IPO norm kwaliteitszorg bedrijfsgebonden milieutaken

Interprovinciaal Overleg

IPO norm kwaliteitszorg bedrijfsgebonden milieutaken

-- Interpretatiedocument voor de NEN-EN-ISO 9001: 2000 --

19 april 2002 KPMG Milieu

Interprovinciaal Overleg IPO norm kwaliteitszorg bedrijfsgebonden milieutaken 19 april 2002

Inhoudsopgave Voorwoord .....................................................................................................................1 Intentieverklaring ..........................................................................................................2 1

Inleiding .................................................................................................................4

2

Kwaliteit van de organisatie ...................................................................................14

3

Kwaliteit van de klantrelatie ..................................................................................17

4

Kwaliteit van de processen.....................................................................................20

5

Kwaliteit van de producten....................................................................................23

6

Kwaliteit van de mensen........................................................................................27

7

Kwaliteit van de systemen......................................................................................30

8

Monitoring van de kwaliteit...................................................................................33

Bijlage 1: Kritieke activiteiten bij vergunningverlening .................................................35 Bijlage 2: Kritieke activiteiten bij afgeven van verklaringen...........................................42 Bijlage 3: Kritieke activiteiten bij toezicht .....................................................................46 Bijlage 4: Kritieke activiteiten bij bestuursrechtelijke handhaving .................................50 Bijlage 5: Kritieke activiteiten bij strafrechtelijke handhaving .......................................55 Bijlage 6: Begrippen.....................................................................................................59 Bijlage 7: Afkortingen..................................................................................................61 Bijlage 8: Literatuurlijst ...............................................................................................62 Verklaring KPMG Certification....................................................................................63


Voorwoord Op het snijvlak van bedrijven en milieu zijn de provincies, in de rol van middenbestuur, verantwoordelijk voor de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken. Kenmerkend voor de producten die voortkomen uit deze milieutaken is dat zij het resultaat zijn van een politiekbestuurlijke afweging van belangen. Een afweging die moet voldoen aan de vereisten van behoorlijk bestuur, omdat -in de regel- belanghebbenden verschillende of soms zelf tegengestelde belangen hebben. Het is dan ook voor alle partijen van belang dat de te maken afwegingen op een transparante wijze worden uitgevoerd. Deze interprovinciale norm biedt de provincies een overzicht van diverse relevante aandachtspunten, met behulp waarvan zij de kwaliteit van de bedrijfsgebonden milieutaken kunnen waarborgen. De voorliggende ‘Interprovinciale norm kwaliteitszorg bedrijfsgebonden milieutaken’ is al weer de twee uitgave van het Interprovinciaal Overleg (IPO), sinds de start van de discussie over de kwaliteit van de bedrijfsgebonden milieutaken in 1997. De eerste mijlpaal in dit traject betrof de publicatie van de ‘Interprovinciale norm kwaliteitszorg vergunningverle ning Wet milieubeheer’, in februari 1999. Deze norm was het resultaat van het IPO project ‘Het Betere Werk’ en onderstreepte de wens om het accent te verleggen van de kwantitatieve naar de kwalitatieve aspecten van de bedrijfsgebonden milieutaken. Intussen is er veel gebeurd. Door alle provincies wordt momenteel gewerkt aan de implementatie en het onderhouden van kwaliteitssystemen op het gebied van bedrijfsgebonden milieutaken. Op dit werkterrein lijkt kwaliteitszorg een niet meer weg te denken managementaspect te zijn geworden. Tevens is, in IPO verband, ook stilgestaan bij de kwaliteit van de IPO norm zelf. Dit heeft geleid tot twee vernieuwslagen: een bijstelling van de IPO norm op basis van de NEN-EN-ISO 9001: 2000 en een verbreding van de IPO norm met taken op het gebied van toezicht en handhaving. Het resultaat van deze vernieuwingsslagen ligt voor u: een op de NEN-EN-ISO 9001: 2000 gebaseerd interpretatiedocument aan de hand waarvan provincies de kwaliteit van de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving op het niveau kunnen brengen van de nieuwe ISO 9001 norm. De voorliggende IPO norm biedt u daarvoor: n

n

n

Een hedendaagse interpretatie van de NEN-EN-ISO 9001: 2000 en daarmee een gedegen referentiekader voor het opzetten van kwaliteitssystemen1 . Een uniformering van ‘wat’ er binnen provincies geregeld moet zijn, maar waarbij de provincies nog volop ruimte behouden om zelf te bepalen ‘hoe’ zij dat willen invullen. Een geschikte benadering om nieuwe interne en externe ontwikkelingen (beleidsmatig, organisatorisch en juridisch) te implementeren in de gehanteerde werkwijze.

Met de ontwikkeling van de IPO norm is het hiermee overigens nog niet gedaan. Zoals de titel van de voorliggende IPO norm al aangeeft, bestaat bij het IPO de ambitie om te komen tot een norm voor alle bedrijfsgebonden milieutaken. Dit betekent dat in de toekomst het toepassingsgebied van de IPO norm nog verder zal worden uitgebreid met andere milieutaken op het snijvlak van bedrijf en milieu. Denk hierbij bijvoorbeeld aan taken op het gebied van bedrijfsmilieuplannen, energie-efficiencyplannen, veiligheidsplannen en milieujaarverslagen. Bij de opzet van deze uitgave van de IPO norm is rekening gehouden met deze ambitie.

1

Een verklaring van KPMG Certification is opgenomen in het laatste onderdeel van dit document.

1


Intentieverklaring De colleges van Gedeputeerde Staten van de provincies, te dezen vertegenwoordigd door de voorzitter en secretaris van het Samenwerkingsverband Interprovinciaal Overleg (IPO), op grond van artikel 21, lid 5 van de gemeenschappelijke regeling IPO en het besluit van het algemeen bestuur van dag maand jaar; Overwegende de ‘Interprovinciale norm kwaliteitszorg bedrijfsgebonden milieutaken’, Den Haag van dag maand jaar, te hanteren als het uitgangspunt voor de verdere ontwikkeling en implementatie van kwaliteitssystemen, ter bevordering van de gewenste kwaliteit van de bedrijfsgebonden milieutaken; Komen op basis van deze ‘Interprovinciale norm kwaliteitszorg bedrijfsgebonden milieutaken’ gezamenlijk overeen dat zij: 1.

Voor 1 januari 2003 een nulmeting uitvoeren, waarmee zij vaststellen in hoeverre de in dit normblad benoemde kritieke aspecten al dan niet zijn geborgd. Indien reeds een nulmeting heeft plaatsgevonden op basis van de oude norm van februari 1999, kan volstaan worden met een aanvullende nulmeting op de nieuwe onderdelen van dit normblad.

2.

Voor 1 juli 2003 een plan van aanpak opstellen, op basis van de resultaten van de (aanvullende) nulmeting, waarin zij aangeven op welke wijze de ontwikkeling en implementatie zal plaatsvinden van een op dit normblad gebaseerd kwaliteitssysteem.

3.

Op 31 december 2004 gereed zijn met de ontwikkeling en implementatie van een kwaliteitssysteem dat is gebaseerd op alle onderdelen van dit normblad en dat functioneert op certificeerbaar niveau.

4.

Jaarlijks rapporteren over de voortgang op het gebied van kwaliteitszorg en wel zodanig dat op basis hiervan in interprovinciaal verband een samenvattend overzicht voor alle provincies kan worden gegenereerd.

5.

Aan belanghebbende derden de mogelijkheid bieden tot het verkrijgen van inzicht in het aanwezige kwaliteitssysteem en de daarmee behaalde prestaties.

Daarnaast zeggen de gezamenlijke provincies toe elkaar te stimuleren tot het uitvoeren van interprovinciale audits, met als doel om te leren van elkaars werkwijze en ervaringen. Deze audits vinden plaats onder de volgende voorwaarden: 1.

Provincies auditen elkaar onderling.

2.

Vorm en inhoud voor de uitvoering van de audit is vrij.

3.

Audits worden uitgevoerd door collega’s op hetzelfde werkterrein.

De provincie die de audit uitvoert stelt een auditrapport op in overleg met de geauditeerde provincie. Dit auditrapport bevat enerzijds de verbeterpunten voor de geauditeerde provincie en anderzijds de leerpunten voor de beide organisaties. Aan de hand van de auditrapporten wordt elk jaar in IPO verband een rapportage opgesteld over de waarde van de audits voor de verdere implementatie van kwaliteitszorg. Tenslotte zeggen de colleges van Gedeputeerde Staten van de gezamenlijke provincies toe aandacht te besteden aan de mogelijkheid om de provincies onderling te vergelijken en de

2


verbreding van de huidige kwaliteitsbenadering naar andere bedrijfsgebonden milieutaken, zoals het beoordelen van bedrijfsmilieuplannen, energie-efficiencyplannen of veiligheidsplannen en het valideren van milieujaarverslagen van bedrijven te stimuleren. Den Haag, dag maand jaar De colleges van Gedeputeerde Staten namens deze de voorzitter van het Interprovinciaal Overleg prof. dr. J.A. van Kemenade

de directeur/secretaris van het Interprovinciaal Overleg drs. G. Beukema

3


1

Inleiding

1.1

Aandacht voor kwaliteit Sinds de tweede helft van de jaren ’90 is bij de provincies de aandacht voor de kwaliteit van de bedrijfsgebonden milieutaken sterk toegenomen. De wens en de noodzaak om het accent te verleggen naar kwaliteit van de geleverde overheidsprestaties ontstond na een periode met aandacht voor het verkrijgen van een adequaat uitvoeringsniveau, gestimuleerd door de ‘Van Rijn-Vellekoop (VRV) regeling’. De directe aanleiding zijn diverse ontwikkelingen die te maken hebben met de veranderende rol van de overheid en die van invloed zijn op de relatie tussen overheid, bedrijfsleven en burgers. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn: n

n

n

n

n

Kwaliteitsbewustzijn klanten: In toenemende mate verlangen de belanghebbenden, zoals bedrijven, omwonenden, klagers, partneroverheden of het bestuur, dat bij de uitvoerin g van de bedrijfsgebonden milieutaken eisen worden gesteld aan de kwaliteit van bijvoorbeeld de organisatie, de mensen, de processen en producten. Precies zoals de provincies dat ook verlangen van bijvoorbeeld bedrijven in het kader van de milieuzorg. Vernieuwing instrumenten: Bij de uitvoering van het beleid op het gebied van bedrijf en milieu maken provincies in toenemende mate gebruik van nieuwe instrumenten, zoals bedrijfsmilieuplannen, vergunningen op maat, milieujaarverslagen of administratief toezicht. Deze instrumenten vergen van de provincies niet alleen een grotere inzet, maar ook een andere aanpak bij de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken. Verbetering effectiviteit: Als gevolg van de recente rampen, zoals de vuurwerkramp in Enschede, is veel aandacht ontstaan voor de effectiviteit van de bedrijfsgebonden milieutaken en de mate waarin milieurisico’s voor de belanghebbenden kunnen worden voorkomen. Voor een verbetering van de effectiviteit van de bedrijfsgebonden milieutaken is aandacht voor de kwaliteit een belangrijke voorwaarde. Verzakelijking milieubeleid: Provincies lopen in toenemende mate het risico van schadeclaims indien bedrijven economisch nadeel ondervinden van fouten bij uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken. Door de grote belangen gaan bedrijven deze milieutaken in bestuurs- en strafrechtelijke zin anders en vooral zakelijker bekijken. Hetzelfde kan worden opgemerkt over andere belanghebbenden zoals omwonenden en particulieren. Rapportageverplichting VROM: Er bestond al de verplichting van de provincies om aan het Rijk te rapporteren over de output van het stelsel van vergunningverlening en handhaving. Nu de aandacht verschuift van de kwantiteit naar de kwaliteit van het werk, zullen provincies ook op dit punt vorderingen moeten laten zien.

Ten slotte speelt ook het stelselmatig verhogen van de efficiency in dit kader een belangrijke rol. Mede door de overheveling van de milieugelden uit de VRV-regeling naar het provinciefonds is de druk op de provincies toegenomen om met minder middelen, een vergelijkbaar pakket bedrijfsgebonden milieutaken, liefst op een hoger niveau te laten plaatsvinden.

1.2

Leeswijzer voor de interprovinciale norm Als gevolg van de geschetste ontwikkelingen staan de provincies voor de vraag hoe hiermee rekening te houden bij de dagelijkse uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken. Wie zijn belanghebbenden en welke verwachtingen hebben zij? Hoe kunnen provincies rekening

4


houden met deze verwachtingen? Wat zijn de risico’s en wat is de kwaliteit waaraan de bedrijfsgebonden milieutaken moeten voldoen om deze risico’s te kunnen voorkomen? Om een antwoord te kunnen formuleren op deze en andere vragen wordt in dit eerste hoofdstuk van de ‘Interprovinciale norm kwaliteitszorg bedrijfsgebonden milieutaken’ allereerst aandacht besteed aan een toelichting op de IPO norm en de belangrijkste begrippen. Aansluitend wordt in de hoofdstukken 2 t/m 8 een overzicht gegeven van alle elementen van een kwaliteitssysteem voor de bedrijfsgebonden milieutaken, aan de hand waarvan de provincies de kwaliteit van deze milieutaken op niveau kunnen brengen. Tenslotte kent de IPO norm een achttal bijlagen. Bijlagen 1 t/m 5 bieden een overzicht van de kritieke activiteiten bij de uitvoering van de vergunningverlening, het afgeven van verklaringen, het toezicht en de bestuurs- en de strafrechtelijke handhaving en ten aanzien waarvan de kwaliteit moet zijn geborgd. In de resterende bijlagen wordt ingegaan op de definitie van een aantal begrippen, de afkortingen en de gehanteerde literatuur bij het opstellen van deze IPO norm.

1.3

Essenties van de interprovinciale norm

1.3.1

Aandacht voor de klant Bij de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken hebben provincies te maken met een grote diversiteit aan belanghebbenden, zoals bedrijven, omwonenden, klagers, partneroverheden of het bestuur. De IPO norm beschouwt deze belanghebbenden als de klant 2 . Klanten en de door hen gestelde eisen en verwachtingen ten aanzien van de kwaliteit van de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken, nemen in deze IPO norm een belangrijke positie in. Enerzijds moet door middel van het kwaliteitssysteem zeker worden gesteld dat de klanten de producten en diensten ontvangen met de gewenste kwaliteit. Anderzijds dient het kwaliteitssysteem te zijn gericht op verhoging van de klanttevredenheid.

1.3.2

Aandacht voor het gedocumenteerde systeem In het verleden werd bij de ontwikkeling en implementatie van kwaliteitssystemen sterk de nadruk gelegd op gedocumenteerde procedures en instructies als middel voor de beheersing van de processen. Dit kwaliteitsprincipe is in deze IPO norm grotendeels losgelaten. Slechts van een zestal procedures (zie hoofdstuk 2) wordt geëist dat deze worden gedocumenteerd. Voor de overige processen geldt dat aantoonbaar dient te worden gemaakt dat zij in de dagelijkse praktijk ook daadwerkelijk functioneren. De provincies moeten aantonen, bijvoorbeeld door middel van kwaliteitsregistraties, dat volgens bepaalde afspraken wordt gewerkt en dat daarmee aan de eisen van de IPO norm wordt voldaan.

1.3.3

Aandacht voor het meten en analyseren van resultaten Een ander belangrijk aandachtspunt betreft de nadruk op meten en analyseren van resultaten. De provincies dienen aan te geven op welke wijze meetbaar kan worden gemaakt of met de processen de gestelde doelen worden gerealiseerd. Dit betekent dat de provincies prestatie2

Zie paragraaf 1.5.2 of bijlage 6 voor een in deze IPO norm gehanteerde definitie van het begrip klant.

5


indicatoren moeten benoemen voor het sturen en monitoren van de bedrijfsprocessen en het afleggen van verantwoording. Op basis van een analyse van de verzamelde gegevens dienen de provincies aan te geven op welke wijze de effectieve werking van het kwaliteitssysteem kan worden verbeterd, met het oog op het realiseren van de gestelde doelen.

1.3.4

Aandacht voor procesmatig denken In deze IPO norm staat procesmatig denken centraal. Van de provincies wordt verwacht dat de onderlinge relaties tussen de besturende, primaire en ondersteunende processen helder, bekend en ook aantoonbaar zijn. Dit betekent bijvoorbeeld dat sprake moet zijn van een duidelijke relatie tussen het stellen van doelen, de kennis en het kwaliteitsbewustzijn van mensen, een zodanige uitvoering van de processen dat deze leiden tot gewenste producten, het op diverse manieren meten van de resultaten en de bijstelling van doelen of van het door de provincie gehanteerde kwaliteitssysteem. De onderlinge relaties tussen deze processen dienen in de documentatie van het kwaliteitssysteem te worden beschreven. De genoemde essenties van de IPO norm worden door de volgende figuur weergegeven.

Continue verbetering van kwaliteitsmanagementsysteem

T e

Verantwoordelijkheid van het management

v r e d

K L A

Management

Meting, analyse

van middelen

en verbetering

e n

K

h

A

L

N

E

e

N

T

i

i d

T

s e n

Input

Productie -

Output

realisatie

1.4

Toepassing van de interprovinciale norm

1.4.1

Het toepassingsgebied Deze interprovinciale norm is van toepassing op alle afdelingen, clusters of groepen binnen de provinciale organisaties, die zich bezighouden met de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken. Het accent van de IPO norm ligt hierbij vooralsnog op de vergunningen, de verklaringen en de handhavingsproducten die zijn opgenomen in de volgende tabel.

6


Type producten

Wet milieubeheer

Algemene wet bestuursrecht

Oprichtingsvergunning Vergunning voor in werking hebben Veranderingsvergunning Revisievergunning Verklaring op basis van een melding

Hoofdstuk 13

Afdeling 3.5

Artikel 8.19, tweede lid Inrichtingen- en vergunningenbesluit Hoofdstuk 18

Titel 4.1

Controlerapporten Dwangsombesluiten Bestuursdwangbesluiten Intrekken van de vergunning

Afdeling 3.5 Afdeling 4.1

De overige groepen vergunningen Wet milieubeheer (ambtshalve verandering vergunning, verandering op verzoek van een derde, intrekking van een vergunning, intrekking op verzoek van een derde, actualisatie van de vergunning en wijzigingen, aanvullingen of intrekking op verzoek van de vergunninghouder), de ontheffingen in het kader van de Provinciale milieuverordening en de procedures in het kader van de Grondwaterwet, Ontgrondingenwet, Wet bodembescherming, Wet hygiëne en veiligheid bad- en zwemgelegenheden, Bouwstoffenbesluit en Vuurwerkbesluit worden in deze IPO norm niet expliciet behandeld. Er wordt van uitgegaan dat dit document een toereikende basis biedt voor provincies om de kwaliteitszorg hiervan zelf vorm en inhoud te geven.

1.4.2

De vrijheidsgraden De IPO norm geeft een tweetal richtingen aan. Ten eerste wordt ingegaan op de noodzakelijke elementen van het kwaliteitssysteem voor de bedrijfsgebonden milieutaken. Op de tweede plaats geeft de IPO norm het minimale kwaliteitsniveau weer waaraan de uitvoering van een vijftal bedrijfsgebonden milieutaken moet voldoen. Uitgaande hiervan geeft de IPO norm weer ‘wat’ de aandachtspunten zijn die moeten worden geborgd. ‘Hoe’ de provincies de noodzakelijke borging willen regelen bepalen zij zelf. De keuze voor de te hanteren borgingsinstrumenten (denk aan procedures, instructies, richtlijnen, opleiding, voorlichting, werkoverleg, kwaliteitsregistraties, etc.) is vrij en ligt bij de individuele provincie. Daarnaast hebben provincies de vrijheid om het kwaliteitsniveau van deze IPO norm aan te vullen met kwaliteitsaspecten die een rol spelen binnen de eigen context.

