Invoering van de euro bij uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen

Invoering van de euro bij uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen Eindrapportage

R02/04, mei 2002 ISSN 1383-8733 ISBN 90-5079-009-7 IWI Inspectie Werk en Inkomen

Invoering van de euro bij uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen

Voorwoord

Dit is de tiende en tevens laatste toezichtrapportage over de invoering van de euro bij de uitvoeringsorganisaties per 1 januari 2002. Enerzijds wordt gerapporteerd in welke mate de invoering van de euro bij de uitvoering van de sociale verzekeringswetten goed is verlopen. Anderzijds wordt in het kort een aantal evaluatieresultaten vermeld vanuit opgedane ervaringen in de ruim drie jaar durende voorbereidingsperiode van alle europrojecten. De toezichtvraag die de Inspectie Werk en Inkomen (IWI) in deze rapportage wil beantwoorden, is op hoofdlijnen te evalueren in hoeverre de invoering van de euro beheerst, gecontroleerd en tijdig is ingevoerd per 1 januari 2002. Voorts wordt in deze rapportage een aantal leerpunten vermeld. Voor de uitvoering van de sociale verzekeringswetten betekent de invoering van de euro per 1 januari 2002 dat de bedrijfsprocessen van alle uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen aangepast moesten worden. Het betreft niet alleen aanpassingen in de geautomatiseerde systemen voor de wetsuitvoering, maar ook aanpassingen in onder meer handboeken, voorlichtingsmateriaal, inschrijf- of mutatieformulieren. Om duidelijkheid te geven over de opstelling in de europroblematiek in de sector sociale verzekeringen (en gezondheidszorg) hebben het Landelijk instituut sociale verzekeringen (Lisv) en de Sociale Verzekeringsbank (SVB) eind 1998 een convenant gesloten, samen met de directies van het Centraal Orgaan Tarieven Gezondheidszorg, de Commissie Sanering Ziekenhuisvoorziening en de Ziekenfondsraad. In dit convenant hebben de deelnemende partijen afgesproken om per 1 januari 2002 (en niet eerder) over te gaan op de euro. Daarnaast werd afgesproken dat iedere organisatie in één keer zou overgaan op de euro. Vanuit toezicht stond enerzijds een ongestoorde en zo rechtmatig mogelijke wetsuitvoering voorop en anderzijds dat de nodige aanpassingen tijdig werden voorbereid en getest. Op peildata 1 april 1999, 1 augustus 1999, 1 januari 2000, 1 augustus 2000 en vanaf 1 januari 2001 per eerste van het kwartaal hebben alle uitvoeringsorganisaties een voortgangsrapportage over de vordering van de voorbereiding van de invoering van de euro opgesteld en ook ter kennis gebracht van de toezichthouder. In het ‘toetsingskader euro sociale verzekeringen’ van het College van toezicht sociale verzekeringen (Ctsv, de voorloper van IWI) waren per rapportage een normering en een inhoudsopgave opgenomen over de te rapporteren onderwerpen. Deze methodiek van rapporteren heeft de toezichthouder in staat gesteld enerzijds actueel zicht te houden op de stand van zaken van de uitvoering van de europrojecten en anderzijds zonodig toezichtsignalen af te geven aan de daartoe verantwoordelijken. Per peildatum is tevens een overall toezichtrapportage opgesteld, waarmee onder andere de ministeries Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en Financiën over de stand van zaken invoering euro in uitvoering sociale verzekeringen werden geïnformeerd. In de voorliggende laatste rapportage is tevens een aantal relevante evaluatiepunten en leerpunten opgenomen van dit meerdere jaren durende veranderingstraject. De conceptrapportage van dit onderzoek is voor reactie voorgelegd aan SVB en Uitvoering Werknemersverzekeringen (UWV). Zij gaan akkoord met de voorliggende rapportage.

Mr. L.H.J. Kokhuis Inspecteur-generaal Werk en Inkomen

3

IWI Inspectie Werk en Inkomen


Inhoud

Samenvatting

5

7

1 1.1 1.2

Inleiding Leeswijzer Verantwoording en werkwijze

9 9 10

2 2.1 2.2 2.3

Overzicht per peildatum 1 april 2002 Realisatie planning Nog doorlopende activiteiten in 2002 Kostenoverzicht

11 11 11 12

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

Evaluatie europroject per uitvoeringsorganisatie Lisv UWV Cadans UWV Gak UWV GUO UWV Bouwnijverheid UWV USZO SVB

13 13 13 14 15 16 17 18

4

Evaluatie Lisv/UWV als opdrachtgever

19

5 5.1 5.2

Conclusie Evaluatiepunten Oordeel

21 21 23

Bijlage 1: Afkortingen Bijlage 2: Overzicht rapportages invoering van de euro Bijlage 3: Publicaties van de Inspectie Werk en Inkomen

24 25 26



Samenvatting

De euro is ingevoerd. Ook in de wereld van de sociale zekerheid. In hoeverre dit beheerst, gecontroleerd en tijdig is gebeurd bij de verschillende uitvoeringsorganisaties van de sociale verzekeringswetten heeft IWI en haar voorganger het Ctsv tijdens de voorbereiding en de invoering onderzocht. De toezichthouder vond dit van belang omdat als de nieuwe munt niet tijdig en juist zou worden ingevoerd het verstrekken van de uitkeringen in het gedrang zou komen. Dit onderzoek heeft in de afgelopen drie jaren geleid tot tien toezichtrapportages, waarvan voorliggend deel de laatste is. Deze laatste rapportage geeft enerzijds de stand van zaken na de invoering van de euro op 1 januari 2002 weer. Anderzijds wordt in het kort een aantal evaluatieresultaten vermeld vanuit opgedane ervaringen in de ruim drie jaar durende voorbereidingsperiode van alle europrojecten bij de uitvoeringsorganisaties. Voorts geeft IWI als toezichtorgaan een conclusie en een oordeel over de invoering van de euro bij de uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen.

• •

•

•

Conclusie De euro is tijdig bij de uitvoeringsorganisaties ingevoerd zonder veel nasleep. Dit komt door: reeds vanaf 1997 vroegtijdig en gestructureerd de omvangrijke hoeveelheid aanpassingen te inventariseren en te organiseren; het inrichten van een organisatiebrede projectorganisatie voor de voorbereiding en de invoering van de euro in alle bedrijfsprocessen, waarbij veelal de aanpassingen zijn uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de staande organisatie (eigenaren van de bedrijfssystemen); het tijdig actie ondernemen zodat beleidswijzigingen of invoering nieuwe regelingen, die de voorbereiding van de invoering van de euro bij de uitvoeringsorganisaties ernstig hadden kunnen belemmeren, konden worden uitgesteld tot invoering na 1 januari 2002; aandacht van het hoogste management in de uitvoeringsorganisatie voor de noodzakelijk prioriteitstelling, budgetgoedkeuring en het oplossen van optredende knelpunten veelal gerapporteerd in de periodiek voorgelegde voortgangsrapportages. Oordeel IWI oordeelt positief over de handelwijze van alle uitvoeringsorganisaties betreffende de voorbereiding en de invoering van de euro in alle bedrijfssystemen per 1 januari 2002. Deze prestatie verdient ook waardering, omdat tijdens de invoering van de euro als nieuwe valuta tevens gewerkt moest worden aan de invoering van andere omvangrijke veranderingsprocessen zoals de nieuwe wet Structuur Uitvoering Werk en Inkomen (SUWI) met alle gevolgen van dien (fusies, overgangsituaties, andere verantwoordelijkheidsverdelingen, etc.) Wijze van onderzoek IWI heeft haar conclusie en oordeel gebaseerd op de periodiek ontvangen voortgangsrapportages en relevante interne rapporten van alle uitvoeringsorganisaties. Deze voortgangsrapportages werden opgesteld naar aanleiding van het toetsingskader van de toezichthouder. Aanvullend hebben toezichtmedewerkers regelmatig interviews/gesprekken gevoerd met betrokken projectleiders van de uitvoeringsorganisaties om de ontvangen informatie te toetsen en achtergronden van optredende knelpunten en gekozen oplossingen te vernemen.

