IR Track 3 Huis op Orde Regie op sourcing binnen het Rijk

Regie en sourcing op generieke diensten Moet je doen!

20 Januari 2010 DGOBR/IR Track 3 Huis op Orde Regie op sourcing binnen het Rijk DBC 2011 2011 | Track 3 | Regie op sourcing 20 januari

Doel Liesbeth Edelbroek: probleemeigenaar Leon-Paul de Rouw: workshopleiding Chris Verhoef: reflectie Deelnemers: adviseurs Doelen: Probleemeigenaar snel en gedegen adviseren met praktische tips en best practices a.h.v. casuïstiek op gebied van interdepartementale regie en sourcing Laatste ontwikkelingen op sourcing en regie binnen het Rijk

2

DBC 2011 | Track 3 | Regie op sourcing

Inhoud • Welkom • Korte introductie over de ontwikkelingen: de compacte rijksdienst, de interdepartementale regie op generieke ict in opbouw (TBGI) • Aan het werk • Geef Liesbeth advies: interdepartementale regie, hoe doe je dat? • Verdelen in vier groepen, U krijgt 10 minuten om alle 14 casussen voorbereiden en vervolgens plenaire discussie. • Korte samenvatting en conclusies

3


De Compacte Rijksdienst •

I-strategie: Effectief, Efficiënt & Transparant

•

‘Ontzorgen’ van beleid, uitvoering en toezicht.

•

Stroomlijning van de ondersteunende bedrijfsvoering en een ontdubbeling van de uitvoering en het toezicht. 1. Ontdubbeling van gelijksoortige processen door bundeling in shared services, of outsouring. 2. Besluitvorming op basis van business cases 3. Eerst bundelen dan pas uitbesteden

•

Dit is vertaald in: 1. Concentratie bedrijfsvoering kerndepartementen en opbouw rijksbrede infrastructuur bedrijfsvoering: Data centers, Gemeenschappelijke aanschaf software (categorie management), Digitalisering infrastructuur en wegwerken papieren achterstanden, Identitymanagement en authorisatie, en application store. 2. Ontdubbeling tussen uitvoerings- en toezichtsorganisaties.

4


Volop aan de gang: werk in uitvoering •

De digitale werkvoorziening rijk: uitrol generieke diensten (diensten die we samen doen)

•

Nu: infra voorzieningen, werkplek, samenwerkingsruimte en rijksportaal

•

Op dit proces en op de generieke diensten moet gezamenlijke governance worden gevoerd. Dit betekent: gemeenschappelijke regie op generieke ict.

•

Op strategisch niveau (de CIO’s in ICCIO) en tactisch niveau: Tactisch Beraad Generieke ICT: de interdepartementale regieorganisatie samen met de regie op de departementen

•

Hoe: normstelling, harmonisatie en standaardisatie van processen: Releasekalenders, changes verwerken, afspraken maken, nieuwe functionaliteiten etc

5


Figuur 1: Interdepartementale regie: TBGI Strategische regie

Raad van bestuur Algemeen management CIO’s, directeuren bedrijfsvoering

De gezamenlijke CIO’s (inc Rijks_CIO)

Strategisch

Tactische regie vraagbundeling

Tactisch

Klanten Opdrachtgevers (middenmanagement, Hoofden business units)

Gebruikers Afnemers (feitelijke uitvoering)

Operationeel

Departementen (vraag)

6

•demandmanagement •supplymanagement •Architectuur, innovatie en beveiliging • Planning en control

Aanbod bundeling

dienstverleners

Advies

levering ICT-dienstverleners (sso’s en markt)


Uitgangssituatie

(vereenvoudiging van de werkelijkheid)

Er zijn reeds vier departementen aangesloten op de gezamenlijke werkplek (DWR). De gezamenlijke werkplek wordt op dit moment geleverd door 1 shared service organisatie (SSO-ICT) die ook de rest van de ict voor de departementen verzorgt. Elk jaar wordt 1 departement toegevoegd. Het ministerie van Welvaart en het ministerie van Water zijn reeds aangesloten Het ministerie van Verkeer is over 3 jaar aan de beurt Het portaal en de samenwerkingsruimte worden gehost door een leverancier uit de markt: Work2gether De interdepartementale gemeenschappelijke regie op generieke ICT is gestart 7


1. Hij-zij Gepleit wordt al enige tijd om meer samenwerking tussen overheid en bedrijfsleven. Hiertoe zijn al verschillende bijeenkomsten geweest tussen beleidsmakers en vertegenwoordigers van het bedrijfsleven (Hutspot sessies en CIO-plein). TBGI zit net in een fikse worsteling met Work2gether vanwege structurele problemen met de Samenwerkingsruimte en zit hier niet op te wachten. Wat adviseert u?

8


2.Wanneer ben je geslaagd? Liesbeth Edelbroek heeft een belangrijk gesprek met de rijks-CIO. Hij heeft gevraagd dat zij aangeeft wanneer de TBGI, net gestart, is geslaagd. Wat adviseert u haar.

9


3. Plaatsonafhankelijk Een medewerker van het ministerie van Welvaart wil op het ministerie van Water werken met zijn eigen account. Hij krijgt geen toegang. Wat moet er gebeuren?

10


4. Hier gaan zij niet over Een medewerker van het ministerie van Water is bezig met het schrijven van een notitie en ‘plakt’ tabellen in uit de spreadsheet. Elke keer als zij dit doet dan ‘crasht’ de tekstverwerker. Zij belt naar de eigen helpdesk maar er wordt haar gezegd dat zij dit probleem kennen maar niet kunnen oplossen. Het wordt veroorzaakt door de DWR-client en daar gaan zij niet over. Wat moet er gebeuren?