1.4.3

De status bij certificatie Zoals is aangegeven in het Voorwoord is deze IPO norm gebaseerd op de nieuwe NEN-ENISO 9001: 2000. Certificatie op basis van deze interprovinciale norm alleen is echter niet mogelijk. Daarvoor dient het formele certificatieschema van de ISO 9001 norm te worden gehanteerd. De IPO norm dient te worden beschouwd als een document voor de interpretatie van de ISO 9001 norm voor wat betreft de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken. Indien provincies de ambitie hebben om zich te laten certificeren, dan verdient het aanbeveling om het certificatie bureau te informeren over de IPO norm. Voor deze instanties

7


biedt de norm belangrijke informatie over het specifieke karakter van de bedrijfsgebonden milieutaken. In de referentietabel, die is opgenomen aan het eind van dit hoofdstuk, is weergegeven hoe de onderdelen van de IPO norm corresponderen met de clausules van de nieuwe NEN-EN-ISO 9001: 2000.

1.4.4

De norm als hulpmiddel De IPO norm dient te worden beschouwd als hulpmiddel. Op de eerste plaats is de IPO norm een basis voor het ontwikkelen en implementeren van kwaliteitssystemen. In dat kader kan de norm worden gezien als een referentiekader bij het benoemen van de elementen van het kwaliteitssysteem en de kritieke activiteiten bij de uitvoering van bedrijfsgebonden milieutaken, de afweging of deze aspecten voldoende zijn geborgd en de keuze voor de te hanteren borgingsinstrumenten en kwaliteitsregistraties. Ten tweede kan de IPO norm gehanteerd worden als toetsingskader voor de periodieke beoordeling van het kwaliteitssysteem. Bij deze beoordeling staat de geschiktheid van het systeem voor het realiseren van het kwaliteitsbeleid centraal, hetgeen kan leiden tot een bijstelling van het kwaliteitssysteem.

1.5

Toelichting op de belangrijkste begrippen

1.5.1

Wat is kwaliteit? Kwaliteit is een vrij algemeen en alledaags begrip. Iedereen kan erover meepraten. Toch is essentieel dat het begrip kwaliteit alleen betekenis heeft in combinatie met iets anders: de kwaliteit van het product, de kwaliteit van het proces of de kwaliteit van de besluitvorming. In managementtaal heeft kwaliteit veelal betrekking op de kwaliteit van de producten en de dienstverlening. Kwaliteit betekent het leveren van producten en diensten die voldoen aan de eisen en verwachtingen van de klant. Ook prijs of kostenniveau spelen hierbij een belangrijke rol. Deze definitie van het begrip kwaliteit is geldig voor elke klant-leverancier-relatie binnen of tussen bedrijven, organisaties, afdelingen en individuen. Wat deze definitie nog het meest benadrukt is dat een leverancier de plicht heeft om te leveren wat is afgesproken en dat de klant de verantwoordelijkheid draagt om aan te geven wat de verwachtingen zijn.

1.5.2

Wie is de klant of de leverancier? Ook de afdelingen, clusters of groepen binnen provincies, die zorgdragen voor de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken, hebben klant-leverancier-relaties. De klanten zijn alle relevante belanghebbenden, zoals bijvoorbeeld bedrijven, omwonenden, klagers, bestuurders of partneroverheden, die gebruik (moeten) maken van de geleverde producten, die direct of indirect betrokken zijn bij de totstandkoming van de producten en die eisen of verwachtingen hebben ten aanzien van de producten en/of de wijze van totstandkoming (dienstverlening). De leveranciers zijn alle relevante partijen die een bijdrage leveren aan het tot stand komen van de producten en invloed hebben op de uiteindelijk geleverde kwaliteit, zoals bijvoorbeeld Wet verontreiniging oppervlaktewateren (Wvo-) bevoegd gezag, gemeenten, specialistische medewerkers, maar ook een postkamer of de repro.

8


1.5.3

Kwaliteitsmanagement Het voldoen aan de eisen en verwachtingen van klanten is niet iets wat toevallig ontstaat. Het leveren van kwaliteit dient te worden gezien als een gestructureerd proces. Kwaliteitsmanagement is de sturing van dat proces en faciliteert de organisatie bij: n

n n n

Het formuleren van beleid met betrekking tot de kwaliteit van de organisatie, processen, producten, mensen en systemen (Plan). Het op een juiste wijze uitvoeren van de processen (Do). Het controleren of aan de verwachtingen van klanten is voldaan (Check). Het treffen van verbeteringen om aan de verwachtingen te kunnen blijven voldoen (Act).

De essentie van kwaliteitsmanagement (ook wel aangeduid als kwaliteitszorg) is het systematisch beïnvloeden van de kwaliteit van alle relevante aspecten van de bedrijfsvoering en het werken aan verbetering. Plan, Do, Check en Act zijn de stappen uit de Deming-cirkel waarmee wordt aangegeven dat kwaliteitsmanagement een continu proces is, waarbij het kwaliteitsbeleid steeds een tree hoger wordt gelegd. Basisprincipes hierbij zijn onder meer: n

n

n

n

1.5.4

Klanttevredenheid: De klant staat centraal en alle activiteiten zijn gericht op deze klant (ongeacht of deze nu binnen of buiten de organisatie staat). Dit betekent weten wat de klant verwacht en ook weten in welke mate de klant tevreden is. Procesdenken: Processen bestaan uit een aantal opeenvolgende activiteiten, die tezamen leiden tot het door de klant gewenste product of de gewenste dienst. Procesdenken is de vaardigheid om de meerwaarde van de eigen activiteit(en) te beschouwen in relatie tot de meerwaarde van de activiteiten van anderen. Continu verbeteren: Om aan de verwachtingen van de klant te kunnen blijven voldoen is een gestructureerde wijze van verbeteren van de organisatie nodig. Dit gebeurt door vooraf doelstellingen te bepalen, resultaten te meten en te evalueren hoe het realiseren van de vastgestelde doelstellingen in de werkelijkheid nu echt is verlopen. Evenwicht tussen regels en gedrag: In het kwaliteitsdenken worden regels beschouwd als middel om onderlinge afspraken vast te leggen en om verwarring te voorkomen. Regels veranderen echter niet het gedrag. Hiervoor is tevens een intensief proces van bewustwording noodzakelijk.

Kwaliteitssystemen Een onderwerp dat vaak veel aandacht opeist is de beheersing van processen. Hierbij zijn diverse vragen aan de orde, zoals: Wat zijn onze processen? Worden de processen beheerst? Hoe zit de organisatie in elkaar? Zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk? Zijn risico’s geïdentificeerd? Beschikken we over managementinformatie over het functioneren van de processen? Vinden gestructureerde evaluaties plaats? Allemaal vragen gericht op transparantie van en inzicht in processen. Als gevolg hiervan wordt als onderdeel van de kwaliteitszorg vaak veel aandacht besteed aan het documenteren van procedures en instructies, die moeten leiden tot meer inzicht in de processen en -onder bepaalde voorwaarden- tot verbeteringen in de organisatie. Een kwaliteitssysteem ontstaat door het beschrijven van de organisatiestructuur, het beschrijven van de processen en waar nodig toevoegen van instructies voor de borging van de kwaliteitszorg. Echter, een succesvol kwaliteitssysteem bewaart altijd de balans tussen de volgende vier onderdelen:

9


n

n

n

n

1.5.5

Doelstellingen: Het jaarlijks beoordelen of het vastgestelde kwaliteitsbeleid wordt/is gerealiseerd en indien noodzakelijk het bijstellen van het kwaliteitsbeleid, opdat blijvend wordt voldaan aan de verwachtingen van de interne en externe klanten. Bewustzijn: Medewerkers die zich bewust zijn van de gewenste kwaliteit en waarmee afspraken zijn gemaakt over een continu proces van bewustwording door middel van voorlichting, overleg, training & opleiding, beoordeling, etc. Borging: Het implementeren van noodzakelijke afspraken over de gewenste uitvoering van de processen en de gestelde eisen aan de producten, gericht op het bereiken van het kwaliteitsbeleid van de organisatie. Meting: Indicatoren en instrumenten met behulp waarvan kan worden nagegaan in hoeverre wordt voldaan aan het kwaliteitsbeleid.

Borging van kwaliteit Een belangrijke vraag waar provincies dan ook voor staan bij het ontwikkelen van kwaliteitssystemen is de wijze waarop de borging van kwaliteitsmanagement moet gaan plaatsvinden. Op dit punt zullen verschillen tussen provincies duidelijk naar voren gaan komen. Bij de ene provincie levert bijvoorbeeld de publicatie van de ontwerpbeschikking of het tijdig opstellen van een controlerapport nooit problemen op, omdat het aandachtspunt goed is geborgd. Voor deze provincie is het dan van belang om dit transparant te maken. Bij een andere provincie kan echter blijken dat er regelmatig problemen ontstaan rond publicaties of de rapportage van geconstateerde zaken bij een controle en dat een goede borging ontbreekt. Voor deze provincie zal het dan noodzakelijk zijn om afspraken te maken om problemen te voorkomen. Borging van kwaliteitsmanagement kan op diverse manieren gebeuren. De meest bekende manier is het opstellen van een procedure, instructie of richtlijn en het vaststellen van gewenste kwaliteitsregistraties (verslag, plan van aanpak, brief, checklist, etc.). Het gaat daarbij om een duidelijke beschrijving van een proces in termen van een aantal activiteiten, welke documenten daarbij ontstaan en wie daarvoor verantwoordelijk is. Daarnaast kan borging ook plaatsvinden door te sturen op de kennis en de bewustwording van personen. Belangrijke instrumenten zijn opleidingen, voorlichting, de agenda van het werkoverleg, publicaties op het prikbord, aandachtspunten in jaargesprekken, etc. De borging vindt dan plaats door er regelmatig over te praten en door het regelmatig analyseren van knelpunten. Een van de risico’s bij het beschrijven van organisatiestructuren en processen is het creëren van een papieren tijger die bureaucratie bevordert en de flexibiliteit bedreigt. Door echter vanaf het begin duidelijke eisen te stellen aan de manier van beschrijven, het detailniveau en de vrijheidsgraden kan de gewenste flexibiliteit in stand worden gehouden. De cultuur van de organisatie en de daarop gebaseerde werkwijze speelt hier een belangrijke rol. Overigens zal een kwaliteitssysteem altijd leiden tot het toenemen van het aantal geschreven regels. De kunst is dit zo kernachtig mogelijk te doen en alleen daar waar noodzakelijk.

1.5.6

Relatie met INK-managementmodel In diverse provincies wordt naast kwaliteitsmanagement in het kader van bedrijfsgebonden milieutaken ook aandacht besteed aan het INK-managementmodel. Een veel gestelde vraag die dit met zich meebrengt is: hoe verhouden beide aanpakken zich tot elkaar? In deze IPO norm wordt het uitgangspunt gehanteerd dat beide aanpakken elkaar vooral aanvullen. Het

10


INK-managementmodel is een methode om als organisatie te leren excelleren. Dat wil zeggen: tot de beste te behoren in hun (markt-)segment. Om organisaties daarbij te ondersteunen onderscheidt het INK-managementmodel een organisatie-ontwikkeling in vijf fasen om uiteindelijk een excellente organisatie te worden. De relatie met kwaliteitsmanagement, zoals weergegeven in deze IPO norm, komt het meest tot uiting in Fase II en in Fase III van het INK-managementmodel. In Fase II: Proces georiënteerd ligt het accent op het beheersen van de primaire processen. In Fase III: Systeem georiënteerd staat de klant centraal, wordt Plan, Do, Check en Act toegepast in de primaire, ondersteunende en besturingsprocessen en wordt op alle niveaus gewerkt aan de verbetering van de organisatie. Ter ondersteuning van de ontwikkelingsfasen II en III van het INK-managementmodel biedt de voorliggende IPO norm een aantal concrete handvatten voor de borging van de gewenste kwaliteit.

1.6

Referentietabel en relatieschema In de navolgende onderdelen van deze paragraaf worden met behulp van een referentietabel en een relatieschema de volgende aspecten inzichtelijk gemaakt: n

n

n

n

1.6.1

De mate waarin de bijgestelde interprovinciale norm de clausules van de ISO 9001 norm afdekt met het oog op ontwikkeling van een certificeerbaar kwaliteitssysteem. De clausules uit de ISO 9001 norm die niet van toepassing zijn voor de kwaliteitszorg van de bedrijfsgebonden milieutaken en de daarbij behorende motivering. De relaties tussen de onderdelen van de bijgestelde interprovinciale norm gericht op het sluiten van de Deming-cirkel en het benadrukken van basisprincipes. De vindplaats van de onderdelen van de bijgestelde interprovinciale norm door een verwijzing naar de hoofdstuk- en paragraafnummers en gehanteerde codering.

Referentietabel Clausule NEN-EN-ISO 9001: 2000 4 4.1

Kwaliteitsmanagementsysteem Algemene eisen

Onderdelen interprovinciale norm Algemene eisen ten aanzien van het kwaliteitssysteem. De genoemde elementen worden afgedekt door andere paragrafen in de norm.

4.2

Documentatie-eisen • Kwaliteitshandboek • Hfd. 2, F • Beheersing van documentatie • Hfd. 5, A, B, C en D, Hfd. 7, C • Beheersing van registraties • Hfd. 7, D 5 Directieverantwoordelijkheid 5.1 Betrokkenheid van de directie Hfd. 2, A en B 5.2 Klantgerichtheid Hfd. 3, A en B 5.3 Kwaliteitsbeleid Hfd. 2, B 5.4 Planning • Kwaliteitsdoelstellingen • Hfd. 2, B • Planning van het kwaliteits• Hfd. 2, C managementsysteem Zie het vervolg van de referentietabel op de volgende pagina.

11


5.5

5.6 6 6.1 6.2 6.3 6.4 7 7.1 7.2

7.3

7.4 7.5

7.6 8 8.1

8.2

8.3 8.4 8.5

Verantwoordelijkheid, bevoegdheid en communicatie • Verantwoordelijkheid en bevoegdheid • Directievertegenwoordiger • Interne communicatie Directiebeoordeling Management van middelen Beschikbaar stellen van middelen Personeel Infrastructuur Werkomgeving Realiseren van het product Planning van het realiseren van het product Processen die verband houden met de klant • Bepaling van de producteisen • Beoordeling van de producteisen • Communicatie met de klant Ontwerp en ontwikkeling

Inkoop Productie en het leveren van diensten • Beheersing van productie en het leveren van diensten • Eigendommen van de klant Beheersing van bewakings- en meetapparatuur Meting, analyse en verbetering Algemeen

Bewaking en meting • Klanttevredenheid • Interne audit • Bewaking en meting van processen • Bewaking en meting van producten Beheersing van afwijkende producten Analyse van gegevens Verbetering • Continue verbetering • Corrigerende maatregelen • Preventieve maatregelen

• Hfd. 2, F • Hfd. 2, A • Hfd. 2, E Hfd. 7, B Hfd. 2, C, Hfd. 6, G Hfd. 6, A, B, C, D, E en F Hfd. 2, C, Hfd. 6, G Hfd. 2, C, Hfd. 6, G Hfd. 4.1, A, Hfd. 5 • Hfd. 3, A en B • Hfd. 3, A • Hfd. 2, D, Hfd. 3, C Niet van toepassing. Door provincies wordt in relatie tot de bedoelde processen geen ontwerp en/of ontwikkeling verricht. Hfd. 6, D • Hfd. 4, par. 4.2 • Hfd. 7, C Hfd. 6, G

De algemene eisen ten aanzien van meting, analyse en verbetering worden afgedekt door andere paragrafen in dit hoofdstuk. • Hfd. 3, D • Hfd. 7, A • Hfd. 4, par. 4.3, Hfd. 8 • Hfd. 5, E Hfd. 5, E Hfd. 4, par. 4.3, Hfd. 5, E • Hfd. 3, D en E, Hfd. 4, par. 4.3, Hfd. 5, B en E, Hfd. 7A • Idem. • Idem.

12


Relatieschema ACT Documentatie kwaliteitssysteem 3D, 3E, 4.3A, 4.3B, 5B, 5E, 7A

Corrigerende en preventieve maatregelen

7C

2F (incl. 2A, 2D, 2E)

Documentenbeheer

1.6.2

PLAN Kwaliteits beleid

Plan van aanpak Middelen

2B

2C, 6G

DO Eisen klanten Benadering bedrijf Contactpersoon 3A, 3B, 3C

Klanten

Mensen

Wet- en regelgeving Standaarden

6A, 6B, 6C, 6D, 6E, 6F

5A, 5B

Processen

Producten

4.1A, 4.2A, 4.2B

5C, 5D

Project- en procesevaluatie Kwaliteitsregistratie 4.3A, 4.3B, 7D

Productaudits 5E

Klanten

Meten klanten tevredenheid Klachtenafhandeling 3D, 3E

CHECK Directiebeoordeling

Monitoring

Kwaliteits audits

7B

8A, 8B

7A

13


2

Kwaliteit van de organisatie A. Directievertegenwoordiger. De provincie 3 stelt een lid van het leidinggevend management aan als directievertegenwoordiger. De directievertegenwoordiger is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en in stand houden van het kwaliteitssysteem en het rapporteren over de werking. Hij/zij beschikt hiervoor over de benodigde bevoegdheden. Toelichting: Binnen de provincie kunnen verschillende functionarissen verantwoordelijkheden hebben met betrekking tot het ontwikkelen, het implementeren en het beheren van het kwaliteitssysteem. De eindverantwoordelijkheid ligt echter altijd bij het leidinggevend management van de afdelingen, de clusters of groepen, die zich bezighouden met de bedrijfsgebonden milieutaken. Vervolgens is het van belang dat duidelijk wordt aangegeven hoe de verdere verdeling van verantwoordelijkheden binnen de afdeling, de cluster of de groep heeft plaatsgevonden. B. Kwaliteitsbeleid. De provincie draagt zorg voor de uitvoering van een kwaliteitsbeleid, dat past bij de gewenste kwaliteit van de bedrijfsgebonden milieutaken. Het beleid en de doelstellingen behoren te zijn gericht op het continu verbeteren van de effectiviteit van het kwaliteitssysteem en worden jaarlijks, op basis van de uitkomsten van een directiebeoordeling, geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. De provincie draagt zorg voor de doorwerking van de kwaliteitsdoelstellingen in de werkplannen, de projectplannen en jaarplannen van individuele medewerkers. Verder stelt de provincie zeker dat alle medewerkers, die invloed hebben op de kwaliteit van de dienstverlening, zich bewust zijn van de wijze waarop hun activiteiten bijdragen aan het bereiken van de kwaliteitsdoelstellingen. Toelichting: Bij de formulering van het kwaliteitsbeleid kan door het management bij voorbeeld aandacht worden besteed aan: n De wijze waarop de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken door de provincie wordt georganiseerd (bijvoorbeeld de scheiding tussen de vergunningverlening en handhaving en het managen van relaties). n De doelstellingen waaraan moet worden voldaan (bijvoorbeeld 100% van de aanvragen wordt binnen de vereiste proceduretijd afgehandeld of het percentage handhavingsbrieven dat tijdig dient te worden verstuurd). n De overeenkomsten en/of afwijkingen met het provinciebrede kwaliteitsbeleid. Bij het opstellen van de kwaliteitsdoelstellingen is het van belang om aandacht te besteden aan de wijze waarop deze worden geformuleerd. Een doelstelling is pas duidelijk indien deze voldoet aan de SMART-criteria: n Specifiek: toegespitst op één onderwerp. n Meetbaar: voorzien van tenminste één indicator. n Acceptabel: in overeenstemming met degene die de doelstelling moet realiseren. n Realistisch: uitvoerbaar met de beschikbare middelen. n Tijdsgebonden: binnen een bepaalde tijd te realiseren.