7



1

Inleiding

Deze rapportage is de tiende en laatste in een reeks van rapportages, waarin het voormalige Ctsv en de rechtsopvolger per 1 januari 2002, IWI, hebben gerapporteerd over de voortgang van de voorbereidingen en de invoering van de euro per 1 januari 2002 door de uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen; de SVB, het Lisv en de uitvoeringsinstellingen Gak, SFB, GUO, USZO en Cadans. In deze laatste rapportage wordt enerzijds gerapporteerd in welke mate de invoering van de euro bij de uitvoering van de sociale verzekeringswetten op 1 januari 2002 succesvol is verlopen en anderzijds wordt in het kort een evaluatie gegeven over de ruim drie jaar durende voorbereidingsperiode. Over de invoering van de euro bij de gemeenten, de arbeidsbureaus en enkele andere organisaties wordt door de voormalige directie Toezicht van SZW (en inmiddels ook een onderdeel van IWI) separaat gerapporteerd zoals in voorgaande jaren. Naast de invoering van de euro is er op 1 januari 2002 in de uitvoering van de sociale verzekeringen het een en ander veranderd. In de volgende alinea’s is in het kort een aantal voor deze rapportage van belang zijnde wijzigingen vermeld. Per 1 januari 2002 is met de inwerkingtreding van de wet SUWI de organisatie van de uitvoering van de sociale verzekeringen ingrijpend gewijzigd. De werknemersverzekeringen (Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering, de Werkloosheidswet, de Ziektewet en enkele andere wetten) werden voor 1 januari 2002 in opdracht van het Lisv uitgevoerd door de uitvoeringsinstellingen Gak, SFB, GUO, USZO en Cadans. Na 1 januari 2002 zijn al deze organisaties opgegaan in UWV. Aangezien de voorbereidingen voor de euro zijn uitgevoerd in de periode dat UWV nog niet operationeel was, wordt in deze rapportage per voormalige uitvoeringsorganisatie gerapporteerd en niet voor UWV als één geheel. In de rapportage worden echter wel de nieuwe organisatienamen gebruikt (UWV Gak, UWV Bouwnijverheid, UWV GUO, UWV USZO, UWV Cadans). De uitvoering van de volksverzekeringen (Algemene Ouderdomswet, Algemene Kinderbijslagwet, Algemene nabestaandenwet en enkele andere regelingen) is nagenoeg gelijk gebleven. Deze werden en worden uitgevoerd door de SVB. Ook de organisatorische inrichting van de toezichthouder op de uitvoering van de sociale verzekeringen is ingrijpend gewijzigd. Het Ctsv is per 1 januari 2002 samengevoegd met de directie Toezicht van SZW tot IWI. Het Ctsv hield toezicht op de uitvoering van de werknemers- en de volksverzekeringen, de directie Toezicht hield toezicht op de uitvoering van de sociale voorzieningen (Algemene bijstandswet en andere wetten) door de gemeenten en enkele andere organisaties zoals Arbeidsvoorziening.

1.1

Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt een overzicht gegeven van de realisatie van de invoering van de euro bij alle uitvoeringsorganisaties ten opzichte de planning van de Interdepartementale Werkgroep Euro (IWE). Daarnaast wordt een overzicht gegeven van de activiteiten die de uitvoeringsorganisaties in het eerste kwartaal van 2002 op het terrein van de invoering van de euro hebben uitgevoerd. Het hoofdstuk eindigt met een overzicht van de kosten die met de invoering van de euro gemoeid zijn voor de uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen. De overzichten zijn gebaseerd op de van de uitvoeringsorganisaties ontvangen deelrapportages en andere beschikbare informatie. In hoofdstuk 3 worden de evaluatieresultaten van de europrojecten bij de uitvoeringsorganisaties behandeld. Per (voormalige) uitvoeringsorganisatie worden de belangrijkste resultaten uit de evaluaties beschreven.

9



In hoofdstuk 4 wordt de evaluatie van het functioneren van het voormalige Lisv, vanaf 1 januari 2002 UWV, als opdrachtgever van de invoering van de euro bij de uitvoeringsorganisaties werknemersverzekeringen (Gak, Cadans, USZO, SFB en GUO) beschreven. In hoofdstuk 5 geeft IWI een aantal evaluatiepunten ervaren bij het uitoefenen van toezicht op de invoering van de euro bij de uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen over de afgelopen drie jaar. Dit hoofdstuk eindigt met het oordeel van de toezichthouder over de invoering van de euro bij de uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen.

1.2

Verantwoording en werkwijze De invoering van de euro had een grote impact op de uitvoering van de sociale verzekeringswetten en heeft geleid tot de nodige aanpassingen in de administratieve processen. Bij de uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen had dit bijna op alle processen betrekking. Indien de doorvoering van de benodigde aanpassingen niet tijdig en niet juist had plaatsgevonden, had de continuïteit van de wetsuitvoering en daarmee de rechtmatigheid, tijdigheid en doelmatigheid van de uitvoering in gevaar kunnen komen. In verband met dit continuïteitsrisico heeft het voormalige Ctsv en daaropvolgend IWI toezicht gehouden op de invoering van de euro bij de uitvoeringsorganisaties. Het toezicht is uitgevoerd conform het in 1998 opgestelde toetsingskader, dat door het Ctsv na overleg met de uitvoeringsorganisaties en SZW is vastgesteld. In dit toetsingskader is een rapportagemodel opgenomen, waarin de te behandelen onderwerpen en de rapportagepeildata zijn vastgelegd. De voormalige uitvoeringsorganisaties hebben op basis van het toetsingskader ook de tiende voortgang- en evaluatierapportage aan UWV (uitgezonderd de SVB) en IWI aangeleverd. Daaropvolgend heeft IWI de verantwoording- en evaluatierapportage over de invoering van de euro binnen de voormalige uitvoeringsorganisaties van UWV als opdrachtgever (voorheen Lisv) ontvangen. Aanvullend op de ontvangen evaluatierapportages heeft IWI evaluatiegesprekken gevoerd met alle voormalige uitvoeringsorganisaties.

10



2

Overzicht per peildatum 1 april 2002

2.1

Realisatie planning Alle uitvoeringsorganisaties hebben de euro in hun bedrijfsprocessen op 1 januari 2002 ingevoerd. Conform de IWE-planning had bijna iedere uitvoeringsorganisatie op 1 juli 2001 alle benodigde aanpassingen in de bedrijfsprocessen doorgevoerd en getest. In het tweede halfjaar van 2001 zijn de resterende aanpassingen doorgevoerd, de nodige overgangsplannen en noodscenario’s opgesteld en is de conversie van de geautomatiseerde systemen voorbereid en daarna uitgevoerd. De conversie van de bedrijfsprocessen is succesvol uitgevoerd. De bedrijfsprocessen konden met ingang van 1 januari 2002 werken in euro.

2.2

Nog doorlopende activiteiten in 2002 Na de uitvoering van de conversie rond de jaarwisseling van 2002 zijn in de meeste gevallen de nog lopende activiteiten op het gebied van de euro overgedragen van het europroject aan de staande organisatie. In een beperkt aantal gevallen zijn voor 2002 nog lopende activiteiten binnen het europroject gemeld. UWV Gak en UWV USZO hebben gemeld dat in het eerste kwartaal 2002 nog een aantal lopende zaken moesten worden afgerond. Voor UWV Gak geldt dat in de eerste plaats voor de invoercontroles. Deze invoercontroles worden door de ICT-afdelingen in de staande organisatie uitgevoerd. Het tweede punt was het gaan werken met het nieuwe financieel administratieve systeem PeopleSoft. In de loop van januari bleek dat dit systeem goed werkt. Daarmee zijn voor UWV Gak de in 2002 lopende zaken naar aanleiding van de invoering van de euro afgerond. Bij UWV USZO vindt in het eerste kwartaal 2002 uitbouw plaats van tijdelijk aangebrachte aanpassingen in geautomatiseerde systemen (zogenaamde tijdelijke programmaroutines). Deze programmaroutines zijn onder meer ten behoeve van het kunnen geven van gewenningsinformatie in geautomatiseerde systemen ingebouwd en zijn actief geweest gedurende de laatste maanden van 2001. De werkzaamheden voor de uitbouw van de programmaroutines worden in de eerste maanden van 2002 uitgevoerd. Voor UWV GUO geldt dat voor het onderdeel communicatie nog een aantal activiteiten in februari 2002 zijn uitgevoerd. Dit betrof met name het houden van enquêtes en verschillende evaluatieve workshops. Lisv meldt dat enkele activiteiten in 2002 nog uitgevoerd dienen te worden met betrekking tot het verwerken van nagekomen balansposten in de jaarrekeningen. Deze activiteiten zijn momenteel onderhanden en verlopen naar verwachting zonder problemen. UWV Bouwnijverheid (voorheen SFB), UWV Cadans en de SVB hebben gemeld in 2002 geen lopende activiteiten meer te hebben uitgevoerd in het kader van het europroject. IWI concludeert dat bijna alle nog in 2002 lopende zaken zijn overgedragen aan de staande organisatie. In die situaties waarin dit niet het geval is, is sprake van activiteiten van beperkte omvang die in de afronding van het project door de projectorganisatie werden meegenomen. IWI zal vanaf 2002 geen verder specifieke toezichtactiviteiten op het gebied van de invoering van de euro ondernemen, aangezien de resterende (nazorg)activiteiten van geringe omvang zijn.