11


5. Ministerie van Verkeer wil DWR-client Het ministerie van Verkeer wil voor deze zomer de DWR-client implementeren. Het ministerie is pas over 3 jaar aan de beurt maar kan en wil hier niet langer mee wachten. Het TBGI is nu net operationeel maar kan net de lopende zaken afhandelen. Wat moet er volgens u gebeuren?

12


6. Verbeteren is een keus? Een medewerker van het ministerie van Welvaart heeft een storing in het programma waarmee demografische ontwikkelingen worden geanalyseerd. Na 3 keer bij de helpdesk zijn geweest meldt u dit aan het hoofd regie. Het blijkt dat hierover al meerdere malen contact is geweest tussen de regieorganisatie en het SSO-ICT. Ook is twee maanden geleden een formele brief, ondertekend door de directeur/CIO, aan het SSO gestuurd. Er is echter nog geen sprake van verbetering. Integendeel, de afhandeltijd lijkt op onderdelen zelfs toe te nemen. Uw collega’s van het ministerie van Water hebben ook interesse om dit programma te gaan gebruiken. Wat adviseert u?

13


7. Explosief De kosten van de generieke ICT stijgen explosief. Het is niet duidelijk waar de oorzaak ligt. Hoewel de basisprijs per werkplek duidelijk is blijkt in de praktijk de kosten voor generieke ict ver daarboven te liggen. Sommige departementen geven aan geen vertrouwen meer te hebben. Wat adviseert u?

14


8. U bent fout! Een medewerker van het ministerie van Welvaart moet toegang krijgen tot een besloten samenwerkingsruimte op het Portaal. Na 2 weken heeft zij nog geen bericht. Zij informeert haar leidinggevende die de contactpersoon van het Portaal inlicht. De contactpersoon informeert Work2gether. Deze laten weten dat er direct na de klacht een mail is verstuurd naar de leidinggevende om akkoord te verlenen. De leidinggevende zegt echter nooit iets ontvangen te hebben. Ook zijn directeur heeft niets ontvangen. Toch houdt Work2gether vol dat zij goed hebben gehandeld. Er gebeurt niets. Wat moet er gebeuren?

15


9. Collectief bellen Het telecommunicatie contract moet worden vernieuwd. De bedoeling is dat er op een viertal onderwerpen één nieuw contract wordt afgesloten met aanbieders. Voor de rijksoverheid is er 1 aanbieder. Een belangrijke vernieuwing is de toepassing van VOIP. Dit betekent dat de communicatielijnen ook over het ict-netwerk gaan verlopen. Wat adviseert u over de rol van TBGI?

16


10. Leren te leren De TBGI start met een handjevol medewerkers. Drie hebben ervaring met een regieorganisatie. Drie niet. De verwachte groei is komend anderhalf jaar naar 10 medewerkers. De profielen zijn duidelijk, maar waar halen we deskundigheid? Wat adviseert u de kwartiermaker?

17


11. Samen is slimmer? Het ministerie van Water wil de applicatie voor het volgen van kamervragen vernieuwen. De CIO/Hoofd ICT is van mening dat het misschien slim is om dit samen met anderen te doen en belt zijn collega bij het ministerie van Welvaart. Na een prettig gesprek met een lekker bakje koffie komen ze tot de conclusie dat het slim is om dit voor de gehele rijksoverheid te organiseren. Wat adviseert u?

18


12. Een ‘patch’ zonder overleg Work2gether rolt zonder overleg (spoed) een beveiligingspatch uit die invloed heeft op de webbrowser (i.v.m het Rijksportaal). Achterliggende web-enabled applicaties bij beide ministeries hebben last van storingen. Diverse medewerkers kunnen niet werken.

Wat moet er gebeuren?

19


13. Sluizen De Directie ‘Sluizen’ van het ministerie van Water wil dringend een nieuw softwarepakket om de logistiek van het waterbeheer beter te volgen. Een ICT-adviseur binnen TBGI komt hier toevallig achter en maakt u erop attent dat dit softwarepakket gebruik maakt van generieke componenten waaronder een Oracle-database. Op dit moment is het ICCIO bezig met de gezamenlijke aanschaf van Oracle-licenties.

Wat moet er gebeuren?

20


14. De Portemonnee Een baten-lastendienst ‘De Portemonnee’ van het ministerie van Welvaart wil overstappen op de DWR-client. Echter, zij maakt geen gebruik van de SSOICT (en is dit in de toekomst ook niet van plan). Zij heeft als preferred supplier ICT-4U. TBGI heeft al contacten met de baten-lastendienst. De gesprekken tussen TBGI en de Portemonnee duren ruim een jaar. Uiteindelijk wordt besloten om op 1 mei dit jaar over te gaan. Dit past goed bij de afspraken van de minister met de tweede kamer om voor de zomer dit jaar het volledige ministerie te laten werken met DWR-client. Alle applicaties van de Portemonnee moeten nog worden getest op DWRclient. Bekend is dat de Portemonnee gebruik maakt van veel ‘legacy’systemen. Wat adviseert u?

21


Hartelijk dank •

Wilt u het nog eens nalezen: brochure binnenkort beschikbaar. Stuur een mail naar: [email protected]

•

En verder, nog veel plezier vandaag. Liesbeth, Chris en Leon-Paul

22


IR Track 3 Huis op Orde Regie op sourcing binnen het Rijk

Recommend Documents