3

Het begrip ‘de provincie’ staat in deze IPO norm synoniem voor de afdelingen, de clusters of groepen binnen de provinciale organisatie die zich bezighouden met de uitvoering van bedrijfsgebonden milieutaken.

14


C. Plan van aanpak. De provincie stelt jaarlijks een plan van aanpak op waarin concreet staat aangegeven hoe de provincie invulling denkt te geven aan haar kwaliteitsbeleid en de doelstellingen. In het plan van aanpak dient aandacht te worden besteed aan welke acties, middelen, infrastructuur en werkomgeving nodig zijn om de doelstellingen te realiseren. Voor het opstellen en bewaken van het plan van aanpak maakt de provincie gebruik van de in de organisatie aanwezige planning & control cyclus en documenteert de resultaten. Door middel van het plan van aanpak moet worden zeker gesteld dat het verbeteren van de kwaliteitszorg op een beheerste wijze plaatsvindt en dat in de periode waarin verbeteringen worden getroffen het kwaliteitssysteem op het gewenste niveau blijft functioneren. Toelichting: Een plan van aanpak geeft weer wie, wat, wanneer en met welke middelen moet doen, gericht op het realiseren van de vastgestelde kwaliteitsdoelstellingen. Het heeft de voorkeur het opstellen, vaststellen en bewaken van het plan van aanpak te integreren in de bestaande begrotings- en rapportagecyclus, opdat de benodigde hulpbronnen (geld, tijd, etc.) in voldoende mate beschikbaar worden gesteld en de bewaking van de voortgang is gewaarborgd. Op deze wijze wordt zeker gesteld dat er periodiek wordt bepaald of het plan van aanpak ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd. Indien bij de beoordeling duidelijk wordt dat de beoogde kwaliteitsdoelstellingen niet worden behaald, dient te worden bekeken of, en zo ja welke, corrigerende maatregelen nodig zijn om de doelstellingen alsnog te realiseren. Het is daarom van belang regelmatig te meten, zodat ingrijpen nog effectief is. D. Kwaliteit extern overleg. De provincie stelt vast wat de relevante overlegstructuren zijn met de extern betrokken partijen en geeft hierbij aan wie verantwoordelijk is voor het overleg, wat het doel is van het overleg en hoe de uitkomsten van het overleg worden vastgelegd en teruggekoppeld naar de extern betrokkenen. Toelichting: In principe kan elke medewerker of lid van het management verantwoordelijk zijn voor het externe overleg. Overeenstemming met de externe partners over de situaties waarin geen of juist wel contact wordt opgenomen (bijvoorbeeld het vooroverleg bij procedures of het overleg met het Openbaar Ministerie bij bepaalde geconstateerde overtredingen) is een belangrijke factor voor de structurering van het overleg. E. Kwaliteit intern overleg. De provincie stelt vast wat de relevante overlegstructuren zijn met de intern betrokken partijen en geeft hierbij aan wie verantwoordelijk is voor het overleg, wat het doel is van het overleg en hoe de uitkomsten van het overleg worden vastgelegd en teruggekoppeld binnen de organisatie. Toelichting: In principe kan elke medewerker of lid van het management verantwoordelijk zijn voor het interne overleg. De momenten waarop overleg moet plaatsvinden en de wijze waarop dit dient te gebeuren (bilateraal contact of in de vorm van een vergadering) zijn belangrijke factoren voor de structurering van het overleg.

15


F. Documentatie van het kwaliteitssysteem. De provincie beschikt over een gedocumenteerd kwaliteitssysteem dat bestaat uit de volgende onderdelen: n

n n

n

n

Een kwaliteitshandboek met daarin opgenomen: n het werkingsgebied van het kwaliteitssysteem; n een verwijzing naar de gedocumenteerde procedures; n een omschrijving van de interactie tussen de processen van het kwaliteitssysteem; n een korte toelichting op het kwaliteitssysteem. Het kwaliteitsbeleid ten aanzien van de bedrijfsgebonden milieutaken. Een korte omschrijving van de organisatie met daarin aangegeven de samenhang tussen de afdelingen en functies die activiteiten uitvoeren in het kader van de bedrijfsgebonden milieutaken, inclusief de directie vertegenwoordiger(s) en kwaliteitscoördinator(en), en de relevante overlegstructuren. Een beschrijving van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van in ieder geval het bestuur, het management en de medewerkers. De door de norm vereiste gedocumenteerde procedures en de door de provincie vereiste documenten om een effectieve uitvoering en beheersing van processen zeker te stellen. Toelichting: Bij een kwaliteitshandboek dient te worden gedacht aan een document dat op hoofdlijnen aangeeft wat het kwaliteitsbeleid is en hoe de kwaliteitszorg van de bedrijfsgebonden milieutaken plaatsvindt. Een kwaliteitshandboek is een middel ter ondersteuning van de interne en externe communicatie over kwaliteitszorg en fungeert als wegwijzer naar de in de organisatie aanwezige instrumenten voor de borging van de kwaliteitszorg (procedures, instructies, richtlijnen, etc.). Door de ISO norm worden de volgende zes gedocumenteerde procedures vereist: n Documentenbeheer. n Kwaliteitsregistratie. n Kwaliteitsaudits. n Beheer van tekortkomingen. n Corrigerende maatregelen. n Preventieve maatregelen. Dit wil niet zeggen dat voor ieder van deze onderwerpen een aparte procedure dient te bestaan. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om het onderwerp corrigerende maatregelen te verwerken in een procedure voor kwaliteitsaudits. Naast de door de norm vereiste gedocumenteerde procedures, dient de provincie zelf te bepalen welke andere documenten noodzakelijk zijn voor het kwaliteitssysteem. In sommige gevallen kiezen organisaties ervoor om voor alle processen een procedure of werk instructie op te stellen. Dit wordt echter niet door de ISO 9001 norm vereist. Een gedocumenteerde procedure is nuttig als de provincie van mening is dat dit ook iets toevoegt aan de kwaliteit van de dienstverlening. Het is van belang om er voor te waken dat de aandacht zich te veel richt op de procedures. Immers de procedures zijn slechts een middel om een doel te bereiken. Dit doel is een effectieve uitvoering en een beheerst proces. Ondanks dat niet voor alle werkzaamheden procedures worden vereist, dient de provincie echter te allen tijde aan te kunnen tonen dat het kwaliteitssysteem effectief functioneert.

16


3

Kwaliteit van de klantrelatie A. Eisen klanten. Het management van de provincie stelt vast welke klanten relevant zijn bij de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken en de eisen en verwachtingen van deze klanten ten aanzien van de kwaliteit van de dienstverlening. Op basis hiervan bepaalt de provincie of zij aan de eisen en verwachtingen kan of wil voldoen. Waar nodig dient hierover overeenstemming te worden bereikt met de klanten. Ook bepaalt de provincie of er sprake is van conflicterende eisen en verwachtingen tussen klanten onderling en op welke wijze deze moeten worden behandeld. De provincie communiceert vervolgens op heldere wijze de afspraken die over de te leveren diensten zijn gemaakt. Daarbij geeft zij tevens de eisen aan die de provincie stelt aan de bijdrage van de klanten aan het proces. Toelichting: Bij de uitvoering van haar (wettelijke en bestuurlijke) taken heeft de provincie te maken met diverse klanten. Niet alleen de bedrijven waaraan een vergunning wordt verleend of waarbij toezicht en/of handhaving plaatsvindt zijn klant, maar ook bijvoorbeeld de omwonenden, klagers, het bestuur of partneroverheden. De klanten zijn de belanghebbenden waarmee de provincie heeft te maken bij de uitvoering van de milieutaken. De provincie dient voor de belangrijkste klanten (bijvoorbeeld omdat daar de bulk van het werk ligt) of in speciale gevallen (bijvoorbeeld bij gevoelige vergunningprocedures of bij milieuklachten of meldingen) vast te stellen welke eisen of verwachtingen klanten hebben. Het gaat hierbij niet alleen om zaken die wel worden uitgesproken, maar ook die niet worden uitgesproken en als vanzelfsprekend worden beschouwd (zoals rechtsgelijkheid en rechtszekerheid). Er zijn diverse mogelijk heden om de eisen van klanten te inventariseren. Voorbeelden zijn: n De reguliere contacten tussen de provincie en belanghebbenden. n Het organiseren van klantenpanels voor specifieke klantengroepen. n Het stellen van gerichte (open) vragen bij klantentevredenheidsonderzoeken. n Het aanbieden van een ideeënbus of loket (fysiek of via internet) voor klanten. Het komt voor dat klanten eisen formuleren die door de provincie niet kunnen worden gerealiseerd. In dat geval dient de provincie de klant duidelijk te maken waarom aan deze eisen niet kan worden voldaan en aan welke eisen de provincie wel kan voldoen. Ook komt het voor dat klanten anders denken over de uitkomst van de dienstverlening door de provincie. In dat geval dient door de provincie te worden bepaald wat de noodzakelijke acties zijn. Enerzijds kan het daarbij gaan om een verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening. Anderzijds om nazorg in de richting van klanten. Indien met de klant afspraken zijn gemaakt over de kwaliteit van de dienstverlening, dan dient dit eenduidig te worden vastgelegd en gecommuniceerd. B. Benadering individuele of groepen bedrijven. De provincie zorgt voor het maken van concrete afspraken met individuele of groepen van bedrijven over de door de provincie gekozen benadering van het individuele bedrijf, afhankelijk van de houding van een bedrijf ten aanzien van het milieu, de door een bedrijf geleverde milieuprestaties (invulling eigen verantwoordelijkheid) en het naleefgedrag. Verder maakt de provincie heldere afspraken over de kwaliteit van de door de provincie en het bedrijf te leveren producten. De provincie stelt de gevolgen van de gekozen benadering voor de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken vast en communiceert deze met alle relevante betrokken partijen.

17


Toelichting: Bij de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken nemen de individuele bedrijven een bijzondere positie in. Nu èn in de toekomst zijn de inspanningen van de provincies gericht op de continue verbetering van de houding van bedrijven ten aanzien van het milieu en hun milieuprestaties en het naleefgedrag. Omdat ieder bedrijf verschillend is van aard, in de mate waarin het milieubelastend is en in de wijze waarop het proactief dan wel reactief invulling geeft aan de eigen verantwoordelijkheid op het gebied van milieu, is een individuele benadering van de bedrijven wenselijk. Provincies beschikken over de mogelijkheid om branches en bedrijven op een gedifferentieerde wijze te benaderen. Bijvoorbeeld door maatwerk bij vergunningverlening, waarbij ook andere instrumenten zoals bedrijfsmilieuplannen, milieuzorgsystemen en milieujaarverslagen een belangrijke rol spelen, of door gerichte samenwerking met de andere handhavingspartners bij de aanpak van specifieke probleembedrijven. Om het gewenste resultaat te kunnen bereiken is het van belang dat provincies komen tot concrete afspraken met de betrokken partijen over de te kiezen benadering. Een basis hiervoor kan worden gelegd door het opstellen van brancheplannen (met brancheprofielen) en toezichtplannen. Het doel van de te maken afspraken is er voor te zorgen dat de verwachtingen van individuele en groepen van bedrijven de juiste zijn (‘je krijgt de overheid die je verdient’). Daarnaast moet het voor de andere belanghebbenden duidelijk zijn op welke wijze zij, afhankelijk van de gekozen benadering, bij de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken zijn betrokken. Omdat het hierbij gaat om een continu proces is het van belang dat provincies periodiek de houding ten aanzien van het milieu, de geleverde milieuprestaties en het naleefgedrag door individuele of groepen van bedrijven beoordelen en, indien noodzakelijk, de gekozen benadering bijstellen. Ook hier geldt dat de gemaakte afspraken eenduidig moeten worden vastgelegd en gecommuniceerd. C. Contactpersoon. De provincie wijst voor ieder bedrijf een contactpersoon aan ten behoeve van het dagelijkse contact tussen het bedrijf en de provincie over de uitvoering van een bedrijfsgebonden milieutaak. Tevens maakt zij duidelijke afspraken voor de vervanging van de contactpersonen (in verband met verlof, ziekte, afwezigheid, etc.). Toelichting: Voor bedrijven is het van groot belang dat zij een contactpersoon kunnen aanspreken over de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken en dat de vervanging van een contactpersoon op duidelijke wijze is geregeld. In principe kan elke medewerker of lid van het management worden aangewezen als contactpersoon. Verder kunnen ten aanzien van dit onderdeel de volgende suggesties worden gedaan: n Hanteer een vastgestelde periode (bijvoorbeeld 4 à 5 jaar) waarin een bedrijf is toegewezen aan een contactpersoon. Hetzelfde geldt voor vervanging. n Hanteer criteria voor de toewijzing van een vergunningverlener en/of handhaver van de provincie aan een bedrijf (hou hierbij rekening met de gewenste scheiding van functies tussen vergunningverlening en handhaving). n Het hanteren van criteria voor de maximale duur waarvoor vergunningverleners en handhavers betrokken mogen zijn bij een bedrijf.

18


D. Meten klantentevredenheid. De provincie draagt zorg voor het regelmatig uitvoeren van metingen van de klantentevredenheid in het kader van de bedrijfsgebonden milieutaken. De klantentevredenheidsonderzoeken dienen te zijn gericht op het verkrijgen van inzicht in de perceptie van de klant over de kwaliteit van de dienstverlening in het algemeen en de kwaliteit van de processen en geleverde producten in het bijzonder. Op basis van de analyseresultaten treft het leidinggevend management, waar nodig, corrigerende en/of preventieve maatregelen ter verbetering van de effectiviteit van het kwaliteitssysteem. De resultaten hiervan dienen te worden vastgelegd en gecommuniceerd. Na implementatie van de maatregelen stelt de provincie vast of de maatregelen effectief zijn geweest. Toelichting: Ook hier geldt het principe dat klantentevredenheidsonderzoeken dienen te worden uitgevoerd voor de belangrijkste klanten (bijvoorbeeld omdat daar de bulk van het werk ligt) of in speciale gevallen (bijvoorbeeld bij gevoelige vergunningprocedures of over de afhandeling van milieuklachten of meldingen). Voor het regelmatig meten van de klantentevredenheid kan door de provincie een richtlijn of een draaiboek worden opgesteld. Hierin kunnen de volgende zaken worden geregeld: n Hoe de wijze van selectie van te onderzoeken belanghebbenden plaatsvindt. n De frequentie waarmee de onderzoeken moeten worden uitgevoerd. n Aan welke eisen het onderzoek moet voldoen. n Wie het onderzoek uitvoert. n Wat wordt gedaan met de resultaten van de onderzoeken. Met betrekking tot de uitvoering van de klantentevredenheidsonderzoeken kan worden opgemerkt dat het zinvol is om af te wegen wie de onderzoeken uitvoert. De meeste provincies kunnen beschikken over een eigen afdeling onderzoek en statistiek. Het inschakelen van een dergelijke afdeling draagt bij aan de onafhankelijkheid van de uitvoering. Dit wordt echter niet door de ISO norm vereist. E. Klachtenafhandeling. De provincie draagt zorg voor het ontvangen, vastleggen en afhandelen van interne en externe klachten over de kwaliteit van de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken. Hierbij moet duidelijk zijn wie voor de behandeling verantwoordelijk is en de wijze waarop door het leidinggevend management, op basis van de analyseresultaten van gegronde klachten, corrigerende en/of preventieve maatregelen moeten worden getroffen ter verbetering van de effectiviteit van het kwaliteitssysteem. Tevens moet duidelijk zijn hoe over de resultaten wordt gecommuniceerd en de wijze waarop na de implementatie de effectiviteit van de maatregelen door de provincie wordt vastgesteld. Toelichting: Bij de afhandeling van klachten zijn de volgende aandachtspunten van belang: n De onafhankelijke positie van de functionaris die de klacht afhandelt. n Het hanteren van criteria voor hetgeen onder een gegronde klacht wordt verstaan. n Het onderscheiden van klachten ten aanzien van inhoud, proces en personen.

19


4

Kwaliteit van de processen

4.1

Algemeen A. Capaciteitsplan. De provincie stelt een capaciteitsplan op waarin de geplande werkzaamheden op het gebied van de bedrijfsgebonden milieutaken zijn opgenomen met de bijbehorende inzet van mensen, middelen en expertise. Dit plan wordt periodiek geactualiseerd en geëvalueerd. In de evaluatie wordt tenminste aandacht besteed aan de oorzaken voor het moeten afwijken van de vastgestelde planning. Toelichting: Het capaciteitsplan voor de bedrijfsgebonden milieutaken kan verschillende vormen hebben. Enerzijds kan dit een onderdeel zijn van het afdelings-, cluster- of groepsplan. Anderzijds kan sprake zijn van aparte uitvoeringsplannen. Bij het opstellen van een capaciteitsplan kan worden gedacht aan: n Een heldere onderbouwing van wat wel en niet wordt geleverd met de geplande capaciteit en de risico’s die daarmee worden weggenomen of blijven bestaan. n Het treffen van voorzieningen om binnen en buiten kantoortijd bereikbaar te zijn voor burgers en bedrijven voor vragen, klachten en meldingen (piketdienst of consignatiedienst). n Het hanteren van interne en/of externe (bijvoorbeeld van andere provincies) kengetallen voor de planning en evaluatie van de benodigde capaciteit. n Het hanteren van een vastgestelde planperiode en de relatie met eventuele meerjarenplanningen. n Het hanteren van een vastgestelde frequentie voor de periodieke evaluatie van het capaciteitsplan, opdat altijd een actueel inzicht kan worden verkregen. n Het aangeven welke expertise noodzakelijk en beschikbaar is. Het capaciteitsplan gaat daarmee verder dan het vergelijken van benodigde en beschikbare uren. n De verantwoordelijkheid voor planning en evaluatie van het management.

4.2

Beheersing van de primaire processen A. Beoordeling kritieke activiteiten. De provincie beoordeelt periodiek of de activiteiten bij de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken, die kritiek zijn voor het leveren van de gewenste kwaliteit, zijn geborgd. Een activiteit is kritiek indien deze consequenties kan hebben voor de kwaliteit van het proces of een product. Bij de beoordeling wordt in ieder geval aandacht besteed aan de in bijlagen 1 t/m 5 opgenomen kritieke activiteiten. Toelichting: In de ISO norm is aangegeven dat de productrealisatie op een beheerste wijze moet plaatsvinden. Aan deze eis kan invulling worden gegeven door het periodiek doorlichten van het productieproces. De kritieke aspecten van het proces dienen daarbij op een nadrukkelijke wijze naar boven te komen. Bij het opstellen van de IPO norm heeft een doorlichting plaatsgevonden van de belangrijkste processen binnen het stelsel van vergunningverlening en handhaving bij een aantal provincies. In bijlagen 1 t/m 5 is een overzicht opgenomen van de kritieke activiteiten die aan de hand van deze doorlichting zijn geïdentificeerd. Voor het realiseren van een minimaal kwaliteitsniveau zouden de provincies de gewenste kwaliteit van deze activiteiten moeten borgen.