11



2.3

Kostenoverzicht De kosten voor de invoering van de euro hebben betrekking op de totale looptijd van het project (vanaf medio 1998 tot en met eerste kwartaal 2002). Tabel 1 Totale kosten europroject per onderdeel (in miljoenen euro) Budget

Lisv UWV Cadans UWV Gak UWV GUO UWV Bouwnijverheid UWV USZO SVB Totale kosten invoering euro

Realisatie

*

*

38,0 36,3 8,4 11,5 17,0 5,0 116,2

38,0 32,0 7,7 11,5 17,0 3,9 110,1

* Het betreffen niet specifiek geraamde en geregistreerde personele kosten, achteraf geraamd op één of twee arbeidsplaatsen (fte’s) per jaar

De totale kosten voor de invoering van de euro bij de uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen bedragen ongeveer e 110 mln. Dit bedrag is een raming omdat enerzijds niet alle uitvoeringskosten gemaakt door organisatieonderdelen die buiten de projectorganisatie euro vallen op het europroject zijn geboekt. Anderzijds moet bij een aantal organisatieonderdelen nog lopende zaken worden afgewikkeld. Voor alle organisatieonderdelen UWV (voormalige uitvoeringsinstellingen) geldt naar verwachting dat de kosten binnen het door het Lisv goedgekeurde projectbudget zullen blijven. Naar verwachting zullen de totale kosten voor de invoering van de euro bij de uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen ook na afronding van de lopende werkzaamheden binnen de vastgestelde budgetten blijven.

12



3

Evaluatie europroject per uitvoeringsorganisatie

In de periode na de conversie en daarmee na de realisatie van het europroject is door alle uitvoeringsorganisaties een evaluatie van de europrojecten uitgevoerd. Met de uitvoering van de evaluatie en oplevering van de evaluatierapportages zijn de europrojecten bij de uitvoeringsorganisaties afgesloten. In dit hoofdstuk is per uitvoeringsorganisatie een korte weergave van de belangrijkste evaluatiepunten opgenomen.

3.1

Lisv Alle werkprocessen in de staande Lisv-organisatie zijn tijdig doorgelicht en de te ondernemen activiteiten met betrekking tot de valutawijzigingen zijn tijdig geïnventariseerd en vastgelegd in een uitgebreid draaiboek. Deze inventarisatie heeft vervolgens als leidraad gefungeerd voor de te ondernemen acties. Deze inventarisatie maar ook de nadere inventarisaties van alle uitgegeven mededelingen bleken na verloop van tijd ook bijzonder bruikbaar voor het overdrachtsdossier van het Lisv naar UWV. Het aanpassen van een aantal mededelingen is na signalering van het Ctsv als toezichthouder een half jaar vervroegd ten opzichte van de planning om mogelijke beleidscumulatie bij de uitvoeringsinstanties te voorkomen. Met deze vervroeging heeft het Lisv, op aandringen van het Ctsv, het risico genomen dat de voorlopige bedragen mogelijk in september 2001 herzien zouden moeten worden. Dit bleek niet nodig te zijn, aangezien de voorlopige bedragen ongewijzigd zijn vastgesteld. De samenstelling van de projectorganisatie Lisv heeft gedurende de looptijd van het europroject enkele kleine wijzigingen ondergaan, welke geen invloed hebben gehad voor de succesvolle voortgang van het project. Het inwerking laten treden van noodscenario’s is niet aan de orde geweest, mede omdat in verhouding tot de uitvoeringsorganisaties slechts enkele eurobedrijfsprocessen als kritisch aangemerkt konden worden. Het Lisv keert geen uitkeringen uit, deze uitkeringen worden verstrekt door de uitvoeringsorganisaties. Het Lisv heeft als positief leerpunt uit het europroject ervaren dat het project veel baat heeft gehad bij het uitvoerig opgestelde draaiboek voor de voortgang van de activiteiten. Zeker gezien de lange doorlooptijd van het europroject heeft het Lisv veel aandacht moeten schenken aan het waarborgen van de continuïteit, wat door het draaiboek bevorderd werd. Het Lisv is derhalve van mening dat het europroject over de gehele looptijd gezien effectief en efficiënt uitgevoerd is. Het Lisv geeft in de evaluatie aan het beoogde doel ten aanzien van de invoering van de euro binnen de planning en derhalve tijdig te hebben gerealiseerd. Conclusie IWI concludeert dat het europroject bij het voormalig Lisv goed is verlopen. De euroconversie is tijdig uitgevoerd. Door het vroegtijdig beschikken over een uitgebreid draaiboek, het werken met en uitvoeren van overgangsplannen en de inzet van de projectorganisatie heeft het Lisv conform de oorspronkelijke planning het europroject tijdig gerealiseerd.

3.2

UWV Cadans UWV Cadans heeft bij de aanvang van het europroject besloten om in de periode tot na de invoering van de euro na 1 januari 2002 te blijven werken met de bestaande geautomatiseerde werkprocessen (te weten afkomstig van voormalig BV DETAM en BV Gezondheid). De op dat moment lopende werkzaamheden om deze systemen samen te voegen of te vernieuwen zijn toen stopgezet. De voorbereidingen en de aanpassingen voor de invoering van de euro zijn door UWV Cadans tijdig uitgevoerd en conform planning zijn de realisatie- en testfase voor

13



1 juli 2001 afgerond. Begin september 2001 heeft volgens UWV Cadans in het kader van de integrale eurotest de generale repetitie van de conversie periode met succes plaatsgevonden. Aan de hand van overgangsdraaiboeken meldt UWV Cadans in de periode 21 december 2001 tot 2 januari 2002 met succes de conversie naar de euro te hebben uitgevoerd. De incidenten die tijdens de overgang optraden konden in een vroegtijdig stadium worden verholpen en hadden geen negatieve gevolgen voor het halen van de planning. Per 2 januari 2002 zijn de geconverteerde systemen overgedragen aan de staande organisatie. Dat wil zeggen dat UWV Cadans uitkeert, incasseert, rapporteert, registreert en voorlicht in euro’s. Uit de interne evaluatie heeft UWV Cadans diverse leerpunten afgeleid, ten aanzien van het projectmanagement, de organisatie en de informatie- en communicatietechnologie (ICT). De leerpunten betreffen met name de manier van communicatie, de reikwijdte van én het aantal deelprojecten en het advies omtrent de afweging tussen nieuwbouw en verbouw van bestaande software applicaties. Ten aanzien van communicatie noemt UWV Cadans bijvoorbeeld de aandacht die nodig is om medewerkers tijdig en voldoende te informeren, zorgvuldigheid van handelen binnen de organisatie (afspraak is afspraak) te hanteren en het beschikbaar hebben en houden van kennis. Daarnaast wordt het belang van het zoveel mogelijk blijven hanteren van de oorspronkelijke projectplanning en -strategie genoemd. Over de reikwijdte van (deel)projecten noemt UWV Cadans de ervaring dat het aantal, maar ook de omvang, van projecten beheersbaar moet worden gehouden. Om dit te kunnen realiseren is het inrichten van een centraal projectbureau belangrijk. Over nieuw- en verbouw van systemen meldt UWV Cadans de ervaring dat nieuwbouw alleen de voorkeur heeft boven verbouw als dit bij het nemen van het besluit minstens drie keer zo goedkoop is. Nieuwbouw van software applicaties valt vele malen duurder uit dan in eerste instantie wordt verwacht door onvoorziene noodzakelijke aanpassingen aan andere afhankelijke systemen waarmee samengewerkt moet worden (zogenaamde keteneffecten). Conclusie IWI concludeert dat de euro bij UWV Cadans succesvol is ingevoerd. Per 2 januari 2002 was de organisatie volledig overgegaan op de euro. De projectorganisatie heeft naar behoren gefunctioneerd en de planning is gehaald.

