůže vám to při jeho vytváření.
Naučte se základní pravidla etikety a slušného chování, které vám mohou při pohovoru pomoci.
V nové práci se vždy snažte a buďte proaktivní, ale nepřehánějte to.
Nesnažte se pracovat hodinu v kuse. Rozdělte si den na malé pracovní úseky s pravidelnými malými přestávkami. K tomu vám může pomoci systém Pomodoro.
Nenechte se od práce vyrušovat. Žádná zpráva není tak důležitá, abyste kvůli ní přišli o patnáct minut produktivního času.
Každý úkol, nápad a poznámku si zapisujte, ať na ni nemusíte myslet. Zbytečně se nerozrušujte věcmi, které můžete ponechat v poznámkovém bloku a později se k nim vrátit.
Do zpráv pište vždy pouze to, co chcete, aby si příjemce z dané konverzace odnesl. Všechno ostatní je zbytečné.
Zaznamenávejte a stopujte si čas, který jste nad danými úkoly strávili. Jenom tak se můžete poučit z předchozích nezdarů a uvědomit si, co jste dělali špatně a o kolik času jste kvůli tomu přišli.
Zkuste měsíc nesledovat vůbec žádné zprávy. Budete mít lepší náladu a zjistíte, že se svět bez vás nezačne točit obráceně. Netrapte se věcmi, které nedokážete ovlivnit.
Dělejte vše tak, jak nejlépe dokážete, nehledě na finanční zisk.
Mějte svůj sen, který vás potáhne kupředu. Pracujte každý den na jeho splnění. Před vámi to dokázala spousta lidí, kteří na tom byli hůř než vy.
34
Sledujte blog a nové články Nikdy do knížky nelze napsat vše, co má člověk na mysli. Sledujte proto Blog na: blog.cleandesk.cz Každý týden nový tip, který vám pomůže při cestě k „čistému stolu“.
Můžete mi koupit třeba kafe Pokud se vám knížka líbila, potěší mě jakákoliv podpora. Mrkněte na sekci Kontakty
35