20


B. Borging kritieke activiteiten. Indien uit de beoordeling onder 4.2 A. blijkt dat de kritieke activiteiten niet of onvoldoende zijn geborgd, dan draagt de provincie daarvoor alsnog zorg. De provincie geeft voor iedere activiteit aan op welke wijze de borging moet gaan plaatsvinden, ontwikkelt de daarvoor noodzakelijke instrumenten en implementeert deze. Indien blijkt dat bepaalde kritieke activiteiten wel zijn geborgd dan maakt de provincie de relatie tussen het gehanteerde borgingsinstrument en het kwaliteitssysteem inzichtelijk. Toelichting: Bij de borging van de kritieke activiteiten kan gebruik worden gemaakt van diverse borgingsinstrumenten. Het duidelijk toedelen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden door het opstellen van procedures of instructies zijn bij kwaliteitszorg veelvuldig toegepaste (maar ook onderhoudsgevoelige) instrumenten. Echter, naast het opstellen van regels kan borging ook plaatsvinden door kennisontwikkeling en bewustwording van de medewerkers. Belangrijke instrumenten daarvoor zijn training, opleiding, voorlichting, werkoverleg, publicaties op het prikbord, etc. Daarnaast is het van belang dat goed wordt gekeken naar de bestaande besturingsinstrumenten van de organisatie. Jaargesprekken, afdelings- of uitvoeringsplannen, etc. kunnen bij de borging van de kwaliteitszorg een belangrijke rol spelen.

4.3

Evaluatie van de primaire processen A. Procesevaluaties. De provincie draagt zorg voor het periodiek evalueren van de primaire processen. De procesevaluaties moeten zijn gericht op het vroegtijdig vaststellen en voorkomen van tot dan toe onbekende risico’s. Bij deze evaluatie wordt in ieder geval aandacht besteed aan het capaciteitsplan, de beoordeling van kritieke aspecten, de resultaten van projectevaluaties, klantentevredenheidsonderzoeken, de klachtenafhandeling, de uitkomsten van bezwaar- en beroepsprocedures en verzoeken om voorlopige voorziening. Op basis van de analyseresultaten treft de provincie, indien nodig, corrigerende en/of preventieve maatregelen ter verbetering van de effectiviteit van het kwaliteitssysteem. Na implementatie van deze maatregelen stelt de provincie vast of de maatregelen effectief zijn geweest. Toelichting: Een belangrijk onderdeel van de kwaliteitszorg is het tijdig treffen van corrigerende en/of preventieve maatregelen, die moeten voorkomen dat er tekortkomingen ontstaan in het primaire proces. Door het periodiek of in politiek gevoelige situaties uitvoeren van procesevaluaties kunnen, mede op basis van externe informatie (bijvoorbeeld uit de klantentevredenheidsmetingen, de afhandeling van klachten, etc.), tot dan toe niet bekende kritieke activiteiten bij de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken worden geïdentificeerd, waarvan de kwaliteit in de toekomst moet worden geborgd. Indien naar aanleiding van een procesevaluatie door de provincie risico’s worden vastgesteld en maatregelen noodzakelijk zijn, dan dient dit eenduidig te worden vastgelegd en te worden gecommuniceerd. B. Projectevaluaties. De provincie draagt zorg voor het steekproefsgewijs uitvoeren van projectevaluaties gericht op de beheersing van belangrijke kwaliteitskenmerken van de primaire processen en de producten die ontstaan op basis van deze processen. De provincie voert deze projectevaluaties uit tijdens en/of na afloop van de uitvoering van een individuele bedrijfsgebonden milieutaak. Op basis van de analyseresultaten treft de provincie, indien

21


nodig, corrigerende en/of preventieve maatregelen ter verbetering van de effectiviteit van het kwaliteitssysteem. Na de implementatie van deze maatregelen stelt de provincie vast of de maatregelen effectief zijn geweest. Toelichting: Een belangrijk instrument voor het beheersen van de kwaliteit van de processen en de producten is het steekproefsgewijs uitvoeren van projectevaluaties. Onder een project wordt in deze IPO norm bijvoorbeeld verstaan een individuele vergunningprocedure, controle of handhavingsactiviteit. Projectevaluaties zijn gericht op de evaluatie van specifieke aandachtspunten met betrekking tot de uitgevoerde milieutaak en dienen zowel tijdens als na afloop van de activiteiten te worden uitgevoerd. Voorbeelden van aandachtspunten bij een projectevaluatie zijn: n De formulering van de opdracht voor het project. n Specifieke kwaliteitskenmerken, zoals het gebruik van standaardvoorschriften, de coördinatie met het Wvo-bevoegd gezag, de overdracht van een vergunning aan de handhaving, etc. n De communicatie binnen het project. n De follow-up naar aanleiding van het project. n Het functioneren van de projectleider en/of de projectmedewerkers. Het doel van een projectevaluatie is het tijdig kunnen identificeren van tekortkomingen in het proces of in (tussen-) producten, alvorens deze de provincie verlaten en in handen komen van klanten. Projectevaluaties kunnen op diverse wijzen worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld in de vorm van een collegiale toetsing of door toepassing van de onder 5 C. en 5 D. genoemde lijsten met aandachtspunten. In dit kader regelt de provincie de volgende zaken: n De wijze waarop de selectie van te evalueren projecten plaatsvindt. n Het aantal evaluaties dat moet worden uitgevoerd. n Aan welke eisen projectevaluaties moeten voldoen. n Door wie en op welk moment de projectevaluatie moet worden uitgevoerd. n Wat wordt gedaan met de resultaten van de evaluaties. Indien naar aanleiding van een projectevaluatie tekortkomingen in het proces of in (tussen-)producten worden geïdentificeerd en corrigerende en/of preventieve maatregelen noodzakelijk zijn, dan dient dit eenduidig te worden vastgelegd en intern te worden gecommuniceerd.

22


5

Kwaliteit van de producten A. Overzicht weten regelgeving . De provincie beschikt over een overzicht van wetgeving, regelingen, besluiten en andere documenten die voor de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken van belang zijn. Tevens maakt de provincie afspraken voor het actueel houden van dit overzicht. Toelichting: Voor de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken, en de vergunningverlening in het bijzonder, is het van belang dat sprake is van een actueel overzicht van de van toepassing zijnde wetgeving, regelingen, besluiten en documenten, die volgens artikel 8.8 en artikel 8.9 Wet milieubeheer bij de uitvoering moeten worden betrokken en de wijze waarop hiermee moet worden omgegaan. Een dergelijk overzicht zou kunnen bestaan uit de volgende onderdelen: Compartiment 1. Algemeen 2. Lucht

Regeling en/of document - Provinciaal milieubeleidsplan - etc. - Nederlandse emissie Richtlijnen (NeR) - Besluit luchtkwaliteit - Bestrijdingsstrategie KWS 2000 - Provinciale milieuverordening (Pmv)

- Besluit emissie- eisen stookinstallaties (BEES)

3. Water

4. Afval 5. Bodem

- etc. - Wet verontreiniging oppervlaktewateren (Wvo) - Indicatieve Meerjarenprogramma Water - etc. - Europese afvalstoffenlijst (Eural) - etc. - Besluit opslag ondergrondse tanks (BOOT) - etc.

Hoe ermee om gaan -Rekening houden met - etc. - Betrekken bij - Geen strijd met - Betrekken bij - Geen strijd met/in acht nemen/rekening houden met - Geen strijd met/in acht nemen/rekening houden met - etc. - Geen strijd met - Rekening houden met - etc. - Geen strijd met - etc. - Geen strijd met - etc.

6. Geluid 7. Geur 8. Externe veiligheid 9. Energie 10. Milieuzorg

Andere aspecten die aan dit overzicht kunnen worden toegevoegd zijn bijvoorbeeld een korte toelichting op de genoemde regelingen en/of documenten en de vindplaats. N.B. Bovenstaand overzicht is een voorbeeld en géén volledige opsomming. Voor de handhaving is uiteraard de verleende vergunning de primaire bron van informatie die bij de uitvoering moet worden betrokken. Daarnaast dient bij de handhaving tevens rekening te worden gehouden met de rechtstreeks van toepassing zijnde regelingen (bijvoorbeeld BEES of artikel 17 Wet milieubeheer). Ook deze regelingen zouden in het overzicht van weten regelgeving moeten zijn opgenomen.

23


B. Standaarden. De provincie beschikt over een bestand met standaarden voor bijvoorbeeld vergunningvoorschriften, beschikkingen, consideransen, handhavingsbrieven en controlerapporten. In dit bestand moet op duidelijke wijze zijn aangegeven welke wetgeving, regelingen, besluiten en andere documenten in de standaarden zijn verwerkt. De provincie maakt afspraken voor het actueel houden van deze standaarden. Hierbij moet ten minste gebruik worden gemaakt van informatie voortkomend uit: n n n n n

Algemene publicaties over wijzigingen in weten regelgeving. De resultaten van bedenkingen en adviezen. Handhavingsactiviteiten. Bezwaar- en beroepsprocedures. Klantentevredenheidsmetingen, klachtenrapportages, projectevaluaties en productaudits. Toelichting: In een afspraak voor het actueel houden van bestanden met standaarden kunnen de volgende aspecten worden betrokken: n Wie verantwoordelijk is voor het volgen van de veranderingen in regelingen en documenten en de communicatie hierover. n Wie verantwoordelijk is voor het actueel houden en beoordelen van standaarden (bijvoorbeeld ten aanzien van de handhaafbaarheid). n Wie bevoegd is nieuwe of gewijzigde standaarden te autoriseren. n Hoe wordt omgegaan met nieuwe en/of gewijzigde standaarden. n Hoe de verspreiding van nieuwe en/of gewijzigde standaarden plaatsvindt. n Wie de handhaafbaarheidtoets uitvoert op door handhaving gegeven criteria.

C. Aandachtspunten besluiten vergunningverlening. De provincie maakt bij het opstellen van een vergunning of bij het afgeven van een verklaring, gebruik van een aandachtspuntenlijst die voor de totstandkoming van het besluit van belang is en motiveert deze, indien van toepassing, in de considerans. De provincie maakt afspraken voor het actueel houden van de lijst. In de lijst moet tenminste aandacht worden besteed aan: n n n n n

n

n

n

n

n

n

Rechtsgelijkheid. Consistentie van beleid. Bestuurlijke relevantie van het besluit. Voorkomen van concurrentievervalsing. Voldoen aan de kwaliteitseisen uit hoofdstuk 8 Wet milieubeheer (m.n. artikelen 8.8, 8.9 en 8.19) en het Inrichtingen- en vergunningenbesluit (m.n. artikelen 5.19 en 6.1 t/m 6.4). De gevolgde procedure (inclusief de coördinatie Wvo/Bouwvergunning, de behandeling van adviezen en/of bedenkingen, eventuele gedachtewisseling, etc.). De wijze waarop, de binnen de daarvoor gestelde termijnen, ingebrachte adviezen en bedenkingen bij de beschikking zijn betrokken. Het in beeld brengen van de relevante vormen van milieubelasting (inclusief de thema's van de verruimde reikwijdte Wet milieubeheer) en de te realiseren milieuwinst. De criteria op basis waarvan kan worden beoordeeld of het in de melding omschreven initiatief negatieve, geen of positieve invloed heeft op het milieu. De toepassing van het ALARA-beginsel (kosteneffectiviteit, acceptabel hinderniveau, milieurendement, etc.) indien de voorschriften de milieubelasting niet geheel wegnemen. De handhaafbaarheid van de vergunning.

24


Toelichting: De lijst met aandachtspunten die voor de totstandkoming van besluiten van belang zijn, is een belangrijk instrument voor het opstellen van een vergunning of het afgeven van een verklaring met de gewenste inhoudelijke kwaliteit. Het is van belang dat de lijst met aandachtspunten een rol speelt bij de diverse kritieke activiteiten bij de vergunningverlening (zie bijlage 1) of bij het afgeven van verklaringen (zie bijlage 2). Gedacht kan worden aan de volgende kritieke activiteiten: n Het maken van afspraken met de interne partijen (specialisten, handhavers, etc.). n Het maken van afspraken met de wettelijke adviseurs (zoals Wvo-bevoegd gezag, gemeenten, etc.). n Het voorbereiden van overleg met de aanvrager (vaststellen randvoorwaarden). n Het maken van afspraken met de aanvrager over de te verlenen vergunning. n Het maken van afspraken met de melder over de af te geven verklaring. n Het opstellen van een plan van aanpak voor verlening van de vergunning. n Het beoordelen van de concept-aanvraag of concept-verklaring en de terugkoppeling in de richting van de aanvrager of de melder. n De bewaking van de inhoudelijke kwaliteit van de ontwerpbeschikking of van de verklaring. Tevens is de lijst van aandachtspunten een belangrijk hulpmiddel bij de onder 4.3 B. genoemde projectevaluaties. D. Aandachtspunten besluiten handhaving. De provincie maakt bij het uitoefenen van dwangsommen, bestuursdwang, het intrekken van een vergunning, gedogen en de afwijzing van een verzoek om bestuurlijk optreden, gebruik van een lijst met aandachtspunten die voor de totstandkoming van het besluit van belang zijn en motiveert deze door het opnemen van de overwegingen in het besluit. De provincie maakt afspraken voor het actueel houden van deze lijst. In de lijst moet tenminste aandacht worden besteed aan: n

n n n n n

Beginselen van behoorlijk bestuur (zoals rechtsgelijkheid, proportionaliteit, uniformiteit, consistentie van beleid, etc.) Bestuurlijke relevantie van het besluit. Adressant (degene die het in zijn macht heeft de overtreding ongedaan te maken). De gevolgde procedure (feiten, procedure, zienswijze, overwegingen, etc.). De motivatie van de hoogte van de op te leggen dwangsom (per keer en maximum). Bezwaar- en beroepsmogelijkheden (rechtsbescherming). Toelichting: De lijst met aandachtspunten die voor de totstandkoming van handhavingsbesluiten van belang zijn, is een belangrijk instrument voor het opstellen van handhavingsproducten met de gewenste inhoudelijke kwaliteit. Het is van belang dat de lijst met aandachtspunten een rol speelt bij de diverse kritieke activiteiten van de bestuurlijke handhaving (zie bijlage 4). Gedacht kan worden aan de volgende kritieke activiteiten: n Het versturen van een voorwaarschuwing. n Het opstellen van een aanschrijving met voornemen. n Het opstellen van een beschikking en daarbij horende onderbouwing. n Het vaststellen van de dwangsom en het opstellen van de vorderingsbrief. n Het beoordelen van een handhavingsverzoek.

25


n

Bewaking van de inhoudelijke kwaliteit en juridische haalbaarheid van besluiten.

Tevens is de lijst van aandachtspunten een belangrijk hulpmiddel bij de onder 4.3 B. genoemde projectevaluaties. E. Productaudits. De provincie draagt zorg voor een periodieke toetsing van de kwaliteit en actualiteit van de door de provincie afgeleverde producten in het kader van de bedrijfsgebonden milieutaken. Het gaat hierbij om zowel de bestuurlijke producten (zoals besluiten in de vorm van een vergunning, verklaring, dwangsom, etc.) als ambtelijke producten (zoals brieven en rapporten). Tevens stelt de provincie zeker dat wordt voorzien in een follow-up van de geconstateerde tekortkomingen (zoals het wijzigen van de vergunningen of de gehanteerde standaarden). Daartoe neemt de provincie ruimte op in het onder 4.1 A. genoemde capaciteitsplan met de bijbehorende inzet. Toelichting: Een voorbeeld van een productaudit is de periodieke toetsing van de actualiteit van de verleende vergunningen (bijvoorbeeld 4 jaarlijks voor de bedrijven met een bedrijfsmilieuplan en 5 à 10 jaarlijks voor andere branches en bedrijven), op basis waarvan kan worden beoordeeld of een besluit dient te worden geactualiseerd. Bij de uitvoering van een actualiteitstoets kan aandacht worden besteed aan: n De veranderingen in weten regelgeving. n De mate waarin de vergunning dekkend is voor de onderdelen van het bedrijf. n De voor- of achteruitgang van de milieukwaliteit in de omgeving van het bedrijf. n De noodzaak tot verdere beperkingen van de nadelige gevolgen voor het milieu. n Nieuwe of andere technische mogelijkheden om het milieu te beschermen. n De noodzaak tot aanpassing van de vergunning. Ter voorbereiding van een productaudit kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van de volgende bronnen: n Bedrijfsmilieuplannen. n Milieujaarverslagen en verplichte rapportages. n Informatie over het aanwezige milieuzorgsysteem. n Meerjarenafspraken Energie. n Controlerapporten. n Klachtenregister.

26


6

Kwaliteit van de mensen A. Functieprofielen. De provincie stelt functieprofielen op van de medewerkers die een belangrijke rol spelen ten aanzien van de kwaliteit van de uitvoering van bedrijfsgebonden milieutaken en onderhoudt deze. In de profielen wordt in ieder geval aandacht besteed aan de vaardigheden, opleiding en vakinhoudelijke kennis die noodzakelijk zijn voor het specifieke karakter van de uit te oefenen bedrijfsgebonden milieutaken. Toelichting: Medewerkers die een relevante rol spelen ten aanzien van de kwaliteit van de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken zijn bijvoorbeeld: n Technische en juridische medewerkers. n Coördinatoren en beleidsmedewerkers. n Medewerkers met taken op het gebied van het opstellen van kennisgevingen en het (laten) publiceren. n Medewerkers met taken op het gebied van standaardisatie, informatievoorziening en het beheer van het kwaliteitssysteem. n Leden van het management. Aspecten die een rol kunnen spelen in de functieprofielen zijn: n Benodigde technische, juridische en administratieve kennis. n Vaardigheden op gebied van communicatie, onderhandelen en besluitvorming. n Kennis van projectmanagement en de begeleiding van complexe processen. n Vermogen tot inleving in de bestuurlijke relevantie en context. n Vermogen om integraal te denken (milieu, economie, ruimtelijke ordening, etc.). n Kennis van kwaliteitssystemen en onderhouden en verbeteren ervan. Belangrijke referentie voor het opstellen van de functieprofielen is de Handreiking veranderende rol, Ministerie VROM, augustus 1999. B. Opleidings- en ervaringsniveau. Periodiek beoordeelt de provincie in hoeverre de benodigde kennis, vaardigheden en ervaring in de functieprofielen in overeenstemming zijn met de werkelijke kennis, vaardigheden en ervaring van medewerkers. De resultaten van deze beoordeling verwerkt de provincie in een opleidingsplan. Toelichting: Bij de meeste provincies kan worden aangesloten bij bestaande opleidingsplannen. In het opleidingsplan kan voor de individuele medewerkers of voor groepen medewerkers met een vergelijkbare taak worden aangegeven welke opleidingen en trainingen zijn gewenst, het opleidings-/trainingsdoel en op welke termijn opleidingen en trainingen moeten plaatsvinden. Naast opleidingen en trainingen kan in het plan ook aandacht worden besteed aan onderlinge kennisoverdracht tussen provinciale medewerkers (lezingen, workshops, etc,) en vormen van collegiale toetsing, met behulp waarvan medewerkers feedback krijgen en daarmee hun deskundigheid op peil kunnen houden of verder kunnen ontwikkelen. Verder dient aandacht te worden besteed aan de relatie met het onder 4.1 A opgenomen capaciteitsplan. Om specifieke kennis en ervaring (bijvoorbeeld van de Buitengewoon Opsporingsambtenaar) op peil te kunnen houden is het voor medewerkers van belang dat zij voldoende uren maken in de functie waarvoor die specifieke kennis en ervaring noodzakelijk is.