3.3

UWV Gak Op basis van de eindrapportage ‘Project Inventarisatie Euro voor de Gak Groep’ d.d. 13 november 1997 en het implementatieplan heeft UWV Gak vroegtijdig de impact van de invoering onderkend en ook mede met het instellen van een organisatiebreed samengestelde projectgroep aangepakt. Voorts zijn de nodige draaiboeken opgesteld om het europroject beheerst uit te voeren. UWV Gak stelt dat het europroject goed en tijdig is voorbereid, waardoor de organisatie tijdig gereed was voor de invoering van de euro. De overgang van gulden naar euro is vrijwel vlekkeloos verlopen. In december 2001 zijn per abuis op een bepaald moment bij een bank bankrekeningen opgeheven waardoor twee betaalbestanden met financiële gegevens voor deze betaalopdracht waren zoekgeraakt. Het probleem is tijdig en goed gecorrigeerd. Alle overgangsscenario’s zijn succesvol uitgevoerd en noodscenario’s hoefden niet in werking te worden gesteld. Met de tijdige en goede overgang van gulden naar euro is het beoogde doel van het project bereikt. Door UWV Gak wordt een aantal aandachtspunten en leerpunten genoemd. Een aandachtspunt bij het europroject van UWV Gak is de inrichting van de projectorganisatie. Bij de uitvoering is sprake is geweest van gedeelde verantwoordelijkheid. De automatiseringsafdelingen in de staande organisatie waren verantwoordelijk voor de doorvoering van de aanpassingen in de processen (verticaal). De projectorganisatie was verantwoordelijk voor de regie van het totale project (horizontaal). Dit heeft extra aandacht voor een goede aansturing van en onderlinge samenwerking binnen het project gevergd, zowel van de projectleiding als het management van de gehele organisatie. Het UWV Gak is positief over de gekozen projectorganisatie en heeft als leerpunt overgehouden dat bij zo’n keuze in de toekomst vooraf meer rekening gehouden zou moeten worden met extra aandacht voor aansturing en afstemming tussen projecten staande organisatie.

14



Als belangrijkste toegevoegde waarde van het project noemt UWV Gak dat tijdens het traject themahandboeken zijn ontwikkeld, waarbij de onderlinge verbanden tussen verschillende organisatieonderdelen en automatiseringssystemen zijn doorgelicht en de onderlinge samenhang daartussen transparanter is geworden. UWV Gak wil deze themahandboeken proberen actueel te houden. Als een belangrijk leerpunt wordt genoemd de benodigde aandacht voor interne en externe communicatie bij dit project. Goede en tijdige communicatie is van belang voor het bereiken van optimale sturing van zo’n project zodat tijdigheid en kwaliteit gewaarborgd blijven. Daarnaast wordt het instellen van een toetsingsgroep én met name het uitvoeren van permanente audits gedurende het gehele traject van zo’n project van toegevoegde waarde geacht. Conclusie IWI concludeert dat UWV Gak de invoering van de euro in de organisatie gedegen heeft voorbereid. Binnen de projectorganisatie was vanwege de gekozen structuur veel aandacht nodig voor goede communicatie. De projectorganisatie heeft voldoende gefunctioneerd om de projectdoelstelling te kunnen halen. Knelpunten en problemen zijn tijdig opgelost waardoor een tijdige en goede invoering van de euro is gerealiseerd. De planning is gehaald, overgangsscenario’s zijn uitgevoerd en noodscenario’s behoefden niet in werking te worden gesteld. Met de opgeleverde leerpunten uit de evaluatie kan het nodige voordeel worden behaald.

3.4

UWV GUO Het europroject van UWV GUO had te kampen met een groot verloop van personeel en een voortdurend tekort aan mensen. Tevens ontstonden er tijdens de uitvoering problemen met de externe partij die voor een belangrijk deel de werkzaamheden voor UWV GUO uit moest voeren maar andere prioriteiten stelde. Dit heeft verschillende malen tot een uitloop van geplande activiteiten (bijvoorbeeld testen van aanpassingen) geleid, waardoor het kritieke pad sterk ter discussie kwam. In het laatste kwartaal 2001 moest UWV GUO de opgelopen achterstand in korte tijd inlopen. Uiteindelijk is de euroconversie succesvol verlopen, zonder noemenswaardige problemen en behoefde geen enkel noodscenario te worden uitgevoerd. Alle mijlpalen van het overgangsdraaiboek van UWV GUO zijn gehaald. De conversie is goed doorgevoerd. Daarmee is het doel van het project volgens UWV GUO gehaald. Gedurende de looptijd van het project heeft UWV GUO de projectstructuur verschillende malen gewijzigd. De uiteindelijke projectstructuur bestond uit een stuurgroep en drie deelprojecten met verschillende competentiegebieden (primaire processen). Met ingang van 1 februari 2001 werd hieraan ten slotte nog een deelproject Overgang toegevoegd, verantwoordelijk voor overgangsplannen, noodscenario’s en crisisorganisatie. UWV GUO noemt, naar aanleiding van de gehouden interne evaluatie, aangaande de overgang op de euro een aantal ervaringen en leerpunten. De indeling van het overgangstraject in drie fasen (voorbereiding, uitvoering en nawerk van conversie) heeft structurerend gewerkt en heeft tevens duidelijkheid geschapen over de verschillende verantwoordelijkheden (intern en met externe partijen). Monitoring van kritische activiteiten is goed verlopen. De organisatiebrede projectstructuur heeft extra aandacht voor communicatie en afstemming gevergd. Ten slotte meldt UWV GUO dat door de combinatie van reguliere werkzaamheden en de euroconversie weinig reserves over waren voor eventuele herstelmogelijkheden. UWV GUO noemt als ervaring bij het europroject dat er vaak veel afstand is geweest tussen het europroject en de staande organisatie. Als oorzaak hiervoor wordt genoemd de bemensing van het project met externen, onbekendheid van de projectmanager met de werkorganisatie en de verschillende verwachtingen van mensen van elkaar. Het leerpunt hierbij is dat bij projecten van een dergelijke omvang meer expliciete aandacht voor communicatie bepalend is voor een goed en tijdig verloop van het project en dat directe betrokkenheid vanuit de staande organisatie daarbij van groot belang is.

15



Conclusie IWI concludeert dat tijdens de uitvoering van het europroject van UWV GUO, met name in het laatste half jaar voor de conversie, een aantal zorgelijke momenten is geweest. Dit werd voornamelijk veroorzaakt door uitloop op steeds weer bijgestelde planningen mede als gevolg van tekort aan ingezette menskracht. Na grote inspanning van alle betrokken en met name in de laatste maanden is aan de hand van een duidelijke prioriteitsstelling door het topmanagement het uiteindelijke doel, een goede en tijdige conversie van gulden naar euro, gehaald. Het doel is gehaald, overgangsscenario’s zijn uitgevoerd en noodscenario’s behoefden niet in werking te worden gesteld. Alle reserves waren echt nodig om het doel uiteindelijk op tijd te halen.

3.5

UWV Bouwnijverheid In een vroeg stadium (eind 1997) is op basis van een SFB-breed onderzoek (SFB was tot 1 januari 2002 de voorloper van UWV Bouwnijverheid) de impactanalyses van de invoering van de euro in de eigen administraties uitgevoerd. Op basis hiervan zijn in datzelfde jaar de strategie, de uitgangspunten en de primaire doelstellingen door de toenmalige Raad van Bestuur vastgesteld. Het formuleren van een helder uitgangspunt, in één keer overgaan van de gulden naar de euro, was de basis voor een analyse van de impact van de invoering van de euro in alle deeladministraties. Na afronding van deze analyse was het europrojectmanagement in staat om een gedetailleerd plan van aanpak voor het totale project te maken. De gekozen aanpak is achteraf volgens UWV Bouwnijverheid efficiënt en effectief gebleken. UWV Bouwnijverheid had de verwachting dat een aantal aangesloten werkgevers de mogelijkheid zou benutten om reeds per 1 januari 1999 hun administratie over te schakelen naar de euro. De toenmalige SFB Groep heeft met haar dienstverlening hierop ingespeeld, zij was vanaf 1 januari 1999 in staat om in euro aangeleverde gegevens te verwerken. In de praktijk heeft geen enkele werkgever van de geboden faciliteiten gebruik gemaakt. Achteraf gezien had UWV Bouwnijverheid deze aanpassingen niet zo vroegtijdig hoeven te maken. De invoering van de euro is bij UWV Bouwnijverheid succesvol verlopen. Alle administraties zijn eind december 2001 omgezet van de gulden naar de euro en zijn vanaf 2 januari 2002 volledig operationeel in het eurotijdperk. Er was geen aanleiding om de noodscenario’s uit te voeren, de overgangsscenario’s zijn uiteraard wel uitgevoerd. Hierin was gedetailleerd vastgelegd wanneer, wie welke activiteiten zouden uitvoeren. De uitvoering werd van uur tot uur gevolgd door het projectmanagement, waarbij de mogelijkheid tot bijsturing aanwezig was. De overgangsscenario’s hebben allen volledig aan hun doel beantwoord. Het europroject is binnen de planning en het budget uitgevoerd. De communicatie met de interne en externe belanghebbenden is goed verlopen. Bij de uitvoering van het europroject zijn geen effecten opgetreden die niet waren voorzien. UWV Bouwnijverheid heeft ervoor gekozen om het europroject in te richten als een regieproject. Een regieproject houdt in dat de verantwoordelijkheid voor de aansturing en de coördinatie van de eurogerelateerde activiteiten bij het projectmanagement is belegd, terwijl de daadwerkelijke uitvoering van de activiteiten in de staande organisatie is belegd. Om sturing te geven aan de verschillende projectgroepen is een stuurgroep en een projectmanagement ingericht. Het projectmanagement was verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie over de projectgroepen heen, de toetsing van de voortgang en de producten aan de uitgangspunten en de in- en externe communicatie betreffende het project. De daadwerkelijke uitvoering van eurogerelateerde activiteiten verliep onder verantwoordelijkheid van de projectgroepen, waarin de medewerkers en de managers participeerden die ook in de dagelijkse gang van zaken de verantwoordelijkheid dragen over de ICT-systemen. Deze structuur heeft adequaat gefunctioneerd, de betrokkenheid van de uitvoerende medewerkers was gewaarborgd en de kennis omtrent de primaire systemen werd optimaal benut. De wijze van samenwerking is door alle betrokkenen als prettig, efficiënt en effectief ervaren.

16



Als leerpunt noemt UWV Bouwnijverheid dat het uitgangspunt om de op de euro aangepaste systemen onder beheer van de staande organisatie te houden en direct in productie te nemen, het europroject beheersbaar heeft gehouden. Verder heeft SFB de vroegtijdige start en de eenduidige strategie als een belangrijke succesfactor beschouwd voor het welslagen van een project met een dergelijke omvang. De audits, die frequent op het europroject zijn uitgevoerd, hebben een positieve bijdrage geleverd aan het succesvolle verloop van het project. De audits hebben ertoe bijgedragen dat de kwaliteit van de uitgevoerde activiteiten hoog was en dat fouten tijdig zichtbaar gemaakt en verholpen konden worden. Conclusie IWI concludeert dat door een gedegen voorbereiding, het vroegtijdig vaststellen van strategie, uitgangspunten en voorwaarden, een goede samenwerking met alle betrokken (in- en externe) partijen en een juiste verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden het project succesvol afgerond kon worden. Daarnaast hebben de strakke randvoorwaarden, een vaste einddatum en een heldere noodzaak waarom de euro uitgevoerd diende te worden, ertoe bijgedragen dat het project succesvol uitgevoerd kon worden. De planning is gehaald, overgangsscenario’s zijn uitgevoerd en noodscenario’s behoefden niet in werking te worden gesteld.

3.6

UWV USZO Reeds in 1997 heeft UWV USZO een projectplan voor de invoering van de euro opgesteld onderverdeeld in vijf fasen, waarbij de Alliantie Projectgroep Euro (APGE) zorgdraagt voor de kwaliteitsborging en -meting. Voor elke fase is een uitgebreid plan van aanpak opgesteld. Elke organisatorisch eenheid (systeemeigenaar) blijft zelf verantwoordelijk voor het behalen van aanpassingen voor de invoering van de euro. In de eerste helft van 1999 heeft nog een impactanalyse plaatsgevonden. In de verdere aanpak heeft UWV USZO gewerkt volgens de planningen in de opgestelde draaiboeken van de betreffende eenheden. Medio 2000 hebben UWV USZO en het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP) een concernstuurgroep Euro ingesteld om zowel APGE, de stuurgroep aan UWV USZO-zijde en aan de zijde van ABP direct aan te sturen. Tevens is in deze periode een aantal nadere spelregels afgesproken om het europroject beter beheersbaar te krijgen en te houden. De hoofddoelstelling van het europroject was ervoor zorg te dragen, dat de alliantie tussen uitvoeringsinstelling USZO en het ABP per 1 januari 2002 met de euro als enige betaalmiddel werkt. Deze doelstelling heeft UWV USZO volledig gehaald. De projectorganisatie met inbegrip van de tussentijdse aanpassingen heeft volgens UWV USZO naar volle tevredenheid van alle betrokkenen gefunctioneerd. UWV USZO noemt vooral de centrale aanpak als positief te hebben ervaren. Als gevolg van deze aanpak behoefde niet elk organisatie onderdeel het wiel opnieuw uit te vinden. De gehanteerde projectaanpak wordt door UWV USZO waardevol genoemd. Met name het uitgebreide testtraject heeft voor een grote risicoreductie gezorgd. Daarnaast heeft de centrale bouw van conversieprogramma’s voor uniformiteit en efficiency gezorgd. De nodige conversie- en overgangsscenario’s zijn uitgevoerd. Het uitvoeren van noodscenario’s is niet nodig geweest. UWV USZO noemt een aantal blijvend positieve neveneffecten in de evaluatie. Als belangrijkste punt is volgens UWV USZO bewezen dat grootschalige alliantiebrede projecten binnen de daarvoor gestelde tijd en het budget goed kunnen worden uitgevoerd. Ook is meer inzicht verkregen in de stabiliteit, volledigheid en juistheid van de volledige ICT-infrastructuur. Als leerpunten bij het project worden onder andere genoemd dat het noodzakelijk is gebleken om één centrale projectorganisatie en één centrale stuurgroep te hanteren waarin alle verantwoordelijken vertegenwoordigd zijn. Een ander belangrijk leerpunt is de inbedding van een pro actieve kwaliteitsbewaking op het proces, waarin gaande het project de kwaliteit wordt getoetst.

17



Conclusie IWI concludeert dat het europroject bij UWV USZO goed is verlopen. De euroconversie is tijdig uitgevoerd. Met name door de concernbreed opgezette projectorganisatie zijn de opgestelde planningen gehaald, overgangsscenario’s uitgevoerd en noodscenario’s hoefden niet in werking te worden gesteld.