27


C. Evaluatie en registratie gevolgde opleidingen. De provincie evalueert periodiek de effectiviteit van de gevolgde opleidingen en trainingen. Tevens registreert de provincie de voor de functie van medewerkers van belang zijnde opleidingen, trainingen en kwalificaties. Toelichting: Door middel van een periodieke evaluatie dient de provincie vast te stellen of de gevolgde opleidingen en trainingen een positief effect hebben gehad op de benodigde kennis en vaardigheden van de medewerkers. Het effect van een opleiding of training kan het beste enige maanden na voltooiing worden vastgesteld. Immers dan is pas duidelijk of er sprake is van een blijvende verbetering. De resultaten van de evaluatie zijn tevens van belang bij de selectie van opleidingen en trainingen in de toekomst. Niet van alle gevolgde opleidingen en trainingen is een registratie noodzakelijk. Met name die opleidingen en trainingen die van invloed zijn op de voor de functie van belang zijnde kennis en vaardigheden zijn van belang. Aan deze eis kan worden voldaan door het archiveren van de kopieën van diploma’s en certificaten of door het bijhouden van het curriculum vitae van de medewerkers. D. Inhuur capaciteit en diensten. De provincie beschikt over een richtlijn (mede op basis van de functie profielen) voor het intern en extern inhuren van capaciteit en diensten in de vorm van expertise op het gebied van bedrijfsgebonden milieutaken. In deze richtlijn dient te zijn aangeven op welke wijze de provincie vooraf en tussentijds beoordeelt of de ingehuurde capaciteit en diensten voldoen aan vooraf vastgestelde criteria. Toelichting: In de richtlijn voor het inhuren van capaciteit en diensten kan bijvoorbeeld aandacht worden besteed aan specifieke inkoopeisen (zoals het kennis- en vaardighedenniveau, de minimum- en/of maximumduur, de maximale kosten, de relatie met de begroting, het type werkzaamheden etc.), de wijze waarop ingehuurde capaciteit en diensten worden getoetst aan de inkoopeisen en de wijze van verificatie van de leveranciers. Er bestaat hier een nauwe relatie met het onder 4.1 A opgenomen capaciteitsplan. E. Roulatie medewerkers . De provincie beschikt over een richtlijn voor het rouleren van medewerkers over verschillende activiteiten met het oog op het verbreden van de aanwezige kennis en ervaring. Toelichting: In de richtlijn voor het rouleren van medewerkers kan bijvoorbeeld aandacht worden besteed aan het vrijwillige of verplichte karakter van de regeling, de minimale of maximale duur op één werkplek of met éénzelfde bedrijvenpakket, het meelopen met andere functies, opleidingseisen, inwisselbaarheid van functies, hoe kennisoverdracht wordt geregeld. Indien aanwezig, kan worden aangesloten bij een bestaand loopbaanontwikkelingsplan, mobiliteitsplan of andere bestaande plannen waarin de roulatie van medewerkers wordt geregeld.

28


F. Jaargesprekken. De provincie beschikt over een richtlijn (mede op basis van de functieprofielen) voor het uitvoeren van jaargesprekken met medewerkers. Jaarlijks maakt een vertegenwoordiger van het management een niet-persoonsgebonden samenvatting van de resultaten van de jaargesprekken. De samenvatting moet fungeren als input voor de directiebeoordeling. Toelichting: Bij de meeste provincies kan worden aangesloten bij de bestaande systemen voor het voeren van jaargesprekken. In de richtlijn kan bijvoorbeeld aandacht worden besteed aan de volgende onderwerpen: n Wie het functioneren van wie beoordeelt. n Met welke frequentie dit plaatsvindt. n Welke onderwerpen in ieder geval aan bod moeten komen. n Hoe de verslaglegging moet plaatsvinden. n Of er van tevoren een agenda wordt opgesteld. n Hoe wordt omgegaan met gemaakte afspraken. G. Persoonlijke standaard uitrusting. De provincie beschikt over een richtlijn voor de tijdige verstrekking en het periodieke onderhoud van de middelen die medewerkers nodig hebben voor de uitvoering van hun functie en de bescherming van de persoonlijke veiligheid. Tevens maakt de provincie afspraken over de actualisering van deze richtlijn. Toelichting: Voor een goede uitvoering van controles, handhavings- en opsporingsactiviteiten, en de afhandeling van milieuklachten en meldingen is het nodig dat de provincie zowel binnen als buiten kantoortijd bereikbaar is en in alle gevallen professioneel kan optreden. Het kunnen beschikken (ook tijdens piket- of consignatiediensten) over een goede uitrusting is voor de medewerkers hierbij van groot belang. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld de volgende voorzieningen: n Vervoersmiddelen om het bedrijf of de locatie te bezoeken. n Informatie over het bedrijf, de aanwezige chemicaliën en weten regelgeving. n Meetmiddelen zoals apparatuur voor analyse en monstername, radioactiviteitmeter, explosiemeter, geluidmeter, oliediktemeter, thermometer, etc. n Persoonlijke beschermingsmiddelen, zoals helm, gehoorbescherming, veiligheidsbril, zomer-/winterjas (indien nodig antistatisch en/of vlamvertragend), etc. n Mobiele telefoon of semafoon (indien nodig explosieproof). n Laptop (voor het uitvoeren van administratief toezicht). n Foto- of videoapparatuur.

29


7

Kwaliteit van de systemen A. Kwaliteitsaudits . De provincie beschikt over een gedocumenteerde procedure voor het uitvoeren van kwaliteitsaudits. In de procedure dient te worden verwezen naar een plan voor het uitvoeren van interne kwaliteitsaudits. Dit plan moet gericht zijn op het periodiek beoordelen van het functioneren van het kwaliteitssysteem met betrekking tot de uitvoering van bedrijfsgebonden milieutaken. De kwaliteitsaudits worden uitgevoerd door medewerkers die niet verantwoordelijk zijn voor de te beoordelen processen of het resultaat daarvan. De resultaten worden vastgelegd in een auditverslag. Dit auditverslag dient als input voor de directiebeoordeling. Op basis van de analyseresultaten treft het leidinggevend management, indien noodzakelijk, corrigerende en/of preventieve maatregelen. Na implementatie van de maatregelen stelt de provincie vast of de maatregelen effectief zijn geweest. Op basis van de resultaten van de kwaliteitsaudits dient door de provincie te worden vastgesteld of bij voortduring wordt voldaan aan de eisen uit deze interprovinciale kwaliteitsnorm. Toelichting: Kwaliteitsaudits zijn primair gericht op de afspraken die door de provincie intern zijn gemaakt over de wijze waarop het kwaliteitssysteem dient te functioneren. In een auditplan kunnen de volgende zaken worden geregeld: n Welke audits worden uitgevoerd (gehele systeem of in delen en in welke delen). n Met welke frequentie wordt geaudit. n Wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de audits. n De planning van de audits (zeker stellen benodigde menskracht). n Aan welke eisen de auditors moeten voldoen (wel of niet in dezelfde organisatieeenheid, functie, functieniveau en opleidingseisen). n Aan welke eisen de rapportage moet voldoen (vaststelling door management). n Hoe wordt omgegaan met geconstateerde afwijkingen en/of verbeterpunten. De auditors dienen niet verantwoordelijk te zijn voor het werk dat wordt beoordeeld. Dit kan bijvoorbeeld worden gerealiseerd door het aanstellen van auditors uit een andere afdeling, cluster of groep of met een andere specialiteit. Ook kunnen collega’s daarvoor in aanmerking komen. Indien tijdens de kwaliteitsaudits wordt vastgesteld dat verbeteringen noodzakelijk zijn, dan dienen maatregelen te worden genomen. Daarbij moet in het oog worden gehouden, dat de zwaarte van elke maatregel in relatie moet staan tot de geconstateerde tekortkoming. B. Directiebeoordeling. De provincie voert periodiek een directie beoordeling uit. Deze beoordeling is gericht op het vaststellen van de geschiktheid van het kwaliteitssysteem voor het realiseren van het kwaliteitsbeleid en de daaruit volgende kwaliteitsdoelstellingen. Op basis van de directiebeoordeling geeft de provincie aan welke bijstellingen noodzakelijk zijn, ontwikkelt de daarvoor noodzakelijke instrumenten en implementeert deze. De beoordeling dient minimaal gebaseerd te zijn op de volgende informatie: n n n n n n

Resultaten van kwaliteitsaudits. Terugkoppeling van de klanten. Prestaties van het proces en productconformiteit. Status van preventieve en corrigerende maatregelen. Vervolgmaatregelen van eerdere beoordelingen door de directie. Veranderingen die het kwaliteitssysteem kunnen beïnvloeden.

30


n n n

Aanbevelingen ter verbetering. Kwaliteitsdoelstellingen van de voorgaande periode en voor de komende periode. Benodigde preventieve maatregelen om tekortkomingen in de toekomst te voorkomen.

De resultaten van de directiebeoordeling moeten worden vastgelegd. Hierbij dient minimaal aan de volgende punten aandacht te worden besteed: n n n

Verbetering van het kwaliteitssysteem en de daartoe behorende processen. Verbetering van het product naar aanleiding van eisen van de klant. Behoefte aan hulpbronnen (geld, tijd, etc.). Toelichting: Centraal bij de directiebeoordeling staat de vraag: ‘Wat heeft het kwaliteitssysteem nu opgeleverd in relatie tot het geformuleerde beleid en de daaruit voortkomende doelstellingen?’ Bij het uitvoeren van de directiebeoordeling van het systeem door het leidinggevend management dient gebruik te worden gemaakt van: n Resultaten monitoring (8 B). n Auditverslagen (7 A). n Procesevaluaties (4.3 A). n Klantentevredenheidsonderzoeken (3 D). n Projectevaluaties (4.3 B). n Resultaten beoordeling kritische activiteiten (4.2 A). n Klachtenrapportages (3 E). n Kwaliteitsbeleid (2 B). n Kwaliteitsdoelstellingen (2 B). n Plan van aanpak (2 C). n Ontwikkelingen intern en in de externe omgeving. n Resultaten jaargesprekken (6 F). n Resultaten beoordeling opleidings- en ervaringsniveau (6 B). n Kwaliteitshandboek (2 F).

C. Documentenbeheer. De onder 2 F. genoemde documenten van het kwaliteitssysteem zoals het kwaliteitshandboek, de gedocumenteerde procedures, het kwaliteitsbeleid, etc. moeten actueel en toegankelijk zijn voor de medewerkers die bij de uitvoering van bedrijfsgebonden milieutaken zijn betrokken. De provincie beschikt hiervoor over een gedocumenteerde procedure. Hierin moet zijn aangegeven: n n n n n n n n n

Wie verantwoordelijk is voor het actualiseren en uitgeven van documenten. Wie bevoegd is om (nieuwe of gewijzigde) documenten te autoriseren. Hoe wordt omgegaan met het wijzigen van documenten. Hoe geborgd wordt dat relevante documenten op de werkplek beschikbaar zijn. Dat documenten leesbaar dienen te zijn en moeten blijven. De wijze van beheersing van documenten uit een externe bron. Het voorkomen van onbedoeld gebruik van verouderde documenten. Hoe wordt omgegaan met vertrouwelijke informatie. Richtlijnen voor de identificatie en naspeurbaarheid van documenten.

31


Toelichting: Het is niet noodzakelijk dat de documenten van het kwaliteitssysteem bij iedereen in de kast staan. Ook kan gedacht worden aan een elektronisch systeem (bijvoorbeeld met behulp van het intranet) dat door iemand wordt bijgehouden en elektronisch wordt verspreid onder de betrokken medewerkers. Naast het beheer van documenten van het kwaliteitssysteem is het tevens van belang dat ook goede afspraken worden gemaakt over de identificatie (status) en naspeurbaarheid van de (tussen-)producten van bedrijfsgebonden milieutaken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het onderscheiden van concepten en definitieve producten en het bewaken van de routing. In de procedure dient ook te worden beschreven hoe documenten uit externe bron worden beheerd. In dit kader moet niet alleen worden gedacht aan bijvoorbeeld weten regelgeving, circulaires, etc., maar ook aan documenten die in het kader van de vergunningverlening en handhaving door de klanten beschikbaar worden gesteld. Ten slotte is het van belang dat afspraken worden gemaakt over het beheer van de voor de uitvoering relevante geautomatiseerde informatiebestanden. Bij de meeste provincies kan daarbij worden aangesloten bij de bestaande afspraken op het gebied van systeembeheer en informatiemanagement. D. Beheer kwaliteitsregistraties. De provincie beschikt over een gedocumenteerde procedure voor het beheer van de door de provincie vereiste documenten om een effectieve uitvoering van de processen zeker te stellen. Het betreft hier de zogenaamde kwaliteitsregistraties. Dit zijn documenten (zoals een plan van aanpak, een overlegverslag, een auditverslag of een klachtenrapportage) die ontstaan als gevolg van het kwaliteitssysteem en met behulp waarvan kan worden aangetoond dat het kwaliteitssysteem functioneert. In de procedure dient te worden beschreven op welke wijze wordt voorzien in de identificatie, opslag, opvraging, bescherming, bewaartijd en vernietiging van de kwaliteitsregistraties. Toelichting: In deze eis kan worden voorzien door het opstellen van een register van kwaliteitsregistraties. Dit register is een overzicht van alle documenten die ontstaan. In deze lijst kan aandacht worden besteed aan: n De aard van de gegevens. n De vindplaats in de organisatie. n Wie de gegevens beheert. n Wie toegang heeft tot de gegevens. n Hoe de gegevens worden beschermd tegen oneigenlijk gebruik of verminking. n Hoe lang de gegevens worden bewaard. n De wijze waarop de gegevens worden vernietigd na afloop van de bewaartermijn. In de procedure voor het beheer van kwaliteitsregistraties dient tevens aandacht te worden besteed aan het beheer van gegevens die zijn opgeslagen in geautomatiseerde informatiesystemen. Bij de meeste provincies kan daarvoor worden aangesloten bij de bestaande afspraken op het gebied van systeembeheer en informatiemanagement.

32


8

Monitoring van de kwaliteit A. Indicatoren. De provincie stelt indicatoren op voor het sturen, monitoren en afleggen van verantwoording met betrekking tot de realisatie van het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen en houdt deze bij. Deze indicatoren dienen in ieder geval betrekking te hebben op de kwaliteit van de primaire processen en de producten. Toelichting: Monitoring is een instrument dat kan worden toegepast om de realisatie van het kwaliteitsbeleid inzichtelijk te maken. In principe bestaat kwaliteitsmonitoring uit het toetsen van de resultaten van de kwaliteitszorg aan het kwaliteitsbeleid (inclusief de doelstellingen) met behulp van daarvoor vastgestelde indicatoren. Bijvoorbeeld: n Kwaliteitsbeleid : Geen overschrijding van de wettelijke termijnen. n Meting van het effect: Het periodiek uitvoeren van gerichte procesevaluaties. n Indicator: Het percentage procedures waarbij de termijnen zijn overschreden. Kwaliteitsmonitoring is te vergelijken met beleidsmonitoring. Echter, het is niet hetzelfde. Bij beleidsmonitoring wordt gekeken naar het effect van het door de provincie gevoerde milieubeleid en de effectiviteit van de toegepaste beleidsinstrumenten. Bij kwaliteitsmonitoring wordt gekeken naar het effect van het door de provincie gevoerde kwaliteitsbeleid en de effectiviteit van de aanwezige kwaliteitszorg. Op basis van de kwaliteitsmonitoring kan wel belangrijke informatie worden verkregen ten behoeve van de beoordeling van effectiviteit van beleidsinstrumenten. Onderwerpen ten aanzien waarvan indicatoren kunnen worden ontwikkeld zijn: Procesmatig: n De actualiteit van het capaciteitsplan. n De tevredenheid van de klant. n De overschrijding van wettelijke termijnen. n De betrokkenheid van specialisten en handhavers in het vooroverleg. n Het aantal en de aard van beroepen en verzoeken om voorlopige voorziening. n De snelheid van beëindiging van een overtreding na de constatering. Inhoudelijk: n De toepassing van het ALARA-beginsel of invulling van de verruimde reikwijdte. n De mate waarin afwegingen integraal (milieu versus water, economie, ruimtelijke ordening, etc.) hebben plaatsgevonden. n De mate waarin rechtstreeks bij het besluit betrokken belangen zijn afgewogen. n De duidelijkheid van de motivering van het besluit richting belanghebbenden. Bij het opstellen van indicatoren voor de monitoring van het kwaliteitsbeleid is het van belang om aandacht te besteden aan de wijze waarop deze worden geformuleerd. Een indicator is pas duidelijk indien deze voldoet aan de SMART-criteria: n Specifiek: toegespitst op één onderwerp. n Meetbaar: voorzien van ten minste één indicator. n Acceptabel: in overeenstemming met degene die de doelstelling moet realiseren. n Realistisch: uitvoerbaar met de beschikbare middelen. n Tijdsgebonden: binnen een bepaalde tijd te realiseren.

33


B. Monitoring. De provincie beschikt over een richtlijn voor de monitoring van de kwaliteit. In deze richtlijn is op duidelijke wijze aangegeven hoe wordt omgegaan met de resultaten van de monitoring. Toelichting: Voor een richtlijn waarin is vastgesteld hoe omgegaan wordt met (de resultaten van) de monitoring kan gedacht worden aan: n Wie stelt de indicatoren wanneer op. n Hoe worden de resultaten besproken. n Door wie worden de resultaten goedgekeurd. n De wijze waarop de resultaten worden verwerkt in het kwaliteitssysteem. n Wanneer wordt dat gedaan (binnen x maanden).

34


Bijlage 1: Kritieke activiteiten bij vergunningverlening In deze bijlage zijn de kritieke activiteiten opgenomen met betrekking tot de vergunningverlening Wet milieubeheer. De provincie is verantwoordelijk voor het scheppen van voldoende waarborgen voor een kwalitatief goede uitvoering van deze activiteiten. Deze bijlage biedt de provincie een aantal handvatten om hieraan inhoud en vorm te geven.

1 Beoordelen initiatief A. De provincie 4 beoordeelt het initiatief (intern dan wel extern genomen) op mogelijke gevolgen voor de vergunning. Toelichting: Bij het beoordelen van het initiatief besteedt de provincie in ieder geval aandacht aan het vaststellen van: n De activiteit(en) die geformaliseerd dient (dienen) te worden. n Het milieuprofiel van de aanvrager. De toezichthouder is hiervoor een belangrijke kennisbron (zie bijlage 3). n Het type vergunning dat het bedrijf wil hebben (vergunning op hoofdzaken, vergunning op maat en traditionele vergunning). n De mogelijke risico’s als de activiteit(en) wordt (worden) geformaliseerd. n De toepassing van de informatie uit een bedrijfsmilieuplan en de jaarlijkse voortgangsrapportage, milieujaarverslag, bedrijfsintern milieuzorgsysteem, etc. n Het soort vergunning dat kan worden verleend met de daarop van toepassing zijnde wettelijke procedures en termijnen. n De intern en extern betrokken partijen (zoals disciplines, handhaving, wettelijke adviseurs etc.). n De politieke en bestuurlijke gevoeligheid. n Overige randvoorwaarden (verzekering, overige beleidsuitgangspunten, bouwvergunning, etc.). n De noodzakelijke afstemming met het Wvo-bevoegd gezag, in het geval van een gecoördineerde aanvraag. Indien een bedrijf bij de provincie meedeelt dat een wijziging van de inrichting niet met een veranderingsvergunning behoeft te worden afgehandeld, dan beoordeelt de provincie of deze wijziging al dan niet past binnen de vergunning. Wordt door een bedrijf de betreffende mededeling niet gedaan, dan vindt een beoordeling plaats op basis van de constatering van een wijziging van de inrichting, bij de controle van de (naleving van de) vergunning bij het bedrijf (zie bijlage 3).

2 Keuze te verlenen vergunning A. De provincie stelt in overleg met de aanvrager vast welke soort vergunning verleend kan worden aan het bedrijf (inclusief de bijbehorende wettelijke procedure).

4

Het begrip ‘de provincie’ is in deze bijlage een synoniem voor de afdelingen, de clusters of groepen binnen de provinciale organisatie die zich bezighouden met de vergunningverlening Wet milieubeheer.