3.7

SVB De SVB is vroeg (1997) begonnen met de uitvoering van het europroject door het opstellen van uitgebreide impactanalyse, op basis waarvan de verdere plannen van aanpak zijn uitgewerkt. De SVB heeft reeds in een vroeg stadium besloten om het europroject als een regieproject in te richten. Dit houdt in dat de rol van de projectleiding primair is gericht op het invulling geven aan de kaders, sturing, bewaking en communicatie van alle eurogerelateerde activiteiten. De daadwerkelijke veranderingen in de bedrijfsprocessen, die nodig zijn om de euro in te kunnen voeren, zijn uitgevoerd door en onder verantwoordelijkheid van de staande organisatie. De SVB had met dit type projectinrichting voor grote veranderingsprojecten nog niet veel ervaring opgedaan. Voor het europroject is de SVB achteraf tevreden met de inrichting als een regieproject. Het europroject bij de SVB is succesvol verlopen. Het beoogde doel, de invoering van de euro per 1 januari 2002, is bereikt. De samenloop met twee andere grootschalige veranderingsprojecten, de reorganisatie van het hoofdkantoor en de migratie naar een nieuw computerplatform (project SVB/390), heeft geen negatief effect op de invoering van de euro opgeleverd. De samenloop met project SVB/390 heeft diverse gunstige effecten opgeleverd voor het europroject. Veel activiteiten die uitgevoerd moesten worden voor de migratie naar het nieuwe computerplatform, zijn gekoppeld aan de activiteiten die in het kader van de invoering van de euro moesten worden uitgevoerd en omgekeerd. De relatie tussen de projectleiding euro en de vestigingen heeft goed gefunctioneerd, waarbij het actueel houden van de aandacht voor de invoering van de euro gedurende de lange doorlooptijd van drie jaar extra inspanningen heeft gevraagd. Er zijn in de projectgroep euro van de SVB geen signalen ontvangen dat met betrekking tot de decentraal beheerde systemen problemen zijn ondervonden in het kader van de invoering van de euro. Het opstellen en uitvoeren van de overgangsscenario’s hebben een duidelijke bijdrage geleverd aan het tijdig en goed uitvoeren van het europroject. De noodscenario’s van de SVB behoefden gedurende de conversieperiode niet te worden uitgevoerd. De SVB had alleen noodscenario’s opgesteld met betrekking tot de betalingen. Op de overige onderdelen van het project werd het risico te gering geacht dat er iets fout zou gaan en hiervoor zijn geen noodscenario’s opgesteld. De SVB geeft als positief leerpunt aan dat de inrichting van het europroject als een regieproject een goede greep is geweest. Een belangrijke voorwaarde voor het effectief opereren in een regieproject is wel dat er een goede communicatie bestaat tussen de projectleiding en de medewerkers in de staande organisatie, wat doorlopend veel energie kost van de projectleiding. De SVB heeft in dat kader als leerpunt ervaren dat de SVB intern met veel informele communicatielijnen werkt. In de praktijk werd hierdoor de beheersbaarheid van het project vergroot. Dit inzicht geeft echter ook de kwetsbaarheid van zo’n beheersingssysteem aan in die gevallen wanneer informele communicatielijnen belemmerd worden. Conclusie IWI concludeert dat de invoering van de euro bij de SVB succesvol is verlopen, er zijn geen grote onvoorziene problemen ondervonden. De SVB was tijdig gereed met de benodigde voorbereidingen en was de eerste overheidsinstantie die in 2002 uitkeringen in euro’s heeft verstrekt. In 2002 zijn nauwelijks vragen en/of klachten van gerechtigden (veel minder dan verwacht) binnengekomen die te maken hadden met de invoering van de euro. Een tijdige en gedegen voorbereiding van grote projecten leert, dat enkele andere omvangrijke veranderingsprocessen parallel door de SVB zijn uitgevoerd, die de voorbereiding en de invoering van het europroject niet belemmerd hebben. Van belang is te vermelden, dat de aansturing en de onderlinge communicatie continu wordt afgestemd.

18



4

Evaluatie Lisv/UWV als opdrachtgever

In dit hoofdstuk wordt aandacht besteed aan de evaluatie van het Lisv/UWV als opdrachtgever voor de invoering van de euro bij de uitvoeringsinstellingen werknemersverzekeringen. Deze rol heeft het Lisv vormgegeven door het instellen van het Europlatform, door middel van de goedkeuring van de projectbudgetten, beoordelen van de voortgangsrapportages en het houden van reguliere gesprekken met de projectleiders van de uitvoeringsinstellingen. In de beginperiode van het europroject werd het Lisv gehinderd in de uitvoering van de opdrachtgeverrol door het politieke voornemen om de uitvoeringsinstellingen te privatiseren. Het Lisv ervoer in deze periode beperkingen om deze opdrachtgeverrol naar behoren in te vullen en de uitvoeringsinstellingen waren terughoudend om open informatie te verstrekken in verband met hun in opkomst zijnde onderlinge concurrentiepositie. Nadat medio 2000 de omslag naar het samenvoegen van de uitvoeringsinstellingen in één publiek orgaan vaste vorm kreeg, is de relatie tussen Lisv en de uitvoeringsinstellingen ingrijpend veranderd. Hierdoor kon het Lisv de opdrachtgeverrol beter vorm geven en werd de aanstuurbaarheid van het gehele invoeringstraject van de euro bij de werknemersverzekeringen door het Lisv vergroot. Er is door het Lisv regulier overleg geweest met alle projectleiders van de uitvoeringsinstanties via het Europlatform, onder voorzitterschap van het Lisv. Aan het Europlatform werd naast de uitvoeringsorganisaties ook deelgenomen door het College voor Zorgverzekeringen en de SVB. Tevens nam de directie Toezicht van SZW als waarnemer aan de bijeenkomsten deel. De deelnemende partijen aan het Europlatform hebben gezamenlijk bij aanvang van de voorbereiding op de invoering van de euro een convenant ondertekend waarin werd afgesproken dat per 1 januari 2002 (en niet eerder) op de euro zou worden overgegaan. Daarnaast werd afgesproken dat iedere organisatie in één keer over zou gaan op de euro. Het convenant heeft naar de mening van het Lisv een positieve bijdrage geleverd aan het streven van de uitvoeringsinstellingen om de invoering van de euro goed te laten verlopen. Met name de wijze waarop de euro ingevoerd zou gaan worden en het moment van de conversie stonden niet meer ter discussie. In het Europlatform stemden de participanten onderling af op welke wijze zij de invoering van de euro vormgaven, waardoor draagvlak werd verkregen voor de gemaakte keuzes. Vooral op het moment dat het ernaar uitzag dat gelijktijdig met de euro ook nog een aantal andere beleids- en regelwijzigingen vanuit de centrale overheid doorgevoerd diende te worden (‘beleidscumulatie’), heeft het Europlatform naar de mening van het Lisv een constructieve rol vervuld. Door het Europlatform is veel energie gestoken in het inventariseren wat de omvang en de neveneffecten van de beleidscumulatie voor de invoering van de euro bij alle uitvoeringsinstellingen zou gaan betekenen. Het verkregen inzicht heeft er mede toe bijgedragen dat de beleidscumulatie zoveel mogelijk kon worden teruggedrongen om de voorbereidingen van de invoering van de euro zo ongestoord mogelijk te laten verlopen. De uitvoeringsinstellingen hebben voor alle europrojecten, jaarlijks hun budgetten ter goedkeuring aan het Lisv voorgelegd. Het Lisv heeft in vrijwel alle gevallen het aangevraagde budget toegekend. De beoordeling van de voortgang van de projecten bij de uitvoeringsinstanties heeft plaatsgevonden aan de hand van de voortgangsrapportages van de uitvoeringsinstellingen. Tot 2001 werd in het algemeen naar aanleiding van de halfjaarlijkse rapportages gesprekken gevoerd met de projectleiders euro van de uitvoeringsorganisaties. Vanaf 2001 ging het Lisv over van halfjaarlijkse naar zeswekelijkse voortgangsgesprekken met de projectleiders van de uitvoeringsinstantie. Het Lisv is positief over het voeren van deze voortgangsgesprekken. Deze hebben geholpen om meer invoelingsvermogen te krijgen en te houden hoe het europroject daadwerkelijk werd uitgevoerd. Als alleen de voortgangsrapportages worden beoordeeld, is het moeilijk om inzicht te krijgen in de werkelijke gang van zaken.