35


Toelichting: Aandachtspunten bij de verdere uitwerking: n De mogelijke soorten te verlenen vergunning met de bijbehorende wettelijke procedures zoals een oprichtingsvergunning, een veranderingsvergunning, een actualiseringsvergunning, een ambtshalve verandering, een verklaring op basis van een melding of geen vergunning. n De mogelijke typen te verlenen vergunningen (een vergunning op hoofdzaken, een vergunning op maat en een traditionele vergunning). n Wie mag beslissen over de te maken keuze.

3 Voorbereiding van de vergunningprocedure A. De provincie maakt afspraken met de interne betrokken partijen (specialistische medewerkers, handhaving, etc.) over de verlening van de vergunning. Toelichting: Afspraken met de interne betrokken partijen. Hierbij kan worden gedacht aan het volgende: n Een voorstel voor de tijdsplanning van de procedure; hierbij wordt de wettelijke termijn als uitgangspunt gezien. n De toe te passen milieudoelstellingen en voorschriften. n De mogelijke onderhandelingsruimte die de vergunningverlener heeft voor het vervolg. n Wie mag beslissen over de onderhandelingsruimte. B. De provincie maakt afspraken met de relevante wettelijke adviseurs (Wvo-bevoegd gezag, gemeenten, etc.) over de verlening van de vergunning. Toelichting: Afspraken met de wettelijke adviseurs. Hierbij kan worden gedacht aan het volgende: n Een voorstel voor de tijdsplanning van de procedure. n De toe te passen milieudoelstellingen en voorschriften. n De frequentie waarmee de afspraken worden geactualiseerd. C. De provincie stelt vast of tijdens het vooroverleg afstemming met de omgeving moet plaatsvinden en zo ja, op welke wijze. Toelichting: Overleg met de omgeving. Bij de uitwerking kan worden gedacht aan het volgende: n Afstemming met omwonenden en de milieuorganisaties. n Mogelijke manieren van communicatie met de omgeving. n Ten aanzien van de omwonenden en de milieuorganisaties aangeven op basis van welke motivering afgezien mag worden van afstemming met deze groepen. D. Na beoordeling van het initiatief en afstemming met de (interne en externe) betrokken partijen bereidt de provincie zich voor op het overleg met de aanvrager. Deze voorbereiding is gericht op het vaststellen van de randvoorwaarden waarbinnen de vergunning tot stand moet komen.

36


Toelichting: Voorbereiding van de randvoorwaarden. Bij de uitwerking kan worden gedacht aan het volgende: n Wat voor type vergunning verleend kan worden. n Maximale emissieplafonds (staan voor BMP-plichtige bedrijven in het bedrijfsmilieuplan). n Te verwerken eisen uit de van toepassing zijnde regelgeving. E. De provincie maakt afspraken met de aanvrager over de te verlenen vergunning en legt deze schriftelijk vast. De volgende zaken moeten hierbij in ieder geval aan de orde komen: n n n n n n n n n n n

De te hanteren planning voor de procedure. De door de aanvrager in de aanvraag op te nemen informatie. De wijze waarop de aanvraag moet worden ingediend. De wijze waarop wordt omgegaan met vertrouwelijke informatie. Uitgangspunten van de te realiseren milieudoelstellingen. Uitgangspunten van de te hanteren milieuvoorschriften. De wederzijdse contactpersonen. De wijze waarop wordt ingespeeld op toekomstige ontwikkelingen bij de aanvrager. De wijze waarop de provincie denkt om te gaan met de omgeving. De structuur van het vooroverleg (betrokkenen, duur, etc.). Andere wederzijdse verwachtingen. Toelichting: Afspraken met aanvrager. Naast de in de norm aangehaalde punten kan bij de uitwerking aandacht besteed worden aan: n Geformuleerde randvoorwaarden. n Een overzicht van de gemaakte afspraken, bijvoorbeeld over de wijze waarop wordt omgegaan met vertrouwelijke informatie. n De kwaliteit van milieujaarverslagen, voortgangsrapportages BMP en bedrijfsinterne milieuzorgsystemen. n De inzet van capaciteit, middelen en expertise (samenstelling team). n Een overzicht van relevante meetmomenten. n De contactpersoon (het loket) van het bedrijf. n Een coördinatieregeling tussen de diverse bevoegde gezagen.

F. De provincie werkt de gemaakte afspraken met betrekking tot het initiatief uit in een plan van aanpak voor de verlening van de vergunning. De provincie houdt een overzicht bij van de opgestelde plannen van aanpak. Toelichting: Plan van aanpak vergunningverlening. Aandachtspunten hierbij zijn: n De vorm van het plan van aanpak. n Hoe om te gaan met het plan van aanpak bij de diverse typen bedrijven (bijvoorbeeld een plan per bedrijfstak). n Ten aanzien van de planning van de procedure kan worden gedacht aan het aangeven van wanneer welke informatie beschikbaar moet zijn. G. De provincie beoordeelt de concept-aanvraag en koppelt haar bevindingen terug in de richting van de aanvrager. Hierbij moet in ieder geval aandacht besteed worden aan:

37


n n

n n

Het toetsen van de concept-aanvraag op ontvankelijkheid. Het toetsen van de concept-aanvraag aan de tijdens de initiatieffase met het bedrijf en de overige betrokkenen gemaakte afspraken. Hoe de resultaten worden verwerkt in het plan van aanpak. De wijze waarop de resultaten van de uitgevoerde beoordeling worden teruggekoppeld naar de aanvrager. Toelichting: Geen nadere toelichting.

4 Beschikking op aanvraag 4.1 Op basis van opgesteld plan van aanpak A. De provincie toetst een ingediende aanvraag binnen de gestelde wettelijke termijn op ontvankelijkheid. Hierbij wordt in ieder geval aandacht besteed aan: n n

n n

Het toetsen van de vergunningaanvraag op ontvankelijkheid. Het toetsen van de vergunningaanvraag aan de in het plan van aanpak vastgelegde afspraken met het bedrijf en overige betrokkenen. De mogelijkheid tot het verzoeken om aanvullende informatie. De wijze waarop de resultaten van de toets worden teruggekoppeld naar de aanvrager. Toelichting: Ontvankelijkheid. Bij de uitwerking kan worden gedacht aan het volgende: n Wettelijke toetsingscriteria. n Integraal karakter van de beoordeling (RO, natuur, etc.). n Normen voor het beoordelen van de ontvankelijkheid.

B.

De provincie bewaakt de planning met betrekking tot de vergunningverlening. Toelichting: Bewaking termijnen. Bij de uitwerking kan worden gedacht aan het volgende: n De wettelijke termijnen. n De procedurele afspraken met interne en externe betrokkenen. n Hoe wordt omgegaan met hersteltermijnen wegens verzuim.

C. De provincie bewaakt de inhoudelijke kwaliteit van de concept-ontwerpbeschikking. Voor inhoudelijke eisen aan de vergunning wordt verwezen naar hoofdstuk 5 van deze norm. Toelichting: Inhoudelijke kwaliteit ontwerpbeschikking. Hierbij moet ten aanzien van de voorschriften en de considerans ten minste aandacht worden besteed aan (zie hoofdstuk 5): n Het hanteren van criteria (objectief, toetsbaar, handhaafbaar, helder, begrijpelijk en leesbaar) waaraan de ontwerpbeschikking moet worden getoetst. n Het toepassen van een tweede lezing binnen de afdeling (technisch en juridisch). n Het toepassen van standaardformuleringen voor voorschriften en consideransen. n De wijze waarop wordt omgegaan met het afwijken van standaardformuleringen. n Het maken van afspraken met andere provincies over landelijke uniformiteit. n Het toetsen op doorwerking van het landelijke en provinciale milieubeleid in de vergunning.

38


n

Het toetsen op doorwerking van de bedrijfsmilieuplannen door het opnemen van de zekere maatregelen.

D. De provincie maakt afspraken over de wijze waarop de concept-ontwerpbeschikking wordt beoordeeld door de specialistische medewerkers, handhaving en de aanvrager. Hierbij wordt in ieder geval aandacht besteed aan: n n

De te hanteren criteria bij het beoordelen van de ontwerpbeschikking. De wijze waarop en de termijn waarbinnen het eventuele commentaar van de betrokken partijen wordt verzameld en verwerkt. Toelichting: Beoordeling concept-ontwerpbeschikking. Bij de uitwerking kan worden gedacht aan het volgende: n Vaststellen betrokken partijen. n De wijze en plaats van beoordeling (schriftelijk, op locatie, beide). n Handhaafbaarheidstoets en uitvoerbaarheidstoets (zie bijlage 3.2). n Interne goedkeuring.

E. De provincie maakt afspraken over de formele interne goedkeuring van de ontwerpbeschikking, alvorens deze officieel naar de aanvrager en overige betrokken partijen wordt verzonden. Toelichting: Geen nadere toelichting. F. De provincie legt de ontwerpbeschikking ter inzage en publiceert de terinzagelegging. Daarnaast besteedt de provincie aandacht aan het houden van een gedachtewisseling met betrokken partijen. Toelichting: Geen nadere toelichting. G. De provincie voert zo nodig overleg met de (interne en externe) betrokken partijen over het verwerken van eventuele bedenkingen en adviezen in de ontwerpbeschikking tot een beschikking. Toelichting: Geen nadere toelichting. 4.2 Op basis van aanvraag zonder plan van aanpak A. Het komt voor dat bij de provincie een aanvraag wordt ingediend zonder dat hierover voorafgaand overleg heeft plaatsgevonden. De provincie maakt intern afspraken over hoe wordt omgegaan met niet aangekondigde aanvragen. Hierbij wordt rekening gehouden met: n n n

De capaciteitsplanning. De wettelijke termijn voor ontvankelijkverklaring. De wijze waarop wordt omgegaan met het alsnog opstellen van een plan van aanpak. Toelichting: Geen nadere toelichting.

39


4.3 Overdracht van de vergunning naar handhaving A. De provincie maakt afspraken met handhaving over de overdracht van een verleende beschikking. Hierbij wordt in ieder geval aandacht besteed aan de wijze waarop de aanvrager wordt geïnformeerd over zijn contactpersoon bij handhaving. Toelichting: Overdracht vergunning. Bij de uitwerking kan worden gedacht aan het volgende: n Opleveringscontrole (zie bijlage 3.2). n De stelling dat aanvrager zich na het afronden van de vergunning te allen tijde moet wenden tot de afdeling handhaving. B. De provincie maakt afspraken met handhaving over de wijze waarop de resultaten van de in de vergunning voorgeschreven onderzoeks- en rapportageverplichtingen worden gecommuniceerd. Toelichting: Geen nadere toelichting.

5 Beroep en Voorlopige voorziening A. De provincie voert zo nodig overleg met de (interne en externe) betrokken partijen over het beroepschrift of het verzoek om voorlopige voorziening en maakt afspraken over het verweer bij beroepszaken en het verweer bij voorlopige voorzieningen. Toelichting: Bij de uitwerking kan worden gedacht aan het volgende: n De verantwoordelijkheid voor het afhandelen van een beroepszaak en een eventueel verzoek om voorlopige voorziening. n De wijze waarop dient te worden afgestemd met interne betrokkenen en wettelijke adviseurs. n De wijze waarop wordt omgegaan met de mogelijkheid tot het maken van afspraken met het bedrijf, voorafgaand aan de behandeling van een zaak. n Het open vaststellen van verweerschriften, memories en pleitnota’s.

6 Besluiten n.a.v. voorschriften in de vergunning A. De provincie toetst of de in de voorschriften van de vergunning vereiste documenten voldoen aan de gestelde eisen. Indien nodig overlegt de provincie haar bevindingen met de intern en extern betrokken partijen. Vervolgens maakt de provincie afspraken met de intern en extern betrokken partijen over de voorbereiding van de beschikking. Toelichting: Gedacht kan worden aan het opleggen van nadere eisen naar aanleiding van de in de voorschriften vereiste documenten, zoals onderzoeksrapporten en plannen op het gebied van energie- en grondstoffenbesparing en emissies naar lucht of van geluid. Ook kan worden gedacht aan besluiten naar aanleiding van de in de voorschriften vereiste goedkeuringen met betrekking tot bijvoorbeeld de inrichting van meetsystemen of de opzet van een onderzoek naar emissies. De voorbereiding van deze

40


beschikkingen vindt plaats op basis van de in de Algemene wet bestuursrecht opgenomen procedures, zijnde de procedures uit de afdeling 3.4, afdeling 3.5 en titel 4.1. De keuze voor een procedure wordt gemaakt op basis van jurisprudentie.

41


Bijlage 2: Kritieke activiteiten bij afgeven van verklaringen In deze bijlage zijn de kritieke activiteiten opgenomen met betrekking tot het afgeven van verklaringen Wet milieubeheer. De provincie is verantwoordelijk voor het scheppen van voldoende waarborgen voor een kwalitatief goede uitvoering van deze activiteiten. Deze bijlage biedt de provincie een aantal handvatten om hieraan inhoud en vorm te geven.

1 Beoordelen initiatief A.

De provincie 5 beoordeelt het initiatief en de mogelijke gevolgen voor de vergunning. Toelichting: Bij het beoordelen van het initiatief besteedt de provincie in ieder geval aandacht aan het vaststellen van: n De activiteit(en) die geformaliseerd dient (dienen) te worden. n Het milieuprofiel van de melder (de toezichthouder is hiervoor een belangrijke kennisbron). n De mogelijke risico’s als de activiteit(en) wordt (worden) geformaliseerd. n De aanwezigheid van een eventuele relatie met een bedrijfsmilieuplan, milieujaarverslag, bedrijfsintern milieuzorgsysteem etc. n De wettelijke procedure en daarbijbehorende termijnen. n De interne en externe betrokken partijen (zoals disciplines, handhaving, wettelijke adviseurs, etc.). n Politieke en bestuurlijke gevoeligheid. n Het overleg met het Wvo-bevoegd gezag, in het geval dat coördinatie wenselijk is.

2 Vaststellen mogelijkheid voor het afgeven van een verklaring A. De provincie maakt afspraken met interne betrokken partijen (specialistische medewerkers, handhaving, etc.) over de beoordeling en acceptatie van de melding. Toelichting: Voor afspraken met interne betrokken partijen kan worden gedacht aan: n Tijdsplanning procedure. n Wie beslist over welk onderdeel. n De onderhandelingsruimte van de vergunningverlener. B. De provincie maakt (indien van toepassing) afspraken met de wettelijke adviseurs (Wvo-bevoegd gezag, gemeenten, etc.) over de beoordeling en acceptatie van de melding. Toelichting: Zie opmerkingen onder A. C. De provincie stelt vast of voor het formaliseren van het voorgenomen initiatief met een melding kan worden volstaan.

5

Het begrip ‘de provincie’ is in deze bijlage een synoniem voor de afdelingen, clusters of groepen binnen de provinciale organisatie die zich bezighouden met het afgeven van verklaringen Wet milieubeheer.

42


Toelichting: Indien niet met een melding kan worden volstaan moet voor het voorgenomen initiatief een vergunning worden aangevraagd (zie bijlage 1). D. De provincie deelt aan de melder het resultaat mee van de interne en externe beoordeling en of met een melding kan worden volstaan. Indien niet met een melding kan worden volstaan, maakt de provincie afspraken over de verder te volgen procedure. Toelichting: Afspraken met de melder. Naast de in de norm aangehaalde punten kan bij de uitwerking aandacht worden besteed aan: n Geformuleerde randvoorwaarden. n Een overzicht van gemaakte afspraken. n De coördinatie met de Wvo en de bouwvergunning.

3 Voorbereiding van de procedure voor het afgeven van een verklaring A. Indien met een melding kan worden volstaan, maakt de provincie hierover met de melder afspraken en legt deze schriftelijk vast. De volgende zaken moeten hierbij in ieder geval aan de orde komen: n n n n n n

De te hanteren planning voor de (interne) procedure. De door de melder in de aanvraag op te nemen informatie. De wijze waarop de melding moet worden ingediend. Het tijdstip waarop de melder tot het initiatief mag overgaan. De wederzijdse contactpersonen. Wederzijdse verwachtingen. Toelichting: Geen nadere toelichting.

B. De provincie beoordeelt de concept-melding en koppelt haar bevindingen terug naar de melder. Hierbij moet in ieder geval aandacht besteed worden aan: n

n

Het toetsen van de concept-melding aan de tijdens de voorafgaande fase met de melder en overige betrokkenen gemaakte afspraken. De wijze waarop de resultaten van de uitgevoerde beoordeling worden teruggekoppeld naar de melder. Toelichting: Geen nadere toelichting.

C. De provincie bewaakt de inhoudelijke kwaliteit van de concept-melding. Voor inhoudelijke eisen aan de melding wordt verwezen naar hoofdstuk 5 van deze norm. Toelichting: Geen nadere toelichting.

4 Behandeling melding 4.1 Op basis van een melding waarover overleg heeft plaatsgevonden

43


A. De provincie toetst de ingediende melding op ontvankelijkheid. Hierbij wordt in ieder geval aandacht besteed aan: n

n

n

Het toetsen van de melding op volledigheid, wettelijke eisen en kwaliteitseisen (zie inhoudelijke eisen in hoofdstuk 5 van de norm). Het toetsen van de melding aan de met de melder en overige betrokkenen gemaakte afspraken. De wijze waarop de resultaten van de uitgevoerde toetsen worden teruggekoppeld naar de melder. Toelichting: Geen nadere toelichting.

B.

De provincie bewaakt de planning met betrekking tot de behandeling van de melding. Toelichting: Bewaking planning. Hierbij kan worden gedacht aan: n De wettelijke termijnen. n De procedurele afspraken met interne en externe betrokkenen. n Hoe wordt omgegaan met hersteltermijnen wegens verzuim.

C.

De provincie maakt afspraken over de formele interne goedkeuring van de melding. Toelichting: Geen nadere toelichting.

D. Indien de melding door de provincie akkoord is bevonden zorgt de provincie voor de toezending van het besluit aan de betrokkenen en geeft zij tijdig openbare kennis van de verklaring door terinzagelegging en publicatie. Toelichting: De provincie dient het besluit inzake de verklaring (positief dan wel negatief) bekend te maken aan de melder. Hiertoe draagt de provincie zorg voor de toezending van het besluit aan de aanvrager. Van de verklaring moet openbaar kennis worden gegeven. De verklaring betreft altijd een positief besluit. Publicatie en terinzagelegging van de verklaring vindt plaats binnen twee weken na de verzending aan de aanvrager. Een exemplaar van het besluit moet tevens door de provincie worden toegezonden aan de wettelijke adviseurs. E. Indien de melding na toetsing niet kan worden geaccepteerd, wordt dat zo spoedig mogelijk aan de melder medegedeeld, door toezending van het besluit inzake de verklaring. Toelichting: Een negatief besluit wordt niet gepubliceerd. 4.2 Op basis van een melding waarover geen vooroverleg heeft plaatsgevonden A. Het komt voor dat bij de provincie een melding wordt ingediend zonder dat hierover voorafgaand overleg heeft plaatsgevonden. De provincie maakt intern afspraken over hoe wordt omgegaan met niet aangekondigde meldingen. Hierbij wordt rekening gehouden met: n n

De capaciteitsplanning. De wettelijke termijn waarna een melding van kracht wordt.

44


Toelichting: Geen nadere toelichting. 4.3 Overdracht van het besluit naar handhaving A. De provincie maakt afspraken met handhaving naar aanleiding van het besluit inzake de verklaring. Toelichting: Hierbij kan worden gedacht aan: n Opleveringscontrole (zie bijlage 3.2). n Interpretatiekwesties. B. De provincie maakt afspraken met handhaving over de wijze waarop de resultaten van de in de meldingen aangegeven onderzoeks- en rapportageverplichtingen dienen te worden gecommuniceerd. Toelichting: Geen nadere toelichting.