19



In september 2001 was er als gevolg van de overgang van het Lisv naar UWV, korte tijd onduidelijkheid over de invulling van de opdrachtgeversrol. Op het moment dat de directeur Planning, Financiën en Control van UWV in oprichting begin oktober 2001 de verantwoordelijkheid voor de invoering van de euro op zich had genomen, was deze onduidelijkheid verholpen. Ongeveer in dezelfde periode werd bij UWV GUO geconstateerd dat de beheersing van het europroject te wensen overliet. Hierdoor werd het risico groter dat de euro niet tijdig ingevoerd kon worden door UWV GUO. De toezichthouder heeft toentertijd besloten om direct contact op te nemen met UWV GUO en UWV in oprichting als opdrachtgever evenals het Lisv te informeren over de ingezette toezichtacties. Op dat moment verliep de interactie tussen de opdrachtgever en de toezichthouder niet optimaal. Het bevreemdde het Lisv, dat het Lisv als opdrachtgever niet vooraf op de prestaties van UWV GUO door de toezichthouder werd aangesproken, maar dat de toezichthouder direct in contact met UWV GUO is getreden. Pragmatisch gezien kon het Lisv echter instemmen met de wijze waarop de toezichthouder op de risico’s bij UWV GUO gezien de nauwelijks toen nog beschikbare doorlooptijd heeft gereageerd. Het Lisv concludeert dat de gedegen voorbereiding en de inrichting van het europroject bij de uitvoeringsinstellingen geleid heeft tot een krachtige projectstructuur die bijzonder waardevol zijn geweest. Daar waar bij de uitvoeringsinstellingen melding is gemaakt van onvolkomenheden in het implementatietraject, speelde naar de mening van het Lisv herhaaldelijk de interne communicatie dan wel de communicatie met externe inhuur een belangrijke rol. Met het welslagen van het europroject hebben de verschillende organisaties ieder voor zich naar de mening van het Lisv een deugdelijk stuk werk geleverd. Dat het tevreden stemmende resultaat mede te danken is aan de goede onderlinge samenwerking van de verschillende partijen (genoemd zijn uitvoeringsinstellingen onderling, Lisv, Ctsv en SZW) mag in dit verband volgens het Lisv niet onvermeld blijven. Conclusie IWI concludeert dat de invoering van de euro bij de uitvoeringsinstellingen werknemersverzekeringen door de opdrachtgever Lisv op hoofdlijnen en gezien het resultaat op een correcte wijze is aangestuurd. Na de initiële aanloopproblemen, die met name veroorzaakt werden door de voorgenomen privatisering van de uitvoeringsinstellingen, heeft het Lisv steeds meer inhoud aan de opdrachtgeverrol kunnen geven. Het Lisv heeft gedurende het voorbereidingstraject van de invoering van de euro op basis van de door de uitvoeringsinstellingen opgeleverde periodieke voortgangsrapportages gevolgd en daar waar nodig acties aan de uitvoeringsinstellingen opgedragen. Het voormalige Ctsv heeft in vrijwel alle gevallen de acties van het Lisv gericht op de uitvoeringsinstellingen onderschreven. In september 2001 heeft de uitoefening van de opdrachtgeverrol hinder ondervonden van de overgang van het Lisv naar UWV. De overdracht van de Lisv-taken aan UWV heeft echter op zich geen negatieve invloed uitgeoefend op het verloop van de euroconversie tijdens de jaarwisseling 2001-2002.

20



5

Conclusie

Na het bespreken van de evaluatieresultaten van de uitvoeringsorganisaties in de vorige twee hoofdstukken geeft IWI tot slot in dit hoofdstuk een aantal organisatieoverstijgende evaluatiepunten en de eindconclusie weer. Bij de evaluatiepunten wordt aandacht besteed aan de omgeving waarin de uitvoeringsorganisaties zich bevonden tijdens de invoering van de euro, aan de externe ontwikkelingen die daarbij een rol speelden en over de ervaringen die zijn opgedaan met het werken met het toetsingskader euro. In de eindconclusie wordt, naast de inhoudelijke conclusie, ook aandacht besteed aan de vraag of de gepleegde inzet van toezichtactiviteiten de juiste is geweest.

5.1

Evaluatiepunten In 1998 heeft het Lisv met de uitvoeringsorganisaties een convenant gesloten waarin twee belangrijke beleidsbeslissingen zijn genomen. Namelijk dat de euro per 1 januari 2002 werd ingevoerd en niet eerder en dat de euro in één keer ingevoerd werd en niet gefaseerd. Deze twee beleidsbeslissingen hebben er voor gezorgd dat vanaf het begin de uitgangspunten bekend waren. Hierover is gedurende de voorbereidingen geen discussie ontstaan. Dit convenant heeft ertoe bijgedragen dat de europrojecten doelgericht konden worden uitgevoerd. Een ander evaluatiepunt betreft de beleidscumulatie. Tijdens de uitvoering van voorbereidingen voor de euroconversie is steeds oog gehouden voor (mogelijk) optredende beleidscumulatie bij de uitvoeringsorganisaties. Daar waar beleidscumulatie dreigde op te treden die van zodanige aard was, dat dit als risicovol werd ingeschat voor een goede en tijdige invoering van de euro, kon dit signaal zowel via SZW als het ministerie van Financiën op de juiste plaats in het beleidsveld worden neergelegd. Het overlegorgaan voor mede-overheden en zelfstandige bestuursorganen voor de invoering van de euro, onder voorzitterschap van het ministerie van Financiën, heeft hieraan ook een constructieve bijdrage geleverd. Hierdoor kon tijdig actie worden ondernomen zodat beleidswijzigingen of invoering van nieuwe regelingen, die de voorbereiding van de invoering van de euro bij de uitvoeringsorganisaties ernstig hadden kunnen belemmeren, konden worden uitgesteld tot invoering na 1 januari 2002. Een belangrijke constatering is dat de samenloop van de invoering van de euro met de gehele stelselwijziging als gevolg van SUWI naar de mening van IWI extra aandacht en veel inspanning van alle betrokken partijen heeft gevergd. Op verschillende plaatsen is door de uitvoeringsorganisaties, het Lisv als opdrachtgever en de toezichthouder diverse malen de aandacht op de gevolgen van deze samenloop gevestigd. In dit kader speelt ook de kentering van de opzet van de uitvoeringsinstellingen in de periode waarin ook de voorbereidingen voor de invoering van de euro moesten worden getroffen. In beginsel zouden de uitvoeringsorganisaties geprivatiseerd worden, echter de definitieve opzet werd een publieke constructie waarin al deze organisaties verenigd werden in één zelfstandig bestuursorgaan. Alle uitvoeringsorganisaties hebben vroegtijdig een impactanalyse gemaakt, gevolgd door een plan van aanpak of een uitgebreid draaiboek. Tegelijkertijd werd een projectorganisatie ingericht, waarin alle relevante disciplines en alle organisatieonderdelen die een rol speelden in de invoering van de euro werden opgenomen. Deze projectorganisatie had bij de meeste uitvoeringsorganisaties de vorm van een regieproject. De meeste aanpassingswerkzaamheden voor de invoering van de euro werden verricht in de staande organisatie, terwijl de coördinatie en de aansturing van de werkzaamheden in de projectorganisatie was belegd. Dit had tot gevolg dat aan interne communicatie gedurende de gehele looptijd van ruim drie jaar veel energie moest worden besteed. Zowel het regelmatig uitvoeren van (interne en/of externe) audits op veranderingsprocessen als het opstellen van uitgebreide overgangsscenario’s in de tweede helft van 2001 heeft de beheersbaarheid van de invoering van de euro beduidend vergroot. Het door SZW aangegeven onderwerp ‘ketenafhankelijkheden’ hoefde in de uitvoering geen bijzonder zwaar punt van aandacht te worden, doordat de veranderingen in de staande organisatie