5 Beroep en Voorlopige voorziening A. De provincie voert zo nodig overleg met de (interne en externe) betrokken partijen over het beroepschrift of het verzoek om voorlopige voorziening en maakt afspraken over het verweer bij beroepszaken en het verweer bij voorlopige voorzieningen. Toelichting: Tegen een besluit inzake een verklaring en het niet in behandeling nemen van de melding bestaat de mogelijkheid tot het indienen van bezwaar en beroep, eventueel in combinatie met een verzoek om voorlopige voorziening voor de melder. Tegen de verklaring kan door derden bezwaar worden ingediend of beroep worden aangetekend. Ook hier eventueel in combinatie met voorlopige voorziening. Bij de uitwerking van dit aandachtspunt kan worden gedacht aan het volgende: n De verantwoordelijkheid voor het afhandelen van een beroepszaak en een eventueel verzoek om voorlopige voorziening. n De wijze waarop dient te worden afgestemd met interne betrokkenen en wettelijke adviseurs. n De wijze waarop wordt omgegaan met de mogelijkheid tot het maken van afspraken met het bedrijf, voorafgaand aan de behandeling van een zaak. n Het open vaststellen van verweerschriften, memories en pleitnota’s.

45


Bijlage 3: Kritieke activiteiten bij toezicht In deze bijlage zijn de kritieke activiteiten opgenomen met betrekking tot het toezicht Wet milieubeheer. De provincie is verantwoordelijk voor het scheppen van voldoende waarborgen voor een kwalitatief goede uitvoering van deze activiteiten. Deze bijlage biedt de provincie een aantal handvatten om hieraan inhoud en vorm te geven.

1 Opstellen jaarlijks werkplan A. De provincie 6 legt jaarlijks in een werkplan vast wat, hoe vaak en hoe bij inrichtingen wordt gecontroleerd. De provincie evalueert dit plan periodiek en stelt het eventueel bij, waarbij de reden van afwijking wordt vermeld. Tijdens de planvorming toetst de provincie het handhavingsbeleid en de handhavingsstrategie en actualiseert deze indien nodig. Toelichting: Met het oog op uniformiteit en het bieden van inzicht dient te worden vastgelegd hoe aan de handhaving inhoud wordt gegeven. Hierbij kan worden gedacht aan: n Frequentie van toezicht. n Brancheplannen en toezichtplannen. n Manier van toezicht (mate van diepgang, administratief toezicht, ter plekke, etc.). n Handhavingsstrategie (criteria voor optreden bij overtredingen). n Planning gebaseerd op beleidsplan (wat wil je en wat kun je uitvoeren). n Informatievoorziening (bijvoorbeeld de actuele regelgeving). n Het door middel van een piket- of consignatiedienst waarborgen dat ook buiten kantooruren adequaat kan worden gereageerd op bedrijfsmeldingen, ongewone voorvallen en klachten.

2 Afstemmen vergunningverlening en toezicht A.

De provincie draagt zorg voor de afstemming met de vergunningverlening. Toelichting: Afstemming kan plaatsvinden op de volgende momenten bij de totstandkoming van de vergunning: n Bij de beoordeling van het initiatief brengt de toezichthouder kennis in over de aanvrager. De provincie legt vast (of ontwikkelt beleid over) hoe in de periode tot het verlenen van de beschikking omgegaan wordt met toezicht. n Tijdens het opstellen van de concept-ontwerpbeschikking beoordeelt de toezichthouder met name de handhaafbaarheid van voorschriften, maar ook juridische aspecten, risico’s bij controles en de mate waarin de beschikking de lading dekt. Tevens wordt gekeken naar de uitvoerbaarheid van de beschikking. Indien nodig bezoeken de vergunningverlener en toezichthouder gezamenlijk de inrichting.

6

Het begrip ‘de provincie’ is in deze bijlage een synoniem voor de afdelingen, clusters of groepen binnen de provinciale organisatie die zich bezighouden met het toezicht.

46


n

Bij de overdracht van de verleende beschikking stemmen de vergunningverlener en toezichthouder af over de inhoud van de beschikking. Hierbij wordt met name aandacht besteed aan de eenduidige interpretatie van de voorschriften. Dit kan met behulp van een overdrachtsdossier, overdrachtsgesprek en/of gezamenlijke opleveringscontrole. In het laatste geval kijkt de provincie of de vergunning de situatie dekt en hoe de situatie is vertaald in voorschriften.

3 Voorbereiden (fysiek) toezicht of hercontrole A. De provincie bereidt het toezicht of de hercontrole voor, voorafgaande aan de uitvoering van het toezicht of de hercontrole. Toelichting: Een (her)controle is gericht op de fysieke inrichting of op de administratieve gegevens met betrekking tot de inrichting. Bij de voorbereiding van de (her)controle besteedt de provincie onder andere aandacht aan: n Reden voor de (her)controle (gepland, klacht, melding, verzoek tot handhaving, sanctiebeschikking, inning van dwangsom). n Waarop wordt gecontroleerd (eerste controle, herbeoordeling, afbakening, etc.). n Mate van breedte en diepgang van de (her)controle (specifiek voor administratief toezicht). n Het van toepassing zijnde branche- en/of toezichtplan. n Het handhavingsbeleid en de handhavingsstrategie. n Kader en aanpak van de controle (moet bijvoorbeeld ter plekke worden gecontroleerd of is deskonderzoek gewenst). n Interne afstemming (vergunningverlener, andere handhavende afdelingen, etc.). n Externe afstemming (Openbaar ministerie, Wvo-bevoegd gezag, etc.). n Dossieronderzoek (handhavingshistorie, klachten, meldingen, etc.). n Benodigde expertise bij de (her)controle, zowel van de provincie als van de te bezoeken vergunninghouder. n Benodigde middelen bij de (her)controle. n Wel of niet aankondigen van de (her)controle. n Geldende weten regelgeving. Naast de voorschriften en geldende weten regelgeving zijn er voor het administratief toezicht aanvullende specifieke normen van toepassing (bijvoorbeeld ten aanzien van toegestane afwijkingspercentages, eisen administratieve organisatie/interne controle, eisen voor het invullen van formulieren). De bovengenoemde aandachtspunten kunnen deels zijn vastgelegd in een standaard toezichtplan en/of checklist. Is dit het geval dan toetst de provincie bij de voorbereiding van een (her)controle het standaard toezichtplan op actualiteit en vult dit aan met de relevante controlepunten.

4 Uitvoeren (fysiek) toezicht of hercontrole A. De provincie toetst tijdens het toezicht of de hercontrole de te controleren punten die zijn vastgesteld tijdens de voorbereiding van het toezicht of de hercontrole.

47


Toelichting: Bij de uitvoering van de (her)controle besteedt de provincie aandacht aan: n Uniformiteit van aanpak (dit kan bijvoorbeeld worden bereikt door toepassing van brancheplannen/toezichtplannen en checklists). n Eenduidige afhandeling (handhavingsstrategie). n Aanwezigheid van een voldoende deskundig aanspreekpunt binnen de inrichting. n Duidelijke afspraken met het bedrijf als er overtredingen worden geconstateerd n Controleverloop in 3 stappen; introductie van de toezichthouder en het doel van de inspectie, de controle en de terugkoppeling/evaluatie. Gedurende het verloop van de (her)controle kan de provincie, indien noodzakelijk, de controleaanpak wijzigen. Na de afronding van de (her)controle volgt een analyse van de controlegegevens, waarna op basis van de handhavingsstrategie door de provincie conclusies worden getrokken.

5 Intern rapporteren (fysiek) toezicht of hercontrole A. De provincie rapporteert intern, binnen de afgesproken termijn na het toezicht of de hercontrole, over de geconstateerde zaken en de (eenzijdige) afspraken die zijn gemaakt met het bedrijf. Toelichting: In het controlerapport neemt de provincie in ieder geval de volgende gegevens op: n Concreet (‘de 7 W’s’: wie, wanneer, waar, wat, welke, waarom, hoe?). n De naam van de toezichthouder. n De naam van het bedrijf (en eventueel het bedrijfsonderdeel). n De naam van de contactpersoon van het bedrijf waarmee is gesproken. n Datum van de controle. n Welk type constateringen zijn gedaan en tot welke vervolgacties dit leidt. n Welke norm is overtreden en in welke mate. n Welke afspraken met het bedrijf zijn gemaakt. n Welke termijn daarbij is afgesproken. n Beschrijving van de aangetroffen situatie. n Vermelding van eventuele bijzondere situaties (bijvoorbeeld te late vergunningaanvraag). Tevens kunnen de volgende aandachtspunten van toepassing zijn: n Inschatting van eventuele milieugevolgen. n Motivering eventuele afwijkingen ten opzichte van het beleid. n Openbaarheid controlerapport (wellicht is een openbaar en een vertrouwelijk deel noodzakelijk). n Noodzaak om advies aan het management van het bedrijf uit te brengen. n Toereikende informatie om in een eventueel bestuursrechtelijk traject de kosten te kunnen berekenen.

6 Uitzetten vervolgacties A. Op basis van het controlerapport besluit de provincie over eventuele vervolgacties, conform het afgesproken handhavingsbeleid. Ongeacht de constateringen geeft de provincie

48


altijd een terugkoppeling aan de vergunninghouder. Daarbij geeft de provincie aan wat is geconstateerd, welke termijnen zijn afgesproken en wat het vervolgtraject is. De provincie zorgt voor een goede overdracht van het controlerapport aan de andere betrokkenen. De provincie stelt een termijn voor de overdracht vast. Toelichting: De provincie bepaalt de te nemen vervolgacties op basis van de constateringen die zijn gedaan tijdens de (her)controle. De provincie besteedt hierbij aandacht aan de uniformiteit van de te volgen aanpak (conform de handhavingsstrategie aanschrijven, uniforme opzet brieven, etc.). Vervolgacties kunnen zijn: n Uitvoeren van aanvullend onderzoek, waarvoor overdracht moet plaatsvinden. n Interne borging dat na de met het bedrijf afgesproken termijn een hercontrole plaatsvindt. n De overdracht naar de bestuursrechtelijke, dan wel strafrechtelijke handhaving (zie bijlagen 4 en 5). Dit laatste kan in de vorm van een melding (aangifte). n Het versturen van een voorwaarschuwing aan het bedrijf (zie bijlage 4). n Terugkoppeling aan de vergunningverlener en/of het management over de actualiteit dan wel toepasbaarheid van voorschriften (zie bijlagen 1 en 2). n Terugkoppeling van de bevindingen aan de melder van een klacht. n Informeren van relevante handhavingspartners.

49


Bijlage 4: Kritieke activiteiten bij bestuursrechtelijke handhaving In deze bijlage zijn de kritieke activiteiten opgenomen met betrekking tot de bestuursrechtelijke handhaving Wet milieubeheer. De provincie is verantwoordelijk voor het scheppen van voldoende waarborgen voor een kwalitatief goede uitvoering van deze activiteiten. Deze bijlage biedt de provincie een aantal handvatten om hieraan inhoud en vorm te geven.

1 Versturen voorwaarschuwing A. De provincie 7 stuurt, in de vorm van een constaterende brief na het toezicht of de hercontrole, een voorwaarschuwing aan de vergunninghouder van eventueel handhavend optreden door de provincie. De provincie stelt hiervoor termijnen vast. Toelichting: In de voorwaarschuwing geeft de provincie aan dat de overtreding door de vergunninghouder dient te worden weggenomen, zo niet dan zal worden opgetreden. Indien de handhavingsstrategie dit aangeeft, kunnen de voorwaarschuwing en aanschrijving met voornemen (zie 3.A.) gecombineerd worden. Dit geldt bijvoorbeeld in geval van ernstige overtredingen waarbij spoedige actie is vereist. N.B. Voor alle kritieke activiteiten in deze bijlage geldt dat de nummering een volgordelijkheid kan impliceren. In de praktijk is de (volgorde van) uitvoering van de activiteiten afhankelijk van de aangetroffen situatie en afgesproken werkwijzen.

2 Afwegen bestuursrechtelijke actie A. De provincie neemt een besluit over de manier waarop bestuursrechtelijk zal worden opgetreden. De provincie stelt de termijn vast waarbinnen zij tot een bestuursrechtelijke actie wil komen. Toelichting: Er zijn in de praktijk diverse bestuursrechtelijke acties mogelijk. De keuze is afhankelijk van verschillende factoren en de aard van het geval. De bestuursrechtelijke acties zijn: n Dwangsom. n Bestuursdwang. n Vergunning intrekken. n Gedogen (expliciet). n Niet ingaan op een verzoek tot handhaving. Op basis van de handhavingsstrategie en het handhavingsbeleid maakt de provincie een keuze tussen de mogelijke acties. Hiervoor voeren juridische en technische medewerkers overleg. Punten van overweging hierbij zijn: n Algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals het proportionaliteitsbeginsel (staat de actie in verhouding tot de overtreding) en het subsidiariteitsbeginsel (is de actie het geëigende middel). 7

Het begrip ‘de provincie’ is in deze bijlage een synoniem voor de afdelingen, clusters en groepen binnen de provinciale organisatie die zich bezighouden met de bestuursrechtelijke handhaving.

50


n n n n

n n

Handhavingsbeleid en gedoogbeleid. Handhavingshistorie, naleefgedrag, milieuessentie. Wie is de overtreder en wie zijn de derde belanghebbenden. Technische gegevens noodzakelijk voor het vaststellen van de dwangsomhoogte of de kosten van bestuursdwang. Spoedeisendheid van de actie. Grondslag van de beschikking (handhaafbaarheid norm).

3 Opstellen bestuurlijke aanschrijving A. De provincie stelt een aanschrijving op met het voornemen tot een bestuursrechtelijk optreden en stuurt deze aan de vergunninghouder. Toelichting: Gedurende de voorbereiding van een besluit door de provincie, heeft de vergunninghouder de gelegenheid zijn eigen zienswijze te geven. Daartoe meldt de provincie in de vorm van een vooraankondiging op een transparante en traceerbare manier aan de vergunninghouder dat de provincie voornemens is bestuurlijk op te treden. Het is gebruikelijk om de vergunninghouder twee weken te gunnen voor de indiening van de zienswijze. Nadat de termijn voor zienswijze van de vergunninghouder is verlopen, kan een definitieve beschikking worden opgesteld door het bevoegd gezag. De zienswijze kan echter ook leiden tot een hernieuwde afweging of en de manier waarop zal worden opgetreden. B. Op basis van de bevindingen en de ontvangen zienswijze van de vergunninghouder stelt de provincie een beschikking op. Om het effect van een bestuurlijke actie te behouden, moet de beschikking zo spoedig mogelijk na de constatering van een overtreding worden vastgesteld. Toelichting: Afhankelijk van de voorgestelde bestuursrechtelijke actie, moet een goede tot zeer uitgebreide onderbouwing bij de beschikking worden gevoegd. Hierbij moeten in ieder geval de volgende zaken aan de orde komen: n Algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals het proportionaliteitsbeginsel (staat de actie in verhouding tot de overtreding) en het subsidiariteitsbeginsel (is de actie het geëigende middel). n Handhavingsbeleid. n Handhavingshistorie, naleefgedrag, milieuessentie. n Wie is de overtreder en wie zijn de derde belanghebbenden. n Technische gegevens, noodzakelijk voor het vaststellen van de dwangsomhoogte of de kosten van bestuursdwang. n Spoedeisendheid van de actie. n Grondslag van de beschikking (handhaafbaarheid norm). Hiervoor kan worden afgestemd met de vergunningverlener. n De geldende normen (bijvoorbeeld criteria voor gedogen). n Financiële risico’s voor de provincie (verhaalbaarheid, budgettaire uitvoerbaarheid, afdekken van schadeclaims, etc.).

51


4 Borgen hercontrole A. De provincie borgt dat een hercontrole plaatsvindt binnen een korte tijdsspanne na de constatering van de overtreding. In geval van meerdere termijnen in een lastgeving, borgt de provincie dat hercontrole plaatsvindt binnen iedere termijn. Toelichting: Een toelichting op de hercontrole is opgenomen in bijlage 3. De borging van een hercontrole kan worden ondersteund door het toepassen van een rappelsysteem. Indien een last onder de dwangsom is opgelegd, motiveert de provincie in het hercontrolerapport of sprake is van een overtreding waarvoor de dwangsom (ten dele) wordt verbeurd. Verbeurte vindt formeel-juridisch plaats van rechtswege en is niet meer afhankelijk van een voor bezwaar/beroep vatbare verbeurdverklaring. Ingeval de begunstigingstermijn onderdeel uitmaakt van een bestuursdwangbesluit, bepaalt de provincie bij gelegenheid van de hercontrole of (gehele of gedeeltelijke) effectuering van de bestuursdwang moet volgen, op de wijze zoals aangekondigd in het besluit toepassing bestuursdwang.

5 Afhandelen beroeps- of bezwaarprocedure A. De provincie voert zo nodig overleg met de (interne en externe) betrokken partijen over een beroepschrift en maakt afspraken over het verweer bij beroepszaken. Toelichting: Tegen een besluit inzake bestuursrechtelijk optreden bestaat de mogelijkheid voor de vergunninghouder tot het indienen van een bezwaar of het aantekenen van beroep. Ook kan door derde belanghebbenden bezwaar worden ingediend of beroep worden aangetekend. Bezwaar en beroep kunnen leiden tot een schorsing. Bij de uitwerking van dit aandachtspunt kan worden gedacht aan het volgende: n De verantwoordelijkheid voor het afhandelen van een beroepszaak. n De wijze waarop dient te worden afgestemd met interne betrokkenen en wettelijke adviseurs. n De wijze waarop wordt omgegaan met de mogelijkheid tot het maken van afspraken met de vergunninghouder, voorafgaand aan de behandeling van een zaak. n Het open vaststellen van verweerschriften, memories en pleitnota’s.

6 Effectueren sanctie A. De provincie stelt vast of nog steeds of herhaald sprake is van een overtreding. Indien sprake is van een overtreding, wordt in beginsel overgegaan tot effectuering van de sanctie. Toelichting: Indien de overtreding binnen de afgesproken termijn niet is opgeheven, kan de provincie overgaan tot effectuering van de sanctie. Dit kan betekenen dat de provincie overgaat tot één van de volgende acties:

52


n

n

n

Vaststelling van gehele of gedeeltelijke verbeurte van de dwangsom, gevolgd door invordering. De provincie legt dit vast in een invorderingsbrief. Aandachtspunt hierbij is de borging van de termijnbewaking in verband met verjaring. Het recht op inning van de dwangsom moet binnen 6 maanden na de effectuering geborgd zijn. Indien nodig dient de verjaring steeds opnieuw binnen 6 maanden te worden gestuit (met name van belang bij ingesteld civiel verzet). Uitoefening van bestuursdwang. Hiervoor kan een draaiboek bestuursdwang worden opgesteld. Intrekking van de vergunning van de inrichting.

Bij het uitoefenen van bestuursdwang of dwangsom, dient de provincie zich aan de Algemene wet bestuursrecht te houden. Belangrijke aspecten hieruit zijn: n Indien een plaats zal worden betreden die niet betrokken is bij de overtreding, draagt de provincie zorg voor een schriftelijke aanzegging, minimaal 48 uur van tevoren. n Binnentreden van woningen mag alleen met een machtiging van G.S. Indien de bewoner geen toestemming heeft gegeven voor het binnentreden, maakt de provincie een schriftelijk verslag van het bezoek. n Bij bestuursdwang uitoefening mogen zaken meegevoerd worden die een overtreding beëindigen of voortzetting ervan beletten. De provincie maakt een proces verbaal op, waarin de meegevoerde zaken worden vastgelegd. Tegen het invorderen van verbeurde dwangsommen en van kosten gemaakt voor de effectuering van bestuursdwang, kan een verzetprocedure bij de burgerlijke rechter worden gestart. Het verzet schorst de tenuitvoerlegging. Gestreefd moet worden naar een gegarandeerde effectuering bij een voortdurende/herhaalde overtreding.