21



werden uitgevoerd. Afspraken maken over wanneer aanleveren van gegevens of in gulden of in euro tussen organisaties onderling konden standaard vanuit de staande organisaties worden gemaakt en vormden geen bijzonder punt van risico. IWI concludeert dat de bewust gekozen centrale projectorganisatie met sponsoring vanuit het topmanagement en een strak gestructureerde en gefaseerde aanpak voor de uitvoering van de eurogerelateerde activiteiten hebben bijgedragen aan de ongestoorde invoering van de euro bij de uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen. In deze evaluatie wordt geen vergelijking gemaakt tussen de ervaringen die met het millenniumproject zijn opgedaan en de ervaringen uit het europroject. De projectorganisatie van de invoering van de euro vertoonde weinig overeenkomsten met de inrichting van de projectorganisatie millennium. Dit verschil werd met name veroorzaakt door het duidelijk afwijkende karakter van beide veranderingsprojecten. Het millenniumtraject werd alleen vanuit de ICT-kant benaderd, terwijl het eurotraject met alle bedrijfsprocessen en dus meerdere disciplines raakvlakken had. Voor het eurotraject speelden onder andere financiële administraties, juridische en wetstechnische regelingen (handboeken), voorlichting en communicatie een belangrijke rol. De opzet van de projectorganisatie en de contacten tussen de betrokken medewerkers waren daardoor duidelijk afwijkend van de situatie rondom de aanpak van het voorkomen van problemen in geautomatiseerde systemen met de overgang naar een ander millennium. Ook wil IWI opmerken dat in dit europroject ervaring is opgedaan met een vooraf afgestemd en vastgesteld toetsingskader met rapportagemodel en –momenten voor de totale looptijd van het traject. De bij de uitvoeringsorganisaties opgedane ervaring hiermee is dat een vooraf gestructureerde aanpak en normering van toezichthouden op een constructieve bijdrage levert aan een goed verloop van de toezichtactiviteiten tijdens het traject. Uitvoeringsorganisaties kunnen interne rapportages en de voortgangsrapportages in het kader van toezicht op elkaar afstemmen, waardoor de toezichtbelasting beperkt wordt. Voorts hebben de in het toetsingskader vastgestelde rapportagemomenten ertoe bijgedragen dat, zeker vanaf de beginperiode, door iedere uitvoeringsorganisatie regelmatig aandacht werd besteed aan de verantwoording over de voortgang van de voorbereidingen voor de invoering van de euro. Dit heeft er mede toe bijgedragen dat bij onvoldoende voortgang in de projecten tijdig op zich voordoende signalen kon worden gereageerd. Activiteiten werden tijdig opgepakt zodat de vele werkzaamheden meer gelijkmatig over de beschikbare doorlooptijd van het europroject verdeeld konden worden. Tijdens de totstandkoming van het toetsingskader is op basis van de extern opgestelde IWEplanning gediscussieerd over de daarin gestelde mijlpalen van realisatiefase gereed op 1 januari 2001 en testfase gereed op 1 juli 2001. Na overleg met de uitvoeringsorganisaties en na afstemming met het ministerie van SZW is besloten om in het toetsingskader deze mijlpalen te wijzigen in realisatie- en testfase gereed per 1 juli 2001 en tevens daarop afwijkingen toe te staan, mits deze afdoende door de betreffende instantie werd toegelicht. Geconstateerd kan worden dat de mijlpalen en voorwaarden zoals deze in het toetsingskader zijn vastgesteld afdoende waren voor het realiseren van een tijdige invoering van de euro bij de uitvoeringinstellingen. Het toetsingskader heeft er in de ogen van IWI zeker ook toe bijgedragen dat, ondanks dat grote organisatieveranderingen die bij de uitvoeringsinstellingen zijn doorgevoerd, het toezicht op de invoering van de euro bij de uitvoeringsorganisaties op een eenduidige, consistente en effectieve wijze kon worden uitgevoerd. Het toetsingskader met het rapportagemodel, heeft in een aantal gevallen bijgedragen aan de bewustwording omtrent de impact die een dergelijk traject heeft op de bedrijfsvoering van een organisatie. Tijdens de voorbereidingsfase is aan de toezichthouder door alle uitvoeringsorganisaties steeds gerapporteerd over de voortgang van de europrojecten en de zich voordoende knelpunten. Dit gebeurde in het algemeen steeds op de daarvoor afgesproken momenten en volgens de afgesproken rapportagemodellen. De voortgangsrapportages, in combinatie met de periodieke voortgangsgesprekken, zorgden voor een actueel beeld van de stand van zaken bij de uitvoeringsorganisaties. Mede dankzij de constructieve houding van de europrojectleiders van de uitvoeringsorganisaties in deze heeft de toezichthouder de toezichthoudende rol op een goede wijze kunnen uitvoeren. 22



5.2

Oordeel De euro is tijdig bij de uitvoeringsinstellingen ingevoerd en met zeer weinig nasleep. Nagenoeg alle activiteiten in het kader van de voorbereiding en de invoering van de euro waren direct na 1 januari 2002 afgerond, dan wel overgedragen aan de staande organisatie. De toezichthouder achtte het strak volgen van de invoering van de euro noodzakelijk omdat risico’s bij het niet realiseren van een tijdige en juiste invoering van de euro voor de continuïteit van de bedrijfsvoering te groot werden geacht. Een onverstoorde wetsuitvoering en tijdige betaling van uitkeringen tijdens de voorbereiding en de invoering van de euro bij de uitvoering van de sociale verzekeringswetten stond voorop. Ten aanzien van de inzet van capaciteit en opgezette verantwoordingsstructuren kan naar de mening van IWI dan ook worden geconcludeerd dat een project van een dergelijke impact, looptijd en risico, over het geheel voldoende waarborgen nodig heeft om de doelstelling te kunnen bereiken. Met de gekozen projectorganisatie (binnen de sector sociale verzekeringen) en de verantwoordingsstructuren is afdoende gewicht gegeven aan de voorbereiding en de tijdige invoering van de euro in de uitvoering van de sociale verzekeringen. De voorbereiding en de invoering van de euro hebben vroegtijdig voldoende aandacht gekregen en daarna gehouden. Gegeven de bereikte en de vermelde resultaten kan van een doeltreffende en een doelmatig wijze van handelen door de uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen worden gesproken. Het uiteindelijke resultaat telt en met tevredenheid kan worden geconstateerd dat de invoering van de euro op 1 januari 2002 in de uitvoering van de sociale verzekeringswetten succesvol is verlopen.

23



Bijlage 1

Afkortingen ABP APGE Ctsv ICT IWE IWI Lisv SUWI SVB SZW UWV

24

Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds Alliantie Projectgroep Euro College van toezicht sociale verzekeringen Informatie- en communicatietechnologie Interdepartementale Werkgroep Euro Inspectie Werk en Inkomen Landelijk instituut sociale verzekeringen Structuur Uitvoering Werk en Inkomen Sociale Verzekeringsbank Sociale Zaken en Werkgelegenheid Uitvoering Werknemersverzekeringen



Bijlage 2

Overzicht rapportages invoering van de euro Rapportage Rapportage Rapportage Rapportage Rapportage Rapportage Rapportage Rapportage Rapportage Rapportage

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Peildatum 1 april 1999 Peildatum 1 augustus 1999 Peildatum 1 januari 2000 Peildatum 1 augustus 2000 Peildatum 1 januari 2001 Peildatum 1 april 2001 Peildatum 1 juli 2001 Peildatum 1 oktober 2001 Peildatum 1 januari 2002 Eindrapportage

Aan deze rapportages werkten mee: Ir. J.H.M. van Arem Drs. L. van der Elburg A.L. Heikoop-Otto Mr. J.D. Hoogendoorn RA R.J.C.M. Hoogstraten AA C. van Leeuwen Ing. A.A. Slijkhuis Drs. H.L.G.J.M. Villevoye Drs. J.M. Wesseldijk Drs. V.W. Winter

25



Bijlage 3

Publicaties van de Inspectie Werk en Inkomen 2002 Jaarplan 2002 Brochure Inspectie Werk en Inkomen R 02/01 Implementatie wet SUWI bij gemeenten Tweede onderzoek naar de gemeentelijke voorbereidingen op de nieuwe Structuur Werk en Inkomen R 02/02 Uitvoering werknemersverzekeringen Stand van zaken rechtmatigheid eerste halfjaar 2001 R 02/03 Gegevensbeheer 2000 R 02/04 Invoering van de euro bij uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen Eindrapportage U kunt deze publicaties opvragen bij: Afdeling Communicatie Postbus 100 2700 AC Zoetermeer Telefoon (079) 329 17 63 [email protected] www.iwiweb.nl

26



Invoering van de euro bij uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen

Recommend Documents