7 Beoordelen handhavingsverzoek A. De provincie neemt binnen de wettelijke termijn een besluit op een verzoek tot handhaving. Toelichting: Een ieder kan bij de provincie een verzoek tot handhaving indienen. In het geval dat de provincie besluit het handhavingsverzoek af te wijzen, is bezwaar mogelijk. Een ingewilligd handhavingsverzoek leidt tot twee beschikkingen: één voor het inwilligen van het verzoek en één voor het besluit tot optreden. Tegen beide beschikkingen kan bezwaar worden aangetekend.

8 Uitvoeren nazorg A. De provinc ie draagt zorg voor nazorg naar aanleiding van een bestuursrechtelijk optreden. De nazorg van een bestuursrechtelijk optreden bestaat uit de volgende aspecten: n n n

Het beoordelen van het effect van een maatregel. De overweging tot het nemen van andere maatregelen. De overdracht naar andere instanties.

53


Toelichting: Het effect van de uitgevoerde bestuursrechtelijke actie wordt beoordeeld. Op basis van deze beoordeling kan eventueel een nieuwe actie worden gestart. Zo kan het, bijvoorbeeld bij het intrekken van een vergunning, nodig zijn deze actie te laten volgen door bestuursdwang of dwangsom. Ook kan men verzoeken tot het intrekken van een dwangsom, indien deze een jaar lang niet verbeurd is. Andere acties kunnen zijn: een verhaalsactie uitzetten, publiciteit zoeken of overdracht naar de gemeente. In voorkomende gevallen dient tevens overdracht plaats te vinden naar andere instanties, die een belang hebben bij het uiteindelijke besluit.

54


Bijlage 5: Kritieke activiteiten bij strafrechtelijke handhaving In deze bijlage zijn de kritieke activiteiten opgenomen die een rol spelen bij de uitvoering van de strafrechtelijke handhaving door de Buitengewoon Opsporingsambtenaar (BOA) van de provincie. De uitvoering van de strafrechtelijke handhaving valt onder de verantwoordelijkheid van het Openbaar Ministerie. Voor zover de provincie is betrokken bij de uitvoering van de strafrechtelijke handhaving is zij verantwoordelijk voor het scheppen van voldoende waarborgen voor een kwalitatief goede uitvoering van de activiteiten. Deze bijlage biedt de provincie een aantal handvatten om hieraan inhoud en vorm te geven.

1 Afwegen strafrechtelijk optreden A. De provincie 8 bepaalt, op basis van het van de toezichthouder ontvangen dossier, of een Proces Verbaal (PV) moet worden opgemaakt. Toelichting: Na ontvangst controleert de provincie het dossier op twee punten: n Is het volledig. n Zijn de bevindingen gerelateerd aan een strafbaar feit.

2 Bepalen welke instantie Proces Verbaal opmaakt A. Wanneer een dossier van de toezichthouder wordt ontvangen, weegt de provincie af of zij zelf optreedt, dan wel of zij het dossier overdraagt aan de politie. Toelichting: Bij de afweging of de provincie dan wel de politie optreedt, zijn de volgende aspecten van belang: n De regionale werkafspraken met het Openbaar ministerie zijn leidend. n Is de overtreding werkelijk PV waardig op grond van de te hanteren criteria in het handhavingsbeleid? n Is de provincie, en specifiek de BOA, bevoegd om op te treden in dit geval? De BOA-akte geeft hierover uitsluitsel. n Wordt een Lik-op-stuk-PV of volwaardig PV opgesteld? Hiervoor zijn wettelijke criteria opgesteld. Op basis van deze criteria, de aangetroffen situatie en mogelijke consequenties van een al dan niet volwaardig PV, maakt de provincie een verkort of normaal PV op. Een lik-op-stuk-PV leent zich vooral voor de gevallen waarin de overtreding op heterdaad is geconstateerd of de verdachte bekent en de verdachte wenst te schikken. n Moet voor of in aanvulling op de PV een Voorlopige Maatregel worden opgelegd? n Is er een opsporingsonderzoek gewenst? Wat is het doel daarvan? n Waar eindigt de taak van de provincie? Moet aangifte worden gedaan? n Is samenwerking met andere handhavingspartners nodig? Welke afspraken over informatie-uitwisseling zijn noodzakelijk? 8

Het begrip ‘de provincie’ is in deze bijlage een synoniem voor de provinciale BOA die betrokken is bij strafrechtelijke handhaving.

55


3 Dossiervorming en -overdracht A. De provincie draagt zorg voor een juiste en volledige dossieropbouw. De provincie beheert dit dossier indien zij zelf het PV opstelt. Indien het PV wordt opgesteld door een opsporingsambtenaar van de politie of als aanvullend opsporingsonderzoek benodigd is, draagt de provincie het dossier over. Toelichting: Het dossier moet de volgende zaken bevatten: n De relevante vergunningen en meldingen. n De relevante controleverslagen, samen met het verslag van bevindingen die aanleiding gaven tot het strafrechtelijke vervolg. n De relevante handhavingshistorie. Bij de opbouw van het dossier moet de provincie rekening houden met de privacy verplichtingen.

4 Opstellen Proces Verbaal A. De provincie stelt het (Lik-op-stuk) PV op volgens de wettelijke voorschriften en stuurt het PV naar het Openbaar Ministerie. Toelichting: Bij het opstellen van PV besteedt de provincie in ieder geval aandacht aan: n Eenduidige afhandeling. n De bevindingen op basis waarvan het PV wordt opgesteld. n Een precisering van de overtreden norm en de mate waarin deze is overtreden. n De wettelijke vereisten (Wetboek van Strafrecht, Strafverordening, Algemene Politie Verordening). n Het spoedeisende karakter bij Lik-op-stuk. n Uniformiteit en zorgvuldigheid van dossiervorming en registratie (administratieve organisatie).

5 Verzoek tot Voorlopige Maatregel A. Voorafgaand aan of gedurende het proces om te komen tot een PV, kan de provincie kiezen voor een schriftelijk verzoek aan het Openbaar Ministerie (OM) voor het opleggen van een Voorlopige Maatregel. Het opleggen van een Voorlopige Maatregel is mogelijk indien er sprake is van een economisch delict, er ernstige bezwaren zijn tegen de verdachte en onmiddellijk ingrijpen is vereist. Toelichting: Bij het opstellen van een verzoek tot Voorlopige Maatregel besteedt de provincie in ieder geval aandacht aan: n De deugdelijkheid van het proces verbaal.

56


n

n n

Uniformiteit en zorgvuldigheid van dossiervorming en registratie (administratieve organisatie). De wettelijke vereisten. Het spoedeisende karakter (termijn), gerelateerd aan de elementen van een strafbaar feit.

De provincie voegt het verzoek tot Voorlopige Maatregel aan het PV toe en stuurt dit naar het OM. Het OM besluit of het verzoek wordt gehonoreerd. Hierover heeft het provinciaal bestuur geen zeggenschap. B. Indien het OM een Voorlopige Maatregel oplegt, kan de provincie gevraagd worden mee te werken aan het opstellen van een plan van aanpak, waarin wordt vastgelegd wie toeziet op de uitvoering van de Voorlopige Maatregel. Toelichting: In het plan van aanpak worden de volgende zaken beschreven: n Hoe verloopt de afhandeling van de Voorlopige Maatregel. n Wat is de taakverdeling tussen de bij de Voorlopige Maatregel betrokken partijen. n Hoe wordt de communicatie tussen partijen geregeld.

6 Voorbereiden opsporingsonderzoek A. Indien het OM de provincie hiertoe verzoekt, bereidt de provincie het opsporingsonderzoek voor door het opstellen van een plan van aanpak. Toelichting: De provincie analyseert bij het opstellen van het plan van aanpak de volgende zaken, voor zover nog niet bekend uit het voortraject: n De organisatie van het bedrijf (KvK). n Het normenkader (vergunningsituatie en toepasselijke wetgeving). n Handhavingshistorie. n De feiten (strafbaar of niet). De provincie stelt een meer of minder uitgebreid plan van aanpak op ten behoeve van de uitvoering van het opsporingsonderzoek. Hierbij wordt aandacht besteed aan: n De wettelijke vereisten en randvoorwaarden voor het onderzoek. n De vertrouwelijkheid van het onderzoek. n De aanpak van het onderzoek (ter plekke, verhoren of niet). n De benodigde informatie die het onderzoek moet opleveren (moet er bijvoorbeeld bemonsterd worden). n Welke personen eventueel gehoord moeten worden. n De benodigde expertise voor de uitvoering van het onderzoek. n Samenwerking met andere partijen en afspraken hierover.

57


7 Uitvoeren opsporingsonderzoek A. De provincie voert op verzoek van het OM het opsporingsonderzoek uit conform het plan van aanpak en de wettelijke vereisten. Gedurende het onderzoek toetst de provincie regelmatig of het plan van aanpak bijgesteld dient te worden. Dit laatste gebeurt zo nodig in overleg met het OM. Toelichting: In een periodiek overleg met het OM bespreekt de provincie het verloop van een opsporingsonderzoek (in verband met de prioriteitstelling bij het OM).

8 Afronden opsporingsonderzoek A. De provincie analyseert en rapporteert de eigen constateringen, bevindingen en verklaringen en legt dit in een PV vast voor het OM. Toelichting: De provincie toetst de resultaten van het opsporingsonderzoek aan de vooraf vastgestelde normen en legt deze als waarheidsvinding vast in een PV. Hierbij besteedt de provincie aandacht aan: n Uniformiteit en zorgvuldigheid van dossiervorming en registratie (administratieve organisatie). n De wettelijke vereisten. n Binnen de gestelde termijn (2 werkdagen bij Lik-op-stuk-PV).

9 Nazorg en overdragen opsporingsonderzoek A. De provincie rondt het opsporingsonderzoek af door middel van een evaluatie van haar aandeel in het strafrechtelijk optreden. Daarnaast draagt de provincie zorg voor het archiveren en opsturen van de PV’s aan het OM en een terugkoppeling aan het bestuur. Toelichting: Nadat de PV’s zijn afgerond draagt de provincie deze over aan het OM en verzoekt het OM tot het versturen van een afloopbericht. Tevens rapporteert de provincie gebleken problemen met betrekking tot de normstelling ((strafrechtelijke) handhaafbaarheid van vergunningvoorschriften) en de bevindingen aan het provinciaal bestuur. Tenslotte is het van belang dat voldoende aandacht wordt besteed aan de administratieve organisatie met betrekking tot het archiveren en versturen van de PV’s en overige handelingen (registraties, administratieve handelingen, etc.).

58


Bijlage 6: Begrippen Kwaliteitszorg 9 Kwaliteit

De mate waarin geleverde producten en diensten voldoen aan de eisen van de klant. Ook prijs of kostenniveau speelt hierbij een belangrijke rol.

Kwaliteitsbeleid

De algehele koers en de doelstellingen van een organisatie met betrekking tot kwaliteit, zoals formeel door het leidinggevend management kenbaar gemaakt.

Kwaliteitsmanagement

Alle gecoördineerde activiteiten om een organisatie te sturen en te beheersen met betrekking tot kwaliteit en om te werken aan kwaliteitsverbetering.

Kwaliteitssysteem

De structuur (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden), procedures, andere instrumenten en afspraken voor de borging van het kwaliteitsmanagement.

Kritieke activiteiten

Een activiteit is kritiek indien deze consequenties heeft voor het kunnen voldoen aan kwaliteitseisen van de klant.

Kwaliteitsborging

Het op systematische wijze implementeren van instrumenten, waarmee kan worden aangetoond dat aan de kwaliteitseisen zal worden voldaan.

Procedure

Een omschrijving van een proces in termen van activiteiten en wie daarvoor verantwoordelijk is. Het gaat hierbij om meerdere personen.

Kwaliteitsverbetering

Het vergroten van het vermogen van een organisatie om te voldoen aan kwaliteitseisen.

Klantentevredenheid

De perceptie van de klant over de mate waarin aan de eisen van de klant is voldaan.

Kwaliteitsregistraties

Alle documenten die het resultaat zijn van de afspraken van het kwaliteitssysteem (zoals verslag, plan van aanpak, brief, ingevulde checklist, etc.) en waarmee kan worden aangetoond dat het kwaliteitssysteem functioneert.

Kwaliteitshandboek

Een document waarin het kwaliteitsbeleid en kwaliteitssysteem van een organisatie zijn beschreven.

9

N.B. Voor het opstellen van dit overzicht is, in verband met de leesbaarheid, geen gebruik gemaakt van de verklarende woordenlijst van de NEN-EN-ISO 9000 norm. Wel is nagegaan of de begrippen in overeenstemming zijn met deze officiële verklarende woordenlijst.

59


Corrigerende maatregelen

Maatregelen gericht op het oplossen van een geconstateerde tekortkoming en gericht op het voorkomen van herhaling van de betreffende tekortkoming.

Preventieve maatregelen

Maatregelen gericht op het voorkomen van het ontstaan van mogelijke tekortkomingen.

Betrokken partijen Klanten

Alle relevante belanghebbenden, zoals bedrijven, omwonenden, klagers, partneroverheden of het bestuur 10 , die gebruik (moeten) maken van de geleverde producten, die (in)direct betrokken zijn bij de totstandkoming en die eisen of verwachtingen hebben ten aanzien van de producten en/of de wijze van totstandkoming.

Leveranciers

Alle relevante partijen die een bijdrage leveren aan het tot stand komen van de producten en invloed hebben op de uiteindelijke geleverde kwaliteit, zoals het Wet verontreiniging oppervlaktewateren (Wvo-) bevoegd gezag, de gemeenten, specia listische medewerkers, maar ook de postkamer of repro.

Wettelijke aspecten Wettelijke regelgeving

Regelgeving voor de inhoudelijke aspecten van de vergunning, zoals Wet milieubeheer, Wet Geluidhinder, Besluit Emissie Eisen Stookinstallaties (BEES) A en BEES B.

Wettelijke procedure

Een procedure zoals opgenomen in de Algemene wet bestuursrecht en de Wet milieubeheer.

Verklaring

Een positief besluit van de provincie, indien een melding art. 8.19 Wet milieubeheer door de provincie akkoord is bevonden.

10

Het bestuur is in het kader van de uitvoering van de bedrijfsgebonden milieutaken niet alleen klant. Tevens is men de opdrachtgever voor de afdelingen, clusters of groepen binnen de provinciale organisaties, die zich met deze taken bezighouden. Dat betekent dat het bestuur enerzijds een belangrijke invloed heeft op de voort te brengen producten en anderzijds op de kwaliteit daarvan.

60


Bijlage 7: Afkortingen n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n

ALARA APV Awb BEES BMP BOA BOOT Eural IPO KWS 2000 NEN EN ISO NeR OM Pmv PV SMART VROM VRV Wm Wvo

As Low As Reasonably Achievable Algemene Politie Verordening Algemene wet bestuursrecht Besluit Emissie Eisen Stookinstallaties milieubeheer Bedrijfsmilieuplan Buitengewoon opsporingsambtenaar Besluit Ondergrondse Opslag Tanks Europese afvalstoffenlijst Interprovinciaal Overleg Project Koolwaterstoffen 2000 Nederlandse Norm Europese Norm International Organisation for Standardisation Nederlandse emissie Richtlijnen Openbaar Ministerie Provinciale milieuverordening Proces Verbaal Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer Van Rijn-Vellekoop Wet milieubeheer Wet verontreiniging oppervlaktewateren

61


Bijlage 8: Literatuurlijst n

n

n

n

n

n

n

n

n n n n n

n

n n

n

Gids voor toepassing van het INK-managementmodel, INK, Zaltbommel, januari 2002, 4e druk. Aanbevelingen van het Europees Parlement en de Raad betreffende de minimumcriteria voor milieu-inspecties in de lidstaten, Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen, L118/43, 4 april 2001. NEN-EN-ISO 9001, Kwaliteitsmanagementsysteem – Eisen (ISO 9001: 2000), december 2000. NEN-EN-ISO 9000, Kwaliteitsmanagementsysteem – Grondbeginselen en verklarende woordenlijst (ISO 9000: 2000), december 2000. Projectplan en offerte Bijstelling Interprovinciale norm kwaliteitszorg vergunningverlening Wet milieubeheer, IPO en KPMG Milieu, 2000. Interprovinciale norm kwaliteitszorg vergunningverlening Wet milieubeheer, Den Haag, februari 1999. Wegwijzer vergunning op hoofdzaken/vergunningverlening op maat, Ministeries van VROM en V&W augustus 1999 (met daarin opgenomen de Circulaire voor vergunning op hoofdzaken en de vergunning op maat, de Juridische factsheets en de Handreiking veranderende rol vergunningverlening en handhaver). Verslag bijeenkomst praktijkverschillen vergunningverlening op hoofdzaken, Ministerie VROM, 1998. Uitvoering milieubeleid, Plan van Aanpak 1998/99, IPO, 1998. Discussienota Rijkswaterstaat Vergunning op hoofdlijnen, FWVO, 1998. Discussienota De vergunning op hoofdlijnen, RIZA, 1998. Handreiking beoordeling BMP’s heterogene bedrijfstakken, IPO, 1997. Strategische visie op de relatie bevoegd gezag en bedrijven, een eerste discussienota, IPO-9, IPO, 1997. Checklist vergunningen voor bedrijfsvestiging of uitbreiding in de provincie Groningen, Provincie Groningen, 1997. Projectplan en offerte Het Betere Werk, IPO en KPMG Milieu, 1997. Uitvoeringsnotitie Integraal Vergunningenbeleid provincie Friesland, Provincie Friesland, 1997. Analyse van kwaliteitsaspecten van provinciale Wet milieubeheer-vergunningen en de handhaving daarvan, IMH, 1996.

62


Verklaring KPMG Certification Amstelveen, dag maand jaar

Onderwerp: Toetsing ‘Interprovinciale norm kwaliteitszorg bedrijfsgebonden milieutaken’ aan de norm NEN-EN-ISO 9001: 2000. In opdracht van het Interprovinciaal Overleg is de opzet van de ‘Interprovinciale norm kwaliteitszorg bedrijfsgebonden milieutaken’ door KPMG Certification getoetst aan de norm NEN-EN-ISO 9001: 2000. Het document is een door de provinciale overheden vastgestelde norm voor het waarborgen van de kwaliteit van de bedrijfsgebonden milieutaken. In de Interprovinciale norm wordt aandacht besteed aan de processen……. als de daaruit volgende producten. In de toelichting bij het document wordt door middel van diverse voorbeelden aangegeven op welke wijze de gebruiker invulling kan geven aan de verschillende onderdelen van de ‘Interprovinciale norm kwaliteitszorg bedrijfsgebonden milieutaken’. De toelichting slaat daarmee een brug tussen de norm en de dagelijkse praktijk van de gebruiker hetgeen de toegankelijkheid en de gebruikersvriendelijkheid van het document vergroot. De interprovinciale norm voldoet, voor de processen………, voor wat betreft de opzet aan de eisen van de norm NEN-EN-ISO 9001: 2000. Het document is daardoor een geschikt referentiekader voor het opzetten van kwaliteitssystemen voor de processen………, die moeten voldoen aan de eisen van de NEN-EN-ISO 9001: 2000.

Ing. J.J.M. Laan Directeur

63

IPO norm kwaliteitszorg bedrijfsgebonden milieutaken

Recommend Documents